Udkast til Aftale med Udfyldes ved aftaleindgåelse på basis af sælgers tilbud vedr. levering af Eppendorf sortiment til Region Hovedstaden Under enkelte punkter er anført: ”Udfyldes ved aftaleindgåelse på basis af sælgers tilbud”. Disse færdiggøres...

Ved evt. modstrid mellem nærværende Aftale og tilhørende bilag, har Aftalen forrang. Ved evt. modstrid mellem bilagene, gælder de i den rækkefølge, som de står anført i bilagsoversigten.

3Aftaleperiode

Kontrakten træder i kraft den 01.05.2015 og løber 12 måneder.

3.1Implementeringsperiode

De første 2 måneder af aftalens løbetid er en implementeringsperiode. Såfremt samhandlen efter købers vurdering forløber tilfredsstillende, fortsætter aftalen ind til udløb. I modsat fald kan køber opsige kontrakten med et skriftligt opsigelsesvarsel på 30 dage til den 1. i en måned. Varslet skal senest afgives den dag, hvor prøvetiden udløber.

3.2Ekstraordinær opsigelse

Hvis udbuddet vedrørende de af nærværende aftale omfattede produkter indbringes for klagenævnet for udbud eller domstolene, og købers beslutning om at tildele sælger aftalen annulleres, eller køber pålægges at bringe kontrakten til ophør, er køber berettiget til at opsige kontrakten med et efter de konkrete omstændigheder passende varsel alene mod betaling af sælgers positive udgifter i anledning af opsigelsen (negativ kontraktinteresse).

3.3Aftalens omfang

Aftalen vedrører levering af Eppendorf sortiment i henhold til vedlagte bilag 1 til de i pkt. 2 anførte hospitaler, virksomheder og centre. Den anførte omsætning er skønnet årligt forbrug og skal betragtes som vejledende, idet den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Køber forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov.

4Kvalitet og produktspecifikationer

Indkøbet skal understøtte købers hospitaler, virksomheder og centres overordnede målsætning om at kunne levere diagnostik, behandling og forskning på et højt niveau.

4.1Produktspecifikationer, gældende standarder og normer og mærkningsregler

4.1.1Produktspecifikationer og gældende standarder og normer

Produktspecifikationer, forpakningsstørrelse og emballagespecifikationer skal forefindes og uden vederlag kunne rekvireres hos sælger.

Produkterne skal dog til enhver tid opfylde købers krav, og sælger indestår for, at produkterne opfylder gældende standarder og normer for markedsføring, salg og brug i Danmark.

Sælger skal på købers anmodning være villig til at give uddybende og supplerende oplysninger om specifikationen m.v. af de af aftalen omfattede produkter i yderligere dokumentationsbilag.

4.1.2Mærkningsregler

CE-mærkning

Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder.

Ifølge sælgers oplysninger, henhører produkterne under CE-klassificering.

Holdbarhedsmærkning

Alle produkter skal være mærket i henhold til gældende lovgivning og standarder på området.

Fra leveringsdato kræves minimum 360 dages holdbarhed.

Sterile produkter skal være mærket med enten sterilisationsdato og angivelse af holdbarhed eller med udløbsdato.

Tidsrummet fra sterilisationsdato til levering hos køber må ikke overstige12 måneder.

4.2Kvalitetssikring

Sælger opretholder som minimum et for branchen sædvanligt kvalitetsstyringssystem, der i særlig grad omfatter reklamations- og recall-registreringer samt forebyggende tiltag i den anledning. Sælger er desuden forpligtet til én gang årligt at fremsende oversigt over antal reklamationer og evt. recalls, arten heraf, samt ved påkrav udledte mønstre og tendenser samt sælgers afhjælpnings- og forebyggende tiltag.

For så vidt angår recalls henvises til pkt. 14. Mangler.

4.3Ændringer i sortiment/substituerende produkter

Der må kun ske udskiftninger af produkter hvis substituerende produkt opfylder samme funktion og har samme kvalitet. Der skal desuden ske en forudgående godkendelse af køber (klinik/afdelingsledelsen og Center for Økonomi - indkøb) og evt. godkendte substituerende produkter må ikke medføre forhøjelse af den aftalte pris.

Godkendelse af substituerende produkter kan alene forventes givet i det omfang, det ikke strider mod gældende udbudsret.

4.4Andre krav i forbindelse med kvalitet og produktspecifikationer.

Produkterne skal som udgangspunkt være fri for PVC og sundhedsskadelige Phthalater. Eventuelle produkter, som ikke opfylder disse krav, skal godkendes specifikt af køber. Produkter, som er blevet valgt i forbindelse med kontraktindgåelse, anses for værende godkendte.

5Sælgers service og support m.v.

5.1Konsulentbistand

Sælger skal kunne rådgive og vejlede telefonisk.

Desuden skal Sælger tilbyde, at købers personale introduceres til produkterne, herunder til korrekt og sikker brug heraf.

6Pris

Priserne angivet i bilag 1 er nettopriser ekskl. moms i danske kroner men inkl. evt. øvrige afgifter (told mv.).

Evt. rabatter på nævnte nettopriser fremgår af pkt. 6.1 Rabatter.

Priserne dækker alle de med leverancerne forbundne omkostninger, herunder levering, service og support etc., med mindre andet er nævnt eksplicit i nærværende aftale.

Leverandøren kan sænke priserne i aftaleperioden.

6.1Rabatter

Sælger yder følgende rabatter på de tilbudte listepriser:Udfyldes ved aftaleindgåelse på basis af sælgers tilbud

Derudover ydes den rabat, der fremgår for den enkelte position i tilbudslisten bilag 1.

6.1.1Reduktion af listepris

Såfremt sælger i aftaleperioden reducerer listeprisen, skal købers pris fra samme dato reduceres procentuelt tilsvarende.

Ved salgskampagner med ekstra fordelagtige priser, som måtte være bedre en købers priser, skal køber tilbydes disse under kampagnen.

6.2Valutakursregulering

Der kursreguleres ikke.

6.3Afgifter

I det omfang eventuelle ændringer i afgifter og øvrige bidrag i henhold til dansk lovgivning ikke er indeholdt i prisreguleringen jf. pkt. 6.2, reguleres disse fuldt ud i priserne med ændringens nominelle værdi.

7Sags-, aftale- og ordrenummer

Købers sagsnummer er: 15001207

Købers aftalenummer er: Udfyldes ved aftaleindgåelse på basis af sælgers tilbud

Købers ordrenummer fremgår af den enkelte aftræksordre.

Købers aftale- og/eller ordrenummer skal anføres som reference på samtlige dokumenter og korrespondance vedr. denne aftale.

8Fakturering

Faktura fremsendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution, jf. GLN nummer (EAN-nummer), med angivelse af købers ordre- og aftale- og nummer, varenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for køber for en effektiv fakturabehandling, eksempelvis kode for økonomiske tilhørsforhold.

Vejledning angående elektronisk fakturering kan findes på xxx.xxxxxxxxx.xx

Af hensyn til fakturamatch gør Køber opmærksom på at ordrer skal faktureres enkeltvis, dvs. flere ordrer må ikke samles på én faktura. Manglende efterlevelse af dette vil medføre at faktura afvises i Købers økonomisystem.

9Betalingsbetingelser

Betalingsbetingelserne er 30 dage efter levering og købers modtagelse af fyldestgørende faktura.

10Leveringsbetingelser og logistiske forhold

Levering af produkter omfattet af nærværende aftale skal som minimum være i overensstemmelse med EUCOMED Revised Good Distribution Practice (GDP), 2010 (kan ses på xxx.xxxxxxx.xxx) eller tilsvarende.

10.1Leveringsbetingelser

DDP, Delivered, DutyPaid i henhold til INCOTERMS 2010, på købers adresse, som anført i de respektive ordrer.

10.2Leveringsadresser

Levering skal ske til regionens centrallager, Fabriksparken 22, 2600 Glostrup eller et andet på den konkrete ordre anførte leveringssted hos Køber.

Køber forbeholder sig ret til at udvide eller indskrænke antallet af leveringssteder under Region Hovedstaden i aftaleperioden efter nærmere aftale med sælger.

10.3Ordreafgivelse og leveringstid

Levering sker efter fremsendelse af sædvanlig indkøbsordre fra de omfattede hospitaler, virksomheder og centre.

Køber kan i løbet af kontraktperioden ønske at gennemføre ordreafvikling med OIOUBL 2.0 kommunikation via OIOSI kommunikation. Sælger skal være villig til at samarbejde heromkring, herunder indgå i dialog vedr. fordeling af gevinster herved.

Sælger er forpligtet til at kunne levere senest 3 arbejdsdage efter ordremodtagelsen.

For direkte leverancer til Bornholms Hospital accepteres 1 dag ekstra, ligesom der i forbindelse med opstart af aftalen vil blive accepteret en lidt længere initial leveringsfrist.

Sælger kan levere hele producentens sortiment.

Såfremt leverandøren ikke kan levere vare som producenten lagerfører indenfor maksimalt 5 arbejdsdage, forbeholder ordregiver sig at foretage dækningskøb hos en anden distributør for sælgers regning.

10.3.1Helligdage

Ved højtider og helligdage, hvor sælger har ændret sin udkørsel, skal der sikres levering i overensstemmelse med købers behov ved konkret aftale.

10.3.2Hasteordrer m.v.

Sælger skal kunne yde akut leveringsservice ved hasteordrer. Hasteordrer skal dog være at betragte som undtagelser.

Eventuelt vilkår for hasteordrer, ordrekorrektioner eller minimumsordre tages fra sælgers tilbud.

10.3.3Faste leverancer

Sælger skal på købers anmodning være villig til i relevant omfang at fremkomme med forslag til faste leveranceplaner.

10.4Varemodtagelse og reklamationsfrist

Leverancerne skal ledsages af en følgeseddel, der klart angiver modtagende afdelings adresse, ordrenummer, varebetegnelse og kvantum. Der skal kvitteres af køber for varemodtagelsen på følgesedlerne. Købers kvittering for modtagelsen gælder kun som kvittering for modtagne kolli.

Køber har 5 arbejdsdage til at kontrollere, om leverancen opfylder aftalens krav, herunder mængder og kvalitet. Ved beskadiget emballage eller manglende kolli skal modtageren straks påtale dette over for transportøren og gøre påtegning herom på fragtbrev eller følgeseddel, og køber informerer sælger herom umiddelbart herefter.

10.5Levering af data til Købers indkøbssystem

10.5.111.1 UNSPSC koder

Region Hovedstaden kategoriserer alle produkter efter UNSPSC koder som beskrevet nedenfor. Sælger er således efter kontraktindgåelse men før kontraktstart forpligtet til at berige varedata i fremsendt varekatalog, så varerne kan indgå i Købers indkøbssystem og kontrakten kan effektueres.

Leverandøren skal medvirke til berigelse af varestamdata og oprettelse af erstatningsrelationer før at kontrakten kan effektueres.

Senest 4 uger efter kontraktindgåelse, skal Sælger angive UNSPSC koder for samtlige varenumre omfattet af nærværende aftale jf. tilbudslisten bilag 1. Angivelsen skal ske på Commodity Niveau ud fra UNSPSC version 7.0401 DK, da denne version anvendes af Køber. Sælger kan se nærmere om kategorisering efter Dansk UNSPSC på webadressen: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0

10.5.2Varestamdata

Region Hovedstadens hospitaler har implementeret fælles indkøbs- og økonomisystem. Det indkøbte system er et SAP-system. Varelinjer og priser skal indlæses.

Systemet giver rekvirenter og øvrige brugere mulighed for at trække fyldestgørende informationer om de enkelte produkter direkte i systemet. De informationer, som især efterspørges er produktbilleder, supplerende beskrivelser, produktdimensioner for varer der indgår i regionens lagersortiment, links, brugervejledninger, produktdatablade, miljødata, latexindhold, etc.

Informationerne bidrager bl.a. til, at slutbrugeren i højere grad er i stand til at søge det rette produkt frem i indkøbssystemet, dvs. færre fejlbestillinger, men også til at synliggøre særlige produktfeatures, fx særlige miljø- og energimærkninger til gavn for arbejdsmiljø og/eller reduceret miljøpåvirkning, og til at optimere logistikken omkring varehåndtering (produktdimensioner).

Center for Økonomi - Indkøb indhenter ovennævnte berigende data, informationer og erstatningsrelationer på særlige skabeloner/formater, og der vil medfølge en kort vejledning i, hvorledes skabelonerne udfyldes eller i hvilket format informationerne skal afgives, således at de kan indlæses i Regionens SAP-system. Dette vil ske i forbindelse med kontraktindgåelse og ved eventuelle senere aftalte ændringer i sortiment.

Vejledning og seneste skabelon kan rekvireres via xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.

Oplysninger og informationer sendes til xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx senest 4 uger efter kontraktindgåelse

Såfremt leverandøren for samme vare opererer med forskellige varenumre pr. bestillingsenhed, så skal leverandøren fremsende en opdateret tilbudsliste, hvor hver kontraktposition, som leverandøren er blevet tildelt, ligeledes oprettes med en selvstændig varelinje pr. bestillingsenhed (f.eks. æske, karton, palle).

10.5.3Konvertering

Sælger skal være Køber behjælpelig med at oprette konverteringslister fra Købers tidligere forbrug af aftalens omfattede produkter, herunder også forbrug fra andre leverandører, til produkterne omfattet af nærværende aftale.

For lagervarer skal konverteringen ske senest 4 uger før kontraktstart.

Sælger har ansvaret for kvalitetssikringen af konverteringen, medmindre konverteringen omfatter produkter, der leveres af anden leverandør.

Ovenstående gælder ligeledes ved evt. senere aftalte ændringer i sortiment.

10.6Logistikoptimering

Ovenstående beskrevet i pkt. 10.5 sker uden udgift for Køber. Dette gælder ligeledes eventuelle senere aftalte ændringer i sortiment.

Sælger skal i kontraktperioden være indstillet på at samarbejde om optimering af logistikken til gavn for begge Parter.

11Sælgers overdragelse af forpligtelser og tilgodehavender

Sælger er eneansvarlig over for køber.

Sælger kan kun med købers skriftlige samtykke helt eller delvis sætte en anden i sit sted. Sælger er berettiget til at anvende underleverandører, som er oplyst ved afgivelse af tilbud, men ansvaret for korrekt opfyldelse af leverancen påhviler sælger fuldt ud. Såfremt sælger i aftaleperioden ønsker at skifte underleverandører, skal dette godkendes af køber.

Sælger kan kun med købers skriftlige samtykke helt eller delvis diskontere eller overdrage sit tilgodehavende til tredjemand.

12Tredjemandsrettigheder

Sælger indestår for, at sælgers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.

Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Sælger overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde køber skadesløs.

Såfremt tredjemands rettigheder hindrer sælgers opfyldelse af aftalen i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for køber, er køber efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at ophæve kontrakten med omgående virkning, og sælger vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, køber lider som følge af denne ophævelse.

13Forsinkelse

Såfremt sælger må forudse en forsinkelse i leveringen, skal sælger straks give skriftlig meddelelse til køber med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin kan på baggrund heraf aftales, forudsat at køber accepterer en sådan.

Køber anser enhver forsinkelse for væsentlig. Såfremt sælger ikke leverer til aftalt tid, er køber berettiget til at hæve den pågældende ordre helt eller delvis, uanset overskridelsens varighed.

Hæves ordren helt eller delvis, er køber berettiget til at foretage dækningskøb for sælgers regning.

I tilfælde, hvor en forsinkelse skyldes force majeure som strejke, statsindgreb, krig eller naturkatastrofer, er sælger ikke ansvarlig for købers tab ved, at en leverance forsinkes eller udebliver, med mindre sælger kunne eller burde kunne forudse situationen.

Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som ikke skyldes force majeure er køber berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og sælger vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, køber lider som følge af denne ophævelse.

14Mangler

Sælger er ansvarlig for fejl og mangler ved de af aftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Sælger yder herudover funktionsgaranti for produkterne.

Sælger har i minimum 2 år fra levering ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af fejl og mangler. Sælger er forpligtet til at påbegynde afhjælpningen 24 timer efter, at købers reklamation er kommet til sælgers kundskab.

Ved købers konstatering af generelle fejl og mangler ved et produkt eller lots deraf, som indebærer, at produktet eller særlige lot-numre skal tilbagekaldes, skal recall-procedure og levering af andre antagelige varer påbegyndes straks efter, at informationen er kommet til sælgers kendskab. Sælger skal i tilfælde af tilbagekaldelse straks underrette køber (regionens berørte hospitaler, virksomheder og centre samt Center for Økonomi - indkøbs kontaktperson nævnt i pkt. 1.1) om tilbagekaldelsen, grunden hertil samt forventet videre procedure. Samtidig skal fremsendes oversigt over de berørte afdelinger på hospitalerne til Center for Økonomi - indkøb.

Sælger afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Såfremt sælger tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke køber bærer ansvaret, afholder køber alle omkostninger.

Såfremt køber og sælger enes om lokal reparation i forbindelse med sælgers afhjælpningsforpligtelse, bærer sælger alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel, for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter købers valg.

Sælger kan vælge i stedet for at foretage afhjælpning at levere andre antagelige varer til erstatning for de mangelfulde varer. Sådan omlevering skal foretages senest 48 timer efter, at købers reklamation er kommet til sælgers kundskab.

Undlader sælger, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er køber berettiget til efter eget valg at lade afhjælpning foretage af tredjemand for sælgers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller at foretage dækningskøb for sælgers regning.

Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis sælger gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er køber berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten med omgående virkning, og sælger vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, køber lider som følge af denne ophævelse.

15Produktansvar og erstatningsansvar

Sælger er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for køber for den skade, som leverancen eller sælger påfører købers ejendom og/eller personale. Ansvar for skade på købers faste ejendom og løsøre er dog begrænset til én million danske kroner pr. skade. Begrænsningen gælder ikke for personskader.

Sælger er pligtig til at holde køber skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod køber af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller sælgers skadevoldende adfærd.

Rejses krav imod køber begrundet i forhold omkring leverancen, er sælger pligtig samtidig at lade sig sagsøge ved den domstol, som behandler kravet rejst mod køber.

Sælger er i hele aftalens løbetid forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervsansvars- og produktansvarsforsikring. Sælger skal på købers anmodning fremsende kopi af police.

16Ophævelse

Udover det i pkt. 11-13 anførte, anser køber blandt andet følgende forhold for en væsentlig misligholdelse, der berettiger køber til at ophæve aftalen helt eller delvist med et passende varsel efter skriftligt påkrav:

At sælger trods købers anmodning om dokumentation for sælgers overholdelse af sociale klausuler, jf. pkt. 19, ikke fremsender denne inden for rimelig frist.
At sælger trods skriftlig advarsel gentagne gange misligholder sine øvrige forpligtelser i henhold til denne aftale i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for køber.

Ophæves aftalen kun delvist forbliver den resterende del af aftalen gældende.

Følgende forhold anses herudover altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger køber til straks at ophæve aftalen:

At sælger erklæres konkurs, træder i betalingsstandsning, åbner forhandling om tvangsakkord eller sælgers økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at sælger må anses at være ude af stand til at opfylde aftalen
Hvis sælger er et aktie- og anpartsselskab, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kræver sælger opløst

Ved ophævelse af aftalen eller dele heraf på grund af væsentlig misligholdelse ifalder sælger erstatningsansvar overfor køber efter dansk rets almindelige regler.

17Købers misligholdelse

Såfremt køber på aftalt leveringstidspunkt ikke kan modtage leverancen helt eller delvis, bærer køber alle sælgers dokumenterede merudgifter herved.

Det påhviler køber skriftligt at meddele sælger forsinkelsen, så snart det anses for udelukket, at køber kan modtage leverancen til aftalt tid. Ny leveringsdato skal straks herefter aftales.

Betaler køber ikke købesummen eller dele heraf rettidigt, påløber der fra forfaldsdagen at regne rente i henhold til rentelovens bestemmelser.

18Lovvalg og tvistigheder

For denne aftale gælder dansk ret.

Uoverensstemmelser i forbindelse med den indgåede aftale søges afgjort ved forhandling. Kan uoverensstemmelserne ikke afgøres ved forhandling, afgøres disse af domstolene. Værneting er købers hjemting.

19Sociale klausuler

Leverancerne skal ske med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, det vil sige:

FN’s deklaration om menneskerettigheder
ILO’s deklaration om arbejdstagerrettigheder
Rio deklarationen om miljø og udvikling
FN’s konvention mod korruption

Dette indebærer bl.a., at hverken sælger eller dennes eventuelle underleverandør må benytte sig af konventionsstridig børne- og voksenarbejdskraft. Køber forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor ved købers eventuelle begrundede mistanke om overtrædelse heraf.

Der henvises til Region Hovedstadens indkøbspolitik xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxXxxxxxX/Xxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxx.xxx

Som sælger: Som køber:

Xxxxxxx, den / 201x Hillerød, den/ 201x

__________________________ ______________/______________

Indkøbschef/indkøbskonsulent

Nærværende aftale er udfærdiget i to enslydende eksemplarer, hvoraf sælger og køber har et eksemplar hver.

Document Metadata

Table of Contents

Udkast til Aftale med Udfyldes ved aftaleindgåelse på basis af sælgers tilbud vedr. levering af Eppendorf sortiment til Region Hovedstaden Under enkelte punkter er anført: ”Udfyldes ved aftaleindgåelse på basis af sælgers tilbud”. Disse færdiggøres...

Document Metadata