Manuál – pokyny ke zpracování vyúčtování dotací poskytnutých z rozpočtu města Klášterce nad Ohří
Manuál – pokyny ke zpracování vyúčtování dotací poskytnutých z rozpočtu města Klášterce nad Ohří
• Vyúčtování musí být v souladu se smlouvou předloženo v papírové podobě s podpisem statutárního zástupce na předepsaném platném formuláři k vyúčtování dle dotačního programu.
• Přijatá dotace smí být použita výhradně ke stanovenému účelu uvedenému v uzavřené veřejnoprávní smlouvě a v souladu se Zásadami pro poskytování dotací z rozpočtu města Klášterce nad Ohří (dále jen „Zásady“), schválenými usnesením Zastupitelstva města Klášterce nad Ohří č. 443/16/2016 ze dne 22.09.2016.
• Příjemce při vyúčtování předkládá kopie účetních dokladů, které byly zcela nebo částečně hrazeny z dotace. Dokladově musí být doložena kromě výše dotace také minimálně povinná 10% spoluúčast (doklady hrazené z jiných zdrojů než z dotace).
• Kopie účetních dokladů musí být očíslovány, seřazeny vzestupně a popř. nalepeny na samostatný papír. Jejich strukturovaný seznam je součástí vyúčtování. Každý originál dokladu, který byl zcela nebo částečně hrazen z dotace (paragon, faktura…) musí být označen „Hrazeno z dotace města Klášterce nad Ohří“. Toto označení musí být přímo na daném originálu dokladu (ne třeba na papíře, na kterém je doklad nalepený). Tento text musí obsahovat i kopie dokladu.
• Obecně formulované doklady jako např. „materiál“, „kancelářské potřeby“, „ceny“
nebudou považovány za uznatelné výdaje – z dokladů musí vyplývat konkrétní účel
- na co, kolik kusů, za jakou službu apod.
• Ke každému účetnímu dokladu (faktuře apod.) musí být doložen doklad o její úhradě (bankovní výpis či pokladní doklad). Za doklad o úhradě nákladů se považuje u bezhotovostní platby výpis z účtu (nestačí dodat jen příkaz k úhradě, ten nezaručuje provedení platby!), u hotovostní úhrady výdajový, příjmový pokladní doklad (nikoliv pouze paragon, účtenka…).
Příjemce je dále povinen předložit k vyúčtování výstup z účetnictví - kompletní seznam všech nákladů a výnosů (výdajů a příjmů) souvisejících s činností resp. s daným projektem. Příjemce je povinen vést oddělenou průkaznou účetní evidenci. Veškeré originály účetních dokladů musí být uchovány po dobu 10 let od odsouhlasení vyúčtování!
V případě výdajů na děti a mládež (limity vyplývají z daného dotačního programu), musí být z dokladu jasně patrné, že se daný výdaj týká prokazatelně dětí a mládeže (text faktury, text smlouvy, obsah paragonu…). Nepatří sem doklady za účetnictví, tonery, květiny, internet, webové stránky, licence na SW apod.
• Pokud je příjemce dotace plátcem DPH nebo se jím v průběhu realizace projektu
xxxxx, je povinen poskytnutou dotaci vyúčtovat v cenách bez DPH.
Nutné provozní náklady (nákup materiálu, energie, služeb)
• Nakoupený materiál se musí vztahovat pouze k podporované činnost a účelu poskytnuté dotace a musí být doložen řádným daňovým dokladem (paragon nebo faktura).
• Na nákupy materiálu nad 10.000 Kč musí být vystaven řádný daňový doklad. V případě nákupu jednotlivého kusu, jehož cena bude převyšovat 5.000 Kč, je nutné zdůvodnit a vysvětlit účet (jak souvisí s danou činností/projektem a kde je umístěn pro případ kontroly). Při nákupu výstroje či sportovního vybavení nad 3.000 Kč je nutné na doklad uvést konkrétní jméno, pro koho bylo pořízeno popřípadě pro jakou kategorii (3. třída, mladší žáci apod.).
• Služby – z dotace je možné hradit služby, které jsou v souladu s cílem projektu a přispívají k jeho naplnění, a které bezprostředně souvisejí s realizací projektu (časově i místně). V případě úhrady za masáže, saunu, vstupné apod. je nutné doložit jmenný seznam příjemců této služby.
• Nákup cen a trofejí – diplomy, poháry, medaile, potravinové ceny mimo alkohol nebo tabákové výrobky, musí subjekt doložit řádným dokladem a musí být doloženy výsledkové (výherní) listiny. Účastníkům nelze za umístění v soutěži (turnaji, závodě) vyplatit odměnu v hotovosti. Dále nelze z dotace hradit ceny v podobě alkoholu.
• Nájem - k dokladu předložit nájemní smlouvu na pronájem tělovýchovného zařízení nebo prostor k aktivitám (např. tělocvična, hřiště, bazén, sál, klubovna apod.) včetně provozních energií (elektřina, vodné, stočné, plyn, paliva) – z dotace nelze hradit zálohy na energie, ale pouze částku z konečného vyúčtování, nejpozději však k 31. prosinci příslušného roku.
Zálohová platba jako taková není bez doložení vyúčtování této zálohy uznatelným nákladem (výdajem) – nemůže být hrazena z dotace.
Opravy a údržba sportovišť
Nezbytná drobná údržba nebo drobné opravy zařízení, údržba sportoviště (antuka, travní semeno, hnojivo, benzin do sekačky, barvy, štětce), jiné provozní spotřební materiály, opravy nářadí a strojů zajišťující provoz.
Osobní výdaje
• Cestovní náklady - jízdné poskytuje subjekt v ceně doložených jízdenek, účastníci akce jsou povinni použít nejhospodárnější způsob dopravy s ohledem na vzdálenost, čas a výběr dopravních prostředků. Cestovní příkaz musí obsahovat veškeré náležitosti, podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Doložení výše jízdného veřejnými dopravními prostředky je nedílnou přílohou cestovního příkazu.
• Doprava – účetní doklady za dopravu musí obsahovat, pro koho byla doprava sjednána (mladší žáci, starší žáci, dorost apod.)
• Ubytování - Doklad za ubytování musí mít náležitosti daňového dokladu a navíc musí obsahovat tyto údaje: počet nocí, cenu za jednu noc, počet osob, popř. jména ubytovaných (nebo se soupiska dodá k faktuře). Na dokladu musí být jako odběratel uveden název nebo jméno subjektu.
• Stravování, reprezentativní pohoštění – nelze hradit z dotace (ani v případě soustředění apod.)
• Alkohol – není uznatelný náklad – nelze zahrnout do vyúčtování!
• Startovné - účastnický poplatek do soutěží a turnajů včetně registračních poplatků doložený účetním dokladem dokládajícím úhradu (výdajový doklad nebo bankovní výpis). Z účetního dokladu musí být zřejmé, za koho byl účastnický poplatek či startovné hrazeno (startovné starší žáci apod.). V případě startovného v cizí měně bude také doložen kurz ČNB ze dne úhrady.
• Odměny rozhodčí, zdravotník, pořadatelská služba – musí být doložen doklad, ze kterého vyplývá výše sazby za danou odměnu (např. směrnice). Výplatnice těchto odměn musí vždy obsahovat název akce (zápasu, turnaje), datum konání, podpis zodpovědného zástupce subjektu a dále u jednotlivých příjemců odměny jméno a příjmení, adresu bydliště, druh odměny (za jakou činnost), výši odměny a podpis (v případě výplaty v hotovosti). Dále musí být doložen výdajový pokladní doklad a v případě bezhotovostní úhrady bankovní výpis.
Odměna trenérům, asistentům a vedoucím družstev pouze dětských
a mládežnických kategorií
• Dotaci nelze použít na mzdy a odměny pracovníků nebo funkcionářů příjemce či příjemce samotného.
• Výdaje za trenéry
Varianta 1 - výdaje na základě pracovní smlouvy nebo dohody uzavřené s trenéry (asistenty nebo vedoucími družstev) pouze dětských a mládežnických kategorií – z dotace mohou být hrazeny pouze do výše limitů daných dotačním programem.
K vyúčtování se dokládá:
a) pracovní smlouva nebo dohoda, která musí být uzavřena v souladu s platnými právními předpisy a musí obsahovat všechny povinné náležitosti vč. pracovní náplně, rozsahu činnosti (tzn. úvazek či počet hodin za měsíc, rok apod.) a mzdové sazby;
b) mzdové výdaje – musí být doloženy vhodnou formou (např. mzdové listy, výplatní pásky, výkazy práce) – dokumenty musí obsahovat informace umožňující řádné provedení kontroly výše osobních výdajů (vč. počtu odpracovaných hodin);
c) doklad o úhradě (bankovní výpis, výdajový pokladní doklad).
Varianta 2 - výdaje na základě smlouvy s OSVČ uzavřené na trenérskou činnost pouze dětských a mládežnických kategorií – z dotace mohou být hrazeny pouze do výše limitů daných dotačním programem.
K vyúčtování se dokládá:
a) smlouva uzavřená s OSVČ na trenérskou činnost, která musí být uzavřeny v souladu s platnými právními předpisy a musí obsahovat všechny povinné náležitosti vč. obsahu a rozsahu poskytovaných služeb a způsobu jejich fakturace;
b) dodavatelské faktury – musí obsahovat informace umožňující řádné provedení kontroly výše výdajů (vč. počtu odpracovaných hodin) – např. výkaz práce;
c) doklad o úhradě (bankovní výpis, výdajový pokladní doklad).
Neuznatelné náklady – nelze hradit z dotace
• pořízení dlouhodobého a krátkodobého finančního majetku,
• úroky, penále, pokuty a jiné sankce,
• opatření pro možné budoucí ztráty nebo dluhy,
• nákupy pozemků nebo budov,
• ztráty z devizových kurzů,
• reprezentativní pohoštění,
• nájemné s následnou koupí (leasing),
• cestovné nad rámec úpravy v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, pro zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 tohoto právního předpisu,
• další náklady dle vyhlášeného dotačního programu.
• termín vyúčtování je uveden striktně ve smlouvě! - pokud není dodržen, ze smlouvy vyplývá % odvod za porušení rozpočtové kázně – nutné hlídat!
• vyúčtování lze předběžně zkonzultovat a zkontrolovat, popřípadě vyjasnit či upřesnit nesrovnalosti - na MÚ - 3. patro, dveře 301 - Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx. Konzultaci si předem domluvte, možno kdykoliv během roku, s výjimkou měsíce ledna, kdy probíhají předběžné kontroly většiny vyúčtování.
• kontakt na Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx - tel: 000 000 000, 000 000 000 popřípadě e-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx