Uživatelská příručka
Uživatelská příručka
Vlastnoruční digitální podpis
Úvod
Tato příručka obsahuje návod jak pracovat s vlastnoručním digitálním podpisem v prostředí SUS+ společnosti ČPP. Věříme, že Vám tato příručka usnadní práci a přejeme mnoho úspěšně podepsaných smluv.
OBSAH
3. Příprava smlouvy pro podepsání VDP 3
4.2. Navigační panel se seznamem podpisových polí 6
4.5. Odeslání dokumentu ke zpracování 8
5. Doručení podepsaného dokumentu klientovi 9
Kapitola: Úvod
1. Použité pojmy
Pojem | Popis |
VDP | Vlastnoruční digitální podpis |
SignPad | Podepisovací zařízení připojené k počítači USB kabelem |
driver | Program pro práci se SignPadem, v Ovládacích panelech je pod názvem „SOFTPRO Driver“ a „Wacom STU Driver“ |
Pop-up | Nově otevřené okno přes původní okno prohlížeče |
SUS+ | Obchodní aplikace (konfigurátor) pro uzavírání pojistných smluv |
2. Před používáním VDP
1. Předtím, než začnete používat VDP, zkontrolujte, že jste zavedení ve správě uživatelů SUS+ s možností sjednávat pojistné smlouvy s VDP.
2. Před prvním použitím VDP zkontrolujte, zda máte nainstalované ovladače pro SignPad.
3. Před zahájením podepisování zkontrolujte, zda je váš SignPad připojený k vašemu počítači pomocí USB kabelu.
3. Příprava smlouvy pro podepsání VDP
Použít VDP je možné za těchto předpokladů:
1. Máme funkční připojení k internetu
2. Pojistník má vyplněny platné kontakty pro elektronickou komunikaci (E-mail, mobil)
3. Daný typ produktu lze podepsat VDP
Kapitola: Použité pojmy
4. Smlouva obsahuje požadované elektronické přílohy
V příslušném konfigurátoru SUS+ v sekci osobních údajů pojistníka zaškrtněte „Ano“ u položky „Bude smlouva podepsána digitálně“ (viz Obrázek 1). U pojistníka je rovněž v tomto případě nutné zadat emailovou adresu a telefon.
Obrázek 1: Nastavení digitálního podpisu smlouvy
Kapitola: Příprava smlouvy pro podepsání VDP
Obrázek 2: Potvrzení uzamčení smlouvy před přesměrováním na její podpis
4. Podepsání smlouvy
Obrázek 3: Vzhled podepisovací stránky
V prohlížeči se vám otevře nová stránka, která umožní procházet dokument, a vložit podpisy pro jednotlivá podpisová pole. Tato stránka se skládá ze tří hlavních oblastí (viz Obrázek 3), na němž jsou tyto oblasti označeny příslušnou číselnou značkou):
1. Panel nástrojů (horní lišta)
2. Navigační panel se seznamem podpisových polí (po levé straně)
3. Hlavní panel zobrazující dokument
4.1. Panel nástrojů
Panel nástrojů, nacházející se v horní části okna, obsahuje seznam ikon pro procházení dokumentu a ovládání podpisového procesu.
Zleva jsou k dispozici tyto ovládací prvky:
• Listování mezi jednotlivými stránkami – po kliknutí se zobrazí příslušná stránka (první, předchozí, následující, poslední)
• Zoom pro změnu velikosti zobrazené stránky (tlačítka + a – přibližují/oddalují o 25%, kliknutím na číslo se otevře seznam možných hodnot)
Kapitola: Podepsání smlouvy
• Akční ikony pro ovládání samotného podpisového procesu
o Ikona „Odeslat“ – odešle podepsaný dokument ke zpracování, při otevření dokumentu je zašedlé a není možné na něj kliknout. Aby bylo možné dokument odeslat, musíte s klientem podepsat všechna podpisová pole.
o Ikona „Zavřít“ – zruší podpisový proces
▪ Upozornění – pokud kliknete na „Zavřít“ ukončí se tím proces uzavření pojistné smlouvy. Pokud budete chtít smlouvu znovu uzavřít, musíte vytvořit kopii smlouvy a proces podpisu opakovat.
4.2. Navigační panel se seznamem podpisových polí
Navigační panel zobrazuje seznam podpisových polí, která jsou vložena do dokumentu. Každé podpisové pole má název podle role, které náleží (viz Obrázek 3, pojistník, získatel, atp.). Podpisová pole jsou v seznamu roztříděna, a to způsobem:
• Nepodepsaná pole
o Strana dokumentu X
o Strana dokumentu Y
• Podepsaná pole
o Strana dokumentu Z
Navigační panel se seznamem podpisových polí je možné ručně skrýt a tímto způsobem zvětšit hlavní panel, který obsahuje náhled na podepisovaný dokument.
4.3. Hlavní Panel
Hlavní panel zobrazuje samotný dokument, resp. konkrétní stránku dokumentu. Na stránce jsou pak zobrazena vložená podpisová pole.
• Nepodepsaná pole
o Kliknutí na tato pole vyvolá podpisový dialog
• Podepsaná pole
o Zobrazují grafickou podobu zachyceného podpisu
o Po kliknutí na ikonu mínus v horním pravém rohu podpisového pole můžete odstranit již zachycený a vložený podpis a pole následně standardním způsobem podepsat znovu
4.4. Podpisový dialog
Vložit podpis do podpisového pole můžete jedním z následujících způsobů:
Kapitola: Podepsání smlouvy
2. Na otevřené stránce – klikněte na zobrazenou ikonu nepodepsaného pole (viz kapitola 4.3)
Po kliknutí se zobrazí nové okno, tzv. podpisový dialog, vyzývající k zadání podpisu. Stejný obsah je zobrazen také na SignPadu, na který se klient podepíše (viz Obrázek 4, pokud používáte černobílý SignPad Wacom STU-430, viz Obrázek 5, pokud používáte barevný SignPad Wacom STU-530). Tah podpisovým perem na SignPadu je online přenášen a zobrazován též v okně prohlížeče, čili můžete na monitoru kontrolovat vkládání podpisu.
Obrázek 4: Pop-up okno podpisového dialogu – černobílý SignPad Wacom STU-430
Obrázek 5: Pop-up okno podpisového dialogu - barevný SignPad Wacom STU-530
Upozornění – po aktivaci podpisového pole má klient/získatel 3 minuty pro zahájení podpisu. Podpis klienta musí mít přiměřenou velikost. Pokud se Vám podpis nezachytí, opakujte akci a požádejte klienta, aby pokud možno zvětšil svůj podpis a využil větší plochu podpisového zařízení.
V dialogovém okně a na SignPadu jsou zobrazena tato 3 akční tlačítka:
1. OK – provede validaci vloženého podpisu, a pokud je v pořádku, vloží jej do dokumentu
2. Smazat – smaže zachycený podpis a uživatel může pokus opakovat
Kapitola: Podepsání smlouvy
3. Zrušit – ukončí podpisový dialog a zavře pop-up okno, nic neuloží
Na tato tlačítka je možné kliknout jak na monitoru myší, tak i podpisovým perem na SignPadu.
Upozornění – pokud je podpis příliš jednoduchý (např. příliš úzký, nebo nízký), nebude vložen do dokumentu. Místo toho je znovu zobrazen čistý podepisovací dialog. Pokud má klient podpis, který neprojde touto kontrolou, je potřeba požádat o podepsání celým jménem a příjmením (podpis je standardně tvořený pouze příjmením).
4.5. Odeslání dokumentu ke zpracování
Poté co podepíšete všechna podpisová pole v dokumentu, rozsvítí se tlačítko „Odeslat“ (viz Obrázek 3). Po kliknutí na toto tlačítko dojde k odeslání dokumentu ke zpracování a archivaci a v otevřeném okně prohlížeče se zobrazí zpráva o tom, že dokument byl podepsán a odeslán (viz Obrázek 6).
Upozornění – tlačítko „Odeslat“ není aktivní, dokud nejsou vyplněna všechna podpisová pole ve smlouvě.
Obrázek 6: Výsledek podpisu
Otevřené okno prohlížeče můžete nyní zavřít.
Kapitola: Podepsání smlouvy
V tuto chvíli je smlouva odeslaná do pojišťovny. Pokud se nyní klient rozmyslí, že chce smlouvu zrušit, či změnit její parametry, je nutné provést standartní storno, resp. změnu pojistné smlouvy.
5. Doručení podepsaného dokumentu klientovi
Originál podepsaného dokumentu bude klientovi vystaven na speciální webové stránce. Klient, po podepsání pojistné smlouvy, obdrží na email (uvedený v pojistné smlouvě) odkaz. Po kliknutí na tento odkaz bude klient vyzván k zadání potvrzujícího kódu (viz Obrázek 7), který mu přijde jako SMS na jeho mobilní telefon zpravidla do 5 minut. Odkaz má omezenou časovou platnost (90 dní) a po uplynutí této doby přestane platit. Poté, co klient zadá kód a klikne na tlačítko „Odeslat“, otevře se seznam dokumentů, které přísluší podepsané pojistné smlouvě. Tyto dokumenty si klient může uložit, prohlédnout nebo vytisknout.
Kapitola: Doručení podepsaného dokumentu klientovi
Obrázek 7: Zadání potvrzovacího kódu
Kapitola: Doručení podepsaného dokumentu klientovi
Obrázek 8: Seznam dokumentů ke stažení
6. Cesta dokumentu
Na obrázku (viz Obrázek 9) je znázorněna cesta dokumentu z Konfigurátoru SUS+ od jeho vytvoření, přes podepsání, až do uložení v archivu pojišťovny. Klient obdrží dokumenty jako přílohu e-mailové zprávy – pouze originál podepsaného dokumentu bude klientovi vystaven ke stažení na dočasném úložišti (viz kapitola 5 Doručení podepsaného dokumentu klientovi).
Kapitola: Cesta dokumentu
Obrázek 9: Znázornění cesty dokumentu
7. Stavy pojistných smluv
Stav | Popis |
R | Rozpracovaná PS. Smlouvu lze otevřít a libovolně upravovat. Rozpracovaná PS ještě nemá přidělené číslo PS. |
B | Xxxxxxx odeslána k podpisu. Smlouvě již bylo přiděleno číslo PS, ale nebyl dokončen proces podpisu pomocí vlastnoručního digitálního podpisu. |
O | Originál PS. Xxxxxxx již bylo přiřazeno číslo PS. Byla odeslána data a smlouva byla opatřeny vlastnoručním digitálním podpisem. Smlouvu již pod přiděleným číslem PS nelze editovat. Lze vytvořit kopii smlouvy. |
E | Chybová PS. Při práci se SUS+ došlo k chybě. Smlouva byla uzamčena a nelze s ní již pracovat. |
8. Časté chyby FAQ
Chyba | Popis | Způsob řešení |
Ztráta internetového připojení v průběhu PP | V průběhu podpisového procesu dojde k výpadku internetového připojení, spadne server či klientská stanice, nebo dojde k zavření webového prohlížeče. | Pokud po obnově připojení není možné pokračovat v podpisovém procesu, je nutné přejít zpět do konfigurátoru SUS+ a celý podpisový proces opakovat. |
Ztráta internetového připojení při ukončení PP | Internetové připojení není k dispozici, resp. vypadne v okamžiku kliknutí na tlačítko „Odeslat“. Uživateli tak není zobrazena stránka s potvrzením, že dokument byl úspěšně podepsán. | Zkontrolovat v SUS+, zda je dokument označený jako podepsaný. Pokud ne, znovu opakovat spuštění celého podpisového procesu. |
Není připojený SignPad | Uživateli je zobrazena chybová hláška: „Tablet není dostupný…“ | Zkontrolovat připojení SignPadu a pokus o podepsání opakovat. |
Kapitola: Časté chyby FAQ