Předávání originálů zákaznických smluv
Předávání originálů zákaznických smluv
Originály zákaznických smluv může do TMCZ předávat dealer i subdealer a to na adrese: T-Mobile Czech Republic a.s., Xxxxxxxxx 0000/0, 000 00 Xxxxx 0.
Termín pro předání originálu zákaznické smlouvy na Xerox, je poslední pracovní den následujícího měsíce od data aktivace / migrace / prolongace / výměny SIM karty.
Způsoby předání
▪ Osobní předání
Dealer se minimálně den předem objedná na čísle 603 602 853 a domluví si datum a čas předání v TMCZ + ohlásí přesný počet smluv.
Lhůty kontrol:
1 – 100 smluv (1 smlouva = 1 řádek v přehledu): kontrola bude provedena na počkání a dealer obdrží potvrzený seznam
101 – 500 smluv: kontrola bude provedena do 3 pracovních dnů a potvrzený seznam bude odeslán e-mailem na adresu dealera uvedenou na titulní straně
501 a více smluv: kontrola bude provedena do 5 pracovních dnů a potvrzený seznam bude odeslán e-mailem na adresu dealera uvedenou na titulní straně
▪ Korespondenční předání
Lhůty kontrol:
1 – 1 000 smluv (1 smlouva = 1 řádek v přehledu): kontrola bude provedena do 24 hodin a potvrzený seznam bude odeslán e-mailem na adresu dealera uvedenou na titulní straně
1 001 – 2 000 smluv: kontrola bude provedena do 3 pracovních dnů a potvrzený seznam bude odeslán e-mailem na adresu dealera uvedenou na titulní straně
2 001 – 5 000 smluv: kontrola bude provedena do 5 pracovních dnů a potvrzený seznam bude odeslán e-mailem na adresu dealera uvedenou na titulní straně
5 001 a více smluv: kontrola bude provedena dle možností (max.1 000 smluv / za 1 den) a potvrzený seznam bude odeslán e-mailem na adresu dealera uvedenou na titulní straně
Postupy
1) Zasílání seznamů
▪ Zásilka musí být vlevo nahoře označena „dealer – kontrola“ (u obálek, které nebudou takto označeny, nebude kontrola a potvrzení seznamu provedeno).
▪ Dodržujte správný způsob zapisování smluv do průvodních seznamů: průvodní seznam je rozdělen na několik částí dle
typu dokumentu (Objednávka služeb, Dodatek k účastnické smlouvě, Dohoda o převodu účastnické smlouvy a ostatní), při zapisování je nutné dodržovat toto rozdělení a jednotlivé dokumenty zapisovat do tabulky dle uvedených typů.
▪ Dokumenty musí být seřazeny podle titulního listu (přehledu), nejprve první strana objednávky, poté druhá strana
objednávky a nakonec okopírované identifikační doklady.
▪ Při korespondenčním i osobním předání musí každá zásilka obsahovat titulní list/y (=seznam smluv) umístěný jako 1. list zásilky.
▪ Obsah zásilky musí být setříděn podle titulního listu – pořadí dokumentů = poradí v před. Protokolu.
▪ V šabloně jsou poznámky dvě, jedna slouží výhradně pro Xerox a druhá pro vás. Pokud předáváte originály smluv za více prodejen či subdealerů, můžete poznámku využít na zápis prodejních kódů.
▪ Řádky v titulním listu je možné libovolně přidávat, či mazat - aktuálně dle počtu smluv (vzor tabulky je pouze pro vaši představu).
▪ Dodržet typ písma Arial, minimálně velikost 12.
▪ Uvádět e-mailovou adresu v čitelném formátu (strojově, nebo velkými tiskacími písmeny).
▪ Uvádět celkový počet zasílaných dokumentů.
▪ Dohody o převodu uvádět pod Objednávky služeb.
▪ Tel. číslo 000 000 000 slouží jen k domluvení osobního předání, dotazy ohledně postupů při aktivacích se i nadále řeší jen na dealerské infolince, tel. číslo 000 000 000.
▪ Předávací protokol je nutné navíc zasílat i v elektronické podobě (soubor Vzor dealer kontroly.xls) na adresu
XxxxxXxx@x-xxxxxx.xx, do názvu mailu prosím uveďte „Dealer kontroly + dealerský kód, např. ABCD000“.
▪ Aktuální formulář Předávací protokol najdete na dealerských stránkách. (datum odeslání = datum odeslání zásilky do TMCZ).
▪ Pokud odesílá subdealer smlouvy svému dealerovi, doplní datum až přímý dealer.
▪ Předávací protokol v el. podobě zasílejte ve stejný den, kdy odešlete nebo osobně předáte smlouvy do TMCZ
a necháte si potvrdit Předávací protokol.
▪ Soubor je nutné zaheslovat!
▪ Postup při zaheslování:
Při ukládání souboru zvolit Save as a dále v okně vpravo nahoře Tools.
–
Vybrat General Options.
Do pole Password to open zadat heslo. Heslo, prosím, zadávejte ve tvaru dealerský kód (pouze prvních 5 písmen z kódu např. z ABCDE.001.001 - pouze ABCDE) + 3 nuly, tzn. např. ABCDE000.
Po zadání hesla a potvrzení kliknutím na pole OK, zadejte heslo znovu pro potvrzení.
Soubor uložíte kliknutím na Save. Takto uložený soubor bez patřičného hesla nikdo neotevře.
Nezapomínejte do názvu souboru (v poli File name) zadat váš deal. kód (např. ABCDE.xls), abychom věděli, pod jaký deal. kód patříte a se souborem se dalo pracovat.
Kvůli elektronickému předávacímu protokolu bude možné snadněji dohledat sporné smlouvy, aniž bychom vás obtěžovali.
2) Potvrzení o převzetí zasílané prodejcům
▪ Potvrzený seznam bude zaslán dealerovi nejpozději 10. pracovní den od převzetí / doručení.
▪ Často nelze doručit potvrzení o převzetí na adresy s doménou xxxxxx.xx – prosíme o kontrolu funkčnosti e-mailových adres, případně navýšení kapacity schránky.
▪ Pokud vaše zásilka obsahuje více titulních listů, posíláme vám mail s jednou vícestrannou přílohou, kterou doporučujeme
otevřít v programu Imaging, kde máte možnost listovat v naskenovaném dokumentu pomocí šipky vpravo nahoře.
▪ Pokud budou zjištěny nesrovnalosti v zásilkách – obsah versus titulní list, budou řešeny takto:
▪ Dokument je uveden v seznamu, ale chybí fyzicky → TMCZ ho přeškrtne v seznamu a do pole poznámka dopíše
„CHYBÍ“. Dealer je povinen dodat originál v následující zásilce.
▪ Dokument je v zásilce fyzicky, ale chybí na seznamu → TMCZ ho doplní do seznamu a uvede tuto skutečnost v poznámce.
▪ Zákaznická data jsou v pořádku na seznamu, ale na dokumentu chybí, nebo jsou chybná → TMCZ vyznačí opravu
v seznamu a tuto skutečnost uvede do poznámky.
▪ Zákaznická data jsou v pořádku na dokumentu, ale v seznamu jsou uvedena chybně → TMCZ opraví v seznamu a uvede tuto skutečnost do poznámky.
▪ Dokument není úplný → skutečnost bude uvedena v poznámce. Dealer je povinen dodat chybějící originál v následující
zásilce.
▪ Zpracovaný seznam TMCZ naskenuje a obrázek odešle jako přílohu e-mailu dealerovi. Seznam bude navíc obsahovat přehled chybovosti dané zásilky – tzn. nesrovnalosti popsané výše (body a – e) a počet nesetříděných originálů v zásilce. Potvrzení o převzetí si dealer uschová pro pozdější doložení ve sporných případech. Třetí originál (první zůstane
zákazníkovi, druhý předává dealer do TMCZ) je povinen dealer uchovat ještě následujících 10 měsíců od data aktivace/migrace/prolongace.
3) Údaje uváděné na titulním listu
▪ Celkem dokumentů: uvádět celkový počet předaných smluv.
▪ Název: uvádět jméno a příjmení zákazníka nebo název firmy.
▪ Zákaznická smlouva: uvádět Číslo Zákaznické smlouvy. Najdete ho na aktivačním formuláři nahoře: Číslo zákaznické smlouvy / Číslo Účastnické smlouvy, na prolongačním formuláři je uvedeno též nahoře a samotné
4) Kopie OP či jiných dokladů totožnosti
▪ Musí být čitelné.
▪ Velikost – nezmenšovat, musí být minimálně ve velikosti originálů dokumentů, zachovat originální velikost dokladu po ofocení, na minimálním formátu papíru A5 (viz příloha).
5) Začerňování citlivých osobních údajů zákazníka
▪ V souladu se zákonem na ochranu osobních údajů je nezbytné, abyste citlivé osobní údaje zákazníka (fotografie, pohlaví, rodinný stav, rodné příjmení, národnost, místo narození a osobní údaje o příbuzných) z jeho identifikačních dokladů vždy začerňovali.
▪ Využít k tomu můžete šablonu na identifikační doklady – Objednací kód 998 501, název Set šablon na doklady.
Při zjištění některé z výše uvedených chyb budou nedostatky dopsány do seznamu v tomto znění:
neoznačení zásilky, nesetříděno, FD= chybný formát dokladu, ND=nečitelný doklad, NZČ=nezačerněno, kopie místo originálu (vyznačení kopie smluv na seznamu)
Chybějící smlouvy
O chybějících smlouvách budete informováni prostřednictvím asistentky nepřímého prodeje po 16. kalendářním dni v měsíci, a to s tříměsíčním zpožděním – během této doby dochází ke zpracování a vyhodnocování. Do předposledního pracovního dne v měsíci je nutné zaslat asistentce nepřímého prodeje připomínky.