Senest opdateret pr. 30. april 2019)
Persondatapolitik
(Senest opdateret pr. 30. april 2019)
Oplysninger om persondata til kunder og leverandører i forbindelse med Persondataforordningen af 25. maj 2018
Her kan du her finde information om, hvordan vi håndterer og behandler persondataoplysninger for kunder og leverandører i forbindelse med aftaler, der er eller indgås med Greenwood Company A/S (herefter kaldet GW) – CVR nr. 2596 19 19.
Generelt
Gennem din aftale med GW indsamles der personoplysninger om dig. Disse retningslinjer er udarbejdet ud fra EU’s Databeskyttelsesforordning, som fik virkning i Danmark fra 25. maj 2018, samt den nye danske databeskyttelseslov, der supplerer reglerne i databeskyttelsesforordninger og den nuværende person- datalov (samlet ”gældende lovgivning”).
Nedenfor kan du læse om de informationer, der indsamles, herunder hvordan oplysningerne behandles, hvad de bruges til, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvem du skal kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende de indsamlede oplysninger.
Hvilke oplysninger gemmer vi?
GW behandler dine personlige oplysninger, når du indgår en aftale med os.
Vi indsamler og registrerer kun almindelige personoplysninger om dig som person. Oplysninger vedrørende aktie- og/eller anpartsselskabers navn, adresse m.v. vedrører ikke en fysisk person og er derfor ikke omfattet af persondata-forordningen.
De personoplysninger, som vi indsamler, bruges til at identificere dig som kunde eller leverandør samt levere og fakturere de services, du har købt af os. Vi opsamler følgende oplysninger: Virksomhedsnavn, fornavn, efternavn, adresse, evt alternativ leveringsadresse, mailadresse og telefonnummer.
Personoplysninger, som indsamles i forbindelse med opfyldelsen af aftalen, vil blive opbevaret i vores IT- system og/eller i et fysisk register.
Vi indsamler og registrerer IKKE personfølsomme oplysninger, som race, etnisk oprindelse, politisk overbevisning, religiøs eller filosofisk overbevisning, helbredsoplysninger, seksuelle forhold eller seksuel orientering mv.
Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?
Når du køber en service hos GW, har vi brug for dine personoplysninger som dokumentation, indtil servicen er betalt og leveret, en eventuel fortrydelsesfrist er udløbet, og fristen for betalinger er udløbet.
Under det løbende aftaleforhold opbevares de oplysninger, som vi har indsamlet på dig i vores IT-system.
Dine personoplysninger vil som udgangspunkt efter gældende regler blive opbevaret hos GW i en periode på minimum 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Hvis aftalen med dig f.eks er ophørt november 2017, og regnskabsåret følger kalenderåret, er vi efter gældende regler forpligtet til at opbevare oplysningerne indtil tidligst udgangen af 2022.
Hvad bruger vi personoplysninger til?
Dine personoplysninger, som vi indsamler om dig i forbindelse med opfyldelse af vores aftale, bruges først og fremmest til almindelig kunde-/leverandøradministration, herunder eksempelvis til opfyldelse af den aftale, som du har indgået med GW og fremsendelse af faktura.
Oplysningerne vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til tredjepart. Imidlertid kan dine almindelige kontaktoplysninger videregives til vores samarbejdspartnere, såfremt vi har brug for deres hjælp til opfyldelsen af aftalen – Læs mere under overdragelse af persondata.
Derudover kan vi behandle dine oplysninger, hvis behandlingen er nødvendig for, at GW (eller tredjemand) kan forfølge en legitim interesse, medmindre hensynet til dig går forud herfor.
Overdragelse af persondata
Vi overdrager kun persondata til 3. part, såfremt det har relevans for samhandlen. Levering fra lager
Din mail, telefonnummer, for- og efternavn samt leveringsadresse gives til vores fragtfirmaer, som skal levere din bestilling. Fragtfirmaet gemmer kvittering for leverancen i 12 måneder. Fragtfirmaet kan evt. bruge din mailadresse og/eller telefonnummer i forhold til at kontakte dig om din leverance.
Direkte leverancer
I de tilfælde hvor der anvendes direkte leverancer fra vores producenter, videregives alle relevante oplysninger (firmanavn, kontaktperson, adresse, telefonnummer), for at leverancen kan gennemføres.
Betalingsformidling
Vi leverer services til samarbejdspartneres kunder. I den forbindelse overdrager vi information om, at vi har foretaget levering til navngiven person med tilhørende adresse. Samarbejdspartner anvender denne information til at gennemføre fakturering.
Indsigt, berigtigelse og sletning af dine persondata opbevaret hos os
Du kan til enhver tid få oplyst eller rettet de personoplysninger vi har om dig, ved at rette henvendelse til os, og du er berettiget til at komme med indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger.
Du kan også til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til de behandlinger, vi foretager med dit samtykke.
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger, såfremt vi ikke giver dig ret I dine indsigelser. Klagen skal sendes til Datatilsynet – se nærmere under Kontakt.
Vi gemmer dine personoplysninger så længe vi har et samarbejde med dig. Hvis kunde-, leverandør forholdet ophører, gemmer vi dine personoplysninger så længe vi er forpligtet til det efter lovgivning, herunder regnskabslovgivningen, almindeligvis 5-10 år.
Bemærk venligst, at såfremt GW i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at opbevare oplysningerne, kan du ikke kræve, at dine personoplysninger slettes.
Beskyttelse af personoplysninger
Dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi gemmer de personlige oplysninger, som du afgiver, i GWs IT-system og/eller i et fysisk register.
Ændringer i behandlingen af personoplysninger
Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af person- oplysninger. Ændres retningslinjerne, rettes datoen for ”sidst opdateret” nederst på siden. Disse retningslinjer bliver evalueret og om nødvendigt revideret en gang årligt.
Kontakt
Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som er registreret om dig hos GW, skal du rette henvendelse til Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxx på e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Er der registreret forkerte data, eller har du andre indsigelser, skal du rette henvendelse samme sted. Du har mulighed for få indsigt i hvilke informationer, der er registreret om dig.
Hvis du ønsker at klage over GWs behandling af dine personoplysninger, kan dette ske til Datatilsynet: Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
Telefon: 00000000