Vedtægter for VANA
Vedtægter for VANA
1.0 Navn
1.1 Foreningens navn er VANA.
1.2 Foreningen driver tillige virksomhed under binavnet VANA – Dansk Emballagean- svar.
1.3 Foreningen er registreret under CVR-nr. 42913634.
2.0 Formål
2.1 Foreningens formål er inden producentansvarets ikrafttrædelse at etablere en non- profit kollektiv ordning til opfyldelse af danske producenters og importørers forplig- telser vedrørende det udvidede producentansvar til for egen regning at foranstalte tilbagetagning og særskilt håndtering af emballage på det danske marked jf. miljø- beskyttelseslovens § 9p (etableringsfasen).
2.2 Fra producentansvarets ikrafttrædelse er foreningens formål at varetage medlem- mernes interesser vedrørende producentansvaret og drive den i pkt. 2.1 nævnte kollektiv ordning for de producenter og importører, der omfattes af producentan- svaret.
3.0 Medlemmer
3.1 Foreningen omfatter i etableringsfasen frem mod at producentansvaret træder i kraft, medlemmer i kategorierne Stiftende medlemmer og Ordinære medlemmer.
3.2 Stiftende medlemmer udgøres af stifterne af foreningen: Landbrug & Fødevarer, DagSam, Dansk Erhverv og Dansk Industri.
3.3 I tilfælde af et Stiftende medlems illoyalitet kan de øvrige Stiftende medlemmer på generalforsamlingen enstemmigt ekskludere medlemmet
3.4 Et Stiftende medlem kan udmelde sig med 12 måneders varsel til en 1/1.
3.5 Det er en betingelse for at blive optaget som Ordinært medlem, at 1. man kan for- vente at blive omfattet af producentansvaret, 2. kreditvurderes og 3. efterlever eventuelle betingelser jf. pkt. 4.5. Bestyrelsen fastsætter rammerne for kreditvur- deringen og sikrer ligebehandling, jf. pkt. 3.6
3.6 Bestyrelsen sikrer, at foreningen ved optagelse af Ordinære medlemmer og fortsat medlemskab sikrer lige adgang og behandling på lige vilkår under hensyntagen til markedsandel.
3.7 Ordinære medlemmer kan optages af direktøren.
3.8 Et Ordinært medlem kan udmelde sig med 12 måneders varsel til en 1/1, jf. dog pkt. 3.9 og 3.10.
3.9 Frem til at registreringspligten af forhåndsmængder er indtrådt, kan udmelding dog ske med øjeblikkelig virkning.
3.10 Efter at registreringspligten af forhåndsmængder er indtrådt, kan udmelding med 12 måneders varsel til en 1/1, jf. pkt. 3.8 dog først ske fra producentansvarets ikrafttrædelse.
4.0 Økonomiske forpligtelser og hæftelse
4.1 Ordinære medlemmers økonomiske forpligtelser over for foreningen kan dække:
- Opstartsbidrag (4.2)
- Kontingent (4.3)
- Betaling for behandling af emballageaffald svarende til det Ordinære medlems markedsandel (4.4)
- Mulighed for sikkerhedsstillelse (4.5).
4.2 Ved optagelse i foreningen betaler hvert Ordinært medlem et af bestyrelsen til en- hver tid fastsat opstartsbidrag. Bestyrelsen sikrer ligebehandling, jf. pkt. 3.6.
4.3 Efter producentansvarets ikrafttrædelse, jf. pkt. 2.2, betaler hvert Ordinært med- lem ud over opstartsbidraget et årligt kontingent, som dækker omkostninger til foreningens administration. Det årlige kontingent fastsættes af bestyrelsen senest den 1. oktober med virkning for det følgende regnskabsår fra 1. januar til 31. de- cember og sikrer ligebehandling, jf. pkt. 3.6.
4.4 Efter producentansvarets ikrafttrædelse, jf. pkt. 2.2 betaler hvert Ordinært med- lem, udover opstartsbidrag og kontingent, betaling for behandling af emballageaf- fald, der dækker omkostningerne for tilbagetagning og særskilt håndtering af em- ballageaffald svarende til det Ordinære medlems markedsandel og fraktion, og som skal gradueres efter reglerne om miljøgraduering. Bestyrelsen fastsætter ram- merne og sikrer ligebehandling, jf. pkt. 3.6.
4.5 Ordinære medlemmer kan som betingelse for optagelse i foreningen eller fortsat medlemskab blive pålagt at stille sikkerhed for finansieringen af betaling for be- handling af emballageaffald, svarende til det Ordinære medlems markedsandel og fraktion. Bestyrelsen fastsætter rammerne for en eventuel sikkerhedsstillelse og sikrer ligebehandling, jf. pkt. 3.6.
4.6 Medlemmerne hæfter ikke for foreningens forpligtelser.
4.7 Udtrædende Ordinære medlemmer har intet krav på foreningens formue.
4.8 Udtrædende Stiftende medlemmer tilbagebetales lån, der er givet til etableringsfa- sen, på samme vilkår og med samme proces og tidshorisont som de tilbagevæ- rende organisationer.
5.0 Bestyrelsen
5.1 Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af foreningen.
5.2 Til bestyrelsen udpeger hvert Stiftende medlem to personer. Bestyrelsen består af:
a) XxxXxx udpeger 2 bestyrelsesmedlemmer
b) Dansk Erhverv udpeger 2 bestyrelsesmedlemmer
c) Dansk Industri udpeger 2 bestyrelsesmedlemmer
d) Landbrug & Fødevarer udpeger 2 bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsesmedlemmer udpeget af et Stiftende medlem, der ikke rettidigt har ydet lån i henhold til et af bestyrelsen vedtaget drifts- og likviditetsbudget, udtræder uanset pkt. 5.2, a - d af bestyrelsen. Det Stiftende medlem kan igen udpege besty- relsesmedlemmer i henhold til pkt. 5.2, når det Stiftende medlem har ydet lån som vedtaget i likviditets- og driftsbudgettet.
5.3 Bestyrelsen konstituerer sig hvert år på kalenderårets første bestyrelsesmøde med en bestyrelsesleder og en vicebestyrelsesleder. Bestyrelsesleder og vicebestyrel- sesleder kan ikke komme fra samme organisation. Bestyrelsen kan på ethvert be- styrelsesmøde, der er indkaldt med en dagsorden, der indeholder et forslag herom, der vedtages på mødet, kræve at bestyrelsen konstituerer sig på ny.
5.4 Undtagelsesvist og ved forfald kan et bestyrelsesmedlem møde ved en stedfortræ- der til bestyrelsesmødet.
5.5 Et bestyrelsesmedlem fungerer, indtil det Stiftende medlem, der har udpeget be- styrelsesmedlemmet, udpeger et nyt bestyrelsesmedlem i stedet.
5.6 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlem- merne er til stede. Bestyrelsesmedlemmerne stemmer individuelt.
5.7 Et bestyrelsesmedlem har ret til at deltage i bestyrelsens møder fysisk, digitalt el- ler til at møde ved en stedfortræder, jf. pkt. 5.4.
5.8 Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved kvalificeret flertal (3/4).
5.9 Bestyrelsen kan fremlægge ændringsforslag til vedtægterne på en generalforsam- ling, jf. pkt. 10.7.
5.10 Bestyrelsen indkaldes med otte dages varsel, når ét bestyrelsesmedlem, direktøren for VANA eller revisor skriftligt anmoder herom.
5.11 Bestyrelsen kan indbyde observatører eller rådgivere til at deltage i bestyrelsens møder.
5.12 Bestyrelsesmedlemmerne modtager ikke honorar fra foreningen.
5.13 Bestyrelsen fastsætter en forretningsorden for sit virke.
6.0 Udvalg
6.1 Bestyrelsen kan nedsætte udvalg.
6.2 En medarbejder fra VANA og mindst et bestyrelsesmedlem deltager i alle udvalg.
6.3 Herudover kan udvalg have eksterne deltagere.
6.4 Bestyrelsen skal fastsætte eller godkende et kommissorium for hvert udvalg og kan løbende ændre kommissoriet for et udvalgs sammensætning, opgaver og ar- bejde.
7.0 Direktør /Sekretariat
7.1 Bestyrelsen udpeger en direktør.
7.2 Direktøren varetager foreningens løbende forretninger efter bestyrelsens retnings- linjer og anvisninger.
7.3 Direktøren er sekretær for bestyrelsen, advisory board og evt. udvalg, jf. pkt. 6 og 8.
7.4 Bestyrelsen er berettiget til at indgå aftale med 3. part om sekretariatsservicerin- gen.
8.0 Advisory Board
8.1 Bestyrelsen kan nedsætte et Advisory Board, der skal følge organisationens udvik- ling og rådgive bestyrelsen og direktøren om strategi og drift.
8.2 Der kan i Advisory Board - ud over bestyrelsesmedlemmer og producenter - indgå interessenter, som har indsigt i andre relevante områder. Advisory board skal sikre VANA en løbende dialog med interessenter og eksperter fra relaterede områder.
8.3 Bestyrelsen kan f.eks. invitere følgende til at deltage i Advisory Board.
a) Offentlige myndigheder
b) NGO’er
c) Virksomheder med interesse for emballage og producentansvar
d) Organisationer med interesse for emballage og producentansvar.
8.4 Advisory Board er ikke personbestemt, men organisationsbestemt. Det er op til den enkelte organisation at acceptere invitationen og udpege en person til at del- tage i Advisory Board.
8.5 Direktøren opstiller en invitationsliste, som godkendes af bestyrelsen. Invitationsli- sten revideres på et bestyrelsesmøde mindst hvert 2. år.
8.6 Der afholdes som udgangspunkt to Advisory Board møder om året.
8.7 Advisory Board har ingen instruktionsbeføjelser.
8.8 Direktøren leder et sekretariat for Advisory Board og deltager i møderne sammen med mindst et bestyrelsesmedlem.
8.9 Bestyrelsen fastsætter en forretningsorden for Advisory Boards virke.
9.0 Tegning
9.1 Foreningen tegnes af 3 bestyrelsesmedlemmer i forening eller af direktøren i for- ening med to bestyrelsesmedlemmer udpeget af forskellige organisationer.
9.2 Bestyrelsen kan meddele prokura til direktøren.
10.0 Generalforsamling
10.1 Generalforsamlingen er den øverste myndighed i alle foreningens anliggender og består af de Stiftende medlemmer, jf. pkt. 3.
10.2 Stemme kan afgives ved skriftlig fuldmagt til bestyrelsen eller et andet stemmebe- rettiget medlem. Intet medlem kan dog bære mere end en fuldmagt.
10.3 Der afholdes ordinær generalforsamling inden udgangen af 2. kvartal.
10.4 Ordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen med mindst 6 ugers varsel via e-mail.
10.5 Forslag, der ønskes fremmet til beslutning på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen.
10.6 Dagsorden for generalforsamlingen, årsregnskab, budget og evt. indkommende forslag udsendes til bestyrelsen pr. e-mail 14 dage før generalforsamlingen.
10.7 Dirigenten vælges af generalforsamlingen, og dagsorden for generalforsamlingen er:
a) Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år
b) Fremlæggelse af sidste års regnskab til godkendelse
c) Fremlæggelse af budget til orientering
d) Valg af statsautoriseret revisor
e) Behandling af evt. indkommende forslag.
10.8 En ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af ethvert bestyrelsesmedlem med mindst 14 dages varsel.
10.9 Hvert Stiftende medlem har én stemme. Et medlem, der ikke rettidigt har ydet lån i henhold til et af bestyrelsen vedtaget drifts- og likviditetsbudget, har dog ingen stemme.
10.10 Generalforsamlingen træffer beslutninger ved kvalificeret flertal (3/4).
11.0 Regnskab og revision
11.1 Regnskabsåret er kalenderåret.
11.2 Regnskabet aflægges efter årsregnskabslovens regler, og revideres af en af gene- ralforsamlingen valgt statsautoriseret revisor.
12.0 Medlemskommunikation
12.1 Foreningen kommunikerer digitalt med de Stiftende medlemmer igennem bestyrel- sesmedlemmerne eller ved almindelig e-post.
12.2 Det enkelte bestyrelsesmedlem er ansvarlig for, at foreningen har dennes til en- hver tid gældende e-mailadresse.
12.3 Foreningen kommunikerer med Ordinære medlemmer gennem direkte mails, ny- hedsbreve, webinarer og lignende.
13.0 Vedtægtsændring og opløsning
13.1 Ændring af vedtægterne kræver kvalificeret flertal (3/4).
13.2 Opløsning af foreningen kræver kvalificeret flertal (3/4).
13.3 Ved foreningens ophør udloddes nettoformuen til foreningens formålsbestemmelse jf. pkt. 2.0.
Vedtægtsændringer:
19.11.2021: | Foreningen stiftes |
13.10.2022: | Foreningen skifter navn fra Dansk Emballage Producentansvar til VANA – Dansk Emballageansvar på ekstraordinær generalforsamling |
Uge 51 2022: Mulighed for at optage forhåndsmedlemmer indføjet
02.11.2023: Ændring af forhåndsmedlemskab og binding samt tilføjelse af økonomiske forpligtelser og mulighed for prokura