Contract Management
Contract Management
Hvordan gør vi?
IKA Tænketank
3. oktober 2018 Xxxxxxxx Xxxxx Geil
Agenda
Fra reaktiv til proaktiv kontraktstyring
Kontrakten
Organisationen
Håndbøgerne
Optimering af kontrakten
Spørgsmål
Artikler og publikationer
Konferencer og events
› Hvordan kommer din organisation i gang med god og værdiskabende IT Contract Management
› Styr (efter) dine kontrakter og få en bedre bundlinje
› Godt i gang: Sådan får du en bedre start på din kontrakt
› IT Contract Management – tid til at høste gevisnterne
› Kontraktstyring - gevinst på bundlinjen og forudsætning for styring (Kronik i Danske Kommuner)
› Dynamisk indkøbssystem – den oversete indkøbsform og et godt alternativ til rammeaftaler
› Medskribent på Devoteams Contract Management markedsanalyse 2018
› Devoteam – kom godt i gang med IT Contract Management
› Kundeevent - Projektlederens rolle i kontraktstyring
› Insight Events – Contract Management Konference september 2017 – Implementering af kontrakter
› KL – Contract management systemunderstøttelse
› ESDH | ECM konference 2018 – Contract Management – systemunderstøttelse og Data Science
Erfaringer:
› SKAT
› CSC (nu DXC)
› ATP
› Flere større kunder fra min tid i
Devoteam
Xxxxxxxx Xxxxx Geil,
Expert Director,
Udbud & Contract Management
Email: Xxxxxxxx.Xxxx@xxxxxxxx.xxx Mob: x00 0000 0000
xxx.Xxxxxxxxxxxxxxxx.xx xxx.Xxxxxxxx.xx
Contract Management
Hvad ligger der i betegnelsen
Tværfaglig disciplin
Fokus på kontrakt- og kommercielle
interesser
Rolle
Proces
Spænder mellem jura, økonomisk
teori og
kontraktgenstanden
Lovpligtig i visse lande
Optimal udbytte og nyttemaksimering af kontrakten
Fra reaktiv til proaktiv
- Kontrakten
Hvordan styrer vi leverandøren/kontrakten
Indblik og overblik over kritiske elementer i kontrakten
Leverandørstyringsværktøjet som et hjælpeværktøj til at sikre, at kunden modtager leverancer i henhold til de kontraktmæssige forpligtelser og krav der er angivet i kontrakten med leverandøren (herunder også kundens forpligtelser).
Leverandørstyringsværktøjet hjælper ligeledes med at sikre at fakturering er i overensstemmelse med de aftalte vederlag og at kontrakten til stadighed lever op til de servicemål og andre KPI'er der er fastsat kontraktuelt.
Eksempel i Excel
Ændringshåndtering
Overblik
Eksempel på kontraktoverblik
Kontraktoverblik
› Excel ark
› Udvalgte metadata
› Kontrakthenvisning
› Kontrakttekst
› Ansvarlig (kunde/leverandør)
› Leveringsdato
› Hyppighed
› Status
Overblik
Eksempel på kontraktopfølgning
Kontraktopfølgning
› Excel med yderligere metadata
› Forankring
› Opfølgning
› Rapportering og statistik
› Sammenhæng til kontraktens livscyklus
Oprydning og systematisering
1
5
MANAGEMENT
Commitment
2
4
Contract Management Function
6
Allokering af ressourcer
3
Synlighed
Lad være med at gemme kontrakten væk
Del den med relevante interessenter
Overvejelser
› Arkiv eller system
Systemanskaffelse
› Egenudviklet
› Standard – evt. med tilpasninger
› Integreret med øvrige systemer
› Rapporter og statistikker
› Kontraktgenerator
Fra reaktiv til proaktiv
- Organisationen
Sammenhæng
CONTRACT MANAGEMENT
ORGANISATION/ ROLLER
SYSTEM
Roller og interessenter
› Ledelse
› Styregruppe
› Kontraktansvarlig
› Forretningen (end user)
› Controller
› Businesspartner
› Kommunikationsafdelingen
› Sourcing manager
› Teknisk arkitekt
› Jura
› Sikkerhed
› Forhandlingsteam
› Øvrige?
› Ledelse
› (styregruppe)
› Kontraktansvarlig
› Forretningen (afdeling?)
› Controller/økonomiansvarlig
› Sikkerhed
› Teknisk ansvarlig
› Projektledelse
› Testorganisation
› Jura
› Øvrige?
Anskaffelsesfasen
Kontraktstyringsfasen
Eksempler (afhænger af kontraktgenstanden)
Hvad er CMs rolle?
Og hvad er de andres…?
Sikre at en kontrakt og leverance holdes inden for de fastsatte rammer
Hvem har det økonomiske ansvar Hvem har det kontraktuelle ansvar Hvem har leveranceansvaret
Osv.
14
Eksempel på proces
…
Hovedaktiviteter
organisation
Kontraktopstart Kontrakt i DB Overdragelse Etabler
Etabler styregruppe
Identificer obligations
Leverancestyring
Følg op på forpligtelser
Følg op på milepæle
Sikre modtagelse af rapporter
Sikre
modtagelse af …. erklæringer
Ændringshåndtering
Modtage ændringsanmo dninger
Sikre inddragelse af interessenter
Undersøge kontrakten
….
Dialog med leverandøren
Fakturakontrol
Dialog med økonomi
Sikre leverance har fundet sted
Kontrollere
beløb op mod ….
kontrakten
Kontraktexit
Følge op på udløbsdato
Sikre overdragelse fra leverandør
Sikre rettigheder
….
Opsige kontrakt
Eksempel på proces (Leverandør)
Kontraktstyring inkl. ændringshåndtering i JIF-accounten – visuelt overblik over intern proces
Kunde
Anmodning om tilbud (kontrakt eller ændring)
Accept af tilbud/godkend. af aftale/ÆA
Tilbagesendelse af underskreven aftale
Godkendelse af leverance
Betaling
Proces-ejer (tilbudsansvar- lig)
Beskrivelse og estimering m.v.
Fremsendelse af tilbud (aftale/ÆA) til Kunden
Skanning af underskreven aftale/ÆA
Allokering af ressourcer
Udførelse af aftale/ ÆA
Skanning og Fordeling til SMO
CSC’s SMO-
funktion
Registrering
Oprettelse af xxxx.xx. & eTES- kode
Fakturering
Lukning af aftale/ÆA (log)
Ledelse & reviews
DR & godkend. af tilbud
(aftale/ÆA)
Underskrift af aftale
Business Support
Arkivering af godkendelse i e-kontraktarkiv
Arkivering af aftale/ÆA i e- arkiv
Arkivering af leverancegodk endelse i e- arkiv
Contract Management (kontraktarkiv)
Arkivering af aftale/ÆA i fysisk arkiv
Arkivering af leverancegodk endelse i fysisk arkiv
Det længere perspektiv
Rollebeskrivelse Procesbeskrivelse
Implementering i
organisationen Ledelsesforankring Værktøj
Fra reaktiv til proaktiv
- Håndbøgerne
Hvad indeholder en CM håndbog typisk
Introduktion til Contract Management
Organisering i organisationen
Roller
Forandringsledelse
CM Governance
Metoder
CM Processer
Fremadrettede aktiviteter
Etc.
Udbudshåndbogen
Gevinster
• Højere kvalitet og effektivitet i udbuddene
• Væsentlige økonomiske besparelser på ekstern bistand og interne tid
• Kompetenceudvikling i organisationen og ejerskab til udbudsviden
• Mindre risiko for klagesager
• Ensartede arbejdsgange i it (fx proces for ændringsanmodning, test
• Fundamentalt ændret tilgang: ikke længere ”forfra hver gang”, men dokumenteret proces
• Det perfekte udgangspunkt for god kontraktstyring.
En udbudshåndbog kan være limen mellem udbud og kontraktstyring
Den typiske brændende platform
• Udbudsprocessen er baseret på ”tavs viden”
• Medarbejdere starter forfra hver gang
• Viden forsvinder, når medarbejder får nyt job
• Økonomien eskalerer
• Genudbud af kontrakter nås ikke
Udbudshåndbogen
• Interne manual for indkøb af it med tilhørende skabeloner, procedurebeskrivelser og vejledninger
• Udvikling af kontraktparadigmer, som kan benyttes
som standard
• Håndbogen kan dække forskellige typer af indkøb, som bruges ofte af kunden (fx EU-udbud, statens forpligtende rammeaftaler, SKI-indkøb…)
• Håndbogen er et levende dokument. Opdateres løbende med erfaring fra de gennemførte udbud.
Optimering af kontrakten
Anskaffelse og kontraktstyring
Anskaffelse
Kontraktstyring
Kontrakten
Det større perspektiv
Flere kontrakter med samme
leverandør 01
Flere kontrakter med
samme ydelse 02
Betingelser (opsigelsesvilkår, faktureringsbestemmelser m.v.) 03
05 Godkendelsesproces
07 Årshjul
08 Sammenhæng til forretningen
Standardisering af vilkår 04
Spørgsmål?
Back-up slides
Contract Management Maturity Model
En anerkendt model til at afklare en organisations modenhed og anvende som køreplan til forbedring af sin kontraktstyringsproces
Niveau 5
Niveau 4
Niveau 3
Niveau 2
Niveau 1
Delvist anerkendt Ledelsen forstår værdien
Få processer og anvendes ad- hoc
CM-rollen har ikke noget ansvar
Processer og standarder anvendes kun på kritiske kontrakter
Processer anvendes ikke på tværs i organisationen
Ingen krav om anvendelse af cm processer
Processer og standarder fuldt ud implementeret i organisationen
Processer er dokumenteret Senior mgt er involveret i beslutninger og godkendelse af strategier
Processer og standarder integreret med øvrige processer i organisationen (økonomi, program management)
Andre roller i organisationen deltager og tager ansvar , herunder også slut-brugeren af kontrakten
Der måles periodisk på forskelle dele af cm processen
Systematisk anvendelse af KPI’er til måling af CM processen
Løbende procesforbedring Lessons-learned og best practices program
26