Kontraktstyring og indkøb i praksis APVU-Landsmøde 2021
Kontraktstyring og indkøb i praksis APVU-Landsmøde 2021
Februar 2018
Hvordan får I mest relevant input de næste 2 timer?
• Hvad interesserer jer ift. styring af kontrakter?
• Har I indkøbs- og aftale-relaterede spørgsmål – og hvilke?
• Hvor meget fylder bæredygtighed på jeres skoler?
• Spørgsmål til SKI – stort som småt
2
<.. image(Et billede, der indeholder tekst, person, dokument, pen Automatisk genereret beskrivelse) removed ..>
Hvad kan vi i fællesskab komme omkring?
• Hvorfor er kontraktstyring vigtig?
• Kontraktstyring – definition, disciplin og modenhedsmodel
• Hvilke praktiske opgaver samt processer og arbejdsgange indeholder kontraktstyring som faglig disciplin?
• Hvordan sikres en værdiskabende kontraktstyring i dagligdagen på jeres institutioner med færrest mulige ressourcer?
• Kort om kontraktstyring i SKI, herunder proces, roller og ansvar
• Hvilke værktøjer kan understøtte kontraktstyring?
• Grønne indkøb og bæredygtighed – hvorfor og hvordan?
3
4
Hvorfor er det vigtigt, at vi har styr på vores kontrakter?
• Har vi styr på skolens kontrakter – også dem, som ligger hos pedellen, en uddannelsesleder eller hos rektor?
• Kontrakter en vigtig brik i styringen af økonomien på en skole
• Derfor er det vigtigt, at kontrakterne kendes af dem, som arbejder med økonomi og regnskab på skolerne
• Kontrakter, der ikke indgås, opsiges eller forlænges rettidigt, kan påføre skolen store og unødvendige udgifter
• Uden en skarp kontraktstyring får skolen ikke realiseret det økonomiske potentiale og den værdi, som enhver kontrakt repræsenterer
• Uden styring af kontrakterne er udbud og det at indgå aftaler blot en økonomisk og procesmæssig omkostning, hvor skolen ikke får realiseret potentialet
• En omhyggelig og målrettet kontraktstyring = penge, som kan ”plukkes”
5
<.. image(Et billede, der indeholder indendørs, bord, sidder, plante Automatisk genereret beskrivelse) removed ..>
Praktisk
- Opbevaring
- Kontrakterne op af skuffen og registreres
- Systemer
- Styr på relevante milepæle
- Forlængelse mv.
Proces/arbejdsgange
- Forankring i organisationen
- Roller og ansvar beskrevet (disponent cntr. kontraktejer)
- Alle der har en kontaktflade med leverandørerne
- Fokus på kontraktens business case
- Forandringsprojekt
6
• Papirbaseret, ustrukturerede elektroniske dokumenter, manuelle processer, isolerede systemer.
Niveau 2: Basic
• Elektronisk håndtering af dokumenter, e-mail, ad hoc processer, internt organiseret folderstruktur.
Niveau 3: Struktureret
• Elektronisk søgbar metadata, standardiseret workflow, elektronisk opbevaring.
Niveau 4: Integreret
• Avanceret søgning på klausuler, avanceret workflow, validering afstemt med forretningsbehov.
Niveau 5: Optimeret
• Fuld digital understøttelse, fortsat procesforbedringsindsatser i relation til standarder og dokumentation, komplet livscyklus.
Kilde: Measuring Contract Management Process Maturity
8
Implementering
Drift
Aftaleservice
Kontraktstyring
Aftaleservice
9
• Det gode leverandørsamarbejde – hvordan etableres og fastholdes det?
• Fokus på tæt dialog med leverandører ved implementering af aftaler
• Løbende dialog i aftaleperioden
• Værktøjer/skabeloner for kontraktstyring i driften
• I SKI arbejder vi på at etablere/udvikle skabeloner og værktøjer til brug for institutionernes kontraktstyring.
• Anvender SKI Aftalesystem til styring af deadlines (pris & sortimentsopdateringer)
• Erfaringer med positive incitamenter?
• I stedet for bod – evt. ekstra betaling ved overholdes af SLA mål etc ?
10
<.. image(Et billede, der indeholder græs, udendørs, person Beskrivelse, der er oprettet med meget høj sikkerhed) removed ..>
Ved ændringer til kontrakter skal der udarbejdes hhv. en indstilling og allonge, hvorefter leverandøren orienteres
Prisopdatering
Opdatering af priserne i en given aftale jf. aftalens betingelser, både for aftaler med og uden e-katalog
Udskiftning af leverandør
Der udarbejdes indstillingsnotat og allonge, som godkendes af ledelsen, hvorefter systemer
opdateres
Kontraktstyring
Sortimentsopdatering
Opdatering af sortimentet i en given aftale jf. aftalens betingelser, både for aftaler med og uden e-katalog
Aftaleforlængelse
Når en aftale skal forlænges, udarbejdes en indstilling, der godkendes, hvorefter relevante
systemer opdateres
Vedligeholdelse af e-katalog
Løbende opdateringer
11
Ved ændringer til kontrakter skal der udarbejdes hhv. en indstilling og allonge, hvorefter leverandøren orienteres
Prisopdatering
Kontraktstyring
Opdatering af priserne i en given aftale jf. aftalens betingelser, både for aftaler med og uden e-katalog
Udskiftning af leverandør
Der udarbejdes indstillingsnotat og allonge, som godkendes af ledelsen, hvorefter systemer
opdateres
Sortimentsopdatering
Opdatering af sortimentet i en given aftale jf. aftalens betingelser, både for aftaler med og uden e-katalog
Aftaleforlængelse
Når en aftale skal forlænges, udarbejdes en indstilling, der godkendes, hvorefter relevante
systemer opdateres
Vedligeholdelse af e-katalog
Løbende opdateringer
12
Forståelse for kundens behov. Forståelse for leverandørens muligheder. Stakeholder management
Dialog med systemleverandører
Etablering & vedligeholdelse af e-kataloger
Fokus på standarder
Automatiseret kontrol
Priser kontrolleres mod max tilladt stigning. Der kontrolleres, at der er et billedlink. Kontrol af salgsenhed (at der ikke ændres). Kontrol af, at udgået varer erstattes af nye.
Dialog med katalogleverandører
Fokus på at undgå samme fejl igen. Leverandører tilretter deres back-end,
så fejl ikke gentages.
13
Varemodtagelse
Fx kontrol af antal, stikprøvekontrol, test,
leveringssted og tid.
Fakturakontrol
Faktura- og priskontrol herunder gebyrer.
Møder med leverandør
Opstartsmøde og evt. faste opfølgningsmøder afhængigt af leverancens art, omfang og
varighed.
Kundens kontraktstyring
Misligholdelsesbeføjelser
Håndhæve misligholdelsesbeføjelser som fx opkrævning af bod i tilfælde af forsinkelse, samt eventuelt gøre brug af dækningskøb.
Reklamation
Reklamation over f.eks. mangelfulde
eller fejlbehæftede varer
Specielt for it-aftaler
Godkendelse af overtagelsesprøve, kontrol af overholdelse af SLA.
14
Når SKI går ind i kontraktstyringssager
15
En dansk tradition for at løse tingene i fællesskab
• Dialog og mægling er centrale værktøjer – også ifm. tvister
• Først når der ikke er nogen anden vej, tyer vi til juraen
• Fakultative bodsbestemmelser understøtter ønsket om at sætte dialogen først
• Fælles interesse at sikre den gode relation mellem kunder og leverandører på langt sigt
16
>
<.. image(Et billede, der indeholder rød, hvid Automatisk genereret beskrivelse) removed ..>
Støttespørgsmål ifbm. gruppedrøftelser
• Hvordan foregår kontraktstyring hos jer på de forskellige skoler?
• Hvilke typer af kontrakter har I på jeres institutioner?
• Hvilke barrierer ser I for en god og effektiv kontraktstyring på jeres institutioner – giv gerne eksempler på nogle ting i jeres styring af kontrakter, som kunne fungere bedre?
• Hvordan kunne disse barrierer overvindes og håndteres i praksis?
• Er der forskel på jeres arbejde med at styre forskellige typer af kontrakter? – f.eks. Indkøbsaftaler kontra driftskontrakter mv.
• Hvordan ser kontraktstyring ud i den perfekte verden på jeres institutioner?
• Hvad er jeres oplevelse af ledelsesopbakning til kontraktstying på jeres institutioner?
• Er kontraktstyringen samlet et sted på jeres institutioner – eller ligger den decentralt hos f.eks. It-ansvarlige, bygningsansvarlige mv.
• Hvilke værktøjer anvender I i kontraktstyringen i dag - f.eks. Excel, Aquola eller andet CM værktøj?
17
<.. image(Et billede, der indeholder jord, person, beklædning, udendørs Beskrivelse, der er oprettet med meget høj sikkerhed) removed ..>
18
1. Politiske ambitioner
2. Indkøb i et grønt perspektiv
3. Effekt?
4. Adfærd – potentialet i driften
19
<.. image(Et billede, der indeholder udendørs, vand, træ, himmel Automatisk genereret beskrivelse) removed ..>
• FN’s 17 Verdensmål har skabt politisk bevidsthed
• Bæredygtige tiltag indarbejdes i indkøbspolitikker
• Øget politisk fokus og prioritering:
• ”Klimavalgkamp”
• Ny klimalov (bred opbakning)
• EU´s Engangsplastdirektiv
• Strategi for grønne offentlige indkøb udrulles
• Øget efterspørgsel på rådgivning om- og volumen på det bæredygtige indkøb
• DI´s udspil ”Grønne offentlige indkøb uden unødige omkostninger”
20
• 70% reduktion af Danmarks udledning af drivhusgasser i 2030 (i forhold til niveauet for 1990)
• Offentligt indkøb repræsenterede i 2019 12 mio. ton
• Godt 4 mio. ton blev udledt i Danmark
• Strategien skal også bidrage til realisering af FN´s verdensmål
• Strategien forpligter i første omgang alene Staten
• Grøn omstilling i 3 spor
1. Nu og her
2. Langsigtet
3. Vejledning og værktøjer
21
Hvilke fokusområder kommer skolerne til at arbejde med?
• Plan for omstilling af den offentlige bilflåde
• Anvendelse af TCO ved evaluering
• Miljømærkede indkøb
• Governancestruktur for godt og grønt indkøb samt kompetenceudvikling
• Fokus på afskovningsfrie og bæredygtigt træ
• Reduktionsmål for udledning af CO2
• Drift og energiforbrug i bygninger – krav om LED
• Fokus på tekstiler
• Fødevarepolitik (kantine og mødeforplejning)
22
• Tidlig markedsdialog og modning
• Transportkrav ved levering
• Øget sortiment af miljøcertificerede produkter
• Dynamisk opdatering i kontraktens løbetid til mere klimavenlige alternativer (incitament)
• Vægtning af varelinjerne, der understøtter den grønne omstilling
• Fokus på tilbagetagning/genopfyldning
• Strenge krav til miljøoplysninger i e-katalog
• Gebyr ved mindre ordre
• Gebyr ved levering til anvist plads
• Maksimalt 1-2 leveringsdage pr. uge – færre hvis ønskes
• Emballagekrav (plast og pap)
24
<.. image(Et billede, der indeholder indendørs, papirvare, bord, skrivebord Automatisk genereret beskrivelse) removed ..>
Understøttes bæredygtig anskaffelse?
a) Direkte genbrug af egne møbler
b) Istandsættelse og reparation af egne møbler
c) Brugte møbler
d) Certificerede møbler
e) Genanvendels e
f) ”normale” møbler
• Tidlig markedsdialog og modning
• Krav om bæredygtigt træ
• Øget sortiment af miljøcertificerede møbler
• Fokus på levetid og holdbarhed
• Krav til genanvendte og genanvendelige materialer
• Strenge miljø- herunder kemikaliekrav
• Krav til genanvendelig emballage
• Udbud af frivilligt brugt sortiment til 25 % rabat
• Krav om 5 års produktgaranti
• Faciliterer tilbagesalg af kundens brugte møbler
• Leverandør skal mod vederlag forestå ansvarlig kildesortering
25
Understøttes bæredygtig bortskaffelse? Gennemgang af aftalen
a) Direkte genbrug
b) Istandsættelse og reparation
c) Bortskaffelse
d) Genanvendelse
e) Forbrænding
50.31 - Staten
A) SKI’s aftaleside lægger op til dette
B) (Kontraktkrav og miljømærker)
C) Varetages i høj grad selv
A) Bortskaffelse
D) Muligt på aftalen via leverandør
26
Konkrete handlingsanvisninger på alle SKI´s aftalesider
Alle aftaler skal indeholde en 3-trinsskalering af, hvilke bæredygtighedselementer man kan udnytte på aftalen:
Trin 1 – godt begyndt – de tiltag, som er gratis for kunden at implementere og som heller ikke kræver de store ressourcer. Det er samtidig relativt generelle råd, som gælder på tværs af SKI´s aftaler
Trin 2 – godt i gang – handler om de konkrete indkøb. Det er de tiltag, der måske koster noget, men som stadig er til at implementere. Fx indkøb af miljømærkede produkter
Trin 3 – godt i mål - de mest ambitiøse tiltag, der ofte vil række ud over den enkelte aftale. Det er tiltag, man kan stræbe efter
F.eks. kundens bestillingsadfærd – herunder at fastsætte leveringsdage eller samle indkøb i større mængder.
F.eks. begrænsning af indkøb til at være fra den grønne hylde, herunder sortér efter bæredygtige produkter til e-kataloget.
F.eks. tilbagetagning af produkter, herunder ved at indgå aftaler omkring afhentning af udtjente produkter eller strategisk monitorering
27
Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx
x00 00000000
Besøg xxx.xx
<.. image(Et billede, der indeholder mand, person, kulør, slips Beskrivelse, der er oprettet med meget høj sikkerhed) removed ..>