DRIFTS- OG
DRIFTS- OG
UDVIKLINGSAFTALE
TEKNISK AFDELING
2019
Indholdsfortegnelse
1.1 Teknisk Afdelings formål og ansvarsområder 3
1.2 Overordnede rammer og indsatsområder 4
1.3. Værdier og vision for Psykiatrien Region Sjælland 5
1.4 Afdelingernes indsatsområder i Drifts- og udviklingsaftale 2019 5
2. Indsatsområder for Teknisk afdeling 6
Bilag: Ledelse i Psykiatrien 10
1. Introduktion
Teknisk afdelings drifts- og udviklingsaftale beskriver de overordnede rammer, vilkår og prioriterede indsatsområder i 2019.
Drifts- og udviklingsaftalen 2019 er indgået mellem Psykiatriledelsen og Afdelingsle- delsen og danner grundlag for en løbende dialog om målopfyldelsen.
1.1 Teknisk afdelings formål og ansvarsområder
Teknisk afdeling er opdelt i to driftsgrene: Drift og vedligehold af bygninger og installa- tioner for Psykiatrien i Region Sjælland (TA) og driftsovervågning af sikkerhedsforan- staltningerne på Psykiatrien i Slagelse (S&D).
Teknisk afdeling, Psykiatrien har følgende opgaver og ansvarsområder:
• Ind- og udvendig bygningsvedligehold på Psykiatriens bygningsmasse beliggende på matriklerne i Vordingborg, Roskilde, Køge og Slagelse.
• Vedligehold af interne forsyningsanlæg og installationer – herunder el, vand og varme.
• Varetager serviceaftaler med eksterne leverandører i forhold til lovpligtige eftersyn og andre eftersyn, hvor TA ikke har den nødvendige kompetence.
• Rapportering til miljømyndighed i forhold til spildevandstilladelse, herunder års- rapportering i Slagelse.
• Fagligt ansvar el-området.
• Indkøb af elektriske komponenter og udstyr til alle afdelinger og afsnit og for opfyl- delse af krav i gældende lovgivning.
• Registrering og kontrol af medico-teknisk udstyr.
• Reparationer af inventar foretages af Teknisk afdeling, indtil reparation ikke læn- gere er muligt.
• Nyanskaffelser dækkes af de enkelte afdelinger. Indkøb og reparation af bl.a. over- faldsalarmanlæg, IT installationer, kontorarbejdspladser, klinisk udstyr, mobiltele- foni, diktafoner, tv, dvd mm., dækkes af de enkelte afdelinger.
• Konsulentfunktion for Psykiatriledelsen.
• Anlægsopgaver (under 10 mio. kr.), byggeprojekter og ekstraordinære vedligehol- delsesopgaver på Psykiatriens bygninger og installationer.
• Drifts- og vedligeholdsopgaver samt administration af lejeboliger og erhvervsleje- mål.
• Indkøb og fordeling af energi, samt energistyring.
• Brandberedskabs– og forsyningsplaner, herunder ABA ansvarlig (lovpligtig uddan- nelse).
• Koordinering af kontakt til øvrige offentlige myndigheder i forhold til tekniske, miljø og sikkerhedsmæssige anliggender.
• Konsulent- og rådgivningsopgaver i forhold til de psykiatriske funktioner, der er be- liggende på de somatiske sygehuse, hvor det er den tekniske afdeling i somatisk regi, der varetager drift og vedligehold. Teknisk afdeling, Psykiatrien kan ansvarlig- gøres for gennemførelse af specifikke projekter efter nærmere aftale herom.
• Konsulent- og rådgivningsopgave ved klinikker og eksterne lejemål mv. i forhold til væsentlige driftsopgaver.
• Understøtter flytte- og rokadeprocesser ift. planlægning, men også løsning af kon- krete opgaver.
• Posthåndtering (budgetansvar - dog ikke for Psykiatrisygehuset Slagelse).
• Ansvar for låsesystemer og adgangskontrol for Roskilde, Køge og Vordingborg, her- under udlevering af nøgler og kort.
• Sikkerhed og Drift (S&D) forestår den tekniske sikkerhed på Psykiatrisygehuset og Sikringen, herunder udlevering af nøgler og kort, adgangskontrol, videoovervåg- ning, fysisk rundering mv.
• Udgifter til ødelagte/bortkomne kort og nøgler, samt nye kort/nøgler til vikarer, til- kaldevagter, studerende mv. påhviler afdelingerne. Første gangs udgift til nøgler ved nye fastansatte medarbejder påhviler Teknisk afd. S&D forstår også almindelig driftsmæssige opgaver, samt mindre tekniske opgaver efter almindelig arbejdstids ophør.
• Strålebeskyttelseskoordinator (kompetenceperson registreret ved sundhedsstyrel- sen i forbindelse med karmskannere i Sikringen og Afdelingen for Retspsykiatri).
• Hærværk (begået af patienter) udbedres af Teknisk afdeling, men finansieres af de berørte kliniske afdelinger/afsnit.
1.2 Overordnede rammer og indsatsområder
Psykiatrien er underlagt en række overordnede mål og rammer, nogle politisk fastsat, andre fastsat af Psykiatriledelsen. Drifts- og udviklingsaftalen mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling har til formål at være retningsgivende for både ledelse og medar- bejdere i forhold til hvorfor, hvornår og hvordan, disse prioriterede indsatser skal løses.
Psykiatriledelsens Drifts- og udviklingsaftale med Regionsrådet tager afsæt i Budgetaf- talen for 2019. Psykiatriens Drifts- og udviklingsaftale 2019 findes ved at klikke her.
Regionsrådet har iværksat en række strategiske indsatser, der understøtter udviklingen af fremtidens sundhedsvæsen og hele Region Sjælland. Det gælder især:
• Regionsrådets strategi ”Region Sjælland på forkant”.
• Den økonomiske udviklingsplan for 2019 til og med 2022.
• Fokus på udvikling af det nære sundhedsvæsen.
• Værdibaseret styring fortsætter med fokus på borgeren i centrum samt de otte nationale mål for sundhedsvæsenet og bedre kapacitetsudnyttelse på sygehu- sene.
De nationale mål er et centralt omdrejningspunkt for udvikling af sundhedsvæsnet. Der er i alt otte nationale mål, se illustration nedenfor, som vedrører bedre kvalitet, sam- menhæng og lighed i sundhedsvæsenet.
Drifts- og udviklingsaftalen tilkendegiver og præciserer i hvilken retning og ånd, Psyki- atrien skal arbejde, og den skal give et klart billede af hvilke indsatser og områder, der skal arbejdes fokuseret med i 2019 samt skabe de bedst mulige betingelser for at lykkes.
1.3. Værdier og vision for Psykiatrien Region Sjælland
Regionsrådet vedtog 22. august 2017 Visions- og udviklingsplan for Psykiatrien i Re- gion Sjælland 2018-2023. Planen rammesætter udviklingen af Psykiatrien i Region Sjælland konkretiseret i en række specifikke indsatsområder.
Regionsrådet har den 24. september 2018 godkendt handlingsplanen, som skal ud- mønte visionerne i konkrete initiativer. Handlingsplanen er et dynamisk dokument, som løbende vil blive revideret for at sikre, at planen afspejler de aktuelle forhold. Der kan blive behov for at justere handlingsplanen i overensstemmelse med eksempelvis ændrede økonomiske rammer.
I 2019 vil der være særligt fokus på udmøntning af følgende indsatser i handleplanen:
• Nedbringelse af tvang
• Udbygning af det akutte, ambulante område, herunder ambulante akutteam i de tre voksenpsykiatriske afdelinger
• Styrket tværsektorielt samarbejde, herunder handleplan for det fremtidige sam- arbejde med kommunerne
• Udvidet samarbejde med de somatiske sygehuse, herunder partnerskabsaftale med SUH samt evaluering af allerede indgåede aftaler
• Implementering af recovery-strategi som en langsigtet handlingsplan, herunder udbredelse af peer-støtte
• Kompetenceudvikling af social- og sundhedsassistenter.
Den seneste version af Handlingsplan for Visions- og udviklingsplanen kan fin- des ved at klikke her.
1.4 Afdelingernes indsatsområder i Drifts- og udviklingsaftale 2019
Drifts- og udviklingsaftalen består af prioriterede indsatsområder med et strategisk sigte, der ofte vil række videre end 2019.
Indsatsområderne og øvrige prioriterede indsatser er i afdelingernes drifts- og udvik- lingsaftale konkretiseret på afdelingsniveau i forhold til, hvad der ønskes opnået i 2019.
Sidst i dokumentet er indsat et bilag med en række væsentlige kriterier for Psykiatriens ledelsesarbejde.
2. Indsatsområder for Teknisk afdeling
Mål 1 | Etablering af en Driftsafdeling |
Psykiatriens mål 2019 | Regionsrådet har besluttet, at serviceassistenter, lager- og depot- funktioner samt grønne områder overføres til sygehusene og Psyki- atrien. Med tilførelse af serviceopgaverne etablerer Psykiatrien en Driftsaf- deling som en selvstændig afdeling med reference til Psykiatriledel- sen med virkning fra den 1. juli 2019. |
Afdelingsspeci- fikt mål 2019 | Teknisk afdeling medvirker til gennemførsel af organisatorisk im- plementering af serviceopgaver i Psykiatrien, herunder etablering af en Driftsafdeling og ”nedlæggelse” af Tekniske afdeling. |
Mål 2 | Kompetence- og organisationsudvikling |
Psykiatriens mål 2019 | Teknisk afdeling skal bidrage til at understøtte den vedvarende kva- litetsudvikling af psykiatriens ydelser. Det forudsætter bl.a. løbende dialog og forventningsafstemning med Psykiatriens øvrige afdelin- ger og eksterne samarbejdspartnere om ydelsernes kvalitet og tids- mæssige rammer, ligesom det fordrer at afdelingens organisation og kompetencer tilpasses i henhold hertil. |
Afdelingsspeci- fikt mål 2019 | • Med baggrund i erfaringer fra evt. tidligere gennemførte undersøgelse og den løbende dialog med afdelingsledelser og personale skal Teknisk afdeling i 2019 udarbejde et ”idékatalog” (analyse og handlingsplan), der redegør for hvornår og hvordan der kunne tages aktion på de områder hvor der er identificeret forbedringspotentiale. Kataloget præsenteres for og drøftes med Stabschefen og PL primo 2019. • Teknisk afdeling skal i sammenhæng med ovenstående analyse have fokus på at sikre synergi i afdelingens medar- bejdergruppe ved bl.a. at sikre et godt fleksibelt samar- bejde mellem de forskellige – såvel bestående som nye – faggrupper der er ansat i afdelingen. |
Mål 3 | Drift af Psykiatrisygehuset Slagelse |
Psykiatriens mål 2019 | Der vil fortsat i 2019 skulle tages stilling til en række praktiske og økonomiske forhold, herunder forberedelse til 5 årsgennemgang, der skal planlægges til medio 2020. Teknisk afdeling fortsætter i 2019 implementeringen af centralt re- gionalt drifts- og vedligeholdelsessystem Dalux FM. Teknisk afd. deltager i arbejdsgruppe sammen med de 4 andre sygehuse i regio- nen for implementeringsplan af resterende Dalux FM moduler. |
Psykiatrien har det fulde driftsansvar for psykiatrisygehuset i Sla- gelse, dog undtaget de elementer, der indgår i de verserende vold- giftssager, samt øvrige uafsluttede sager fra etableringsfasen. | |
Afdelingsspeci- fikt mål 2019 | Teknisk afdeling skal: • Sikre at driftsansvaret for psykiatrisygehuset i Slagelse va- retages og bidrage til – i henhold til den aftalte rolleforde- ling med Koncern Byg - at uafsluttede sager fra etable- ringsfasen færdiggøres, og at afgørelserne fra forligssa- gerne bliver udført efterhånden, som de bliver afgjort. • Varetage udbedringsprojekt ift. forlig omkring murværk på tagene som forventes afsluttet primo 2019. • Sørge for lydisolation mellem møde– og samtalerum. Pro- jekt skal defineres i forhold til arkitekt og arkitektens for- sikringsselskab. • Udarbejde plan for afhjælpning af resterende mangler fra 1 års gennemgang, samt registrering ift. 5 års gennemgang. |
Mål 4 | Reduktion af energiforbrug i Psykiatrien |
Psykiatriens mål 2019 | Psykiatrien skal både ved løbende vedligehold og nybyggeri have fo- kus på at finde løsninger, der kan bidrage til en nedbringelse af Psy- kiatriens samlede energiforbrug. |
Afdelingsspeci- fikt mål 2019 | • Teknisk har i 2018 –med inddragelse af ekstern bistand - kortlagt og identificeret konkrete energireducerende tiltag i Psykiatriens bygningsmasse, der kan reducere energifor- bruget. • Der er udarbejdet en implementeringsplan for årene 2019- 2024. • Planen er indarbejdet i Dalux FM (regionale vedligeholdel- sesplan). • For 2019 planlægges følgende energirenoveringer: - Omlægning af ringforbindelse for varmt brugsvand i Vordingborg (reduktion af varmetab samt opretholdelse af varmt brugsvandstemperatur.) - Renovering af gamle vandinstallationer i jord i Vor- dingborg med reduktions af større vandtab ved led- ningsbrud. - Udskiftning af tag på bygning 62 i Vordingborg (herun- der mindske varmetab). |
Mål 5 | Gennemførsel af større renoveringsopgaver og projekter |
Psykiatriens mål 2019 | Psykiatrien gennemfører løbende en række prioriterede drifts- og vedligeholdsopgaver samt PL projekter i særlig pulje under PL. |
Afdelingsspeci- fikt mål 2019 | Teknisk afdeling skal i 2019 – under hensyntagen til Psykiatriens ressourcesituation - forestå projektledelse i relation til planlagte forbedringsprojekter fra psykiatriens afdelinger/afsnit: |
Slagelse • Gennemføre ombygning af psykiatriens 6 køkkener i for- bindelse med implementering af regionens køkken/kost projekt, herunder nyt kostkoncept i Psykiatrien Vest (PL) • Overdækning af besøgshave i Sikringen (PL) • Lys i atriumgårde i Sikringen (PL) Vordingborg • Udarbejde og gennemføre ombygningsprojekt af psykiatri- ens 7 køkkener for køkken/kost projekt i Psykiatrien Vor- dingborg, med planlagt ibrugtagning i januar 2020 (PL) • Implementering af nyt nøglesystem i Psykiatrien Vording- borg (PL) • Bygning 43, nedrivning af glastag ved overdækket terrasse (Rambyg) • Renovering af murværk, bygning 3, 4, 24, 60 og 63 (Ram- byg) • S1 29: Projekt åbenkontor (PL) • S1 29: Renovering af afdeling: maling, gulve og bad/WC rum (PL) • G2 ombygning medicinrum (APV) og etablering af 2 ekstra sengepladser. Roskilde • Renovering af 8 tagkviste på Poppelhuset (der blev renove- ret 7 kviste i 2018) • Renovering af dele af kloakanlæg ved Poppelhus • Renovering af trappe ved hovedindgang Poppelhus • Udskifte dele af vandinstallationer i B&U bygning 29 • Lindehus: Udskifte nedløbsrør, samt vandskuring mur- værk. • Poppelhus: Renovering af "skærmens" 5 sengestuer i PAM. (PL) • Toftehus, bygning 3: Dørtrin til sengestuer fjernes i stuen og 1. sal (PL) • Gulvbelægning i Toftehus opholdsrum, Elmehus, Birkehus udskiftning (PL) • Indkøb og installation af videoløsninger i Det grønne og Det blå mødelokale i Aktivitetshuset i Xxxxxxxxx 00 (PL) • Elmehus, i forbindelse med AT påbud om undersøgelse af indeklima sammen med sagkyndig, bistå i samarbejde med rådgiver og afd. ledelse i B&U Køge • Renovering af sokkel omkring bygning • Elevator renovering |
Holbæk, Distriktspsykiatrien og Psykiatrisk klinik, Xxxxxxxxxxx 00X+B • Konsulent ved evt. ombygningsprojekt, samt renoverings- projekter (AT påbud vedr. indeklima) i samarbejde med afd. ledelsen samt Teknisk afd. Holbæk. Holbæk, B&U, Birkevænget 7-9 • Konsulent ved evt. energirenoveringsprojekter (ESCO pro- jekt med planlagt udskiftning af vinduer samt isolering) i samarbejde med afd. ledelsen samt Teknisk afd. Holbæk. Finansiering sker med midler fra den af regionen centralt fastsatte pulje. (RAMBYG og driftsmidler). |
Mål 6 | Udlejning af Psykiatriens bygninger |
Psykiatriens mål 2019 | Psykiatrien skal arbejde målrettet på at opnå den højest mulige ud- nyttelsesgrad af Psykiatriens bygninger. |
Afdelingsspeci- fikt mål 2019 | • Teknisk afdeling skal - hvis Psykiatrien ikke kan finde an- vendelse for overskydende bygninger/lokaler - søge at få udlejet disse. • Teknisk afdeling skal tilbyde, at udføre teknisk service i ud- lejede lokaler/bygninger beliggende på Psykiatriens egne (bemandede) matrikler. • Planlægge proces omkring lejeboliger for yngre læger i Slagelse i samarbejde med NSR. |
Mål 7 | Økonomisk udviklingsplan og budgetoverholdelse 2019 |
Psykiatriens mål 2019 | Region Sjællands økonomiske udviklingsplan skal skabe den for- nødne budgetmæssige balance i 2019, sikre finansiering af priorite- rede udgiftsinitiativer i året samt efter 2019 skabe råderum til nye prioriterede initiativer. For Psykiatrien er det centralt at få realiseret de rammereduktioner m.m., der er forudsat i udviklingsplanen, samt sikre at det vedtagne budget for 2019 overholdes. Der vil i driftsaftaleopfølgningen være et øget og systematisk fokus på Psykiatriens samlede budgetoverholdelse. |
Afdelingsspeci- fikt mål 2019 | Teknisk afdeling skal sikre balance mellem budget og forbrug, hvorfor der skal udarbejdes retvisende budgetter inden for den givne ramme og der skal ske en løbende opfølgning på forbruget. Teknisk afdelings basisbudget er i 2019 49,6 mio. kr. før tillægsbe- villinger. Der henvises til særskilt bevillingsbrev fra Psykiatrile- delsen. |
Opfølgning sker løbende og på økonomimøder mellem afdelingsle- delsen og controlleren samt i forbindelse med dialogmøderne. |
Bilag: Ledelse i Psykiatrien
Psykiatriledelsen ønsker løbende at drøfte Afdelingsledelsens indsats i forhold til Region Sjællands ledelsesgrundlag inden for strategisk-, personale-, administrativ- og tværgående ledelse, herunder lokale tiltag i forhold til det løbende forbedringsar- bejde. Drøftelserne vil bl.a. have udgangspunkt i, om der:
• Arbejdes aktivt for en fortsat mere effektiv Psykiatri
• Sikres vedvarende kvalitetsudvikling af den behandling, pleje og omsorg, som Psykiatrien leverer
• Fremmes helhedstænkningen og samarbejdet på tværs af afdelinger, stabe og faggrupper
• Tages konkrete initiativer i forhold til at indfri synergier
• Arbejdes aktivt med Psykiatriens MUS-koncept, kompetenceudvikling og ar- bejdsmiljø
• Arbejdes med styringsbevidsthed, ansvarlighed og refleksion i forhold til øko- nomi, kerneforretning og produktion.