SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ A ZORGANIZOVÁNÍ 4 KONFERENCÍ PRO PROJEKT UCP SVP UNIVERZITY J. E. PURKYNĚ V ÚSTÍ NAD LABEM
SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ A ZORGANIZOVÁNÍ 4 KONFERENCÍ PRO PROJEKT UCP SVP UNIVERZITY J. E. PURKYNĚ V ÚSTÍ NAD LABEM
Uzavřená dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen občanský zákoník)
Smluvní strany
Společnost:
Sídlo:
IČ:
Zastoupená:
Bankovní spojení:
Číslo účtu:
/dále jen dodavatel na straně jedné/ a
Univerzita Xxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx v Ústí nad Labem Sídlo: Pasteurova 1, 400 96 Ústí nad Labem
IČ: 44555601
DIČ: CZ44555601
Zastoupená: prof. RNDr. Xxxx Xxxxxx, XXx. - rektor
/dále jen objednatel na straně druhé/
Uzavírají níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto
SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ 4 KONFERENCÍ PRO PROJEKT UCP SVP UNIVERZITY J. E. PURKYNĚ V ÚSTÍ NAD LABEM
(dále jen „tato smlouva“)
I.
Předmět smlouvy
Předmětem této smlouvy je závazek dodavatele zajistit a zorganizovat pro objednatele níže specifikované konference, pronájem konferenčních sálů, technické zajištění konferencí a poskytnutí cateringových služeb v rámci 4 odborných konferencí, zaměřených na problematiku vzdělávání, přístupnosti objektů a prostředí studentům a uchazečům o studium se zdravotním handicapem.
Detailní specifikace konferencí je uvedena v této smlouvě níže.
Dodavatel zajistí a zorganizuje konference tak, aby výsledkem jeho činnosti byly kompletní, plynulé a spolehlivě fungující konference odpovídající podmínkám stanovených touto smlouvou.
Objednatel se zavazuje k zaplacení ceny za zajištění a organizaci konferencí, a to ve výši a za podmínek definovaných v této smlouvě níže.
II.
Základní specifikace konferencí
Dodavatel bude zajišťovat pro objednatele přípravu a organizaci následujících konferencí:
1. Konference v termínu květen 2014 musí se jednat o pracovní den) – místo konání Ústí nad Labem, požadavek na kapacitu prostor: jeden konferenční sál pro 100 osob a dva sály pro 20 osob. Časový rozsah 8 hodin.
2. Konference v termínu září 2014 (musí se jednat o pracovní den) – místo konání Most, požadavek na kapacitu prostor: jeden konferenční sál pro 75 osob a dva sály pro 20 osob. Časový rozsah 6 hodin.
3. Konference v termínu leden 2015 (musí se jednat o pracovní den) – místo konání Litoměřice, požadavek na kapacitu prostor: jeden konferenční sál pro 75 osob a dva sály pro 20 osob. Časový rozsah 6 hodin.
4. Konference v termínu 1.- 20. dubna 2015 (musí se jednat o pracovní den) – místo konání Ústí nad Labem (akademická půda), požadavek na kapacitu prostor 150 osob. Časový rozsah 8 hodin.
Přesné termíny pro konference 2 až 4 budou určeny objednatelem a sděleny dodavateli, a to minimálně 40 pracovních dní před plánovaným termínem příslušné konference.
III.
Požadavky na organizační a technické zajištění
1. Dodavatel je povinen v rámci zajištění a organizace každé z konferencí dle této smlouvy zajistit:
• pronájem prostor o minimální kapacitě uvedené v čl. II této smlouvy výše;
• 2x dataprojektor vč. dálkového ovládání (z toho 1x za účel promítání přepisu přednášky na plátno), 2x plátno (za účelem simultánního přepisu mluvené řeči), nebo odpovídající promítací plochy (multifunkční tabule či TV), 2x PC/notebook,
• min. 2 kvalifikované pracovníky, tzv. přepisovatel – simultánní přepis mluvené řeči je doslovný přepis z náslechu v reálném čase, který je určen pro osoby se sluchovým postižením; kde text bude promítán na promítací plochu, (info z xxx.xxxxxxx.xx);
• tlumočník do českého znakového jazyka, vždy v celém rozsahu konference;
• 3 ks přenosných mikrofonů, vybavených dostatečným počtem akumulátorů pro nepřetržité využití po celou dobu konference;
• zajištění technické podpory (dostatečný počet možnosti připojení do elektrické sítě, internetové připojení, tj. minimálně pro 50 % účastníků) a obsluhy zařízení;
• 4x sborník příspěvků – 440 ks celkem (počet sborníků z každé konference by měl odpovídat 110 % předpokládaného počtu účastníků konference, celkem tj. 400 * 1,1 = 440);
• zajištění moderátora se zkušeností moderování konferencí.
• zajištění tištěných materiálů pro účastníky konference , tj. zajištění směrových cedulí v místě konání konference a jmenovek pro přednášející, zajištění označení místností, zpracování banneru s obsahem a časovým harmonogramem konference. Dodavatel je v této souvislosti povinen se informovat u objednatele na veškeré skutečnosti, které jsou nezbytné pro řádné a včasné splnění činností dle tohoto bodu;
• zajištění 1 kontaktní osoby pro komunikaci s objednatelem;
• zajištění fotodokumentace z konferencí a workshopů, a to v počtu min. 20 ks fotografií/konference, v kvalitě odpovídající požadavku na následné využití fotografií
v tištěných médiích (rozlišení fotografie min. 10 Mpx) a respektující požadavky povinné publicity OP VK (na každém snímku budou zachyceny i vlajky EU a ČR), a předání fotodokumentace zadavateli na datovém nosiči. Dodavatel předá fotografie objednateli nejpozději do 10 pracovních dní od okamžiku konání konference.
• zajištění zvukového stereo záznamu pro potřeby zrakově postižených osob, a to ve formátu FLAC nebo WAV nebo MP3 (min. 256 kbps). Dodavatel předá zvukový záznam objednateli nejpozději do 10 pracovních dní od okamžiku konání konference, a to na datovém nosiči.
• zajištění 2 kontaktních osob jako průvodce pro těžce zrakově postižené.
2. Podmínkou je bezbariérový přístup do všech objektů a sálů, ve kterých budou konference realizovány, ve smyslu Vyhlášky č. 398/2009 Sb., o obecných technických požadavcích zabezpečujících bezbariérové užívání staveb, ve znění pozdějších předpisů. Pro nevidomé zajistit možnost vstupu s vodícím psem.
3. Xxxxxxxxx je dále povinen zajistit:
Cateringové služby pro každou konferenci:
• cenový limit max. 300 Kč vč. DPH na 1 účastníka
• předpokládáný počet účastníků: konference 1 (100 osob), konference 2 (75 osob), konference 3 (75 osob), konference 4 (150 osob)
• v uvedeném limitu bude zahrnuto:
o 2x coffee break – káva, čaj, voda, cukr, mléko, citron, slaná a sladká varianta občerstvení – minimálně 4 ks na osobu, ovoce;
o 1x lunch break – káva, čaj, voda, občerstvení formou bufetu – (teplý a studený).
4. Objednatel se zavazuje, že poskytne nutnou součinnost pro realizaci konferencí a zaplatí dodavateli sjednanou cenu dle čl. V této smlouvy.
IV.
Doba a místo plnění
1. Dodavatel se zavazuje zajistit konference v rozsahu požadovaném objednatelem. Objednatel si vyhrazuje právo stanovit harmonogram konferencí.
2. Doba plnění: od podpisu smlouvy do dubna roku 2015. Konečný termín doby plnění je stanoven jako pevně daný a neměnný.
3. Místem plnění je Ústí nad Labem, Most, Litoměřice, a to vždy dle požadavku uvedeného u konkrétní konference v čl. II této smlouvy výše.
V.
Cena a platební podmínky
1. Smluvní strany se dohodly na následující ceně za řádné a včasné zajištění konferencí:
Členění | Cena bez DPH | DPH | Cena s DPH |
Organizační a technické zajištění konferencí | |||
Cateringové služby (předpoklad 400 účastníků) |
Sjednaná cena celkem |
2. Cena je stanovena dohodou dle zákona č. 526/1990 Sb., o cenách, ve znění pozdějších předpisů, a je stanovena jako nejvýše přípustná a nepřekročitelná. Součástí ceny je dodávka veškerých plnění uvedených v této smlouvě souvisejících s pořádáním konferencí ze strany dodavatele (uvedených především v čl. II a III této smlouvy). Pro vyloučení jakýchkoliv pochybností smluvní strany uvádějí, že tato smlouva není smlouvou o zprostředkování, ale smlouvou, jejímž výsledkem budou konference splňující požadavky dle této smlouvy.
3. Dodavatel je povinen učinit veškeré úkony směřující k tomu, aby žádná třetí osoba nepožadovala v souvislosti s organizací konferencí dle této smlouvy jakékoliv plnění (především finanční) po objednateli s tím, že veškeré náklady na uspořádání konferencí jsou již zahrnuty v ceně uvedené výše. V případě, že by jakákoliv osoba požadovala po objednateli plnění v souvislosti s pořádáním konferencí dle této smlouvy, je dodavatel povinen neprodleně splnit tento požadavek za objednatele. Výjimku tvoří plnění v této smlouvě neuvedená.
4. Sjednanou cenu zaplatí objednatel na základě vystaveného daňového dokladu – faktury.
5. Dodavatel je oprávněn vystavit fakturu na základě zpráv z jednotlivých vzdělávacích akcí včetně prezenčních listin. Dodavatel bude fakturovat cenu dle následujících podmínek:
• Fakturu je možné vystavit po každém jednotlivém zajištění konference.
• Daňový doklad – faktura musí obsahovat kromě čísla smlouvy a lhůty splatnosti, která činí 30 dnů od doručení faktury objednateli, také náležitosti daňového dokladu dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů
• Faktura musí obsahovat text „pro projekt CZ.1.07/2.2.00/29.0023 UCP SVP UJEP“
• V případě, že faktura nebude mít odpovídající náležitosti, je objednatel oprávněn zaslat ji ve lhůtě splatnosti zpět dodavateli k doplnění, aniž se tak dostane do prodlení se splatností. Lhůta splatnosti počíná běžet znovu od opětovného zaslání náležitě doplněného či opraveného dokladu.
• Daňový doklad – faktura bude členěna do následujících položek:
o Organizační a technické zajištění konferencí
o Cateringové služby (účtováno dle skutečného počtu účastníků na konferenci)
• Úhrada ceny bude provedena formou bezhotovostního převodu na bankovní účet uvedený v záhlaví této smlouvy. Za den zaplacení je považován den, kdy byla částka odepsána z účtu objednatele.
6. Tyto platební podmínky se vztahují i na placení smluvních sankcí (čl. VIII. této smlouvy).
VI.
Splnění závazku
1. Dodavatel splní svou povinnost zajistit a zorganizovat konference řádně a včas tak, že splní veškeré své povinnosti dle této smlouvy, platných právních předpisů a technických norem.
2. Nedílnou součástí je i předání všech dokladů souvisejících s řádnou organizací konferencí objednateli.
VII.
Odpovědnost dodavatele za vady a jakost
1. Za vadu se považuje mimo jiné pozdní plnění předmětu plnění a částečné nebo úplné, nedodržení podmínek stanovených objednatelem v této smlouvě (např. nezajištění cateringu v rozsahu a kvalitě dle této smlouvy, nedodržení technického zajištění v rozsahu dle této smlouvy, nedodržení harmonogramu bez odsouhlasení objednatelem apod.).
2. Za vadu se dále považuje nedodržení povinností, které vyplývají z článku IX. „Ustanovení o kontrole“ a z článku XI. „Pravidla publicity“ této smlouvy.
3. V případě prodlení s plněním předmětu smlouvy budou smluvní strany postupovat podle článku VI.
„Porušení smluvních povinností“ této smlouvy.
4. V případě vzniku škody na základě vadného plnění dodavatelem, je dodavatel povinen uhradit náhradu škody dle příslušných právních předpisů.
VIII.
Smluvní pokuty
1. Smluvní strany se dohodly na následujících sankcích za porušení smluvních povinností:
I. V případě, že dodavatel nezajistí kterýkoliv z požadavků uvedených v čl. III této smlouvy, je povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 25 % z celkové sjednané ceny bez DPH dle čl. V této smlouvy.
2. Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno právo na náhradu škody v celé výši.
3. V případě výskytu vad dle čl. VI této smlouvy, může objednatel od smlouvy odstoupit.
IX.
Práva a povinnosti dodavatele
1. Dodavatel může pověřit částí realizace konferencí jinou osobu. Výše subdodávek je stanovena max. na 60 % z celkové ceny realizace konferencí.
2. Při realizaci části konferencí jinou osobou má dodavatel odpovědnost, jako by realizoval konference akce sám.
3. Xxxxxxxxx je povinen spolupracovat při realizaci konferencí s osobami určenými objednatelem.
4. Dodavatel je povinen kdykoli na požádání objednatele umožnit mu kontrolu realizace jednotlivých konferencí. Zároveň je dodavatel povinen předběžně konzultovat s pověřenou osobou objednatele jakékoliv nejasnosti nebo případné změny v souvislosti s realizací konferencí.
5. Dodavatel má právo požadovat po objednateli písemné odpovědi.
6. Dojde-li k odvolání sjednané konference objednatelem nebo osobou jím pověřenou bez včasného informování dodavatele (tj. méně než 48 hodin před dohodnutým termínem začátku konference), dodavatel má právo na 100 % ceny dotčené konference.
X.
Ustanovení o kontrole
1. Dodavatel je povinen umožnit všem subjektům oprávněným k výkonu kontroly projektu, z jehož prostředků je cena za předmět plnění hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním této smlouvy, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Minimálně však do 30. 4. 2028 (13 let).
XI.
Pravidla publicity
Vzhledem ke skutečnosti, že konference jsou realizovány v rámci projektu spolufinancovaného z prostředků EU, je nutné dostatečně zajistit psané i vizuální značení EU. Dodavatel je povinen po dohodě s objednatelem provádět publicitu té části projektu, na které se podílí.
Dodavatel je povinen plnit pravidla publicity dle aktuálně platné verze Manuálu vizuální identity Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Manuál je k dispozici ke stažení na xxx.xx-xx.xx, v sekci Příjemce.
Používání špatné prezentace EU bude považováno za nesplnění smlouvy a bude důvodem k jejímu zrušení se všemi důsledky z toho vyplývajícími.
XII.
Závěrečná ustanovení
1. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu zástupci smluvních stran.
2. Ustanovení neupravená touto smlouvou se řídí obecně platnými právními předpisy České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.
3. Smluvní strany si podpisem této smlouvy sjednávají (pokud tato smlouva nestanoví jinak), že závazky touto smlouvou založené budou vykládány výhradně podle obsahu této smlouvy, bez přihlédnutí k jakékoli skutečnosti, která nastala a/nebo byla sdělena, jednou stranou druhé straně před uzavřením této smlouvy.
4. Práva vzniklá z této smlouvy nesmí být dodavatelem postoupena bez předchozího písemného souhlasu objednatele. Pro vyloučení jakýchkoliv pochybností smluvní strany uvádějí, že za písemnou formu nebude pro tento účel považována výměna e-mailových, či jiných elektronických zpráv mezi smluvními stranami.
5. Pro případ postoupení této smlouvy si strany ujednaly, že postoupená strana nemůže odmítnout osvobození postupitele za žádných okolností.
6. Práva vyplývající z této smlouvy či jejího porušení se promlčují ve lhůtě 15 let ode dne, kdy právo mohlo být uplatněno poprvé.
7. Tato smlouva obsahuje úplné ujednání o předmětu smlouvy a všech náležitostech, které strany měly a chtěly ve smlouvě ujednat, a které považují za důležité pro závaznost této smlouvy. Žádný projev stran učiněný při jednání o této smlouvě ani projev učiněný po uzavření této smlouvy nesmí být vykládán v rozporu s výslovnými ustanoveními této smlouvy a nezakládá žádný závazek žádné ze stran.
8. Strany si nepřejí, aby nad rámec výslovných ustanovení této smlouvy byla jakákoliv práva a povinnosti dovozovány z dosavadní či budoucí praxe zavedené mezi stranami či zvyklostí zachovávaných obecně či v odvětví týkajícím se předmětu plnění této smlouvy, ledaže je ve smlouvě výslovně sjednáno jinak. Vedle shora uvedeného si strany potvrzují, že si nejsou vědomy žádných dosud mezi nimi zavedených obchodních zvyklostí či praxe.
9. Strany si sdělily všechny skutkové a právní okolnosti, o nichž k datu podpisu této smlouvy věděly nebo vědět musely, a které jsou relevantní ve vztahu k uzavření této smlouvy. Kromě ujištění, které si strany poskytly v této smlouvě, nebude mít žádná ze stran žádná další práva a povinnosti v souvislosti s jakýmikoliv skutečnostmi, které vyjdou najevo a o kterých neposkytla druhá strana informace při jednání o této smlouvě. Výjimkou budou případy, kdy daná strana úmyslně uvedla druhou stranu ve skutkový omyl ohledně předmětu této smlouvy a případy taxativně stanovené touto smlouvou.
10. Pro vyloučení pochybností dodavatel výslovně potvrzuje, že je podnikatelem, uzavírá tuto smlouvu při svém podnikání, a na tuto smlouvu se tudíž neuplatní ustanovení § 1793 občanského zákoníku ani § 1796 občanského zákoníku.
11. Dodavatel na sebe v souladu s ustanovením § 1765 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku přebírá nebezpečí změny okolností. Tímto však nejsou nikterak dotčena práva smluvních stran upravená v této smlouvě.
12. Změny a doplnění této smlouvy jsou možné pouze v písemné podobě číslovanými dodatky a na základě vzájemné dohody obou smluvních stran.
13. Případné spory vzniklé z této smlouvy a v souvislosti s ní budou smluvní strany řešit především vzájemnou dohodou, v případě soudního sporu bude podle českého práva rozhodovat místně příslušný český soud podle sídla objednatele.
14. Tato smlouva se uzavírá ve 4 vyhotoveních, z nichž tři vyhotovení obdrží objednatel a 1 vyhotovení dodavatel.
15. Obě smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu před podpisem přečetly, porozuměly jejímu obsahu, s obsahem souhlasí, a že je tato smlouva projevem jejich pravé a svobodné vůle, a že není uzavírána v tísni ani za nápadně nevýhodných podmínek. Na důkaz toho připojují své podpisy.
V Ústí nad Labem dne ..............................
…………………………… …………………………… Objednatel Dodavatel