dato xx
dato xx
sagsnr reference
for
Østdeponi
Version 28.08.2013
Godkendt på bestyrelsesmøde den xx
1. Navn, hjemsted
1.1 Selskabets navn er Østdeponi (i det følgende Selskabet).
1.2 Selskabet er stiftet som et kommunalt fællesskab i medfør af reglerne i Lov om kommunernes styrelse § 60, stk. 1, med godkendelse af Statsforvaltningen.
1.3 Selskabets hjemsted er Herning.
2. Andelshaverne
2.1 Selskabet er et andelsselskab, hvori kun kommuner kan være andelshavere.
2.2 Selskabets andelshaver er følgende kommuner: Billund Ringkøbing-Skjern
Hedensted Varde
Herning Vejle Ikast-Brande
2.3 Optagelse i Selskabet samt vilkårene herfor, afgøres af bestyrelsen, hvis beslutning skal godkendes af andelsha- vernes kommunalbestyrelse.
2.4 Selskabet skal drive sin virksomhed i overensstemmelse med en af andelshaverne vedtaget ejerstrategi for Sel- skabet, som bl.a. skal indeholde en afskrivningspolitik.
3. Selskabets opgaver
3.1 Selskabet skal forestå efterbehandlingen af affaldsdepotet på Østdeponi Affaldsbehandlingsanlæg i Fasterholt i hen- hold til Overgangsplan og revurdering af 18. februar 2009 med efterfølgende tilpasninger samt beslutninger, truffet som følge heraf.
3.2 Selskabet skal desuden forestå de affaldshåndterings- og behandlingsopgaver, som ifølge bilag 1, er kompetence- overført fra én eller flere andelshavere til Selskabet for et eller flere kalenderår. Hver andelshaver tilkendegiver hvert år inden 1. april, hvilke affaldshåndterings- og be-
handlingsopgaver, som andelshaveren vil kompetence- overdrage for det eller de kommende kalenderår.
Såfremt en kompetenceoverførelse for en eller flere an- delshavere indebærer, at der skal foretages investeringer, som skal afskrives over flere år, kan en andelshaver ikke hjemtage opgaven eller udtræde af andelsselskabet, før investeringen er afskrevet. Alternativt kan andelshaveren betale en økonomisk kompensation til selskabet, som dækker andelshaverens andel af restafskrivningerne.
Senest 2 måneder forud for hver kompetenceoverdragelse skal Selskabet til de andelshavere som anmoder herom udarbejde og fremsende en forkalkulation, hvor det øko- nomiske grundlag for Selskabets opgaveudførelse beskri- ves.
3.3 Selskabet kan indgå aftale med en andelshaver eller flere andelshavere i forening om løsning af affaldshåndterings- og behandlingsopgaver, som i givet fald skal være selvfi- nansierende og særskilt hæftende for de deltagende an- delshavere. Aftaler mellem Selskabet og en eller flere an- delshavere om affaldshåndterings- og behandlingsopgaver skal indgås i overensstemmelse med de regler, der gæl- der for kommuners udførelse af opgaver for andre kom- muner, herunder også regler om udbudspligt.
3.4 Selskabet kan indgå aftale med private erhvervsvirksom- heder om løsning af affaldshåndterings- og behandlings- opgaver, hvis Selskabet har ledig overskudskapacitet som er tilfældigt opstået, men på sigt nødvendig eller ikke kan afskaffes inden for rimelig tid uden væsentlig økonomisk tab. Selskabet kan endvidere for private erhvervsvirk- somheder håndtere og behandle kildesorteret erhvervsaf- fald til materialenyttiggørelse i henhold til Miljøstyrelsens særskilte godkendelse. Anlægget til håndtering og be- handling af kildesorteret erhvervsaffald til materialenyt- tiggørelsen kan ikke udvides. Opgaver for private er- hvervsvirksomheder vedrørende behandling og håndtering af affald skal løses på markedsvilkår.
3.5 Selskabet kan deltage i et fælles administrations- og ser- viceselskab, der varetager administrative opgaver for Sel- skabet og andre affaldsselskaber, som er direkte eller in- direkte ejet af kommuner. Selskabet skal etableres som et selskab med begrænset ansvar.
3.6 Selskabet kan endvidere deltage i Selskabet Østdeponi Gas & El ApS, der ejer og driver et gasanlæg og produce- rer el.
3.7 Selskabet skal løbende følge udviklingen inden for af- faldsområdet med henblik på at afdække udviklings- og samarbejdsmuligheder for Selskabet, og Selskabet kan di- rekte eller indirekte via et selskab med begrænset ansvar deltage i opgaver vedrørende udvikling inden for affalds- sektoren inden for rammerne af de regler der gælder for kommunal deltagelse i erhvervsudvikling.
4. Bestyrelsen
4.1 Selskabet ledes af en bestyrelse, der er udpeget af andels- haverne for en periode, der svarer til den kommunale valg- periode. Hver andelshaver udpeger et bestyrelsesmedlem og en suppleant herfor, som begge skal være medlem af kommunalbestyrelsen hos andelshaveren.
4.2 Bestyrelsen konstituerer sig efter nyvalg med en formand og en næstformand, der fungerer i tilfælde af formandens forfald.
4.3 Formanden modtager et af bestyrelsen fastsat og af Stats- forvaltningen godkendt vederlag. Selskabet udreder veder- lag/mødediæter til bestyrelsesmedlemmerne efter reglerne i Lov om kommunernes styrelse.
4.4 Bestyrelsen holder møde så ofte, den finder det nødvendigt og kan indkaldes efter begæring af 1 bestyrelsesmedlem, Selskabets direktør eller af Selskabets revisor. Der skal mindst afholdes to møder om året. Møderne holdes på Sel- skabets adresse, såfremt ikke andet bestemmes.
4.5 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne eller disses suppleanter er til stede. Beslut- ninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt.
4.6 De af bestyrelsen trufne beslutninger indføres i protokol, som underskrives af de tilstedeværende medlemmer.
4.7 Bestyrelsen kan træffe nærmere bestemmelse om sin virk- somhed ved en forretningsorden. Forretningsordenen fore- lægges andelshaverne til godkendelse.
4.8 For bestyrelsens virksomhed og ansvar gælder reglerne i Lov om kommunernes styrelse.
5. Direktion
5.1 Efter beslutning af bestyrelsen ansættes en direktion til at varetage den daglige ledelse af Selskabet. Bestyrelsen skal følge de for kommuner gældende retningslinjer for rekruttering og ansættelse. Bestyrelsen træffer beslutning om ansættelse af direktøren og fastlægger gennem en an- sættelseskontrakt direktørens ansættelsesvilkår.
5.2 Direktionen skal sikre løsning af de af Selskabet pålagte opgaver, herunder ansættelse af fornødent personale in- denfor de i budgettet fastsatte rammer.
6. Tegningsret
6.1 Selskabet forpligtes ved underskrift af formanden og di- rektøren, eller af den samlede bestyrelse i forening.
7. Økonomi – finansiering og hæftelse
7.1 Finansieringen af Selskabets virksomhed sker ved låneop- tagelse, ved indskud fra andelshaverne, ved betaling af behandlingstakster samt ved henlæggelser. For låntagning gælder de af Økonomi- og Indenrigsministeriet til enhver tid fastlagte regler for kommuners låntagning.
7.2 Finansiering af Selskabets aktiviteter efter pkt. 3.1 sker ved andelshavernes betaling af en af bestyrelsen fastsat grundtakst, som dækker udgifter til efterbehandling og øvrige udgifter forbundet med nedlukning af deponi. Ved fastsættelse af grundtaksten skal eventuelle indtægter fra Østdeponi Gas og El ApS fratrækkes. Endvidere skal de midler, som er hensat til efterbehandling og nedlukning jf. pkt. 8.1, inklusiv påløbne renter anvendes, inden grund- taksten opkræves andelshaverne.
7.3 Finansiering af Selskabets aktiviteter efter pkt. 3.2 sker ved andelshavernes betaling af en behandlingstakst, som dækker udgiften til den konkrete affaldshåndterings- og behandlingsopgave. Ved fastsættelse af behandlingstak- sten skal eventuelle indtægter fra salg af ledig overskuds- kapacitet fratrækkes. Endvidere skal eventuel overdæk- ning fra foregående år samt indestående på aktivitetskon- toen fratrækkes fordelt over 5 år, jf. pkt. 8.2.
7.4 Selskabets aktiviteter efter pkt. 3.3 er selvfinansierende, derved at den eller de andelshavere, som indgår aftale med Selskabet om løsning af affaldshåndterings- og be- handlingsopgaver, selv bærer udgiften herfor.
7.5. Selskabets aktiviteter efter pkt. 3.4 er selvfinansierende, derved at Selskabets håndtering og behandling af er- hvervsaffald samt salg af overskudskapacitet skal ske til markedspris, og Selskabet må alene deltage heri, såfremt Selskabet har en begrundet forventning om at opnå et af- kast, der er normalt for den pågældende type aktivitet. Selskabets prissætning af aktivitet omfattet af pkt. 3.4 må ikke påføre andre virksomheder en urimelig konkur- rence eller påføre Selskabet en urimelig risiko. Selskabet skal føre et særskilt regnskab for Selskabets håndtering og behandling af erhvervsaffald til materialenyttiggørelse som leveres til selskabet direkte fra erhvervsvirksomhe- der.
7.6 Selskabets aktiviteter efter pkt. 3.5 og 3.6 er bortset fra indskudskapitalen selvfinansierende. Selskabet må ikke påtage sig at hæfte for aktiviteter, som udøves af de i pkt. 3.5 og 3.6 nævnte selskaber.
7.7 Selskabets aktiviteter efter pkt. 3.7 kan alene finansieres af opsparet fri kapital jf. pkt. 8.3.
7.8 Budget for Selskabets drift fastlægges af bestyrelsen. Hvert år inden udgangen af oktober måned skal der være udar- bejdet funktionsopdelt budget for det følgende driftsår. Budgettet skal indeholde vurderinger af hver aktivitet for sig med budgetoverslag for de efterfølgende 3 driftsår.
7.9 I budgettet kan indregnes henlæggelser til planlagte inve- steringer for selskabets opgaver efter pkt. 3.1 og pkt. 3.2, hvis investeringen er besluttet af Selskabets bestyrelse på baggrund af konkret budget for investeringens omfang og
investeringen indgår i de berørte andelshaveres affalds- plan. Der kan henlægges til investeringen i op til 5 år, ef- ter investeringsbeslutningen er truffet
7.10 Selskabets endeligt vedtagne budget og de flerårige bud- getoverslag skal foreligge tilgængeligt for offentligheden, jf. Lov om kommunernes styrelse § 39.
7.11 Løn- og ansættelsesforhold for personalet skal være i overensstemmelse med de for kommuner gældende reg- ler.
7.12 Selskabet hæfter overfor kreditorerne for samtlige gælds- forpligtelser, som Selskabet pådrager sig. Xxxxxxxxxxxxx hæfter subsidiært og solidarisk for opfyldelsen af denne forpligtelse. Den indbyrdes hæftelse mellem andelshaver- ne fordeles i overensstemmelse med bestemmelserne i pkt. 7.12 – 7.15.
7.13 I det indbyrdes forhold mellem andelshaverne, samt eventuelle udtrådte andelshavere, fordeles hæftelse ved- rørende nedlukning og efterbehandling af deponiet jf. pkt.
3.1 proportionalt i forhold til den deponerede mængde af- fald de sidste 13 hele kalenderår, anlægget var i drift, jf. bilag 2.
7.14 I det indbyrdes forhold mellem andelshaverne fordeles hæftelsen vedrørende kompetenceoverdragne affalds- håndteringsopgaver, jf. pkt. 3.2, i samme forhold som af- regningsgrundlaget i de år, hvor aktiviteten har været udøvet af Selskabet for andelshaverne.
7.15 I det indbyrdes forhold mellem andelshaverne fordeles hæftelsen vedrørende aftalte aktiviteter, jf. pkt. 3.3 i samme forhold som afregningsgrundlaget i det eller de år, hvor aktiviteten ifølge aftale har været udøvet af Selska- bet for en eller flere andelshavere.
7.16 I det indbyrdes forhold mellem andelshaverne fordeles hæftelsen vedrørende behandling af erhvervsaffald og salg af ledig overskudskapacitet, jf. pkt. 3.4 mellem alle andelshavere ud fra afregningsgrundlaget mellem disse og Selskabet i henhold til pkt. 3.2. og 3.3.
7.17 Som følge af, at aktiviteter omfattet af pkt. 3.5, 3.6 og
3.7 udøves af særskilte selskaber med begrænset ansvar,
er der ingen hæftelse for Selskabet eller andelshaverne vedrørende disse aktiviteter. Såfremt Selskabets aktivite- ter omfattet af 3.7 udøves af et selskab med begrænset hæftelse, er der ej heller hæftelse for Selskabet eller an- delshaverne vedrørende denne aktivitet.
7.18 Selskabets regnskabsår er kalenderåret.
7.19 Selskabet skal aflægge funktionsopdelte regnskaber, dvs. særskilte regnskaber for hver af Selskabets aktiviteter.
7.20 Fordeling af fællesomkostninger i regnskabet mellem de forskellige aktiviteter, som Selskabet udøver, skal ske ef- ter rimelige driftsøkonomiske principper og relevante for- delingsnøgler.
7.21 Årsregnskabet, som skal forelægges bestyrelsen til god- kendelse senest den 1. maj, skal følge årsregnskabsloven.
7.22 Selskabets årsregnskab revideres af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret revisor. Antagelse og afskedigelse af den valgte revisor kan alene ske med godkendelse af Statsforvaltningen..
8. Kapital
8.1 Selskabet har en opsparet kapital til brug for udgifterne til nedlukning og efterbehandling af deponi, jf. pkt. 3.1. For- delingen af kapitalen på nedlukningskontoen fremgår af bilag 2. Såfremt Selskabets indtægter fra Østdeponi Gas og El ApS ikke dækker Selskabets udgifter til nedlukning og efterbehandling af deponi, nedskrives andelshavernes nedlukningskonti med et beløb til dækning heraf. Ned- skrivning sker proportionalt i forhold til andelshavernes deponerede mængde affald de sidste 13 hele kalenderår, anlægget var i drift
8.2 Selskabet har en opsparet kapital, som hidrører fra aktivi- teter som Selskabet ifølge tidligere aftale har udført for andelshaverne, men som med denne vedtægt er kompe- tenceoverdraget af andelshaverne til Selskabet i overens- stemmelse med pkt. 3.2. Fordelingen af kapitalen på akti- vitetskontoen fremgår af bilag 3. Kapitalen tilbageføres til andelshaverne over behandlingstaksten efter pkt. 3.2 over 5 år. Såfremt der efter 5 år på en eller flere andelshaveres
aktivitetskonto stadig henstår midler, udbetales disse af Selskabet til den eller de pågældende andelshavere.