Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
om levering af flydende gas (tank) og luftformige gasser (på trykflasker) til Landssjúkrahúsið
Offentligt udbud
jf. Rundskriv nr. 9003 frá 1. juli 2019 um keyp av vørum og tænastum
2023
Indholdsfortegnelse
Indhold
2
5
5
2.3 Ejendomsret og tilbudsomkostninger 6
3. Frister og tidsplan for udbuddet
6
3.2 Spørgsmål og besigtigelse 6
3.4 Tilbuddets gyldighed (vedståelsesfrist) 7
3.5 Kontrakttildeling og -start 7
4. Udbuddets art, omfang og formål
7
4.3 Afgivelse af alternativt tilbud 8
8
8
6.1 Tilbudsgivers eventuelle forbehold 8
7. Kravspecifikation og mængder
8
Se bilag 1 kravspecifikation og bilag 2 tilbudslisten
8
7.1 Leverancens omfang og mængder 8
7.3 Kvalitet og funktionalitet 9
7.3.1 Produktegenskaber, standarder og normer 9
9
10
9.1.1 Prisoplysninger for leje af tankanlæg og leje af flasker 10
10. Levering og logistiske forhold
10
10.1 Leveringssikkerhed samt ordre- og leveringsrutiner 10
11. Service og support overfor brugerne
10
12. Særlige ydelser og forhold
10
12.1 Uddannelse, kurser m.v 10
11
14. Tildelingskriterium (tilbudsvurdering)
11
14.3 Kvalitet, leveringssikkerhed og service 12
12
12
Mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen 12
Mindstekrav til teknisk og faglig formåen 12
Bilagsoversigt
Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter:
◼ Udbudsbetingelser ◼ Bilag 1 Kravspecifikation |
◼ Bilag 2 Tilbudsliste ◼ Bilag 3 Tro- og love erklæring |
◼ Kontraktudkast |
1. Ordregiver
Landssjúkrahúsið
X.X. Xxxxxxxxxx 00-00 000 Xxxxxxxx
Kontaktperson Xxxxxxx Xxxxxxx Teknisk afdeling Mobil: x000 000000
2. Generelt
Nærværende udbud er et offentligt udbud offentliggjort jf. Rundskrivið frá Fíggjarmálaráðnum Rundskriv nr. 9003 frá 1. juli 2019 um keyp av vørum og tænastum.
Udbudsprocessen foregår elektronisk gennem Keypsportalur Landsins xxx.xxxxxxxxxxx.xx. Dette gælder både adgang til udbudsmaterialet samt yderligere korrespondance, jf. nærmere nedenfor. Tilbudsafgivelse foregår ved fremsendelse af tilbud til teknisk leder, Xxxxxxx Xxxxxxx, på xxxxxx@xx.xx
Udbudsmaterialet består af Kravspecifikation, Tilbudsliste, Tilbudsgivers spørgsmål og svar
samt Dokumenter.
◼ I Kravspecifikationen besvares mindstekrav (benævnt A-krav) og konkurrenceparametre (B-krav), samt en række øvrige oplysninger, der er nødvendige for udbudsprocessen. Det vil fremgå af kravet, om der kan/skal vedhæftes dokumentation for besvarelsen. Både besvarelse og evt. vedhæftet dokumentation indgår herefter i Kravspecifikationen.
◼ Prisliste udfyldes ligeledes af Tilbudsgiver.
◼ Tilbudsgivers spørgsmål og svar indeholder Ordregivers besvarelse af anonymiserede spørgsmål fra Tilbudsgiver om udbudsmaterialet. Alle spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftligt, på dansk og stilles via e-mail til xxxxxx@xx.xx. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på hjemmesiden xxx.xxxxxxxxxxx.xx i anonymiseret form og kan ses under fanen ”Útboðsyvirlit”.
◼ Dokumenter er generelle vilkår for tilbudsafgivelse (pdf-filer) forfattet af Ordregiver. Nogle af dokumenterne er filer, som skal udfyldes af Tilbudsgiver og vedhæftes som dokumentation til besvarelse af Kravspecifikationen.
2.1 Tjekliste for tilbuddet
Følgende dokumenter og oplysninger skal fremgå af tilbuddet:
◼ Besvaret kravspecifikation
◼ Udfyldt tilbudsliste
◼ Udfyldt tro- og love erklæring
Endvidere bør følgende dokumenter og oplysninger fremgå af tilbuddet, eller Tilbudsgiver skal være villig til på Ordregivers opfordring straks at fremkomme dermed:
◼ Produktdatablade
Ordregiver forbeholder sig dog ret til, at spørge om supplering og præcisering af tilbud, såfremt eventuelle mangler vedrørende formelle krav i Tilbudsgivers fremsendte tilbud forefindes.
2.2 Sprog
Tilbud, herunder besvarelse af kravspecifikation, skal afgives på dansk. Udbudsmaterialet, herunder kontrakten er affattet på dansk.
Al øvrig kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig.
Dokumentation af de tilbudte produkter og tekniske specifikationer accepteres dog på engelsk/svensk/norsk.
2.3 Ejendomsret og tilbudsomkostninger
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er Ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Tilbuddet udarbejdes for Tilbudsgivers regning og risiko.
3. Frister og tidsplan for udbuddet
3.1 Tidsplan
Dato | Begivenhed |
24. maj 2023 | Offentliggørelse af udbud |
Uge 22 2023 | Besigtigelse af tankanlæg og centralgasrum med reservebatterier og som samtidigt er lager for fulde og tomme flasker |
12. juni 2023 | Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet (spørgefrist) |
16. juni 2023 | Kl. 14.00 - Frist for afgivelse af tilbud |
21. juni 2023 | Tildelingsbeslutning (uge 25) |
Ultimo juni - primo juli 2023 | Kontraktindgåelse (uge 26/27) |
Kontraktstart – se pkt. 3.5 |
3.2 Spørgsmål og besigtigelse
Der afholdes besigtigelse den i uge 22 – forventet 1. juni 2023 på følgende adresser: Landssjúkrahúsið kl. 9.00 – 11.00.
Tilmelding til mødet sendes til Ordregivers kontaktperson.
Ordregiver opfordrer Tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold og krav, der efter Tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at op- fylde eller beskrevet på ufuldstændig vis.
Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt så tidligt som muligt og senest den 12. juni 2023. Spørgsmålene vil blive besvaret senest den 14. juni 2023. Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil blive besvaret, hvis det er muligt, senest pr. ovennævnte svarfrist.
Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes at blive besvaret.
Såfremt der måtte opstå behov for at offentliggøre yderligere svar eller oplysninger senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan tilbudsfristen evt. blive forlænget afhængigt af spørgsmålets eller oplysningernes karakter.
Spørgsmål til udbudsmaterialet sendes til Ordregivers kontaktperson.
Alle spørgsmål vil sammen med svarene blive offentliggjort i anonymiseret form via Keypsportalurin. Dette vil så vidt muligt ske løbende. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig løbende orienteret via Keypsportalurin.
Ordregiver forventer, at tilbudsgiver tydeligt angiver det punkt i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører.
3.3 Tilbudsfrist
Frist for afgivelse af tilbud er senest d. 16. juni 2023 kl. 15.00.
Tilbudsgiver skal sende til Ordregivers kontaktperson før tilbudsfristen. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt.
Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af de modtagne tilbud.
3.4 Tilbuddets gyldighed (vedståelsesfrist)
Tilbuddet skal være gyldigt indtil 6 måneder efter tilbudsfristen.
3.5 Kontrakttildeling og -start
Kontrakten forventes tildelt ultimo juni 2023, og Kontrakten forventes at træde i kraft til den efterfølgende 3. juli 2023, såfremt kontrakten tildeles den nuværende leverandør eller med opstart 3 måneder efter kontraktunderskrivelse såfremt der udpeges en ny leverandør.
Tilbudsgiver skal derfor som udgangspunkt være i stand til at præstere de første leverancer til denne termin.
4. Udbuddets art, omfang og formål
4.1 Art, omfang og formål
Udbuddet vedrører Levering af flydende- og luftformige gasser til Landssjúkrahúsið.
Produkterne i dette udbud er lægemidler og indgår både i flydende form (tank), store flasker(reserveforsyning) og små transport-ilt flasker. Alle de nævnte områder, indgår i kritisk forsyninger på hospitalet, hvorfor vi stiler særlige krav til håndtering.
Selvom både Grønland og Færøerne er undtaget lægemiddelloven jvf. § 110 i loven, hvilket også betyder at der ikke er krav om at følge BEK nr. 1318 27/12-2017 om gasser til medicinsk brug har Landssygehuset af hensyn til patientsikkerheden valgt at følge loven (og også BEK) således at retningslinjerne for lægemiddelgasser, som gælder hospitaler i Danmark, også følges på Færøerne.
Mængder og omfang vedrørende kontrakten fremgår af Tilbudslisten. De konkrete kravspecifikationer, krav til kvalitet m.v. fremgår af kravspecifikationen. De kontraktvilkår, som vil være gældende for leverancen, fremgår af Kontraktudkast.
Indkøbet skal understøtte Landssjúkrahúsið overordnede målsætning om at kunne levere behandling på et højt niveau og skal ske under hensyntagen til bevidsthed om kvalitet og sikkerhed, herunder opretholdelse af en høj hygiejnestandard, til gavn for patienter og personale samt en konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler.
Udbuddet omfatter følgende optioner:
◼ Option på service (Såfremt udbudsgiver har påtænkt at anvende en underleverandør til denne option bedes navnet på en eventuel underleverandør oplyst i tilbuddet)
◼ Option på uddannelse
Se tilbudslisten og kravspecifikationen
4.2 Afgivelse af tilbud
Der skal afgives tilbud på alle positioner i tilbudslisten – også optionerne.
Hvis der ikke afgives bud på en position i tilbudslisten, indsætter Ordregiver prisen fra den dyreste tilbudsgiver +50% (kapitalisering af manglende tilbudspris).
4.3 Afgivelse af alternativt tilbud
Der kan ikke afgives alternativt tilbud.
5. Kontraktperiode
Kontrakten forventes at løbe fra den 1. juli 2023 (se pkt. 3.5) til og med den 31. juni 2027, med mulighed for forlængelse med 1 ekstra år. Ordregiver kan opsige kontrakten med 3 måneders varsel efter de første 4 år.
6. Forbehold
6.1 Tilbudsgivers eventuelle forbehold
Tilbuddet skal være i overensstemmelse med udbudsmaterialet herunder kontraktvilkår. Der ikke tages forbehold for mindstekrav i udbudsmaterialet.
7. Kravspecifikation og mængder
Se bilag 1 kravspecifikation og bilag 2 tilbudslisten.
7.1 Leverancens omfang og mængder
Leverancens skønnede omfang og mængder fremgår af Tilbudslisten.
Oversigten i Tilbudslisten viser det hidtidige/skønnede forbrug og fordeling korrigeret med forventningerne til det fremtidige forbrug. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer og Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov.
Det forventes at når den nye tilbygning tages i brug skal der bruges yderligere 2 batterier til reserveforsyning for denne bygning.
Af hensyn til brugen af letvægtsflasker med integreret ventil i vore ambulancer stiller vi krav om maksimum højden af flaskerne.
Maksimum højde på flasker inklusiv ventil 3 ltr. 56 cm.
5 ltr. 62 cm.
Tilbudsgiver skal forpligte sig til at opretholde et sikkerhedslager af kritiske luftarter, efter
aftale med Landssjúkrahúsið.
Tilbudsgiver er forpligtet til at opretholde en vagtordning døgnet rundt, alle årets dage.
7.2 Leveringssteder
Til hospitalet er der 1-2 leveringssteder. (Centralgasrum og ved ambulance garage – dette aftales nærmere)
7.3 Kvalitet og funktionalitet
Generelt er det vigtigt for Ordregiver, at de produkter, som tilbydes, er egnede til formålet, opfylder gældende standarder og normer, bl.a. markedsføringstilladelser og CE-mærknings- krav, såvel i forhold til det primære anvendelsesformål, klinisk eller non-klinisk, som i forhold til patient- og personalesikkerhed. Derudover tilstræbes lav miljøbelastning uden at dette sker på bekostning af patient- og personalesikkerhed og kan ske inden for realistiske økonomiske rammer.
Leverandøren skal ved alle leverancer af medicinske gasser leve op til gældende dansk lovgivning, gældende Ph. Eur. samt GMP/GDP reglerne
De konkrete krav fremgår af nedenstående punkter samt kravspecifikationen. Den konkrete vægtning af kvalitet m.v. fremgår af tildelingskriterierne.
7.3.1 Produktegenskaber, standarder og normer
Tilbudsgiver skal være villig til efter anmodning at give uddybende og supplerende oplysninger om specifikationen m.v. af de tilbudte produkter i yderligere dokumentationsbilag som led i en teknisk afklaring.
Det bør fremgå af produktoplysningerne, hvilken CE-klassifikation produktet tilhører, for så vidt produktet er underlagt krav om CE-mærkning. Såfremt klassifikationen ikke fremgår, skal Tilbudsgiver på Ordregivers opfordring straks fremkomme med denne oplysning inkl. dokumentation for den underliggende kvalitetssikring af produktets opnåelse heraf (f.eks. overensstemmelseserklæring eller certificeringsdokument).
Produktdatablade skal vedhæftes besvarelsen efter følgende systematik:
Link til produktdatablade kan indsættes i Tilbudslisten i bemærkningsfeltet.
Det skal være muligt for Ordregiver umiddelbart at identificere sammenhængen mellem produktdatablad og de enkelte produkter.
Miljømæssige forhold er angivet i kravspecifikationen.
7.4 Alternative produkter
Der kan ikke afgives tilbud med alternative produkter.
8. Kontraktudkast
Vedlagte Kontraktudkast inkl. bilag udgør vilkårene for en eventuel samhandel. Udkastet suppleres med relevante oplysninger og bilag fra Tilbudsgivers tilbud. Det fremgår af udkastet, hvor Kontrakten suppleres. Da der ikke er tale om en standardkontrakt, opfordres
Tilbudsgiver til at gennemgå Kontraktudkastet nøje og stille spørgsmål til evt. uklarheder, jf. nærværende udbudsbetingelser.
9. Pris
9.1 Prisoplysning
Tilbudspriser på de i Prislisten anførte produkter skal oplyses i færøske kroner, ekskl. moms men inkl. evt. øvrige afgifter og told (netto).
Priser anføres i de angivne felter i tilbudslisten, som er bindende for Tilbudsgiver. Ordregiver tager forbehold for formelfejl i sumkolonner.
9.1.1 Prisoplysninger for leje af tankanlæg og leje af flasker
Tankleje og flaskeleje fremgår af tilbudslisten og skal oplyses for de anførte enheder og skal indeholde alle de med leverancerne tilhørende ydelser, som fremgår af det samlede udbudsmateriale.
9.2 Fastprisperiode
De tilbudte priser skal være gældende frem til første regulering, som finder sted ét år efter kontraktstart.
Betingelser for regulering af priser fremgår af Kontraktudkast.
10. Levering og logistiske forhold
Handels- og leveringsbetingelser fremgår af kontraktudkastet.
10.1 Leveringssikkerhed samt ordre- og leveringsrutiner
Tilbudsgiver skal i Kravspecifikationen beskrive, hvordan leveringssikkerheden sikres. Beskrivelsen er bindende og indgår i besvarelsen af kravspecifikationen i Sælgers tilbud.
Levering af medicinske produkter omfattet af udbuddet skal som minimum være i overensstemmelse med EUCOMED Position Good Distribution Practice (GDP) eller tilsvarende.
11. Service og support overfor brugerne
Tilbudsgiver skal ved evt. kontrakttildeling sikre, at Ordregivers personale introduceres til produkterne, herunder korrekt og sikker brug heraf, og skal løbende vedligeholde denne introduktion. – se option for uddannelse.
Det er et krav, at Tilbudsgiver kan supportere Ordregiver inden for Tilbudsgivers normale åbningstid enten via telefon eller personligt fremmøde. Supporten skal kunne gives af personer med faglige baggrund.
Leverandøren skal yde teknisk rådgivning med henblik på bedst mulig udnyttelse af de leve- rede luftarter og skal i enhver henseende bistå Landssjúkrahúsið ved eventuelle driftsforstyrrelser i relation til luftarterne, det tekniske udstyr til luftarterne og tankanlæggene.
12. Særlige ydelser og forhold
12.1 Uddannelse, kurser m.v.
Se option I krav spec.
13. Kontraktens karakter
Kontrakten, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, er en offentlig kontrakt.
Ordregiver agter at indgå kontrakt med den leverandør, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet anført i udbudsbetingelsernes, Tildelingskriterium.
14. Tildelingskriterium (tilbudsvurdering)
14.1 Tildelingskriterium
Kontrakten tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som identificeres på grundlag af kriteriet:
Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Kriteriet bedømmes ud fra følgende underkriterier:
Underkriterierne vægter samlet 100 %:
◼ Pris vægter 60 %
◼ Øvrige underkriterier vægter samlet 40 %, fordelt
◼ Kvalitet, leveringssikkerhed og service 40 % - se underopdeling i kravspecifikation
De point, som Ordregiver i sin tilbudsevaluering giver underkriterierne, vil i den samlede evaluering blive ganget med den oplyste vægt og lagt sammen til et samlet resultat.
14.2 Pris
Pris vurderes på basis af de udbudte mængder samt priser og rabatter oplyst i de modtagne tilbud.
Hvis der ikke afgives bud på en position i tilbudslisten, indsætter Ordregiver prisen fra den dyreste tilbudsgiver +50% (kapitalisering af manglende tilbudspris).
Underkriteriet ”Pris” evalueres efter en pointmodel på en skala fra 0-10 med decimaler. Der benyttes en lineær nulpunktsmodel, hvor udgangspunktet er, at 0 point gives til tilbud, hvis pris ligger 75% over prisen for tilbuddet med den laveste pris. Er spredningen for de ind- komne tilbud større end forventet, vil ordregiver benytte en nulpunktsmodel, hvor 0 point gi- ves til tilbud, hvis pris ligger 100% over prisen for tilbuddet med den laveste pris. Hvor spredning i priserne for de indkomne tilbud er mindre end forventet, vil ordregiver benytte en nulpunktsmodel, hvor 0 point gives til tilbud, hvis pris ligger 50% over prisen for tilbuddet med den laveste pris. Det bemærkes, at selvom alle tilbuddene kan placeres indenfor sidst- nævnte nulpunkt, er det ikke ensbetydende med, at ordregiver anvender denne og frafalder den forventede nulpunktsmodel.
Ordregiver forbeholder sig ret til at give 0 point til tilbud, hvis ”pris” overstiger det anvendte nulpunktet, for så vidt der er tale om tilbud med markant højere priser, såfremt en fastsættelse af et højere nulpunkt vil skævvride vægtningen af de øvrige tilbud. Der er således ikke pligt til at fastsætte det nulpunkt, der kunne rumme alle tilbud.
Med prispointenes spredning forstås, at hældningen bliver egnet til at afspejle underkriteriets vægt samt klart afspejler alle tilbuddenes indbyrdes prisforskel.
14.3 Kvalitet, leveringssikkerhed og service
Kvalitet vurderes på baggrund af de i kravspecifikationen bilag 1 anførte B-krav, som udgør elementerne i ovennævnte underkriterium.
Evalueringen vil blive foretaget på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Ordregivers B- krav i bilag 1, inkl. Eventuel dokumentation som Tilbudsgiver har fundet det nødvendigt at henvise til i besvarelsen af kravspecifikationen og eventuel dokumentation, som Ordregiver har krævet.
Alle B-krav indeholdt i kravspecifikationen vil indgå i Ordregivers evaluering af tilbuddet. I kravspecifikationen er det angivet hvorledes de enkelte B-krav prioriteres.
Eventuel manglende besvarelse af et B-krav vil tælle ned i vurderingen af tilbuddet, men vil ikke føre til afvisning af tilbuddet.
Underkriteriet kvalitet, leveringssikkerhed og service evalueres efter en pointmodel på en skala fra 0-10 point med decimaler. Hvert delkriterium vægter lige, med mindre andet konkret er angivet, og der tildeles point således, at maksimum point svarer til den af ordregiver bedst kendte løsning/besvarelse, 5 point er tilfredsstillende og 0 point er ikke opfyldt.
15. Udbudsprocessen
Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige Tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken/ hvilke Tilbudsgivere Ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med.
16. Udvælgelseskriterier
Kravene til Tilbudsgivers virksomhed nedenfor skal være opfyldt, for at man kan få tildelt kontrakten.
Mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal som minimum have en årlig omsætning på 3 mio. kr. i gennemsnit de sidste 3 år.
Mindstekrav til teknisk og faglig formåen
Tilbudsgiver skal have erfaring med levering af den udbudte ydelse til Hospitaler. Tilbudsgiver skal vedlægge mindst 2 referencer, indenfor de sidste 3 år.