SMLOUVA O DÍLO Modernizace IS v MěÚ Nová Paka – rozšíření informační platformy

Příloha č. 3a Smlouva o dílo

SMLOUVA O DÍLO

Modernizace IS v MěÚ Nová Paka – rozšíření informační platformy

uzavřená níže uvedeného dne, měsíce a roku ve smyslu ustanovení §2586 a násl. zák. č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů a zák. č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů, mezi těmito smluvními stranami:

Město Nová Paka
sídlo:	Dukelské nám. 39 509 24 Nová Paka
IČ:	00271888
DIČ:	CZ00271888
bankovní spojení:	Česká spořitelna, a.s.
číslo účtu:	1160158389/0800
zástupce ve věcech smluvních:	Xxx. Xxxxx Xxxxx, starosta

(dále jen „Objednatel“)

a

GORDIC spol. s r.o.
sídlo:	Erbenova 4, 586 01 Jihlava
zapsána v obchodním rejstříku vedeném KS v Brně v oddílu C, vložka 9313
IČ:	47903783
DIČ:	CZ47903783
bankovní spojení:	xxxx
číslo účtu (CZK):	xxxxx
jednající:	Xxx. Xxxxxxx Xxxxx, jednatel a generální ředitel

(dále jen „Zhotovitel“)

dále označovány společně jako „Strany“ a/nebo „Smluvní strany“

takto:

1ÚVODNÍ USTANOVENÍ

1. Závazkový vztah založený dle této smlouvy se řídí Zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění (dále jen „občanský zákoník“) a Zákonem č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „autorský zákon“), a v souladu s §2586 a násl. občanského zákoníku.

Smluvní strany uzavírají tuto smlouvu na základě zadávacího řízení na podlimitní veřejnou zakázku na dodávku a implementaci veřejné zakázky s názvem „Modernizace IS v MěÚ Nová Paka – rozšíření informační platformy“, včetně poskytnutí licencí, dodávky a dalších souvisejících služeb (dále též „smlouva“).

2. Touto smlouvou je realizován projekt Objednatele reg. č. CZ.06.3.05/0.0/0.0/16_044/0005452 s názvem „Modernizace a zvýšení dostupnosti IS pro výkon veřejné správy Města Nová Paka“ (dále jen „Projekt“), na jehož realizaci požádal Objednatel o dotaci z Integrovaného regionálního operačního programu, výzva č. 28 „Konsolidace IT a nové služby TC obcí“ (dále jen „Dotační program“). Z uvedeného Dotačního programu byla Objednateli přislíbena podpora v rozsahu (dále jen „Dotace“), ze které bude předmět veřejné zakázky hrazen. Podmínky čerpání Dotace upravují Obecná pravidla pro žadatele a příjemce podpory v Integrovaném regionálním operačním programu, aktuálně účinná verze dostupná na xxx.xxxxxxxxxxxx-xxxxx.xx (dále jen „Dotační pravidla“).

3. Zhotovitel byl Objednatelem upozorněn na to, že pro čerpání Dotace objednatele k úhradě předmětu veřejné zakázky dle této smlouvy je nutné splnit zejména následující povinnosti:

• dodržet způsob fakturace sjednaný touto smlouvou,

• dodržet sjednaný termín splnění díla.

Zhotovitel bere na vědomí, že nedodržení jakékoli z výše uvedených povinností může ohrozit a/nebo znemožnit čerpání Dotace Objednatelem a/nebo Objednatel bude povinen již poskytnutou Dotaci či její část vrátit a dále zaplatit sankce v podobě úroku z prodlení či jiné sankce, a to i nad rámec části ceny dle této smlouvy hrazené z Dotace.

4. Smluvní strany shodně prohlašují, že identifikační údaje uvedené ve smlouvě jsou v souladu s právní skutečností v době uzavření smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že změny dotčených údajů oznámí bez prodlení druhé smluvní straně. Smluvní strany prohlašují, že osoby podepisující tuto smlouvu jsou k tomuto úkonu oprávněny.

5. Podkladem pro uzavření této smlouvy je nabídka Xxxxxxxxxxx (účastníka) ze dne 06.09.2018* podaná do zadávacího řízení na plnění podlimitní veřejné zakázky s názvem „Modernizace IS v MěÚ Nová Paka – rozšíření informační platformy“ (dále jen „veřejná zakázka“), zadávanou dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek. */bude doplněno před podpisem smlouvy s vybraným dodavatelem. /

6. Zhotovitel potvrzuje, že se seznámil s rozsahem a povahou díla, že jsou mu známy veškeré technické, kvalitativní a jiné podmínky nezbytné k realizaci díla a že disponuje takovými kapacitami a odbornými znalostmi, které jsou nezbytné pro realizaci díla za dohodnutou pevnou smluvní cenu uvedenou v čl. 4.

7. Zhotovitel je povinen zajistit, že veškeré vlastnosti předmětu smlouvy, včetně jeho update nebo upgrade, budou po celou dobu účinnosti této smlouvy odpovídat obecně platným právním předpisům ČR.

8. Zhotovitel je povinen na písemné vyžádání Objednatele opatřit předmět smlouvy a každý update nebo upgrade předmětu smlouvy čestným prohlášením o tom, že předmět Smlouvy, případně provedený update či upgrade, je ve shodě s platnými právními předpisy ČR.

9. Zhotovitel prohlašuje, že bude mít po celou dobu plnění předmětu smlouvy uzavřenu se společností Česká Pojišťovna a. s. pojistnou smlouvu kryjící odpovědnost za škodu způsobenou provozní činností s limitem pojistného plnění ve výši 2 mil. Kč, kterou se zavazuje kdykoliv na vyžádání předložit k nahlédnutí Objednateli.

10. Zhotovitel prohlašuje, že je odborně způsobilý k zajištění předmětu smlouvy. Osoby, které se budou podílet na plnění předmětu smlouvy, jsou uvedeny v Příloze č. 4 této smlouvy o dílo.

11. Zhotovitel a Objednatel se zavazují k vzájemné součinnosti za účelem plnění smlouvy.

2Účel a předmět smlouvy, Specifikace díla

1. Účelem této smlouvy je dodávka a implementace předmětu podlimitní veřejné zakázky s názvem: „Modernizace IS v MěÚ Nová Paka – rozšíření informační platformy“, včetně poskytnutí licencí, dodávky dalších souvisejících služeb (dále jen „dílo“), který je realizován Projekt Objednatele.

Předmětem této smlouvy je závazek Zhotovitele provést pro Objednatele na vlastní riziko a nebezpečí dílo včetně dodávky softwaru a zařízení spočívající v rozšíření IS Objednatele o:

• Správa uložených digitálních dokumentů

• Elektronické podepisování a razítkování digitálních dokumentů.

• Elektronická pečeť

• Elektronickou podpisovou knihu

• Dokumentový konverzní server

• Transakční protokol elektronické spisové služby

• Elektronické skartační řízení

• Rozšíření o zveřejnění a anonymizace do centrálního registru smluv

včetně všech nutných licencí, dokumentací, implementace, zaškolení zaměstnanců Objednatele, a to přesně dle technické specifikace a zadávacích podmínek zadávacího řízení, které jsou nedílnou přílohou této smlouvy Přílohy č. 1 Specifikace předmětu díla stanovená objednatelem a Přílohou č. 2. Popis nabízeného řešení Zhotovitele.

2. Zhotovitel zabezpečí pro Objednatele poskytování technické podpory a servisu po dobu udržitelnosti Projektu na základě smlouvy o poskytování technické podpory uzavřené mezi stejnými smluvními stranami. Postavení obou smluvních závazků je rovnocenné.

3. Objednatel se zavazuje řádně a včas provedené a dokončené dílo převzít a uhradit za něj Zhotoviteli sjednanou cenu.

3Doba a místo plnění

1. Xxxxxxxxxx začne s plněním předmětu této smlouvy ihned po oboustranném podpisu této smlouvy.

2. Zhotovitel je povinen plnění dle této smlouvy předat Objednateli bez vad a nedodělků na základě předávacího a akceptačního protokolu (dále jen „Předávací protokol“) podepsaného oprávněnými zástupci obou smluvních stran v termínu nejpozději do 8 týdnů od okamžiku účinnosti této smlouvy. Pokud Zhotovitel splní řádně dílo a připraví jej k předání Objednateli před sjednaným termínem, je Objednatel oprávněn převzít dílo i v tomto navrženém zkráceném termínu.

3. Místem plnění je adresa Objednatele.

4Cena

4.1Cena předmětu plnění v rozsahu dle čl. 2 a Přílohy č. 3 – Naceněný položkový rozpočet, v členění dle nabídky Zhotovitele, je sjednána ve výši (položka Id 10):

Cena bez DPH činí 1 390 106,- Kč

DPH 21 % 291 922,- Kč

Cena včetně DPH 1 682 028,- Kč

4.2Cena je dohodnuta jako pevná a nejvýše přípustná, zahrnující veškeré náklady Zhotovitele nutné k řádnému plnění předmětu smlouvy. Ceny je možné upravit pouze za níže specifikovaných podmínek.

3. Smluvní strany se dohodly, že pokud dojde v průběhu plnění této smlouvy ke změně zákonné sazby DPH stanovené pro příslušné plnění vyplývající z této smlouvy, bude tato sazba promítnuta do všech cen uvedených v této smlouvě s DPH a Zhotovitel je od okamžiku nabytí účinnosti změny zákonné sazby DPH povinen účtovat platnou sazbu DPH. O této skutečnosti není nutné uzavírat dodatek k této smlouvě.

4. Za stanovení sazby daně v souladu s platnými právními předpisy odpovídá Xxxxxxxxxx.

5PŘEDÁNÍ A PŘEVZETÍ PLNĚNÍ

1. Zhotovitel je povinen plnění v rozsahu dle čl. 2.1 této smlouvy o dílo předat Objednateli bez vad a nedodělků na základě předávacího a akceptačního protokolu (dále jen „Předávací protokol“) podepsaného oprávněnými zástupci obou smluvních stran v termínu dle odstavce 3.2. této smlouvy

2. Xxxxxxxxxx je povinen vyzvat Objednatele k převzetí předmětu díla včetně dokumentace alespoň tři pracovní dny před zamýšleným předáním. Objednatel je povinen potvrdit navržený termín do druhého pracovního dne od doručení výzvy zhotovitele.

3. Po ukončení díla, specifikovaného v čl. 2 této smlouvy vyhotoví Zhotovitel předávací protokol, který bude podepsán oprávněnými zástupci obou smluvních stran. Objednatel se zavazuje dílo převzít v případě, že bude provedeno a předáno řádně v souladu se smlouvou, bez vad a nedodělků. Je právem Objednatele převzít dílo, které bude vykazovat drobné a ojedinělé vady, nikoliv však jeho povinností.

4. Pokud Objednatel dílo nebo jeho část nepřevezme, protože obsahuje vady, je povinen specifikovat tyto vady v předávacím protokolu. K vypracování předávacího protokolu je Zhotovitel povinen poskytnout Objednateli součinnost.

5. Předávací protokol musí obsahovat minimálně tyto náležitosti

   1. číslo předávacího protokolu a datum,

   2. číslo smlouvy a datum jejího uzavření, číslo veřejné zakázky,

   3. označení předmětu plnění nebo jeho části,

   4. název, sídlo, IČ a DIČ Objednatele a Zhotovitele,

   5. název projektu, registrační číslo projektu a informaci, že se jedná o projekt podpořený z Integrovaného regionálního operačního programu následujícím způsobem: Projekt „Modernizace a zvýšení dostupnosti IS pro výkon veřejné správy Města Nová Paka“, reg. č. CZ.06.3.05/0.0/0.0/16_044/0005452, je spolufinancován prostřednictvím Integrovaného regionálního operačního programu.

   6. datum zahájení a dokončení plnění díla,

   7. podrobné vymezení rozsahu provedených prací a dodávek

   8. pro SW bude uvedeno minimálně:

      1. název SW

      2. typ licence, počet licencí a způsob licencování

   9. prohlášení Objednatele, že plnění (jeho část) přejímá (nepřejímá), podpis oprávněné osoby Objednatele,

   10. jméno a vlastnoruční podpis osoby, která předávací protokol vystavila, včetně kontaktního telefonu.

6. Předávací protokol bude doručen doporučenou poštou nebo osobně oprávněnému zaměstnanci Objednatele proti písemnému potvrzení nebo využitím datové schránky.

6Platební a fakturační podmínky

1. Úhrada ceny díla bude provedena po předání plnění na základě předávacího protokolu pode-psaného oprávněnými zástupci obou smluvních stran. Den podpisu předávacího protokolu je dnem uskutečnění zdanitelného plnění.

2. Podkladem pro úhradu ceny dle této smlouvy bude faktura, která bude mít náležitosti účetního dokladu podle Zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a daňového dokladu dle Zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „faktura“).

3. Zhotovitel je oprávněn vystavit samostatně fakturu po řádném dokončení a předání části díla na základě příslušného předávacího protokolu, podepsaného oběma smluvními stranami, ze kterého vyplývá, že dílo nebo jeho část, bylo předáno řádně bez vad a nedodělků.

4. Lhůta splatnosti faktury činí 21 kalendářních dnů ode dne doručení Objednateli. Faktura bude doručena doporučenou poštou nebo osobně oprávněnému zaměstnanci Objednatele proti písemnému potvrzení.

5. Faktura musí kromě zákonem stanovených náležitostí pro daňový doklad obsahovat také

   1. číslo a datum vystavení faktury,

   2. číslo smlouvy a datum jejího uzavření, číslo veřejné zakázky,

   3. název projektu, registrační číslo projektu a informaci, že se jedná o projekt podpořený z Integrovaného regionálního operačního programu, následujícím způsobem: Projekt „Modernizace a zvýšení dostupnosti IS pro výkon veřejné správy Města Nová Paka“, reg. č. CZ.06.3.05/0.0/0.0/16_044/0005452, je spolufinancován prostřednictvím Integrovaného regionálního operačního programu.

   4. předmět plnění a jeho přesnou specifikaci ve slovním vyjádření (nestačí pouze odkaz na číslo uzavřené smlouvy),

   5. označení banky a číslo účtu, na který musí být zaplaceno (pokud je číslo účtu odlišné od čísla uvedeného v této Smlouvě, je Zhotovitel povinen o této skutečnosti informovat Objednatele),

   6. číslo a datum příslušného předávacího protokolu/příslušných předávacích protokolů, podepsaných zástupcem Zhotovitele a odsouhlasených zástupcem Objednatele (předávací protokol/předávací protokoly bude/budou přílohou faktury),

   7. lhůtu splatnosti faktury,

   8. název, sídlo, IČ a DIČ Objednatele a Zhotovitele,

   9. jméno a vlastnoruční podpis osoby, která fakturu vystavila, včetně kontaktního telefonu.

6. Nebude-li faktura obsahovat zákonem či touto smlouvou stanovené náležitosti nebo bude chybně vyúčtována cena nebo DPH nebo budou vyúčtovány práce, které Zhotovitel neprovedl, je Objednatel oprávněn fakturu před uplynutím lhůty splatnosti vrátit druhé smluvní straně k provedení opravy s vyznačením důvodu vrácení. Xxxxxxxxxx provede opravu vystavením nové faktury. Dnem odeslání vadné faktury Zhotoviteli přestává běžet původní lhůta splatnosti a nová lhůta splatnosti běží znovu ode dne doručení nové faktury Objednateli.

7. Povinnost zaplatit cenu je splněna dnem odepsání příslušné částky z účtu Objednatele.

8. Zhotovitel se zavazuje dodržovat případné další pokyny Objednatele na formální požadavky faktury a předávacího protokolu ohledně informací k financování projektu z Integrovaného regionálního operačního programu dle Příručky pro žadatele a příjemce, výzva č. 28. Xxxxxxxxxx prohlašuje, že se s obsahem výše uvedeného dokumentu seznámil a jeho obsahu porozuměl.

7Licence a podmínky užití produktu

1. Zhotovitel poskytuje touto smlouvou Objednateli a Objednatel touto smlouvou přijímá nevýhradní oprávnění k užití díla a každé jeho části včetně jeho aktualizací, a to všemi způsoby uvedenými v §12 odst. 4 autorského zákona.

2. Zhotovitel poskytne Objednateli veškeré potřebné licence pro řádné fungování a provoz částí díla a díla jako celku. Jedná se o časově neomezenou licenci.

3. Zhotovitel uvedl kompletní název SW, počet licencí, jejich rozsah a licenční podmínky ke všem poskytovaným licencím v Příloze 2 – Popis nabízeného řešení zhotovitele.

4. Územní rozsah licencí je omezen správním územím obce s rozšířenou působností Nová Paka, časový rozsah licencí je neomezený.

5. Licence jsou neodvolatelné a jsou poskytnuty ode dne jejich dodání.

6. Objednatel není povinen licence využít.

7. V případě, že při plnění této smlouvy vznikne dílo, které je chráněno předpisy o duševním vlastnictví (např. dokumentace jako dílo autorské apod.), vzniká Objednateli právo toto dílo užívat v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu, ke kterému bylo vytvořeno, a to po dobu neomezenou (i po ukončení trvání smlouvy).

8. V případě, že výsledkem činnosti Zhotovitele nebude dílo chráněné předpisy o duševním vlastnictví, Objednatel nabude vlastnické právo k předmětu plnění okamžikem jeho převzetí.

9. Dojde-li v rámci plnění předmětu smlouvy k pořízení databáze, pak je Objednatel od okamžiku pořízení databáze oprávněn databázi užívat.

10. Zhotovitel se zavazuje, že prováděním plnění dle této smlouvy nezasáhne neoprávněně do autorských práv třetí osoby. Odpovědnost za neoprávněný zásah do autorských i jiných práv třetích osob nese výlučně Zhotovitel.

11. Zhotovitel výslovně prohlašuje, že je plně oprávněn disponovat právy k duševnímu vlastnictví, včetně práv autorských zahrnutých v předmětu díla, a zavazuje se za tímto účelem zajistit řádné a nerušené užívání díla Objednatelem, včetně zajištění souhlasů s autory děl v souladu s autorským zákonem.

12. Zhotovitel je povinen Objednateli uhradit jakékoli majetkové a nemajetkové újmy, vzniklé v důsledku toho, že Objednatel nemohl předměty díla užívat řádně a nerušeně. Jestliže Zhotovitel poruší povinnosti podle tohoto článku smlouvy, jde o podstatné porušení této smlouvy a Zhotovitel uhradí ve prospěch Objednatele smluvní pokutu ve výši 10.000 Kč za každé jednotlivé porušení povinnosti. Zaplacením smluvní pokuty není nijak dotčeno ani omezeno právo Objednatele na náhradu škody, kterou lze vymáhat vedle smluvní pokuty v plné výši. S nositeli chráněných práv duševního vlastnictví vzniklých v souvislosti s realizací díla dle této smlouvy je Xxxxxxxxxx povinen vždy smluvně zajistit možnost volného nakládání s těmito právy Objednatelem.

8Odpovědnost za škodu

1. Zhotovitel bude povinen nahradit Objednateli v plné výši škodu, která vznikla při realizaci a užívání díla v souvislosti nebo jako důsledek porušení povinností a závazků Zhotovitele dle této smlouvy.

2. V případě, že při činnosti prováděné Xxxxxxxxxxxx dojde ke způsobení prokazatelné škody Objednateli nebo třetím osobám, která nebude kryta pojištěním sjednaným dle této smlouvy, bude Zhotovitel povinen tyto škody uhradit z vlastních prostředků.

3. Pokud v důsledku porušení povinností Zhotovitele stanovených touto smlouvou nebude Objednateli uhrazena Dotace nebo její část z Integrovaného regionálního operačního programu na projektu „Modernizace a zvýšení dostupnosti IS pro výkon veřejné správy Města Nová Paka“, reg. č. CZ.06.3.05/0.0/0.0/16_044/0005452, bude Zhotovitel povinen uhradit Objednateli takto způsobenou škodu (celý podíl z Integrovaného regionálního operačního programu na projektu týkajícího se tohoto díla ve výši, kterou vyčíslí Objednatel a písemně sdělí Xxxxxxxxxxx).

4. Nesplní-li Zhotovitel své závazky stanovené v čl. 5.1 této smlouvy a Objednateli v důsledku toho vznikne škoda (např. uhrazením sankcí uložených příslušným finančním úřadem v důsledku pozdní úhrady DPH u prací a dodávek podléhajících režimu přenesené daňové povinnosti), bude Zhotovitel povinen Objednateli tuto škodu v plném rozsahu uhradit.

9Záruční podmínky

1. Zhotovitel zaručuje, že dílo má vlastnosti a funkční specifikaci stanovené touto smlouvou a že je způsobilé pro použití ke sjednanému účelu.

2. Zhotovitel poskytuje Objednateli záruku, že celé dílo (a každá jeho část) bude prosto jakýchkoliv vad věcných, právních i ostatních. Dílo nebo jeho část má vady, jestliže zejména neodpovídá výsledku určenému ve smlouvě, účelu jeho využití, případně nemá vlastnosti výslovně stanovené smlouvou, dokumentací, Objednatelem, platnými předpisy nebo nemá vlastnosti obvyklé.

3. Zhotovitel poskytuje po uvedenou záruční dobu záruku za bezvadnost předmětu díla, tj. záruku za všechny vlastnosti, které má mít předmět díla zejména dle smlouvy, dle jednotlivých požadavků a pokynů Objednatele, případně ostatních pověřených osob, dle dokumentace, norem a ostatních předpisů, pokud se na prováděný předmět díla, jeho části a příslušenství vztahují. Zhotovitel se zavazuje, že dílo si po tuto dobu zachová všechny takové vlastnosti, funkčnost a stanovenou účelovou způsobilost. Po dobu záruční doby je tedy rozsah záruky neomezený, což znamená zejména, že předmět díla provedený podle smlouvy bude prostý jakýchkoliv vad.

4. Není-li sjednáno jinak, je záruční doba díla a každé jeho části sjednána na dobu 24 měsíců. Záruční doba začíná běžet následujícím dnem po protokolárním předání celého díla do rutinního provozu (podpis Akceptačního protokolu celého díla).

Záruka se vztahuje na vady resp. nedodělky díla, které se projeví během záruční doby s výjimkou vad, u nichž Zhotovitel prokáže, že jejich vznik zapříčinil Objednatel.

5. V průběhu záruční doby bude Zhotovitel poskytovat Objednateli na dílo a každou jeho část záruku na kvalitu a servisní podporu.

6. Pokud je uplatnění reklamace na zařízení v záruční době oprávněné, má Objednatel právo na bezplatnou opravu vady. Záruční doba je automaticky prodloužena o případnou dobu opravy zařízení.

7. Zhotovitel se zavazuje provádět na vlastní náklady odstranění nahlášených vad, dle požadavků stanovených v tomto článku smlouvy. Odstranění vady (tj. oprava vadného zboží nebo výměna vadného zboží za bezvadné stejných či vyšších parametrů) včetně potřebné demontáže a montáže a bezplatné konfigurace dle potřeb Objednatele bude provedeno v rozsahu odpovídajícím záruce dle časového rozsahu specifikovaného v tomto článku smlouvy.

8. V průběhu záruční doby Zhotovitel garantuje odstranění nahlášených vad a zprovoznění zařízení, v režimu 5x8 s odezvou do 16 hodin (u HelpDesku) od okamžiku oznámení vady.

9. Záruční doba se staví po dobu, po kterou nemůže Objednatel dílo řádně užívat pro vady, za které nese odpovědnost Zhotovitel.

10. Veškeré vady (reklamace) je Objednatel povinen uplatnit u Zhotovitele bez zbytečného odkladu poté, kdy vadu zjistil, a to hlášením v souladu s ustanoveními čl. 11 této smlouvy, obsahujícím specifikaci zjištěné vady.

11. Reklamaci lze uplatnit do posledního dne záruční doby, přičemž i reklamace odeslaná Objednatelem v poslední den záruční doby se považuje za včas uplatněnou.

12. Záruční servis bude prováděn u Objednatele bezplatně po celou dobu záruky. V případě výměny nebo opravy v servisním středisku Zhotovitele nebo autorizovaném servisním středisku výrobce zabezpečí Zhotovitel bezplatně dopravu vadného zboží od Objednatele do servisu a dopravu opraveného nebo vyměněného zboží zpět k Objednateli včetně potřebné demontáže a montáže.

13. Zhotovitel odpovídá za to, že dokumenty a soubory dat, které Objednateli v rámci plnění předmětu smlouvy předal

    1. jsou autorizovanými kopiemi originálů příslušných dokumentů a souborů dat Xxxxxxxxxxx,

    2. neobsahují žádné infiltrační prostředky,

    3. že k nim má práva na jejich šíření, instalaci, konfiguraci a správu, která mu umožňují s nimi nakládat a dále je poskytovat tak, jak je sjednáno v této smlouvě.

14. V případě, že se některá z uvedených garancí Zhotovitele ukáže nepravdivou a Objednateli z tohoto důvodu vznikne škoda, bude Zhotovitel povinen Objednateli tuto škodu nahradit.

15. Zhotovitel uhradí škodu, která Objednateli vznikla vadným plněním v plné výši. Zhotovitel rovněž Objednateli uhradí náklady vzniklé při uplatňování práv z odpovědnosti za vady.

16. Nebezpečí škody na díle a dalším hmotném plnění z této smlouvy přechází na Objednatele okamžikem jejich převzetí.

17. Zhotovitel prohlašuje, že na díle ani na jiném plnění z této smlouvy neváznou žádné právní vady, tedy dílo není zatíženo právem třetí osoby.

10Reklamace - odstraňování vad vzniklých z důvodů na straně Zhotovitele

1. Objednatel má právo uplatnit formou reklamace svoje práva z odpovědnosti Xxxxxxxxxxx za vady následujících skutečností:

   1. záznamových materiálů, na kterých jsou uloženy dokumenty a soubory dat, které tvoří předmět plnění Zhotovitele,

   2. obsahu dokumentů a souborů dat, které tvoří předmět plnění Zhotovitele,

   3. programového vybavení (produktu), které tvoří předmět plnění Zhotovitele.

2. Reklamace (vady) budou zástupci Objednatele hlášeny Zhotoviteli prostřednictvím kontaktního místa pro hlášení závad v souladu s čl. 11.2 této smlouvy.

3. Proces odstraňování vad produktu bude probíhat v režimech definovaných smlouvou o poskytování technické podpory.

4. Vyplyne-li z objektivních skutečností potřeba lhůty delší než je stanovena u jednotlivých kategorií, lze písemně dohodnout lhůtu delší. Za objektivní skutečnosti lze považovat zásah vyšší moci, chybnou funkci operačních a databázových platforem, časový rozsah potřebných prací jdoucí nad stanovený rámec.

11Technická podpora a servis

1. Technická podpora a servis po dobu udržitelnosti 60 měsíců od předání díla je řešena samostatnou smlouvou.

12Sankce

1. Smluvní pokuty

   1. V případě prodlení Zhotovitele s provedením nebo předáním díla nebo jeho jednotlivých částí dle čl. 3 této smlouvy ve sjednané lhůtě se Zhotovitel zavazuje Objednateli uhradit smluvní pokutu ve výši 5 000 Kč včetně DPH, za každý i započatý kalendářní den prodlení, není-li jinými ustanoveními této smlouvy výslovně uvedeno jinak.

   2. V případě prodlení Zhotovitele s odstraněním vad ve lhůtách stanovených touto smlouvou se Zhotovitel zavazuje Objednateli uhradit smluvní pokutu ve výši 200 Kč za každou hodinu prodlení v případě vad kategorie „vysoká“ a smluvní pokutu ve výši 500 Kč za každý i započatý den prodlení v případě vady kategorie „střední“, a to pro každý případ prodlení, není-li jinými ustanoveními této smlouvy výslovně uvedeno jinak.

   3. Za nedodržení pravidel pro provádění informačních a propagačních opatření dle odst. 15.10 a 15.11 této smlouvy je Objednatel oprávněn požadovat zaplacení smluvní pokuty ve výši 5 000 Kč za každý zjištěný případ porušení, pokud Zhotovitel nezjedná nápravu ani v dodatečné lhůtě, kterou mu ke zjednání nápravy Objednatel určí.

2. V případě nedodržení lhůty splatnosti faktury, kterou od Xxxxxxxxxxx převzal Objednatel k úhradě, se Objednatel zavazuje Zhotoviteli uhradit úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení.

3. Sankce jsou splatné do 30 dní ode dne doručení písemného vyúčtování její výše povinné straně.

4. Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok oprávněné strany na náhradu škody, oprávněná strana má nárok na náhradu škody v plné výši.

13Důvěrné informace, ochrana osobních údajů

1. V případě, že bude při plnění předmětu smlouvy docházet ke zpracování osobních údajů, je tato smlouva zároveň smlouvou o zpracování osobních údajů ve smyslu §6 Zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZOOÚ“), případně dle příslušného ustanovení jiného zákona platného a účinného v době plnění této smlouvy.

Zhotovitel má pro účely ochrany osobních údajů postavení zpracovatele ve smyslu ZOOÚ.

2. Zhotovitel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze za účelem plnění účelu této smlouvy.

3. Zhotovitel je oprávněn zpracovávat osobní údaje v rozsahu nezbytně nutném pro plnění této smlouvy, za tímto účelem je oprávněn osobní údaje zejména ukládat na nosiče informací, upravovat, uchovávat po dobu nezbytnou k uplatnění práv Zhotovitele vyplývajících z této smlouvy, předávat zpracované osobních údaje Objednateli, osobní údaje likvidovat.

4. Zhotovitel učiní v souladu s platnými právními předpisy a odst. 13.3 dostatečná organizační a technická opatření zabraňující přístupu neoprávněných osob k osobním údajům o ochraně osobních údajů.

5. Xxxxxxxxxx zajistí, aby jeho zaměstnanci byli v souladu s platnými právními předpisy poučeni o povinnosti mlčenlivosti a o možných následcích pro případ porušení této povinnosti.

6. Zhotovitel zajistí, aby písemnosti a jiné hmotné nosiče informací, které obsahují osobní údaje, byly uchovávány pouze v uzamykatelných místnostech.

7. Zhotovitel zajistí, aby písemnosti a jiné hmotné nosiče informací, které obsahují citlivé údaje, byly uchovávány v uzamykatelných skříních umístěných v uzamykatelných místnostech.

8. Zhotovitel zajistí, aby elektronické datové soubory obsahující osobní údaje byly uchovávány v paměti počítače pouze

   1. je-li přístup k takovýmto souborům chráněn heslem,

   2. je-li přístup k užívání počítače, v jehož paměti jsou tyto soubory umístěny, chráněn heslem.

9. Je-li pro účel kontroly správného fungování díla, odstranění vady nebo další vývoj díla nezbytné poskytnout Zhotoviteli kopii databází, souborů nebo nosičů údajů obsahujících jakékoliv údaje z činnosti Objednatele a jím určených organizací, je Zhotovitel povinen s takovými údaji nakládat tak, aby nedošlo k jejich úniku či zneužití.

10. Veškeré skutečnosti obchodní, ekonomické a technické povahy související se smluvními stranami, které nejsou běžně dostupné v obchodních kruzích a se kterými se smluvní strany seznámí při realizaci předmětu smlouvy nebo v souvislosti s touto smlouvou, se považují za důvěrné informace.

11. Zhotovitel se zavazuje, že důvěrné informace jiným subjektům nesdělí, nezpřístupní, ani nevyužije pro sebe nebo pro jinou osobu.

Zavazuje se zachovat je v přísné tajnosti a sdělit je výlučně těm svým zaměstnancům nebo subdodavatelům, kteří jsou pověřeni plněním smlouvy a za tímto účelem jsou oprávněni se s těmito informacemi v nezbytném rozsahu seznámit.

Zhotovitel se zavazuje zabezpečit, aby i tyto osoby považovaly uvedené informace za důvěrné a zachovávaly o nich mlčenlivost.

12. Povinnost plnit ustanovení tohoto čl. 13 smlouvy se nevztahuje na informace, které

    1. mohou být zveřejněny bez porušení této smlouvy,

    2. musí být zveřejněny v centrálním registru smluv

    3. byly písemným souhlasem obou smluvních stran zproštěny těchto omezení,

    4. jsou známé nebo byly zveřejněny jinak, než následkem porušení povinnosti jedné ze smluvních stran,

    5. příjemce je zná dříve, než je sdělí smluvní strana,

    6. jsou vyžádány soudem, státním zastupitelstvím nebo příslušným správním orgánem na základě zákona, popřípadě, jejichž uveřejnění je stanoveno zákonem,

    7. smluvní strana sdělí osobě vázané zákonnou povinností mlčenlivosti (např. advokátovi nebo daňovému poradci) za účelem uplatňování svých práv.

13. Povinnost ochrany důvěrných informací trvá bez ohledu na ukončení platnosti této smlouvy.

14. Vzhledem k veřejnoprávnímu charakteru Objednatele Zhotovitel výslovně prohlašuje, že je s touto skutečností obeznámen a souhlasí se zveřejněním smluvních podmínek obsažených v této smlouvě.

15. Smluvní strany se zavazují, že obchodní a technické informace, které jim byly svěřeny druhou stranou, nezpřístupní třetím osobám bez písemného souhlasu druhé strany a nepoužijí tyto informace k jiným účelům, než je k plnění podmínek této smlouvy.

14Doba trvání smlouvy, ukončení smlouvy

1. Smluvní strany mohou odstoupit od smlouvy z důvodu podstatného porušení smlouvy.

2. Za podstatné porušení smluvních povinnosti Xxxxxxxxxxx se považuje mimo jiné

   1. prodlení Xxxxxxxxxxx s plněním kteréhokoliv jeho závazku podle smlouvy delším než 30 dní,

   2. nesplnění pokynu Objednatele při plnění předmětu smlouvy Zhotovitelem,

   3. bránění Zhotovitelem Objednateli v provádění kontrol a zkoušek díla nebo jeho části,

   4. opakované nebo hrubé porušení pravidel bezpečnosti práce, protipožární ochrany, ochrany zdraví při práci či jiných bezpečnostních předpisů a pravidel Zhotovitelem nebo jeho subdodavatelem v místě plnění,

   5. dílo vykazuje vady, které neumožní jeho řádné užívání k účelu, který je sjednán touto smlouvou,

   6. nedodržení ujednání o poskytnuté záruce.

3. Za podstatné porušení smluvních povinností Objednatelem se považuje mimo jiné opakované prodlení Objednatele s placením kterékoliv faktury (nebo její části) delší než jeden (1) měsíc.

4. Odstoupení od smlouvy musí být učiněno písemně, s uvedením důvodu. Účinky odstoupení nastávají dnem doručení druhé smluvní straně oznámení o odstoupení, bylo-li odstoupení oprávněné.

5. V případě odstoupení Objednatele od smlouvy z důvodu podstatného porušení smlouvy Xxxxxxxxxxxx nemá Zhotovitel nárok na zaplacení ceny podle čl. 4 této smlouvy v plné výši. Zhotovitel je pouze oprávněn žádat po Objednateli to, o co se Objednatel zhotovováním předmětu díla obohatil. Odstoupením od smlouvy není dotčen nárok Objednatele na náhradu případné škody a zaplacení smluvní pokuty.

6. V případě odstoupení Xxxxxxxxxxx od smlouvy z důvodu podstatného porušení smlouvy Objednatelem má Zhotovitel nárok na zaplacení poměrné části ceny díla, odpovídající rozsahu provedeného díla.

Odstoupením od smlouvy není dotčen nárok Zhotovitele na náhradu případné škody a zaplacení smluvní pokuty.

7. V případě ukončení smlouvy je Zhotovitel povinen Objednateli poskytnout na své náklady veškerou součinnost k řádné migraci dat do jiného informačního systému dle zadání Objednatele.

15Práva a povinnosti smluvních stran

1. Objednatel se zavazuje poskytnout Zhotoviteli nezbytnou součinnost a vyjadřovat se k návrhům na další postup, bude-li to nezbytné pro řádné zhotovení díla.

2. Xxxxxxxxxx se zavazuje při provádění díla postupovat v profesionální kvalitě a s odbornou péčí.

3. Xxxxxxxxxx se zavazuje dle této smlouvy řádně a včas předat dílo. Objednatel se v tomto smyslu zavazuje dílo převzít, v souladu s čl. 5.

4. Xxxxxxxxxx je povinen dodat dílo a jeho části dle této smlouvy v dohodnutém množství, kvalitě a provedení.

5. Zhotovitel je povinen při realizaci díla dodržovat veškeré bezpečnostní předpisy, veškeré zákony a jejich prováděcí vyhlášky, pokud se vztahují k prováděnému dílu a týkají se činnosti Zhotovitele, bezpečnosti práce, požární ochraně a ochraně životního prostředí. Pokud porušením těchto předpisů Zhotovitelem vznikne škoda, nese náklady Zhotovitel.

Objednatel je povinen prokazatelně seznámit Xxxxxxxxxxx s interními předpisy, které musí Xxxxxxxxxx dodržovat.

6. Objednatel má právo přesvědčit se kdykoliv v průběhu plnění díla o stavu prací na díle včetně kontroly jakosti díla nebo jeho částí a Zhotovitel mu k tomuto musí vytvořit podmínky, případné náklady nese Zhotovitel.

7. Zhotovitel se zavazuje umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu nejméně 10 let od ukončení financování díla způsobem, který je v souladu s platnými právními předpisy České republiky a Evropských společenství.

8. Zhotovitel je povinen do konce roku 2029 za účelem ověřování plnění povinností vyplývajících ze skutečnosti, že Objednatel je příjemcem dotace prostřednictvím IROP,  poskytovat veškeré požadované informace a doklady zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů (Ministerstvo pro místní rozvoj ČR; Centrum pro regionální rozvoj ČR; Ministerstvo financí ČR; Evropské komise, Evropský účetní dvůr, Nejvyšší kontrolní úřad, příslušný finanční úřad a další oprávněné orgány státní správy) a je povinen vytvořit výše uvedeným osobám podmínky k provedení kontroly vztahující se k realizaci díla a poskytnout jim při provádění kontroly součinnost.

Zhotovitel je podle ustanovení §2 písm. e) Zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů.

9. Zhotovitel je povinen bez zbytečného odkladu písemně informovat Objednatele o skutečnostech, které mají nebo mohou mít vliv na plnění smlouvy, a to neprodleně, nejpozději následující pracovní den poté, kdy příslušná skutečnost nastane nebo Zhotovitel zjistí, že by nastat mohla.

Toto pravidlo platí ve stejném rozsahu i pro Objednatele.

10. Zhotovitel je povinen na své náklady řádně uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací díla dle této smlouvy, včetně účetních dokladů v souladu s článkem 90 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 minimálně do konce roku 2029, a pokud je v českých právních předpisech stanovena lhůta delší než v evropských předpisech, musí být použita pro úschovu delší lhůta.

Každý originální účetní doklad musí obsahovat informaci, že se jedná o projekt IROP a být označen číslem projektu.

11. Xxxxxxxxxx je povinen řádně uchovávat veškeré dokumenty související s realizací díla a prokazující čerpání finančních prostředků po dobu nejméně 10 let od ukončení díla způsobem, který je v souladu s platnými právními předpisy České republiky a Evropských společenství.

Dále je povinen zajistit, aby také všichni jeho subdodavatelé, partneři, dodavatelé partnerů uchovávali veškeré dokumenty související s prováděním díla dle těchto podmínek.

12. Zhotovitel je povinen všechny písemné zprávy, písemné výstupy a prezentace (včetně prováděcího projektu a předávacích protokolů) opatřit vizuální identitou projektů dle Pravidel pro provádění informačních a propagačních opatření (viz příslušná příloha dle Dotačního programu).

Zhotovitel prohlašuje, že ke dni nabytí účinnosti smlouvy je s těmito pravidly seznámen.

13. Xxxxxxxxxx je povinen účastnit se na základě pozvánky Objednatele všech jednání týkajících se předmětu smlouvy, řídit se při provádění plnění dle této smlouvy jeho pokyny a poskytnout mu požadovanou dokumentaci.

Účast na těchto jednáních není považována za technickou podporu, údržbu, poradenství ani konzultaci a Zhotoviteli za takové jednání nenáleží odměna.

14. Zhotovitel je povinen z každého jednání či kontrolního dne týkajícího se plnění předmětu smlouvy vyhotovit zápis o průběhu a závěrech jednání či kontrolního dne, který bude poté ve formátu DOC(X) předán Objednateli k odsouhlasení a následně podepsán zástupci Objednatele i Zhotovitele.

Každý ze zápisů bude obsahovat minimálně tyto náležitosti: pořadové číslo zápisu, datum konání, místo konání, seznam přítomných či omluvených účastníků, program jednání, popis sjednaných úkolů závěrů jednání či kontrolního dne; popis splnění úkolů ujednaných na předchozím jednání či předchozím kontrolním dni.

Každý ze zápisů bude dále obsahovat název projektu, registrační číslo a název projektu.

15. Objednatel je povinen poskytnout Zhotoviteli vyžádanou součinnost.

Pro tuto součinnost je Objednatel povinen uvolnit své pracovníky pro potřeby projektu včas a v dostatečné míře.

16Závěrečná ustanovení

1. Smluvní strany se budou bez zbytečného prodlení vzájemně informovat o všech změnách v adresách, telefonních číslech, číslech faxů, a pod.

2. Doplnit smlouvu mohou smluvní strany pouze formou písemných dodatků, které budou vzestupně číslovány, výslovně prohlášeny za dodatek této smlouvy a podepsány oprávněnými zástupci smluvních stran.

3. Zhotovitel nesmí bez předchozího souhlasu Objednatele postoupit svá práva a povinnosti plynoucí ze smlouvy třetí osobě.

4. Smlouva je vyhotovena ve 4 stejnopisech, které mají platnost originálu, z toho jeden stejnopis smlouvy obdrží Zhotovitel a tři stejnopisy smlouvy Objednatel.

5. Vztahy vznikající ze smlouvy a v ní výslovně neupravené se řídí Právním řádem ČR, zejména pak příslušnými ustanoveními občanského zákoníku a autorského zákona.

6. Smlouva byla schválena Radou města Nová Paka dne 26.09.2018 usnesením číslo 1.3/140/18/RM

7. Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti dnem vložení do registru smluv.

8. Tato smlouva bude v souladu s platnou právní úpravou zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv vložena Objednatelem do registru smluv. Zhotovitel je oprávněn před podpisem smlouvy označit údaje, které považuje za své obchodní tajemství, a které Objednatel před vložením smlouvy do registru smluv znečitelní, nebrání-li mu v tom jiná zákonná úprava.

9. Všechny postupně číslované přílohy smlouvy jsou její nedílnou součástí. Seznam příloh smlouvy:

Příloha č. 1 Specifikace předmětu díla stanovená objednatelem

Příloha č. 2 Popis nabízeného řešení zhotovitele

Příloha č. 3 Naceněný položkový rozpočet

Příloha č. 4 Kontaktní údaje smluvních stran.

16.8 Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.

Datum	09.10.2018	Datum	6. 9. 2018
Za Objednatele		Za Zhotovitele
Podpis	………………………………………………	Podpis	……………………………………………
Jméno	Xxx. Xxxxx Xxxxx	Xxxxx	Xxx. Xxxxxxx Xxxxx
Pozice	starosta	Pozice	jednatel a generální ředitel vz. Xxx. Xxx Xxxxxx

Příloha č. 1 – specifikace předmětu díla stanovená objednatelem

Specifikace díla je v souladu s podmínkami uvedenými dle Přílohy č. 2 zadávací dokumentace veřejné zakázky – Technické podmínky, se specifikací předmětu veřejné zakázky stanovenou Objednatelem – vyplní a vloží účastník - Zhotovitel.

Technické podmínky předmětu veřejné zakázky

Název projektu: "Modernizace a zvýšení dostupnosti IS pro výkon veřejné správy Města Nová Paka"

Veřejná zakázka s názvem:

Modernizace IS v MěÚ Nová Paka – rozšíření informační platformy

Předmět zakázky spočívá v rozšíření IS Zadavatele o:

1. Správu uložených digitálních dokumentů

2. Elektronické podepisování a razítkování digitálních dokumentů

3. Elektronická pečeť

4. Elektronickou podpisovou knihu

5. Dokumentový konverzní server

6. Transakční protokol elektronické spisové služby

7. Elektronické skartační řízení

8. Rozšíření o zveřejnění a anonymizaci do centrálního registru smluv

1.1 Správa uložených digitálních dokumentů

Obecné požadavky

Hlavní, požadovanou funkčností elektronické podpory v elektronické spisové službě Zadavatele je implementace řešení, které zjednoduší práci s dokumenty a spisy uloženými ve spisovně. Řešení musí umožnit hromadnou aktivní péči o uložené digitální dokumenty (funkcionality typu kontrola formátů, validity a udržení autenticity a čitelnosti) a o metadata analogových dokumentů. Kontrola úplnosti metadat musí být prováděn podle Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESS) a zaručit správné vytvoření SIP balíčků pro předání digitálnímu archivu. Řešení/modul dále musí umožnit opravu nalezených chyb v metadatech (např. chybějící typ dokumentu, spisový znak atd.), podání žádosti o změnu datových formátů do registru konverzí (Modul RAK – je již zakoupen),

podepsání souborů elektronickým podpisem a časovým razítkem a jejich ověření. Díky stávajícímu modulu zadavatele SUD je uživatel schopen udělat všechny tyto úkony hromadně, čímž dojde k výrazné úspoře času.

Řešení musí splňovat tyto požadované funkcionality:

• kontrola úplnosti metadat a formátů digitálních dokumentů

• hromadné podání žádosti o změnu datových formátů do registru konverzí RAK (dlouhodobé zajištění čitelnosti)

• hromadné připojení elektronického podpisu a časového razítka

• hromadné kontroly všech uložených dokumentů ve spisovně

• plný soulad s platnou legislativou (včetně Národního standardu pro el. systémy spisové služby)

• garance autenticity a časové kontinuity uložených dokumentů (elektronický podpis, časové razítko)

• možnost přímé (neautorizované) konverze do PDF/A (výstupní datový formát pro archivaci)

• spolupráce s modulem SPI (Spisovna)

• Integrace se stávajícím systémem elektronické spisové služby GINIS od firmy Gordic: moduly agendového IS – USU (el. spisový uzel), RAK (registr konverzí), SPI (spisovna), eSPI (elektronická spisovna), technologie OCR (ABBYY FineReader)

Součástí dodávky je plnění o následujících požadovaných parametrech

Parametr	Požadovaná hodnota (parametr)
Sdružená licence	Pro alespoň 50 000 dokumentů ročně a pro alespoň 1 klient (uživatele)
Implementační a služby	dodávka na místo instalace, konfigurace dle požadavků zadavatele, aktualizace dokumentace TC
Zaškolení správce IT	Zaškolení uživatelů v rozsahu minimálně 2 hodin a pro IT v rozsahu minimálně 3 hodin
záruka servis	na dobu 5 let, po dobu placení udržovacího poplatku (maitenance)
servis	na dobu 5 let v režimu 5x8 s odezvou 16 hodin u HelpDesku

1.2 Elektronické podpisy a elektronické časové razítko

Obecné požadavky

Požadovanou funkčností elektronické podpory v elektronické spisové službě Zadavatele je implementace řešení, které umožní zjednodušení řešení, elektronického podepisování, opatření dokumentů časovým razítkem a kontroly formátů definované v rámci stávající elektronické spisové služby a ekonomického IS zadavatele GINIS. Řešení/modul musí umožnit uživateli realizovat tyto úkony hromadně, čímž dojde k výrazné úspoře času. Pro výběr dokumentů ke zpracování musí být zpřístupněny filtry. Nástroj bude sloužit pro vyhledání elektronických souborů, které nejsou ve formátu PDF/A, nejsou podepsané nebo neobsahují časové razítko.

a) Elektronický podpis, který bude možné využít v IS jak interně pro jednoznačnou autorizaci dokumentů vznikajících uvnitř organizace (např. pro jednotlivé verze postupně vznikajícího dokumentu), tak především pro autorizovanou a případně i šifrovanou komunikaci s jinými subjekty. Šifrovaná komunikace probíhá přes protokol https a autorizovanou komunikací se rozumí přidání el. Podpisu, jako autentizačního prvku, k různým dokumentům, dávkám apod.

b) Využití časových razítek jako doprovodnou informaci k elektronickému podpisu nebo k samotnému dokumentu. Ta dokládá, že dokument měl v daném čase určitý obsah. Doplnění IS musí umožňovat ověřit platnost časového razítka u dokumentu, který je do systému vkládán nebo načten.

Možnost využití časových razítek a elektronických podpisů ve stávající informační platformě

Funkcionalita musí zajistit:

• hromadné kontroly a opravné činnosti s digitálními dokumenty

• podepisování a časové orazítkování elektronických dokumentů

• opatření souboru časovým razítkem – vnější časové razítko (Time Stamp Token) / vnitřní razítko k podpisu do PDF)

• ověření platnosti elektronického podpisu a časového razítka

• kontrolu expirace elektronického podpisu, časového razítka a hash souboru

• kontrolu a validace formátu souboru na normu PDF/A

• kontrolu a validace formátu souboru dle PRONOM ID

• integraci řešení do stávajícího Informačního systému města GINIS Standard od spol. GORDIC spol. s r.o. - vazba na elektronickou spisovou službu.

Součástí dodávky je plnění o následujících požadovaných parametrech

Parametr	Požadovaná hodnota (parametr)
Sdružená licence	neomezená licence
Implementační a služby	dodávka na místo instalace, konfigurace dle požadavků zadavatele, aktualizace dokumentace TC
Zaškolení správce IT	Zaškolení uživatelů a IT pro správu a administraci dodaného řešení. Školení bude provedeno v rozsahu minimálně 2 hodiny
záruka a	na dobu 5 let, po dobu placení udržovacího poplatku (maitenance)
servis	na dobu 5 let v režimu 5x8 s odezvou 16 hodin u HelpDesku

1.3. Elektronická pečeť

Obecné požadavky

Požadovanou funkčností elektronické podpory v elektronické spisové službě Zadavatele je implementace řešení, které umožní použití "Elektronické pečeti" tam, kde je požadavek/povinnost použití kvalifikované systémové značky (podle připravované změny legislativy tzv. el. pečeti) místo osobních el. podpisů (Rozšíření o možnost využít nový typ elektronického podpisu úřadu pro dokumenty, kde není nutné použít osobní kvalifikovaný podpis).

Elektronické podpisy, elektronické pečetě a časová razítka budou používána v souladu s nařízením o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu eIDAS, které přijal Evropský parlament a Rada EU v červenci 2014.

Součástí dodávky je plnění o následujících požadovaných parametrech

Parametr	Požadovaná hodnota (parametr)
Sdružená licence	neomezená licence na všechny vznikající dokumenty
Implementační a služby	dodávka na místo instalace, konfigurace dle požadavků zadavatele, aktualizace dokumentace TC
Zaškolení správce IT	Zaškolení uživatelů a IT pro správu a administraci dodaného řešení. Školení bude provedeno v rozsahu minimálně 2 hodiny
záruka a	na dobu 5 let, po dobu placení udržovacího poplatku (maitenance)
servis	na dobu 5 let v režimu 5x8 s odezvou 16 hodin u HelpDesku

1.4 Elektronická podpisová kniha

Obecné požadavky

Požadované řešení rozšíří stávající elektronické spisové služby GINIS zadavatele o podporu pracovních postupů při předkládání digitálních dokumentů ke schválení a podpisu. Osoba zodpovědná za předložení dokumentů ke schválení a podpisu bude provádět tuto činnost ve svém pracovním prostředí (v současném řešení). Vedoucí pracovník (který schvaluje a podepisuje elektronickým podpisem dokumenty) toto bude realizovat v nově pořizované elektronické podpisové knize.

Řešení mu musí umožnit si digitální dokumenty prohlédnout, a následně je jednotlivě nebo hromadně schválit a podepsat, případně zamítnout. V případě zamítnutí bude možné připojit vyjádření / důvod zamítnutí – dokument pak bude předán zpět předkladateli. Dokumenty schválené, podepsané, resp. zamítnuté a vrácené přepracování, se v příslušných přehledech vrátí zpět předkladateli do jeho pracovního prostředí (do modulu Univerzální spisový uzel - Modul USU je již zakoupen), který bude rozšířen o funkčnosti elektronické podpisové knihy).

Funkcionalita musí zajistit:

• logování veškerých činností (příprava, požadavek, posouzení, schválení atd.)

• finalizace dokumentu před posouzením/schválením

• jednoduché posouzení/schválení pro vedoucí pracovníky

• možnost připojit poznámky, komentáře a kroky procesu

• hromadné činnosti

• integrační vazbu se stávajícím systémem elektronické spisové služby GINIS od firmy Gordic - na modul USU (modul Univerzální spisový uzel)

Součástí dodávky je plnění o následujících požadovaných parametrech

Parametr	Požadovaná hodnota (parametr)
Sdružená licence	Pro alespoň 50 000 dokumentů ročně a pro alespoň 12 klientů (uživatelů)
Implementační a služby	dodávka na místo instalace, konfigurace dle požadavků zadavatele, aktualizace dokumentace TC
Zaškolení správce IT	Zaškolení uživatelů a IT pro správu a administraci dodaného řešení. Školení bude provedeno v rozsahu minimálně 2 hodiny
záruka a	na dobu 5 let, po dobu placení udržovacího poplatku (maitenance)
servis	na dobu 5 let v režimu 5x8 s odezvou 16 hodin u HelpDesku

1.5 Dokumentový konverzní server

Obecné požadavky

Požadovaná implementace řešení dokumentového konverzní serveru musí zajistit bezobslužnou centralizovanou konverzi (změnu datového formátu) dokumentů do formátů vhodných k dlouhodobému uložení. Dokumenty určené ke konverzi formátu budou z klientské aplikace (el. úložiště IS systému GINIS zadavatele – databáze GINISu) přes komunikační službu vloženy do vstupní složky. Dokumentový konverzní server musí vykonávat pravidelnou kontrolu složky, vyzvedne uložené dokumenty a provede jejich konverzi (např. do PDF/A-1b i PDF/A-2b) podle nařízení eIDAS). V případě, že vstupní soubor bude formátu JPG, TIF, TIFF, PDF, bude možné vytěžit pomocí technologie OCR (ABBYY FineReader) jejich textovou vrstvu a podle ní následně uložené dokumenty vyhledat. Soubory budou ukládány do výstupního adresáře, odkud je komunikační služba odešle zpět klientské aplikaci, která dokumenty uloží do úložiště elektronických dokumentů. Po uložení bude možné ověřit archivní formát souboru pomocí 3-Heights PDF.

Cílem řešení je zabezpečit uživateli zcela automatickou, rychlou a efektivní konverzi dokumentu do požadovaného a podle eIDAS schváleného výstupního datového formátu. Řešení/modul Dokumentový konverzní server bude pro konverzi externích konverzních nástrojů využívat např. MS Office.

Funkcionalita musí zajistit:

• připojení konvertovaného dokumentu k původní evidenční kartě dokumentu ve elektronické spisové službě zadavatele

• konverzi do archivních formátů (PDF/A)

• možnost „volání“ z externích aplikací mimo systém GINIS

• spolupráci – integraci s moduly GINIS zadavatele (s moduly elektronické spisové služby GINIS)

• splnění legislativních požadavků (eAIDAS apod.)

• napojení na 3-Heights PDF validátor používaný NDA (Národní digitální archív)

• napojení OCR (ABBYY FineReader) pro vytěžování textové vrstvy (licenci má zadavatel zakoupenu)

Součástí dodávky je plnění o následujících požadovaných parametrech

Parametr	Požadovaná hodnota (parametr)
Sdružená licence	Pro alespoň 50 000 dokumentů ročně a pro alespoň 55 klientů (uživatelů)
Implementační a služby	dodávka na místo instalace, konfigurace dle požadavků zadavatele, aktualizace dokumentace TC
Zaškolení správce IT	Zaškolení uživatelů a IT pro správu a administraci dodaného řešení. Školení bude provedeno v rozsahu minimálně 2 hodiny
záruka a	na dobu 5 let, po dobu placení udržovacího poplatku (maitenance)
servis	na dobu 5 let v režimu 5x8 s odezvou 16 hodin u HelpDesku

1. Dodávka SW – souborový validátor 3-Heights

Dokumenty určené k archivaci, musí být ověřeny s ohledem na jejich správnost a dlouhodobou čitelnost. To zajišťuje právě Xxxxxxxxx, ať už u jednoho dokumentu nebo celého souboru.

Požadavek na dodávku

1. 3-Heights™ PDF Validator (server)

2. 3-Heights ™ PDF Validator - PDF a PDF / A Standardní ověření shody

3-Heights™ PDF Validator zajišťuje kvalitu PDF dokumentů a procesů, které je vytvářejí. Dokumenty, které jsou kontrolovány z hlediska souladu s normami ISO pro PDF a PDF / A dokumenty.

Součástí dodávky je plnění o následujících požadovaných parametrech

Parametr	Požadovaná hodnota (parametr)
Sdružená licence	neomezená licence
Implementační a služby	dodávka na místo instalace, konfigurace dle požadavků zadavatele, aktualizace dokumentace TC
Zaškolení správce IT	Zaškolení uživatelů a IT pro správu a administraci dodaného řešení. Školení bude provedeno v rozsahu minimálně 2 hodiny
záruka a	na dobu 5 let, po dobu placení udržovacího poplatku (maitenance)
servis	na dobu 5 let v režimu 5x8 s odezvou 16 hodin u HelpDesku

1.6 Transakční protokol

Obecné požadavky

Implementace řešení/modulu transakčního protokolu musí přinést kompletní souhrnnou informaci o činnostech a údajích v daném časovém období. Jeho pravidelné generování a ukládání podpoření zajistí vyšší míru autenticity digitálních dokumentů i celého informačního systému (řešení tak přinese další bezpečnostní prvek). Transakční protokol (Povinný výstup každé organizace do NDA) bude znamenat souhrnný přehled profilových informací o všech doručených i vlastních dokumentech zadavatele (Městského úřadu v Nové Pace) v denním čase). Výstupem bude vygenerovaná sestava, která obsahuje informace o příslušných atributech dokumentu, typicky se jedná o PID, číslo jednací, věc, název souboru, čas podání/odeslání, hash souboru atd. Protokol bude vygenerován ve výstupním datovém formátu PDF/A a bude opatřen elektronickým podpisem a časovým razítkem. Protokol bude možné v souladu s požadavky Národního standardu automaticky zaevidovat do Spisové služby jako nový dokument s příslušným skartačním znakem a lhůtou. V případě nejasností o pravosti jakéhokoliv dokumentu získá původce (zadavatel) podklad pro garanci autenticity svých dokumentů.

Funkcionalita musí zajistit:

• plný soulad s platnou legislativou (včetně Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby)

• rychlou a přehlednou správu transakčních protokolů

  • o generování kompletního transakčního protokolu

  • o generování transakčního protokolu příjmu a odeslání

  • o generování transakčního protokolu změn

  • o variabilita při vytváření transakčních protokolů

• tisk historie dokumentu

• přehled vygenerovaných protokolů

• možnost automatického generování v ZUD

• spolupráci – integraci s ostatními evidenčními moduly systému GINIS (s moduly elektronické spisové služby GINIS)

Součástí dodávky je plnění o následujících požadovaných parametrech

Parametr	Požadovaná hodnota (parametr)
Sdružená licence	Pro alespoň 50 000 dokumentů ročně a pro alespoň 55 klientů (uživatelů)
Implementační a služby	dodávka na místo instalace, konfigurace dle požadavků zadavatele, aktualizace dokumentace TC
Zaškolení správce IT	Zaškolení uživatelů v rozsahu minimálně 2 hodin a pro IT v rozsahu minimálně 3 hodin
záruka servis	na dobu 5 let, po dobu placení udržovacího poplatku (maitenance)
servis	na dobu 5 let v režimu 5x8 s odezvou 16 hodin u HelpDesku

1.7 Elektronické skartační řízení

Obecné požadavky

Implementované řešení musí umožnit zadavateli (původci) kompletní zajištění poslední etapy životního cyklu digitálních dokumentů i metadat k analogovým dokumentům, vytvoření skartačních návrhů, hromadné vytvoření SIP balíčků pro předání dokumentů do příslušného digitálního archivu a následné provedení skartačního řízení. V rámci procesu skartačního řízení musí řešení/modul zajistit komunikaci s digitálním archivem v souladu s požadavky Národního standardu, včetně příjmu a automatického zpracování odpovědní dávky. Dokumenty, které úspěšně projdou skartačním řízením (v případě archiválií včetně potvrzeného příjmu digitálním archivem), bude možné řízeným procesem odstranit z elektronické spisové služby zadavatele.

Funkcionalita musí zajistit:

• realizaci elektronických skartačních řízení

• hromadné generování SIP balíčků pro digitální archiv

• řízení přístupových práv a řízení zápůjček ve spisovně

• rozhraní na digitální archiv

• smazání nepotřebných dat (dokumenty prošlé skartačním řízením)

• plný soulad s platnou legislativou (včetně Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby)

• komunikaci s digitálním archívem formou webových služeb

• spolupráci – integraci s elektronickou spisovou službou zadavatele GINIS, především s moduly agendového IS – USU (el. spisový uzel), RAK (registr konverzí), SPI (spisovna)

Součástí dodávky je plnění o následujících požadovaných parametrech

Parametr	Požadovaná hodnota (parametr)
Sdružená licence	Pro alespoň 50 000 dokumentů ročně a pro alespoň 55 klientů (uživatelů)
Implementační a služby	dodávka na místo instalace, konfigurace dle požadavků zadavatele, aktualizace dokumentace TC
Zaškolení správce IT	Zaškolení uživatelů v rozsahu minimálně 2 hodin a pro IT v rozsahu minimálně 3 hodin
záruka servis	na dobu 5 let, po dobu placení udržovacího poplatku (maitenance)
servis	na dobu 5 let v režimu 5x8 s odezvou 16 hodin u HelpDesku

1.8 Rozšíření o funkcionalitu Zveřejnění a anonymizace do centrálního registru smluv

Obecné požadavky

Zveřejnění – díky integrované komplexní správě zveřejnění nebude nutné ručně přenášet data do různých externích formulářů, proces zveřejnění bude probíhat přímo nad zdrojovými daty. Data bude možné přenášet na definovaná (legislativou nebo vnitřním předpisem) umístění, typicky lokální úložiště atd. Zveřejňování bude probíhat nad zdrojovými daty a bude se skládat ze tří základních fází příprava, schvalování a zveřejnění.

Celý proces anonymizace bude probíhat bezpečně v agendovém IS GINIS, soubor se nebude nikam odesílat. Všechny akce se zaznamenají do transakčního protokolu, který zabezpečí autenticitu. Odstraněním důvěrných informací před jejich zveřejněním budou naplněny legislativní požadavky uvedené zákonem č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, zákonem č. 111/2009 Sb., o základních registrech, zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích) a zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění

Součástí dodávky je plnění o následujících požadovaných parametrech

Parametr	Požadovaná hodnota (parametr)
Sdružená licence	neomezená licence
Implementační a služby	dodávka na místo instalace, konfigurace dle požadavků zadavatele, aktualizace dokumentace TC
Zaškolení správce IT	Zaškolení uživatelů v rozsahu minimálně 1 hodina a pro IT v rozsahu minimálně 2 hodin
záruka servis	na dobu 5 let, po dobu placení udržovacího poplatku (maitenance)
servis	na dobu 5 let v režimu 5x8 s odezvou 16 hodin u HelpDesku

1.9 Předpokládaný počet uživatelů

Dodané řešení musí umožnit minimálně následující počet uživatelů a počet současně pracujících uživatelů:

Role	Počet uživatelů	Max. počet současně pracujících
Správa uložených digitálních dokumentů	1	1
Podepisování a razítkování	55	55
Elektronická podpisová kniha	12	12
Dokumentový konverzní server	1	1
Transakční protokol	1	1
Elektronické skartační řízení	1	1
Rozšíření jádra	1	1

1.10 Implementace, integrace a instalace

Implementace dodaného řešení ve stávající IT infrastruktuře zadavatele.

Zadavatel požaduje, aby nedocházelo k neplánovaným výpadkům a nedostupnosti stávající RIP.

Činnosti vyžadující odstávku stávající RIP budou plánovány minimálně dva pracovní dny předem a musí být odsouhlaseny zadavatelem.

Zástupce zadavatele bude ze strany dodavatele průběžně seznamován s prováděnými úkony implementace.

integrace na okolní moduly IS

Zadavatel požaduje zajistit integraci řešení do stávajícího Informačního systému města GINIS Standard od spol. GORDIC spol. s r.o. v následujícím min. rozsahu:

• Integrace na elektronickou spisovou službu

Při integraci bude možno využít stávající standardní rozhraní systému elektronické spisové služby (moduly: Univerzální spisový uzel (USU), Podatelna (POD), Výpravna (VYP), spisovna (SPIS), uveřejněné na webové adrese: : xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xx/xxx/ Další informace jsou na stránkách společnosti:
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx/

Příloha č. 2 – Popis nabízeného řešení zhotovitele

Specifikace podporovaného díla je v souladu s podmínkami uvedenými ve výzvě k podání nabídek veřejné zakázky – technické podmínky zpracované Zhotovitelem – zpracuje a vloží účastník - Zhotovitel.

1. Popis technického řešení, vlastnosti nabízeného SW a splnění požadovaných parametrů

1.1 Správa uložených digitálních dokumentů (SUD)

Uložené digitální dokumenty vyžadují průběžnou aktivní péči. Modul SUD je užitečný nástroj pro dlouhodobé udržení autenticity uložených dokumentů i správu potřebných metadat. Modul je součástí digitální spisovny GINIS, která je určena pro všechny, kdo chtějí zodpovědně vyřešit otázku důvěryhodného uložení digitálních dokumentů.

Základní funkce modulu

• Striktní kontrola úplnosti metadat a formátů digitálních dokumentů

• Změna datových formátů do PDF/A (dlouhodobé zajištění čitelnosti)

• Hromadné připojení elektronického podpisu a časového razítka

• Hromadné kontroly všech uložených dokumentů ve spisovně

• Plný soulad s platnou legislativou (vč. Národního standardu pro el. systémy spisové služby)

• Spolupráce s modulem SPI (Spisovna)

Podrobný popis modulu

Modul SUD zjednodušuje a zefektivňuje práci s dokumenty a spisy uloženými ve spisovně. Modul nabízí hromadnou aktivní péči o uložené digitální dokumenty (kontrola formátů, validity a udržení autenticity a čitelnosti) i o metadata analogových dokumentů. Kontrola úplnosti metadat je prováděna podle Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESS) a zaručuje správné vytvoření SIP balíčků pro předání digitálnímu archivu. Modul umožňuje opravu nalezených chyb v metadatech (např. chybějící typ dokumentu, spisový znak…), změnu datových formátů do PDF/A, podepsání souborů elektronickým podpisem a časovým razítkem a jejich ověření, atd. Díky modulu SUD je uživatel schopen udělat všechny tyto úkony hromadně, čímž dojde k výrazné úspoře času.

Výhody a přínosy

• Garance autenticity a časové kontinuity uložených dokumentů (elektronický podpis, časové razítko)

• Možnost přímé změny datových formátů do PDF/A (výstupní datový formát pro archivaci)

• Efektivní správa metadat pro budoucí bezproblémové generování SIP balíčků

• Úspora času díky podpoře hromadných operací s uloženými dokumenty

• Efektivnější splnění legislativních požadavků

1.2. Podepisování a razítkování (PAR)

Elektronické podpisy, časová razítka, výstupní formát (PDF/A), metadata. Díky modulu PAR budete mít jistotu, že s vašimi digitální dokumenty je v průběhu vyřizování vše v pořádku. Tento nástroj případné chyby nejen odhalí, ale také hromadně opraví. Jistě stojí za to předejít nemilým překvapením v budoucnu, kdy už zpravidla ani náprava není možná.

Základní funkce modulu

• Hromadné kontroly a opravné činnosti s digitálními dokumenty

• Podepisování a časového orazítkování el. dokumentů

• Opatření souboru časovým razítkem (vnější časové razítko TST, vnitřní razítko k podpisu do PDF)

• Ověření platnosti elektronického podpisu a časového razítka

• Kontrola expirace elektronického podpisu, časového razítka a hash souboru

• Kontrola a validace formátu souboru na normu PDF/A

• Kontrola a validace formátu souboru dle PRONOM ID

Podrobný popis modulu

Přínosem modulu Podepisování a razítkování (PAR) je maximální možné zjednodušení a zefektivnění práce s "živými" digitálními dokumenty v systému GINIS. Modul PAR řeší problematické oblasti migrace formátů, konverze, elektronického podepisování (LTV), opatření dokumentů časovým razítkem a kontroly formátů. Díky modulu PAR bude uživatel schopen udělat tyto úkony hromadně, čímž dojde k výrazné úspoře času. Pro výběr dokumentů ke zpracování slouží filtry, pomocí kterých se dá zúžit vybraná množina záznamů. Nástroj slouží pro vyhledání elektronických souborů, které nejsou ve formátu PDF/A, nejsou podepsané nebo neobsahují časové razítko. Je zde také možnost u digitálních dokumentů ověřit elektronické podpisy a časová razítka a výsledek ověření zapsat do tzv. historie ověření, bez které nelze z daného digitálního dokumentu vytvořit SIP balíček pro předání do archivu.

Výhody a přínosy

• Jistota správnosti a čistoty dat (digitálních dokumentů)

• Úspora času díky hromadným činnostem (kontroly i opravy)

• Sdružení různých činností do jednoho uživatelského prostředí

• Snížení pracnosti při uzavírání spisů a ukládání

• Splnění legislativních požadavků

• Zefektivnění činností

1.3. Elektronická pečeť (Elektronická systémová značka)

Rozšíření jádra informačního systému GINIS umožní opatření elektronických dokumentů systémovou značkou. Nabízené řešení je v souladu s nařízením o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu eIDAS. Elektronická systémová značka "Elektronická pečeť" bude použita tam, kde je požadavek/povinnost použití kvalifikované systémové značky místo osobních el. podpisů. Nabízené řešení umožní rozšíření o možnost využít nový typ elektronického podpisu úřadu pro dokumenty, kde není nutné použít osobní kvalifikovaný podpis.

1.4. Elektronická podpisová kniha (EPK)

Modul Elektronická podpisová kniha (EPK) má za cíl zajistit obvyklé pracovní postupy při posouzení a schvalování dokumentů.

Základní funkce modulu

• Jednoduché a intuitivní ovládání

• Logování veškerých činností (příprava, požadavek, posouzení, schválení, atd.)

• Posouzení/schválení jedním tlačítkem

• Hromadné činnosti

Podrobný popis modulu

Elektronická podpisová kniha kopíruje obvyklé pracovní postupy při předkládání listinných dokumentů ke schválení a podpisu a respektuje tak již zažité zvyklosti uživatelů. Osoba zodpovědná za předložení dokumentů ke schválení a podpisu provádí tedy tuto činnost ve svém obvyklém pracovním prostředí. Vedoucí pracovník schvaluje a podepisuje elektronickým podpisem dokumenty v jednoduchém prostředí nového webového modulu. Vedoucí pracovník si může prostřednictvím modulu EPK digitální dokumenty prohlédnout, a pak je buď jednotlivě nebo hromadně buď schválit a podepsat nebo naopak zamítnout. V případě, že vedoucí pracovník neschválí dokument, může připojit komentář, proč nebyla žádost vyřízena a vrátí tuto žádost referentovi. Dokumenty schválené, podepsané resp. zamítnuté a vrácené k přepracování, se v příslušných přehledech vrací zpět předkladateli do běžného pracovního prostředí (modul USU rozšířený o funkčnost EPK).

Výhody a přínosy

• Jednoduchá tvorba žádosti o posouzen/schválení

• Finalizace dokumentu před posouzením/schválením

• Jednoduché posouzení/schválení pro vedoucí pracovníky

• Dohledatelné poznámky, komentáře a kroky procesu

1.5. Dokumentový konverzní server (DKS)

Toto řešení umožňuje na pozadí uživatelských modulů konvertovat dokumenty do "archivního" formátu PDF/A-1b i PDF/A-2b (podle nařízení eIDAS). Výsledné dokumenty po konverzi je možné ověřit pomocí validátoru 3-Heights (stejný validátor používá NDA) a opatřit uznávaným elektronickým podpisem a časovým razítkem garantujícím integritu dokumentu vhodného pro dlouhodobé uložení, s možností využití vašich stávajících konverzních nástrojů. Řešení lze rozšířit i o OCR (ABBYY FineReader) vytěžování textové vrstvy u obrázků nebo PDF souborů během jejich konverze.

Základní funkce modulu

• Serverové konverzní řešení

• Připojení konvertovaného dokumentu k původní evidenční kartě

• Konverze do archivních formátů (PDF/A)

• Možnost volání z externích aplikací mimo systém GINIS

• Spolupráce s moduly GINIS

Podrobný popis modulu

Dokumentový konverzní server (DKS) zajišťuje bezobslužnou centralizovanou konverzi (změnu datového formátu) dokumentů do formátů vhodných k dlouhodobému uložení. Dokumenty určené ke konverzi formátu jsou z klientské aplikace přes komunikační službu vloženy do vstupní složky. DKS pravidelně kontroluje tuto složku, vyzvedne uložené dokumenty a provede jejich konverzi (např. do PDF/A-1b i PDF/A-2b podle nařízení eIDAS). V případě, že je vstupním souborem JPG, TIF, TIFF, PDF, atd., je možné vytěžit pomocí technologie OCR (ABBYY FineReader) jejich textovou vrstvu a podle ní následně uložené dokumenty vyhledat. Tyto soubory jsou ukládány do výstupního adresáře, odkud je komunikační služba odešle zpět klientské aplikaci, která dokumenty uloží do příslušných úložišť elektronických dokumentů. Po uložení lze ověřit archivní formát souboru pomocí 3-Heights PDF validátoru, který používá i Národní digitální archiv. Cílem řešení je zabezpečit uživateli zcela automatickou, rychlou a efektivní konverzi dokumentu do výstupního datového formátu. DKS využívá pro konverzi externích konverzních nástrojů, např. MS Office, Open Office).

Výhody a přínosy

• Standardizace formátů

• Splnění legislativních požadavků

• Jedno serverové řešení pro celou organizaci

• Využití stávajících konverzních nástrojů

• Napojení na 3-Heights PDF validátor používaný NDA

• Napojení OCR (ABBYY FineReader) pro vytěžování textové vrstvy

1.6. Transakční protokol (PPO)

Transakční protokol přináší kompletní souhrnnou informaci o činnostech a údajích v daném časovém období. Jeho pravidelným generováním a ukládáním výrazně zvyšujete míru autenticity digitálních dokumentů i celého informačního systému. Modul PPO vám přináší další bezpečnostní prvek, aby autenticita vašich dokumentů nebyla v budoucnu zpochybněna.

Základní funkce modulu

• Generování kompletního transakčního protokolu

• Generování transakčního protokolu příjmu a odeslání

• Genrování transakčního protokol změn

• Tisk historie dokumentu

• Přehled vygenerovaných protokolů

• Možnost automatického generování v ZUD

• Spolupráce s ostatními evidenčními moduly systému GINIS

• Plný soulad s platnou legislativou (vč. Národního standardu pro el. systémy spisové služby)

Podrobný popis modulu

Díky modulu PPO je organizace schopna s vysokou mírou důvěryhodnosti prokazovat pravost informací o všech svých dokumentech. Transakční protokol je souhrnný přehled profilových informací o všech doručených i vlastních dokumentech organizace, zafixovaných v čase. Výstupem je vygenerovaná sestava, která obsahuje informace o příslušných dokumentech jako: PID, Čj., Xxx, Název souboru, čas podání/odeslání, hash souboru atp. Protokol je vygenerován ve výstupním datovém formátu PDF/A a opatřen elektronickým podpisem a časovým razítkem. Protokol je možné v souladu s požadavky Národního standardu automaticky zaevidovat do Spisové služby jako nový dokument s příslušným skartačním znakem a lhůtou. V případě nejasností o pravosti jakéhokoliv dokumentu získává původce tímto způsobem unikátní a právně průkazný podklad pro garanci autenticity svých dokumentů. Transakční protokol je možné generovat pomocí tohoto modulu, nebo je možno sestavy i vytvářet automatizovaně pomocí modulu ZUD.

Výhody a přínosy

• Zvýšení autenticity dokumentů i systému

• Rychlá a přehledná správa transakčních protokolů

• Variabilita při vytváření transakčních protokolů

• Splnění legislativních požadavků

1.7. Elektronické skartační řízení (ESR)

Snadné řešení pro řádné ukončení životního cyklu vašich dokumentů. S modulem Elektronické skartační řízení (ESR) již pro vás nebude noční můrou stále narůstající množství "virtuálních" dat ve spisovně, tvorba skartačních návrhů, hromadná tvorba SIP balíčků pro příslušný digitální archiv (např. NDA) či automatická komunikace s tímto archivem.

Základní funkce modulu

• Realizace elektronických skartačních řízení

• Hromadné generování SIP balíčků pro digitální archiv

• Důsledné řízení přístupových práv a řízení zápůjček

• Rozhraní na digitální archiv

• Smazání nepotřebných dat (dokumenty prošlé skartačním řízením)

• Široká nabídka webových služeb

• Plný soulad s platnou legislativou (vč. Národního standardu pro el. systémy spisové služby)

• Spolupráce s modulem SPI (Spisovna)

Podrobný popis modulu

Modul ESR umožňuje původci kompletní zajištění poslední etapy životního cyklu digitálních dokumentů i metadat k analogovým dokumentům. Vytvoření skartačních návrhů, hromadné vytvoření SIP balíčků pro předání dokumentů do příslušného digitálního archivu (např. NDA – Národní digitální archiv) a následné provedení skartačního řízení. Během procesu skartačního řízení modul zajišťuje komunikaci s digitálním archivem v souladu s požadavky Národního standardu, včetně příjmu a automatického zpracování odpovědní dávky. Dokumenty, které úspěšně prošly skartačním řízením, v případě archiválií včetně potvrzeného příjmu digitálním archivem, umožňuje modul řízeným procesem smazat z databáze Spisové služby. Tento nepostradatelný „závěrečný“ modul celé Spisové služby uzavírá proces tzv. předarchivní péče o dokumenty v souladu s národní legislativou i mezinárodními standardy. Předává tím pomyslnou štafetu správy dokumentů trvalé hodnoty od původce na příslušný archiv.

Výhody a přínosy

• Snadné uzavření životního cyklu uložených dokumentů

• Hromadné generování SIP balíčků pro digitální archiv

• Hromadné přenosy archiválií do digitálního archivu

• Automatická komunikace s digitálním archivem v průběhu skartačního řízení

• Úspora místa v úložišti po smazání nepotřebných digitálních dokumentů

• Splnění legislativních požadavků

1.8. Rozšíření o funkcionalitu Zveřejnění a anonymizace do centrálního registru smluv

Zveřejnění – díky integrované komplexní správě zveřejnění nebude nutné ručně přenášet data do různých externích formulářů, proces zveřejnění bude probíhat přímo nad zdrojovými daty. Data bude možné přenášet na definovaná (legislativou nebo vnitřním předpisem) umístění, typicky lokální úložiště atd. Zveřejňování bude probíhat nad zdrojovými daty a bude se skládat ze tří základních fází příprava, schvalování a zveřejnění.

Celý proces anonymizace bude probíhat bezpečně v agendovém IS GINIS, soubor se nebude nikam odesílat. Všechny akce se zaznamenají do transakčního protokolu, který zabezpečí autenticitu. Odstraněním důvěrných informací před jejich zveřejněním budou naplněny legislativní požadavky uvedené zákonem č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, zákonem č. 111/2009 Sb., o základních registrech, zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích) a zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění

2. Licence nabízeného řešení

Modul	Počet
GINIS - ADM - jádro IS
rozšíření - zveřejnění	1
rozšíření - anonymizace	1
rozšíření - el.podpisy a časová razítka	1
rozšíření - systémová značka	1
GINIS - DKS - Dokumentový konverzní server
rozšíření - Microsoft Office	1
rozšíření - napojení na validátor PDF	1
GINIS - EPK - Elektronická podpisová kniha
multilicence EPK L/T do 30 klientů	1
GINIS - ESR - Elektronické skartační řízení
server - zdr. licence do 60000 dok./rok	1
klient T - ESR	1
GINIS - SUD - Správa uložených digitálních dokumentů
server - zdr. licence do 60000 dok./rok	1
klient T - SUD	1
GINIS - PPO - Transakční protokol
server - zdr.licence do 150000 dok./rok	1
klient T - PPO	1
GINIS - PAR - Podepisování a razítkování
server - zdr.licence do 40000 dok./rok	1
klient T - PAR	55
rozšíření - aut. aktualizace CRL v PAdEs	1
3-Heights™ PDF Validator
3-Heights™ PDF Validator - licence	1

3. Školení k dodávanému řešení

Školení uživatelů k dílčím funkčnostem v rozsahu minimálně 2 hodin a školení pracovníků IT v rozsahu minimálně 3 hodin.

4. Záruka dodávaného řešení

po dobu placení udržovacího poplatku (maitenance) obdrží zadavatel každý rok novou verzi dodávaného řešení na kterou se vztahuje 24 měsíční záruka.

5. Servis

na dobu 5 let v režimu 5x8 s odezvou 16 hodin u HelpDesku, viz smlouva.

6. Implementace, integrace a instalace

Implementace dodaného řešení ve stávající IT infrastruktuře zadavatele. Implementace bude koordinovaná a činnosti vyžadující odstávku stávající RIP budou plánovány minimálně dva pracovní dny předem se souhlasem zadavatele.

Zástupce zadavatele bude ze strany dodavatele průběžně seznamován s prováděnými úkony implementace.

6.1 Integrace na okolní moduly IS

• Integrace na elektronickou spisovou službu

Příloha č. 3 – Naceněný položkový rozpočet

Oceněný položkový rozpočet díla je v souladu s podmínkami uvedenými ve výzvě k podání nabídek veřejné zakázky – vyplní účastník - Zhotovitel.

Id	Položka	Cena bez DPH [Kč]	DPH [%]	DPH [Kč]	Cena včetně DPH [Kč]
01	Správa uložených digitálních dokumentů, vč. licencí	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
02	Elektronické podpisy a elektronické časové razítko, vč. licencí	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
03	Elektronická pečeť, vč. licencí	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
04	Elektronická podpisová kniha, vč. licencí	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
05	Dokumentový konverzní server, vč. licencí	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
06	Transakční protokol, vč. licencí	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
07	Elektronické skartační řízení, vč. licencí	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
08	Zveřejnění a anonymizace do Centrálního registru smluv, vč. licencí	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
09	Implementace a školení položek Id 01 až 09	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
10	Cena celkem za dílo (součet Id 01 až 09)	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
11	Servisní podpora a servis na 1. rok	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
12	Servisní podpora a servis na 2. rok	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
13	Servisní podpora a servis na 3. rok	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
14	Servisní podpora a servis na 4. rok	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
15	Servisní podpora a servis na 5. rok	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
20	Cena celkem za servisní podporu a servis na 5 let	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč
100	Cena Celkem (součet Id 10 a 20)	**xxx Kč	21%	**xxx Kč	**xxx Kč

Položky označené ** jsou považovány za obchodní tajemství dodavatele.

Příloha č. 4 – Kontaktní údaje

2.1 Kontaktní údaje Zhotovitele – k vyplnění:

Jméno a příjmení	Role na projektu	Telefon	Mobil	E-mail
xxx	Oprávněná osoba ve věcech smluvních	xxx	xxxx	xxx
xxx	Oprávněná osoba ve vrcholovém řídícím orgánu projektu	xxx	xxx	xxx
xxx	Vedoucí projektu (projektový manažer)	xxx	xxx	xxx

2.2 Kontaktní údaje Objednatele

Jméno a příjmení	Role na projektu	Telefon	Mobil	E-mail
Xxx. Xxxxx Xxxxx	Oprávněná osoba ve věcech smluvních	xxx	xxx	xxx
Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx	Věcný gestor	xxx	xxx	xxx
Xxxxx Xxxxxxxx	Technický gestor projektu	xxx	xxx	xxx
Xxxxx Xxxxxxxxxx	Xxxxxx projektu (Finanční manažer)	xxx		xxx

Zástupci za stranu Objednatele budou doplněni ke dni podpisu smlouvy.

Stránka 42 z 42