HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler Ingrid Lindenborg ilj@adm.aau.dk 9940 7388
HR-afdelingen Xxxxxxx Xxxxxx Xxx 0X 0000 Xxxxxxx X
Sagsbehandler Xxxxxx Xxxxxxxxxx xxx@xxx.xxx.xx 9940 7388
Dato: 15-04-2016 Sagsnr.:0000-000-00000.
Aftale om samarbejde og arbejdsmiljøarbejde i Fælles Service ved Aalborg Universitet
I henhold til kapitel 4 i Arbejdstilsynets Bekendtgørelse nr. 1181 vedr. samarbejde om sikkerhed og sundhed og i henhold § 8 i Samarbejdsaftalen 2013, cirkulære nr. 9444 af 27/08/2013 om samarbejde og samar- bejdsudvalg i staten indgås hermed følgende aftale.
Aftalens parter er:
- Fælles Service på Aalborg Universitet ved Universitetsdirektør Xxxxxxxx Xxxxxxxx
- de forhandlingsberettigede personaleorganisationer ved Fælles Service: BF / Bibliotekarforbundet ved Xxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx
DDL / Den Danske Landinspektørforening ved Xxxxx Xxxxxx DM / Dansk Magisterforening ved Xxx Xxxxxxx Xxxxxx
DJ / Dansk Journalistforbund ved Xxx Xxxxxxxx
DJØF / Danmarks Jurist- og Økonomforbund ved Xxxxxx Xxxxx FAOD / Forbundet Arkitekter og Designere
FFT / Forbundet for Tjenestemænd ved Xxxxxxxx Xxxx
HK / Kontorpersonale, Laboranter, grafikere ved Xxx Xxxxxxx IDA / Ingeniørforeningen ved Xxxxx Xxxxxx
KF / Konstruktørforeningen ved Xxxxx Xxxxxxxxx METAL / Dansk Metal ved Xxx Xxxxxxx
PROSA / It-medarbejdere ved Xxxxx Xxxx Xxxxxxx
TAT / Foreningen af Teknisk Administrative Tjenestemænd ved Xxxxx Xxx Xxxxxx TL / Teknisk Landsforbund ved Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
3F / Rengøringspersonale, specialearbejdere, gartnere mfl. ved Xxxx Xxxxxx Xxxx KS / Kommunikation og Sprog ved Xxxxxxx Xxxxxxxxxx
Aftalen er tiltrådt ved, at hver af de ovenstående parter har givet sin tilkendegivelse om tiltrædelse ved be- svarelse af mail sendt fra HR-afdelingen/Xxxxxx Xxxxxxxxxx den 15. april 2016. Samtlige tilkendegivelser om tiltrædelse journaliseres på sagen (2016-020-00001).
Formål
Formålet med indgåelse af nærværende aftale er, at parterne aftaler rammer og organisering af samar- bejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på at involvere medarbejderne i arbejdet med ar- bejdspladsens mål og strategi (samarbejdsaftalen) samt i arbejdsmiljøarbejdet (bekendtgørelse om ar- bejdsmiljø) i Fælles Service ved Aalborg Universitet.
Formålet med den valgte organisering af samarbejdet og arbejdsmiljøarbejdet er at sikre et godt samarbej- de om opgaverne beskrevet i hhv. samarbejdsaftalen samt bekendtgørelse om arbejdsmiljø. Dette sker via:
• Enighed om en struktur, der følger ledelses- og beslutningsstrukturen i Fælles Service. En struktur med lokale udvalg i hver afdeling, som håndterer lokale emner samt et fælles hovedudvalg, som håndterer fælles anliggender.
• Enighed om, at en enstrenget udvalgsstruktur, som udgangspunkt, er den foretrukne løsning. Sær- lige lokale forhold kan dog betyde, at de lokale parter indgår aftale om en to-delt løsning.
• Enighed om, at lokale udvalg, som udgangspunkt, besættes af lokale medarbejdere. Dvs. at der med aftalen her er enighed om, at de forhandlingsberettigede organisationer / tilstedeværende forhandlingsberettigede tillidsrepræsentanter som udgangspunkt udpeger medlemmer til de lokale udvalg blandt afdelingens egne medarbejdere. Undtaget herfra er naturligvis eventuelle tillidsre- præsentanters egne afdelinger, hvor samarbejdsaftalens almindelige bestemmelser, om at udpeg- ning af medarbejderrepræsentanter sker blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter, gør sig gæl- dende.
Den aftalte organisering af samarbejde og arbejdsmiljøarbejde
Organisationsplanen
Samarbejde og arbejdsmiljøarbejdet organiseres i Fælles Service med udgangspunkt i, at afdelingerne har en selvstændig ledelsesfunktion. Derfor skal der etableres udvalg på 2 niveauer (fælles og lokalt).
Under universitetsdirektøren oprettes et fællesudvalg for samarbejde og arbejdsmiljø på tværs af afdelin- gerne i Fælles Service. I daglig tale FSA.
Hver afdeling under Fælles Service etablerer i udgangspunktet et enstrenget udvalg for Samarbejds- og Arbejdsmiljø (SA). Undtagelsesvis kan lokale forhold betyde, at de lokale parter og universitetsdirektøren efter en nærmere konkret vurdering aftaler en to-delt organisering og derfor opretter et selvstændigt Samarbejdsudvalg (SU) og et Arbejdsmiljøudvalg (AMiU).
Hver afdeling opretter endvidere et passende antal (aftales lokalt) arbejdsmiljøgrupper (AMG) jf. AT's be- kendtgørelse nr. 1181 af 15.10.2010, §§ 12-14.
Se i øvrigt bilag 1 med et diagram over den gældende aftalte udvalgsstruktur i Fælles Service.
Sammensætningen af udvalg og grupper
Fælles Services samarbejds- og arbejdsmiljøarbejde organiseres i 3 niveauer:
Niveau 1 Udvalget for samarbejde og arbejdsmiljø i Fælles Service: FSA
Det er aftalt, at FSA består af 12 pladser med fordelingen, 1 formand, 3 pladser til ledelsessiden og 8 pladser til medarbejdersiden. Herunder at medarbejdersiden besættes af 5 tillidsrepræsentanter ansat ved Fælles Service og 3 arbejdsmiljørepræsentanter. Arbejdsmiljørepræsentanterne vælges af og blandt arbejdsmiljø- repræsentanterne i Fælles Service). Jvf. Samarbejdsaftalens bestemmelser om udpegning er det de for- handlingsberettigede organisationer, der udpeger de 5 tillidsrepræsentanter og deres suppleanter.
Universitetsdirektøren er formand for udvalget og næstformanden vælges af og blandt medarbejdersiden.
Niveau 2 afdelingsvise udvalg: SA, SU og AMIU
Det er aftalt, at afdelingerne som udgangspunkt opretter enstrengede udvalg for samarbejde- og arbejds- miljø (SA). Men at der, hvor lokale forhold fordrer en to-strenget udvalgsstruktur aftales dette mellem de lokale parter og universitetsdirektøren.
Udvalgsmulighederne på niveau 2 er således:
• enstrengede udvalg for samarbejde og arbejdsmiljø (i daglig tale SA)
• samarbejdsudvalg (i daglig tale SU)
• arbejdsmiljøudvalg i (i daglig tale AMiU)
Der er enighed om, at antallet af pladser samt fordelingen af pladserne (til henholdsvis ledelses- og medar- bejderside) i de lokale SA og SU aftales lokalt mellem den tilstedeværende ledelse samt de forhandlingsbe- rettigede organisationer jævnfør Samarbejdsaftalens almindelige bestemmelser om sammensætning. Ved denne aftale er der dog forudgående enighed om, at pladserne, som er dedikeret til ”organisationsrepræ- sentanterne” på medarbejdersiden i udgangspunktet søges besat af afdelingens egne medarbejdere (som udpeges af de forhandlingsberettigede organisationer/ forhandlingsberettigede tillidsrepræsentanter ).
Pladsen/erne, som er dedikeret til arbejdsmiljørepræsentanten/erne i SA og AMiU besættes efter valg af og blandt afdelingens arbejdsmiljørepræsentanter (hvis der er flere repræsentanter end der er pladser i SA eller AMiU).
Afdelingslederen er formand for SA, SU og AMiU og næstformanden vælges af og blandt medarbejdersiden.
Niveau 3 arbejdsmiljøgrupper: AMG
• Et antal arbejdsmiljøgrupper (i daglig tale AMG)
Alle afdelinger opretter et passende antal (aftales lokalt) arbejdsmiljøgrupper bestående af en ledelsesre- præsentant samt en arbejdsmiljørepræsentant, som dækker afdelingens lokale behov jf. AT's bekendtgø- relse nr. 1181 af 15.10.2010, §§ 12-14.
De pågældende medarbejderrepræsentanter (medarbejdersiden) anmeldes over for medarbejderens afde- lingsleder og udvalgets sekretær. Suppleanterne vælges hhv. udpeges og anmeldes på tilsvarende måde. Der gøres i denne sammenhæng opmærksom på, at alle medlemmer af SA, SU, AMiU eller AMG samt eventuelle suppleanter har samme beskyttelse som tillidsrepræsentanter i forbindelse med afsked og for- flyttelse jf. §10 i samarbejdsaftalen. Udvalgsmedlemmer og udvalgssuppleanter vælges hhv. udpeges for to år ad gangen eller indtil grundlaget bortfalder (fx at man ikke genvælges som tillidsrepræsentant eller ar- bejdsmiljørepræsentant).
Beskrivelse af aktiviteter/metoder, der anvendes for at sikre, at den sam- menlagte udvalgsstruktur styrker og effektiviserer funktionsvaretagelsen
FSA beslutter på udvalgets første møde en forretningsorden. Det samme gør hvert afdelingsvis SA eller SU/AMiU.
FSA indleder samarbejdet med en fælles gennemgang af udvalgets samlede opgavegrundlag, portefølje samt fastsættelse af et årshjul for 2016. Årshjulet revideres derefter årligt med henblik på at specificere udvalgets særlige opgaver i det kommende år. De afdelingsvise SA, SU og AMiU indretter ud fra årshjulet for FSA deres eget årshjul.
FSA holder et konstant fokus på forskellige roller og kompetencer i udvalget. Via bevidst fokus på tillidsre- præsentanternes og arbejdsmiljørepræsentanternes forskelligartede tilgange, roller og kompetencer styres der efter en helhedsorienteret dialog om udvalgets opgaver.
Beskrivelse af, hvordan opgaver og funktioner varetages, herunder de ansat- tes og arbejdsledernes deltagelse i sikkerheds- og sundhedsarbejdet
I FSA yder udvalgets medlemmer deres indsats i sikkerheds- og sundhedsarbejdet via deltagelse i FSA’s møder. Derudover deltager ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanterne i det daglige sikkerheds- og sundhedsarbejde via deres rolle- og hvervsmæssige funktioner lokalt.
I de afdelingsvise SA, SU, AMiU og AMG har ledere, tillidsrepræsentanter/organisationsudpegede medar- bejdere samt arbejdsmiljørepræsentanterne de roller og opgaver, som tilhører hver deres funktion beskre- vet i hhv. samarbejdsaftalen, bekendtgørelse om samarbejde, sikkerhed og sundhed samt eventuelle øvri- ge lokale aftaler på AAU.
Ikrafttræden, opfølgning, ændringer og opsigelse af aftalen
Ikrafttræden
Aftalen træder i kraft pr. 15.04.2016
Løbende opfølgning
FSA sikrer løbende, at formålet med aftalen efterleves, og sørger i denne forbindelse for, at der foretages den fornødne opfølgning herpå.
Aftalen evalueres første gang efter et år. Mindst hvert andet år derefter sikrer FSA, at der gennemføres en evaluering af arbejdsmiljøarbejdet og nærværende aftales effekt. FSA har ansvaret for at gennemføre xxx- xxxxxxxxxxx og hermed ansvaret for at inddrage de afdelingsvise udvalg i den samlede evaluering.
Ændringer og opsigelse
Begrundede ændringsforslag til nærværende aftale skal fremsendes til FSA mindst 1 måned før afholdelse af det møde, hvori ændringen ønskes drøftet.
Nærværende aftale kan af hver af aftalens parter opsiges med 3 måneders varsel til den første i en måned. Det er dog i aftalens ånd, at der forud for en opsigelse fra begge parters side har været udvist positiv vilje til at opnå enighed om en ændret aftale.
Bilagsliste
Bilag 1 Diagram over den til enhver tid gældende aftalte udvalgsstruktur i Fælles Service.
(Bilaget redigeres løbende afhængigt af de konkrete aftaler om organiseringen i afdelingerne under Fælles Service.
Bilag 2 Medarbejdersiden fordeling af pladserne blandt de forhandlingsberettigede personaleorganisatio- ner i FSA.
HR-afdelingen Xxxxxxx Xxxxxx Xxx 0X 0000 Xxxxxxx X
Sagsbehandler Xxxxxx Xxxxxxxxxx xxx@xxx.xxx.xx 9940 7388
Dato: 15-04-2016 Sagsnr.:0000-000-00000.
Bilag 1 til Aftale om samarbejde og arbejdsmiljøarbejde i Fælles Service ved Aalborg Universitet
Bilag 1 Diagram over den til enhver tid gældende aftalte udvalgsstruktur i Fælles Service.
(Diagrammet ændres ved behov. Den lokale enhed aftaler lokalt deres konkrete udvalgsstuktur).
HR-afdelingen Xxxxxxx Xxxxxx Xxx 0X 0000 Xxxxxxx X
Sagsbehandler Xxxxxx Xxxxxxxxxx xxx@xxx.xxx.xx 9940 7388
Dato: 15-04-2016 Sagsnr.:0000-000-00000.
Bilag til Aftale om samarbejde og arbejdsmiljøarbejde i Fælles Service ved Aalborg Universitet
Bilag 2 Medarbejdersidens aftale om fordeling af pladserne til de faglige organisationer.
De forhandlingsberettigede organisationer har indbyrdes ved aftalens indgåelse lavet følgende aftale om for- deling af deres 5 pladser i FSA.
Overordnet set er de forhandlingsberettigede organisationer blevet enige om, at dedikere 3 pladser til OAO- organisationerne og 2 pladser til AC-organisationerne.
OAO-organisationerne har fordelt 3 pladser således:
1: HK. Teknisk Landsforbund er suppleant ved forfald fra HK-repræsentanten 2: 3F. Dansk Metal er suppleant ved forfald fra 3F-repræsentanten.
3: Prosa. Prosa supplerer selv ved forfald AC-organisationerne har fordelt 2 pladser således:
4: DM. DJØF er suppleant ved forfald fra DM-repræsentanten. 5: BF. XXX er suppleant ved forfald fra BF-repræsentanten.