Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
Udbudsbetingelser Dynamisk indkøbssystem 02.19 Fagsystemer | |
Version | 1.0 |
Dato | 19. februar 2023 |
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
Montagehallen | Pakkerivej 6, 2500 Valby
Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437
Indhold
Definitioner (Terminologi i et dynamisk indkøbssystem) 3
1 Den ordregivende myndighed 4
2 Udbudsmaterialets bestanddele 5
4 Udbud af et dynamisk indkøbssystem 6
4.2 Etablering af et dynamisk indkøbssystem 7
4.4 Hvem kan optages i et dynamisk indkøbssystem? 8
4.5 Kundernes anvendelse af Systemet 9
5 Tidsplan for oprettelse af Systemet 9
Del 2 Ansøgning og krav til egnethed 11
6 Krav til Ansøgernes egnethed 12
6.2 Mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen 13
6.3 Mindstekrav til teknisk og faglig formåen 14
6.3.1 Krav til referencens indhold 14
6.3.2 Egnethed og ESPD ved anmodning i det dynamiske indkøbssystems løbetid 15
7 Ansøgning om optagelse i det dynamiske indkøbssystem 17
7.2.1 Ad 1) European Single Procurement Document (ESPD) 17
7.2.1.1 Ansøgers sammensætning 17
7.2.2 Ad 2) Evt. støtteerklæring(er) 19
7.3 Konsortier eller andre sammenslutninger 20
7.4 Elektronisk afgivelse af ansøgning 20
9 Spørgsmål og supplerende oplysninger – Ved etablering af Systemet 20
9.1 Skriftlige spørgsmål – ved etablering af Systemet 20
Del 3 Løbende optagelse i Systemet 24
13 Løbende optagelse af deltagere i Systemet 25
13.3 Krav til Ansøger og ansøgningens indhold 25
Del 4 Konkrete indkøb i Systemet 26
14 Deltagelse i Systemet og annoncering af Konkrete indkøb 27
14.1 Annoncering af Konkrete indkøb/opfordring til at afgive tilbud 27
14.2 DIS-portal til Konkrete indkøb 27
14.3 Deltagerens anvendelse af XXX.xx 27
14.4 Leverandørens ansøgning og tilbudsafgivelse 27
14.5 Særligt vedrørende konsortier 28
15 Tildelingskriterier og evaluering ved Kundens tildeling i Systemet 29
15.1 Tildelingskriterium - Bedste forhold mellem pris og kvalitet 30
15.1.1 Evaluering af underkriteriet ”Kvalitet” 30
15.1.2 Evaluering af underkriteriet ”Pris” 36
15.1.4 Eksempel på anvendelse af evalueringsmetode 37
16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde 39
16.2 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen 39
16.3 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen 40
16.4 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliser situationen i Ukraine 40
Definitioner (Terminologi i et dynamisk indkøbssystem)
Terminologien i et dynamisk indkøbssystem adskiller sig på flere områder fra de klassiske udbuds- retlige termer, som benyttes i forbindelse med udbud af rammeaftaler og kontrakter. SKI har derfor udarbejdet nedenstående oversigt over de termer, som oftest benyttes i et dynamisk indkøbssy- stem.
• Ansøger: Begrebet Ansøger bruges om økonomiske aktører, som søger om optagelse i Syste- mets kategori, enten ved etablering af Systemet eller i Systemets løbetid.
• Deltager: Begrebet Deltager bruges om økonomiske aktører, som har ansøgt og er blevet opta- get i Systemets kategori.
• Konkret indkøb: For at undgå begrebsforvirring med især miniudbud på en rammeaftale, bru- ges begrebet Konkret indkøb om de indkøb, som Kunden offentliggør under kategorien. På baggrund af et enkeltstående Konkret indkøb indgås der en leveringskontrakt mellem Kunden og den Tilbudsgiver, der bliver tildelt leveringskontrakten.
• Kunde: Begrebet Kunde bruges om de SKI-kunder, der fremgår af bilag B, Kundeliste, som kan anvende Systemet til at foretage Konkrete indkøb.
• Leverandør: Begrebet Leverandør bruges om den Tilbudsgiver, som har fået tildelt en leve- ringskontrakt på baggrund af et Konkret indkøb gennemført i Systemet.
• Tilbudsgiver: Begrebet Tilbudsgiver bruges om deltagerne i Systemet, når de har afgivet tilbud på et Konkret indkøb i Systemet.
Systemet: Begrebet System bruges om det dynamiske indkøbssystem for aftalen 02.19 Fagsyste- mer DIS.
1 Den ordregivende myndighed
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17472437
Montagehallen Pakkerivej 6
2500 Valby
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
Web-adresse: xxx.xxx.xx Kontaktperson:
Udbudskonsulent: Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx xx@xxx.xx Kontraktansvarlig: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, xxx@xxx.xx It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS: SKI-Kundeservice: (x00) 00 00 00 00
2 Udbudsmaterialets bestanddele
Det samlede udbudsmateriale består af:
Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbetingelser (dette dokument) med nedenstående bilag
• Bilag A Skabelon til støtteerklæring
• Bilag B.1 Kundeliste
• Bilag B.2 Kundeliste (excel)
• Bilag C Systemets genstand
European Single Procurement Document (ESPD) – udfyldes i ETHICS
Følgebrev (genereres automatisk i ETHICS i forbindelse med upload af ansøgning).
Udkast til Leveringskontrakt med nedenstående bilag
• Særbilag A, Trepartsaftale
• Bilag 8 Databehandleraftale
• Bilag 10 CSR
• Skabelon til Erklæring Ruslands forordning
Orienteringsnotat
Udbudsmaterialet er tilgængeligt i det elektroniske udbudssystem ETHICS via dette link:
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/x00xx000-x0x0-0xx0-0x00-0x00000xx0x0/xxxxxxxx
I det elektroniske udbudssystem ligger der, udover udbudsmaterialet, teknisk vejledningsmateriale til leverandørens ansøgning i Systemet herunder udkast til leveringskontrakt og underliggende bi- lag.
3 Formål og baggrund
SKI udbyder hermed et dynamisk indkøbssystem (herefter ”Systemet”) vedrørende anskaffelse af fagsystemer.
Det er frivilligt for alle SKI’s kunder, som fremgår af bilag B, Kundeliste, at gøre brug af det dynami- ske indkøbssystem, når de skal anskaffe fagsystemer ”as a Service”.
Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan få afløftet deres udbudsforpligtelse og få dækket deres indkøbsbehov ved anvendelse af Systemet. Derudover er det hensigten at sikre et kommercielt attraktivt system, som er nemt at anvende.
SKI har valgt at udbyde aftaleområdet fagsystemer som et dynamisk indkøbssystem i forlængelse af udbuddet af 02.19 rammeaftalen, der gik i drift primo oktober 2023, da markedet for fagsystemer er meget dynamisk og med konstant udvikling af fagsystemers funktionalitet. Derfor vurderes det, at et dynamisk indkøbssystem vil kunne tilgodese kunders behov for at stille yderligere, kundespe- cifikke krav til leverancen, som er svært at favne ved en traditionel rammeaftale. I modsætning til en rammeaftale betyder brugen af et dynamisk indkøbssystem også, at nye aktører løbende skal kunne optages som deltagere, så der kontinuerligt sikres et opdateret aktørfelt med tidssvarende services og ydelser. Samlet set vurderes denne indkøbsform på bedst mulig vis at sikre kundernes behov for kontinuerligt at kunne købe de bedste services og ydelser i forlængelse af en effektiv konkurrenceudsættelse blandt markedets egnede og relevante aktører.
Systemet vil udbydes som én samlet kategori med én samlet genstand for fagsystemer, jf. afsnit
4.3. Kategorien er lavet med tanke på kundens behov for at anskaffe fagsystemer på tværs af gen- standens ydelsesområder, jf. afsnit 4.3. Kunden kan eksempelvis have behov for at anskaffe en suite, hvor et fagsystem dækker over to ydelsesområder.
Baseret på SKI’s markedsanalyse og dialogen med potentielle kunder og markedet er det SKI’s vurdering, at Systemets genstand ikke meningsfuldt kan opdeles i yderligere kategorier, da katego- rien, efter SKI’s vurdering, bedst sikrer konkurrencedygtige vilkår på markedet og samtidig imøde- kommer kundernes behov.
4 Udbud af et dynamisk indkøbssystem
Et dynamisk indkøbssystem er en indkøbsmetode. De specifikke regler for udbud af dynamiske indkøbssystemer er reguleret i lov nr. 1564 af 15.12.2015 (herefter kaldet udbudsloven) §§ 101 - 108.
Der er tre helt centrale kendetegn ved et dynamisk indkøbssystem:
1. Systemet skal være elektronisk understøttet, og Konkrete indkøb i Systemet skal ske via en elektronisk platform
2. Systemet omfatter ikke et på forhånd fastlagt sortiment af ydelser. Systemets indhold er kun afgrænset af kategorier, som Ansøgerne kan søge om optagelse i, og hvori Kunderne udby- der Konkrete indkøb af Konkrete ydelser omfattet af kategorierne. 02.19 etableres dog kun med én kategori med underliggende ydelsesområder, som Kunden kan indkøb på tværs af.
3. Systemet er åbent for markedet i hele Systemets varighed – dvs. at Ansøgere løbende kan optages i Systemet.
4.1 Varighed
Systemet etableres med en varighed på 25 år, regnet fra Systemets åbningsdato, jf. afsnit 5. Her- efter ophører Systemet automatisk. Det er ikke muligt at tildele leveringskontrakter efter Systemets ophør. Leveringskontrakter indgået mellem kunder og leverandører løber dog videre i henhold til bestemmelserne i de enkelte Leveringskontrakter.
Systemet giver i hele varigheden fri adgang for optagelse af Ansøgere, som opfylder minimums- kravene til egnethed og ikke er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde.
SKI kan ved en bekendtgørelse ændre Systemets varighed.
4.2 Etablering af et dynamisk indkøbssystem
SKI udbyder i sin egenskab af indkøbscentral det dynamiske indkøbssystem og står for løbende at optage Ansøgere i Systemet. De Konkrete indkøb gennemføres af de kunder, jf. bilag B, Kundeli- ste, der er omfattet af Systemet. Leveringskontrakten for det Konkrete indkøb indgås imellem Kun- den og Leverandøren.
Det dynamiske indkøbssystem etableres efter proceduren for begrænset udbud. Udbudsforretnin- gen gennemføres i overensstemmelse med udbudsloven. Der opstilles en række minimumskrav til egnethed, der gælder i forbindelse med optagelse i Systemet. Derudover er det ved etableringen af Systemet fastlagt, hvilke kriterier der gælder for tildeling af kontrakter (leveringskontrakter for Konkrete indkøb) i Systemet.
SKI har udarbejdet en leveringskontrakt, som Kunden ikke kan fravige og som dermed skal anven- des ved konkrete indkøb i Systemet. SKI har ligeledes udarbejdet underliggende bilag til Leve- ringskontrakten, som Kunden bliver ledt igennem i den digitale systemunderstøttelse. Disse bliver offentliggjort ved Systemets idriftsættelse. Kunden har mulighed for at tilrette dele af kontraktmate- rialet, så det passer til kundens specifikke behov. Det offentliggjorte Orienteringsnotat beskriver hovedprincipperne for anvendelse af kontraktmaterialet, og supplerer således nærværende ud- budsbetingelser.
Systemet indeholder én kategori, som omfatter anskaffelse af Fagsystemer som ”Software as a Service” og relaterede ydelser, jf. nærmere i bilag C, Systemets genstand. Der er tale om standard fagsystemer, der er generelt tilgængelige på markedet og almindeligt anvendte.
Kunden tildeler i kategorien ud fra tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. I ne- denstående afsnit 4.3 er Systemets genstand overordnet beskrevet samt i Bilag C, Systemets gen- stand.
4.3 Systemets genstand
I dette afsnit og bilag C til udbudsbetingelserne er Systemets genstand beskrevet. Idet der ikke er krav til et bestemt sortiment på et dynamisk indkøbssystem, er Systemets genstand, jf. Bilag C, en beskrivelse af, hvad der defineres som et fagsystem, samt hvilke ydelsesområder kunderne kan anskaffe fagsystemer indenfor.
Systemets genstandsbeskrivelser er overordnet følgende:
• Fagsystemer som leveres som ”Software as a Service, jf. bilag C”
• Ydelsesområder (FORM koder1), hvor kunden som minimum skal vælge ét ved anskaffelse af fagsystemer i Systemet.
1 Se evt. xxxxx://xxxx-xxxxxx.xx/xxxxxxxx
• Øvrige ydelser i relation til anskaffelse af et fagsystem:
- Uddannelse i fagsystemet
- Konsulentydelser relateret til fagsystemet
En fyldestgørende beskrivelse af Systemets genstand fremgår af Bilag C.
4.4 Hvem kan optages i et dynamisk indkøbssystem?
En Ansøger kan blive optaget i det dynamiske indkøbssystem, hvis Ansøgeren opfylder eg- nethedskravene, jf. afsnit 6 og ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund. En Tilbudsgiver skal være optaget som Deltager i Systemet for at have mulighed for at byde på de Konkrete indkøb, der bli- ver offentliggjort.
Den Deltager, der bliver kontraktpart i en leveringskontrakt, skal have samme CVR-nr. som det, Deltageren er optaget i Systemet med. For eksempel kan en Deltager ikke være optaget i Syste- met og afgive tilbud, men lade en anden selvstændig Deltager blive kontraktpart til leveringskon- trakten. Hvis det eksempelvis er Deltageren med CVR-nr. 12345678, der skal være kontraktpart til leveringskontrakten og i sidste ende fakturere Kunden, skal det også være Deltageren med CVR- nummer 00000000, der er optaget i Systemet og afgiver tilbud på det Konkrete indkøb. Det gælder også, såfremt Deltageren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), jf. afsnit 7.3, at der skal være fuldt sammenfald imellem den sammenslutning, der er optaget i Syste- met, og den sammenslutning, der er kontraktpart på et Konkret indkøb. Ovenstående forhindrer ikke Deltagere i Systemet i at bruge underleverandører, så længe det er Deltageren, der står som kontraktpart til alle leveringskontrakter med Xxxxxx og i sidste ende fakturerer Kunden. Ovenstå- ende forhindrer heller ikke Deltageren i at ændre i den juridiske enhed (Deltageren) inden for ud- budslovens rammer.
I forbindelse med gennemførelse af Konkrete indkøb på Systemet kan der være tilfælde, hvor Kun- den og indkøbets karakter bevirker, at det Konkrete indkøb er omfattet af investeringsscreeningslo- ven. I disse tilfælde vil det være en betingelse ved tildeling af leveringskontrakten, at Tilbudsgiver – hvis Tilbudsgiver er hjemmehørende uden for EU eller EFTA eller er under kontrol af eller under- lagt betydelig indflydelse i investeringsscreeningslovens forstand fra en virksomhed hjemmehø- rende eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA - opnår Erhvervsstyrelsens tilladelse til indgåelsen af leveringskontrakten. Det vil fremgå af opfordringsskrivelsen på det Konkrete ind- køb, om investeringsscreeningsloven finder anvendelse.
Tilbudsgiver skal endvidere fremlægge en erklæring som dokumentation for at leveringskontrakten kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foran- staltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som æn- dret ved forordning (EU) 2022/576, jf. 16.4
Opmærksomheden henledes på, at Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2022/2560 af
14. december 2022 om udenlandske subsidier, der fordrejer det indre marked, finder anvendelse, såfremt værdien af et specifikt udbud under det udbudte DIS er på mindst 250 mio. EUR. Tilbuds- givere er fra den 12. oktober 2023, forpligtede til som en del af deres tilbud på de konkrete indkøb over den anførte værdi at fremsende en anmeldelse/erklæring vedrørende eventuelle finansielle bidrag fra tredjelande. jf. nærmere forordningens artikel 28 og 29.
4.5 Kundernes anvendelse af Systemet
Kunderne anvender det dynamiske indkøbssystem ved at foretage Konkrete indkøb i Systemet. Det er Xxxxxx, der opfordrer til afgivelse af tilbud, gennemfører evaluering af tilbud og endelig fo- retager tildelingen af leveringskontrakten.
Flere Kunder kan gå sammen i et Konkret Indkøb og gennemføre én samlet tildeling såfremt Kun- derne har sammenfaldende behov, f.eks. for at opnå administrative besparelser ved gennemførelse af en tildeling og/eller den efterfølgende kontraktstyring, eller for at samle en større indkøbsvolumen. Leverandøren kan således efter en og samme tildeling blive forpligtet til at levere de af tildelingen omfattede Ydelser til alle de Kunder, som er gået sammen om gennemførelse af tildelingen.
Efter tildeling kan Kunderne i et fælles indkøb vælge, at hver Kunde indgår en særskilt leveringskon- trakt med Leverandøren eller, at Kunderne indgår en fælles leveringskontrakt, som dækker alle Kun- der.
Såfremt flere Kunder går sammen om at gennemføre en tildeling og indgår særskilte leveringskon- trakter, medfører dette, at Kunderne ikke hæfter solidarisk. Såfremt flere Kunder går sammen om at gennemføre en tildeling og indgår én fælles Leveringskontrakt, der dækker dem alle, hæfter Kun- derne solidarisk.
SKI forbeholder sig retten til på et senere tidspunkt at udarbejde en Leveringskontrakt, som er yder- ligere tilpasset fælles indkøb.
5 Tidsplan for oprettelse af Systemet
Nedenfor fremgår den forventede tidsplan for oprettelsen af det Systemet.
Som det fremgår af tidsplanen, vil der være en karensperiode fra den første frist for anmodning om optagelse i Systemet frem til datoen for den første forventede underretning om optagelse i Syste- met. I karensperioden er det ikke muligt at ansøge om optagelse i det Systemet. Efter karensperio- den åbnes der for ansøgninger igen, og ansøgning kan herefter ske i hele Systemets løbetid, jf. afsnit 13. Der vil ikke blive annonceret Konkrete indkøb i Systemet i karensperioden, idet Systemet først forventes idriftsat efter karensperioden, jf. tidsplanen nedenfor.
Dato | Aktivitet |
19. februar 2024 | Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til offentliggørelse i Supplement til EU-Tidende. |
11. marts 2024 | |
21. marts 2024, kl. 10.00 | Frist for første anmodning om optagelse i Systemet, jf. afsnit 10 |
Dato | Aktivitet |
(21. marts 2024-4. april 2024) | Perioden starter efter ansøgningsfristen, jf. afsnit 10. SKI vil ikke behandle ansøgninger i denne periode. |
4. april 2024 | Underretning om optagelse i Systemet (forventet) |
5. april 2024 | |
5. april 2024 | Åbning af det dynamiske indkøbssystem (forventet) |
Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en for- udgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i ansøgningsfasen eller andet, kan efterfølgende aktiviteter blive forskudt.
Ansøgning og krav til egnethed
6 Krav til Ansøgernes egnethed
Nedenfor behandles mindstekravene til Ansøgerens egnethed. De fastsatte krav kan overordnet sammenfattes således:
02.19 Fagsystemer - dynamisk indkøbssystem | |
Udelukkelsesgrunde | Udbudslovens §§ 134a, 135, 136 samt § 137, stk. 1, nr. 2 |
Krav til ansøgernes egnethed | |
Mindstekrav til øko- nomisk og finansiel formåen, jf. nærmere i pkt. 6.2. | Ansøgerens nettoomsætning er minimum 5 mio. eksklusive moms DKK i det seneste disponible regnskabsår. Ansøgeren har positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. |
Mindstekrav til tek- nisk og faglig for- måen, jf. nærmere i pkt. 6.3. | To referencer vedrørende tilsvarende opgaver for mindst ét af Systemets ydelsesområder: Værdi pr. reference: min. 100.000 DKK (ekskl. moms). |
Mindstekravene er fastsat på baggrund af karakteren og værdien af de kontrakter, der forventes typisk tildelt i det dynamiske indkøbssystem og under hensyn til at sikre, at der optages leverandø- rer på Systemet, der er i stand til at håndtere disse opgaver. Værdien af referencerne er fastsat på baggrund af den forventede værdi af tildelinger af kontrakter vedrørende anskaffelse af Fagsyste- mer. Derudover er rammerne for mindstekrav til optagelse fastsat med henblik på at sikre, at niche leverandører samt øvrige leverandører har mulighed for at blive optaget.
6.1 Udelukkelsesgrunde
Ansøger må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens
§§ 134 a, 135 og 136 eller den frivillige udelukkelsesgrund i udbudsloven § 137, stk. 1, nr. 2 (ved- rørende konkurs mv.).
Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelses-grund:
”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudspro- cedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement
Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”
xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx/xx-xxxx-xx-xxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx/
Ansøger skal ikke i ESPD’et egenerklære, om denne er omfattet af udelukkelsesgrunden i udbuds- lovens § 134 a.
Self-cleaning
SKI kan ikke udelukke en ansøger, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i ud- budslovens § 135-137, hvis denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at Ansøgeren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens
§ 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt ansøger, at den på- gældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis ansøger ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for Ansøgerens pålidelighed. Der henvises i den forbin- delse til udbudslovens § 138, stk. 3.
SKI tager forbehold for at iværksætte en sådan procedure om ”self-cleaning”, herunder indhentelse af en vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, hvis dette er relevant.
6.2 Mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen
Krav til Ansøgers økonomiske og finansielle formåen er angivet i udbudsbekendtgørelsen og tekst- afsnittet herunder.
De økonomiske og finansielle egnethedskrav:
• Det er et minimumskrav, at Ansøger i senest disponible regnskabsår har haft en nettoom- sætning på minimum DKK 5 mio. eksklusive moms.
og
• Det er et minimumskrav, at Ansøger i det senest disponible regnskabsår har haft en positiv egenkapital.
Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstem- melse med de regler og den praksis, der gælder for Ansøgers regnskabsaflæggelse på tidspunktet for ansøgningsfristen2.
Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes Ansøgers samlede nettoomsætning som summen af nettoomsætning i sammenslutningen og samlede egenkapital be- regnes som summen af egenkapital i sammenslutningen. Såfremt Ansøger baserer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes samlet nettoomsætning og egenkapital på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.
2 Alternativt ansøgningstidspunktet, hvis ansøger søger optagelse senere, jf. afsnit 13.
6.3 Mindstekrav til teknisk og faglig formåen
Krav til ansøgers tekniske og faglige formåen er angivet i udbudsbekendtgørelsens og tekstafsnit- tet herunder. Kravene eksemplificeres og forklares nedenfor, dog henvises generelt til udbudsbe- kendtgørelsens ordlyd, der har forrang.
Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:
• Det er et minimumskrav, at Ansøger oplyser 2 referencer på konkrete leverancer, der:
o Er udført indenfor de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristen3
o Vedrører levering af en tilsvarende service, jf. nedenfor
o Har en værdi på mindst DKK 100.000 eksklusive moms for den del af leveringen, der ligger inden for perioden på 3 år forud for ansøgningsfristen.
Ved tilsvarende service forstås services indenfor et eller flere af nedenstående ydelsesområder, som defineret i Bilag C, Systemets genstand, til udbudsbetingelserne.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C.
6.3.1 Krav til referencens indhold
Én reference skal omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt. Én reference kan således ikke omfatte flere kontrakter, uanset om modtageren er den samme. Da én reference skal omfatte en konkret leverance, kan referencen ikke omfatte en rammeaftale. Én reference kan dog godt omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt, der er baseret på en rammeaftale.
Kontrakten, som ansøger angiver som reference, kan være startet tidligere end 3 år før ansøg- ningsfristen og/eller løbe videre efter ansøgningsfristen, men der kan alene lægges vægt på den del af kontrakten, der er udført inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristen. Ansøger skal derfor alene beskrive og angive værdien for den del, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år
før ansøgningsfristen. Ansøger står ved sin erklæring i ESPD’et inde for, at der alene er beskrevet og angivet værdien for den del af kontrakten, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristen.
Følgende angives for hver reference:
• En kort beskrivelse af leverancen med angivelse af, hvilket/hvilke ydelsesområder, jf. afsnit
6.3 ovenfor, der er indeholdt i leverancen. SKI opfordrer ansøger til at holde beskrivelsen kortfattet og præcis.
3 Alternativt ansøgningstidspunktet, hvis ansøger søger optagelse senere, jf. afsnit13
• værdien af den del af leveringen af servicen, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristen.
• en start- og slutdato for kontrakten.
• modtageren, dvs. Kundens navn.
SKI forbeholder sig mulighed for at rette henvendelse til ansøger med henblik på at kontrollere en references rigtighed, hvis der er angivet oplysninger, der giver SKI anledning til tvivl.
Nedenfor er angivet et eksempel på en reference.
Eksempel på reference
Baggrunden for eksemplet: Ansøger med CVR 12345678 ønsker at anvende en kontrakt, der blev indgået 1. december 2021 (og som fortsat løber ved tidspunktet for ansøgningsfristen) med Kunde 1234 som reference for optagelse i Systemet. Kontrakten indeholder levering af forskellige opga- ver, hvoraf nogle ikke kan henføres til ydelsesområder, som angivet ovenfor. Ansøger er i tvivl om, hvordan ansøger skal udfylde ESPD’et i relation til referencer.
Ansøger skal angive følgende i ESPD’et:
Beskrivelse: Ansøger oplister her kort og præcist det/de ydelsesområde(r), som referencen om- handler i henhold til de ydelsesområderne beskrevet i Bilag C, Systemets genstand. Ansøger be- skriver endvidere her kort og præcist de opgaver, som ansøger har udført for Kunde 1234, som lig- ger indenfor ydelsesområderne, OG som er udført indenfor de seneste 3 år. Opgaver, som er ud- ført i medfør af kontrakten for Kunde 1234, som ikke kan henføres til ydelsesområde eller som er udført for mere end 3 år siden (beregnet for tidspunktet for ansøgningsfristen) beskrives ikke, idet disse ikke er relevante for ansøgningen.
Beløb: Ansøger angiver værdien af de udførte opgaver, som er angivet under Beskrivelse, dvs. alene de arbejder, der kan henføres til ydelsesområde, OG som er udført indenfor de seneste 3 år (beregnet fra tidspunktet for ansøgningsfristen).
Start- og slutdato: 1.12.2021 – (ingen slutdato angives, medmindre denne kendes)
Modtager: Kunde 1234
6.3.2 Egnethed og ESPD ved anmodning i det dynamiske indkøbssystems løbetid
En Ansøger skal, for at blive optaget i Systemet, opfylde de fastsatte krav til egnethed på tidspunk- tet for ansøgningsfristen. En Deltager i Systemet skal derudover til enhver tid opfylde de fastsatte krav til egnethed. Det betyder, at en Deltager kan få behov for at opdatere sit ESPD med nye refe- rencer, hvis en reference f.eks. ikke længere har en værdi på DKK 100.000,00, når der regnes 3 år tilbage, samt regnskabstal når nyt årsregnskab offentliggøres.
Hvis en Deltager ikke længere har de fornødne referencer, ikke længere kan opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen, eller bliver omfattet af en udelukkelsesgrund, og ikke opfylder be- tingelserne for self-cleaning, bliver Deltageren udelukket af Systemet af SKI. Det er herefter ikke muligt for Kunderne at indgå leveringskontrakt med Deltageren. Leverandøren kan ansøge om op- tagelse på ny, hvis egnethedskravene opfyldes igen på et senere tidspunkt.
SKI kan når som helst kræve, at en Deltager indsender et nyt og ajourført ESPD, jf. udbudslovens
§ 106, stk. 1. Hvis SKI på baggrund af det indsendte ESPD kan fastslå, at Deltageren ikke længere opfylder minimumskravene til egnethed, vil SKI udelukke Deltageren fra at deltage i Systemet, jf. udbudslovens § 106, stk. 2. Det samme gør sig gældende, hvis Deltageren i Systemet ikke indsen- der et ESPD, når SKI eller en Kunde har anmodet herom. Afviste eller udelukkede Ansøgere kan løbende søge om (gen-)optagelse i Systemet. Det er Deltagerens ansvar at sikre, at ESPD’et til enhver tid er ajourført.
7 Ansøgning om optagelse i det dynamiske indkøbssy- stem
7.1 Generelt
7.2 Ansøgningens indhold
Ansøgningen skal være på dansk eller engelsk.
Ansøgningen afgives ved at udfylde og uploade nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:
1. European Single Procurement Document (ESPD), jf. afsnit 7.2.1.
2. Evt. støtteerklæring(er), jf. afsnit 7.2.2.
3. Følgebrev, jf. afsnit 7.2.3.
De dokumenter, som ansøger skal udfylde, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Anmodnings- afgivelse”.
Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder følsomme per- sonoplysninger afgivet i forbindelse med ESPD, der medfører, at oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesloven. Se nærmere om behandling af personoplysnin- ger i SKI´s Cookie- og privatlivspolitik på xxx.xxx.xx.
7.2.1 Ad 1) European Single Procurement Document (ESPD)
Ansøger skal udfylde, underskrive og aflevere en elektronisk udgave af ESPD. Dette gøres via ud- budssiden i ETHICS.
Nedenfor er angivet en overordnet vejledning i relation til, hvor mange ESPD’er der skal udfyldes, hvis Ansøger består af flere juridiske enheder, jf. afsnit 7.2.1.1, samt vejledning til konkret udfyl- delse af ESPD, jf. afsnit 7.2.1.2.
7.2.1.1 Ansøgers sammensætning
En Ansøger, der deltager alene uden støttende enheder
En Ansøger, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kra- vene til økonomisk og finansiel formåen eller til teknisk og faglig formåen, skal kun udfylde og uplo- ade ét ESPD (for ansøgers egen juridiske enhed).
En Ansøger, der baserer sig på en eller flere andre enheder
En Ansøger, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere andre enheders (støttende virk- somheder) formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) i forhold til opfyldelse af et eller flere af mindstekravene til egnethed, jf. afsnit 6.2 og 6.3, skal med ansøgningen sende et
ESPD for egen juridiske enhed samt udfylde, underskrive og uploade et ESPD for hver af de støt- tende juridiske enheder, som Ansøgeren baserer sig på.
Dette gøres på forsiden af udbudssiden under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. An- søger kan kontakte ETHICS Support4 for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende juridisk enhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende juridiske enheds ESPD indsendes sam- men med Ansøgerens ansøgning. Der henvises i øvrigt til afsnit 7.2.2 om udfyldelse af støtteerklæ- ringer for støttende virksomheder.
En Ansøger, der er en sammenslutning af økonomiske aktører
En Ansøger, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal udfylde, underskrive og aflevere et ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører/juridiske enheder i sammenslutningen.
Den Deltager i konsortiet, som står for at aflevere ansøgning i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende juridiske enheder. Dette gøres på forsiden af udbudssiden under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support5 kan kontaktes for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedeltagere udfylder ESPD i ETHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD indsendes samlet med Ansøgerens ansøgning. Der hen- vises i øvrigt til afsnit 7.3 om sammenslutning af virksomheder.
7.2.1.2 Udfyldelse af ESPD
Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør
• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør
• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Del III: Udelukkelsesgrunde
• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme
• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger
• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbin- delse med udøvelsen af erhvervet.
Del IV: Udvælgelseskriterier6
• Afsnit C: Økonomisk og finansiel formåen. Ansøger bedes udfylde dette afsnit i over- ensstemmelse med de efterspurgte oplysninger i udbudsbekendtgørelsen.
o Under ”Samlet årsomsætning” anføres den i punkt 6.2 efterspurgte oplysning om Ansøgers samlede årsomsætning for det seneste disponible regnskabsår.
4 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx.
5 Ibid.
6 SKI har i forbindelse med tidligere udbud oplevet, at Ansøgere under Del IV: Udvælgelseskriterier får vist en boks med titlen ”α: Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier”, når ansøger udfylder ESPD’et, gemmer og atter genåbner det. Xxxxxx skal ikke udfyldes. Så- fremt boksen vises, kan ansøger se bort fra denne.
o Under ”Finansielle nøgletal” anføres den i punkt 6.2 efterspurgte oplysning om Ansøgers samlede egenkapital for det seneste disponible regnskabsår.
• Afsnit C: Teknisk og faglig formåen. Ansøger bedes udfylde dette afsnit i overensstem- melse med de efterspurgte oplysninger i udbudsbekendtgørelsen
Del VI: Afsluttende erklæringer
• ESPD’et underskrives.7 Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI for- behold for at lade dette berigtige, jf. udbudslovens § 159, stk. 5.
De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal ansøger ikke udfylde.
Når ESPD’et er udfyldt, underskrevet og af Ansøgeren i ETHICS, vil det udfyldte ESPD automatisk indgå som en del af ansøgningen, når der afleveres ansøgning i ETHICS.
7.2.2 Ad 2) Evt. støtteerklæring(er)
Ansøger kan i relation til teknisk og faglig samt økonomisk og finansiel formåen basere sig på an- dre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”) f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør.
Såfremt ansøger baserer sig på støttende juridiske enheder for at kunne opfylde minimumskra- vene, jf. afsnit 6.2 og 6.3, skal ansøger godtgøre, at ansøger faktisk råder over denne formåen.
Hvis Ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de en- heder påtage sig at hæfte solidarisk med Ansøger. Den støttende enhed skal angive den økonomi- ske og finansielle formåen og/eller teknisk og faglig formåen, som stilles til rådighed for Ansøger i ESPD’et og i støtteerklæringen.
SKI har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som en støttende enhed kan udfylde og under- skrive, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for Ansøgeren.
SKI har vurderet, at det er nødvendigt at indhente ovenstående dokumentation allerede i forbin- delse med en deltagers optagelse i Systemet, så det sikres, at de optagede deltagere faktisk råder over eventuelle støttende enheders formåen forud for deltagelse i kundernes Konkrete indkøb.
Derudover har SKI vurderet, at fremlæggelsen af støtteerklæringen på dette tidspunkt medfører en mere effektiv proces for både SKI, Deltagere, Kunder og Tilbudsgivere både i forbindelse med op- tagelse og ved senere gennemførelse af Konkrete indkøb i Systemet.
7.2.3 Ad 3) Følgebrev
Følgebrevet genereres automatisk i udbudssystemet ETHICS (under menupunktet "Underskriv og afslut anmodning"), når alt øvrigt ansøgningsmateriale er uploadet.
Ansøger underskriver ansøgningen digitalt med sin ETHICS-signatur, som Ansøger har modtaget fra ETHICS, eller med NEMID medarbejdersignatur.
7 SKI har den 16. marts 2021, i forlængelse af ny praksis fra Klagenævnet, ændret kravet, så alle ESPD’er fremover skal underskrives.
7.3 Konsortier eller andre sammenslutninger
Hvis Ansøgeren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse på- tage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af ansøgning i ETHICS på vegne af sammenslutningen.
Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til afsnit 7.2.1.1.En ansøger, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), oplyser kun 2 referencer i alt, jf. afsnit 6.3. Der oplyses altså ikke 2 referencer pr. deltager i sam- menslutningen, men kun 2 i alt.
Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede kun skal uploade ét eksemplar af ansøgningen.
SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til konsortiets/sammenslutningens optagelse i Systemet.
7.4 Elektronisk afgivelse af ansøgning
Ansøgningen skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS.
Ansøgning kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive ansøgning på anden måde.
For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal ansøger anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.
Ansøgningen tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere ek- semplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.
8 Forbehold
Ansøger kan ikke i ansøgningen tage forbehold over for nærværende udbudsbetingelser med bi- lag.
9 Spørgsmål og supplerende oplysninger – Ved etablering af Systemet
9.1 Skriftlige spørgsmål – ved etablering af Systemet
Ansøgere har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med ansøgning om optagelse i Systemet.
I spørgsmål bedes ansøger klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet der spørges til. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.
Spørgsmål skal formuleres på dansk eller engelsk og skal fremsættes skriftligt via ETHICS. xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/0000000x-0000-000x-x000-x0x0000xxx0x/xxxxxxxx
Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder via e-mail eller telefonisk.
Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i skriftlig og anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Det er ansøgers ansvar at holde sig orienteret om de svar og eventuelle suppleringer, der offentlig- gøres i ETHICS.
Der henstilles til, at spørgsmål fremsendes senest den 11. marts 2024, kl. 13.
Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgi- velse af ansøgning.
Spørgsmål, der er modtaget senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning, kan ikke forventes besvaret.
Ansøgere opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra ansøgerne. Jo kortere tid, der er til ansøgningsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være til at foretage suppleringer til udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.
10 Ansøgningsfrist
Frist for elektronisk modtagelse af ansøgning i forbindelse med etablering af Systemet er:
21. marts 2024, kl. 10.00
SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden i ETHICS, der vises online, er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget ansøgning. Når ansøger uploader ansøgning og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter.
SKI vil på ny behandle ansøgninger og spørgsmål fra den, jf. også nærmere i afsnit 13.
11 Fortrolighed
SKI er i henhold til bekendtgørelse nr. 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutnin- ger og andre interne forhold. Klagenævnet for Udbud kan dog meddele aktindsigt i udbudsmateri- ale og modtagne ansøgninger/tilbud, hvis der indgives klage over udbuddet.
SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klage- nævnet for Udbud meddeler aktindsigt i oplysningerne.
Når en ansøger bliver optaget i Systemet, stiller SKI deltageren til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af Systemet. Dette gøres ved, at Ansøgeren bliver oprettet som deltager i Syste- met og derfor får elektronisk adgang til Systemet. Når Ansøgeren er oprettet som deltager i Syste- met, vil Deltageren modtage en meddelelse, når der er offentliggjort et Konkret indkøb.
SKI’s kunder er som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterføl- gende anvendelse af Systemet kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er beretti- get og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.
12 Tjekliste
Tjeklisten er ment som en hjælp til, at Ansøger ikke glemmer elementer i sin ansøgning om optagelse i Systemet.
Det skal dog fremhæves, at det alene er Ansøgers ansvar at afgive en komplet ansøgning. Tjekliste:
• Foretag tilmelding i ETHICS (anvendelse af ETHICS forudsætter, at Ansøgeren har en konto i ETHICS. Denne oprettes uden beregning)
• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. afsnit 9.1
• Udfyld European Single Procurement Document (ESPD) i ETHICS, jf. afsnit 7.2.1.
• Udfyld eventuel(le) støtteerklæring(er)
• Afslut ansøgning i ETHICS, hvorefter følgebrevet genereres
o Signér elektronisk med ETHICS-signatur i følgebrevet
• Indsend elektronisk ansøgning rettidigt, jf. ansøgningsfrist afsnit 10.
Løbende optagelse i Systemet
13 Løbende optagelse af deltagere i Systemet
13.1 Løbende optagelse
Der kan løbende ansøges om optagelse i Systemet.
Ved etablering af Systemets sættes en ansøgningsfrist for Ansøgers optagelse i Systemet, jf. afsnit
5. Efter ansøgningsfristen vil der være en karensperiode, hvor SKI som udgangspunkt ikke vil be- handle ansøgninger og spørgsmål indkommet efter ansøgningsfristen.
Fra d. 5. april 2024;
• vil SKI genoptage behandlingen af ansøgninger og spørgsmål forbundet hermed.
• vil ansøgninger om optagelse i Systemet og spørgsmål forbundet hermed løbende blive be- handlet i hele Systemets varighed.
Ansøgninger om optagelse i Systemet, som fremsendes fra den, vil blive behandlet i løbet af 10 arbejdsdage, medmindre særlige forhold gør sig gældende jf. udbudslovens § 105, stk. 4 og 5, hvorefter fristen for behandling kan forlænges til 15 arbejdsdage.
Såfremt en ansøgning afvises af SKI på grund af fejl eller mangler fx fordi Ansøgeren ikke lever op til mindstekravene, kan ansøger på et hvilket som helst tidspunkt ansøge på ny om optagelse i Sy- stemets kategori.
13.2 Skriftlige spørgsmål
SKI åbner for spørgsmål igen i forbindelse med den løbende optagelse påbegyndes. Ansøgere, der søger om optagelse efter denne dato, kan få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Ansøger bedes i sit/sine spørgsmål klart angive hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.
Spørgsmål skal formuleres på dansk eller engelsk skal fremsættes skriftligt via ETHICS:
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/x00xx000-x0x0-0xx0-0x00-0x00000xx0x0/xxxxxxxx
Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder via e-mail eller telefonisk. Skriftlige spørgs- mål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt via ETHICS.
Det er Ansøgers ansvar at holde sig orienteret om de svar og eventuelle suppleringer, der offentlig- gøres i ETHICS. SKI vil besvare spørgsmål hurtigst muligt.
13.3 Krav til Ansøger og ansøgningens indhold
Ansøger og ansøgningen skal ved løbende optagelse opfylde de samme krav som angivet under disse udbudsbetingelsers del 2. Dog skal ”ansøgningsfristen” alle steder forstås som ansøgnings- tidspunktet.
Konkrete indkøb i Systemet
14 Deltagelse i Systemet og annoncering af Konkrete ind- køb
Nedenfor gennemgås de overordnede principper for processerne i Systemet, herunder i forbin- delse med deltagelse i Kundens konkurrenceudsættelse (Konkrete indkøb) i den digitale understøt- telse, som SKI stiller til rådighed for Kunder og Deltagere.
14.1 Annoncering af Konkrete indkøb/opfordring til at afgive tilbud
Alle deltagere, der er optaget i Systemet, vil blive opfordret til at afgive tilbud.
Det sker rent praktisk ved, at Kunden udsender en opfordringsskrivelse sammen med det i øvrigt relevante udbudsmateriale. I opfordringsskrivelsen vil Deltagerne kunne se, hvornår der er tilbuds- frist, den endelige evalueringsmodel, der er fastlagt på baggrund af rammerne herfor, jf. afsnit 15, og andre oplysninger relateret til det Konkrete indkøb.
14.2 DIS-portal til Konkrete indkøb
Som beskrevet i ovenstående afsnit 4, er der tre helt centrale kendetegn ved et dynamisk indkøbs- system, hvor første punkt er, at systemet skal være elektronisk understøttet, og at Konkrete indkøb i Systemet skal ske via en elektronisk platform.
Det imødekommes ved, at SKI sætter Systemet op i en digital understøttelse, der understøtter Kundens Konkrete indkøb fra afklaring og behovsafdækning til underskrift af leveringskontrakten. I den digitale understøttelse får Kunden adgang til at udarbejde udbuds- og kontraktmateriale og of- fentliggøre sit Konkrete indkøb, og Deltagerne har adgang til at afgive tilbud via understøttelsen.
14.3 Deltagerens anvendelse af XXX.xx
Deltagerne skal, for at kunne benytte sig af ovenstående nævnte digitale understøttelse, have eget login til XXX.xx.
Vilkår for anvendelse af XXX.xx vil blive fremsendt til deltageren samtidig med dennes optagelse i Systemet. Deltageren skal her acceptere en række aftalespecifikke vilkår for anvendelsen af XXX.xx. Vilkårene vedrører bl.a. retningslinjer for deltagerens tilføjelse af data samt et krav om, at deltager opretter en brugeradministrator hos deltageren. Adgangen til og anvendelsen af XXX.xx og de tilhørende understøttelse er gratis.
14.4 Leverandørens ansøgning og tilbudsafgivelse
Vejledning til ansøgning og optagelse i Systemet kan findes via dette link:
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/x00xx000-x0x0-0xx0-0x00-0x00000xx0x0/xxxxxxxx
14.5 Særligt vedrørende konsortier
Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere Deltagere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv er deltager, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der også er optaget/søger op- tagelse som deltager i Systemet, skal den økonomiske aktør sikre, at den økonomiske aktørs del- tagelse i flere konstellationer ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje konkurrencen mellem de bydende deltagere i et Konkret indkøb, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der forfølges en praksis, der strider imod ovenstående principper.
Kunderne har ret til at anmode Tilbudsgiverne i et Konkret indkøb om at godtgøre, at samme øko- nomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer ikke har medført mulighed for at true gennemsig- tigheden eller fordreje konkurrencen mellem de bydende deltagere. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxx/.
14.6 Kundebetaling
SKI’s forretningsmodel fungerer på den måde, at SKI som indkøbscentral udbyder rammeaftaler og opretter dynamiske indkøbssystemer, som SKI’s abonnementskunder kan anvende til at dække deres indkøbsbehov. SKI har i den forbindelse behov for, at Leverandøren indrapporterer data for kundernes køb på de enkelte kontrakter og aftaler. Dermed sikres, at udformning og udbud af fremtidige systemer og aftaler sker hensigtsmæssigt og effektivt, og at SKI løbende kan monitorere omsætningen på de dynamiske indkøbssystemer og rammeaftaler.
SKI’s omkostninger ved at etablere dynamiske indkøbssystemer er bl.a. finansieret ved, at SKI’s kunder betaler en procentsats (kaldet kundebetaling) af deres omsætning på den eller de konkrete leveringskontrakter, som er indgået på baggrund af en konkurrenceudsættelse i et af SKI’s dyna- miske indkøbssystemer. De kunder, der gør brug af SKI’s systemer, er således med til at afholde omkostningerne til at udbyde, oprette og drive de dynamiske indkøbssystemer. Kunden vil på- lægge leverandøren at forestå administrationen af de konkrete indkøb, hvorefter leverandøren er forpligtet til af videreformidle kundebetalingen samt forestå rapportering til SKI. De nærmere betin- gelser fremgår af Særbilag A Trepartsaftalen afsnit 4.2, Kundens betaling i Systemet. SKI forbe- holder sig ret til at foretage tilpasninger i disse betingelser, hvis konkrete forhold i f.eks. le- verandørens virksomhedspolitikker nødvendiggør det, og det kan ske indenfor de udbuds- retlige regler, herunder uden at forskubbe den økonomiske balance mellem parterne skitse- ret i særbilaget.
Kundebetalingen er fastsat til 1,5 % af købet under de indgåede leveringskontrakter.
Tilbudsgiveren skal derfor indregne Kundens betaling til SKI på 1,5 % i sine tilbudspriser i de Kon- krete indkøb. Priser afgives ekskl. Moms. Tilbudsgiveren kan i forbindelse med tilbudsafgivelsen anvende nedenstående formel:
Hvor:
𝑃𝐿𝑒𝑣 / 0,985 = 𝑃𝑘𝑢𝑛𝑑𝑒
𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑘𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛𝑠 𝑏𝑒𝑡𝑎𝑙𝑖𝑛𝑔 𝑡𝑖𝑙 𝑆𝐾𝐼
𝑃𝐾𝑢𝑛𝑑𝑒 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑘𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛𝑠 𝑏𝑒𝑡𝑎𝑙𝑖𝑛𝑔 𝑡𝑖𝑙 𝑆𝐾𝐼
𝑠𝑣𝑎𝑟𝑒𝑛𝑑𝑒 𝑡𝑖𝑙 𝑑𝑒𝑛 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑙𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛 𝑜𝑝𝑘𝑟æ𝑣𝑒𝑟 𝑘𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛
Den efterfølgende afregning af kundebetalingen til SKI, efter indkøbets gennemførsel, be- regnes efter følgende formel:
𝑃𝑘𝑢𝑛𝑑𝑒 × 1,5 % = 𝐾𝑢𝑛𝑑𝑒𝑏𝑒𝑡𝑎𝑙𝑖𝑛𝑔𝑒𝑛 𝑖 𝐷𝐾𝐾
Leverandørens rapportering samt formidling af kundens betaling til SKI er beskrevet nær- mere i Særbilag A Trepartsaftale.
15 Tildelingskriterier og evaluering ved Kundens tildeling i Systemet
Når en Kunde foretager et Konkret indkøb i Systemet, sker det ved, at Kunden opfordrer delta- gerne til at afgive tilbud på det Konkrete indkøb. Tilbuddene udarbejdes på baggrund af Kundens behovsopgørelse og kravsspecifikation, der fremsendes af Kunden som en del af Kundens opfor- dring til at afgive tilbud.
Tildelingskriteriet og evalueringsmodellen, som Kunden er forpligtet til at anvende ved alle Kon- krete indkøb på Systemet, er beskrevet nedenfor.
Kunden vil forud for fremsendelse af opfordringsskrivelser til Deltagerne i Systemet præcisere kri- terierne for tildelingen indenfor de nedenfor anførte rammer.
02.19 Fagsystemer – dynamisk indkøbssystem | |
Kundens tildelingskriterium: | Bedste forhold mellem pris og kvalitet |
Underkriterier | • Pris • Kvalitet |
Kvalitetskriterier til underkrite- riet Kvalitet | • Kvalitet 1. Funktionalitet og brugervenlighed (obligatorisk) 2. Transition - implementering og ophør af ser- vicen (obligatorisk) 3. Organisation og samarbejde 4. It-sikkerhed 5. Grønne tiltag |
Kunderne skal i opfordringsskrivelsen til deltagerne entydigt fastlægge og beskrive, hvordan tilbud- dene bliver evalueret.
15.1 Tildelingskriterium - Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Tildeling af de Konkrete indkøb i det dynamiske indkøbssystem vil ske til den Tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.
15.1.1 Evaluering af underkriteriet ”Kvalitet”
Evaluering af underkriteriet Kvalitet sker i henhold til de 5 kvalitetskriterier anført i tabellen ovenfor under punkt 15, og vil blive foretaget på baggrund af Tilbudsgivernes besvarelse.
Kunden anvender de kvalitetskriterier, som er relevante og har objektiv betydning for Kundens op- gjorte behov ved et Konkrete indkøb, jf. principperne umiddelbart neden for.
De 5 oplistede kvalitetskriterier udgør en udtømmende liste, og Kunden kan ikke tilføje andre/yder- ligere. Kvalitetskriterium 1, ”Funktionalitet og brugervenlighed”, og kvalitetskriterium 2, ”Transition (implementering og ophør af servicen)”, er vurderet at have objektiv betydning for Kundens behov, hvorfor disse to kriterier er obligatoriske for Kunden at anvende ved gennemførsel af et Konkret indkøb.
Ad 1): Kunden har under kvalitetskriterium 1 ”Funktionalitet og brugervenlighed”, blandt andet mu- lighed for at gennemføre en test af de tilbudte services. SKI vil i udbudsmaterialet angive retnings- linjer for gennemførelse af en sådan test, såsom omfang, varighed, fysiske rammer mm., således at kunden er bedst muligt hjulpet til at gennemføre en saglig og effektiv test, der sikrer kunden et godt indblik i de tilbudte løsninger og samtidig ligebehandling af de involverede leverandører.
Kunden angiver en vægtning på en skala fra 1-10 med maksimalt et decimal af de valgte kvalitets- kriterier. Den samlede vægt for de valgte kvalitetskriterier skal summere op til 10. Vægten fordeles mellem de valgte kvalitetskriterier, dog således at kvalitetskriterium 1 altid skal vægte højere end kvalitetskriterium 2, kvalitetskriterium 2 skal altid vægte højere end kvalitetskriterium 3 og så frem- deles.
Kunden afgiver kvalitetspoint/karakter på en pointskala fra 1-10. Disse point multipliceres med vægten. Den samlede pointskala for ”Kvalitet” går således fra 10 til maksimalt 100 point (point reg- nes med én decimal).
Nedenfor er der givet eksempler på, hvad Xxxxxx kan tillægge positiv vægt ved anvendelse af de prioriterede kvalitetskriterier i forbindelse med et Konkret indkøb. Kunden vil i forbindelse med gen- nemførelse af et Konkret indkøb præcisere, hvad Xxxxxx vil lægge vægt på ved evaluering af de af Kunden udvalgte kvalitetskriterier og herunder beskrive, hvad der vil blive tillagt positiv vægt.
Kvalitetskriterier (udtømmende li- ste) | Eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt (ikke ud- tømmende liste) |
1. Funktionali- tet og bru- gervenlighed | Ved evalueringen af Funktionalitet og brugervenlighed tillægges det positiv betydning, i hvilket omfang den tilbudte Service understøtter op- fyldelsen af Kundens Kravspecifikation, herunder Kundens Use cases, |
– obligato- risk | der beskriver Kundens centrale krav til forretningsfunktionalitet til hånd- tering af forretningsprocesser, arbejdsgange og opgaver samt at den tilbudte Service er brugervenlig. Nedenfor er beskrevet eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt, ved det konkrete indkøb af en Service. I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, vægtes det positivt at: • den tilbudte funktionalitet og Service opfylder Kundens krav fastsat i bilag 3 Kravspecifikation med tilhørende bilag. • Servicen understøtter Kundens arbejdsprocesser, arbejds- gange og opgaver på effektiv vis. • brugergrænsefladen har logisk og forståelig navigation og lay- out, der giver den enkelte brugerrolle en samlet, fælles og ens- artet it-understøttelse • Servicen tilbyder brugervenlige vejledninger, FAQ’er. • den tilbudte Service tilbyder Kunden velfungerende ydelser og processer for vedligehold og support • der er vedlagt en plan for produktudvikling (”roadmap”) for Ser- vicen som del af løsningsbeskrivelsen. • den tilbudte funktionalitet og service opfylder Kundens krav til optioner fastsat i bilag 3.3 Optioner. • indholdet i de tilbudte uddannelsespakker sandsynliggør, at Kundens medarbejdere opnår tilstrækkeligt kendskab til brug af servicen. |
2. Transition (implemente- ring og op- hør af ser- vicen) – obli- gatorisk | Ved evalueringen af Transition (implementering og ophør af Ser- vicen) tillægges det positiv betydning i hvilket omfang de(n) tilbudte tids- og aktivitetsplan for Implementering og/eller Exit sikrer et hen- sigtsmæssigt forløb for Kunden Nedenfor er beskrevet eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt, ved det konkrete indkøb af en Service. I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, vægtes det positivt hvis: Implementering: • Tilbudsgivers beskrevne plan for implementering sandsynlig- gør, at tilbudsgiver kan gennemføre en succesfuld implemente- ring til den ny service. • Tilbudsgivers fastsatte milepæle og tilknyttede aktiviteter er vel- beskrevne og relevante |
• de fastsatte tidsrammer og ressourcer for implementeringspla- nen er realistiske i forhold til projektets omfang. • Tilbudsgivers tilbudte forslag til metoder og værktøjer vurderes egnede i forhold til opgaveløsningen og udførelse af implemen- teringsplanen. • Tilbudsgivers plan for test og prøver i implementeringen omfat- ter tilstrækkelige testcases for at sikre, at Servicen fyldestgø- rende implementeres hos Kunden. Exit • Tilbudsgivers beskrevne plan for exitproces sandsynliggør, at Tilbudsgiver kan gennemføre en effektiv proces for ophør af Servicen. • Tilbudsgivers beskrevne plan for exitproces sandsynliggør, at kunden kan foretage en transition fra servicen til en anden it- løsning af it-understøttelse af de af servicen omfattede forvalt- ningsopgaver. | |
3. Organisation og samar- bejde | Ved evalueringen af Organisation og samarbejde tillægges det po- sitiv betydning, i hvilket omfang den tilbudte samarbejdsorganisation og de tilbudte metoder, herunder proces for incident- og supporthånd- tering, er egnede til at understøtte kvalitet og driftssikkerhed for ser- vicen. Nedenfor er beskrevet eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt, ved det konkrete indkøb af en Service. I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, vægtes det positivt hvis: Samarbejde: • Tilbudsgivers beskrivelse af organisation og samarbejde er til- passet og egnet til løsning af aktiviteterne i de relevante sty- ringsgrupper. • Tilbudsgivers beskrivelse af organisation og samarbejde sand- synliggør, at der ikke vil ske et uforholdsmæssigt stort træk på kundens ressourcer i forhold til fx mødeafholdelse, krav til kundens dokumentation af fejl samt øvrige forudsætninger for kundens medvirken • Tilbudsgivers beskrivelse af organisation og samarbejde vur- deres at skabe de bedst mulige forudsætninger for anvendel- sen af Servicen og tilbudsgivers opfyldelse af leveringskon- trakten. Fejlhåndtering |
• Tilbudsgivers tilgang til håndtering og udbedring af fejl i høj grad understøtter Kundens behov for hurtig genoprettelse af adgang til servicen med mindst mulig forstyrrelse af Kundens forretning. • Tilbudsgiver har beskrevet en effektiv proces til incident mana- gement, hvor det er nemt og hurtigt at identificere en given fejls status for afhjælpning og prioritering. • Tilbudsgiver har beskrevet en effektiv proces til support mana- gement, hvor supportanmodninger bliver overvåget og evalue- ret • Tilbudsgivers rapportering skaber overblik og giver fuldstæn- digt billede af Servicens løbende tilstand og overholdelse af Servicemål. | |
4. It-sikkerhed | Ved evalueringen af It-sikkerhed tillægges det positiv betydning i hvor høj grad Tilbudsgivers tilbudte politikker, procedurer og løsninger til at levere den krævede it-sikkerhed har en systematisk, robust og proaktiv tilgang, der er dokumenteret. Nedenfor er beskrevet eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt, ved det konkrete indkøb af en service. I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, vægtes det positiv hvis: • Tilbudsgivers procedurer har en høj grad af automatisering, der sikrer en hurtig og effektiv behandling af sikkerhedshæn- delser. • Tilbudsgiver har en proaktiv tilgang til overvågning af sårbar- heder. • Tilbudsgivers sikkerhedsforanstaltninger sikrer en høj sand- synlighed for at kunne opklare uautoriserede adgangsforsøg f.eks. via overvågning/logning. Løsning til kryptografi: • Tilbudsgivers krypteringsløsning giver en samlet høj databe- skyttelse i løsningens samlede dataflow • Tilbudsgivers procedurer for kryptering har en høj grad af sy- stematisering og automatisering. • Tilbudsgiver har en proaktiv tilgang til overvågning af certifi- katudløb. • Tilbudsgiver gør tiltag til at integrere krypteringsløsningen med øvrige sikkerhedsteknologier som SIEM, Firewall, IDS/IPS etc. Adgangsstyring: |
• Tilbudsgivers procedurer har en høj grad af systematisering og automatisering. • Tilbudsgivers procedurer sikrer en høj løbende effektiv sikker- hedskontrol af rettigheder. • Tilbudsgivers procedurer sikrer, at brugeradgange er afgræn- set til specifikke formål. Fysiske adgangskontrol • Tilbudsgiver sikrer en høj grad af fysisk sikkerhed, der forhin- drer og forebygger forhindring af uautoriserede adgange og forsøg på uautoriseret adgang. • Tilbudsgivers sikkerhedsforanstaltninger sikrer en høj sand- synlighed for at kunne opklare uautoriserede adgangsforsøg, f.eks. via overvågning. | |
5. Grønne tiltag | Ved evalueringen tillægges det positiv betydning, i hvilket omfang ser- vicen sikrer grønne tiltag. Nedenfor er beskrevet eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt, ved det konkrete indkøb af en service. I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, vægtes det positivt: • Jo lavere strømforbruget er for datacentret eller for hvert af de datacentre, der benyttes til opfyldelse af Leveringskontrakten (opgjort som niveauet af DCiE, jf. EU's adfærdskodeks pkt. 9.3.1) • Jo mere energieffektiv de køleanlæg, som anvendes i det da- tacenter, der benyttes til opfyldelse af Leveringskontrakten, er (opgjort som EER (Energy efficient ratio)) • Jo mere energieffektiv de UPS-anlæg, der anvendes i det da- tacenter, der benyttes til opfyldelse af Leveringskontrakten, er (opgjort som kW kapacitet) |
Test af funktionalitet og brugervenlighed
Evaluering af kvalitetskriteriet Funktionalitet og brugervenlighed kan ske ved en test af den tilbudte service, hvor formålet er at vurdere kvaliteten af den tilbudte service ud fra kundens krav til funktio- nalitet og brugervenlighed. Det er valgfri for Kunden de vil gennemføre en tekst. Såfremt Kunden vil afholde en test, skal dette angives i Opfordringsskrivelsen.
Kunden skal endvidere angive processen for testen i Opfordring til at afgive tilbud (Opfordringsskri- velsen), der fremsendes til Deltagerne i Systemet ved offentliggørelse af det konkrete indkøb. Det vil endvidere fremgå af Opfordringsskrivelsen, hvordan Test indgår i evalueringen.
Karakterskala for evaluering af hvert kvalitetskriterium anvendt i underkriteriet Kvalitet
Til evalueringen af de af Kunden fastsatte kvalitetskriterier benyttes en karakterskala fra 1-10:
Karakter | Beskrivelse |
10 | Fremragende besvarelse, der på bedst mulig vis demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt. |
9 | Fortræffelig besvarelse, der med få og absolut mindre undtagelser demonstrerer Tilbudsgivers opfyl- delse af de forhold, der vægter positivt. |
8 | Meget tilfredsstillende besvarelse, der med få undtagelser demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt. |
7 | Tilfredsstillende besvarelse, der i betydeligt omfang demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt. |
6 | Nogenlunde tilfredsstillende besvarelse, der med undtagelser demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt. |
5 | Jævnt tilfredsstillende besvarelse, der med en række mangler demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt. |
4 | Mindre tilfredsstillende besvarelse, der samlet set kun i begrænset omfang demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt. |
3 | Utilfredsstillende besvarelse, der med væsentlige mangler demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt. |
2 | Meget utilfredsstillende besvarelse, der kun sporadisk demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de for- hold, der vægter positivt. |
1 | Utilstrækkelig besvarelse i forhold til at demonstrere Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt. |
For kvalitetskriterierne gives der én samlet karakter for hvert valgt kvalitetskriterium ud fra en sam- let evaluering af de identificerede kvalitetskriterier og de forhold som i det Konkrete indkøb vil blive tillagt positiv vægt for kvalitetskriteriet.
De af kunden valgte kvalitetskriterier skal samlet set kunne udløse 100 point. Kunden fastsætter forud for det Konkrete indkøb, hvilken faktor de enkelte kvalitetskriterier skal indgå med. Kunden kan dermed foretage en vægtning imellem de valgte kvalitetskriterier under overholdelse af princip- perne beskrevet ovenfor, herunder den angivne prioritering. Vægtningen skal fremgå af opfor- dringsskrivelsen ved det Konkrete indkøb.
Kunden skal desuden fastsætte et minimumsniveau for samlet antal point for underkriteriet Kvali- tet. Minimumsniveauet fastsættes til mellem 40 og 60 point. Tilbud, der ligger under det af Kunden fastsatte minimumsniveau, vil ikke indgå i den samlede evaluering af tilbuddenes forhold mellem pris og kvalitet, og vil således blive forkastet på baggrund af de opnåede point for Kvalitet.
I afsnit 15.1.4 er der vist et eksempel på anvendelsen af evalueringsmodellen, herunder underkri- teriet Kvalitet.
15.1.2 Evaluering af underkriteriet ”Pris”
Evaluering af underkriteriet Pris vil ske på baggrund af den/de pris(er), som Tilbudsgiverne har an- givet i deres tilbud. Der beregnes en evalueringsteknisk pris på baggrund af de angivne priser, Kundens angivne beregningsenhed og leveringskontraktens varighed, samt med hensyntagen til en indregnet procentvis prisregulering, som leverandøren angiver i sit tilbud.
15.1.3 Samlet evaluering
Endelig sammenstilles pris og kvalitet. Den tilbudte pris per kvalitetspoint beregnes for hvert tilbud, som har fået tildelt point for underkriteriet kvalitet over det fastsatte minimumskrav, efter følgende formel:
Tilbudspris8 under underkriteriet pris Tilbuddets kvalitetspoint9 | = Tilbudt pris pr. kvalitetspoint |
Det tilbud, der har den laveste pris pr. kvalitetspoint, er tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, og vil således blive tildelt leveringskontrakten for det Konkrete indkøb.
8”Tilbudspris” er den pris, der er beregnet for tilbuddet ved evalueringen af underkriteriet Pris, jf. nærværende afsnit
Hensigten med at benytte denne fremgangsmåde er, at der tages hensyn til underkriteriernes rela- tive betydning, og at evalueringen af de enkelte tilbud er uafhængige af hinanden. Dermed er der heller ikke behov for tilpasningsmodeller, som f.eks. kan være tilfældet med en lineær pointmodel med en økonomisk ramme for pris (f.eks. laveste pris + 50 %).
Modellen er illustreret ved eksemplet nedenfor.
15.1.4 Eksempel på anvendelse af evalueringsmetode
Nedenfor er angivet et eksempel på, hvordan kommissionsmodellen anvendes på DIS 02.19, hvor processen for evaluering er delt op i fire trin.
I. Kunden foretager på baggrund af sin behovsopgørelse et valg af hvilke kriterier, der er relevant for indkøbet.
Nr. | Kriterium | Valgte kriterier |
1 | Funktionalitet og brugervenlighed – obligatorisk | X |
2 | Implementering og ophør (transition) – obligatorisk | X |
3 | Organisation og samarbejde | |
4 | IT-sikkerhed | X |
5 | Grønne krav |
II. Kunden udvælger de relevante kvalitetskriterier, i nedenstående tilfælde 3 kriterier, ud fra en objektiv, saglig vurdering og vægter dem fra 1-10 (med maksimalt en decimal) til en samlet sum på 10, som det fremgår af tabellen nedenfor. Kriterierne uddybes med tekst om, hvad der tillægges positiv vægt i forbindelse med evalueringen. Kunden be- slutter desuden, at tilbud, der opnår en samlet kvalitetsscore på mindre end 50 point (ud af i alt 100 point), vil blive afvist som ukonditionsmæssige.
Nr. | Kriterium | Maks. Ka- rakter | Vægtning | Maks. Point |
1 | Funktionalitet og brugervenlighed – obligatorisk | 10 | 4,2 | 42 |
2 | Implementering og ophør (transi- tion) – obligatorisk | 10 | 3,4 | 34 |
3 | Organisation og samarbejde | 10 | ||
4 | IT-sikkerhed | 10 | 2,4 | 24 |
5 | Grønne krav | 10 | |
I alt | 10 | 100 |
III. Kunden udsender opfordringsskrivelse og modtager tre tilbud, A-C. I forhold til underkri- teriet Kvalitet evalueres tilbuddene på baggrund af de tre valgte kriterier ovenfor. Det enkelte kriterium tildeles en karakter mellem 1 og 10 point, hvorefter den valgte vægt- ning anvendes på kriteriet. Resultatet af kvalitetsevalueringen er som følger af tabellen.
Nr. | Valgte kriterier | Maks an- tal point | Point til- budsgiver A | Point til- budsgiver B | Point tilbudsgiver C |
1 | Funktionalitet og brugervenlig- hed (vægtes 4,2) | 42 | 6 ud af 10 mulige point, vægtes x 4,2 25,2 | 8 ud af 10 mulige point, vægtes x 4,2 33,6 | 3 ud af 10 mulige point, vægtes x 4,2 12,6 |
2 | Implementering (vægtes 3,4) | 34 | 7 ud af 10 mulige point, vægtes x 3,4 23,8 | 5 ud af 10 mulige point, vægtes x 3,4 17 | 5 ud af 10 mulige point, vægtes x 3,4 17 |
25,4 | IT-sikkerhed (vægtes 2,4) | 24 | 5 ud af 10 mulige point, vægtes x 2,4 12 | 8 ud af 10 mulige point, vægtes x 2,4 19,2 | 5 ud af 10 mulige point, vægtes x 2,4 12 |
Samlet pointscore | 100 | 61 | 69,8 | 41,6 | |
IV. Den samlede evaluering af bedste forhold mellem Xxxx og Kvalitet er som følger:
Tilbudsgiver | Pris | Samlet kvali- tetsscore | Pris pr. kvali- tetspoint | Resultat af evalue- ring |
A | 6.500.400 | 61 | 106.564 | |
B | 6.900.000 | 69,8 | 98.854 | |
C | 5.300.000 | 41,6 | N/A | Ukonditionsmæssigt, da kvalitet < 50 point |
Evalueringen medfører, at tilbudsgiver C’s tilbud afvises som ukonditionsmæssigt som følge af, at tilbuddet opnåede en samlet kvalitetsscore på mindre end 50 point. Tilbudsgiver B har samlet set den laveste pris per kvalitetspoint, og denne tilbudsgiver tildeles dermed kontrakten.
Kommissionsmodellen bliver en integreret del af det værditilbud, som SKI tilbyder til kunden i den digitale understøttelse af Kundens anskaffelse.
16 Dokumentation
Inden tildelingen af en leveringskontrakt vil Kunden, i henhold til udbudslovens §§ 151 og 152, kræve endelig dokumentation fra den Tilbudsgiver, Kunden har til hensigt at tildele leveringskon- trakten, vedrørende de forhold, der er angivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD).
Tilbudsgiver skal i den forbindelse dokumentere følgende:
• At Tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135-136 eller den frivillige udelukkelsesgrund i 137, stk. 1, nr. 2.
16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udeluk- kelsesgrunde
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at dokumentation vedrørende udelukkelsesgrundene skal afleveres for Tilbudsgiver, alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og eventuelle støttende virksomheder, og at ingen af disse må være omfattet af udelukkelsesgrun- dene.
For danske virksomheder kan dokumentation ske ved fremsendelse af en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter oplysninger fra politiets kriminalregister.
For udenlandske virksomheder skal Kunden så vidt muligt kræve de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis10. Udenlandske tilbudsgivere kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor Til- budsgiver er etableret.
Konstaterer Kunden i forbindelse med indhentelse af endelig dokumentation, at Tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, skal Kunden indhente en vejledende udtalelse fra KFST om Tilbudsgivers pålidelighed. Kunden vil baggrund af den vejledende udtalelse foretage sin endelige vurdering af Tilbudsgivers pålidelighed.
16.2 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen
Tilbudsgiveren skal ikke fremlægge yderligere dokumentation for de beskrevne referencer i relation til teknisk og faglig formåen, idet disse referencer betragtes som endeligt dokumenteret ved beskri- velsen i ESPD. Referencerne i ESPD’et skal dog til enhver tid i Systemets varighed opfylde mini- mumskravene til teknisk og faglig formåen, jf. nærmere afsnit 6.3, hvorfor deltagerne i det dynami- ske indkøbssystem opfordres til at ajourføre sit ESPD, når det er relevant, ligesom SKI eller Kun- den kan anmode Deltageren om at fremsende et nyt og ajourført ESPD.
Såfremt en eller flere referencer er udløbet i Systemets løbetid, skal Kunden, inden der foretages tildeling i forbindelse med et Konkret indkøb, anmode Tilbudsgiver om et opdateret ESPD indehol- dende opdaterede referencer, der opfylder minimumskravene.
10 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx
16.3 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen skal Tilbudsgiver inden tildelingen af en leveringskontrakt fremlægge følgende dokumentation overfor Kunden:
• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra det senest disponible regnskabsår på tidspunktet for anmodning om dokumentation med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste årlige samlede nettoomsætning samt egenkapital, fremgår.
Eller
• Såfremt nettoomsætningen ikke fremgår af årsregnskabet, kan nettoomsætningen dokumen- teres via en erklæring på tro og love om, at den i ESPD’et anførte årlige nettoomsætning for det senest disponible regnskabsår er korrekte, underskrevet af en tegningsberettiget hos Tilbudsgiveren.
16.4 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliser situationen i Ukraine
Som dokumentation for at leveringskontrakten kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal Tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.
I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der kan benyttes til at dokumentere Tilbudsgivers juridiske forpligtelse vedrørende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og under- skrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.