Bilag 3
Bilag 3
Særlige Betingelser, e-Boks gældende fra 1. januar 2020
Nærværende Særlige Betingelser gælder for Post- Nord Strålfors’ service for leverancer til e-Boks.
Servicen for leverance til e-Boks består i, at Kunden som afsender får adgang til e-Boks’s digitale mail- box, hvor Modtagere kan modtage, administrere og arkivere elektroniske meddelelser og forsendelser fra virksomheder, myndigheder, organisationer m.fl.
Kundeforhold og vilkår
PostNord Strålfors er bemyndiget af e-Boks A/S til at distribuere services baseret på det af e-Boks A/S ejede system e-Boks.
Det er en forudsætning for adgang til PostNord Strålfors’ service for leverancer til e-Boks, at Kun- den har indgået en Kundeaftale herom med Post- Nord Strålfors.
Det er endvidere en forudsætning, at Kunden tiltræ- der e-Boks A/S’ Forretningsbetingelser for anven- delse af e-Boks’ service samt Databehandleraftale via xxxxx-xxxxxxxxxx.xxx. Invitation til onboarding processen tilsendes Kunden af PostNord Strålfors.
Kundens betaling for brugen af e-Boks services fak- tureres af PostNord Strålfors.
Definitioner
Afsender: Kunden (enten en virksomhed eller en of- fentlige myndighed), som sender Forsendelser til sine kunder, ansatte eller handelspartnere via Post- Nord Strålfors.
Data: Indholdet af Afsenderens elektroniske Forsen- delser, som PostNord Strålfors gør tilgængelig for Afsenderens Modtagere i e-Boks samt Tilmeldings- og kvitteringslister m.m.
Etablering: Levering af ydelsen via etablering af fil- overførselsesforbindelse til PostNord Strålfors Om- nichannel løsning for levering til e-Boks.
Forsendelser: De Data og Dokumenter, der sendes fra Afsender til Modtager.
Hverdag: Mandag til fredag, undtaget danske hel- ligdage, 5. juni, 24. og 31. december.
Implementering: Hændelsen og aktiviteterne som via et implementeringsprojekt og -plan sikrer Etab- lering og idriftsættelse af Forsendelser.
Mapping: Ved mapping forstås konvertering fra ét dataformat til et andet.
Modtager: Virksomhed, offentlig myndighed, privat- person eller medarbejder, som modtager post fra Af- sender i e-Boks.
Nøgle: Unik identifikation af en Modtager som ud- veksles mellem Kunden, PostNord Strålfors og e- Boks A/S, f.eks. CPR-nummer eller kundenummer.
Opgave Specifikation: Bilag til aftalen, som define- rer og uddyber Parternes opgaver og forpligtelser i henhold til Kundeaftalen.
SGB: De til enhver tid gældende PostNord Strålfors Generelle Betingelser, som findes på www.stral- xxxx.xx.
Ændringsanmodning: Ændringer til den aftalte leve- rance beskrevet i Opgave Specifikationen skal ske skriftlig mellem Parterne. Anmodningen gennemfø- res når begge Parter skriftlig har bekræftet anmod- ningen over for Kunden.
1.0 Ydelsens omfang
Ydelsens omfang fremgår af Opgave Specifikatio- nen.
2.0 PostNord Strålfors’ for- pligtelser
PostNord Strålfors skal levere Ydelsen, sådan som den nærmere er beskrevet i Opgave Specifikationen i overensstemmelse med disse Særlige Betingelser og SGB.
2.1 Tilslutning
PostNord Strålfors forpligter sig til at tilslutte kun- den til Ydelsen efter de tekniske forudsætninger og krav, som fremgår af Opgave Specifikationen. Ydel- sen vil blive idriftsat, når de tekniske forudsætnin- ger er opfyldt, og når det efter aftale i Opgave Spe- cifikationen er testet, at ingen væsentlige fejl reste- rer.
Hvis der, efter PostNord Strålfors’ vurdering, mang- ler oplysninger eller foranstaltninger fra kundens side, som er nødvendige for tilslutningen, har Post- Nord Strålfors ret til at afbryde arbejdet med tilslut- ningen, til de nødvendige foranstaltninger eller tiltag foreligger.
PostNord Strålfors har ret til særskilt fakturering af kunden for den til tilslutningen brugte tid eller til forsinkelse, som beror på kunden, for eksempel sene leverancer, eller ved anden aktivitet eller hand- ling, som PostNord Strålfors udfører efter særskilt aftale med kunden. Faktureringen opgøres pr. time efter PostNord Strålfors’ til enhver tid gældende prisliste.
Hvis kunden ønsker foretaget ændringer, som inde- bærer, at tilslutningen helt eller delvist skal laves om, har PostNord Strålfors ret til særskilt fakture- ring efter timepris efter PostNord Strålfors’ til en- hver tid gældende prisliste. Ændringen skal skriftligt aftales mellem parterne som en Ændringsanmod- ning til Opgave Specifikationen.
2.1 Drift og service
2.1.1 Leveringstider og service levels
Dokumenter, som leveres til PostNord Strålfors in- den for de aftalte mængder og formater inden kl.
16.00 på Hverdage, vil være Modtageren i hænde inden kl. 8.00 næste Hverdag - med mindre andet aftales.
Ekstraordinære volumen som adskiller sig markant fra sædvanligt forsendelsesmønster fra Kunden
skal meddeles PostNord Strålfors med minimum 14 dages notifikation. En ekstraordinær volumen kan eksempelvis bestå af mere end 500.000 dokumen- ter pr. dag.
Hvis en forsendelse ikke har kunnet gennemføres i henhold til ovenstående leveringstider, vil PostNord Strålfors straks igangsætte tiltag med henblik på at udbedre manglen. Igangsættelsen vil senest ske in- den for 4 timer på Hverdage i tidsrummet 8:00- 16:00.
Kunden vil blive orienteret om incidents, der kan på- virke Kundens kunder, eksempelvis en forsinket le- vering. Kunden vil blive orienteret senest kl. 8:00 førstkommende Hverdag.
Kunden vil blive orienteret om incidents, der kun kan rettes af Kunden, eksempelvis transaktioner der indeholder invalide CPR eller CVR numre. Kunden vil senest blive orienteret kl. 8:00 førstkommende Hverdag.
PostNord Strålfors garanterer en driftsstabilitet for rettidig levering af Forsendelser på 98% (op til 150 KB dokumenter).
PostNord Strålfors garanterer en tilgængelighed til systemet på 99%.
Ovenstående garantier er dog under forudsætning om driftsstabilitet og systemtilgængelighed hos e- Boks, og PostNord Strålfors er ikke ansvarlig for driftsforstyrrelser hos e-Boks.
2.1.2 Kvittering for fremsendelse
Efter hver fremsendelse af Forsendelser sender PostNord Strålfors en elektronisk kvitteringsfil med status for den gennemførte fremsendelse til Afsen- deren. Levering af kvitteringsfil sker hurtigst muligt og senest 24 timer fra dokumentet er leveret til Modtageren. Kvitteringsfilen vil for hver forsendelse indeholde identifikationsnøgle, information om den anvendte Kanal og tidspunkt for levering til Modta- geren.
2.1.3 Support og hotline
PostNord Strålfors yder support og hotline over for Kunden på hverdage, mandag til fredag fra kl. 8:00- 16:00. Henvendelser angående driftsrelaterede for- hold kan ske til følgende:
PostNord Strålfors A/S Xxxxxxxxxxxxx 00
2300 København S
Xxx.xx.: 00 00 00 00
Mail-adresse: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
3.0 Kundens forpligtelser
Kunden skal udføre de forpligtelser, som fremgår af disse Særlige Betingelser, samt andre forpligtelser end heri anført, som kan påhvile kunden, og som fremgår af for eksempel Opgave Specifikationen el- ler SGB.
3.1 Obligatoriske forsendelser i e-Boks
Såfremt Xxxxxx har en direkte aftale med sine kun- der, medarbejdere eller brugere om levering i e- Boks, så skal Kunden kunne dokumentere overfor PostNord Strålfors og e-Boks, at Kundens kunder, brugere eller medarbejdere på behørig vis er orien- teret om obligatorisk levering af dokumenter i e- Boks.
Kunden er desuden ansvarlig for på behørig vis at orientere sin kunde, bruger eller medarbejder om, at det er dennes eget ansvar at aktivere sin e-Boks, hvilket er en betingelse for at kunne læse den digi- tale forsendelse.
Kunden kan først påbegynde brugen af Ydelsen, når en komplet, underskrevet aftale er modtaget hos PostNord Strålfors, og aftalte tests er udført og god- kendt.
Hvis kunden ikke overholder sine forpligtelser efter planen for produktionsidriftsætning har PostNord Strålfors ret til fakturering for forbrugt tid opgjort pr. time efter PostNord Strålfors’ til enhver tid gæl- dende prisliste.
3.2 Produktionsgrundlag
Kunden skal levere produktionsgrundlaget på den måde, som særskilt er aftalt i Opgave Specifikatio- nen og i øvrig dokumentation, som PostNord Strål- fors leverer. Kunden er endvidere ansvarlig for, at produktionsgrundlaget er fuldstændigt og korrekt samt leveret til den aftalte tid.
Kunden bærer ansvaret og risikoen for, at produkti- onsgrundlaget når frem til PostNord Strålfors.
Hvis produktionsgrundlaget er så ufuldstændigt el- ler fejlagtigt, at PostNord Strålfors vurderer, at pro- duktionen ikke er mulig, skal PostNord Strålfors kontakte kunden for at give denne mulighed for at levere et komplet grundlag eller levere et nyt. Hvis en brist i produktionsgrundlaget efter PostNord Strålfors’ vurdering kan rettes af PostNord Strålfors, har PostNord Strålfors ret men ikke pligt til at gøre dette mod betaling efter PostNord Strålfors’ til en- hver tid gældende prisliste. I et sådant tilfælde bæ- rer PostNord Strålfors ikke ansvaret for de forsinkel- ser eller fejlagtigheder, som kan opstå.
3.3 Opgave Specifikation
De opgaver, som omfattes af aftalen, fremgår af Op- gave Specifikationen bilagt aftalen. Ønsker kunden at supplere med en ny Opgave Specifikation, mens aftalen løber, som indebærer ændringer, som efter PostNord Strålfors’ vurdering påvirker beregningen af aftalens pris og betingelser, skal justeringen heraf ske igennem skriftlig tillægsaftale.
Kunden kan anmode om ændring af Opgave Speci- fikationen som en Ændringsanmodning med hensyn til Ydelsen eller Tilvalg og i overensstemmelse med bestemmelserne i den relevante Opgave Specifika- tion. PostNord Strålfors debiterer kunden for Æn- dringsanmodningen efter PostNord Strålfors’ til en- hver tid gældende prisliste. Ændringsanmodningen skal aftales skriftligt mellem parterne gennem op- rettelse af en ny Opgave Specifikation, hvis parterne eller ændringernes omfang kræver dette. PostNord Strålfors bekræfter ændringen ved, at ændringen faktisk sker og ved meddelelse til kunden.
PostNord Strålfors forbeholder sig retten til, efter at kunden er adviseret herom, at ændre driftsmetoder, tekniske specifikationer, system, åbningstider, struktur m.v. Meddelelser om sådanne ændringer skal sendes til kunden inden for rimelig tid med hen- syn til ændringens art.
3.4 Kontaktperson
Kunden skal udpege en ansvarlig, som skal fungere som kontaktperson for PostNord Strålfors. Hvis kon- taktpersonen skiftes ud med en anden, skal dette hurtigst muligt meddeles PostNord Strålfors.
4.0 Driftsstop
PostNord Strålfors har ret til at lukke produktions- systemet ned i forbindelse med service og opgrade- ringer, hvilket så vidt muligt skal ske på tidspunkter, som ikke påvirker anvendelsen af Ydelsen. Kunden skal så vidt muligt gives besked om planlagte drifts- stop, forinden disse foretages.
Kunden er gjort bekendt med, at Ydelsen, fra tid til anden, kan gøres utilgængelig i anledning af plan- lagte og/eller ikke planlagte driftsstop i forbindelse med nødvendig service og vedligeholdelse af Ydel- serne og/eller af PostNord Strålfors’ system.
PostNord Strålfors bærer ikke ansvaret for fejl eller forsinkelse under sådanne driftsstop.
I det omfang kundens brug af Ydelsen skulle forår- sage tekniske eller andre ulemper for PostNord Strålfors eller andre kunder, forbeholder PostNord Strålfors sig retten til at begrænse anvendelsen, al- ternativt lukke Ydelsen med umiddelbar virkning.
5.0 Ansvar
I SGB findes gældende ansvarsbetingelser.
Ved fejl, mangel eller forsinkelse i forbindelse med Ydelsens udførelse er PostNord Strålfors’ ansvar be- grænset til erstatning for den enkelte ordre med det beløb, som kunden iflg. prislisten har erlagt til Post- Nord Strålfors for Ydelsen i den faktureringsperiode, hvori kunden blev ramt af fejlen, manglen eller for- sinkelsen.
PostNord Strålfors’ ansvar vedrørende Ydelsen træ- der i kraft, når PostNord Strålfors har modtaget Pro- duktionsgrundlaget og meddelt godkendelse heraf til kunden. PostNord Strålfors’ ansvar vedrørende Ydelsen ophører, når forsendelsen er tilgængelig via internettet i det i Opgave Specifikation fastsatte for- mat.
5.1 Ret til afhjælpning af fejl
Hvis opgaven ikke udføres i overensstemmelse med Opgave Specifikationen, og dette skyldes fejl i Ydel- sen, som er forvoldt af PostNord Strålfors, har Post- Nord Strålfors ret til, efter at kunden har påpeget dette og efter eget valg, at afhjælpe fejlen.
Hvis PostNord Strålfors af en eller anden grund ikke retter en fejl, er kunden berettiget til et nedslag i prisen for Ydelsen svarende til betalingen for de fejl- behæftede dokumenter. Hvis PostNord Strålfors af- hjælper en fejl, og dette fører til en forsinkelse af dokumentet, er bestemmelserne i punkt 6.2 om For- sinkelse nedenfor ikke gældende.
Har kunden anmeldt fejl, og det viser sig, at der ikke foreligger nogen fejl, som PostNord Strålfors bærer ansvaret for, forbeholder PostNord Strålfors sig ret til i visse tilfælde at beregne sig et gebyr efter Post- Nord Strålfors’ til enhver tid gældende prisliste for udført ydelse.
5.2 Forsinkelse
I tilfælde af afvigelser fra aftalt afleveringstidspunkt (forsinket levering), der kan henføres til PostNord Strålfors, er kunden berettiget til et nedslag i prisen for Ydelsen, der svarer til betalingen for de forsin- kede dokumenter. Afslaget i prisen kan dog kun gø- res gældende, hvor forsinkelsen kan skønnes at være til signifikant gene for kunden, og forudsat, at kunden ikke allerede har fået afslag i prisen i hen- hold til ovenstående afsnit 6.1.
6.0 Publicering af ydelsesre- laterede dokumenter in- klusive Kundebetingelser
På nedenfor angivne hjemmesider publiceres det re- spektive lands til enhver tid gældende tekniske håndbøger og andre Ydelsesrelaterede dokumenter samt Kundebetingelser, dvs. enhver individuel Ydel- ses Særlige Betingelser og SGB. Ydelsesrelaterede dokumenter og kundebetingelser, publiceret i hen- hold til nedenstående liste, er anvendelige i det land, hvor Ydelsen leveres af PostNord Strålfors på det sprog, i hvilket aftalen er oprettet.
Danmark: xxx.xxxxxxxxx.xx/Xx-xx/Xxxxxx-xx-xxxxx- gelser