Frekr - Smluvní podmínky

Frekr - Smluvní podmínky

(platné od 1.3.2022)

společnosti Xxxxx.xx s.r.o., IČ 07981457, se sídlem Antala Xxxxxx 1859/34, Krč, 140 00 Praha 4, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C 310988 (dále jen „Smluvní podmínky“).

1. Definice pojmů

1. Poskytovatel služeb je společnost Xxxxx.xx s.r.o., IČ 07981457, se sídlem Xxxxxx Xxxxxx 1859/34, Krč, 140 00 Praha 4, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C 310988 (dále jen

„Poskytovatel“).

2. Objednatel je fyzická či právnická osoba, která pomocí určeného administrátora (dále jen „Administrátor“) provede prostřednictvím elektronické objednávky registraci na webu služby Frekr a odsouhlasí tyto Smluvní podmínky (dále jen „Objednatel“).

3. Registrací na webu služby Frekr a odsouhlasením těchto Smluvních podmínek vznikne Objednateli Účet společnosti (dále jen „Účet společnosti“). Aplikace je rozhraní pro práci se systémem Poskytovatele dostupná na webu služby Frekr, nebo mobilní aplikace Frekr (dále jen „Aplikace“). Uživatelem se rozumí osoba, která na základě smluvního nebo obdobného vztahu vykonává pracovní či obdobnou činnost pro Objednatele (dále jen „Uživatel“) a náleží tak k Účtu společnosti.

2. Úvodní ustanovení

1. Tyto Smluvní podmínky upravují právní vztahy mezi Poskytovatelem a Objednatelem při poskytování služeb na základě elektronické objednávky učiněné na webových stránkách služby Frekr.

2. Elektronická objednávka je určena výhradně pro Objednatele, kteří nejsou spotřebiteli ve smyslu § 419 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, a ve smyslu § 2 odst. 1 písm. a) zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, ve znění pozdějších předpisů.

3. Předmět smlouvy

1. Poskytovatel se zavazuje poskytovat Objednateli službu evidence docházky a práce, tj. službu uvedenou v objednávce zadané prostřednictvím objednávkového formuláře elektronické objednávky (dále jen „Služba“).

2. Služba je poskytována formou SaaS (Software as a Service - Software jako služba) na infrastruktuře ve správě Poskytovatele. Účet společnosti je spravován prostřednictvím Administrátora (případně prostřednictvím více Administrátorů), který je oprávněn přidávat a odebírat Uživatele Účtu společnosti. Účty jednotlivých Uživatelů jsou vytvořeny buď s možností přístupu Uživatele k Účtu společnosti (v případě, že Administrátor vytvoří účet Uživatele a zadá emailovou adresu Uživatele) nebo bez možnosti přístupu k Účtu společnosti (v případě, že Administrátor vytvoří účet Zaměstnance bez

uvedení emailové adresy Uživatele). Přístup k Účtu společnosti může být Uživateli kdykoli přidán zadáním e-mailové adresy, nebo odebrán, a to deaktivací účtu v Aplikaci.

3. Objednatel se zavazuje zaplatit za poskytování Služby dohodnutou cenu, a to vše za podmínek stanovených těmito Smluvními podmínkami.

4. Objednání Služby a uzavření smlouvy

1. Objednáním služby se rozumí registrace Objednatele na základě elektronické objednávky zadané prostřednictvím objednávkového formuláře, jakož i jakékoliv dobití kreditu (předplacení Služby) Objednatelem.

2. Pro platné zadání elektronické objednávky při registraci Objednatele je nutné vyplnění veškerých předepsaných údajů a náležitostí uvedených v objednávkovém formuláři. Pro aktivaci Účtu společnosti a první dobití kreditu vyplní Objednatel fakturační údaje.

3. Před konečným a závazným potvrzením objednávky má Uživatel možnost celou objednávku a zadané údaje zkontrolovat a opravit.

4. Pokud s podobou objednávky Objednatel souhlasí, jejím potvrzením bude objednávka s konečnou platností odeslána ke zpracování. Při potvrzení objednávky Objednatel potvrzuje souhlas s těmito Smluvními podmínkami a výši ceny objednané Služby.

5. Poskytovatel zasílá na e-mailovou adresu uvedenou v objednávce e-mail s potvrzením registrace a že tímto objednávku obdržel.

6. Jakmile Objednatel obdrží od Poskytovatele e-mail s potvrzením objednávky, je nabídka k objednané Službě závazná. Objednávka je návrhem smlouvy, kdy samotná smlouva je uzavřena akceptací objednávky ze strany Poskytovatele zaslanou Uživateli e-mailem. Poskytovatel je povinen tuto akceptaci odeslat Uživateli bez zbytečného odkladu po obdržení objednávky a jejím posouzení. Od akceptace objednávky vznikají mezi Uživatelem a Poskytovatelem vzájemná práva a povinnosti, jež jsou vymezeny smlouvou a těmito Smluvními podmínkami, které jsou nedílnou součástí smlouvy.

7. Uzavřená smlouva je Poskytovatelem archivována v elektronické formě a není přístupná třetím osobám. Informace o jednotlivých technických krocích vedoucích k uzavření smlouvy jsou patrné z těchto Smluvních podmínek, kde je tento proces popsán.

5. Cena a platební podmínky, kredit

1. Cena poskytování Služby je stanovena dle platného ceníku, který je obsažen v Aplikaci a tvoří součást uzavřené smlouvy (dále jen „Ceník“).

2. Poskytovatel si vyhrazuje možnost jednostranné změny Ceníku. Změnu Ceníku oznámí Poskytovatel Uživateli nejméně 30 dnů před její účinností.

3. Za podmínek stanovených v Ceníku umožňuje Poskytovatel Objednateli využívat Účet společnosti za daných podmínek zdarma.

4. Platbu za Službu uskutečňuje Objednatel prostřednictvím předplaceného kreditu. Objednatel dobíjí kredit, ze které je měsíčně čerpána částka dle ceníku.

5. Poskytovatel umožňuje Uživateli využívat Službu i při poklesu kreditu do záporu. Uživatel se zavazuje, že i v případě ukončení používání Služby, doplatí Poskytovateli přečerpaný kredit v plné výši.

6. Poskytovatel si vyhrazuje právo pozastavit poskytování Služby Uživateli, kterému klesl kredit do záporné hodnoty.

7. Poskytovatel se zavazuje informovat emailem Uživatele o poklesu kreditu do záporu.

8. Minimální výše dobíjené částky kreditu je 100 Kč, přičemž 1 Kč se rovná jedné kreditní jednotce. Pokud Objednatel dobije kredit částkou menší než 100 Kč, vyhrazuje si Poskytovatel právo udělit Objednateli pokutu ve výši 100 kreditních jednotek za každé takové dobití. Uživatel je povinen i v takovém případě doplatit případný vyčerpaný kredit.

9. Kredit není možné vyplatit. Dobitý kredit musí být vyčerpán za Službu Poskytovatele.

10. Poskytovatel umožňuje převedení kreditu na jiného Uživatele.

6. Garance dostupnosti (SLA), odstávky

1. Poskytovatel garantuje Objednateli dostupnost Služby 99,60%.

2. Poskytovatel si vyhrazuje právo na odstávky Služby z důvodu údržby technologického zařízení.

3. Poskytovatel neručí za výpadky Služby způsobené vyšší mocí nebo třetí stranou a v případech, kdy výpadek Služby vznikne bez zavinění na straně Poskytovatele.

4. Povinnost Poskytovatele k náhradě škody Objednateli je omezena max. do výše poplatků uhrazených Uživatelem za Službu za poslední 3 měsíce jejího poskytování.

7. Další práva a povinnosti Poskytovatele a Objednatele

1. Poskytovatel má právo omezit nebo ukončit poskytování Služby v případě, že ji Objednatel užívá v rozporu s platnými zákony, těmito Smluvními podmínkami nebo pokyny Poskytovatele. Omezení či ukončení Služby bude Poskytovatelem oznámeno prostřednictvím emailu.

2. Poskytovatel je povinen zabezpečit své systémy proti zneužití a aktivně zamezovat případným pokusům o zneužití jeho infrastruktury.

3. Objednateli jemuž bude ukončeno poskytování Služby dle bodu 7.1. nemá právo na vrácení kreditu a tento kredit bude použit jako smluvní pokuta za porušení těchto Smluvních podmínek.

4. Objednatel je oprávněn data zálohovat/exportovat pomocí funkcí v Aplikaci.

5. Poskytovatel provádí pravidelné zálohování dat za účelem minimalizace ztráty dat, ale neodpovídá Objednateli za poškození či ztrátu dat uložených v Aplikaci, a to i v případě, kdy k poškození či ztrátě dojde zaviněním Poskytovatele. Uživatel je povinen si data ukládat i jiným způsobem například exportem z Aplikace.

8. Osobní údaje

1. Poskytovatel postupuje při zpracování osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 (dále jen

„GDPR“) a zákonem č. 110/2019, o zpracování osobních údajů. Informace o zásadách a postupech při zpracování osobních údajů jsou uvedeny v Zásadách ochrany osobních údajů, která jsou zveřejněna na stránkách služby Frekr (dále jen „Zásady ochrany osobních údajů“).

2. Poskytovatel poskytuje Objednateli prostor pro uložení dat Objednatele prostřednictvím Aplikace, Objednatel bere na vědomí, že ve vztahu k osobním údajům, které uloží na službu Poskytovatele, vystupuje Objednatel v pozici správce osobních údajů a Poskytovatel v pozici zpracovatele osobních údajů.

3. Smlouva o zpracování osobních údajů. Uzavřením Smlouvy dochází též k uzavření Smlouvy o zpracování osobních údajů dle GDPR s následujícím obsahem:

i. Předmětem zpracování jsou osobní údaje, které Objednatel uloží na servery Poskytovatele, příp. u poskytovatele Xxxxxxxxxx služeb, dle pravidel obsažených v těchto Smluvních podmínkách.

ii. Poskytovatel zpracovává osobní údaje po dobu trvání Smlouvy.

iii. Účelem zpracování je plnění povinností dle Smlouvy, zejména poskytování prostoru pro účely uložení dat Objednatele prostřednictvím Aplikace.

iv. Typy zpracovávaných osobních údajů jsou zejména: jméno, příjmení, události, příchody a odchody, GPS pozice uložená u události, případně další volitelné údaje uživatelů.

v. Kategorie subjektů údajů, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány jsou Uživatelé Účtu společnosti Objednatele kteří jsou s Objednatelem ve smluvním vztahu.

vi. Poskytovatele jako zpracovatele osobních údajů se zavazuje:

1. zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Objednatele

2. zajistitit závazek mlčenlivosti pověřených pracovníků Poskytovatele, kteří se dostanou do kontaktu s osobními údaji

3. provést vhodná technická a organizační zabezpečení, aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku. Technické zabezpečení dat je popsáno v Pravidlech ochrany osobních údajů

4. zohlednit povahu zpracování a být Objednateli nápomocen prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření při plnění povinnosti Objednatele reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů

5. být Objednateli nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi GDPR (Zabezpečení osobních údajů), a to při zohlednění povahy zpracování informací, jež má Poskytovatel k dispozici

6. bez zbytečného odkladu ohlásit Objednateli případy porušení zabezpečení osobních údajů

7. poskytnout Objednateli veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny výše uvedené povinnosti

8. Objednatel dává souhlas k tomu, aby Poskytovatel zapojil do zpracování osobních údajů, které Objednatel uloží na servery Poskytovatele nebo cloudu, další zpracovatele. Poskytovatel se zavazuje informovat Objednatele o změnách týkajících se zpracovatelů a poskytnout Objednateli možnost vyslovit námitky. Seznam zpracovatelů je uveden v Zásadách ochrany osobních údajů.

9. Závěrečná ustanovení

1. Tyto Smluvní podmínky jsou zobrazeny na webových stránkách služby Frekr a je tak umožněna jejich archivace a reprodukce Objednatelem.

2. Poskytovatel prohlašuje, že ke dni vydání těchto Smluvních podmínek není plátcem DPH.

3. Uživatel souhlasí se zasíláním informací souvisejících se zbožím, službami nebo podnikem Poskytovatele na elektronickou adresu Uživatele a dále souhlasí se zasíláním obchodních sdělení Poskytovatele na elektronickou adresu Uživatele.

4. Uživateli může být doručováno na adresu elektronické pošty uvedenou v elektronické objednávce.

5. Je-li některé ustanovení Smluvních podmínek neplatné nebo neúčinné, nebo se takovým stane, namísto neplatných ustanovení nastoupí ustanovení, jehož smysl se neplatnému ustanovení co nejvíce přibližuje. Neplatností nebo neúčinností jednoho ustanovení není dotknutá platnost ostatních ustanovení.

6. Veškeré smluvní vztahy mezi Poskytovatelem a Uživatelem jsou uzavřeny v souladu s právním řádem České republiky.

7. Smluvní podmínky platí v tom rozsahu a znění, které je uvedeno v elektronické objednávce v den jejího odeslání. Odesláním elektronické objednávky stvrzuje Uživatel Poskytovateli, že se s těmito Smluvními podmínkami seznámil, a že s nimi souhlasí.

8. Poskytovatel je oprávněn jednostranně změnit Smluvní podmínky a Ceník, měnit podmínky poskytování Služby či její poskytování ukončit. Změny Poskytovatel oznámí Uživateli nejméně 30 dnů před jejich účinností. Uživateli, který se změnami projeví nesouhlas, nebude umožněno dobíjení kreditu a Služba mu bude poskytována dle původních Smluvních podmínek a za původní cenu až do vyčerpání kreditu nebo ukončení provozu služby.

9. Tyto Smluvní podmínky jsou účinné od 1. 2. 2022.