Serviceaftale
Serviceaftale
Afd. 8
Aftale mellem de afdelinger der er tilknyttet Fællesdriften i Strandparken.
Ver. November 2015
Boligselskabet Strandparken
Røjelskær 15, 2. Sal, 2840 Holte
Telefon: 00 00 00 00_ E-mail: xxxxx@xxx.xx
Indhold
Formål 3
Daglig drift og service 3
Ledelse 3
Servicering af beboere 3
Beboerserviceopgaver 3
Respons tid på henvendelser til Fællesdriften 3
Respons tid på udførelse af opgaver 4
Kontaktoplysninger og xxxxxxxxxx 0
Akut behov for hjælp 4
Grønne områder 5
Renholdelse og vedligeholdelse 5
Glatførebekæmpelse 5
Glatførebekæmpelse - hverdage 5
Glatførebekæmpelse – weekender og helligdage 5
Samarbejde mellem afd. Bestyrelsen og fællesdriften og fast markvandring 5
Planlægning af kommende opgaver 5
Bestyrelsesmøder, afdelingsmøder og budgetmøder 5
Fællesdriftens økonomi 5
Fælles Maskiner og større materiel 6
Fælles Mindre materiel og værktøjer 6
Bilag 1 Funktionsbeskrivelse ejendomsfunktionær Bilag 2 Grønt plejeprogram
Bilag 3 Aftale liste
Formål
Fællesdriften mellem flere afdelinger har til formål, at optimere ressourcerne og præstere den bedste servicering indenfor de givne rammer.
Serviceaftalen sætter en fælles ramme for den service der leveres af ”Fællesdriften”.
Aftalen er således et gensidigt værktøj, både mellem de tilknyttede afdelinger og mellem fællesdriftens ledelse og afdelingsbestyrelserne med henblik på en forventningsafstemning af serviceringen og samarbejdet.
Serviceaftalen er delt op. Selve aftalen omhandler fælles forhold, og i bilag er individuelle aftaler for helt specifikke afdelingsforhold (bilag 3).
Serviceaftalen behandles og tilsluttes af de tilknyttede afdelinger i forbindelse med
”formandsmøderne”, ligesom forhold omkring fællesdriften, der har interesse for flere, drøftes i dette forum.
Aftalen evalueres hvert andet år, og første gang efter første driftsår (i 2015
Daglig drift og service
I den daglige drift skelnes der mellem basisopgaver, som almindelig renholdelse af fællesarealer, servicering af beboere, udbedring af fejl og mangler i boligerne. Cirka 80 % af tiden benyttes til løsning af basisopgaver. De resterende 20 % af tiden benyttes til enkeltstående driftsopgaver, som mindre håndværksmæssige opgaver, praktiske opgaver ved beboeraktiviteter.
Ledelse
Den daglige ledelse af Fællesdriften varetages af Boligkontoret Danmarks driftschef og Strandparkens ejendomsmester
Driftschefen har det overordnede ledelsesansvar. De ansatte i Strandparken refererer direkte til driftschefen i personale- og ansættelsesmæssige forhold.
Ejendomsmesteren har det faglige ledelsesansvar for Fællesdriften og opgaveløsningen, og det påhviler ejendomsmesteren at varetage de fælles anliggender i henhold til nærværende serviceaftale og godkendte driftsbudgetter.
Servicering af beboere
De opgaver der opstår løbende, blandt andet de opgaver der indmeldes af beboere, planlægges også. Det betyder, at opgaver ud over basisopgaver, ikke nødvendigvis udføres samme dag, som de indmeldes, men at ensartede opgaver planlægges samlet, disse opgaver bliver primært lavet om torsdagen. Akutte opståede opgaver løses dog med det samme, evt. i samarbejde med en håndværker.
Beboerserviceopgaver
✓ ekspedition af beboere i kontorets åbningstid
✓ besvarelse af e-mails
✓ ekspedition af telefoner
✓ besigtigelse af defekte installationer, skader og mangler
✓ udførelse af reparationer og håndværksmæssige opgaver
✓ rekvirere håndværkere
✓ hjælp og rådgivning til beboere i "gør det selv aktiviteter"
✓ udlejning af festlokale
✓ udskiftning af navneskilte
✓ fremvisning af ledige boliger
Respons tid på henvendelser til Fællesdriften
✓ telefoner besvares altid i kontorets åbningstid
✓ indtalte telefonbeskeder behandles hurtigst muligt, og senest næste hverdags morgen
✓ mails bekræftes altid modtaget hurtigst muligt, og senest næste hverdags morgen
Respons tid på udførelse af opgaver
Ved henvendelser om driftsforhold i boligerne vurderer Fællesdriften om der skal søges en udbedring straks enten ved egne ansatte eller ved eksterne håndværkere.
Det gælder, at udbedring af driftsforhold i boligerne sker indenfor 3 hverdage efter henvendelse.
Kontaktoplysninger og åbningstid
Ejendomskontoret Boligselskabet Strandparken, Rødtjørnen 12, 0.xx, 2791 Dragør:
Tlf. nr.: 00 00 00 00 Kontakt: Xxxxx Xxxxxxxx & Xxxxxxxxx Xxxxxx
Web: xxx.xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx.xx
Akut tlf. nr. udenfor normal arbejdstid: 70 20 77 79 Udenfor normal arbejdstid, men udenfor åbningstiden, indtales på telefonsvareren.
Åbningstider: | Mandag – onsdag | kl. 9.00 – 11.00 |
Onsdag | kl. 16.00 – 17.00 | |
Torsdag | Lukket | |
Fredag | kl. 9.00 – 11.00 |
Henvendelser om: Daglige opgaver omkring lejligheden, ejendommens drift og vedligehold, syn ved indflytning og fraflytning, syn af nye tiltag i boligen, tilsyn med tekniske installationer, rekvirering af håndværkere, drift af vaskerier, leje af parkeringspladser, leje af festlokale, bestilling af nøgler, lån af boremaskine og trækvogne m.m.
Boligkontoret Danmark, Røjelskær 15, 2. 2840 Holte:
Tlf. nr.: 00 00 00 00 Kontakt: Xxxxx Xxxxxxxxx og/eller driftschef Xxxxx Xxxx Xxxxxx
Åbningstider: | Mandag – onsdag | kl. 9.00 – 12.00 |
Torsdag | kl. 9.00 – 12.00, 14.00-17.00 | |
Fredag | kl. 9.00 – 12.00 |
Henvendelser om: Udlejningsforhold, husleje, vaskeriafregning, ventelister, opskrivning, fraflytning, lejekontrakter, tilladelser til husdyr, leje af garageplads, hobbyrum og ekstra kælderrum, klager, budgetter, regnskaber, husorden, vedligeholdelsesreglement, byggesager, råderetssager, vedtægter, beboermøder, bestyrelsesmøder m.m.
Akut behov for hjælp
Er der akut behov for hjælp henvises til akuttelefon nummeret 70 20 77 79
Grønne områder
Se Bilag 1
Renholdelse og vedligeholdelse
Det er Fællesdriftens mål at fællesarealer fremstår pæne, renholdte og vedligeholdte efter et nærmere aftalt kvalitetsniveau med afdelingsbestyrelsen. Dette kan beskrives i bilag 3
Glatførebekæmpelse
Vejrligsvagt og periode hvori der sker glatførebekæmpelse
Der er etableret en vejrligsvagt i Strandparken i perioden 15. november - 31. marts jævnfør lokalaftalen. Vejrligsvagten i Strandparken går på skift i ejendomsfunktionærgruppen.
Snerydning/saltning følger som minimum bestemmelserne i bekendtgørelsen for snerydning.
Glatførebekæmpelse - hverdage
På hverdage skal snerydning/saltning være påbegyndt senest kl. 7, medmindre der stadig er snefald. Fællesdriften vil påbegynde snerydning/saltning i så mange afdelinger som det er muligt. Dog er antallet af ejendomsfunktionærer ikke det samme som antallet af afdelinger, hvorfor der ikke kan påbegyndes snerydning i alle afdelinger på samme tidspunkt.
Fællesdriften tilstræber, at imødekomme specifikke ønsker fra afdelingerne. Hvis der er ønsker som ikke kan imødekommes uden fordyrelse enten ved ekstra lønudbetaling til egne ansatte eller ved benyttelse af eksterne entreprenører til snerydning og saltning, vil udgiften hertil blive pålagt de respektive afdelinger. Der skal i givet fald være truffet særskilte aftaler herom med de enkelte afdelinger.
Fællesdriften forestår snerydning/saltning på alle hverdage inden for normal arbejdstid. Såfremt snerydning/saltning er påbegyndt inden for normal arbejdstid, fortsætter arbejdet indtil alle afdelinger er ryddet/saltet, også selvom arbejdet pågår udover normal arbejdstid.
Opstår der behov for snerydning/saltning efter normal arbejdstid, vil der først blive ryddet/saltet næste morgen.
Fællesdriften sikrer så vidt muligt forebyggende saltning inden arbejdstids ophør, såfremt der vurderes et behov for dette.
Glatførebekæmpelse - weekender og helligdage
I weekender og på helligdage skal snerydning/saltning være opstartet senest kl. 7, dog søndag senest kl. 8, medmindre der stadig er snefald. Fællesdriften påbegynder snerydning/saltning i så mange afdelinger som det er muligt. Dog er antallet af ejendomsfunktionærer ikke det samme som antallet af afdelinger, hvorfor der ikke kan påbegyndes snerydning i alle afdelinger på samme tidspunkt.
Samarbejdet mellem afdelingsbestyrelsen og Fællesdriften Fast årlig markvandring
Boligkontoret Danmarks driftschef planlægger og aftaler den årlige markvandring med afdelingsbestyrelserne. Markvandringen er første del af udarbejdelse af budget for den kommende periode med særlig fokus på vedligeholdelsesplaner.
De individuelle aftaler med afdelingerne fremgår af bilag til denne serviceaftale, og ved de årlige markvandringer tages de op til behandling. Aftalerne ændres således ikke i perioderne mellem markvandringer.
Ved den årlige markvandring foretages eventuelle ændringer i de individuelle aftaler, jf. bilag til serviceaftalen.
Strandparkens ejendomsmester og den ejendomsfunktionær, der primært er tilknyttet den respektive afdeling, deltager ved markvandringen og i forberedelsen heraf. Driftschefen forbereder markvandringerne forinden og fremsender oplæg til afdelingsbestyrelserne, dels om de områder der foreslås besigtiget og dels de forhold, der er noteret i årets løb og som eventuel skal medtages i vedligeholdelsesplanen.
Driftschefen skriver korte beslutningsreferater af markvandringer og eventuel tilretter serviceaftalens bilag i forhold til det aftalte.
Planlægning af kommende opgaver
Der vil blive sendt en aktivitetsliste ud inden den 15 i hver måned.
Forinden et budgetårs start udarbejdes en plan – ”Aktivitetsliste” - for iværksættelse af de aktiviteter, der er vedtaget som en del af driftsbudgetterne. Planen afstemmes med de enkelte afdelingsbestyrelser og specificeres som minimum i kvartaler. Planen beskriver hvornår arbejdet påtænkes igangsat og afsluttet, indenfor hvilken økonomi, samt en kort beskrivelse af proces.
Planerne udarbejdes af driftschefen og ejendomsmesteren i et samarbejde. Planerne er styrende for arbejdstilrettelæggelsen og derfor i videst omfang forpligtende. Der kan dog løbende være ønsker til omprioriteringer, ligesom nye opgaver kan fremkomme. Planerne er ajourføres derfor i løbet af året i nødvendigt omfang.
Ved indhentning af tilbud på indkøb og vedligeholdelsesopgaver skal de pågældende firmaer som hovedregel fremkomme med disse indenfor en tidsfrist på 14 dage. Afdelingsbestyrelsen skal modtage tilbud sammen med indstilling til valg heraf senest efter 5 arbejdsdage efter sidst modtagne tilbud, hvis der er truffet aftale herom med afdelingsbestyrelsen.
Bestyrelsesmøder, afdelingsmøder og budgetmøder
Ved deltagelse af ansatte i møder forudsættes det, at der er udarbejdet en dagsorden forinden mødet og der er et klart defineret formål med den ansattes deltagelse. Punkter som de ansatte skal deltage i lægges først på mødet, således at der gives mulighed for at de ansatte at forlade mødet herefter. Som hovedregel deltager der kun én ansat på et møde.
Ved aftenmøder forstås møder, der påbegyndes efter kl. 17.00 mandag til fredag og som varer over en time. Møder, der er påbegyndt tidligere på dagen og som strækker sig indtil kl. 18.00, er ikke at betragte som aftenmøder. Såfremt et sådant møde strækker sig ud over kl. 18.00, er det at betragte som et aftenmøde.
Fællesdriftens økonomi
Der udarbejdes et separat regnskab for drift af fællesdriftens kontor. Udgiften fordeles efter antal boliger mellem alle de tilknyttede afdelinger, således at en andel vises i de enkelte afdelingers regnskaber under konto 114.
Afdelinger med lokale ejendomskontorer afholder selv driftsudgifter hertil.
Fælles Maskiner og større materiel
Maskinparken er fælles for alle afdelingerne i Strandparken, og består af følgende maskinelt udstyr.
4 traktorer
4 anhængere
1 traktor med græsslåmaskine
5 håndkørende græsslåmaskiner
4 buskryddere
1 løvsuger
1 hækkeklipper med motor 1 motorsav
1 stangsav med motor 1 fræser
3 generatorer. Økonomi
Til vedligeholdelse og udskiftninger i ovennævnte maskinpark, er der afsat et totalt beløb for alle afdelinger, svarende til kr. 1.200.000,- indsat i de respektive afdelingers budgetter iht. indsatte fordelingsnøgle.
For afdeling 1 beløber det sig til kr. 455.000,-
Fælles Mindre materiel og værktøjer
Mindre materiel forefindes på alle værkstederne i afdelingerne og kan lånes på tværs