BILAG 2 - KRAVSSPECIFIKATION

BILAG 2 - KRAVSSPECIFIKATION

Forpagtning af caféen i Spar Nord Arena

OKTOBER 2022

Indholdsfortegnelse

1 Indledning 2

2 Generelle minimumskrav 3

3 Minimumskrav for caféen i Spar Nord Arena 10

4 Kiosken 11

5 Minimumskrav til caféen i Slagelse Svømmehal (mulig tilvalgsforpagtning) 13

6 Værtskab 14

7 Minimumskrav til mødeforplejning (internt i Slagelse Kommune) 16

1 Indledning

Spar Nord Arena Slagelse er Vestsjællands største idrætshal. Gæster og udøvere kommer for at del- tage i messer, udstillinger, koncerter og arrangementer indenfor idræt og kultur.

Hvad enten man besøger caféen eller hallerne, skal udvalget af varer og betjeningen derfor signalere kvalitet og gode oplevelser.

Forpagter og dennes personale kan være de eneste, som besøgende, publikum, daglige brugere og andet personale i Spar Nord Arena møder. Det er derfor vigtigt, at forpagter er indstillet på at bidrage til servicering af besøgende, publikum, og daglige brugere m.v. så de får en god oplevelse.

Der gøres opmærksom på, at de beskrevne vilkår i dette dokument er minimumskrav til forpagtnings- opgaven for Spar Nord Arena, som skal overholdes i forpagtningsperioden, jf. kontraktudkastet (bilag 1).

Hvordan forpagter i øvrigt vil drive forpagtningsopgaven, skal beskrives i ansøgningen, jf. Udbudsbe- tingelserne.

Såfremt den kommende forpagter og Slagelse Kommune (Fritidsafdelingen) indgår en særskilt for- pagtningsaftale om caféen i Slagelse Svømmehal, vil nærværende krav om driften, jf. afsnit 0 neden- for, lægges til grund for opgaven.

2 Generelle minimumskrav

Åbningstider

Caféens daglige åbningstid skal som minimum være: Mandage – fredage kl. 16.00-20.00. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår aktiviteter i hal- lerne. Det ses gerne, at caféen er åbent udover det angivne tidsrum. Cafeen holder lukket følgende dage: 24.-26. og 31. december og Nytårsdag. Hvert år senest den 31. januar skal forpagter fremsende plan for, hvornår cafeen er åben. Planen skal indeholde daglige åbningstider. Ved ændringer i denne plan skal Fritidsafdelingen informeres senest en uge før. Fritidsafdelingen kan afvise ændringerne i planen. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår særlige aktivite- ter i hallerne (uden for skoletid). Åbningstiden ved særlige arrangementer aftales nærmere i dia- log med Slagelse Kommune, eller arrangøren af det særlige ar- rangement. Caféens egne arrangementer skal altid koordineres med Fritids- afdelingen og registreres i kommunens bookingsystem. Såfremt forpagter reducerer i caféens åbningstid i forhold til mi- nimumskravet, vil forpagter blive pålagt 500 kr. i bod pr. påbe- gyndt time, som åbningstiden er blevet reduceres med. Vilkårene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakten (bilag 1).

Kvalitet og udvalg

Madens kvalitet og pris skal afspejle områdets store muligheder for indkøb ved lokale avlere. Der skal tilbydes et mindre udvalg af frokost- og middagsretter med fokus på kvalitet og friske rå- varer. Denne skal være indbydende og præsentabel. Det skal for den daglige bruger være nemt at træffe det sunde valg både i forhold til måltider og udvalg af kage, frugt og snacks i løbet af dagen. Udvalget skal afspejle Slagelse Kommu- nes generelle fokuspunkter om sundhed for borgerne. Der skal tilbydes almindelige drikkevarer, samt varme drikke så- som kaffe, the. Dette kan ved særlige lejligheder foregå fra udsalget i kælderen. Salget fra kælderen kan eventuelt forestås af lokale foreninger.

Åbningstider	Caféens daglige åbningstid skal som minimum være: Mandage – fredage kl. 16.00-20.00. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår aktiviteter i hal- lerne. Det ses gerne, at caféen er åbent udover det angivne tidsrum. Cafeen holder lukket følgende dage: 24.-26. og 31. december og Nytårsdag. Hvert år senest den 31. januar skal forpagter fremsende plan for, hvornår cafeen er åben. Planen skal indeholde daglige åbningstider. Ved ændringer i denne plan skal Fritidsafdelingen informeres senest en uge før. Fritidsafdelingen kan afvise ændringerne i planen. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår særlige aktivite- ter i hallerne (uden for skoletid). Åbningstiden ved særlige arrangementer aftales nærmere i dia- log med Slagelse Kommune, eller arrangøren af det særlige ar- rangement. Caféens egne arrangementer skal altid koordineres med Fritids- afdelingen og registreres i kommunens bookingsystem. Såfremt forpagter reducerer i caféens åbningstid i forhold til mi- nimumskravet, vil forpagter blive pålagt 500 kr. i bod pr. påbe- gyndt time, som åbningstiden er blevet reduceres med. Vilkårene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakten (bilag 1).
	Der skal i forbindelse med møder og arrangementer tilbydes særlige priser og gerne et særligt udvalg af mad/drikke.
Service, personale og bemanding	Forpagter og dennes personale kan være eneste kontakt til be- søgende, tilskuere og brugere, hvorfor det er et krav at forpag- ter og dennes personale holder sig løbende orienteret om arena- ens aktiviteter, så besøgende, publikum og brugerne kan hjæl- pes og understøttes i deres oplevelse. Hallens gæster, brugere m.v. skal have en god helhedsoplevelse af servicen i hallen. Derfor er det vigtigt, at forpagterens og for- pagterens medarbejdere har god kontakt og samarbejde med kommunens halpersonale – særligt ved akutte situationer. Personalet skal være klædt professionelt og ensartet.

Åbningstider	Caféens daglige åbningstid skal som minimum være: Mandage – fredage kl. 16.00-20.00. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår aktiviteter i hal- lerne. Det ses gerne, at caféen er åbent udover det angivne tidsrum. Cafeen holder lukket følgende dage: 24.-26. og 31. december og Nytårsdag. Hvert år senest den 31. januar skal forpagter fremsende plan for, hvornår cafeen er åben. Planen skal indeholde daglige åbningstider. Ved ændringer i denne plan skal Fritidsafdelingen informeres senest en uge før. Fritidsafdelingen kan afvise ændringerne i planen. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår særlige aktivite- ter i hallerne (uden for skoletid). Åbningstiden ved særlige arrangementer aftales nærmere i dia- log med Slagelse Kommune, eller arrangøren af det særlige ar- rangement. Caféens egne arrangementer skal altid koordineres med Fritids- afdelingen og registreres i kommunens bookingsystem. Såfremt forpagter reducerer i caféens åbningstid i forhold til mi- nimumskravet, vil forpagter blive pålagt 500 kr. i bod pr. påbe- gyndt time, som åbningstiden er blevet reduceres med. Vilkårene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakten (bilag 1).
	Sprog: Forpagter og dennes personale skal kunne tale og forstå dansk og gerne andre sprog såsom engelsk og tysk.
Spiritusbevilling	Forpagter skal erhverve eller have spiritusbevilling og i øvrigt opfylde gældende lov- eller myndighedskrav for drift af café. Spiritusbevillingen skal foreligge inden forpagtningsopstarten.
Hygiejnekrav	Forpagtningen skal drives efter reglerne i Restaurationsloven og de til enhver tid gældende regler og myndighedskrav om be- handling af fødevarer og hygiejne, samt Ordensbekendtgørel- sens forskrifter. Forpagter er ansvarlig for, at såvel den daglige ledelse og øvrige personale er i besiddelse af de nødvendige kvalifikationer og ud- dannelsesmæssige baggrund på hygiejneområdet.

Åbningstider

Caféens daglige åbningstid skal som minimum være: Mandage – fredage kl. 16.00-20.00. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår aktiviteter i hal- lerne. Det ses gerne, at caféen er åbent udover det angivne tidsrum. Cafeen holder lukket følgende dage: 24.-26. og 31. december og Nytårsdag. Hvert år senest den 31. januar skal forpagter fremsende plan for, hvornår cafeen er åben. Planen skal indeholde daglige åbningstider. Ved ændringer i denne plan skal Fritidsafdelingen informeres senest en uge før. Fritidsafdelingen kan afvise ændringerne i planen. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår særlige aktivite- ter i hallerne (uden for skoletid). Åbningstiden ved særlige arrangementer aftales nærmere i dia- log med Slagelse Kommune, eller arrangøren af det særlige ar- rangement. Caféens egne arrangementer skal altid koordineres med Fritids- afdelingen og registreres i kommunens bookingsystem. Såfremt forpagter reducerer i caféens åbningstid i forhold til mi- nimumskravet, vil forpagter blive pålagt 500 kr. i bod pr. påbe- gyndt time, som åbningstiden er blevet reduceres med. Vilkårene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakten (bilag 1).

Oprydning/rengøring

Forpagter er forpligtet til at holde café, køkken, VIP-lokaler, mø- delokaler og forpagtningens øvrige spiseområder ryddelige og rengjorte, så disse fremstår pænt og indbydende, når forpagte- ren anvender/har anvendt disse. Forpagter skal jævnligt afrydde og aftørre borde, stole, m.v. og sørge for jævnlig soignering af anvendte spiseområder. Vinduer skal vaskes jævnligt og holdes rene i områder hvor ca- féen har sit virke, samt i VIP-lokalet. Forpagter skal behørigt instruere dets personale i korrekt udfø- relse af rengøring, samt korrekt brug af rengøringsmidler (her- under dosering), samt sikre at instruksen efterleves.

Åbningstider	Caféens daglige åbningstid skal som minimum være: Mandage – fredage kl. 16.00-20.00. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår aktiviteter i hal- lerne. Det ses gerne, at caféen er åbent udover det angivne tidsrum. Cafeen holder lukket følgende dage: 24.-26. og 31. december og Nytårsdag. Hvert år senest den 31. januar skal forpagter fremsende plan for, hvornår cafeen er åben. Planen skal indeholde daglige åbningstider. Ved ændringer i denne plan skal Fritidsafdelingen informeres senest en uge før. Fritidsafdelingen kan afvise ændringerne i planen. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår særlige aktivite- ter i hallerne (uden for skoletid). Åbningstiden ved særlige arrangementer aftales nærmere i dia- log med Slagelse Kommune, eller arrangøren af det særlige ar- rangement. Caféens egne arrangementer skal altid koordineres med Fritids- afdelingen og registreres i kommunens bookingsystem. Såfremt forpagter reducerer i caféens åbningstid i forhold til mi- nimumskravet, vil forpagter blive pålagt 500 kr. i bod pr. påbe- gyndt time, som åbningstiden er blevet reduceres med. Vilkårene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakten (bilag 1).
Xxxxxxxxxxx	Forpagter er forpligtet til at arbejde med bæredygtighed og på- tage sig mest muligt miljøansvar i forbindelse med forpagtnin- gen, herunder forholde sig til emballering, valg af transport, sor- tering af skrald, genanvendelse af plastik m.v. Forpagteren skal til enhver tid overholde Slagelses Kommunes retningslinjer for affaldssortering for private virksomheder.
Samarbejde	Forpagtningen er en vigtig del af Spar Nord Arenas samlede ud- tryk og tilbud, og de fleste besøgende, publikum og daglige bru- gere skal betragte hallerne og caféen som en helhed. For at opnå den helhedsopfattelse, skal forpagter indgå aktivt i – og bidrage til en række fællesskaber: Et partner-fællesskab: Forpagter og Slagelse Kommune (Fri- tidsafdelingen) er strategiske partnere, der understøtter og bak- ker op om hinandens forretninger (salg, udlån, udleje).

Åbningstider

Caféens daglige åbningstid skal som minimum være: Mandage – fredage kl. 16.00-20.00. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår aktiviteter i hal- lerne. Det ses gerne, at caféen er åbent udover det angivne tidsrum. Cafeen holder lukket følgende dage: 24.-26. og 31. december og Nytårsdag. Hvert år senest den 31. januar skal forpagter fremsende plan for, hvornår cafeen er åben. Planen skal indeholde daglige åbningstider. Ved ændringer i denne plan skal Fritidsafdelingen informeres senest en uge før. Fritidsafdelingen kan afvise ændringerne i planen. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår særlige aktivite- ter i hallerne (uden for skoletid). Åbningstiden ved særlige arrangementer aftales nærmere i dia- log med Slagelse Kommune, eller arrangøren af det særlige ar- rangement. Caféens egne arrangementer skal altid koordineres med Fritids- afdelingen og registreres i kommunens bookingsystem. Såfremt forpagter reducerer i caféens åbningstid i forhold til mi- nimumskravet, vil forpagter blive pålagt 500 kr. i bod pr. påbe- gyndt time, som åbningstiden er blevet reduceres med. Vilkårene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakten (bilag 1).

Forpagter tager initiativ til at udvikle sine tilbud til gavn for be- søgende, publikum og daglige brugere af arenaen, og forpagte- ren indgår som partner i salgsarbejdet over for eksterne kunder til arrangementer og events. Et personale-fællesskab: I det daglige vil forpagters personale (af besøgende, publikum og daglige brugere) blive betragtet på lige fod med medarbejdere i arenaen, og det er derfor vigtigt, at personalet optræder, og agerer med samme serviceniveau som det øvrige personale i arenaen. Det fælles mål er at skabe en god oplevelse for de besøgende – uanset om man er ansat i forpagtningen eller i Slagelse Kom- mune.

Åbningstider

Caféens daglige åbningstid skal som minimum være: Mandage – fredage kl. 16.00-20.00. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår aktiviteter i hal- lerne. Det ses gerne, at caféen er åbent udover det angivne tidsrum. Cafeen holder lukket følgende dage: 24.-26. og 31. december og Nytårsdag. Hvert år senest den 31. januar skal forpagter fremsende plan for, hvornår cafeen er åben. Planen skal indeholde daglige åbningstider. Ved ændringer i denne plan skal Fritidsafdelingen informeres senest en uge før. Fritidsafdelingen kan afvise ændringerne i planen. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår særlige aktivite- ter i hallerne (uden for skoletid). Åbningstiden ved særlige arrangementer aftales nærmere i dia- log med Slagelse Kommune, eller arrangøren af det særlige ar- rangement. Caféens egne arrangementer skal altid koordineres med Fritids- afdelingen og registreres i kommunens bookingsystem. Såfremt forpagter reducerer i caféens åbningstid i forhold til mi- nimumskravet, vil forpagter blive pålagt 500 kr. i bod pr. påbe- gyndt time, som åbningstiden er blevet reduceres med. Vilkårene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakten (bilag 1).

Et system-fællesskab: Forpagter og Slagelse Kommune (Fri- tidsafdelingen) deler oplysninger via bookingsystemet Winkas, så alle er opdateret omkring eventuelle ændringer. Et informations-fællesskab: Forpagter og Slagelse Kommune (Fritidsafdelingen) deler systematisk og løbende informationer og viden, så der ikke opstår kommunikationsbrister og misfor- ståelser. Et sikkerheds- og drifts-fællesskab: Forpagter skal som en naturlig del af forpagtningen efterleve og implementere Slagelse Kommunes rammer og regler for sikrings- og driftsforhold. Personalet skal være vidende om sikkerheds- og driftsforhold (herunder bl.a. evaluerings- og beredskabsplan), og skal i for- hold til arenaens besøgende, publikum og daglige brugere med- virke til at sikre, at diverse retningslinjer overholdes.

Åbningstider Caféens daglige åbningstid skal som minimum være:
Mandage – fredage kl. 16.00-20.00.
På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår aktiviteter i hal- lerne. Det ses gerne, at caféen er åbent udover det angivne tidsrum. Cafeen holder lukket følgende dage: 24.-26. og 31. december og Nytårsdag.
Hvert år senest den 31. januar skal forpagter fremsende plan for, hvornår cafeen er åben. Planen skal indeholde daglige åbningstider. Ved ændringer i denne plan skal Fritidsafdelingen informeres senest en uge før. Fritidsafdelingen kan afvise ændringerne i planen.
På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum hvor, der foregår særlige aktivite- ter i hallerne (uden for skoletid). Åbningstiden ved særlige arrangementer aftales nærmere i dia- log med Slagelse Kommune, eller arrangøren af det særlige ar- rangement.
Caféens egne arrangementer skal altid koordineres med Fritids- afdelingen og registreres i kommunens bookingsystem.
Såfremt forpagter reducerer i caféens åbningstid i forhold til mi- nimumskravet, vil forpagter blive pålagt 500 kr. i bod pr. påbe- gyndt time, som åbningstiden er blevet reduceres med.
Vilkårene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakten (bilag 1).

3 Minimumskrav for caféen i Spar Nord Arena

Formål	Forpagter skal drive caféen i Spar Nord Arena Slagelse. Caféen er det første publikum møder, når man træder ind i are- naen, så den skal afspejle åbenhed og imødekommenhed. Alle arenaens brugere skal have mulighed for hurtigt at købe og nyde dagens udvalg i caféen.
Målgruppe	Caféens primære gæster er besøgende, publikum og daglige brugere. Som et åbent fritidssted er det vigtigt for arenaen, at alle føler sig velkomne, uanset om de benytter sig af caféens til- bud.

Formål	Forpagter skal drive caféen i Spar Nord Arena Slagelse. Caféen er det første publikum møder, når man træder ind i are- naen, så den skal afspejle åbenhed og imødekommenhed. Alle arenaens brugere skal have mulighed for hurtigt at købe og nyde dagens udvalg i caféen.
	Konceptet skal kunne rumme, at arenaens brugere af og til an- vender caféområdet uden at købe noget eller sidder længe over en kop kaffe. En særlig målgruppe er arenaens gæster til messer, udstillinger, koncerter, shows, stormøder og større idrætsbegivenheder. Ca- féen skal med højt tempo varetage før- og pause-salg af drikke- varer og snacks til publikum, og om nødvendigt med opstilling af yderigere en eller flere mobile salgs- og serveringssteder, even- tuelt i VIP-lokalet.
Kapacitet	Caféen har i sin nuværende form plads til 32 siddende gæster.
Sortiment	Forpagter skal levere et kreativt og enkelt madkoncept i caféen. Konceptet skal understøtte det naturlige flow af gæster, med forskellige behov, hen over dagen, samt et mindre udvalg af snacks og småretter, som enten kan spises i caféen eller tages med på vejen til de gæster, der ikke ønsker/ikke har tid til at spise i caféen.
Priser	I prisniveauet skal der tages højde for, at en stor del af husets daglige brugere er idrætsudøvere; børn, unge, voksne, ældre. Forpagter har mulighed for at lave differentierede tilbud til de forskellige målgrupper – f.eks. kvantum, studierabatter, senior- rabatter o.l.
Samarbejde	Fritidsafdelingen/arrangører af større events har ansvaret for lø- bende at holde caféen underrettet om kommende arrangemen- ter, og antal deltagere ved arrangementerne.

4 Kiosken

Formål	Forpagter skal ved særlige aktiviteter eller større arrangementer drive kiosken. Alternativt kan forpagter overlade udsalget til en, eller flere for- eninger, der i fællesskab kan drive kiosken.
Målgruppe	Kiosken henvender sig især til publikum og deltagere ved fester, koncerter, arrangementer og events som supplement til caféen.
Åbningstider	Kiosken holdes åbent ved behov, afhængig af aktiviteterne i hal- lerne og antallet af besøgende/brugere.

Formål	Forpagter skal ved særlige aktiviteter eller større arrangementer drive kiosken. Alternativt kan forpagter overlade udsalget til en, eller flere for- eninger, der i fællesskab kan drive kiosken.
Kapacitet	Kiosken har ingen siddepladser, og er salgssted for varer der en- ten indtages på siddepladserne i hallerne eller indtages væk fra kiosken.
Sortiment	Forpagter (eller andre) skal sørge for et relevant udvalg af fx snacks, slik, is og sodavand.
Priser	Priserne skal følge caféens udsalgspriser.
Samarbejde	Forpagter skal sørge for at holde kioskens ansvarlige orienteret om kommende arrangementer og størrelsen på disse, samt in- struere den kioskansvarlige om retningslinjerne for service. Det er ikke muligt for forpagteren at bortforpagte eller opkræve leje fra andre der forestår kiosk-udsalget.

5 Minimumskrav til caféen i Slagelse Svømmehal (mulig tilvalgsforpagt- ning)

Formål	Såfremt forpagter vælger at drive cafe i Slagelse Svømmehal (beliggende tæt på Spar Nord Arena Slagelse), skal forpagteren opfylde nærværende minimumskrav.
Målgruppe	I svømmehallens café er de primære gæster svømmehallens daglige brugere, publikum og gæster ved stævner m.v. Som en åben idrætsfacilitet er det vigtigt for svømmehallen, at alle føler sig velkomne, uanset om de benytter sig af caféens til- bud eller blot venter på at blive hentet/skal i vandet. Konceptet skal kunne rumme, at svømmehallens brugere af og til anvender cafeområdet uden at købe noget eller sidder længe over en kop kaffe.
Åbningstider	Cafeen skal dagligt have åbningstider mandag – fredag kl. 16.00-20.00. På hverdage og i weekender/helligdage skal caféen som mini- mum have åbent i de tidsrum, hvor der foregår aktiviteter i svømmehallen (uden for skoletid). Såfremt forpagter reducerer i caféens åbningstid i forhold til mi- nimumskravet, vil forpagter blive pålagt 500 kr. i bod pr. påbe- gyndt time, som åbningstiden er blevet reduceres med. Vilkå- rene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakt (bilag 1).
Kapacitet	Svømmehallens café har i sin nuværende form plads til 50 sid- dende gæster.
Sortiment	Forpagter skal levere et kreativt og enkelt madkoncept i caféen. Konceptet skal understøtte det naturlige flow af gæster, med forskellige behov hen over dagen. Desuden skal der som minimum udbydes et mindre udvalg af snacks og småretter, som enten kan spises i caféen eller tages med på vejen af de gæster, der ikke ønsker/ikke har tid til at spise i caféen.
Priser	I prisniveauet skal der tages højde for, at en stor del af husets daglige brugere er idrætsudøvere; børn, unge, voksne, ældre. Forpagter har mulighed for at lave differentierede tilbud til de forskellige målgrupper – f.eks. studerende, ældre.
Samarbejde	Fritidsafdelingen/arrangører af større events har ansvaret for lø- bende at holde caféen underrettet om kommende arrangemen- ter og antal deltagere ved arrangementerne.

6 Værtskab

Formål	Forpagter skal levere forplejning og serviceydelser til de eks- terne kunder, der lejer/låner sig ind i arenaens haller og mødelo- kaler samt de messer, udstillinger, fester, koncerter, shows, stormøder og VIP-arrangementer som Slagelse Kommune afhol- der i arenaen.
Målgruppe	Målgruppen er lejere/lånere af arenaens møde- og halfaciliteter. Kunderne er både fra små og store virksomheder og organisatio- ner samt deltagere ved kommunens egne arrangementer på op til 3.000 deltagere.
Kapacitet	Spar Nord Arena omfatter følgende lokaler til ekstern udlejning: • A-hallen – op til 2.380 personer. 1.528 er fast siddeplad- ser og 800 er ståpladser. • B-hallen – op til 426 personer. • VIP-rum – op til 100 personer (60 siddepladser). • 2 mødelokaler i stueetagen – op til 10 personer pr. lo- kale. • 1 mødelokale i kælderen – op til 10 personer. • Forhal/café-område – op til 32 personer. • Det er muligt for kunderne at leje sig ind på den nærlig- gende skole m. aula/klasselokaler, f.eks. i forbindelse med idrætsstævner. Forpagter skal være fleksibel i forhold til at yde værtskab andre steder end i selve arenaen - fx. udendørs på de omkringliggende arealer, eller i den nærliggende svømmehal ved større arrange- menter. Arrangementer, der afholdes på disse lokationer bookes via Sla- gelse Kommune, Kultur- og Fritidsafdelingen.
Opgaven	Forpagter er forpligtet til at levere mad, drikke og særlig ser- viceydelser til møder, arrangementer, konferencer, koncerter m.v. både i og uden for normal åbningstid. Forpagter skal aftale forplejning med de eksterne kunder. Serviceydelserne til værtskabet omfatter: • At bistå kunden med relevant rådgivning. • At være tovholder ift. leje af borde, stole, scene, scene- lys/lyd og lignende. • At bestille blomster og andet tilbehør. • At forestå tilberedning, levering og servering af mad og drikkevarer. • At udføre opdækning og afrydning. • At bistå med andre opgaver, der hører naturligt med til arrangementets cateringdel. Ovenstående serviceydelser skal aftales specifik med arrangøren af det enkelte arrangement, møde, konference, koncert m.v.

Formål	Forpagter skal levere forplejning og serviceydelser til de eks- terne kunder, der lejer/låner sig ind i arenaens haller og mødelo- kaler samt de messer, udstillinger, fester, koncerter, shows, stormøder og VIP-arrangementer som Slagelse Kommune afhol- der i arenaen.
	Slagelse Kommune forbeholder sig ret til at anvende anden leve- randør til sådanne leveringer, såfremt forpagter ikke kan levere ydelsen. Større arrangementer, receptioner, møder m.v. varsles i ud- gangspunktet senest 7 dage før afviklingen. I tilfælde af uforudsete arrangementer/møder, der skal afvikles indenfor 7 dage, forpligter Slagelse Kommune sig til at forhøre sig hos forpagter, om forpagter kan levere til det pågældende arrangement/møde. Såfremt forpagter ikke kan eller har mulighed for at efterkomme dette, er Slagelse Kommune berettiget til at anvende en anden leverandør/selv varetage forplejning. I den forbindelse vil Sla- gelse Kommune også kunne anvende VIP-lokalet til arrangemen- tet. Såfremt Forpagter afviser en værtsopgave, som er varslet retti- digt, har Fritidsafdelingen ret til at søge opgaven løst af tredje- mand, og Forpagter vil blive pålagt en bod på 5.000 kr. pr. ar- rangement. Vilkårene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakten (bilag 1).
Sortiment	Forpagter skal tilbyde et bredt og varieret udbud af mad/drikke. Forpagter skal aftale særlige menuer for arrangementet, såfremt kunden ønsker dette.
Priser	Priserne skal være på niveau med tilsvarende catering-udbyde- res priser. Forpagter skal være fleksibel i forhold til at tilpasse tilbud til for- skellige kunder. Dette gælder særligt den type arrangementer, hvor det vil være afgørende, at kunden kan medbringe egne vine, sponserede drikkevarer eller lignende. Her kan der laves aftale om proppenge/håndteringsgebyr. Ved enkelte arrangementer, hvor Slagelse Kommune er arrangør af fx Slagelse Guld, forbeholder Slagelse Kommune sig ret til at servere sponsorerede eller egne varer uden beregning af prop- penge. Dette aftales nærmere for de konkrete arrangementer.
Samarbejde	Forpagter og Slagelse Kommune samarbejder som ligeværdige partnere om arrangementer, hvor målet er at give gæster, til- skuere, daglige brugere m.fl. en god helhedsoplevelse.

Formål

Forpagter skal levere forplejning og serviceydelser til de eks- terne kunder, der lejer/låner sig ind i arenaens haller og mødelo- kaler samt de messer, udstillinger, fester, koncerter, shows, stormøder og VIP-arrangementer som Slagelse Kommune afhol- der i arenaen.

Forpagter, Slagelse kommune (Fritidsafdelingen) og dennes bookingansvarlige har til opgave at tiltrække og koordinere af- holdelsen af forskellige typer af arrangementer for virksomheder og organisationer. Det drejer sig bl.a. om møder, konferencer, koncerter, idrætsbegivenheder m.v. Forpagter skal have et tæt samarbejde med Fritidsafdelingen og Kommunale Ejendomme om afviklingen af de forskellige arran- gementer og håndtering af eksterne kunder/gæster. Forpagter skal varetage den direkte kontakt til kunden vedrø- rende forplejningen og overfor beskrevne serviceydelser i forbin- delse med arrangementet. Eksterne cateringgæster bestiller og afregner direkte med forpagter. Forpagter indgår i et tæt samarbejde med Fritidsafdelingen/ eventkoordinatoren om: • Markedsføring, kommunikation og salg • Afgivelse af tilbud • Bookning af lokaler • Koordinering med kunde • Koordinering med andre enheder i Slagelse Kommune og med eksterne leverandører • Tilstedeværelse under afvikling • Logistik – opstilling, nedtagning, AV-udstyr m.v. • Opsyn før, under og efter arrangementet • Udvikling af koncept for servering og gennemførelse af arrangementer • Udvikling af interiør • Uddannelse/intro til nye medarbejdere

7 Minimumskrav til mødeforplejning (internt i Slagelse Kommune)

Formål	Forpagter skal efter anmodning levere mad og drikkevarer, eller anden mødeforplejning til kommunens interne møder og arran- gementer i arenaen. Ydelsen ligger i forlængelse af den øvrige forpagtningsopgave, men gælder møder, seminarer, medarbej- derreceptioner, konferencer, valgafhandling m.v. hvor Slagelse Kommunes medarbejdere er værter og/eller primære deltagere. Arrangementerne varierer i indhold, størrelse og anledning.
Målgruppe	Medarbejdere i Slagelse Kommune og/eller eksterne gæster, der er inviteret af kommunen til at deltage i f.eks. møder, konferen- cer, receptioner m.v.
Kapacitet	Tilsvarende ”værtskab” ovenfor.
Opgaven	Forplejningen til interne møder i form af drikkevarer og mad m.v. Bestillingen sker ved rekvisition, som udfyldes med angi- velse af mødets emne og arrangør, start- og sluttidspunkt, øn- sker til levering, antal deltagere, ønskede varer m.v. Efter kontraktopstart aftaler forpagteren og Slagelse Kommune, hvornår bestillingsfristen for interne arrangementer skal ligge. Forpagter skal endvidere kunne levere forplejning ved større medarbejderarrangementer (fx Slagerne Kommunes interne ju- lefrokost) og til mindre receptioner i forbindelse med interne ju- bilæer, fratrædelser og lignende. NB: Ved større interne arrangementer betragtes Forpagter som vært, hvorfor kravene til Forpagters opgave og samarbejde er ens med det, der fremgår i ”Værtskab” ovenfor. Slagelse Kommunes Julefrokost, Nytårskur og Slagelse Guld be- tragtes eksempelvis som større interne arrangementer – definiti- onen på ”store interne arrangementer” afhænger arrangemen- tets konkrete omfang (ex. deltagerantal og arrangementets be- skaffenhed). Såfremt Forpagter afviser et større internt arrangement, som er varslet rettidigt, har Fritidsafdelingen ret til at søge opgaven løst af tredjemand, og Forpagter vil blive pålagt en bod på 5.000 kr. pr. arrangement. Vilkårene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakten (bilag 1). Såfremt Forpagter afviser et almindeligt internt arrangement, har Fritidsafdelingen ret til at søge opgaven løst af tredjemand, og Forpagter vil blive pålagt en bod på 1.000 kr. pr. arrange- ment. Vilkårene for betalingsopkrævningen er reguleret i kontrakten (bilag 1).
Sortiment	Grundsortimentet svarer til udvalget i caféen med et udvalg af varme og kolde drikke, morgenbrød, frokostanretninger/sand- wich m.v. der afspejler anledningen.

Formål	Forpagter skal efter anmodning levere mad og drikkevarer, eller anden mødeforplejning til kommunens interne møder og arran- gementer i arenaen. Ydelsen ligger i forlængelse af den øvrige forpagtningsopgave, men gælder møder, seminarer, medarbej- derreceptioner, konferencer, valgafhandling m.v. hvor Slagelse Kommunes medarbejdere er værter og/eller primære deltagere. Arrangementerne varierer i indhold, størrelse og anledning.
	Forpagter skal endvidere kunne levere kreative løsninger f.eks. i forbindelse med receptioner og øvrige arrangementer.
Priser	Forpagter er forpligtet til at fastholde et rimeligt prisniveau til in- terne arrangementer i arenaen. Nærmere prisniveau, samt eventuel rabat aftales nærmere mellem Slagelse Kommune og forpagter forud for hvert arrangement. Ved arrangementer hvor Slagelse Kommune er arrangør for egne medarbejdere, forbeholder Slagelse Kommune sig ret til at servere sponserede eller egne varer uden beregning af prop- penge. Dette aftales nærmere i forhold til de konkrete arrange- menter.