Kontoret for Økonomi og Indkvartering
Kontoret for Økonomi og Indkvartering
Dato: 20. december 2016
Tillæg til operatørkontrakt mellem Udlændingestyrelsen og Langeland Kommune for 2017 om afvikling af asylcenterdrift i regi af Langeland Kom- mune i løbet af 2017 (afviklingskontrakt)
Udlændingestyrelsen har besluttet, at Langeland Kommune ophører med at være indkvarteringsoperatør i løbet af 2017, således at centrene dog fraflyt- tes i løbet af de første 3-4 måneder af 2017.
Udlændingestyrelsen indgår derfor en operatørkontrakt med Langeland Kommune for 2017 alene med det formål at afvikle og dermed lukke samtlige asylcentre i regi af Langeland Kommune.
Dette betyder, at parterne bekræfter,
• at operatørkontrakten for 2017 indgås med henblik på perioden ind til asylcentrene er afviklet og lukket,
• at dette tillæg til operatørkontrakten i tilfælde af uoverensstemmelse har forrang for bestemmelserne i operatørkontrakten, og
• at bestemmelserne i operatørkontrakten skal forstås og fortolkes i ly- set af dette tillæg til operatørkontrakten.
Udlændingestyrelsen og Langeland Kommune har aftalt, at samtlige asylcen- tre i regi af Langeland Kommune (bortset fra Beredskabscenter Næstved, som vil overgå til en anden operatør) skal afvikles og lukkes i løbet af de før- ste 3-4 måneder af 2017. Udlændingestyrelsen og Langeland Kommune har desuden aftalt, at afviklingen af asylcentrene følges meget tæt af parterne, og der er en gensidig forståelse for at opretholde asylcenterdriften, som be- skrevet i operatørkontrakten for 2017 i perioden, mens afvikling og lukning pågår.
Der er i den forbindelse enighed om, at der kan være behov for løbende di- rekte kontakt med centerlederne på de enkelte adresser omkring praktiske spørgsmål i relation til udflytningen af beboerne.
En tæt dialog med den hos Langeland Kommune udpegede bookingkoordina- tor er en forudsætning for den nødvendige planlægning og en hensigtsmæs- sig udflytning af beboerne, herunder en hensynsfuld overflytning af børne- familier samt koordinering mellem afgivende asylcentre og modtagende asylcentre drevet af andre indkvarteringsoperatører rundt omkring i landet.
Følgende elementer indgår i planen for afviklingen: 1. Udflytning af beboere:
Samtlige beboere skal være udflyttet fra asylcentrene i regi af Langeland Kommu- ne inden for 3-4 måneder. Der vil dog være nogle, der vil nå at overgå til integrati- on i kommunerne, eller som skal overflyttes til udrejsecenter, inden centrene lukker. Udlændingestyrelsen planlægger aktuelt ud fra følgende udflytningsplan:
a. Udflytning af beboere fra Opholdscenter Nyborg påbegyndes i ja- nuar og afsluttes inden udgangen af februar måned 2017
b. Udflytning af beboere fra opholdscentrene Holmegaard og Humb- le påbegyndes i februar og afsluttes inden udgangen af marts 2017
c. Beboerne fra Opholdscenter Lohals udflyttes senest i løbet af fe- bruar 2017
d. Beboerne fra Opholdscenter Søllested udflyttes senest i løbet af marts 2017
e. Beboerne fra Opholdscenter Rødby udflyttes senest i løbet af april 2017
De udmeldte datoer for lukning af børnecentrene i regi af Langeland Kommune er uændret, dvs. beboerne på børnecentrene på Ærø er udflyttet den 2. januar 2017, og beboerne på Børnecenter Hundstrup er udflyttet inden udgangen af januar 2017.
Beboere på tilknytningsadresser til de ovennævnte adresser udflyttes i takt med udflytning af de ovennævnte adresser.
Langeland Kommune skal løbende overdrage al relevant dokumentation vedrø- rende beboere til de modtagende asylcentre hurtigst muligt efter de pågældende beboere er flyttet.
2. Inventar mv.:
Udlændingestyrelsen er ansvarlig for, at inventar indkøbt som led i operatøropga- ven bliver fjernet fra asylcentrene og de tilknyttede serviceadresser.
Udlændingestyrelsen og Langeland Kommune aftaler nærmere, hvornår den kon- krete flytning af inventar finder sted.
Ethvert aktiv tilfalder Udlændingestyrelsen, med mindre der er tale om donatio- ner.
3. Reetablering af lejemål:
Udlændingestyrelsen er ansvarlig for reetablering af samtlige asylcentre og ser- viceadresser i tilknytning til asylcentrene, hvor Udlændingestyrelsen har indgået lejekontrakt. Det skal afklares med Langeland Kommune, om der er supplerende adresser, som Langeland Kommune skal reetablere, og om Udlændingestyrelsen vil skulle overtage et eller flere af disse lejemål i afviklingsperioden.
Reetablering af berørte asylcentre samt serviceadresser (fx skoler) skal være fore- taget inden udgangen af 1. halvår 2017.
4. Fraflytninger og opsyn:
For en række adressers vedkommende løber lejemålet i en længere periode efter fraflytning af beboerne.
Udlændingestyrelsen er ansvarlig for opsynet med de lejemål, som Udlændinge- styrelsen har indgået lejekontrakter for, men er interesseret i at aftale nærmere med Langeland Kommune om bistand til at forestå opsynet i al fald for så vidt angår adresser i Langeland Kommune.
5. Refusion og honorering af en række nøglemedarbejdere:
Langeland Kommune honoreres i afviklingsperioden i overensstemmelse med bestemmelserne i operatørkontrakten mellem Udlændingestyrelsen og Langeland Kommune for 2017.
Langeland Kommune er forpligtet til at minimere udgifterne til indkvarteringsdrif- ten i afviklingsperioden, herunder sikrer at personale i det omfang, at det er mu- ligt, afvikler ferie i opsigelsesperioden.
Det bemærkes, at Langeland Kommune efter forudgående skriftlig aftale kan an- mode Udlændingestyrelsen om refusion for nødvendige og dokumenterbare ud- gifter som følge af afviklingen af asylcenterdriften.
I afviklingsperioden vil der være behov for at have tilknyttet et antal nøglemedar- bejdere, som Udlændingestyrelsen er indstillet på at refundere kommunens direk- te udgifter til efter nærmere skriftlig aftale.
6. Slutafrapportering:
Udlændingestyrelsen og Langeland Kommune bestræber sig på inden udgangen af
3. kvartal 2017 at have foretaget en slutrapportering på de økonomiske udestå- ender mellem parterne.
Et eventuelt overskud i 2017 tilfalder Udlændingestyrelsen.
7. Adgang til systemer og arkivforhold:
Udlændingestyrelsen og Langeland Kommune udarbejder en liste over IT- systemer mv., hvor adgangen for Langeland Kommune ophører efter nærmere skriftlig aftale.
Langeland Kommune er forpligtet til at opbevare relevant arkivmateriale om den tidligere asylcenterdrift i op til 5 år samt til vederlagsfrit at meddele Udlændinge- styrelsen det materiale og de oplysninger, som Udlændingestyrelsen anmoder om.
8. Samarbejdsorganisation under afviklingen af asylcenterdriften:
Udlændingestyrelsen og Langeland Kommune udpeger kontaktpersoner, som vil stå for den løbende koordinering af afviklingen af asylcenterdriften.
Udlændingestyrelsen udarbejder en konkret plan for afviklingen af asylcentrene med bidrag fra Langeland Kommune. Udlændingestyrelsen opdaterer løbende planen. Planen drøftes på ugentlige telefoniske møder mellem parterne.
Der afholdes herudover månedlige møder – som udgangspunkt i Udlændingesty- relsen. Møderne afholdes med deltagelse på chefniveau. Det første møde afhol- des medio januar 2017.
Langeland Kommune orienterer Udlændingestyrelsen uden ugrundet ophold i tilfælde af personalemæssige uregelmæssigheder på asylcentrene, serviceadres- serne samt stabsfunktionen tilknyttet asylcenterdriften i afviklingsperioden. Det gælder fx i tilfælde af et større antal sygemeldinger mv.
9. Skærpet tilsyn:
Det iværksatte skærpede tilsyn med asylcentrene i regi af Langeland Kommune fortsætter i afviklingsperioden.
10. Opsamlingsbestemmelse:
Langeland Kommune er indforstået med, at der i afviklingsperioden kan blive be- hov for at regulere flere forhold end de under pkt. 1-9 nævnte eller foretage ju- steringer.
mellem
Udlændingestyrelsen Xxxxxxxx 00
2100 København Ø
og
Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx 0
5900 Rudkøbing
om
indkvartering og underhold af asylansøgere m.fl.
af 3. januar 2017
INDHOLD
OVERORDNET OM RAMMERNE OG FORMÅLET MED INDKVARTERINGSOPGAVEN 9
1.1. Beskrivelse af parterne 10
3. OMFATTEDE INDKVARTERINGSSTEDER OG KAPACITET 11
3.1. Åbninger, lukninger eller tilpasninger af indkvarteringsadresser 11
3.2. Indkvartering ved brug af merkapacitet 12
3.3. Indkvartering uden for det ordinære indkvarteringssystem 12
3.4. Afskedigelse og overdragelse af personale 12
4. INDKVARTERINGSSTEDER (BYGNINGER) OG INVENTAR 12
5. GENERELT VEDRØRENDE OPERATØRENS OPGAVEVARETAGELSE 13
5.2. Straffe- og børneattester 13
5.3. Tavshedspligt og behandling af persondata 13
5.4. Udveksling af oplysninger 13
5.5. Nultolerance over for kriminalitet og indberetninger om kriminalitet, chikane, mistanke om radikalisering mv 14
5.7. Operatørens bookingarbejde og samarbejdet med Udlændingestyrelsens bookingfunktion 15
5.8. Bistand til Udlændingestyrelsen i forbindelse med ministerbetjening og forespørgsler og besøg fra øvrige interessenter mv 17
5.9. Presse og kommunikation med lokalsamfundet 17
5.10. Løbende samarbejde med Udlændingestyrelsen i øvrigt 18
6.1. Indkvartering og socialt netværk 18
6.2. Bisiddere og personlige repræsentanter 23
6.4. Pasningstilbud, undervisning og fritidstilbud for børn 29
6.5. Ungeundervisning og -aktivering (17-21-årige) 32
6.6. Undervisning og aktivering af voksne 32
6.8. Overgang til integration 36
7.1. Kvartalsvis økonomisk afrapportering 38
7.2. Afrapportering og afstemning af tilgodehavender for social- og sundhedsområdet 40
7.3. Afstemning af kontante ydelser 41
7.4. Afrapportering på annekser og særlige boliger (2008 og 2011-ordningerne) 41
7.5. Inventaroperatørens afrapportering 42
8.1. Operatørens egne tilsyn 42
8.2. Udlændingestyrelsens tilsyn 42
8.3. Operatørens forpligtelse i forbindelse med andre myndigheders tilsyn med driften 43
8.4. Vederlag, betalingsbetingelser og vilkår for overskudsbegrænsning 44
9.1. Forsikring og erstatningsansvar 44
9.2. Bestemmelser om underleverandører, misligholdelse, kontraktændring mv 45
BILAG 1.A. KAPACITET OG ØKONOMI 49
1. Indkvarteringskapacitet og belægning 49
1.1. Kapacitet pr. indkvarteringsregion 49
3. Delrammen til indkvarteringsydelser 51
3.1. Takstafregnede indkvarteringsydelser 51
3.2. Centralt afregnede indkvarteringsydelser 52
4. Delrammen til ejendomsdrift 52
4.1. Honorering for ejendomsdrift pr. indkvarteringsregion 53
4.2. Centralt afregnede ydelser vedr. ejendomsdrift 53
5. Delrammen til forbrugsafregnet ejendomsdrift 54
5.1. Honorering for forbrugsafregnet ejendomsdrift 54
5.2. Honorering for vedligeholdelsesprojekter 54
6. Delrammen til sundhedsydelser 55
6.1. Takstafregnede sundhedsydelser (hovedkontraktens punkt 6.3) 55
6.2. Særlige social- og sundhedsudgifter (godkendelseskrævende ydelser) 55
6.3. Centralt afregnede sundhedsydelser 56
7. Honorering for kapacitetsjusteringer m.v. 56
7.1. Honorering for ydelser ved åbning (hovedkontraktens punkt 3.1) 56
7.2. Honorering for ydelser ved lukning (hovedkontraktens punkt 3.1) 56
8. Honorering for særligt aftalte ydelser i 2017 57
8.1. Honorering for opsøgende systematisk medicinsk screening 57
9. Bevilling til drift af indkvarteringsregioner 57
11.1. Operatørens månedlige faktura 58
11.2. Godkendelseskrævende social- og sundhedsydelser 58
BILAG 1.B. ØKONOMI OG SERVICEKRAV VEDRØRENDE ASYLAFTALEN AF 19. SEPTEMBER 2012 59
1.2. Undervisning og aktivering 60
1.3. Styrkede tilbud til børne- og ungegruppen 60
1.6. Sprogundervisning i den afsluttende fase 60
1.7. Støtte og facilitering af Rådgivningstjenesten for afviste asylansøgere 61
2.2. Aktivitetsrapportering 62
3.1. Aktiviteter og servicekrav 63
4. Undervisning og aktivering 65
4.1. Aktiviteter og servicekrav 65
5. Styrkede tilbud til børne- og ungegruppen 67
5.1. Aktiviteter og servicekrav 67
6.1. Aktiviteter og servicekrav 68
7. Asylansøgerkursus modul 9-10 68
7.1. Aktiviteter og servicekrav 69
8. Støtte og facilitering af Rådgivningstjenesten for afviste asylansøgere 69
9. Gældende lovgivning og andre myndighedsforskrifter mv 70
1.1 Modtagelse og registrering af nyankomne 71
1.3. Udlevering af hygiejne-, tøj- og startpakke samt selvhusholdskasse 71
2. Indkvartering og socialt netværk 71
2.2. Supplerende vagtbemanding m.v. 72
2.4. Hotelfunktion for asylansøgere der skal til møde med myndigheder 72
2.6. Administration i relation til godkendelsesbelagte ydelser 72
3.1. Medicinsk modtagelse (alle nyindrejste) 72
3.2. Særlig medicinsk modtagelse af børn (nyindrejste 0-17-årige børn) 73
4. Undervisning og aktivering 73
4.1. Asylansøgerkursus (nyindrejste 17+ -årige) 74
4.2 Børneundervisning og fritidstilbud til børn og unge (6-16-årige) 75
5. Børnepasningstilbud i forbindelse med asylsamtaler 75
1.1. Opsøgende systematisk medicinsk modtagelse 76
2. Særlige ydelser ved indkvartering af uledsagede mindreårige på opholdscentre (17-årige) 76
3. Asylansøgerkursus (nyindrejste 17+ -årige) 76
3.2. Særligt om modul 9 og 10 77
BILAG 4: CENTRE FOR ULEDSAGEDE MINDREÅRIGE 79
1. Krav til personale, normering og vagtberedskab 79
1.1. Personale og normering 79
2. Indkvartering og socialt netværk 79
2.2. Assistance til beboere i forbindelse med ansøgninger om privat indkvartering 79
2.6. Almen daglig vejledning 80
3.1. Opsøgende systematisk medicinsk modtagelse 80
3.2. Forebyggende sundhedsordninger for børn og unge 80
3.3. Almen sundhedsbetjening 80
4. Børneundervisning og fritidstilbud til børn og unge (6-17-årige) 81
5. Særligt for modtagecentre for uledsagede mindreårige 81
5.1. Indkvartering og socialt netværk 81
6. Særligt for ordinære opholdscentre for uledsagede mindreårige (13-17-årige) 83
6.1. Almen daglig vejledning 83
7. Særligt for opholdscentre for uledsagede mindreårige (0-12-årige) 83
8. Særligt for centre for uledsagede mindreårige med gadeorienteret adfærd 83
1. Indkvartering og socialt netværk 84
1.2. Særlig tværfaglig indsats 84
1.4. Særlig indsats overfor børn 84
1.5. Samarbejde med integrationskommuner 84
1.6. Betjening af beboere i specialannekser og børn i ekstern pleje, anbragte børn samt privatindkvarterede og indkvarterede i særlige boliger 85
2.1. Opsøgende systematisk medicinsk modtagelse 85
2.2. Almen sundhedsbetjening (alle) 85
3. Børneundervisning og fritidstilbud til børn og unge (6-16-årige) 86
1. Indkvartering og socialt netværk 87
1.3. Supplerende vagtbemanding og skærpet adgangskontrol 87
1.4. Elektronisk adgangskontrol 87
1.5. Administration i relation til godkendelsesbelagte ydelser 88
2.1. Opsøgende systematisk medicinsk modtagelse 88
4. Børneundervisning og fritidstilbud (6-16-årige) 88
5. Transportudgifter til samvær med herboende børn for personer på tålt ophold/udviste ved dom 88
BILAG 7: INDKVARTERINGSSTEDER (BYGNINGER) OG INVENTAR 90
2. Drift og vedligeholdelse af indkvarteringssteder 90
2.1. Ejendomsdrift (viceværtsfunktion) 90
2.2. Ordinær vedligeholdelse 91
2.3. Særligt vedrørende drift og vedligeholdelse af udeboliger, herunder annekser 91
3. Bygningsmæssige ændringer af kommende eller eksisterende indkvarteringssteder 92
4. Opgaver i forbindelse med åbninger og lukninger af indkvarteringssteder 92
5. Økonomisk ansvar ved skader 93
6.2. Inventaroperatørens opgaver 93
6.3. Genanskaffelse og kassation 94
6.7. Inventarregistrering 96
6.8. Inventargrupper 96
6.9. Vedligeholdelse af inventar 97
7. Kvartalsvise møder på bygnings- og inventarområdet 98
BILAG 8: GÆLDENDE RETNINGSLINJER OG ANDRE MYNDIGHEDSFORSKRIFTER 100
OVERORDNET OM RAMMERNE OG FORMÅLET MED INDKVARTERINGSOPGAVEN
Udlændingestyrelsen er ansvarlig for at tilvejebringe og drive indkvarteringssteder for asylansøgere. Driften varetages af indkvarteringsoperatøren på vegne af Udlændingestyrelsen og inden for rammerne af denne kontrakt.
Det overordnede formål med indkvarteringsopgaven er at sikre, at de beboere, der indkvarteres på landets asylcentre, får en værdig og tryg ventetid under asylsagsagens behandling og indtil overgangen til integrati- on eller udrejse af Danmark.
En værdig og tryg ventetid bør skabes gennem en helhedsorienteret indsats overfor hver enkelt beboer, hvor der tages udgangspunkt i den enkeltes særlige livsvilkår og individuelle forudsætninger.
Her er det vigtigt, at ansvaret for beboerens dagligdag forbliver hos beboeren selv, og at beboerne så vidt muligt inddrages i de daglige opgaver med driften af centret.
Det er desuden vigtigt, at beboeren har en realistisk opfattelse af sin situation for bedre at være i stand til at tage vare på sig selv og sin familie, uanset om fremtiden ligger i eller uden for Danmark.
For at understøtte den helhedsorienterede indsats skal indkvarteringsoperatøren tilvejebringe en række ydelser for beboerne. Ydelserne skal blandt andet sikre, at beboerne har en struktureret dagligdag med klarhed omkring rettigheder og pligter, både overfor udlændingemyndighederne, de øvrige beboere og personalet på centret samt det omgivende samfund.
Indkvarteringsopgaven skal løses med et særligt hensyn til sårbare grupper, herunder uledsagede mindre- årige asylansøgere, handlede personer og andre grupper med særlige behov.
Ro og orden på asylcentrene er afgørende – både for beboere, medarbejdere, naboer og lokalsamfundet. Således bør et tryghedsskabende samarbejde med det lokale politi, frivillige og øvrige relevante parter i lokalområdet prioriteres højt. Desuden skal indsatsen tilrettelægges, så der skabes forudsætninger for fo- rebyggelse af kriminalitet og tidlig opmærksomhed og opfølgning på mistanke om radikalisering.
Indsatsen skal endvidere understøtte, at beboerne lever i respekt for hinanden, øvrige borgere, virksomhe- der og institutioner her i landet samt for danske normer og værdier, herunder ligestilling mellem kønnene og kvinder, børn og minoriteters rettigheder. Endelig skal det tryghedsskabende arbejde understøtte, at naboer til centrene m.fl. kan have respekt over for centrenes virke og beboere.
1. INDLEDNING
Denne kontrakt er indgået mellem Udlændingestyrelsen og Langeland Kommune med det formål at regule- re samarbejdet mellem parterne i forbindelse med driften af indkvarteringssteder for asylansøgere m.fl. og Langeland Kommunes levering af tilknyttede ydelser.
1.1. Beskrivelse af parterne
Udlændingestyrelsen er en styrelse under Udlændinge- og Integrationsministeriet, der efter udlændingelo- vens § 42 a, stk. 5, har ansvaret for at tilvejebringe og drive indkvarteringssteder for asylansøgere m.fl.
Langeland Kommune er en væsentlig samarbejdspartner for Udlændingestyrelsen på asylindkvarteringsom- rådet.
Langeland Kommune benævnes i kontrakten ”operatøren”.
Udlændingestyrelsen indgår kontrakt med operatøren om den overordnede drift af operatørens samlede indkvarteringsopgave, jf. udlændingelovens § 42 a, stk. 5, 2. pkt. Operatøren har således det ledelsesmæs- sige ansvar for driften af de aftalte indkvarteringssteder.
Kontraktforholdet er baseret på en såkaldt bestiller-udfører-model, hvor Udlændingestyrelsen bestiller operatøren til at udføre den opgave, som Udlændingestyrelsen har ansvaret for. Udlændingestyrelsen fører som følge heraf tilsyn med, om opgaven løses i overensstemmelse med kontrakten, jf. punkt 8.
1.2. Kontrakt og bilag
Denne kontrakt er udformet i et generisk format, således at den kan anvendes af operatører i hele landet med justeringer af visse afsnit.
I Bilag 2-6 beskrives ydelser eller vilkår, som alene gælder for den centertype, som bilaget omhandler, og som dermed ikke er relevant for de operatører, der ikke driver den type af centre.
For operatøren og i medfør af denne kontrakt er bilag 5 og 6 således ikke relevante, og operatøren skal således ikke forpligte sig til indholdet i disse bilag.
De indholdsmæssige og økonomiske rammer for opgavevaretagelsen er fastlagt i udlændingeloven, finans- loven (herunder takster) og de øvrige myndighedsforskrifter, der er opregnet i bilag 8.
Endvidere gælder, at det tilbud, som operatøren har afgivet til Udlændingestyrelsen forud for tildeling af operatøropgaven i medfør af denne kontrakt, udgør en del af kontraktgrundlaget. Tilbuddet er vedlagt som bilag.
2. DEFINITIONER
Ved aktiviteter forstås de underaktiviteter, der skal gennemføres i tilknytning til leveringen af ydelserne.
Ved beboere forstås personer omfattet af Udlændingestyrelsens underholdsforpligtelse, jf. udlændingelo- vens § 42 a, stk. 1 og 2, jf. stk. 3, som er indkvarteret på operatørens indkvarteringssteder eller er tilknyttet disse.
Ved fase 1 forstås den indledende fase, hvor det endnu ikke er afklaret, om asylsagen skal realitetsbehand- les i Danmark
Ved fase 2 forstås den fase, hvor asylsagen realitetsbehandles af de danske udlændingemyndigheder
Ved fase 3 forstås udsendelsesfasen, hvor asylansøgeren har fået endeligt afslag og skal udrejse af Danmark
Ved indkvarteringssted forstås det eller de steder, hvorfra operatøren skal drive indkvarteringsvirksomhed og levere de dertil knyttede ydelser, herunder centre og tilknyttede udeboliger m.v., jf. bilag 1.
Ved indkvarteringsregion forstås en sammenhængende enhed, som typisk består af et kernecenter, hvor beboerne tilbydes ydelser, samt en række tilknyttede indkvarteringssteder.
Ved belægning forstås antallet af indkvarterede personer hos fx en operatør eller i en region på et givet tidspunkt.
Ved indkvarteringsomfang forstås den gennemsnitlige belægning over en periode omregnet til årspersoner, hvor én årsperson svarer til én person indkvarteret i et år.
Ved indkvarteringsoperatøren forstås operatøren.
Ved inventaroperatøren forstås den operatør, der tillige har opgaven som inventaroperatør.
Ved ydelser forstås de forskellige opgaver hhv. tilbud, som operatøren skal varetage hhv. levere i tilknyt- ning til udførelsen af den samlede opgave med indkvartering.
3. OMFATTEDE INDKVARTERINGSSTEDER OG KAPACITET
De indkvarteringssteder, som er omfattet af denne kontrakt ved indgangen til aftaleperioden, fremgår af bilag 1 med forbehold for tilpasninger, der ikke kan tages højde for ved kontraktens indgåelse.
3.1. Åbninger, lukninger eller tilpasninger af indkvarteringsadresser
Behovet for indkvarteringskapacitet kan variere betydeligt over både kortere og længere tid. Derfor kan såvel indkvarteringssteder som kapacitet på indkvarteringsstederne ændres på Udlændingestyrelsens initi- ativ som beskrevet i bilag 1.
Udlændingestyrelsen udarbejder i samråd med operatørerne en standardpakke i forbindelse med åbninger af centre, herunder mht. hvad der skal være til stede, og i hvilken rækkefølge operatøren skal kunne levere ydelserne i forbindelse med en åbning.
Udlændingestyrelsen udarbejder i samråd med operatøren en plan for konkrete åbninger og lukninger med det formål at have klarhed over opgavefordelingen. Planen vil bl.a. omhandle, hvornår de enkelte ydelser leveres, og omfatte kommunikation med lokalsamfundet, udlejere mv. om åbninger og lukninger af ind- kvarteringssteder mv. Det forudsættes i den forbindelse, at operatøren efter drøftelse med Udlændingesty- relsen som udgangspunkt varetager løbende kommunikation vedrørende lukningen med borgere og myn- digheder i lokalsamfundet.
3.2. Indkvartering ved brug af merkapacitet
Udlændingestyrelsen vil i løbet af 2017 skabe et antal merkapacitetspladser, dvs. pladser, der er af midler- tidig karakter, hvor beboerne om nødvendigt kan bo tættere end normalt.
Merkapacitetspladser tilvejebringes gennem midlertidig mere intensiv arealanvendelse på indkvarterings- stederne, fx ved flere senge på værelserne, anvendelse af fællesarealer til indkvartering eller ved forudgå- ende investeringer i mere fleksible rumløsninger, herunder evt. pavillonløsninger, der let kan åbnes og luk- kes.
Der henvises i øvrigt til bilag 1.
3.3. Indkvartering uden for det ordinære indkvarteringssystem
Der kan efter behov indgås særskilte aftaler mellem Udlændingestyrelsen og operatøren om driften af mid- lertidige indkvarteringssteder uden for det ordinære centersystem. Særskilte aftaler om drift af midlertidige indkvarteringssteder uden for det ordinære centersystem er ikke omfattet af denne kontrakt.
3.4. Afskedigelse og overdragelse af personale
Operatøren skal, i det omfang det er nødvendigt, i god tid planlægge og iværksætte afskedigelse af perso- nale.
Operatøren skal i forbindelse med en eventuel virksomhedsoverdragelse informere de berørte medarbej- dere.
Operatøren skal informere erhververen om eventuelle økonomiske og andre forpligtelser vedrørende for- hold, der vedrører tiden før overdragelsen.
4. INDKVARTERINGSSTEDER (BYGNINGER) OG INVENTAR
4.1. Bygninger
Udlændingestyrelsens stiller indkvarteringssteder til rådighed for operatørens levering af ydelser, jf. bilag 7.
Operatøren er ikke berettiget til at anvende indkvarteringsstederne til virksomhed, hvor der opnås indtæg- ter fra anden side end Udlændingestyrelsen, medmindre andet aftales skriftligt. Ved en sådan anvendelse betaler operatøren Udlændingestyrelsen herfor. Betalingen vil basere sig på styrelsens udgifter forbundet med faciliteterne på den givne lokalitet. I fastsættelsen af betalingen vil der indgå direkte huslejeudgifter, vedligeholdelse af ejendommen samt en andel af styrelsens udgifter til administration af området.
4.2. Inventar
Udlændingestyrelsen har pligt til at tilvejebringe inventar til indkvarteringsstederne, hvilket efter aftale kan ske i samarbejde med operatøren. Udlændingestyrelsen afholder udgifterne hertil som fastsat i bilag 1.
Operatørens opgaver i forbindelse med levering, vedligeholdelse og kassation af inventar er fastlagt i bilag 7.
5. GENERELT VEDRØRENDE OPERATØRENS OPGAVEVARETAGELSE
5.1. Krav til personalet
Operatøren er forpligtet til at have fagligt kvalificeret og tilstrækkeligt personale ansat eller til rådighed som underleverandører til levering af ydelserne.
Operatøren skal i den sammenhæng tilrettelægge normeringen og personalesammensætningen ud fra ind- kvarteringsbehovet og beboersammensætningen på de enkelte adresser og under hensyntagen til formålet med indkvarteringsopgaven og de krav, der stilles til levering af ydelserne i denne kontrakt.
Der henvises endvidere til bilag 4 for så vidt angår særskilte krav på centre for uledsagede mindreårige.
5.2. Straffe- og børneattester
Operatøren skal indhente straffeattest forud for ansættelser på lederniveau. Operatøren bør indhente straffeattest forud for ansættelse af øvrigt personale.
Operatøren skal indhente børneattester på asylcenterpersonale, der har kontakt med børn under 15 år, jf. bekendtgørelse nr. 483 af 23. maj 2012.
5.3. Tavshedspligt og behandling af persondata
Operatøren og dennes medarbejdere skal iagttage tavshed med hensyn til fortrolige oplysninger, jf. straffe- lovens §§ 152 samt 152 a-f, som der opnås kendskab til i forbindelse med udførelse af opgaverne, der er beskrevet i denne kontrakt.
Operatøren skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning om behandling af persondata.
5.4. Udveksling af oplysninger
5.4.1. Udveksling af oplysninger mellem Udlændingestyrelsen og operatøren
Udlændingestyrelsen og operatørerne kan udveksle de oplysninger vedrørende en beboer, herunder oplys- ninger om dennes rent private forhold og andre fortrolige oplysninger, som er nødvendige for
- varetagelse af administrationen i forbindelse med driften af indkvarteringssteder,
- indkvarteringsoperatørernes udbetaling af kontante ydelser og
- varetagelse af administrationen efter udlændingelovens §§ 42 c-42 g. Oplysningerne kan udveksles uden beboerens samtykke, jf. udlændingelovens § 42 h.
Oplysninger, der kan udveksles efter det ovenfor beskrevne, omfatter bl.a. stamoplysninger om den enkelte beboer (herunder antal personer i familien og helbredsforhold m.v.), sagsbehandlingsrelaterede oplysnin- ger, oplysninger vedr. den pågældendes kvalifikationer (uddannelse, sprogkundskaber) og helbredsmæssi- ge oplysninger. Udlændingestyrelsen og operatørerne kan herunder udveksle følsomme oplysninger omfat- tet af persondatalovens § 7 og andre følsomme oplysninger omfattet af persondatalovens § 8 uden beboe- rens samtykke.
I det omfang Udlændingestyrelsen eller operatøren er berettiget til at videregive en oplysning, som beskre- vet, skal oplysningen på begæring videregives, hvis den er af betydning for modtagerens opgavevaretagel- se, herunder for en afgørelse, som Udlændingestyrelsen skal træffe.
Desuden skal operatøren efter anmodning fra Udlændingestyrelsen videregive oplysningerne fra en bebo- ers kontrakt om voksenundervisning og -aktivering til Udlændingestyrelsen. Videregivelsen kan ske uden beboerens samtykke, jf. udlændingelovens § 42 h, stk. 3. Operatøren skal underrette beboeren om, at der videregives oplysninger fra kontrakten til Udlændingestyrelsen.
5.4.2. Udveksling af oplysninger mellem operatørerne
Flytter en voksen beboer fra et indkvarteringssted, som drives af operatøren, til et indkvarteringssted dre- vet af en anden operatør, skal operatøren uden beboerens samtykke videregive oplysningerne fra beboe- rens kontrakt om voksenundervisning og -aktivering til operatøren for det nye indkvarteringssted. Videregi- velsen skal ske i umiddelbar tilknytning til flytningen.
Kontrakten kan indeholde følsomme oplysninger omfattet af persondatalovens § 7, eksempelvis oplysnin- ger om helbredsmæssige forhold og andre følsomme oplysninger omfattet af persondatalovens § 8. Opera- tørens videregivelse af oplysninger fra kontrakten kan ske uden beboerens samtykke, jf. udlændingelovens
§ 42 h, stk. 2. Operatøren skal underrette beboeren om, at der videregives oplysninger fra kontrakten til den nye operatør.
5.4.3. Videregivelse af oplysninger til integrationskommunen
Der henvises til pkt. 6.8.3
5.5. Nultolerance over for kriminalitet og indberetninger om kriminalitet, chikane, mistanke om radi- kalisering mv.
Der er nultolerance over for enhver form for kriminalitet og uhensigtsmæssig adfærd på indkvarteringsste-
derne.
Operatøren skal anmelde alle former for kriminalitet, mistanke om kriminelle forhold og mistanke om radi- kalisering m.v. til det lokale politi. Operatøren har endvidere pligt til at indberette alle former for kriminali- tet og alvorlige hændelser på asylcentrene til Udlændingestyrelsen.
Indberetningspligten omfatter fx chikane af beboere eller personale og mistanke om radikalisering samt tilfælde af hærværk, tyveri, brandstiftelse, seksuelle krænkelser og vold og trusler, hvad enten det er rettet mod beboere på centret eller mod personalet, magtanvendelse samt andre alvorlige konflikter m.v.
Operatøren skal sende indberetninger om hændelser af ovenstående karakter til Udlændingestyrelsens indberetningspostkasse på adressen xxxxxxxxxxxxxx@xx.xx. Indberetninger skal sendes hurtigst muligt og uden ugrundet forsinkelse til Udlændingestyrelsen.
Ved indberetninger om chikane og mistanke om radikalisering skal operatøren benytte indberetningsskema IN8. Til øvrige indberetninger benyttes indberetningsskema IN9. Skemaerne er tilgængelige i LetAsyl.
Såfremt indberetningen giver grundlag for at overveje en flytning af den indberettede asylansøger til et andet indkvarteringssted, kontakter operatøren endvidere Udlændingestyrelsens bookingfunktion, jf. pkt. 5.7.4.
Operatøren skal fastsætte interne procedurer for kvalitetssikring og håndtering af og opfølgning på indbe- retninger. Operatøren skal i den sammenhæng være opmærksom på eventuelle mønstre og tendenser i de episoder, der indberettes.
5.6. Husorden
Operatøren skal udarbejde en husorden om rettigheder og pligter for den enkelte beboer på indkvarte- ringsstedet samt om de specifikke forhold i lokalsamfundet. Det gælder bl.a. trafikale forhold, særlige for- hold med hensyn til naboer, fx mht. støj.
Formålet med husordenen er at sikre ro og orden på indkvarteringsstedet og respekt for øvrige beboere, personale og lokalsamfundet.
Husordenen skal således indeholde retningslinjer for adfærd på centrene, herunder om tilstedeværelses- kontrol, jf. nedenfor pkt. 5.7.5., udluftning, rygning og alkohol for at sikre driften af indkvarteringsstedet.
Gentagne overtrædelser af husordenen kan føre til, at operatøren kan bortvise en beboer fra områder på centret eller anmode Udlændingestyrelsen om at flytte den pågældende til et andet center. Operatøren skal endvidere i husordenen oplyse beboerne om reglerne for håndtering af hittegods og efterladte ejende- le, jf. pkt. 6.1.5.
Husordenen skal udleveres til beboerne ved indflytning på centret og i øvrigt være tilgængelig på fx infotav- ler, ved opslag mv. Operatøren skal sikre, at nyindflyttede beboere gøres bekendt med og forstår indholdet af husordenen.
Husordenen skal oversættes til følgende sprog:
- arabisk
- dari
- engelsk
- farsi
- fransk
- russisk
- somali
- sorani
- tigrinja
- øvrige relevante sprog
5.7. Operatørens bookingarbejde og samarbejdet med Udlændingestyrelsens bookingfunktion
5.7.1. Udlændingestyrelsens bookingfunktion
Udlændingestyrelsen vurderer på baggrund af den aktuelle indkvarteringssituation, indrejsemønstre mv. og tilbagemeldinger fra operatørerne, om der overordnet er de fornødne pladser i indkvarteringssystemet, om der er behov for justeringer i opadgående eller nedadgående retning, og om der er behov for at udpege bestemte indkvarteringssteder til særlige målgrupper.
Formålet er at sikre den bedst mulige udnyttelse af indkvarteringskapaciteten og de bedst mulige vilkår for den aktuelle beboergruppe.
5.7.2. Central kontaktperson hos operatøren
Operatøren skal udpege en eller flere kontaktpersoner, som har det overordnede bookingmæssige ansvar for flere centre. Kontaktpersonen skal varetage den løbende kommunikation med Udlændingestyrelsens
bookingfunktion og være bindeled i kommunikationen mellem Udlændingestyrelsens bookingfunktion og de enkelte centre.
Kontaktpersonen skal primært være praktiker og ikke nødvendigvis en del af operatørens ledelse, men skal have tæt kontakt til operatørens ledelse. Det forudsættes, at kontaktpersonen har et grundigt kendskab til de enkelte indkvarteringssteders indretning, målgruppe mv. og dermed også kontakter Udlændingestyrel- sens bookingfunktion med forslag til en bedre kapacitetsudnyttelse, når det vurderes muligt.
Operatøren skal aftale med Udlændingestyrelsens bookingfunktion, om der er behov for at udpege mere end én kontaktperson. Det afhænger bl.a. af antallet af centre, placeringerne og centertyperne, som opera- tørerne driver.
Formålet er dels at sikre klare kommunikationskanaler mellem operatøren og Udlændingestyrelsens bookingfunktion og dels at forankre et overblik over flere centre hos kontaktpersonerne til brug for styrel- sens såvel kortsigtede som langsigtede planlægning på indkvarteringsområdet og dermed den bedst mulige udnyttelse af indkvarteringskapaciteten.
5.7.3. Løbende opdatering af indkvarterede på de enkelte centre
Operatøren skal varetage den løbende administration af, hvilke personer der opholder sig på operatørens indkvarteringssted/indkvarteringssteder og skal i forlængelse heraf sikre en løbende opdatering af Indkvar- teringssystemet IBS samt underretning af Udlændingestyrelsens bookingfunktion, såfremt der er behov herfor, jf. i øvrigt retningslinjer for IBS. Dette omfatter bl.a. ændring af opholdssted, fødsler, at en asylan- søger fylder 18 (indtil der er etableret en systemunderstøttelse dertil i IBS), dødsfald samt civilstatusæn- dringer i det omfang, operatøren får kendskab hertil. Operatøren kan opdatere beboernes modersmål i stambemærkningerne, hvis operatøren finder det relevant.
Operatøren skal endvidere varetage den generelle administration, herunder opdateringen af beboernes stamkort, herunder redigere relationerne, når et ægtepar/samlevende flytter fra hinanden samt sikre, at oplysningerne følger beboeren under opholdet i indkvarteringssystemet, således at blandt andet oplysnin- ger om legestuebørn, skolepapirer for børn og voksne, sundhedsjournaler samt oplysninger i eventuelle sociale sager videresendes til nye centre ved flytning, jf. i øvrigt § 42 h i udlændingeloven.
5.7.4. Flytteønsker
Operatøren skal notere beboernes ønsker om at flytte til et andet center under stambemærkningerne i IBS. I hastende tilfælde kan kontaktpersonen orientere Udlændingestyrelsens bookingfunktion om et flytteøn- ske pr. mail. Hastende tilfælde kan fx være, hvis beboerens ægtefælle eller anden nær familie er indrejst i Danmark og indkvarteret i et andet center, eller hvis konkrete hændelser medfører, at beboeren ikke kan blive i centeret, eksempelvis hvis beboeren af forskellige årsager mistrives.
Operatøren skal videreformidle beboernes ansøgninger om flytning til indkvarteringssteder uden for asyl- centrene til Udlændingestyrelsens bookingfunktion. Udgangspunktet er, at asylansøgere indkvarteres på et asylcenter. Såfremt de pågældende ønsker at indkvartere sig uden for et asylcenter, skal de have forudgå- ende tilladelse hertil af Udlændingestyrelsen.
Operatøren skal bistå beboere ved ansøgning om privat indkvartering i overensstemmelse med retningslin- jerne om privat indkvartering. Operatøren skal i forbindelse hermed efter behov, og såfremt der er tale om en uledsaget mindreårig, inddrage den kommune, hvor den private indkvartering skal finde sted, med hen-
blik på at opnå kommunens godkendelse af en eventuel plejefamilie. Såfremt kommunen godkender den private indkvartering, skal operatøren forinden iværksættelse søge godkendelse heraf hos Udlændingesty- relsen.
Operatøren skal ved eventuelle henvendelser til Udlændingestyrelsens bookingfunktion med anmodninger om flytninger af beboere med en uhensigtsmæssig adfærd redegøre nærmere for denne eller de hændel- ser, der ligger til grund for henvendelsen, for operatørens vurdering af beboeren, for hvad operatøren har gjort for at afhjælpe forholdet, og for hvad operatøren forestiller sig, at et nyt indkvarteringssted kan gøre bedre end det nuværende indkvarteringssted.
5.7.5. Tilstedeværelseskontrol
Operatøren skal til enhver tid og uden ugrundet ophold i IBS registrere en beboer som udeblevet, hvis per- sonalet er bekendt med, at den pågældende ikke reelt opholder sig på centeret.
Operatøren skal endvidere løbende gennemføre tilstedeværelseskontrol og dermed kontrollere, om en asylansøger er udeblevet og skal registreres som sådan. Tilstedeværelseskontrol skal ske, hvis beboeren:
- Ikke henter sin post
- Ikke henter sine kontante ydelser
- Ikke møder op til indkaldte møder, interviews, tilsigelser m.v.
- Ikke efterkommer en opfordring om at henvende sig til centerpersonalet
- Gennem længere tid udebliver fra aktivering/undervisning
- Ikke opholder sig på centeret/i udebolig (tømt værelse el.lign. klare indicier)
- Ikke bor og opholder sig på centeret i de tilfælde, hvor den pågældende er pålagt opholdspligt, jf. udlændingelovens § 42a, stk. 8
- Eller hvis personalet i øvrigt har en formodning om, at beboeren er udeblevet
Som udgangspunkt skal operatøren registrere en beboer som udeblevet, hvis den pågældende gennem 3 hverdage ikke har hentet sin post eller efterkommet en opfordring om at henvende sig på kontoret.
Operatøren skal orientere nye beboere om tilstedeværelseskontrol, om konsekvenserne af manglende tilstedeværelse, og om adgangen til at søge om tilladelse til at opholde sig væk fra centeret i længere tid.
5.8. Bistand til Udlændingestyrelsen i forbindelse med ministerbetjening og forespørgsler og besøg fra øvrige interessenter mv.
Operatøren er forpligtet til så vidt muligt og til tider med kort varsel at levere bidrag til Udlændingestyrel-
sen i forbindelse med ministerbetjening, udarbejdelse af bidrag til besvarelse af spørgsmål fra Folketinget, Folketingets Ombudsmanden, Rigsrevisionen mv. Operatøren skal i den sammenhæng gøre Udlændingesty- relsen opmærksom på eventuelle usikkerheder eller forbehold i operatørens bidrag til Udlændingestyrel- sen.
Operatøren bør orientere Udlændingestyrelsen, såfremt operatøren modtager henvendelser fra folke- tingsmedlemmer eller ministre, der ønsker at aflægge besøg på et af operatørens centre.
5.9. Presse og kommunikation med lokalsamfundet
Operatøren skal efter drøftelse med Udlændingestyrelsen informere lokalsamfundet om etableringen af indkvarteringssteder m.v.
Operatøren skal efter drøftelse med Udlændingestyrelsen tillige varetage løbende kommunikation med myndigheder og borgere vedrørende navnlig åbning, lukning af eller væsentlige ændringer i beboersam- mensætningen for indkvarteringsstederne mv.
Såfremt pressen eller andre henvender sig med henblik på interviews med asylansøgere eller optagelse af film eller publicering af billeder med asylansøgere på indkvarteringsstedet, skal operatøren forinden have sikret sig, at asylansøgerne har givet samtykke, såfremt de skal fremstå uanonymiseret eller usløret. Så- fremt der er tale om uledsagede mindreårige asylansøgere, skal operatøren forinden indhente samtykke fra den mindreåriges værge eller bisidder.
Såfremt pressen eller andre henvender sig med henblik på udarbejdelse af indslag, der vedrører indkvarte- ringsdriften generelt, skal operatøren underrette eller henvise til Udlændingestyrelsen.
5.10. Løbende samarbejde med Udlændingestyrelsen i øvrigt
Operatøren skal løbende deltage i møder med Udlændingestyrelsen og de andre operatører.
Møderne kan bl.a. vedrøre belægningssituationen, kapacitet og ændrede krav til operatørernes opgaveva- retagelse. Møderne kan også omhandle fælles erfaringsudveksling og sparring om øvrige aktuelle emner og konkrete problemstillinger om operatørernes varetagelse af indkvarteringsopgaven mv. Operatørerne kan således også på disse møder bringe emner af mere generel karakter op over for Udlændingestyrelsen og de øvrige operatører.
6. INDKVARTERINGSYDELSER
6.1. Indkvartering og socialt netværk
6.1.1. Vagtberedskab
Operatøren skal til hvert center (uden fast døgnbemanding) have et vagtberedskab, der uden for normal arbejdstid kan modtage telefoniske henvendelser fra beboerne. Operatøren skal i den forbindelse sikre, at beboerne har mulighed for at komme i kontakt med vagtberedskabet f.eks. ved at stille en telefon til rådig- hed. Beredskabet benyttes bl.a. ved bygnings- og installationsmæssige problemer, behov for tilkaldelse af politi, vagtlæge m.v. I særligt akutte tilfælde, hvor problemerne ikke kan løses telefonisk, skal en vagt inden for 1 time kunne være til stede på indkvarteringsstedet med henblik på at søge at løse de opståede pro- blemer.
Operatøren skal endvidere have en vagtfunktion, således at bl.a. politiet og andre myndigheder m.fl. kan komme i kontakt med operatøren. Funktionen benyttes bl.a. ved særlige hændelser på indkvarteringsste- derne som eksempelvis hærværk, vold, opståede konflikter o. lign. Xxxxxxxxxx handlinger skal straks anmel- des til politiet. Vagtfunktionens opgave er endvidere uden ugrundet ophold at sikre, at Udlændingestyrel- sen orienteres om sådanne særlige hændelser på indkvarteringsstederne uden for normal arbejdstid. Se endvidere pkt. 5.5.
6.1.2. Myndighedsbestemt døgnbemanding
Operatøren skal efter aftale med Udlændingestyrelsen sikre døgnbemanding på indkvarteringssteder, hvor der af brandsikkerhedsmæssige eller andre årsager stilles myndighedskrav herom.
6.1.3. Beredskabsplan
Operatøren skal have en beredskabsplan, der beskriver, hvorledes særlige hændelser på indkvarteringsste- det – f.eks. xxxxx, overfald, dødsfald o.l. – håndteres i forhold til beboere og personale.
6.1.4. Hygiejne
Operatøren skal forestå instruktion af beboerne i rengøring og hygiejniske forhold. Operatøren skal vareta- ge rengøring af de lokaler, beboerne ikke har adgang til. Der henvises til Sundhedsstyrelsens Vejledning af XX.XX.2016 om hygiejne ved langvarig, midlertidig indkvartering af mange personer.1
6.1.5. Håndtering af hittegods og efterladte ejendele
Såfremt operatøren finder efterladte ejendele på fællesarealer eller lignende, og det ikke er muligt inden for 2-3 arbejdsdage at identificere ejeren, skal operatøren håndtere de fundne ejendele i henhold til reg- lerne om hittegods. Der henvises til lov om hittegods samt cirkulære om behandlingen af hittegods.
Såfremt operatøren finder efterladte ejendele i rømmede værelser eller ved rømmede sovepladser, skal operatøren håndtere disse på følgende måde:
Operatøren skal straks kassere letfordærvelige efterladte ejendele.
Operatøren skal opbevare efterladte ejendele med en anslået værdi på under 500 kr. pr. del i 1 måned.
Hvis beboeren i løbet af opbevaringsperioden genindrejser eller genopdukker og gør krav på sine ejendele, skal operatøren udlevere ejendelene til beboeren.
Hvis beboeren ikke gør krav på sine ejendele i løbet af opbevaringsperioden, skal operatøren ved opbeva- ringsperiodens udløb enten destruere de efterladte ejendele eller udlevere dem til almennyttige eller vel- gørende formål.
Operatøren skal opbevare efterladte ejendele med en anslået værdi på over 500 kr. pr. del i 3 måneder.
Operatøren skal føre en fortegnelse pr. center over de efterladte ejendele, centret opbevarer, med oplys- ning om:
- person ID på den eller de personer, som var indkvarteret på det værelse, hvor de efterladte ejende- le blev fundet,
- dato for fundet af de efterladte ejendele,
- dato for udløb af opbevaringsperiode(r) og
- liste med angivelse af, hvad de efterladte ejendele består af.
6.1.6. Håndtering af indflytning og udflytning
Operatøren skal forestå den løbende disponering og klargøring af værelser og lejligheder.
6.1.7. Administration af udbetaling af kontante ydelser og naturalieydelser m.v.
Operatøren skal forestå udbetaling af kontante ydelser samt tilvejebringelse og udlevering af evt. naturalie- ydelser, herunder hygiejnepakker, børnetøjpakker, børnepakker og voksentøjpakker til beboerne.
1 Sundhedsstyrelsen forventer snarest at udsende en ny vejledning om hygiejne ved langvarig, midlertidig indkvarte- ring af mange personer
Operatøren skal registrere alle udleveringer af naturalieydelser i IBS, jf. Retningslinjer for Indkvarterings- og ydelsesBeregningsSystemet IBS.
Opgaven skal løses i overensstemmelse med Udlændingestyrelsens retningslinjer herfor, jf. retningslinjer for IBS og retningslinjer for tilvejebringelse og afregning af naturalieydelser.
Det bemærkes, at postanvisningsordningen ophører pr. 1. januar 2017. Operatøren skal således foranledige distribution af kontante ydelser til beboere, der ikke bor på et asylcenter, på anden vis, fx ved fysisk frem- møde hos beboeren, ved anvendelse af fuldmagt eller lignende.
Hygiejne- og tøjpakker vil i løbet af 2017 blive standardiseret og omfattet af et fælles udbud.
I tilfælde af nødindkvartering skal operatøren aftale konkret med Udlændingestyrelsen, hvordan en even- tuel udbetaling af kontante ydelser tilrettelægges, men udgangspunktet er fortsat, at dette skal ske i over- ensstemmelse med Udlændingestyrelsens retningslinjer herfor.
IBS kørslen natten til tirsdag hver anden uge, danner grundlag for udbetalingen af kontante enkeltydelser og hygiejnepakker, børnetøjpakker, børnepakker og voksentøjpakker. Efter endt kørsel trækker operatøren møntspecifikationen fra IBS og udarbejder pengebestillingen til den valgte kontantservice. Operatøren sen- der pengebestillingen til den valgte kontantservice, som aftalt mellem operatøren og den valgte kontant- service.
Opstår der problemer med en kørsel, og kørslen derfor ikke gennemføres som planlagt, informerer Udlæn- dingestyrelsen operatøren herom. Udlændingestyrelsen giver operatøren instrukser om, hvordan operatø- ren skal forholde sigtil den mangelfulde kørsel. Instrukserne skal tage højde for, at operatøren er i stand til at afsende pengebestillingen til den valgte kontantservice senest kl. 09:00.
Operatøren indbetaler ”ej realiserede” kontante ydelser til Udlændingestyrelsen senest onsdag i de uger, der ikke er udbetaling.
6.1.8. Samarbejde med lokalsamfund og frivillige
Operatøren skal søge at motivere relevante og interesserede personer og foreninger m.v. i lokalsamfundet til at yde en frivillig indsats til gavn for beboerne på det enkelte indkvarteringssted.
Operatøren skal i den forbindelse orientere kommunen, lokale foreninger m.v. om muligheden for at indgå i frivilligt arbejde på indkvarteringsstedet.
Operatøren skal gøre frivillige bekendt med reglerne om tavshedspligt og behandling af personoplysninger, jf. punkt 5.3.
6.1.9. Koordination af tilbud og initiativer
Operatøren skal sikre, at der sker en koordination og helhedsorientering af de tilbud, der gives, og de initia- tiver, der iværksættes på tværs af de forskellige faglige områder beskrevet i kontrakten, herunder på de sociale og sundhedsmæssige områder samt på undervisnings- og aktiveringsområderne. Til sikring af denne koordination skal operatøren udarbejde egne procedurer for koordination.
6.1.10. Tilkøbskoordination
Operatøren skal undersøge muligheden for yderligere brug af leverandører på markedet til levering af de ydelser, operatøren skal levere i medfør af denne kontrakt for at sikre omkostningseffektivitet, og at asyl- ansøgerne får et større udvalg af målrettede tilbud.
6.1.11. Vejledning og rådgivning
Operatøren skal bistå beboerne med råd og vejledning i forbindelse med sociale forhold, lokale og offentli- ge institutioner, flytninger og andre dagligdags gøremål, herunder transport, således at beboerne i størst muligt omfang er i stand til selv at løse sådanne opgaver.
6.1.12. Inddragelse af beboerne og brug af tolke
Operatøren bør tilrettelægge leveringen af ydelserne, således at beboerne inddrages i størst muligt om- fang.
6.1.13. Etablering af beboerråd
Operatøren er forpligtet til at stille professionel tolkebistand til rådighed for beboerne i det omfang, det er nødvendigt for at sikre, at beboerne forstår omfanget af deres rettigheder og pligter i indkvarteringssyste- met. Operatøren er ligeledes forpligtet til at stille professionel tolkebistand til rådighed, hvor det er en for- udsætning for, at beboerne kan modtage de ydelser, som operatøren er forpligtet til at levere i henhold til denne kontrakt. Etablering af beboerråd
Operatøren skal bistå beboerne med etableringen af beboerråd, der har til hensigt at sikre, at beboerne får medindflydelse på dagligdagen på det enkelte indkvarteringssted. Beboerråd kan endvidere eksempelvis anvendes som forum for udveksling af information mellem operatørens personale og beboerne.
Operatøren skal bl.a. understøtte beboerrådets arbejde samt motivere til deltagelse og rådgive beboerne om, hvordan rådets arbejde kan foregå. For så vidt angår oprettelsen af beboerråd, henvises der i øvrigt til
§ 28 stk. 2 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
6.1.14. Dødsfald
I tilfælde af dødsfald skal operatøren i samarbejde med eventuelle pårørende foranstalte begravelse af afdøde samt evt. transport til hjemland eller tredjeland og efterfølgende begravelse af afdøde. Der henvi- ses i den forbindelse til Udlændingestyrelsens notat om Procedurer i forbindelse med dødsfald.
6.1.15. Kriseintervention, konfliktløsning og psykosocialt beredskab
Operatøren skal tilbyde beboerne rådgivning og bistand i forbindelse med opståede konflikter/kriser af social eller personlig karakter. Operatøren skal endvidere opretholde et beredskab, der skal forebygge kon- flikter samt håndtere og følge op på opståede konflikter både i forhold til beboerne indbyrdes og mellem beboer og personale.
6.1.16. Opmærksomhed på og underretningspligt i forhold til indkvarterede børn
Operatøren skal være opmærksom på alle indkvarterede børns legemlige og psykiske helbredstilstand. Der påhviler operatøren en skærpet underretningspligt i medfør af servicelovens bestemmelser herom.
Operatøren skal tillige varetage opsøgende arbejde over for forældre med børn under legestuealder samt gravide kvinder.
6.1.17. Identifikation af beboere med særlige behov og iværksættelse af begrænsede støtteforanstalt- ninger
Beboere med særlige behov skal identificeres, og der skal sikres en helhedsorienteret, tværfaglig og koordi-
neret psykosocial indsats overfor disse beboere, herunder samarbejde med støttepersoner, eksterne insti- tutioner (f.eks. psykiatriske behandlingsinstitutioner og misbrugscentre), behandlere, sundhedsplejersker m.v.
Operatøren kan over for beboere med særlige problemer, som eksempelvis gør, at de midlertidigt ikke er i stand til at klare sig selv eller tage vare på egne børn, iværksætte ikke godkendelseskrævende sociale støt- teforanstaltninger
Operatøren skal sikre, at der i overensstemmelse med §§ 153 og 154 i lov om social service sker identifika- tion af særligt omsorgstruede børn med henblik på iværksættelse af nødvendige foranstaltninger i samar- bejde med den lokale kommune og/eller Udlændingestyrelsen.
6.1.18. Særlig indsats over for udlændinge, som har været udsat for menneskehandel
Operatøren skal efter behov tilbyde beboere, som myndighederne har vurderet udsat for menneskehandel, og som er under Udlændingestyrelsens forsørgelse, sundhedsfremmende behandling, psykologhjælp, juri- disk bistand, socialpædagogisk hjælp samt eventuelt indkvartering på krisecenter, jf. regeringens hand- lingsplan til bekæmpelse af menneskehandel. Hjælpen kan være mere omfattende end den hjælp, der normalt tilbydes beboere. I disse tilfælde skal operatøren søge godkendelse heraf hos Udlændingestyrel- sen. Dette gælder også behandlinger, som normalt vil være omfattet af det rammestyrede social- og sund- hedsområde.
6.1.19. Socialt netværksarbejde for ledsagede uledsagede mindreårige (0-17-årige)
Formålet med det sociale netværksarbejde for de ledsagede uledsagede mindreårige asylansøgere er at sikre, at denne gruppe beboeres tarv varetages under opholdet i indkvarteringssystemet.
Ledsagevurdering
Operatøren skal i samarbejde med Røde Kors udarbejde en ledsagevurdering i de tilfælde, hvor et mindre- årigt barn ledsages af en anden end dennes forældre.
Socialkoordinator fra Omsorgscenter Kongelunden varetager opgaven på de sjællandske centre samt på Falster og Lolland, mens socialkoordinator fra Region Midtjylland varetager opgaven i Jylland, på Fyn og øvrige øer.
Ledsagevurderingen skal medvirke til at sikre et kvalificeret beslutningsgrundlag til brug for:
- indkvartering af den mindreårige under opholdet i indkvarteringssystemet
- udredning af hvorvidt der er behov for støtte
- visitering af den mindreårige til integrationskommune ved eventuel overgang til integration
- udarbejdelse af en eventuel senere plejetilladelse/netværksanbringelse/midlertidig forældremyn- dighedsindehaver til den mindreåriges ledsager.
På baggrund af en længere observationsperiode udarbejder Røde Kors ledsagevurderingen, der dels beskri- ver den mindreåriges tilknytning til ledsageren, og dels beskriver ledsagerens forældreevne.
Ledsagevurderingen skal foreligge hurtigst muligt efter, at den uledsagede mindreårige er registreret som ledsaget i IBS.
Operatøren skal følge op på positive ledsagevurderinger. Alle indkvarteringsoperatører skal bistå med råd- givning og vejledning af ledsageren med henblik på at sikre den uledsagedes tarv under opholdet i indkvar- teringssystemet og udarbejde observationsskema til brug for ledsagevurderingen.
Røde Kors’ socialkoordinatorer bistår øvrige centre ved overgivelse af ledsagerelationer til kommune og kan generelt kontaktes for konsulentbistand.
6.1.20. Betjening af beboere bosiddende uden for indkvarteringsstedet
Operatøren skal sikre, at beboere, som er indkvarteret uden for indkvarteringsstedet, har adgang til samme tilbud som beboere indkvarteret på indkvarteringsstedet. Operatøren skal have kontakt med disse beboere efter behov, dog skal operatøren som minimum have kontakt med privat indkvarterede og indkvarterede i annekser og særlige boliger én gang hver 3. måned. Beboere i specialannekser (omsorgsbeboere) skal ope- ratøren som minimum have kontakt med én gang hver 14. dag
Operatøren skal desuden have kontakt med uledsagede mindreårige, som er privat indkvarteret med hen- blik på at:
- sikre, at den private indkvartering fortsat tjener barnets tarv
- yde råd og vejledning til plejefamilie og den uledsagede mindreårige
- supervisere plejefamilien
- sikre, at den uledsagede mindreårige har adgang til nødvendige sociale, uddannelsesmæssige og sundhedsmæssige ydelser
Operatøren skal have kontakt med den uledsagede mindreårige minimum hver 3. måned. Kontakten skal finde sted i hjemmet.
Operatøren skal ligeledes varetage forvaltningsmæssige og koordinerende opgaver vedr. økonomi, skole- gang og sundhedsforhold i relation til de privatindkvarterede uledsagede mindreårige
6.2. Bisiddere og personlige repræsentanter
6.2.1. Bisiddere
I den indledende sagsbehandling, indtil der er udpeget en personlig repræsentant, jf. pkt. 6.2.2, sikrer Røde Kors, at der deltager en bisidder sammen med den uledsagede mindreårige ved alle samtaler m.v. med myndigheder og institutioner, herunder de sagsbehandlende myndigheder, Dansk Flygtningehjælp, Rets- medicinsk Institut m.v.
Bisidderen skal i den forbindelse tilbyde den uledsagede mindreårige personlig støtte og vejledning i for- bindelse med sagsbehandling og medvirke til, at samtalerne foregår med den fornødne skånsomhed.
Røde Kors sikrer, at uledsagede mindreårige, der er varetægtsfængslet, får en tolket samtale med en bisid- der, hvor de bliver bekendt med deres ret til at få en repræsentant.
Bisidderen skal være opmærksom på, om der er indikatorer for, at den unge kan været udsat for menne- skehandel, og i så fald skal der tages initiativ til en nærmere udredning i samarbejde med Center mod Menneskehandel.
Røde Kors varetager bisidningsopgaver overalt i landet. Bisidderne afholder jævnlige informationsmøder om asylproceduren for nye uledsagede mindreårige asylansøgere på centrene, hvor den uledsagede min- dreårige informeres om asylsagsprocessen.
6.2.2. Personlig repræsentant
Alle uledsagede mindreårige, der indrejser i Danmark uden forældre eller andre, der kan træde i forældre- nes sted, skal have fast personlig støtte fra en voksen, der kan vejlede den mindreårige gennem asylsagen og i mødet med det danske samfund. På den baggrund tildeles alle uledsagede mindreårige en personlig repræsentant, som kan bistå ved møder, som den unge indkaldes til med myndighederne. Repræsentanten skal varetage den mindreåriges tarv og interesser, samt sikre at alle handlinger foregår med en skånsom- hed, der er tilpasset sagens karakter og den mindreåriges modenhed. I perioden frem til at der er udpeget en repræsentant, tilvejebringer Røde Kors bisidning..
Udlændingestyrelsen har efter udlændingelovens § 56 a ansvaret for at anmode om repræsentanter for de mindreårige.
Røde Kors har ansvaret for at indstille personer til hvervet som repræsentant for uledsagede mindreårige asylansøgere, jf. udlændingelovens § 56 a, stk. 1. Røde Kors stiller ligeledes bisiddere til rådighed ved asyl- retlige handlinger med myndighederne, inden der er udpeget en repræsentant, jf. cirkulæreskrivelse nr. 10460 af 11. august 1999.
Røde Kors sikrer, at alle uledsagede mindreårige uanset indkvarteringssted efter anmodning fra Udlændin- gestyrelsen med kort varsel tildeles en personlig repræsentant, som kan varetage den mindreåriges inte- resser. Repræsentanten deltager i møder med myndigheder og sundhedspersonale og varetager andre opgaver forbundet med en forældremyndighedslignende funktion.
Udlændingestyrelsen vil sammen med Røde Kors i starten af 2017 fastlægge mere præcise mål for en hurtig udpegning af den personlige repræsentant, herunder med henblik på at sikre en hurtig sagsbehandling af uledsagede mindreårige, der volder særlige udfordringer.
Røde Korsrekrutterer, uddanner og vedligeholder et korps af frivillige personer til repræsentantordningen, som Røde Kors kan indstille til Statsforvaltningen som personlige repræsentanter for uledsagede mindre- årige. Såfremt der ikke kan indstilles en egnet frivillig person, eller hvis andet taler herfor, kan der indstilles en professionel personlig repræsentant. Såfremt der er tale om en uledsaget mindreårig, der har været udsat for menneskehandel, er varetægtsfængslet i sikret institution, frihedsberøvet, hvis der er tale om unge taget i kriminalitet, eller hvis der er andre indikatorer på, at den uledsagede mindreåriges sag er af en særlig vanskelig karakter, skal der udpeges en professionel personlig repræsentant. Heri ligger, at den på- gældende skal have en relevant uddannelse eller erfaring, f.eks. som socialrådgiver.
Operatøren skal i samarbejde med Røde Kors udvikle og koordinere arbejdet med personlige repræsentan- ter samt bidrage med vejledning, uddannelse, information, netværksdannelse og støtte af personlige re- præsentanter i deres daglige arbejde.
Røde Kors sikrer, at alle relevante oplysninger vedrørende de udpegede personlige repræsentanter uden ugrundet ophold videregives til operatøren for centret, hvor den uledsagede mindreårige bor.
Operatøren faciliterer, at den uledsagede mindreårige og repræsentanten kan mødes og sørger i den for- bindelse både for at booke og afregne tolkning. Operatøren afholder transport og øvrige udgifter for de frivillige repræsentanters deltagelse i møder med myndigheder. Operatøren har ansvar for at informere repræsentanter om alle forhold vedrørende den uledsagede mindreårige, hvor forældremyndighedsinde- havere normalt informeres.
Operatøren skal i samarbejde med Røde Kors sikre, at repræsentanten får mulighed for at samarbejde om overgivelsen af den uledsagede mindreårige til integrationskommunen. Repræsentanten, der udfører hver- vet frivilligt, kan fortsat repræsentere den unge i kommunen som midlertidig forældremyndighedsindeha- ver, såfremt Statsforvaltningen efter indstilling fra Røde Kors udpeger den pågældende. Røde Kors sikrer i forbindelse med overgivelsen, at der tilgår Statsforvaltningen de relevante oplysninger, så der hurtigt kan udpeges en midlertidig forældremyndighedsindehaver.
For uledsagede mindreårige indkvarteret hos øvrige operatører samarbejder Røde Kors og den relevante operatør omkring den daglige opgave med personlige repræsentanter. Røde Kors har det overordnede koordinerende ansvar for opgavens udførelse. Røde Kors varetager desuden indstilling af alle personlige repræsentanter til Statsforvaltningen. De øvrige operatører skal honorere Røde Kors for de opgaver, Røde Kors varetager i forbindelse med personlige repræsentanter for uledsagede mindreårige.
6.3. Sundhedsydelser
6.3.1. Almen sundhedsbetjening (alle beboere)
Sundhedsbetjeningen har til formål at sikre beboerne adgang til nødvendige sundhedsydelser samt sund- hedsfremme og sygdomsforebyggelse, f.eks. sundhedsinformation og sundhedspædagogik, som understøt- ter beboerne i at tage ansvaret for egen sundhed.
6.3.2. Information om sundhedsbetjening samt forebyggelse
Operatøren skal forestå information til beboerne om organiseringen af sundhedsbetjeningen, og om hvilke rettigheder og pligter beboerne har på sundhedsområdet. Løsning af opgaven tilrettelægges med udgangs- punkt i beboerens individuelle behov og skal finde sted umiddelbart efter indflytningen.
Operatøren skal herudover forestå information, vejledning og rådgivning af beboerne vedr. sundheds- fremme og sygdomsforebyggelse.
6.3.3. Akut opstået behov for sundhedsbehandling
Operatøren skal sikre, at beboerne har adgang til sundhedsbehandling ved akut opstået sygdom, dels gen- nem information af beboerne om, hvordan de skal agere i tilfælde af akut opstået sygdom, og dels gennem at personalet (eventuelt vagten uden for normal arbejdstid) kan iværksætte de nødvendige initiativer så- som tilkaldelse af ambulance m.v.
I tilfælde af sultestrejke kontakter operatøren straks Udlændingestyrelsen og det lokale sygehus, jf. Proce- durer vedr. omsorg, overvågning og behandling af asylansøgere som sultestrejker. Herudover kontaktes embedslægen, hvis det vurderes nødvendigt.
6.3.4. Konsultationer og behandlinger m.v. hos læger, sygeplejersker m.fl.
Operatøren skal sikre, at beboerne har eller gives adgang til ikke-godkendelseskrævende sundhedskonsul- tationer, såfremt der opstår behov herfor. Det gælder for almen sundhedsbetjening og for de rammestyre- de sundhedsydelser, jf. Model for rammestyring af visse kautionsbelagte sundhedsbehandlinger.
I en række tilfælde kan behandling eller undersøgelse kun iværksættes efter indhentelse af forudgående godkendelse hos Udlændingestyrelsen. Såfremt en ansøgning imødekommes, skal operatøren sikre, at den godkendte behandling/undersøgelse kan iværksættes. Operatørens opgavevaretagelse skal ske i overens- stemmelse med Udlændingestyrelsens Retningslinjer for sundhedsbehandling af voksne asylansøgere m.v., Retningslinjer for sundhedsbehandling af asylansøgerbørn m.v., Retningslinjer for bevilling til tandbehand- ling af voksne asylansøgere m.v.
6.3.5. Tilvejebringelse af medicin, sygeplejeartikler og hjælpemidler m.v.
Operatøren skal sikre tilvejebringelse af nødvendig medicin (både receptpligtig og ikke-receptpligtig) ordi- neret af en læge som led i behandlingsforløb samt sygeplejeartikler og hjælpemidler (herunder briller), der ud fra en konkret sundhedsfaglig vurdering er nødvendige for den enkelte beboer. Medicin, der ikke er ordineret af en læge, skal beboeren selv afholde udgifterne til. Beboere på bespisningsordning kan få udle- veret håndkøbsmedicin, cremer o. lign. i nødvendigt omfang.
Udgifter til særligt omkostningskrævende hjælpemidler (hjælpemidler dyrere end 10.000 kr.) kan søges bevilget særskilt i Udlændingestyrelsen. Hjælpemidler skal registreres og genanvendes hvor muligt.
6.3.6. Støtteforanstaltninger i forbindelse med sundhedsmæssige eller sociale begivenheder
Støtteforanstaltninger, der kræver forudgående godkendelse fra Udlændingestyrelsen, kan efter en konkret vurdering ydes til beboere med særlige fysiske eller psykiske helbredsproblemer, som eksempelvis gør, at de midlertidigt ikke er i stand til at klare sig selv eller tage vare på egne børn.
I disse tilfælde er det operatørens ansvar at sikre, at der er opnået godkendelse, inden behandlingen eller foranstaltningen iværksættes. Operatørens opgavevaretagelse skal ske i overensstemmelse med Udlæn- dingestyrelsens retningslinjer vedrørende sociale foranstaltninger.
6.3.7. Administration i relation til sundhedsbetjening
I de tilfælde, hvor behandling m.v. forudsætter forudgående godkendelse i Udlændingestyrelsen, inden iværksættelsen må finde sted, skal operatøren forestå udarbejdelsen af ansøgninger til Udlændingestyrel- sen herom. Der henvises i den forbindelse til Udlændingestyrelsens Retningslinjer for sundhedsbehandling af voksne asylansøgere m.v., Retningslinjer for sundhedsbehandling af asylansøgerbørn m.v. samt Retnings- linjer for bevilling til tandbehandling af voksne asylansøgere m.v.
I de tilfælde hvor operatøren tildeler en sundhedsbehandling inden for det rammestyrede område, skal operatøren i eget system dokumentere, at tildelingen sker i overensstemmelse med Udlændingestyrelsens Retningslinjer for sundhedsbehandling af voksne asylansøgere m.v., Retningslinjer for sundhedsbehandling af asylansøgerbørn m.v. samt Retningslinjer for bevilling til tandbehandling af voksne asylansøgere m.v.
Operatøren skal forestå den løbende administration af beboernes journal i EG-Clinea og ved behov videre- give oplysningerne, jf. § 42 h i udlændingeloven. Journaler vedr. beboere, som overgår til integration, kan videregives til integrationskommunen jf. integrationslovens § 50.
6.3.8. Særlige programmer
Operatøren skal foretage opfølgende vaccinationer af nytilkomne asylansøgerbørn i alderen 0-6 år mod smitsom leverbetændelse (hepatitis B). Der henvises i den forbindelse til Sundhedsstyrelsens besvarelse på forespørgsel fra Udlændingestyrelsen af 31. januar 2012 samt Udlændingestyrelsens skrivelse af 2. septem- ber 2004 om udgifter til screening for hepatitis B.
6.3.9. Arkiv for fælles sundhedsjournal
Operatøren skal sikre, at journaler vedr. egne beboere, som overgår til integration, der udsendes eller for- svinder, opbevares i mindst 10 år, jf. § 25 i Bekendtgørelse af lov om autorisation af sundhedspersoner og om sundhedsfaglig virksomhed af 4. august 2011.
Røde Kors administrerer samtlige elektroniske journaler, når beboere overgår til integration, udsendes eller forsvinder. Hvis øvrige operatører har journaloplysninger i papirformat, og disse er svære at indscanne til elektronisk journalisering, skal det fysiske materiale fremsendes til Røde Kors’ sundhedsarkiv.
Oversendelse sker i overensstemmelse med de af Røde Kors udarbejdede retningslinjer vedr. pakning og forsendelse af journaler til arkivet i Sandholm.
Operatøren skal opretholde et fælles arkiv for alle indkvarteringsoperatørerne og besvare de henvendelser, der måtte komme til sundhedshistorik efter asylperioden.
6.3.10. Forebyggende sundhedsordninger for børn og unge (0-17-årige)
Formålet med forebyggende sundhedsordninger for børn og unge er at sikre grundlaget for en sund op- vækst samt gode forudsætninger for en sund voksentilværelse.
6.3.11. Sundhedsvejledning, bistand samt funktionsundersøgelser ved en sundhedsplejerske
Operatøren skal tilbyde sygdomsforebyggende og sundhedsfremmende foranstaltninger til mindreårige beboere, oplysning og vejledning til børn og forældre med det formål at fremme børnenes legemlige og psykiske sundhed og trivsel samt føre tilsyn med det enkelte barns legemlige og psykiske helbredstilstand. Arbejdet skal tage udgangspunkt i den enkelte families/det enkelte barns ressourcer, således at det under- støtter dem og medvirker til at udvikle familiens evne til selv at mestre udfordringer og vanskeligheder forbundet med det at have børn.
Operatøren skal indtil undervisningspligtens ophør tilbyde følgende:
- op til 7 konsultationer/hjemmebesøg i et barns første leveår for førstegangsfødende, hvoraf det første skal finde sted senest 5 dage efter, barnet og moderen er vendt tilbage fra fødeafdelingen,
- op til 7 konsultationer/hjemmebesøg i et barns første leveår for flergangsfødende,
- 1 konsultation/et hjemmebesøg årligt for børn i alderen 1-6 år, og
- undersøgelse af fx syn, hørelse, højde og vægt samt sundhedssamtale for børn i den skolepligtige alder hvert år.
Herudover skal operatøren tilbyde:
- en konsultation/et hjemmebesøg i 7. svangerskabsmåned xx
- information i forbindelse med overgivelse til integration til alle forældre med børn i alderen 0-17 år, der indeholder oplysninger om sundhedstilbud, eventuel behandling m.v. i det ordinære sund- hedssystem.
Endelig skal operatøren medvirke til, at forældre til børn i ekstern pleje eller anbringelse så vidt muligt be- varer forældreevnen.
For så vidt angår indhold af konsultationer/hjemmebesøg, undersøgelser og samtaler m.v., henvises der til Sundhedsstyrelsens forebyggende sundhedsordninger for børn og unge - vejledning.
Der henvises i øvrigt til kapitel 36 i sundhedsloven og vejledning om forebyggende sundhedsordninger for børn og unge.
6.3.12. Forebyggende helbredsundersøgelser ved en læge
Operatøren skal tilbyde alle indkvarterede børn forebyggende helbredsundersøgelser ved en læge.
Operatøren skal tilbyde alle børn under den undervisningspligtige alder forebyggende helbredsundersøgel- ser ved en praktiserende læge eller tilsvarende, således at barnet i alt modtager 7 undersøgelser. Undersø- gelserne skal så vidt muligt foretages på følgende alderstrin: 5 uger, 5 og 12 måneder samt 2, 3, 4 og 5 år. Det er operatørens ansvar at sikre, at der løbende er tilbudt de til alderen forudsatte helbredsundersøgel- ser.
Operatøren skal i tilknytning til gennemførelsen af de forebyggende helbredsundersøgelser tilbyde vaccina- tion i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens til enhver tid gældende vejledning.
Operatøren skal tilbyde alle børn i den undervisningspligtige alder en indskolingsundersøgelse i barnets første skoleår. Såfremt et barn påbegynder skolegangen hos operatøren efter det første skoleår, tilbydes indskolingsundersøgelsen snarest efter, at skolegangen er påbegyndt (såfremt den ikke måtte være gen- nemført af en eventuel anden operatør eller i andet regi).
Operatøren skal tilbyde alle børn i den undervisningspligtige alder en udskolingsundersøgelse umiddelbart før undervisningspligtens ophør.
Der henvises i øvrigt til kapitel 2 i Bekendtgørelse om forebyggende sundhedsydelser for børn og unge, kapitel 36 i sundhedsloven og Sundhedsstyrelsens forebyggende sundhedsordninger for børn og unge - Vejledning.
6.3.13. Børn og unge med særlige behov
For børn med særlige behov, jf. afgrænsningen heraf i bilag 8 til Sundhedsstyrelsens forebyggende sund- hedsordninger for børn og unge - Vejledning, skal kontaktfrekvensen, som den er anført ovenfor, forøges, således at den svarer til barnets/familiens behov.
Der henvises i øvrigt til kapitel 3 og kapitel 4 i Bekendtgørelse om forebyggende sundhedsordninger for børn og unge, sundhedsloven samt Sundhedsstyrelsens forebyggende sundhedsordninger for børn og unge
- Vejledning.
6.3.14. Koordination af aktiviteter m.v.
I forbindelse med gennemførelse af aktiviteterne skal der sikres koordination af de tilbud, der gives af en sundhedsplejerske, og de tilbud, der gives af enten en praktiserende læge (eller tilsvarende) eller en kom- munallæge (eller tilsvarende), dels i det daglige arbejde, dels i forbindelse med skolestart og skoleafslut- ning.
Der henvises i øvrigt til kapitel 6 i Bekendtgørelse om forebyggende sundhedsordninger for børn og unge.
6.3.15. Forebyggende og behandlende tandpleje
Operatøren skal sikre alle børn under 18 år adgang til forebyggende og behandlende tandpleje med ud- gangspunkt i lov om tandpleje m.v.
Operatøren skal sikre, at børnene indkaldes til en forebyggende undersøgelse første gang i 2-års alderen, hvor forældrene tillige informeres om barnets tandsundhed og gives råd om gennemførelse af daglig hjemmetandpleje.
Operatøren skal herefter tilbyde forebyggende undersøgelser til børn efter behov, dog mindst én gang om året indtil barnet fylder 18 år.
6.3.16. Personlige og tekniske hjælpemidler
Der skelnes mellem personlige hjælpemidler og tekniske hjælpemidler. Personlige hjælpemidler er oftest kropsbårne og personligt tilpassede, f.eks. div. proteser, høreapparater, kontaktlinser/særligt dyre briller. De tekniske hjælpemidler er hjælpemidler, som er anskaffet for at tilgodese brugernes særlige behov, f.eks. kørestole, hospitalssenge, lift m.v.
Operatøren skal registrere tekniske hjælpemidler bevilget efter godkendelse fra Udlændingestyrelsen. Hjælpemidlerne stilles til rådighed for personer, som er indkvarteret hos eller i tilknytning til operatøren.
Registreringen skal angive hjælpemidlets karakter, anskaffelsespris / løbende lejeudgift samt navn og id- nummer på den person, som har fået stillet hjælpemidlet midlertidigt til sin rådighed.
Dyrere hjælpemidler bør som udgangspunkt lejes. Er det ikke muligt at leje det relevante hjælpemiddel, skal det i registreringen angives, om hjælpemidlet forventes at kunne genanvendes.
6.4. Pasningstilbud, undervisning og fritidstilbud for børn
6.4.1. Legestuetilbud (3-6-årige)
Formålet med et legestuetilbud er at sikre børnene en struktureret hverdag med kvalificerede pædagogiske tilbud og aktiviteter.
Operatøren skal tilbyde alle børn fra 3 år og frem til tidspunktet for skolestarten, pasning i en legestue med strukturerede pædagogiske tilbud. Pasning kan ske i kommunale institutioner eller institutioner godkendt af kommunen eller i operatørens egne legestuer.
Aktiviteten skal tilrettelægges på en måde, der tager hensyn til den store udskiftning blandt børnene.
Aktiviteten omfatter samtlige opgaver knyttet til driften af en legestue, herunder foruden selve børnepas- ningsopgaven afholdelse af ekskursioner, afholdelse af forældresamtaler/forældremøder, deltagelse i de tværfaglige teams på centrene m.v.
Legestuerne forudsættes at være normeret til en åbningstid på minimum 800 timer pr. år. Åbningstiden kan udvides med op til 400 timer pr. år.
Operatøren kan i den sammenhæng tilrettelægge driften af legestuer, således at der sker inddragelse af beboerne i løsning af opgaven udover den involvering, som eventuelt sker som led i aktivering.
6.4.2. Børneundervisning (6-16-årige)
Formålet med børneundervisningen er, at:
- fremme børnenes tilegnelse af kundskaber, færdigheder, arbejdsmetoder og udtryksformer, der medvirker til det enkelte asylansøgerbarns alsidige udvikling,
- give børnene kendskab til dansk kultur og bidrage til deres forståelse for andre kulturer og for menneskets samspil med naturen,
- bibringe børnene en forståelse for medbestemmelse, medansvar, rettigheder og pligter i et sam- fund med frihed og folkestyre, ved at undervisningen bygger på åndsfrihed, ligeværd og demokrati og
- ruste børnene til deres fremtidige liv, hvad enten børnene meddeles opholdstilladelse eller afslag herpå.
Operatøren skal sikre undervisning af børn i den undervisningspligtige alder. Undervisningen skal ske i fol- ke- eller friskoler (udeskole) eller i operatørens egne skoler. Undervisning i operatørens egne skoler skal i indhold svare til den undervisning, der tilbydes tosprogede elever i den danske folkeskole, jf. bl.a. bekendt- gørelse om folkeskolens undervisning i dansk som andetsprog samt folkeskoleloven.
Aktiviteten skal tilrettelægges på en måde, der tager hensyn til både den store udskiftning blandt børnene og til den gruppe af børn, som deltager i operatørens skoletilbud i en længere periode. Endvidere kan ope- ratøren understøtte undervisningen med indsættelse af speciallærere, støttepædagoger m.v. Undervisnin- gen i operatørens skoler skal tilrettelægges med henblik på at forberede børnene til deltagelse i udeskole- undervisning.
Aktiviteten omfatter samtlige opgaver knyttet til undervisningen af børn, herunder forberedelse, konfron- tationsundervisning, afholdelse af evt. eksaminer, deltagelse i ekskursioner, deltagelse i forældremø- der/konsultationer m.v.
Operatøren skal sikre, at der tilbydes undervisning i dansk, engelsk og folkeskolens øvrige alme- ne/obligatoriske fag.
Et skoleår fastsættes typisk – men ikke nødvendigvis – til 40 uger, dvs. 200 skoledage. Skoleåret begynder den 1. august, elevernes sommerferie begynder den sidste lørdag i juni, og sommerferien varer indtil den fastsatte første skoledag efter skoleårets begyndelse, jf. § 14 a i folkeskoleloven.
Omfanget af undervisningen i operatørens egne skoler skal leve op til timetalsmodellen for folkeskolen, jf. folkeskolelovens § 14 b og lovens bilag 1. Timer er i det følgende angivet som klokketimer inkl. pauser. Un- dervisningstiden i et skoleår skal have en samlet varighed af:
- mindst 1.200 timer i børnehaveklassen og på 1.-3. klassetrin
- mindst 1.320 timer på 4.-6. klassetrin
- 1.400 timer på 7.-9. klassetrin
Det fremgår af § 14 b i folkeskoleloven, at undervisningstidens samlede varighed ikke må overstige 1.400 timer i et skoleår, men dog kan overstige 1.400 timer for elever, der vælger mere end ét valgfag.
Operatøren skal sikre, at der tilbydes lektiehjælp og faglig fordybelse inden for undervisningstiden i over- ensstemmelse med folkeskolelovens § 15, stk. 2. Tilbuddet skal over et skoleår have en samlet varighed på:
- 0 timer i børnehaveklassen og på 1.-3. klassetrin
- 120 timer på 4.-6. klassetrin
- 80 timer på 7.-9. klassetrin
Klassekvotienten forudsættes højst at være 12 elever opgjort som et gennemsnit for hele året eller 12 ele- ver ved skolestart, hvor skolestart kan ske løbende hen over skoleåret. Klassekvotienten kan dog hæves til 15 elever, og der kan etableres særlige undervisningstilbud uden krav til klasseloft, timetal, lærerkvalifikati- oner m.v.
Operatøren skal tilbyde modersmålsundervisning, jf. § 6, stk. 3, i bekendtgørelse om undervisning og akti- vering m.v. af asylansøgere m.fl. og aktstykke nr. 157 af 1. juni 2006. Operatøren kan tilrettelægge mo- dersmålsundervisningen, således at den udføres af beboerne selv (f.eks. som led i aktivering).
I forhold til de nærmere krav i forbindelse med undervisningen af børn i den undervisningspligtige alder henvises der i øvrigt til kapitel 2 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
6.4.3. Specialundervisning
Operatøren kan tilrettelægge specialundervisning for børn, hvis udvikling kræver en særlig hensyntagen eller støtte, f.eks. på grund af indlæringsvanskeligheder.
Operatøren kan, efter forudgående ansøgning om tilladelse hos Udlændingestyrelsen, etablere særlige undervisningsordninger for fysisk og psykisk handicappede børn.
6.4.4. Individuelt tilpassede undervisningstilbud
Operatøren skal sikre en styrkelse af undervisningen af børn i den skolepligtige alder, herunder via deltagel- se i undervisning i folkeskolen, på produktionsskole m.v. Endvidere kan operatøren sikre en understøttelse af undervisningen i asylklasserne via indsættelse af speciallærere, støttepædagoger m.v., såfremt der er behov herfor, jf. aktstykke nr. 157 af 1. juni 2006.
6.4.5. Fritidstilbud (6-16-årige)
Operatøren skal tilbyde 6-16-årige beboere fritidsaktiviteter efter skoletid, dvs. i eftermiddags- og aftenti- merne samt i skoleferierne.
Fritidsaktiviteterne kan tilbydes i samarbejde med lokale ungdomsskoler, klubber og foreninger og kan ek- sempelvis bestå i undervisnings-, sports- og andre hobbyaktiviteter.
Fritidsaktiviteterne skal afvikles under kvalificeret vejledning.
I det omfang, der er børnegrundlag for det, skal der ske en differentiering af tilbuddene hos operatøren, så de er målrettet forskellige aldersgrupper.
Operatøren kan tilrettelægge løsningen af opgaverne, således at der sker inddragelse af beboerne (f.eks. som led i aktivering).
Det forudsættes, at der tilbydes et almindeligt fritidstilbud i 120-160 timer pr. år, afhængig af klassetrin.
Herudover skal operatøren sikre et udvidet tilbud for de 6-16-årige beboere, der opholder sig på indkvarte- ringsstedet. Det udvidede tilbud kan bl.a. indbefatte en udvidet åbningstid i dag- og aftentimerne samt i børnenes skoleferie, jf. aktstykke nr. 157 af 1. juni 2006. Tilbuddene kan udmøntes som fritidstilbud på centeret og/eller som eksterne tilbud i form af f.eks. SFO, klub eller aktiviteter i lokale sports- og fritidsfor- eninger.
6.5. Ungeundervisning og -aktivering (17-21-årige)
17-årige har mulighed for at deltage i samme undervisning- og aktiveringstilbud som voksne.
Operatøren skal dog så vidt muligt tilrettelægge aktivering og undervisning af asylansøgere i fase 2 og fase 3, og som befinder sig i aldersgruppen 17-21 år, som heltidsundervisning på særlige hold, jf. dog § 34 i be- kendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.. Aktiveringen og undervisningen målrettes særligt mod denne aldersgruppes modenhed, igangværende personlige udvikling og erfaringsni- veau.
Det forudsættes, at der tilbydes undervisning og aktivering i mindst 800 timer pr. år, jf. dog §§ 46-47 i be- kendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
I forbindelse med undervisningen forudsættes der holdstørrelser på gennemsnitligt 16 personer.
6.5.1. Tilbud om 10. klasse for 17-årige asylansøgere
Det forudsættes, at operatøren tilbyder 17-årige uledsagede mindreårige asylansøgere deltagelse i et 10. klasses tilbud, der skal sikre en fortsat skolegang på lige vilkår med øvrige børn.
6.5.2. Lønnet praktik (17 – 21 år)
Operatøren skal orientere asylansøgeren om muligheder og vilkår for lønnet praktik som led i en ungdoms- uddannelse. Operatøren skal desuden orientere Udlændingestyrelsen, hvis en ansøger deltager i lønnet praktik, da der skal ske modregning i kontante ydelser og evt. betaling af husleje, jf. udlændingelovens § 42 b, stk. 14, og styrelsens nærmere retningslinjer herfor, jf. udlændingelovens § 42 b, stk. 16.
Operatøren skal således tage hensyn til beslutninger truffet af styrelsen i medfør af disse modregningsreg- ler ved udbetaling af kontante ydelser til ansøgeren.
6.6. Undervisning og aktivering af voksne
Undervisning og aktivering af beboerne har til formål at:
- skabe forudsætninger for en vellykket integrationsproces for de asylansøgere, som meddeles op- holdstilladelse, og at lette tilbagevenden til hjemlandet for de asylansøgere, som meddeles afslag på opholdstilladelse
- medvirke til at skabe en aktiv og meningsfuld hverdag for den enkelte asylansøger
- vedligeholde og udbygge asylansøgernes almene og faglige færdigheder
- bidrage til at øge asylansøgernes ansvar for eget liv og for det fællesskab, der eksisterer på indkvar- teringsstedet.
6.6.1. Udarbejdelse af kontrakter om undervisning og aktivering
Operatøren skal senest 7 dage efter indflytningstidspunktet indgå en individuel kontrakt med alle beboere over 18 år, herunder privat indkvarterede asylansøgere med tilknytning til indkvarteringsstedet. Såfremt beboeren allerede har en kontrakt fra et tidligere indkvarteringssted, skal operatøren i stedet om nødven- digt revidere denne. Operatøren skal forsøge at opnå enighed med beboeren om kontraktens indhold. Så- fremt dette ikke er muligt, fastsætter operatøren kontraktens indhold. Kontrakten, der skal være tilpasset den sagsbehandlingsfase, som beboerens sag befinder sig i, fastlægger omfang og indhold af:
- Nødvendige opgaver med driften af centeret
- Undervisning, jf. pkt. 6.6.2. og 6.6.4. nedenfor
- Aktivering, jf. pkt. 6.6.5. nedenfor
Operatøren skal udlevere en kopi af kontrakten til beboeren umiddelbart efter underskrivelsen eller fast- sættelsen.
Såfremt en beboer flytter til et andet indkvarteringssted, skal operatøren i forbindelse med flytningen fremsende beboerens kontrakt til det nye indkvarteringssted via LetAsyl, jf. § 42 h i udlændingeloven.
Oplysninger fra kontrakter, der tilhører beboere, som overgår til integration, kan uden beboerens samtykke videregives til integrationskommunen, jf. § 44 b i udlændingeloven.
Der henvises i øvrigt til kapitel 3 i bekendtgørelse nr. 497 af 3. maj 2010 om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl. samt bilag 1 i bekendtgørelse nr. 438 af 1. maj 2013 om ændring af bekendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
Operatøren skal benytte den standardkontrakt, som er optrykt som bilag 1 i Bekendtgørelse nr. 438 af 1. maj 2013 om undervisning og aktivering m.v. af voksne asylansøgere m.fl. Denne bekendtgørelse forventes ændret omkring årsskiftet 2016/2017.
Operatøren skal revidere beboernes kontrakter, når der er behov herfor, dog altid når en beboer skifter fra en sagsbehandlingsfase til en anden og senest 6 måneder efter kontraktindgåelsen.
Der henvises i øvrigt til § 20 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
6.6.2. Omfang af undervisning og aktivering
Omfanget af undervisning og aktivering kan variere afhængigt af bl.a. beboerens alder, helbredsmæssige tilstand, og hvilken fase af sagsbehandlingen vedkommendes asylsag befinder sig i. Omfanget af undervis- ning og individuel aktivering vil kunne udgøre op til 37 timer ekskl. nødvendige opgaver.
Ud over de nødvendige opgaver med driften af centeret, som beboere over 18 år skal deltage i udførelsen af, udgør kontraktens samlede omfang af undervisning, jf. pkt. 6.6.4, og aktivering, jf. pkt. 6.6.5, gennem- snitligt pr. uge
1. mindst 10 timer og højst 37 timer for asylansøgere i fase 1, der deltager i asylansøgerkursus, jf. bilag 3, pkt. 3.1 og 3.2,
2. mindst 15 timer og højst 37 timer for asylansøgere i fase 2,
3. mindst 5 timer og højst 37 timer for andre asylansøgere i fase 1 end dem, der er nævnt i nr. 1 og 2,
4. højst 37 timer for afviste asylansøgere og andre udlændinge.
Der henvises i øvrigt til §§ 18-19 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
6.6.3. Nødvendige opgaver med driften af indkvarteringsstedet
Samtlige 18-60-årige beboere har pligt til at deltage i udførelsen af de nødvendige opgaver. De nødvendige opgaver omfatter bl.a.:
- Madlavning
- Oprydning og rengøring af egne værelser og fællesarealer
- Oprydning og renholdelse af udearealer
Der henvises i øvrigt til kapitel 4 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
6.6.4. Undervisning
Operatøren skal tilbyde beboere over 17 år undervisning, hvis de befinder sig fase 2 eller fase 3, samt hvis de befinder sig i fase 1 og har opholdt sig i landet mere end tre måneder fra tidspunktet for indgivelse af ansøgning om asyl.
Det forudsættes, at der undervises mindst 400 timer pr. år, jf. dog § 35 i bekendtgørelsen om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl. Operatøren kan tilbyde undervisning inden for følgende fag og om- råder:
- Engelsk sprog
- Dansk sprog
- Modersmål
- Fag, som bibringer asylansøgeren færdigheder, der kan hjælpe til at starte selvstændig virksomhed eller opnå beskæftigelse i hjemlandet
Beboere i udsendelsesfasen (fase 3), der ikke medvirker til udrejsen, kan ikke tilbydes undervisning i dansk. Der henvises i øvrigt til kapitel 6 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl. I forbindelse med undervisningen forudsættes der holdstørrelser på gennemsnitligt 16 personer.
6.6.5. Aktivering
Operatøren skal tilbyde beboerne individuel aktivering. Det forudsættes, at der tilbydes aktivering i mindst 380 timer pr. år, jf. dog § 18 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
Den individuelle aktivering skal tilbydes alle beboere over 17 år. Den individuelle aktivering kan bl.a. bestå af følgende:
- Indvendig og udvendig vedligeholdelse, reparationer og forbedringer af bygninger, inventar og fæl- lesområder
- Anden pasning og renholdelse af udearealer
- Anden rengøring og madlavning
- Opgaver i forbindelse med pasning af børn samt aktiviteter for børn og unge i øvrigt
- Administrationsopgaver
- Deltagelse i tilbud om fritidsaktiviteter, sociale og kulturelle aktiviteter, sportsaktiviteter, projekter og kurser.
Herudover kan operatøren til beboere over 17 år, hvis asylsag befinder sig i sagsbehandlingsfasen (fase 2) samt beboere i udsendelsesfasen (fase 3), der medvirker til udrejsen, tilbyde:
- Deltagelse i intern produktionsvirksomhed
- Praktikophold uden for indkvarteringssystemet
Der henvises i øvrigt til kapitel 5 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
6.6.6. Særskilt tilrettelagt undervisning og aktivering
Operatøren skal tilbyde kontrakter indeholdende særskilt tilrettelagt undervisning og aktivering til beboere over 17 år, hvis særlige grunde taler herfor, herunder f.eks., at:
- beboeren besidder særlige kvalifikationer inden for et fagområde med mangel på arbejdskraft
- beboeren lider af alvorlig sygdom eller psykisk lidelse eller har behov for støtte som følge af høj al- der
Der henvises i øvrig til kapitel 7 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
6.6.7. Deltagelsesregistrering
Operatøren skal registrere, om beboerne opfylder deres kontrakt. Registreringen skal ske i IBS i overens- stemmelse med Retningslinjer for Indkvarterings- og ydelsesBeregningsSystemet IBS.
Reglerne for lovligt fravær fremgår af Udlændingestyrelsens Retningslinjer for lovligt fravær i forbindelse med undervisning og aktivering af voksne asylansøgere.
6.7. Beskæftigelse
Asylansøgere, som har opholdt sig i landet i mere end 6 måneder efter indgivelse af ansøgning om asyl og som i øvrigt opfylder kravene herfor, kan tage beskæftigelse, jf. udlændingelovens § 14 a.
Udlændingestyrelsen træffer afgørelse om, hvorvidt en asylansøger, der har ansøgt derom, kan tage be- skæftigelse.
Operatørens opgaver i den forbindelse vil bestå i at:
- facilitere videokonferencer, herunder booke tolke, til møder mellem ansøger og Udlændingestyrel- sen før indgåelse af kontrakt om beskæftigelse
- facilitere videokonferencer, herunder booke tolke, til møder mellem ansøger og Udlændingestyrel- sen efter indgåelse af kontrakt, hvis ansøgeren ikke længere medvirker til at oplyse sin sag eller ud- rejse
- justere kontrakten om aktivering og undervisning under hensyntagen til beskæftigelsen
- tage hensyn til reglerne om modregning indeholdt i udlændingelovens § 42 b, stk. 14 og styrelsens nærmere retningslinjer herfor, jf. udlændingelovens § 42 b, stk. 16, og Udlændingestyrelsens be- slutninger truffet i medfør heraf i forbindelse med udbetaling af kontante ydelser.
6.8. Overgang til integration
6.8.1. Identifikation af omfattede beboere
Operatøren skal på alle hverdage i IBS gennemgå listen ”Kommende integrationer”, hvoraf fremgår de be- boere, der har fået opholdstilladelse, samt datoen for overgang til integrationskommunen.
6.8.2. Fremrykket dansk
Formålet med den fremrykkede danskundervisning er at fremme hurtig integration, ved at anvende perio- den fra en udlænding over 18 år har fået opholdstilladelse, indtil boligplacering i kommunen finder sted, til intensiv danskundervisning samt undervisning i dansk kultur og danske samfundsforhold.
Operatøren skal tilbyde undervisningen i 25 timer ugentligt. Operatøren kan enten selv forestå undervis- ningen eller udføre undervisningen i samarbejde med andre.
Operatøren skal tilbyde undervisning i dansk sprog og danske kultur- og samfundsforhold.
Undervisningen skal tilrettelægges på baggrund af et standardundervisningsmateriale, når dette foreligger og er sendt til operatøren. Undervisningen skal tilrettelægges efter en model med løbende indtag, således at der, når beboere er blevet meddelt asyl, og asylcenteret er blevet orienteret herom, kan påbegyndes undervisning hurtigst muligt.
Undervisningen erstatter den danskundervisning, de pågældende beboere hidtil har deltaget i. Undervis- ningen vil ikke kunne erstattes af tilsvarende undervisning i engelsk. De pågældende beboere kan dog fort- sætte eventuel undervisning i andre fag ved siden af danskundervisningen (herunder også engelsk). Samti- dig skal de pågældende beboere fortsat udføre nødvendige opgaver på centret.
Operatøren vil kunne bestemme, at en beboer ikke skal deltage i undervisningen, hvis særlige grunde taler imod, f.eks. at den pågældende er alvorlig syg, har en høj alder eller er i beskæftigelse.
Se i øvrigt Udlændingestyrelsens skrivelse af 9. juni 2005 vedr. fremrykket danskundervisning.
6.8.3. Overgivelse til integrationskommune
Operatøren skal i samarbejde med integrationskommunen medvirke til, at der sker en hensigtsmæssig overgang fra præ-asylfasen til integrationsfasen for beboere, der opnår opholdstilladelse. Dette skal sikres ved, at den enkelte informeres om overgangen til integration, og ved at integrationskommunen så tidligt som muligt har adgang til relevante oplysninger om den enkelte og dennes kompetencer.
6.8.4. Overgivelsessamtaler
Operatøren skal afholde en overgivelsessamtale med beboere, som meddeles opholdstilladelse og skal overgå til integration. Under samtalen skal operatøren informere beboeren om integrationsfasen.
Operatøren skal endvidere være i dialog med integrationskommunen, så det sikres, at kommunen har det bedst mulige udgangspunkt for at målrette integrationen til den enkelte beboers forudsætninger, herunder skal operatøren eventuelt uden beboerens samtykke videregive informationer om beboerens kontraktfor- hold og -opfyldelse m.v., jf. § 44 b i udlændingeloven.
6.8.5. Overgivelsesskemaer
Til brug for overgangen fra asylsystemet til integrationskommunen skal operatøren anvende det fælles overgivelsesskema med tilhørende vejledning, som er tilgængeligt i LetAsyl.
Overgivelsesskemaet skal udarbejdes for hver enkelt voksne asylansøger og for uledsagede og ledsagede mindreårige asylansøgere over 15 år. Det skal ikke udfyldes for medfølgende mindreårige børn.
Operatøren skal sende overgivelsesskemaet til integrationskommunens hovedpostkasse hurtigst muligt og senest 14 dage efter, at beboeren er meddelt opholdstilladelse.
6.8.6. Udtalelse til brug for visitering
Operatøren skal udarbejde en udtalelse til brug for Udlændingestyrelsens visitation af uledsagede mindre- årige, der overgår til integration i kommunerne. Udtalelsen skal fremsendes til Udlændingestyrelsen senest 10 dage efter anmodning herom.
6.9. Transport
Formålet er i fornødent omfang at tilvejebringe transport til beboerne i forbindelse med servicetilbud, sagsbehandling og flytning mellem indkvarteringssteder.
Operatøren skal sikre, at den billigst mulige transportform benyttes.
6.9.1. Transport i forbindelse med servicetilbud
Operatøren skal tilvejebringe mulighed for transport i forbindelse med beboernes deltagelse i de aktiviteter og tilbud, der stilles til rådighed i forbindelse med levering af de forskellige ydelser i medfør af denne kon- trakt (hvor intet andet er anført). Aktiviteten omfatter transport til undervisning, aktivering, sundhedsbe- tjening, beboernes afhentning af kontante ydelser m.v. og nødvendig transport for anneksindkvarterede, indkvarterede i særlige boliger (2008 og 2011-ordningerne) og privatindkvarterede med tilknytning til ope- ratørens indkvarteringssteder.
6.9.2. Transport i forbindelse med sagsbehandling
Operatøren skal tilvejebringe mulighed for transport i forbindelse med beboernes deltagelse i møder m.v. med de sagsbehandlende myndigheder m.fl. herunder Udlændingestyrelsen, Flygtningenævnet, Rigspoliti- et, Dansk Flygtningehjælp samt advokater.
6.9.3. Transport i forbindelse med flytninger mellem indkvarteringssteder (dog ikke udrejsecentre)
Operatøren skal tilvejebringe mulighed for transport i forbindelse med beboernes flytning til et andet ind- kvarteringssted, mellem modtagecentre samt i forbindelse med udflytning fra modtagecentersystemet.
Transporten omfatter både personer og ejendele. Det er i forbindelse med flytninger den operatør, hvorfra en beboer flytter, der er ansvarlig for at tilvejebringe den nødvendige transport af både personer og ejen- dele.
I forbindelse med operatørens opgaver og ansvar i forbindelse med flytninger gælder, at en beboer alene har krav på at få dækket udgifterne til én ansøgt flytning for hver 18 måneder efter udflytningen fra modta- gesystemet. Er der tale om flytninger, som ikke er begrundet i en ansøgning fra en beboer, dækkes udgif- terne i alle tilfælde af operatøren, hvorfra beboeren flytter.
I forbindelse med flytninger – både ansøgte og ikke ansøgte – kan hver beboer uden egenbetaling medbrin- ge personlige ejendele svarende til 0,5 kubikmeter samt selvhusholdskassen. Operatøren skal sikre, at per- sonlige ejendele, møbler m.v. udover det nævnte kun medbringes af beboeren efter forudgående egenbe- taling.
Operatørerne skal informere beboerne om ovenstående regler vedr. flytning.
6.9.4. Transport i forbindelse med overgang til integration
For beboere, som er meddelt opholdstilladelse og skal overgå til integration, skal operatøren tilvejebringe og afholde evt. udgifter til transport til den kommende integrationskommune i tilknytning til den fremryk- kede visitationsprocedure, herunder til evt. introduktionsbesøg og lignende i integrationskommunen forud for overgivelse.
Operatøren skal organisere transport af flygtninge og ejendele i forbindelse med overgivelse til en integra- tionskommune. Integrationskommunen afholder udgifterne til transporten.
6.9.5. Transport til udrejsecentre
Operatøren skal tilvejebringe og gennemføre transport af beboere, som efter Udlændingestyrelsens anvis- ning eller afgørelse skal tage ophold på et udrejsecenter. Det er operatøren på det afgivende center, som forestår transporten af den pågældende til udrejsecentret. Formålet med opgaven er at understøtte Ud- lændingestyrelsens beslutning om overflytning til udrejsecenter.
Transporten sker i operatørens minibusser eller med offentlig transport, og den pågældende asylansøger ledsages af en af det afgivende centers medarbejdere. Operatøren kan endvidere stille en vagt fra et vagt- firma, som operatøren indgår aftale med, til rådighed under transporten. I det omfang, det er muligt, vil flere beboere, som skal flytte til et udrejsecenter, blive transporteret sammen.
Det forudsættes, at det afgivende center får et varsel på tre arbejdsdage forud for transporten med henblik på, at operatøren kan tilrettelægge transporten, herunder orientere beboeren.
Det skal bemærkes, at der ikke er mulighed for at tvinge beboere til at gennemføre transporten, da der ikke er hjemmel til frihedsberøvelse. Det vil sige, at den afviste asylansøger vil kunne udeblive både før, under og efter transporten, uden at operatøren eller vagten har mulighed for at gribe ind.
7. ØKONOMIAFRAPPORTERING
Formålet med operatørens økonomiafrapportering til Udlændingestyrelsen er dels at understøtte samar- bejdet mellem Udlændingestyrelsen og operatøren, dels selvstændigt at medvirke til information af Ud- lændingestyrelsen om forventningerne til den økonomiske udvikling.
7.1. Kvartalsvis økonomisk afrapportering
Operatøren skal hvert kvartal fremsende en ledelsespåtegnet økonomisk afrapportering til Udlændingesty- relsen i overensstemmelse med Udlændingestyrelsens økonomirapporteringsvejledning. Afrapporteringen består af en udfyldt økonomirapporteringsskabelon og et ledsagende notat, hvori der redegøres for de væsentligste økonomiske forhold og forventningerne til årets resultat.
7.1.1. Afrapportering for 1. og 2. kvartal
Efter 1. og 2. kvartal afrapporteres på et overordnet niveau.
På operatørniveau angives realiseret forbrug samt forventet forbrug for hele året for hver af delbevillings- rammerne:
- Indkvarteringsydelser m.v.
- Ejendomsdrift m.v.
- Sundhedsydelser m.v. (ekskl. rammeafregnede social- og sundhedsydelser)
- Rammeafregnede social- og sundhedsydelser
- Ydelser leveret i medfør af asylaftalen
Desuden angives realiseret forbrug og forventet forbrug for hver af de ydelser, som afregnes efter faktisk forbrug for følgende udgiftstyper på centerniveau (hver adresse):
- Døgnbemanding/brandvagt
- Catering
- Leje
- Ordinær vedligeholdelse
- Ydelser ved etablering eller udvidelser (bygninger, inventar og øvrige udgifter)
- Ydelser ved lukning
- Vedligeholdelsesprojekter (afrapporteres pr. projekt)
- Særlige indkvarteringsaftaler
Økonomirapporteringsskabelonen for 1. kvartal er baseret på input fra operatørens faktura for marts må- ned. Udlændingestyrelsen udsender derfor økonomirapporteringsskabelonen for 1. kvartal senest 5 dage efter modtagelsen af fakturaen for marts. Operatøren skal fremsende økonomirapporten til Udlændinge- styrelsen senest 14 dage efter modtagelsen af økonomirapporteringsskabelonen.
Økonomirapporteringsskabelonen for 2. kvartal er baseret på input fra operatørens faktura for juni måned. Udlændingestyrelsen udsender derfor økonomirapporteringsskabelonen for 2. kvartal senest 5 dage efter modtagelsen af fakturaen for juni. Operatøren skal fremsende økonomirapporten til Udlændingestyrelsen senest 14 dage efter modtagelsen af økonomirapporteringsskabelonen.
7.1.2. Afrapportering for 3. og 4. kvartal
Efter 3. kvartal afrapporteres der på et mere detaljeret niveau på realiseret forbrug samt forventet forbrug for hele året. Desuden skal operatøren foretage en endelig økonomisk afrapportering for året som helhed.
For følgende udgiftstyper afrapporteres på operatørniveau, pr. centertype og pr. ydelse:
- Indkvarteringsydelser m.v.
- Sundhedsydelser m.v. (ekskl. rammeafregnede social- og sundhedsydelser)
- Rammeafregnede social- og sundhedsydelser
- Ydelser leveret i medfør af asylaftalen
Operatøren skal registrere udgifterne til de nævnte ydelser på regionsniveau, således at operatøren efter konkret anmodning fra Udlændingestyrelsen kan afrapportere på udgifterne pr. region, pr. centertype og pr. ydelse.
For følgende udgiftstyper afrapporteres på regionsniveau:
- Anneksudgifter
For følgende udgiftstyper afrapporteres på centerniveau (hver adresse):
- Energi
- Ejendomsdrift (vicevært, daglig drift, arealpleje og snerydning)
- Renovation
- Døgnbemanding/brandvagt
- Catering
- Leje
- Transport til servicetilbud
- Ordinær vedligeholdelse
- Ydelser ved etablering eller udvidelser (bygninger, inventar og øvrige udgifter)
- Ydelser ved lukning
- Vedligeholdelsesprojekter (afrapporteres pr. projekt)
- Særlige indkvarteringsaftaler
Økonomirapporteringsskabelonen for 3. kvartal er baseret på input fra operatørens faktura for september måned. Udlændingestyrelsen udsender derfor økonomirapporteringsskabelonen for 3. kvartal senest 5 dage efter modtagelsen af fakturaen for september. Operatøren skal fremsende økonomirapporten til Ud- lændingestyrelsen senest 14 dage efter modtagelsen af økonomirapporteringsskabelonen.
Økonomirapporteringsskabelonen for 4. kvartal er baseret på input fra operatørens faktura for december måned. Udlændingestyrelsen udsender derfor økonomirapporteringsskabelonen for hele året senest 5 dage efter modtagelsen af fakturaen for december. Operatøren skal fremsende økonomirapporten til Ud- lændingestyrelsen senest 3 uger efter modtagelsen af økonomirapporteringsskabelonen.
7.2. Afrapportering og afstemning af tilgodehavender for social- og sundhedsområdet
Operatøren er forpligtiget til at sikre interne kontrol- og godkendelsesprocedurer for den regnskabsmæssi- ge forvaltning af det samlede social- og sundhedsområde. Operatøren skal endvidere sikre løbende ledel- sesmæssigt tilsyn med den regnskabsmæssige forvaltning af området, herunder mht. it-understøttelsen.
For det godkendelseskrævende social- og sundhedsområde gælder endvidere nedenstående retningslinjer:
• Iværksættelse af visse social- og sundhedsydelser kræver Udlændingestyrelsens forudgående god- kendelse.
• Ansøgningen om behandling skal ske inden for rammerne af Udlændingestyrelsens Retningslinjer for sundhedsbehandling af voksne asylansøgere m.v., Retningslinjer for sundhedsbehandling af asylansøgerbørn m.v., Retningslinjer for bevilling til tandbehandling af voksne asylansøgere m.v.
• Såfremt operatørens ansøgning imødekommes, skal operatøren sikre at den godkendte behand- ling/foranstaltning iværksættes.
• Iværksættes en behandling, før Udlændingestyrelsens godkendelse foreligger, hæfter operatøren som udgangspunkt selv for udgifterne frem til godkendelsestidspunktet.
• Operatøren er ansvarlig for at tilvejebringe og opbevare dokumentation for godkendte behand- lingsforløb fra vurdering af behov for behandling/foranstaltning til endelig afregning med Udlæn- dingestyrelsen. Dokumentationen skal foreligge pr. behandlingsforløb og skal omfatte:
- Kautionsansøgning
- Prisoverslag for behandling/foranstaltning
- Leverandørfaktura og dokumentation for korrekt modtager af behandling (f.eks. rekvisition)
- Opfølgning overfor leverandører ved overskridelse af forventet udgift
- Opfølgning overfor Udlændingestyrelsen ved forventet overskridelse af godkendt beløb
- Faktureringen af Udlændingestyrelsen
Kravet om dokumentation gælder tillige ydelser tildelt under den rammestyrede del af det særlige social- og sundhedsområdet, selvom der ikke fremsendes kautionsansøgninger på dette område.
Procesbeskrivelsen nedenfor kan anvendes som udgangspunkt for operatørens egen tilrettelæggelse af sagsbehandlingen og den regnskabsmæssige forvaltning på det godkendelseskrævende social- og sund- hedsområde:
1. Sundhedspersonalet vurderer, at en beboer har behov for godkendelseskrævende behandling.
2. Operatøren ansøger Udlændingestyrelsen om godkendelse af den konkrete behandling. Ansøgnin- gen indeholder det beløb, der søges godkendt, samt overslag over pris på behandlingen.
3. Når en ansøgning er godkendt, kan behandlingen igangsættes.
4. Når operatøren modtager faktura fra leverandøren af social- og sundhedsydelser, sikres det, at le- verandørfakturaen kan knyttes direkte til den konkrete godkendelsessag, herunder at den fakture- rede behandling vedrører den person, som behandlingen er godkendt til, samt at den fakturerede behandling er i overensstemmelse med den godkendte.
5. Når operatøren har sikret sig, at al dokumentation foreligger, viderefakturerer operatøren Udlæn- dingestyrelsen med henblik på refusion.
Operatøren udarbejder ved årets afslutning en økonomirapportering på det godkendelseskrævende social- og sundhedsområde med henblik på afstemning af tilgodehavender. Afrapporteringen indeholder en opgø- relse over forventede tilgodehavende beløb hos Udlændingestyrelsen fsva. godkendelseskrævende social- og sundhedsbehandlinger.
7.3. Afstemning af kontante ydelser
Operatøren skal fremsende afstemningsmaterialet til brug for afstemning af udbetaling af de kontante ydelser senest 5 hverdage efter en afsluttet udbetaling. Afstemningsmaterialet skal fremsendes elektronisk til Statens Administration pr. e-mail: xxxx0@xxxxxxx-xxx.xx
7.4. Afrapportering på annekser og særlige boliger (2008 og 2011-ordningerne)
Operatøren fremsender hvert kvartal en oversigt over annekser og særlige boliger med adresser på lejemå- lene, antal pladser m.v., i operatørens regi. Såfremt der sker ændringer til denne, fremsendes en revideret oversigt.
7.5. Inventaroperatørens afrapportering
Inventaroperatøren skal sende månedlig økonomiafrapportering til Udlændingestyrelsen samt afregne med indkvarteringsoperatørerne for køb af inventar fra centrallagrene til indkvarteringsstedernes daglige drift.
8. TILSYN
Der henvises indledningsvist til ansvarsfordelingen mellem Udlændingestyrelsen og operatøren, jf. pkt. 1.1 ovenfor.
Udlændingestyrelsen vil i 2017 revidere sit koncept for tilsyn.
8.1. Operatørens egne tilsyn
8.1.1. Tilsyn med hjemmeunderviste
Operatøren skal føre tilsyn med, at undervisningen af børn, der undervises hjemme, lever op til de standar- der, der i øvrigt gælder for undervisning af asylansøgerbørn m.fl.
Operatøren skal desuden underrette Udlændingestyrelsen, såfremt der etableres hjemmeundervisning af et barn. Dette skal blandt andet ske med henblik på, at Udlændingestyrelsen – eventuelt i samarbejde med operatøren – kan få etableret tilsyn med undervisningen fra den lokale kommune.
8.1.2. Tilsyn med børn af frihedsberøvede forældre
Operatøren skal føre tilsyn med børn af frihedsberøvede forældre.
8.1.3. Kommunale tilsyn med skoletilbud
Operatøren skal sikre, at der etableres tilsyn med egne skoler, jf. Bekendtgørelse af lov om friskoler og pri- vate grundskoler m.v. nr. 166 af 25. februar 2013.
8.1.4. Tilsyn med ledsagede uledsagede mindreårige
Operatøren skal føre tilsyn med mindreårige, som er ledsaget af andre end forældremyndighedsindehave- ren (ledsagede uledsagede mindreårige).
8.1.5. Tilsyn med drift og vedligeholdelse
Operatøren skal varetage tilsyn med driften og vedligeholdelsen af indkvarteringssteder m.v.
Operatøren skal på baggrund af en konkret anmodning fra Udlændingestyrelsen endvidere varetage tilsyn med driftsstoppede indkvarteringssteder.
8.2. Udlændingestyrelsens tilsyn
8.2.1. Generelle bestemmelser
Udlændingestyrelsen udfører både faglige og økonomiske tilsyn med operatørens opgaveløsning i form af anmeldte og uanmeldte tilsyn. Udlændingestyrelsens tilsyn kan både være skriftlige og gennemføres ved fremmøde på de enkelte indkvarteringssteder.
Udlændingestyrelsen kan benytte ekstern faglig bistand til gennemførelsen af tilsyn med indkvarterings- operatørens opgavevaretagelse.
Udlændingestyrelsen kan i umiddelbar forlængelse af et tilsyn indskærpe overholdelsen af gældende kon- trakter, retningslinjer og myndighedsforskrifter. Udlændingestyrelsen kan endvidere i forlængelse af et tilsyn, hvis særlige forhold vedrørende driften af indkvarteringsstedet tilsiger det, træffe beslutning om at lukke indkvarteringsstedet. Der henvises endvidere til pkt. 9.2.2 om misligholdelse og ophævelse af kon- trakten.
Efter gennemførelse af tilsyn udarbejder Udlændingestyrelsen et udkast til en rapport, som sendes til ope- ratøren med henblik på afgivelse af bemærkninger, forinden den endelige rapport udarbejdes.
Medmindre andet er anført nedenfor, gennemføres tilsyn med udgangspunkt i opgavebeskrivelserne i kon- trakten.
8.2.2. Særlige bestemmelser for tilsyn med bygninger
Udlændingestyrelsen fører tilsyn med bygningsvedligeholdelsen samt arealpleje, installationer i terrænet
m.v. under inddragelse af operatøren og Udlændingestyrelsens bygningsfaglige rådgivere, bl.a. Bygningssty- relsen. Tilsynet omfatter regelmæssig bygningsgennemgang, som med udgangspunkt i de gældende vedli- geholdelsesplaner har til formål at konstatere, at bygningerne er blevet vedligeholdt forsvarligt.
8.2.3. Særligt tilsyn med administration af særlige social- og sundhedsydelser
Udlændingestyrelsen fører tilsyn med, om operatøren i forbindelse med administrationen af særlige social- og sundhedsydelser overholder almindelige regnskabsmæssige principper, og at operatøren i det hele taget varetager opgaven på en økonomisk forsvarlig måde. Styrelsen fører i den forbindelse tilsyn med, at opera- tørerne har fastsat de fornødne retningslinjer og forretningsgange til sikring af korrekt tildeling, dispone- ring, dokumentation, opfølgning m.v.
Der skal i forbindelse med tilsynsarbejdet endvidere fokuseres på optimering af de fælles arbejdsprocesser.
8.2.4. Særligt om økonomiske tilsyn
De økonomiske tilsyn gennemføres overordnet med henblik på at sikre, at almindelige regnskabsmæssige principper overholdes, og at operatøren varetager opgaven på en økonomisk forsvarlig måde. Styrelsen fører i den forbindelse bl.a. tilsyn med, at operatørerne har fastsat påkrævede retningslinjer og forretnings- gange til sikring af korrekt disponering og dokumentation for de udgifter operatøren har faktureret Udlæn- dingestyrelsen mv.
Endvidere gennemføres der kasseeftersyn for så vidt angår de midler, der overføres til operatøren til brug for udbetaling af kontante ydelser.
8.3. Operatørens forpligtelse i forbindelse med andre myndigheders tilsyn med driften
Operatøren skal fremsende eventuelle tilsynsrapporter m.v. til Udlændingestyrelsen for tilsyn gennemført af andre myndigheder, herunder Embedslægen, brandmyndighederne, Elektricitetsrådet, Levnedsmiddel- kontrollen og energiledelseskonsulenter i forbindelse med energimærkning. Operatøren skal ligeledes fremsende undervisningsmiljøvurderinger, jf. § 7 i lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø, samt eventuelle revisioner af disse.
Asylcentrenes klinikker skal registreres i Sundhedsstyrelsen som betingelse for udførelse af lægelig patient- behandling jf. sundhedsloven § 215a. Sundhedsstyrelsen gennemfører tilbagevendende tilsynsbesøg vedrø- rende den lægelige patientbehandling på hvert af de registrerede behandlingssteder.
8.4. Vederlag, betalingsbetingelser og vilkår for overskudsbegrænsning
Operatøren er berettiget til vederlag for ydelser som anført i bilag 1.
Operatøren er berettiget til særligt vederlag for ydelser ved åbning og lukning af indkvarteringssteder m.v. som anført i bilag 1 og 6. Vederlagets størrelse aftales konkret og vil bl.a. afhænge af Udlændingestyrelsens varsler i relation til tilpasningen.
Operatøren er ikke berettiget til andre vederlag end fastsat i bilag 1, der inkluderer enhver udgift, der er forbundet med leveringen af ydelserne.
Ved ophør af kontrakten, som følge af nedlukning eller overdragelse af kontrakten til en ny operatør, er operatøren berettiget til et ophørsvederlag som beskrevet i bilag 1.
Alle priser er i danske kroner og eksklusive moms. Operatørens vederlag forfalder til betaling som anført i bilag 1. Fakturering skal ske som nærmere anført i bilag 1.
Indkvarteringsopgaven skal i udgangspunktet varetages således, at der overordnet er balance mellem ud- gifter og indtægter. Såfremt operatøren i forbindelse med driften af asylcentrene opnår et overskud, kan dette alene anvendes inden for indkvarteringsopgavens rammer.
9. ØVRIGE KONTRAKTVILKÅR
9.1. Forsikring og erstatningsansvar
Operatøren er omfattet af statens regler om selvforsikring2. Dette er ensbetydende med, at operatøren ikke må tegne forsikring, jf. Cirkulære om selvforsikring i staten mv. af den 9. december 2005. Statens reg- ler om selvforsikring, for så vidt angår bygninger og inventar, udmøntes som anført i bilag 7.
Såfremt operatøren ikke er omfattet af regler om selvforsikring, er operatøren forpligtet til at tegne forsik- ring med et dækningsområde, som havde operatøren været selvforsikret, og med forsikringssummer sva- rende til sædvanlige markedsvilkår for opgaver af tilsvarende art. Dækningsområde og forsikringssummer aftales med Udlændingestyrelsen inden for disse rammer.
Asylansøgere m.fl. indkvarteret hos operatøren er omfattet af de almindelige arbejdsskaderegler, for så vidt angår arbejdsskader i forbindelse med lovlig aktivering. Arbejdsskader administreres efter reglerne i kapitel 8 i bekendtgørelse om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere x.fl., hvor sager vedr. skader anmeldes af indkvarteringsoperatøren til Arbejdsskadestyrelsen. Operatøren skal i forbindelse hermed fremsende formularen ’Anmeldelse af arbejdsulykke m.v.’ samt en kopi af eventuel aftale om ekstern akti- vering.
For så vidt angår ansvarsforsikring skal sager, hvori der gøres et erstatningskrav gældende over for en be- boer, fremsendes til Udlændingestyrelsen i henhold til § 42 i, stk. 1 i udlændingeloven.
2 Udlændingestyrelsen afklarer i starten af 2017 om det har betydning, om operatøren er kommunal, statslig eller privat.
For så vidt angår operatørens ansvar gælder dansk rets almindelige regler.
9.2. Bestemmelser om underleverandører, misligholdelse, kontraktændring mv.
9.2.1. Underleverandører
Operatøren kan anvende underleverandører.
Operatøren skal ved anvendelse af underleverandører indhente skriftligt samtykke til anvendelse af under- leverandører af børneundervisning og legestuetilbud, hvis disse ikke er offentligt anerkendte uddannelses- institutioner.
Operatøren hæfter for sine underleverandørers forhold på samme måde som for sine egne forhold i for- bindelse med levering af ydelser efter denne kontrakt.
9.2.2. Parternes misligholdelse
I tilfælde af misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler.
Udlændingestyrelsen kan ophæve kontrakten, såfremt der er væsentlige mangler eller anden væsentlig misligholdelse ved levering af ydelserne.
Ophævelse kan dog kun ske, såfremt Udlændingestyrelsen har afgivet skriftligt påkrav, og operatøren ikke har afhjulpet forholdet.
Påkrav skal indeholde angivelse af, hvori den væsentlige misligholdelse består samt en rimelig frist på mindst 14 dage til at afhjælpe forholdet.
Hvis Udlændingestyrelsen ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til kontrakten og underbilagene, fritages operatøren for at levere ydelser efter kontrakten i det omfang, operatøren kan dokumentere, at Udlæn- dingestyrelsens opfyldelse af sine forpligtelser er en nødvendig forudsætning for operatørens levering af ydelserne.
Operatøren kan ophæve kontrakten, såfremt Udlændingestyrelsen væsentligt misligholder sine forpligtel- ser.
Ophævelse kan dog kun ske, såfremt operatøren har afgivet skriftligt påkrav, og Udlændingestyrelsen ikke har afhjulpet forholdet.
Påkrav skal indeholde angivelse af, hvori den væsentlige misligholdelse består samt en rimelig frist på mindst 14 dage til at afhjælpe forholdet.
9.2.3. Force majeure
Hverken operatøren eller Udlændingestyrelsen skal i henhold til denne kontrakt anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt angår forhold, der ligger uden for partens kontrol, herunder strejke og lockout, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have und- gået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for under- leverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som operatøren ikke burde have und- gået eller overvundet.
Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt.
9.2.4. Overdragelse
Udlændingestyrelsen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig institution eller en institution eller et selskab, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler.
Operatøren kan ikke uden Udlændingestyrelsens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forplig- telser efter denne kontrakt til tredjemand. Udlændingestyrelsen kan ikke uden rimelig grund afvise en an- modning om overdragelse fra operatøren.
9.2.5. Tvistigheder
Kontrakten er undergivet dansk ret.
Enhver tvist, der måtte opstå i forbindelse med kontrakten, skal afgøres ved de almindelige domstole med værneting i København.
9.2.6. Kontraktens løbetid
Kontrakten træder i kraft den 1. januar 2017 og løber til og med 31. december 2017.
Kontrakten er tildelt til operatøren efter Udlændingestyrelsens forhåndsmeddelelse offentliggjort på nyi- xxxxxxx.xx den 22. november 2016.
Udlændingestyrelsen forventer at annoncere efter udbudslovens såkaldt light-regime i 2017 med henblik på indgåelse af operatørkontrakter for 2018 med evt. mulighed for forlængelse i efterfølgende år.
Kontrakten kan i kontraktperioden opsiges af parterne med 6 måneders skriftligt varsel til den første i en måned. Opsigelse dog kan ske med 3 måneders varsel som følge af væsentlige ændringer i den samlede indkvarteringskapacitet.
9.2.7. Ændringer i aftalegrundlaget
Opgaverne fastlagt i denne kontrakt er dikteret af det til enhver tid værende antal asylansøgere og under- givet politisk bevågenhed. Derfor må der i aftaleperioden kunne forventes gennemført såvel justeringer af antal asylcentre og -pladser som ændringer af regelgrundlag mv.
Opgaven skal således til stadighed udføres, så behovet opfyldes og den til enhver tid gældende lovgivning og regler mv. overholdes. Operatøren er derfor forpligtet til i aftaleperioden at tåle de ændringer, som ef- ter Udlændingestyrelsens skøn er nødvendige for at sikre dette. Operatøren vil alene efter forudgående aftale med Udlændingestyrelsen blive kompenseret for dokumenterede og nødvendige merudgifter.
9.2.8. Kontraktstyring og fortolkning
Parterne foretager i fællesskab kontraktstyring baseret på følgende hovedprincipper:
- Alle indholdsmæssige ændringer til kontrakten og tilhørende bilag skal foreligge skriftligt i form af al- longer til kontrakten, der underskrives af begge parter.
- Alle ændringer af kontrakt og bilag skal kunne dokumenteres med fuld sporbarhed, f.eks. ved æn- dringsmarkering, versionshistorik eller lignende.
Henvisninger til kontrakten eller til en bestemmelse deri omfatter også de til kontrakten hørende bilag, henholdsvis de af disse bilag, der er relevante for den pågældende bestemmelse, jf. bilagsoversigten ne- denfor. Bestemmelser i kontrakten har forrang frem for bestemmelser i bilag.
Som fortolkningsgrundlag indgår også den Opgave- og Procesbeskrivelse, som dannede grundlag for udbud af opgaven.
9.2.9. Myndighedsforskrifter
Operatøren er ved leveringen af ydelserne forpligtet til at følge de af Udlændingestyrelsen udstedte ret- ningslinjer i notater m.v. og øvrige myndighedsforskrifter, jf. bilag 8.
En oversigt over de myndighedsforskrifter m.v., som operatøren på dette tidspunkt konkret skal efterleve, enten helt eller delvist i forbindelse med leveringen af opgaver fastsat i denne kontrakt, fremgår af bilag 8.
Såfremt der sker ændringer i de af Udlændingestyrelsen udstedte retningslinjer eller andre relevante myn- dighedsforskrifter, skal der ske en opdatering af de bilag, som ændringerne vedrører. Udlændingestyrelsen skal orientere operatøren om ændringerne og fremsende de relevante bilag.
Operatøren er berettiget til regulering i vederlaget (bilag 1) i det omfang, operatøren kan dokumentere en væsentlig nettomeromkostning, dvs. at summen af samtidige ændringer af forskellige retningslinjer og myndighedsforskrifter medfører væsentlige meromkostninger.
10. UNDERSKRIFTER
Operatøren underskriver den originale kontrakt, scanner den ind og sender den elektronisk til Udlændinge- styrelsen. Herefter underskriver Udlændingestyrelsen kontrakten og fremsender den elektronisk til opera- tøren. Begge parter opbevarer en elektronisk version af kontrakten med henblik på eventuelle senere æn- dringer.
Udlændingestyrelsen offentliggør den underskrevne kontrakt på xxxxxxxxxx.xx.
For Udlændingestyrelsen For operatøren
Dato:
Underskrift:
Dato:
Underskrift:
BILAG 1.A. KAPACITET OG ØKONOMI
1. Indkvarteringskapacitet og belægning
1.1. Kapacitet pr. indkvarteringsregion
Operatørens kapacitet opgøres pr. indkvarteringsregion. Der skelnes mellem 5 typer af kapacitet:
• Basiskapaciteten for en indkvarteringsregion er den kapacitet, som ved kontraktens indgåelse for- ventes at være i brug i 2017. Basiskapaciteten er aftalt mellem operatøren og Udlændingestyrelsen. Udlændingestyrelsen tilstræber, at belægningen i hver region som minimum svarer til regionens basiskapacitet.
• Bufferkapacitet er pladser, som findes på de samme adresser som basiskapaciteten, men ikke ind- går i denne. Bufferpladserne kan således ikke forventes altid at være beboede. Når bufferpladserne ikke er i brug, skal de stå tomme, så de er klar til hurtig ibrugtagning uden fx forudgående interne flytninger fra buffer- til basiskapacitet.
• Merkapacitet er pladser, som typisk findes på samme adresse som basiskapaciteten, men ikke ind- går i denne. Pladserne er af midlertidig karakter og kortvarigt i brug indtil anden kapacitet er frem- skaffet, da pladserne typisk er etableret ved, at beboerne bor tættere end normalt, eksempelvis ved inddragelse af fælleslokaler til beboelse, flere beboere på værelserne mv.
• Beredskabskapacitet er pladser, som befinder sig på andre adresser end basiskapaciteten og ikke altid vil være beboede. Ved lav belægning vil det således være muligt at tage hele beredskabs- adresser ud af drift. Beredskabsadresserne vil forblive møblerede og klar til hurtig ibrugtagning.
• Udeboliger m.v. omfatter selvstændige boliger, særlige boliger, annekser samt privat indkvartering. Disse boligtyper anvendes efter ansøgning fra beboeren og godkendelse af Udlændingestyrelsen. Ved fraflytning af en bolig vil denne som udgangspunkt blive driftsstoppet, hvorfor der ikke er tale om fast kapacitet.
For kontraktperioden forventes i gennemsnit følgende kapaciteter i operatørens indkvarteringsregioner, fordelt på kvartaler:3
Tabellerne nedenfor kan danne baggrund for operatørens planlægning.
3 Forventningerne til kapaciteten er baseret på de forudsætninger, der er kendt ved tidspunktet for kontraktunder- skrivelsen.
Tabel 1
Forventet gennemsnitlig kapacitet | 1 kvt. | 2. kvt. | 3. kvt. | 4. kvt. | Gsn kap 2017 |
Basiskapacitet | 1.109 | 70 | 0 | 0 | 295 |
Region Fyn | 233 | 0 | 0 | 0 | 58 |
Region Langeland | 475 | 0 | 0 | 0 | 119 |
Region Lolland | 400 | 70 | 0 | 0 | 118 |
Bufferkapacitet | 393 | 67 | 0 | 0 | 115 |
Region Fyn | 133 | 0 | 0 | 0 | 33 |
Region Langeland | 60 | 0 | 0 | 0 | 15 |
Region Lolland | 200 | 67 | 0 | 0 | 67 |
Udeboliger m.v. | 43 | 0 | 0 | 0 | 11 |
Region Fyn | 3 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Region Langeland | 40 | 0 | 0 | 0 | 10 |
I alt | 1.545 | 137 | 0 | 0 | 421 |
1.2. Forventet belægning
Udlændingestyrelsen udmelder den forventede udvikling i belægningen pr. region på baggrund af Udlæn- dingestyrelsens indkvarteringsprognose. Indkvarteringsprognosen opdateres som udgangspunkt kvartals- vist og er baseret på operatørernes kapacitet og de kendte fremtidige kapacitetstilpasninger samt det for- ventede samlede belægning. Prognosen fastsættes med forbehold for tilpasninger, der ikke kan tages højde for ved udarbejdelsen.
Udlændingestyrelsen tilstræber generelt i så god tid som muligt at varsle ændringer i belægningen. Forven- tede væsentlige fald i belægningen varsles som udgangspunkt minimum 3 måneder i forvejen. Ved uvente- de belægningsfald, som væsentligt reducerer operatørens taksthonorering, vil operatøren efter særskilt aftale kunne kompenseres for eventuelle personaleudgifter, der som følge af et kort varsel ikke kan ned- bringes i takt med taksthonoreringen.
Den ved kontraktindgåelsen forventede bevilling pr. indkvarteringsregion (jf. afsnit 9) er baseret på følgen- de forudsatte aktivitetsniveau:4
Tabel 2
Region | Forudsat antal årspersoner pr. aldersgruppe | ||||
Alle (0-) | Heraf 0-17 | Heraf 6-16 | Heraf 3-5 | Heraf 17- | |
Langeland | 144 | 53 | 29 | 9 | 93 |
Fyn | 93 | 34 | 20 | 4 | 61 |
Lolland | 184 | 46 | 30 | 6 | 141 |
I alt | 421 | 133 | 79 | 20 | 294 |
2. Samlet honorering
Operatøren honoreres for hver indkvarteringsregion med 4 delbevillingsrammer:
• Indkvarteringsydelser (afsnit 3)
• Ejendomsdrift (afsnit 4)
• Forbrugsafregnet ejendomsdrift (afsnit 5)
• Sundhedsydelser (afsnit 6)
4 Det samlede indkvarteringsomfang pr. region er for 2017 forudsat at svare til den samlede basis- og bufferkapacitet inkl. udeboliger (jf. tabel 1).
Hertil kommer honorering efter særlig aftale for en række øvrige ydelser.
Honoreringen dækker, medmindre andet er anført, samtlige direkte og indirekte udgifter i forbindelse med varetagelse af indkvarteringsopgaven, herunder også uforudsete udgifter, der ikke kan henføres til ændre- de budgetteringsforudsætninger.
Inden for delrammerne til indkvarteringsydelser samt ejendomsdrift kan operatøren udligne udgifter mel- lem delrammerne, såfremt der er mindreforbrug på én af delrammerne. Udgifter inden for delrammerne til forbrugsafregnet ejendomsdrift samt sundhedsydelser kan ikke udlignes med de øvrige delrammer.
3. Delrammen til indkvarteringsydelser
I delrammen til indkvarteringsydelser indgår:
• Takstafregnede, regionsspecifikke ydelser (afsnit 3.1.)
• Centralt afregnede ydelser (afsnit 3.2.)
Inden for delrammen kan operatøren udligne udgifter mellem ydelserne, såfremt der er mindreforbrug på én eller flere ydelser. Der kan ligeledes udlignes udgifter mellem regioner samt mellem regionsspecifikke og centralt afregnede ydelser. Endelig kan der udlignes udgifter mellem delrammerne til indkvarteringsydelser og ejendomsdrift.
3.1. Takstafregnede indkvarteringsydelser
Honoreringen pr. indkvarteringsregion for indkvarteringsydelser beregnes med udgangspunkt i de på fi- nansloven for 2017 anførte takster (jf. tabel 3) samt antal realiserede årspersoner inden for hver målgrup- pe.5
Honoreringen pr. region for modtagefunktionen beregnes med udgangspunkt i de på finansloven for 2017 anførte takster (jf. tabel 3) samt antal indrejste.
Taksterne er udtryk for forventede gennemsnitspriser.
Tabel 3
Ved uventede fald i belægningen, som væsentligt reducerer operatørens taksthonorering, vil operatøren efter særskilt aftale kunne kompenseres for eventuelle personaleudgifter, der som følge af et kort varsel ikke kan nedbringes i takt med taksthonoreringen.
5 Opkrævningsgrundlaget herfor er dels beboere indkvarteret i operatørens regi, dels privat indkvarterede personer, der er berettigede til de ydelser, der er beskrevet i denne kontrakt.
3.2. Centralt afregnede indkvarteringsydelser
3.2.1. Honorering for gennemførelse af asylansøgerkursus
Operatøren får honorering for gennemførelse af asylansøgerkursus, jf. bilag 2 pkt. 4.1 og bilag 3 pkt. 3. Asylansøgerkursus afregnes forholdsmæssigt i forhold til, hvor mange moduler operatøren står for. Taksten for gennemførelse af alle moduler (3-8) er 786 kr. Honorering sker på baggrund af registrering i IBS.
3.2.2. Honorering for fremrykket danskundervisning efter meddelelse af xxxx
Operatøren honoreres for fremrykket danskundervisning efter meddelelse af xxxx, jf. hovedkontraktens punkt 6.8.2, med den på finansloven for 2017 anførte takst på 5.498 kr. pr. påbegyndt forløb.
Herudover honoreres operatøren med en fast ramme på 420.000 kr. til understøttelse af en opjustering af den gennemsnitlige undervisningstid til 25 timer.
3.2.3. Honorering for anvendelse af overgivelsesskema
Operatøren honoreres med en fast ramme på 64.000 kr. til styrkelse af overgivelsessamtale og anvendelse fælles overgivelsesskema efter meddelelse af xxxx.
3.2.4. Honorering for ydelser til ledsagede uledsagede mindreårige
Operatøren honoreres for socialt netværksarbejde for ledsagede uledsagede mindreårige, jf. hovedkontrak- tens punkt 6.1.20., med den på finansloven for 2017 anførte takst på 138.696 kr. pr. indkvarteret årsperson i målgruppen hos alle indkvarteringsoperatører. Honoreringen er baseret på registrering af relevante asyl- ansøgere i IBS.
3.2.5. Honorering for voksentøjpakker
Operatøren honoreres for udleverede voksentøjpakker, jf. hovedkontraktens punkt6.1.7., med 2017- taksten på 800,65 kr. pr. udleveret pakke. Honoreringen er baseret på registrering i IBS i henhold til ret- ningslinjer for naturalieydelser.
4. Delrammen til ejendomsdrift
I delrammen til ejendomsdrift indgår:
• Honorering for ejendomsdrift pr. indkvarteringsregion (afsnit 4.1.)
• Centralt afregnede ydelser vedr. ejendomsdrift (afsnit 4.2.).
Inden for delrammen kan operatøren udligne udgifter mellem ydelserne (dog med undtagelse af ydelser som afregnes efter faktisk forbrug), såfremt der er mindreforbrug på én eller flere ydelser. Der kan ligele- des udlignes udgifter mellem indkvarteringsregioner samt mellem regionsspecifikke og centralt afregnede ydelser. Endelig kan der udlignes udgifter mellem delrammerne til ejendomsdrift og indkvarteringsydelser.
Xxxxxx til ejendomsdrift kan efter aftale justeres ved væsentlige ændringer i forudsætningerne. Honore- ringen tager udgangspunkt i de aftalte driftsperioder. Såfremt der sker kapacitetstilpasninger, tilpasses honoreringen herefter.
4.1. Honorering for ejendomsdrift pr. indkvarteringsregion
Tabel 4 viser delrammen til ejendomsdrift pr. region i priser, der dækker driftsperioden for de enkelte cen- tre.6 Udgifter til ejendomsdrift afregnes som en samlet ramme med udgangspunkt i den forudsatte kapaci- tet. Såfremt belægningen i længere tid er væsentligt lavere end kapaciteten, kan der aftales en reduktion af rammen.
Tabel 4
Region/Center/Bygning | Ejendomsdrift (viceværtsfunktion) | Renovation | Energi | Transport til servicetilbud | I alt | ||
Vicevært | Daglig drift | Arealpleje & snerydning | |||||
TOTALT | 597.083 | 628.467 | 98.675 | 60.417 | 197.275 | 1.428.987 | 3.010.904 |
Region Langeland | 299.700 | 265.967 | 42.008 | 43.750 | 197.275 | 187.083 | 1.035.783 |
Center Holmegård | 176.550 | 162.250 | 23.500 | 31.250 | 187.083 | 580.633 | |
Center Lohals | 27.100 | 10.167 | 3.333 | 124.722 | 165.322 | ||
Center Humble | 40.650 | 38.125 | 10.175 | 10.000 | 187.083 | 286.033 | |
Diverse adresser Humble centerpladser | 30.400 | 30.425 | 115.925 | 187.083 | 363.833 | ||
Voksenskole Langeland Diverse adresser | 25.000 | 25.000 | 5.000 | 2.500 | 81.350 | 138.850 | |
Region Fyn | 148.333 | 225.000 | 20.000 | 16.667 | - | 393.333 | 803.333 |
Børnecenter Hundstrup (Svendborg) | 31.667 | 16.667 | 3.333 | 60.000 | 111.667 | ||
Center Nyborg | 116.667 | 208.333 | 16.667 | 16.667 | 333.333 | 691.666 | |
Region Lolland | 149.050 | 137.500 | 36.667 | - | - | 848.571 | 1.171.788 |
Center Skippergaarden | 54.200 | 50.000 | 13.333 | 308.571 | 426.105 | ||
Center Søllested (Hvilested) | 40.650 | 37.500 | 10.000 | 231.429 | 319.579 | ||
Center Havneskolen | 54.200 | 50.000 | 13.333 | 308.571 | 426.105 | ||
4.2. Centralt afregnede ydelser vedr. ejendomsdrift
4.2.1. Honorering for planlægning, rådgivning og administration
Operatøren honoreres for opgaver vedrørende generel planlægning og administration i relation til indkvar- tering og underhold af asylansøgere m.v., herunder økonomiopfølgning, drift og vedligehold af eksisteren- de asylcentre m.v., med en fast ramme på 500.000 kr. på årsbasis.
4.2.2. Honorering for diverse udgifter efter faktisk forbrug
Operatøren får refunderet de faktiske udgifter til transport i forbindelse med beboernes sagsbehandling og flytninger, jf. hovedkontraktens punkt 6.9.1 – 6.9.5. Operatøren skal anvende den billigst mulige transport- form.
Operatøren får herudover refunderet de faktiske udgifter til eventuelle ejendomsskatter for visse af de i tabel 4 anførte bygninger, som der foretages udlæg for i forbindelse med varetagelse af de ejendomsadmi- nistrative opgaver.
4.2.3. Honorering for tilsyn med driftsstoppede ejendomme
Operatøren honoreres efter særskilt aftale for tilsyn med driftsstoppede ejendomme.
4.2.4. Honorering for udgifter til værditransport og vagtordninger
Operatøren honoreres for udgifter til værditransport og vagtordninger i forbindelse med udbetaling af kon- tante ydelser med en fast ramme på 536.126 kr.
6 For nærmere oplysninger om de enkelte centres driftsperiode henvises der til tillæg til operatørkontrakten med Langeland Kommune (udfasning/fraflytningsplan).
5. Delrammen til forbrugsafregnet ejendomsdrift
I delrammen til forbrugsafregnet ejendomsdrift indgår:
• Honorering for ordinært vedligehold (afsnit 5.1.)
• Honorering for døgnbemanding/brandvagt (afsnit 5.1)
• Honorering for cateringordning (afsnit 5.1)
• Honorering for udgifter til leje af bygninger mv. (afsnit 5.1)
• Honorering for andre særlige aftaler (afsnit 5.1)
• Honorering for vedligeholdelsesprojekter (afsnit 5.2.).
Inden for delrammen kan operatøren udligne mellem ydelserne til ordinært vedligehold på regionsniveau, såfremt der er mindreforbrug på én eller flere ydelser til ordinært vedligehold. Operatøren kan med accept fra Udlændingestyrelsen ligeledes udligne evt. mindreforbrug på ordinært vedligehold mellem øvrige regi- oner.
Ydelserne til døgnbemanding/brandvagt, cateringordning, udgifter til leje af bygninger mv., andre særlige aftaler samt vedligeholdelsesprojekter kan ikke udlignes mellem regioner.
Der kan ikke udlignes udgifter mellem delrammen til forbrugsafregnet ejendomsdrift og de øvrige delram- mer.
5.1. Honorering for forbrugsafregnet ejendomsdrift
Rammerne til forbrugsafregnet ejendomsdrift pr. indkvarteringsregion fremgår af tabel 5. Udgifterne af- regnes efter faktisk forbrug inden for rammerne.
Tabel 5
Region/Center/Bygning | Døgnbemanding/ Vagtordning | Leje | Ordinær vedligeholdelse | I alt |
TOTALT | 130.952 | 372.450 | 521.667 | 1.025.069 |
Region Langeland | - | 372.450 | 269.583 | 642.033 |
Center Holmegård | 180.000 | 180.000 | ||
Center Lohals | 20.833 | 20.833 | ||
Center Humble | 229.950 | 31.250 | 261.200 | |
Diverse adresser Humble centerpladser | 142.500 | 12.500 | 155.000 | |
Voksenskole Langeland Diverse adresser | 25.000 | 25.000 | ||
Region Fyn | - | - | 137.500 | 137.500 |
Børnecenter Hundstrup (Svendborg) | 20.833 | 20.833 | ||
Center Nyborg | 116.667 | 116.667 | ||
Region Lolland | 130.952 | - | 114.583 | 245.536 |
Center Skippergaarden | 47.619 | 41.667 | 89.286 | |
Center Søllested (Hvilested) | 35.714 | 31.250 | 66.964 | |
Center Havneskolen | 47.619 | 41.667 | 89.286 |
Rammen til forbrugsafregnet ejendomsdrift kan efter aftale justeres ved væsentlige ændringer i forudsæt- ningerne. Honoreringen tager udgangspunkt i de aftalte driftsperioder. Såfremt der sker kapacitetstilpas- ninger, tilpasses honoreringen herefter.
5.2. Honorering for vedligeholdelsesprojekter
Operatøren honoreres efter særskilt aftale for vedligeholdelses-, bygge- og anlægsprojekter.
6. Delrammen til sundhedsydelser
I delrammen til sundhedsydelser indgår:
• takstafregnede, regionsspecifikke ydelser (afsnit 6.1.)
• særlige social- og sundhedsudgifter (afsnit 6.2.)
• centralt afregnede ydelser (afsnit 6.3.).
Inden for delrammen kan operatøren udligne udgifter mellem ydelserne (dog med undtagelse af særlige social- og sundhedsudgifter som afregnes efter faktisk forbrug), såfremt der er mindreforbrug på én eller flere ydelser. Der kan ligeledes udlignes udgifter mellem indkvarteringsregioner samt mellem regionsspeci- fikke og centralt afregnede ydelser. Der kan ikke udlignes udgifter mellem delrammen til sundhedsydelser
m.v. og de øvrige delrammer.
6.1. Takstafregnede sundhedsydelser (hovedkontraktens punkt 6.3)
Honoreringen pr. indkvarteringsregion for almen sundhedsbetjening samt forebyggende sundhedsordnin- ger for børn og unge beregnes med udgangspunkt i de på finansloven for 2017 anførte takster (jf. tabel 6) samt antal realiserede årspersoner inden for hver målgruppe.7
Den medicinske screening skal som udgangspunkt finde sted i modtagefasen. Honoreringen pr. region for medicinsk screening beregnes med udgangspunkt i de på finansloven for 2017 anførte takster (jf. tabel 6) samt antal gennemførte screeninger. Dette gælder både screening i forbindelse med den medicinske mod- tagelse (bilag 2, pkt. 3.1 og 3.2) og den opsøgende systematiske medicinske screening (bilag 3, pkt. 1.1).
Honoreringen er baseret på registreringer i IBS.8 Taksterne er udtryk for forventede gennemsnitspriser. Tabel 6
Ved uventede fald i belægningen, som væsentligt reducerer operatørens taksthonorering, vil operatøren efter særskilt aftale kunne kompenseres for eventuelle personaleudgifter, der som følge af et kort varsel ikke kan nedbringes i takt med taksthonoreringen.
6.2. Særlige social- og sundhedsudgifter (godkendelseskrævende ydelser)
På det særlige social- og sundhedsområde afregnes efter to principper: Rammeafregning og refusion efter forudgående godkendelse fra Udlændingestyrelsen.
7 Opkrævningsgrundlaget herfor er dels beboere indkvarteret i operatørens regi, dels privat indkvarterede personer, der er berettigede til de ydelser, der er beskrevet i denne kontrakt.
8 Der afregnes pr. gennemført og booket screening.
6.2.1. Rammeafregnede social- og sundhedsudgifter
Operatøren kan afholde udgifter til visse særlige sundhedsydelser inden for en ramme på 500.000 kr. på årsbasis. Det rammestyrede område omfatter udgifter til psykolog- og psykiaterbehandling, speciallæger, tandlægebehandling og fysio-, ergo- og fodterapi.
Udlændingestyrelsen refunderer operatørens faktiske udgifter inden for den udmeldte ramme. Rammen kan justeres ved væsentlige ændringer i forudsætningerne.
Behandlinger der gives til udlændinge, som har været udsat for menneskehandel, og hvor behandlingen gives som følge af denne gruppes udvidede adgang til sundhedsydelser, er ikke omfattet af det rammeaf- regnede område, men kræver forudgående godkendelse i Udlændingestyrelsen.
6.2.2. Refusion for særlige social- og sundhedsbehandlinger efter forudgående godkendelse fra Ud- lændingestyrelsen
Udlændingestyrelsen refunderer operatørens udgifter til særlige social- og sundhedsydelser, der kræver forudgående godkendelse i Udlændingestyrelsen.
6.3. Centralt afregnede sundhedsydelser
6.3.1. Dækning af udgifter til forebyggelse af Hepatitis B
Operatøren honoreres for udgifter til forebyggelse af hepatitis B med en fast ramme på 20.000 kr.
7. Honorering for kapacitetsjusteringer m.v.
Der kan indgås særskilt aftale om honorering i forbindelse med:
• Ydelser ved åbning (afsnit 7.1.)
• Ydelser ved lukning (afsnit 7.2.).
Der kan ikke udlignes udgifter mellem disse ydelser og øvrige delrammer.
7.1. Honorering for ydelser ved åbning (hovedkontraktens punkt 3.1)
For de ydelser operatøren leverer i relation til åbning af indkvarteringssteder m.v. eller udvidelse af kapaci- teten på eksisterende indkvarteringssteder m.v., honoreres operatøren efter konkret aftale for udgifterne forbundet med de beskrevne opgaver, herunder:
• Refusion af faktiske udgifter til øvrigt personale samt udgifter til informationsarbejde.
• Refusion af faktiske udgifter til bygningsmæssige forhold.
• Refusion af faktiske udgifter til indkøb, montering m.v. af inventar.
Operatøren må ikke igangsætte etablering, generelle bygningsmæssige ændringer eller udvidelser af ind- kvarteringssteder m.v. uden Udlændingestyrelsens forudgående skriftlige godkendelse heraf. Xxxxxxxxx- xxx er en forudsætning for, at operatøren kan honoreres for de udførte opgaver og de afholdte udgifter.
7.2. Honorering for ydelser ved lukning (hovedkontraktens punkt 3.1)
For eventuelle udgifter i forbindelse med lukning af pladser, herunder ejendomsdrift, reetableringsudgifter og afvikling af inventar (demontering, transport m.v.), honoreres operatøren efter konkret aftale for fakti- ske udgifter.
For de opgaver operatøren varetager i forbindelse med en overdragelse til en eventuel anden operatør, honoreres operatøren efter konkret aftale for de i hovedkontraktens punkt 3.1beskrevne ydelser og opga- ver.
8. Honorering for særligt aftalte ydelser i 2017
Særligt aftalte ydelser i 2017 omfatter:
8.1. Honorering for opsøgende systematisk medicinsk screening
Operatøren honoreres for en aktiv, opsøgende indsats med henblik på medicinsk screening af de asylansø- gere, som ikke har taget imod tilbuddet om medicinsk modtagelse på modtagecentret (jf. bilag 3 pkt 1.1), med 90.000 kr. Herudover honoreres operatøren med den i tabel 6 anførte takst pr. gennemført medicinsk screening (jf. afsnit 6.1. ovenfor).
9. Bevilling til drift af indkvarteringsregioner
Der er for hver indkvarteringsregion beregnet en forventet økonomisk bevilling, bestående af bevillinger til indkvarteringsydelser, ejendomsdrift, vedligehold samt sundhedsydelser, jf. ovenfor.
Udgangspunktet er, at den enkelte indkvarteringsregion isoleret set er økonomisk bæredygtig, herunder at alle indkvarterings- og sundhedsydelser som udgangspunkt stilles til rådighed i regionen, medmindre andet er aftalt med Udlændingestyrelsen. Såfremt det pga. et lavt indkvarteringsomfang ikke er muligt for opera- tøren at levere alle ydelser i en region inden for den ordinære takstbevilling, kan operatøren efter særskilt aftale blive kompenseret herfor.
Operatøren kan udligne udgifter mellem delrammerne til indkvarteringsydelser m.v. og ejendomsdrift, så- fremt der er mindreforbrug på én af disse delrammer. Inden for disse 2 delrammer kan operatøren ligele- des udligne udgifter mellem indkvarteringsregioner samt mellem regionsspecifikke og centralt afregnede ydelser, jf. afsnit 3-4.
Inden for delrammen til sundhedsydelser m.v. kan operatøren ligeledes udligne udgifter mellem regioner samt mellem regionsspecifikke og centralt afregnede ydelser, jf. afsnit 6.
Ved et forudsat indkvarteringsomfang som anført i tabel 2 svarer den forventede bevilling til operatøren til indkvarteringsydelser, ejendomsdrift, vedligehold samt sundhedsydelser pr. indkvarteringsregion til belø- bene i tabel 7.
Tabel 7
Region | Delrammer pr. opgave | ||||
Indkvarterings- ydelser | Sundheds- ydelser | Ejendomsdrift | Forbrugsafregnet ejendomsdrift | I alt | |
Langeland | 6.848.476 | 1.720.135 | 1.035.783 | 642.033 | 10.246.427 |
Fyn | 7.267.290 | 1.185.871 | 803.333 | 137.500 | 9.393.993 |
Lolland | 8.016.606 | 2.053.515 | 1.171.788 | 245.536 | 11.487.445 |
Alle regioner | 22.132.371 | 4.959.521 | 3.010.904 | 1.025.069 | 31.127.865 |
10. Likviditet
Operatøren tilføres et acontobeløb svarende til 5 mio. kr. ved indgangen af året. Acontobeløbet tilbageføres ultimo december måned.
Likviditeten skal dække behovet i nærværende kontrakt samt tillægskontrakten vedr. asylaftalen.
11. Fakturering
11.1. Operatørens månedlige faktura
Operatøren modtager senest den 10. i hver måned en fakturaskabelon for den foregående måned fra Ud- lændingestyrelsen og sender senest 3 hverdage derefter en faktura for den foregående måned for leverede indkvarterings- og sundhedsydelser m.v. samt for drift og vedligeholdelse af ejendomme m.v. Operatøren skal udarbejde den månedlige faktura med udgangspunkt i Udlændingestyrelsens fakturaskabelon. Udlæn- dingestyrelsens betaling herfor forfalder den 21. i samme måned.
Den månedlige faktura omfatter:
• Takstafregnede indkvarterings- og sundhedsydelser m.v. Faktureringen heraf baseres på årets tak- ster samt månedsrapporten over antallet af indkvarterede årspersoner i de enkelte alderskategori- er, der fremgår af IBS.
• 1/12 af de årlige rammebetalinger vedr. ejendomsdrift m.v.
• Udgifter for måneden, som refunderes af Udlændingestyrelsen efter faktisk forbrug.
• Betaling for særskilt aftalte rammer, som betales af Udlændingestyrelsen, efter rammen er udmøn- tet.
Der henvises i øvrigt til økonomirapporteringsvejledningen.
Operatøren skal ikke medsende regninger i relation til de områder, der afregnes efter regning. Operatøren skal dog opbevare disse regninger.
Operatøren kan i relation til vedligehold og kapacitetsjusteringer viderefakturere udgifter, dels fra moms- registrerede håndværkere m.v., dels fra operatøren selv. For de sidstnævnte udgifter gælder, at operatøren skal udarbejde regninger, der angiver arbejdstimer og materiale, som skal opbevares af operatøren i lighed med øvrige regninger.
11.2. Godkendelseskrævende social- og sundhedsydelser
De særlige social- og sundhedsydelser, som refunderes efter forudgående godkendelse fra Udlændingesty- relsen (jf. afsnit 6.2.2 i dette bilag.), indgår ikke i månedsfakturaen. Fakturering heraf sker pba. operatørens løbende fremsendelse af refusionsfaktura til Udlændingestyrelsen.
Refusionsfaktura skal fremsendes enkeltvis og elektronisk, og dokumentation for den faktisk afholdte udgift skal medsendes. Dokumentationen skal indeholde samtlige relevante leverandørfakturaer med entydig angivelse, sammentælling og afstemning af, hvilket beløb der i forhold til den enkelte sag og godkendte beløb søges refunderet.
BILAG 1.B. ØKONOMI OG SERVICEKRAV VEDRØRENDE ASYLAFTALEN AF 19. SEPTEMBER 2012
1. Økonomi
I dette bilag beskrives operatørens honorar for de leverede ydelser beskrevet i bilag 1.B. vedrørende asylaf- talen af 19. september 2012.
1.1 Udeboliger
Opgaverne i forbindelse med udeboliger er beskrevet nedenfor.
1.1.1. Særlige boliger (2012-ordning)
Operatøren honoreres med en takst på 28.560 kr. månedligt for hver særlig bolig, der er i brug efter god- kendelse af Udlændingestyrelsen.
Eventuelle tolkeudgifter i forbindelse med videokonference som led i Udlændingestyrelsens sagsbehandling afholdes af Udlændingestyrelsen.
I forbindelse med udfasningen af ordningen honoreres operatørerne på vanlig vis med en måneds takst til reetablering på samme takstniveau. Har operatøren på grund af en to eller tre måneders bindingsperiode udgifter til husleje i en eller to måneder herefter, afregnes der for faktisk forbrug i disse måneder.
1.1.2. Selvstændige boliger
Operatøren honoreres med en takst på 28.560 kr. månedligt for hver selvstændig bolig, der er i brug efter godkendelse af Udlændingestyrelsen.
Eventuelle tolkeudgifter i forbindelse med videokonference som led i Udlændingestyrelsens sagsbehandling afholdes af Udlændingestyrelsen.
I forbindelse med udfasning af ordningen honoreres operatørerne på vanlig vis med en måneds takst til reetablering på samme takstniveau. Har operatøren på grund af en to eller tre måneders bindingsperiode udgifter til husleje i en eller to måneder herefter, afregnes der for faktisk forbrug i disse måneder.
1.1.3. Privat indkvartering med økonomi (2012 – ordning)
Operatøren honoreres for ydelserne beskrevet med en takst på 10.313 kr. pr. person, som Udlændingesty- relsen har godkendt til privat indkvartering. Beløbet tilfalder den indkvarteringsoperatør, som bistår med kontraktindgåelse jf. bilag 3 pkt. 3.3.
Eventuelle tolkeudgifter i forbindelse med videokonference som led i Udlændingestyrelsens sagsbehandling afholdes af Udlændingestyrelsen.
1.1.4. Egenfinansieret bolig
Det forudsættes, at operatøren varetager opgaverne inden for asylaftalens samlede ramme. Der er således ikke afsat særskilte midler til ydelserne.
Eventuelle tolkeudgifter i forbindelse med videokonference som led i Udlændingestyrelsens sagsbehandling afholdes af Udlændingestyrelsen.
1.2. Undervisning og aktivering
Opgaverne i forbindelse med undervisning og aktivering er beskrevet i afsnit 4. Opgaverne omfatter:
• Lønnet praktik (17 – 21 år)
• Danskundervisning til personer i fase II (17+ år)
• Eksterne undervisningstilbud til voksne asylansøgere (17+ år)
Ordningen vedrørende undervisning og aktivering forventes udfaset i 1. kvartal 2017 og nedlægges pr. 1. april 2017.
Operatøren honoreres med en fast ramme på 381.000 kr. i den samlede afviklingsperiode.
1.3. Styrkede tilbud til børne- og ungegruppen
Opgaverne i forbindelse med styrkede tilbud til børne- og ungegruppen er beskrevet i afsnit 5. Opgaverne omfatter:
• Udvidede børnepasningstilbud (3 -5 årige)
• Udvidet udeskoletilbud til børn i udeboliger (6 – 16 år)
• Udvidede fritidstilbud (6-16 årige)
Operatøren honoreres med en fast ramme på 1.017.000 kr. i 2017.
1.4. Beskæftigelse
Opgaverne i forbindelse med beskæftigelse er beskrevet i afsnit 7.
Det forudsættes, at operatøren varetager opgaverne beskrevet i afsnit 7 inden for asylaftalens samlede ramme. Der er således ikke afsat særskilte midler til ydelserne beskrevet i afsnit 7.
Eventuelle tolkeudgifter i forbindelse med videokonference som led i Udlændingestyrelsens sagsbehandling afholdes af Udlændingestyrelsen.
1.5. Asylansøgerkursus
Opgaverne i forbindelse med asylansøgerkurset er beskrevet i afsnit 8.
Operatøren honoreres for ydelserne i afsnit 8 med en takst på 109 kr. pr. person, som har gennemført mo- dul 9-10 af asylansøgerkurset jf. afsnit 8.
Modul 9-10 af asylansøgerkurset forventes udfaset i 1. kvartal 2017.
1.6. Sprogundervisning i den afsluttende fase
Operatøren honoreres ikke særskilt for ydelserne beskrevet i afsnit 4 pkt. 4.4 og afsnit 5 pkt. 5.4 idet, udgif- ter hertil forventes afholdte inden for den ordinære takst for voksenundervisning og aktivering i medfør af hovedkontrakten.
Der forventes at være midler inden for den ordinære takst for voksenundervisning og aktivering i medfør af hovedkontrakten hertil, idet det forventes, at den engelskundervisning, som er beskrevet i hovedkontrak- ten, og som dækkes af den ordinære takst til voksenundervisning og aktivering, kun finder sted i et begræn- set omfang, idet de fleste asylansøgere i stedet vælger at modtage danskundervisning.
1.7. Støtte og facilitering af Rådgivningstjenesten for afviste asylansøgere
Operatøren honoreres for de i afsnit 9 beskrevne opgaver med en økonomisk ramme på 105.000 kr.
1.8. Fakturering
Operatøren modtager senest den 10. i hver måned fakturaskabelonen for den foregående måned fra Ud- lændingestyrelsen. Senest 3 hverdage derefter skal operatøren sende en faktura for den foregående måned tilbage til Udlændingestyrelsen, som betaler herfor den 21. i samme måned.
1.8.1. Afregning for udeboliger, jf. pkt. 1.1.
Afregning af i forbindelse med privat indkvartering (2012 – ordning) sker efter indgåelse af kontrakt herom og i overensstemmelse med fakturaskabelonen.
Afregning for øvrige udeboliger baseres på antal boliger i drift samt en måned i forbindelse med hhv. til- og fraflytning. I forbindelse med fraflytning af boligerne i forbindelse med inddragelse af tilladelser til udebolig dækker Udlændingestyrelsen udgifter til husleje i op til to måneder ekstra. Dette angives på fakturaskabe- lonen i et særskilt felt.
Vedrørende udeboliger, er det vigtigt at det angives i fakturaskabelonen, hvor mange personer, der i alt er i udeboligen, IDnummer/numre på hovedperson(erne) fremgår, kommunen som boligen er placeret i.
1.8.2. Afregning for undervisning og aktivering, jf. pkt. 1.2.
Afregning for danskundervisning baseres på en fast beløb ramme, der er fastlagt med udgangspunkt i det forventede antal årspersoner i målgruppen. Operatøren skal etablere et selvstændigt registreringsgrundlag til brug for fakturering.
Operatøren skal hver måned fakturere 1/3 af den faste ramme.
Udgifter til transport skal angives særskilt ved afregning i særskilt felt på fakturaskabelonen.
1.8.3. Afregning af styrkede tilbud til børne- og ungegruppen, jf. pkt. 1.3.
Afregningen af det styrkede tilbud børne- og ungegruppen baseres på en fast ramme, der er fastlagt med udgangspunkt i det forventede antal årspersoner i målgruppen.
Operatøren skal hver måned fakturere 1/12 af den faste ramme.
1.8.4. Afregning for asylansøgerkursus, jf. pkt. 1.6.
Afregning for asylansøgerkusus modul 9-10 baseres på IBS.
1.8.5. Afregning af tolkeudgifter
Operatøren afregner månedsvis for de udgifter, der måtte være til tolkning i forbindelse med videokonfe- rence som led i Udlændingestyrelsens sagsbehandling afholdes af Udlændingestyrelsen jf. pkt. 1.1.1. –
1.1.4. og 1.5.
2. Afrapportering
Med formål om dels at understøtte arbejdet i samarbejdsorganisationen (som beskrevet i hovedkontrak- ten), dels selvstændigt at medvirke til information af Udlændingestyrelsen om forventningerne til den øko- nomiske udvikling og udviklingen i opgavevaretagelsen inden for denne tillægskontrakt vedr. asylaftalen, udarbejder operatøren løbende forskellige afrapporteringer til Udlændingestyrelsen.
2.1. Økonomirapportering
Operatøren skal udarbejde økonomiske afrapporteringer til Udlændingestyrelsen i overensstemmelse med Udlændingestyrelsens økonomirapporteringsvejledning for asylaftalen.
Operatøren foretager for 1., 2., og 3. kvartal en ledelsespåtegnet økonomisk afrapportering til Udlændinge- styrelsen, hvor der redegøres for det faktiske forbrug samt det forventede forbrug for hele året med de nødvendige ledsagende bemærkninger.
Udlændingestyrelsen og operatøren fremsender økonomirapporteringsskabelonerne og rapporterne som anført i hovedkontrakten.
Operatøren foretager herudover en samlet økonomisk afrapportering til Udlændingestyrelsen for året som helhed. Denne følger ligeledes retningslinjerne for hovedkontrakten.
2.2. Aktivitetsrapportering
Operatøren skal afrapportere på ordningens aktiviteter og leverede ydelser beskrevet i afsnit 4 – 9 den 10. i hver måned ved indsendelse af særskilt afrapportering for den foregående måned. For aktiviteter vedrø- rende undervisning og aktivering skal der alene afrapporteres for de tre første måneder af 2017.
Af afrapporteringen skal fremgå:
- Xxxxx xxxxxxxx, der som led i en ungdomsuddannelse er i lønnet praktik. Praktisksted og kommu- nenavnet, hvor stedet er beliggende, skal angives
- Antallet af personer, der deltager i et danskundervisningsforløb
- Eksterne undervisningsforløb for voksne asylansøgere:
o Titler på forløb og note om, hvad det indeholder, hvis det ikke fremgår af titlen
o Kommuner, hvor forløbene foregår
o Angivelse af navnet på den eksterne part
o Antal personer, der har deltaget i hvert af de eksterne tilbud
o Såfremt operatøren må aflyse hold/forløb, der grundet frafald som følge af fraflytning, ud- rejse o. lign. ikke gennemføres, skal det fremgå særligt af rapporteringen.
o Antal deltagelsesbeviser, som der er udstedt til deltagerne.
- Antallet af 3 – 5-årige børn i kommunale udvidede børnepasningstilbud inkl. angivelse af, hvilke kommuner børnepasningstilbuddene ligger i. Desuden skal operatøren oplyse om antallet af børn i eventuelle interne tilbud.
- Antallet af 6 – 16-årige i kommunale fritidstilbud inkl. angivelse af hvilke kommuner fritidstilbudde- ne ligger i. Desuden skal operatøren oplyse om antallet af børn i eventuelle interne tilbud.
- For operatører, der indkvarterer uledsagede mindreårige, skal det angives, hvor mange personer, der bor i hver hybel/bofællesskab, og i hvilken kommune hyblerne/bofællesskaberne for de uledsa- gede mindreårige asylansøgere befinder sig i.
- Hvor mange der har deltaget i sprogundervisning, jf. afsnit 4, pkt. 4.4., og afsnit 5, pkt. 5.4.
3. Udeboliger
Ordningen for selvstændige og særlige boliger er under udfasning. Operatøren skal derfor bistå Udlændin- gestyrelsen med at udfase ordningerne, og som hidtil fortsat varetage nedenstående opgaver for de perso- ner, der er indkvarteret i udebolig.
3.1. Aktiviteter og servicekrav
Generelt
• Operatøren skal have kontakt med de indkvarterede i udeboliger på lige fod med andre asylansøge- re, jf. hovedkontrakten. Dette indbefatter kontakt med familierne efter behov, som minimum én gang hver 3. måned.
• Operatøren skal sikre, at de indkvarterede i udeboliger er grundigt orienterede om alle asylaftalens tilbud. Operatøren skal ligeledes sikre, at der rent praktisk er muligt at deltage i alle relevante til- bud, herunder sikre transport.
• Operatøren skal sikre, at de indkvarterede i udeboliger har adgang til samme tilbud, som asylansø- gere indkvarteret på asylcentre. Dvs. både tilbud, som eksisterer i medfør af operatørens hoved- kontrakt, og tilbud, som eksisterer i medfør af denne tillægskontrakt vedr. asylaftalen. Dette omfat- ter blandt andet ydelser under indkvartering og socialt netværk, sundhedsbetjening, forebyggende sundhedsordninger for børn og unge, børneundervisning, legestuetilbud, fritidstilbud til børn og unge samt voksenundervisning- og aktivering.
3.1.1 Særligt vedr. særlige boliger
• Operatøren skal i forhold til de familier, som allerede er indkvarteret i særlig bolig i medfør af den nu ophævede bestemmelse i udlændingelovens § 42 a, stk. 8, fortsat varetage de praktiske forhold omkring de særlige boliger, navnlig:
o husleje
o forbrug (energi, vand og varme, renovation samt it og basistelefoni mm.)
o daglig drift, vicevært, ejendomsdrift mv.
o tilsyn og ud-/indflytninger og etablerings-/reetablerings omkostninger ved beboerskifte
o transport (beboernes transport i forbindelse med deltagelse i aktiviteter og undervisning, transport af beboere og ejendele ved etableringer/reetableringer og flytninger, beboernes egen transport i øvrigt, operatøroverhead i forbindelse med anvendelse af tjenestebil mv. i forhold til opfølgning og assistance til beboeren)
• efter Udlændingestyrelsens anmodning derom at afgive udtalelse til styrelsen om, hvorvidt indkvar- teringen fortsat er hensigtsmæssig
• at facilitere videokonferencer, herunder booke tolke, til møder mellem ansøger og Udlændingesty- relsen i det omfang, det må vise sig nødvendigt.
Eventuelle tolkeudgifter i forbindelse med videokonference som led i Udlændingestyrelsens sagsbehandling afholdes af Udlændingestyrelsen.
3.1.2. Særligt vedr. selvstændig bolig
Operatørens opgaver i forhold til de familier med børn, som allerede er indkvarteret i selvstændig bolig og som efter overgangsordningen kan blive boende, indtil de ikke længere opfylder betingelserne herfor, vil fortsat være at varetage de praktiske forhold omkring de selvstændige boliger, navnlig
o husleje
o forbrug (energi, vand og varme, renovation samt it og basistelefoni mm.)
o daglig drift, vicevært, ejendomsdrift mv.
o tilsyn og ud-/indflytninger og etablerings-/reetablerings omkostninger ved beboerskifte
o transport (beboernes transport i forbindelse med deltagelse i aktiviteter og undervisning, transport af beboere og ejendele ved etableringer/reetableringer og flytninger, beboernes egen transport i øvrigt, operatøroverhead i forbindelse med anvendelse af tjenestebil mv. i forhold til opfølgning og assistance til beboeren)
• efter Udlændingestyrelsens anmodning derom at afgive udtalelse til styrelsen om, hvorvidt den fortsatte indkvartering i selvstændig bolig er hensigtsmæssig
• at facilitere videokonferencer, herunder booke tolke, til møder mellem ansøger og Udlændingesty- relsen efter indgåelse af kontrakt, hvis ansøger ikke længere medvirker eller ikke i øvrigt overholder vilkårene i kontrakten, i det omfang, det i øvrigt måtte vise sig nødvendigt
Dog vil eventuelle tolkeudgifter i forbindelse med videokonference som led i Udlændingestyrelsens sagsbe- handling afholdes af Udlændingestyrelsen.
Der henvises i øvrigt til retningslinjerne i bilag 8.
3.1.3. Særligt vedr. privat indkvartering
Operatørens opgaver i forbindelse med asylansøgeres ansøgning om privat indkvartering, jf. udlændingelo- vens § 42 l, består i at:
• facilitere videokonferencer, herunder at arrangere møder mellem ansøger og Udlændingestyrelsen før og hvis nødvendigt efter (f.eks. hvis ansøger ikke længere medvirker) indgåelse af kontrakt samt at booke tolke, jf. retningslinjerne herfor beskrevet i bilag 8.
Operatøren skal sikre, at beboere i privat indkvartering indgår og opfylder den kontrakt, som indgås med operatøren om bl.a. deltagelse i undervisnings- og aktiveringstilbud, samt at beboere fortsat har adgang til sundhedsmæssige ydelser i henhold til operatørens social- og sundhedskontrakt og får udbetalt kontante ydelser.
Personer, som er privat indkvarteret hos en ægtefælle, er dog som udgangspunkt ikke under Udlændinge- styrelsens forsørgelse, og er derfor ikke berettiget til at modtage kontante ydelser eller sundhedsmæssige ydelser. Personer, som ikke er under Udlændingestyrelsens forsørgelse, skal ikke indgå kontrakt om under- visning og aktivering.
3.1.4. Særligt vedr. egenfinansieret bolig
Operatørens opgaver i forbindelse med administrationen af reglerne om egenfinansieret bolig, jf. udlæn- dingelovens § 42 k, består i:
1. at facilitere videokonferencer, herunder booke tolke, til møder mellem ansøger og Udlændingesty- relsen før indgåelse af kontrakt
2. at facilitere videokonferencer, herunder booke tolke, til møder mellem ansøger og Udlændingesty- relsen efter indgåelse af kontrakt, hvis ansøger ikke længere medvirker i det omfang, det i øvrigt måtte vise sig nødvendigt
3. i konkrete tilfælde at påse om boligen er egnet (fysisk inspektion)
En asylansøger, der flytter i egenfinansieret bolig, er fortsat omfattet at de ydelser der stilles til rådighed i medfør af hovedkontrakten.
4. Undervisning og aktivering
Formålet med undervisnings- og aktiveringsaktiviteter for de nedennævnte målgrupper og ydelser til asyl- ansøgere over 17 år er, at sætte fokus på mulighederne for uddannelse, selvforsørgelse og beskæftigelse (herunder at styrke mulighederne for at opnå beskæftigelse) her i landet eller i hjemlandet efter hjemven- den ved afslag på asyl.
Voksne, der har fået afslag på asyl, skal tilbydes sprogundervisning med fokus på bedre at kunne begå sig i hjemlandet efter hjemvenden.
De udvidede undervisnings- og aktiveringstilbud forventes udfaset i 1. kvartal af 2017 og nedlægges med virkning fra 1. april 2017.
4.1. Aktiviteter og servicekrav
Generelt
Operatøren skal sikre, at der uarbejdes hensigtsmæssige justeringer i den kontrakt, som operatøren indgår med hver indkvarteret asylansøger, for de asylansøgere, som deltager i asylaftalens tilbud som beskrevet nedenfor.
4.1.1. Lønnet praktik (17 – 21 år)
Operatøren skal orientere asylansøgeren om muligheder og vilkår for lønnet praktik som led i en ungdoms- uddannelse. Operatøren skal desuden orientere Udlændingestyrelsen, hvis en ansøger deltager i lønnet praktik, da der skal ske modregning i kontante ydelser og evt. betaling af husleje, jf. udlændingelovens § 42 b, stk. 14, og styrelsens nærmere retningslinjer herfor, jf. udlændingelovens § 42 b, stk. 16.
Operatøren skal således tage hensyn til beslutninger truffet af styrelsen i medfør af disse modregningsreg- ler ved udbetaling af kontante ydelser til ansøgeren.
4.1.2. Danskundervisning til personer i fase II (17+ år)
Operatøren skal tilbyde asylansøgere danskundervisning på lige fod med tilbud om engelskundervisning i medfør af hovedkontrakten.
Tilbuddet om undervisning i dansk er et alternativ til undervisningen i engelsk, og antallet af undervisnings- timer i dansk skal svare til antallet af undervisningstimer i engelsk.
4.1.3. Eksterne undervisnings- og aktiveringstilbud til voksne asylansøgere (17+ år)
Operatøren bør aktivere i størrelsesorden 330 personer i gennemsnit om måneden.
Eksterne undervisningsforløb kan være produktionsskoler, arbejdsmarkedsuddannelser (AMU-kurser) eller andre forløb, der opkvalificere asylansøgerne.
Et undervisningsforløb anses for at være eksternt, når undervisningsforløbet faktureres af en part, der ikke er en indkvarteringsoperatør9.
Operatøren skal desuden sikre, at undervisningsstedet udsteder et engelsksproget deltagerbevis for under- visningsforløbet, hvor følgende oplysninger fremgår:
- undervisningsleverandørens xxx.xx./xxx.xx. og logo/stempel og adresse
- navn på deltageren
- navnet på kurset, antallet af timer, som undervisningsforløbet dækker
- kort beskrivelse af kursets indhold og form samt overordnet formål med kurset
Transportudgifter skal ligge inden for et rimeligt niveau og bør ikke overstige 5 pct. af de samlede udgifter.
9 En institution i en kommune, som driver asylcentre (og som derfor er indkvarteringsoperatør) vil være en ekstern part, såfremt instituti- onen sender en regning/faktura til indkvarteringsoperatøren for undervisningsforløbet.
4.1.4. Sprogundervisning i den afsluttende fase (17+)
For voksne (herunder i nogle tilfælde uledsagede mindreårige), der har fået afslag på asyl skal operatøren facilitere eller tilbyde aktivering og sprogundervisning med fokus på bedre at kunne begå sig i hjemlandet efter hjemvenden, dog således at asylansøgerens øvrige forpligtelser i forbindelse med kontrakten med operatøren tillader dette. Sprogundervisning kan således f.eks. være engelskundervisning.
5. Styrkede tilbud til børne- og ungegruppen
Der er i asylaftalen et særligt fokus på børn og unge, herunder uledsagede mindreårige. Det er således for- målet med de styrkede tilbud i nærværende bilag, at de skal forbedrede vilkårene for børn og unge, bl.a. ved at børn og unge i højere grad deltager i undervisning og fritidstilbud udenfor asylcentersystemet.
Unge, der har fået endeligt afslag på asyl, skal tilbydes sprogundervisning med fokus på bedre at kunne begå sig i hjemlandet efter hjemvenden.
5.1. Aktiviteter og servicekrav
5.1.1. Udvidede børnepasningstilbud (3 – 5-årige)
Operatøren skal tilbyde udvidet børnepasningstilbud til børn i alderen 3 – 5 år. Udvidelsen opnormerer timetallet for børnepasningstilbuddet fra 800 timer, jf. hovedkontrakten, til minimum 1.200 timer for mål- gruppen.
Operatøren skal prioritere midlerne i følgende rækkefølge:
Operatøren skal primært anvende midlerne til udvidelse af børnepasningstilbuddet i kommunale tilbud for målgruppen.
Inden for den afsatte økonomiske ramme skal operatøren prioritere de børn, som bor i udeboliger. Er der efterfølgende midler tilbage inden for rammen, skal de prioriteres i følgende rækkefølge:
Først til børn af forældre, der bor på asylcentrene, men som er i beskæftigelse.. Herefter kan evt. resteren- de midler anvendes til børnepasningstilbud internt på centrene. Operatøren må oprette venteliste, hvis behovet opstår.
5.1.2 Udeskoletilbud til børn i udeboliger (6 – 16 år)
Operatøren skal tilvejebringe udeskole til børn i udeboliger.
Operatøren skal indgå aftale med værtskommunen om, at børn i udeboliger kan gå i lokale folkeskoler.
5.1.3. Udvidede fritidstilbud (6 – 16 år)
Operatørerne skal tilbyde udvidet fritidstilbud til børn i alderen 6 – 16 år.
Operatøren skal primært anvende midlerne til udvidelse af fritidstilbuddet i kommunale tilbud for mål- gruppen Inden for den afsatte økonomiske ramme skal operatøren prioritere de børn, som bor i udeboliger.
Er der efterfølgende midler tilbage inden for rammen, skal de prioriteres i følgende rækkefølge:
Først til børn af forældre, der bor på asylcentrene, men som er i beskæftigelse. Herefter kan evt. resteren- de midler anvendes til fritidstilbud internt på centrene. Operatøren må oprette venteliste, hvis behovet opstår.
5.1.4. Sprogundervisning i den afsluttende fase (op til 17 år)
For børn og unge, herunder uledsagede mindreårige, der har fået endeligt afslag på asyl, skal operatøren tilbyde sprogundervisning10 med fokus på bedre at kunne begå sig i hjemlandet efter hjemvenden. Tilbud herom kan foregå i forbindelse med den øvrige sprogundervisning, som tilbydes til børne- og ungegruppen i medfør af hovedkontrakten. Sprogundervisnings kan således f.eks. være engelskundervisning.
6. Beskæftigelse
Asylansøgere, der opfylder visse betingelser, kan tage beskæftigelse, jf. udlændingelovens § 14 a. Det er således en mulighed for asylansøgere, som har opholdt sig i landet i mere end 6 måneder efter indgivelse af ansøgning om asyl og som i øvrigt opfylder kravene herfor at tage beskæftigelse.
6.1. Aktiviteter og servicekrav
Udlændingestyrelsen træffer afgørelse om, hvorvidt en asylansøger, der har ansøgt derom, kan tage be- skæftigelse i medfør af udlændingelovens § 14 a.
Operatørens opgaver i den forbindelse vil bestå i at:
• facilitere videokonferencer, herunder booke tolke, til møder mellem ansøger og Udlændinge- styrelsen før indgåelse af kontrakt om beskæftigelse
• facilitere videokonferencer, herunder booke tolke, til møder mellem ansøger og Udlændinge- styrelsen efter indgåelse af kontrakt, hvis ansøger ikke længere medvirker
• justere kontrakten om aktivering og undervisning under hensyntagen til beskæftigelsen
• tage hensyn til reglerne om modregning indeholdt i udlændingelovens § 42 b, stk. 14 og styrel- sens nærmere retningslinjer herfor, jf. udlændingelovens § 42 b, stk. 16, og Udlændingestyrel- sens beslutninger truffet i medfør heraf i forbindelse med udbetaling af kontante ydelser.
7. Asylansøgerkursus modul 9-10
Det overordnede formål med asylansøgerkursets modul 9-10 er at forbedre forholdene for asylansøgere, som har et længere ophold i asylcentersystemet, samt understøtte en vellykket integration for de asylansø- gere, der medvirker til asylsagens behandling og – ved afslag – egen hjemrejse. Modul 9-10 ligger i forlæn- gelse af asylansøgerkursets modul 1-8, jf. hovedkontraktens bilag 2.6.
Asylansøgerkursets modul 9-10 forventes udfaset i 1. kvartal 2017.
10 Sprogundervisning til børn udover det, der allerede gives i dag i medfør af hovedkontrakten, forventes kun i det omfang det efter- spørges, og i det omfang det kan etableres inden for taksten i hovedkontrakten.
7.1. Aktiviteter og servicekrav
Modul 9-10 tilbydes til asylansøgere, som har opholdt sig i indkvarteringssystemet i 5 måneder.
Med modul 9-10 af asylansøgerkurset skal asylansøgere lære om danske arbejdsmarkedsforhold, uddannel- sesmuligheder og boligforhold generelt, særligt de muligheder, som er tilgængelige for asylansøgere, som opfylder de krav der stilles til asylansøgere, som ønsker at komme i egenfinansieret bolig eller privat ind- kvartering og/eller i beskæftigelse.
Af modul 9-10 fremgår det, hvilke krav og retningslinjer, de udvidede tilbud medfører.
Det er obligatorisk for asylansøgere, der har opholdt sig i indkvarteringssystemet i 5 måneder, at deltage i modul 9-10 af asylansøgerkurset.
Operatøren skal forestå undervisningen i modul 9-10 af asylansøgere, som har været i asylcentersystemet i 5 måneder.
Undervisningen skal foregå på et af asylansøgeren forståeligt sprog og skal som minimum indeholde:
• Orientering om danske arbejdsmarkedsforhold, uddannelsesmuligheder og boligforhold generelt
• Orientering om mulighederne for egenfinansieret bolig og privat indkvartering og for beskæftigel- se
• Orientering om, hvilke krav der stilles til asylansøgerne i forbindelse med tilbud om egenfinansie- ret bolig, privat indkvartering og beskæftigelse (herunder også fradrag i ydelser ved beskæftigelse)
• Introduktion til videoklip på hjemmeside, hvor alle de samme informationer kan genfindes.
• Information om rådgivningstjenesten for afviste asylansøgere og hvordan rådgivningstjenesten va- retager rådgivningsopgaven på centret, hvor asylansøgerne er indkvarteret, således at asylansø- gerne let kan komme i kontakt rådgivningstjenesten.
8. Støtte og facilitering af Rådgivningstjenesten for afviste asylansøgere
Operatøren skal bistå Dansk Flygtningehjælp, som varetager rådgivningsopgaven for afviste asylansøgere på asylcentre, som er drevet af kommunale operatører. Operatøren skal således hjælpe med at sikre, at asylansøgere på operatørens centre og i udeboliger får informationer om Rådgivningstjenesten samt facili- tere asylansøgernes adgang til rådgivningstjenesten.
Operatøren skal stille kontor- og mødefaciliteter herunder internetadgang til rådighed til en rådgivningstje- neste for afviste asylansøgere og andre rådgivningsaktiviteter på centrene. Operatøren skal i den forbindel- se stille videokonferenceudstyr til rådighed for Rådgivningstjenesten, hvis rådgivningen ikke finder sted på centret. Der henvises til asylaftalen af 19. september 2012 og udlændingelovens § 43 a stk. 8.
Operatøren skal udpege en medarbejder på hvert center, som skal være rådgivningstjenestens kontaktper- son, og som kan bistå rådgivningstjenesten med kendskab til centrets beboere, herunder nye behov for informationsrunder, og som kan overlevere enkle beskeder til beboere, som i indgår i et rådgivningsforløb med rådgivningstjenesten.
Operatøren skal således sende kontaktpersonens kontaktoplysninger til Dansk Flygtningehjælp.
9. Gældende lovgivning og andre myndighedsforskrifter mv.
I tillæg til de i hovedkontrakten nævnte gældende retningslinjer og andre myndighedsforskrifter henvises der i dette bilag til udlændingeloven (lovbekendtgørelse nr. 1021 af 19. september 2014). De for dette bilag relevante ændringer af udlændingeloven skete med lov nr. 430 af 1. maj 2013 om ændring af udlændinge- loven, kildeskatteloven og integrationsloven (Adgang for asylansøgere til at arbejde og bo uden for asylcen- tre m.v. samt overdragelse af en del af politiets sagsbehandling i den indledende fase af asylprocessen til Udlændingestyrelsen) og med lov nr. 102 af 3. februar 2016 om ændring af udlændingeloven (udskydelse af retten til familiesammenføring for personer med midlertidig beskyttelsesstatus, skærpelse af reglerne om tidsubegrænset opholdstilladelse, skærpelse af reglerne om inddragelse af flygtninges opholdstilladelse mv.).
I forhold til undervisning og aktivering af asylansøgere, henviser Udlændingestyrelsen til bekendtgørelse nr. 438 af 1. maj 2013 om ændring af bekendtgørelse om undervisning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
Asylaftalen og relevant baggrund findes på Justitsministeriets hjemmeside: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx-xx-xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/0000/xxxx-xxxxxx-%X0%X0xxx-xxxxx- p%C3%A5-udrejse-%E2%80%93-nye-muligheder-asylans%C3%B8gere
Der henvises i øvrigt til Udlændingestyrelsens brev af 14. marts 2016 om overgangsordning for selvstændi- ge og særlige boliger.
Generel info om de ændrede vilkår for asylansøgerne som er medført af asylaftalen kan ses på ”nyidan- xxxx.xx”.
BILAG 2: MODTAGECENTRE
1. Modtagefunktion (alle)
Formålet med modtagefunktionen er at sikre, at nyindrejste asylansøgere registreres samt informeres om og forberedes på det videre ophold i indkvarteringssystemet. Desuden er formålet, at der udleveres det nødvendige udstyr m.v. til brug for opholdet i indkvarteringssystemet.
1.1 Modtagelse og registrering af nyankomne
Operatøren skal opretholde et døgnberedskab til modtagelse af nyankomne asylansøgere. Operatøren skal i IBS registrere nyankomne asylansøgere umiddelbart efter asylansøgeren er registreret med person-id af Rigspolitiet.
Operatøren skal udarbejde et stamkort med asylansøgerens personlige data m.v. Stamkortet videresendes til det opholdssted, som asylansøgeren udflytter til.
1.2. Informationsarbejde
Operatøren skal informere nyankomne asylansøgere om modtagecentersystemet, herunder asylansøger- kurset og den medicinske modtagelse samt indkvarteringssystemet generelt. Der skal endvidere udleveres informationsmateriale om det videre ophold.
1.3. Udlevering af hygiejne-, tøj- og startpakke samt selvhusholdskasse
Operatøren skal udlevere hygiejnepakker og efter behov tøjpakker til asylansøgerne umiddelbart efter modtagelsen, jf. Retningslinjer for tilvejebringelse og afregning af naturalieydelser. Herudover skal operatø- ren udlevere en ”startpakke”, der består af linned, dyne, håndklæder, tallerkener og bestik m.v. Operatøren skal ligeledes sikre, at der udleveres en ”selvhusholdskasse”, som består af køkkenudstyr m.v. til brug for det videre ophold på indkvarteringssteder med selvhusholdsfunktion. Selvhusholdskassen skal udleveres til asylansøgeren, inden asylansøgeren forlader modtagesystemet.
Operatøren skal registrere alle udleveringer af tøjpakker, startpakker og selvhusholdskasser i IBS, jf. Proce- durer for afregning af belægningsdøgn og modtageydelser ud fra IBS.
Såfremt operatøren af forskellige grunde ikke har udleveret tøjpakke, startpakke eller selvhusholdskasse til en beboer under opholdet i modtagecentersystemet, og beboeren i øvrigt vurderes berettiget til disse, er operatøren ansvarlig for at eftersende dette til asylansøgerens eventuelt nye opholdssted og/eller refunde- re en eventuel anden operatørs udgifter hertil.
2. Indkvartering og socialt netværk
Formålet er at indkvartere asylansøgere i første del af deres ophold, inden de anvises anden indkvartering og personer, som benytter ”hotelfunktionen” i forbindelse med møder m.v. hos myndigheder. Der henvises i øvrigt til de i hovedkontrakten angivne formål.
Ud over de i hovedkontrakten nævnte aktiviteter og servicekrav er nedenstående gældende for indkvarte- rede på et modtagecenter.
2.1. Aften- og nattevagt
Operatøren skal sikre vagtbemanding på indkvarteringsstedet i aften- og nattetimerne.
2.2. Supplerende vagtbemanding m.v.
Operatøren skal, medmindre andet er aftalt med Udlændingestyrelsen, opretholde en døgnbemandet port- funktion, dels med henblik på modtagelse af nye asylansøgere og andre nye indkvarterede hele døgnet, dels med henblik på at sikre, at alene personer med lovligt ærinde har adgang til indkvarteringsstedet.
2.3. Cafeteriafunktion
Operatøren skal tilbyde forskellige måltider 3 gange dagligt til beboere indkvarteret på cafeteriaordning på modtagecenteret og personer, der benytter hotelfunktionen, jf. pkt. 2.4 nedenfor. Måltiderne skal så vidt muligt tilpasses til beboernes kulturelle, religiøse og aldersmæssige sammensætning. Beboere indkvarteret på cafeteriaordning betaler ikke herfor, mens personer, der anvender hotelfunktionen og modtager kon- tante ydelser, selv betaler for deres måltider.
2.4. Hotelfunktion for asylansøgere der skal til møde med myndigheder
Operatøren skal inden for den eksisterende kapacitet i Center Sandholm stille op til 60 sengepladser til rådighed for asylansøgere fra fjerntliggende indkvarteringssteder, der skal til møde med sagsbehandlende myndigheder, Dansk Flygtningehjælp eller advokater m.fl.
2.5. Venterum
Operatøren skal stille et venterum til rådighed med tilknyttet personale til betjening, f.eks. med beskeder fra sagsbehandlere m.fl., af asylansøgere, som skal til samtale hos de sagsbehandlende myndigheder.
2.6. Administration i relation til godkendelsesbelagte ydelser
Som konsekvens af de forhold, der afdækkes som led i den medicinske modtagelse, skal operatøren vareta- ge en mere omfattende administration af ansøgninger om godkendelsesbelagte ydelser på det sundheds- mæssige område.
3. Sundhed
3.1. Medicinsk modtagelse (alle nyindrejste)
Formålet er at opnå en overordnet indsigt i asylansøgernes helbredsmæssige tilstand ved ankomsten til Danmark samt at målrette den behandlende og forebyggende indsats mod dem, der har særlige behov, ved en systematisk afdækning af almentilstand, sygdom og sårbarhed. Formålet er endelig at undgå spredning af smitsomme sygdomme, hvorfor udgangspunktet og målsætningen er, at den medicinske modtagelse finder sted i modtagecentret. Der tages i videst mulig omfang hensyn til, om medicinsk modtagelse er plan- lagt og gennemført, inden asylansøgeren udflyttes fra modtagecentret.
Operatøren skal tilbyde samtlige nyindrejste asylansøgere medicinsk modtagelse i forbindelse med den første indkvartering i asylcentersystemet. Den medicinske modtagelse omfatter
- en individuel samtale, hvor asylansøgerens fysiske og psykiske helbredstilstand kortlægges. Asylan- søgerne gennemgår relevante undersøgelser og får udleveret relevant medicin og vitaminer. Her- udover får asylansøgerne information om HIV og AIDS og prævention;
- screening for tuberkulose (TB) af asylansøgere fra risikoområder, herunder interview og vejledning om TB og lægelig undersøgelse efter behov. Screeningen udføres efter Sundhedsstyrelsens vejled- ning herom;
- visitation af gravide til læge og jordemoder, herunder udarbejdelse af graviditetsjournal og tilbud om fosterdiagnostik;
- screening for følger efter tortur i medfør af Torturkonventions artikel 14, mhp. opfølgende behand- ling hos psykolog, psykiater, fysioterapeut og tandlæge m.v. i henhold til Udlændingestyrelsens ret- ningslinjer for sundhedsmæssige ydelser og tandbehandling.
Ved den medicinske modtagelse kan der visiteres til læge efter behov f.eks. ved akut sygdom, behov for medicin, uopsætteligt behandlingskrævende kroniske lidelser, behov for psykiatrisk vurdering m.v. Såfremt en undersøgelse eller behandling er godkendelseskrævende, skal operatøren forinden iværksættelse søge om Udlændingestyrelsens godkendelse hertil.
På baggrund af den medicinske modtagelse skal operatøren opdatere EMAR/EG-Clinea, herunder eventuelt med en medicinsk handleplan, for samtlige asylansøgere.
Operatøren skal registrere i IBS, når en asylansøger er blevet tilbudt medicinsk modtagelse, og om pågæl- dende har taget imod denne undersøgelse. Den medicinske modtagelse skal registreres som gennemført, når den samlede modtagelse er gennemført.
I de tilfælde, hvor operatøren modtager alvorligt syge asylansøgere, fysisk eller psykisk, skal operatøren udarbejde en indstilling til visitationsudvalget om indkvartering på omsorgscenter eller søge iværksættelse af alternative løsninger efter forudgående godkendelse fra Udlændingestyrelsen.
Det er hensigten, at den medicinske modtagelse skal være afsluttet senest 10 arbejdsdage efter ankomsten til Danmark, dog senest inden udflytningen fra modtagecenter.
3.2. Særlig medicinsk modtagelse af børn (nyindrejste 0-17-årige børn)
Operatøren skal udover det i pkt. 3.1 anførte forestå særlig medicinsk modtagelse af samtlige børn. Den medicinske modtagelse af børn omfatter:
- forebyggende helbredsundersøgelse ved en læge,
- undersøgelse ved sundhedsplejerske (f.eks. højde- og vægtmåling og for børn i den undervisnings- pligtige alder, farvetest, syns- og høreprøve samt forskellige funktionsundersøgelser),
- konsultation/hjemmebesøg med information og vejledning til sårbare familier med børn,
- konsultation/hjemmebesøg til gravide over 7. svangerskabsmåned,
- konsultation/hjemmebesøg til mødre med nyfødte,
- vaccination af børn i alderen 0-6 år mod Hepatitis B efter eventuel screening, og vaccinationer iføl- ge det danske vaccinationsprogram og
- sundhedsinformation til børn og unge i relation til pubertet, misbrug m.v.
Der henvises i øvrigt til hovedkontraktens pkt. 6.9.11. – 6.9.13.
Det er hensigten, at den medicinske modtagelse skal være afsluttet senest 10 arbejdsdage efter ankomsten til Danmark, dog senest inden udflytningen fra modtagecenter.
4. Undervisning og aktivering
Voksenundervisning og -aktivering forventes udfaset på modtagecentre i løbet af 2017.
4.1. Asylansøgerkursus (nyindrejste 17+ -årige)
Formålet er at give asylansøgeren en introduktion til Danmark, herunder til love og regler, asylproceduren samt til det nuværende opholdssted. Kurset kan indledes på et modtagecenter og afsluttes på et opholds- center.
Operatøren skal forestå afholdelsen af et asylansøgerkursus for nyindrejste asylansøgere over 17 år.
Undervisningen skal foregå på et for asylansøgeren forståeligt sprog og suppleres med skriftligt materiale på et antal sprog, afhængigt af sprogsammensætningen på modtagecentret.
Undervisningen skal give asylansøgeren et helt indledende kendskab til dansk sprog og danske kultur- og samfundsforhold. Asylansøgerkurset skal som minimum indeholde følgende elementer:
- orientering om de danske asylregler – herunder om faserne i asylsagsbehandlingen og indkvarte- ringssystemet,
- orientering om pligter og rettigheder i asylsystemet, herunder afviste asylansøgeres pligt til at ud- rejse,
- orientering om den aktuelle tilladelsesprocent for asylansøgere,
- undervisning i dansk sprog og kultur med henblik på at kunne håndtere de mest dagligdagssituatio- ner og praktiske anvisninger, og
- Undervisning i seksualmoral, ligestilling og kvinders og minoriteters rettigheder.
Kursets varighed forudsættes at være 30 timer pr. person, og kurset må have en udstrækning på maksimalt 3 uger.
Kurset skal tilbydes hurtigst muligt og senest to uger efter asylansøgerens ankomst til et modtagecenter.
Såfremt asylansøgeren flytter fra modtagecentret, inden kurset er afsluttet, skal kurset færdiggøres på det nye center. Kurset skal hér påbegyndes hurtigst muligt og senest en uge efter asylansøgerens ankomst til centret.
Asylansøgerkurset tilrettelægges i 10 moduler, hvor Udlændingestyrelsen forestår undervisningen i modul 1-2, og operatøren forestår undervisningen i modul 3-10.
- Modul 1 omhandler information om de danske asylregler. Undervisningen udgør 4 undervisnings- timer.
- Modul 2 omhandler information om indkvarteringssystemet. Undervisningen udgør 2 undervis- ningsstimer.
- Modul 3-5 omhandler indledende kurser i dansk sprog. Undervisningen i hvert modul udgør 4 un- dervisningstimer.
- Modul 6-8 omhandler indledende kurser i dansk samfund og kultur og undervisning i seksualmoral, ligestilling og kvinders og minoriteters rettigheder. Undervisningen i hvert modul udgør 4 undervis- ningstimer.
- Modul 9-10 omhandler danske arbejdsmarkedsforhold, uddannelsesmuligheder og orientering om mulighederne for egenfinansieret bolig og privat indkvartering og for beskæftigelse. Modul 9-10 til- bydes til asylansøgere, som har opholdt sig i indkvarteringssystemet i 5 måneder og vil således som altovervejende udgangspunkt ikke være relevant på modtagecentre.
For så vidt angår de nærmere krav til kursets indhold henvises til §§ 33 og 37 i Bekendtgørelse om under- visning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
Operatøren skal via IBS videregive oplysninger om asylansøgerens status for så vidt angår påbegynd- te/gennemførte moduler af asylansøgerkurset.
4.2 Børneundervisning og fritidstilbud til børn og unge (6-16-årige)
Der henvises til de i hovedkontrakten angivne formål.
Ud over de i hovedkontrakten nævnte aktiviteter og servicekrav, skal operatøren tilbyde 6-16-årige børn, som er indkvarteret på et modtagecenter, en målrettet adgang til øgede fritidstilbud i form af mere hel- hedsorienterede og faste pædagogiske tilbud. Der kan være tale om sociale aktiviteter som f.eks. sports- og kulturtilbud, udflugter og temaaftener.
5. Børnepasningstilbud i forbindelse med asylsamtaler
Formålet er at understøtte de medfølgende børns mulighed for at opholde sig i trygge rammer, mens deres forældre er til asylsamtale.
Operatøren skal etablere og opretholde et fast børnepasningstilbud for medfølgende børn på de indkvarte- ringssteder m.v., hvor der pt. gennemføres asylsamtaler.
Til brug for pasningstilbuddet skal operatøren indrette og drive særskilte børnerum. Pasningstilbuddet skal omfatte opsyn af uddannet personale samt korterevarende tilbud til børnene. Det kan være i form af lege- aktiviteter, film m.v.
BILAG 3: OPHOLDSCENTRE
1. Sundhed
1.1. Opsøgende systematisk medicinsk modtagelse
Formålet er at sikre en overordnet indsigt i asylansøgernes helbredsmæssige tilstand samt at målrette den behandlende og forebyggende indsats mod dem, der har særlige behov, ved en systematisk afdækning af almentilstand, sygdom og sårbarhed. Formålet er endelig at undgå spredning af smitsomme sygdomme.
Operatøren skal følge op på, hvorvidt beboeren har modtaget en medicinsk modtagelse, når denne kom- mer fra modtagesystemet. Hvis ikke beboeren har modtaget dette, tilbydes denne en medicinsk modtagel- se. Der henvises til de i bilag 2, punkt 3.1 og pkt. 3.2., angivne aktiviteter og servicekrav vedrørende medi- cinsk modtagelse.
2. Særlige ydelser ved indkvartering af uledsagede mindreårige på opholdscentre (17-årige)
17-årige uledsagede mindreårige flyttes i løbet af 1. kvartal 2017 til udvalgte opholdscentre.
Operatøren leverer til Udlændingestyrelsen en plan for, hvordan operatøren specifikt vil tilrettelægge ind- kvarteringen af denne beboergruppe inden for rammerne fastlagt nedenfor og i kontrakten i øvrigt.
Operatøren skal sikre personale på indkvarteringsstedet i aften- og nattetimerne på de centre, der huser
17-årige uledsagede mindreårige. Personalet skal pleje og drage særlig omsorg for beboerne, herunder bl.a. tilbyde strukturerende og omsorgsgivende samtaler og instruere beboerne i at tage vare på sig selv.
Om natten fungerer personalet tillige som brandvagt.
Operatøren skal så vidt muligt varetage overgivelsen af beboere til integration i kommunerne i tæt samar- bejde med integrationskommunen. Som led i dette samarbejde skal operatøren informere kommunen om igangsatte behandlingsforløb og handleplaner.
Operatøren skal sikre, at de uledsagede 17-årige har adgang til et relevant og alderssvarende uddannelses- tilbud (10-klasses tilbud), og at de samlet set sikres en fælles og meningsfuld hverdag på ensartede vilkår.
3. Asylansøgerkursus (nyindrejste 17+ -årige)
Formålet er at give asylansøgeren en introduktion til Danmark, herunder til love og regler, asylproceduren samt til det nuværende opholdssted. Kurset kan indledes på et modtagecenter og afsluttes på et opholds- center. Der skal derfor kun undervises i de dele af asylansøgerkurset, som asylansøgeren ikke har fået un- dervisning i på modtagecentret, jf. Bilag 2, pkt. 4.1.
3.1. Undervisning
Operatøren skal forestå afholdelsen af et asylansøgerkursus for nyindrejste asylansøgere over 17 år.
Undervisningen skal foregå på et for asylansøgeren forståeligt sprog og suppleres med skriftligt materiale på et antal sprog, afhængigt af sprogsammensætningen på modtagecentret.
Undervisningen skal give asylansøgeren et helt indledende kendskab til dansk sprog og danske kultur- og samfundsforhold. Asylansøgerkurset skal som minimum indeholde følgende elementer:
- orientering om de danske asylregler – herunder om faserne i asylsagsbehandlingen og indkvarte- ringssystemet,
- orientering om pligter og rettigheder i asylsystemet, herunder afviste asylansøgeres pligt til at ud- rejse,
- orientering om den aktuelle tilladelsesprocent for asylansøgere,
- undervisning i dansk sprog og kultur med henblik på at kunne håndtere de mest dagligdagssituatio- ner og praktiske anvisninger, og
- Undervisning i seksualmoral, ligestilling og kvinders og minoriteters rettigheder.
Kursets varighed forudsættes at være 30 timer pr. person, og kurset må have en udstrækning på maksimalt 3 uger.
Kurset skal tilbydes hurtigst muligt og senest to uger efter asylansøgerens ankomst til et modtagecenter. Såfremt asylansøgeren flytter fra modtagecentret, inden kurset er påbegyndt eller afsluttet, skal kurset påbegyndes og/eller færdiggøres på opholdscenteret. Kurset skal hér påbegyndes hurtigst muligt og senest en uge efter asylansøgerens ankomst til centret.
Asylansøgerkurset tilrettelægges i 10 moduler, hvor Udlændingestyrelsen forestår undervisningen i modul 1-2, og operatøren forestår undervisningen i modul 3-10.
- Modul 1 omhandler information om de danske asylregler. Undervisningen udgør 4 undervisnings- timer.
- Modul 2 omhandler information om indkvarteringssystemet. Undervisningen udgør 2 undervis- ningsstimer.
- Modul 3-5 omhandler indledende kurser i dansk sprog. Undervisningen i hvert modul udgør 4 un- dervisningstimer.
- Modul 6-8 omhandler indledende kurser i dansk samfund og kultur og undervisning i seksualmoral, ligestilling og kvinders og minoriteters rettigheder. Undervisningen i hvert modul udgør 4 undervis- ningstimer.
- Modul 9-10 omhandler danske arbejdsmarkedsforhold, uddannelsesmuligheder og orientering om mulighederne for egenfinansieret bolig og privat indkvartering og for beskæftigelse. Modul 9-10 til- bydes til asylansøgere, som har opholdt sig i indkvarteringssystemet i 5 måneder og vil således som altovervejende udgangspunkt ikke være relevant på modtagecentre.
3.2. Særligt om modul 9 og 10
Modul 9-10 tilbydes til asylansøgere, som har opholdt sig i indkvarteringssystemet i 5 måneder.
Med modul 9-10 af asylansøgerkurset skal asylansøgere lære om danske arbejdsmarkedsforhold, uddannel- sesmuligheder og boligforhold generelt, særligt de muligheder, som er tilgængelige for asylansøgere, som opfylder de krav, der stilles til asylansøgere, som ønsker at komme i egenfinansieret bolig eller privat ind- kvartering og/eller i beskæftigelse.
Af modul 9-10 fremgår det, hvilke krav og retningslinjer, de udvidede tilbud medfører.
Det er obligatorisk for asylansøgere, der har opholdt sig i indkvarteringssystemet i 5 måneder, at deltage i modul 9-10 af asylansøgerkurset.
Operatøren skal forestå undervisningen i modul 9-10 af asylansøgere, som har været i asylcentersystemet i 5 måneder.
Undervisningen skal foregå på et af asylansøgeren forståeligt sprog og skal som minimum indeholde:
- orientering om danske arbejdsmarkedsforhold, uddannelsesmuligheder og boligforhold generelt,
- orientering om mulighederne for egenfinansieret bolig og privat indkvartering og for beskæftigelse,
- orientering om, hvilke krav der stilles til asylansøgerne i forbindelse med tilbud om egenfinansieret bolig, privat indkvartering og beskæftigelse (herunder også fradrag i ydelser ved beskæftigelse),
- introduktion til videoklip på hjemmeside, hvor alle de samme informationer kan genfindes, og
- information om rådgivningstjenesten for afviste asylansøgere og hvordan rådgivningstjenesten va- retager rådgivningsopgaven på centret, hvor asylansøgerne er indkvarteret, således at asylansøger- ne let kan komme i kontakt rådgivningstjenesten.
For så vidt angår de nærmere krav til kursets indhold henvises til §§ 33 og 37 i Bekendtgørelse om under- visning og aktivering m.v. af asylansøgere m.fl.
Operatøren skal via IBS videregive oplysninger om asylansøgerens status for så vidt angår påbegynd- te/gennemførte moduler af asylansøgerkurset.
BILAG 4: CENTRE FOR ULEDSAGEDE MINDREÅRIGE
Formålet er at indkvartere uledsagede mindreårige asylansøgere og særligt anbragte asylansøgerbørn, der anvises af Udlændingestyrelsen.
Uledsagede mindreårige befinder sig i en særligt sårbar situation, og indkvarteringen af de mindreårige skal derfor ske med henblik på at sikre trygge rammer og muligheder for en struktureret hverdag med alders- svarende tilbud, således at beboernes ressourcer vedligeholdes og udvikles.
Endeligt skal det sikres, at overgivelsen af flygtninge til integration i kommunerne giver det bedst mulige grundlag for videre integration.
1. Krav til personale, normering og vagtberedskab
1.1. Personale og normering
Operatøren er forpligtet til at have tilstrækkeligt personale ansat eller til rådighed som underleverandører til levering af ydelserne. Personalet skal være fagligt kvalificeret til at arbejde med asylansøgerbørn. Opera- tøren skal sikre, at normeringen og personalesammensætningen, herunder forholdet mellem faguddannet personale og personale med andre kompetencer, tilrettelægges ud fra indkvarteringsbehovet og beboer- sammensætningen på de enkelte adresser og under hensyntagen til de uledsagede mindreårige asylansø- geres særlige behov.
1.2. Aften- og nattevagt
Operatøren skal sikre bemanding på indkvarteringsstedet i aften- og nattetimerne. Personalet skal drage omsorg for beboerne om natten og tillige fungere som brandvagt.
2. Indkvartering og socialt netværk
Der henvises i øvrigt til de i hovedkontrakten angivne formål.
Ud over de i hovedkontrakten nævnte aktiviteter og servicekrav er nedenstående gældende for indkvarte- rede på et center for uledsagede mindreårige.
2.1. Modtagelse
Operatøren skal tilbyde børn, der indkvarteres på indkvarteringsstedet, en modtagesamtale.
2.2. Assistance til beboere i forbindelse med ansøgninger om privat indkvartering
For så vidt angår beboere, som ønsker at indgive ansøgning om privat indkvartering uden for centeret, skal operatøren bistå beboere i overensstemmelse med retningslinjerne om privat indkvartering. Operatøren skal i forbindelse hermed inddrage den kommune, hvor den private indkvartering skal finde sted, med hen- blik på kommunens vurdering af værten/værtsfamilien. Såfremt kommunen ikke har indvendinger imod den private indkvartering, skal operatøren i samarbejde med beboeren og dennes evt. repræsentant søge om tilladelse hos Udlændingestyrelsen. Operatøren skal i forbindelse med indgivelsen af en ansøgning om privat indkvartering orientere Udlændingestyrelsen om, hvorvidt kommunen har indvendinger imod ind- kvarteringen af beboeren hos den herboende vært/værtsfamilie.
2.3. Kontaktpersoner
Operatøren skal sikre, at alle beboere tildeles en primær og sekundær kontaktperson.
2.4. Udviklingsplaner
Operatøren skal udarbejde udviklingsplaner for alle beboere. Udviklingsplanerne skal bl.a. indeholde aftaler om skolegang, fritidsaktiviteter, træning af dagligdagsfærdigheder samt kontakt med eventuelle slægtnin- ge.
2.5. Socialrapporter
Operatøren skal udarbejde socialrapporter for alle beboere, der bl.a. indeholder informationer om barnets baggrund, udvikling, skolegang, fritidsinteresser og fremtidsønsker. Socialrapporten fremsendes bl.a. til integrationskommunen i forbindelse med en eventuel overgang til integration.
2.6. Almen daglig vejledning
Operatøren skal sikre, at børn under 15 år får alderssvarende kost. Samtlige beboere betaler dog for kost- indkøb m.v.
3. Sundhed
3.1. Opsøgende systematisk medicinsk modtagelse
Formålet er at sikre en overordnet indsigt i asylansøgernes helbredsmæssige tilstand samt at målrette den behandlende og forebyggende indsats mod dem, der har særlige behov, ved en systematisk afdækning af almentilstand, sygdom og sårbarhed. Formålet er endelig at undgå spredning af smitsomme sygdomme.
Operatøren skal følge op på hvorvidt beboeren har modtaget en medicinsk modtagelse, når denne kommer fra modtagesystemet. Hvis ikke beboeren har modtaget dette tilbydes denne en medicinsk modtagelse. Der henvises til de bilag 2, pkt. 3.1. og 3.2. angivne aktiviteter og servicekrav vedrørende medicinsk modtagelse.
3.2. Forebyggende sundhedsordninger for børn og unge
Ud over de i hovedkontrakten nævnte aktiviteter og servicekrav er nedenstående gældende for indkvarte- rede på et center for uledsagede mindreårige.
3.2.1. Introduktionsprogram
Operatøren skal tilbyde alle beboere et introduktionsprogram om sundhed i bred forstand, herunder om misbrug og kostvaner.
3.2.2. Seksualundervisning
Operatøren skal minimum 6 gange om året tilbyde nye beboere mellem 12 og 17 år seksualvejledning. Til- buddet skal endvidere gives til de beboere, som ønsker at få vejledningen gentaget.
3.2.3. Sundhedssamtale
Beboere, der opholder sig på indkvarteringsstedet mere end 6 måneder, skal tilbydes en sundhedsoriente- rende samtale samt en undersøgelse hos sundhedsplejersken.
3.3. Almen sundhedsbetjening
Formålet er at sikre uledsagede mindreårige en udvidet adgang til sundhedsydelser samt sundhedsfremme og sygdomsforebyggelse, som understøtter børnene i at være med til at tage ansvaret for egen sundhed.
Der henvises i øvrigt til de i hovedkontrakten angivne formål.
Ud over de i hovedkontrakten nævnte aktiviteter og servicekrav er nedenstående gældende for indkvarte- rede på et center for uledsagede mindreårige.
3.3.1 Konsultationer og behandlinger m.v. hos læger, sundhedsplejerske m.fl.
Som følge af at beboerne er særligt sårbare, skal operatøren sikre en udvidet adgang til sundhedskonsulta- tioner.
Alle uledsagede børn tilbydes medicinsk interview hos en sundhedsplejerske samt undersøgelse hos læge.
4. Børneundervisning og fritidstilbud til børn og unge (6-17-årige)
Formålet er at bidrage til at skabe en mere meningsfuld og struktureret hverdag for asylansøgerbørn på børnecentrene. Disse børn er ofte i en situation, hvor ventetiden kan være vanskeligere at håndtere end for både børn og voksne på andre centre. Det kan have konsekvenser for børnene, der kan gå i stå i deres ud- vikling. Formålet er desuden at medvirke til at sikre, at børnene ikke isoleres i centersystemet eller i udebo- liger.
Der henvises i øvrigt til de i hovedkontrakten angivne formål.
4.1. Fritidsaktiviteter
Ud over de i hovedkontrakten nævnte aktiviteter og servicekrav skal operatøren tilbyde 6-16-årige børn en målrettet adgang til øgede fritidstilbud i form af mere helhedsorienterede og faste pædagogiske tilbud. Der kan være tale om sociale aktiviteter som f.eks. sports- og kulturtilbud, udflugter og temaaftener.
5. Særligt for modtagecentre for uledsagede mindreårige
5.1. Indkvartering og socialt netværk
5.1.1. Modtagefunktion
Formålet er at sikre, at nyindrejste asylansøgere registreres samt informeres om og forberedes på det vide- re ophold i indkvarteringssystemet. Desuden er formålet, at der udleveres det nødvendige udstyr m.v. til brug for opholdet i indkvarteringssystemet.
5.1.2. Modtagelse og registrering af nyankomne
Operatøren skal i IBS registrere nyankomne asylansøgere umiddelbart efter asylansøgeren er registreret med person-id af Rigspolitiet.
Operatøren skal udarbejde et stamkort med asylansøgerens personlige data m.v. Stamkortet videresendes til det opholdssted, som asylansøgeren udflytter til.
5.1.3. Informationsarbejde
Operatøren skal informere nyankomne asylansøgere om modtagecentersystemet, herunder den medicin- ske modtagelse, jf. pkt. 5.2.1 nedenfor, samt om indkvarteringssystemet generelt. Der skal endvidere udle- veres informationsmateriale om det videre ophold.
5.1.4. Udlevering af hygiejne-, tøj- og startpakke samt selvhusholdskasse
Operatøren skal udlevere hygiejnepakker og efter behov tøjpakker til asylansøgerne umiddelbart efter modtagelsen, jf. Retningslinjer for tilvejebringelse og afregning af naturalieydelser. Herudover skal operatø-
ren udlevere en ”startpakke”, der består af linned, dyne, håndklæder, tallerkener og bestik m.v. Operatøren skal ligeledes sikre, at der udleveres en ”selvhusholdskasse”, som består af køkkenudstyr m.v. til brug for det videre ophold på indkvarteringssteder med selvhusholdsfunktion. Selvhusholdskassen skal udleveres til asylansøgeren, inden asylansøgeren forlader modtagesystemet
Operatøren skal registrere alle udleveringer af tøjpakker, startpakker og selvhusholdskasser i IBS, jf. Proce- durer for afregning af belægningsdøgn og modtageydelser ud fra IBS.
Såfremt operatøren af forskellige grunde ikke har udleveret tøjpakke, startpakke eller selvhusholdskasse til en beboer under opholdet i modtagecentersystemet, og beboeren i øvrigt vurderes berettiget til disse, er operatøren ansvarlig for at eftersende dette til asylansøgerens eventuelt nye opholdssted og/eller refunde- re en eventuel anden operatørs udgifter hertil.
5.1.5. Hotelfunktion for asylansøgere der skal til møde med myndigheder
Operatøren skal stille op til 10 sengepladser inden for den eksisterende kapacitet til rådighed for asylansø- gere fra fjerntliggende indkvarteringssteder, der skal til møde med sagsbehandlende myndigheder, Dansk Flygtningehjælp eller advokater m.fl.
5.2. Sundhed
5.2.1. Medicinsk modtagelse
Formålet er at opnå en overordnet indsigt i asylansøgernes helbredsmæssige tilstand ved ankomsten til Danmark samt at målrette den behandlende og forebyggende indsats mod dem, der har særlige behov, ved en systematisk afdækning af almentilstand, sygdom og sårbarhed. Formålet er endelig at undgå spredning af smitsomme sygdomme, hvorfor udgangspunktet og målsætningen er, at den medicinske modtagelse finder sted i modtagecentret. Der tages i videst mulig omfang hensyn til, om medicinsk modtagelse er plan- lagt og gennemført, inden asylansøgeren udflyttes fra modtagecentret.
Operatøren skal tilbyde samtlige nyindrejste asylansøgerbørn medicinsk modtagelse i forbindelse med den første indkvartering i asylcentersystemet. Den medicinske modtagelse af børn omfatter
- forebyggende helbredsundersøgelse ved en læge,
- undersøgelse ved sundhedsplejerske (f.eks. højde- og vægtmåling og for børn i den undervisnings- pligtige alder, farvetest, syns- og høreprøve samt forskellige funktionsundersøgelser),
- konsultation/hjemmebesøg med information og vejledning til sårbare familier med børn,
- konsultation/hjemmebesøg til gravide over 7. svangerskabsmåned,
- konsultation/hjemmebesøg til mødre med nyfødte,
- vaccination af børn i alderen 0-6 år mod Hepatitis B efter eventuel screening, og vaccinationer iføl- ge det danske vaccinationsprogram og
- sundhedsinformation til børn og unge i relation til pubertet, misbrug m.v.
- en individuel samtale, hvor asylansøgerens fysiske og psykiske helbredstilstand kortlægges. Asylan- søgerne gennemgår relevante undersøgelser og får udleveret relevant medicin og vitaminer. Her- udover får asylansøgerne information om HIV og AIDS og prævention;
- screening for tuberkulose (TB) af asylansøgere fra risikoområder, herunder interview og vejledning om TB og lægelig undersøgelse efter behov. Screeningen udføres efter Sundhedsstyrelsens vejled- ning herom;
- visitation af gravide til læge og jordemoder, herunder udarbejdelse af graviditetsjournal og tilbud om fosterdiagnostik;
- screening for følger efter tortur i medfør af Torturkonventions artikel 14, mhp. opfølgende behand- ling hos psykolog, psykiater, fysioterapeut og tandlæge m.v. i henhold til Udlændingestyrelsens ret- ningslinjer for sundhedsmæssige ydelser og tandbehandling.
Der henvises i øvrigt til hovedkontraktens pkt. 6.9.11. – 6.9.13.
Ved den medicinske modtagelse kan der visiteres til læge efter behov f.eks. ved akut sygdom, behov for medicin, uopsætteligt behandlingskrævende kroniske lidelser, behov for psykiatrisk vurdering m.v. Såfremt en undersøgelse eller behandling er godkendelseskrævende, skal operatøren forinden iværksættelse søge om Udlændingestyrelsens godkendelse hertil.
På baggrund af den medicinske modtagelse skal operatøren opdatere EMAR/EG-Clinea, herunder eventuelt med en medicinsk handleplan, for samtlige asylansøgere.
Operatøren skal registrere i IBS, når en asylansøger er blevet tilbudt medicinsk modtagelse, og om pågæl- dende har taget imod denne undersøgelse. Den medicinske modtagelse skal registreres som gennemført, når den samlede modtagelse er gennemført.
I de tilfælde, hvor operatøren modtager alvorligt syge asylansøgerbørn, fysisk eller psykisk, skal operatøren udarbejde en indstilling til visitationsudvalget om indkvartering på omsorgscenter eller søge iværksættelse af alternative løsninger efter forudgående godkendelse fra Udlændingestyrelsen.
Det er hensigten, at den medicinske modtagelse skal være afsluttet senest 10 arbejdsdage efter ankomsten til Danmark, dog senest inden udflytningen fra modtagecenter.
5.2.2. Administration i relation til godkendelsesbelagte ydelser
Som konsekvens af de forhold, der afdækkes som led i den medicinske modtagelse, skal operatøren vareta- ge en mere omfattende administration af ansøgninger om godkendelsesbelagte ydelser på det sundheds- mæssige område.
6. Særligt for ordinære opholdscentre for uledsagede mindreårige (13-17-årige)
6.1. Almen daglig vejledning
Operatøren skal sikre, at de 13-17-årige trænes i huslige opgaver, herunder madlavning, rengøring og vask samt administration af økonomi.
7. Særligt for opholdscentre for uledsagede mindreårige (0-12-årige)
Udlændingestyrelsen udarbejder i samarbejde med den eller de indkvarteringsoperatør(er), der driver cen- tre for uledsagede mindreårige i aldersgruppen 0-12 år, en nærmere beskrivelse af de særlige opgaver, der knytter sig til denne målgruppe.
8. Særligt for centre for uledsagede mindreårige med gadeorienteret adfærd
Udlændingestyrelsen udarbejder i samarbejde med den eller de indkvarteringsoperatør(er), der driver cen- tre for uledsagede mindreårige med gadeorienteret adfærd, en nærmere beskrivelse af de særlige opgaver, der knytter sig til denne målgruppe.
BILAG 5: OMSORGSCENTRE
1. Indkvartering og socialt netværk
Formålet er at indkvartere særligt omsorgs- og plejekrævende beboere, som er visiteret til et omsorgscen- ter af Visitationsudvalget i overensstemmelse med fastlagte visitationskriterier, jf. Forretningsgange for Visitationsudvalget og Forretningsorden for Visitationsudvalget. Derudover er formålet at tilvejebringe rammer og muligheder for de særligt omsorgs- og plejekrævende beboere, som er indkvarteret på eller i tilknytning til et omsorgscenter med henblik på at normalisere dagligdagen og medvirke til at sikre en op- timal udnyttelse af beboernes menneskelige ressourcer.
Endvidere skal det sikres, at overgivelsen af beboere til integration i kommunerne giver det bedst mulige grundlag for den videre integration.
Ud over de i hovedkontrakten nævnte aktiviteter og servicekrav er nedenstående gældende for indkvarte- rede på et omsorgscenter.
1.1. Aften- og nattevagt
Operatøren skal sikre vagtbemanding på indkvarteringsstedet i aften- og nattetimerne. Vagten skal pleje og drage omsorg for beboerne om natten og tillige fungere som brandvagt.
1.2. Særlig tværfaglig indsats
Operatøren skal sikre en tværfaglig og koordineret indsats for beboerne, herunder samarbejde med støtte- personer, hospitaler, behandlings- og familieinstitutioner, behandlere, sundhedsplejersker, kommuner (bl.a. vedr. tilsyn med børn) m.v. Operatøren skal i den forbindelse tilbyde en tværfaglig modtagesamtale med henblik på udarbejdelse af en handle-, pleje- og eventuelt behandlingsplan.
Med udgangspunkt i den tværfaglige modtagelsessamtale skal operatøren bl.a. udarbejde handleplaner og behandlingsplaner. Som led i udarbejdelsen af handleplaner skal operatøren sikre særskilt tilrettelagt un- dervisning og aktivering for beboere med behov herfor.
1.3. Omsorgsarbejde
På grund af det særlige behov, som beboerne på indkvarteringsstedet har, skal operatøren pleje og drage særlig omsorg for beboerne. Operatøren skal bl.a. tilbyde strukturerende og omsorgsgivende samtaler og instruere beboerne i at tage vare på sig selv.
1.4. Særlig indsats overfor børn
Operatøren skal sikre særlig støtte til og vejledning af børn, både socialt og pædagogisk. Såfremt der er behov for at etablere et vuggestuelignende tilbud til særligt udsatte børn i alderen 0-3 år, skal operatøren sikre iværksættelsen heraf efter forudgående godkendelse fra Udlændingestyrelsen.
1.5. Samarbejde med integrationskommuner
Operatøren skal så vidt muligt varetage overgivelsen af beboere til integration i kommunerne i tæt samar- bejde med integrationskommunen. Som led i dette samarbejde skal operatøren informere kommunen om igangsatte behandlingsforløb og handleplaner.
1.6. Betjening af beboere i specialannekser og børn i ekstern pleje, anbragte børn samt privatindkvar- terede og indkvarterede i særlige boliger
Operatøren skal sikre, at omsorgsbeboere, som er indkvarteret uden for indkvarteringsstedet, har adgang
til samme tilbud som beboere indkvarteret på indkvarteringsstedet. Operatøren skal have kontakt med disse beboere efter behov, dog skal operatøren som minimum have kontakt med beboere i specialannekser én gang hver 14. dag og kontakt med privatindkvarterede og indkvarterede i særlige boliger én gang hver 3. måned. Endvidere skal operatøren have en løbende kontakt med kommunerne omkring børn i ekstern pleje og anbragte børn.
2. Sundhed
2.1. Opsøgende systematisk medicinsk modtagelse
Formålet er at sikre en overordnet indsigt i asylansøgernes helbredsmæssige tilstand samt at målrette den behandlende og forebyggende indsats mod dem, der har særlige behov, ved en systematisk afdækning af almentilstand, sygdom og sårbarhed. Formålet er endelig at undgå spredning af smitsomme sygdomme.
Operatøren skal følge op på hvorvidt beboeren har modtaget en medicinsk modtagelse, når denne kommer fra modtagesystemet. Hvis ikke beboeren har modtaget dette tilbydes denne en medicinsk modtagelse. Der henvises til de bilag 2, pkt. 3.1. og 3.2. angivne aktiviteter og servicekrav vedrørende medicinsk modtagelse.
2.2. Almen sundhedsbetjening (alle)
Formålet er at sikre særligt omsorgskrævende beboere, som er visiteret til et omsorgscenter af Visitations- udvalget, adgang til sundhedsydelser samt sundhedsfremme og sygdomsforebyggelse, som understøtter beboerne i at tage ansvar for egen sundhed.
Der henvises i øvrigt til de i hovedkontrakten angivne formål.
Udover de i bilag hovedkontrakten nævnte aktiviteter og servicekrav er nedenstående gældende for bebo- ere indkvarteret på et omsorgscenter.
2.2.1 Konsultationer og behandlinger m.v. hos læger, sygeplejersker m.fl.
Operatøren skal sikre beboerne udvidet og fleksibel adgang til nødvendige behandlinger, vejledning, in- struktion m.v. gennem behandlere, herunder psykologer og læger.
Operatøren skal tillige sikre, at aften- og nattevagter kan håndtere udlevering af medicin m.v.
2.2.2 Særlig indsats over for børn
Operatøren skal sikre, at indkvarterede børn, som har behov herfor, har udvidet adgang til sundhedsplejer- ske samt behandlere.
2.2.3 Administration i relation til godkendelsesbelagte ydelser
Som følge af den særlige beboersammensætning på indkvarteringsstedet skal operatøren varetage en mere omfattende administration af ansøgninger om godkendelsesbelagte ydelser på de sociale og sundheds- mæssige områder.
3. Børneundervisning og fritidstilbud til børn og unge (6-16-årige)
Formålet er at bidrage til at skabe en mere meningsfuld og struktureret hverdag for asylansøgerbørn på omsorgscentrene. Disse børn er ofte i en situation, hvor ventetiden for både børn og voksne kan være van- skeligere at håndtere end på andre centre. Det kan have konsekvenser for børnene, der kan gå i stå i deres udvikling grundet manglende engagement fra forældrene m.fl. Formålet er desuden at medvirke til at sikre, at børnene ikke isoleres i centersystemet eller i de særlige boliger.
Ud over de i hovedkontrakten nævnte aktiviteter og servicekrav skal operatøren tilbyde 6-16-årige børn en målrettet adgang til øgede fritidstilbud i form af mere helhedsorienterede og faste pædagogiske tilbud. Der kan være tale om sociale aktiviteter som f.eks. sports- og kulturtilbud, udflugter og temaaftener.
BILAG 6: UDREJSECENTRE
Formålet er primært at indkvartere personer i udsendelsesposition, som ikke medvirker til udrejse, og som står umiddelbart over for udsendelse samt andre personer, som af andre grunde skal indkvarteres på et udrejsecenter.
Udrejsecentre drives af Kriminalforsorgen.
Dog gælder, at tilbud til børn mht. undervisning, legestue, fritidstilbud og sundhed varetages af en anden operatør. Disse opgaver er fastlagt i kontrakten mellem Udlændingestyrelsen og den pågældende operatør.
Udover de i hovedkontrakten nævnte aktiviteter og servicekrav er nedenstående gældende for indkvarte- rede på et udrejsecenter.
1. Indkvartering og socialt netværk
1.1. Døgnbemanding
Operatøren skal sikre vagtbemanding på indkvarteringsstedet hele døgnet.
1.2. Cafeteriafunktion
Operatøren skal tilbyde 3 hovedmåltider dagligt til beboere indkvarteret på udrejsecenteret. Måltiderne skal så vidt muligt tilpasses til beboernes kulturelle, religiøse og aldersmæssige sammensætning. Operatø- ren skal endvidere tilbyde mellemmåltider til indkvarterede børn.
Beboere indkvarteret på udrejsecenteret betaler ikke for bespisning.
1.3. Supplerende vagtbemanding og skærpet adgangskontrol
Operatøren skal opretholde en døgnbemandet portfunktion, dels med henblik på modtagelse af nye bebo- ere og dels med henblik på at sikre, at alene personer med lovligt ærinde har adgang til indkvarteringsste- det. Endvidere skal den døgnbemandede portfunktion understøtte den elektroniske adgangskontrol, jf.
Bilag 6, pkt. 1.4. nedenfor.
Operatøren kan beslutte, at personer, der ønsker adgang til centret, skal visiteres. Operatøren vurderer på baggrund af forholdene på centeret, herunder sikkerhedssituationen, om der er behov for at foretage en sådan visitation i forbindelse med adgangskontrollen. Visitation kan ske som led i stikprøvekontroller, på baggrund af den pågældende beboer eller gæsts adfærd eller på grund af tidligere episoder i centeret eller i andre centre. Det kan også ske på baggrund af observationer foretaget af personalet i centeret, herunder f.eks. truende adfærd over for andre indkvarterede eller personale.
Operatøren kan endvidere forlange at se legitimationspapirer, før operatøren giver en gæst adgang til cen- tret, ligesom operatøren skal have oplyst, hvem gæsten skal besøge. Oplysninger om gæster noteres. Ope- ratøren kan afvise en gæst, hvis det vurderes, at den pågældende på grund af sin opførsel ikke skal have adgang til centret.
1.4. Elektronisk adgangskontrol
Operatøren har ansvaret for den daglige betjening af det elektroniske adgangskontrolsystem, som etable- res og drives af udlændingemyndighederne. Operatøren skal herunder overvåge, at systemet anvendes
efter hensigten, herunder reagere relevant på fejlkilder, som kan påvirke datakvaliteten for adgangskon- trolsystemets registreringer, og vejlede beboerne om og bistå beboerne med anvendelsen af systemet.
Operatøren skal i forbindelse med, at nye beboere registreres som indkvarteret på centret optage fingeraf- tryk med henblik på, at der kan føres adgangskontrol. Hvis en beboer modsætter sig, at operatøren optager fingeraftryk, påhviler det operatøren at tilkalde politiet med henblik på, at politiet kan assistere med opta- gelsen af fingeraftryk.
Operatøren skal oprette beboeren i det elektroniske adgangskontrolsystem og udstede et adgangskontrol- kort med beboerens fingeraftryk.
1.5. Administration i relation til godkendelsesbelagte ydelser
På grund af den særlige beboersammensætning i udrejsecenteret skal operatøren varetage en mere omfat- tende administration af ansøgninger om godkendelsesbelagte ydelser på det sundhedsmæssige område.
2. Sundhed
2.1. Opsøgende systematisk medicinsk modtagelse
Formålet er at sikre en overordnet indsigt i asylansøgernes helbredsmæssige tilstand samt at målrette den behandlende og forebyggende indsats mod dem, der har særlige behov, ved en systematisk afdækning af almentilstand, sygdom og sårbarhed. Formålet er endelig at undgå spredning af smitsomme sygdomme.
Operatøren skal følge op på hvorvidt beboeren har modtaget en medicinsk modtagelse, hvis beboeren kommer direkte fra modtagesystemet. Hvis ikke beboeren har modtaget dette tilbydes denne en medicinsk modtagelse. Der henvises til bilag 2, pkt. 3.1. og 3.2. angivne aktiviteter og servicekrav vedrørende medi- cinsk modtagelse.
3. Legestuetilbud
Der henvises til de i hovedkontrakten angivne formål, aktiviteter og servicekrav.
4. Børneundervisning og fritidstilbud (6-16-årige)
Formålet er at bidrage til at skabe en mere meningsfuld og struktureret hverdag for børnene. Disse børn er ofte i en situation, hvor opholdstiden for både børn og voksne kan være vanskeligere at håndtere end på andre centre. Det kan have konsekvenser for børnene, der kan gå i stå i deres udvikling grundet manglende engagement fra forældrene m.fl. Formålet er desuden at medvirke til at sikre, at børnene ikke isoleres.
Ud over de i hovedkontrakten nævnte aktiviteter og servicekrav skal operatøren skal tilbyde 6-16-årige børn en målrettet adgang til øgede fritidstilbud i form af mere helhedsorienterede og faste pædagogiske tilbud. Der kan være tale om sociale aktiviteter som f.eks. sports- og kulturtilbud, udflugter og temaaftener.
5. Transportudgifter til samvær med herboende børn for personer på tålt ophold/udviste ved dom Operatøren skal tilvejebringe mulighed for transport i forbindelse med, at beboere på tålt ophold/udviste ved dom har samvær med egne herboende børn. Transporten skal være fra udrejsecenteret til børnenes
opholdssted og retur én weekend om måneden. Følgende personer er omfattet:
- personer, der er meddelt afslag på en ansøgning om opholdstilladelse efter udlændingelovens § 7, men som ikke kan udsendes af landet, jf. § 31,
- personer, der er udvist endelig ved dom efter udlændingelovens § 22-24, og som ikke er varetægts- fængslet efter § 35,
- personer, der både er udvist ved dom og har tålt ophold i Danmark
For at blive omfattet skal der foreligge dokumentation for retten til samvær med børnene.
BILAG 7: INDKVARTERINGSSTEDER (BYGNINGER) OG INVENTAR
1. Generelle bestemmelser
Udlændingestyrelsen stiller egnede indkvarteringssteder med en given indretning og kapacitet til rådighed for operatørens opgavevaretagelse i medfør af denne kontrakt.
Tilvejebringelse af indkvarteringssteder sker i dialog med og evt. efter indstilling fra operatøren.
Efter aftale med Udlændingestyrelsen kan operatøren indgå lejemål vedrørende indkvarteringssteder.
Udlændingestyrelsen sikrer, at bygningerne er i driftsklar stand, herunder at alle installationer er lovlige og funktionsdygtige, samt at bygningerne er monteret med inventar, jf. Bilag 7, pkt. 6. Udlændingestyrelsen kan indgå aftale med operatøren om, at operatøren forestår etableringsopgaver i relation til åbning og ud- videlse af indkvarteringssteder mv.
Udlændingestyrelsen har som udgangspunkt kontakten til udlejer. I de tilfælde, hvor operatøren indgår lejemål, har operatøren kontakten til udlejer.
Operatøren kan ikke indgå forpligtende aftaler, herunder drifts- og vedligeholdelsesaftaler med udlejer uden forudgående aftale med Udlændingestyrelsen.
2. Drift og vedligeholdelse af indkvarteringssteder
Operatøren skal efter aftale med Udlændingestyrelsen varetage de drifts- og vedligeholdelsesmæssige op- gaver, der påhviler Udlændingestyrelsen eller operatøren i sin egenskab af ejer eller lejer af indkvarterings- steder.
Udlændingestyrelsen udarbejder på den baggrund fordelingsnotater til operatøren, hvoraf det bl.a. vil fremgå, hvis operatøren ikke skal varetage den fulde drift og vedligeholdelse.
Drift og vedligeholdelse af ejendomme skal udføres på en håndværksmæssigt forsvarlig måde – også hvis asylansøgere inddrages.
Operatøren skal iagttage gældende lovgivning på området. Det forudsættes, at indkvarteringsoperatøren selvstændigt holder sig orienteret om regelændringer.
Operatøren skal på anmodning fra Udlændingestyrelsen levere generel bygningsfaglig rådgivning i tilknyt- ning til drift og vedligeholdelse af indkvarteringsstederne.
2.1. Ejendomsdrift (viceværtsfunktion)
Operatøren skal forestå ejendomsdriften, dvs. sikre at bygningernes funktionsduelighed opretholdes. Ejen- domsdriften omfatter bl.a. nedenstående.:
- Daglig drift af bygninger og bygningstekniske anlæg samt anlæg i jorden
- Mindre reparationsarbejder udført af vicevært, herunder udskiftning af lyskilder og udbedring af mindre hærværksskader
- Løbende arealpleje
- Snerydning og glatførebekæmpelse m.v.
- Evt. skadedyrsbekæmpelse
2.2. Ordinær vedligeholdelse
Ordinær vedligeholdelse omfatter bl.a. istandsættelse af større arealer og overflader, herunder vægge, loft og gulve.
Alle vedligeholdelsesarbejder og -projekter, der ikke er medtaget i vedligeholdelsesplaner og kendt af udle- jeren af indkvarteringsstedet, skal forud for en eventuel iværksættelse forelægges særskilt for Udlændinge- styrelsen og udlejer.
Operatøren skal i samarbejde med Udlændingestyrelsen udarbejde rullende 5-årige drifts- og vedligehol- delsesplaner. Drifts- og vedligeholdelsesplanerne skal tage udgangspunkt i eventuelle forudgående byg- ningsfaglige tilsyn på indkvarteringsstederne.
2.3. Særligt vedrørende drift og vedligeholdelse af udeboliger, herunder annekser
Alle forpligtelser vedr. udeboliger, der påhviler lejer, herunder husleje, vedligeholdelse, grundopvarmning og afvikling, påhviler operatøren. Al kontakt til udlejer og myndigheder m.v. forestås ligeledes af operatø- ren, medmindre andet aftales med Udlændingestyrelsen.
Operatøren udarbejder hvert kvartal en oversigt over udeboliger, som fremsendes til Udlændingestyrelsen, jf. hovedkontraktens pkt. 7. Såfremt der er ændringer til denne, fremsendes en revideret oversigt.
Operatøren skal nedlægge eksisterende udeboliger i det omfang de fraflyttes, medmindre andet aftales med Udlændingestyrelsen.
2.4. Ejendomsforvaltning
Operatøren skal i samarbejde med Udlændingestyrelsen og efter konkret aftale forestå ejendomsforvalt- ning, herunder håndtere miljøforhold i henhold til gældende regler, renovation, energi og ejendomsskatter m.v., samt foranledige udarbejdelsen af energimærker m.v.
Operatøren skal efter konkret aftale bistå Udlændingestyrelsen i forbindelse med høringer vedrørende ændringer eller udarbejdelse af f.eks. lokalplaner, kommuneplaner og landsplaner. Operatøren skal ligele- des bistå Udlændingestyrelsen i forbindelse med høringer vedr. forsyningsplaner.
I det omfang, der er udarbejdet ejendoms- og brugsplaner for en ejendom, skal operatøren løbende sende ændringer til ejendoms- og brugsplanerne til Udlændingestyrelsen. Operatøren skal forestå administration af eventuelle forsyningsanlæg i tilknytning til indkvarteringsstederne.
Derudover skal operatøren i nødvendigt omfang bistå Udlændingestyrelsen og dennes bygningsfaglige råd- giver med gennemførelsen af bygningssyn, herunder give rådgiveren ubegrænset adgang til indkvarterings- stederne og fremskaffe relevante oplysninger og dokumenter til brug for gennemførelsen af bygningssyne- ne.
Operatøren skal opretholde et tegningsarkiv over alle originaltegninger i henhold med gældende regler på området.
3. Bygningsmæssige ændringer af kommende eller eksisterende indkvarteringssteder Udlændingestyrelsen er bygherre i relation til alle bygningsmæssige tiltag på indkvarteringsområdet. Ud- lændingestyrelsen er bevillingsansvarlig og dermed beslutningstager på hele bygningsområdet.
Operatøren skal inddrage Udlændingestyrelsen i alle bygningsmæssige faser. Således skal problemstillinger, som valg af fx udbudsform, entreprenør, tidsperspektiv, kvalitet og ændringer ved alle bygningsmæssige opgaver (undtaget daglig drift og ordinær vedligeholdelse), forelægges Udlændingestyrelsen løbende, såvel forud for, som efter, meddelt bevilling.
Herudover skal evt. ændringer, (placerings- eller fordelingsmæssigt) i funktionaliteten af lokaler, mellem fællesfaciliteter, administration og beboelse, forud for iværksættelse godkendes af Udlændingestyrelsen.
Operatøren skal løbende fremsende byggesagsrapporter/statusnotater, og der skal ske formel aflevering af ”byggeriet” til Udlændingestyrelsen forud for ibrugtagning.
Operatøren skal forud for opstart af et byggeprojekt mv. fremsende en detaljeret plan for sagens forvente- de gang, herunder med angivelse af, på hvilke stadier Udlændingestyrelsen involveres som bygherre. Ud- lændingestyrelsen skal herudover altid høres, såfremt der er ændrede forudsætninger til (planen for) byg- gesagen.
Operatøren kan efter anmodning fra Udlændingestyrelsen forestå bygge- og anlægsprojekter på vegne af Udlændingestyrelsen eller levere generel byggefaglig rådgivning i forbindelse med byggeprojekter. Opera- tøren må ikke iværksætte bygge- og anlægsprojekter uden forudgående godkendelse fra Udlændingestyrel- sen.
I forbindelse med de enkelte bygge- og anlægsopgaver kan operatøren forestå alle opgaver bl.a. med hen- syn til planlægning, programmering, projektering, tilvejebringelse af det nødvendige plangrundlag, kontra- hering, indhentelse af myndighedsgodkendelser, udførelse, idriftsætning og regnskabsaflæggelse.
Bygge- og anlægsprojekter skal udføres på en håndværksmæssig forsvarlig måde. Inddragelse af asylansø- gere vil kunne ske under faglig supervision.
4. Opgaver i forbindelse med åbninger og lukninger af indkvarteringssteder
Operatøren kan alene efter anmodning eller godkendelse fra Udlændingestyrelsen forestå etableringer, udvidelser eller retableringer af indkvarteringssteder.
Operatøren skal efter anmodning fra Udlændingestyrelsen deltage i ind- og udflytningssyn i forbindelse med åbning og lukning af indkvarteringssteder.
Operatøren skal i øvrigt varetage følgende opgaver i forbindelse med lukning af et indkvarteringssted:
- sikre at vedligeholdelsesstandarden for ejendommen er overholdt op til aflevering, jf. fordelings- notat eller relevante dele af lejekontrakt, som Udlændingestyrelsen sender til indkvarteringsope- ratøren efter indgåelse, ændring eller forlængelse af en lejeaftale,
- opsige diverse serviceaftaler, f.eks. affaldsbortskaffelse, skadedyrsbekæmpelse m.m.,
- rydde værelser og andre rum for beboernes personlige ejendele,
- makulere dokumenter med personhenførbare oplysninger,
- fjerne ejendele, som tilhører beboere, der er forsvundet/udeblevet,
- indsamle alle nøgler og lægge dem opdelt i poser sammen med en nøgleplan og
- aflæse el- og vandmålere samt tage billeder af målere til dokumentation overfor udlejer.
Se i øvrigt punkt 6.11. nedenfor.
5. Økonomisk ansvar ved skader
De bygninger, der ejes af Udlændingestyrelsen, er omfattet af statens regler for selvforsikring. Selvforsik- ringen udmøntes således, at operatørens vedligeholdelsesansvar for bygninger omfatter reetablering efter hærværk og mindre skader.
Udbedringen af mindre skader vil således indgå som led i den løbende ejendomsdrift, mens udbedringen af større skader vil skulle indgå i en prioritering sammen med de i vedligeholdelsesplanen aftalte opgaver efter nærmere aftale med Udlændingestyrelsen.
For så vidt angår lejede bygninger, vil eventuelle skader, som ikke er omfattet af udlejers ansvar, håndteres som skader på bygninger ejet af Udlændingestyrelsen.
6. Inventar
6.1. Indledning
Udlændingestyrelsens inventaroperatør køber og monterer i udgangspunktet inventar til bygninger, der anvendes til indkvartering af asylansøgere, svarende til den kapacitet, som er aftalt med Udlændingestyrel- sen og den operatør, der skal drive indkvarteringsstedet.
Operatøren kan efter konkret aftalte med Udlændingestyrelsen helt eller delvist selv forestå denne opgave.
Udlændingestyrelsen orienterer inventar- og indkvarteringsoperatøren i de tilfælde, hvor andre bistår med inventaropgaven.
Indkøb af inventar skal altid ske ud fra skyldige økonomiske hensyn og via indkøbsaftaler, som eksempelvis statens og/eller kommunens indkøbsaftaler, SKI-aftale eller lignende.
6.2. Inventaroperatørens opgaver
Inventaroperatøren skal bl.a. udføre følgende overordnede opgaver – om nødvendigt med meget kort var- sel:
- Inventarindkøb til drift af asylcenter fx basisinventar, videokonferenceudstyr, køretøjer m.m.
- Assistance med og koordinering af ind- og udflytninger, herunder opsætning af inventar, fx opsæt- ning af gardiner, tavler, knagerækker m.v.
- Bistand med indretning af indkvarteringssteder, således at der så vidt muligt sikres en ensartethed, hvorved asylansøgerne tilbydes samme indkvartering på tværs af indkvarteringsoperatørerne.
- Bistand til operatøren i forbindelse med nedlukninger af indkvarteringssteder, herunder kassering af inventar, som ikke vil kunne genbruges i indkvarteringssystemet.
- Lagerstyring og lagerføring, herunder med henblik på i videst mulig omfang at muliggøre genan- vendelse af brugbart inventar ved opmagasinering i et eller flere lagre.
- Modtagelse af inventarbestillinger fra de øvrige operatører, levering af inventar og fakturering her- af.
- Løbende registrering og opdatering af porteføljen af inventar på det eller de lagre, som inventar- operatøren benytter, samt inventar leveret til de enkelte indkvarteringssteder ved centeråbninger, løbende indkøb (supplerende inventar) og centerlukninger.
- Underretning af Udlændingestyrelsen hvis det ikke er muligt at levere inventar rettidigt med en vurdering af, hvad der kan leveres og hvornår.
- Månedlig økonomiafrapportering til Udlændingestyrelsen samt afregning med operatørerne for køb fra centrallager til indkvarteringsstedernes daglige drift. Dette med henblik på Udlændingesty- relsens tilsyn med inventarhåndteringsopgaven.
- Samarbejde med Udlændingestyrelsen og operatørerne i ERFA-møder om inventarforvaltning.
Inventaroperatøren monterer i udgangspunktet basisinventar til beboelsesværelser, undervisningslokaler, administrationslokaler og øvrige tilknyttede lokaler. Den nedenstående liste over inventar, som inventar- operatøren leverer og monterer, er ikke udtømmende.
- Hårde hvidevarer til brug for selvhusholdskøkkener og vaskeri
- Møbler og inventar til administrationslokaler og kontorer, herunder it-udstyr, telefoner og video- konferenceudstyr
- Møbler og inventar til undervisningslokaler
- Møbler og inventar til fællesrum
- Aktivitetsrelateret inventar
Indkvarteringsoperatøren kan efter nærmere aftale med Udlændingestyrelsen selv tilvejebringe følgende inventar:
- It-udstyr, telefoner og videokonferenceudstyr
- Specialinventar til eksempelvis sundhedsklinikker
- Aktivitetsrelateret inventar
Indkvarteringsoperatøren skal anvende det inventar, som bliver leveret på indkvarteringsstedet af inven- taroperatøren.
Ved levering af inventar til et indkvarteringssted kan indkvarteringsoperatøren returnere inventaret til in- ventaroperatøren, hvis det leverede inventar er defekt eller har omfattende skader. Returnering af inventar kræver en forudgående aftale med inventaroperatøren, som skal vurdere, om inventaret kan returneres.
6.3. Genanskaffelse og kassation
Indkvarteringsoperatøren
Indkvarteringsoperatøren skal løbende genanskaffe inventar, der ikke længere kan anvendes.
Genanskaffelsen skal ske til trods for, at det pågældende stykke inventar ikke var nyt, da indkvarteringsope- ratøren modtog det. Inventar skal kasseres, såfremt man ikke selv ønsker at anvende det igen.
Inventar, som er kassabelt eller ikke kan anvendes efter en lukning af et indkvarteringssted pga. slitage, skal af indkvarteringsoperatøren påskrives en kassationsliste. Indkvarteringsoperatøren må ikke kassere inven- tar, uden det fremgår af kassationslisten.
Indkvarteringsoperatøren skal dog kun genanskaffe inventar til et indkvarteringssted, i perioden mellem en lukning er udmeldt og til fraflytning, hvis inventaret er nødvendigt for driften af indkvarteringsstedet i peri- oden frem til lukningen. Sådanne genanskaffelser sker efter aftale med Udlændingestyrelsen.
Det beror på indkvarteringsoperatørens konkrete vurdering, om inventar kan genbruges eller skal kasseres.
Indkvarteringsoperatøren skal genanskaffe basisinventar hos inventaroperatøren for sikre en genanvendel- se af inventar i indkvarteringssystemet. Inventaroperatøren sælger brugt basisinventar til halv pris af købs- prisen. Nyt basisinventar, som ikke har været anvendt på et andet indkvarteringssted, sælges til købsprisen. Alt andet inventar end basisinventar, som kasseres på indkvarteringsstedet, kan indkvarteringsoperatøren enten købe hos inventaroperatøren eller anden leverandør.
Inventaroperatøren
Inventaroperatøren kan kassere indkvarteringsoperatørens afleverede inventar i forbindelse med en kapa- citetstilpasning eller en lukning af et indkvarteringssted, hvis inventaret vurderes at være defekt eller så slidt, at det ikke kan genanvendes på et andet indkvarteringssted. Inventaroperatørens kassation beror på en konkret vurdering.
Inventaroperatøren underretter Udlændingestyrelsen herom med henblik på Udlændingestyrelsens stilling- tagen til, om indkvarteringsoperatøren skulle have genanskaffet inventaret i overensstemmelse med det anførte ovenfor.
6.4. Inventarbestilling
Ved bestilling af inventar udpeger inventaroperatøren en kontaktperson, som er ansvarlig for inventar i forbindelse med åbninger, lukninger eller tilpasninger af indkvarteringssteder.
Inventar bestilles ved at sende en mail til den udpegede kontaktperson i Jammerbugt Kommune, med kopi til Udlændingestyrelsen.
6.5. Ejendomsret
Inventar, herunder genanskaffelser, er statens ejendom, jf. dog nedenfor pkt. 5.7. om donationer.
Indkvarteringsoperatøren har uanset ejerforhold råderet over alt inventar mv. på indkvarteringssteder dre- vet af operatøren, så længe disse er i drift. Inventar, ejet af Udlændingestyrelsen, herunder køretøjer, må ikke flyttes mellem indkvarteringssteder uden nærmere forhåndsaftale med Udlændingestyrelsen.
6.6. Donationer
Indkvarteringsoperatøren er berettiget til at modtage inventar m.v., som doneres til indkvarteringsoperatø- ren eller for indkvarteringsoperatøren anskaffes med ekstern finansiering, dvs. finansiering som ikke er omfattet af Udlændingestyrelsens bevillinger til indkvarteringsoperatøren.
Inventar m.v., som doneres til indkvarteringsoperatøren eller anskaffes med ekstern finansiering, dvs. uden for Udlændingestyrelsens betalinger til indkvarteringsoperatøren, ejes af indkvarteringsoperatøren, også i tilfælde af opsigelse af kontrakten.
Inventaroperatørens afhentning af doneret inventar på et indkvarteringssted kan kun ske ved en kapaci- tetstilpasning eller en lukning af et indkvarteringssted og kræver en forudgående aftale med inventaropera- tøren.