Offentligt udbud af i alt 2 stk. fabriksnye og færdigopbyggede lastbiler
Dato: 31.03.2023
Sagsnr.:
Kontrakt ID: 2023-0330 og 2023-
0331
Initialer: CSP
Udbudsbetingelser for
Offentligt udbud af i alt 2 stk. fabriksnye og færdigopbyggede lastbiler
Udgiver: Aalborg Renovation
Udgivelse: Version 1
Tekst: Endelig
Aalborg Forsyning Nefovej 50
Indholdsfortegnelse
3
5
2.2.1 Generelt om udarbejdelse af tilbud 8
2.2.2 Alternative og sideordnede tilbud 8
2.3.1 Frist for afgivelse af tilbud 9
2.4 Orienteringsmøde og besigtigelse 10
3 TILDELING OG EVALUERINGSMETODE
10
3.1 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål 10
3.2 Kriterier for vurdering af tilbud 11
3.3 Verificering af oplysninger i ESPD’et 11
12
13
13
6.1 Oversigt over tidsfrister i tilbudsfasen 13
6.2 Dokumentoversigt og tjekliste 13
7 BILAG TIL NÆRVÆRENDE UDBUDSBETINGELSER
14
1 Indledning
1.1 Ordregiver
Følgende selskab fra Aalborg Forsyning indgår som kontraktpart:
Aalborg Forsyning Aalborg Renovation Over Bækken 2
9000 Aalborg
CVR-nr.: 29189420
Kontaktperson: Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxx
E-mailadresse: xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Aalborg Forsyning forsyner borgere med fjernvarme, gas og vand ligesom vi afleder spildevand, afhenter affald og tilbyder energirådgivning.
Aalborg Forsyning udgøres af en række forsyningsvirksomheder ejet af Aalborg Kommune, som forsy- ner kunder med fjernvarme, gas og vand, ligesom vi afleder spildevand, afhenter affald og tilbyder ener- girådgivning. Vores mission er at skabe bæredygtighed og tryghed – også for kommende generationer.
Aalborg Renovation er en del af Aalborg Forsyning.
Yderligere information om Aalborg Forsyning kan findes på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
1.1.1.2 Aalborg Kommune, Miljø- og Energiforvaltningen
Miljø- og Energiforvaltningen er en af Aalborg Kommunes forvaltningsgrene. Miljø- og energiforvaltnin- gen udfører myndighedsopgaver, herunder planlægning på bæredygtigheds-, miljø-, varme-, vandforsy- nings-, spildevands- og affaldsområdet. Administrationen varetager en række opgaver for forvaltningens politiske udvalg, rådmand og direktion.
1.2 Udbuddets genstand
Udbuddet vedrører indkøb af to stk. fabriksnye og færdigopbyggede lastbiler til Aalborg Renovation. De to lastbiler udbydes på to delaftaler.
På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået én (1) Kontrakt med én (1) Leve- randør pr. delaftale til at varetage levering af de heraf omfattede Leveringsgenstande.
Delaftale nr. | Betegnelse | Xxxxx leverandører |
Delaftale 1 | 1 stk. fabriksny 4-akslet HVO-dieseldrevet chassis 32T fær- digopbygget med kroghejs renovationsbil | 1 |
Delaftale 2 | 1 stk. fabriksny 4-akslet HVO-dieseldrevet chassis 32T fær- digopbygget med kroghejs og kran | 1 |
1.3 Generelt om udbuddet
Nærværende dokument indeholder udbudsbetingelserne samt forhold vedrørende afgivelse af tilbud som bekendtgjort i EU-Tidende.
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i udbudslovens §§ 56 og 57 (Lov nr. 10 af
06. januar 2023, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud).
Udbuddet afholdes digitalt via udbudsportalen Ethics (herefter benævnt ’Ethics’). Dette medfører, at del- tagelse i udbudsforretningen, herunder aflevering af tilbud, udelukkende kan foregå via denne udbuds- portal.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Ordregiver uvedkom- mende, herunder også hvis Ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kon- trakt.
Udbudsprocessen omfatter følgende stadier og milepæle:
I. Udarbejdelse af tilbud
Tilbudsgiver udarbejder sit tilbud på baggrund af udbudsmaterialet og afgiver tilbud via Ethics inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt 2.3.1. Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at efter- spørge yderligere oplysninger ved at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 2.5.
II. Vurdering af tilbuddene
Ordregiver påbegynder vurderingen af tilbuddene umiddelbart efter tilbudsfristens udløb.
Efter åbningen af de modtagne tilbud vurderer Ordregiver, om tilbuddet er konditionsmæssigt, herunder om tilbudsgiveren har udfyldt det fælleseuropæiske udbudsdokument (herefter be- nævnt ”ESPD”).
Ordregiver evaluerer herefter tilbuddene i overensstemmelse med det i punkt 3.2 angivne tilde- lingskriterie.
III. Tildeling af kontrakten
Før Ordregiver træffer endelig beslutning om tildeling af kontrakt, skal Ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et.
Inden tildeling af kontrakten skal tilbudsgiver på Ordregivers anmodning endvidere fremsende dokumentation, som angivet i bilag 1.1 i krav nr. 24 og bilag 1.2 i krav nr. 25 i punkt 4, dokumen- tation.
Når Ordregiver har truffet endelig beslutning om tildeling af kontrakten, underrettes samtlige tilbudsgivere skriftligt og samtidigt herom via Ethics.
Kontrakten kan ikke underskrives før udløbet af standstill-perioden på 10 dage og anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten forventes at blive underskrevet digitalt.
1.4 Udbudsmaterialet
Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter:
Udbudsdokumenter:
I. Udbudsbekendtgørelsen
II. Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag:
a. Bilag A: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
b. Bilag B: Erklæring vedr. Rusland
c. Bilag C1: Tilbudsskabelon – Delaftale 1
d. Bilag C2: Tilbudsskabelon – Delaftale 2
III. Eventuelle rettelsesblade
Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grun- digt ind i udbudsbetingelserne og udbudsbekendtgørelsen.
Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er kom- plet og overholder de i udbudsbetingelserne og udbudsbekendtgørelsen fastsatte retningslinjer.
Aftalegrundlag:
Delaftale 1:
I. Kontrakt med tilhørende Bilag:
a. Bilag 1.1: Tilbudsskabelon med tilbudsgiverens besvarelse
b. Bilag 2.1: Tilbudsgivers bilag i form af dokumentation for opfyldelse af krav mv.
Delaftale 2:
II. Kontrakt med tilhørende Bilag:
a. Bilag 1.2: Tilbudsskabelon med tilbudsgiverens besvarelse
b. Bilag 2.2: Tilbudsgivers bilag i form af dokumentation for opfyldelse af krav mv.
Kontrakten med tilhørende bilag fastlægger overordnet set parternes rettigheder og forpligtelser i forbin- delse med levering af de udbudte ydelser.
Kontrakten underskrives af begge parter i forbindelse med udbudsforretningens afslutning.
2 Tilbudsafgivelse
2.1 Tilbudsgivers egnethed
Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af tilbud indsende et udfyldt ESPD, hvori tilbudsgiver be- kræfter at kunne imødekomme de krav til egnethed og udelukkelse, som er anført i udbudsbekendtgørel- sens punkt VI.3). Tilbudsgiver kan vælge at sende et ESPD samlet for begge delaftale eller et ESPD pr. delaftale
Ligeledes anføres det i ESPD’et;
1) om tilbudsgiver baserer sin økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen på
støttende virksomheder, og
2) om tilbudsgiver deltager i udbudsprocessen alene eller sammen med andre virksomheder, f.eks. som en del af et konsortium, jf. nedenfor.
Ad 2 - Støttende virksomheder:
Hvis tilbudsgiver byder alene, men ikke selv kan leve op til mindstekravene – og således ikke kan få til- delt kontrakten på egen hånd – kan denne støtte sig på en anden virksomheds økonomi eller faglige/tek- niske kompetencer eller kapacitet. Det skal i så tilfælde angives i hvert ESPD, ved at der sættes kryds i feltet ”Ja”. Feltet ses på billedet nedenfor ved den røde pil:
Herudover skal tilbudsgiver angive i del II, afsnit B, hvilke enheder virksomheden baserer sig på (rød kasse nedenfor):
I det tilfælde, hvor tilbudsgiver støtter sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle og/eller tek- niske og faglige formåen (støttende virksomheder), skal den støttende virksomhed udfylde og indlevere et særskilt ESPD, for hver Delaftale, denne støtter tilbudsgiver på. Hvis der er flere støttende virksomhe- der, skal samtlige støttende virksomheder udfylde og indlevere hver sit ESPD.
De støttende virksomheder skal i deres ESPD kun udfylde del II, afsnit A og B og del III med de oplys- ninger, der anmodes om, samt de relevante oplysninger i del IV og V.
De støttende virksomheder skal underskrive deres ESPD.
Ad 3 - Deltagelse i udbudsprocessen sammen med andre virksomheder:
Tilbudsgiver kan deltage i udbudsprocessen sammen med en eller flere andre virksomheder. Dette kan eksempelvis ske ved at flere virksomheder indgår i et konsortium sammen. Et konsortium er en sam- menslutning af to eller flere virksomheder, som dannes for at byde i fællesskab på den konkrete opgave. I modsætning til den situation, hvor den ansøgende virksomhed blot støtter sig på en anden virksom- heds økonomiske og finansielle henholdsvis tekniske og faglige formåen for at opfylde kravene til eg- nethed, er der således her tale om, at to eller flere virksomheder byder som en samlet enhed.
Alle virksomheder, der indgår i konsortiet, skal udfylde hver sit ESPD.
Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal dette angives i hvert ESPD, ved at der sættes kryds i feltet ”Ja”, som ses på billedet nedenfor ved den røde pil:
Derudover skal tilbudsgiver i ESPD’et udfylde pkt. a), b) og c) som ses på billedet ovenfor, herunder skal det i pkt. a) angives, hvem der er udpeget som befuldmægtiget, som med bindende virkning for sam- menslutningen kan indgå aftaler med Ordregiver.
Underleverandører/-entreprenører, som tilbudsgiver ikke støtter sig på:
Hvis tilbudsgiver skal anvende underleverandører/-entreprenører, som tilbudsgiver hverken økonomisk og finansielt eller teknisk og fagligt støtter sig på for at imødekomme minimumskravene til egnethed, skal der ikke udfyldes et ESPD for den/de pågældende underleverandør(er)/-entreprenør(er).
Dog gøres der opmærksom på, at tilbudsgiver ikke må indgå aftaler med underleverandører/-entrepre- nører, som befinder sig i en af de situationer, der er oplistet i udbudsloven §§ 135, 136 og 137, stk. 1, nr. 2, jf. dog § 138.
For yderligere informationer om udfyldelse af ESPD’et henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/.
Der er endvidere udarbejdet en ESPD videovejledning af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Vær dog opmærksom på, at ESPD til nærværende udbud skal udfyldes i Ethics. Vejledningen kan tilgås på føl- gende link: ESPD – Det fælles europæiske udbudsdokument (xxxx.xx)
2.2 Udarbejdelse af tilbud
2.2.1 Generelt om udarbejdelse af tilbud
Tilbuddet skal udformes i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser, den vedlagte kon- trakt med tilhørende bilag, eventuelle rettelsesblade samt udbudsmaterialet i øvrigt, der udtrykker de krav og forventninger, som Ordregiver har til tilbudsgiverens tilbud.
Det bør fremgå af tilbudsgivers tilbudsbrev, hvilke Delaftaler tilbudsgiver ønsker at byde på.
For hver Delaftale, der afgives tilbud på, skal der udfyldes én tilbudsskabelon (Bilag 1.1 og/eller Bilag 1.2)
Tilbudsskabelonen skal udfyldes fuldt ud, og der må ikke ændres eller skrives mere til i tilbudsskabelo- nen end angivet i skabelonens beskrivelser. Tilbudssummen skal indeholde priser på samtlige forhold, der er nødvendige for kontraktens opfyldelse, herunder også ydelser, som ikke er direkte anført i tilbuds- listen.
Tilbudsgiver opfordres til at afgive tilbud på optionerne, men der gøres opmærksom på, at det er ikke et krav, at der afgives tilbud på optionerne. Der er således ikke krav om, at punktet om option udfyldes i tilbudsskabelonen.
Medmindre andet udtrykkeligt er angivet, indbefatter beløbsangivelser ikke merværdiafgift (moms). Alle på tilbudsdagen i øvrigt gældende skatter og afgifter, skal dog være indeholdt i tilbudssummen.
Deltagelse og afgivelse af tilbud foregår udelukkende via Ethics.
Det er tilbudsgivers ansvar, at det fulde tilbudsmateriale lægges op og ”sendes” rettidigt på Ethics. Der gøres opmærksom på, at upload kan være tidskrævende, og tilbudsgiver bør derfor sikre sig, at der er tilstrækkelig tid til at uploade det fulde tilbudsmateriale rettidigt.
2.2.2 Alternative og sideordnede tilbud
Tilbudsgiveren har, som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.10, ikke adgang til at afgive alterna- tive tilbud. Tilbudsgiveren har desuden ikke mulighed for at afgive sideordnede tilbud.
Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet skal fremgå klart, tydeligt og samlet af tilbudsgivers til- bud.
Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører således, at tilbuddet er ukon- ditionsmæssigt og vil blive afvist. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmate- rialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som forbehold overfor grundlæggende elemen- ter.
Der kan ikke tages forbehold over for mindstekrav.
Et mindstekrav er et centralt og ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Fravigelser fra mindstekrav kan ikke accepteres, og tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav, er således ukonditionsmæssige og vil blive afvist.
Tilbudsgiver har mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke har karak- ter af grundlæggende elementer eller mindstekrav. Tilbudsgiver bør dog være opmærksom på, at det står Ordregiver frit for at afvise tilbud med forbehold som ukonditionsmæssige, og at forbehold i tilbuddet således kan medføre, at tilbuddet vil blive afvist. Hvis Ordregiver vælger at tage tilbud, som indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer, i betragtning, vil det/de pågældende forbehold blive kapitaliseret, og prisen herfor vil blive tillagt den pågældende tilbudsgivers tilbudssum.
Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekven- serne af disse forbehold er, samt hvilke konkrete bestemmelser eller forhold tilbudsgiver vil erstatte.
2.2.3.1 Vurdering af forbehold
Ordregiver vil inden for de ovenfor anførte rammer vurdere, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer, herunder mindstekrav, i udbudsmaterialet.
Dokumenterne kan indeholde krav, som er udtrykt i form af henvisninger til tekniske specifikationer og standarder, såsom ISO-standarder. Ordregiver har bestræbt sig på at tilføje ordene "eller tilsvarende" til alle sådanne henvisninger til tekniske specifikationer og standarder. Hvis der mod forventning skulle være henvisninger til tekniske specifikationer eller standarder, der ikke er efterfulgt af ordene "eller til- svarende", skal henvisningen til den pågældende specifikation eller standard forstås således, at ordene "eller tilsvarende" er tilføjet.
Hvis en eller flere tekniske specifikationer eller standarder ikke er overholdt i tilbuddet, fordi tilbudsgive- ren i stedet anvender en anden, tilsvarende standard, skal tilbudsgiveren ved tilbudsafgivelsen afgive oplysninger, der dokumenterer, at den standard, som tilbudsgiveren anvender, svarer til den tekniske specifikation eller standard, der er angivet som reference af Ordregiver.
Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
2.3 Formkrav til tilbuddet
2.3.1 Frist for afgivelse af tilbud
Fristen for afgivelse af tilbud er:
Tirsdag, den 2. maj 2023, kl. 12.00
Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da det ikke vil være muligt at uploade tilbud til Ethics – og dermed deltage i udbuddet – efter dette tidspunkt.
Da udbuddet gennemføres elektronisk, får Ordregiver først adgang til tilbuddene efter tilbudsfristens ud- løb.
Tilbud inkl. ESPD skal afgives på dansk, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt IV.2.4.
Dokumenter der ikke foreligger på dansk, kan være udfærdiget på svensk eller norsk.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i tre (3) måneder fra tilbudsfristens udløb.
2.4 Orienteringsmøde og besigtigelse
Der vil ikke blive afholdt orienteringsmøde.
Der vil ikke blive afholdt besigtigelse som led i udbudsforretningen.
2.5 Spørgsmål
Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslin- jerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål.
Spørgsmål skal formuleres på det sprog, der er angivet i punkt 2.3.2, og skal stilles via Ethics.
Tilbudsgivers spørgsmål vil i anonymiseret form blive offentliggjort løbende på Ethics sammen med Or- dregivers svar på de stillede spørgsmål.
Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret om eventuelle offentliggørelser på Ethics.
Spørgsmål, der modtages senest ti kalenderdage før tilbudsfristens udløb, vil blive besvaret af Ordregi- ver senest seks kalenderdage før tilbudsfristens udløb.
Spørgsmål, der modtages senere end ti kalenderdage før tilbudsfristens udløb, vil blive besvaret af Or- dregiver, medmindre Ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt.
Spørgsmål, der fremsendes senere end seks kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret.
3 Tildeling og evalueringsmetode
3.1 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål
Ordregiver gennemgår tilbuddene med henblik på at undersøge, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav opstillet i udbudsmaterialet. Ordregiver har mulighed for at indhente supplerende oplysninger m.v. efter fremgangsmåden i udbudsloven § 159, stk. 5, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets for- melle krav.
Anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet i forbindelse med angivelse af kravene til tilbuddets ud- formning og indhold skal således ikke nødvendigvis ses som et udtryk for, at tilbuddet automatisk afvises
såfremt de formelle krav ikke umiddelbart opfyldes, idet Ordregiver forbeholder sig retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af de til enhver tid gældende udbudsregler. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne, hvor- for et tilbud, som ikke opfylder de formelle krav fastsat i udbudsmaterialet kan blive afvist som ukonditi- onsmæssigt.
Endelig forbeholder Ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de til enhver tid gældende udbudsregler.
3.2 Kriterier for vurdering af tilbud
Der vil blive indgået kontrakt med de(n) tilbudsgiver(e), der har afgivet de(t) økonomisk mest fordelagtige tilbud på Delaftalerne. For hver Delaftale indgås der kontrakt med følgende antal tilbudsgivere, forudsat der kommer nok konditionsmæssige tilbud:
Delaftale | Beskrivelse | Xxxxx tilbudsgivere på Delaftalerne |
Delaftale 1 | 1 stk. fabriksny 4-akslet HVO-dieseldrevet chassis 32T fær- digopbygget med kroghejs renovationsbil | 1 |
Delaftale 2 | 1 stk. fabriksny 4-akslet HVO-dieseldrevet chassis 32T fær- digopbygget med kroghejs og kran | 1 |
For at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil Ordregiver evaluere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet ”laveste pris” for hver Delaftale.
Tilbudsevalueringen foregår på baggrund af de oplysninger, tilbudsgiver har anført i sit tilbud til den på- gældende Delaftale. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver medtager alle nødvendige informationer til brug for Ordregivers evaluering af tilbuddet. Oplysningerne bør være så tilstrækkeligt klare og entydige, at Ordregiver får et klart billede af den tilbudte ydelse.
Det er priserne angivet i Bilag 1.1 og Bilag 1.2, der lægges til grund for vurderingen af de indkomne til- bud i forhold til tildelingskriteriet ”laveste pris”. Den eventuelt afgivne pris på optionerne indgår ikke i eva- lueringen.
3.3 Verificering af oplysninger i ESPD’et
Før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et. Dokumentatio- nen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold (udeluk- kelse).
Dokumentation, som vil blive indhentet til verificering af oplysninger afgivet i ESPD’et, omfatter:
• Serviceattest, som ikke må være udstedt mere end seks måneder før fremsendelsen til Ordregi- ver, eller lignende dokumentation, herunder;
o uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiveren eller tilbudsgiverne ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene,
o certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene eller
o erklæring under ed, eller såfremt en sådan ikke anvendes i tilbudsgivers hjemland, en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myn- dighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation
• Hvis relevant, støtteerklæring som godtgør, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer for kontraktens gennemførelse i overensstemmelse med det i tilbuddet anførte. Ordregiver har lavet en skabelon hertil, som skal bruges. Skabelonen vil blive fremsendt, hvis det er relevant.
• Hvis relevant, konsortieerklæring som godtgør, at tilbudsgiver indgår i et konsortium eller anden form for sammenslutning med solidarisk, ubetinget og direkte hæftelse for opfyldelse af de til udbuddet knyttede forpligtelser. Ordregiver har lavet en skabelon hertil, som skal bruges. Ska- belonen vil blive fremsendt, hvis det er relevant.
Ordregiver forbeholder sig ligeledes ret til på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at indhente oven- nævnte dokumentation, såfremt dette vurderes nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.
4 Tildeling af kontrakt
Når Ordregiver på baggrund af den indhentede dokumentation har verificeret tilbudsgivers opfyldelse af de i ESPD’et angivne oplysninger, træffer Ordregiver endelig beslutning om tildeling af kontrakterne.
Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for det vindende tilbuds karakteristika og fordele set i forhold til det ikke accepte- rede tilbud, samt oplysning om hvornår standstill-perioden udløber.
Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig retten til at aflyse udbudsforretnin- gen.
Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået, idet kontrakten først anses for indgået, når kontrakten er underskrevet.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud kan kontrakten først underskrives efter udløbet af standstill- perioden. Standstill-perioden skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiveren elektronisk har afsendt underretning om tildeling.
Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakt er underskrevet.
Når kontrakterne er underskrevet, sender Ordregiver en bekendtgørelse om, at der er indgået kontrakt til offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende (TED) i overensstemmelse med de gældende regler herom.
5 Fortrolighed
Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i Ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af regler om adgang til aktindsigt hos myndig- heder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i de tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre tilbudsgivere m.v., skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af Ordregiver. Det indgår i bedøm- melsen heraf, om tilbudsgiver har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt, herunder at tilbudsgi- ver har indikeret, hvilke konkrete oplysninger/elementer i tilbuddet, der ikke må videregives, samt hvad baggrunden herfor er.
Ordregiver er dog ikke bundet af tilbudsgivers tilkendegivelser herom og vil uanset tilbudsgivers tilkende- givelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lov- givningen.
6 Overblik
6.1 Oversigt over tidsfrister i tilbudsfasen
Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan:
Tidsfrist | Aktivitet |
Uge 13, 2023 | Meddelelse om opfordring til at afgive tilbud (vejledende) |
22. april 2023, kl. 12.00 | Spørgefrist |
25. april 2023 | Svarfrist (6 dage før tilbudsfristens udløb) |
2. maj 2023, kl. 12.00 | Frist for afgivelse af tilbud |
Uge 19 + 20, 2023 | Indhentelse af dokumentation fra ESPD |
Uge 22, 2023 | Meddelelse om resultat (vejledende) |
10 kalenderdage | Standstill-periode regnet fra dagen efter afsendelse af fyldestgørende begrundelse. |
Uge 25, 2023 | Forventet indgåelse af kontrakter (vejledende) |
6.2 Dokumentoversigt og tjekliste
Ordregiver har udarbejdet nedenstående skema med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Nedenstående skema indeholder alle dokumenter, som danner grundlag for tilbuds- evalueringen med oplysninger om udfyldning, brug af skabelon fra Ordregiver, og om besvarelsen indgår i tilbudsevalueringen.
Tilbudsgiveren skal kun udfylde og aflevere dokumenterne på de(n) Delaftale(r), som tilbudsgiveren øn- sker at afgive tilbud på.
Det skal på ny understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overens- stemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne.
Navn på dokument | Udfyldes eller udarbejdes af | Brug af Ordregivers skabelon? | Indgår i evalue- ringen? |
tilbudsgiver? | |||
Udbudsbetingelser | nej | ikke relevant | nej |
Bilag A: ESPD | ja | Ja (via Ethics) | ja |
Bilag B: Erklæring vedr. Rusland | ja | Ja | ja |
Kontrakt | nej | ikke relevant | nej |
Bilag 1.1 Leverandørens tilbud | ja, hvis relevant | ja | ja |
Bilag 1.2 Leverandørens tilbud | ja, hvis relevant | ja | ja |
7 Bilag til nærværende udbudsbetingelser
Bilag A: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Bilag B: Erklæring vedr. Rusland
Bilag C1: Tilbudsskabelon – Delaftale 1 Bilag C2: Tilbudsskabelon – Delaftale 2