Aftale om samarbejdet mellem frivillige, ansatte og Syddjurs Kommune
Aftale om samarbejdet mellem frivillige, ansatte og Syddjurs Kommune
Marts 2020
Indhold
2. Fælles forståelse af begrebet ”Frivillige” 2
3. Principper for samarbejdet 2
2. Respekt og anerkendelse af hinandens forskellige kompetencer, opgaver og roller
3. Ansatte løser opgaver, som er nedfældet i lovgivningen 3
4. Frivillige kan yde en indsats, som ansatte ikke har mulighed for 3
5. Det skal være fleksibelt og ubureaukratisk at være frivillig i Syddjurs Kommune 3
6. Det frivillige arbejde udvikles i et tæt samarbejde mellem de frivillige medborgere og kommunens ansatte inden for de enkelte chefområder og på den enkelte arbejdsplads 3
4. MED-organisationens rolle og ansvar i forhold til udmøntning af aftalen 3
LokalMED/Personalemøde med MED-status 4
5. Opfølgning på aftalen og samarbejdet 4
1. Afsættet for aftalen
I Syddjurs Kommune pågår der løbende et frugtbart samarbejde mellem frivillige borgere og kommunens ansatte om at tilbyde vores borgere ydelser af høj kvalitet.
Formålet med denne aftale er fortsat at understøtte gode rammer om samarbejdet for både frivillige, ansatte (chefer, ledere og medarbejdere) og Syddjurs Kommune som organisation, herunder at skabe tryghed og tillid i samarbejdet. Aftalen skal sikre sammenhæng i samarbejdet, samt sikre, at der er konsensus om, hvordan kommunens ansatte og aktører fra civilsamfundet kan samarbejde og supplere hinanden til gavn for borgerne i Syddjurs Kommune.
Aftalen dækker overordnet, tværorganisatoriske principper, som tager afsæt i hele Syddjurs Kommune som arbejdsplads, samt er suppleret med retningslinjer for hvordan principperne udmøntes, forankret i MED-systemet. Herunder hvordan den løbende dialog mellem kommunen, de faglige organisationer, frivillige og ansatte opretholdes.
Aftalens parter er Syddjurs Kommune og de faglige organisationer, repræsenteret ved FTF, LO og AC, og repræsentanter for de frivillige kræfter er desuden blevet inddraget i arbejdet med aftalen.
2. Fælles forståelse af begrebet ”Frivillige”
Når begrebet frivillige anvendes i denne sammenhæng er der tale om personer, der udfører frivilligt arbejde. Ved frivilligt arbejde forstås den indsats, der:
• er frivillig, dvs. at den udføres uden fysisk, retlig eller økonomisk tvang
• er ulønnet
• udføres over for personer ud over den frivilliges familie og slægt
• er til gavn for andre end én selv og ens familie
• er formelt organiseret
• er aktiv i udførsel af et stykke arbejde, dvs. medlemskab af en forening alene er ikke frivilligt arbejde
3. Principper for samarbejdet
Følgende seks principper er gældende i samarbejdet mellem frivillige, ansatte og Syddjurs Kommune:
1. Styr på formalia
a) Der skal være klare retningslinjer tilgængelige for både de frivillige og for øvrige parter i samarbejdet fx kommunale ledere og medarbejdere. Retningslinjerne kan omfatte forhold vedrørende ulykke- og ansvarsforsikring, tavshedspligt, fortrolige oplysninger samt indhentning af straffe- og børneattester. Herudover kan retningslinjerne adressere arbejdsmiljørelaterede emner og eventuelt fødevaresikkerhed og hygiejne. Der skal udarbejdes uddybende retningslinjer for hvert chefområde forankret i OmrådeMED.
2. Respekt og anerkendelse af hinandens forskellige kompetencer, opgaver og roller
a) Xxxxxxxxxx accepterer og respekterer ansattes faglige kompetencer, opgaver og roller.
b) Ansatte respekterer den frivillige/aktives indsats og rolle, som er et supplement til deres egne faglige opgaver.
c) Både frivillige og ansatte kender egen rolle i samarbejdet.
3. Ansatte løser opgaver, som er nedfældet i lovgivningen
a) Xxxxxxxxxx løser opgaver uden direkte visitation til den konkrete aktivitet og opfølgning herpå. Det er opgaver, der ikke konkret er nedfældet i lovgivningen eller som borgeren har retskrav på, men som defineres i samarbejde med personalet.
4. Frivillige kan yde en indsats, som ansatte ikke har mulighed for
a) Den del af den ansattes indsats, som ligger mellem lovbestemte faglige opgaver og andre aktiviteter, eller er helt ovre i andre aktiviteter, kan i nogen grad udføres eller understøttes af frivillige. Det skal de ansatte medarbejdere og ledere acceptere og anerkende, så der åbnes mulighed herfor.
5. Det skal være fleksibelt og ubureaukratisk at være frivillig i Syddjurs Kommune
a) Frivilliges indsats er frivillig og det betyder, at de ikke kan underlægges samme krav til deltagelse som ansatte.
b) Det skal være så let og fleksibelt som muligt at være frivillig i Syddjurs Kommune.
c) Frivillige løser deres opgaver af lyst, fordi de oplever, at det giver mening, er givende og sjovt. Dette skal skinne igennem i den måde, hvorpå den frivilliges indsats planlægges og anerkendes. Den frivilliges indsats vil altid være en ekstra, supplerende indsats. Det endelige ansvar for en indsats vil altid ligge hos en ansat.
6. Det frivillige arbejde udvikles i et tæt samarbejde mellem de frivillige medborgere og kommunens ansatte inden for de enkelte chefområder og på den enkelte arbejdsplads
a) Det er alene ansatte, der løser opgaver, som er nedfældet i lovgivningen. I de tilfælde hvor grænserne mellem lovbestemte faglige opgaver og andre aktiviteter (f.eks. sociale aktiviteter) kan være svære at definere, laves der, i OmrådeMED eller lokalt på den enkelte arbejdsplads, klare aftaler om, hvem der gør hvad. De frivillige inddrages i dialogen i forhold til disse aftaler (se nedenfor).
b) De frivillige inddrages i videst muligt omfang i dialogen omkring opgavefordelingen, ligesom lokale tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og MED-udvalg skal inddrages.
4. MED-organisationens rolle og ansvar i forhold til udmøntning af aftalen MED-organisationen spiller en central rolle i forhold i udmøntning af aftalen og vedligeholdelse af det gode samarbejde. Nedenfor beskrives, hvordan dette finder sted på de forskellige niveauer i MED-systemet.
Hoved-MEDudvalget
Da frivillige er inddraget inden for de fleste fagområder i Syddjurs Kommune, inddrages Hovedudvalget i drøftelserne og revisionen af den overordnede rammeaftale for samarbejdet mellem Syddjurs Kommune, ansatte og frivillige. I Hovedudvalgets drøftelser indgår en overordnet drøftelse af hvilke opmærksomhedspunkter, der skal tages hensyn til, samt opsamlingerne fra OmrådeMED (se nedenfor). Denne drøftelse skal ske én gang årligt.
OmrådeMED
Samarbejdet med og inddragelsen af frivillige skal drøftes én gang årligt på OmrådeMED og er dermed en del af MED-udvalgets årshjul. En opsamling på drøftelsen meldes ind til HU, hvor det er relevant.
På mødet drøftes følgende temaer:
• Hvilke opgaver er kerneydelser, som løses af ansatte?
• Hvilke opgaver kan løses af frivillige?
• Hvor er der gråzoner, og hvordan sikres det, at der er en fælles forståelse for opgaveløsningen?
• Hvordan sikres balancen imellem de frivilliges aktiviteter og de ansattes opgaveløsning?
I OmrådeMED besluttes desuden, hvordan samarbejdet inden for det enkelte fagområde løbende udvikles og gode relationer skabes og bevares.
Årligt dialogmøde
Det vil inden for nogle områder, hvor samarbejdet med frivillige er særligt udbredt, være relevant at afholde et fast årligt dialogmøde med relevante deltagere i forhold til den frivillige indsats; medlemmer af OmrådeMED, ledere, repræsentanter for de frivillige, frivillighedskoordinatorer, og eventuelt politikere. Det årlige dialogmøde kan indeholde et aktuelt tema og er idéskabende gennem dialog og erfaringsudveksling. Chefen for området er ansvarlig for at dette møde finder sted og er sammen med næstformanden i OmrådeMED vært for mødet.
LokalMED/Personalemøde med MED-status
Samarbejdet med og inddragelsen af frivillige skal drøftes én gang årligt på LokaltMED/Personalemøde med MED-status og således indgå i udvalgets årshjul. På mødet skal opgavefordeling og roller imellem fag-professionelle og frivillige aktører drøftes. Denne drøftelse skal altid have afsæt i en faglig vurdering i forhold til, hvor det vil være hensigtsmæssigt at frivillige inddrages i løsningen af opgaven. Lederen har ansvar for at denne drøftelse sker.
Det er vigtigt at der i drøftelserne indgår:
• Det første møde med den frivillige – hvem tager imod? En leder eller en frivilligkoordinator?
• Rammen/spilleregler - tavshedspligt, forsikring, særlige lokale forhold
• Kontrakt (er det relevant for arbejdsstedet at der udarbejdes en kontrakt/et aftalepapir), indhentning af attester m.v.
Minimum én gang årligt drøftes frivillighed på arbejdspladsen imellem medarbejderne og de frivillige, for at etablere en gensidig fælles forståelse for rammer, opgaver og relationer.
5. Opfølgning på aftalen og samarbejdet
Nærværende rammeaftale tages hvert andet år op til drøftelse og revision. Dette sker på et møde mellem repræsentanter fra Syddjurs Kommune og fra de faglige organisationer.
Samarbejdet drøftes endvidere hvert andet år på et af de fastlagte halvårlige dialogmøder mellem direktion og de faglige organisationer.
Selve samarbejdet drøftes løbende i MED-systemet og på de arbejdspladser, hvor det er relevant (se punkt 4). Chefen for området er ansvarlig for at denne drøftelse sker.
Bekræftelse af aftalen
Syddjurs, den 5. marts 2020
Xxx Xxxxxxxx, Borgmester, Syddjurs Kommune | Xxxxxxx Xxxxx, DLF (Danmarks Lærerforening) Repræsentant, FTF | Xxxxx Xxxxxxxx, SL (Socialpædagogernes Landsforbund) Repræsentant LO |
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx, DM (Dansk Magisterforening) Repræsentant, AC-gruppen | Xxxx Xxxxxx, BUPL (Børne- og ungepædagogernes landsforbund) Repræsentant, FTF | Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, FOA (FOA Randers) Repræsentant, LO |