Annonceringafkoncessionsaftaler pa udlejning af kanoer og kajakker langs Gudena˚ en
Annonceringafkoncessionsaftaler pa udlejning af kanoer og kajakker langs Gudena˚ en
1
1. Indledning: Annoncering af koncessionsaftaler på udlejning af kanoer og kajakker langs Gudenåen.
Koncessionerne i indeværende annoncering har tidligere været udbudt - der er dermed tale om et genudbud i indeværende koncessionsperiode (udløber 31.12.2016).
Der er i alt 56 ledige koncessionsaftaler 1. Opgaven er annonceret på xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
3 af disse koncessioner er tilknyttet strækningen Tørring-Klostermølle (kaldet Gudenåens strækning 1), og tilbud herpå skal være udbyder i hænde senest 15. april 2015, kl. 12. Der kan løbende gives tilbud på de resterende 53 koncessioner (gældende på Gudenåens strækning 2 fra Mossø- Randers). Se nærmere herom i punkt 6 (annonceringsprocessen).
Nærværende koncessionsaftale er underlagt Regler for udlejningsvirksomhed af fartøjer på Gudenåsystemet (se bilag af samme navn), der har forrang ved eventuelle uoverensstemmelser mellem koncessionsmaterialet og regelsættet.
Koncessionsaftalerne er inddelt i to delaftaler:
Delaftale I: For tilbudsgivere, der afgiver tilbud på mindst 25 koncessioner i alt.2 Delaftale II: For tilbudsgivere, der afgiver tilbud højest 24 koncessioner i alt.3
Begge delaftaler omfatter kun langturssejlads, ikke timesejlads. Langturssejlads defineres som sejlads, der ikke er omfattet af definitionen på timesejlads. Udnyttelsen af 2 langturskoncessionerne må dog omfatte timesejlads i overensstemmelse med definitionerne af timesejlads jf. Regler for udlejningsvirksomhed af fartøjer på Gudenåsystemet § 9, stk. 2.
I Regler for udlejningsvirksomhed af fartøjer på Gudenåsystemets § 3 findes, at definitionen af timesejlads er: ”På strækningen Tørring – Tangeværket defineres timesejlads, som sejlads med start og stop samme sted, samme dag. På søerne Vestbirksøerne, Skanderborg Sø, Mossø, Gudensø, Knudsø, Vessø, Xxxxxx, Xxxxxx, Julsø, Borre Sø, Brassø og Silkeborg Langsø er det dog tilladt at starte og stoppe forskellige steder inden for samme kommune, samme dag. På strækningen Tangeværket – Randers defineres timesejlads som sejlads med start og stop i samme kommune, samme dag”.
Det er politisk vedtaget, at kommunerne og Gudenåkomitéens sekretariats arbejde i forbindelse med administration af sejladsbekendtgørelsens bestemmelser skal medfinansieres af Gudenåens brugere. Der er derfor fastsat en pris på kr. 300,00 pr. koncession pr. år.4
1 Gudenåkomitéen vil fremsende kontrakter til alle som vinder koncessioner. Kontrakterne skal udfyldes ved hver udlejning af fartøj og lejer skal medbringe en kopi af kontrakten på turen. Kontrakten vil angive på hvilken strækning fartøjet har tilladelse til at starte. Der vil der altid være tilladelse til at sejle fra det sydligste isætningssted og helt til Randers på samme tur.
2 I alt dvs. sammenlagt på begge strækninger.
3 Afgiver en tilbudsgiver f.eks. tilbud på 10 koncessioner på strækning I og 20 koncessioner på strækning II, hører tilbuddet under delaftale I, da der afgives tilbud på 25 koncessioner eller mere i alt. Har tilbudsgiveren derimod f.eks. afgivet tilbud på 10 koncessioner på strækning I og 10 koncessioner på strækning II, vil tilbuddet høre under delaftale II.
4 Se betalingsvilkårene i koncessionsaftalens § 6 (bilag 5).
Følgende kommuner (repræsenteret ved Gudenåkomitéen) udbyder koncessionerne:
Hedensted Horsens Skanderborg Silkeborg Favrskov Viborg og
Randers Kommuner
Alle henvendelser vedrørende annonceringen skal rettes skriftligt til følgende kontaktperson:
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx
Henvendelser skal sendes elektronisk med følgende emnefelt:
”[navn] + Koncessionsaftaler på udlejning af kano og kajakker langs Gudenåen” Se mailadresse på xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx (– i footeren)
1. Annonceringsmateriale
Det samlede annonceringsmateriale består af: 3
1) Annonceringsmateriale(hoveddokumentet)
5) Bilag til annonceringsmateriale
• Bilag 1: Tro- og love erklæring
• Bilag 2: Mindstekrav
• Bilag 3: Tilbudsskema for Delaftale I
• Bilag 4: Tilbudsskema for Delaftale II
• Bilag 5: Koncessionsaftale
• Bilag 6: Kort
• Bilag 7: Adresseoversigt
• Bilag 8: Regler for udlejningsvirksomhed af fartøjer på Gudenåsystemet
Der skal udfyldes ét tilbudsskema pr. strækning, der søges koncessioner på. Dette gælder både delaftale I og delaftale II.
2. Baggrundsoplysninger
Kommunerne langs Gudenåen ønsker at konkurrenceudsætte rettighederne til at udleje kanoer og kajakker, for at åbne muligheden for nye forretningsdrivende samt udnytte potentialet for forretning endnu bedre.
Gudenåkomitéen, der er et samarbejde mellem de 7 kommuner, der ligger langs Gudenåen, har påtaget sig denne opgave. Gudenåkomitéen rådgiver alle kommunerne i oplandet til Gudenåen og Randers Fjord om natur- og miljøbeskyttelse og rekreativ anvendelse af Gudenåens vandsystem.
Koncessionsaftalen gennemføres i medfør af bekendtgørelse nr. 416 af 17. april 2013 om ikke- erhvervsmæssig sejlads og anden færdsel på Gudenåen med sidevandløb og søer fra Tørring og Randers nævnte vilkår for tilladelsesordninger for udlejningsvirksomhed. Et tilbud i uoverensstemmelse med bekendtgørelsen vil blive afvist.
Vilkårene i koncessionsaftalen erstatter tidligere grundlag for udstedelse af tilladelse til udlejningsvirksomhed udstedt af Hedensted, Horsens, Skanderborg, Silkeborg, Favrskov, Viborg og Randers Kommuner.
3. Kontraktform, optioner og længde
Koncessionsaftalen gælder for en 1-årig periode uden mulighed for forlængelse. Aftalen udløber pr. 31.12.2016.
Da det er en koncession, omfatter koncessionskontrakten ikke betaling fra Udbyder til vindende 4
tilbudsgivere. Tilbudsgiverne vinder retten til at udføre udlejningsvirksomhed af kanoer og kajakker langs Gudenåen.
4. Beskrivelse af opgaven og tildelingen
Fordelingen af de udbudte koncessioner er underlagt nogle begrænsninger, da Udbyder ønsker en jævn fordeling langs Gudenåen. Gudenåen er inddelt i to strækninger, der kan afgives tilbud på
- separat pr. strækning5 Hver strækning har en begrænsning for, hvor mange koncessioner én tilbudsgiver maksimalt kan få tildelt på strækningen. Ydermere har Strækning II et antal koncessioner, der er reserveret til tilbud på delaftale II. Såfremt der ikke afgives tilbud på alle koncessionerne i delaftale II, vil disse overgå til puljen til delaftale I, dog uden at ændre det maksimale antal koncessioner pr. koncessionshaver.
5 Bemærk, at såfremt der afgives tilbud på begge strækninger, skal tilbudsskemaet udfyldes pr. strækning.
Inddelingen ser således ud:
Fordelingsoversigt | Strækning I: Tørring – Kloster Mølle | StrækningII: Mossø – Randers |
Koncessioner i alt: | 3 | 53 |
Xxx xxxxx koncessioner pr. koncessionshaver: | 1 | 53 |
Strækningen Tørring-Kloster Mølle er yderligere begrænset af et maksimalt antal starttilladelser om året. Disse starttilladelser vil blive tildelt i forhold til antallet af koncessionshavers koncessioner, således at det maksimale antal starttilladelser udregnes som 12 gange antal koncessioner.
Selve tildelingen af koncessionerne foretages således, at alle tilbud på hver strækning rangeres som nummer et, to, tre osv. efter antal point. Det bedste tilbud vil herefter få tildelt det ønskede/mulige antal koncessioner. Herefter vil det anden bedste tilbud få tildelt sit ønskede/mulige antal koncessioner osv. indtil der ikke er flere koncessioner på strækningen.
5
5. De to delaftaler
Delaftale I:
• Delaftale I er for koncessionshavere, der ønsker 25 eller flere koncessioner i alt.
• Det samlede antal udbudte koncessioner afhænger af afgivne tilbud på delaftale II.
• Udlejere må ikke på noget tidspunkt udleje flere kanoer/kajakker til langturssejlads, end det antal der er givet koncession til. Endvidere er det for strækningen Tørring – Kloster Mølle (strækning 1) kun tilladt, at sejle i grupper på maksimalt 15 fartøjer pr. koncessionshaver pr. isætningssted, og de 15 fartøjer skal sendes af sted i grupper på maksimalt 5 fartøjer med passende tidsafstand.
• Fra Tørring må der maksimalt starte 110 kanoer/kajakker pr. dag.6
• Opfylder kravene for isætningspladser.
• Der vil blive givet tilladelse til at starte fra det sydligste godkendte isætningssted og sejle til Randers. Der må også gerne sejles til optagningsplads opstrøms isætningsstedet (dog ikke Tørring – Klostermølle).
• Vedrørende Tørring Teltplads (Xxxxxxxx 00, 0000 Tørring) bemærkes, at pladsen er et offentligt isætningssted, men med begrænset kapacitet. Der gøres opmærksom på, at Hedensted Kommune, som ejer pladsen, ikke er indstillet på at godkende brug af teltpladsen som isætningssted for enkeltvirksomhed med over 1200 starttilladelser.
• Koncessionshaver må kun starte sejladser på den strækning hvor de(n) aktuelle koncession(er) er blevet tildelt
• Optagning må kun ske på pladser koncessionshaver har adgang til (dvs. intet krav 6
om ejerskab) og som er godkendt.
Delaftale II:
• Delaftale II er for koncessionshavere, der ønsker højest 24 koncessioner i alt.
• Det bemærkes at mindstekravene (se bilag 2) til tilbud på delaftale II er lempeligere end for delaftale I, da baggrunden for delaftale II er, at udbyder også ønsker tilbud fra mindre virksomheder.
• Det angivne antal er det maksimale antal koncessioner, der kan tildeles til tilbudsgivere på delaftale II, men ikke et udtryk for et minimumantal.
• Opfylder kravene for isætningspladser.
• Koncessionshaver må kun starte sejladser på den strækning hvor de(n) aktuelle koncession(er) er blevet tildelt.
• Optagning må kun ske på pladser koncessionshaver har adgang til (dvs. intet krav om ejerskab) og som er godkendt.
6 Bestemmelsen er indført ved tidligere koncessionstilladelser, hvor det potentielt maksimale antal fartøjer var væsentligt større. Overholdelse er hidtil sket ved kollegial koordinering mellem startende virksomheder. Bestemmelsen opretholdes ved starter for årene 2013 - 2016 med uændret forudsætning om efterlevelse ved kollegial koordinering blandt de startende virksomheder på strækningen. Udviklingen vil blive fulgt ved hjælp af statistik fra sejladsindberetningerne, herunder med mulighed for regulering, hvis max. tallet overskrides.
6. Annonceringsprocessen
Der angives ikke i ”Regler for udlejningsvirksomhed af fartøjer på Gudenåsystemet ” regler for, hvor ofte det skal være muligt at ansøge om ledige koncessioner og dermed for, hvor ofte sådanne ledige koncessioner tildeles. Alt efter, hvilken strækning af Gudenåen, man vil afgive tilbud på er annonceringsprocessen og tilbudsprocessen forskellig.
Strækningen Mossø-Randers (Gudenåens strækning 2):
Da erfaring fra indeværende koncessionsperiode viser, at koncessionerne på strækningen Mossø- Randers (strækning 2) på intet tidspunkt har været fuldt ud besat, kan tilbud på koncessioner på denne strækning fremsendes til Gudenåkomitéens Sekretariat løbende.
Er man allerede tildelt koncessioner på strækningen i forbindelse med det oprindelige udbud, anses tilbuddets som værende gyldigt, ved kun at indeholde det tilbudsskema (det korrekte tilbudsskema afhænger af antallet af ønskede koncessioner). Afgiver man tilbud på koncessionerne for første gang, elle blev tilbuddet afvist i forbindelse med det oprindelige udbud, skal alt udbudsmaterialet udfyldes korrekt for at tilbuddet anses for fyldestgørende.
Strækningen Tørring-Klostermølle (Gudenåens strækning 1)
15. december 2015 | Annoncering af koncessionsaftalen |
15. marts 2016, kl. 12.00 | Frist for afgivelse af spørgsmål |
1. april 2016 | Offentliggørelse af eventuelle spørgsmål og svar |
15. april 2016, kl. 12.00 | Frist for afgivelse af tilbud (elektronisk) |
Uge 18 2016 (forventet) | Meddelelse om tildeling af koncessioner |
Uge 20 2016 (forventet) | Underskrivning af koncessionskontrakter |
Efter endt indsigelsesperiode | Ikrafttræden |
Erfaringen fra indeværende koncessionsperiode viser, at efterspøgslen på koncessioner på denne strækning er stor. Dette medfører følgende tidsplan:
10
6.1. Spørgsmål og svar
Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål. Der holdes intet spørgemøde. Der blev der afholdt spøgemøde i forbindelse med det oprindelige udbud og alle svarene herfra ligger online på Gudenåkomitéens hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx. Det er dog muligt at stille spørgsmål til koordinator i Gudenåkomiteéns Sekretariat, Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, via e-mail.
Mundtlige spørgsmål vedr. annonceringsmaterialets beskaffenhed besvares ikke, da det herved ikke kan sikres, at alle interesserede kan få adgang til samme information. Svar på spørgsmål vil blive offentliggjort på Gudenåkomitéens hjemmeside, hvis det drejer sig om forståelsesmæssige spørgsmål i forhold til udbudsmaterialet indhold. Spørgerne vil fremstå anonymt.
Efter offentliggørelsen af svar(ene), vil interesserede have en tidsfrist på 2 arbejdsdage til at påberåbe sig uenig eller efterspørge uddybning af et eller flere af svarene. Kontaktes Udbyder ikke inden denne tidsfrist, anses det som accept af de offentliggjorte svar.
Eventuelle spørgsmål skal være kontaktpersonen i hænde senest d. 1.4.2015, kl. 12.00.
6.2. Rettelser/ændringer
Hvis Udbyder finder det nødvendigt at foretage rettelser/ændringer eller supplere oplysningerne i annonceringsmaterialet, vil ændringerne fremgå i en opdateret version af annonceringsmaterialet, der offentliggøres på Gudenåkomitéens hjemmeside.
6.3. Udarbejdelse af tilbud
Sprog og tilbudspriser
Tilbud skal afgives skriftligt på dansk og leveres elektronisk.
Tilbuddets udformning
En tilbudsgiver (juridisk person) kan ikke afgive tilbud på både Delaftale I og II, da det er det samlede antal ønskede koncessioner (over/under 25 koncessioner), der bestemmer hvilken delaftale tilbuddet hører under. En tilbudsgiver må afgive tilbud på begge strækninger, både hvad angår Delaftale I og II. Tilbudsskemaet (bilag 3 eller 4) skal udfyldes pr. strækning. Hvis en tilbudsgiver f.eks. ønsker at afgive tilbud på strækning I og II, skal tilbudsgiver udfylde to tilbudsskemaer – ét for hver strækning.
I forhold til bilag 6, skal tilbudsgiver angive hvorhenne forretning (f.eks. isætnings-, vaske- og opbevaringssteder) placeres. Udover angivelsen i bilag 6, skal bilag 7 også udfyldes således udbyder ikke er i tvivl om, hvor tilbudsgivers aktivitet foregår.
Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for, at udbyder kan bedømme tilbuddet og de ydelser, tilbudsgiver tilbyder sine kunder. Hvis tilbudsgiver er et 11 konsortium, skal det tydeligt fremgå, hvad der skal indgå i tilbudsvurderingen og der skal underskrives
en korsortieerklæring.
Bilagene må ikke ændres i sin udformning (dvs. slette eller tilføje linjer). Tilbudsskemaet (bilag 3 og 4) er dog ikke begrænset af rammerne, hvorfor de gerne må udvides såfremt det findes nødvendigt.7 Det er yderligere tilladt at vedlægge besvarelsen af ”events” i tilbudsskemaerne separat som et ekstra bilag.
Identifikation af tilbudsgiver mv.
I tilbuddet skal fremgå tilbudsgivers navn, adresse og CVR-nummer samt navn, telefonnummer og e-mail-adresse på en kontaktperson. Desuden skal der fremgå oplysning om eventuelle samarbejdspartnere med tilsvarende angivelse af navn, adresse og CVR-nummer.
Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som udbyder med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt.
7 Der må dog stadig ikke slettes eller flyttes rammer osv.
Tilbudsgiverensomkostninger
Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med annonceringen er Udbyder uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af Udbyder. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i annonceringen.
Ejendomsret
De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiveren og er dermed Udbyderens ejendom.
Vedståelsesfrist/acceptfrist
Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristen.
Aflevering af tilbud
Udbyder skal have modtaget tilbuddet senest d. 15.04.2016, kl. 12.00, hvis tilbuddet indbefatter koncessioner på Gudenåens strækning 1. Ellers fremsendes koncessionerne løbende til Gudenåkomitéens Sekretariat.
Tilbuddet kan udelukkende fremsendes elektronisk til Koordinator i Gudenåkomitéens Sekretariat, Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx; mailadressen findes nederst på Gudenåkomitéens hjemmeside.
Filernes indhold i e-mailen skal kunne identificeres ud fra filernes navn.
Tilbuddet skal være mærket: ”Annoncering af koncessionsaftaler på udlejning af kano og kajakker langs Gudenåen_afgivelse af tilbud”.
12
Meddelelse om tildelingafkoncessionsaftale
Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af tilbudsvurderingen. Orienteringen vil ske pr. e-mail.
Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter.
Offentliggørelse
Meddelelse om tildeling af koncessionsaftalerne vil blive offentliggjort på Gudenåkomitéens hjemmeside samt elektronisk til de tilbudsgivere, som har afgivet tilbud.
Vurdering af tilbud
Konditionsmæssighed
Forinden tilbudsbedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige, herunder om alle krævede oplysninger og bilag indgår i tilbuddet, at tilbuddet er modtaget rettidigt, og at der ikke er taget forbehold.
Tilbudsgiversegnethed
Udbyder har opstillet nogle krav for så vidt angår tilbudsgivers forhold, også kaldet udvælgelseskriterier, der skal sørge for, at tilbudsgiver er egnet. Er disse egnethedskrav ikke opfyldt, vil tilbudsgivernes tilbud ikke indgå i den videre tilbudsvurdering.
Kommunen accepterer ikke tilbud fra tilbudsgivere, som:
• Har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige som overstiger 50.000 kr. Der henvises til tro- og love erklæringen i bilag 1.
• Ikke har en positiv egenkapital i det seneste regnskabsår eller kan stille en bankgaranti på minimum kr. 50.000,00 (skal bekræftes i bilag 2).
• Ikke kan dokumentere alle nødvendige tilladelser m.v., der kræves for at realisere sit tilbud.
Ydermere er der en liste med (se bilag 2), som tilbudsgiver skal opfylde. Disse krav vedrører blandt andet tilbudsgivers fysiske faciliteter og pligter, der skal opfyldes såfremt tilbudsgiver tildeles koncessioner.
Tildelingskriterier
Findes en tilbudsgiver egnet og tilbudet opfylder mindstekravene, vil tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Tilbudsvurderingen sker på grundlag af nedenstående underkriterier og dertilhørende vægtning.
13
Delaftale I | Delaftale II | ||
Kvalitet | 70 % | Kvalitet | 40 % |
Hjemmeside | 10 % | Hjemmeside | 10 % |
Events | 20 % | Events | 50 % |
Delkriterierne og disses indbyrdes hierarki fremgår af tilbudsskemaerne. Se de specifikke tilbudsskemaer for delaftale I og II i henholdsvis i bilag 3 og 4. I disse bilag vil det også være nærmere beskrevet hvorledes der afgives point for de delkriterier, der er tilknyttet ovenstående underkriterier.
Se punkt 4 beskrivelse af opgaven og tildelingen for hvorledes koncessionerne bliver tildelt efter tilbudsvurderingen.
Fordeling af koncessioner
Tilbudsgivere vil blive spurgt om de er interesserede i at modtage et givent antal koncessioner, såfremt dette antal er lavere end deres ønskede minimum antal koncessioner. Herved får tilbudsgiver lov til at fravige sit opgjorte minimum antal koncessioner og vælge at modtage, hvad der kan tilbydes af resterende koncessioner. Afslår tilbudsgiver at modtage de resterende koncessioner, tilbydes de til næste tilbudsgiver i placeringen efter tilbudsvurderingen.
Udbyders forbehold
Xxxxxxx tager forbehold for politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for annonceringen væsentligt. Der vil i så fald kunne ske hel eller delvis annullering af annonceringen.
I forhold til kortet i bilag 6, tages der forbehold for, at de markerede strækninger ikke er definitive. Her tænkes hovedsageligt på situationer, hvor tilløb kan vise sig ikke-tilgængelige for udlejningssejlads.
Sanktionering
Koncessionshavere kan pålægges sanktioner, såfremt et eller flere elementer ikke overholdes i aftaleperioden. Se mere herom i koncessionsaftalens § 14-15 (bilag 5) hvori det fremgår, at sanktionen kan være fra bøde til fratagelse af koncessioner. Eventuelle fratagne koncessioner vil som udgangspunkt først blive udbudt ved næste udbudsrunde. Vurderes omfanget af
ubenyttede koncessioner tilstrækkeligt stort, vil Gudenåkomitéen dog genudbyde disse. 14