Administrationsaftale vedr. ydelser fra Borgmesterens Forvaltning til Forsyningsvirksomhederne
Administrationsaftale vedr. ydelser fra Borgmesterens Forvaltning til Forsyningsvirksomhederne
1. Aftalens parter
Aftalen indgås mellem Borgmesterens Forvaltning (BF) og Forsyningsvirksomhederne (FV)
2. Aftalens formål
Formålet er at fastlægge de arbejdsopgaver og ydelser, som BF udfører for FV, samt at fastsætte betalingen herfor.
3. Baggrund for aftalen
Den overordnede baggrund for aftalen er, at 3 af FV’s 4 driftsvirksomheder skal drives i henhold til det gennem administrativ praksis fastsatte forvaltningsretlige ”hvile-i-sig-selv”- princip samt princippet om, at der skal være klare skillelinier mellem det skattefinansierede område og det brugerfinansierede område, jfr. tillige Indenrigs- og Sundhedsministeriets kon- teringsregler.
Endvidere har der i forhold til den eksisterende administrationsaftale pr. 1. januar 2007 været behov for at revurdere de anvendte fordelingsnøgler, bl.a. som følge af vandreformen pr. 1. januar 2010 efter hvilken Vandforsyningen og Kloakforsyningen har skullet udskilles i selskaber.
En anden væsentlig årsag til revurdering af administrationsaftalen er, at FV i løbet af 2010 har hjemtaget opgaver fra Finanskontoret og Økonomikontoret. Endvidere er der nu et mindre antal kontonumre i det centrale økonomisystem, ligesom der er et ændret antal medarbejdere, som indebærer, at der er behov for en justering af de økonomiske fordelingsnøgler.
4. Aftalens overordnede forudsætninger
Det forvaltningsretlige ”hvile-i-sig-selv”-princip indebærer bl.a., at FV’s driftsvirksomheder kun må indregne de til driftsvirksomhedens drift nødvendige omkostninger i priserne. I forhold til nærværende administrationsaftale betyder dette således, at FV ikke må betale mere, end ydelserne koster.
Denne administrationsaftale skal således bl.a. overholde prisbestemmelserne i energilovene. Det vil bl.a. sige kap. 10 i elforsyningsloven (lovbekendtgørelse nr. 516 af 20.05.2010 med senere ændringer) og kap. 4 i varmeforsyningsloven (lovbekendtgørelse nr. 347 af 17.05.2005 med senere ændringer).
Desuden skal aftalen overholde bl.a. bekendtgørelse nr. 1227 af 10.12.2009 om indtægtsrammer for elforsyningsvirksomheder, og bekendtgørelse nr. 1297 af 15.12.2008 om bl.a. regnskabsføring og revision i el- og/eller varmeforsyningsvirksomheder.
5. Opgave- og ydelsestyper
BF udfører en række arbejdsopgaver og serviceydelser for FV. Som hovedregel honoreres disse ydelser via direkte regninger basereret på kalkulerede priser eller timesatser. Hvor dette ikke er muligt, vil FV’s betaling for ydelser ske enten via administrationsbidrag eller via direkte regninger baseret på fordelingsnøgler efter objektive kriterier.
Disse ydelsesbetalinger mv. fremgår nedenfor, idet detaljerede oplysninger om anvendte fordelingsnøgler, kalkulationsprincipper, beløbsstørrelser mv. fremgår af særskilte bilag til denne aftale.
Desuden indgår i administrationsaftalen en kompensationsbetaling for manglende dækningsafgift af FV’s ejendomme samt afregning af renter. På grund af vandreformen med stiftelse af vandselskaber pr. 1. januar 2010 og serviceselskab pr. 1. oktober 2010 er udarbejdet beregninger pr. disse datoer.
Betaling for ydelser, der leveres fra BF i konkurrence med private erhvervsvirksomheder, f.eks. leverancer fra AK Print og HR Arbejdsmiljø, er ikke omhandlet af nærværende aftale. Ligeledes er FV’s eventuelle lejemål med BF og andre forvaltninger for lokaler og arealer ikke omtalt i nærværende administrationsaftale, men fremgår af særskilte lejekontrakter.
6. Afregning
6.1. Administrationsbidrag
Administrationsbidraget i administrationsaftalen vedrører FV’s betaling til BF for ydelser fra følgende afdelinger:
- Økonomisk Afdeling
- Lønkontoret
- Økonomikontoret
- Borgmesterkontoret inkl. Kommunikation
- Serviceafdelingen
- IT- og Personalekontor samt HR-opgaver
./. Administrationsbidraget hertil udgør pr. 1. januar 2010 3.694.852 kr. og pr. 1. oktober 2010
3.666.063 kr., således at administrationsbidraget for hele 2010 udgør 3.687.654 kr. i 2010- prisniveau. Fra 2011 og indtil videre - helårsvirkningen af administrationsbidrag pr. 1. oktober 2010 - udgør administrationsbidraget 3.696.151 kr. Administrationsbidraget er specificeret yderligere i aftalens bilag 6.1.1., hvor også de anvendte fordelingsnøgler er anført.
Administrationsbidraget reguleres en gang om året pr. den 1. januar i henhold til nettoprisindekset, første gang den 1. januar 2011 og med basis i nettoprisindekset pr. november 2009. Basis-nettoprisindekset pr. november 2009 er 122,7.
6.2. Direkte fakturering på baggrund af kalkulerede priser/takster
Efter FV’s hjemtagelse af udbetalings- og indbetalingsopgaver samt øvrige finansopgaver
varetager Finanskontoret herefter følgende opgaver for FV:
Udbetalinger via kommunens udbetalingssystem Betaling for Kommunebank-aftalen
Pleje af Elsam-pengene Ad hoc konsulentbistand
Betaling for antallet af udbetalinger via kommunens udbetalingssystem sker på baggrund af kalkulerede enhedspriser, mens de øvrige ydelser betales via direkte regninger efter Finanskontorets medgåede tid til opgaverne.
Den del af regningen fra Nets for PBS-ydelser, der vedrører de kommunale forsyningsvirksomheder, blive viderefaktureret til BF, Finanskontoret, som umiddelbart derefter viderefakturerer til de relevante driftsvirksomheder under FV.
På baggrund af BF, Finanskontorets vurderinger er den estimerede betaling fra FV inkl. BF’s udlæg for PBS-ydelser fra 2011 beregnet til ca. 1,4 mio. kr., jfr. bilag 6.2.1.
6.3. Direkte fakturering på baggrund af fordelingsnøgler
BF afholder i en række tilfælde forskudsvis udgifter til abonnementer, licenser, ydelser fra eksterne parter mv. I disse tilfælde er der i princippet tale om viderefaktureringer, jfr. nedenfor.
Ud over FV’s betaling for ydelser fra BF’s kontorer via administrationsbidraget og ydelser fra Finanskontoret via kalkulerede priser, betaler FV også for øvrige afdelingers og forvaltningers ydelser via fordelingsnøgler, jfr. nedenfor.
Abonnement på KL’s budgetvejledning.
Udgifterne hertil fordeles efter antal forvaltninger i Aalborg Kommune. FV’s andel hertil udgør således 1/7.
Andel af Net InformationsSystem
Udgifterne hertil fordeles efter antal forvaltninger i Aalborg Kommune. FV’s andel hertil udgør således 1/7.
Ydelser fra HR og Arbejdsmiljø
FV’s betaling via direkte regninger vedrørende arbejdsmiljøopgaver sker på baggrund af indgåede opgaveplaner og aftaler.
Udgifter til licenser, Borgmesterens Forvaltning, Økonomisk Afdeling
Økonomikontoret betaler i første omgang fælles indkøb af licenser og systemvedligeholdelse mv., hvorefter sådanne udlæg senere fordeles efter følgende fordelingsnøgler.
• KMD Udbetaling og Nemkonto, FV’s andel er beregnet forholdsmæssigt på baggrund af antal betalinger, indgår i betalingen til Finanskontoret, jfr. pkt. 6.2.
• NaviReg, vedligeholdelsesabonnement, udgør 1.000 kr. pr. licens
• Essentia, licens, fordeles efter antal forvaltninger med 1/10 til Forsyningsvirksomhederne, Borgmesterens Forvaltning, Teknik- og Miljøforvaltningen og til Forvaltningen for
Sundhed og Bæredygtig Udvikling samt med 2/10 til de tre øvrige forvaltninger i Aalborg Kommune.
Udgifter til abonnementer, Borgmesterens Forvaltning, Juridisk Sekretariat
• KL-journalplan, abonnement, fordeles som anført under eDoc-udgifter.
Udgifter til licenser, Borgmesterens Forvaltning, IT-kontoret
IT-kontoret betaler i første omgang fælles indkøb af licenser og systemvedligeholdelse, hvorefter dette udlæg fordeles efter forskellige principper, som tidligere er aftalt i IT-gruppen
./. og/eller Direktørgruppen, jfr. nedenfor samt bilag 6.3.1.
• Kruse Print System, årlig licens og support, fordeles efter de enkelte forvaltningers antal pc’ere
• Kommuneinformation, årlig licens og support, fordeles efter de enkelte forvaltningers antal pc’ere
• Xxxxxxx, årlig licens, support og lov-net, beregnes i henhold til brugerafhængig fordelingsnøgle
• McAfee, årlig licens og support, fordeles efter de enkelte forvaltningers antal pc’ere
• TDC - LRA og SEPO-abonnement, licenser til digital signatur og sikker e-mail, fordeles ligeligt mellem forvaltningerne
• Indberetningsløsning (Resultmaker) fordeles efter aftalt fordelingsnøgle, jfr. bilag 6.3.1.
• eDoc, udgifter til årlig licens, fordeles mellem forvaltningerne efter en fordelingsnøgle, som er fastsat ud fra antal pc’ere - dvs. potentielle eDoc-brugere og antal aktuelle eDoc- brugere i henhold til beslutning af 29. august 2006, jfr. forannævnte bilag 6.3.1.
• Microsoft, licenser, fordeles efter de enkelte forvaltningers antal pc’ere pr. 1. april i aktuelt år
• Sikkerhedssystemet PointSec, udgifter fordeles efter antal bærbare pc’ere pr. 1. april i aktuelt år
Bidrag til IT-fællesskabet
FV bidrager til IT-fællesskabet i Aalborg Kommune inden for følgende områder:
• Drift og vedligeholdelse af IT-infrastruktur
• IT-sikkerhed
• Infrastrukturpuljen, drift
• Systemudviklingspulje og vedligehold
• Udvikling af infrastrukturpuljen
./. FV’s andel af disse udgifter er beregnet forholdsmæssigt på baggrund af FV’s samlede antal pc’ere, jfr. bilag 6.3.2.
Andel af udgifter til serverrum og backup-løsninger
Fordelingen af disse udgifter sker efter fordelingsnøgler, der tager udgangspunkt i mængden af udstyr, opstillet i serverrummene. Fordelingsnøglerne og driftsomkostningerne genberegnes hvert år for tage hensyn til evt. stigninger i mængden af udstyr, øget elforbrug mv.
./. Specifikation af disse udgifter er anført i bilag 6.3.3.
Betaling for driftsstøtte mv.
./. Der er endvidere indgået aftaler med IT-centret om en lang række driftstøtteopgaver, teknisk service, supportopgaver, web-hosting mv. Disse opgavers betaling sker på baggrund af fordelingsnøgler efter antal pc-arbejdspladser eller til timesatser efter medgået tid, jfr. bilag 6.3.4.
6.4. Øvrige viderefaktureringer
Ud over de forannævnte viderefaktureringer foretager BF tillige viderefakturering af udgifter til telefonsamtaler. Der betales efter minutforbrug pr. telefonnummer i den enkelte driftsvirksomhed i FV.
BF modtager samlede regninger fra forsikringsselskaber og -mægler på forsikringspræmier vedrørende enkelte forsikringstyper, pt. entrepriseforsikringer, og viderefakturerer FV’s andel.
6.5. Betaling for manglende dækningsafgift
Byrådet har tidligere vedtaget, at der ikke skal pålægges dækningsafgift på kommunale bygninger. Som kompensation herpå er det samtidig vedtaget, at FV skal betale et beløb svarende til denne manglende indtægt fra FV’s ejendomme.
Denne kompensationsbetaling udgør 744.157 kr. pr. 1. januar 2010 og 646.299 kr. pr. 1. oktober 2010. Samlet for hele 2010 udgør kompensationsbetalingen således 719.693 kr., og fra 2011 og frem udgør betalingen 646.299 kr.
./. Kompensation for manglende dækningsafgift betales af de enkelte driftsvirksomheder under FV i henhold til beregningsgrundlagene for driftsvirksomhedens bygningsmasse, jfr. bilag 6.5.1.
Kompensationsbetaling for manglende dækningsafgift reguleres i aftaleperioden kun i takt med, at byrådet ændrer dækningsafgiftspromillen.
6.6. Afregning af renter
De enkelte virksomheders finansielle egenkapital (kontantindestående /træk) er fra 2011 placeret på den enkelte virksomheds bankkonto i ”kommunebanken”. For 2010 afregnes i henhold til administrationsaftalen fra 2007.
Det påhviler FV at sikre, at Aalborg Forsyning, Service A/S afregner virksomhedernes andel af den fælles regningsudskrivning til de enkelte virksomheders bankkonto med samme valør, som banken har stillet pengene til disposition for Aalborg Forsyning, Service A/S. Det påhviler endvidere FV at sikre, at Aalborg Forsyning, Service A/S afregner kommunens andel af den fælles regningsudskrivning til kommunens hovedbankkonto med samme valør, som banken har stillet pengene til disposition for Aalborg Forsyning, Service A/S.
BF påser, at banken forrenter den enkelte virksomheds finansielle egenkapital på lige vilkår med kommunens finansielle egenkapital.
Ud over bankens rentetilskrivning på den enkelte virksomheds bankkonto, beregner BF den enkelte virksomheds andel af det samlede nettorenteafkast, som hidrører fra kommunens
likvide aktiver.
BF afregner virksomhedernes andel af nettorenten én gang årligt med fradrag af den af banken tilskrevne rente.
7. Opgaver i henhold til bekendtgørelse 1297 af 10.12.2009
Indberetninger, kontakt til revisorer mv. i henhold til bekendtgørelsen varetages af BF. Ydelser i øvrigt i medfør af bekendtgørelsen er indeholdt i nærværende administrationsaftale.
8. FV’s økonomiske fordelingsnøgler mv.
De enkelte driftsvirksomheders andele af administrationsbidraget til BF samt betaling for FV, Administrationens ydelser til driftsvirksomhederne - Gasforsyningen, Elforsyningen - AKE Net, Fjernvarmeforsyningen og Renovationsvæsenet - samt øvrige områder betales på grundlag af særskilte fordelingsnøgler baseret på objektive kriterier.
Der vil i nærværende administrationsaftale være enkelte ydelser fra BF, såsom andel af lønsystem, ydelser fra IT-kontoret samt telefonomstilling, som også anvendes af de i medfør af vandreformen stiftede selskaber. I forhold til administrationsydelserne til Forsyningsvirksomhedernes driftsvirksomheder, er der her tale om ydelser i meget begrænset omfang og om ydelser, der er vurderet at kunne leveres som overskudskapacitet. Betalingen for disse ydelser viderefaktureres fra FV, Administrationen til Aalborg Forsyning, Service A/S, således at slutbetalingen sker via ydelseskøbsaftalerne mellem Aalborg Forsyning, Service A/S og FV samt mellem Aalborg Forsyning, Service A/S og vandselskaberne.
FV, Administrationen foretager med Aalborg Forsyning, Service A/S som underentreprenør opkrævning af den statslige vandafgift og spildevandsafgift hos ejendomme med egen brønd eller boring. Administrationen foretager direkte fakturering til Borgmesterens Forvaltning for denne ydelse.
Der vil således ikke være administrationsaftaler eller lignende direkte mellem BF og de i medfør af elreformen og vandreformen stiftede aktieselskaber, idet kontakten varetages af FV, Administrationen.
Finansieringsmodellen i de forannævnte ydelseskøbsaftaler vil i en overgangsperiode være baseret på økonomiske fordelingsnøgler baseret på objektive kriterier, idet det dog er hensigten, at finansieringen for udvalgte områder på sigt skal være baseret på regninger efter medgået tid.
:/: De enkelte funktioners fordelingsnøgler/finansieringsmodeller fremgår af følgende bilag til denne administrationsaftale:
• Bilag 8.1 - Ydelser fra Administrationen
• Bilag 8.2 - Ydelser fra Energicenter Aalborg
Betaling for konkrete ydelser fra Administrationen til de skattefinansierede områder - Brandhaner, Varmeplanlægning, Vandplanlægning, Indsatsplanlægning og
Spildevandsplanlægning - sker på basis af tidsregistreringer hos den enkelte medarbejder med deraf følgende regninger, der som udgangspunkt fremsendes hver måned.
For så vidt angår resultatcentret Indkøbsaftalefunktionens betaling for Administrationens ydelser indgår dette område på lige fod med FV’s driftsvirksomheder i forannævnte finansieringsmodel baseret på økonomiske fordelingsnøgler.
De ydelser fra BF, der konkret kan henføres til specifikke driftsvirksomheder under FV, skal som hovedregel betales af disse. Dette er således også gældende for kompensationsbetalingen for manglende dækningsafgift, idet driftsvirksomhedernes andele er baseret på den enkelte driftsvirksomheds bygningsmasse.
9. Ikrafttrædelse mv.
Nærværende aftale træder i kraft pr. 1. januar 2010 og løber indtil videre.
Såfremt byrådet vedtager at sælge Elforsyningen - AKE Net, reduceres omkostningerne i nærværende administrationsaftale via reduktion i omsætningstal, personaletal mv., som indgår i de økonomiske fordelingsnøgler, herunder Elforsyningen - AKE Nets andel af kompensationsbetalingen for manglende dækningsafgift.
Borgmesterens Forvaltning Forsyningsvirksomhederne
Den / 2010 Den / 2010
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx / Xxxx Xxxxxxxx | Xxxx Xxxxx | / | Xxxx Xxx |
Vicekommunaldirektør Kontorchef | Direktør | Administrationschef |
Bilagsfortegnelse
Afsnit 6.1 - Administrationsbidrag
Bilag 6.1.1. Specifikation af administrationsbidraget
Afsnit 6.2 - Direkte fakturering på baggrund af kalkulerede priser/takster
Bilag 6.2.1. Estimat for 2011 af Forsyningsvirksomhedernes forventede betaling til Finanskontoret
Afsnit 6.3 - Direkte fakturering på baggrund af fordelingsnøgler
Bilag 6.3.1. IT-kontoret, udgifter til licenser Bilag 6.3.2. Bidrag til IT-fællesskabet
Bilag 6.3.3. Andel af udgifter til serverrum og backup-løsninger Bilag 6.3.4. Betaling for driftsstøtte mv.
Afsnit 6.5 - Betaling for manglende dækningsafgift
Bilag 6.5.1. Oversigt over beregningsgrundlag for ejendomme tilhørende Gasforsyningen, Elforsyningen - AKE Net, Fjernvarmeforsyningen, Renovationsvæsenet og Administrationen, der er underlagt den offentlige ejendomsvurdering