Všeobecné podmínky pro vystavovatele na 52. konferenci DEN MALÝCH OBCÍ

Všeobecné podmínky pro vystavovatele na 52. konferenci DEN MALÝCH OBCÍ

1. Úvodní ustanovení

1.1 Tyto podmínky upravují právní vztahy mezi pořadateli konference Den ma- lých obcí 52 (dále jako „akce“) a vystavovateli.

1.2 Hlavním pořadatelem akce je PONCA, spol. s r. o., se sídlem v Praze 9, Drahobejlova 1142/34, zapsaná u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 109644, IČO: 27461840.

1.3 Spolupořadateli jsou TRIADA, spol. s r. o., se sídlem v Praze 9, U Svobo- dárny 1110/12, zapsaná u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 5091, IČO: 43871020 a Český zavináč, z. s., se sídlem v Praze 9, U Svobodár- ny 1110/12, zapsaný u Městského soudu v Praze pod sp. zn. L 10943, IČO: 70837457.

1.4 Pokud se v těchto všeobecných podmínkách mluví o pořadateli, rozumí se tím jak hlavní pořadatel, tak i spolupořadatelé.

1.5 Vystavovatelem je fyzická nebo právnická osoba, která projevila závazný zájem o účast na akci formou prezentace.

2. Prezentační místo

2.1 Prezentační místo je přidělováno na základě závazné objednávky vystavo- vatele a po zaplacení zálohové faktury vystavené pořadatelem vystavova- teli.

2.2 Pořadatel není povinen vyhovět případnému požadavku vystavovatele na konkrétní umístění prezentačního místa.

2.3 Prezentační místo nesmí vystavovatel, a to ani z části, přenechat třetí oso- bě bez předchozího písemného souhlasu pořadatele.

2.4 Umístění venkovních exponátů bude umožněno pouze při zakoupení ven- kovní výstavní plochy, kterou lze dokoupit pouze jako doplněk k prezentač- nímu místu.

2.5 Vystavovatel je oprávněn propagovat své výrobky a služby pouze na přidě- leném prezentačním místě. Šíření letáků mimo prezentační místo, včetně zakládání na stoly v sále, vylepování materiálů či propagačních plakátů na okna, stěny nebo sloupy není dovoleno. Umístění firemních poutačů do ostatních částí konferenčního objektu mimo vlastní prezentační místo není dovoleno.

2.6 Vystavovatel nesmí svojí prezentací omezovat ostatní vystavovatele (např. nadměrným hlukem, světelnými efekty, promítáním apod.)

2.7 Vystavovatel ručí za dodržování bezpečnostních a požárních předpisů a za škody způsobené jeho jednáním nebo jednáním jím pověřených osob. Po- řadatel neručí za vystavované exponáty a za neplnění způsobené zásahem vyšší moci. V prostorách konání akce je v jejím průběhu zakázáno nabízet

ostatním účastníkům ve větší míře alkohol a návykové látky, kouřit a použí- vat otevřený oheň.

2.8 Připojení prezentačního místa k internetu není zajištěno a zajišťuje jej vy- stavovatel na vlastní náklady a prostřednictvím vlastní techniky.

3. Vystavovatelský průkaz

3.1 Vystavovatelský průkaz je vydáván v den akce vystavovateli, který splní veškeré podmínky k účasti na akci. Opravňuje jednu osobu dle určení vy- stavovatele ke vstupu na akci a odebrání stravovací poukázky. Vystavova- telský průkaz neopravňuje k odebrání materiálů určených pro účastníky akce. Vystavovatelé jsou povinni nosit v průběhu akce průkaz vyplněný a na viditelném místě. Bez vystavovatelského průkazu není dovoleno se- trvávat v prostorách konání akce.

3.2 Pro nositele vystavovatelských průkazů a jejich chování v prostorách akce platí Všeobecné podmínky pro návštěvníky, nevyplývá-li z vystavovatel- ského průkazu jinak.

3.3 Pro nositele vystavovatelských průkazů není zajišťováno přednostní nebo rezervované parkování.

4. Katalog vystavovatelů

4.1 Vystavovatel má nárok na zveřejnění základního zápisu v katalogu vysta- vovatelů.

4.2 Údaje jsou převzaty z formuláře, který je součástí objednávky. Za nepřes- nosti v katalogu vzniklé chybným vyplněním formuláře vystavovatelem ne- nese pořadatel odpovědnost. V případě nedodání podkladů ve stanoveném termínu bude zveřejněn pouze název společnosti vystavovatele a místo pů- sobení.

4.3 Vystavovatel má nárok na zařazení informačního letáku do sborníku pro účastníky v rozsahu: formát A4, gramáž max. 135 g/m2, počet ks 950. Le- ták jiných parametrů bude přiložen ke konferenčním materiálům pouze po dohodě s pořadatelem.

4.4 Letáky je nutno dodat na adresu pořadatele specifikovanou v nabídce v ter- mínu stanoveném v objednávce. Letáky dodané po tomto termínu nebudou zařazeny a budou odmítnuty anebo vráceny vystavovateli na jeho náklady.

5. Platební podmínky

5.1 Úhrada prezentace musí být provedena před akcí na základě zálohové fak- tury vystavené pořadatelem. V případě prodlení vystavovatele s úhradou faktury si pořadatel vyhrazuje právo zrušit objednávku prezentace.

5.2 Pro stornování již provedené objednávky platí následující storno podmínky:

5.2.1 více než patnáct dnů před akcí: 0 % z výše objednávky

5.2.2 15–6 dnů před akcí: 30 % z výše objednávky

5.2.3 5 a méně dnů před akcí: 100 % z výše objednávky

Termínem storna se rozumí den, kdy bylo stornování objednávky pořadateli doručeno.

5.3 Storno objednávky musí být doručeno pořadateli na kontaktní adresu xxxxxxxxxxx@xxxxx.xx, nebo písemně na adresu pořadatele. V případě, že poplatek (nebo jeho dostatečná část) nebyl v den storna uhrazen, má pořadatel nárok na jeho zaplacení do výše dle termínu storna a objednatel se zavazuje mu tuto částku v takovém případě uhradit nejpozději do deseti dnů po konání akce.

5.4 V případě naplnění kapacity si pořadatel vyhrazuje právo zastavit příjem objednávek i před uplynutím termínu uzávěrky přihlášek.

6. Odpovědnost za škody

6.1 Vystavovatel odpovídá za dodržování bezpečnostních a požárních předpi- sů a za další škody způsobené jeho jednáním, nebo jednáním jím pověře- ných nebo jím využitých osob (úmyslným i neúmyslným).

6.2 Vystavovatel zodpovídá za případnou ztrátu a poškození předaného mobi- liáře.

6.3 Pořadatel neodpovídá objednavateli ani jeho spoluvystavovatelům, za- městnancům a spolupracujícím osobám za ztrátu, zničení či jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, zboží, obalů a balicího materiálu, odložené věci na prezentačním místě, bez ohledu na to, zda se zničení či jiné poškození stalo před zahájením, během či po skončení akce. Pořadatel též neodpovídá za poškození či odcizení vozidel, a to ani těch zaparkovaných na místech rezervovaných parkovací kartou, neboť předmětem plnění je pouze zajištění parkovacího místa, nikoliv následná ostraha. Objednavatel bere na vědomí, že je povinen uhradit případné ško- dy způsobené pořadateli, dalším vystavovatelům nebo třetím osobám.

6.4 Pojištění exponátů ani jiných předmětů ve vlastnictví objednavatele není součástí dodávky služeb.

6.5 Pořadatel neručí za neplnění v důsledku zásahu vyšší moci, při výpadku energií mimo objekt, v němž je pořádána akce, včetně případné venkovní výstavní plochy, v případě teroristického útoku nebo jiného trestného činu, vandalismu a v dalších případech, kdy nebylo plnění možné z důvodů nele- žících na straně pořadatele.

6.6 Objednavatel se zavazuje zdržet se v průběhu akce v místě jejího konání a okolí jakýchkoliv dalších aktivit neuvedených v objednávce nebo smlou- vě, které vedou nebo mohou vést k prezentaci objednavatele, jeho produk- tů nebo služeb účastníkům konference mimo prostory definované v objed- návce nebo smlouvě.

6.7 Objednavatel se zavazuje zdržet se jakéhokoliv jednání, které by mělo za následek poškození důstojnosti a prestiže akce, třetích osob nebo narušení dobrých mravů.

6.8 V případě porušení pravidel dle bodu 6.6 zaplatí objednavatel pořadateli cenu plnění dle ceníku pořadatele, která odpovídá nesjednané aktivitě objednavatele. Objednavatel je povinen na výzvu pořadatele takovou akti- xxxx okamžitě ukončit a případně odstranit veškeré následky s touto aktivi- tou spojené. Platba bude uhrazena na základě faktury splatné 14 dnů po skončení akce.

6.9 V případě porušení ustanovení dle bodu 6.6 nebo 6.7 zaplatí objednavatel pořadateli smluvní pokutu ve výši 10 000 Kč za každé jednotlivé poruše- ní pravidel. Smluvní pokuta bude uhrazena na základě faktury splatné do 14 dnů po skončení akce. Tím není dotčeno právo pořadatele na úhradu způsobené škody a případně i na ukončení účasti objednavatele na akci.

7. Xxxxxxx osobních údajů a pořizování záznamů

7.1 Veškerá dokumentace vztahu mezi vystavovatelem a pořadatelem, stejně jako všechny podklady potřebné pro jeho výkon jsou pořizovány a zpra- covávány v souladu se Zásadami zpracování osobních údajů pořadatele umístěnými na xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxx.

7.2 Pořadatel informuje, že v průběhu akce jsou pořizovány audio i video zá- znamy přednáškové části akce a dále jsou pořizovány fotografie z celé akce včetně vystavovatelské části v souladu s ustanoveními § 88 a § 89 zák. č. 89/2012 Sb.

7.3 Účelem pořizování záznamů je výkon práv a oprávněných zájmů pořada- tele ve formě dokumentace průběhu akce, předkládání informací o akci partnerům akce a propagace akce a informování o akci prostřednictvím zpravodajství.

7.4 Vystavovatel svou účastí na akci bere na vědomí, že jeho účast může být obsažena na fotodokumentaci a souhlasí s tím.

7.5 Vystavovatel je oprávněn pořizovat z akce a všech jejích jemu přístupných součástí audio i video dokumentaci pro vlastní potřebu v rozsahu, ve kte- rém mu to umožňuje platný právní řád. Přitom je povinen šetřit práva třetích osob a nijak nenarušovat průběh akce.

Tyto obchodní podmínky byly naposledy změněny a nabývají účinnosti dne 1. 9. 2019.