Způsobilé výdaje
ZPŮSOBILÉ A NEZPŮSOBILÉ VÝDAJE v OP VK
Seminář pro příjemce v rámci globálních grantů Olomouckého kraje
Olomouc, 20. a 21. dubna 2009
Způsobilé výdaje
Způsobilé výdaje jsou výdaje, které byly uskutečněné v souladu s podmínkami stanovenými v právním aktu o poskytnutí podpory (Smlouva o realizaci GP), a které jsou v souladu s příslušnými předpisy EU a ČR.
Tyto výdaje lze hradit z prostředků OP VK.
Podrobný výčet legislativních předpisů k pravidlům způsobilosti výdajů je uveden v Příručce pro příjemce, verze 2 (dále jen PPP v. 2), kapitola 5.3.
Způsobilé výdaje
⮚ přiměřené (cenám v místě, oboru a čase obvyklým)
⮚ hospodárné (minimalizace výdajů při respektování cílů GP)
⮚ účelné (přímá vazba a nezbytnost pro realizaci GP)
⮚ efektivní (maximální poměr mezi výstupy a vstupy GP)
⮚ vynaloženy na činnosti stanovené ve výzvě a na aktivity v souladu s obsahovou stránkou a cíli GP
⮚ prokazatelné (tj. doložené účetními doklady, zachycené v účetnictví příjemce, prokazatelně zaplacené – výjimkou jsou např. odpisy)
⮚ výdaje musí vzniknout v průběhu realizace GP (od okamžiku účinnosti smlouvy o realizaci GP do okamžiku ukončení realizace s výjimkami stanovenými v PPP v. 2)
Způsobilé výdaje
V případě, že na základě kontrol projektu bude zjištěno, že prokázaný výdaj nesplňuje některé z kritérií, nebude tento výdaj uznán jako způsobilý, a to i
v případě, že tento výdaj je uveden ve schváleném rozpočtu projektu.
Způsobilé výdaje
Členění dle kapitol rozpočtu:
1. Osobní výdaje
2. Cestovní náhrady
3. Zařízení související s realizací projektu (limit 25 % na CZV projektu)
- včetně výdajů spadajících do křížového financování!!!
4. Místní kancelář (limit 8 % na CZV projektu)
5. Nákup služeb (limit 49 % na CZV projektu)
6. Stavební úpravy
7. Přímá podpora (limit 20 % na CZV projektu)
8. Náklady vyplývající přímo ze smlouvy
Uvedené limity musí být dodrženy jak při sestavování rozpočtu, tak při závěrečném vyúčtování projektu!!!
1. Osobní výdaje
• pracovníci zapojení přímo do realizace projektu (pracovní smlouvy, DPČ, DPP),
• autorské honoráře.
Náležitosti pracovních smluv, DPČ a DPP:
• identifikace projektu, do kterého je pracovník zapojen,
• popis pracovní činnosti relevantní pro projekt,
• rozsah činnosti, tzn. úvazek či počet hodin za časovou jednotku (měsíc, rok apod.),
• výši odměny,
• případně další zákonem stanovené náležitosti,
• povinnost odevzdávat pracovní výkaz (měsíční).
Náležitosti v případě autorských honorářů:
• řídí se zákonem č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů,
• nejedná se tedy o pracovně-právní vztah – tj. neuzavírá se DPČ ani DPP; za autorské dílo nelze považovat např. lektorování.
1. Osobní výdaje
Důležité informace:
• FKSP nemohou uplatnit příjemci, kterým vyhláška MF č. 114/2002 Sb. o Fondu kulturních a sociálních potřeb (FKSP) tuto povinnost neukládá,
• výše mzdových výdajů nesmí přesahovat výši v místě realizace projektu, oboru a čase
obvyklou,
• doporučující výše mzdových nákladů jsou uvedeny v Metodickém dopise č. 4 uveřejněném na stránkách xxx.xxxx.xx a na xxx.xx-xxxxxxxxx.xx/xxxx; případnou odchylku od těchto hodnot musí příjemce vždy adekvátně vysvětlit,
• jeden pracovník nemůže být v rámci projektu a současně v rámci vykonávání dalších činností pro příjemce a jeho partnery zaměstnán na více než 1,5 úvazku celkem (pracovní poměr v rámci pracovní smlouvy a práce podle dohod vykonávaná mimo pracovní poměr),
• příjemce by měl být schopen doložit, že nedochází k souběhu pracovní doby vykazované zaměstnancem na běžné činnosti pro organizaci a na činnosti v rámci projektu,
• za stejný druh práce by mělo být stejné platové ohodnocení.
1. Osobní výdaje
Pracovně právní vztahy upravuje zákon č. 262/2006 Sb., Zákoník práce:
• § 78 – definuje práci přesčas,
• § 79 – definuje pracovní dobu,
• § 93 – „pravidla“ práce přesčas,
• § 96 – povinnost evidovat pracovní dobu.
Státní úřad inspekce práce poskytuje bezplatné poradenství z oblasti pracovně právních vztahů, a to i anonymnímu tazateli.
Kancelář Oblastního Inspektorátu práce v Olomouci najdete na tř. Kosmonautů č. 8 v 5. patře ABcentra v Olomouci, kanceláře č. 539 – 550; xxx.xxxx.xx.
2. Cestovní náhrady
Výdaje na pracovní cesty související s projektem pracovníků zapojených přímo do realizace projektu (pracovní smlouvy, DPČ, DPP):
• Cestovné:
⮚ jízdenky veřejné dopravy ve 2. třídě,
⮚ místenky, lehátka nebo lůžka,
⮚ xxxxxxx,
⮚ jízdenky místní veřejné dopravy (při nákupu časových kuponů musí být doloženo, že nákup kuponu je v rámci realizace projektu levnější než proplácení jednotlivých jízdenek),
⮚ použití služebního vozidla – uznatelná je cena PHM za ujetou vzdálenost (kniha jízd),
⮚ použití soukromého vozidla – uznatelná je základní náhrada za opotřebení vozidla + PHM.
2. Cestovní náhrady
• Ubytování/nocležné:
ubytování v ČR – max. 1 200,- Kč osoba/noc + dle interních předpisů organizace, pokud jsou nižší, musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým,
• Stravné:
max. 300,- Kč na osobu/celý den + dle interních předpisů organizace, pokud jsou nižší (upravuje Zákoník práce a vyhlášky MPSV),
• Nutné vedlejší výdaje:
vždy nutné doložit uhrazení - parkovné, poplatky spojené s pracovní cestou, konferenční poplatky, poplatky za použití telefonu, dálniční poplatek (adekvátní část pro projekt), vstupenky na veletrh, poplatky za úschovu zavazadel apod.
2. Cestovní náhrady
Specifika zahraničních služebních cest:
• při vyúčtování se postupuje podle Xxxxxxxx Ministerstva financí o základních sazbách stravného v cizí měně platné pro daný rok,
• ubytování v hotelu v zahraničí - maximálně v kategorii ***,
• způsobilým nákladem je i kapesné, které může zaměstnavatel poskytnout zaměstnancům při zahraniční pracovní cestě v cizí měně do výše 40 % stravného (toto kapesné může poskytovat pouze za předpokladu, že to odpovídá interním předpisům dané organizace),
• cestovní náhrady pro zahraniční experty podrobně řeší PPP v. 2, kapitola 5.3.2.2, strana 39.
3. Zařízení
• Pořizovaný majetek musí být využíván pro projekt, pokud je využíván pro projekt pouze částečně, je způsobilá k financování pouze poměrná část nákladů.
• Příjemce/partner může zapůjčovat vybavení, zařízení nebo učební pomůcky pořízené z projektu pouze partnerům uvedeným ve schváleném projektu.
• V případě finančního partnerství se majetek pořízený partnerem z finančních prostředků projektu stává jeho vlastnictvím ihned po jeho pořízení.
• V případě nefinančního partnerství je majetek příjemcem podpory po dobu realizace a udržitelnosti zapůjčen partnerovi na základě smlouvy o výpůjčce (může být přímo součástí Smlouvy o partnerství). Po skončení udržitelnosti projektu může být majetek bezúplatně převeden do vlastnictví nefinančního partnera projektu.
3. Zařízení
• Nehmotný majetek do 60 000 Kč za kus – (Software, licence ...)
• Dlouhodobý nehmotný majetek nad 60 000 Kč za kus (Software, licence atd., jedná se o investiční majetek)
• Drobný hmotný majetek do 40 000 Kč za kus
• Použitý drobný hmotný majetek – prodejce musí vystavit prohlášení, že 7 let zpět nebyl majetek pořízen z veřejných prostředků; kupní cena nesmí přesáhnout tržní cenu ani cenu nového DHM umožňujícího stejné využití
• Nájem zařízení, operativní leasing – podmínky uznatelnosti podrobně uvedeny v PPP v. 2, kapitola 5.3.2.3, strana 42
Motorové vozidlo lze v rámci operativního leasingu nebo nájmu zajistit pouze pro projekty v rámci GG 1.2 a to výhradně pro realizaci aktivit pro cílové skupiny se speciálními vzdělávacími potřebami
3. Zařízení
• Daňové odpisy – týká se vlastního dlouhodobého (hmotného i nehmotného, který nebyl pořízen z veřejných prostředků) a pořizovaného (hmotného nad 40 000 Kč za kus) majetku, příklad výpočtu odpisů je uveden v PPP
v. 2, kapitola 5.3.2.3, strana 44,
• Výdaje na opravy a údržbu – týká se pouze položek (majetku) pořízených z projektu,
• Křížové financování – může uplatnit pouze příjemce/partner, který majetek daňově neodepisuje
3. Zařízení
Křížové financování – Investiční část (má charakter investice):
• výdaje na nábytek v pořizovací ceně od 40 000 Kč,
• vybavení
– musí se jednat o speciální vybavení, které není možné pořídit v nezbytné kvalitě za cenu nižší než 40 000 Kč;
– vybavení musí být používáno k realizaci aktivit, na kterých se podílí cílová skupina (např. školení, výuka, praxe, práce, výcvik atd.); nebo je respektováno výše uvedené finanční omezení pro projektový tým (15 000 tis. Kč pro jeden přepočtený úvazek)
Křížové financování – Neinvestiční část (nemá charakter investice):
• nábytek v pořizovací ceně do 40 000 Kč,
• vestavěné skříně s pořizovací cenou do 40 000 Kč,
4. Místní kancelář
• spotřební zboží a provozní materiál – papír do tiskáren, šanony, kancelářské potřeby, tonery, CD apod.
• telefon, poštovné, fax – včetně internetu – u poplatku za telefon a fax musí být možné provedení položkové kontroly za konkrétní telefon a fax
• spotřeba vody, paliv a energie – nákup energie, vody, paliv (kromě pohonných hmot)
• nájemné – nájem kanceláře a úklid a údržba kanceláře, která je využívána k řízení projektu (alternativně např. podíl z odpisů budovy)
4. Místní kancelář
• Je zde možné čerpat prostředky na zabezpečení provozu kanceláře projektu.
• Pokud kancelář neslouží výhradně pro realizaci projektu, ale i k realizaci jiných aktivit příjemce, do způsobilých výdajů je možné započítat pouze podíl připadající na aktivity projektu.
• Ke stanovení výše výdajů je nutné použít odpovídající metodiku výpočtu, která musí být zachována po celou dobu realizace projektu včetně závěrečného vyúčtování.
• Pokud se organizace podílí na více projektech v rámci OP VK, uplatní ve všech stejnou metodiku výpočtu.
• Příjemce se při uplatňování výdajů v rámci této kapitoly řídí Metodickým dopisem č. 5 Režijní náklady OP VK uveřejněným na xxx.xxxx.xx a xxx.xx-xxxxxxxxx.xx.
5. Nákup služeb
• příjemce musí posoudit jaká je předpokládaná cena pořizovaných služeb obdobného charakteru a zda zakládá povinnost realizovat zadávací řízení
• dodávky veškerých služeb musejí bezprostředně souviset s realizací projektu
• dodavatelem služeb v rámci projektu nemůže být osoba, která má uzavřen pracovně právní vztah s příjemcem/partnerem, a výdaje na něj jsou hrazeny v rámci kapitoly rozpočtu 1 – Osobní výdaje související s realizací projektu
5. Nákup služeb
• publikace/školicí materiály/manuály – jedná se o nákup na zakázku vyvíjených nebo vytvářených publikací, školicích materiálů (učebnice, publikace, knihy, manuály, příručky) nebo multimediálních pomůcek (již existující se pořizují v rámci kapitoly 3.3 rozpočtu)
• odborné služby/Studie a výzkum – zahrnuje výdaje na zpracování studií, analýz, sběr dat atd., patří sem i zajištění účetnictví/mzdového účetnictví externím dodavatelem
• výdaje na konference/kurzy – zahrnuje výdaje na zajištění realizace konferencí nebo kurzů (zajištění pronájmu prostor, případně konferenční techniky apod.)
5. Nákup služeb
• podpora účastníků (stravné, ubytování) – občerstvení a ubytování účastníků konferencí nebo kurzů:
⮚ Ubytování - jen cílové skupině nebo členům realizačního týmu,
Cenový limit pro ubytování v ČR – max. 1200,- Kč za osobu a noc (případně nižší dle interních předpisů dané organizace),
⮚ Stravné - cílové skupině, realizačnímu týmu a dalším účastníkům (musí být zdůvodněna souvislost s projektem).
Cenový limit pro celodenní (min 8 běžných hodin za den) občerstvení účastníků je 300,- Kč/osobu (případně nižší dle interních předpisů dané organizace). Pokud se nejedná o celý den – částka se odpovídajícím poměrem krátí.
6. Stavební úpravy
• drobné stavební úpravy – nesmějí přesáhnout částku za všechny dokončené stavební úpravy v jednom zdaňovacím období v úhrnu 40 000 Kč na každou jednotlivou účetní položku majetku, musí souviset s úpravou pracovního místa nebo přístupu pro osoby se zdravotním postižením nebo úpravou prostor používaných na realizaci aktivit s cílovou skupinou
• stavební úpravy v rámci křížového financování – výše uvedené, které přesáhly uvedenou hranici 40 000 Kč, jedná se o rekonstrukci nebo modernizaci a lze provádět pouze na vlastním majetku příjemce/partnera (u škol lze provádět na majetku zřizovatele)
6. Stavební úpravy
• Příjemce je povinen nejpozději s první žádostí o platbu zahrnující stavební úpravy doložit pravomocné stavební povolení nebo ohlášení stavby nebo obdobný doklad dle stavebního zákona (pokud zákon ukládá), případně čestné prohlášení, že na daný projekt nejsou stavebním zákonem uvedené dokumenty vyžadovány. Podrobnější informace uvádí PPP v. 2, kapitola 5.3.2.6, strana 51.
7. Přímá podpora
Výdaje musí přímo souviset se zapojením cílové skupiny do projektových aktivit.
Patří sem:
• mzdové příspěvky
• cestovné, ubytování, stravné
• doprovodné aktivity
7. Přímá podpora
Mzdové příspěvky:
⮚ poskytovány zaměstnavateli jako náhrada části mzdových nákladů na pracovníka po dobu jeho účasti na dalším vzdělávání,
⮚ týkají se pouze pedagogických, akademických a dalších pracovníků ve školství,
⮚ poskytovány maximálně do výše 70 % skutečně vyplacených mzdových nákladů (tj. hrubé mzdy včetně zákonných odvodů), maximálně můžou činit dvojnásobek minimální mzdy platné v době konání školení,
⮚ náhrada se vyplácí pouze za dobu (v hodinách), kdy se školené osoby skutečně účastnily školení (cesta na školení a zpět ne).
• netýká se pracovníka, který v průběhu nepřítomnosti účastníka školení vykonává jeho práci jako náhradník/zástupce.
7. Přímá podpora
Cestovné, ubytování a stravné:
⮚ Na pokrytí nákladů spojených s realizací praxí, stáží, exkurzí a vícedenních vzdělávacích pobytů, kdy je jednorázově hrazeno ubytování, cestovné a stravné.
⮚ jízdní výdaje (dokládat např. cestovní doklady pro hromadnou dopravu ve 2. třídě, nebo vyúčtování předložené dopravcem),
⮚ ubytování – možné hradit výdaje v úrovni cen v místě obvyklých, v ČR nejvýše však 1200,- Kč za osobu a noc, případně dle interních předpisů dané organizace; Při ubytování v zahraničí se za adekvátní pokládá u dospělých osob hotel max. ***, u žáků a studentů ubytování v rodinách, hostelech, internátech, turistických ubytovnách nebo VŠ kolejích,
⮚ stravné – celodenní xxx.xx úrovně 300,- Kč na osobu (případně dle interních předpisů dané organizace); pokud není možné zabezpečit stravování jiným způsobem můžou být poskytnuty stravenky
v odpovídající výši.
7. Přímá podpora
Doprovodné aktivity:
⮚ zajištění asistenta/asistentských služeb poskytovaných přímo zástupcům cílových skupin, např. žákům se speciálními potřebami, handicapovaným apod.
⮚ úhrada nutných nákladů (ve výši místně obvyklé) spojených s péčí o děti nebo jiné závislé osoby tak, aby se tato osoba mohla zapojit do aktivit projektu; tyto služby budou poskytovány na základě smlouvy uzavřené mezi příjemcem a poskytovatelem asistentské služby
8. Náklady vyplývající přímo ze smlouvy
Patří sem:
• audit projektu – v případě, že schválená podpora je rovna 3 mil. Kč nebo vyšší; nejpozději 6 měsíců před ukončením projektu vybrat auditora (musí být zapsán v Komoře auditorů ČR) a uzavřít s ním smlouvu o provedení závěrečného auditu
• publicita – aktivity spojené se zajištěním povinné publicity projektu a OP VK (jsou již definované
v projektové žádosti a příjemce se zavázal je uskutečnit)
8. Náklady vyplývající přímo ze smlouvy
• Ostatní – nezbytné další výdaje spojené
s realizací projektu jako správní poplatky, notářské poplatky, poplatky za zřízení a vedení zvláštního samostatného účtu projektu a za finanční transakce na tomto účtu (včetně poplatků za zřízení platební karty k projektovému účtu); zřízení a vedení projektového účtu před zahájením realizace projektu podle právního aktu nejsou způsobilé.
• nelze hradit z veřejných prostředků OP VK,
• výdaje, které nejsou vynaloženy v souladu s cíli projektu a současně nejsou pro jejich dosažení nezbytné,
• výdaje, které nejsou přiměřené a nejsou vynaloženy v souladu s principem hospodárnosti a efektivnosti nebo v souladu s evropskou nebo českou legislativou.
• V případě, že poskytovatel podpory vyhodnotí výdaj projektu jako nehospodárný a neefektivní, tudíž nezpůsobilý, nebude příjemci proplacen a to i v případě, že tento výdaj je součástí schváleného rozpočtu projektu,
(např. neopodstatněné nákupy zařízení nebo služeb před ukončením projektu nebo nákup služeb za ceny, které sice byly uvedeny ve schváleném rozpočtu projektu, příjemce k nim však nedoložil požadované dokumenty týkající se zadání zakázky).
Podrobný výčet nezpůsobilých výdajů je uveden v PPP v. 2, kapitola 5.4, stránky 57 – 60.
Děkujeme za pozornost
Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky