Københavns Kommune

Bilag L.0.1. - Databehandleraftale - Informationssikkerhedspolitik Xxxxx X.0.2. - Databehandleraftale - Informationssikkerhedsregulativ Bilag L.1. - Uddybende IT-sikkerhedsregler

Bilag M - Erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte ubetinget hæftelse Bilag N - Erklæring om erhvervsansvarsforsikring

Bilag O - Erklæring om Leverandørens nøgletal

Bilag P - Erklæring om henvisning til andre virksomheders ressourcer

Bilag Q – Egenerklæring vedrørende Leverandørens tilhørsforhold til russiske enheder Bilag R - Rettelsesblade, supplerende oplysninger samt spørgsmål/svar fra udbudsproces Bilag S - Udbudsbetingelser

Bilag T - Udbudsbekendtgørelse Bilag U - Udkast til Rammeaftale

Parterne

Københavns Kommune

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Xxxxxxxxxxxxxxx 00

1592 København V Danmark

CVR-nummer: [nummer] slå op og indsæt (herefter benævnt ”Ordregiver”)

[Indsæt leverandørnavn] [Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer og by] [Indsæt land]

CVR-nummer: [nummer]

(herefter benævnt ”Leverandøren”)

(og tilsammen benævnt ”Parterne” og hver for sig ”Part”)

har indgået denne følgende Kontrakt om [Indsæt], med dertilhørende bilag vedrørende køb af [Indsæt]

1 Baggrund og formål

Formålet med Kontrakten er at sikre Ordregiver behov for løbende og til rette tid at få helhedsorienterede beskæftigelsesindsatser til udsatte, der inddrager metoder og erfaringer fra Projekt Trædesten, jf. lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (Lovbekendtgørelse nr. 701 af 22. maj 2022).

Kontrakten skal endvidere sikre Ordregiver rettidig og mangelfri levering af de Ydelser, der er omfattet af Kontrakten med henblik på at opfylde Ordregivers egne behov eller Ordregivers forpligtelser i forhold til borgerne.

Kontrakten er indgået efter forudgående udbud [EU-udbud nr.] i overensstemmelse med afsnit III i lovbekendtgørelse nr. 10 af 6. januar 2023. (udbudsloven) med henblik på at sikre Ordregivers behov for løbende og til rette tid at få indsats til primært aktivitetsparate borgere og andre borgere omfattet af lov om en aktiv beskæftigelsesindsats i Københavns Kommune, jf. bilag B.

1.1 Definitioner

Aftaleperiode Den periode, i hvilken Kontrakten løber, dvs. Kontraktens varighed fra ikrafttræden til ophør.

Aktivitetstime Det antal timer, der fremgår af en Ordre, hvor borgeren skal møde frem og deltage i beskæftigelsesrettede aktiviteter i henhold til Ordren. Se bilag D for nærmere definitioner aktivitetstimer og varianter af aktivitetstimer.

Arbejdsdage Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag.

Arbejdsklausul Den i Kontrakten pkt. 3.2 og bilag I anførte klausul.

Bestilling Ordregivers anmodning om indgåelsen af en Ordre via Ordrestyringssystemet, som afventer accept af Leverandøren. Ved Leverandørens accept af Bestilling via Ordrestyringssystem dannes der en Ordre.

Xxxx Xxxxxx til søndag alle årets dage.

Kontrakten Nærværende dokument med tilhørende bilag som anført under bilagsfortegnelsen og eventuelle senere allonger.

LAB Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats med tilhørende bekendtgørelser og vejledninger m.v.

Leverance De ydelser, som er omfattet af en given Ordre og Kontrakten i øvrigt. Leverandør Den juridiske enhed, som Ordregiver har indgået Kontrakten med.

Leverandørrapport Rapporter, som bestilles af Jobcenter København vedr. borgers progression i forløbet. Leverandørrapporter bestilles og indleveres via det af Ordregiver anviste Ordrestyringssystem.

Offentlig Regulering Love, bekendtgørelser, cirkulærer og bindende EU-retsakter. Opfyldelsestidspunkt Det/de i Ordren fastsatte tidspunkt(er) og/eller tidsrum (start- og slutdato)

for Leverandørens præstation/udførelse af Leverancen og Kontrakten i øvrigt.

Det vil sige perioden hvor en borger er i forløb og tiden indtil at en endelig leverandørrapport er modtaget af Ordregiver.

Opfyldelsessted Det/de i Ordren fastsatte sted(er) for levering af Leverancen. I Kontrakten anvendes også definitionen ”Leveringsadresse” eller ”Leveringssted”, som synonym.

Ordre En via Ordrestyringssystemet af Leverandøren accepteret Bestilling (= Ordre). Det vil sige, at der ved en Ordre forstås en konkret aftale om levering af en bestemt mængde ydelser omfattet af Kontrakten, der indgås mellem Ordregiver og Leverandøren, jf. pkt. 2.7 og bilag D til Kontrakten

Ordregiver Alle enheder under Jobcenter København, og som i overensstemmelse med Kontrakten er bemyndiget til at afgive Bestillinger og indgå Ordrer, samt den enhed i Københavns Kommunes (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen), som har afholdt udbudsforretningen og indgået Kontrakten med Leverandøren.

Ordrestyringssystem Det IT-system, som Ordregiver stiller til rådighed for Leverandøren og som understøtter udførelsen af Kontrakten. Se også bilag D.

Parterne Leverandøren og Ordregiver (hver for sig benævnt "Part"). Tilbudsgiver En Part der afgiver tilbud på indeværende Kontrakt

Ydelse(r) Alle ydelser, som Leverandøren skal levere til opfyldelse og overholdelse af Kontrakten med bilag, herunder i de konkrete Ordrer. Ydelserne omfatter navnlig beskæftigelsesrettede indsatser til aktivitetsparate borgere efter Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (LAB).

1.2 Sprog og møntfod

Dokumenter, som knytter sig til det i Kontrakten regulerede samarbejde, affattes på dansk, og alle betegnelser med hensyn til møntfod, mål og vægt er danske.

Alle priser er i danske kroner (DKK) eksklusive moms. I priserne er inkluderet de på tidspunktet for Kontraktens underskrift gældende afgifter, bortset fra moms.

Al mundtlig og skriftlig kommunikation mellem Leverandøren og Ordregiver skal foregå på dansk, medmindre andet forinden aftales mellem Parterne.

2 Kontraktens genstand

2.1 Aftale grundlag

2.1.1 Generelt

Det samlede aftalegrundlag udgøres af Kontrakten med tilhørende bilag, som er anført under bilagsfortegnelsen og i eventuelle senere allonger. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem disse dokumenter, skal de fortolkes under anvendelse af følgende prioriteret rækkefølge:

1. Kontrakten

2. Rettelsesblade, supplerende oplysninger samt spørgsmål/svar fra udbudsproces

3. Udbudsbekendtgørelse

4. Udbudsbetingelser

5. Udbudsmateriale

6. Leverandørens tilbud

Kontrakten indeholder de vilkår, der skal gælde i retsforholdet mellem Parterne. Kontrakten fastsætter udtømmende de vilkår, som Parterne er blevet enige om. Der kan således ikke støttes ret på forhold, der fremgår af dokumenter, der er blevet udarbejdet forud for Kontraktens indgåelse, hvis sådanne dokumenter ikke genfindes i Kontrakten.

I tilfælde af indbyrdes uoverensstemmelse mellem Kontrakten (inklusive bilag) og en Ordre, har Kontrakten forrang over Ordren, medmindre det i forbindelse med den enkelte Ordre skriftligt er aftalt, at der er tilsigtet en fravigelse fra Kontrakten.

Hvor det i Kontrakten er anført, at Leverandøren eller Ordregiver skal give meddelelse, godkendelse, anmodning, påkrav eller tilsvarende til anden Part eller i øvrigt reagere over for anden Part, skal sådanne meddelelser, godkendelser, anmodninger, reaktioner og påkrav være skriftlige.

Overskrifterne til bestemmelserne i Kontrakten er alene indsat af praktiske grunde. Ved fortolkning af Kontrakten skal der ses bort fra disse overskrifter.

Ordregiver afgør selv, hvorvidt Ordregiver vil gøre brug af de rettigheder, som er tillagt Ordregiver i medfør af Kontrakten. Afkald på rettigheder i en situation medfører ikke fortabelse af rettigheder i en anden situation.

2.1.2 Eksklusivitet og omfang

Leverandøren tillægges ved Kontrakten en ikke-eksklusiv ret til at præstere de af Kontrakten omfattede Ydelser til Ordregiver. Ordregiver har fri ret til at anskaffe lignende Ydelser hos tredjemand via enkeltkøb, ikke-udbudspligtige aftaler og ved afholdelse af nye udbud. Det er dog Ordregivers forventning, at Kontrakten vil blive benyttet, ligesom Parterne efter nærmere aftale vil træffe fælles foranstaltninger med henblik på praktisk implementering af Kontrakten i Ordregivers organisation.

Kontrakten mellem Parterne er en rammeaftale, som har til formål at fastsætte vilkårene for de Ordrer, der bliver indgået i Aftaleperioden, hvorfor Ordregiver ikke har nogen forpligtelse til at aftage en bestemt mængde Ydelser under Kontraktens samlede løbetid.

2.2 Kontraktperioden

2.2.1 Kontraktperiode og opsigelse

Kontrakten træder i kraft den 1. januar 2024 og løber frem til den 31. december 2026, hvor den ophører uden yderlige varsel. Ordregiver kan forlænge Kontrakten frem til maks. 31. december 2027.

Kontrakten kan af begge Parter opsiges til udgangen af en måned med et skriftligt varsel på 8 uger. Uanset Kontraktperiodens ophør er både Leverandøren og Ordregiver fortsat forpligtet til at opfylde Ordrer, som er aftalt i kontraktperioden.

I tilfælde af, at Ordregivers organisation nedlægges, eller at opgaven, som begrunder Kontrakten, overgår til en anden organisation i forbindelse med en omlægning af den offentlige struktur, eller ændringer i Offentlig Regulering medfører væsentlige ændringer i Ordregivers behov, er Ordregiveren berettiget til at opsige Kontrakten med et forudgående varsel på én måned til udløbet af en måned.

Parterne kan ikke gøre krav om erstatning eller anden form for kompensation gældende som følge af opsigelse efter dette pkt. 2.2.1

Uanset eventuelt udløb eller opsigelse af Kontrakten er både Leverandøren og Ordregiver fortsat forpligtet til at opfylde Ordrer, der er indgået før Kontraktperiodens udløb eller opsigelse, på Kontraktens vilkår, medmindre andet aftales skriftligt.

Indgåede Ordrer kan af Ordregiver til enhver tid opsiges uden varsel. Herudover har Ordregiver adgang til at opsige Ordrer i det omfang, der i Kontrakten inklusive bilag er fastsat bestemmelse herom.

2.3 Leverandørens Ydelser

2.3.1 Generelt

Leverandøren skal i kontraktperioden præstere de tilbudte Ydelser, i overensstemmelse med Kravspecifikationen (bilag A) og Leverandørens tilbud (bilag C) samt krav i øvrige bilag.

Løsningsbeskrivelsen i Leverandørens tilbud (bilag C) kan ikke medføre, at ufravigelige krav i Kontrakten ikke opfyldes.

Samtlige Leverancer skal præsteres/udføres på og i overensstemmelse med Kontraktens vilkår, medmindre Parterne har aftalt en ændring til Kontrakten, jf. pkt. 7.1.1

Leverandøren skal uden særskilt vederlag foretage enhver foranstaltning og præstere enhver tillægsydelse, som måtte være nødvendige for, at Leverancer kan gennemføres i fuld overensstemmelse med Kontrakten.

Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at opfyldelsen af Kontrakten sker under overholdelse af den til enhver tid gældende Offentlige Regulering, herunder gældende miljø-, arbejdsmiljø-, sundheds- og sikkerhedsforskrifter, og skal straks underrette Ordregiver om enhver overtrædelse heraf.

Det personale, der anvendes af Leverandøren til at opfylde Kontrakten, skal være fagligt velkvalificeret, kunne samarbejde med Ordregiver og i øvrigt leve op til Kontraktens vilkår. Se også pkt. 4.8 i Kontrakten og bilag D.

2.3.2 Instruktion og vejledninger

Leverandøren skal, i det omfang det fremgår af kravspecifikationen (bilag A) eller Leverandørens tilbud (bilag C), og/eller på anmodning fra Ordregiver vederlagsfrit yde Ordregiver instruktion og vejledning.

Leverandøren er til enhver tid underlagt Ordregivers instruktioner ved ophold på Ordregivers områder.

2.3.3 Dokumentation

Leverandøren forpligter sig til at fremsende dokumentation til Ordregiver vedrørende opfyldelsen af Ordrer, herunder men ikke begrænset til, som led i tilsynet med Leverandørens opfyldelse af Ordrer og Kontrakten i øvrigt.

Materialet skal leveres digitalt og skal være Ordregiver i hænde senest fem Arbejdsdage efter, at Ordregiver har sendt Leverandøren påkrav herom. Fristen kan dog efter aftale forlænges med op til 10 Arbejdsdage.

Ordregiver har ret, men ikke pligt, til at kommentere Leverandørens dokumentation. Det forhold, at Ordregiver kommenterer eller undlader at kommentere fremsendt dokumentation, ændrer ikke ved Leverandørens ansvar i henhold til Kontrakten, herunder de enkelte Ordrer, og det reducerer eller afskærer ej heller Ordregivers muligheder for at gøre misligholdelse gældende.

Hvis den modtagne dokumentation viser mangler eller anden misligholdelse generelt eller i forhold til opfyldelse af en Ordre, kan dette have konsekvenser som nærmere fastsat i Kontraktens bestemmelser om misligholdelse mv.

Såfremt Ordregiver finder anledning til at antage, at Leverandøren misligholder Kontrakten eller én eller flere underliggende Ordrer, skal Leverandøren, efter påkrav fra Ordregiver, fremsende en fyldestgørende redegørelse om forholdet til Ordregiver. Redegørelsen skal være Ordregiver i hænde senest 10 Arbejdsdage efter Ordregivers påkrav er afsendt. Fristen kan efter aftale forlænges.

2.4 Miljøkrav

2.4.1 Generelt

Leverandøren garanterer i overensstemmelse med bilag G, at Leverandøren i hele Aftaleperioden opfylder de for Kontrakten gældende miljøkrav samt den til enhver tid for Leverandøren gældende miljølovgivning i forbindelse med udførelsen af Kontrakten.

Ordregiverens (respektive Ordregivers) mulighed for at kræve dokumentation for Leverandørens overholdelse af miljøkrav samt muligheden for at ophæve Kontrakten mv., hvis kravene ikke overholdes, fremgår af bilag G.

Leverandøren er forpligtet til på eget initiativ at informere Ordregiver, hvis der er udfordringer i forbindelse med at leve op til miljøkravene.

2.4.2 Reduktion af miljøbelastning

Leverandøren skal samarbejde med Ordregiver om reducering af miljøbelastning ved opfyldelse af Kontrakten. Ordregiver kan forlange at se dokumentation for arbejdet

2.5 Arbejdsmiljø

Leverandøren skal i forbindelse med opfyldelsen af Kontrakten overholde den for Leverandøren gældende arbejdsmiljølovgivning og sikre, at egne arbejdsforhold er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Herudover skal det bl.a. sikres, at der er udarbejdet arbejdspladsvurdering og lavet en arbejdsmiljøorganisation, hvis den for Leverandøren gældende lovgivning påbyder Leverandøren dette.

Alle Ydelser skal som minimum være udformet og kunne anvendes i overensstemmelse med den for Leverandøren og Ordregiver gældende arbejdsmiljølovgivning. Det er yderligere et krav, at Leverandøren i overensstemmelse med den for Leverandøren gældende lovgivning vil arbejde aktivt for at fremme sundhed og sikkerhed ved opfyldelse af Kontrakten.

Hvis Leverandøren får påbud fra Arbejdstilsynet eller tilsvarende national myndighed i Aftaleperioden, skal Leverandøren straks skriftligt meddele dette til Ordregiveren.

2.6 Bestilling

Ordregiver afgiver Bestillinger i henhold til den i bilag D afgivne procedure.

2.7 Ordrebekræftelse og afbestilling

Leverandøren skal efter at have modtaget en Bestilling via Ordrestyringssystemet og desuden altid på Ordregivers anmodning uden ugrundet ophold fremsende en ordrebekræftelse til Ordregiver via (ordre)bekræftelse af Bestilling via Ordrestyringssystemet. Såfremt ordrebekræftelsen afviger fra Ordregivers opgavebeskrivelse i Ordren, gælder Ordregivers angivelser, medmindre Ordregiver efter modtagelsen af ordrebekræftelsen skriftligt har bekræftet, at Ordren skal leveres på ordrebekræftelsens (Leverandørens) vilkår.

Afgivelse af Bestilling og Leverandørens ordrebekræftelse skal ske i henhold til den i bilag D angivne procedure.

Ordregiver kan afbestille en Ordre helt eller delvist indtil 1 dag før den aftalte Ordres Opfyldelsestidspunkts påbegyndelse. Afbestilling sker uden beregning for Ordregiver, jf. bilag B.

2.8 Opfyldelsestidspunkt

Leverandøren skal præstere Leverancen på Opfyldelsestidspunktet i Ordren.

Leverandøren skal efterkomme Ordregivers ønske om Opfyldelsestidspunktet for Leverancen. Ordrens Leverance behøver dog ikke at blive påbegyndt på startdatoen i Ordrens Opfyldelsestidspunkt. Hele Ordren, der skal forstås som det bestilte antal Aktivitetstimer m.v., skal dog senest være leveret ved slutdatoen i Ordrens Opfyldelsestidspunkt og i overensstemmelse med Kontrakten i øvrigt.

2.8.1 Vedrørende lukkedage ifm. en eller flere Ordrers Opfyldelsestidspunkt(er)

Ordregiver holder årligt et vist antal lukkedage på almindelige hverdage (fx mellem jul og nytår, samt indeklemte fredage i foråret, ligesom 1. maj er en fridag hos Ordregiver).

Leverandøren skal dog præstere Ydelserne i Kontrakten på alle årets hverdage, således at den samlede Ordre altid kan opnås leveret inden for en Ordres Opfyldelsestidspunkt.

Leverandøren kan anmode Ordregiver om at holde lukket på en hverdag, hvis en eller flere af lukkedagene ikke medfører eller risikerer at medføre at ovenstående krav ikke kan overholdes jf. bilag D. Hvis Leverandøren ønsker at holde én eller flere lukkedage skal Leverandøren anmode om tilladelse hos Ordregivers kontaktperson senest 3 måneder før den/de ønskede lukkedag(-e). Ordregiver har ret til at afvise anmodningen.

2.9 Opfyldelsesstedet

Leverandøren skal præstere Leverancen på Opfyldelsesstedet og Opfyldelsestidspunktet. Se særlige vilkår om krav til beliggenhed af den eller de anvendte adresse(r), jf. bilag E.

Opfyldelsesstedet for Leverancen er den eller de adresse(r), som Ordregiver angiver i Ordren og som er angivet i Leverandørens tilbud, jf. bilag C. Opfyldelsesstedet skal leve op til kravsspecifikationen jf. bilag A.

2.10 Rettigheder

Leverandøren overdrager til Ordregiver en vederlagsfri, tidsubegrænset, uigenkaldelig og ikke-eksklusiv brugsret til alle tilknyttede ydelser og rettigheder, som er nødvendige for Ordregivers fulde nytte af Leverancen.

Ydelser og dokumentation, som er udarbejdet til Ordregiver i henhold til eller til brug for opfyldelse af Kontrakten, tilhører Ordregiver og skal udleveres af Leverandøren på forlangende.

Leverandøren har alene brugsret til de ydelser og den dokumentation, som er udleveret af Ordregiver til brug for Kontraktens opfyldelse, og skal tilbagelevere dem vederlagsfrit til Ordregiver på forlangende.

Leverandøren garanterer, at Ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, og er pligtig til om muligt at bringe krænkelser til ophør, således at Ordregiver kan drage nytte af Ydelserne.

Leverandøren skal herudover holde Ordregiver skadesløs for alle tab og omkostninger, som måtte hidrøre fra, at tredjemand påberåber sig en krænkelse af dennes rettigheder.

Rejser tredjemand krav mod Ordregiver med påstand om krænkelse af dennes rettigheder, skal Ordregiver straks skriftligt meddele Leverandøren dette.

Forpligtelserne i henhold til dette pkt. 2.10 er også gældende efter Aftaleperioden uanset ophørsgrunden.

Leverandøren forpligtes til at underskrive Ordregivers aftale om databehandling og IT-sikkerhed, jf. xxxxx L, og tavshedspligtserklæring, jf. bilag K.

3 Leverandørens samfundsansvar

3.1 Generelt

Ved opfyldelsen af Kontrakten indestår Leverandøren for Leverandørens og dennes eventuelle underleverandørers overholdelse og efterlevelse af Københavns Kommunes til enhver tid gældende vilkår om leverandørens samfundsansvar. De aktuelle vilkår fremgår af bilag G og dette pkt. 3. I bilag G er arbejdsklausulen vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder også defineret.

Hvis disse vilkår ændres i Aftaleperioden og ændringerne samlet set medfører dokumenterbare meromkostninger for Leverandøren i forhold til vilkårene ved Kontraktens indgåelse, er Leverandøren berettiget til dækning af sine dokumenterede meromkostninger herved, dog kun hvis disse meromkostninger er af en uvæsentlig karakter og i overensstemmelse med udbudsloven (lovbekendtgørelse nr. 10 af 6. januar 2023 bestemmelser om ændring af kontrakter.

Manglende overholdelse af vilkår om Leverandørens samfundsansvar er sanktioneret både i Kontrakten og i bilag G.

3.2 Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder

Leverandøren skal på baggrund af bilag G og dette pkt. 3.2 sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.

Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår.

4 Samarbejde

4.1 Kontaktpersoner

Parterne har udpeget følgende kontaktpersoner til at forestå kontakten vedrørende Kontrakten: Ordregivers kontaktperson (Contract Manager):

[navn]

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Telefonnummer: [telefonnummer]

E-mail: [xxxx@xxx.xx.xx]

Leverandørens kontaktperson:

[stillingsbetegnelse] [navn] Telefonnummer: [telefonnummer] E-mail: [e-mail]

Parterne skal skriftligt underrette hinanden 14 Arbejdsdage forud for en eventuel udskiftning af kontaktpersoner.

Kontaktpersonerne kan, hvor der ikke er angivet andet i Kontrakten, eller hvor der ikke er givet anden skriftlig meddelelse fra en Part, bindende disponere på vegne af den respektive Part.

Særligt fastsatte krav og forventninger til samarbejdet, fremgår af bilag D, E og F,

4.2 Leverandørens ydelser

4.2.1 Generelt

I det omfang, at Leverandøren har baseret sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelse af konkrete dele af Ydelserne under Kontrakten, skal de konkrete dele af Ydelserne udføres af den enhed, som Leverandøren baserer sig på. Særlige vilkår for udførelse af samarbejdet kan fremgå af bilag P.

De pågældende enheder hæfter direkte, solidarisk og ubegrænset for opfyldelsen af Kontrakten og tilhørende Ordrer.

4.3 Underleverandører

Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører til opfyldelsen af Kontrakten.

Underleverandører skal være fra et EU/EØS- land, da det er en betingelse i Ordregivers databehandleraftale (bilag L).

Leverandørens underleverandører på tidspunktet for Kontraktens underskrift fremgår af bilag I.

Leverandøren er alene berettiget til at anvende andre underleverandører end de i bilag I anførte, herunder udskifte underleverandører, hvis Ordregiver forinden skriftligt har godkendt dette.

Hvis Leverandøren benytter en underleverandør til opfyldelse af Kontraktens forpligtelser, og denne ikke er angivet i bilag I eller er accepteret ved senere aftale med Ordregiver (og ikke kun forestår åbenbart bagatelagtige underleverancer), ifalder Leverandøren en bod på DKK 10.000.

Til brug for godkendelsen af en underleverandør fremlægger Leverandøren den dokumentation, som Ordregiver efter et sagligt skøn måtte finde relevant, hvilket blandt andet kan være en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, registreringsbevis fra det centrale virksomhedsregister (CVR) eller fra registret for udenlandske tjenesteydere (RUT).

Tilsvarende er underleverandører også kun berettiget til at anvende underleverandører, hvis Ordregiver forinden skriftligt har godkendt dette og så fremdeles.

Ordregiver kan ikke afslå godkendelse af en underleverandør uden saglig begrundelse. Manglende mulighed for effektiv kontrol af overholdelse af Arbejdsklausulen, jf. pkt.3.2, udgør en saglig begrundelse for afslag på godkendelse af en underleverandør.

Brug af underleverandører indebærer ikke begrænsninger i Leverandørens ansvar over for Ordregiver, og underleverandører skal overholde Kontraktens vilkår.

Ordregiver kan forlange, at Leverandøren og dennes underleverandører ophører med at anvende en underleverandør, der ikke fremgår af bilag I eller ikke efterfølgende er godkendt af Ordregiveren.

4.4 Konsortium

Er Leverandøren et konsortium bestående af flere ansvarlige juridiske personer, kan Ordregiver med bindende virkning for konsortiet indgå aftaler med den identificerede fælles befuldmægtigede.

Et af konsortiets medlemmer skal have fuld prokura over for Ordregiver, og den i pkt. 4.4 anførte kontaktperson er på vegne af samtlige medlemmer i konsortiet ansvarlig for kontakten til Ordregiver.

De i konsortiet deltagende juridiske personer hæfter direkte, solidarisk og ubegrænset for opfyldelsen af Kontrakten og tilhørende Ordrer.

Konsortiets deltagende juridiske personer og fælles befuldmægtigede fremgår af erklæringen herom i bilag M.

Ordregiveren kan kræve, at konsortiet efter tildeling af Kontrakten antager en bestemt retlig form, i det omfang, at en sådan ændring er nødvendig for at sikre en tilfredsstillende opfyldelse af Kontrakten.

4.5 Overdragelse af rettigheder og forpligtelser

4.5.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Leverandøren kan ikke uden Ordregivers skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder efter Kontrakten, herunder de enkelte Ordrer, til tredjemand. Eksempelvis kan det omhandle en Leverandørs ønske om at overdrage rettigheder og forpligtelser til nyt CVR-nummer.

Såfremt Ordregiver har givet samtykke til, at Leverandøren overdrager sine rettigheder, afskærer dette ikke Ordregiver fra at foretage modregning, jf. pkt. 5.4 eller fra at tilbageholde vederlag, jf. pkt. 6.3.1 over for den, som Leverandøren har overdraget sine rettigheder til.

Leverandøren kan heller ikke – ud over det i pkt. 4.3 og bilag I anførte – overdrage sine forpligtelser efter Kontrakten, herunder de enkelte Ordrer, til tredjemand uden Ordregiverens skriftlige samtykke. Ved

tredjemand forstås også andre virksomheder, som Leverandøren eller underleverandører har ejeranparter i.

Ved Leverandørens anmodning om overdragelse af rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten til tredjemand gives Ordregivers (evt.) skriftlige samtykke via indgåelse af en aftale om overdragelse af rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten.

Tredjemand skal ifm. aftalen som minimum kunne dokumentere, at de lever op til evt. udbudsbetingelsers egnethedskriterier, men Ordregiver kan fastsætte yderligere krav til Leverandør og tredjemand ifm. en overdragelse, herunder i en ny kontrakt med tredjemand. Som udgangspunkt sker en overdragelse af rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten på gældende vilkår og betingelser i Leverandørens Kontrakt.

Anmodning om Ordregivers skriftlige samtykke til en evt. overdragelse skal senest ske 3 måneder før det af Leverandøren og tredjemand ønskede overdragelsestidspunkt.

Såfremt Leverandøren er et konsortium, jf. pkt. 4.4 gælder ovennævnte for hvert enkelt medlem af konsortiet.

4.5.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Ordregiveren kan overdrage sine rettigheder og/eller forpligtelser efter Kontrakten, herunder de enkelte Ordrer, til en anden offentlig institution, eller en juridisk person, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige direkte eller indirekte drives for offentlige midler

4.6 Kontrol og tilsyn

Ordregiver og/eller tredjemand, som Ordregiver har bemyndiget dertil, er i Aftaleperioden berettiget til at føre løbende kontrol med Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse af Kontraktens vilkår. Bemyndiger Ordregiver tredjemand til at føre løbende kontrol, skal Leverandøren med et rimeligt varsel oplyses derom.

Ordregiver og/eller den af Ordregiver bemyndigede tredjemand har blandt andet ret til at foretage både anmeldte og uanmeldte kontrolbesøg hos Leverandøren og dennes underleverandører.

Leverandøren skal yde Ordregiver og/eller den af Ordregiver bemyndigede tredjemand praktisk bistand og imødekommenhed i forbindelse med kontrol. Leverandøren er herudover forpligtet til – uden særskilt vederlag – at give adgang til oplysninger, dokumentation og andet, som Ordregiver og/eller den af Ordregiver bemyndigede tredjemand ønsker til gennemførelse af en sådan kontrol, jf. bilag F.

Leverandøren skal løbende give Ordregiver oplysninger om alle relevante forhold om overholdelse af gældende miljø-, arbejdsmiljø-, sundheds- og sikkerhedsforskrifter, som Leverandøren bliver bekendt med, herunder skal Leverandøren oplyse Ordregiver, hvis Leverandøren bliver bekendt med, at Leverandøren ikke har overholdt sådanne forskrifter.

Leverandørens ansvar i henhold til Kontrakten ændres ikke ved, at Ordregiver og/eller tredjemand, som Ordregiver har bemyndiget dertil, fører eller undlader at føre kontrol.

4.7 Habilitet

Leverandøren garanterer, at alle medarbejdere, herunder medarbejdere ansat hos underleverandører, er habile i forbindelse med opfyldelsen af Kontrakten. De til Kontrakten tilknyttede medarbejdere kan således ikke påtage sig opgaver for andre kunder, hvis der herved opstår interessekonflikter, som kan drage tvivl om deres uvildighed over for Ordregiver.

Leverandøren skal uden ugrundet ophold gøre Ordregiver opmærksom på ethvert forhold, som kan rejse tvivl om de til Kontrakten tilknyttede medarbejderes habilitet.

4.8 Medarbejdere og udskiftning af Leverandørens medarbejdere

4.8.1 Krav til medarbejdere

Leverandørens medarbejdere samt eventuelle underleverandører, der deltager til Kontraktens gennemførelse, skal alle være fagligt velkvalificeret. Det vil sige være i besiddelse af de fornødne kompetencer og kvalifikationer, herunder relevant og nødvendig uddannelse, viden og erfaring, i forhold til at kunne varetage deres roller i forbindelse med Kontraktens gennemførelse.

Leverandøren er forpligtet til i hele Aftaleperioden at opretholde den til udførelse af opgaven relevante og fornødne kapacitet og viden, herunder i form af tilstrækkelige og kvalificerede medarbejdere.

Se yderligere krav i bilag D.

4.8.2 Leverandørens anmodning om udskiftning af medarbejdere

Leverandøren kan udskifte medarbejdere allokeret til opgaven, fx pga. ophør af ansættelsesforholdet hos Leverandøren som følge af opsigelse af ansættelsesforholdet eller sygdom.

Den udskiftede medarbejder skal i alle tilfælde erstattes af en person med mindst tilsvarende kvalifikationer. Leverandøren skal på forlangende over for Ordregiver dokumentere begrundelsen for udskiftningen, samt dokumentere den nye medarbejders kvalifikationer mindst er svarende til den udskiftede medarbejder.

Udskiftning af de til Kontrakten tilknyttede medarbejdere kan ikke medføre højere priser end de på tidspunktet for udskiftningen gældende priser i henhold til pkt. 5.1. Se også bilag D for krav til Leverandørens medarbejdere.

4.8.3 Ordregivers forlangende om udskiftning af medarbejdere

Leverandøren skal efter Ordregivers anmodning udskifte en medarbejder, ifald Ordregivers anmodning er sagligt og rimeligt begrundet. Det vil sige, hvis Ordregiver sagligt kan begrunde, at der er samarbejdsvanskeligheder med en medarbejder fra Leverandøren, skal Leverandøren sørge for, at denne medarbejder fjernes fra den pågældende samarbejdsflade. Ordregiver skal ligeledes justere i kontaktfladen til Leverandøren, hvis Leverandørens anmodning om dette er sagligt og rimeligt begrundet.

Den udskiftede medarbejder skal i alle tilfælde erstattes af en person med mindst tilsvarende kvalifikationer. Leverandøren skal på forlangende over for Ordregiver dokumentere, at den nye medarbejders kvalifikationer mindst er svarende til den udskiftede medarbejder.

Udskiftning af de til Kontrakten tilknyttede medarbejdere kan ikke medføre højere priser end de på tidspunktet for udskiftningen gældende priser i henhold til pkt. 5.1.

4.9 Fortrolighed

Leverandøren og Ordregiver, herunder deres medarbejdere, er forpligtet til at iagttage tavshed med hensyn til enhver oplysning, som de bliver bekendt med i forbindelse med opfyldelsen af Kontrakten, og som ikke er alment kendte eller alment tilgængelige. Denne forpligtelse består også efter Aftaleperioden, uanset ophørsgrunden.

Leverandøren er forpligtet til at sikre, at Leverandørens medarbejdere kender og overholder de forpligtelser, der følger af dette pkt. 4.9

Fortrolighedsforpligtelsen viger i det omfang dette følger af Offentlig Regulering, herunder de for Ordregiver gældende regler om aktindsigt.

Leverandøren og Ordregiver er berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af deres interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til Kontrakten.

Ordregiver kan efter en konkret vurdering videregive informationer til andre relevante myndigheder, såfremt videregivelsen vurderes at være af betydning for myndighedernes virksomhed, ligesom Ordregiver kan videregive oplysninger til politiet, hvis der er mistanke om et begået strafbart forhold.

Leverandøren må ikke uden Ordregivers forudgående skriftlige samtykke udtale sig offentligt om opfyldelsen af Kontrakten. Ordregiver kan dog ikke nægte samtykke uden saglig begrundelse.

Leverandøren er til gengæld berettiget til at henvise til opfyldelsen af Kontrakten i referencelister uden Ordregivers godkendelse.

Der henvises i øvrigt til Ordregivers tavshedspligtserklæring vedlagt som bilag K.

5 Økonomi

5.1 Vederlag

Der er aftalt priser mellem Parterne jf. bilag B. Priserne er eksklusive moms.

Vederlaget er angivet i danske kroner og inkluderer alle, ved Kontraktens indgåelse, gældende afgifter eksklusive moms.

Leverandørens vederlag inkluderer alle nødvendige omkostninger, herunder alle interne ydelser, transportomkostninger, administration, forsikringer mv. Der henledes en særlig opmærksomhed på betingelserne i bilag L, (databehandleraftale), hvor der er anført, at leverandøren én gang årligt skal indlevere et tilsyn med deres efterlevelse af GDPR. Alle udgifter forbundet med tilsynet afholdes af Leverandøren.

Leverandøren er således ikke berettiget til yderligere vederlag, ud over hvad der er fastlagt i denne Kontrakt.

5.2 Regulering af vederlag

De i bilag C fastsatte priser kan reguleres på baggrund af den årlige procentvise ændring i Danmarks Statistiks producentprisindeks for tjenester nr. 78 Arbejdsformidling (xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxx0x/XxxxxxXxxXxx/Xxxxxx.xxx?XxxxxxxxxxXXXX0000&XXxxxxxxxx0).

Betingelserne for regulering af vederlag er beskrevet i bilag B.

5.3 Fakturering og betalingsbetingelser

Ved fakturering skal Leverandøren efterleve kravene i bilag B.

Leverer Leverandøren ikke en eller flere elektroniske fakturaer via Ordrestyringssystemet i overensstemmelse med kravene i bilag B og dette pkt. 5.3, kan Ordregiver udskyde betalingen af den eller de pågældende fakturaer under forudsætning af, at Ordregiver har oplyst de nødvendige oplysninger for efterlevelse af kravene i bilag B. Ordregiver underretter i så fald Leverandøren om, at fakturaerne ikke kan betales og baggrunden herfor.

Har Ordregiver oplyst de nødvendige oplysninger for efterlevelse af kravene i bilag B, så kan Leverandøren ikke kræve morarente for manglende betaling og/eller gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Ordregiver er til enhver tid berettiget til at lade sin revisor gennemgå fakturagrundlaget. Leverandøren skal stille enhver tilgængelig information til rådighed for en sådan gennemgang.

Kravene til den elektroniske faktura, jf. bilag B, kan i rimelig udstrækning ændres af Ordregiver, herunder fx krav til dataformat og indhold. Ændrer Ordregiver kravene til den elektroniske faktura, skal Leverandøren varsles senest 30 Arbejdsdage før ændringens ikrafttræden.

Betaling forfalder 30 Dage efter Leverandørens fremsendelse af fyldestgørende elektronisk faktura, jf. dette pkt. 5.3, medmindre Leverandøren og Ordregiver har aftalt anden forfaldsdag eller Ordregiver har ret til at tilbageholde vederlaget.

Falder forfaldsdagen på en helligdag, en lørdag eller en søndag, fremrykkes forfaldsdagen til den efterfølgende hverdag.

5.4 Modregning

Hvis Ordregiver mener, at der på grundlag af Kontrakten skal ske fradrag i betalingerne, eller hvis Ordregiver har modkrav mod Leverandøren, er Ordregiver berettiget til at modregne sådanne beløb i Leverandørens vederlag. Ved en modregning, der foretages uberettiget, skal Ordregiver ved senere betaling af det uberettiget tilbageholdte beløb svare morarente.

Leverandøren er ikke berettiget til at undlade at opfylde efterfølgende Ordrer på grund af uenighed om betalingen.

5.5 Forsikring

Leverandøren er forpligtet til fra Kontraktens ikrafttræden og indtil levering af den sidste Leverance at tegne og holde følgende forsikringer i kraft:

- Alle lovpligtige forsikringer, herunder lovpligtig arbejdsskadeforsikring

- Erhvervsansvarsforsikring omfattende de Ydelser, der fremgår af Kontrakten, og som dækker skade på person og/eller ting i forbindelse med opfyldelsen af Kontrakten.

Dækning under Leverandørens erhvervsansvarsforsikring skal pr. forsikringssår udgøre mindst DKK 10 mio. for personskade og mindst DKK 500.000 for tingskade. Dækningen skal til enhver tid opretholdes uanset skete skader.

Leverandøren er forpligtet til at genetablere den fulde forsikringssum, såfremt der inden for et forsikringsår sker udbetaling af erstatning med mere end 50 % af den maksimale forsikringssum, som Leverandørens erhvervsansvarsforsikring har forpligtet sig til at yde forsikringsdækning med på den pågældende forsikring.

Leverandøren skal sikre sig, at dennes erhvervsansvarsforsikring dækker i tilfælde af Ydelser hidrørende fra eventuelle tredjemand/underleverandører, jf. pkt. 4.3 og bilag I; Subsidiært sikre, at de pågældende underleverandører har tegnet erhvervsansvarsforsikring, der lever op til ovenstående krav og opretholder de krævede forsikringer.

Leverandøren skal på Ordregivers anmodning dokumentere forsikringernes eksistens, omfang og at præmierne er betalt uden ugrundet ophold. Leverandøren skal ved forsikringens fornyelse på eget initiativ levere et forsikringscertifikat til Ordregiver for de krævede forsikringer.

Leverandøren skal straks underrette Ordregiver, hvis forsikringsselskabet opsiger en forsikring.

Forsikringerne medfører ikke begrænsninger i Leverandørens ansvar, der alene begrænses i overensstemmelse med pkt. 5.6.3

5.6 Erstatningsansvar

5.6.1 Leverandørens erstatningsansvar

Leverandøren er, medmindre andet fremgår af Kontrakten, erstatningsansvarlig over for Ordregiver efter dansk rets almindelige regler.

For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, at Ordregiver dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet.

Leverandøren skal straks skriftligt meddele Ordregiver om enhver skade eller mangel, som Leverandøren (eller dennes eventuelle underleverandører) er ansvarlig for og som er kommet til dennes kundskab.

Leverandøren har det fulde ansvar for gener og skader, som Leverandørens Ydelser måtte påføre tredjemand eller tredjemands ejendom, og Leverandøren skal holde Ordregiver skadesløs, dersom denne over for tredjemand ifalder erstatningsansvar som følge heraf.

Hvis tredjemand rejser krav mod Ordregiver på grund af forhold, som Leverandøren er ansvarlig eller hæfter for, kan Ordregiver inden for gældende processuelle rammer kræve, at Leverandøren overtager førelsen af og de tilknyttede omkostninger til den pågældende sag, ligesom Leverandøren har ret hertil.

5.6.2 Ordregivers erstatningsansvar

Ordregiver er, medmindre andet fremgår af Kontrakten, erstatningsansvarlig over for Leverandøren efter dansk rets almindelige regler. Erstatningsansvaret gælder dog ikke for indirekte tab, herunder driftstab og tabt avance.

5.6.3 Ansvarsbegrænsning

Leverandørens samlede erstatningsansvar under Kontrakten er hvert år ved tingsskade begrænset til det største beløb af enten DKK 1 mio. eller fem gange den i Kontrakten estimerede omsætning i det pågældende år. Ordregivers erstatningsansvar kan samlet ikke overstige dette beløb.

Der er ingen ansvarsbegrænsning ved personskade.

6 Misligholdelsesbestemmelser

6.1 Forsinkelse og/eller mangelfuld levering

6.1.1 Generelt

Hvor ikke andet følger af bestemmelserne i nærværende Kontrakt, gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af en Parts misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag.

6.1.2 Leverandørens forsinkelse

Overskrider Leverandøren en aftalt frist, foreligger der forsinkelse. Såfremt Leverandøren må forudse, at der er risiko for forsinkelse, skal Leverandøren straks underrette Ordregiver om baggrunden for den forventede forsinkelse, samt om den forventede tidsmæssige forsinkelse.

Når forsinkelse indtræder, eller forsinkelse må påregnes, påhviler det Leverandøren straks at foretage effektive skridt til at overvinde forsinkelse eller, såfremt dette ikke er muligt at begrænse forsinkelsen.

Såfremt Leverandørens arbejde forsinkes som følge af mangelfuld medvirken fra Ordregiver, er Leverandøren forpligtiget til straks at advisere Ordregiver herom. Adviseres Ordregiver ikke straks, fortaber Leverandøren retten til at gøre indsigelser begrundet i forsinkelser, der skyldes dette forhold, gældende.

6.1.3 Ordregivers forsinkelse

Såfremt Ordregiver misligholder sine betalingsforpligtelser, jf. pkt. 5.3 er Leverandøren for den forsinkede del af Ordregivers betaling berettiget til at kræve betaling af renter fra forfaldsdagen efter rentelovens almindelige bestemmelser. Leverandøren kan hæve den relevante Ordre (eller Kontrakten i sin helhed) i overensstemmelse med pkt. 6.5.4 og 6.5.5.

Ordregiver kan dog ikke drages til ansvar for eller pålægges betaling af renter fra forfaldsdagen efter rentelovens almindelige bestemmelser for forsinket betaling og/eller fremsendelse af fakturagrundlag, som kan dokumenteres skyldes manglende data og/eller fejl/nedbrud i Ordregivers IT-systemer, herunder Ordrestyringssystem eller IT-systemer fra eksterne IT-leverandører. Det er alene op til Ordregiver at vurdere om Ordregiver ønsker at yde acontobetaling til Leverandøren ved længerevarende mangel på levering af data og/eller fejl/nedbrud.

6.2 Mangler

6.2.1 Generelt

Der foreligger en mangel i følgende ikke-udtømmende tilfælde, hvis:

a) Ydelser ikke svarer til Kontrakten og Ordren, herunder i forhold til art, specifikationer og kvalitet;

b) Ydelser ikke er egnet til Ordregivers særlige formål, i det omfang dette forud for Kontraktens indgåelse er oplyst til Leverandøren;

c) Ydelser ikke lever op til god skik inden for den pågældende branche;

d) Ydelser i øvrigt ikke svarer til, hvad Ordregiver med føje kunne forvente;

e) Leverandøren ikke overholder dokumentationskrav efter pkt. 2.3.3;

f) Ordregivers tilsyn konstaterer fejl i Ordrer eller andre forhold i forbindelse med tilsyn jf. bilag F.

Afgørelsen af, om der foreligger en mangel, træffes ud fra Ordrens beskaffenhed fx ved Ordregivers tilsyn eller ved gennemgang af Leverandørens leverandørrapport m.v., jf. kravene hertil i bilag A.

Viser der sig en mangel efter leveringstidspunktet, som skyldes Leverandørens forsømmelse, foreligger der altid en mangel.

Ordregiver skal for at kunne påberåbe sig en mangel reklamere over for Leverandøren inden for rimelig tid efter, at Ordregiver opdagede manglen.

Leverandøren skal af egen drift straks skriftligt meddele Ordregiver om enhver mangel ved Ordren, som Leverandøren måtte blive bekendt med, jf. også pkt. 5.6.1.

6.3 Mangelbeføjelser

6.3.1 Afhjælpning

Såfremt der konstateres mangler ved en Ydelse, er Ordregiver berettiget til at kræve disse afhjulpet. Leverandøren skal uden omkostning og ulempe for Ordregiver opfylde krav om afhjælpning inden for rimelig tid efter Ordregivers reklamation, medmindre Ordregiver og Leverandøren har aftalt et senere tidspunkt. Afhjælpning kan bestå i omlevering.

Ordregiver kan tilbageholde Leverandørens vederlag, jf. pkt. 5.4, indtil den krævede afhjælpning er sket. Ved tilbagehold af vederlag, der foretages uberettiget, skal Ordregiver svare morarente af det uberettiget tilbageholdte beløb.

Afhjælpning af mangler medfører ikke begrænsninger for Ordregiver til at kræve erstatning efter pkt. 5.6.1, såfremt Ordregiver på trods af afhjælpningen stadig lider et dokumenteret tab.

Ordregiver kan ophæve Kontrakten, såfremt der forekommer væsentlige mangler, som ikke udbedres af Leverandøren inden for en af Ordregiver fastsat passende frist. Tilsvarende kan Ordregiver ophæve en Ordre, såfremt Leverandørens Ydelser under den pågældende Ordre er behæftet med væsentlige mangler.

6.3.2 Forholdsmæssigt afslag

Hvor afhjælpning af en mangel er umulig eller vil påføre Leverandøren uforholdsmæssige omkostninger, samt hvor Leverandøren ikke har afhjulpet manglen, jf. pkt. 6.3.1, kan Ordregiver kræve et forholdsmæssigt afslag i Leverandørens vederlag efter dansk rets almindelige regler, eller foretage dækningskøb.

6.4 Bod

I tilfælde af forsinkelse og/eller mangelfuld levering, jf. pkt. 6.1.1 og 6.1.2, svarer Leverandøren en bod til Ordregiver med et beløb svarende til 10 % af værdien af den forsinkede eller mangelfulde del af Leverancen pr. Arbejdsdag. Dagsboden udgør dog altid minimum DKK 3.000 pr. Arbejdsdag.

Hvis forsinkelsen med en del af Leverancen betyder, at Ordregiver er afskåret fra med rimelighed at kunne benytte den leverede del af Leverancen, svares bod af Leverancens samlede værdi.

Tilsvarende gælder, at hvor Leverandøren ikke foretager afhjælpning inden for den i pkt. 6.3.1. fastsatte frist, så svarer Leverandørens dagbod (opgjort pr. Arbejdsdag) til Ordregiver med et beløb svarende til 10 % af værdien af den mangelbehæftede del af Leverancen.

Hvis manglen betyder, at Ordregiver er afskåret fra med rimelighed at kunne benytte den leverede del af Leverancen, svares bod af Leverancens samlede værdi.

Fakturerer Leverandøren ikke i overensstemmelse med kravene til fakturering som angivet i bilag B, svarer Leverandøren bod. Boden svarer til 50 % af værdien af det fejlfakturerede beløb eller DKK 10.000 pr. Arbejdsdag, hvis der ikke kan opgøres et beløb.

Såfremt Leverandøren kan godtgøre, at fejlen var undskyldelig, kan boden frafalde.

Tredje gang Leverandøren ikke fakturer i overensstemmelse med kravene til fakturering som angivet i bilag B, kan Leverandøren sættes under selvbetalt skærpet kontrol.

Ved misligholdelse af en eller flere af de i bilag G og L anførte forpligtelser skal Leverandøren betale bod i overensstemmelse med bilag G og L. Boden beregnes for perioden fra det pågældende forhold er konstateret og indtil det er bragt til ophør.

Påløbet bod betales ugevis efter skriftligt krav fra Ordregiver. Ordregiver er berettiget til at fortage modregning for bodens størrelse i Leverandørens vederlag i overensstemmelse med pkt. 5.4.

Betaling af bod fritager ikke Leverandøren for pligten til at opfylde Kontrakten.

6.4.1 Bod ved manglende samarbejdsaftaler med virksomheder

I tilfælde af at Leverandøren ikke får etableret samarbejdsaftaler med virksomheder, som det fremgår af bilag A, gælder det særligt, at Leverandøren svarer en bod til Ordregiver på DKK 50.000.

Leverandøren ifalder denne bod, hvis der ikke 6 måneder efter Kontraktstart er etableret det krævede antal samarbejdsaftaler med virksomheder.

Såfremt Leverandøren ikke efter 9 måneder har etableret de krævede samarbejdsaftaler med virksomheder, svarer Leverandøren en ny bod til Ordregiver på DKK 50.000. Denne bod gentages ved hver de kommende 3 måneder.

Såfremt Leverandøren kan godtgøre, at manglende opfyldes af kravet om indgåelse af samarbejdsaftaler med virksomheder var undskyldelig, kan boden frafalde.

6.5 Ophævelse

6.5.1 Generelt

Leverandøren anerkender Ordregivers væsentlige interesse i, at en eventuel ophævelse af Kontrakten skal være til mindst mulig gene for Ordregiver og øvrige interessenter, herunder borgerne, og Leverandøren vil derfor loyalt bestræbe sig på at minimere sådanne gener.

Leverandøren skal i forbindelse med Kontraktens ophævelse medvirke positivt til at sikre en gnidningsfri overgang af Kontrakten til enten Ordregiver eller den tredjemand, som er anvist af Ordregiver.

Leverandøren skal medvirke til at fremskaffe alt relevant dokumentationsmateriale, herunder tegninger, beskrivelser, statistikker mv., når eller hvis Ordregiver fx skal genudbyde Kontrakten som følge af ophævelse. Såfremt Leverandøren ikke medvirker til at fremskaffe sådant relevant dokumentationsmateriale, er Ordregiver berettiget til at tilvejebringe det nødvendige materiale på anden vis og gøre heraf følgende betalingskrav gældende mod Leverandøren, herunder ved modregning, jf. 5.4.

Ordregiver er berettiget til at begrænse ophævelse til alene at angå den del af Ordren og Kontrakten, som er misligholdt.

6.5.2 Ophævelse af Ordre

Ordregiver har i tilfælde af forsinkelse, jf. pkt. 6.1, ret til at ophæve den pågældende Ordre helt eller delvist.

Hvis Leverandøren ikke efterlever krav om afhjælpning inden for rimelig tid, jf. pkt. 6.3.1, og Ordregiver ikke accepterer flere forsøg på afhjælpning, har Ordregiver ret til at ophæve Ordre helt eller delvist.

Ordregiver er også berettiget til at ophæve Ordre, hvis Leverandørens Ydelser krænker tredjemands rettigheder, jf. pkt. 2.10.

Eventuel ophævelse af Ordre sker med virkning for fremtiden.

6.5.3 Ophævelse af Kontrakten

Ordregiver kan ophæve Kontrakten helt eller delvist, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse af Kontrakten fra Leverandørens side, hvilket blandt andet omfatter følgende ikke-kumulative tilfælde:

a) Xxxxxxxx og væsentlig misligholdelse af de i Kontrakten fastsatte forpligtelser, herunder forsinkelse og manglende afhjælpning;

b) Misligholdelse af de i Kontrakten fastsatte forpligtelser/krav jf. bilag til Kontrakten.

c) Leverandøren har givet urigtige eller vildledende oplysninger, som har haft betydning for Ordregiverens beslutning om at indgå Kontrakten;

d) Manglende overholdelse af gældende Offentlig Regulering, såfremt der er afsagt endelig dom herom mod Leverandøren, Leverandøren erkender overtrædelsen, eller Leverandøren ikke senest 20 Arbejdsdage efter at have modtaget skriftlig meddelelse herom fra Ordregiveren dokumenterer, at den gældende Offentlige Regulering er overholdt;

e) Væsentlig overtrædelse af Arbejdsklausulen, jf. pkt. 3.2 samt forpligtelserne i bilag G;

f) Leverandørens ophør med den virksomhed, som Kontrakten vedrører, eller indtræden af andre omstændigheder, der bringer Kontraktens rette opfyldelse i alvorlig fare;

g) Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, herunder også enkelte Ordrer, jf. pkt. 2.10.

h) Hvis Leverandøren eller dennes underleverandører benytter en underleverandør til opfyldelse af Kontrakten, som ikke fremgår af bilag I eller forinden er godkendt af Ordregiveren, og ikke standser med anvendelsen af en sådan underleverandør på Ordregiverens forlangende;

i) Hvis Leverandøren eller dennes underleverandører har begået handlinger, der har ført til domfældelse for overtrædelse af gældende skattelovgivning indenfor det område, hvor virksomheden udøver sit erhverv;

j) Hvis Leverandøren eller dennes underleverandører har vedtaget bødeforlæg eller er endelig domfældt for overtrædelse af gældende hvidvasklovgivning indenfor det område, hvor virksomheden udøver sit erhverv, medmindre Leverandøren eller dennes underleverandører har gennemført self cleaning, eller

k) Andre forhold, som ikke selvstændigt udgør væsentlig misligholdelse, men som ved deres antal eller karakter med føje væsentligt svækker Ordregiverens tillid til Leverandøren.

Ordregiver kan ophæve Kontrakten ved Leverandørens konkurs med de begrænsninger, der følger af konkursloven.

Ordregiver kan straks ophæve Kontrakten, såfremt Leverandøren tages under rekonstruktionsbehandling, eller Leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at Leverandøren må antages at være ude af stand til at opfylde Kontrakten.

Hvis Leverandøren er et kapitalselskab, kan Ordregiver ophæve Kontrakten, hvis selskabet kræves opløst af Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende national myndighed. Bestemmelsen finder ikke anvendelse, hvis Leverandøren inden 10 Arbejdsdage fra fremkomsten af et påkrav fra Ordregiver dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er til stede.

Eventuel ophævelse af Kontrakten sker med virkning for fremtiden.

6.5.4 Leverandørens ophævelse af Ordrer

Leverandøren er berettiget til at ophæve Ordren helt eller delvist, såfremt Ordregiver væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til den konkrete Ordre, herunder hvis Ordregiver ikke senest 20 dage efter modtagelsen af skriftligt påkrav om manglende betaling efter forfaldsdagen, jf. pkt. 5.3 har betalt det skyldige beløb til Leverandøren eller deponeret beløbet.

Påkravet fra Leverandøren skal for at være gyldigt og kunne medføre ophævelse af Ordren indeholde en beskrivelse af den nærmere måde, som Ordregiver har misligholdt sin betalingsforpligtelse samt en

angivelse af, at Leverandøren helt eller delvist vil ophæve Ordren, hvis Ordregiver ikke senest 20 Dage efter modtagelsen af påkravet har betalt eller deponeret det skyldige beløb.

6.5.5 Leverandørens ophævelse af Kontrakten

Leverandøren er berettiget til at ophæve Kontrakten, hvis Ordregiver væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til Kontrakten, herunder gentagne gange (det vil sige mere end én gang) ikke betaler skyldige beløb rettidigt, og ikke tager skridt til at udbedring.

Eventuel ophævelse af Kontrakten sker med virkning for fremtiden.

7 Afsluttende bestemmelser

7.1 Ændringer af Kontrakten

7.1.1 Ændringsprocedure

Ordregiver kan anmode om, at der under iagttagelse af de udbudsretlige regler, foretages ændringer af ikke-grundlæggende elementer i Kontrakten.

Ordregiver forbeholder sig ret til, under iagttagelse af de udbudsretlige regler og praksis, at anmode om ændringer i Kontrakten uden, at Ordregiver er forpligtet til at indlede ny udbudsprocedure, såfremt følgende fremtidige betingelser indfinder sig:

• Ændringer i Offentlig Regulering, som objektivt betyder at Leverandørens Ydelse eller Ordregivers krav til Ydelsen (indhold og ramme for en forløbstype) ændres grundlæggende og/eller nødvendiggør en anmodning om ny forløbstype for at imødekomme formålet med den ændrede Offentlige Regulering

• Ved væsentlige ændrede budgetforudsætninger dvs. ved ændringer på ≥ 20 % af det samlede indsatsbudget pr. borger i et givent budgetår pr. LAB målgruppe kan Ordregiver anmode Leverandøren om en reduktion af en eller flere af Leverandørens priser med op til maksimalt 10 % pr. gang

• Ændringer af forløbstyper efter ønsker fra Leverandøren eller Ordregiver. Pris kan ikke øges i denne sammenhæng

En anmodning om ændringer i Kontrakten skal indeholde følgende:

a) Årsag til anmodning om ændring

b) Angivelse af ønsket ændring og konsekvenser for Kontraktens vilkår

c) Ønsket tidspunkt for ændringens ikrafttræden

Leverandøren skal senest 20 Arbejdsdage efter at have modtaget en anmodning om ændringer i Kontrakten fremsende et løsningsforslag med angivelse af ændringsanmodningens konsekvenser for aftalegrundlaget, herunder blandt andet Opfyldelsestidspunktet samt forøgelse eller formindskelse af leverandørens vederlag.

Såfremt Ordregiver kan godkende Leverandørens løsningsforslag, skal Ordregiver udarbejde en skriftlig allonge til Kontrakten.

Alle aftalte ændringer til Kontrakten skal for at være gyldige i forhold til Kontraktens vilkår udarbejdes i form af skriftlige allonger til Kontrakten. Allongerne skal dateres og underskrives særskilt.

7.2 Pålagt ophør

Pålægges Ordregiver af en domstol, kompetent offentlig myndighed eller en af Voldgiftsinstituttet nedsat voldgiftsret at bringe Kontrakten helt eller delvist til ophør, er Ordregiver berettiget hertil med rimeligt varsel.

Tilsvarende kan Ordregiver med øjeblikkelig virkning opsige Kontrakten og indgåede Ordrer i det tilfælde, at Klagenævnet for Udbud eller en domstol påbyder Ordregiver at annullere beslutninger truffet af Ordregiver i forbindelse med udbuddets gennemførelse. Det samme gælder, hvis Kontrakten eller en Ordre erklæres for ”uden virkning”.

I tilfælde af ovenstående har Leverandøren alene krav på en erstatning svarende til negativ kontraktinteresse og rimeligt vederlag for sin ophørsbistand. Derudover har Leverandøren intet krav mod Ordregiver.

7.3 Ændringer i Offentlig Regulering

Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at opfyldelsen af Kontrakten sker under overholdelse af den til enhver tid gældende Offentlige Regulering.

Såfremt der sker ændringer i Offentlig Regulering, der medfører, at Kontrakten skal ændres, skal Leverandøren acceptere disse ændringer.

Såfremt der sker ændringer i Offentlig Regulering, herunder ændringer i de offentlige budgetter, der medfører, at Kontrakten eller dele heraf må opsiges, kan Ordregiver gøre dette med 1 måneds varsel.

7.4 Ordregivers ret til at bringe Kontrakten til ophør

Ordregiver har ret til at bringe Kontrakten til ophør, såfremt:

a) Kontrakten har været genstand for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsprocedure.

b) Leverandøren var på tidspunktet for tildeling af Kontrakten omfattet at udelukkelsesgrunde i udbudsloven §§ 135-137, hvorefter Leverandøren skulle have været udelukket fra udbudsproceduren.

c) Kontrakten ikke skulle have været tildelt Leverandøren på grund af en alvorlig overtrædelse af forpligtelserne i henhold til traktaterne og direktiverne, der er fastslået af EU-domstolen i forbindelse med en procedure efter artikel 258 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmøde.

d) Ordregivers tildelingsbeslutning er annulleret ved endelig afgørelse eller dom. I dette tilfælde er Ordregiver forpligtet til at bringe Kontrakten til ophør med et passende varsel.

Ordregivers ophør af Kontrakten under dette pkt. 7.4 har virkning straks i det øjeblik, at Ordregiver har gjort ophøret gældende, jf. dog litra d.

7.5 Leverandørens konkurs

I tilfælde af Leverandørens konkurs skal Leverandørens konkursbo på Ordregivers forlangende uden ugrundet ophold tage stilling til, om konkursboet vil indtræde i Kontrakten og/eller indgåede Ordrer.

Ordregiver har, med respekt for konkurslovens regler, ret til at bringe Kontrakten og/eller underliggende Ordrer til ophør, såfremt Leverandørens konkursbo ikke uden ugrundet ophold tager stilling til, om konkursboet vil indtræde.

7.6 Force majeure

Leverandøren og Ordregiver er ansvarsfri, når deres korrekte opfyldelse af Kontrakten, herunder de enkelte Ordrer, er umulig som følge af force majeure.

Force majeure foreligger, når opfyldelse er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som den forhindrede Part ikke kan afbøde eller burde have forudset, så som krig, naturkatastrofer, pandemi, brand, strejker eller lockouts.

Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den forhindrede Part uden ugrundet ophold har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part.

Den forhindrede Part skal herudover inden syv Dage efter den opståede hændelse give den anden part en mere detaljeret redegørelse om konsekvenserne af force majeure hændelsen, herunder hvordan force majeure hændelsen forventes at påvirke Leverancen samt forslag til afhjælpningsforanstaltninger.

Leverandøren og Ordregiver afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure.

Såfremt en force majeure hændelse umuliggør opfyldelse af væsentlige dele af Kontrakten i 30 på hinanden følgende Dage, er den Part, som ikke er forhindret af force majeure hændelsen, berettiget til at opsige Kontrakten helt eller delvist med 30 Dages skriftligt varsel, uden at det kan medføre krav mellem Parterne.

7.7 Tvister

Alle tvistigheder om og i forbindelse med Kontrakten, herunder ethvert spørgsmål om forståelsen og fortolkning af Kontrakten, skal så vidt muligt løses i mindelighed.

Opstår en tvist, kan en Part med et skriftligt varsel på mindst fem Arbejdsdage forlange, at den anden Part mindst tre gange fremmøder med mindst én bemyndiget person til et forhandlingsmøde.

7.8 Lovvalg og værneting

Kan uoverensstemmelser ikke afgøres mellem Parterne, afgøres disse ved de almindelige domstole. Værneting er Ordregiverens hjemting.

Retsforholdet i henhold til Kontrakten og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret.

7.9 Køretøjer

7.9.1 Tomgang og Euronorm

Alle Leverandørens chauffører skal gøres bekendt med, og overholde, Københavns Kommunes tomgangsregulativ, der foreskriver, at motoren i et holdende motordrevet køretøj ikke må være i gang længere end højst nødvendigt og højst 1 minut. Læs mere om reglerne i kommunens folder her: xxxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxx/xxxxxx-xx-xxxxxxxx-xxxxxxx.

Alle køretøjer som leverer Ydelser i henhold til Kontrakten, skal som minimum være Euronorm 6.

7.10 GDPR

Leverandøren er desuden forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning, herunder bl.a. kravene om logning, sletning og destruktion af data, og til i sine interne procedurer at sikre fortrolighed om personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. Leverandøren er i den sammenhæng forpligtet til at underskrive databehandleraftale, jf. Bilag L hvis Ordregiver stiller krav herom.

8 Underskrifter

Kontrakten underskrives i 2 originale eksemplarer af nedenstående personer, som med deres underskrifter bekræfter at være tegningsberettigede. Hver Part modtager et eksemplar.

[By], den [dd.mm.åååå] [By], den [dd.mm.åååå]

For Ordregiver For Leverandøren

[Stillingsbetegnelse] [Stillingsbetegnelse]

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯

[Indsæt navn] [Indsæt navn]

Bilag A

Kravspecifikation

Indholdsfortegnelse

1 Indledende afsnit 3

2 Rammen for indsatsen 3

2.1 Metodisk tilgang 4

2.2 Beskæftigelsesrettet indsatsmodel 5

2.3 Partnerskabsorienteret samarbejdsmodel 7

3 Krav til indsatsen 8

3.1 Generelle krav 8

3.2 Målgruppebeskrivelse 8

3.3 Indsatsspor 9

3.4 Tilrettelæggelse af indsatsen 10

3.5 Resultatmål 12

4 Krav til samarbejde 13

4.1 Samarbejdsorganisation 13

4.2 Fælles fagligt fundament og fælles kompetenceudvikling 14

1 Indledning

Formålet med kravspecifikationen er at beskrive Københavns Kommune, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens (herefter "Ordregiver") generelle og specifikke krav til en beskæftigelsesindsats, som inddrager metoder og erfaringer fra Projekt Trædesten. Ved afgivelse af tilbud, accepterer Tilbudsgiver (herefter ”Tilbudsgiver eller "Leverandør”) at opfylde de i kravspecifikationens opstillede krav og betingelser.

Indsatsen skal være med til at realisere Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets vision, som danner rammen for beskæftigelsesindsatsen i Københavns Kommune.

’’Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen skal med omsorg, inddragelse, tillid og høj faglighed skabe gode brugeroplevelser og hjælpe ledige københavnere i ordinære job og uddannelse for at sikre et værdigt forsørgelsesgrundlag, samt sikre integrationen af borgere med etnisk minoritetsbaggrund og andre minoriteter i det danske samfund og være en stærk samarbejdspartner for virksomhederne.’’

Indsatsen skal tilrettelægges med udgangspunkt i den viden og de metoder, som er udviklet i forbindelse med Projekt Trædesten, samt foregå i tæt samarbejde med Ordregiver.

2 Rammen for indsatsen

Projekt Trædesten var et metodeudviklingssamarbejde mellem Københavns Kommune, Settlementet på Vesterbro og VIVE, og støttet af A.P. Møller Fonden. Projektet løb fra 2017 til 2022 og havde til formål at tilvejebringe viden om, hvordan udsatte borgere støttes i job, fleksjob og uddannelse1.

Den viden og de metoder, som blev udviklet undervejs i projektet, tog udgangspunkt i en metodepakke, som bestod af praksisafprøvede metoder samt metoder, som andre undersøgelser havde vist virksomsomme. Metodepakke og praksiserfaringer blev efterfølgende sammenfattet i en række principper, hvori faglige metoder for beskæftigelsesindsats, borgersamarbejde, tværfagligt samarbejde samt praktiske rammer og strukturer, blev beskrevet.

Metodepakken og de grundlæggende principper danner grundlag for den teoretiske og metodemæssige ramme, som den udbudte indsats skal tilrettelægges ud fra. Rammen tager afsæt i positive erfaringer med brug af metoder og principper, som dels er indsamlet af VIVE, undervejs i projektet, og dels bygger på erfaringsindsamlinger foretaget af forvaltningen.

Rammen består af tre dele:

• metodisk tilgang (afsnit 2.1.)

• beskæftigelsesrettet indsatsmodel (afsnit 2.2.)

• partnerskabsorienteret samarbejdsmodel (afsnit 2.3)

1 Projektet evalueres af VIVE, og vil blive samlet i en VIVE-rapport, som forventes offentliggjort i løbet af 2023

2.1 Metodisk tilgang

2.1.1 Metode til indsats og samarbejde med borger:

Tilbudsgiver skal tage udgangspunkt i følgende metoder i tilrettelæggelsen af indsatser og aktiviteter og i samarbejdet med borger:

Job- og virksomhedsrettet fokus og helhedsorienteret støtte

Indsatsen skal have et job- og virksomhedsrettet fokus og bygge på en forståelse af, at afklaring af jobmål, samt udvikling af motivation og arbejdsidentitet, bedst opnås, når borgeren løser relevante arbejdsopgaver og er en del af et kollegialt fællesskab.

Sideløbende med den job- og virksomhedsrettede indsats skal borgeren kunne tilbydes støtte, der har til formål at sikre vellykkede overgangsfaser og hjælpe borgeren med at falde til på arbejdspladsen, mestre udfordringer på jobbet samt sikre en stabil hverdag.

Tilgangen læner sig op ad principperne for Flere-skal-med og Job-First-tankegangen.2

Empowerment og inddragelse

Samarbejdet med borgeren skal understøtte borgerens evne til at udvikle beskæftigelsesrettede kompetencer samt styrke borgerens ressourcer og muligheder for at handle i sit eget liv. Borgeren skal have indflydelse på tilrettelæggelsen af aktiviteter og løbende inddrages i vigtige beslutninger om indsatsen.

Motivationsskabelse

Borgerens motivation for at skabe positiv forandring i sit eget liv skal styrkes ved blandt andet at møde borgeren med empati og nærvær, og ved at vende modstand og indvendinger til konstruktiv dialog. Samtalen med borgeren skal være motiverende og tage udgangspunkt i borgerens egne ressourcer, værdier og ønsker.

Tro på borgerens jobchancer

Borgeren skal mødes med en tro på at arbejde og uddannelse er en realistisk mulighed. Troen på borgerens jobchancer er en vigtig faktor for at motivere og styrke borgernes progression og bidrage til, at borgeren lykkes med at komme i arbejde og uddannelse.

Betydningen af sagsbehandlerens tro på borgerens jobchance er blandt andet beskrevet i Beskæftigelses Indikator Projektet (BIP).3

Relationsdannelse og tillid

Der skal i forløbet opbygges en tillidsbaseret relation til borgeren med henblik på at skabe tryghed og åbenhed i samarbejdet og dermed øge borgeren mulighed for progression.

2.1.2 Metode til samarbejde med Ordregiver

Tilbudsgiver skal tage udgangspunkt i følgende metoder til samarbejdet med Ordregiver

2 Se evt. Flere Skal Med (xxxx.xx) JobFirst-metoden (xxxx.xx)

3 Se evt. Beskæftigelses Indikator Projektet - Væksthusets Forskningscenter (xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx.xx)

Fysisk samlokalisering

Fysisk samlokalisering (hvor forskellige fagpersoner er placeret på samme fysiske sted) skal bidrage til at styrke kommunikationen mellem Tilbudsgiver og Ordregiver samt styrke videndeling og erfarings- og ideudveksling. Desuden bidrager fysisk samlokalisering til mere effektive beslutningsprocesser.

Relationel koordinering

Samarbejdet mellem Ordregiver og Tilbudsgiver skal være tæt og samarbejdsrelationerne skal koordineres gennem fælles mål, delt viden og gensidig respekt.4

2.2 Beskæftigelsesrettet indsatsmodel

Indsatsmodellen i Projekt Trædesten er bygget op omkring en række indsatsfaser, som hver især repræsenterer et udviklingstrin mod en stærkere arbejdsmarkedstilknytning eller afklaring af arbejdsevnen, samt aktiviteter, som understøtter borgens udvikling i de enkelte indsatsfaser.

2.2.1 Indsatsfaser

Tilbudsgiver skal tilrettelægge en indsats, som indeholder nedenstående indsatsfaser. Indsatsfaser og aktiviteter kan anvendes fleksibelt, og kan justeres i forhold til borgerens udvikling og støttebehov. Som udgangspunkt skal indsatsen dog indeholde nedenstående fire indsatsfaser:

INDSATSFASER

BESKRIVELSE

INDSATSFASE 1: OPSTART (2-4 UGER)

Indsatsfasen har til formål at skabe den indledende relation til borger samt kortlægge borgerens kompetencer, helbred og sociale situation samt identificere muligheder og barrierer.

INDSATSFASE 2: UDVIKLINGSPRAKTIK I TRYGGE TRÆNINGS- BANER (3-6 MÅNEDER)

Indsatsfasen har til formål at opbygge arbejdsparathed i en virksomhed, som kan tilbyde et rummeligt arbejdsfællesskab, samt afklare jobmuligheder, arbejdsevne og skånehensyn.

INDSATSFASE 3: EKSTERN VIRKSOMHEDS- PLACERING/SMÅJOB (3-

6 MÅNEDER)

Indsatsfasen har til formål at bygge bro til arbejdsmarkedet eller uddannelse ved, via en ekstern virksomhedspraktik, at bygge videre på borgerens erfaring fra den indledende virksomhedspraktik i trygge træningsbaner. Den eksterne virksomhedspraktik kan også anvendes som afklaringsforløb for de borgere, som skal afklares til fleksjob.

INDSATSFASE 4: FASTHOLDELSESMENTOR (3-6 MÅNEDER)

Indsatsfasen har til formål at støtte borgeren i at fastholde job på ordinære vilkår, fleksjob eller uddannelse.

4 Se evt. relationel-koordinering.pdf (xxxxxxxx.xx)

2.2.2 Aktiviteter og tilbud

Tilbudsgiver skal som minimum kunne tilbyde borger alle nedenstående aktiviteter i forløbet. Det skal her bemærkes, at aktiviteterne/funktionerne godt kan udføres af samme fagperson, men at fagpersonen skal have de faglige kompetencer til, sammen med borger, at gennemføre aktiviteterne:

Jobmentor

Jobmentoren er den gennemgående fagperson for hele forløbet. Jobmentoren skal have indgående kendskab til beskæftigelsesindsatsen og målgruppen af udsatte borgere, som er langt fra arbejdsmarkedet, og skal desuden have kendskab til mentorfaglige redskaber.

Praktikansvarlig

Den praktikansvarlige er den gennemgående vejleder og støtteperson for borger i praktikforløbet. Den praktikansvarlige skal, udover at introducere borger for opgaver og yde hjælp og støtte til borger i hverdagen, også bidrage til at indsamle oplysninger om borgers progression, kompetencer og barrierer.

CV- og jobsøgningskonsulent

CV- og virksomhedskonsulenten skal hjælpe borgeren med at få overblik over sine kompetencer og erfaringer, og få udarbejdet et brugbart jobsøgnings-CV. CV- og jobkonsulenten kan også give input til borgers Jobnet-CV. Borger skal have løbende mulighed for at konsultere CV- og jobsøgningskonsulenten og tilføje nye kompetencer og færdigheder, som er tilegnet undervejs i forløbet.

Virksomhedskonsulent

Virksomhedskonsulenten inddrages i forløbet, når borgerens kompetencer og jobønsker er kortlagt, og når borgeren er klar til en ekstern virksomhedspraktik og/eller småjob. Virksomhedskonsulenten skal bistå og støtte borger ift. praktikplacering og job, og har fokus på at bistå borger med at skabe det gode match mellem borger og virksomhed ifm. en virksomhedsplacering.

Udviklingspraktik i trygge træningsbaner

Udviklingspraktikken har til formål at sikre, at borgers faglige kompetencer og generelle arbejdsmarkedskompetencer optrænes, afklares og udvikles i et arbejdsfællesskab, hvor der udføres konkrete og meningsfulde arbejdsopgaver, men hvor der ikke stilles krav om effektivitet, og hvor der tages hensyn til de udfordringer, borgeren måtte have. Det er desuden vigtigt, at borgeren i udviklingspraktikken får en udførlig introduktion til arbejdsopgaver og har adgang til hjælp og støtte til at udføre arbejdsopgaver samt forme og indgå i samarbejdsrelationer.

Udviklingspraktikken etableres som en virksomhedspraktik (jf. LAB kap. 11). Såfremt borger ikke er klar til en virksomhedspraktik efter LAB kap. 11, kan udviklingspraktikken være en del af vejlednings- og opkvalificeringsforløbet (jf. LAB kap. 14), hvor borger opkvalificeres ved at træne kompetencer/arbejdsfunktioner i en virksomhed.

Eksterne virksomhedsplaceringer/småjob

Eksterne virksomhedsplaceringer og småjob etableres med henblik på at videreudvikle de faglige og personlige kompetencer, som borgeren har tilegnet sig i udviklingspraktikken. I en ekstern virksomhedspraktik øges kravene til borgers effektivitet og selvstændighed i opgaveløsningen med

henblik på at klæde borgeren på til at kunne varetage arbejdsopgaverne i en ordinær jobfunktion eller fleksjob.

CV- og jobsøgningsværksted

Borgeren skal have mulighed for at deltage i CV-værksted og jobcafé, hvor borgeren kan få sparring på jobsøgningsmateriale samt udveksle erfaringer med andre borgere.

Juridisk, økonomisk og social rådgivning

Borgeren skal have adgang til hjælp og støtte i forhold til de udfordringer, der ikke handler om beskæftigelse, dvs. professionel juridisk, økonomisk og social rådgivning. Rådgivningen skal understøtte udviklingen af øget hverdagsmestring/livsmestring med henblik på at hjælpe borgeren med at holde fokus på job- og uddannelsesrettede aktiviteter.

2.3 Partnerskabsorienteret samarbejdsmodel

Et centralt element i Projekt Trædesten er det tætte samarbejde mellem Ordregiver og Tilbudsgiver. Det tætte samarbejde skal sikre koordinering og sammenhæng mellem indsatser og aktiviteter samt understøtte fælles mål og retning for Ordregiver og Tilbudsgiver.

2.3.1 Elementer i det tværfaglige samarbejde

Tilbudsgiver skal i det interne samarbejde, og i samarbejdet med Ordregiver, inddrage følgende metoder, som bl.a. tager udgangspunkt i metoderne for relationel koordinering:

Veldefinerede roller

Der skal være en tydelig intern organisering og rollefordeling blandt de forskellige fagligheder samt klarhed om opgaver og ansvar.

Tæt kommunikation mellem fagligheder

I samarbejdet skal der være fokus på tæt dialog mellem de forskellige fagligheder. Tæt dialog og kommunikation skal sikre videndeling og koordinering af borgerens forløb og iværksatte aktiviteter.

Fælles retning og enighed i mødet med borger

De forskellige fagpersoner, som er involveret i borgerens forløb, skal fremstå enige i mødet med borger. Eventuelle faglige uenigheder skal håndteres sagligt og holdninger skal være afstemt inden mødet med borger.

Tværfaglig sagssparring

For at sikre det gode samarbejde omkring borgeren, skal der etableres et formelt sparringsrum, hvor de forskellige fagpersoner kan drøfte borgerens progression samt næste indsats- og sagsbehandlingsskridt.

3 Krav til indsatsen

3.1 Generelle krav

3.1.1 Indsatser efter Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats

Alle aktiviteter i en indsats efter Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (LAB) skal til enhver tid opfylde lovgivningens krav.

For at aktiviteterne kan være omfattet af LAB, er det afgørende, at de har et klart job- og uddannelsesrettet sigte med henblik på, at borgeren hurtigst muligt opnår varig beskæftigelse og hel eller delvis selvforsørgelse.

3.1.2 Kendskab til målgruppen, beskæftigelsesområdet og arbejdsmarkedet

Tilbudsgiver skal have kendskab til målgruppen, arbejdsmarkedet og relevant beskæftigelseslovgivning. Derudover skal tilbudsgiver have kendskab til reglerne vedr. rehabiliteringsteamet, herunder hvad der er relevant at dokumentere for borgere, der skal have forelagt deres sag for et rehabiliteringsteam. Såfremt Tilbudsgiver får tildelt kontrakt, skal Tilbudsgiver løbende have fokus på, at de ansatte hos Tilbudsgiver har indsigt i målgruppen, udviklingen på arbejdsmarkedet samt de centrale elementer af lovgivningen, ligesom Tilbudsgiver skal sørge for intern kvalitetssikring af de rapporter og indsatser, der leveres til Ordregiver.

Indgående indsigt i målgruppen og området vurderes at være en forudsætning for, at der kan tilrettelægges en indsats hos Tilbudsgiver, der virker og som er i sammenhæng med det arbejde, som Jobcenter København udfører ifølge lovgivningen. Tilbudsgiver skal ikke udføre myndighedsarbejde (fx træffe afgørelser).

3.1.3 Overordnede krav

▪ Indsatsen tilrettelægges ud fra en individuel og konkret vurdering af den enkelte borgers behov i et tæt samarbejde med Jobcenter København, der varetager kontaktforløbet for borgerne.

▪ Aktiviteterne skal anvendes fleksibelt i forhold til den enkelte borger og skal altid iværksættes ud fra en faglig vurdering af, om den konkrete aktivitet skønnes at kunne bringe den pågældende borger tættere på arbejdsmarkedet.

▪ Borgere skal kunne optages løbende på tilbud, her forstået som, at der som minimum er optag én gang om ugen på et forløb.

▪ Når det er nødvendigt, skal forløb tilrettelægges således, at borgeren samtidig kan deltage i andre aktiviteter, som fx virksomhedsplacering, ordinære timer, behandling i sundhedssektoren, samtaler og aktiviteter i sundheds- og socialforvaltningen, hos psykolog/psykiater m.v.

▪ Borgeren skal kende sine aktiviteter i den kommende periode. Borgeren skal derfor have udleveret et uge-/månedsskema for forløbet. Et uge-/månedsskema skal som udgangspunkt udleveres senest dagen før, at aktiviteterne i skemaet gennemføres. Det er op til Tilbudsgiver, hvorvidt der anvendes enten ugeskema eller månedsskema. Bemærk, at der ved alle justeringer af borgers forløb skal ændres i uge-/månedsskemaet. Se uddybning i bilag D, afsnit 4.

3.2 Målgruppebeskrivelse

Målgruppen for indsatsen er udsatte borgere over 30 år med forskellige forudsætninger, støttebehov og problemstillinger i forhold til at kunne opnå tilknytning til arbejdsmarkedet. Det er fx borgere med misbrug, hjemløshed, psykiske sygdomme, fysiske helbredsproblemer, påfaldende adfærd, begrænset netværk mv. Målgruppen har ofte længerevarende ledighed bag sig samt begrænsninger i

arbejdsevnen, som medfører, at de kun kan deltage i aktiviteter i få timer om ugen. Målgruppen har desuden ingen eller begrænset tilknytning til arbejdsmarkedet, en svag arbejdsidentitet samt er uafklarede ift. jobmål, kompetencer og/eller helbred.

Indsatsen er endvidere målrettet borgere, som har deltaget i flere eksterne virksomhedstilbud uden den ønskede effekt og/eller har haft udfordringer med deltagelse i eksterne virksomhedstilbud, og som jobcenteret derfor vurderer i særlig grad kan drage nytte af en forberedende indsats i udviklingspraktikker, før en ekstern virksomhedsrettet indsats etableres.

Deltagerne vil primært være aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere, men andre målgrupper i § 6 i Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, kan også inkluderes.

3.3 Indsatsspor

Indsatsen skal bestå af to indsatsspor: en helhedsorienteret og virksomhedsrettet beskæftigelsesindsats samt efterværn i form af tilbud om fastholdelsesmentor. Indsatssporene etableres i forlængelse af hinanden, og borgeren kan således ikke visiteres direkte til fastholdelsesmentor/efterværn:

Spor 1:

Helhedsorienteret og virksomhedsrettet beskæftigelsesindsats

Spor 2: Fastholdelsesmentor/Efterværn

3.3.1 Indsatsspor 1: Helhedsorienteret og virksomhedsrettet beskæftigelsesindsats

Visitering til et fleksibelt timetal i spor 1

Ordregiver visiterer borgere til vejlednings- og opkvalificeringstilbuddet på spor 1 (Helhedsorienteret og virksomhedsrettet forløb) i et fleksibelt ugentligt timetal mellem 3 og 5 timer pr. uge. I praksis betyder det, at Tilbudsgiver har fleksibilitet i forhold til, hvor mange aktivitetstimer der planlægges for den enkelte borger om ugen, da det gennemsnitlige ugentlige planlagte aktivitetstimer for den enkelte borger blot skal ligge inden for det timeinterval, der er bestilt for den enkelte borger (dvs. 3-5 timer). Se uddybning om anvendelse af visitering via fleksibelt timetal i bilag D, afsnit 4.2.

Ordregiver vil føre tilsyn med, om det gennemsnitlige ugentlige timetal for borger er inden for det bestilte timeinterval (se evt. bilag F ’Kvalitet og tilsyn’, afsnit 3.4.2).

Tilbudstyper, Varighed og intensitet

Forløbet skal typisk leveres med en varighed op til 26 uger med mulighed for forlængelse. I visse tilfælde vil der, ud fra en konkret vurdering af den enkelte borger, være behov for at bestille forløb af kortere eller længere varighed.

Forløbet vil blive booket med et konkret ugentligt timetal på mellem 3 og 5 timer, og er bygget op omkring følgende aktive tilbud i LAB:

• Vejledning og opkvalificering, §91 i LAB, kap. 14

• Virksomhedspraktik, jf. LAB, kap. 11

• Ansættelse i løntilskud, jf. LAB, kap. 12

3.3.2 Indsatsspor 2: Fastholdelsesmentor/Efterværn

Visitering til fastholdelsesmentor/efterværn

Ordregiver visiterer borgere til et fastholdelsesmentorforløb på spor 2, hvis borger, efter at have gennemført vejlednings- og opkvalificeringstilbuddet (Spor 1), er kommet i job, fleksjob eller uddannelse, og Ordregiver vurderer, at der er behov for en efterværnsindsats.

Visitering af borger til en mentorindsats vil altid ske i et konkret ugentligt timetal, jf. bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats (BAB) § 52.

Tilbudstyper, Varighed og intensitet

Forløbet skal typisk leveres med en varighed op til 13 uger med mulighed for forlængelse. I visse tilfælde vil der, ud fra en konkret vurdering af den enkelte borger, være behov for at bestille forløb af kortere eller længere varighed.

Forløbet vil typisk blive booket med et konkret ugentligt timetal på ½ time. I visse tilfælde vil der være behov for at der leveres et andet antal timer per uge.

Indsatsspor 2 er bygget op omkring følgende tilbud i LAB:

• Mentor, jf. LAB, kap. 26

3.4 Tilrettelæggelse af indsatsen

Indsatsen i både indsatsspor 1 og indsatsspor 2 skal have et individuelt fokus, et virksomhedsrettet fokus samt have fokus på dokumentation af borgerens forløb.

3.4.1 Individuelt fokus

Indsatsen skal altid tilrettelægges individuelt med udgangspunkt i den enkelte borgers udfordringer, forudsætninger og behov. For en stor del af borgerne vil der være behov for en motivationsindsats, og Tilbudsgiver skal kunne motivere og udfordre borgeren til næste udviklingsskridt mhp. at skabe progression mod en tættere arbejdsmarkedstilknytning.

Sideløbende med en beskæftigelsesrettet indsats skal Tilbudsgiver have fokus på at understøtte den enkelte borger med at få stabiliseret sin sociale og/eller helbredsmæssige situation, f.eks. ift. bolig, gæld, misbrug eller sygdom.

3.4.2 Virksomhedsrettet fokus

Udgangspunktet for arbejdet med borgerne er fra første dag en virksomhedsrettet indsats som har til formål at borger hurtigt kommer ud på en virksomhed. Som en del af indsatsen skal borgeren støttes i at få indkredset og beskrevet egne jobmål, herunder de jobfunktioner borger kan varetage. Såfremt det er relevant, skal borgeren støttes i at få indkredset sine uddannelsesmuligheder.

For borgere, der viser sig at være i målgruppen for f.eks. fleksjob, vil der som udgangspunkt skulle etableres et småjob og/eller en ekstern praktik for at sikre tilstrækkelig dokumentation. For borgere, der er i målgruppen for en førtidspension, vil det virksomhedsrettede arbejde (enten via forløb i udviklingspraktikker eller eksterne praktikker) også indgå som dokumentation for reduceret arbejdsevne.

Der vil således være behov for at arbejde virksomhedsrettet med alle borgere, herunder borgere der kan være i målgruppen for afklaring til fleksjob eller førtidspension. Indsatsen skal have fokus på at bistå borger ift. at skabe det rette match mellem den enkelte borger og relevante job- og praktikåbninger. Det kræver, at Tilbudsgiver har et indgående kendskab til målgruppen, herunder målgruppens karakteristika, behov og udfordringer, og at Tilbudsgiver formår at sætte denne viden i spil i forhold til at skabe det gode match. Derudover kræver opgaven, at Tilbudsgiver har et stort overblik over og samarbejde med virksomheder, som dels formår at håndtere borgere, som ofte mangler faglige kompetencer, sociale færdigheder samt forståelse for de krav, de bliver mødt med på en arbejdsplads, og dels formår at skabe trygge rammer og inkluderende arbejdsfællesskaber.

3.4.3 Dokumentation af borgers forløb

Dokumentationen af borgerens forløb er afgørende for, at der kan skabes fremdrift i borgerens samlede forløb og jobcentrets videre arbejde med borgeren.

Som en del af dokumentationen af indsatsen (i medfør af Kontrakten), skal leverandøren derfor udarbejde leverandørrapporter med en systematisk og kvalificeret beskrivelse af borgerens aktiviteter i tilbuddet. Leverandørrapporter skal have en sådan kvalitet at de kan bistå til jobcentrets videre arbejde med borgeren. Udarbejdelse af leverandørrapporter skal foregå med den kadence, der angives i bestillingen fra jobcentret og følge de retningslinjer, der er angivet i bilag D.

Leverandørrapport for Indsatsspor 1

Den afsluttende leverandørrapport for Indsatsspor 1 (Helhedsorienteret og virksomhedsrettet beskæftigelsesindsats) skal være en fyldestgørende beskrivelse af borgerens forløb og skal indeholde beskrivelse af:

▪ De konkrete jobfunktioner, som borgeren har forsøgt at varetage, og hvilke af disse jobfunktioner som borgeren hhv. har kunnet varetage og ikke har kunnet varetage.

▪ De begrænsninger i borgerens arbejdsevne og adfærd, som evt. har været en hindring for, at borgeren har kunnet varetage visse jobfunktioner, og/eller har betydet, at borgeren ikke har kunnet være effektivt tilknyttet i alle timer

▪ De skånebehov som borger har i de konkrete jobfunktioner

▪ Hvordan der (bl.a. via hjælpemidler) er forsøgt at kompensere for borgerens skånebehov og begrænsninger i arbejdsevnen, og hvilken effekt de konkrete kompensationer har haft på borgerens evne til at varetage de konkrete jobfunktioner

▪ Hvilke fagligheder (fx fysioterapeut, ergoterapeut mv.) der evt. har været inddraget i arbejdet med at afklare, hvordan borgeren kan kompenseres med henblik på at kunne varetage jobfunktionerne

▪ Oplysning om, hvor mange timer borgeren effektivt har arbejdet, og hvordan der har været forsøgt progression (opgaver og timer), herunder argumentation for hvorfor timeantallet har været på/er endt på bestemt niveau

▪ Hvordan borgers fremmøde har været, herunder beskrivelse af årsager til, at borger er gået tidligere

▪ En vurdering af om borgerens beskæftigelsesmål er realistisk set i forhold til det brede arbejdsmarked pba. borgerens skånebehov, adfærd mv. og en vurdering af de vigtigste fokusområder for, at borgeren kan komme i job/uddannelse, herunder en faglig vurdering af realismen af borgers progression mod arbejdsmarkedet

▪ En beskrivelse af arbejdsgivers vurdering af bl.a. borgers arbejdsevne, funktionsevne, kompetencer mv.

Leverandørrapport for indsatsspor 2

Den afsluttende leverandørrapport for Indsatsspor 2 (Fastholdelsesmentor/Efterværn) skal indeholde beskrivelse af:

▪ Hvordan det er lykkedes at fastholde borgeren i job, uddannelse, fleksjob eller anden selvforsørgelse

▪ Hvordan der er arbejdet med de eventuelle udfordringer, der har været for borgeren efter de er overgået til selvforsørgelse

▪ Borgerens behov for anden/ekstra støtte

Den afsluttende rapport (for både indsatsspor 1 og indsatsspor 2) skal være konkret og af en faglig kvalitet, der sikrer relevante og dokumenterede perspektiver på borgerens sag, som er med til at sikre den nødvendige og ønskede fremdrift i borgerens sag. Tilbudsgiver skal være indstillet på at indgå i et løbende samarbejde med Ordregiver om udformningen af dokumentationen. Tilbudsgiver skal sørge for en intern kvalitetssikring af rapporterne.

3.5 Resultatmål

Ordregiver har følgende resultatmål for indsatsen:

Resultatmål for indsatsspor 1

At borger opnår job eller uddannelse eller afklares til fleksjob eller anden forsørgelse

Resultatmål for indsatsspor 2

At borger fastholdes i job, fleksjob eller i uddannelse

4 Krav til samarbejde

4.1 Samarbejdsorganisation

Gode samarbejdsrelationer mellem jobcenter og leverandør er en forudsætning for, at borgeren oplever koordinerede, sammenhængende og målrettede forløb, der skaber konkrete resultater og/eller progression for borgeren. Der lægges i samarbejdet vægt på at skabe et løsningsorienteret, tæt og tillidsfuldt samarbejde på både drifts-, styrings- og ledelsesniveau med særlig vægt på, at dette afspejles i det daglige samarbejde mellem jobcenter og leverandør om borgerens forløb.

4.1.1 Aktører i samarbejdet

Forvaltningens repræsentanter i samarbejdet består af medarbejdere fra følgende af forvaltningens enheder:

Forvaltningens enheder

Rolle (opgaver)

Jobcenter København

Jobcentret er leverandørens daglige samarbejdspartner ifm. udførelsen af Kontrakten. Det er jobcentret, der henviser borgere til Tilbudsgiver og samarbejder med Ordregiver i den daglige drift.

Jobcenter København, Ydelsesservice (YDS)

Sagsbehandling ved forvaltningsafgørelse forsørgelsesydelse.

fx om

udeblivelser fradrag eller

fra tilbud lukning af

og evt. borgerens

Centralforvaltningen (CF)

CF håndterer styring af Kontraktens gennemførelse. Bl.a. vil CF håndtere eventuelle tvivlsspørgsmål, der måtte være til det kontraktlige indhold, og opfølgning på resultater på tværs.

4.1.2 Samlokalisering og samarbejdsform

Der allokeres to faste medarbejdere fra Jobcenter København til varetagelse af samarbejdet med Tilbudsgiver samt myndighedsopgaven ift. borgerne. De to medarbejdere vil to dage om ugen være fysisk placeret hos Tilbudsgiver. Det er derfor et krav at Tilbudsgiver skal stille to kontorpladser og mødefaciliteter til rådighed for jobcenterets medarbejdere.

For at styrke det driftsnære samarbejde kan samarbejdsredskaber som fællessamtaler, fælles screeningsmøder/screeningsproces og fælles opstartssamtaler med borger tages i brug.

Det er desuden vigtigt, at der er tæt dialog på lederniveau. Det kan være om overordnede ændringer på Kontraktens område (fx ny lovgivning) eller om forhold, der kan have betydning for Kontraktens overholdelse. Derudover kan der på centralt niveau løbende være behov for dialog mhp. at sikre en overordnet fælles retning for arbejdet med borgerne og fælles forståelse af Kontraktens betingelser ift. leverancerne.

Forvaltningens direktør (der har det overordnede faglige ledelsesansvar for Kontrakten) vil som udgangspunkt invitere ledelsesniveauet hos Tilbudsgiver til 1 fællesmøde årligt. Formålet med møderne er at have en tæt dialog om indsatsen / samarbejdet, herunder orientere om væsentlige nyheder fra forvaltningen, som vil påvirke eller evt. kan komme til at påvirke samarbejdet og drøftelse af resultater og effekter af leverandørforløbene.

4.2 Fælles fagligt fundament og fælles kompetenceudvikling

For at styrke det faglige samarbejde og sikre et fælles fagligt fundament, som tager udgangspunkt i metoder og erfaringer fra Projekt Trædesten, samt fælles kompetenceudvikling, skal Tilbudsgiver iværksætte nedenstående aktiviteter. Aktiviteterne skal koordineres med og godkendes af Ordregiver:

• Introduktionsdag for Ordregivers og Tilbudsgivers medarbejdere (inden for den første måned af kontrakten), hvor metoderne for indsatsen præsenteres og en fælles begrebsforståelse etableres

• Iværksættelse af tværfaglige praksis- og læringsfællesskaber (ex. tværfaglig sagssparring)

• Fælles kompetenceudviklingsdag (workshop el.lign.) en gang om året.

• Læringsorienterede og dialogbaserede opfølgningsmøder hvert halve år (for jobcenterledelse og koordinatorer) med fokus på resultatmål

Bilag B

Økonomi

Pris- og betalingsmodel samt øvrige vederlags- og faktureringsbetingelser

1 Pris – og betalingsmodel

1.1 Afgivelse af pris

Tilbudsgiver skal afgive en dagspris for indsatsen i indsatsspor 1 (Helhedsorienteret og virksomhedsrettet beskæftigelsesindsats) og en timepris for indsatsspor 2 (Fastholdelsesmentor) Der skal angives en pris for begge de indsatsspor der udbydes, jf. pkt. 1.2.1. Dagsprisen hhv. timeprisen skal afgives i løsningsbeskrivelsen, dvs. bilag C. De angivne priser indgår med en vægt på 10 pct. i den samlede tilbudsvurdering for udbudsområdet, jf. Udbudsbetingelserne, pkt. 8.

1.2 Priser

1.2.1 Minimums- og maksimalpriser for tilbud på udbudsområdet

De priser, der afgives i bilag C, skal være i hele kroner (uden decimal) og ligge indenfor spændet af de angivne minimums- og maksimalpriser, jf. nedenstående tabel 1. Der anvendes to forskellige prismodeller for betaling af Leverandøren og hermed hvordan det konkrete vederlag beregnes. Priserne i tabel 1 er angivet som en dagspris for indsatsspor 1 og som en timepris for indsatsspor 2.

De tilbudte priser skal omfatte alle omkostninger m.v., der er nødvendige i forbindelse med, at en borger er i et tilbud hos Leverandøren. Ud over direkte tid med borger skal alle relaterede ydelser også indgå, som f.eks. administration, transporttid, og samarbejde med virksomheder, dokumentation og udarbejdelse af leverandørrapporter til Jobcenter København, lokaler m.v. Det er Tilbudsgiverens ansvar at have inkluderet alle nødvendige tillægsydelser og omkostninger i de oplyste priser. Se i øvrigt bilag D (administrative krav).

Der henledes særlig opmærksomhed på betingelserne i bilag L (databehandleraftale), hvor der er anført, at Leverandøren én gang årligt skal afholde udgifterne ifm. med Ordregivers tilsyn af en Leverandørs efterlevelse af bilag Ls databeskyttelsesregler (GDPR). Alle Leverandørens udgifter forbundet med tilsynet af bilag L samt øvrige tilsyn fra Ordregiver skal afholdes af Leverandøren indenfor de tilbudte priser.

Tabel 1: Minimums- og maksimumspriser

Tilbud	Beskæftigelsestilbud	Dagspris (DKK, ex moms)
Tilbud	Beskæftigelsestilbud	Minimumspris	Maksimumspris
Indsatsspor 1:	Helhedsorienteret og virksomhedsrettet beskæftigelsesindsats målrettet borgere med meget stort støttebehov og fleksibilitet i timetal for borger. • Ordregiver kan inden for den angivne dagspris bestille forløb indenfor interval på 3-5 timer i gennemsnit pr. uge.	370 kr.	430 kr.
Øvrig vejledning og opkvalificering, jf. §91 i LAB
Helhedsorienteret og virksomhedsrettet beskæftigelsesindsats
Tilbud	Beskæftigelsestilbud	Timepris (DKK, ex moms)
Tilbud	Beskæftigelsestilbud	Minimumspris	Maksimumspris
Indsatsspor 2:	Fastholdelsesmentor	1100kr.	1300 kr.
Mentorstøtte, jf. Kap. 26 i LAB Fastholdelsesmentor	Mulig timebestilling inden for den angivne timepris er 0,5-5 timer pr. uge i gennemsnit. Det forventes, at der primært bestilles ½ time pr. uge i gennemsnit.

Der skal afgives i alt 2 priser (én for hvert indsatsspor). Der skal afgives en dagspris for indsatsspor 1 og en timepris for indsatsspor 2.

Hvis Tilbudsgiver afgiver et tilbud med en pris, som ender på et antal ører (fx 448,05 el. 448,95 kr.), bliver prisen altid rundet op til nærmeste hele krone og leverandøren vil være forpligtet til at levere den pågældende ydelse til den oprundede pris.

Hvis Tilbudsgiver afgiver et tilbud med en lavere pris end minimumsprisen angivet i tabel 1 ovenfor for de enkelte tilbud, bliver prisen reguleret til mindsteprisen. Leverandøren vil i et sådant tilfælde være forpligtet til at levere den pågældende ydelse til mindsteprisen.

Hvis Tilbudsgiver afgiver et tilbud med en højere pris end maksimalpriserne, angivet i tabel 1 ovenfor for de enkelte tilbud, bliver prisen reguleret til maksimalprisen. Leverandøren vil således være forpligtet til at levere den pågældende ydelse til maksimalprisen.

Hvis Leverandøren ikke angiver en pris for en/flere af tilbuddene, bliver prisen reguleret til maksimalprisen for det respektive tilbud. Leverandøren vil i et sådan tilfælde være forpligtet til at levere den pågældende ydelse til maksimalprisen.

1.3 Bestilling af forløb

Ordregiver vil visitere borgere til tilbud hos Leverandøren i et gennemsnitligt ugentligt timetal. Ved vejlednings- og opkvalificeringstilbud (dvs. indsatsspor 1) vil Ordregiver i bestillingen angive et timeinterval, som det gennemsnitlige ugentlige timetal må ligge inden for. Timeintervallet vil svare til det timeinterval, der er angivet for indsatsspor 1 i tabel 1 ovenfor. Ordregiver kan – fx på baggrund af indsamlede erfaringer - i løbet af kontraktperioden - vælge ikke at visitere til et fleksibelt timetal, men et konkret timetal, som i så fald skal leveres. Dvs. i stedet for en bestilling på 3-5 timer kan ordregiver beslutte at bestillingen er fx 3, 4 eller 5 timer pr. uge i gennemsnit (dvs. uden mulighed for fleksibilitet for Leverandøren ift. levering af Aktivitetstimer).

Visitering af borger til en fastholdelsesmentorindsats (dvs. indsatsspor 2) vil altid ske i et konkret ugentligt timetal, jf. bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats § 122 - 126. Af denne årsag er minimums- og maksimumspriserne for indsatsspor 2 udbudt med en timeprismodel og Tilbudsgiver skal angive en timepris for indsatsspor 2.

Det bestilte antal timer i en Ordre er altid Aktivitetstimer med borgeren, dvs. timer, hvor borgeren skal møde frem og deltage i Leverandørens aktive tilbud. Én Aktivitetstime er altid 60 minutter. Læs om hvad der er omfattet af en Aktivitetstime i bilag D, afsnit 5. Der føres, jf. bilag F, tilsyn med om det antal planlagte aktivitetstimer er i overensstemmelse med det bestilte interval for Aktivitetstimer.

1.4 Beregning af leverandørens vederlag

Begge nedenstående prismodeller og vederlagsberegninger (beregning af faktura for en borger), samt den konkrete udbetaling af vederlaget til Leverandøren, er fuldt automatiseret via IT-understøttelse fra Ordregivers ordrestyringssystem Leverandørplatformen, som en Leverandør er forpligtet til at anvende. Leverandørens fakturering af Ordregiver via Leverandørplatformen betyder, at en Leverandør kun kan fakturere det beløb, som Leverandøren har ret til i medfør af Kontrakten.

1.4.1 Indsatsspor 1 – Prismodel: dagspris

Udgangspunktet for Leverandørens vederlag for indsatsspor 1 (dagspriser) for en Ordre er afhængig af det bestilte antal hverdage i den konkret definerede Ordre.

Beregning af vederlaget for en Ordre (dagspriser) følger således formlen:

Betaling for en Ordre = Antal (gennemførte) hverdage i en Ordre * aftalt dagspris

Leverandøren har kun ret til at fakturere vederlag for det antal hverdage, der er gennemført.

Leverandørens betaling beregnes ud for alle hverdage i Ordreperioden (forløbet startdato og til og med den hverdag hvor Ordren afbrydes eller ophører). Det vil sige, at hvis borgeren deltager i hele forløbet (Ordreperioden) modtages det aftalte samlede vederlag pr. xxxxxx (Xxxxxxx xxxxx (gennemførte) hverdage * aftalt dagspris), men hvis Ordregiver afbryder Ordren undervejs i borgerens forløb (hvormed Ordrens slutdato ændrer sig), modtager Leverandøren kun betaling for det antal hverdage til og med den dato, hvor forløbet afbrydes.

Se Kontraktens pkt. 1.1 for den nærmere definition af Hverdage. Ordregiver betaler for Aktivitetstimer til borgeren, men Leverandøren modtager vederlaget i form af en dagspris, dvs. at Leverandøren betales for alle hverdage i Ordreperioden (start til slutdato), uagtet om Leverandøren har planlagt Aktivitetstimer for borgeren eller ej på en konkret hverdag.

Eksempel: Beregning af vederlag til Leverandøren:

En borger er visiteret til indsatsspor 1 med en ordrestartdato d. 7. august og med en slutdato d. 27. oktober. I denne periode er der i alt 60 hverdage (12,0 uger målt i hverdage). Borgeren gennemfører hele forløbet.

I indsatsspor 1 betales en dagspris på 390 kr.

Beregning af vederlag til Leverandøren for ovenstående Ordre udregnes derfor således: 60 (antal hverdage) * 390 kr. (dagsprisen) = 23.400 kr. (vederlag til Leverandøren)

Hvis ovenstående Ordre (forløb) var blevet afbrudt efter fx 30 hverdage, ville Leverandøren have ret til et vederlag på 11.700 kr.

1.4.2 Indsatsspor 2 – Prismodel: timepris

Udgangspunktet for Leverandørens vederlag for indsatsspor 2 (timepriser) for en Ordre er afhængig af den bestilte varighed (antal hverdage) i en Ordre.

Beregning af vederlaget for en Ordre (timepriser) følger således formlen:

(

Betaling for en Ordre =

𝑆𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑎𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑏𝑒𝑠𝑡𝑖𝑙𝑡𝑒 𝑡𝑖𝑚𝑒𝑟

𝑂𝑟𝑑𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑎𝑛𝑡𝑎𝑙 ℎ𝑣𝑒𝑟𝑑𝑎𝑔𝑒

) ∗ 𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑔𝑒𝑛𝑛𝑒𝑚𝑓ø𝑟𝑡𝑒 ℎ𝑣𝑒𝑟𝑑𝑎𝑔𝑒 𝑖 𝑂𝑟𝑑𝑟𝑒𝑛 ∗ 𝑡𝑖𝑚𝑒𝑝𝑟𝑖𝑠

Leverandøren har kun ret til at fakturere vederlag for det gennemsnitlige antal bestilte aktivitetstimer pr. hverdag, der er gennemført. Det vil sige, at hvis borgeren gennemfører hele forløbet modtages det aftalte samlede vederlag pr. xxxxxx (svarende til det samlede antal bestilte timer * timepris). Hvis Ordregiver fx afbryder Ordren efter x hverdage, modtager Leverandøren kun betaling svarende til det gennemsnitlige antal bestilte timer for de x hverdage, uagtet at de konkrete planlagte og leverede antal aktivitetstimer kan fordele sig forskelligt ud over forløbets gennemførte periode.

Eksempel: Beregning af vederlag til Leverandøren:

En borger er visiteret til et indsatsspor 2 med en ½ time om ugen i gennemsnit med en ordrestartdato

d. 7. august og med en slutdato d. 27. oktober. I denne periode er der i alt 60 hverdage (12,0 uger målt i hverdage). Samlet svarer det til en bestilling af 6 timers indsatsspor 2 i ordreperioden. Borgeren gennemfører hele forløbet.

I indsatsspor 2 betales en timepris på kr. 1.100

Beregning af vederlag til Leverandøren for ovenstående tilbud udregnes derfor således:

(

6 𝑡𝑖𝑚𝑒𝑟

60 ℎ𝑣𝑒𝑟𝑑𝑎𝑔𝑒

) ∗ 60 𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑔𝑒𝑛𝑛𝑒𝑚𝑓ø𝑟𝑡𝑒 𝑎𝑓ℎ𝑜𝑙𝑑𝑡𝑒 ℎ𝑣𝑒𝑟𝑑𝑎𝑔𝑒 𝑖 𝑂𝑟𝑑𝑟𝑒𝑛 ∗ 1.100 𝑘𝑟 = 6.600 𝑘𝑟.

Hvis ovenstående Ordre (forløb) var blevet afbrudt af Ordregiver i Leverandørplatformen efter fx 30 gennemførte hverdage, ville Leverandøren blive betalt 3.300 kr. i vederlag for den Ordre.

1.4.3 Øvrige vederlagsbetingelser

Leverandøren modtager intet vederlag for Ordrer, der annulleres inden Ordrens starttidspunkt, jf. pkt.

2.7 i Kontrakten.

Selvom betaling af Leverandørens vederlag er IT-understøttet af Leverandørplatformen, er Leverandøren forpligtet til at meddele Ordregiver, hvis Leverandøren uberettiget har fået udbetalt et forkert vederlag for en borger fx ved teknisk fejl i IT-systemerne.

Leverandøren er forpligtet til at afvise åbenlyse fejlbestillinger eller spørge Ordregiver ved tvivl før en accept af en Bestilling i Ordrestyringssystemet. Se også bilag D.

1.5 Regulering af vederlag

Priserne reguleres på baggrund af den årlige procentvise ændring i Danmarks Statistiks producentprisindeks for tjenester nr. 78 Arbejdsformidling (xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxx0x/XxxxxxXxxXxx/Xxxxxx.xxx?XxxxxxxxxxXXXX0000&XXxxxxxxxx0).

En evt. prisregulering finder årligt anvendelse på bestillinger, der afgives den 1. september eller derefter i det pågældende år. Ordrer der er bestilt før den 1. januar og evt. løber ind i januar i et pågældende år vil således ikke blive prisreguleret.

Udgangspunkt for prisregulering:

• En evt. prisregulering efter første år (dvs. d. 1. januar 2025) vi ske på baggrund af den procentvise årlige ændring i indekset for perioden 2023/K3 – 2024/K3

• En evt. prisregulering efter andet år (dvs. d. 1. januar 2026) vi ske på baggrund af den procentvise årlige ændring i indekset for perioden 2025/K3 – 2026/K3.

• En evt. prisregulering efter tredje år (dvs. d. 1. september 2026) vi ske på baggrund af den procentvise årlige ændring i indekset for perioden 2026/K3 – 2027/K3.

Der vil blive reguleret for eventuelle prisstigninger, der ligger over 2,0 pct. i indekset i de opgjorte perioder. Hvis den årlige procentvise ændring i indekset fx er 3,5 pct., vil Kontraktens priser blive opjusteret med 1,5 pct. (3,5 pct – 2,0 pct.)

Såfremt den procentvise ændring i nettoprisindekset i perioden er negativ, vil priserne også blive reguleret som følge heraf. Hvis den procentvise ændring i indekset fx er -0,5 pct., så vil Kontraktens priser blive nedreguleret med en halv procent. Priserne kan dog maks. nedreguleres til niveauet for de priser, som leverandøren oprindeligt har budt ind med ved udbuddet.

Ordregiver vil inden 1. november i det pågældende år udmelde til Leverandøren, om udviklingen i prisindekset medfører en regulering af Kontraktens priser samt foretage den eventuelle justering af priserne i Ordrestyringssystemet (Leverandørplatformen).

1.6 Ordregivers ret til opkrævning af betaling for digital post fra Leverandør til borger

Det er et administrativ krav (bilag D), at Leverandøren via Ordrestyringssystemet Leverandørplatformen skal indkalde en henvist borger til 1. mødedag i forløbet. Afsendelse af digital post via Ordrestyringssystemet sker teknisk fra Ordregivers digitale afsenderadresse, hvormed Ordregiver også betaler for Leverandørens afsendelse af digital post til borgeren via Ordrestyringssystemet.

Ordregiver forbeholder sig dog retten til at kræve, at Leverandøren dækker udgiften til fremsendelse af breve via digital post i Ordrestyringssystemet.

2 Fakturering

2.1 Faktureringsbetingelser

Fakturering skal ske efter Ordregivers til enhver tid gældende retningslinjer. Det skal foregå elektronisk via Ordrestyringssystemet eller det af Ordregiver til formålet anviste IT-system.

Leverandøren må ikke sende faktura udenom Ordrestyringssystemet eller det af Ordregiver anviste IT- system. Fakturaer, der afsendes udenom Ordrestyringssystemet eller det anviste IT-system, vil blive afvist af Ordregiver.

Ordregivers ordrestyringssystem tillader kun, at Leverandøren fakturerer for bagudrettet leveret Ydelse. For at sikre regelmæssig fakturering opfordrer Ordregiver til, at Leverandøren fakturerer via Ordrestyringssystemet én gang månedligt.

Fakturering skal ske senest 2 måneder efter en afsluttet Ordre. Dog skal alle Ordrer, der afsluttes i et kalenderår, faktureres i det pågældende kalenderår/regnskabsår. Ordregiver melder ud, hvornår seneste dato for fakturering ift. lukning af regnskabet finder sted. Dette vil typisk være inden 10. januar i det nye regnskabsår.

Ved evt. fejlfakturering kan Leverandøren ifalde bod, jf. Kontraktens pkt. 6.4.

2.2 Betalingsbetingelser

Betaling for Ydelser sker kun til Leverandørens NEM KONTO.

Betaling forfalder 30 dage efter Leverandørens fremsendelse af fyldestgørende elektronisk faktura via Leverandørplatformen i overensstemmelse med betingelserne herfor, medmindre Leverandøren og Ordregiver har aftalt anden forfaldsdag eller Ordregiver har ret til at tilbageholde vederlaget.

Falder forfaldsdagen på en helligdag, en lørdag eller en søndag, fremrykkes forfaldsdagen til den efterfølgende hverdag.

E-doc sagsnummer: [Endelig kontrakt sagsnummer]

Bilag C.0

Vejledning til løsningsbeskrivelse C.1

for

helhedsorienterede beskæftigelsesindsatser, som inddrager metoder og erfaringer fra Projekt Trædesten

1 Løsningsbeskrivelse

1.1 Vejledning til løsningsbeskrivelse – generelt

En Tilbudsgiver kan kun afgive én løsningsbeskrivelse for helhedsorienterede beskæftigelsesindsatser, som inddrager metoder og erfaringer fra Projekt Trædesten. Derimod kan en løsningsbeskrivelse indeholde mange forskellige aktiviteter, redskaber og metoder som led i et forløb.

En Tilbudsgiver kan ikke give alternative tilbud (dvs. mere end én løsningsbeskrivelse) eller tage nogle former for forbehold over for det i udbudsmaterialet anførte. En løsningsbeskrivelse, der omfatter forbehold og/eller alternative tilbud betragtes som ukonditionelt og afvises.

Det bemærkes i den sammenhæng, at det jf. udbudsmaterialet ikke er muligt for en Tilbudsgiver at tage forbehold ift. de borgere, der modtager forløbet.

En løsningsbeskrivelse skal omfatte:

1) Oplysninger om Tilbudsgiveren og erklæring om at der ikke er forbehold i løsningsbeskrivelsen

2) Oplysninger om evt. underleverandør(-er) og hvilke aktiviteter, evt. underleverandør(-er) varetager i opgaveløsningen

3) Kvalitative beskrivelser af aktiviteter, redskaber og metoder som led i et forløb

4) Priser for indsats og fastholdelsesmentor (efterværn).

En løsningsbeskrivelse skal være i overensstemmelse med kravspecifikationen. Dvs. alle krav i udbudsmaterialet, herunder bilag A – Kravspecifikation og bilag B – Pris- og Betalingsmodel.

Kravene er angivet således, at det er op til Tilbudsgiver nærmere at beskrive, hvordan kravene til forløbet omsættes i praksis, herunder hvordan de indgår og anvendes i forløb for borgerne. Hvis opfyldelsen af et krav ikke er udfoldet i Tilbudsgiverens løsningsbeskrivelse, skal Tilbudsgiveren følge kravet som beskrevet i kravspecifikationen.

En løsningsbeskrivelse, der ikke overholder angivne krav, fx ved at have forbehold for et, flere eller alle krav, vil blive vurderet ukonditionelt og afvist jf. ovenstående med undtagelse af pris.

Hvis en Tilbudsgiver har angivet en pris, der er under minimalprisen angivet i bilag B – bilag B – Pris- og Betalingsmodel, så vil prisen blive ændret af Ordregiver til minimalprisen. Tilbudsgiveren vil hermed modtage 8 point i vurderingen af pris jf. Udbudsbetingelserne.

Hvis en Tilbudsgiver har angivet en pris, der er over maksimalprisen angivet i bilag B – Pris- og Betalingsmodel, så vil prisen blive ændret af Ordregiver til maksimalprisen. Tilbudsgiveren vil hermed modtage 0 point i vurderingen af pris jf. udbudsbetingelserne. Løsningsbeskrivelsen skal kunne læses selvstændigt. En løsningsbeskrivelse må derfor ikke omfatte bilag m.v. Der må anvendes fodnoter ift. referencer til aktiviteter, redskaber og metoder med evidens ift. de anvendte aktiviteter, redskaber og metoder i Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse.

En løsningsbeskrivelse vurderes ud fra evaluerings- og vægtningsmodellen jf. Udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver gøres opmærksom på følgende tekniske forhold ved udfyldelse af løsningsbeskrivelsen:

• Fjern ikke Ordregivers tekst fra løsningsbeskrivelsen. Tekst, der fjernes, kan give anledning til, at der skal foretages vurdering af, om der er tale om et forbehold jf. ovenstående

• At der sammen med løsningsbeskrivelsen også skal afgives en ekstraheret udgave af løsningsbeskrivelsen i pdf., der ikke omfatter oplysninger, der har væsentlig økonomisk værdig for Tilbudsgivers virksomhed, dette jf. Udbudsbetingelserne.

Den ekstraherede udgave udleveres som udgangspunkt i forbindelse med aktindsigtsbegæringer ift. udbuddet. Det bemærkes, at ved aktindsigtsbegæring kan Ordregiver vælge at udlevere den fulde løsningsbeskrivelse, fx ved afgørelse herom fra relevant myndighed, nævn og/eller domstol.

Endelig vil den ekstraherede udgave, der modtager en Rammeaftale, (herefter Kontrakt), blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside om samarbejde med eksterne leverandører: Leverandør til beskæftigelsesindsatsen | Københavns Kommunes hjemmeside (xx.xx).

2 Oplysninger om Tilbudsgiver og erklæring om at der ikke er forbehold i løsningsbeskrivelsen

Tilbudsgiver skal i bilag C.1 afgive oplysninger om Tilbudsgiveren, herunder kontaktperson. For et konsortium skal der angives den for konsortiet befuldmægtigede virksomhed.

Det er den angivne kontaktperson, der kontaktes af Ordregiver, hvis der er behov for teknisk afklaring m.v. i forbindelse med Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse.

Tilbudsgiver skal herudover oplyse:

• Forventet leveringsadresse(-r)

• Evt. del eller dele af Kontrakten, der varetages af underleverandør(-er).

Tilbudsgiver skal herudover tilkendegive, at løsningsbeskrivelsen ikke er omfattet af forbehold.

SÆT ”X” i rubrikken for ”NEJ”.

Hvis der sættes ”X” i rubrikken for ”JA”, så har Tilbudsgiver angivet, at der er mindst et forhold i løsningsbeskrivelsen. Det betyder, at løsningsbeskrivelsen er ukonditionel og vil blive afvist. Løsningsbeskrivelsen vil ikke blive læst, og Ordregiver vil ikke forholde sig til om der i virkeligheden ikke er forbehold i løsningsbeskrivelsen, når Tilbudsgiver har angivet, at der er mindst et forbehold.

Det bemærkes, at selv om Tilbudsgiver har sat ”X” i rubrikken ”NEJ”, kan Ordregiver ved læsning af en løsningsbeskrivelse vurdere, at en løsningsbeskrivelse har mindst et forbehold. Hvis det er tilfældet, er Løsningsbeskrivelsen ukonditionel og vil blive afvist.

Disse oplysninger udgør i alt 2 sider i Bilag C.1 – Løsningsbeskrivelsen. Disse sider indgår ikke i optællingen af sider, der indgår i Tilbudsgivers kvalitative løsningsbeskrivelse.

3 Angivelse af pris

Tilbudsgiver skal afgive to priser:

• Pris for forløbet (indsats)

• Pris for fastholdelsesmentor (efterværn)

Prisen, der tilbydes, skal være inden for rammerne af prisspændet beskrevet i bilag B – Pris- og Betalingsmodel.

Husk at kontrollere, at pris er angivet korrekt i bilag C.1.

Hvis pris er angivet uden for prisspændet, regulerer Ordregiver pris som beskrevet under pkt. 1. Tilbudsgiver skal herefter levere forløb til den pris, hvis Tilbudsgiveren bliver tildelt Kontrakt.

Pris vurderes jf. Udbudsbetingelserne.

Angivelsen af prisen udgør 1 side. Denne side er ikke en del af den kvalitative løsningsbeskrivelse i bilag C.1.

4 Den kvalitative beskrivelse

Løsningsbeskrivelsens kvalitative beskrivelse skal indeholde følgende elementer:

• En beskrivelse af indsats

• Et eksempel på en afsluttende leverandørrapport for indsatsspor 1

• En beskrivelse af samarbejde

Løsningsbeskrivelsens kvalitative beskrivelse må sammenlagt maksimalt fylde 20 A4-sider. En A4-side er 2.400 anslag, inklusiv mellemrum. Det anbefales at Tilbudsgiver anvender funktionen Ordoptælling i Word før afgivelse af løsningsbeskrivelen til at kontrollere løsningsbeskrivelsen længde. Der læses ikke udover de 20 sider. Øvrige sider indgår dermed ikke i vurderingen. Det er løsningsbeskrivelsen i PDF, der udgør vurderingen af sidetal. Hvis der er forskel i teksten i løsningsbeskrivelsen afgivet i PDF og i Word, er det PDF-udgaven, der er gældende og vurderes.

Teksten i løsningsbeskrivelsen skal være Time New Roman minimum størrelse 11. Fodnote skal være i Time New Roman minimum størrelse 8. Figurer, tegninger m.v. indgår i de 20 sider. Tekst i figurer, tabeller, tegninger m.v. skal være i Time New Roman minimum størrelse 8.

Tilbudsgiver opfordres til at anvende et højt konkretiseringsniveau i løsningsbeskrivelsen. Hvis der vedlægges bilag, så bemærk, at bilag ikke læses, og at bilag ikke indgår i vurderingen.

4.1 Brug af forkortelser, referencer, fodnoter, cases m.v. i en løsningsbeskrivelse

Der må gerne anvendes normale forkortelser jf. dansk retstavning. Hvis der anvendes andre typer af forkortelser, så skriv gerne ordet fuldt ud med angivelse af forkortelse efterfølgende i (parentes), fx Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (LAB). Det er i den sammenhæng også hensigtsmæssigt ved henvisning til ikke gængse begreber, teorier m.v. at uddybe, hvad der menes hermed, første gang et begreb, teori etc., fx ved brug af fodnote.

Der må gerne foretages interne referencer i selve løsningsbeskrivelse, fx hvis der er en overordnet metodebeskrivelse i starten af løsningsbeskrivelsen og der efterfølgende refereres til denne i udfoldelsen af fx en aktivitet. Vær dog opmærksom på at en reference skal være korrekt, for hvis der fx i en beskrivelse på side 9 refereres til en metode med angivelse af løsningsbeskrivelsen side 5, og metoden er beskrevet på side 3, er referencen ikke gældende i forhold til udfoldelse af løsningsbeskrivelsen med heraf følgende konsekvens for vurdering af løsningsbeskrivelsen i forhold til vægtningsmodellen jf. Udbudsbetingelserne.

Der må gerne anvendes fodnoter ift. referencer til litteratur mht. metoder, redskaber, aktiviteter og tilrettelæggelse af forløb i løsningsbeskrivelsen, fx ift. henvisning til forskningsrapporter m.v. med evidens for Tilbudsgivers beskrivelse. Hvis muligt brug gerne et aktiv link til relevant rapport(-er) m.v.

5 Løsningsbeskrivelsen som en del af Kontrakten

Hvis Tilbudsgiver tildeles Kontrakt, dvs. bliver Leverandør, vil løsningsbeskrivelsen (bilag C.1) indgå som et bilag til Kontrakten mellem Ordregiver og Leverandøren.

Leverandøren er herefter forpligtet til at udføre sin opgave i overensstemmelse med den afgivne løsningsbeskrivelse, Kontrakten og lovgivningen i øvrigt.

Det indskærpes i den sammenhæng, at det er Leverandørens pligt, at Leverandørens forløb til en borger kontinuerligt er i overensstemmelse med gældende lovgivning og de af Københavns Kommunes fastsatte politiske målsætninger og retningslinjer for service til borgerne.

Københavns Kommune

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen

Bilag C.1

Løsningsbeskrivelse

1 Oplysninger om Tilbudsgiver og erklæring om, at der ikke er forbehold i løsningsbeskrivelsen

1.1 Oplysninger om Tilbudsgiver

Angiv oplysninger om Tilbudsgiver i tabel 1.

For konsortier: Tilbudsgiverens virksomhedsnavn er den for konsortiet befuldmægtigedes virksomhed.

Tabel 1 – Oplysninger om Tilbudsgiver

Tilbudsgivers virksomhedsnavn (jf. CVR-register
CVR-nummer
Adresse
Postnr.
By
Navn på kontaktperson
Telefonnr. for kontaktperson
E-mailadresse for kontaktperson
Tilbudsgivers forventet(-ede) leveringsadresse(-r) ved tildeling af Kontrakt
Hvis der forventes anvendt underleverandør(er) i opfyldelsen af Kontrakten bedes virksomhed(erne) inkl. CVR- nr. noteres her, herunder hvilke opgaver underleverandør forventes at bistå med.

1.2 Erklæring om, at Tilbudsgiver ikke har forbehold

Nærværende erklæring afgives på vegne af Tilbudsgivers virksomhed jf. pkt. 1.1.

Tilbudsgiver erklærer hermed, på tro og love, at der ikke er forbehold i indeværende løsningsbeskrivelse og til øvrige materialer omfattet af udbuddet.

Tabel 2 – Tilbudsgivers erklæring om forbehold

Har Tilbudsgiver forbehold?

Svar (Sæt ”X”)

NEJ

JA. Dvs. at tilbuddet er ukonditionelt og afvises af Ordregiver

2 Angivelse af pris

2.1 Dagspris for indsatsspor 1: Helhedsorienteret og virksomhedsrettet beskæftigelsesindsats

Nedenfor skal Tilbudsgiver angive en dagspris for indsatsspor 1 (Indsats). Se mere i bilag B.

Tilbudsgiver skal indsætte sin pris i de med gult markerede felter.

Indsatsspor 1: Helhedsorienteret

beskæftigelsesindsats

Dagspris

DKK (ekskl. moms)

___ DKK pr. dag

Min. 370

Max 430

2.2 Timepris for indsatsspor 2: Fastholdelsesmentor/Efterværn

Nedenfor skal Tilbudsgiver angive en timepris for indsatsspor 2 (Fastholdelsesmentor). Se mere i bilag B.

Indsatsspor 2: Fastholdelsesmentor/Efterværn

Timepris

DKK (ekskl. moms)

___ DKK pr. time

Min. 1.100

Max 1.300

3 Den kvalitative beskrivelse

Tilbudsgiver skal indsætte sin beskrivelse i de med gult markerede felter.

3.1 Delkriterie "Indsats” (65%)

3.1.1 Beskrivelse af indsats

Tilbudsgiver bedes i nedenstående tekstboks beskrive aktiviteter, redskaber og metoder for tilrettelæggelse af indsatsen (se udbudsbetingelserne pkt. 8.1.2.1):

Tilbudsgivers beskrivelse af indsats:

3.1.2 Eksempel på leverandørrapport

Tilbudsgiver bedes i nedenstående tekstboks give et eksempel på en afsluttende leverandørrapport.

Eksemplet på den afsluttende leverandørrapporter skal udformes på baggrund af den case, som er beskrevet i afsnit 4 (s. 5), og tage udgangspunkt i, hvordan tilbudsgiver vil udarbejde en afsluttende leverandørrapport for den borger, som beskrives i den konkrete case.

Krav til den afsluttende rapport fremgår af kravspecifikationens pkt. 3.4.3 (bilag A).

Tilbudsgivers eksempel på en leverandørrapport:

3.2 Delkriterie "Samarbejde" (35%)

Tilbudsgiver bedes i nedenstående tekstboks beskrive aktiviteter, redskaber og metoder for samarbejdet med Ordregiver (se udbudsbetingelserne pkt. 8.1.2.2):

Tilbudsgivers beskrivelse af samarbejde:

4 Case-beskrivelse

Borgers kendetegn

Køn, alder, oprindelsesland

Kvinde, 51 år, dansk statsborger

Uddannelses- og beskæftigelseshistorik

Borger har 6 års skolegang fra Tyrkiet og er ufaglært. Xxxxxx har 8 års arbejdserfaring med rengøring i ægtefælles firma. Hun har sidst været i arbejde i 2013.

Xxxxxx har modtaget offentlig ydelse siden 2013. I den forbindelse har borger deltaget i forskellige beskæftigelsesrettede tilbud, herunder.

• 2014: Virksomhedspraktik som butiksmedhjælper

• 2018: Virksomhedspraktik på plejehjem

• 2021: Vejledende og opkvalificerende forløb med meget støtte behov

Borger taler begrænset dansk og følges til samtaler i jobcentret af ægtefælle eller børn.

Helbred, herunder misbrug

Borger har i 2019 fået diagnosen fibromyalgi, som påvirker alle funktioner i dagligdagen med smerter i arme, ryg og hofter. Ledsaget af træthed, koncentration og hukommelsesbesvær. Borger har været fulgt på Frederiksberg hospital, hvor der bl.a. har været arbejdet med sygdomshåndtering.

Borger tager smertestillende efter behov, hvilket tager toppen af smerterne.

Xxxxx

Xxxxxx bor sammen med sin ægtefælle og datter på 16 år. I forhold til de daglige gøremål får borger hjælp fra ægtefælle og datter.

Familie og netværk

Borger er familiesammenført og udover sine 2 børn, hvoraf den ene er voksen, ser hun sin mands familie i det omfang hun har overskud til det.

E-doc sagsnummer: [Endelig kontrakt sagsnummer]

Bilag D

Administrative krav

Bilagsskabelon (tom), BIF, Version 1

Indholdsfortegnelse

1 Indledning 4

2 Opgavefordeling 4

2.1 Ordregivers opgaver 4

2.2 Leverandørens opgaver 4

3 Visitation 6

3.1 Håndtering af Ordrer i Ordrestyringssystemet ’’Leverandørplatformen’’ 6

3.2 Leverandørens accept eller afvisning af Ordrer 7

3.3 Indkaldelse af borger til 1. mødedag 9

3.4 Kommunikation med/om borger 10

3.5 Rapportering på borgers forløb 12

3.6 Fremmøde- og fraværsregistrering 14

3.7 Fakturering 16

4 Uge-/månedsskema til borger 17

4.1 Krav til uge-/månedsskema 17

4.2 Udlevering af uge-/månedsskema til borger 17

5 Aktivitetstimer 20

5.1 Aktivitetstimer, herunder definitioner og krav til dokumentation m.v. 20

5.2 Planlægning og registrering af aktivitetstimer 21

6 Virksomhedsplaceringer 23

6.1 VITAS 23

6.2 Virksomhedspraktik 23

6.3 Etablering af virksomhedsplaceringer i Københavns Kommune som arbejdsplads 25

6.4 Virksomhedsplaceringernes placering 26

7 Anvendelse af tolk 26

8 Bisidder og partsrepræsentation 27

8.1 Bisidder og partrepræsentation 27

8.2 Fysisk udlevering uge-/månedsskema 27

8.3 Situationer, hvor reglerne om partsrepræsentation gælder hos Leverandøren 28

8.4 Aftaler om meddelelser 28

8.5 SMS- og e-mail beskeder 28

9 Krav og forventninger til medarbejdere 29

9.1 Krav til Leverandørens medarbejdere 29

9.2 Mentorer 29

9.3 Psykolog/psykiater 30

9.4 Misbrugskonsulenter 30

9.5 Udskiftning af Leverandørens medarbejdere 30

10 Særligt vedrørende lukkedage 32

10.1 Lukkedage hos Ordregiver 32

10.2 Lukkedage hos Leverandør 32

10.3 Særligt om borgerens ferie under tilbud 32

10.4 Særligt vedrørende helligdage 32

11 Offentlig webside med information til borgere 33

1 Indledning

Formålet med bilaget er at beskrive de primære administrative krav og forventninger til Leverandørens Ydelse i medfør af rammeaftalen (herefter ”Kontrakten”). Der findes også administrative krav til Leverandøren i bilag F – Kvalitet og Tilsyn.

Københavns Kommune, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (herefter "Ordregiver") understreger, at bilaget er dynamisk og beskriver administrative krav, dvs. arbejdsgange og retningslinjer, som de ser ud ved Kontraktens ikrafttræden. Bilaget kan ændre sig løbende i Kontraktens periode. Leverandøren skal følge Ordregivers til enhver tid udmeldte krav til Leverandørens samlede opgaveleverance.

Ordregiver gør opmærksom på, at alle udgifter og ydelser, der er nødvendige at udføre i forbindelse med levering af aktivitetstimer i indsatsen for en borger skal indregnes i prisen, jf. bilag B.

Eventuelle merudgifter ved ændringer af administrative krav skal afholdes af Leverandøren.

2 Opgavefordeling

2.1 Ordregivers opgaver

Ordregivers opgaver som myndighed er at koordinere den samlede indsats over for borgeren, herunder fx, at:

• visitere borgere til tilbud hos Leverandøren

• sikre Leverandøren de nødvendige oplysninger til brug for udførelsen af tilbuddet for borgeren

• foretage registrering af afholdt lovpligtig opfølgningssamtale

• foretage klagesagsbehandling

• træffe afgørelse om ydelse og raskmeldinger

• træffe afgørelse om anmodning om ansættelse i løntilskud eller virksomhedspraktik

• vurdere gyldige årsager til borgers fravær i/afbud fra tilbud

• videregive besked om negative hændelser mhp. afgørelser om eventuelle sanktioner

2.2 Leverandørens opgaver

I forhold til borgernes beskæftigelsesindsats er det Leverandørens primære opgave, at:

• acceptere eller afvise Ordregivers Ordrer, jf. afsnit 3.2.

• modtage borgeren i indsatsen, herunder evt. foretage indkaldelse, jf. afsnit 3.3.

• skemalægge den enkelte borgers forløb og løbende udlevere uge-/månedsskema til borgeren, jf. afsnit 4.

• levere den bestilte indsats i overensstemmelse med Kontrakten, herunder løsningsbeskrivelse.

• give tilbagemelding (afrapportering) på borgerens forløb, jf. afsnit 3.5.

• registrere og ajourføre fremmøde- og fraværsprotokol, og registrere (rapportere dagligt fravær), jf. afsnit 3.6.

• forberede etableringen af virksomhedspraktik og ansættelse med løntilskud via anden aktør adgang i VITAS, jf. afsnit 6.

• bestille og afholde udgifter til tolk ifm. Leverandørens indsats, såfremt det vurderes nødvendigt, jf. afsnit 7.

• inddrage borgerens eventuelle partsrepræsentant, jf. afsnit 8.

• etablere og løbende opdatere en webside med information om Leverandørens forløb, jf. afsnit 11.

• uden forsinkelse meddele Ordregiver, såfremt det vurderes at borgeren ikke kan profitere af forløbet. Det er dog altid Ordregiver, der har myndighed til at vurdere om et igangsat forløb skal annulleres.

3 Visitation

3.1 Håndtering af Ordrer i Ordrestyringssystemet ’’Leverandørplatformen’’

Ordregivers køb af et borgerforløb på Kontrakten (herefter ”Ordre”) foretages af Ordregiver på baggrund af en konkret individuel vurdering af tilbuddets egnethed og pris i forhold til borgerens individuelle behov.

Som led i samarbejdet mellem Ordregiver og Leverandør, skal Leverandøren anvende det af Ordregiver anviste IT-system ’’Leverandørplatformen’’ (herefter ’’Ordrestyringssystem’’) til understøttelse af ordrestyring, dele af de administrative krav og fakturering m.v. Leverandøren skal følge alle anviste krav til den konkrete anvendelse af Ordrestyringssystemet, som led i Leverandørens Ydelser.

Leverandøren skal ved Kontraktindgåelse henvende sig til Ordregiver med henblik på oprettelse i IT- systemer, jf. bilag H.

Ordrestyringssystemet understøtter Leverandører på seks områder:

• Leverandørens accept eller afvisning af Ordrer

Acceptering eller afvisning af Ordrer fra Ordregiver.

• Indkaldelse af borger til 1. mødedag

Mulighed for at indkalde borgere gennem Digital Post eller via fysisk brev, herunder med automatisk journalisering af post/brev i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

• Kommunikation

Mulighed for sikker kommunikation mellem Leverandøren og Ordregiver med automatisk journalisering af kommunikation i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

• Rapportering på borgers forløb

Mulighed for udarbejdelse af afrapportering via leverandørrapporter med automatisk journalisering af rapport i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

• Fraværsregistreringer

Indberetning af udeblivelse fra en planlagt aktivitet til Ordregiver via advis til Ordregivers sagsbehandlingssystem. Leverandøren får i Ordrestyringssystemet vist borgerens registrerede sygemelding via xxxxxx.xx eller får besked via besked-modulet i Ordrestyringssystemet om et eventuelt accepteret fravær af Ordregivers Kontaktcenter.

• Faktureringer

Oprettelse af fakturaer, som bliver leveret til Ordregiver via direkte integration til Ordregivers økonomisystem, som udbetaler vederlag til Leverandørens nemkonto.

3.2 Leverandørens accept eller afvisning af Ordrer

Ordrer skal altid bestilles af Ordregiver og bekræftes af Leverandøren via Ordrestyringssystemet. Der må ikke afgives Ordrer til Leverandøren eller bekræftes Ordrer af Leverandøren udenom Ordrestyringssystemet.

Ved Leverandørens godkendelse af en Ordre i Ordrestyringssystemet ’konverteres’ Ordren til en leveringsaftale. Ordren angiver bl.a., hvilken indsats (forløbstype), der skal leveres, indsatsens intensitet (antal timer pr. uge i gennemsnit/samlet antal timer) og indenfor hvilken periode indsatsen skal leveres (varighed af Ordren). Ved eventuel uoverensstemmelse mellem indholdet i en Ordre og Kontrakten, har Kontrakten altid forrang.

Når Leverandøren modtager en Ordre via Ordrestyringssystemet, skal Leverandøren sikre at Ordren er afgivet i overensstemmelse med Kontrakten, herunder Kravspecifikationen (bilag A) og Leverandørens løsningsbeskrivelse (bilag C) i forhold til, at der ikke er åbenlyse fejl i Ordren, som fx, at:

• der er angivet en startdato, der ligger forud for afgivelse af Ordren,

• der er angivet et timetal/varighed, som ligger udover Ordregivers rammer for køb, jf. Kontrakten/aftalt bestillingspraksis på en konkret forløbstype.

• det i medfølgende bemærkning bliver åbenlyst, at borgeren ikke er i målgruppen for den pågældende forløbstype, jf. Kontrakten.

• der i medfølgende bemærkning til Ordren er angivet krav til Leverandørens Ydelse, som ligger uden for Kontrakten, herunder Leverandørens løsningsbeskrivelse.

Er der fejl i Ordren skal Leverandøren afvise den og angive grunden i bemærkningsfeltet, hvorefter Ordregiver afgiver en ny Ordre. Er der ikke fejl i Ordren, skal Leverandøren uden ugrundet ophold godkende Ordren i Ordrestyringssystemet. Leverandøren må ikke opstarte borgeren i forløb, før Leverandøren har godkendt Ordren og der dermed er dannet en leveringsaftale i Ordrestyringssystemet.

En Ordre er i Ordrestyringssystemet by default sat til kun at kunne godkende Ordrer frem til senest 4 kalenderdage før startdatoen. Ved en Ordre med start på ugedagen mandag, skal en Ordre dermed godkendes af Leverandøren i Ordrestyringssystemet senest torsdagen kl. 23:59 ugen før. Ordrer der ikke godkendes af Leverandøren inden fristen på de 4 kalenderdage før opstart, annulleres automatisk i Ordrestyringssystemet og danner besked til Ordregiver om annulleringen. Ordregiver kan dog til enhver tid ændre på antallet af kalenderdage i Ordrestyringssystemet.

Hvis Leverandørens medarbejdere er i tvivl om, hvorvidt en accept af en konkret Ordre (inklusive ønsker til forløbet i medfølgende bemærkning) eller anden ønsket samarbejdspraksis fra Ordregiver vil være i strid med Kontrakten, er Leverandøren forpligtet til at kontakte Ordregivers kontaktperson, jf. punkt 4.1 i Kontrakten.

Leverandøren skal, når der foreligger en Ordre, kunne opstarte borgerens forløb senest ugen efter. Leverandøren skal desuden kunne levere indsatserne som åbne tilbud i forbindelse med sanktionering af borgere, som er udeblevet fra tidligere indsatser. Leverandøren skal levere Leverancerne inden for det tidsrum, der er angivet i Ordren (Opfyldelsestidspunktet).

Ordregiver har myndighedskompetencen og kan til enhver tid opsige eller afbryde et forløb (en Ordre) for en borger, hvis det vurderes at være det rigtige i borgerens sag.

Annullering (afbestilling) af en Ordre før Ordrens startdato sker uden beregning for Ordregiver, jf. bilag B.

Leverandørens adgang til at afvise borgere

Ordregiver har myndighedskompetencen og foretager den faglige vurdering af, hvilken indsats, forløb eller aktivt tilbud borgeren skal visiteres til.

Leverandørerne har forsyningspligt overfor Ordregiver og kan ikke tage forbehold overfor borgere eller afvise borgere, som er visiteret til Leverandøren.

Såfremt Leverandøren vurderer, at borgeren ikke kan eller bør deltage i det bestilte tilbud, skal Leverandøren straks kontakte Ordregiver og forelægge vurderingen. Der kan derefter ske afbrydelse af forløbet (Ordren), hvis Leverandøren sagligt begrunder, hvorfor borgeren ikke kan deltage eller fortsat deltage i det bestilte tilbud. Som saglig grund anses:

• Borgeren opfylder ikke de objektive forudsætninger for deltagelse i det bestilte forløb. Det kan fx være fysiske eller psykiske begrænsninger, som ligger til grund for Ordren, og som udelukker, at borgeren er i stand til at gennemføre det bestilte forløb.

• Ud fra en konkret vurdering kan det være borgere, der har udvist konkret voldelig adfærd, har opført sig truende over for Leverandørens personale, foretaget tyveri, eller på anden vis overskredet grænser for acceptabel opførsel. I de tilfælde skal Leverandøren bede borgeren om at forlade området og indberette fravær med en beskrivelse af hændelsen. Ordregiver vil således tage stilling til en eventuel sanktion på baggrund af manglende rådighed for tilbud. Leverandøren kan dertil vurdere, om borgerens adfærd og handlinger er af sådan en karakter, at borgeren skal politianmeldes og ligeledes om tilbuddet skal bringes til ophør. En tilbagevisitering af borgere i disse tilfælde forudsætter en forudgående politianmeldelse, som skal kunne dokumenteres over for Ordregiver senest hverdagen efter tilbagevisiteringen (at Ordregiver har afbrudt forløbet). Dokumentationen skal være en kopi af politiets bekræftelse på modtagelse af anmeldelsen.

Leverandøren skal i hvert enkelt tilfælde redegøre nøje for baggrunden for Leverandørens afvisning af Ordren eller anmodning af Ordregiver om opsigelse (afslutning) af igangværende Ordre.

I andre tilfælde skal en afvisning eller opsigelse ske efter aftale med Ordregiver. Det kan fx være i tilfælde, hvor Leverandørens medarbejdere vurderer, at en konkret Ordre fra Ordregiver ikke er den rette ift. at opnå målet med indsatsen. I de tilfælde skal Leverandøren gå i dialog med det bestillende jobcenter og forelægge den faglige vurdering. Det er Ordregivers beslutning, om dialogen med Leverandøren giver anledning til at lave en ny og anden Ordre.

Leverandøren modtager som udgangspunkt ikke betaling ved sådanne aftaler.

3.3 Indkaldelse af borger til 1. mødedag

Leverandøren skal indkalde borgeren via afsendelse af et indkaldelsesbrev til 1. mødedag, medmindre andet er aftalt mellem Ordregiver og Leverandøren. Som udgangspunkt vil det være Leverandøren, som bliver bedt om at indkalde borgeren.

Leverandøren skal sikre, at indkaldelsesbrevet afsendes, så borgeren har modtaget brevet senest én dag før 1. mødedato. Indkaldelsesbrevet sendes via Ordrestyringssystemet som Digital Post eller som almindelig B-post, såfremt borger er fritaget fra Digital Post. Leverandøren skal være opmærksom på, at der kan være en leveringstid på op til 5 hverdage ved levering af almindelig B-post. Afsendelse af indkaldelsesbrevet kræver ikke et samtykke fra borger.

Indkaldelsesbreve, der sendes via Digital Post, leveres typisk inden for nogle timer. Indkaldelsesbreve, der sendes via almindelig B-post, og som genereres før kl. 11:00, sendes ud samme dag. Bliver brevet genereret efter kl. 11:00, sendes det dagen efter.

Leverandøren skal i indkaldelsesbrevet som minimum angive informationer om mødested og mødetidspunkt for 1. mødedag. Indkaldelsesbrevet kan derudover indeholde praktiske informationer til borger, fx at borger skal medbringe sit CV på 1. mødedag. Ordrestyringssystemet sammenfletter Leverandørens informationer i indkaldelsesbrevet med det endelige brev fra Ordregiver og Leverandøren og afsender brevet fra Ordregivers digitale afsenderadresse. Indkaldelsesbrevet journaliseres automatisk i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

For at lette indkaldelsesprocessen, kan Leverandøren via Ordrestyringssystemet oprette og anvende egne skabeloner til indkaldelser, fx hvis Leverandøren har en fast mødeadresse og/eller mødetidspunkt for 1. mødedag i et forløb.

Indkaldelsesbrevet sikrer, at borgeren juridisk set er forpligtet til at møde hos Leverandøren. De angivne informationer om mødested og mødetidspunkt er gældende for borger, indtil borger fx får udleveret uge-/månedsskema på 1. mødedag for hele eller dele af borgerens resterende forløb. Borger skal derfor møde på mødestedet og mødetidspunktet som angivet i brevet, indtil borgeren får anden skriftlig besked fra Leverandøren.

Såfremt der skriftlig foreligger en fremmødeplan, som borger er skriftlig orientereret om i indkaldelsesbrevet, har Kommunen grundlag for eventuelt at sanktionere i form af nedjustering af ydelse for hver dag, borger ikke møder i tilbud, jf. Lov om aktiv socialpolitik.

Møder borger ikke til 1. mødedag kan Leverandøren ikke via Ordrestyringssystemet genindkalde borger. Funktionen ’’genindkald’’ i Ordrestyringssystemet kan kun bruges til at redigere i en eksisterende indkaldelse, og skal derfor undtagelsesvist bruges til, når Leverandøren opdager en fejl i det første indkaldelsesbrev (fx fejl i mødeadresse eller mødetidspunkt).

Møder borger ikke 1. mødedag og derudover for hver dag borger er skriftligt orienteret om i indkaldelsesbrevet, kan Leverandøren blot følge den udmeldte mødeplan, som borger er oplyst om i indkaldelsesbrevet og anmelde fravær for de pågældende dage.

Påmindelse om 1. mødedag via telefonopkald/sms

For at sikre, at flest mulige borgere fremmøder i deres tilbud, kan Leverandøren kontakte/påminde borgeren om 1. mødedag:

Leverandøren kan kontakte/korrespondere med borgeren i indsatsen (fx om 1. mødedag) via følgende kanaler uden indhentelse af samtykke:

• Telefonopkald

Ved al telefonisk kontakt (både ind- og udgående kontakt) skal Leverandøren validere, at de taler med den rigtige person, som er tilmeldt Leverandørens indsats.

Hvis det fremgår af bemærkning til Ordren, at Ordregiver har indhentet samtykke til, at SMS må benyttes til påmindelser og servicebeskeder, kan Leverandøren påminde borger om 1. mødedag via;

• SMS

Ved udeblivelse kan Leverandøren kontakte og/eller opsøge borger via fx telefonnummer, hvis der i Ordren er angivet et telefonnummer på borgeren, eller adresse, såfremt Ordregiver, efter en konkret, individuel vurdering, har angivet borgers adresse i Ordren. Såfremt disse oplysninger ikke er leveret, jf. Ordren, kan Leverandøren anmode Ordregiver om oplysningerne via funktionen ’’Beskeder’’ i Ordrestyringssystemet, jf. afsnit 3.4.

3.4 Kommunikation med/om borger

Anvendelse af usikker eller ikke-krypteret transmission/kommunikation med borgere til påmindelser og servicebeskeder (almindelig SMS og e-mail)

Ordregiver indhenter som udgangspunkt ikke samtykke hos borgeren til, at Leverandøren må benytte SMS og e-mail til påmindelser og servicebeskeder.

Hvis Ordregiver ifm. Ordren ikke har indhentet samtykke til, at Leverandøren må kontakte borger via almindelig SMS og e-mail, jf. oplysninger i Ordren, kan Leverandøren – når de møder borgeren - indhente skriftligt samtykke til at kontakte borgeren via almindelig SMS og e-mail fremadrettet i borgerens forløb.

Ordregiver påminder om, at Leverandøren generelt har notatpligt og derfor bl.a. skal kunne dokumentere indhold og afsendelse af SMS, e-mail og brev, samt indhold af telefonopkald, herunder indgåede aftaler med borgeren. Leverandøren skal kunne udlevere oplysninger til Ordregiver, såfremt det bliver nødvendigt, fx i en partshøringssag, klagesag, aktindsigtssag eller som led i Ordregivers tilsyn.

Leverandøren skal følge de til enhver tid bindende retningslinjer for brug af (almindelig) SMS og e-mail til påmindelser og servicemeddelelser til de henviste borgere. Det er en forudsætning, at der er indhentet samtykke fra borgeren til at anvende almindelig SMS-korrespondance og/eller e-mails til at give påmindelser eller servicebeskeder. Borgerne skal til enhver tid have mulighed for at trække samtykket tilbage hos Leverandøren. I bilag J er vedlagt samtykkeerklæring til anvendelse af SMS og/eller e-mail,

som Leverandøren kan anvende. Samtykkeerklæringen kan også bruges til at indhente et mundtligt samtykke fra borgeren. Det mundtlige samtykke skal altid indhentes på følgende måde:

• Ring til borger og validér, at I taler med den rigtige person, som er tilmeldt jeres indsats

• Gennemgå alt indhold i samtykkeerklæringen (bilag J) sammen med borger, herunder: oplys borger om, at borger altid kan trække samtykket tilbage

• Lav et skriftligt journalnotat til borgerens sag om det mundtlige samtykke. Notatet skal indeholde en beskrivelse af det mundtlige samtykke, herunder hvilke informationer leverandør har viderebragt til borger og hvad borger har samtykket til

Det anbefales yderligere, at:

• Leverandøren udleverer samtykkeerklæringen, så borger har mulighed for at indsende et skriftligt samtykke som supplement til eller i stedet for det mundtlige samtykke

• Leverandøren fremsender journalnotatet til borger, så borger er skriftligt oplyst om samtykket (hvis der udelukkende er givet mundtligt samtykke)

Almindelige personoplysninger kan sendes/modtages via SMS eller e-mail, såfremt krypterede kommunikationskanaler ikke er mulige for Leverandøren. Sendes følsomme eller fortrolige personoplysninger usikkert til en borger eller virksomhed, er der tale om et sikkerhedsbrud, som Leverandøren skal indmelde til Ordregiver.

Leverandøren har ansvar for, at al usikker eller ikke-krypteret transmission/kommunikation med borgere via SMS og e-mail ikke indeholder fortrolige og følsomme personoplysninger. Det betyder, at man heller ikke må sende beskeder, hvor der kan udledes noget om fx borgerens sociale eller helbredsmæssige forhold. Fortrolige og følsomme personoplysninger må udelukkende leveres sikkert til borger enten gennem Digital Post, fysisk overdragelse af dokumenter eller via fysisk post til borgerens adresse.

Korrespondancer via SMS eller e-mail må aldrig give anledning til sagsbehandling. Det betyder fx, at man ikke må stille åbne spørgsmål. Men det kan være tilladt at stille spørgsmål, som ikke medfører, at borgeren sender fortrolige eller følsomme oplysninger. Dette kan eksempelvis være, ”Kommer xxx med til mødet i dag?” eller ”Er det i orden, at vi mødes kl. 14 i stedet?”.

Korrespondancer via SMS eller e-mail må desuden aldrig indeholde henvisninger til en specifik diagnose/helbredsoplysninger. Det betyder fx, at man ikke må skrive noget om, hvilken behandling borgeren skal møde ind til (f.eks. ”til behandling for nyresten”) – eller hvor behandlingen skal foregå (f.eks. ”du skal møde i Misbrugscenteret”).

Det er i den forbindelse i øvrigt vigtigt at være opmærksom på, at teksten ikke kommer med nogen nærmere angivelse af en indgang/adresse, hvis den i sig selv afslører en så specifik afdeling eller lignende, at der reelt er beskrevet en sygdom/helbredsoplysning.

Modtager Leverandøren en SMS eller en e-mail fra en borger, som indeholder følsomme og/eller fortrolige oplysninger, skal Leverandøren ikke svare på SMS/e-mail, men i stedet ringe borgeren op. Dette gælder også, selvom Leverandørens svar ikke indeholder følsomme oplysninger.

Anvendelse af kommunikation via e-Boks

Som databehandler for Københavns Kommune, skal Leverandøren ikke indhente samtykke til at sende post til borger via e-Boks. Dog skal borgeren teknisk give et samtykke i appen til at kunne modtage og se post fra private Leverandører, såfremt borgeren ikke allerede har gjort det.

Anvendelse af kommunikation via Ordrestyringssystemet

Leverandøren kan via Ordrestyringssystemets funktion ’’Beskeder’’ sende og modtage sikker kommunikation vedrørende en (borger)konkret Ordre, fx helbredsmæssige dokumenter til/fra borgers sagsbehandler hos Ordregiver.

Leverandøren skal til enhver tid sikre, at oplysninger og vedhæftede dokumenter altid vedrører den korrekte borger.

Kommunikationen bliver automatisk journaliseret i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

Leverandøren kan under funktionen ’’Beskeder’’ på en borgers sag danne et overblik over de beskeder, der ligger på den pågældende borgers sag.

Ved en ny besked fra ansvarlig sagsbehandler hos Ordregiver, får Leverandøren en notifikation i ’’Min Indbakke’’. Hele ’teamet’ i Ordrestyringssystemet, som borgeren er tilknyttet, modtager notifikationen, hvilket sikrer, at beskeden kan håndteres af andre medarbejdere hos Leverandøren i tilfælde af sygdom/fravær hos den ansvarlige medarbejder hos Leverandøren.

3.5 Rapportering på borgers forløb

Ordregiver stiller krav om afrapportering på borgerens forløb (herefter ”Leverandørrapport”) via Ordre- styringssystemet i den eller de skabeloner, som Ordregiver ønsker tilbagemelding i.

Leverandøren skal følge Ordregivers retningslinjer for afrapportering på borgerens forløb.

Leverandøren skal afholde udgiften til opgaven, herunder ved en evt. ændring af krav for afrapportering.

Leverandøren er altid forpligtet til omgående at rapportere (kontakte Ordregiver) med oplysninger, der har betydning for borgerens forløb.

Krav til rapportering på borgers forløb

Leverandøren skal give afrapporteringer og status på borgerens forløb til Ordregiver i form af såkaldte ”Leverandørrapporter”. Afrapporteringen til Ordregiver skal bl.a. indeholde en beskrivelse af borgerens centrale udviklings- og fokusområder, samt konkrete aktiviteter i forløbet m.v. Leverandøren skal altid levere leverandørrapporter inden for de frister, som vises i Ordrestyringssystemet, jf. Ordren, medmindre andet er aftalt.

Hele teamet i Ordrestyringssystemet, som borgeren er tilknyttet, kan tilgå og redigere en leverandørrapport, hvilket sikrer, at rapporten kan håndteres af andre medarbejdere hos Leverandøren i tilfælde af sygdom/fravær hos den ansvarlige medarbejder.

Leverandøren skal altid udarbejde én afsluttende Leverandørrapport til Ordregiver ifm. borgerens afslutning af forløb. Den afsluttende Leverandørrapport skal indeholde beskrivelser af borgerens progression under forløbet, samt vurdering af og anbefalinger til borgerens videre forløb. Der skal sendes en afsluttende Leverandørrapport, uagtet hvor lang tid borgeren har været i forløbet. De konkrete krav til indholdet af den afsluttende leverandørrapport fremgår af bilag A.

Den afsluttende rapport skal desuden understøtte vurdering efter Retssikkerhedslovens § 7a.

Derudover har Ordregiver i forbindelse med Ordren mulighed for at bestille status-Leverandørrapporter med forskellige intervaller, fx i tilfælde af længerevarende forløb. Ordregivers ønskede interval for status- leverandørrapporter undervejs i forløbet vil fremgå af Ordren.

Udarbejdelse af alle Leverandørrapporter – uanset antallet af Leverandørrapporter i Ordren – skal ske inden - for prisen angivet i bilag B.

Leverandøren skal dog ikke udarbejde Leverandørrapport(er) på forløb/Ordrer, som annulleres af Ordregiver inden startdato.

Den afsluttende Leverandørrapport skal indleveres elektronisk via Ordrestyringssystemet til Ordregiver senest 7 kalenderdage efter, at borgeren afslutter sit forløb og altid efter de udmeldinger, Ordregiver i øvrigt måtte komme med. Status-leverandørrapporter skal indleveres via Ordrestyringssystemet efter de oplyste frister i Ordren.

I særtilfælde kan anden frist i en konkret borgersag aftales med Ordregiver. I så fald skal anmodning herom ske skriftligt og i rimelig tid til det konkrete jobcenter, Eventuel accept af udsættelse af frist skal gemmes på borgerens sag, da Ordregiver som led i tilsynsbesøg kan vælge at kontrollere, om Leverandøren har leveret rapporter rettidigt.

Ordregiver forventer, at det er Leverandøren, der udfærdiger Leverandørrapporter. Såfremt Leverandør finder eksempelvis pædagogiske eller ’empowermentmæssige’ fordele i, at borger selv bidrager med input til Leverandørrapporter, stiller Ordregiver som krav, at Leverandøren har kvalitetssikret rapporten forud for indlevering via Ordrestyringssystem, samt at det i Leverandørrapporten tydeligt fremgår, hvorvidt og hvad borger har ydet input til (har fået noteret) i Leverandørens Leverandørrapport. Leverandøren skal bl.a. sikre, at rapporten lever op til krav og forskrifter i dette afsnit.

Leverandøren skal i Leverandørrapporten også oplyse:

• Evt. mistanke om manglende rådighed, fx via observation af en adfærd som kan give mistanke herom

• Hvis borgeren ikke overholder aftaler med Leverandøren om fx vedkommendes jobsøgning mv.

Leverandøren skal altid anvende de skabeloner og retningslinjer for afrapportering på borgerens forløb, som Ordregiver stiller til rådighed, og som løbende kan ændre sig.

Hvis Leverandøren opdager, at den afleverede leverandørrapport fx indeholder ukorrekte oplysninger om borgeren, eller vedrører en anden borger, skal Leverandøren bruge funktionen ’’ugyldiggør’’ i Ordrestyringssystemet. Leverandøren skal derudover i notatfeltet ’’årsag til hvorfor rapporten er ugyldig’’ angive, hvorfor rapporten er ugyldiggjort. Herefter sendes der en besked til borgers ansvarlige sagsbehandler om xxxxxxxxx. En ugyldig rapport skal erstattes af en ny, korrekt rapport via funktionen ’’Beskeder’’ i Ordrestyringssystemet. Beskeden journaliseres automatisk i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

3.6 Fremmøde- og fraværsregistrering

Af hensyn til Ordregivers lovpligtige opgave med at kontrollere og eventuelt sanktionere ift. borgernes deltagelse i tilbud, skal Leverandøren følge nedenstående retningslinjer for fremmøde- og fraværsregistrering.

Fremmøde- og fraværsregistreringen skal – dag for dag – anføre, om det planlagte fremmøde (fra borgerens Skema) er blevet gennemført af borgeren (fremmødt eller ej).

I forbindelse med borgernes deltagelse i tilbud er Leverandøren forpligtet til at føre protokol over hver borgers (planlagte) fremmødedage og fravær. Protokollen skal føres på timeniveau ift. de planlagte Aktivitetstimer den pågældende dag. Hvis borgeren er fraværende fra alle Aktivitetstimer på dagen, skal hele dagen registreres som fravær. Fremmøde- og fraværsprotokollen skal på forlangende øjeblikkeligt kunne fremvises eller fremsendes (digitalt) til Ordregiver som led i Ordregivers tilsyn. Fremmøde- og fraværsprotokol skal også kunne fremvises ved tilsynsbesøg hos Leverandøren.

Fremmøde- og fraværsprotokollen skal ajourføres dag for dag. En fremmødeprotokol skal på cpr. nr. niveau kunne give et overblik over borgerens fremmødetimer pr. dag. En historisk fremmøde- og fraværsprotokol bør derfor bagudrettet kunne dokumentere, om borgere har været fremmødt eller ej til Ordrens bestilte aktivitetstimer, som er planlagt leveret i borgerens Skema. En fremmøde- og fraværsprotokol for den pågældende dag skal også kunne give et samlet overblik over alle de fremmødte og fraværende timer den pågældende dag.

I fremmøde- og fraværsprotokol registreres det, om borgeren er fremmødt eller ej. Oplyst årsag til fravær noteres, fx sygdom.

Udfører borger relevante planlagte aktiviteter ”ude af huset”, jf. afsnit 5.1, skal Leverandøren kunne fremlægge dokumentation for, hvad borgeren helt konkret foretager sig af relevante aftalte aktiviteter. Aktiviteten bør fremgå af Skema, jf. afsnit 4, men det bør noteres med særlig markering i fremmødeprotokollen. Det vil sige en registrering om, at borger ikke er fysisk til stede på Leveringsadressen, men er fremmødt eller ej i den pågældende aftalte aktivitet udenfor Leveringsadressen.

Leverandøren er forpligtet til straks at anmelde fravær til Ordregiver efter følgende retningslinjer, medmindre Ordregiver giver instruks om andet.

Anmeldelse af fravær skal ske via daglig registrering af fravær i Ordrestyringssystemet og inden udgangen af dagen, uafhængigt af, om Leverandøren har planlagt én eller flere aktivitetstimer med borgeren. Registreringen, herunder en eventuel redigering i fraværet, skal foretages i Ordrestyringssystemet senest den pågældende dag kl. 23:59. Eventuel årsag til fraværet skal angives ved note, som bidrag til Ordregivers myndighedsvurdering af, om fraværet er uberettiget og giver anledning til en sanktion.

Leverandøren har ikke kompetence til at give en borger fri fra deltagelse i et tilbud eller acceptere et fravær som lovlig grund til udeblivelse. Leverandøren skal derfor altid henvise borgeren til Ordregiver, hvis borgeren skal have godkendt fravær fra et tilbud.

Leverandøren skal være opmærksom på den generelle notatpligt, som også gælder ved borgerens kontakt via telefon om fx fravær.

Når borger udebliver med sygefravær

Hvis en borger udebliver fra 1. mødedato uden rimelig grund (en rimelig grund kan fx være en sygemelding), sidestilles det som udgangspunkt med en afvisning af tilbud. Leverandøren skal derfor, for at Kommunen kan sanktionere korrekt med nedjustering af ydelse for hver dag, borger afviser tilbud, jf. afsnit 3.3, indberette fravær for hver dag borger udebliver fra tilbuddet.

Borgeren har pligt til at melde deres egen sygdom til Ordregiver på 1. sygefraværsdag og før tilbuddets start. Accepteres borgerens sygefravær, vil Leverandøren modtage besked herom via Ordrestyringssystemet.

Leverandøren er i denne forbindelse forpligtet til at vejlede borgeren om at kontakte Ordregiver, hvis borgeren ønsker at sygemelde sig hos Leverandøren. Leverandøren er derudover forpligtet til at vejlede borgeren om, at det er Ordregiver, der accepterer sygefravær og giver Leverandør og borger besked om, hvornår borgeren skal møde igen.

Sygefravær skal anmeldes til Ordregiver efter følgende retningslinjer:

• Alle målgrupper med undtagelse af ressourceforløbsborgere fyldt 30 år skal melde (syge)fravær til Kontraktcentret på tlf. 00 00 00 00. Dette skal borgeren gøre før mødetidspunktet i tilbuddet

• Ressourceforløbsborgere der er tilknyttet SOF skal ringe til Kontaktcentret på tlf.: 00 00 00 00. Dette skal borgeren gøre for mødetidspunktet i tilbuddet

• Ressourceforløbsborgere fyldt 30 år skal melde (syge)fravær til Center for Afklaring og Beskæftigelse (CAB) på tlf. 00 00 00 00. Dette skal borgeren gøre mellem kl. 08.30 og 10.00. dog altid før mødetidspunktet i tilbuddet

Jf. Ankestyrelsens principafgørelse nr. 42-22, må Leverandøren kun vejlede borger om at ringe dette ene sted hen for at melde sygefravær. Det gælder uanset tilbud efter LAB, dvs. også hvis borger er på en arbejdsplads, fx i virksomhedspraktik. En borger kan kun sanktioneres for ikke at melde sygdom til Ordregiver.

Som led i borgerens opkvalificering til arbejdsmarkedet kan borgere i virksomhedspraktik m.v. dog opfordres til også at meddele fraværet til arbejdsgiver. Det er vigtigt, at borgeren ikke opfatter det som et krav, men alene som en opfordring.

Når borger udebliver (ikke sygefravær)

Leverandøren har pligt til på dagen at meddele Ordregiver, hvis en borger udebliver fra, går tidligt fra eller kommer for sent til tilbud/igangværende forløb.

Leverandøren skal derfor gøre følgende, når borgeren er fremmødt på 1. dagen for sit tilbud, men udebliver senere i forløbet (uanset om borgeren melder sit fravær med årsag eller udebliver uden at give besked).

• Leverandøren skal dagligt meddele det registrerede fravær fra fremmødeprotokol (jf. afsnit 3.6) til Ordregiver via Ordrestyringssystemet, så Ordregiver kan vurdere borgerens rådighed, herunder om der er grundlag for sanktionering for udeblivelse uden rimelig grund.

• Er borgeren gået tidligt eller mødt for sent, skal der i meddelelsen anføres, hvor mange timer, der er tale om.

Hvis Ordregiver vurderer, at der er tale om gentagne udeblivelser uden rimelig grund, kan udeblivelserne sidestilles med en afvisning af tilbud og dermed føre til en lukning af borgerens hjælp. I en sådan vurdering indgår også en vurdering pba. eventuelt input fra Leverandøren vedr. borgerens adfærd i tilbuddet.

Meddelelse via Ordrestyringssystem om borgere ’der ikke vil deltage i aktiviteterne’

Hvis en borger fremmøder i indsatsen, men ’ikke vil deltage i aktiviteterne’ eller opfører sig på en måde, som virker forstyrrende på andre borgere, kan det sidestilles med en udeblivelse. Et eksempel kan være, at borgeren møder påvirket, overskrider grænser for acceptabel opførsel, eller udviser anden obstruerende adfærd, fx lægger sig til at sove hos Leverandøren.

En Leverandør kan meddele en sådan hændelse via Ordrestyringssystemet via proceduren i afsnit 3.6, men med note om at borger er fremmødt og årsag til, at borger alligevel er registreret som udeblevet.

Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at efterleve modellen og instruksen for indberetning af borgernes udeblivelser samt implementere og efterleve en instruks for en anden model, som Ordregiver udsender.

3.7 Fakturering

Fakturering skal ske efter Ordregivers til enhver tid gældende retningslinjer. Faktureringen skal foregå elektronisk via Ordrestyringssystemet. Fakturaer, der afsendes udenom Ordrestyringssystemet eller det anviste IT-system, vil blive afvist af Ordregiver.

Se mere i bilag B.

4 Uge-/månedsskema til borger

Det er et krav, at borgeren skal kende sine aktiviteter (Aktivitetstimer) i den kommende periode, jf. bilag A.

Det betyder, at Leverandøren skal planlægge borgerens aktiviteter og udarbejde et uge-/månedsskema (herefter ”Skema”), som skal udleveres til borger på 1. mødedag og løbende igennem forløbet, herunder ved ændringer/justeringer til Skema.

4.1 Krav til uge-/månedsskema

Skemaet skal udarbejdes elektronisk og give et overskueligt overblik for borgeren over den kommende tids aktiviteter, mødetidspunkter m.v.

Ordregiver har følgende krav til, hvilke oplysninger der skal fremgå af et Skema:

• Titel på aktivitet

• Tidslængde for aktivitet

• Start- og sluttidspunkt for aktivitet

• Lokation for aktivitet (adresse og navn på leveringssted, fx leverandøren eller virksomhed)

• Leverandøren skal tilføje evt. virksomhedsplacering til borgerens Skema (og udlevere), når Ordregiver har godkendt etableringen af virksomhedsplaceringen

• Eventuel note til aktivitet/skema

• Såfremt borger er booket i parallelle forløb hos Leverandøren (flere Ordrer), skal alle aktiviteter fra de forskellige forløb fremgå af ét Skema til borgeren. Leverandør kan af borgerhensyn lade andre aktiviteter, som ikke er den del af Kontraktens forløb, fremgå af Skema, såfremt Leverandøren har kendskab hertil. Det kan fx være hvis borgeren sideløbende deltager i fx behandlingsforløb i kommunalt eller regionalt regi.

• Borgers navn, forløbets/forløbenes start- og sluttidspunkt(er), Versionsnummer og versionsdato for Skema

Én, flere eller alle borgeres Skema(er) skal på forlangende kunne fremvises eller fremsendes (digitalt) til Ordregiver som led i Ordregivers tilsyn. Skema skal også kunne fremvises ved anmeldt eller uanmeldt tilsynsbesøg hos Leverandøren.

4.2 Udlevering af uge-/månedsskema til borger

Skema skal udleveres til borgeren på 1. mødedag og løbende, når Skemaet ”udløber”, eller der foretages ændringer af Skemaet. Det er ikke et krav, at Leverandøren udleverer et nyt Skema, hvis der sker ubetydelige ændringer i indholdet af aktiviteter. Leverandøren skal dog altid udlevere et nyt Skema, hvis start- og sluttidspunkter eller leveringssted på en, flere eller alle dage i forløbet bliver ændret.

Ved igangsætning af nyt eller justeret Skema skal skemaet udleveres til borgeren senest 1 hverdag før det nye skema får bindende virkning. Det vil sige, at hvis et Xxxxx ændres med virkning fra tirsdag d. 2., skal Skemaet udleveres til borgeren senest mandag d. 1. Ordregiver anbefaler, at Skema printes og udleveres fysisk til borgeren. Leverandøren kan dog vælge at sende Skema med brev, så borgeren har det senest 1.

hver dag før det får virkning. Leverandøren kan supplere skemaudlevering med SMS, under forudsætning af, at der ikke fremgår eller kan udledes følsomme og fortrolige personoplysninger, samt at borger har givet samtykke til at modtage SMS, jf. afsnit 3.4. SMS kan dog aldrig stå alene, da borger ikke har pligt til at tjekke sine SMS’er.

Alle versioner af udleverede Skemaer i løbet af leveringsperioden skal gemmes på borgerens sag – ligesom det skal dokumenteres på borgerens sag, når Skema er blevet udleveret fysisk til borgeren hhv. sendt med brev, da Ordregiver skal kunne dokumentere, at borgeren er blevet rettidigt varslet om mødetidspunkt mv. i forløbet.

Leverandøren kan i særlige og konkrete tilfælde imødekomme borgeres akutte behov for kontakt eller for at få rykket en aktivitet. I de særlige tilfælde kan Leverandøren altså afvige fra kravet om, at borger skal modtage et opdateret ugeskema med mødested og tid senest 1 hverdag før aktiviteten skal gennemføres. Det gælder fx i tilfælde, hvor borger har brug for Leverandørens hjælp til at blive ledsaget til behandlingstilbud, vågner op med smerter eller lign. på den planlagte mødedag og har bedre mulighed for at møde op dagen efter i stedet, eller har akut behov for at tale med medarbejderen hos Leverandøren. Muligheden for at fravige kravet er frivillig for Leverandøren, medfører ikke merbetaling for Leverandøren og er betinget af, at:

• behovet for akut kontakt eller for at flytte tidspunktet for en aktivitet kommer fra borger (og ikke fra Leverandøren)

• Leverandøren vurderer, at det fremmer forløbet at imødekomme borgers behov for kontakt eller for at flytte en aktivitet

• Leverandøren dokumenterer den ændrede aktivitet og baggrunden for ændringen og sørger for, at borger hurtigst muligt modtager en opdateret ugeplan

Anvendelse af fleksibelt timetal i praksis

For vejlednings- og opkvalificeringstilbuddene (dvs. indsatsspor 1) vil Ordregiver som udgangspunkt visitere borger til et fleksibelt gennemsnitligt ugentligt timetal. Det ugentlige timetal vil som udgangspunkt ligge i intervallerne. Det bestilte timeinterval er aktivitetstimer (se afsnit X for definition af aktivitetstimer)

• 3-5 timer (spor 1)

• 1 time (spor 2)

Dvs., at hvis borger fx visiteres til indsatsspor 1, vil borger som udgangspunkt blive visiteret til et gennemsnitligt ugentligt timeinterval i 3-5 timer per uge. Det betyder, at det er Leverandøren der skal vurdere og planlægge det gennemsnitlige ugentlige timetal af aktiviteter, der blot skal ligge inden for det bestilte timetal (dvs. 3-5 timer i dette eksempel). Der kan dog være afvigelser i forhold til, hvilket timeinterval en borger visiteres til, da det vil afhænge af en individuel og konkret vurdering af borgerens behov. Se evt. bilag F ’Kvalitet og tilsyn’, afsnit 3.4.2 for en beskrivelse af, hvordan forvaltningen vil føre tilsyn med de planlagte aktivitetstimer for borger.

Leverandøren vil ved modtagelse af Ordre i Ordrestyringssystemet i feltet ’Timer per uge’ se anført et konkret timetal, mens timeintervallet vil fremgå af feltet ’Bemærkning’ i Ordrestyringssystemet. Det er det

gennemsnitlige ugentlige timeinterval i feltet ’Bemærkning’, som Leverandøren skal planlægge aktiviteter for borger efter (og ikke det konkrete timetal i feltet ’Timer per uge’). Såfremt der ikke fremgår et timeinterval i feltet ’Bemærkning’, skal Leverandøren planlægge aktiviteter for borger ud fra det konkrete gennemsnitlige ugentlige timetal, der fremgår af feltet ’Timer per uge’.

Ordregiver kan i løbet af kontraktperioden vælge ikke at visitere til et vejlednings- og opkvalificeringstilbud (jf. LAB, kap. 14) i et fleksibelt timetal og i stedet visitere til et konkret ugentligt timetal. Det kan fx ske, hvis Ordregiver finder dette mest hensigtsmæssigt pba. indsamlede erfaringer i løbet af kontraktperioden.

Anvendelsen af fleksibelt timetal er ikke gældende på mentorsporer. For mentorforløb vil Ordregiver således bestille et konkret gennemsnitligt ugentligt timetal jf. Bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats (BAB) § 52.

5 Aktivitetstimer

5.1 Aktivitetstimer, herunder definitioner og krav til dokumentation m.v.

Ordrens timetal er aktivitetstimer. En aktivitetstime er lig med 60 minutter. Leverandøren kan ikke dispensere fra det bestilte antal aktivitetstimer i Ordren. En aktivitetstime vedrører altid en aktivitet med/for borgeren.

Leverandørens administration, rapportering, koordinering, transport og dokumentation m.v. skal præsteres uden særskilt vederlag. Det er Leverandørens ansvar at have inkluderet alle nødvendige tillægsydelser og omkostninger i de tilbudte dagspriser.

Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere over for Ordregivers tilsyn, at borgerne har fået de planlagte aktivitetstimer, der matcher Ordren.

I det følgende beskrives Ordregivers definitioner af forskellige former for aktivitetstimer:

Aktivitetstime(r) på Leverandørens leveringsadresse, herunder underleverandørers Leveringsadressser

Aktivitet/indsats i medfør af Kontrakten på Leverandørens Leveringsadresse. Leverandørens medarbejder(e) skal gennemføre aktiviteten/indsatsen ”i samme rum” som borgeren/borgerne, da en aktivitetstime forudsætter, at der ikke er tale om ”opbevaring” af borgerne. Det skal derfor også være tydeligt for borgeren/borgerne, at Leverandørens medarbejder(e) står til rådighed for vejledning mv. hvis en konkret aktivitet på Leverandørens Leveringsadresse fx består af selvstændig job-

/uddannelsessøgning eller gruppearbejde.

Selvstændig aktivitetstime(r) udenfor Leveringsadressen

Aktivitet/indsats i medfør af Kontrakten, hvor borgeren alene udfører relevante aktiviteter ”ude af huset” og uden tilstedeværelse af Leverandørens medarbejdere. Det kunne fx være et aftalt besøg hos en virksomhed som led i job/praktiksøgning. Ordregiver forudsætter, at aktiviteten ”ude af huset” er beskæftigelsesrelevant aktivitet, der indgår som en del af leverandørens beskæftigelsestilbud til borgeren, og som er beskrevet i Leverandørens løsningsbeskrivelse. Det betyder, at fx borgers egne lægebesøg eller deltagelse i frivillige (forenings)tilbud ikke kan tælle som selvstændig aktivitetstime udenfor leveringsadressen.

Den selvstændige aktivitet ude af huset skal være aftalt mellem borger, Leverandør og (evt.) tredjepart. Ordregiver forudsætter, at Leverandøren tjekker op med evt. tredjepart (fx virksomhed) og borger om, hvorvidt borgeren er fremmødt og gør notat herom i protokollen, jf. afsnit 3.6.

Hvis Leverandøren vurderer, at konkrete selvstændige aktiviteter udenfor leveringsadressen, som ikke er beskrevet i Leverandørens løsningsbeskrivelse, er relevante for borgerens tilbud og bør tælle som selvstændige aktivitetstimer udenfor leveringsadressen, skal dette skriftligt godkendes af Kontraktens kontaktperson hos Ordregiver, med mindre Ordregiver har angivet andet i Kontrakten og/eller meldt andet skriftligt til Leverandøren.

Ledsaget aktivitetstime(r) udenfor leveringsadressen

Aktivitet/indsats i medfør af Kontrakten, hvor Leverandørens medarbejder selv ledsager en eller flere borgere til en aktivitet ”ude af huset” hhv. udfører aktiviteter sammen med borgeren/borgerne uden for Leveringsadressen. Det kunne fx være, hvis Leverandøren ledsager borgeren til besøg hos egen læge / behandlingsinstitution eller ledsager borgeren til et kaffemøde med en virksomhed fx som led i job/praktiksøgning. Ordregiver forudsætter, at aktiviteten ”ude af huset” er relevant og er beskrevet i Leverandørens løsningsbeskrivelse.

Aktivitetstime(r) i virksomhedspraktik eller ansættelse med løntilskud, jf. LAB kap. 11/12

Deltager borger i aktivitet/indsats som led i virksomhedspraktik eller ansættelse med løntilskud inden for Ordrens opfyldelsestidspunkt, tæller disse timer som Aktivitetstimer. Deltager borger i virksomheds- tilknytningen i færre timer pr. uge end Ordrens pålydende gennemsnit pr. uge, skal Leverandøren levere indsats jf. Ordren for de resterende timer. Ordregiver forudsætter, at Leverandøren tjekker op med tredjepart (virksomheden) om, hvorvidt borgeren er fremmødt og gør notat herom i protokol.

Der må som udgangspunkt ikke være et overlap i borgerens aktivitetstimer, med undtagelse af følgende tilfælde: Borger er i praktik eller løntilskud på virksomhed som led i et virksomhedsrettet forløb. Borger er på virksomhed, som Leverandør kan medregne i leverancen, såfremt det er beskrevet i bilag A, og Leverandøren leverer samtidig aktiviteter på virksomheden sammen med borger med henblik på at fastholde borger i virksomheden.

Aktivitetstime(r) i ordinære beskæftigelsestimer

Varetager borger opgaver i ordinære beskæftigelsestimer inden for Ordrens opfyldelsestidspunkt, tæller disse timer som aktivitetstimer. Deltager borger i den ordinære beskæftigelse i færre timer pr. uge end Ordrens pålydende gennemsnit pr. uge, skal Leverandøren levere indsats jf. Ordren for de resterende timer pr. uge. Ordregiver forudsætter, at Leverandøren tjekker op med tredjepart (virksomheden) om, hvorvidt borgeren er fremmødt og gør notat herom i protokol.

En aktivitetstime jf. ovenstående definitioner kan være en planlagt aktivitetstime eller en leveret aktivitetstime, som led i leveringen af det samlede antal aktivitetstimer i Ordren.

• Ved planlagt aktivitetstime(r) forstås en aktivitet/indsats i medfør af Kontrakten, som Leverandøren har planlagt organisatorisk, aftalt med borgeren og dokumenteret planlagt leveret via (udleveret) Skema. En planlagt aktivitetstime betegner derfor en aftalt aktivitetstime uafhængigt af, om borgeren faktisk fremmøder eller ej til den planlagte aktivitetstime.

• Ved leveret aktivitetstime(r) forstås en aktivitet/indsats i medfør af Kontrakten, som Leverandøren har planlagt organisatorisk, aftalt med borgeren, dokumenteret planlagt via (udleveret) Skema og hvor borgeren er mødt frem og har deltaget i aktiviteten.

5.2 Planlægning og registrering af aktivitetstimer

Hvis en borger er helt eller delvist fraværende fra planlagt aktivitetstime(r), tæller dette som aktivitetstime(r) ift. opgørelse af de samlede antal aktivitetstimer, der er bestilt, og som skal leveres af

Leverandøren. Den planlagte aktivitet (på timeniveau) og registreringen af fravær skal altid fremgå af borgerens sag hos Leverandøren.

Leverandøren er ikke forpligtet til at levere erstatningstimer (for ellers registrerede planlagte aktivitetstimer) ved borgerens fravær under forløbet (uanset årsag).

Leverandøren er ved den indledende og løbende skemaplanlægning for den enkelte borger, jf. afsnit 5, forpligtet til i videst muligt omfang at tage højde for på forhånd kendt fravær, fx parallel misbrugsbehandling, borgers lægebesøg eller borgerens deltagelse i frivillige aktiviteter fx i et værested. Borgerens deltagelse i egne frivillige aktiviteter må dog ikke stå i vejen for, at Leverandøren kan levere alle de bestilte aktivitetstimer i Ordren.

Leverandøren skal på overskuelig vis og ved anvendelse af en elektronisk tilgang kunne dokumentere og sandsynliggøre, at der er sammensat et forløb, hvor bestilte aktivitetstimer i Ordren er blevet leveret / har været planlagt leveret. Leverandørens registrering og dokumentation af alle former for aktivitetstimer (jf. definitioner) skal være overskuelig, og dels kunne vise en registrering af aktivitetstimer på de enkelte elementer/aktiviteter, der indgår i Ordren, dels en samlet optælling over det planlagte og leverede antal aktivitetstimer. Denne dokumentation skal på opfordring kunne fremvises Ordregiver, herunder ved tilsynsbesøg, jf. bilag F.

Leverandøren skal altid følge Ordregivers retningslinjer og krav til dokumentation af forløb.

Såfremt Leverandøren vurderer, at det bestilte antal timer, ikke er optimalt i forhold til borgerens indsats og mål med forløbet, skal Leverandøren rette henvendelse til Ordregiver og præsentere sin vurdering og baggrunden herfor. Såfremt der skal aftales en ny indsats, en længere varighed og/eller et andet antal timer pr. uge for borgeren, er der tale om revidering af jobplan/indsatsplan, hvilket er Ordregivers afgørelse. Sådanne ændringer kræver dermed en ny Ordre.

6 Virksomhedsplaceringer

Leverandøren skal overholde den til enhver tid gældende virksomhedsstrategi i Københavns Kommune og de retningslinjer for virksomhedskontakt vedr. fx ansættelse med løntilskud eller virksomhedspraktik, som Ordregiver udstikker.

6.1 VITAS

Leverandøren skal bistå Ordregiver i at opnå virksomhedsplacering til borgere og varetage processen omkring oprettelse af virksomhedspraktik/ansættelse med løntilskud, heri også at supportere virksomhederne med at ansøge om et virksomhedsrettet forløb (indsende ansøgninger) via VITAS. VITAS er Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings obligatoriske IT-løsning til ansøgende virksomheder. Leverandøren opretter i VITAS ansøgningskladder til virksomhederne. Når virksomheden sender den endelige ansøgning, vil Leverandøren kunne finde den i VITAS og videresende den til Ordregiver til endelig godkendelse. I VITAS kan Leverandøren til enhver tid holde øje med godkendte/afviste ansøgninger. Hvis virksomheden selv starter ansøgningen op, vil den dog ikke være synlig for Leverandøren.

Leverandøren vil blive oprettet som anden aktør i VITAS via Ordregiver med rettigheder/rolle, som svarer til Kontrakten. I denne Kontrakt har Leverandøren ikke myndighed til at bevilge virksomhedsrettede tilbud.

Ordregiver opretter som udgangspunkt ikke Leverandørens eventuelle underleverandører i VITAS.

6.2 Virksomhedspraktik

Virksomhedspraktik gives med henblik på at afklare eller udvikle personens faglige, sociale eller sproglige kompetencer mhp. at bringe personen tættere på/afklare jobmål gennem deltagelse i konkrete arbejdsopgaver i kollegiale sammenhænge.

Leverandøren skal ifm. anvendelse af virksomhedspraktik være opmærksom på, at virksomhedspraktikken skal tilrettelægges, så det så vidt muligt kombineres med, at borgeren ansættes ordinært som lønmodtager i nogle af timerne, eller at praktikforløbet overgår til, at borgeren ansættes i ordinære timer. Der gøres opmærksom på, at hvis borger ansættes i ordinære timer sideløbende med virksomhedspraktikken, skal de ordinære timer finde sted inden for en anden arbejdsfunktion end virksomhedspraktikken.

STAR’s tre formål med virksomhedspraktik er:

• Opnå løntimer

• Træning af jobmålskompetencer

• Afklaring af jobmål eller uddannelsesmål

Tabellen nedenfor viser STAR’s tre formål med virksomhedspraktikken samt delmålene.

Tabel 1: STAR’s tre formål med virksomhedspraktik

STAR’s tre formål med virksomhedspraktik	Opnå løntimer	Træning af jobmåls- kompetencer	Afklaring af jobmål
Formålsbeskrivelse	Tilbydes borgere som kompetencemæssigt ’stort set’ matcher en jobåbning mhp. en ordinær ansættelse.	Tilbydes borgere, der har en retning for hvad de skal på arbejdsmarkedet, men som skal arbejde med specifikke kompetencer og netværk mhp. at komme i ordinær beskæftigelse eller uddannelse.	Tilbydes borgere som skal have afklaret retning og indhold for fremtidige beskæftigelsesmål eller uddannelsesplan.
Formål	At borger opnår en ordinær ansættelse eller uddannelsesplads - herunder mulighed for at borger opnår ordinære timer under/i forlængelse af virksomhedspraktikken .	At borger udvikler konkrete kompetencer mhp. at komme tættere på en ordinær ansættelse, uddannelse eller et småjob.	At borger får afklaret kompetencer, motivation og/eller rådighed. At borger opnår retning for job eller uddannelsesplan. Ved raskmelding af en sygemeldt borger for så vidt muligt, at opnå ordinære timer.
Delmål	• Opnå ordinære timer. • At få foden indenfor på en konkret arbejdsplads med udsigt til job, løntilskud eller uddannelsesplads. • Afprøve relevante arbejdsopgaver og jobfunktioner. • Afstemme kemi mellem borger og arbejdsgiver. • Styrke CV’et. • Få arbejdsgivers feedback på borgers ansættelsesmuligh ed, potentiale og evt. indsatsbehov. • Udvikle netværk ift. borger.	• At opnå ordinære timer. • At udvikle faglige, sociale og/eller sproglige kompetencer mhp. ordinært arbejde eller uddannelse. • Udvikling ift. nye specifikke arbejds- funktioner/områder • At styrke jobmulighederne for borger på det givne jobområde, fx gennem. sideløbende indsats og jobsøgning • At styrke borgers CV. • Få arbejdsgivers feedback på borgers potentiale, ansættelsesmulighe d og evt. indsatsbehov.	• At opnå ordinære timer. • Give borgeren indblik i arbejdsmarkedet og arbejdspladskultur mhp. afdækning af retning for uddannelse/beskæftige lse. • Afklare borgerens arbejdsevne, herunder tilgodese evt. skånebehov. • Afklare og udvikle borgers rådighed for job, deltagelse i aktive tilbud, mødestabilitet. • Få en arbejdsgivervurdering af borgers behov og evner.

Ved indgåelse af aftale om virksomhedspraktik skal det præcise formål aftales mellem borger, Ordregiver og virksomhed.

Leverandøren skal ved udarbejdelse af en ansøgningskladde i VITAS angive hovedformål og delmål med virksomhedspraktikken, herunder angive hvilken praktiktype, der er tale om. Leverandøren skal også notere, om der har været en drøftelse af hovedformål/delformål med borger og arbejdsgiver. Leverandøren skal notere (kommunikere) dette til Ordregiver via feltet ”Praktikbeskrivelse” i VITAS.

6.3 Etablering af virksomhedsplaceringer i Københavns Kommune som arbejdsplads

Som led i Ordregivers virksomhedsstrategi ”Flere ledige ud i virksomhederne” er det besluttet, at Leverandøren skal kontakte Ordregiver (Københavns Erhvervshus), hvis Leverandøren har borgere i forløb, som Leverandøren via omvendt formidling ønsker at bistå med etableringen af en virksomhedspraktik eller ansættelse med løntilskud i en enhed i Københavns Kommune (CVR: 64942212).

Leverandøren skal følge den til enhver tid gældende arbejdsgang for henvendelse til Ordregiver. Leverandøren skal gøre følgende:

• Der rettes skriftlig henvendelse til Ordregiver på mailadresse: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.xx (Ne- denstående tekst anvendes)

• [Leverandør - indsæt navn] ønsker kontakt til arbejdsgiver mhp. omvendt formidling af borger [indsæt navn, profession, evt. skånebehov mm.]. virksomhedspraktik, løntilskud/fleksjob/an- det] hos Københavns Kommune [- enhedens navn] med p. nummer: [indsæt x.xx.]

• Ordregiver bekræfter samme dag for modtagelse af henvendelsen og bestræber sig på at give et skriftligt svar til Leverandøren indenfor 3 arbejdsdage; dog kan der periodevis være længere svartid.

• Ordregiver afdækker, hvilken samarbejdsform den enkelte arbejdsgiver under Københavns Kommunes forvaltninger ønsker, herunder om de ønsker omvendt formidling.

• Såfremt arbejdsgiver på det ønskede x.xx. er modtagelig for omvendt formidling, videregives ar- bejdsgivers kontaktdetaljer til Leverandøren, som herefter kan kontakte arbejdsgiver direkte.

• Ved opnåelse af match, er det Leverandørens ansvar at sikre udfyldelse af VITAS- ansøgningskladde, jf. punkt 10.1.

• Såfremt arbejdsgiver ikke ønsker omvendt formidling, meddeler Ordregiver dette til Leverandøren.

I forhold til Leverandører og virksomhedskontakt med partnerskabsvirksomheder og virksomheder tilknyttet en KAM (Key Account Manager) i Københavns Erhvervshus, er de overordnede linjer, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens Leverandører kan kontakte alle virksomheder med henblik på etablering af virksomhedsplaceringer uden hensyntagen til KAM-, partnerskabs- eller særaftaler. Eneste undtagelse er Københavns Kommunes enheder.

Ordregiver (Københavns Erhvervshus og Jobcenter København) vil være opmærksom på ikke at indgå aftaler med virksomheder om, at Leverandører ikke må kontakte eller samarbejde med virksomheden.

6.4 Virksomhedsplaceringernes placering

Leverandøren skal ved etableringen af virksomhedspraktik og ansættelse med løntilskud for borgerne i forløb på Kontrakten i videst muligt omfang placere disse i virksomheder uden for Leverandørens egen virksomhed (CVR-nr./P-nr.), herunder andre virksomheder (CVR-nr.), hvor majoriteten af virksomheden er ejet af Leverandøren.

Leverandøren må ikke etablere eller oprette særlige arbejdspladser (p-nr. enheder) med henblik på etablering af virksomhedsplaceringer for Ordregivers borgere medmindre dette er aftalt særskilt med Ordregiver i forlængelse af Kontraktens ikrafttrædelse.

7 Anvendelse af tolk

Hvis det vurderes nødvendigt for gennemførelsen og for et optimalt resultat af borgerens forløb, skal Leverandøren anvende en selvvalgt tolk og afholde udgifter hertil.

Dvs. udgifter til tolk afregnes alene mellem Leverandøren og tolkebureauet og udgifterne forudsættes således at være indarbejdet i Leverandørens priser.

8 Bisidder og partsrepræsentation

8.1 Bisidder og partrepræsentation

En borger har på ethvert tidspunkt af sagens forløb ret til at lade sig repræsentere af en partsrepræsentant eller bistå af en bisidder. Dette gælder også ved faktisk forvaltningsvirksomhed, herunder ved borgerens deltagelse i forløb hos Leverandøren.

Xxxxxxxxx personlige medvirken er dog altid afgørende for beskæftigelsesindsatsen, så borgeren kan ikke lade sig repræsentere under sin deltagelse i forløb, men her kan borgeren medbringe en bisidder. Borgerens anvendelse af partsrepræsentanter i forbindelse med deltagelse i forløb er således begrænset til det, der ikke kræver borgerens personlige deltagelse, som fx udveksling af skriftlig kommunikation.

Har borgeren en partsrepræsentant, skal Ordregiver give Leverandøren meddelelse om fuldmagtsforholdet og partsrepræsentantens kontaktoplysninger i forbindelse med Ordre til Leverandøren.

Reglerne om partsrepræsentation finder dog kun anvendelse, hvis borger har givet fuldmagt til eller entydigt har erklæret, at partsrepræsentanten også repræsenterer borger under deltagelse i forløb hos Leverandøren. I tvivlstilfælde må Leverandøren afklare dette med borgeren. Leverandøren kan også vejlede borgeren om muligheden for at lade sig repræsentere eller bistå af en bisidder.

I særlige tilfælde kan den bisidder eller partsrepræsentant, som borgeren har valgt, udelukkes fra af være borgerens bisidder eller partsrepræsentant. Da borgeren har ret til en bisidder eller en partsrepræsentant, som borgeren selv vælger, skal der dog tungtvejende grunde til at udelukke personen.

De tungtvejende grunde kan fx være hensynet til sagsbehandlingen, herunder hvis personen modvirker sagsbehandlingen, som fx sagsoplysningen. Det kan også være hensynet til borgerens selv, hvor personen fx modvirker borgerens beskæftigelsesindsats og dermed borgers muligheder for at komme i job eller uddannelse. En tungtvejende afvisningsgrund kan fx også være, at borgeren er underlagt negativ social kontrol fra bisidderen eller partsrepræsentanten. Ved mistanke om negativ social kontrol skal Leverandøren kontakte Ordregiver.

Udelukkelsen af personen skal altid ske på et sagligt og oplyst grundlag. Det vil sige, at der skal være tilstrækkelig dokumentation for den tungtvejende afvisningsgrund, som skal vægte tungere end borgerens interesse i at have den pågældende bisidder eller partsrepræsentant.

Udelukkes borgeren bisidder eller partsrepræsentant, skal borgeren vejledes om muligheden for at vælge en anden bisidder eller partsrepræsentant.

8.2 Fysisk udlevering uge-/månedsskema

Udleverer Leverandøren fysiske Skemaer til borgeren ifm. sin deltagelse i forløbet hos Leverandøren, hvor borgers personlig medvirken er påkrævet, har Leverandøren ikke pligt til også at sende Skemaerne til partsrepræsentanten.

8.3 Situationer, hvor reglerne om partsrepræsentation gælder hos Leverandøren

Leverandøren skal inddrage partsrepræsentanten, hvor borgers personlige medvirken ikke er påkrævet. Xxxxxxx personlige medvirken er ikke påkrævet, når Leverandøren sender skriftlig kommunikation.

Det betyder, at Leverandøren skal sende skriftlig kommunikation til borgers partsrepræsentant. Der kan også sendes en kopi af den skriftlige kommunikation til borgeren medmindre borgeren har frabedt sig dette.

Skriftlig kommunikation er fx:

• Aftaler (herunder Skemaer), som efterfølgende sendes skriftligt til borgeren

• SMS- og e-mail beskeder

Telefonisk henvendelse skal i udgangspunktet ligeledes ske til partsrepræsentanten. Leverandøren skal være opmærksom på, at der kun må lægges en besked på telefonsvarer, hvis der er vished om, at man har fat i den rigtige. Telefonsvarebeskeder behandles som sms- og e-mailbeskeder, hvortil der kræves samtykke. Der må ikke indtales følsomme eller fortrolige personoplysninger på en telefonsvarer.

Leverandørens meddelelser anses for at være tilgået borger, når de er modtaget af partsrepræsentanten.

8.4 Aftaler om meddelelser

Leverandøren, borgeren og partsrepræsentanten kan i fællesskab konkret aftale i hvilket omfang/tilfælde og om det er borger eller partsrepræsentanten, der skal have mundtlige eller skriftlige meddelelser fra Leverandøren vedrørende det konkrete forløb (Ordre). Eventuelle aftaler skal noteres i borgerens sag. Såfremt fuld- magtsaftalen mellem borger og partsrepræsentanten hermed ændres væsentligt, skal Ordregiver også orienteres.

8.5 SMS- og e-mail beskeder

SMS- og e-mail-påmindelser og servicebeskeder kræver samtykke, jf. afsnit 3.4.

Det er i udgangspunktet borgeren, der skal give samtykke til anvendelse af SMS og/eller e-mail, og partsrepræsentanten og bisidder kan ikke beslutte, at Leverandøren ikke må sende SMS og/eller e-mail, hvis borger har givet samtykke til det. Hvis borgeren ønsker, at partsrepræsentanten skal modtage SMS og/eller e-mail, skal der indhentes et selvstændigt samtykke fra partsrepræsentanten til behandling af hans personoplysninger.

9 Krav og forventninger til medarbejdere

Leverandørens medarbejdere er afgørende for, at Leverandøren lykkes med at skabe positiv udvikling i borgernes beskæftigelsessag. Det følger af Kontraktens punkt 4.8, at Leverandøren skal have egnet personale til udførelsen af opgaven, ligesom kravspecifikationen på enkelte forløb sætter krav til hvilken autorisation den udførende medarbejder skal have.

Afsnittet uddyber krav og forventninger til Leverandørens medarbejdere, herunder forskellige medarbejderroller.

9.1 Krav til Leverandørens medarbejdere

Leverandørens medarbejdere samt eventuelle underleverandører, der deltager til Kontraktens gennemførelse, skal alle være i besiddelse af de fornødne kompetencer og kvalifikationer, herunder relevant og nødvendig uddannelse, viden og erfaring, i forhold til at kunne varetage deres roller i forbindelse med Kontraktens gennemførelse.

Ordregiver forventer, at Leverandørens ledelse har fokus på løbende opkvalificering af medarbejdere. Ligeledes er Leverandøren forpligtet til i hele Aftaleperioden at have tilstrækkelige og kvalificerede medarbejdere til udførelse af opgaven. Kan Leverandøren ikke udføre opgaven med den aftalte kvalitet, eller indtræder der forsinkelse eller risiko for forsinkelse, som ikke er begrundet i Ordregivers forhold, borgers forhold el.lign., er Leverandøren forpligtet til at tilpasse sin bemanding, herunder i nødvendigt omfang at allokere yderligere eller andre medarbejderressourcer.

Leverandøren skal til enhver tid og uden ugrundet ophold på Ordregivers forlangende kunne dokumentere de anvendte medarbejderes kompetencer og kvalifikationer eller eventuelle andre forhold af betydning enten for Leverandørens evne til at varetage opgaven eller for kvaliteten af de leverede Ydelser. Hvis dokumentation ikke fremvises på Ordregivers forlangende, er Leverandøren forpligtet til at genoprette forholdene. Herunder kan Ordregiver forlange, at Leverandøren inddrager underleverandører.

I det følgende er angivet krav og forventninger til forskellige medarbejderroller hos Leverandøren og efterfølgende krav til udskiftning af medarbejdere.

9.2 Mentorer

Leverandørens mentorer er de medarbejdere, som leverer mentorstøtte, jf. Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (LAB), Kap. 26. Ordregiver reserverer alene betegnelsen mentor til Leverandørens udførelse af mentor- støtteopgaver, jf. LAB.

Certificering af mentorer

Der findes ikke i dag en national eller EU-standard i form af lovgivning eller andet for funktionen som mentor.

En Leverandør skal på den baggrund have egne retningslinjer for egne medarbejdere, der varetager funktionen som mentor.

Retningslinjerne skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning og tage udgangspunkt i Ordregivers eget værdigrundlag mv. Leverandørens medarbejdere, der varetager funktion som mentor, skal læse og underskrive disse retningslinjer, som dokumentation for at de er læst og forstået.

Underskrifterne skal opbevares af Leverandøren og kontrol heraf kan indgå i tilsynet af Leverandøren. Leverandøren skal kunne udlevere kopi af medarbejdernes underskrift på retningslinjerne på stedet, hvis Tilsynet beder om det, jf. bilag F.

9.3 Psykolog/psykiater

I de tilfælde, hvor Leverandøren alene eller i samarbejde med Ordregiver vurderer, at der er behov for en psykolog/psykiater, skal Leverandøren sikre, at der anvendes autoriseret psykologer/psykiatere.

9.4 Misbrugskonsulenter

Leverandøren kan vælge at tilknytte en misbrugskonsulent til udførelsen af Kontrakten. Ordregiver har følgende forventninger til de af Leverandørens medarbejdere, som agerer i funktionen som misbrugskonsulent.

En misbrugskonsulent forventes, at:

• Besidde bred viden om misbrugsområdet

• Kunne indgå i dialog med borgeren om dennes misbrug, og have en motiverende tilgang i mødet med borgeren

• Kunne vejlede og rådgive borgeren i forhold til daglig mestring af en hverdag med misbrug

• Kunne fungere som faglig sparringspartner for kolleger og samarbejdspartner omkring borgeren

• Have opdateret viden på hele behandlingsområdet i København, både på det kommunale og regionale område, samt det frivillige område

• Have kendskab til forskellige strategier, der kan arbejdes med omkring borgeren, så misbrugsproblematikkerne træder i baggrunden til fordel for fokus på job og uddannelse.

• Kunne bidrage med viden og vurderinger i forhold til i hvilket omfang borgeren er påvirket af deres misbrug, og hvordan det spiller ind i forhold til mulighederne for job og uddannelse.

• Kunne navigere i det kommunale og regionale behandlingssystem, og hjælpe borgeren videre til rette instanser og/eller kunne vejlede kolleger og samarbejdspartnere om næste skridt i forhold til relevante behandlingstiltag. Hvor søges, hvordan søges m.m.

9.5 Udskiftning af Leverandørens medarbejdere

Af hensyn til fremdriften og kvaliteten i arbejdet samt af hensyn til det tætte daglige samarbejde skal begge parter i videst muligt omfang undgå udskiftning af medarbejdere, som fungerer som nøglepersoner.

Leverandøren må ikke reducere antallet af medarbejdere beskæftiget med udførelse af Kontrakten, hvis dette bringer forløbenes kvalitet i fare, jf. Kontrakten (herunder Leverandørens løsningsbeskrivelse).

Udskiftningen af medarbejdere eller en underleverandør (og dennes medarbejdere) må ikke have indvirkning på Leverandørens evne til at varetage udførelse af opgaverne i overensstemmelse med den beskrevne kvalitet i Kontrakten, herunder indebære, at forløbenes færdiggørelse forsinkes.

Leverandøren afholder alle omkostninger i forbindelse med udskiftning af Leverandørens medarbejdere.

Leverandøren skal efter Ordregivers anmodning udskifte en medarbejder, såfremt Ordregivers anmodning er sagligt og rimeligt begrundet. Det vil sige, at hvis Ordregiver sagligt kan begrunde, at der er samarbejdsvanskeligheder med en medarbejder fra Leverandøren, så skal Leverandøren sørge for, at denne medarbejder fjernes fra denne samarbejdsflade og ikke længere indgår i samarbejdet med Ordregiver. Ordregiver skal ligeledes justere i kontaktfladen til Leverandøren, hvis Leverandørens anmodning om dette er sagligt og rimeligt begrundet.

10 Særligt vedrørende lukkedage

10.1 Lukkedage hos Ordregiver

Leverandøren skal, jf. Kontraktens pkt. som udgangspunkt kunne levere Ordrernes aktiviteter på alle ugens hverdage, også selvom Ordregiver evt. selv har en lukkedag på en hverdag.

Ordregiver holder årligt et vist antal lukkedage på almindelige hverdage (fx mellem jul og nytår, samt indeklemte fredage i foråret, ligesom 1. maj er en fridag hos Ordregiver).

Borgere i tilbud hos Leverandøren skal vejledes om, at eventuelt sygefravær på de dage, hvor Ordregiver holder lukket, skal meddeles Ordregiver på førstkommende hverdag, hvor Ordregiver igen holder åbent for telefonisk henvendelse.

Ved lukkedage hos Ordregiver modtager Leverandøren først besked om borgerens sygefravær, når Ordregiver igen holder åbent.

10.2 Lukkedage hos Leverandør

Leverandøren kan have lukkedage, herunder flere lukkedage i træk, fx mellem jul og nytår, hvis Leverandøren ønsker dette som led i sin planlægning og gennemførelse af de bestilte Ordrer.

Forudsætningen herfor er, at:

• borger uændret får opfyldt det bestilte antal timer i sin Ordre. Dvs. at de timer, der ikke leveres pga. en eller flere lukkedage, skal leveres på et andet tidspunkt i borgers forløb

• borger maksimalt kan have 37 timer i et forløb om ugen

• borgers timer skal fremgå af borgers uge-/månedsskema, jf. afsnit 4.

En Leverandør skal anmode om tilladelse hos Ordregivers kontaktperson senest tre måneder før den/de ønskede lukkedag(e), jf. Kontraktens pkt. Ordregiver har ret til at anvise anmodningen.

10.3 Særligt om borgerens ferie under tilbud

Hvis en borger har aftalt ferie med Ordregiver, har borgeren ret til at afholde ferien, samtidig med at det bestilt timetal i Ordrens periode fortsat skal opfyldes, hvis muligt.

Hvis det ikke er muligt, skal Leverandøren kontakte Ordregiver mhp. at Ordren annulleres. Der skal i så fald igangsættes en ny Ordre for borger.

10.4 Særligt vedrørende helligdage

Helligdage er ikke defineret som arbejdsdage i Københavns Kommune og er derfor kontraktuelt lig med lukkedage. Dvs., at Leverandører ikke skal arbejde med borgerne på helligdage, fx mandag d. 10. april 2023 (2. påskedag).

Leverandører for Københavns Kommune får ikke betaling for arbejde på helligdage. Leverandører skal derfor i samarbejde med Ordregiver tilrettelægge indsatsen for borger, så aktiviteter ligger udenom helligdage.

11 Offentlig webside med information til borgere

For at borgere (og Ordregiver) kan have det mest optimale informationsniveau om Leverandørens forløb, skal Leverandøren etablere en webside, der fortæller om:

• Leverandørernes forskellige forløb for Ordregivers borgere

• Anden information og vejledning, som kan være relevant for borgernes forløb hos Leverandøren.

Websiden skal være offentlig tilgængelig senest 1. måned efter Aftaleperiodens ikrafttrædelse, og forudsættes opdateret løbende.

Leverandøren er forpligtet til på samme sted (webside) at vise eller linke videre til resultater, informationer mv., som Ordregiver anfører, skal offentliggøres på Leverandørens hjemmeside.

Bilag D1

Retningslinjer for indberetning af datasæt med oplysninger om borgernes aktivitetstimer

1 Indberetning af data

Leverandøren skal efter Ordregivers anmodning indsende et datasæt med oplysninger om henviste borgeres aktiviteter i en given periode.

De ønskede oplysninger om aktiviteter svarer i vid udstrækning til de oplysninger, der skal fremgå af borgerens måneds-/ugeskema, og de oplysninger, der skal fremgå af fremmøde- og fraværsprotokollen. Desuden skal datasættet indeholde oplysninger fra Ordregivers Bestilling/Ordre, som Leverandøren har modtaget via Leverandørplatformen eller andet af Ordregiver anvist IT-redskab (herefter Ordrestyringssystemet). Jf. i øvrigt kontraktens bilag D, som nærværende bilag er underbilag til.

Leverandøren skal kunne understøtte oplysningerne i det indsendte datasæt ved hjælp af dokumentation, der er gemt på de enkelte borgeres sager.

Formålet med datasættet er at give Ordregiver bedre overblik over forløb og aktiviteter, som borgerne deltager i. Datasættet vil også blive anvendt i tilsynsøjemed.

Formålet med retningslinjer for udformning af datasæt, jf. pkt. 2 herunder, er at sikre mere ensartede og gennemskuelige data om borgernes forløb og aktiviteter, blandt andet ved at konkretisere, hvordan en Aktivitetstime skal forstås, og fastlægge ensartede fremmøde-/fraværskategorier på tværs af leverandører.

Da leverandørerne kan have forskellige målgrupper, vil de konkrete eksempler på situationer, der fremgår herunder, være mere relevante for nogle leverandører end andre.

Leverandøren har kun pligt til i datasættet at medtage oplysninger om aktiviteter, som borgeren skal deltage i, og som registreres som Aktivitetstimer for borgeren. Leverandøren må gerne medtage oplysninger om andre begivenheder, der er noteret på sagen, eksempelvis med henblik på at opfylde notatpligten. For at kunne skelne mellem borgeraktiviteter og andre begivenheder, skal det for hver aktivitet angives, om den regnes til borgerens Aktivitetstimer (jf. pkt. 2.5).

2 Retningslinjer for udformning af datasæt

2.1 Udformning og indsendelse af datasæt

Datasættet skal indsendes som en såkaldt ’flad tekstfil’ (et standardtekstformat med endelsen ’txt’ eller ’csv’), alternativt i form af et regneark, der kan importeres i Microsoft Excel.

Datasættet skal indeholde én række pr. aktivitet pr. borger. Hvis datasættet indsendes som tekstfil, skal de enkelte oplysninger om aktiviteten (kolonnerne) være adskilt af komma eller semikolon.

Kolonnerne skal være navngivet i overensstemmelse med Ordregivers retningslinjer herunder. Rækkefølgen på kolonnerne må dog afvige fra det beskrevne.

Datasættet skal indsendes eller uploades sikkert efter Ordregivers anvisninger.

Ordregiver kan sende et regnearkseksempel, der eventuelt kan anvendes til indberetning, hvis Leverandøren foretrækker denne løsning.

2.2 Kolonner i datasættet

Herunder oplistes navnene på de kolonner, der skal være i datasættet. Hvilke oplysninger, der skal fremgå i kolonnen om de enkelte aktiviteter, bliver uddybet i de følgende afsnit 2.3 til 2.8.

1. Bestillingsnummer

2. CPR-nummer

3. Navn

4. Tilbuds-ID

5. Tilbudstitel

6. Startdato

7. Bestilt slutdato

8. Timer pr. uge

9. Bestilte timer i alt

10. Supplerende aftale

11. Forløbsstatus

12. Faktisk slutdato

13. Aktivitet

14. Aktivitetsdato

15. Startklokkeslæt

16. Slutklokkeslæt

17. Hvem deltager

18. Hvordan deltager

19. Aktivitetsmedarbejder

20. Aktivitetstimer

21. Lokation (sted)

22. Kontaktperson

23. Fremmøde

24. Fraværsårsag

2.3 Oplysninger fra Ordregivers bestilling

Oplysninger fra den bestilling (efter godkendelse af Leverandøren = Ordre), som Leverandøren modtager via Ordrestyringssystemet, og som den registrerede aktivitet hører under.

1. Bestillingsnummer (unikt løbenummer på den konkrete bestilling/ordre i Ordrestyringssystemet)

2. CPR-nummer (borgers fulde CPR-nummer uden bindestreg)

3. Navn (borgers navn)

4. Tilbuds-ID (=Projektnummer)

5. Tilbudstitel

6. Startdato (startdato ifølge bestilling)

7. Bestilt slutdato (slutdato ifølge bestilling)

8. Timer pr. uge (timer pr. uge ifølge bestilling)

9. Bestilte timer i alt (samlede antal Aktivitetstimer ifølge bestillingen)

10. Supplerende aftale (Er der indgået en særlig aftale om det konkrete forløb, der har relevans for leveringen af de bestilte timer?) - mulige værdier:

10.1. Nej

10.2. Ja (Hvis ’Ja’, skal Leverandøren gemme dokumentation for den særlige aftale på borgerens sag og kunne fremvise dokumentationen efter anmodning.)

2.4 Oplysninger om forløbsstatus

Oplysninger om aktuel status på forløbet, dvs. omkring det tidspunkt, hvor datasættet til Ordregiver dannes, fx udtrækkes fra Leverandørens system.

11. Forløbsstatus - mulige værdier:

11.1. Gennemført/gennemføres (i overensstemmelse med Ordre)

11.2. Afbrudt (af Ordregiver)

12. Faktisk slutdato - mulige værdier:

12.1. <dato1> (samme som Bestilt slutdato, hvis forløbet er gennemført/gennemføres i overensstemmelse med Ordre)

12.2. <dato2> (hvor meddelelse om afbrud af forløb er meddelt af Ordregiver via Ordrestyringssystemet)

2.5 Oplysninger om planlagte aktiviteter fra måneds-/ugeskema

En planlagt aktivitet er en aktivitet, som borgeren skal deltage i, og som borgeren på forhånd er blevet informeret om efter de retningslinjer, der fremgår af Kontraktens bilag D.

Den planlagte varighed af aktiviteten skal fastsættes realistisk. Aktivitetsdato, Start- og Slutklokkeslæt skal angive det tidspunkt og tidsrum, hvor Leverandøren reelt forventer, at den konkrete borger deltager i den konkrete aktivitet. Det angivne tidsrum må ikke omfatte tid til administrative og andre opgaver, der udføres uden borgerens deltagelse (indirekte borgertid), jf. betalingsbetingelser i bilag B og administrative krav i bilag D.

Oplysningerne om en planlagt aktivitet skal stemme overens med oplysningerne om aktiviteten på måneds-/ugeskemaet, som borgeren får udleveret inden datoen for aktiviteten, og som skal gemmes på borgerens sag (jf. bilag D, kapitel 5). Hvis borger får et efterfølgende skema med opdaterede oplysninger om aktiviteten, er det de opdaterede oplysninger, der skal fremgå af de indsendte data.

13. Aktivitet (Titel på aktivitet)

14. Aktivitetsdato

15. Startklokkeslæt

16. Slutklokkeslæt

17. Hvem deltager (Mulige værdier kan kun benyttes, hvis det er tilladt inden for den konkrete kontrakt):

17.1. 1-1-aktivitet (Én borger deltager sammen med medarbejder fra Leverandøren. Tredjepart kan deltage - fx medarbejder fra virksomhed eller jobcenter)

17.2. Gruppe (Flere borgere deltager sammen med Leverandørens medarbejder(e))

17.3. Alene (Praktik og andre aktiviteter, som borger gennemfører uden ledsaget deltagelse af medarbejder fra Leverandør. Alene-/uledsagede aktiviteter skal være inden for Kontraktens rammer. Det betyder fx, at hvis Kontrakten foreskriver, at der ikke må tælles alene-/uledsaget aktiviteter uden deltagelse af medarbejder fra Leverandør, som Aktivitetstimer kan denne valgmulige 16.3 ikke vælges)

18. Hvordan deltager (borger)? (Mulige værdier kan kun benyttes, hvis det er tilladt inden for den konkrete kontrakt):

18.1. Fysisk fremmøde (Borger fremmøder fysisk)

18.2. Telefonsamtale (med borger)

18.3.Virtuelt fremmøde (Anden form for digital tilrettelæggelse af inden for Kontraktens rammer)

19. Aktivitetsmedarbejder (Hvis 17.1 eller 17.2 er valgt: Hvilken af leverandørens medarbejdere deltog i aktiviteten. Dvs. hvis en anden end den planlagte har deltaget, skal angives navnet på den person, der faktisk deltog. Hvis mere end én medarbejdere deltog, angives den hovedansvarlige)

20. Aktivitetstimer (Regner Leverandøren aktiviteten med i borgerens Aktivitetstimer i henhold til bestillingen og Kontrakten?) - mulige værdier:

20.1. Ja

20.2. Nej (Kan anvendes til eventuelle registrerede aktiviteter, hvor borgerens deltagelse ikke er nødvendig. Eksempler: huskepunkter for medarbejderen, notits om afsendelse af brev til borger, indrapportering af fravær om borger, udarbejdelse af leverandørrapport, samtale med virksomheder eller jobcenter (uden borgers deltagelse) etc.)

21. Lokation (sted): Adressen for hvor aktiviteten har fundet sted

22. Kontaktperson (Navn på kontaktperson på tidspunktet for planlægning af aktiviteten)

2.6 Oplysninger fra fremmøde- og fraværsprotokol

23. Fremmøde (Borgers fremmøde til aktiviteten) - mulige værdier:

23.1. Fremmødt (Anvendes hvis borger fremmødte til hele den planlagte aktivitet)

23.2. Delvist fremmødt (Anvendes hvis borger fremmødte, men ikke til hele den planlagte aktivitet. Eksempler: Borger kommer for sent eller går for tidligt. Anvendes også, hvis borgers delvise fremmøde skyldes deltagelse i anden planlagt aktivitet)

23.3. Ikke fremmødt (Anvendes hvis borger slet ikke fremmødte. Anvendes også, hvis borgers manglende fremmøde skyldes deltagelse i anden aftalt aktivitet)

23.4. Aflyst (Anvendes, hvis en planlagt aktivitet aflyses på Leverandørens initiativ, så borger ikke skulle fremmøde)

23.5. Ikke relevant (Anvendes til eventuelle registrerede aktiviteter, hvor borgerens deltagelse ikke var nødvendig = indirekte borgertid)

24. Fraværsårsag (hvis 22.2 eller 22.3) værdier:

24.1. Aftalt aktivitet (Borger deltager i anden aktivitet efter aftale med Leverandør)

24.2. Anden årsag (Alle andre årsager)

2.6.1 Præciseringer vedr. oplysninger fra fremmøde- og fraværsprotokol

2.6.1.1 Borgerens tid kan normalt kun medregnes én gang

Overlap af aktiviteter medfører, at borger inden for et givet tidsrum kan være registreret med flere planlagte timer og evt. også med mere fravær, end der er faktiske klokketimer i tidsrummet. Som udgangspunkt gælder imidlertid det princip, at Leverandøren kun kan medregne det faktiske antal klokketimer som leverede timer. Hvis to aktiviteter overlapper, så medregnes det overlappende tidsrum således højst én gang. (Undtagelserne for dette princip er beskrevet i punkt 2.6.1.2).

Eksempel: Borgeren skal efter planen i 3 timers praktik og i løbet af dette tidsrum deltage i en praktiksamtale med Leverandøren (på praktikstedet, så der ikke er transporttid for borger) med en varighed på 1 time. Borger er i dette tilfælde kun aktiveret i tre timer, uanset om der er registreret i alt 4 timers aktiviteter inden for perioden på tre timer.

Leverandøren skal registrere sådanne overlap på denne måde: Hvis det er planlagt, at borger skal deltage i tre timers praktik (aktivitet A) og i samme eller et overlappende tidsrum skal deltage i en kapitel 14 praktiksamtale med Leverandøren (aktivitet B) med en varighed på en time, så skal det registreres på følgende måde:

• På aktivitet A vælges under Fremmøde (afhængig af de faktiske omstændigheder) ”Delvist fremmødt” eller ”Ikke fremmødt”. Under Fraværsårsag vælges ”Aftalt aktivitet”.

• På aktivitet B vælges under Fremmøde ”Fremmødt”, hvis borger er fremmødt. Ellers registres manglende fremmøde som normalt, og årsagen angives til ”Xxxxx årsager”.

Dette princip gælder som nævnt, medmindre der er gjort undtagelser i Leverandørens Kontrakt, eller der er tale om situationer som beskrevet i 2.6.1.2.

2.6.1.2 Borgerens tid kan i visse tilfælde medregnes flere gange

Leverandøren kan i visse tilfælde af overlap mellem aktiviteter medregne begge aktiviteter som Aktivitetstimer. Med den konsekvens, at det overlappende tidsrum kan medregnes to gange i Leverandørens leverede timer.

Der er undtaget for princippet, der er beskrevet i 2.6.1.1, hvis en af følgende betingelser er til stede:

1. Ordregiver har i Kontrakten meddelt Leverandøren tilladelse til, at der i eksplicitte tilfælde kan gøres en undtagelse.

2. Borger deltager i en aktivitet, som Leverandør kan medregne i leverancen, og Leverandøren leverer samtidig mentorstøtte (herunder uddannelsesmentor) med henblik på at fastholde borger i aktiviteten (jævnfør eksemplerne herunder).

Hvis Leverandøren medregner overlappende tidsrum som leverede timer mere end én gang, skal Leverandørende kunne fremvise dokumentation for, at en af de to ovenfor nævnte betingelser er opfyldt.

Eksempler på samtidig mentorstøtte, hvor både aktivitet A og aktivitet B medregnes som Aktivitetstimer:

• Hvis borger som led i sin virksomhedspraktik, aktivitet A (efter Lov om aktiv beskæftigelsesindsats kapitel 11), fra kl. 10-13 får mentorstøtte, Aktivet B (kapitel 26), fra kl. 12-13 ude på virksomheden med henblik på at fastholde borger i aktiviteten.

• Hvis borger som led i sin ansættelse med løntilskud, Aktivet A (kapitel 12), fra kl. 10-13 får mentorstøtte, Aktivitet B (kapitel 26), fra kl. 12-13 ude på virksomheden med henblik på at fastholde borger i aktiviteten.

Leverandøren skal i sådanne tilfælde registrere aktiviteterne på denne måde: Under begge aktiviteter vælges ”Fremmødt”, hvis borger er fremmødt. Ellers registreres manglende eller delvist fremmøde som normalt, og årsagen angives til ”Andre årsager”.

2.7 Oplysninger om ikke-planlagte aktiviteter

Hvis Leverandørens Kontrakt giver mulighed for, at en specifik aktivitet, som borgeren ikke er orienteret om på forhånd via et måneds-/ugeskema, registreres som Aktivitetstimer, så skal sådanne aktiviteter registreres efter retningslinjerne, der fremgår af afsnit. 2.5 og 2.6 med følgende modifikationer:

• Skemanummer (på skema) angives ikke (dvs. feltet er tomt).

Document Metadata

Table of Contents

Københavns Kommune

Document Metadata