SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. ista Česká republika s.r.o.

zapsaný ve veřejném rejstříku vedeném Soudem v Praze, spisová značka: C 43988

se sídlem: Jeremiášova 947/16, Stodůlky, 155 00 Praha 5

IČO: 61056758

DIČ: CZ 61056758

zastoupený: Xxxxx Xxxxxxxxx, jednatelkou (dále jen „poskytovatel“)

a

2. město Cheb

se sídlem: náměstí Krále Xxxxxx x Xxxxxxxx 1/14, 350 20 Cheb IČO: 00253979

IČO: CZ 00253979

zastoupené: Mgr. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, starostou (dále jen „zákazník“)

(společně dále také jen „smluvní strany“)

uzavřely dnešního dne v souladu s ustanovením článku 28 odst. 3 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“), § 34 zákona č. 110/2010 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), ve spojení s § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, tuto

smlouvu o zpracování osobních údajů: Preambule:

(A) Zákazník je správcem osobních údajů uživatelů bytových a nebytových jednotek, v nichž je smluvní plnění poskytovatele prováděno a/ nebo s jejichž užíváním je smluvní plnění poskytovatele spojeno (dále jen „konečný spotřebitel“). Poskytovatel je zpracovatelem osobních údajů.

(B) Smluvní strany uzavírají tuto smlouvu za účelem zajištění ochrany osobních údajů konečných spotřebitelů a stanovení vzájemných práv a povinností smluvních stran.

Článek 1

Předmět smlouvy

1.1 Smluvní strany se dohodly, že poskytovatel bude provádět zpracování osobních údajů konečných spotřebitelů (dále také jen „osobní údaje“) v rozsahu a za účelem stanoveném touto smlouvou.

1.2 Poskytovatel je oprávněna zpracovávat osobní údaje jen za účelem plnění obchodní smlouvy.

1.3 Poskytovatel je oprávněna zpracovávat osobní údaje konečných spotřebitelů v následujícím rozsahu:

a) identifikační údaje (např. jméno a příjmení, IP-adresa přistupujícího počítače);

b) kontaktní údaje (např. adresa, telefon a e-mailová adresa);

c) údaje ohledně rozúčtování nákladů (např. údaje o odečtech, o spotřebě, o vyúčtování).

Článek 2 Zpracování osobních údajů

2.1 Poskytovatel se zavazuje, že při zpracování osobních údajů bude dodržovat veškeré platné právní předpisy na ochranu osobních údajů, bude postupovat s odbornou péčí, řídit se pokyny zákazníka a jednat v souladu se zájmy zákazníka. Poskytovatel není povinen vykonat pokyn zákazníka, který odporuje právním předpisům, je však povinna zákazníka na tuto skutečnost bez zbytečného odkladu upozornit.

2.2 Zpracování osobních údajů poskytovatelem bude probíhat následujícím způsobem:

a) manuálně – tj. především nakládání s listinami v rámci sídla poskytovatele a jeho poboček, komunikace se zákazníkem a smluvními partnery poskytovatele;

b) elektronicky – tj. především databázové zpracování osobních údajů v informačním systému poskytovatele, komunikace se zákazníkem a smluvními partnery poskytovatele.

Článek 3

Práva a povinnosti při zpracování osobních údajů

3.1 Poskytovatel je povinen:

a) zpracovávat pouze přesné osobní údaje v rozsahu stanoveném touto smlouvou;

b) zpracovávat osobní údaje v souladu s účelem stanoveném touto smlouvou;

c) uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování;

d) zavázat své zaměstnance nebo spolupracovníky, kteří se na zpracování osobních údajů podílejí, k zachování mlčenlivosti o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů;

e) zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů;

f) pravidelně školit své zaměstnance nebo spolupracovníky a seznamovat je se všemi povinnostmi vyplývajícími z platných právních předpisů na ochranu osobních údajů;

g) poskytnout zákazníkovi veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny veškeré právní povinnosti, a umožnit mu kontrolu těchto povinností;

h) informovat zákazníka o dotazech konečného spotřebitele ohledně zpracování osobních údajů, zejména o uplatnění práv na výmaz, zapomenutí nebo omezení zpracování osobních údajů;

i) informovat zákazníka o bezpečnostních incidentech v souladu s právními předpisy;

j) postupovat při zpracování osobních údajů v souladu se svými vnitřními předpisy, tyto předpisy pravidelně kontrolovat a aktualizovat;

k) přijmout veškerá technická a organizační opatření, aby zajistila ochranu osobních údajů před možnými riziky, tato opatření pravidelně kontrolovat a aktualizovat.

3.2 Poskytovatel prohlašuje, že nebude osobní údaje shromažďovat, zpracovávat a využívat neoprávněným způsobem.

3.3 Poskytovatel je oprávněn na základě této smlouvy pověřit dílčím zpracováním osobních údajů dalšího zpracovatele a zákazník s tím výslovně souhlasí. Při pověření dalšího zpracovatele zpracováním osobních údajů je poskytovatel povinen dodržovat podmínky pro zapojení dalšího zpracovatele podle právních předpisů. Seznam dalších zpracovatelů je obsažen v příloze č. 1 této smlouvy.

3.4 Poskytovatel je povinen písemně informovat zákazníka o veškerých zamýšlených změnách týkajících se přijetí dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení. Změnu týkajících se dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení je Poskytovatel povinen písemně oznámit zákazníkovi. V tomto oznámení poskytovatel zároveň vyzve zákazníka, aby se k dalšímu zpracovateli vyjádřil. Neobdrží-li poskytovatel vyjádření (námitku) zákazníka do 5 dnů, má se za to, že zákazník se změnou souhlasí.

3.5 Poskytovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze po dobu účinnosti obchodní smlouvy a po dobu trvání smluvních a / nebo zákonných povinností, které z ní vyplývají a / nebo s ní bezprostředně souvisejí. Po uplynutí této doby je poskytovatel povinen osobní údaje vrátit zákazníkovi nebo je řádně zlikvidovat a jejich likvidaci zákazníkovi doložit.

3.6 Zákazník se zavazuje informovat konečné spotřebitele o zpracování osobních údajů ze strany poskytovatele. Informace o zpracování osobních údajů jsou uvedeny na webové stránce poskytovatele.

3.7 Zákazník je povinen poskytovatele bezprostředně informovat o zahájené kontrole ze strany dozorového orgánu nebo o jiných opatření ze strany orgánů státní správy týkajícím se plnění této smlouvy. Smluvní strany se zavazují vzájemně spolupracovat.

3.8 Smluvní strany se zavazují poskytnout si vzájemně veškerou potřebnou součinnost a podklady pro zajištění bezproblémové a efektivní realizace této smlouvy, a to zejména v případě jednání se subjekty údajů, Úřadem pro ochranu osobních údajů nebo s jinými veřejnoprávními orgány.

3.9 Poskytovatel je povinen být součinný při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má k dispozici.

3.10 Poskytovatel se zavazuje poskytnout zákazníkovi veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené touto smlouvou, GDPR nebo jiným právním předpisem, a umožnit kontrolu prováděnou zákazníkem.

3.11 Poskytovatel je povinen zákazníkovi neprodleně oznámit každý případ porušení zabezpečení osobních údajů, který v souvislosti se zpracováním zjistí. V oznámení uvede veškeré informace dle § 41 odst. 3 zákona, které mu jsou známy.

3.12 Poskytovatel je povinen řídit se při zpracování osobních údajů pouze pokyny zákazníka. Poskytovatel je povinen upozornit zákazníka bez zbytečného odkladu na nevhodnou povahu jeho pokynů. Poskytovatel je v takovém případě povinen pokyny provést pouze na základě písemného sdělení zákazníka, že trvá na provedení takových pokynů, jinak poskytovatel odpovídá zákazníkovi za případnou škodu způsobenou vznikem povinnosti zákazníka hradit škodu nebo nemajetkovou újmu subjektu osobních údajů či pokutu ÚOOÚ.

3.13 Poskytovatel je zákazníkovi nápomocen při posuzování vlivu na ochranu osobních údajů dle

§ 37 zákona, ohlašování případů porušení zabezpečení osobních údajů ÚOOÚ či subjektům údajů a při předchozích konzultacích s ÚOOÚ, to vše při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má k dispozici.

Článek 4

Kontaktní osoba, bezpečná komunikace

4.1 Zákazník pověřuje poskytovatele a výslovně souhlasí s tím, aby poskytovatel předával smluvní plnění podle obchodní smlouvy výlučně následujícím osobám (dále jen „kontaktní osoba“):

hlavní kontakt:

jméno, příjmení	funkce, zařazení	e-mail	telefon
Xxxxx Xxxx	vedoucí provozně technického úseku oddělení správy budov	xxxx@xxxx.xx	000 000 000 734 281 047

další kontakty:

jméno, příjmení	funkce, zařazení	e-mail	telefon
Xxx. Xxxx Xxxxxxxx	stavební technik provozně technického úseku oddělení správy budov	xxxxxxxx@xxxx.xx	354 440 706 731 643 644
Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx	vedoucí oddělení správy budov	xxxxxxxx@xxxx.xx	354 440 707

4.2 O změně nebo pověření dalších kontaktních osob je zákazník povinen poskytovatele bez zbytečného odkladu písemně (elektronicky z e-mailu stávající kontaktní osoby nebo dopisem podepsaným kontaktní osobou nebo statutárním orgánem zákazníka) informovat. V oznámení podle předchozí věty musí být uveden také telefon a e-mail nové kontaktní osoby.

4.3 Zákazník bere na vědomí, že elektronická komunikace s poskytovatelem probíhá prostřednictvím e-mailových adres jednotlivých spolupracovníků poskytovatele.

Článek 5

Opatření k zabezpečení osobních údajů

5.1 Poskytovatel se zavazuje zajistit technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů a přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jejich jinému zneužití.

5.2 Osobní údaje budou uchovávány v zabezpečených kancelářských a skladových prostorách se zamezením přístupu nepovolaných osob. Přístup k osobním údajům mají pouze oprávněné a pověřené osoby poskytovatele s tím, že rozsah zpracování a přístup k jednotlivým osobním údajům je omezen a závisí na plnění jednotlivých úkolů v rámci smluvního plnění podle obchodní smlouvy.

5.3 Osobní údaje v elektronické podobě jsou uchovávány v zabezpečeném prostředí, které je přístupné pouze zaměstnancům a spolupracovníkům poskytovatele, popř. v případě potřeby i třetím osobám, které pro poskytovatele smluvně zajišťují provoz informačního systému.

5.4 Osobní údaje v elektronické podobě jsou dále zabezpečeny následujícím způsobem:

- pomocí individuálních hesel do informačního systému;

- antivirovými programy;

- firewally;

- spamovým filtrem;

- bezpečnostním zálohováním dat.

Článek 6 Doba trvání dohody

Tato smlouva se uzavírá na dobu účinnosti „Smlouvy na zajištění koncepčního řešení instalace měřidel a indikátorů a rozúčtování nákladů“ a automaticky zanikne s ukončením její účinnosti. Povinnost mlčenlivosti poskytovatele však trvá nadále.

Článek 7 Závěrečná ustanovení

7.1 Přednost obchodních zvyklostí před zákonnými ustanoveními a dále ustanovení § 1765 a 1766 občanského zákoníku jsou výslovně vyloučena. Vztahy neupravené touto smlouvou se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

7.2 Smluvní strany se zavazují, že budou informovat druhou smluvní stranu o všech okolnostech a změnách, které mají vliv na plnění povinností vyplývajících z této smlouvy.

7.3 Jsou-li nebo stanou-li se jednotlivá ustanovení této smlouvy neplatná a/nebo neúčinná, nemá to za následek neplatnost a/nebo neúčinnost celé smlouvy. Smluvní strany se v takovém případě zavazují, že místo neplatných a/nebo neúčinných ustanovení sjednají takovou úpravu, která se hospodářsky co nejvíce přiblíží účelu, který sledovalo neplatné a/nebo neúčinné ustanovení.

7.4 Tato smlouva může být měněna pouze písemnými dodatky podepsanými oběma smluvními stranami. To samé platí také pro vzdání se písemné formy.

V Praze dne …………. V Chebu dne ………….

……………………………… ……………………………. poskytovatel zákazník

Xxxx Xxxxxxxx, jednatelka Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx, starosta

Příloha č. 1

ke smlouvě o zpracování osobních údajů

SEZNAM DALŠÍCH ZPRACOVATELŮ KE DNI PODPISU SMLOUVY

podle článku 3 odst. 3.3 smlouvy

Název	IČO	sídlo
MIMA SERVIS, s.r.o.	00000000	Brožíkova 424, 530 09 Pardubice
Xxx. Xxxxx Xxxxx	71493735	Pod Viničkou 490, 252 66 Libčice nad Vltavou
Xxxx Xxxxxxxx	87097311	Zámecká 198, 564 01 Žamberk
Xxxxxxxx Xxxxxx	63192284	Zámecká 198, 564 01 Žamberk
Xxxxxxx Xxxxxxx	68815671	Křimická 722/11, 318 00 Plzeň 3
Xxxxxxx Xxxxxxx	73816477	Sídlištní 813, 756 54 Zubří
Xxxxx Xxxxx	64909549	Kpt. Stránského 990/14, 198 00 Praha 9
Xxx. Xxxxxxxxx Xxxx - Xxxxx Praha	44873972	Raisova 802/4, 160 00 Praha 6
Xxxxx Xxxxxxx	86616773	Šiškova 0000/00, 000 00 Xxxxx 0
Xxx Xxxxxx	64248224	Hrabyně 3/207, 747 67 Hrabyně
Tavas s.r.o.	62587285	Brigádníků 2929/91, 100 00 Praha 10
Xxxxxxx Xxxxx	47946181	Vychodilova 12/2552, 616 00 Brno
Xxxxxx Xxxxx servis -PI	71967681	Otavská 1814, 397 01 Písek
Xxxxxxxxx Xxxxxx	63571323	Meruňková 1204, 506 01 Jičín
Xxx Xxxxxx	87539390	Kpt. Stránského 990, 198 00 Praha 9
Xxxxx Xxxxxxxx	44453337	Na Sídlišti 930, 582 91 Světlá nad Sázavou
Xxxxxxx Xxxx	04852125	Teličkova 6/6, 751 24 Přerov
Plesník Vítězslav - VISTAMONT	63001900	Kladeruby 100, 756 43 Kladeruby
Xxxxx Xxxxxx	01485130	Tisová 121, 252 65 Holubice
XXXXXX s.r.o.	48950815	Na Pozdůlnici 270, 277 32 Byšice, okres Mělník
LK Inženýring s.r.o.	24290092	Biskupcova 1762/78, 130 00 Praha 3
ÚVT, s.r.o.	25701118	Hrnčířská 383, Zdiměřice, 252 42 Jesenice
KBT, spol. s r.o.	47908751	Xxxxxxxxx 1226/10, Horka-Domky, 674 01 Třebíč
Xxxxx Xxxxxxx	62869523	Vršava II 685, 760 01 Zlín
Xxxxxxx Xxxxx	67727794	U Vodojemu 1229, 757 01 Valašské Meziříčí
Xxxxxxxxx Xxxxxxx	46428429	Puškinská 659, 284 01 Kutná Hora
Xxxxx Xxxxx	06606784	Zlonická 703/2, 190 00 Praha 18 - Letňany
EKOTOP-Uhlíř s.r.o.	26014599	Xxxxxx Xxxxxxx 10B, 568 02 Svitavy
Xxxxxx Xxxx	07457588	Xxxxxxxxx 225/18, 266 01 Beroun - Závodí
Xxxxxxxx Xxxxxx	10596585	Nerudova 350, 793 51 Břidličná
XXXXX OPAVA s.r.o.	04270029	Xxxxx Xxxxx, Xxxxxxxx 000, 000 62