Retningslinjer ved afholdelse af udgifter i Red Barnet Ungdom (RBU)

Retningslinjer ved afholdelse af udgifter i Red Barnet Ungdom (RBU)

1. GENERELT:

- Indeværende dokument definerer de gældende retningslinjer i RBU ved godkendelse og afholdelse af udgifter og ved indgåelse af aftaler med eksterne leverandører.

- I grænse- og tvivlstilfælde skal afholdelse af udgifter og indgåelse af aftaler altid på forhånd være aftalt med økonomi & adm. chefen (Xxx Xxxxxxxxx). Hvis der ikke foreligger en forudgå- ende aftale kan refusion/aftale blive annulleret, såfremt at den er i uoverensstemmelse med de i nedenstående definerede retningslinjer.

- Udgifter skal altid kunne dokumenteres i form at gyldige kvitteringer, dvs. hvorpå det fremgår, hvad der er blevet købt, i hvilket antal og til hvilken pris. (Husk at dankort-bonner ikke er gyldige som kvitteringer, da de ikke overholder foranstående kriterier).

- Ved refusion af udgifter skal udgiftsholder altid udfylde RBU´s refusionsblanket, der kan rekvireres på xxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx samt vedlægge kvitteringer – disse kan afleveres eller sendes til sekretariatet i København.

- Refusionsanmodninger kan også sendes til RBU digitalt. Bemærk her, at 1) der skal medsendes en udfyldt refusionsblanket, 2) vedhæftet skal der være kvitteringer nummereret (1-6) for alle udgifter, 3) alle vedhæftede dokumenter skal være komplette og tydeligt læsbare og 4) den samme refusionsanmodning må aldrig sendes to gange uden forudgående aftale med økonomi og adm. chefen. Anmodningerne skal sendes til xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx

- Udgiftsholdere mv. opfordres til altid at udvise sparsommelighed og omtanke i omgangen med RBU´s penge, hvilket bl.a. betyder, at: 1) det forsøges at få eksterne oplægsholdere mv. til at give en favorabel pris, 2) altid at ringe til leverandører ved større udgifter for at få mængde- rabatter til favorable priser, 3) bruge de aftaler RBU allerede har lavet med leverandører, 4) købe billetter til offentlig transport/fly i god tid mv. Ret henvendelse til sekretariatet, såfremt at du er i tvivl mht., hvilke aftaler RBU har.

2. FORPLEJNING1:

- Almindelige møder af kort varighed, max. kr. 100 til snacks o.l. i alt

1 Det er ikke muligt at akkumulere udgifter, f.eks. ved ikke at anvende penge til forplejning hele året og så anvende hele årets beløb til en julefrokost

- Almindelige møder af længere varighed, f.eks. to timers møde hen over aftensmad, xxx xx. 65 pr. person til forplejning

- Særlige arrangementer, f.eks. juleafslutning eller sommerfest, max. kr. 250 pr. person inkl. drikkevarer

- Samlet udgift til forplejning ved heldagsarrangementer, max. kr. 250 pr. person inkl. drikkevarer

3. TRANSPORT:

- Ved deltagelse i møder og arrangementer, afholdt af Red Barnet Ungdom, refunderes altid som minimum et beløb svarende til rejseudgiften ved brug af offentlig transport

- RBU dækker udgifter til pladsbilletter

- Ved anvendelse af offentlig transport skal rejsende altid bruge den billigst mulige rejsemulig- hed. RBU dækker derfor også en eventuel udgift til f.eks. wildcard hos DSB

- I særlige tilfælde, f.eks. hvis arrangementet afholdes afsides eller hvis flere kører i bil sammen, kan RBU refundere kørsel i bil på baggrund af kilometerpenge – kr. 2 pr. km.2

- I særlige tilfælde, f.eks. hvis det afkorter rejsetiden væsentligt, refunderer RBU udgiften til fly- billetter (typisk Aalborg-København)

- I særlige tilfælde, jf. også ovenstående undtagelser, refunderes kørsel med taxa

- Transportudgifter afholdt i forbindelse med arrangementer afholdt af tredjepart, f.eks. i for- bindelse med et kursus, refunderes ikke, hvis der ikke på forhånd er lavet særskilt aftale herom med projektkonsulent mv. eller med økonomi og adm. chefen

- Parkeringsbøder, fartbøder mv. refunderes ikke

4. VED INDKØB AF MATERIALER, AFHOLDELSE AF AKTIVITETER MV.:

- Ved indkøb af materialer, afholdelse af aktiviteter mv., der koster mere end kr. 3.000, skal udgiften altid forhåndsgodkendes af den relevante projektkonsulent mv. eller af økonomi & adm. chefen.

- Der må ikke indkøbes gavekort til udgifter til materialer, udflugter, aktiviteter mv. for derved at undgå budgetters periodeafslutning

-

5. GAVER:

- Når inviterede gæster holder oplæg for RBU ved receptioner og arrangementer for eller af samarbejdspartnere

- Afholdelse af udgifter til gaver til frivillige skal altid forhåndsgodkendes af relevant formand, projektleder, projektkonsulent etc.

- Udgift til gaver må ikke overstige kr. 300

- Der må ikke gives gaver i form af gavekort, der kan forveksles med erstatning for aflønning, dvs. som tommelfingerregel må gavekort ikke overstige udgiften til gaver (300 kr.)

6. REPRÆSENTATION MV.:

2 Der skal bruges en særlig skabelon – kørsel i egen bil – der kan rekvireres på vores hjemmeside

- Ved deltagelse i møder på vegne af RBU hos eksterne parter gælder samme beløbsgrænser som i ovenstående under afsnittet forplejning, såfremt der ikke er forplejning inkluderet

- Ved deltagelses i eksterne kurser på vegne af RBU gælder samme beløbsgrænser som i oven- stående under afsnittet forplejning, såfremt at der ikke er forplejning inkluderet

- Ved rejser i RBU regi gælder samme beløbsgrænser som i ovenstående under afsnittet forplej- ning

7. OVERNATNING:

- Ved deltagelse i arrangementer, møder mv. i RBU regi refunderes et beløb svarende til almin- delige hostelpriser. Det anbefales, at man bruger Cabinn, hvor RBU har en rabataftale

- Hvis RBU tilbyder overnatning til et arrangement, skal RBUs tilbud om overnatning benyttes

8. VED INDGÅELSE AF KONTRAKTER MED EKSTERNE LEVERANDØRER:

- Indgåelse af kontrakter med eksterne leverandører, f.eks. til supervision eller eksterne konsu- lenter, der overstiger kr. 2.000 inkl. moms, skal altid forhåndsgodkendes af projektkonsulent mv. eller økonomi og adm. Chefen

Taksten til eksterne oplægsholdere til RBU arrangementer må ikke overstige kr. 3.000 inklusiv moms3 uden forudgående aftale med økonomi & adm. chefen, jf. også opfordringen til sparsommelighed

HVEM GODKENDER UDGIFTER/AFTALER I RBU:

- Forretningsudvalget (FU)

- Sekretariatschef

- Økonomi & adm. chef

- Projektchef

- Projektkonsulenter

- Lokalforenings formænd og kasserer

- Frivillige projektledere

ANDET:

- FU kan ved konkret forespørgsel dispensere fra ovenstående retningslinjer

- FU reviderer denne retningslinje på det første møde efter Landsmødet