Bilag 1 - Udkast til rammeaftale
Bilag 1 - Udkast til rammeaftale
Nærværende Udkast til rammeaftale er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.
Udkastet til rammeaftalen udfyldes ikke af tilbudsgiver. Udkast til rammeaftale udfyldes af Aarhus Kommune og eventuel i samarbejde med den vindende tilbudsgiver i tilfælde af
en aftaleindgåelse.
Hvis tilbudsgiver har forbehold for bestemmelserne i rammeaftalen, angives dette tydeligt
i tilbudsgivers tilbud jf. udbudsbetingelsernes afsnit 10.3.6.
Rammeaftale om fødevarer og samarbejde om bæredyg- tig udvikling indenfor mad- og måltidsområdet
Indholdsfortegnelse | Udkast til rammeaftale
Indhold
6 Samarbejdet mellem Aarhus Kommune og Leverandøren 8
Kommunikation mellem Leverandøren og Aarhus Kommune 8
Informationsmaterialer fra Leverandøren og Aarhus Kommune 10
Informationsmateriale ved aftalestart 10
7 Udvikling og optimering af Aftalen 11
Påvirkning af livet og levesteder på havbunden 12
Ansvarligt og etisk producerede og handlede produkter 13
Udvikling og optimering af Aftalen 15
Afrapportering, opfølgning og forebyggelse af madaffald 17
Statistikkrav ved brugen af det økologiske spisemærke 19
Sæsonprodukter, frugt og grønt 20
Leverandørens forpligtelser i forbindelse med nyt udbud 20
Ordreafgivelse xxx Xxxxx Xxx xxxxxxx 00
Aarhus Kommunes opfølgning på sortiment og priser 21
Lukning af Punch Out løsning 21
Side 2 af 56
Oprettelse af leveringsadresser 24
Restordrer og erstatningsvarer 25
14 Leveringsstedernes egenkontrol 27
15 Mærkning, etikettering og næringsdeklaration 27
16 Vejledninger til produktets brug 27
18 Indpakning og emballering 29
Tilbagekaldelse af produkter 31
Leverandørens egenkontrolsystem 32
21 Dokumentation for grøn transport 32
Opgørelse af kørte kilometer 32
Bodsbestemmelser ved manglende opfyldelse 33
Tilpasning af Aftalens sortiment 36
Sortimentsændringer, som vedrører eksisterende produkter 37
Sortimentsændringer, som vedrører tilføjelse af nye produkter 37
26 Priser og prisregulering 38
29 Fakturering og betalingsbetingelser 43
Hvordan fungerer betalingsplan 45
Etablering af betalingsplan 46
Kreditering af prisdifferencer 47
30 Drift af Punch Out løsning 47
Ændringer i priser og/eller sortiment 47
Aarhus Kommunes opfølgning på sortiment og priser 48
Forpligtelser vedrørende CSR 48
35 Leverandøren baserer sig på andre aktørers formåen 49
40 Bodsbestemmelser ved fejlleverancer 51
42 Ophævelse og opsigelse af Aftalen 53
Aarhus Kommunes rettigheder 53
Virkning af ophævelse og opsigelse 54
46 Betingelse for indgåelse af aftale 55
1 Parterne
Nærværende rammeaftale inklusiv bilag (herefter benævnt Aftale) er indgået mellem:
[Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR nr.]
(herefter kaldet Leverandøren) og
Aarhus Kommune
Borgmesterens Afdeling, Indkøb & Udbud Rådhuspladsen 2
8000 Aarhus C
CVR. nr. 55 13 30 18
(herefter kaldet Aarhus Kommune)
2 Indledning
Aarhus Kommune, Indkøb & Udbud, har i 2022 gennemført et udbud med forhandling af Aftale vedrørende fødevarer og samarbejde om bæredygtig udvikling indenfor mad- og måltidsområdet.
Aftalen omfatter levering af fødevarer til små, mellem og store leveringssteder i Aarhus Kom- mune. Leveringsstederne er meget forskellige, hvad angår størrelse, behov og produktionskapa- citet.
Aftalen indebærer ligeledes et tæt samarbejde mellem Leverandøren og Aarhus Kommune om at nå kommunens mål på indsatser indenfor klimavenlig og bæredygtig mad- og måltidsområdet, under hensyntagen til øvrige mål og politikker.
Parterne er ligeværdige gennem aftaleperioden og er enige om at samarbejde med en positiv, professionel og loyal holdning for at opnå det bedst mulige resultat.
Ud over opfyldelse af nærværende Aftale, bør begge parter i aftaleperioden have øje for udvikling og optimering af aftaleområdet, hvad angår processer, ydelser og produkter. Parterne accepterer, at saglighed og faglighed er hinandens gensidige forudsætninger og en nødvendighed for sam- arbejdet i aftaleperioden samt for at skabe udvikling i og af produkter og praksis.
3 Aftalegrundlag
Aftalegrundlaget består af en aftale med én leverandør, og Aarhus Kommune handler direkte med Leverandøren, som eneleverandør på Aftalen.
Aftalen er indgået som en obligatorisk aftale således, at Aarhus Kommune er forpligtet til at be- nytte den indgåede aftale, når der opstår et indkøbsbehov indenfor de af Aftalen omfattede pro- duktkategorier.
Ligeledes forpligter Leverandøren sig ved nærværende Aftale til at levere de i Aftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.
På baggrund af de indkomne tilbud, har Aarhus Kommune valgt Leverandørens tilbud, da dette vurderes at være det for kommunen økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:
A. Nærværende Aftale mellem Leverandøren og Aarhus Kommune inklusiv bilag
B. Eventuelt uddybende materiale, eksempelvis referat(er) fra opstarts møde(r), som er nærmere aftalt mellem parterne
C. Eventuelle rettelsesblade og svar på spørgsmål til Aarhus Kommunes udbudsmateriale af 06.2022, inkl. bilag
D. Udbudsmaterialet fra Aarhus Kommune af 06.2022, inkl. bilag
E. Tilbud fra Leverandøren af [dd.mm.åååå]
Medmindre andet fremgår klart og utvetydigt af Leverandørens tilbud, forudsættes alle krav i ud- budsmaterialet overholdt.
Undtagelser
Økologisk frisk frugt og grønt til et begrænset antal af køkkener
Hvad angår produktkategorien ”økologisk, frisk frugt og grønt” vil der i 2023 blive udbudt en sær- skilt aftale på økologisk, frisk frugt og grønt til et begrænset antal køkkener. Antallet af køkkener forventes af være maksimalt 9. Den omfattede volumen, indenfor produktkategorien, estimeres til at være kr. 1.580.000 kr. per år.
Når den særskilte aftale på økologisk, frisk frugt og grønt er indgået, vil de omfattede køkkener således skulle købe den produktkategori på den særskilte aftale og ikke på nærværende aftale.
I et begrænset omfang kan køkkener, der henholdsvis får et kontinuerligt større/mindre forbrug af økologisk frugt og grønt i aftaleperioden skifte mellem denne rammeaftale og rammeaftalen på økologisk frugt og grønt, som udbydes efter udbuddet af denne rammeaftale.
For at et køkken kan skifte til den anden rammeaftale, indenfor økologisk frugt og grønt, skal køkkenet kunne dokumentere et enten større eller mindre forbrug indenfor en periode på 3 må- neder, inden de kan foretage skiftet.
På rammeaftalen for økologisk frisk frugt og grønt, skal et køkken have en ugentlig ordrestørrelse på minimum kr. 1.000 ex. moms, udelukkende vedr. økologisk frisk frugt og grønt, for at tilhøre den aftale.
Økologisk frugt i abonnement til kommunens personale
Indenfor produktkategorien økologisk frugt i abonnement, er kontorer og administration alle steder i Aarhus Kommune, hvor det er kommunen, der betaler for frugten i en abonnementsordning til personalet, ikke omfattet af dette udbud.
4 Aftalens omfang
Aftalen omfatter levering af fødevarer til Aarhus Kommunes leveringssteder. Derudover omfatter Aftalen et samarbejde mellem Leverandøren og Aarhus Kommune om at opfylde Aarhus Kom- munes målsætning om klimavenlige og bæredygtige måltider gennem hele aftaleperioden.
I hele aftaleperioden vil Aarhus Kommune blandt andet arbejde med uddannelse af kommunens ansatte i køkkenerne, så der kan produceres endnu mere klimavenlig mad. Dette kan ændre køkkenernes indkøbsmønstre. Leverandøren kan derfor forvente i fremtiden at skulle levere ek- sempelvis endnu mere sæsonbetonet frugt og grønt samt plantebaserede proteinkilder, i både rå og forarbejdet form.
Da såvel uddannelsesprocesserne i køkkenerne som produktudviklingen på markedet kun lige er påbegyndt, er dette område et, hvor der i den kommende aftaleperiode må forventes samarbejde og udvikling på tværs af værdikæden, for at finde fremtidens klimaløsninger, der sikrer kommu- nens borgere velsmagende måltider med den rigtige ernæring.
Leverandøren forpligter sig til ved nærværende Aftale at levere de i aftalen nævnte produkter og ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser, jævnfør udfyldte bilag – [Tilbudsliste og Supplerende sortiment] samt i overensstemmelse med de af nærværende Aftale omfattede krav.
Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som løbende afgives.
Aarhus Kommune forbeholder sig ret til, at indkøb af produkter foretages udenfor Aftalen, såfremt der er tale om produkter, der ikke kan leveres eller erstattes af tilsvarende produkter fra Leveran- døren.
Leverandøren må acceptere større eller mindre leverancer i aftaleperioden med baggrund i æn- dring af behov samt tilgang henholdsvis afgang af leveringssteder i forbindelse med tilgang/af- gang og oprettelse/nedlæggelse af institutioner med videre. Herunder midlertidige lukning af af- delinger og køkkener. Alle de angivne mængder kan som udgangspunkt variere ubegrænset og være forskellige fra år til år i aftaleperioden.
Eventuelle ændringer i Aftalens omfang medfører ikke mulighed for krav om erstatning.
5 Aftalens varighed
Aftalen træder i kraft den [01.02.2023] og er uopsigelig for begge parter indtil den [31.01.2025], jf. dog afsnit 41 Misligholdelse og afsnit 42 Ophævelse og opsigelse af Aftalen.
Aarhus Kommune kan forlænge Aftalen i op til 24 måneder á 2 gange på uændrede vilkår eller på ændrede vilkår, men som aftales mellem parterne og som samlet set er økonomisk gunstige for Aarhus Kommune.
Forlænges Aftalen på uændrede vilkår, skal der sendes meddelelse herom til Leverandøren se- nest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører Aftalen uden særskilt opsigelse.
Forlænges Aftalen på ændrede vilkår, vil Aftalens overordnede karakter ikke blive ændret. Med- delelse herom skal gives til Leverandøren senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophø- rer Aftalen uden særskilt opsigelse.
Aarhus Kommune kan udnytte forlængelsesmuligheden helt eller delvist og ad en eller to om- gange. Såfremt forlængelsesmuligheden udnyttes, ophører Aftalen uden særskilt opsigelse ved forlængelsesmulighedens udløb.
Leverandøren kan ikke kræve aftaleperioden forlænget.
Rekvisitioner/ordrer, der skriftligt er tilgået Leverandøren inden aftaleperiodens udløb, skal effek- tueres i henhold til nærværende Aftale.
6 Samarbejdet mellem Aarhus Kommune og Leverandøren
Kontaktpersoner
Nærværende Aftale er organisatorisk forankret i Indkøb & Udbud i Borgmesterens Afdeling. Den overordnede kontakt mellem Leverandøren og Aarhus Kommune sker via Indkøb & Udbud.
Kontaktpersonerne hos Leverandøren er:
Aftaleansvarlig:
[Navn og kontaktoplysninger på Leverandørens aftaleansvarlige].
Kontaktperson i det daglige i forhold til produkter og sortiment: [Navn og kontaktoplysninger på Leverandørens kontaktperson].
Kontaktperson i det daglige i forhold til brugerhenvendelser: [Navn og kontaktoplysninger på Leverandørens kontaktperson].
Kontaktperson i forhold til fakturaer, Punch-Out katalog og betalingsplan: [Navn og kontaktoplysninger på Leverandørens kontaktperson].
Kontaktpersonerne hos Aarhus Kommune er:
Aftaleansvarlig:
Contract Manager Xxxxxx Xxxxxxxx, e-mail: xxxx@xxxxxx.xx, telefon 00 00 00 00.
Kontaktperson i forhold til oprettelse af Punch-Out katalog og betalingsplan:
Økonomisk Konsulent Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx, e-mail: xxx@xxxxxx.xx, telefon 00 00 00 00.
Såvel Aarhus Kommune som Leverandøren er til enhver tid berettiget til at ændre kontaktperso- ner ved skriftlig besked til den anden part.
Kommunikation mellem Leverandøren og Aarhus Kommune
Al kommunikation mellem Leverandøren og Aarhus Kommunes medarbejdere skal foregå på dansk.
Leverandøren skal sikre, at relevant personale hos Leverandøren, til enhver tid, er orienteret om aftalegrundlaget, således at det sikres, at alle Leverandørens medarbejdere, som servicerer Aar- hus Kommune, kender den indgåede Aftale.
Ligeledes skal Leverandøren orientere sine ansatte om Aftalen, således det sikres, at Leveran- dørens kundeservice kan vejlede Aarhus Kommunes afdelinger og institutioner med videre om, hvilke produkter, der er tilbudslistevarer.
Endvidere skal Leverandørens personale, som betjener Aarhus Kommunes medarbejdere, have faglige forudsætninger samt erfaring med området for på rette måde at kunne løse eventuelle opståede udfordringer.
Kontaktoplysninger på bestillere på det pågældende leveringssted, skal kunne varetages i Leve- randørens kundekartotek. Der skal som minimum registreres én kontaktoplysning per leverings- sted. Det skal være muligt at lave udtræk af dette.
Leverandøren og dennes ansatte, herunder ansatte i kundeservice/telesalg, skal til enhver tid kunne vejlede brugerne i Aarhus Kommune om, hvilke varer, der er tilbudslistevarer.
Det forventes, at begge parter opretholder en god kommunikation med hinanden, således at kost- bare afvigelser foranlediget af fejl, mangler og misforståelser hos både Leverandør og Aarhus Kommune kan undgås.
På alle hverdage, mandag til torsdag fra kl. 7:00-15:00 og fredag fra kl. 7:00-14:30, skal der for Aarhus Kommunes medarbejdere være mulighed for telefonisk kontakt til Leverandøren, for blandt andet rådgivning vedrørende de af Aftalen omfattede produkter med videre.
Af hensyn til varetagelsen af Aarhus Kommunes kerneopgaver er uopfordrede sælger/konsulent- besøg samt telefoniske henvendelser med henblik på opsøgende salg ikke tilladt.
Konsulentbistand
Det enkelte leveringssted skal have mulighed for, omkostningsfrit, at rekvirere konsulentbesøg i nødvendigt omfang. I givet fald vil det dreje sig om maksimalt 1 – 2 gange om året per leverings- sted. Leverandørens konsulenter skal være bindeled mellem leveringsstederne i Aarhus Kom- mune og Leverandøren, og skal være med til at sparre med leveringsstedet og yde hjælp til pro- blemløsning.
Ved større generelle udfordringer, kontakter konsulenterne den kontraktansvarlige i Aarhus Kom- mune, så vedkommende eventuelt kan bidrage til løsning, og er orienteret om udfordringerne.
Leverandøren må ikke uopfordret komme på besøg hos det enkelte leveringssted.
Legitimation
Leverandørens medarbejdere, herunder egne chauffører / fragtmænd med flere, skal være i stand til at legitimere sig på tydelig og let genkendelig måde over for Aarhus Kommunes medarbejdere. Dette gælder eksempelvis ved levering af produkter og konsulentbesøg.
Opstartsmøde
I forbindelse med Aftalens indgåelse afholdes som minimum ét opstartsmøde. Til opstartsmødet deltager som minimum den/de aftaleansvarlige fra Aarhus Kommune og Leverandøren.
På opstartsmødet drøftes blandt andet:
• Udarbejdelse af erstatningslister fra gamle varenumre til nye.
• Tilgang og opsætning af Punch Out løsning
• Oprettelse af leveringssteder hos Leverandøren
• Planlægning af dato for det første udviklingsmøde (se mere herom i afsnit 7.10 Proces- sen omkring udvikling og optimering af Aftalen) samt fremtidige udviklingsmøder.
• Dialog mellem Aarhus Kommunes aftaleansvarlige i Indkøb & Udbud og Leverandøren omkring, hvordan frisk frugt og grønt samt snitgrønt skal se ud ved modtagelse af pro- duktet for, at det kvalitetsmæssigt er i orden. Der kan fx blive oprettet et ”billedkatalog” af de enkelte relevante produkter på Aftalen, der kan også tages udgangspunkt i billeder fra Fokus Fødevarer – xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx..
Informationsmøder
I forbindelse med Aftalens ikrafttræden, forventer Aarhus Kommune, i samarbejde med Leveran- døren, at afholde 1 – 3 informationsmøder for relevant personale, med henblik på at udbrede kendskabet til Aftalen, herunder det omfattede sortiment. Informationsmøder kan både være fy- siske møder og digitale møder.
Dato og tidspunkt for informationsmøderne vil tilgå Leverandøren hurtigst muligt efter Aftalens indgåelse. Den nærmere planlægning af møderne aftales mellem parterne i forbindelse med Af- talens indgåelse.
Af hensyn til nye medarbejdere i Aarhus Kommune, må Leverandøren påregne, at der i aftalepe- rioden skal være mulighed for afholdelse af informationsmøder efter behov, dog maksimum én gang om året. Informationsmøderne afholdes efter anmodning fra Aarhus Kommune.
Leverandørens deltagelse og eventuel afholdelse af informationsmøder er vederlagsfri for Aarhus Kommune.
Informationsmaterialer fra Leverandøren og Aarhus Kommune
Eventuel nyhedsinformation, produktinformation, herunder produktkataloger og lignende for det aftalte produktområde skal godkendes af den aftaleansvarlige hos Aarhus Kommune, inden dette fremsendes til Aarhus Kommunes køkkener, afdelinger og institutioner med videre. Dette gælder uanset udsendelsesform. Kun på opfordring må Leverandøren fremsende produktkataloger.
Skriftligt materiale formidles i videst muligt omfang elektronisk og skal være udformet på dansk.
I tilfælde af, at Aarhus Kommune har behov for at lægge skriftligt materiale fra Leverandøren på hjemmesider, mobilapplikationer eller lignende, er Leverandøren forpligtet til at levere materialet i et format, der overholder de til enhver tid gældende standarder og tekniske specifikationer, der følger af Lov om tilgængelighed af offentlige organers websteder og mobilapplikationer. Eventu- elle omkostninger forbundet hermed afholdes af Leverandøren.
Materiale fra Aarhus Kommune, som det skønnes nødvendigt at få ud til leveringsstederne i fysisk form, kan Leverandøren medbringe ved levering. Dette kan ske maksimalt 1-3 gange årligt.
Informationsmateriale ved aftalestart
I forbindelse med Aftalens ikrafttræden skal Leverandøren udarbejde en kort virksomhedspræ- sentation indeholdende oplysninger om virksomheden, Aftalens sortiment, den tilbudte service i henhold til Aftalen samt kontaktoplysninger på relevante medarbejdere.
Præsentationen fremsendes til Aarhus Kommunes aftaleansvarlig i pdf-format. Materiale godkendes af begge parter.
E-læring i Punch Out
Leverandøren har ansvaret for, i et samarbejde med Aarhus Kommune, at udarbejde e-lærings- video specifik for Aarhus Kommune, til undervisningsbrug i forhold til fremsøgning af varer, be- stilling af varer og lignende, i kommunens Punch Out løsning. Ved evt. ændringer (i funktionalitet) i leverandørens Punch Out løsning i aftaleperioden, skal e-læringsvideo opdateres derefter.
7 Udvikling og optimering af Aftalen
Aftalen indeholder et gensidigt forpligtende samarbejde om bæredygtig udvikling indenfor mad- og måltidsområdet til gavn for både Aarhus Kommune og Leverandøren. Det forventes, at føde- vareområdet vil gennemgå stor udvikling i løbet af aftaleperioden.
Begge parter skal i hele aftaleperioden have øje for udvikling og optimering af aftaleområdet, fx på baggrund af statistikmateriale udarbejdet af Leverandøren. Leverandøren skal proaktivt bi- drage med forslag og idéer hertil, samt til kvalificering og implementering af disse. På samme måde forbeholder Aarhus Kommune sig retten til at komme med forslag og idéer, som kan indgå i arbejdet med udvikling og optimering i aftaleperioden.
Det er således en forudsætning, at Leverandøren afsætter de nødvendige ressourcer til denne opgave på lige fod med de øvrige krævede ydelser omfattet af Aftalen.
Opgaven sker i udgangspunktet med følgende procestrin:
• At frembringe relevante og gennemarbejdede forslag til udvikling og optimering vedrø- rende bæredygtig udvikling indenfor mad- og måltidsområdet samt grøn transport
• At drøfte, kvalificere og kvantificere de forskellige udviklingsforslag
• At medvirke til at afprøve og evaluere udvalgte forslag
• At implementere udvalgte forslag i aftaleperioden
Leverandørens eventuelle forslag og initiativer omkring forbedringer, ændringer eller innovative forslag til udvikling og optimering af Aftalen drøftes med Aarhus kommunes aftaleansvarlige.
Aarhus Kommune ønsker i høj grad at kunne være med til at påvirke dette.
I de følgende afsnit er der identificeret områder, hvor der ønskes et særligt fokus på udvikling og optimering. Der kan sagtens opstå andre områder i aftaleperioden, som der ligeledes ønskes et særligt fokus på.
Adfærdsdesign
Det er i valget af fødevarer, der opnås de bedste muligheder for at reducere CO2 aftrykket. Le- verandøren skal derfor forholde sig til, hvordan de tilbud køkkenerne ser i Punch Out løsningen, bidrager til det overordnede og ufravigelige mål om en CO2 reduktion på 25 % på indkøbte fø- devarer.
Leverandøren skal, i et samarbejde med Aarhus Kommune, i aftaleperioden udvikle tiltag, der inspirerer, motiverer og gør det nemmere at træffe klimavenlige, sundhedsfremmende og bære- dygtige valg med videre – fx gennem strukturer, data, ændringer af arbejdsgange og adfærds- design.
Aarhus Kommune ønsker, i løbet af aftaleperiode, at gøre det så let som muligt for køkkenerne at lave klimavenlige måltider. En stor del af det handler om, at det skal være nemt at bestille kli- mavenlige fødevarer. Derfor skal Leverandørens Punch Out løsning så vidt muligt understøtte køkkenernes vej til mere bæredygtig udvikling indenfor mad- og måltider. Køkkenerne skal have den oplevelse, at det er nemt. Dette kan blandt andet opnås ved, at det er de klimavenlige
fødevarer, der er mest synlige i Punch Out løsningen eller, at der på udvalgte varer præsente- res forslag til substituerbare, mere klimavenlige varer.
Begge parter skal derfor i hele aftaleperioden have fokus på, at Punch Out løsningen, via ad- færdsdesign, hjælper køkkenerne til at træffe de rigtige valg i indkøbssituationen, hvad angår bæredygtige måltider.
Adfærdsdesign kan også handle om andet end Punch Out løsningen.
I aftaleperioden skal der udvikles løsninger, der hjælper køkkenerne med at realisere de politi- ske mål og faglige standarder, de er underlagt. Det gælder CO2 reduktion fra fødevarer, efterle- velse af De Officielle Kostråd samt økologi. Leverandøren skal derfor aktivt forholde sig til, hvor- dan Punch Out løsningen samt eventuelle notifikationer, mails, nyhedsbreve, bannere, rekla- mer, opskriftsforslag med mere understøtter dette.
Fisk
I aftaleperioden skal der være et særligt fokus på bæredygtige fisk og bæredygtige fiskeproduk- ter.
Bæredygtige bestande
Aarhus Kommune støtter op om, at fisk tilvejebringes sådan, at vilde fiskebestande fiskes på et niveau, som sikrer, at bestandene vil være der på ubestemt tid. I forhold til opdrættede fisk må de ikke gøre uoprettelig skade på de vilde bestande.
Påvirkning af livet og levesteder på havbunden
Aarhus Kommune ser gerne, at fiskeriet på vildfanget fisk har lav påvirkning af havbunden og de dyr og planter, der lever her. Omfanget af påvirkning af havbundens dyre- og planteliv af- hænger af fangstredskabet, bundforholdene og livet på havbunden, der fiskes på.
Derudover er det vigtigt for Aarhus Kommune, at fiskeopdræt ikke har en væsentlig påvirkning på omgivende havnatur og vandmiljø. Det kræver minimalt udslip af fisk og minimal forurening forårsaget af medicinrester, foder og fækalier fra opdrættet.
Bifangst
Fiskeriet på en specifik fiskeart bør ikke forårsage uoprettelig skade på andre arter; hverken fisk, havpattedyr, eller fugle.
Bifangst betyder, at andre fisk eller dyr end den slags fisk, man fisker efter, bliver fanget. Risi- koen for bifangst af truede arter afhænger bl.a. af hvilket fangstredskab, der benyttes, samt hvor der fiskes.
Klimapåvirkning
Fiskeri udleder CO2 og påvirker klimaet. For vildtfanget fisk afhænger klimabelastningen i høj grad af fangstredskabet / fiskemetoden, brændstof og brugen af køleanlæg på fiskefartøjer. For opdrættet fisk afhænger klimabelastningen i høj grad af det foder fiskene har fået, samt etable- ringen af selve anlægget. Transport af fisken efter den er aflivet har også betydning.
Bæredygtig palmeolie
Senest 12 måneder efter aftalens start, skal de produkter, der er tilbudslistevarer, og som inde- holder 5 % eller derover palmeolie, have en RSPO-certificering (Roundtable of Sustainable Palm Oil), eller tilsvarende certificering, være økologisk eller certificeret afskovningsfri. For de varer, der efter de 12 måneder, ikke kan opfylde kriteriet, skal eventuel udskiftning af varerne ske i et samarbejde mellem Aarhus Kommune og Leverandøren.
Prisen afgivet i Leverandørens tilbud, må ikke ændre sig som følge af, at produktet opnår en RSPO-certificering, eller tilsvarende certificering, bliver økologisk eller certificeret afskovningsfri.
Aarhus Kommune kan anmode om dokumentation for dette 12 måneder efter aftalens start.
Bæredygtig soja
Hvis der er produkter på aftalen, direkte eller indirekte indeholdende soja, som ikke har en RTRS-certificering (deklaration Roundtable on Responsible Soy), eller tilsvarende certificering, er økologisk, eller certificeret afskovningsfri, skal Leverandøren på første statusmøde frem- lægge en plan for, hvordan Leverandøren arbejder på at få de resterende produkter, der direkte eller indirekte indeholder soja, til at opfylde kriterierne.
Leverandøren og Aarhus Kommune vil følge op på dette ved efterfølgende statusmøder.
Ansvarligt og etisk producerede og handlede produkter
Aarhus Kommune har fokus på ansvarligt og etisk producerede og handlede produkter med do- kumenterede tiltag, der sikrer og tilgodeser bønder og producenters vilkår på verdensmarkedet.
Dette dokumenteres eksempelvis gennem Fairtrade Internationals mærkningsordning eller an- dre kompatible tredjeparts- eller NGO certificeringsorganisatio-ner.
Leverandøren skal i aftaleperioden arbejde på, at flere af tilbudslistevarerne konverteres til pro- dukter med en fairtrade mærkning eller andre kompatible tredjeparts- eller NGO certificeringsor- ganisationer.
De ansvarligt og etisk producerede og handlede varer skal være mærket med Fairtrade-mærket eller tilsvarende.
Dyrevelfærd
Der ønskes et særligt fokus på dyrevelfærd i aftaleperioden. Parterne skal løbende i aftaleperio- den, blandt andet drøfte:
• Hvordan forstås dyrevelfærd?
Fokus på, at grise skal have: ▪ Krav om fritgående søer i farestalden ▪ Krav om fritgående søer i løbe- og kon- trolafdelingen ▪ Krav om ”hele haler”, det vil sige, at grisene ikke er halekuperede og ikke har halebid ▪ Mere halm ▪ Mere plads | Fokus på, at kvæg skal: ▪ Være i løsdrift ▪ Have bedre staldfor- hold ▪ Have øget krav til ti- den mellem ko og kalv ▪ Mere kontakt mellem kalve ▪ Have mere plads ▪ Mindre transporttid | Fokus på, at kyllinger skal: ▪ Være af langsom- mere voksende race ▪ Øget indsats mod trædepudesvidninger ▪ Mere plads ▪ Kortere transporttid ▪ Miljøberigelse |
• Hvordan kan det sikres, at der kommer flere produkter, hvor der er dyrevelfærd, på til- budslistevarerne?
• Det ønskes at reducere antallet af produkter fra dyr i bur, derfor skal udviklingen i mar- kedet på det område følges, for at tilpasse Aftalens sortiment.
Grøn transport
For at nå i mål med Aarhus Kommunes ”Grøn Transportplan”, skal området have et særligt fo- kus i aftaleperioden. Parterne drøfter derfor løbende mulige udviklingsforslag, som kvalificeres og kvantificeres.
Begge parter skal være villige til at afprøve, fx i et mindre omfang, og evaluere udviklingsforsla- gene og eventuelt implementere udvalgte forslag i aftaleperioden.
Nedenfor nævnes forslag, som parterne blandt andet skal drøfte hurtigst muligt efter Aftalens opstart. Listen er ikke udtømmende:
• Kan kørslen i forbindelse med levering af fødevarer til Aarhus Kommune mindskes? Fx ved, at tidsrummet for levering udvides, færre leveringsdage?
• Kan kørslen foregå med (flere) fossilfrie / emissionsfrie køretøjer?
• Kan udvalgte produktområder leveres med fossilfrie / emissionsfrie køretøjer?
• Leverandørens styring af energioptimal kørsel. Fx i form af et flådestyringssystem, hvor det er muligt at følge udviklingen i energioptimal kørsel.
Af de kørte kilometer til Aarhus Kommune, anvender Leverandøren mindst [x] % [her skal angi- ves den eventuelle andel, som Leverandøren angav i sit tilbud] emissionsfrie køretøjer og mindst [x] % [her skal angives den eventuelle andel, som Leverandøren angav i sit tilbud] fossil- frie køretøjer. Andelen af kilometer kørt med henholdsvis emissionsfri / fossilfrie køretøjer forde- ler sig således hen over årene i Aftalens periode: [her skal angives den fordeling som Leveran- døren eventuelt angav i sit tilbud].
Hvis et køretøj, der anvendes til Aftalens opfyldelse, udskiftes under Aftalens løbetid, skal det nye køretøj udlede det samme eller mindre CO2 per kørt kilometer. Hvis det køretøj, der udskif- tes udelukkende, kører på diesel, skal udskiftningen føre til en lavere udledning af CO2 per kørt kilometer for det køretøj.
Sæsonvarer
Produktionen af en fødevare udgør en stor del af fødevarens samlede klimabelastning. Ligele- des spiller transporten en rolle for fødevarernes klimaaftryk. Aarhus Kommune ønsker derfor at fremme brugen af fødevarer i sæson, der har så kort transport fra produktionsstedet som muligt.
Der skal derfor i Aftaleperioden være fokus på, at sæsonbetonet frugt, grønt, bælgfrugter med mere, som har rejst den korteste distance fra produktionsstedet, kan købes på Aftalen. Leveran- døren forventes at understøtte dette fokus med et bredt tilbud af frugt, grønt, bælgfrugter, med mere, stillet til rådighed i tilbudslistevarerne, når det er sæson.
I bilag 10 Sæsontabel kan det ses, hvad Aarhus Kommune traditionelt set spiser indenfor frisk frugt og grønt, og i hvilke sæsoner.
I aftaleperioden skal Leverandøren og Aarhus Kommune løbende have dialog omkring indfas- ning og udfasning af sæsonprodukter bl.a. i henhold til bilag 10 men også i forhold til de andre produktkategorier.
Måling af klimaaftryk
Leverandøren skal, i et samarbejde med Aarhus Kommune, udvikle en mulighed for, at det en- kelte køkken kan måle og følge klimaaftrykket af køkkenets indkøb opgjort efter produktkatego- rier. Disse produktkategorier kan blandt andet inkludere (men er ikke begrænset hertil): mejeri, kød, pålæg, kolonial, frisk frugt og grønt og færdigretter.
De bagvedliggende metoder og opgørelser skal være de samme som Aarhus Kommune anven- der i klimamålsætningssammenhæng, pt. Concito – den store klimadatabase. Link: xxxxx://xxx- xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
Denne opgørelse skal operationaliseres på linje med økologiopgørelsen til Det Økologiske Spi- semærke, og give det enkelte køkken mulighed for at opstille målsætninger for reduktion af kli- maaftrykket og følge op på ændringer i indkøbsmønstret.
Denne opgørelse / løsning skal være udviklet senest 12 måneder, efter aftalens ikrafttræden.
Kommer der i aftaleperioden en national (fra fx et ministerium) eller fælles europæisk opgørel- sesmetode over fødevarernes klimaaftryk, forventer Aarhus kommune at implementere denne, og i så fald skal Leverandøren ligeledes gøre dette.
Udvikling og optimering af Aftalen
De aftaleansvarlige for henholdsvis Aarhus Kommune og Leverandøren mødes som udgangs- punkt hvert kvartal, eller efter behov, til et udviklingsmøde. På disse møder er det primære for- mål at have fokus på langsigtede mål og udvikling, fremdrift på fokusområderne og fortsat inno- vation i Aftalen.
På udviklingsmødet drøftes fx:
• Aftalens udvikling og optimering
• Præsentation af Leverandørens mulige forslag til udvikling og optimering, ny teknologi, nye projekter til udvikling af Aftalen
• Eventuelle ønsker/oplæg fra Aarhus Kommune
• Igangsætning af konkrete projekter/pilotprojekter/tiltag på Aarhus Kommunes initiativ, herunder drøftelse/aftaler om Leverandørens involvering
• Særlige indsats- og fokusområder for den kommende periode
• Økonomi i henhold til fremsatte forslag til udvikling og optimering med videre
Leverandøren skal senest 2 uger forinden mødet fremsende sine mulige forslag til udvikling og optimering til Aarhus Kommunes aftaleansvarlige.
Forslagene skal indeholde en beskrivelse af idéer til udvikling og optimering, forslag til teknolo- gisk udvikling/afprøvning af teknologi med videre. Forslagene skal som minimum indeholde føl- gende informationer:
• Potentiale, fx i forbindelse med grøn transport, mere dyrevelfærd, kort-rejste produkter med videre
• Tidshorisont
• Forventet ressourceforbrug for begge parter
• Forslag til pilotprojekter
Aarhus Kommune udsender invitation, udarbejder dagsorden og referat, samt stiller lokaler til rådighed for udviklingsmøderne. Det tilstræbes, at det første udviklingsmøde afholdes indenfor 6 måneder efter Aftalens opstart.
8 Madspild
Aarhus Kommune ønsker i et samarbejde med leverandøren, at forebygge og mindske madspild hos såvel Leverandøren som hos Aarhus Kommune.
”Danmark mod madspild” er en frivillig aftale, hvis mål er at halvere madaffald, inklusiv madspild, og/eller fødevaretab i den danske fødevarebranche inden 2030.
Initiativet har sit afsæt i FN’s Verdensmål for bæredygtig udvikling, SDG 12.3, hvor det globale madaffald pr. indbygger skal halveres inden 2030 og fødevaretabet reduceres.
Den frivillige aftale ”Danmark mod Madspild” bæres af en gensidig indsats og samarbejde mel- lem hele fødevareværdikædens forskellige aktører.
Leverandøren skal fra aftalens start leve op til alle de forpligtelser, der hører til ”Danmark mod madspild”. Se nærmere herom via følgende link: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
Senest et år inde i aftaleperioden skal Leverandøren påbegynde afrapportering af sit madaffald, i henhold til opgørelsesmetoderne i ”Danmark mod madspild”, til Aarhus Kommune.
Begrebet ”madaffald” bruges konsekvent i ”Danmark mod madspild”, og skal læses og forstås som ”madaffald inklusive madspild”, idet madaffald er betegnelsen for alle kasserede fødevare- dele, både de spiselige og de ikke spiselige.
Afrapportering, opfølgning og forebyggelse af madaffald
I forbindelse med den regulære opfølgning på Rammeaftalen, indgår reduceringen af Leveran- dørens madaffald som et indsatsområde i samarbejdet.
Forud for de regulære statusmøder fremsendes en opgørelse over Leverandørens madaffald i henhold til opgørelsesmetoderne i ”Danmark mod madspild” til Aarhus Kommune, sammen med en kort redegørelse for tallene og eventuelle udsving samt hvad disse kan skyldes.
På selve mødet drøftes resultaterne, og Leverandøren kan med fordel udforme anbefalinger til indsatsområder, som kan adresseres i fællesskab med Aarhus Kommune, for at nedbringe madaffaldet. Et eksempel herpå kunne være at identificere køkkener, som er villige til at foreca- ste det forventede forbrug, eller øge det ledelsesmæssige fokus i enhederne på at sætte faste bestillinger i bero i ferieperioder og ved lukkedage.
I aftaleperioden kan Aarhus Kommune i samarbejde med Leverandøren ændre i kravet om, hvorvidt en fødevare skal have status af en lagervare eller en bestillingsvare. Hvis det viser sig, at nogle af de krav som Aarhus Kommune har fremsat i udbuddet, er skyld i øget madaffald i grossistleddet. Et eksempel kunne være, hvis der på tilbudslisten er bedt om pålægsvarer, som er pakket i 250 gram pakninger. Aarhus Kommune er den eneste, der efterspørger disse forpak- ninger, og nu viser det sig, at kommunen ikke køber denne vare, så den genererer madaffald.
Alle andre køber pålæg, der er pakket i forpakningsstørrelser på 120 gram. På sådant et grund- lag, vil det være muligt i Aftaleperioden at ændre varesortimentet til, at pålægspakker, der vejer 250 gram, går fra at være lagervarer til at være bestillingsvarer med en rimelig bestillingsfrist.
Pålægget på de 120 gram kan i stedet indgå som lagervarer til Kommunen. Kiloprisen på på- lægget på de 120 gram må ikke overstige prisen på pålægget på de 250 gram, som nu er blevet til en bestillingsvare for at minimere madaffald.
9 Statusmøder
Der afholdes statusmøde mellem parterne efter Aftalens opstart hver 6. måned, eller efter behov.
På hver af parternes initiativ kan der ved behov til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem Leverandøren og Aarhus Kommune.
Faste emner for statusmøder er:
• Status på samarbejdet jf. blandt andet tildelingskriterierne fra udbudsbetingelserne.
• Kvalitet og sortiment.
o Herunder sortimentsvedligehold,
• Produkter indeholdende soja og RTRS-certificering af disse, samt produkter indehol- dende palmeolie og RSPO-certificering af disse.
o Hvor mange produkter er tilbudt, som direkte eller indirekte indeholder soja, og hvor mange af disse indeholder RTRS-certificering, eller tilsvarende certificering.
• Indfasning og udfasning af sæsonvarer.
• Kommunikation og inspiration til kommunens brugere af Aftalen.
o Klimavenlige valg og adfærdsdesign
• Udvikling i Leverandørens grønne transport / energivenlig kørsel i leveringer til Aarhus Kommune.
• Parternes aftaleoverholdelse
o Solgte/købte produkter indenfor/udenfor Aftalens udbudte produktkategorier.
o Solgte/købte produkter indenfor/udenfor tilbudslistevarer og det supplerende sortiment indenfor Aftalens produktkategorier.
• Gennemgang af indkøbsadfærd, måling på ordrefordeling og gennemsnitsordrer.
• Gennemgang af bestillingsmetode.
• Reklamationer
o Forsinket levering
o Ringe kvalitet af varer
o Forkerte priser
o Varebure pakket uhensigtsmæssigt
o Tilbagekaldelse af produkter
• Status på aftalte overordnede retningslinjer mellem Leverandøren og de enkelte leve- ringssteder i forhold til eventuelle erstatningsvarer.
• Leverandørens logistikomkostninger: Niveau samt udvikling i omkostningerne.
• Leverandørens CSR-politik.
• Øvrige temaer, som Leverandøren eller Aarhus Kommune finder relevante.
• Status på sociale klausuler
Leverandørens deltagelse sker uden beregning for Aarhus Kommune.
Besøg hos Leverandøren
Aarhus Kommune forbeholder sig retten til, i forbindelse med aftaleopstart og løbende i aftale- perioden, at komme på anmeldt besøg hos Leverandøren med henblik på at verificere, at Leve- randørens interne arbejdsgange understøtter overholdelsen af Aftalen.
Dette kan eksempelvis ske ved rundgang på virksomheden og samtaler med Leverandørens medarbejdere, hvorefter det vurderes om de i praksis udførte aktiviteter, i forhold til Aarhus Kommune, understøtter Aftalens indhold.
Såfremt der konstateres afvigelser mellem de i praksis udførte aktiviteter, i forhold til Aarhus Kommune, og Aftalen, må Leverandøren påregne at skulle iværksætte og implementere korri- gerende handlinger efter en nærmere aftalt plan.
10 Statistik
Umiddelbart efter Aftalens ikrafttræden skal Leverandøren være i stand til at sende statistik over omsætningen på Aftalen i en nærmere afgrænset periode. Statistikken fremsendes, efter aftale, via e-mail til den aftaleansvarlige i Aarhus Kommune eller til det enkelte leveringssted i Aarhus Kommune, der har rekvireret statistikken. Statistikken skal være på dansk.
I forbindelse med vedligeholdelse af tilbudslistevarerne vil der blive rekvireret statistik.
Alle statistikker skal fremsendes elektronisk, og skal leveres i en form kompatibelt med Micro- soft Excel, således, at materialet kan anvendes til videre behandling.
Statistikmaterialet skal som minimum:
• Være opgjort for den enkelte leveringsadresse per varelinje.
• Være opgjort som en samlet statistik for alle leveringsadresser.
• Være forsynet med tydelig og entydig angivelse af statistikperiode i filnavnet.
• Være forsynet med tydelige, entydige og letforståelige kolonneoverskrifter, gerne med anvendelse af de samme begreber som i Punch Out og på faktura.
• Have fyldestgørende varebetegnelse i separat kolonne.
• Have varegruppe angivet i separat kolonne for de enkelte produkter. Der skal være mini- mum 2 niveauer af varegrupper for hvert enkelt produkt. Fx varegruppen ”Kød” med un- dergrupperne ”Oksekød”, ”Lam”, ”Gris” med videre.
• Have tydelig stykangivelse/vægtangivelse per mindste bestillingsenhed angivet i separat kolonne.
• Tydelig have angivet indholdet af ”mindste bestillingsenhed” i en separat kolonne på den enkelte varelinje.
• Have varenummeret angivet i en separat kolonne på den enkelte varelinje.
• Indeholde eventuel mærkningsordning på det enkelte produkt.
• Indeholde en tydelig markering af hvilke produkter, der tilhører tilbudslistevarerne og hvilke produkter, der tilhører det supplerende sortiment i en separat kolonne.
• Have tydelig opdeling i økologiske, konventionelle og udeholdte produkter i en separat kolonne.
• Indeholde de enkelte leveringssteders ”kundenumre” i separat kolonne.
• Indeholde de enkelte leveringssteder EAN-nummer i separat kolonne.
• Indeholde de enkelte produkters positionsnumre fra tilbudslisten i bilag 3.
• Indeholde CO2 aftryk for den totale sum af kg. (enhed) af den enkelte vare.
• Indeholde CO2 aftryk for den enkelte vare per kg. (enhed).
I de tilfælde, hvor der ikke eksisterer data for en vares CO2 udledning, kan der anvendes det bedst beregnede gennemsnit for varen.
Leverandøren skal levere statistikker til Aarhus Kommune efter nærmere aftale og / eller efter behov. De nærmere omstændigheder aftales mellem parterne efter aftalestart.
Se bilag 1.2 for eksempel på statistik, som Leverandøren skal tage udgangspunkt i.
Statistik på anvendte bestillingsmetoder (for eksempel Punch Out, Leverandørens webshop, e- mail, telefon med videre) skal så vidt muligt på anmodning kunne rekvireres hos Leverandøren. Ligesom det skal være muligt at rekvirere indkøbsstatistik på kundeniveau med samme mini- mumsmateriale som beskrevet ovenfor.
Leverandøren skal endvidere levere statistik over typer af reklamationer, restordrer, fejlleverin- ger, store forsinkelser med mere. Typer af reklamationer kan være i forhold til kvalitet, priser, pakning af varebure, fejllevering, for sen levering med videre.
Statistikkrav ved brugen af det økologiske spisemærke
Leverandøren skal levere en opgørelse for leverede fødevarer, inklusiv drikkevarer, specificeret på hver enkelt leveringsadresse.
Opgørelsen skal leveres løbende med en periodelængde mellem 1 og 3 måneder, efter nær- mere aftale med Aarhus Kommune.
Der skal leveres en årsopgørelse for de samlede leverancer i kalenderåret specificeret på hver enkelt leveringsadresse.
Periodeopgørelsen skal indeholde en oversigt, der specificerer fakturadato, fakturanr./andet re- levant bilagsnr., varenummer, kilo- og beløbsangivelse. Kilo- og beløbsangivelsen skal angives, så der i opgørelsen er direkte sporbarhed til hver faktura/bilag.
Kun produkter, der er certificerede som økologiske, kan medregnes som sådan i opgørelsen.
De nærmere omstændigheder aftales mellem Leverandøren og Aarhus Kommune efter aftale- indgåelse.
Produkter der skal ude holdes:
• Vand på flasker (dansk vand, kildevand etc.) medregnes ikke. Dog medregnes sodavand, vand med citrus, øl, vin, spiritus med videre i opgørelsen.
• Jagtdyr, der er nedlagt i det fri, eksempelvis krondyr, kaniner, fasaner med videre, med- regnes ikke.
• Vildtfangede fisk fra havet, det vil sige fisk med videre, der ikke hidrører fra akvakultur medregnes ikke. Alle andre akvakulturprodukter medregnes som konventionel eller øko- logisk.
Se mere herom på hjemmesiden: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xx/
Sæsonprodukter, frugt og grønt
Leverandøren skal kvartalsvis levere en opgørelse over de sorter, med tilhørende oprindelse, der har været tilbudt køkkenerne i den forløbne periode, i sammenhæng med indkøbsstatistik. Jf. Kravspecifikationens afsnit 9.9 Sæsonprodukter.
Oversigt over producenter
Leverandøren skal til enhver tid, på Aarhus Kommunes foranledning, levere en oversigt over det enkelte produkts oprindelsesland / dyrkningsland i forhold til alle de produkter Aarhus Kom- mune har købt.
Leverandørens forpligtelser i forbindelse med nyt udbud
Manglende indsendelse af efterspurgt statistikmateriale kan medføre, at Leverandøren bliver inhabil ved genudbud, hvis Leverandøren er i besiddelse af oplysninger, som kan give en kon- kurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere.
11 Ordreafgivelse
Ordreafgivelse via Punch Out løsning
Ordrer afgives via Punch Out løsning. Se bilag 1.3 Punch Out løsning.
Det skal derudover være muligt, i et mindre omfang, at afgive ordrer via: e-mail og telefon på hverdage mandag til torsdag mellem kl. 08.00 og kl. 15.00, fredag mellem kl. 08.00 og kl. 14.30.
Der skal være mulighed for at lave faste bestillinger.
Ordreafgivelse kan udelukkende ske som nævnt ovenfor, der må således ikke modtages ordrer fra Aarhus Kommune via Leverandørens hjemmeside.
Bestillinger skal kunne ske frem til kl. 14.00 på en hverdag til levering følgende hverdag. Bestil- ling af frisk snitgrønt og slagtervarer skal kunne ske frem til kl. 10.00 på en hverdag til levering følgende hverdag.
Leverandøren kan ikke kræve, at ordreafgivelse skal ske til flere steder.
Aarhus Kommune anvender Punch Out bestilling til bestilling af fødevarer. Punch Out bestilling foregår ved, at brugeren, med indgang fra Aarhus Kommunes e-handelsløsning, udvælger leve- randørens Punch Out løsning, hvorefter produkterne i det aftalte sortiment fremsøges på leve- randørens Website. Herefter ledes brugeren tilbage til Aarhus Kommunes e-handelssystem, hvor ordren konteres og afsluttes.
Aarhus Kommune kan vælge at benytte e-katalog i stedet for punch out løsning, hvis Aarhus Kommune vurderer det mere hensigtsmæssig. Leverandøren skal i så fald levere et e-katalog i stedet for punch out løsning.
Aarhus Kommunes opfølgning på sortiment og priser
Leverandøren skal på opfordring sende eksport i regnearksformat af Leverandørens Punch Out løsning til Aarhus Kommune. Eksporten skal som minimum indeholde:
• Varenummer
• Varenavn
• Angivelse af, hvilke varer der er tilbudslistevarer
• Varens pris inkl. alle afgifter, ekskl. moms
• Bestillingsenheder.
Det er altid de angivne priser i henholdsvis tilbudslistevarerne og det supplerende sortiment, der er de korrekte priser.
Lukning af Punch Out løsning
Såfremt Aarhus Kommune konstaterer gentagne manglende overensstemmelse i sortiment og/eller priser, kan Aarhus Kommune vælge at kræve, at Leverandøren lukker Punch Out løs- ningen. Sker dette, skal der etableres et statisk e-katalog jf. bilag 1.4 Etablering af e-katalog ef- ter nedlukning af Punch Out.
12 Levering
Leveringsbetingelser
Ordrer på, eller over, 800 kr. eksklusive moms er frit leveret på den aftalte leveringsadresse, på et anvist sted.
For ordrer op til 799,99 kr., eksklusive moms, må Leverandøren pålægge leveringsstedet et le- veringsgebyr på 100,00 kr., eksklusiv moms.
Leveringsgebyret ses i forhold til omkostningerne til at flytte en varebil. Dvs. hvis 2 leveringer finder sted på henholdsvis 500 kr. ekskl. moms og 600 kr. ekskl. moms til 2 forskellige kunder, men varebilen ikke flyttes, skal disse 2 ordrer anses som én ordre, der overstiger 1.000 kr. Der- for skal der ikke betales leveringsgebyr på de 2 ordrer.
Med undtagelse af ovennævnte leveringsgebyr betaler Aarhus Kommune ingen former for ge- byr uanset ordrens størrelse.
Leverandøren er i aftaleperioden forpligtet til at levere på de indgåede aftalebetingelser og til de aftalte priser. Dette gælder også for ordrer, der er fremsendt i aftaleperioden, men som først kan leveres efter aftaleperiodens ophør.
Levering af produkter fra det supplerende sortiment, det vil sige produkter, som ikke er tilbudsli- stevarer men indenfor de udbudte produktkategorier, skal ske på samme vilkår, som gælder in- denfor nærværende Aftale.
Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at foretage ændringer i leveringssteder som følge af omorganiseringer i Aarhus Kommune.
Leveringstedet skal have besked om forventet leveringstidsrum senest dagen før, at leverancen finder sted.
Såfremt der er forsinkelser i det forventede leveringstidsrum, skal Leverandøren, uden ugrundet ophold, kontakte det pågældende leveringssted per telefon og oplyse om et nyt forventet leve- ringstidspunkt.
Hver ordre skal som udgangspunkt leveres samlet. Såfremt Aarhus Kommune ønsker det, skal Leverandøren dog opdele en ordre i delleverancer. Opdeling af en ordre i delleverancer må kun ske efter forudgående skriftlig godkendelse fra Aarhus Kommune, jf. også afsnit 12.8 Restordrer og erstatningsvarer.
Ved leveringen skal Leverandøren vedlægge en specificeret følgeseddel med angivelse af vare- numre, varekvanta samt eventuelt rekvisitionsnummer / ordrenummer og navn på den enkelte institution/afdeling.
Der påhviler ikke Aarhus Kommune en undersøgelsespligt ved modtagelse af leverancen. Aarhus Kommunes kvittering for leverancen gælder derfor alene for modtagelse af leverancen.
Leveringsdage og tidsrum
Som udgangspunkt ønsker Aarhus Kommune, at leverancer kan foretages af Leverandøren så effektivt som muligt. For eksempel, at leverancerne i muligt omfang indgår i Leverandørens øvrige kørselsplanlægning.
Levering sker som udgangspunkt 1 gang om ugen per leveringssted. For større leveringssteder kan der være behov for leveringer op til 3 gange per uge.
Aarhus Kommunes leveringssteder har fokus på at samle ordrer så meget som muligt for at undgå unødvendig kørsel. I få tilfælde kan der, for den enkelte leveringsadresse, opstå behov for leve- ring udover de anførte 1 – 3 leveringer per uge per leveringssted.
Af hensyn til det enkelte leveringssteds arbejdsplanlægning, i forbindelse med varemodtagelse, er det vigtigt, at levering kan foregå indenfor en aftalt snæver tidsramme, samt at eventuelle væ- sentlige forsinkelser er meddelt til leveringsstedets kontaktperson.
Endelige leveringsdage og endeligt tidsrum for aktuel levering skal aftales med det enkelte leve- ringssted i forbindelse med aftalestart. Dog må det forventes, at hovedparten af leveringer skal foregå mellem kl. 6.00 og kl. 12.00. Begge parter, Leverandøren og det enkelte leveringssted, skal opnå enighed omkring leveringsdage og tidsrum. Hvis ikke der kan opnås enighed, skal Ind- køb & Udbud inddrages for at finde en løsning for det pågældende leveringssted. Indkøb & Udbud skal i den forbindelse kunne fastsætte krav som enten Leverandøren eller leveringsstedet skal kunne efterkomme.
Helligdage og ferier
I forbindelse med højtider, helligdage (eksempelvis påske og jul med mange sammenhængende fridage) og leveringssteders ferielukninger, fx skoleferie, skal frister for ordreafgivelser og leve- ringer aftales nærmere med leveringsstederne i god tid forud for højtiden og ferien, så leverings- stederne har mulighed for at planlægge deres indkøb.
Hvad angår fristen for ordreafgivelse, skal Leverandøren kunne meddele dette til leveringsste- derne senest 3 uger forud for højtiden. Hvad angår information om leveringstidspunkter, skal Le- verandøren kunne meddele dette til leveringsstederne senest 1 måned før de respektive højtider og helligdage.
I tilfælde af leveringsstedets ferielukning og / eller flere sammenhængende helligdage skal det forventes, at alle leveringssteder skal have foretaget levering på den førstkommende arbejdsdag.
I tilfælde af, at normal leveringsdag falder på en helligdag, skal levering som udgangspunkt fore- tages på den førstkommende arbejdsdag.
Det skal desuden være muligt at få levering foretaget på lørdage i forbindelse med højtider og helligdage i tilfælde af, at det pågældende leveringssted ønsker det.
Placering
Leverandøren forpligter sig til – i forbindelse med aftalestart – at tage kontakt til samtlige leve- ringsadresser. I den forbindelse skal ”anvist plads” aftales med det enkelte leveringssted således, at der fra aftalestart er klarhed omkring den korrekte placering af leverancen på leveringsadres- sen. Anvist plads kan være fryserum og kølerum.
Leveringsstedet vil så vidt muligt sikre afleveringsforhold for Leverandørens chauffører således, at chaufførerne kan overholde deres arbejdsmiljøregler. I tilfælde, hvor Leverandøren ikke mener, at chaufførens arbejdsmiljøregler kan overholdes, skal Leverandøren tage kontakt til den kon- traktansvarlige i Aarhus Kommune. Begge parter, samt det pågældende leveringssted, skal sam- arbejde om at løse udfordringen.
Leveringen opfylder ikke kravene, hvis fødevarerne blot stilles i opgangen, på trappen eller lig- nende.
Leverandøren sørger for at indhente kvittering for modtagelse og aflevering af varerne på det korrekte sted, medmindre det er aftalt med det enkelte leveringssted, at de kan sætte varerne på anvist plads uden kvittering. Leveringsstedets personale er ikke forpligtet til at underskrive en kvittering for aflevering, før varerne er afleveret på den anviste plads.
For de leveringssteder, hvor det er muligt, at Leverandøren får udleveret en nøgle og selv kan låse sig ind, skal Leverandøren levere varerne på anviste pladser.
Såfremt der sker væsentlige ændringer i anvist plads, vil det blive meddelt og det forventes, at Leverandøren tilpasser eventuelle ændringer i anvist plads for leveringsadresser i sin egen ad- ministration.
Leverandøren skal ikke pakke varerne ud og/eller stille dem på hylder.
Følgeseddel
Ved leveringen skal Leverandøren vedlægge en specificeret følgeseddel med angivelse af:
• varenumre
• vare-kvanta
• priser
• eventuelt økologiandel
• eventuelt klimaaftryk
• eventuelt rekvisitionsnummer / ordre-nummer og navn på bestiller
I tilfælde af, at der er leveret erstatningsvarer, skal det fremgå af følgesedlen, hvilket produkt der bliver erstattet med hvilken erstatningsvare. Hvis ikke det er muligt fra aftalestart, skal det kunne lade sig gøre senest 6 måneder efter aftalestart.
Oprettelse af leveringsadresser
I forbindelse med Leverandørens oprettelse af leveringsadresser er det vigtigt at skelne mellem faktureringsadresse og leveringsstedets navn og adresse.
Aarhus Kommune identificerer leveringsstedet med nøjagtig leveringsadresse. Leverandøren skal knytte ”p-nummer” til leveringsadressen. Faktureringsadressen identificeres med EAN nr. og ”p-nummer”. Det skal desuden være muligt alene ud fra angivet leveringsadresse og/eller ”p- nummer” at foretage korrekt levering. Eventuel oprettelse af kundenumre hos Leverandøren er Aarhus Kommune uvedkommende.
Ligeledes er det vigtigt, at disse informationer løbende vedligeholdes hos såvel Aarhus Kommune som Leverandøren. Leveringsstedets indkøbsansvarlig giver besked til Leverandøren i tilfælde af ændringer.
Oversigt over nuværende leveringsadresser ses i bilag 13 – Oversigt over leveringsadresser. I oversigten er der 2 faner. Den ene viser leveringsadresser for fødevarer generelt. Den anden fane viser leveringsadresser, der primært køber kaffe, te og lignende til kommunens eget perso- nale. Oversigten er et øjebliksbillede, som vil ændre sig over tid.
Returemballage
Xxx returemballage, som Leverandøren kan genbruge, og varebure skal tages retur af Leveran- døren hurtigst muligt.
Såfremt en returordning af genbrugskasser, varebure eller andet, styres ved fakturering og kre- ditering skal dette være udgiftsneutralt for Aarhus Kommune.
Eventuel fakturering / kreditering af genbrugskasser, emballage, varebure, eller lignende, skal foretages på selvstændige fakturaer/kreditnotaer.
Restordrer og erstatningsvarer
Som udgangspunkt accepteres restordrer ikke for bestillinger af produkter i sortimentet på tilbuds- listen (i aftaleperioden benævnt tilbudslistevarer). Og restordrer bør i videst muligt omfang und- gås.
Skulle det mod forventning ikke være muligt for leverandøren at levere det bestilte kvantum, skal leverandøren uden ugrundet ophold kontakte det pågældende leveringssted og informere herom. Så vidt muligt skal leveringsstedet informeres inden leveringen finder sted. Informationen kan enten være skriftlig eller via telefon. Leverandøren skal i informationen beskrive årsagen hertil, oplyse forventet leveringstidspunkt samt i relevant omfang fremkomme med forslag til hjælpende foranstaltninger. Det er dog det enkelte leveringssted, som træffer beslutning om, hvorvidt en vare skal i restordre eller vil blive genbestilt.
Eventuelle restordrer skal altid faktureres til samme, eller lavere, pris som den oprindelige ordre og uden andre former for gebyr eller leveringsomkostninger. Ved fakturering eller kreditering af restordrer, skal der refereres til det ordrenummer, som er opgivet på ordren fra Aarhus Kommune, således det er tydeligt, hvilken oprindelig ordre restordren stammer fra.
Såfremt Aarhus Kommune ikke kan vente på den forsinkede leverance, skal Leverandøren tilbyde et tilsvarende eller bedre produkt, til samme pris og på de samme betingelser, som følger af Aftalen. Leveringsstedet kan også vælge at foretage køb til anden side, hvor Leverandøren be- taler en eventuel merudgift per produkt.
Erstatningsvarer
Leverandøren må ikke sende erstatningsvarer uden forudgående aftale med det pågældende leveringssted. Ved aftalens opstart skal Leverandøren aftale overordnede retningslinjer for evt. erstatningsvarer med det enkelte leveringssted.
Eventuelle erstatningsvarer skal være magen til den bestilte vare og skal kvalitets- og prismæs- sigt svare til den vare, som oprindeligt er bestilt. En erstatningsvare må aldrig koste mere end den oprindelige bestilte vare.
Hvis ikke det har været muligt for Leverandøren at aftale med leveringsstedet, at der ønskes en erstatningsvare, har Aarhus Kommune ret til at returnere evt. leveret erstatningsvare til Leveran- døren uden beregning for Aarhus Kommune.
Såfremt der er tale om bestilte økologiske varer, skal erstatningsvarer altid være økologiske, medmindre andet er aftalt på forhånd med det pågældende leveringssted.
En bestilt ikke-økologisk vare må dog gerne erstattes af en tilsvarende økologisk vare, så længe prisen ikke er højere end på den oprindelige bestilte vare.
Ved eventuelle fejlleverancer forårsaget af Leverandøren, sker ombytning uden omkostninger for Aarhus Kommune, herunder også returnering af produkter.
Fejllevering
Ved eventuelle fejlleverancer, som ikke skyldes Aarhus Kommunes forhold, sker ombytning uden omkostninger for Aarhus Kommune. Er der tale om et produkt, der er kritisk for, og udgør en væsentlig del, af dagens produktion, skal ombytningen være sket indenfor 2 timer fra leverings- stedets henvendelse er modtaget af Leverandøren. Leveringsstedet kan i stedet for vælge at foretage køb til anden side, hvor Leverandøren betaler en eventuel merudgift per produkt.
Reklamation
Konstaterer Aarhus Kommune mangler ved leverancen, fx manglende overholdelse af kvalitets- eller dokumentationskrav, kan Aarhus Kommune kræve, at Leverandøren afhjælper manglen en- ten ved efterlevering eller omlevering indenfor rimelig tid. Undlader Leverandøren på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen, er Aarhus Kommune berettiget til for Leverandørens reg- ning at lade manglen afhjælpe.
Konstateres der fejl og/eller mangler ved let fordærvelige produkter vil Aarhus Kommune rekla- mere hurtigst muligt.
Reklamation over mangler ved leverancen inden 2 hverdage efter manglen er opdaget, betragtes som rettidig.
Leverandøren skal afholde alle omkostninger, herunder eventuelle følgeomkostninger for Aarhus Kommune, efterlevering eller omlevering medfører. Efterlevering, eller omlevering, skal ske uden ugrundet ophold, medmindre andet er aftalt med leveringsstedet.
I tilfælde af transportskader eller øvrige skader, som skyldes mangelfuld håndtering, indpakning eller emballering fra Leverandørens side, skal Leverandøren erstatte de beskadigede produkter med nye, tilsvarende produkter uden beregning. Leverandørens omkostninger i forbindelse med omleveringen er Aarhus Kommune uvedkommende.
Reklamationsprocedurer aftales nærmere mellem Leverandøren og Aarhus Kommune ved afta- leindgåelse.
Hvor intet andet er anført, gælder købelovens reklamationsregler.
13 Temperaturkrav
Leverandøren skal overholde de til enhver tid gældende regler om fødevarehygiejne angivet af Fødevarestyrelsen, herunder eksempelvis regler om temperaturer.
Produkternes temperatur skal ved modtagelsen leve op til de til enhver tid gældende lovkrav i henhold til fødevarehygiejne. Modtagelsen er sket når leverandøren har leveret fødevarerne på den aftalte anviste plads.
Produkter skal transporteres og leveres ved korrekt temperatur. Krav til temperaturforhold ved vareleverancer skal sikres gennem eksempelvis køleanordninger på køretøjer eller kølebokse. Ved varemodtagelse skal temperaturkontrol af varens temperatur kunne foretages sammen med chaufføren i leverandørens køretøj.
Hvis leveringssteder ønsker det, kan de anmode om at få udskrevet en kopi af køleloggen. Det skal også kunne aftales, at en kopi af køleloggen vedlægges leveringen hver gang.
14 Leveringsstedernes egenkontrol
Det enkelte leveringssted har i deres egenkontrolprogram beskrevet kontrol for blandt andet modtagelse af produkter.
Ved varemodtagelsen er der blandt andet kontrol af (gældende for alle produktgrupper):
• At emballagen er hel og ren, samt forhindrer forurening udefra
• At varen ved varemodtagelsen har korrekt temperatur
• At varen er korrekt mærket med dato og holdbarhed
• Varens udseende og lugt
• At der er overensstemmelse mellem det bestilte og det leverede kvantum
• Overholdelse af skærespecifikation
• Overholdelse af holdbarhedsmærkning
Såfremt der er afvigelser i forhold til det fastsatte, kan varen blive afvist.
15 Mærkning, etikettering og næringsdeklaration
Samtlige varer skal forsynes med etiket, der opfylder lovens krav til mærkning af fødevarer, jf. Fødevarestyrelsen.
Etiketten skal være på dansk eller dansklignende sprog.
Forarbejdede produkter skal være tydeligt mærkede med ansvarlig oprindelsesvirksomhed og holdbarhedsdato.
Leverandøren har ansvaret for, at alle produkter er mærket korrekt og i henhold til gældende lovgivning.
Det er Leverandøren, der har ansvaret for, at alle leverancer/produkter er deklareret korrekt, jf. Fødevarestyrelsen.
Den oplyste vægt på emballagen skal stemme overens med varens faktiske vægt.
Oprindelseslandets fulde navn skal anføres. For produkter med oprindelse i en EU-medlemsstat skal dette være på oprindelseslandets sprog eller et andet sprog, der forstås af forbrugerne i bestemmelseslandet. For andre produkter skal det være på et sprog, der forstås af forbrugere i bestemmelseslandet.
Oplysningerne skal findes på, eller i umiddelbar nærhed af, produkterne. Der er forskellige krav til placering af oplysningerne afhængigt af, hvordan varerne er pakket. De kan enten sælges i løs vægt eller pakkes i mere eller mindre lukket emballage.
Mærkning, etikettering og næringsdeklaration skal til enhver tid følge gældende lovgivning, jf. Fødevarestyrelsen: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxx/Xxxxxxxxx_xx_xxxxxxxxx- ring_af_fodevarer/Sider/forside.aspx
16 Vejledninger til produktets brug
Relevante vejledninger og instruktioner til produktets brug eller tilberedning, skal fremgå af pro- duktets emballage og ellers medsendes ved levering.
17 Pakning af produkter
Leverandøren skal levere produkterne i transportbure, helpaller, halvpaller, ¼ paller efter Aarhus Kommunes ønske og adgangsforhold på det enkelte leveringssted.
Såfremt Leverandøren benytter burvogne, skal burvognene være stabile og med letløbende hjul. Burvognenes øverste hylde må max. være 140 cm fra gulvhøjde ved leveringen, medmindre an- det er aftalt med den bestillende enhed. Burene må ikke pakkes med varer over skulderhøjde.
Burvognene skal pakkes, så tunge produkter er nederst og lette produkter er øverst på vognene.
Produkter som pakkes på øverste hylde i et bur, må ikke veje mere end samlet 3 kg pr. pakke/kasse.
Burvogne og andet transportemballage skal være rengjort, og der må ikke være støv/snavs på burvogne og andet transportemballage ved levering.
Øvrigt emballage skal ligeledes være rent ved levering. Der må eksempelvis ikke være støv/snavs på låg til spande.
Halvpaller, ¼ paller og helpaller skal kunne støvdækkes.
Ved levering i køkkener er leverandøren forpligtet til at sikre støvdækning af varerne i nødvendigt omfang.
Elastikker og lignende, der holder produkterne/kasserne på plads må ikke fjernes fra burvognen, før burvognen er tømt for varer.
Elastikker, som holder kasser inde i vareburet, skal være lette at løsne. De må ikke være så stramme, at det medfører risiko for tilbageslag at løsne dem
Burene må ikke pakkes, så der kan ske krydskontamineringer af allergener fra ikke-indpakkede produkter.
Burene må ikke pakkes, så der kan ske krydskontaminering af og forurening af produkter i mel- lem.
Bure må ikke pakkes over kanten på buret.
Burene skal være lette at manøvrere for såvel chauffører som de, der modtager varerne, og hju- lene skal være letkørende.
Bure skal være pakket således, at de er sikre at manøvrere for såvel chauffører som de der modtager varerne.
Forskellige varer skal leveres klart adskilte i de respektive temperaturzoner. Eksempelvis må frostvarer ikke pakkes sammen med friske grøntsager eller lignende.
Vægten på de enkelte enheder (eksempelvis en kasse), der skal løftes bør ikke overstige 12 kg. Se At-vejledning D.3.1. September 2005. Løft, træk og skub.
xxxxx://xx.xx/xxxxxx/xx-xxxxxxxxxxxx/xxxxx-xxxxx-xxxx-x-0-0/#0-xxxxxxxxx-xx-xxxxxxx-xxxxxxxx-xxx-
Arbejdsmiljølovgivningen skal efterleves – herunder ved transport, løft og flytning af varer.
I tilfælde af transportskader eller øvrige skader, som skyldes ukorrekt håndtering, indpakning eller emballering fra leverandørens side, skal leverandøren, uden ugrundet ophold, erstatte de beska- digede produkter med nye, tilsvarende produkter uden beregning. Leverandørens omkostninger i forbindelse med omleveringen er Aarhus Kommune uvedkommende.
18 Indpakning og emballering
Indpakning og emballering skal til enhver tid leve op til gældende lovgivning på området. Link til fødevarestyrelsen: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxx- ledning/Sider/29--Indpakning-og-emballering-af-foedevarer.aspx
Produkter skal leveres i emballage, der på alle måder sikrer produkternes kvalitet.
Produkterne skal endvidere håndteres og transporteres fagligt korrekt således, at produkterne ikke beskadiges under håndteringen/emballeringen eller transporten.
Er emballagen sammensat af flere typer, skal det være nemt at adskille typerne for korrekt af- faldssortering.
Kasser/dåser må ikke være stødte eller bulede.
Transportemballagen skal være ren og være beregnet til transport af fødevarer. Produkter em- balleret på anden måde vil blive afvist.
Varer skal leveres i emballage, der på alle måder sikrer varens hygiejne og kvalitet.
Inder emballagen for varerne skal som minimum være mærket med ansvarligt firmanavn, pro- duktnavn samt sidste forbrugsdato.
Omfanget af emballagemængden forudsættes begrænset så ’overemballering’ undgås.
Alle emballager skal være PVC- og phtalatfrie samt fri for alle kendte uønskede stoffer jf. Miljø- styrelsens liste over uønskede stoffer (både transportemballage og anvendelse af emballage mv. i køkkenet).
Emballagen skal i øvrigt være hel og ren – og skal i videst muligt omfang kunne recirkulere enten til genbrug eller genanvendelse.
Emballagen skal ud fra en arbejdsmiljøbetragtning være mest mulig håndteringsvenlig for Aarhus Kommunes medarbejdere.
Kartoner og yderplastemballager skal være afpasset til indholdets vægt således, at de ikke går itu ved flytning.
Leverandøren skal vederlagsfrit tage transportemballage, dog ikke papemballage, retur ved leve- ringen, såfremt det enkelte leveringssted ønsker dette.
Øvrige varer skal være pakket på en sådan måde at forskellige produktgrupper nemt kan adskilles i forbindelse med levering.
Dunke eller andre tunge emner, som leveres i plastkasser eller tilsvarende, må ikke presses ned i kasserne, så de er svære at få op igen.
Emballagen skal, så vidt muligt, være påført en sorteringsvejledning, for at den nemt kan sorteres efter endt brug.
Papemballage
Leverandøren skal tilstræbe, at der ikke anvendes nyt indkøbt pap til transportemballage ved leveringer til Aarhus Kommune. Jf. kravspecifikationen.
Ved brug af papemballage skal emballagen, så vidt muligt, bestå af genanvendt pap og ikke bestå delvist af pap kombineret med andre materialer.
Plastemballage
Ved brug af plastemballage bør emballagen, så vidt muligt, bestå af genanvendt plast og ikke være sammensat af forskellige plasttyper.
Leverandøren skal have en strategi for reduktion af plastemballage og den bør ligge op ad Forum for Cirkulær Plastemballages anbefalinger: xxxxx://xxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxxx- linger-og-handlinger-DK-Forum-for-cirkul%C3%A6r-plastemballage-NOVEMBER-2018.pdf
Alle produkter med fersk kød skal være i emballage fremstillet af PET, RPET, PP eller PE. Jf. kravspecifikationen.
Mulighederne for bæredygtig emballage generelt vil ligeledes blive drøftet mellem Leverandøren og Aarhus Kommune i aftaleperioden.
19 Returgods / pant
Leverandøren skal vederlagsfrit tage transportemballage retur ved leveringen, såfremt leverings- stedet ønsker dette.
[I tilfælde af, at Leverandøren i sit tilbud har angivet, at der leveres i returemballage, der genbru- ges, skal det angives her ved aftaleindgåelse].
Plastkasser og paller, eller lignende, skal tages med retur, ved hver enkelt leverance. Der betales ikke ”pant” for plastkasser, paller, bure eller lignende.
Varebure og Euro-paller må kun pålægges pant, hvis de ikke returneres ved næstkommende levering. Leverandøren forpligter sig til at medtage klargjort returemballage ved levering.
Leverandøren er ikke forpligtet til at medtage engangsemballage som pap og plastic, da dette kan betegnes som affald og kan udgøre et problem ift. hygiejnen i Leverandørens transportbil.
Der må kun pålægges pant på pantflasker og dertilhørende kasser i det omfang dette gøres i den almindelige handel. Prisen for disse varer afregnes inkl. pant, idet pantbeløbet fremgår af faktu- raen. [I tilbuddet anføres nettopris uden pant]
Returemballage
I tilfælde af, at Leverandøren i sit tilbud har angivet, at der anvendes levering i returemballage, medtages dette afsnit i henhold til Leverandørens besvarelse af bilag 7 - Besvarelse af delkrite- rium 2B Levering i returemballage.
Aarhus Kommune vil følge op på Leverandørens overholdelse af levering i returemballage i form af stikprøvekontroller ved kommunes leveringssteder. I tilfælde af, at Leverandøren ikke leverer i
returemballage som angivet i sit tilbud, vil Aarhus Kommune indlede dialog med Leverandøren i forhold til hurtigst muligt at få Leverandøren til at efterkomme det angivne i tilbuddet.
Hvis det efter vedvarende dialog ikke lykkes Leverandøren at efterkomme det i tilbuddet angivne, vil det medføre en skriftlig påtale fra Aarhus Kommune. I påtalen vil det fremgå indenfor hvilken rimelig frist Leverandøren skal efterkomme det i tilbuddet angivne.
I tilfælde af, at Leverandøren ikke efterkommer det i tilbuddet angivne, indenfor fristen angivet i den skriftlige påtale, kan Aarhus Kommune pålægge Leverandøren en dagbod.
Boden udgør 1.000 kr. ekskl. moms pr. påbegyndt arbejdsdag (hverdage mandag til fredag, eks- klusiv helligdage), indtil Leverandøren efterkommer det i tilbuddet angivne, hvad angår levering i returemballage.
Ved opnåelse af bod på 60.000 kr. ekskl. moms, vil Aarhus Kommune tage Aftalen op til revision og eventuelt gøre brug af misligholdelsesbestemmelserne.
Påløbet dagbod betales ugevis efter skriftligt påkrav fra Aarhus Kommune. Har Leverandøren ikke senest 12 måneder efter dato for bodspålæggelsen modtaget skriftligt påkrav fra Aarhus Kommune, bortfalder kommunens ret til boden.
En eventuel udløsning af bod, har ingen betydning for Aarhus Kommunes ret til at gøre brug af øvrige misligholdelsesbeføjelser, jf. afsnit 41 Misligholdelse.
20 Kvalitetsstyring
Leverandøren er forpligtet til, at det gennem den løbende kvalitetsstyring sikres, at de pågæl- dende produkter til stadighed leveres i overensstemmelse med den kvalitet og de arbejdsgange, der er beskrevet i udbudsmaterialet samt Leverandørens tilbud.
De leverede produkter skal være produceret samt håndteres og leveres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende myndighedskrav, love og bekendtgørelser samt de af Arbejdstilsynet udsendte meddelelser, cirkulæreskrivelser, forskrifter og anvisninger med videre, vedrørende miljø og arbejdsmiljø, der er relevante for Leverandørens opgaveløsning.
Tilbagekaldelse af produkter
Ved eventuel tilbagekaldelse af produkter, skal Leverandøren omgående, og uden ugrundet op- hold, give skriftlig meddelelse herom til alle de berørte leveringssteder samt den aftaleansvarlige i Indkøb & Udbud. Leverandøren skal sikre sig, at meddelelsen er modtaget i Indkøb & Udbud, Aarhus Kommune.
Meddelelsen til de berørte leveringssteder, samt den aftaleansvarlige i Indkøb & Udbud, skal som minimum indeholde oplysninger om:
• Varenummer og varenavn
• Producentnavn
• Hvilken produktionsperiode det vedrører
• Årsagen til tilbagetrækningen
• Hvilke risici, der er forbundet med konsum af produktet
• Hvad leveringsstedet skal foretage sig med det pågældende produkt (eksempelvis hvor- vidt produktet skal tilbagesendes eller kasseres)
Meddelelsen til den aftaleansvarlige i Indkøb & Udbud skal derudover indeholde en oversigt over de berørte leveringssteder og hvordan Leverandøren har kontaktet leveringsstederne.
Leverandørens egenkontrolsystem
Leverandøren skal senest ved aftaleindgåelse kunne fremvise dokumentation for gældende myn- digheds-godkendelse af Leverandørens egenkontrolprogram.
Aarhus Kommune er berettiget til på ethvert tidspunkt i aftalens løbetid at forlange dokumentation for myndighedsgodkendelsen.
21 Dokumentation for grøn transport
Leverandøren er forpligtet til, i aftaleperioden, på opfordring at fremsende en statistik og doku- mentation for det totale antal kørte kilometer ved leveringer til Aarhus Kommune, samt hvilke drivmidler, der er anvendt i de oplyste kilometer for en given periode.
Af statistikken skal det tydeligt fremgå, hvor mange kilometer, der samlet set er udført med hen- holdsvis emissionsfrie og/eller fossilfrie køretøjer, jf. bilag 9 Grøn transportplan, samt øvrige kø- retøjer ved leveringer til Aarhus Kommune. Denne statistik og dokumentation skal fremsendes årligt og første gang 12 måneder efter aftalens opstart.
Parterne kan efter aftale ændre kravet til dokumentation, såfremt ændringen ikke, efter Aarhus Kommunes vurdering, medfører en forringelse af Aarhus Kommunes sikkerhed for, at Leveran- døren opfylder, den i tilbuddet angivne andel af kilometer, der køres med henholdsvis emissions- frie og fossilfrie køretøjer samt øvrige køretøjer.
Manglende anførelse af antal kilometer og type af drivmiddel/køretøj i statistikken vil medføre, at det vil blive anset som udført med øvrigt køretøj.
Såfremt Aarhus Kommune har behov for supplerende dokumentation i forbindelse med opgørelse af andelen af kørte kilometer med emissionsfrie og/eller fossilfrie køretøjer samt øvrige køretøjer, kan Aarhus Kommune bede om supplerende dokumentation i form af fx arbejdsplaner, kørsels- oversigter, og tilsvarende dokumentation for, hvilke køretøjer, der er anvendt på leverancer til Aarhus Kommune.
Opgørelse af kørte kilometer
Ved Leverandørens opgørelse af antal kørte kilometer er udgangspunktet de kørte kilometer til Aarhus Kommunes leveringssteder. Kilometerne ud og hjem til Leverandørens lager på en rute skal medregnes.
I tilfælde af, at en rute består af en blanding af leveringssteder tilhørende Aarhus Kommune og andre leveringssteder, som ikke tilhører Aarhus Kommune, skal det kørte antal kilometer opgøres på følgende måde:
Den andel som antallet af leveringssteder, tilhørende Aarhus Kommune, ud- gør af det totale antal leveringssteder på ruten, skal ganges på det totale kørte kilometer for ruten.
Fx: en rute, hvor der i alt er 25 leveringssteder, hvoraf 18 er tilhørende Aar- hus Kommune, og ruten i alt er 150 kilometer.
Antallet af leveringsadresser tilhørende Aarhus Kommune udgør således
18 ∗ 100 = 72%. Hvilket betyder, at det totale antal kilometer for ruten er
25
150 𝑘𝑚 ∗ 0,72 = 108 𝑘𝑚.
Bodsbestemmelser ved manglende opfyldelse
Hvis Leverandøren har angivet i sit tilbud, at en given andel af de totale kørte kilometer ved leve- ringer til Aarhus Kommune, er emissionsfrie og/eller fossilfrie, vil Leverandøren ifalde bod ved manglende opfyldelse af dette.
Boden beregnes som en bod for hvert hele procentpoint, som Leverandøren underopfylder i for- hold til den i sit tilbud angivne andel, der køres med henholdsvis emissionsfri og/eller fossilfrie køretøjer. Der rundes op eller ned til hele procentpoint efter de gængse regler for afrunding.
Boden fastsættes til 10.000 kr. per procentpoint, som Leverandøren mangler for at opnå den angivne andel af kilometer med emissionsfrie og/eller fossilfrie køretøjer indenfor en periode på 12 sammenhængende måneder med første periode fra aftalens opstartsdato og 12 måneder frem.
Aarhus Kommunes afkald på opkrævning af bod i ét tilfælde indebærer ikke, at Aarhus Kommune giver afkald på bod i et andet tilfælde, som følge af passivitet. Dette gælder, uanset antallet af tilfælde Aarhus Kommune har givet afkald på.
Har Leverandøren ikke senest 12 måneder efter dato for pålæggelse af bod modtaget skriftligt påkrav fra Aarhus Kommune, bortfalder kommunens ret til boden.
Ved opnåelse af bod på 50.000 kr. kan Aarhus Kommune tage Aftalen op til revision og eventuelt gøre brug af misligholdelsesbestemmelserne.
En eventuel udløsning af bod, har ingen betydning for Aarhus Kommunes ret til at gøre brug af øvrige misligholdelsesbeføjelser, jf. afsnit 41 Misligholdelse.
Miljø- og klimaregnskab
Leverandøren skal senest ved aftalestart, og løbende i aftaleperioden, fremvise et miljø- og kli- maregnskab for den transportflåde, der anvendes til leveringer til Aarhus Kommune.
Kør-grønt kursus
Leverandøren skal løbende i aftaleperioden tilbyde de chauffører, der leverer til Aarhus Kom- mune, et kør grønt kursus.
Leverandøren skal kunne dokumentere, at alle chauffører, der benyttes til leveringer til Aarhus Kommune, har gennemført et kør-grønt kursus senest seks måneder efter aftaleindgåelsen.
Ruteoptimering
Leverandøren skal anvende ruteoptimering ved leveringer til Aarhus Kommune.
22 Kostberegningssystem
Leverandøren er forpligtet til, på Aarhus Kommunes anmodning, at levere data til kostberegnings- systemer, som minimum hver måned. Data skal leveres elektronisk, som en Microsoft Excel CSV- fil, så de kan komme ind i kostberegningssystemerne.
Filen skal indeholde alle nødvendige data til beregning af prisen for x antal gram af produktet herunder:
• Varenavn
• Varebeskrivelse
• Leverandørens varenummer
• Varens aftalepris
• Varens CO2 emission – hvor mange kilo CO2, der er udledt ved fremskaffelse af et kilo drænvægt af den pågældende vare. Ved varer hvor der ikke findes data på CO2 udled- ning, kan det bedst beregnede gennemsnit for den pågældende vare bruges
• Enhedsbetegnelse
• Indhold herunder vægt samt vægtenhed (g, kg, ml, dl, l med mere)
• Producentens CVR-nummer
• GTIN (Global trade item number)
Det er Leverandørens ansvar, at den fremsendte fil kan indlæses direkte i de enkelte køkkeners kostberegningssystemer, og at de oplyste priser til enhver tid, er i henhold til Aftalen. Den første prisfil skal fremsendes senest 10 arbejdsdage før Aftalens opstart.
I dag anvendes kostberegningssystemet Xena.
Såfremt et køkken i aftaleperioden overgår til et andet kostberegningssystem, skal dette varsles Leverandøren senest 60 kalenderdage før det nye system implementeres.
Såfremt Leverandørens priser ændres som følge af en prisregulering i henhold til Aftalens betin- gelser, skal et køkken efter nærmere aftale have fremsendt en fil med det opdaterede data senest 3 arbejdsdage efter ændringen af en pris. Prisfilen skal kunne indlæses/importeres i Xena.
Det er et krav at leverandøren opdaterer GS1 med produktdata på leverandørens produkter.
Leverandøren er forpligtet til at oplyse allergener og E-numre ved samtlige produkter i elektronisk form og på alle datablade.
Leverandøren er forpligtet til at oplyse nedenstående næringsstofindhold ved samtlige produkter på alle datablade.
Data for næringsstoffer og indholdsstoffer, der skal leveres: Lang næringsdeklaration | |
Indhold pr. 100 g | Enhed |
Energi | KJ (og kcal) |
Protein, total | G |
Kulhydrat, total - Sukkerarter - Stivelse | g g g |
Fedt, total - Mættede fedtsyrer - Monoumættede fedtsyrer - Polyumættede fedtsyrer | g g g g |
Alkohol | G |
Kostfibre | G |
Transfedtsyrer - Industrielt fremstillet | g g |
Cholesterol | mg |
A-vitamin | RE |
D-vitamin | µg |
E-vitamin | Α-TE |
K-vitamin | µg |
B1-vitamin, thiamin | mg |
B2-vitamin, riboflavin | mg |
Niacin | NE |
B6-vitamin | mg |
Pantothensyre | mg |
Biotin | µg |
Folat | µg |
B12-vitamin | µg |
C-vitamin | mg |
Natrium, Na | mg |
Kalium, K | mg |
Calcium, Ca | mg |
Magnesium, Mg | mg |
Phosphor, P | mg |
Jern, Fe | mg |
Kobber, Cu | mg |
Zink, Zn | mg |
Jod, I | µg |
Mangan, Mn | mg |
Chrom, Cr | µg |
Selen, Se | µg |
Nikkel, Ni | µg |
23 Produktdatablade
Produktdatablade for samtlige færdigpakkede produkter skal fremskaffes på Aarhus Kommunes foranledning, også på erstatningsvarer og ved produktændringer.
Denne information skal fremgå ved den enkelte vare i leverandørens Punch Out katalog. Produktdatablad skal opfylde lovens krav til mærkning af indhold og være på dansk eller nordisk.
24 Sortimentsændringer
Tilpasning af Aftalens sortiment
Leverandøren er forpligtet til at medvirke til løbende vedligeholdelse af sortimentet, også benævnt tilbudslistevarerne.
Løbende i aftaleperioden vil den aftaleansvarlige i Aarhus Kommune, i samarbejde med repræ- sentanter fra leveringsstederne i Aarhus Kommune samt Leverandøren, foretage eventuelle æn- dringer i tilbudslistevarerne indenfor de udbudte produktkategorier. Udgangspunktet for vedlige- holdelse af tilbudslistevarerne vil blandt andet være statistik over købte produkter fra Leverandø- ren. Som udgangspunkt skal Leverandøren have tilføjet nye produkter og fjernet uønskede pro- dukter i tilbudslistevarerne fra Punch Out løsningen indenfor 2 uger efter aftalt ændring.
Der skal i hele aftaleperioden være mulighed for at tilføje og fjerne produkter, indenfor de udbudte produktkategorier, til tilbudslistevarerne. De endelige tidspunkter for tilpasning af sortiment aftales mellem Leverandøren og den aftaleansvarlige i Aarhus Kommune ved aftaleindgåelse.
I forbindelse med prissætningen af produkter, der tilføjes tilbudslistevarer, skal nettoprisen fast- sættes ud fra den pågældende kostpris + en fast krone avance. Denne avance skal beregnes ud fra gennemsnittet af avancen på de andre produkter i samme produktkategori på tilbudslisten. Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere kostprisen i form af fx fakturaer fra underle- verandør/producent. Dette er ligeledes gældende for sæsonvarer som tilføjes tilbudslistevarerne når de er i sæson. Fx friske jordbær, fastelavnsboller, pebernødder, kammerjunkere, brunkager, lammekød i tern, proteinberiget risengrød, koldskål og så videre. Oplistningen er ikke udtøm- mende.
Efterspørger Aarhus Kommune fødevarer indenfor de udbudte produktkategorier som Leveran- døren ikke umiddelbart har i sit sortiment, forpligter Leverandøren sig til aktivt at samarbejde om at fremskaffe de efterspurgte fødevarer.
Opstår der behov for fødevarer, som Leverandøren ikke kan fremskaffe, eller der ikke kan opnås enighed omkring, fx i forhold til prissætning og mængder, forbeholder Aarhus Kommune sig ret til at købe de pågældende fødevarer et andet sted.
I perioder kan Aarhus Kommune indgå i udviklingsprojekter omkring måltider og fødevarer, som ikke er i Leverandørens sortiment. I sådanne tilfælde skal det undersøges om disse kan blive en del af løsningen hos Leverandøren i projektperioden eller efterfølgende.
Sæsonvarer skal være til rådighed som tilbudslistevarer, når de er tilgængelige på markedet. De nærmere vilkår herom aftales nærmere mellem Leverandøren og den aftalesansvarlige i Aarhus Kommune ved aftaleindgåelse.
Sortimentsændringer, som vedrører eksisterende produkter
Der kan substitueres fødevarer, inden for de af Aftalen omfattede produktkategorier. Substitution af fødevarer kan kun ske efter aftale med, og efter forudgående skriftlig godkendelse fra, den aftaleansvarlige i Aarhus Kommune.
Fødevarer, som substituerer produkter indeholdt i tilbudslistevarerne, skal som minimum svare til de substituerede produkter kvalitetsmæssigt og enhedsmæssigt. Prisen kan maksimalt svare til prisen på det produkt, der substitueres. Angående bestillingsenheder kan fravigelser accepteres, men Aarhus Kommune har ret til at afvise substituerede produkter, såfremt bestillingsenheder fraviger væsentligt fra de oprindelige produkter.
I forhold til den nuværende (sommer 2022) usikre situation på markedet for fødevarer, kan der forekomme tilfælde, hvor tilbudslistevarer ikke kan substitueres med produkter, som enten kvali- tetsmæssigt og/eller prismæssigt svarer til det oprindelige produkt. I disse tilfælde skal Leveran- døren og den aftaleansvarlige hos Aarhus Kommune samarbejde om at finde en løsning, der kan accepteres af begge parter.
Substituerede fødevarer skal endvidere leve op til de krav, som er angivet i Aarhus Kommunes udbudsmateriale af 06.2022.
Der kan ikke foretages sortimentsændringer i implementeringsfasen (fasen fra aftaleunderskrift til aftalestart) medmindre dette aftales med Aarhus Kommune.
I aftaleperioden er Leverandøren forpligtet til skriftligt at orientere den aftaleansvarlige i Aarhus Kommune om eventuelle ændringer af Aftalens produkter. Dette gælder i forhold til enhver æn- dring, som har betydning i forhold til den indgåede Aftale. Dette kan være ændring af f.eks. vare- numre, produktsammensætning, produktoplysninger, bestillingsenheder, eller lignende.
På opfordring skal der fremsendes varedeklaration.
Såfremt et eller flere af de tilbudte produkter i tilbudslistevarerne ikke længere kan skaffes, skal Leverandøren uden ugrundet ophold give Aarhus Kommunes aftaleansvarlige skriftlig besked herom. Hvis det udgåede produkt ikke kan erstattes af andre tilbudslistevarer, skal Leverandøren finde et alternativt produkt, som leveres på samme vilkår som tilbudslistevarerne. Produkterne må ikke introduceres for Aarhus Kommunes medarbejdere, før Leverandøren har modtaget en skriftlig godkendelse af sortimentstilpasningen fra Aarhus Kommunes aftaleansvarlig.
Sortimentsændringer, som vedrører tilføjelse af nye produkter
Såfremt Leverandøren ønsker at tilføje nye produkter indenfor de udbudte produktkategorier til tilbudslistevarerne, skal Leverandøren fremsende informationer om produkterne til den aftalean- svarlige i Aarhus Kommune samt efter anmodning fremvise produkterne for en brugergruppe i Aarhus Kommune.
Inden en eventuel introduktion af nye produkter, skal Leverandøren redegøre for, hvorledes disse produkter giver merværdi for Aarhus Kommune i forhold til de eksisterende tilbudslistevarer.
Nye produkter skal som minimum leve op til de krav, som er angivet i Aarhus Kommunes udbuds- betingelser af 06.2022. Nye produkter, som tilføjes sortimentet, skal leveres på samme vilkår som beskrevet i Aftalen.
Aarhus Kommune vil vurdere, i hvilket omfang de nye produkter ønskes indsat som tilbudsliste- vare. Produkterne må ikke i øvrigt introduceres for Aarhus Kommunes medarbejdere, før Leve- randøren har modtaget en skriftlig godkendelse af sortimentstilpasningen fra Aarhus Kommune.
25 Varedeklarationer
Varedeklarationer skal være udformet på dansk. Alle informationer skal i indhold og udformning leve op til den enhver tid gældende lovgivning om varedeklaration.
Leverandøren skal sikre, at der for alle produkter medsendes en varedeklaration, og at det heraf fremgår, hvorvidt varen indeholder allergener.
26 Priser og prisregulering
Priser
Leverandøren er i Aftalens løbetid forpligtet til at levere de tilbudte produkter til de priser, der fremgår af Leverandørens Tilbudsliste af [dd.mm.åååå] [Aftalens bilag [angiv nummer på bilag, som udgør leverandørens tilbud].
Alle priser er angivet i danske kr. ekskl. moms, men inkl. eventuelle øvrige afgifter og gebyrer. Priserne kan reguleres i henhold til afsnit 26.2 vedr. prisregulering.
Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af Aftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme Aarhus Kommune til gode.
Øvrige produkter inden for de udbudte produktkategorier, som ikke er anført i tilbudslistevarerne, afregnes til Leverandørens listepris minus [her indsættes rabatsats på øvrige produkter inden for de udbudte produktkategorier] %.
Prisregulering
Priserne på tilbudslistevarerne kan reguleres i henhold til nedenstående skema, hvor det fremgår for de enkelte produktkategorier, hvornår første prisregulering kan ske, hvor ofte priserne kan reguleres og med hvilket varsel.
Produktkategori | Første mulighed for prisregulering | Hyppighed for prisregu- lering | Varsling |
Frisk frugt og grønt | [dd.mm.åååå] (ved af- talestart) | 1 gang om ugen på fast ugedag. | 2 dages varsel |
Kød: køl, frost og på- lægsvarer | [dd.mm.åååå] (ved af- talestart) | 1 gang månedligt | 7 dages varsel |
Frisk fisk | [dd.mm.åååå] (ved af- talestart) | Dagspriser | Samme dag |
Andet end ovenstå- ende | [dd.mm.åååå] (ved af- talestart) | 1 gang i kvartalet. | 30 dages varsel |
Økologisk skole- frugt/grøntsagssnack og skolemælk | 30.06.2023 | 1 gang årligt i skolernes sommerferieperiode | Senest 15. maj det pågældende år. |
Priserne på økologisk skolefrugt/grøntsagssnack samt skolemælk er faste frem til 30.6.2023. Der må ikke forekomme prisreguleringer på økologisk skolefrugt/grøntsagssnack samt skole- mælk i løbet af skoleåret, idet forældre betaler for 1 år ad gangen. Det vil sige, at prisen på økologisk skolefrugt/grøntsagssnack samt skolemælk kun kan reguleres én gang årligt, og dette skal ske i sommerferien mellem to skoleår. | |||
Prisen på det enkelte produkt reguleres, så avancen i kr. fastholdes i hele aftaleperioden. Føl- gende formel skal anvendes på alle produkter ved prisreguleringer:
(Kostpris ved annoncering af prisregulering) + (Avance ved tilbudsafgivelse) = (Pris efter prisre- gulering)
Hvis et produkt f.eks. er angivet som tilbudslistevare med en kostpris på 100 kr. og en avance på 20 kr., mens kostprisen på dagen for annonceringen for prisreguleringen er 120 kr., så vil en ny pris blive beregnet til 140 kr. ekskl. moms.
Med kostpris menes den pris som Leverandøren betaler for varen ved sin underleverandør/pro- ducent. Dokumenteret ved en faktura fra underleverandør/producent. Variable omkostninger skal ikke medtages i kostprisen som fx omkostninger til fragt, Leverandørens egen emballage, salgs- provision og lignende.
Såfremt Leverandøren selv producerer varer, omfatter kostprisen indkøbsprisen på råvaren. Va- riable omkostninger som løn, el, vand med videre, til forarbejdning af produktet, skal ikke medta- ges i kostprisen.
Ved prisreguleringer på tilbudslistevarer skal der fremsendes en ny prissætning på alle omfattede varenumre omfattet af aftalen; der kan således forekomme reguleringer i både positiv og negativ retning.
Når der sker ændringer i Leverandørens kostpriser, skal Aftalens priser tilsvarende ændres. Dette er gældende i både positiv og negativ retning.
I forhold til prisopdateringer skal Leverandøren hver torsdag sende en prisfil med opdaterede priser for tilbudslistevarerne for den kommende uge.
Prisfilen skal som minimum indeholde:
• Varenummer
• Beskrivelse
• Mindste bestillingsenhed
• Nettovægt
• Sammenligningspris (pris per enhed, fx kg., liter, stk.)
• Økologi
• Pris
• Tilbudsperiode
• Tilbudspris
Leverandøren kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstig- ninger, som bliver kendt efter, at aftalen er indgået, og som bliver pålagt Leverandøren i forhold til de af aftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne frem- sendes.
Prisregulering sker på Leverandørens foranledning ved meddelelse af nye kostpriser, nye netto- priser samt de tilhørende positionsnumre fra tilbudsafgivelsen. Det skal i hele aftaleperioden være muligt at spore det enkelte produkt tilbage til positionsnummeret fra tilbudsafgivelsen/udbudsma- terialet.
Dokumentation for kostpriser
Det er Aarhus Kommunes ret at kræve dokumentation for kostpriser i form af fakturerede kostpri- ser, på alle eller udvalgte tilbudslistevarer. Leverandøren skal desuden til enhver tid kunne stille relevant materiale, herunder adgang til kontoudtog, bilag, aftaler med underleverandører/produ- center med videre til rådighed for en af Aarhus Kommune valgt revisor, med henblik på at kon- trollere kostprisen. Revisoren skal i denne forbindelse have fuldmagt af Leverandøren til at ind- hente oplysninger direkte ved producenten/underleverandøren. Revisor må ikke videregive op- lysninger om kostprisens sammensætning til Aarhus Kommune, men blot oplyse den korrekte kostpris.
Aarhus Kommune afholder omkostningerne til revisionen, såfremt der ikke findes væsentlige fejl. Findes væsentlige fejl afholdes alle omkostninger til den af Aarhus Kommune ønskede revisor af Leverandøren.
I aftaleperioden må der ikke spekuleres i forøgelse af kostprisen, med det formål, at Leverandø- ren kan opnå omsætningsbestemt bonus eller lign. fra sine underleverandører/producenter. Så- fremt der er mistanke om dette, skal leverandøren, på foranledning af Aarhus Kommune, kunne
fremvise dokumentation på alle afregningsforhold, der er mellem Leverandøren og dennes un- derleverandør/producenter.
Leverandøren fremsender dokumentation for regulering af priser – dokumentationens udformning og indhold aftales nærmere ved aftalestart.
Meddelelse om prisregulering sendes til den aftaleansvarlige i Aarhus Kommune.
Ved prisændringer på tilbudslistevarer skal Leverandøren tilsikre, at Leverandørens Punch Out løsning opdateres med de nye priser på den varslede dag for ændringens ikrafttræden.
Eventuel prisregulering skal være i danske kroner, og priserne skal anføres med maksimum to decimaler.
27 Finansieringsbidrag
Aarhus Kommune kan vælge at påføre et finansieringsbidrag som en andel af priserne på pro- dukterne på Aftalen, det vil sige tilbudslistevarerne samt det supplerende sortiment indenfor fø- devarer.
Finansieringsbidragets størrelse vil blive fastsat efter afslutning af udbuddet som en procentsats af tilbudsgivers priser ekskl. moms. Priserne inkl. finansieringsbidraget fastsættes efterfølgende ved tillæg på procentsatsen på hver af tilbudsgivers priser. Priserne inkl. finansieringsbidraget bliver således de priser, som tilbudsgiver skal fakturere Aarhus Kommunes institutioner og afde- linger for produkterne på Aftalen.
Leverandøren skal opgøre finansieringsbidraget én gang halvårligt pr. 30. april samt pr. 31. okto- ber på baggrund af den fakturerede omsætning, som Leverandøren har haft til Aarhus Kommune på Aftalen. Den samlede fakturerede omsætning skal opgøres eksklusiv moms og eventuelle afgifter.
Opgørelsen over den fakturerede omsætning og finansieringsbidraget skal være Aarhus Kom- mune i hænde henholdsvis senest den 15. maj og den 15. november. Herefter udsteder Aarhus Kommune en faktura på finansieringsbidraget for perioden. Tilbudsgivers betalingsfrist er 30 dage fra fakturadato.
Finansieringsbidragets størrelse kan på Aarhus Kommunes foranledning til enhver tid reguleres med virkning fra den næste afregningsperiode.
Hvis den af tilbudsgiver fremsendte opgørelse først, er Aarhus Kommune i hænde efter fristudløb, eller er behæftet med ikke uvæsentlige mangler eller udeladelser, er Aarhus Kommune berettiget til i stedet at beregne sin andel på grundlag af en af Aarhus Kommune skønnet omsætning for perioden, og udstede faktura herfor. Såfremt Aarhus Kommune skal foretage beregningen af fi- nansieringsbidraget på grundlag af en af Aarhus Kommune skønnet omsætning for perioden, pålægges Leverandøren et administrationstillæg svarende til 5.000 kr. ekskl. moms.
Når Aarhus Kommune senere måtte have modtaget opgørelsen/korrigeret opgørelse, regulerer Aarhus Kommune straks herfor.
I tilfælde af, at finansieringsbidraget ikke er betalt senest 2 måneder (60 dage) efter betalingsfri- stens udløb, vil Aarhus Kommune have mulighed for at betragte den manglende betaling som væsentlig misligholdelse af Aftalen. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at modregne skyldigt beløb for finansieringsbidrag i forbindelse med betaling til leverandøren.
Der skal halvårligt udbetales [X] % af omsætningen på Aftalen til Aarhus Kommune, Borgmeste- rens Afdeling, Indkøb & Udbud.
Beløbet opgøres henholdsvis pr. 30.04 og pr. 31.10 og skal fremsendes til Bankkonto i Nordea: reg. 2211 konto 4374 453 683.
Ved overførslen bedes følgende oplyst: BA Indkøb, PSP XG-9380000041-00001
28 Klimaafgift
Aarhus Kommune er foregangskommune, når det kommer til den grønne omstilling. Ved kommu- nens indkøb og udbud mangler en række håndtag til i højere grad at kunne prioritere grønne alternativer og påvirke indkøbsadfærden.
Ved at indføre en intern klimaafgift på nogle af de mest klimabelastende varer forventes det, at de grønne valg bliver foretaget i langt højere grad end tidligere.
Aarhus Kommune kan derfor vælge at pålægge en klimaafgift på udvalgte produkter på Aftalen, det vil sige udvalgte tilbudslistevarer samt udvalgte produkter fra det supplerende sortiment in- denfor de udbudte produktkategorier. Klimaafgiften er en merpris, som skal betales ved indkøbet.
Klimaafgiften vil være 850 kr./ton CO2 i 2022 gradvist stigende til 1.500 kr./ton CO2 i 2030.
Priserne, inkl. klimaafgiften på de udvalgte produkter, bliver således de priser, som Leverandøren skal fakturere Aarhus Kommunes institutioner og afdelinger.
Omfattede produkter
I første omgang skal der pålægges en klimaafgift på de indkøbte mængder af:
• oksekød,
• lammekød,
• færdigretter (kød) samt
• saft, juice og læskedrikke.
Aarhus Kommune kan til enhver tid tilføje og/eller fjerne produktgrupper, som skal pålægges kli- mafgift.
Opgørelse af klimaafgift
Klimaafgiften er i udgangspunktet 850 kr./ton CO2 og klimaafgiftens størrelse kan på Aarhus Kom- munes foranledning ændres en gang årligt gældende per 1. januar.
Leverandøren skal opgøre klimaafgiften én gang årligt pr. 31. december på baggrund af den fak- turerede omsætning, som Leverandøren har haft til Aarhus Kommune fordelt på de udvalgte pro- dukter indenfor de seneste 12 måneder. Opgørelsesperioden er 01.01. – 31.12.
Opgørelsen skal indeholde kundenummer, EAN, indkøbte mængder i kg. CO2-aftryk samt den fakturerede klimaafgift i kr. Der vil i samarbejde med Aarhus Kommune blive udarbejdet en ska- belon herfor.
Opgørelsen for et givent år skal være Aarhus Kommune i hænde senest d. 10. januar i det efter- følgende år. Aarhus Kommune udsteder en faktura på klimaafgiften for perioden. Betalingen skal være Aarhus kommune i hænde senest d. 15. januar.
Hvis den af Leverandøren fremsendte opgørelse først, er Aarhus Kommune i hænde efter frist- udløb, eller er behæftet med ikke uvæsentlige mangler eller udeladelser, er Aarhus Kommune berettiget til i stedet at beregne sin andel på grundlag af en af Aarhus Kommune skønnet omsæt- ning indenfor de udvalgte produkter for perioden, og udstede faktura herfor. Såfremt Aarhus Kom- mune skal foretage beregningen af klimaafgiften på grundlag af en af Aarhus Kommune skønnet omsætning for perioden, pålægges Leverandøren et administrationstillæg svarende til 10.000 kr. ekskl. moms.
I tilfælde af, at klimaafgiften ikke er betalt senest 2 måneder (60 dage) efter betalingsfristens udløb, vil Aarhus Kommune have mulighed for at betragte den manglende betaling som væsentlig misligholdelse af Aftalen. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at modregne skyldigt beløb for klimaafgift i forbindelse med betaling til leverandøren.
29 Fakturering og betalingsbetingelser
Fakturering
Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk, og alle fakturaer skal overholde standarderne bag NemHandel (OIOUBL og OIORASP).
Aarhus Kommune understøtter følgende NemHandels modtagerprofiler
• OIOXML Elektronisk Regning
• Procurement-BilSim-1.0
• urn:xxx.xxxxxx.xx:profiles:profile5:ver2.0
• Reference-Utility-1.0
Følgende oplysninger skal fremgå af alle fakturaer:
• Bestillers navn og adresse (oplysning kommer fra True Trade)
• EAN-lokationsnummer på den enhed i Aarhus Kommune, som skal modtage fakturaen
• Personreference – fulde navn eller az-ident – på Bestiller
• Købers ordrenummer
• Sælgers ordrenummer (hvis der anvendes betalingsplan, jf. afsnit 29.4)
• Leverandørens CVR- eller SE-nummer, navn og adresse
• Fakturadato (udstedelsesdato) og fakturanummer
• Betalingsdato
• Dato for levering af produkterne, såfremt leveringsdatoen adskiller sig fra fakturadatoen
• Unikke varenumre, identiske med de varenumre, som fremgår af tilbudslisten. Varenum- meret skal angives i separat felt.
• Arten af leverede produkter, angivet som entydig produktbeskrivelse, identisk med til- budslisten.
• Mængden, angivet med antal og indhold af mindste bestillingsenhed identisk med tilbuds- listen.
• Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift samt eventuelle prisnedslag og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
• Gældende momssats samt det momsbeløb, der skal betales
• Fakturatotal
Aarhus Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger helt eller delvist mangler.
Aarhus Kommune betaler ikke fakturagebyrer.
Samlefaktura
Aarhus Kommune skal have mulighed for at vælge, hvorvidt man ønsker at modtage samlefaktu- raer eller om der ønskes faktura for hvert enkelt køb.
Såfremt der anvendes samlefaktura, skal det af fakturaen fremgå, hvem der er ordrereference for det enkelte køb.
Fakturering af e-ordrer
For at sikre en fuldstændig overensstemmelse mellem e-ordre og e-faktura med henblik på, at der kan ske en automatisk bogføring, skal Leverandøren efterkomme følgende punkter:
Ordrenummer: | Ordrenummeret på fakturaen skal stemme overens med ordre- nummeret på indkøbsordren. Det er ikke nok at angive en per- sonreference, der skal påføres et ordrenummer, og det skal på- føres i det korrekte felt i fakturafilen. I tilfælde af kreditnota, skal ordrenummer påføres kreditnotaen. |
Personreference: | Den personreference, som fremgår af ordren skal påføres fak- tura. |
Priser: | Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identi- ske med de priser, som er aftalt i Aftalen, og som fremgår af Le- verandørens e-katalog/punch out. (Dvs. ingen rabatter, ingen af- gifter som ikke er indregnet i nettopriserne, f.eks. emballageafgift mv.). |
Bestillingsenheder: | Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af Aftalen og Leverandørens e- katalog. |
Mængde: | Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. |
Varenummer: | De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i Aftalen, og som fremgår af Leveran- dørens e-katalog/punch out. |
Arten af leverede pro- dukter: | Produktbeskrivelsen skal være entydig og identisk med beskri- velsen på tilbudslisten. |
Entydige varelinjer: | Varelinjerne skal stemme overens med de varelinjer, der står på indkøbsordren. Leverandøren må desuden ikke indsætte ekstra varelinjer med ekstra oplysninger, idet de vil fremkalde en afvigelse i faktura- matchet. |
CVR/SE-nummer: | Det CVR-/SE-nummer, som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR-/SE-nummer, som er opgi- vet i Leverandørens tilbud, og som fremgår af den indgåede Af- tale. Dette punkt har især betydning for virksomheder, som har flere CVR-/SE-numre. |
Aarhus Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis ovenstående krav ikke helt eller delvist er opfyldt.
Betalingsplan
Aarhus Kommune ønsker at benytte betalingsplan i forbindelse med denne Aftale. Betalingsplan er en automatisering af fakturabehandlinger, således at fakturaer der modtages i et fast interval, bogføres automatisk.
For kommunen reducerer betalingsplan arbejdet med at behandle fakturaen, ligesom det forven- tes at det vil føre til en hurtigere gennemløbstid for de fakturaer, som Aarhus Kommune benytter betalingsplan til at behandle. For leverandøren reduceres risikoen for, at kommunen får betalt fakturaen for sent, i de tilfælde, hvor der er enighed om den leverede ydelse. Betalingsplan inde- bærer således fordele for såvel leverandører som for bestillere og indkøbsansvarlige i kommu- nen.
Hvordan fungerer betalingsplan
Betalingsplan har i sin funktion mange fælles karakteristika med en indkøbsordre, dog vil det som hovedregel være således, at betalingsplans nummer skal anvendes på mange fakturaer fra leve- randøren (hvor et indkøbsordrenummer ofte kun anvendes på 1 måske 2 fakturaer), eks. måneds- eller kvartalsafregninger i forbindelse med faste serviceaftaler inden for eks. rengøring, vindues- polering, abonnementer (eksempelvis på tyverialarm), leverancer på forsyningsområdet som vand, varme, el, telefoni eller lignende.
AZT-nummeret placeres i feltet ”Købers ordrenr.”, mens betalingsplansnummeret placeres i feltet ”Sælgers ordrenr.”.
I korte træk vil betalingsplan fungere som følgende, hvis fast afregningsfrekvens aftales:
• Et tjenestested/en institution i kommunen har en aftale med en leverandør om en ser- viceleverance.
• Aarhus Kommune opretter en betalingsplan pr. leveringsaftale i kommunens økonomisy- stem.
• Leverandøren påfører som udgangspunkt et unikt nummer i feltet købers ordrenummer, på hver faktura. I tilfælde af at aftalen indeholder E-handel skal leverandøren både anføre indkøbsordrenummeret modtaget i forbindelse med ordreafgivelsen i feltet købers ordre- nummer og et unikt nummer i feltet sælgers ordrenummer. Nummeret kan fx være kun- denummer, målernummer, installationsnummer eller et af Aarhus Kommune defineret nummer.
• Når leverandøren af serviceleverancen foretager afregning af leverancen, vil det unikke nummer fremgå af fakturaerne i enten købers eller sælgers ordrenummer.
• Når fakturaen bliver indlæst i økonomisystemet, matcher systemet fakturaen op mod den oprettede betalingsplan ud fra dette nummer.
Det er et lovkrav, at kundens ordrenummer skal returneres på fakturaen, hvis kunden oplyser det.
Etablering af betalingsplan
For at understøtte betalingsplan er Leverandøren forpligtet til at påføre et unikt fast kundenum- mer, P-nummer eller lignende i enten feltet købers ordrenummer eller feltet sælgers ordrenum- mer, på hver faktura. Der er således tale om et unikt fast nummer pr. leveringsaftale for den enkelte institution/afdeling, der påføres på alle fakturaer.
Leverandøren skal senest 10 arbejdsdage inden Aftalens ikrafttrædelse have etableret relationen mellem det unikke faste kundenummer, P-nummer eller lignende og feltet købers ordrenummer eller feltet sælgers ordrenummer i Leverandørens økonomisystem. Dette gældende for alle kun- denumre, P-numre eller lignende i Aarhus Kommune.
Leverandøren skal ligeledes udarbejde en oversigt i regneark format med følgende oplysninger på alle institutioner/afdelinger i Aarhus Kommune:
• Kundenummer
• Navn på institution/afdeling
• Institutionens/afdelingens adresse (vejnavn, postnummer og by)
• Leveringsaftalenummer
Oversigten fremsendes elektronisk til Aarhus Kommunes aftaleansvarlige senest 10 arbejdsdage inden Aftalens ikrafttrædelse.
Faktureringen samt faktureringsfrekvensen skal tilrettelægges i et samarbejde mellem parterne i forhold til enkelfaktura/samlefaktura ud fra kundenummer, P-nummer eller lignende.
Fejlbehæftede fakturaer
Ved gentagne fremsendelser af fejlbehæftede fakturaer i henhold til dels bestemmelserne i denne aftale, dels i forhold til OIOUBL-formatet og dels i forhold til lovbestemte fakturakrav, kan Aarhus Kommune opkræve et administrationsgebyr på kr. 125,00 pr. fejlbehæftede faktura til dækning af administrationsomkostninger forbundet med håndtering af den fejlbehæftede faktura og/eller kre- ditnota.
Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling opkræver administrationsgebyret på en faktura. I til- fælde af flere fejlbehæftede fakturaer kan opkrævningen indeholde det samlede beløb.
Kreditering af prisdifferencer
Faktura ligger til behandling i Aarhus Kommunes økonomisystem:
Såfremt Aarhus Kommune konstaterer prisdifference på en Aftale, skal Leverandøren udarbejde en kreditnota med angivelse af indkøbsordrenummer, jf. de almindelige procedureregler, hvoref- ter bilagsbehandlingen kan afsluttes.
Faktura er betalt:
Såfremt Aarhus Kommune konstaterer prisdifferencer på Aftalen, skal Leverandøren kunne frem- sende kreditnota direkte til de respektive enheder uden Indkøbsordrenummer eller ”Iflg. aftale med Indkøb & Udbud” påføres under produktbeskrivelsen.
Samlet kreditering til Indkøb & Udbud:
Såfremt det aftales direkte med Aarhus Kommune, skal kreditering af forskellig karakter kunne foretages samlet til Indkøb & Udbud. Dette kan være tilfældet i forbindelse med kontraktstyring, hvor uoverensstemmelser af forskellig art fremkommer. Leverandøren aftaler fra gang til gang med Aarhus Kommune, hvordan ordlyden skal fremgå på den pågældende kreditnota i henhold til den givne uoverensstemmelse.
Betalingsbetingelser
Aarhus Kommunes betalingsbetingelser er fakturaens fremsendelsesdag plus 30 kalenderdage. Afsendelse af betalingen fra Aarhus Kommune på forfaldsdag betragtes som rettidig betaling.
Xxxxxx den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag.
30 Drift af Punch Out løsning
Ændringer i priser og/eller sortiment
Leverandørens Punch Out katalog skal til enhver tid være opdateret.
Se endvidere afsnit 24 og 26 i Aftalen for vilkår og varsel for sortimentsændringer og prisregule- ring.
Tilbudslistevarerne skal opdateres af Leverandøren på forlangende eller med aftalt fast frekvens. De opdaterede tilbudslistevarer skal sendes til Contract Manager i Aarhus Kommune.
Ved ordreafgivelse til levering i samme uge, som ordren er dannet, eller i den efterfølgende uge, skal Leverandøren fakturere ordren til de priser, som fremgår af ordren, såfremt den er dannet med udgangspunkt i Punch Out løsningen.
Aarhus Kommunes opfølgning på sortiment og priser
I forbindelse med opfølgning på rammeaftalen, skal Leverandøren fremsende et udtræk af til- budslistevarerne, som er i leverandørens Punch Out katalog. Udtrækket skal være i Excel format og sendes til Contract Manager i Aarhus Kommune.
I forbindelse med aftaleopstart aftales nærmere om, med hvilken frekvens dette skal fremsendes samt den præcise udformning.
Udtrækket skal som minimum indeholde:
• Varenummer
• Varenavn
• Varens pris inkl. alle afgifter ekskl. moms
• Bestillingsenheder
• Sammenligningspriser, per kg., liter, stk. etc
• Udgåede varer og erstatningsvarer
• Prisændringen for den enkelte vare i % i forhold til foregående uge
Det er altid de definerede priser på tilbudslistevarerne, der er de korrekte priser.
Er der afvigelser i det fakturerede i forhold til tilbudslistevarerne, skal der fremsendes kreditnota på prisdifferencen til den enkelte ordreafgiver, medmindre andet aftales med Aarhus Kommunes Contract Manager.
Tilbuds- og kampagnevarer
Leverandørens tilbuds- og kampagnevarer, indenfor aftalens produktkategorier, skal, medmindre andet er aftalt, fremgå af leverandørens Punch Out katalog i tilbuds-/kampagneperioden.
Oplysningerne om tilbuds- og kampagnepriser skal fremgå tydeligt af varen i Punch Out kataloget.
31 Øvrige vilkår
Forpligtelser vedrørende CSR
Leverandøren er ansvarlig for at efterleve de krav og beskrivelser om Corporate Social Responsi- bility (CSR), som er indeholdt i Bilag 1.1 – CSR Kontraktbilag.
Miljø og arbejdsmiljø
De leverede produkter skal være produceret samt håndteres og leveres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende love og bekendtgørelser samt de af Arbejdstilsynet udsendte medde- lelser, cirkulæreskrivelser, forskrifter og anvisninger mv. vedrørende miljø og arbejdsmiljø.
Det er Leverandørens ansvar, at ovennævnte krav vedrørende miljø og arbejdsmiljø opfyldes, og Leverandøren skal på anmodning kunne dokumentere dette.
32 Forsikring
Leverandøren skal i hele aftaleperioden opretholde relevant produkt- og erhvervsansvarsforsik- ring. Forsikringen skal mindst dække indtil 10 mio. danske kr. pr. skade og 10 mio. danske kr. pr. forsikringsår.
Leverandøren skal fremsende dokumentation for tegnet forsikring på Aarhus Kommunes forlan- gende. Aarhus Kommune er berettiget til på ethvert tidspunkt i Aftalens løbetid at forlange doku- mentation for, at forsikringen er i kraft.
Leverandøren skal varetage al sagsbehandling angående skadesanmeldelse mv.
Såfremt Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelse af Aftalen, er Leverandøren for- pligtet til at sørge for, at underleverandørerne på samme måde opfylder ovennævnte krav om forsikringsdækning. Aarhus Kommune kan ligeledes på ethvert tidspunkt i Aftalens løbetid for- lange dokumentation herfor.
33 Overdragelse af Aftalen
Ingen af parterne er berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til nær- værende Aftale til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra den anden part.
34 Underleverandører
Såfremt Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelse af Aftalen, garanterer Leveran- døren for opfyldelse af Aftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført leve- rancen.
Leverandøren kan ikke uden Aarhus Kommunes skriftlige samtykke overlade Aftalens opfyldelse til underleverandører i videre udstrækning.
Aarhus Kommune er berettiget til at kræve, at Leverandøren oplyser navn og kontaktoplysninger på og juridisk repræsentant for de underleverandører, der benyttes i forbindelse med udførelsen af Aftalen.
35 Leverandøren baserer sig på andre aktørers formåen
Såfremt Leverandøren er udvalgt på baggrund af en erklæring om at basere sig på andre enhe- ders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, er Leverandø- ren overfor Aarhus Kommune forpligtet til at benytte sig af disse i hele aftaleperioden.
Navn på den / de aktører, hvorpå Leverandøren baserer sin finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen:
[Skal kun medtages i det omfang, at Leverandøren i tilbudsfasen har afleveret erklæring på, at de baserer sig på anden aktørs formåen.]
36 Lovvalg og tvister
Nærværende Aftale er undergivet dansk ret med undtagelse af CISG.
Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende Af- tale, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhand- linger med henblik på at løse tvisten.
Når dette har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved Retten i Aarhus ved første instans.
37 Myndighedskrav m.v.
Leverandøren er forpligtet til at overholde alle myndighedskrav, der er gældende for opfyldelse af Aftalen, såvel på tidspunktet for Aftalens indgåelse som i aftaleperioden, ligesom det fulde ansvar efter arbejdsmiljøloven for de beskæftigede medarbejdere, og den i forbindelse hermed nødvendige forsikringsdækning, er pålagt Leverandøren.
Leverandørens ansvar gælder også for eventuelle underleverandører.
Forekommer der overtrædelse af myndighedskrav, vil det være at betragte som væsentlig mis- ligholdelse fra Leverandørens side.
38 Force majeure
I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede.
Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende).
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig med- delelse herom så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
• Årsagen til force majeure situationen
• Forventet varighed af force majeure situationen
• Indsats fra Leverandørens side med henblik på at kunne genoptage leveringen.
39 Hardshipklausul
I tilfælde af udbrud af en epidemi, pandemi eller lignende ekstraordinær sundhedsrelateret hæn- delse kan Aarhus Kommune og Leverandøren genforhandle afgrænsede vilkår i Aftalen. Hoved- formålet med bestemmelsen er dermed at skabe mulighed for, at sådanne udbrud håndteres på en måde, der tilgodeser begge parters interesser og ikke ensidigt rammer den ene aftalepart på en måde, der ikke har kunnet forudses eller estimeres i forbindelse med aftaleindgåelsen.
Der er enighed mellem parterne om, at bestemmelsen alene finder anvendelse, hvor påbud og/el- ler anbefalinger fra danske offentlige myndigheder begrundet i eller direkte forbundet med en epidemi, pandemi eller lignende ekstraordinær sundhedsrelateret hændelse, påvirker Aftalen, herunder eksempelvis påfører en af parterne væsentligt mere byrdefulde vilkår end med rimelig- hed forudsat ved aftaleindgåelsen, medfører en behovsændring eller medfører væsentligt forhø- jede omkostninger i forbindelse med tilvejebringelse af den aftalte ydelse.
I tilfælde af at sådanne situationer opstår kan hver af parterne kræve genforhandling af de af- grænsede vilkår i Aftalen, som konkret påvirkes af påbud og/eller anbefalinger fra danske offent- lige myndigheder i ikke uvæsentlig grad. Det forudsættes, at parterne begge forhandler loyalt og i god tro, og at parterne gensidigt giver hinanden den nødvendige indsigt i økonomiske konse- kvenser mv. foranlediget af den pågældende situation således, at den økonomiske balance i Af- talen ikke ændres. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig situationen som grundlag for en genforhandling af afgrænsede vilkår, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart den pågældende part anser betingelserne for anvendelsesområdet for bestemmelsen for opfyldt. Meddelelsen skal angive:
• Dokumentation for opfyldelse af hardshipklausulen, herunder hvilke og hvordan konkrete vilkår i Aftalen, påvirkes af et påbud/anbefaling
• Forventet varighed af situationen
• Forslag til ændring/tilpasning af afgrænsede vilkår
Den genforhandlede Aftale udgør en midlertidig aftale mellem parterne, og gælder så længe på- bud/anbefalingerne fra de danske offentlige myndigheder er gældende samt at de byrdefulde vilkår, som foranledigede genforhandlingen, fortsat er til stede.
Ændringerne i afgrænsede vilkår i en midlertidig periode som følge af den opstående situation skal respektere de til enhver tid gældende udbudsretlige regler.
40 Bodsbestemmelser ved fejlleverancer
Hændelser | Konsekvens |
A. Overskreden restholdbarhedsdato på le- veringstidspunktet, jf. kravspecifikationen. Én fejl pr. varelinje tæller som én fejl uan- set antallet af fejlbehæftede enheder. B. Uacceptabel kvalitet i henhold til kravspe- cifikationen. Én fejl pr. varelinje tæller som én fejl uanset antallet af fejlbehæf- tede enheder. C. Restordre for tilbudslistevarer uden forud- gående aftale med pågældende leve- ringssted. Én fejl pr. varelinje tæller som én fejl uanset antallet af fejlbehæftede enheder. D. Levering af erstatningsprodukt i stedet for et produkt, som er en tilbudslistevare, uden forudgående aftale med pågæl- dende leveringssted. Én fejl pr. varelinje tæller som én fejl uanset antallet af fejlbe- hæftede enheder. | Aarhus Kommune vil til enhver tid tilstræbe dialog fremfor bod. Ved 10 tilfælde af samme hændelse og på samme leveringsadresse, indenfor en peri- ode på 12 måneder, medfører skriftlig påtale fra Aarhus Kommune. Ved det 12. tilfælde af samme hændelse og på den samme leveringsadresse, kan Aarhus Kommune opkræve bod på kr. 5.000. For hver yderligere 3. konstaterede tilfælde af samme hændelse og på den samme leve- ringsadresse, kan Aarhus Kommune ligele- des opkræve bod på kr. 5.000. I tilfælde af, at der opkræves en bod, tilbage- betaler Aarhus Kommune boden til leveran- døren, hvis der indenfor 12 måneder efter ikke har været en af samme hændelse på den samme leveringsadresse. |
E. Overskridelse med 30 minutter eller der- over i forhold til det aftalte tidsrum med leveringsstedet. Uden forudgående hen- vendelse fra Leverandøren til leverings- stedet. F. Udebleven levering. G. Varebur ikke pakket i henhold til kravspe- cifikationen H. Kølekæden brudt |
Har Leverandøren ikke senest 12 måneder efter dato for pålæggelse af bod modtaget skriftligt påkrav fra Aarhus Kommune, bortfalder kommunens ret til boden.
Ved opnåelse af bod på 70.000 kr. ekskl. moms, kan Aarhus Kommune tage Aftalen op til revision og eventuelt gøre brug af misligholdelsesbestemmelserne.
En eventuel udløsning af bod, har ingen betydning for Aarhus Kommunes ret til at gøre brug af øvrige misligholdelsesbeføjelser, jf. afsnit 41 Misligholdelse.
41 Misligholdelse
Enhver af parterne kan hæve Aftalen uden varsel med virkning for fremtidige leverancer, såfremt modparten gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, hvorved forstås gentagen tilsidesættelse af betingelserne eller grov tilsidesættelse af betingelserne.
Gør Leverandøren sig skyldig i væsentlig misligholdelse kan Aarhus Kommune desuden opkræve en bod, svarende til 2 % af de seneste 12 måneders omsætning på Aftalen.
Som væsentlig misligholdelse betragtes blandt andet:
• Såfremt Leverandøren på opfordring ikke kan fremvise fyldestgørende dokumentation for kostpris.
• Gentagne tilfælde af leverancer af utilfredsstillende kvalitet, hvor dette ikke skyldes Aar- hus Kommunes forhold eller forhold i øvrigt, som Aarhus Kommune bærer risikoen for
• Gentagne tilfælde af manglende overholdelse af forhold ved levering (f.eks. identifikation af produkt o.l.)
• Manglende overholdelse af bestemmelserne om Punch Out løsning / e-katalog
• Manglende overholdelse af bestemmelserne om miljø og arbejdsmiljø (jf. afsnit 31.2)
• Manglende overholdelse af visse betingelser i CSR-kontraktbilaget (jf. CSR-kontraktbila- get).
• Manglende overholdelse af målsætninger om grøn transport.
• Overtrædelse af offentlige påbud (jf. afsnit 37 om Myndighedskrav.)
Det betragtes endvidere som væsentlig misligholdelse, hvis det kan konstateres, at Leverandøren i forbindelse med deltagelse i udbudsproceduren, eller i aftaleperioden, var eller er omfattet af følgende forhold, som beskrevet i artikel 5 k, litra a-c i Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april
2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, hvorefter det er forbudt at tildele eller fortsætte gennemførelse af offentlige kontrakter til eller med:
a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland
b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) direkte eller
c) indirekte ejer over 50 %, eller
d) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) eller b), herunder, hvis Leverandøren anvender underleverandører eller støttende enheder, der er omfattet af ovenstående, hvis denne aktørs bidrag udgør mere end 10 % af kontraktværdien.
I tilfælde af, at de i forordningen beskrevne vilkår måtte blive ophævet helt eller delvist, vil oven- nævnte bestemmelse om væsentlig misligholdelse bortfalde i det samme omfang.
I øvrigt er parterne ansvarlige efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar mv., jf. dog afsnit 42 Ophævelse og op- sigelse af Aftalen.
42 Ophævelse og opsigelse af Aftalen
Aarhus Kommunes rettigheder
Derudover har Aarhus Kommune ret til at ophæve Aftalen uden, at Leverandøren har ret til er- statning eller økonomisk kompensation, hvis:
• Leverandøren afhænder sin virksomhed helt – eller hvis ejerskabet til virksomheden del- vist overgår til anden virksomhed
• Leverandøren bliver insolvent eller anmelder betalingsstandsning
• Leverandøren går konkurs – eller ved åbning af tvangsakkord, likvidation eller tvangsli- kvidation
• Leverandøren påberåber sig force majeure, og leveringshindringen må påregnes at ville vedvare længere end 2 uger
Ophævelse/opsigelse af Aftalen fritager ikke Leverandøren for et eventuelt erstatningsansvar.
Hvis Aarhus Kommunes udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Kla- genævnet for Udbud eller domstolene annullerer Aarhus Kommunes beslutning om at tildele Le- verandøren Aftalen, erklærer Aftalen for ”uden virkning”, anser en ændring af Aftalen for en æn- dring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger Aarhus Kommune at bringe Aftalen til ophør, kan Aftalen i hele aftaleperioden
opsiges helt eller delvist af Aarhus Kommune med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Såfremt leverandøren i så tilfælde vælger at kræve erstatning, kan erstatningen maksimalt udgøre et be- løb svarende til allerede afholdte omkostninger, der direkte kan henføres til kontrakten med Aar- hus Kommune og som ikke med rimelighed kunne være undgået. Det er leverandørens ansvar at redegøre for disse omkostninger. Omkostninger i forbindelse med Leverandørens afgivelse af tilbud erstattes ikke.
Aarhus Kommune er alene erstatningsansvarlig, såfremt årsagen til annullation af tildelingsbe- slutningen eller ”uden virkning” kan henføres til Aarhus Kommune.
Aftalen kan desuden i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af Aarhus Kommune med øjeblikkelig virkning, såfremt trækket på Aftalen overstiger den maksimale værdi, jf. Udbudsbe- tingelsernes afsnit 6.4, og Aarhus Kommune ikke udvider Aftalens maksimale forbrug inden for den ændringsadgang, der følger af udbudslovens §§ 178 – 184.
Såfremt Aarhus Kommune vælger at benytte sig af muligheden for at udvide trækket yderligere iht. udbudslovens §§ 178 – 184, kan Aftalen opsiges helt eller delvist af Aarhus Kommune med øjeblikkelig virkning, når denne udvidelsesadgang er udnyttet.
Virkning af ophævelse og opsigelse
Ved ophævelse eller opsigelse af Aftalen tilbagebetaler Leverandøren eventuelt modtaget veder- lag for endnu ikke fuldførte leverancer, og Aarhus Kommune betaler for eventuelle fuldførte, men endnu ikke betalte, leverancer. Aarhus Kommune kan foretage modregning i betalingen, såfremt Aarhus Kommune har krav mod Leverandøren.
43 Fortrolighed
Aftalen betragtes som fortrolig. Leverandøren har i forhold til tredjemand tavshedspligt med de oplysninger, som Leverandøren og dennes ansatte kommer i besiddelse af ved samhandel med Aarhus Kommune.
Tavshedspligten gælder også efter Aftalens udløb.
Aftalen må hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at Parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der skal/kan offentliggøres.
Fortroligheden må dog vige i den udstrækning, at lovgivningen, herunder lov om offentlighed i forvaltningen, forpligter Aarhus Kommune til at videregive oplysninger til tredjemand.
44 Datasikkerhed
Leverandøren er selvstændig Dataansvarlig og er dermed på egen hånd forpligtet til at overholde Databeskyttelsesloven og EU Databeskyttelsesforordningen (GDPR). Herunder er leverandøren forpligtiget til at indhente samtykke fra leverandørens ansatte i det omfang, der er fremsendt per- sonoplysninger om leverandørens ansatte til Aarhus Kommune. Samtykkeerklæringen skal inde- holde vejledning til medarbejderne om, at de til enhver tid kan anmode om tilbagetrækning af deres samtykke. Samtykkeerklæringer skal fremvises på anmodning fra Aarhus Kommune.
45 Markedsføring
Brug af Aarhus Kommune i markedsføringsøjemed og/eller som reference, kan kun ske efter forudgående godkendelse fra Aarhus Kommunes aftaleansvarlige. Dette gælder ligeledes alle former for markedsføring herunder brug af sociale medier samt information på hjemmesider.
46 Betingelse for indgåelse af aftale
En godkendt Punch Out løsning er en forudsætning for Aftalens ikrafttræden. Indtil Leverandøren er i stand til at levere en godkendt Punch Out løsning til Aarhus Kommune, forbeholder Aarhus Kommune sig ret til at foretage køb til anden side.
47 Underskrift
Leverandøren skal underskrive ved tegningsberettiget person eller person, som har modtaget fuldmagt fra den tegningsberettigede.
For Aarhus Kommune: For [Leverandøren]:
Dato: Dato:
[Udbudskonsulentens navn] [Navn]
[Contract Managers navn]
48 Bilag til Aftalen
1. CSR-kontraktbilag
2. Eksempel på statistik
3. Punch out løsning
4. Etablering af e-katalog efter nedlukning af Punch Out
5. Leverandørens tilbudsliste af [dd.mm.åååå]
6. Leverandørens udfyldte bilag vedr. rabatsats på supplerende sortiment