Overdragelsesaftale vedrørende biblioteksdrift ved Aarhus Universitet

Overdragelsesaftale vedrørende biblioteksdrift ved Aarhus Universitet

Mellem

Aarhus Universitet CVR nr. 31119103

Xxxxxx Xxxxxxxx 0 XX-0000 Xxxxxx C (Herefter AU)

Og

Det Kgl. Bibliotek CVR nr. 28988842

Xxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxx 0 XX-0000 Xxxxxxxxx K (Herefter KB)

(AU og KB benævnes også hver for sig som Part og tilsammen Parterne)

1 Formål

1.1 Baggrund

Statsbiblioteket har igennem mange år været Universitetsbibliotek for AU, og samtidig har AU haft sin egen biblioteksorganisation. Med etableringen af AU Library i 2012 blev de to organisationer virtuelt fusioneret, således at alle biblioteksressourcer fremstår som en fælles AU Library-service for studerende og forskere ved AU.

Den 12. september 2016 annoncerede Kulturministeriet, at Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblio- teket fusionerer under navnet Det Kgl. Bibliotek. Af pressemeddelelsen fremgår,

at "Sammenlægningen af Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek fremtidssikrer samtidig be- tjeningen af Københavns Universitet og Aarhus Universitet på højeste niveau, og er en naturlig konsekvens af den gennemgribende digitalisering, der har præget forskningsbiblioteksområdet igennem det seneste årti."

1.2 Hensigt med overdragelsen

Med etablering af KB er der opstået nye muligheder for at opnå faglige synergier, kvalitetsforbed- ringer og stordriftsfordele, som AU og KB i fællesskab ønsker at udnytte til gavn for den samlede biblioteksbetjening af AU.

Parterne indgår en rammeaftale om biblioteksopgaven (herefter Rammeaftale) med en forvent- ning om, at et nyt samarbejde mellem AU og KB kan give de nævnte kvalitetsforbedringer og stor- driftsfordele. Ved Rammeaftalen fastsættes den overordnede styring af biblioteksopgaven mellem AU og KB, mens den faktiske opgaveløsning varetages af KB i henhold til service level agreements indgået med AU for de aftalte ydelser (herefter SLA).

Nærværende overdragelsesaftale (herefter Overdragelsesaftalen) indgås parallelt med Rammeaf- talen og har til formål at regulere overdragelse af specificerede ressourcer fra AU til KB, som er en forudsætning for at indfri formålene i Rammeaftalen.

Målet med overdragelse af AU-medarbejdere er at overføre de nødvendige faglige kompetencer til KB efter principperne for virksomhedsoverdragelse. Det vil dels samle alle AU’s biblioteksmed- arbejdere og biblioteksservices i én organisation, for at AU kan drage fordel af KB’s samlede faglige bredde og styrke. Dels øge effektiviteten gennem stordrift og forenkling af biblioteksopgaven, som er omfattet af biblioteksloven. Biblioteksbetjeningen skal fortsat fremstå som en integreret del af AU’s faglige service, så KB fastholder en nærværende og lokalt forankret betjening af AU’s forske- re, undervisere, studerende og omverden.

Parterne er enige om, at der i 2020 gennemføres en evaluering blandt medarbejdere og studeren- de blandt andet med det formål at vurdere effekten af overdragelsen.

2 Overdragelsens grundprincipper

Overdragelsesaftalen konstituerer en kontraktretlig relation mellem AU og KB, som regulerer overdragelse af:

1) Medarbejdere jfr. punkt 3.1

2) Medarbejderrelateret inventar jfr. punkt 3.2

3) Bøger, tidsskrifter og biblioteksspecifikt inventar, som AU ejer jfr. punkt 4.1 og 4.2

4) Budget jfr. punkt 5.

Inventar rettet mod studiemiljø og reoler til biblioteksformål forbliver AU’s ejendom. Budgettet overdrages i tre dele:

a) En finanslovsoverførsel, der sikrer en langsigtet og effektiv biblioteksdrift

b) En faktureringsdel, der muliggør fremadrettede justeringsmuligheder, og

c) En effektiviseringsdel, der aftrappes over en kortere årrække, så fusionens effektiviserings- gevinst tilfalder AU.

Rettigheder og pligter i henhold til Overdragelsesaftalen kan ikke overdrages til tredjemand, bort- set fra tilfælde af struktur- eller kompetenceomlægninger eller lignende inden for de statslige res- sortområder, og bortset fra tilfælde af fusion, spaltning eller overdragelse til tredjemand ved den- nes overtagelse af en Parts aktiver og passiver, helt eller delvis, alt under forudsætning af, at Par- ternes ydelser efter Overdragelsesaftalen ikke påvirkes heraf.

Overdragelsesaftalen skaber ikke nogen juridisk person med Parterne som deltagere, og Parterne kan ikke forpligte hinanden over for tredjemand.

3 Medarbejdere

3.1 Efter principperne om virksomhedsoverdragelse

Overdragelsen af medarbejdere sker mellem to statsinstitutioner og under iagttagelse af princip- perne i Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse.

KB indtræder i de rettigheder samt forpligtelser, som AU på overdragelsestidspunktet har over for de berørte medarbejdere. De aftalte ansættelsesvilkår for hver enkelt medarbejder fortsætter uændret efter overdragelsen, og man er som medarbejder ved overgangen ansat ved KB på sam- me vilkår, som var gældende for ansættelsen ved AU.

KB indtræder således over for de overdragne medarbejdere i de pligter, som påhviler AU på over- dragelsestidspunktet jfr. punkt 6 i henhold til:

1) Kollektiv overenskomst og aftale

2) Bestemmelser om løn- og arbejdsforhold

3) Individuel aftale om løn- og arbejdsforhold.

KB ønsker at harmonisere efter overdragelsen, således at alle ansatte på KB har en fælles persona- lepolitik. Dette vil ske i henhold til gældende overenskomsters regulering af varsling af ændrede arbejdsvilkår.

3.2 Inventar for medarbejderne

Kontorinventar, -computere, mobiltelefoner, kontorkopimaskiner mm., som er anskaffet med henblik på AU Library-medarbejdernes brug inden overdragelsesdatoen, overdrages til KB i over- ensstemmelse med principperne herom i Lov om arbejdstageres retsstilling ved virksomhedsover- dragelse.

4 Materialer

De fysiske og digitale samlinger, bøger og tidsskrifter mv., som AU på overdragelsestidspunktet ejer, og som henhører under AU Library, overdrages til KB jfr. bilaget Materialesamling, der udar- bejdes pr. overdragelsesdatoen, indeholdende: i) Materiale under AU Library og ii) Oversigt over ikke-katalogiserede særsamlinger. Det bemærkes, at særsamlinger ved AU, som på overdragelses- tidspunktet ikke er omfattet af biblioteksydelser under AU Library ikke overdrages til KB.

Som led i overdragelsen af materialer skal der senest den 31. december 2017 være gennemført en konkret vurdering af sær- og institutsamlinger på henholdsvis Arts og Aarhus BSS i henhold til oversigten i bilag 1, og der skal foreligge aftaler mellem hvert af de to fakulteter og KB om, hvilke materialer der er omfattet af overdragelsen.

5 Biblioteksrum og øvrige studiemiljøfaciliteter

Biblioteksrum, magasiner, åbne som lukkede, øvrige studiemiljøfaciliteter med inventar og reoler til biblioteksformål, forbliver pågældende AU-fakultets ejendom, for så vidt angår Arts, Aarhus BSS og ST. Dertil tilbageføres tilsvarende for Health, jfr. nedenfor og punkt 6.4, således at disse biblio- teksrum og øvrige studiemiljøfaciliteter ligeledes er AU’s ejendom. Indvendig skiltning overdrages til KB, som det er på overtagelsestidspunktet.

Øvrigt biblioteksinventar som bogvogne, skranker, udlånsautomater, multifunktionsmaskiner til- knyttet betalingsløsning, adgangskontrolgates, bogscannere, publikumsmaskiner m.m. overdrages fra AU til KB. AU indestår ikke for KB’s anvendelse af maskiner mv. efter overdragelsen, idet KB ikke er omfattet af de konkrete serviceaftaler med leverandørerne, som AU har indgået. Vedlige- holdelse og fornyelse heraf betales af KB.

Fremlejeaftalen mellem AU og KB vedrørende lokalerne i Xxxxxx Xxxxxx Bygningen af 31. marts 2009 med allonge af 11. oktober 2011 ophører samtidig med ikrafttræden af nærværende aftale, men lokalernes brug til biblioteksformål fortsætter uændret i henhold til rammeaftalen inkl. bilag. Det økonomiske mellemværende herfor ligestilles med de øvrige betjeningssteder, jf. punkt 6.4, 2. afsnit.

6 Finansiering

6.1 Grundprincipper

Finansieringen af biblioteksdriften og afholdelse af udgifter til de ressourcer, der er omfattet af Overdragelsesaftalen, reguleres i Rammeaftalen med tilhørende SLA’er, og Parterne er derfor eni- ge om, at der – ud over punkt 6.3 nedenfor - ikke er et særskilt vederlag og/eller finansiering for

overdragelse af ressourcerne. Hver Part afholder egne omkostninger til gennemførelse af Over- dragelsesaftalen.

6.2 Eksterne projekter

AU-delen af AU Library har en række eksterne bevillinger, der rækker ud over overdragelsesdato- en.

Bevillingerne opgøres pr. overdragelsesdatoen og overføres efter særskilt aftale med de relevante bevillingsgivere fra AU til KB. Eventuelle nye bevillinger tilkommet inden overdragelsesdatoen vil ligeledes blive opgjort og overført til KB.

6.3 Forskningsprojekter

Der er indgået en række samarbejdsaftaler med videnskabelige miljøer, hvor AU-delen af AU Lib- rary mod betaling bidrager til eksternt finansierede projekter. Disse aktiviteter håndteres fra sag til sag via salg af løn og anden biblioteksservice til de enkelte forskningsprojekter og følger de aftalte vilkår i de konkrete forskningsprojekter.

KB overtager forpligtelserne i de konkrete forskningsprojekter på samme vilkår, som de konkrete forskningsprojekter har aftalt med Partnerne, således at forskningsprojekterne ikke belastes øko- nomisk af Overdragelsesaftalen og Rammeaftalen.

6.4 Husleje

AU finansierer alle driftsomkostninger vedrørende lokaler, som AU stiller til rådighed for KB i hen- hold til punkt 5 og Rammeaftalen.

I 2009 blev der indgået aftale om, at AU fremlejer lokaler til Statsbiblioteket i Xxxxxx Xxxxxx byg- ningen, og med henblik på at finansiere lejeudgiften på Statsbiblioteket blev der implementeret en finanslovsoverførsel fra Uddannelses- og Forskningsministeriet til Kulturministeriet. Som led i at sikre en ensartet håndtering af huslejeudgifter vil der ske en finanslovsoverførsel af et beløb sva- rende til fremlejeaftalens beløb inkl. udgifter til bygningsdrift, hvorefter fremlejekontrakten brin- ges til ophør jfr. punkt 5 afsnit 3.

6.5 Medarbejderforpligtelser

AU udreder alle optjente økonomiske forpligtigelser som feriepenge og på overdragelsesdatoen tilgodehavender for mer-/overarbejde. AU søger, at overskydende flextimer i videst muligt omfang er afviklet inden overdragelsestidspunktet. Kontant bidrag for de optjente ikke-afviklede forplig- telser overføres via en engangsydelse fra AU til KB ved overdragelsesdatoen.

7 Ikrafttrædelse, overdragelse, varighed og opsigelse

7.1 Ikrafttrædelse

Efter underskrift af nærværende overdragelsesaftale er Parterne enige om, at overdragelse af medarbejdere, materialer og inventar omfattet af aftalen træder i kraft pr. 1. juli 2017. Overdra- gelsesdatoen er med forbehold for det nødvendige hjemmelsmæssige grundlag.

7.2 Overdragelse

Ved parternes underskrift af aftalen påbegyndes forberedelse af overdragelsen, herunder prakti- ske aftaler om en indfasningsperiode. AU vil opretholde den administrative understøttelse af AU Library under disse indfasningsforløb.

Endvidere skal der senest den 1. juli 2017 foreligge en aftale mellem ST og KB om udmøntning af fakultetets besparelser på biblioteksdrift i forhold til afvikling af betjeningsstederne på Navitas og i Foulum.

7.3 Varighed

Der er tale om en fortløbende aftale uden fast ophørstidspunkt jf. dog opsigelsesbestemmelserne nedenfor.

7.4 Opsigelse

Overdragelsesaftalen kan opsiges af Parterne med 1 års varsel. Ved aftalens ophør (herefter Hjem- tagelsestidspunktet) er AU forpligtet til at overtage de medarbejdere hos KB, der er beskæftiget med biblioteksbetjening af AU på betjeningsstederne med tilknytning til AU’s fakulteter. Parterne er enige om, at overdragelse af medarbejdere skal ske i henhold principperne i punkt 3.1. og 6.5. Overdragelse af budget sker i videst muligt omfang efter princippet i aftalens punkt 2 a).

Ved Hjemtagelsestidspunktet er KB forpligtet til at overdrage medarbejderrelateret inventar, samt de bøger, tidsskrifter og biblioteksspecifikt inventar mv., som KB er ejer af jfr. punkt 3.2, 4 og 5, men som i henhold til aftaler med hvert enkelt AU-fakultet er opstillet på/registreret med tilknyt- ning til betjeningsstederne tilknyttet AU’s fakulteter. Bøger og tidsskrifter mv., der på Hjemtagel- sestidspunktet opbevares i magasiner mv. tilknyttet KB, eller entydigt er KB’s ejendom, er ikke omfattet af hjemtagelsen.

I forbindelse med opsigelse af Rammeaftalen i sin helhed er Parterne indstillet på at indgå en ny aftale om KB’s ydelser over for AU. Hertil indgår parterne en midlertidig aftale inkl. overgangsplan, som skal sikre AU en stabil biblioteksbetjening frem til hjemtagelsen af biblioteksbetjeningen er implementeret.

8 Underskrifter

Aarhus, Dato:

Xxxxx Xxxxxx Direktør, Det Kongelig Bibliotek Xxxxxx Xxxx Direktør, Aarhus Universitet