Indholdsfortegnelse Side
Udbud af kapitalforvaltning for
Roskilde Kommune
Maj 2023
Indholdsfortegnelse Side
Indledning 4
Ordregivende myndighed 4
Oplysninger om Roskilde Kommune 4
Udbudsmateriale 4
1 Udbudsbetingelser 5
1.1 Afgrænsning af ydelsen 5
1.2 Ejendomsret til tilbudsmaterialet 5
1.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet 5
1.4 Tilbudsfrist 6
1.5 Vedståelsesfrist for tilbud 6
1.6 Roskilde Kommunes forbehold 6
1.7 Tilbudsgivers forbehold 6
1.8 Kontraktudkast 7
1.9 Aktindsigt 8
1.10 Overholdelse af governanceprincipper 8
1.11 Finans Danmarks anbefalinger til bekæmpelse af hvidvask
og terrorfinansiering 8
2 Krav til tilbud 9
2.1 Formkrav til tilbuddet 9
2.2 Sprog 9
2.3 Kontraktperiode 9
2.4 Opsigelse 9
2.5 Forvaltningshonorar 9
2.6 Best execution 10
2.7 Etiske krav til investeringer 10
2.8 Afkast opgjort efter GIPS standard 10
2.9 Kundeansvarlig 10
2.10 Opfølgnings- og rådgivningsmøder 10
2.11 Afkastrapporter 10
2.12 Handelsnotaer 11
2.13 Omkostninger ved ophør af samarbejde 11
2.14 Tilbudsgivers krav til dokumentation (KYC / know your client) 11
2.15 Service i tilfælde af negativt afkast ved kapitalforvaltningen 11
2.16 Omkostningsfrit depot 12
Indholdsfortegnelse Side
3 Udvælgelseskriterier / Egnethed 13
3.1 Opfyldelse af kriterier for egnethed 13
4 Tildelingskriterier og pointtildeling i scoremodellen 14
4.1 Totale omkostninger 14
4.2 Kvalitet 14
4.3 CO2 aftryk fra aktieportefølje 16
5 Udelukkelsesgrunde 18
6 Tilbuddets udformning 20
7 Beslutningsprocedure og overordnet tidsplan 21
7.1 Beslutningsprocedure 21
7.2 Overordnet tidsplan 21
8 Rammer for opgaven 22
8.1 Kapital under forvaltning og investeringsgrænser 22
8.2 Pristilbud på kapitalforvaltning og benchmark 23
Bilagsoversigt
Bilag 1: Excel tilbudsark
Bilag 2: Roskilde Kommunes Politik for lån og investering i aktier og obligationer m.m. Bilag 3: Erklæring vedr. udelukkelsesgrunde
Bilag 4: Bilag om aktindsigt som tilbudsgiver kan vælge at bruge. Bilag 5: KL’s governanceprincipper
Bilag 6: Finans Danmarks forslag til bekæmpelse af terror og hvidvask
Indledning
Ordregiver forventer at indgå aftaler om forvaltning af et samlet beløb i niveauet kr. 700 mio. fordelt på 2 aftaler. Aftalerne vil være på hver ca. kr. 350 mio.
Aktivklasserne der indgår i forvaltningsaftalen, er danske stats-og realkreditobligationer og via investeringsbeviser i aktier samt erhvervsobligationer, der skal forvaltes i henhold til ordregivers til enhver tid gældende Politik for lån og investering – bilag 2.
Ordregivende myndighed
Den ordregivende myndighed er: Roskilde Kommune
Rådhusbuen 1
4000 Roskilde
Ordregiver assisteres i udbudsfasen af: Xxxxxxxxx´s Capital A/S
Xxxxxxxxx 00
1058 København K
Telefon 00 00 00 00 xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx
Oplysninger om Roskilde Kommune
På Roskilde Kommunes hjemmeside xxx.xxxxxxxx.xx er det muligt at læse mere om Roskilde Kommune samt at finde Roskilde Kommunes regnskaber og budgetter.
Udbudsmateriale
Det samlede udbudsmateriale består af dette dokument, der beskriver hele udbuddet inkl. krav og ønsker til tilbudsgivers ydelser, samt følgende bilag:
Bilag 1: Excel tilbudsark
Bilag 2: Roskilde Kommunes Politik for lån og investering i aktier og obligationer m.m. Bilag 3: Erklæring vedr. udelukkelsesgrunde
Bilag 4: Bilag om aktindsigt som tilbudsgiver kan vælge at bruge. Bilag 5: KL’s governanceprincipper
Bilag 6: Finans Danmarks forslag til bekæmpelse af terror og hvidvask
1 Udbudsbetingelser
De udbudte kontrakter er undtaget fra udbudspligt efter udbudslovens Afsnit II, jf. udbudslovens § 21, nr. 5.
De udbudte kontrakter skønnes ikke at have klar grænseoverskridende interesse. Udbuddet gennemføres dog som en frivillig annoncering efter reglerne i udbudslovens Afsnit V som en del af det samlede udbud, jf. neden for. Annonceringen benævnes herefter ”udbud” eller ”udbuddet”. Udbuddet er et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver, der opfylder kravene til egnethed, har ret til at afgive tilbud.
1.1 Afgrænsning af ydelsen
Ordregiver forventer at indgå aftaler om forvaltning af et samlet beløb i niveauet kr. 700 mio. fordelt på 2 aftaler. Aftalerne vil være på hver ca. kr. 350 mio.
Aktivklasserne der indgår i forvaltningsaftalen, er danske stats-og realkreditobligationer og via investeringsbeviser i aktier samt erhvervsobligationer, der skal forvaltes i henhold til ordregivers til enhver tid gældende Politik for lån og investering – bilag 2.
1.2 Ejendomsret til tilbudsmaterialet
De enkelte filer med tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Indholdet i udbudsmaterialet har Xxxxxxxxx’x Capital ophavsretten (copyright) til, og det må af samme årsag ikke genanvendes eller kopieres, hverken helt eller delvist, heller ikke af tredjemand.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
1.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Spørgsmål til tilbudsbetingelserne fremsendes til Xxxxxxxxx´s Capital på e-mail xxxxx@xxxxxxxxxx.xxx
E-mails indeholdende spørgsmål skal i emnefeltet være mærket ”Spørgsmål vedrørende udbud af Roskilde Kommunes kapitalforvaltning”. Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i tilbudsbetingelserne spørgsmålet vedrører.
Sidste frist for spørgsmål er den 2. juni 2023. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Det tilstræbes at svarene offentliggøres så hurtigt som muligt men senest den 8. juni 2023. Xxxxxxx der spørgsmål efter spørgefristen forsøges disse besvaret, hvis det er muligt.
Spørgsmål og svar offentliggøres på xxx.xxxxx.xx
1.4 Tilbudsfrist
Tilbud skal være Xxxxxxxxx’x Capital i hænde senest den 22. juni 2023 kl. 12.00 CET. Tilbud, der fremkommer senere end denne frist, vil blive afvist. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
Tilbud skal fremsendes på e-mail til: xxxxx@xxxxxxxxxx.xxx
I overskriften i e-mailen skal der stå: ”Fortroligt – Tilbud på kapitalforvaltning / Roskilde Kommune”. Samtlige tilbud vil først blive åbnet efter tidsfristens udløb.
Tilbuddet bør bestå af én samlet PDF-fil med tilbudsbeskrivelsen plus det udfyldte selvstændige Excel tilbudsark (bilag 1). Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Tilbudsmaterialet bliver ikke returneret til tilbudsgiver.
1.5 Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb.
1.6 Ordregivers forbehold
Ordregiver tager forbehold for ændringer i love, bekendtgørelser og andre myndigheds-beslutninger, som kan ændre vilkårene for den udbudte ydelse. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage korrektioner til udbudsmaterialet inden tilbudsfristens udløb. Ordregiver vil dog ikke ændre i grundlæggende elementer.
1.7 Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremstå særskilt i tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet således, at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet.
Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.
1.8 Kontraktudkast
Tilbudsgiver skal i sit tilbud vedlægge et kontraktudkast, der er i overensstemmelse med kravene i udbudsmaterialet. Desuden har ordregiver følgende ønsker til kontraktens bestemmelser:
Kontrakten beskriver ordregivers og tilbudsgiverens forpligtelser og rettigheder således, at kontrakten samt det af ordregiver udarbejdede udbudsmateriale med bilag, tilbudsgivers tilbud samt spørgsmål og svar til udbudsmaterialet udgør det samlede kontraktmateriale. I tvivlstilfælde mellem kontrakten og udbudsmaterialet er det ordregivers udbudsmateriale inklusive spørgsmål og svar til udbudsmaterialet, der har 1. prioritet. Tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder kun anvendelse for de områder, som ikke er dækket af kontrakten.
Desuden skal følgende tekst, vedrørende rapportering om hvidvask og lignende kritiske forhold, indføjes som selvstændig paragraf i kontrakten:
I denne paragraf er en ”underleverandør” udelukkende defineret som en finansiel samarbejdspartner, hvor kontrakthaver jævnfør lovgivningen (samt tilhørende bekendtgørelser) er forpligtiget til at gennemføre en ”due-diligence” af samarbejdspartneren og, hvor kontrakthaver desuden i den due- diligence er forpligtiget til at skulle inddrage, og vurdere, underleverandørens procedurer til forhindring af hvidvask.
Såfremt kontrakthaver, eller et koncernforbundet selskab, modtager dom for eller accepterer bødeforlæg for overtrædelser af hvidvasklovgivningen (straffeloven, hvidvaskloven eller lov om finansiel virksomhed) er kontrakthaver forpligtiget til at meddele dette til ordregiver inden for rimelig tid, og gerne hurtigst muligt. Dette gælder også, hvis kontrakthaver er vidende om tilsvarende forhold hos kontrakthavers underleverandører.
Kontrakthaver er herudover forpligtet til, i de aftalte opfølgningsmøder, at rapportere til ordregiver om andre lignende kritiske forhold vedrørende kontrakthaver selv, hvor kontrakthaver burde indse, at ordregiver som samarbejdspartner har en interesse i at blive oplyst om disse forhold.
Dette gælder ikke alene, men også, begrundede formodninger om risiko for, at kontrakthaver selv, et koncernforbundet selskab eller kontrakthavers underleverandører er, eller har været, involveret i hvidvask, modtaget sigtelser/tiltaler om hvidvask eller andre væsentlige reaktioner fra tilsyn eller øvrige offentlige myndigheder med videre.
På ordregivers anmodning er kontrakthaver forpligtet til, hurtigst muligt, at afgive uddybende og/eller supplerende redegørelser for forhold som vedrører ovenstående. Den supplerende og/eller uddybende redegørelse skal indeholde en beskrivelse af, hvordan kontrakthavers organisation har håndteret det, eller de pågældende, forhold, herunder hvilke tiltag der konkret er iværksat.
Ordregiver respekterer, at kontrakthavers orienteringer / redegørelser afgives under iagttagelse af de forskellige tavshedsbestemmelser, som banken er underlagt.
Hvis ordregiver vurderer, at kontrakthaver ikke har levet op til sine forpligtigelser om at afgive den nødvendige information, vil det give anledning til ordregivers revurdering af det fortsatte samarbejde med kontrakthaver.
Den løbende rapportering til ordregiver forventes blot at afspejle den udvikling, der til enhver tid måtte være at rapportere om. Dette kan f.eks. blot være mundtligt og finde sted på de møder, der er alligevel afholdes vedrørende samarbejdet mellem ordregiver og kontrakthaver.
1.9 Aktindsigt
Ordregiver er underlagt de forvaltningsretlige regler, herunder regler om aktindsigt ifølge offentligheds- og forvaltningsloven.
Dele af tilbud, der efter konkrete vurderinger vil kunne undtages fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 30, nr. 2, omfatter tekniske indretninger eller fremgangsmåder samt drifts- eller forretningsforhold og lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for tilbudsgiver at begæringen ikke imødekommes.
Det bemærkes, at kun vægtige grunde kan betinge, at oplysninger vil være omfattet af undtagelsen, og at det er ordregiver, der foretager vurdering heraf, hvorfor tilbudsgivers vurdering vil kunne blive ”tilsidesat”, såfremt tilbudsgiver ikke har formået at fremsende tilstrækkelig begrundelse/dokumentation for et undtagelsesanbringende.
I et selvstændigt bilag 4 bedes tilbudsgiver oplyse, hvilke dele af det afgivne tilbud, som tilbudsgiver selv mener er fortrolige og derfor bør undtages fra aktindsigt jævnfør offentlighedslovens § 30 nr. 2. For hver passus, der ønskes undtaget fra aktindsigt, skal der ske en selvstændig begrundelse. Enhver aktindsigts begæring vil dog blive underlagt en konkret vurdering uanset, hvad der er oplyst i bilag 4.
1.10 Overholdelse af governanceprincipper
Kommunernes Landsforening har udarbejdet en række governanceprincipper, hvor man anbefaler, at kommunerne stiller krav om at deres finansielle samarbejdspartnere overholder disse governanceprincipper. Ordregiver ønsker, at disse governanceprincipper også finder anvendelse i forhold til de udbudte kontrakter. I tilbuddet skal tilbudsgiver derfor bekræfte, at tilbudsgiver overholder governanceprincipperne (bilag 5).
1.11 Støtte til Finans Danmarks anbefalinger til bekæmpelse af hvidvask og terrorfinansiering
Finans Danmark har offentliggjort 25 anbefalinger til bekæmpelse af hvidvask og terrorfinansiering (bilag 6). Tilbudsgiver skal i tilbuddet bekræfte, at man støtter disse forslag.
2 Krav til tilbuddet
I dette afsnit fremgår alle krav som tilbudsgiver skal bekræfte at kunne opfylde.
2.1 Formkrav til tilbuddet (minimumskrav)
Det forudsættes, at tilbudsgiver inden tilbud afgives, har gjort sig bekendt med udbuddets omfang og forhold. Det er vigtigt, at tilbudsgiver i sit tilbud forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på baggrund af dette. Eventuelt supplerende og / eller manglende tekniske oplysninger kan ordregiver vælge at indhente.
Udbudsmaterialet offentliggøres på xxx.xxxxx.xx og eventuelle rettelser hertil vil blive offentliggjort på samme hjemmeside. Det er tilbudsgivers ansvar løbende at holde sig opdateret.
2.2 Sprog (minimumskrav)
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk.
2.3 Kontraktperiode (minimumskrav)
Ordregiver ønsker at indgå en 4-årig kontrakt fra den 1. januar 2024 med mulighed for forlængelse af kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Xxxxxx ordregiver at forlænge kontrakten, skal dette meddeles tilbudsgiver senest 6 måneder før udløb af kontrakten. Kontrakten kan i det tilfælde forlænges med enten 12 eller 24 måneder regnet fra aftalens oprindelige udløbsdato. Bliver kontraktperioden forlænget med 12 måneder, kan den efter ét år forlænges med yderligere 12 måneder.
2.4 Opsigelse (minimumskrav)
Ordregiver har mulighed for at opsige kontrakten med 7 bankdages varsel. Tilbudsgiver kan opsige aftalen med 6 måneders varsel til den 1. i en måned.
2.5 Forvaltningshonorar
Ved en opsigelse, vil tilbudsgivers forvaltningshonorar blive reduceret efter en forholdsmæssig beregning af det påløbne forvaltningshonorar for den forløbne periode indtil udløbet af opsigelsesperioden.
Ved ændringer i det forvaltede beløb, vil tilbudsgivers forvaltningshonorar blive reduceret fra skæringsdagen efter en forholdsmæssig beregning i forhold til det forvaltede beløb.
2.6 Best Execution (minimumskrav)
Tilbudsgiver skal medsende sine ”Best Execution” regler og samtidig bekræfte, at disse regler overholdes, herunder specifikt at der ikke er nogen kursskæring på midler under forvaltning.
2.7 Etiske krav til investeringer (minimumskrav)
Tilbudsgiver skal bekræfte, at det afgivne tilbud lever op til ordregivers etiske krav til investeringer, der er beskrevet i den finansielle strategi (bilag 2).
Desuden skal tilbudsgiver bekræfte, at man har tiltrådt, og underskrevet, UN PRI. Er dette ikke tilfældet kan tilbudsgiver i stedet indestå for at tiltræde og underskrive UN PRI inden for 12 måneder efter startdatoen for aftalen om kapitalforvaltning.
2.8 Afkast opgjort efter GIPS standard (minimumskrav)
Tilbudsgiver skal bekræfte, at man lever op til alle de seneste krav i GIPS (Global Investment Performance Standards). Der stilles ikke krav om, at tilbudsgivers organisation er GIPS certificeret.
2.9 Kundeansvarlig (minimumskrav)
Tilbudsgiver skal udpege én overordnet kundeansvarlig, der er ordregivers indgang til tilbudsgiver. Der kan herudover være kundeansvarlige for enkelte forretningsområder, som ordregiver kan kontakte direkte. De kundeansvarlige bør endvidere besidde den nødvendige kompetence inden for det pågældende forretningsområde, således at ordregiver kan få den efterspurgte service. Tilbudsgiver bedes bekræfte, at ordregiver senest får svar 3 bankdage efter, at ordregiver har kontaktet tilbudsgiver (dagen for kontakt tæller som første dag) samt, at al mundtlig og skriftlig kommunikation foregår på dansk.
2.10 Opfølgnings- og rådgivningsmøder (minimumskrav)
Aftalen skal omfatte afholdelse af opfølgnings- og rådgivningsmøder med både ordregivers politiske og administrative niveau om aktuelle emner, også efter ordregivers ønske. Det kan såvel være for politikere som for det administrative personale. På disse møder skal tilbudsgivers specialister på forskellige områder være til rådighed. Niveauet for antal møder forventes at være 1-2 møder pr. år, men det kan variere og skal være omkostningsfrit.
2.11 Afkastrapporter (minimumskrav)
Tilbuddet skal vedlægges et eksempel på en afkastrapport og det skal bekræftes, at tilbudsgiver fremsender en afkastrapport hver måned.
Det skal desuden bekræftes, at rapporten som minimum indeholder følgende oplysninger:
• Tidsvægtet og pengevægtet afkast for ”år-til-dato”, sidste måned og for indeværende kvartal og på ethvert tidspunkt, efter omkostninger
• Porteføljefordeling på aktivklasser
• Ændring i formue inklusive ændring i markedsværdi plus ind- og udbetalinger
• Afkast fordelt på aktivklasser samt opdelt på realiseret og ikke realiseret afkast
• Varigheden på den danske obligationsportefølje både ukorrigeret og korrigeret varighed for hver enkelt fondskode
• Benchmark kan fastlægges efter ordregivers ønske
• Oversigt over porteføljeomkostningerne
2.12 Handelsnotaer (minimumskrav)
Tilbudsgiver skal bekræfte, at der løbende fremsendes notaer over foretagne, handler samt, at disse fremsendes elektronisk og er tilgængelige i tilbudsgivers onlinebank / onlineplatform. Desuden skal tilbudsgiver bekræfte, at alle handelsnotaer altid fremsendes fra den samme institution.
2.13 Omkostninger ved ophør af samarbejde (minimumskrav)
Tilbudsgiver bedes bekræfte, at der ikke beregnes nogen former for omkostninger over for Ordregiver, såfremt samarbejdet ophører. Omvendt bekræfter ordregiver, at tilbudsgiver ikke skal påtage sig ordregivers eksterne omkostninger ved et fremtidigt skifte af samarbejdspartner, hvis skiftet skyldes normale årsager som f.eks. udløb af kontraktperioden eller opsigelse, der ikke er begrundet i tilbudsgivers forhold.
2.14 Tilbudsgivers krav til dokumentation - KYC / know your client (minimumskrav)
Tilbudsgiver bedes bekræfte, at de dokumentationskrav, som man har til ordregiver, såfremt der etableres et nyt kundeforhold, er beskrevet i tilbuddet. Selve indholdet i dette punkt indgår ikke i evalueringen af tilbuddet, da det udelukkende tjener det formål, at ordregiver kan forberede de nødvendige dokumenter i tilfælde af, at et nyt kundeforhold skal etableres. Så længe omfanget af dokumentationen opfylder Finanstilsynets krav, så vægter selve omfanget af krav til dokumentation ikke i evalueringen, men det forventes at oplistningen er fyldestgørende, således den interne proces hos ordregiver ikke skal igangsættes 2 gange.
2.15 Service i tilfælde af negativt afkast ved kapitalforvaltningen (minimumskrav)
Tilbudsgiver skal bekræfte, at ordregiver kontaktes såfremt kapitalforvaltningen udviser tab på -1,0 pct. for en indeværende måned. Overstiger det akkumulerede tab ved kapitalforvaltningen inden for kalenderåret 3,0 pct., målt fra kalenderårets højeste afkast, skal tilbudsgiver ligeledes kontakte ordregiver.
2.16 Omkostningsfrit depot
Hvis tilbudsgiver ikke selv er kontoførende (det betragtes også som at være kontoførende hvis tilbudsgiver er helejet af et pengeinstitut hvor kontoforholdet i givet fald efterfølgende etableres), skal tilbuddet indeholde anvisning af en depotbank som ordregiver omkostningsfrit kan anvende i forbindelse med kapitalforvaltningen. Det vil i givet fald være tilbudsgivers ansvar, at den anviste depotbank lever op til alle krav i dette udbudsmateriale samt er en ”SIFI”-bank eller et pengeinstitut der direkte er underlagt Den Europæiske Centralbanks banktilsyn.
3 Udvælgelseskriterier / Egnethed
Såfremt de afgivne oplysninger viser, at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers krav for egnethed, som angivet i udbudsbekendtgørelsen, vil ordregiver ikke kunne tage tilbuddet i betragtning.
Ved modtagelse af tilbud kontrollerer ordregiver indledningsvis, om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt:
• Tilbuddet er indkommet rettidigt
• Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information
• Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet
Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
3.1 Opfyldelse af kriterier for egnethed
Tilbudsgiver skal fremlægge følgende dokumentation:
• Dokumentation for, at tilbudsgiver har Finanstilsynets tilladelse til at udøve kapitalforvaltning. En kopi fra Finanstilsynets internetside, der viser, at tilbudsgiver opfylder dette, er tilstrækkeligt.
• Dokumentation for at tilbudsgiver har en gyldig almindelig erhvervsansvarsforsikring dækkende op til kr. 10 mio. Dermed menes ikke en ansvarsforsikring der dækker finansiel rådgivning, men blot den almindelige erhvervsansvarsforsikring der dækker det erstatningsansvar, som tilbudsgiver kan ifalde for skade tilføjet personer eller ting under udøvelse af virksomheden.
• Tilbudsgiver skal vedlægge en referenceliste. Denne referenceliste skal minimum indeholde 3 referencer, der er eksisterende kunder hos tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal som minimum have forvaltet kr. 125 mio. for hver af de 3 referencer og som minimum gennem de seneste 3 år.
• Udfyldt ”Erklæring om udelukkelsesgrunde” (bilag 3)
4 Tildelingskriterier og pointtildeling i scoremodellen
Evalueringen foretages efter princippet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” for ordregiver med tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris, kvalitet og CO2 aftryk. Bedømmelsen opdeles i følgende 3 underkriterier:
• Omkostninger 45 pct.
• Kvalitet 45 pct.
• CO2 aftryk på aktieporteføljen 10 pct.
Det tilbud med det højeste antal point i scoremodellen tildeles aftalen om kapitalforvaltning med Ordregiver.
De indkomne pristilbud vurderes på en skala på 0 til 100 point.
4.1 Totale omkostninger (45 pct. af det samlede antal point)
Denne delvurdering baseres på følgende oplysninger:
• De totale omkostninger som er angivet i Excel tilbudsark (bilag 1), som er nærmere forklaret under punkt 8 samt punkt 8.2.
Tilbudsgiver skal bekræfte, at de oplyste omkostninger er gældende for hele kontraktperioden, og tilbudsgiver skal oplyse, om der sker ændring i omkostningsstrukturen ved ændring af størrelsen på kapitalen under forvaltning.
Pointtildelingen for totale omkostninger tildeles således at det mest økonomisk fordelagtige tilbud opnår maksimumpoint. Efterfølgende pointtildelinger tildeles forholdsmæssigt til det mest økonomisk fordelagtige tilbud.
4.2 Kvalitet (45 pct. af det samlede antal point)
Følgende punkter indgår i vurderingen:
• Tilbudsgiver bør vedlægge et curriculum vitae på de personer, som vil varetage den fremtidige forvaltning af midlerne for ordregiver.
Hovedvægten i tildelingen af point bliver lagt på, hvilken erfaring og indsigt de relevante personer hos tilbudsgiver har med de finansielle risici og produkter, der indgår i kapitalforvaltningen for ordregiver. I hovedvægten indgår også uddannelse samt erfaring med, og indsigt i, at forvalte kapital for kunder der er underlagt ”Bekendtgørelse om anbringelse af fondes midler og bestyrelsesvederlag” samt rådgivning af samme kundesegment. I vurderingen indgår også, hvilken back-up organisationen har i tilfælde af de relevante personers fravær. Maksimalt antal point: 9
• For de seneste 5 år (alle afkast skal være for årene 2018 til 2022) bør tilbudsgiver oplyse de absolutte afkast for de aktivklasser, hvor der afgives et tilbud i forhold til denne aftale. For aktivklassen ”Danske stats-og realkreditobligationer” er det afkastet for en portefølje med en korrigeret varighed på 3 år som skal oplyses. Afkastoplysninger baseret på investeringsforeninger vedr. aktivklassen ”danske obligationer”, som kan indgå repo- forretninger, kan ikke anvendes som reference i dette tilbud. Maksimalt antal point: 9
• For den identiske periode (årene 2018 til 2022) bør det absolutte afkast oplyses for en tilsvarende portefølje som modsvarer ordregivers portefølje. Afkastoplysninger baseret på investeringsforeninger vedr. aktivklassen ”danske obligationer”, som kan indgå repo- forretninger, kan ikke anvendes som reference i dette tilbud. Maksimalt antal point: 9
• Tilbuddet bør indeholde en kort beskrivelse af den fremtidige påtænkte investeringsstrategi for ordregiver.
Hovedvægten i tildelingen af point bliver lagt på, hvorledes tilbudsgiver redegør og argumenterer for sit valg af investeringsstrategi. Maksimalt antal point: 7
• Tilbudsgiver bedes redegøre for sine investeringsstrategier, samt hvorvidt der har været ændringer til disse gennem de seneste 3 år. Ved signifikante ændringer skal historikken gå 5 år tilbage. De eventuelle ændringer og årsagen til ændringerne bedes forklaret.
Hovedvægten i tildelingen af point bliver lagt på, hvorledes tilbudsgiver redegør og argumenterer for sit valg af investeringsstrategi samt eventuelle ændringer i investeringsstrategien. Maksimalt antal point: 7
• Omkring det fremtidige samarbejde bør den interne kontrol hos tilbudsgiver vedrørende forhold, som er i ordregivers interesse beskrives.
Hovedvægten i tildelingen af point bliver lagt på, hvorledes kontrollen af tilbudsgivers ”Best Execution” politik samt ordregivers allokeringsgrænser, etiske retningslinjer etc. overholdes. Herunder hvilken kontrol der foretages før, under og efter, der handles på vegne af ordregiver. Maksimalt antal point: 4
Pointene for kvalitet – eksklusive afkast - er tildelt efter en absolut vurdering.
Hvert delkriterie (dvs. hver bullet) vil blive evalueret på en skala fra 0-7 (se beskrivelse nedenfor), hvorefter det opnåede antal vægte på skalaen 0-7 vil blive omregnet forholdsmæssigt til point.
Eksempel: Gives der 6 vægte for første bullet, som er vurdering af CV’er, vil de 6 vægte blive omregnet til 6/7*9 point = 7,71 point
Pointene for hver bullet vil blive summeret.
Evalueringsmodel:
Der gives 0 vægte ved manglende besvarelse.
Der gives 1 vægte for den utilstrækkelige beskrivelse
Der gives 2 vægte for beskrivelser der er ufuldendte kombineret med en generel overfladisk beskrivelse. Der gives 3 vægte for den overfladiske beskrivelse, hvor alle emner dog er beskrevet.
Der gives 4 vægte for den gennemsnitlige beskrivelse, som dækker det grundlæggende, men som mangler en mere detaljeret beskrivelse.
Der gives 5 vægte for den gode og tilfredsstillende beskrivelse, som dækker alle relevante emner, men som mangler en mindre grad af detaljeringsgrad og dybde.
Der gives 6 vægte for den meget tilfredsstillende beskrivelse, der indeholder en høj grad af detaljeringsgrad og dybde i beskrivelsen af alle emner, som viser en dyb viden om emnerne.
Der gives 7 vægte for den særdeles gode beskrivelse, hvor beskrivelsen påviser stor suverænitet i alle detaljer og samtidig på overordnet niveau inden for det samlede emnefelt.
Alle kan principielt godt få 7 vægte og dermed score maksimale point.
Pointene for kvalitet – afkast – er tildelt efter en forholdsmæssig tildeling.
I scoremodellen vægter de seneste års afkast mere end afkastet fra de tidligste år i referenceperioden. Der er forholdsmæssig tildeling af point. Højeste årlige afkast pr. aktivklasse tildeles point forholdsmæssigt pr. år. Det bedste afkast for identisk portefølje tildeles forholdsmæssigt, hvor højeste afkast tildeles maksimumpoint.
4.3 CO2 aftryk fra aktieporteføljen (10 pct. af det samlede antal point)
Besvarelsen af dette punkt skal tage udgangspunkt i at 12 pct. af den samlede portefølje allokeres til aktier. I besvarelsen skal de samme investeringsforeninger anvendes som der anvendes i beskrivelsen af den individuelle investeringsstrategi og de investeringsforeninger der anvendes ved omkostningsoplysningerne i tilbudsarket.
• Tilbuddet skal indeholde en beregning af aktieporteføljens samlede CO2 fodaftryk. Opgørelsen skal baseres på det CO2 virksomheden selv belaster miljøet med, og derfor skal Scope 1 og Scope 2 anvendes. Her tildeles det højeste antal point til porteføljen med det laveste CO2 fodaftryk.
• Tilbuddet skal indeholde en redegørelse for, hvorledes CO2 fodaftrykket er beregnet samt, hvor stor en andel af porteføljens CO2 fodaftryk der er beregnet på konkrete oplysninger fra virksomhederne i porteføljen (målt på aktieporteføljens samlede AUM). Desuden skal tilbudsgiver forklare, hvorledes man engager med de 3 mest CO2 belastende virksomheder i porteføljen (målt på den enkelte investerings CO2 belastning i porteføljen). Hvis mere end 25 pct. af porteføljens CO2 fodaftryk er estimeret så tildeles der ikke point for dette i evalueringsmodelen, men tilbudsgiver kan stadig få tildelt point i evalueringsmodellen for hvorledes tilbudsgiver engager med de mest forurenende virksomheder i porteføljen.
Ved delkriterierne tildeles der point efter følgende skala:
Den tilbudsgiver hvis aktieportefølje udviser laveste CO2 aftryk tildeles 5 point, næst laveste CO2 aftryk tildeles 4 point, tredje laveste CO2 aftryk tildeles 3 point osv.
Beskrivelsen af hvorledes der engageres med de 3 mest CO2 belastende virksomheder i porteføljen vægtes efter 8 punktsmodellen, som er beskrevet under punkt 4.2 Kvalitet. Der tildeles op til maksimum 5 point for beskrivelsen.
5 Udelukkelsesgrunde
For dette udbud gælder der en række udelukkelsesgrunde som er oplistet i dette afsnit. I den forbindelse skal tilbudsgiver udfylde erklæringen vedlagt som bilag 3 (et til nærværende udbud tilpasset ESPD- dokument).
Inden for de seneste 4 år forud for tilbudsfristen:
• Dom eller vedtaget bøde for at være en kriminel organisation jævnfør udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1
• Dom eller vedtaget bøde for bestikkelse jævnfør udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 2
• Dom eller vedtaget bøde for svig jævnfør udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 3
• Dom eller vedtaget bøde for at være at være involveret i terrorhandlinger jævnfør udbudslovens
§ 135, stk. 1, nr. 4
• Dom eller vedtaget bøde for hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme jævnfør udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 5
• Dom eller vedtaget bøde for børnearbejde eller menneskehandel jævnfør udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 6.
Yderligere vil tilbudsgiver blive udelukket, såfremt tilbudsgiver har forfalden gæld på 100.000 kr. eller derover til offentlige myndigheder i Danmark eller i det land, hvor tilbudsgivers virksomhed er etableret. Såfremt tilbudsgiver stiller sikkerhed for betalingen af den del af gælden, der overstiger 100.000 kr., eller tilbudsgiver har indgået aftale med relevant inddrivelsesmyndighed om en afviklingsordning, og denne er overholdt, så vil ordregiver undlade at gøre brug af udelukkelsesgrunden.
Tilbudsgiver vil ligeledes blive udelukket såfremt der foreligger konkurrencefordrejning eller en interessekonflikt, der ikke kan afhjælpes (jævnfør udbudslovens § 136).
Endelig gælder følgende udelukkelsesgrund:
• Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke har været dømt ved en dansk domstol for skatteunddragelse, eller medvirken til skatteunddragelse inden for de seneste 4 år (gældende fra tilbudsfristen). Dette gælder for alle de juridiske enheder der indgår i den koncern som tilbudsgiver tilhører, dog kun de juridiske enheder hvor tilbudsgivers koncern har (eller har haft) en ejerandel på minimum 50 pct.
Xxxxxxxxx en tilbudsgiver af grunde nævnt i dette afsnit, skal tilbudsgiver have muligheden for at bevise sin pålidelighed inden for en rimelig frist.
I dette udbud vil tilbudsgiver blive meddelt udelukkelse senest den 26. juni 2023 med frist for indsendelse af dokumentation for tilbudsgivers pålidelighed senest 28. juni 2023.
Ud over den i tilbuddet medsendte erklæring (bilag 3) ønsker ordregiver gyldig serviceattest, som ikke er ældre end 6 måneder, fra den vindende tilbudsgiver.
6 Tilbuddets udformning (minimumskrav)
Tilbud skal indeholde besvarelse af samtlige punkter, hvor besvarelser er udbedt i nærværende dokument, herunder udfyldelse af alle markerede poster i tilbudsarket (bilag 1). Oplysningerne ønskes fremsendt i samme rækkefølge som anført i udbudsmaterialet.
Samtlige oplysninger vedrørende tilbudsgivers egnethed skal vedlægges tilbuddet. Der bør kun vedlægges dokumentation, hvor det er udtrykkeligt nævnt.
Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre ensartethed i opbygningen af besvarelserne.
Tilbuddet skal være samlet i ét dokument med fortløbende sidenummerering samt et indhold der følger tilbudsdispositionen. Dog kan tilbudsgiver vælge at inkludere uddybende information i bilagene. Tilbudsarket med priser skal medsendes som et selvstændigt Excel ark der ikke er låst (for fuldstændighedens skyld kan tilbudsgiver yderligere inkludere arket i PDF-format).
Tilbudsdispositionens indhold er følgende:
Afsnit | Indhold |
1 | Indledning, herunder angivelse af tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). Vedståelsesfrist for tilbud skal fremgå (krav 6 måneder) |
2 | Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. |
3 | Oplysninger i henhold til udvælgelseskriterier, herunder: Beskrivelse af tilbudsgivers organisation Dokumentation fra Finanstilsynet Bekræfte, at handelsnotaer altid fremsendes fra samme institution Eventuel anvisning af depotbank Referenceliste |
4 | Tildelingskriterier indeholdende besvarelse af de 3 underpunkter: Omkostninger Kvalitet Co2 |
5 | Udfyldt Excel tilbudsark: Omkostninger (bilag 1) |
6 | Evt. supplerende materiale der henvises til i forbindelse med besvarelse af tilbudsark. |
7 Beslutningsprocedure og overordnet tidsplan
7.1 Beslutningsprocedure
Indkomne tilbud behandles af ordregivers Finans og opkrævning i samarbejde med Xxxxxxxxx’x Capital. Aftalen er først indgået, når ordregiver og tilbudsgiver har underskrevet kontrakten.
7.2 Overordnet tidsplan
Nedenstående datoer er foreløbige og kan blive ændret.
Offentliggørelse af udbudsbetingelser 11. maj 2023
Frist for indsendelse af spørgsmål 2. juni 2023
Frist for besvarelse af spørgsmål 8. juni 2023
Frist for indsendelse af tilbud 22. juni 2023 kl. 12.00.
Meddelelse om resultat 29. juni 2023
Underskrift af kontrakt August 2023
Opstart af kontraktperiode 1. januar 2024
8 Rammer for opgaven
De samlede omkostninger bedes oplyst i det særskilte ”tilbudsark” (bilag 1). Tilbuddet skal indeholde det årlige samlede faste honorar som ordregiver skal betale for at få forvaltet kapitalen samt alle øvrige omkostninger, der er forbundet med kapitalforvaltningen.
Alle angivne priser vedr. honorering er eksklusive moms og i danske kr.
8.1 Kapital under forvaltning og investeringsgrænser
Ordregiver forventer at indgå aftaler om forvaltning af et samlet beløb i niveauet kr. 700 mio. fordelt på 2 aftaler. Aftalerne vil være på hver ca. kr. 350 mio.
Aktivklasserne der indgår i forvaltningsaftalen, er danske stats-og realkreditobligationer og via investeringsbeviser i aktier samt erhvervsobligationer, der skal forvaltes i henhold til ordregivers til enhver tid gældende Politik for lån og investering – bilag 2.
I tilbudsarket bruges kr. 350 mio. i kapital under forvaltning som parameter i evalueringsmodellen.
Forvaltningen skal ske uden betaling af depotgebyr til tilbudsgiver. Øvrige alm. løbende omkostninger til f.eks. Værdipapircentralen betales af ordregiver. Det accepteres, at tilbudsgiver har visse omkostninger pr. år i forbindelse med værdipapirhandlen, som ordregiver betaler ud over et eventuelt honorar. Dette beløb bedes angivet i tilbuddet. Det forventes, at tilbudsgiver afgiver tilbud som tager hensyn til ordregivers etiske krav til investeringer.
De overordnede allokeringsgrænser for kapitalen under forvaltning er:
Aktivklasse Investeringsgrænse
Danske stats- og realkredit obligationer* 75-100 pct.
Globale aktier ** 0-15 pct.
Erhvervsobligationer Investment grade og High Yield** 0-15 pct.
Andre aktiver end danske stats- og realkredit obligationer må maksimalt udgøre 25 pct. af de samlede aktiver, jævnfør Politik for lån og for investering i obligationer og aktier m.m., bilag 2
*Den korrigerede varighed for den danske obligationsporteføljeskal må være maksimalt 4 år jævnfør Politik for lån og investering i aktier og obligationer m.m., bilag 2.
**Andre aktiver end danske stats- og realkredit obligationer skal ligger i intervallet 0-25 pct. af de samlede aktiver jævnfør Politik for lån og investering i aktier og obligationer m.m., bilag 2.
Placeringen i danske obligationer kan være i direkte fondskoder eller via investeringsforeninger. Placering i øvrige aktiver skal ske via udbyttegivende investeringsforeninger.
8.2 Pristilbud på kapitalforvaltning og benchmark (krav)
Der skal foretages en årlig omkostningsberegning inklusiv løbende administrationsomkostninger og de maksimale ind- og udtrædelsesomkostninger ved brug af investeringsforeningsbeviser. I angivelsen af omkostningerne skal de samlede omkostninger som indgår i den årlige omkostningsprocent anvendes, dog skal omkostningerne til ind- og udtrædelse af investeringsforeningerne selvstændigt angives og fordeles på 4 år. I beregningen skal det forudsættes, at der indtrædes ved aftalens start og udtrædes ved aftalens ophør samt, at der ikke omsættes investeringsforeningsbeviser i løbet af aftaleperioden.
Det bedes samtidig oplyst, hvor stor en andel af de påløbne omkostninger, der refunderes til ordregiver således, at det klart fremgår, hvilke samlede nettoomkostninger, der forventes at opstå ud over en eventuel honorarbetaling til tilbudsgiver.
Det er ikke et krav, at de indirekte handelsomkostninger jævnfør Mifid II reglerne oplyses i tilbuddet og de indgår ikke i omkostningsberegningen. Hvis tilbudsgiver vurderer, at tilbuddet skal indeholde oplysningerne for at opfylde Xxxxx XX reglerne vil dette være konditionsmæssigt i orden. Oplysningerne bliver dog ikke lagt til grund for udvælgelsen af de vindende tilbud og derfor beder vi i tilbudsbetingelserne ikke om at få de indirekte handelsomkostninger oplyst.
Disse oplysninger skal indgives i tilbudsarket (bilag 1).
I ”tilbudsarket” (bilag 1) skal alle omkostninger ved forvaltningen angives. Oplysningerne skal både angives i kroner og omregnes til pct. af kapitalen.
Oplysningerne om omkostninger skal beregnes ud fra, hvorledes tilbudsgiver ved tilbudsbudsafgivelsen vil placere midlerne ved 100 pct. placering, hvor der i dette tilbud skal forudsættes følgende allokering:
• 13 % i aktier
• 78 % i en obligationsportefølje bestående af danske stats- og realkreditobligationer.
• 4 % i High Yield erhvervsobligationer
• 5 % i Investment Grade erhvervsobligationer
Det skal bemærkes, at ovenstående allokering har til formål at sikre sammenlignelighed i tilbuddene og ikke et udtryk for ønsket benchmark.