Výzva k podání nabídky na uzavření smlouvy o dílo a licenční smlouvy na „Zpracování studie proveditelnosti Digitálního archivu Univerzity Karlovy“ příloha č. 1 – Závazný vzor Smlouvy

Výzva k podání nabídky na uzavření smlouvy o dílo a licenční smlouvy na „Zpracování studie proveditelnosti Digitálního archivu Univerzity Karlovy“

příloha č. 1 – Závazný vzor Smlouvy

Univerzita Karlova v Praze

se sídlem: Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1

DIČ: CZ00216208

IČO: 00216208

bankovní spojení: Komerční banka, a.s., Na Xxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0

číslo účtu: 84735011/0100

zastoupena: Ing. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx, kvestorkou

(dále jen “Objednatel”)

a

………………………..

se sídlem …………………………..

IČO:

DIČ: ……………………

bankovní spojení: …………..

číslo účtu: …………………….

(dále jen “Zhotovitel”)

uzavírají tuto

smlouvu o dílo dle ustanovení § 2586 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku (dále „občanský zákoník“)

a

a smlouvu licenční dle ustanovení § 61 zákona č. 121/2000 Sb., autorského zákona, v platném znění, a ustanovení § 2358 a násl. občanského zákoníku

(dále jen „Smlouva“)

I.

Předmět Smlouvy

1. Zhotovitel se zavazuje komplexně, řádně a včas zhotovit pro Objednatele a předat Objednateli dokumentaci „Studie proveditelnosti Digitálního archivu Univerzity Karlovy“ (dále jen „Studie“) v rozsahu dle Výzvy k zadání veřejné zakázky, na jejímž základě byla tato Smlouva uzavřena (dále jen „veřejná zakázka“), a přílohy č. 1 této Smlouvy.

2. Předmětem této Smlouvy je dále úprava práv a povinností smluvních stran dle zákona č. 121/2000 Sb., autorského zákona, v platném znění, a občanského zákoníku k dílu vytvořenému Zhotovitelem pro Objednatele dle konkrétních požadavků Objednatele na základě této Smlouvy (dále jen „dílo“).

II.

Spolupráce Objednatele a Zhotovitele

1. Objednatel se zavazuje, že po dobu zpracování díla bude se Xxxxxxxxxxxx v nezbytné míře spolupracovat, a to zejména při předávání podkladů na vyžádání ze strany Xxxxxxxxxxx. Objednatel bude Zhotovitele neprodleně informovat o všech náležitostech týkajících se předmětu Smlouvy.

2. Zhotovitel je povinen zajistit, aby se na předmětu plnění dle této Xxxxxxx podíleli především pracovníci, kterými prokázal splnění technických kvalifikačních předpokladů v zadávacím řízení veřejné zakázky. Jde jmenovitě o následující členy týmu:

Vedoucí týmu – IT analytik: (doplní Zhotovitel)

Business analytik pro oblast digitální archivace: (doplní Zhotovitel)

3. Změnu ve složení týmu je Zhotovitel oprávněn provést jen po vzájemné písemné dohodě obou stran a po přechozím doložení kvalifikace nového pracovníka týmu.

III.

Doba, místo a způsob plnění

1. Zhotovitel se zavazuje dodat předmět této Smlouvy dle článku I. této Smlouvy Objednateli do uplynutí dvou měsíců ode dne nabytí platnosti této Smlouvy.

2. Místem plnění je Rektorát Univerzity Karlovy v Praze, Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1.

3. Studie bude zpracována formou tištěné prezentace ve formátu A4 ve třech vyhotoveních. Dále formou digitální ve formátech pdf, doc a xls, součástí každé tištěné verze bude též dokumentace v elektronické podobě na flash disku nebo CD či DVD nosiči.

IV.

Cena díla a platební podmínky

1. Objednatel se zavazuje zaplatit Xxxxxxxxxxx za vytvoření díla a za udělení výhradní licence k užití díla cenu stanovenou na základě nabídky Zhotovitele ve veřejné zakázce, která činí:

Cena bez DPH …………………,- Kč

DPH ………………….,- Kč

Celková cena ………………….,- Kč

DPH bude účtována v zákonem stanovené výši platné v den uskutečnění zdanitelného plnění.

2. Celková cena díla dle odst. 1. tohoto článku je stanovena jako cena pevná a je cenou maximální a nejvýše přípustnou za celý předmět této Smlouvy vymezený v čl. I. Celková cena díla zahrnuje úplnou odměnu za veškeré práce a náklady nutné ke kvalitnímu provedení díla, včetně přiměřeného zisku Zhotovitele.

3. Platba bude uskutečněna v Kč na účet Zhotovitele uvedený v záhlaví této Smlouvy. Za datum úhrady se v případě bezhotovostní platby pokládá den odepsání celé fakturované částky z účtu Objednatele.

4. Objednatel je povinen zaplatit Zhotoviteli cenu dle této Smlouvy, a to na základě faktury vystavené Zhotovitelem v souladu s odst. 5. až 7. dle tohoto článku Smlouvy. Lhůta splatnosti faktury je 30 dnů od jejího doručení Objednateli na adresu uvedenou v záhlaví této Smlouvy.

5. Faktura musí obsahovat:

• evidenční číslo dokladu,

• název a adresu sídla Objednatele a Zhotovitele,

• xxxxxx a předmět díla,

• číslo Smlouvy a datum jejího uzavření,

• datum vystavení dokladu a datum uskutečnění zdanitelného plnění,

• označení banky a číslo účtu, na který má být zaplaceno,

• jednotkové ceny, základ daně a její výše,

• čísla a data vyhotovení soupisů provedených prací a předávacího protokolu,

• IČO a DIČ Zhotovitele a Objednatele,

• podpis oprávněné osoby.

6. Objednatel zaplatí Zhotoviteli cenu díla bez poskytování záloh. Faktura musí rovněž obsahovat náležitosti daňového dokladu ve smyslu odst. 5. tohoto článku, resp. náležitosti vyplývající z obecně závazných právních předpisů (zejm. z ustanovení § 29 zák. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění, a z ustanovení § 11 odst. 1. zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění). V případě, že faktura nebude mít odpovídající náležitosti a přílohu - soupis skutečně a řádně provedených prací dle odst. 5. tohoto článku, je Objednatel oprávněn zaslat ji ve lhůtě splatnosti zpět Zhotoviteli k doplnění, aniž se tak dostane do prodlení se splatností; lhůta splatnosti počíná běžet znovu ode dne opětovného doručení náležitě doplněné či opravené faktury Objednateli.

7. Faktura obsahující podrobné vyúčtování ceny díla bude vystavena do 5 dnů bezprostředně následujících po dni předání a převzetí díla bez vad a nedodělků či dalších nedostatků Objednatelem, a to na základě písemného předávacího protokolu.

8. Objednatel není povinen převzít dílo obsahující vady a nedodělky. O odmítnutí převzetí díla bude zpracován písemný protokol obsahující seznam vad a nedodělků bránících převzetí díla.

V.

Sankce

1. Pro případ prodlení Xxxxxxxxxxx s předáním díla bez vad a nedodělků je Objednatel oprávněn po Zhotoviteli požadovat smluvní pokutu ve výši 500,- Kč za každý, byť jen započatý, den prodlení. Objednatel může požadovat smluvní pokutu bez zřetele k tomu, zda mu porušením tvrzené povinnosti vznikla škoda.

2. Zhotovitel je oprávněn v případě prodlení Objednatele se zaplacením ceny za dílo požadovat po Objednateli smluvní úrok z prodlení ve výši 0,05% z ceny díla za každý i započatý den prodlení.

VI.

Poskytnutí licence

1. Zhotovitel prohlašuje, že je oprávněn udělit Objednateli a jeho právním nástupcům výhradní, neodvolatelné a neomezené právo užít dílo vyhotovené podle této Smlouvy, a to bez teritoriálního omezení, a současně tímto Objednateli a jeho právním nástupcům takové právo užít dílo uděluje, a to na dobu trvání autorských práv.

2. Zhotovitel prohlašuje, že je oprávněn udělit Objednateli a jeho právním nástupcům právo pozměnit a zasáhnout do díla podle této Smlouvy, včetně vytváření děl z něj odvozených a začleňování díla do děl souborných, a současně tímto Objednateli a jeho právním nástupcům takové právo pozměnit a zasáhnout do díla uděluje.

3. Ujednání podle odst. 1. a 2. tohoto článku se vztahují rovněž na užití díla pro výběr zhotovitele technologického projektu Digitálního archivu Univerzity Karlovy podle zákona č. 137/2006 Sb., zákon o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen „zákon o veřejných zakázkách“), včetně zpřístupnění díla všem zájemcům, účastníkům takového výběru a veřejnosti.

4. Zhotovitel výslovně souhlasí, že osoba(y) vybraná(é) Objednatelem podle zákona o veřejných zakázkách je oprávněna při realizaci Digitálního archivu Univerzity Karlovy použít jednotlivá dílčí tvůrčí řešení díla.

5. Zhotovitel prohlašuje, že je oprávněn udělit Objednateli a jeho právním nástupcům právo převést na jinou osobu práva udělená nabyvateli dle odst. 1. až 4. tohoto článku. Zhotovitel tímto současně Objednateli a jeho právním nástupcům uděluje takové právo převést na jinou osobu práva udělená nabyvateli dle odst. 1. až 4. tohoto článku.

6. Objednatel není povinen poskytnutá práva (licenci) využít.

7. Právo pozměnit a zasáhnout do díla podle této Xxxxxxx nezakládá nárok Objednatele ani jeho právních nástupců na proplacení jakýchkoli nákladů, které jim vzniknou v důsledku pozměnění a zásahů do díla bez účasti Xxxxxxxxxxx. Zhotovitel neodpovídá ani za škody vzniklé pozměněním nebo zasažením do díla bez jeho účasti.

VII.

Závěrečná ustanovení

1. Právní vztahy touto Smlouvou zvlášť neupravené se řídí právním řádem ČR, zejména zákonem č. 121/2000 Sb., autorským zákonem, v platném znění, a občanským zákoníkem.

2. Tato Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami, přičemž platí datum posledního podpisu.

3. Tato Smlouva je vyhotovena ve třech stejnopisech s platností originálu, z nichž Zhotovitel obdrží jeden stejnopis a Objednatel dva stejnopisy.

4. Smluvní strany se zavazují zdržet se po dobu účinnosti této Smlouvy jakéhokoliv jednání, které by mohlo poškodit dobrou pověst nebo dobré jméno druhé smluvní strany.

5. Tato Smlouva může být měněna nebo doplňována pouze písemně vzestupně číslovanými dodatky a se souhlasem obou smluvních stran.

V…………dne…… ..2016 V Praze dne .............. 2016

………………………………………. …………………………………………

(Zhotovitel) (Objednatel)

Univerzita Karlova v Praze Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx

kvestorka

Přílohy k této Smlouvě:

Č. 1. Obsah studie a požadovaná úroveň zpracování

Obsah studie a požadovaná úroveň zpracování

Studie proveditelnosti stanoví varianty technického řešení. Její součástí bude porovnání variant, odhad finanční náročnosti vybraných variant v oblasti investiční a provozní, odhad potřebných personálních nároků a přehled prostorových nároků (souhrn požadavků na jednotlivá pracoviště Digitálního archivu UK). Studie bude také obsahovat analýzu právních, finančních, technických a dalších rizik v oblasti realizovatelnosti projektu. Součástí studie bude i porovnání variant vybudování vlastního digitálního archivu s variantou ukládání v Národním digitálním archivu či v jiném archivu oprávněném k ukládání archiválií v digitální podobě, s jehož zřizovatelem by UK uzavřela dohodu. Součástí porovnání těchto variant bude i porovnání užitné hodnoty v oblasti správy a přístupu k digitálním archiváliím a digitalizátům.

Zhotovitel bude při zpracování studie vycházet ze zadávací dokumentace (zejména její Přílohy č. 4), přičemž v průběhu přípravy studie ověří a podrobí kritice údaje a ideové cíle zpracované zadavatelem v rámci přípravy zadávací dokumentace. Dále bude vycházet z informací sdělených v průběhu realizace veřejné zakázky na schůzkách mezi zástupci Objednatele a Zhotovitele a informací o situaci Objednatele, které zjistí vlastním šetřením. Xxxxxxxxxx provede analýzu příslušné legislativy a dalších věcně příslušných předpisů a zhodnotí jejich dopad na realizovatelnost projektu. Při zpracování této analýzy bude brát zřetel na připravované normy a novelizace. Sporné body ověří vlastním jednáním s dotčenými orgány (zejména Národním archivem a Odborem archivní správy a spisové služby MV ČR).

Doporučená struktura studie

1. Úvod

2. Cíle projektu

2.1. Shrnutí požadavků Zadavatele

2.2. Realizovatelnost požadavků Zadavatele

2.3. Redefinice cílů

3. Výchozí stav

3.1. Legislativní podmínky pro digitální archivaci

3.2. Institucionální připravenost Zadavatele (včetně organizační, personální a finanční připravenosti)

3.3. Současný stav správy digitálních dokumentů Zadavatele a očekávaný vývoj (zdroje dat, jejich podoba, potřeba archivace jednotlivých typů dat, úroveň jejich administrace a uložení, včetně existujících rizik v těchto oblastech)

4. Legislativní varianty digitální archivace

4.1. Uložení v Národním archivu

4.2. Uložení v jiném archivu oprávněném k ukládání archiválií v digitální podobě na základě smlouvy

4.3. Vlastní Digitální archiv UK

4.4. Porovnání jednotlivých variant z hlediska přínosů, nároků a rizik (včetně finančních, organizačních a personálních nároků a přínosů v oblasti správy a přístupu k digitálním archiváliím a digitalizátům)

5. Možné varianty technického řešení Digitálního archivu UK (porovnání dostupných technických řešení z hlediska realizovatelnosti, dlouhodobé udržitelnosti, splnění funkčních požadavků Zadavatele a možnosti změny dodavatelů, technologií a způsobu uložení)

5.1. Archivní portál (možné varianty řešení, včetně možností integrace existujících řešení a rozhraní na potřebné systémy)

5.2. Systém pro dlouhodobou archivaci digitálních dat (LTP systém) (srovnání dostupných technických řešení včetně varianty vlastního zakázkového vývoje, srovnání komerčních a open-source řešení)

5.3. Archivní úložiště (porovnání dostupných technických řešení, včetně specifikace nároků na umístění a analýzy možností Zadavatele)

6. Personální nároky a management Digitálního archivu UK s ohledem na možné varianty řešení

6.1. Management a personální nároky v období realizace projektu vybudování Digitálního archivu UK

6.2. Management a personální nároky provozu Digitálního archivu UK

7. Finanční nároky

7.1. Finanční náročnost jednotlivých variant projektu vybudování Digitálního archivu UK

7.1.1. Možnosti financování (analýza možnosti financování ze zdrojů mimo rozpočet UK)

7.2. Finanční náročnost provozu Digitálního archivu UK

8. Možnosti splnění legislativních a normativních nároků

8.1. Splnění povinných požadavků vyplývajících z české legislativy, návazných norem a povinných standardů

8.2. Možnosti splnění nároků vyplývajících z dalších norem v oblasti dlouhodobé digitální archivace (včetně ČSN ISO 14721 (319620) - Systémy pro přenos dat a informací z kosmického prostoru - Otevřený archivační informační systém - Referenční model a ČSN ISO 16363 (319621) - Systémy pro přenos dat a informací z kosmického prostoru - Audit a certifikace důvěryhodných digitálních úložišť)

9. Harmonogram projektu se zohledněním jednotlivých navržených variant technického řešení, možností financování a očekávaných personálních nároků

10. Shrnutí požadavků na udržitelnost projektu

11. Rizika projektu (včetně doporučení k eliminaci xxxxx)

11.1. Rizika vyplývající z legislativy a požadavků veřejné správy (včetně realizovatelnosti veřejných zakázek, očekávaných novelizací právních předpisů a komunikace se státními úřady, splnění očekávaných nároků na audity a certifikace)

11.2. Technická rizika (spojená s navrhovanými technologiemi pro správu a ukládání dat, dlouhodobou dostupností technologií a životností navržených standardů)

11.3. Finanční rizika (způsob financování, plánovatelnost finančních nároků, proměny cen technologií a služeb, včetně financování provozu)

11.4. Personální rizika (dostupnost potřebných odborníků, včetně potřeby ve fázi provozu)

11.5. Provozně organizační rizika (vyplývající z organizační struktury Zadavatele a jejích možných proměn)

12. Závěrečné shrnutí (včetně porovnání hlavních variant)

8