Udbudsbetingelser
50.25 Storkøkkenudstyr
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S Zeppelinerhallen | H. C. Xxxxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx S Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437
Indhold
1 Den ordregivende myndighed 2
2 Udbudsmaterialets bestanddele 2
5 Om udbuddet og rammeaftalen 6
5.2 En forpligtende rammeaftale 6
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen 7
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen 8
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation 9
8 Tildelingskriterier og evaluering 9
8.2 Evaluering af Sortimentsbredde 12
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold 14
9.2.1 European Single Procurement Document (ESPD) 14
9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud 15
9.2.3 Om vurderingen af konditionsmæssighed 16
9.2.4 Fejl, der kan føre til, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt 17
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud 18
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger 18
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse 19
12 Tilbudsfrist og vedståelse 20
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde 22
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen 23
16.3 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen 23
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17 47 24 37
Montagehallen Pakkerivej 6
2500 Valby
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
Fax: (x00) 00 00 00 00
Web-adresse: xxx.xxx.xx Kontaktperson:
IT-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (SKI’s udbudssystem): SKI-Kundeservice
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
2 Udbudsmaterialets bestanddele
Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbekendtgørelse afsendt til EUT den 22-11-2021. Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast pr. delaftale
• Rammeaftale
o Bilag A Kundeliste
o Bilag B Kravspecifikation
o Bilag C Leverandørens tilbud (priser)
o Bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt
▪ (Bilag D.1 Anvendes ikke)
▪ Bilag D.2 Dokumentation for afløftning af udbudspligt
o Bilag E Leveringskontrakt
o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
o Bilag G CSR
o Bilag H Prisregulering
o Bilag I Opdatering af sortiment
o Bilag J Opdatering af E-katalog
o Bilag K Støtteerklæringer(er)
o Særbilag 1 Aftageforpligtelsen
o Særbilag 2 Implementering
o Særbilag 3 Leverandørens generelle forpligtelser
ESPD (Se punkt 7.3) Støtteerklæring (Se punkt 16.3) Følgebrev (Se punkt 9.2.5) Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)
Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgi- vers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.
Det fremgår af punkt 9.2 hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.
SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende isenkram, køk- kenmaskiner samt tilhørende serviceydelser benævnt 50.25 Storkøkkenudstyr.
Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder har afløftet deres udbudspligt ved anvendelse af ramme- aftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes for- ventninger og indkøbsbehov samt at sikre en rammeaftale, der er nem at anvende.
Rammeaftalen retter sig mod statslige institutioner, regioner, kommuner osv.
SKI har forud for udbuddet gennemført en markedsanalyse på baggrund af den tidligere rammeaftale 50.25 Storkøkkenudstyr. Analysen viste, at der blandt kunderne er stor tilfredshed med den tidligere rammeaftale, men at der fremadrettet efterspørges en mere bæredygtig aftale. Det har givet udslag i følgende tiltag i den rammeaftale, som nu udbydes:
- Længere leveringsfrister
- Gebyr på små bestillinger
- Miljørigtig bortskaffelse af produkter
- Levetidsforlængelse via serviceaftaler
Derudover har kunderne ønsket en rammeaftale, der så vidt muligt kan dække hele deres indkøbsbehov, og varerne i rammeaftalens sortiment er derfor identificeret på baggrund af historiske indkøbsdata og i dialog med SKI’s kunder. Derudover søges dette formål opnået ved, at alle underproduktgrupper for de efterspurgte varer så vidt muligt omfattes af det obligatoriske sortiment. Herudover søges det opnået ved at give mulighed for at tilbyde en begrænset mængde af supplerende varer i underproduktgrupperne i det frivillige sortiment, så ram- meaftalens samlede sortiment også omfatter forskellige varianter, designmæssige udtryk, størrelser mv. af varerne i det obligatoriske sortiment.
I tidligere gennemførte udbud af SKI’s rammeaftale om storkøkkenudstyr har rammeaftalen været opdelt i tre delaftaler. På baggrund af en markedsdialog og SKI’s markedsanalyse har SKI valgt at bibeholde denne op- deling af rammeaftalen:
• Delaftale 1 Isenkram
• Delaftale 2 Maskiner og Service Øst
• Delaftale 3 Maskiner og Service Vest
Det vurderes, at en opdeling mellem ”Isenkram” og ”Maskiner og Service” er markedskonform og vil kunne bringe flere, specialiserede markedsaktører i spil. Opdelingen vil derfor tjene til at fokusere og optimere kon- kurrencerne om de enkelte delaftaler. SKI vurderer desuden – baseret på inddragelsen af repræsentanter fra en række kommuner og indkøbsfællesskaber – at en yderligere opdeling af delaftalernes sortiment, f.eks. i ”underkategorier” inden for isenkram eller inden for maskiner og service, vil gøre delaftalerne mindre attraktive for leverandørerne og medføre øgede transaktionsomkostninger for kunderne. Det skyldes, at medarbejderne i køkkenerne vil skulle bruge ekstra tid til håndtering af bestillinger, leveringer og fakturahåndteringer fra flere leverandører ved yderligere opdeling. Dertil kommer de negative miljømæssige konsekvenser ved at foretage flere mindre leverancer frem for få større leverancer.
Udbuddet af ”Maskiner og Service” er opdelt geografisk i delaftale 2 øst for Storebælt og delaftale 3 vest for Storebælt. Det er SKI’s vurdering, at den geografiske opdeling kan bidrage til at styrke konkurrencen om del- aftalerne, samt opretholde konkurrencen i markedet fremadrettet. Opdelingen betyder eksempelvis, at det bli- ver muligt for potentielle tilbudsgivere etableret vest for Storebælt, der kun har interesse i at afgive tilbud på delaftale 3 ”Maskiner og Service Vest”, alene at afgive tilbud herpå. Det samme gælder i forhold til potentielle tilbudsgivere etableret øst for Storebælt. Det bemærkes derudover, at det er væsentligt for kunderne, at leve- randøren hurtigt kan levere service på maskinerne, f.eks. i forbindelse med udkald ved driftstop. Hensigten med opdelingen mellem øst og vest er dermed også at minimerer transporttid og transportomkostninger, så den rette tekniske service kan leveres hurtigt.
Bemærk at de statslige kunder både er kunder på delaftale 2 og på delaftale 3, jf. delaftalernes bilag A. Det skyldes, at den enkelte statslige kunde kan have lokationer på begge sider af Storebælt. Da leverandørernes leveringsforpligtelse, og kundernes aftageforpligtelse, alene gælder i delaftalernes respektive geografiske om- råder, medfører det, at statslige kunder skal bruge delaftale 2, når anskaffelsen er bestemt til lokationer øst for Storebælt, og omvendt, at den statslige Kunde skal bruge delaftale 3, når afskaffelsen er bestemt til lokationer vest for Storebælt.
Delaftale 1 om isenkram er ikke geografisk opdelt, da SKI vurderer, at sammensætningen af leverandørfeltet ved en geografisk opdeling vil være det samme. Den vurdering er baseret på, at isenkram leveres til hele landet, uanset om tilbudsgivere har etableret sig øst eller vest for Storebælt.
På baggrund af opdelingen i de tre ovenfor nævnte delaftaler har SKI en forventning om, at et bredt felt af tilbudsgivere vil kunne deltage i konkurrencen på tværs af de tre delaftaler.
På hver af de tre delaftaler omfatter det samlede sortiment et obligatorisk sortiment og et frivilligt sortiment. Et tilbud skal omfatte alle varelinjer i det obligatoriske sortiment, mens det er frivilligt at tilbyde varelinjerne i det frivillige sortiment. De frivillige sortimenter omfatter nogle hovedproduktgrupper fra de obligatoriske sortimen- ter, og formålet med de frivillige sortimenter er således, at give mulighed for – som supplement til disse ho- vedproduktgrupper i de obligatoriske sortimenter – at tilbyde varerne i flere varianter.
Sortimentet på delaftale 1 Isenkram består af følgende hovedproduktgrupper:
• Service/Isenkram
• Tilberedningsudstyr
• Udstyr Isenkram
Sortimenterne på delaftale 2 og 3 Maskiner & Service (Øst/Vest) er identiske og består af følgende hovedpro- duktgrupper:
• Varmt udstyr
• Forberedelsesudstyr
• Opvask
• Rustfri borde
• Køl og frys
• Service
Sortimenterne på de tre delaftaler er videre struktureret i produktgrupper og underproduktgrupper, som omfat- ter de enkelte varelinjer. I bilag B Kravspecifikation og Bilag C Leverandørens tilbud (tilbudsliste) for hver delaftale fremgår den fulde oversigt over denne struktur og de enkelte varelinjer.
I bilag C Leverandørens tilbud er der angivet procentvise vægte for hver enkelt varelinje i det obligatoriske sortiment. Vægtene benyttes i evalueringen af tilbud, jf. punkt 8, og er udtryk for et skøn af den forventede fordeling af den økonomiske volumen mellem varelinjerne. Vægtene er baseret på et overordnet skøn på baggrund af en vurdering af historisk forbrug, kundernes angivelser af forventet indkøbsbehov i forbindelse med tilslutning til aftalen, forventninger til ændringer i indkøbsmønstre som følge af struktureringen af obliga- torisk og frivilligt sortiment, og justeret for forventningerne til fremtidigt forbrug. Der er tale om et generelt skøn foretaget på et aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet.
Prisevalueringen af varelinjerne i det obligatoriske sortiment vurderes desuden at være repræsentativ for de samlede forventede indkøb under rammeaftalen, da det obligatoriske sortiment dækker alle underprodukt- grupper i sortimentet og forventes at omfatte henholdsvis 92 % af den samlede økonomiske volumen på del- aftale 1 og 93 % af den samlede økonomiske volumen hver af delaftalerne 2 og 3.
Hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb mellem produkterne og ydelserne, jf. også rammeaftalens punkt 3. Under rammeaftalen bærer leverandørerne på rammeaftalen således den fulde risiko for ændringer i op- og nedad- gående retning – både samlet set og på produkt-/ydelsesniveau. Leverandørerne bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaftalen, for størrelsen af de enkelte køb, samt for fordelingen af køb mellem leverandørerne i rammeaftalens kaskade, jf. bilag D. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter/ydelser og dermed sikre sig et robust og bæ- redygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmønstre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.
Da nogle af kunderne er med i Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI), vil der være varer, som skal opfylde de særlige POGI-krav, hvorfor disse er indarbejdet i Bilag B Kravspecifikation. I Bilag C vil disse varer være benævnt med ”POGI”. Yderligere oplysninger om POGI og kravene til Storkøkkenudstyr kan findes via link til: POGI's hjemmeside og Indkøbsmål 10 - Køkkenudstyr.
SKI kan have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. i de tekniske specifikationer, jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket eller tilsva- rende, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen eller tilsvarende. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der hen- vises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, va- remærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.
Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015).
Udbuddet omfatter 3 delaftaler, hvor hver delaftale forventes at blive tildelt til tre tilbudsgivere. Bemærk at samme tilbudsgiver har mulighed for at blive tildelt flere delaftaler.
5.2 En forpligtende rammeaftale
Rammeaftalen er en centralt koordineret aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en aftageforplig- telse for staten i medfør af cirkulære nr. 9749 af 2. september 2019 om indkøb i staten. En række institutioner, samt en række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, er dog undtaget fra afta- geforpligtelsen, og kan gøre brug af rammeaftalen frivilligt. De har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen.
Rammeaftalen er endvidere en fælleskommunal og -regional aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfat- ter en aftageforpligtelse for kommuner og regioner, der er abonnenter hos SKI, og som har tilsluttet sig ram- meaftalen. 93 kommuner og 5 regioner har tilsluttet sig. For de tilsluttede kommuner og regioners selvejende institutioner gælder, at disse er omfattet af kommunens og regionens tiltrædelse af rammeaftalen, men ikke omfattet af kommunens og regionens aftageforpligtelse. De selvejende institutioner har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen frivilligt. Det er ikke muligt for kommuner og regioner, herunder disses selvejende institutioner, som ikke har tilsluttet sig rammeaftalen forud for udbudstidspunktet, at anvende rammeaftalen.
Rammeaftalen er endelig en frivillig aftale for de øvrige abonnenter hos SKI, som fremgår af bilag A. Dette indebærer, at det er frivilligt for øvrige abonnenter hos SKI, om de vil gøre brug af rammeaftalen. De har således en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen.
Hvor det er frivilligt for en kunde at anvende rammeaftalen bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at kunden eller enheder under kunden skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden og skaber således ikke forpligtelser eller rettigheder under rammeaftalen.
Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklusive tilhørende Excel-fil) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.
Det er et vilkår for leverandørernes indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leverandørerne overholder kravene i rammeaftalen med SKI.
Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.
Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen
Kunderne har i forbindelse med tilslutningen til nærværende udbud haft mulighed for at vælge mellem to mo- deller for at tildele leveringskontrakter under rammeaftalen. Som anført i bilag D gælder valget for hele kundens organisation, herunder underliggende enheder, institutioner og selvejende institutioner.
1. Direkte tildeling uden mulighed for at springe i kaskaden
2. Direkte tildeling med mulighed for at springe i kaskaden
Hvis kunden har valgt at bruge rammeaftalen uden mulighed for at springe i kaskaden, skal kunden altid tildele til den leverandør på de parallelle rammeaftaler, der er leverandør nummer 1 i kaskaden
Hvis kunden har valgt at bruge rammeaftalen med mulighed for at springe i kaskaden, skal kunden foretage en vurdering af, om vilkårene for at springe i kaskaden er opfyldt. Vilkårene for at springe i kaskaden er nær- mere beskrevet i bilag D, punkt 3.
Dato | Aktivitet |
22. november 2021 | Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende |
2. december 2021 | |
7. december 2021 | |
23. december 2021, kl. 13:00 | Tilbudsfrist - NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12 |
6. januar 2022 (forventet) | Indhentning af dokumentation for ESPD og evt. støttende enheder |
20. januar 2022 (forventet) | Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve |
1. februar januar 2022 (forventet) | Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af med- delelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling Bemærk: Rammeaftalen kan først forventes at træde i kraft, når der er oprettet et E-katalog, jf. særbilag 2 |
12. februar 2022 (forventet) | Implementering |
1. marts 2022 (forventet) | Ikrafttræden |
Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, kan efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt.
Nedenfor behandles udelukkelse, egnethed og udvælgelse samt tilbudsgivers egenerklæring.
Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkter III.1.2) (øko- nomisk og finansiel formåen) og III.1.3), som stilles i forbindelse med SKI’s egnethedsvurdering af de ind- komne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.
Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som angivet i udbudslo- vens §§ 135 og 136. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU) er gjort til obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 136. Til- budsgiver må endvidere ikke være omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.).
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.1.
SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens
§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om, hvad der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.
SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.
For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel for- måen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2).
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår har haft en samlet omsæt- ning på minimum DKK 20 mio. ekskl. moms.
Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortier), eller såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen, foretages vurderingen ud fra summen af de omsæt- ninger for deltagerne i sammenslutningen eller tilbudsgivers og disse andre enheder.
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår har haft en soliditetsgrad på minimum 20 %.
Soliditetsgraden beregnes i procent ved værdien af tilbudsgivers samlede egenkapital i forhold til vær- dien af tilbudsgivers samlede aktiver. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.
Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortier), eller såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen, foretages beregningen ud fra summen af
egenkapitalens værdi i forhold til summen af aktivernes værdi, for deltagerne i sammenslutningen eller tilbudsgivers og disse andre enheder.
Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgivers regnskabsaflæggelse.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.1.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de enheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. Rammeaftalens punkt 6.4. Der henvises i øvrigt til punkt
9.2.1 om ESPD, hvori den støttende enhed skal angive den økonomiske og finansielle formåen som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.3 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation
SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Dokumentationen skal kræves fra den tilbudsgiver, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. Dette skal gøres inden, at SKI træffer beslutning om, hvilken tilbudsgiver, der tildeles rammeaftalen. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve at tilbudsgiver fremlægger dokumentationen på et- hvert tidspunkt i udbudsproceduren, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.
For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret den tilbudsgiver, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.
Hvis tilbudsgiver ikke vælger at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på straks at sende dokumentationen, såfremt SKI måtte anmode herom.
8 Tildelingskriterier og evaluering
Evaluering og tildeling af delaftalerne gennemføres hver delaftale for sig.
Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet det ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende underkriterier og vægtning:
Tildelingskriterium | Underkriterier | Vægt |
Bedste forhold mellem pris og kvalitet | Pris | 90 % |
Sortimentsbredde | 10 % |
Der foretages en evaluering af underkriteriet ”Pris”, jf. punkt 8.1, og en evaluering af underkriteriet ”Sortiments- bredde”, jf. punkt 8.2. I evalueringen bruges en pointskala fra 1-10, hvor 1 point er udtryk for den laveste score og 10 point er udtryk for den højeste score. Pointene, som tilbudsgiver opnår for hvert underkriterium, vil indgå med de oplyste vægte, jf. ovenfor, i den samlede evaluering i henhold til tildelingskriteriet.
De vægte, der indgår i evalueringen af de to underkriterier, jf. punkt 8.1 og 8.2, er angivet som nominelle faktorer, der indgår i beregningerne af hhv. point og evalueringstekniske priser.
Underkriteriet ”Pris” evalueres på alle varelinjerne omfattet af et obligatorisk sortiment. På delaftale 1 fremgår de i bilag C i arket ”2. Tilbudsliste obligatorisk”, og på delaftale 2 og 3 fremgår de i bilag C, i arkene ”2. Til- budsliste obligatorisk” og ”4. Tilbudsliste Service”.
Evalueringen gennemføres på basis af de tilbudte priser, og pointtildeling sker på varelinjeniveau, dvs. hver varelinje for sig. For nogle varelinjer gælder dog, at evalueringen gennemføres på basis af en evalueringstek- nisk pris og/eller at pointtildelingen sker samlet for flere varelinjer, som beskrevet nedenfor under ”Særligt for delaftale 2 og 3”.
De tildelte point for hver varelinje indgår med varelinjens vægt i tilbuddets point for underkriteriet ”Pris”. Vare- linjernes vægte fremgår i bilag C Leverandørens tilbud.
Beregningen af point for pris hhv. evalueringsteknisk pris foretages ud fra en lineær model, der fastlægges ud fra gennemsnittet af de tilbudte priser hhv. evalueringstekniske priser. Priser der er 50 % lavere end gennem- snitsprisen tildeles 10 point. Priser der er 50 %, eller mere, højere end gennemsnitsprisen, tildeles 1 point. Andre priser tildeles point ved lineær interpolation i spændet mellem gennemsnitsprisen +/- 50 %.
50% er fastlagt ud fra, hvad SKI vurderer er det relevante mindstespænd, som afspejler forholdet mellem den forventede prisspredning, den konkurrencemæssige situation på storkøkkenudstyr og den samlede vægtning af underkriteriet ”Pris”. Større spænd omfattes af fremgangsmåden nedenfor.
Udgangspunktet, hvor beregningen gennemføres i et spænd på gennemsnitsprisen +/- 50 %, jf. ovenfor, kor- rigeres, hvis den laveste pris er mere end 50 % lavere end gennemsnitsprisen. I sådanne tilfælde gennemføres beregningen i et spænd på gennemsnitsprisen +/- ”den procentuelle forskel mellem den laveste pris og gen- nemsnitsprisen”. Den procentuelle forskel beregnes på følgende måde:
Gennemsnitspris − Laveste pris
Gennemsnitspris
× 100 %
Fejlbehæftede varelinjer, der ikke reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, jf. punkt 9.2.3, indgår ikke i beregningen af gennemsnitsprisen. Sådanne varelinjer tildeles 1 point i evalueringen af pris. Hvis der alene er 1 konditionsmæssig varelinje på tværs af alle tilbud tildeles den 5,5 point.
Særligt for fradragspriser på delaftale 2 og 3:
For de tre varelinjer med produktspecifikationen ”Fradragspris for tom søjle ved sammenbygning af flere gry- der”, der fremgår af bilag C, række 143, 165 og 197, er det fordelagtigt at der opnås en høj fradragspris. Der
benyttes samme fremgangsmåde som beskrevet ovenfor, dog således at priser der er 50 % højere end gen- nemsnitsprisen tildeles 10 point. Priser der er 50 %, eller mere, lavere end gennemsnitsprisen, tildeles 1 point. Andre priser tildeles point ved lineær interpolation i spændet mellem gennemsnitsprisen +/- 50 %.
Tilsvarende benyttes samme metode ift. at korrigere som beskrevet ovenfor, dog således at der korrigeres, hvis den højeste pris er mere end 50 % højere end gennemsnitsprisen.
Særligt for Delaftale 2 og 3
Nedenstående beregninger af driftsomkostninger baseres bl.a. på elprisen og en periode på 10 år. Det er ikke muligt at forudsige den reale prisudviklingen på elmarkedet, hvorfor den seneste pris fra Energistyrelsens prisdatabase vurderes som det bedste eksisterende grundlag for en beregning, også af de langsigtede om- kostninger. Elprisen er således baseret på Energistyrelsens prisdatabase på udbudstidspunktet (xxxxx://xxx.xx/xxxxx/xxx.xx/xxxxx/Xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx_0.xxxx), og fremgår af arket ”El-Int industri, DKK” celle DN107.
Ovne:
For varelinjerne i underproduktgrupperne ”Combisteamer”, ”Konvektionsovn med vandtilførsel” og ”Konvekti- onsovn”, jf. Bilag C, ark ”5. Energiforbrug Ovne”, gælder, at der indgår en evalueringsteknisk beregning af de årlige driftsomkostninger i evalueringen. Driftsomkostningerne beregnes på nedenstående måde:
Først beregnes det evalueringstekniske årlige elforbrug i kWh:
𝐸𝑙𝑓𝑜𝑟𝑏𝑟𝑢𝑔𝑜𝑝𝑟𝑒ℎ𝑜𝑙𝑑𝑒𝑙𝑠𝑒 (𝑘𝑊ℎ) × 𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑡𝑖𝑚𝑒𝑟 𝑝𝑟. 𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠 × 𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠𝑠𝑒𝑟 𝑝𝑟. å𝑟
+ 𝐸𝑙𝑓𝑜𝑟𝑏𝑟𝑢𝑔𝑜𝑝𝑣𝑎𝑟𝑚𝑛𝑖𝑛𝑔(𝑘𝑊ℎ) × 𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠𝑠𝑒𝑟 𝑝𝑟. å𝑟
Hvor:
𝐸𝑙𝑓𝑜𝑟𝑏𝑟𝑢𝑔𝑜𝑝𝑟𝑒ℎ𝑜𝑙𝑑𝑒𝑙𝑠𝑒 er angivelsen for det pågældende produkt i bilag C, ark ”5. Energiforbrug Ovne”, kolonne X.
𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑡𝑖𝑚𝑒𝑟 𝑝𝑟. 𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠 er angivelsen for det pågældende produkt i bilag C, ark ”5. Energiforbrug Ovne”, ko- lonne H.
𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠𝑠𝑒𝑟 𝑝𝑟. å𝑟 er angivelsen for det pågældende produkt i bilag C, ark ”5. Energiforbrug Ovne”, ko- lonne I.
𝐸𝑙𝑓𝑜𝑟𝑏𝑟𝑢𝑔𝑜𝑝𝑣𝑎𝑟𝑚𝑛𝑖𝑛𝑔 er angivelsen for det pågældende produkt i bilag C, ark ”5. Energiforbrug Ovne”, kolonne K.
Dernæst beregnes de evalueringstekniske årlige driftsomkostninger i DKK for en periode på 10 år:
1,83 𝐷𝐾𝐾⁄𝑘𝑊ℎ × Å𝑟𝑙𝑖𝑔𝑡 𝑒𝑙𝑓𝑜𝑟𝑏𝑟𝑢𝑔 (𝑘𝑊ℎ) × 10 å𝑟
Blæstkølere:
For varelinjerne i underproduktgrupperne ”Blæstkøler”, jf. Bilag C, ark ”6. Energiforbrug Blæstkølere”, gælder, at der indgår en evalueringsteknisk beregning af de årlige driftsomkostninger i evalueringen. Driftsomkostnin- gerne beregnes på nedenstående måde:
Først beregnes det evalueringstekniske årlige elforbrug i kWh:
⁄
𝐸𝑙𝑓𝑜𝑟𝑏𝑟𝑢𝑔𝑛𝑒𝑑𝑘ø𝑙𝑖𝑛𝑔 (𝑘𝑊ℎ⁄𝑘𝑔.) × 𝐵𝑒ℎ𝑜𝑣 𝑓𝑜𝑟 𝑛𝑒𝑑𝑘ø𝑙𝑖𝑛𝑔 (𝑘𝑔. 𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠) × 𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑛𝑒𝑑𝑘ø𝑙𝑖𝑛𝑔𝑠𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠𝑠𝑒𝑟 𝑝𝑟. å𝑟
⁄
+ 𝐸𝑙𝑓𝑜𝑟𝑏𝑟𝑢𝑔𝑛𝑒𝑑𝑓𝑟𝑦𝑠𝑛𝑖𝑛𝑔 (𝑘𝑊ℎ⁄𝑘𝑔.) × 𝐵𝑒ℎ𝑜𝑣 𝑓𝑜𝑟 𝑛𝑒𝑑𝑓𝑟𝑦𝑠𝑛𝑖𝑛𝑔 (𝑘𝑔. 𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠) × 𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑛𝑒𝑑𝑓𝑟𝑦𝑠𝑛𝑖𝑛𝑔𝑠𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠𝑠𝑒𝑟 𝑝𝑟. å𝑟
Hvor:
𝐸𝑙𝑓𝑜𝑟𝑏𝑟𝑢𝑔𝑛𝑒𝑑𝑘ø𝑙𝑖𝑛𝑔 (𝑘𝑊ℎ⁄𝑘𝑔.) er angivelsen for det pågældende produkt i bilag C, ark ”6. Energiforbrug Blæst- kølere”, kolonne X.
⁄
𝐵𝑒ℎ𝑜𝑣 𝑓𝑜𝑟 𝑛𝑒𝑑𝑘ø𝑙𝑖𝑛𝑔 (𝑘𝑔. 𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠
) er angivelsen for det pågældende produkt i bilag C, ark ”6. Energiforbrug
Blæstkølere”, xxxxxxx X.
𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑛𝑒𝑑𝑘ø𝑙𝑖𝑛𝑔𝑠𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠𝑠𝑒𝑟 𝑝𝑟. å𝑟 er angivelsen for det pågældende produkt i bilag C, ark ”6. Energiforbrug Blæstkølere”, kolonne I.
𝐸𝑙𝑓𝑜𝑟𝑏𝑟𝑢𝑔𝑛𝑒𝑑𝑓𝑟𝑦𝑠𝑛𝑖𝑛𝑔 (𝑘𝑊ℎ⁄𝑘𝑔.) er angivelsen for det pågældende produkt i bilag C, ark ”6. Energiforbrug Blæstkølere”, kolonne X.
⁄
𝐵𝑒ℎ𝑜𝑣 𝑓𝑜𝑟 𝑛𝑒𝑑𝑓𝑟𝑦𝑠𝑛𝑖𝑛𝑔 (𝑘𝑔. 𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠
brug Blæstkølere”, xxxxxxx X.
) er angivelsen for det pågældende produkt i bilag C, ark ”6. Energifor-
𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑛𝑒𝑑𝑓𝑟𝑦𝑠𝑛𝑖𝑛𝑔𝑠𝑐𝑦𝑘𝑙𝑢𝑠𝑠𝑒𝑟 𝑝𝑟. å𝑟 er angivelsen for det pågældende produkt i bilag C, ark ”6. Energiforbrug Blæstkølere”, kolonne K.
Dernæst beregnes de evalueringstekniske årlige driftsomkostninger i DKK for en periode på 10 år:
1,83 𝐷𝐾𝐾⁄𝑘𝑊ℎ × Å𝑟𝑙𝑖𝑔𝑡 𝑒𝑙𝑓𝑜𝑟𝑏𝑟𝑢𝑔 (𝑘𝑊ℎ) × 10 å𝑟
Serviceydelser:
For varelinjerne i hovedproduktgruppen ”Service”, dvs. serviceydelserne ”Montage”, Fuld service” og ”Bort- skaffelse pr. produkt”, gælder, at de tilbudte priser for serviceydelserne indgår med de oplyste vægte, jf. bilag C, ark. ”4. Tilbudsliste Service”, kolonne Q og AD, i evalueringen af den varelinje, der omfatter det produkt serviceydelserne er tilknyttet og tilbudt til.
Eksempel:
I arket ”2. Tilbudsliste obligatorisk” er produktet ”Combisteamer 2 x 20 1/1 Gn – Stor styring (POGI)” tilbudt til prisen DKK 25.000,-,
I arket ”4. Tilbudsliste Service” er serviceydelserne til produktet ”Combisteamer 2 x 20 1/1 Gn - Stor styring” tilbudt til følgende vægtede priser:
”Montage” DKK 2.000,00
”Fuld service” 10.000,00 for 10 år og ”Bortskaffelse pr. Produkt” DKK 2.000,00
I arket ”5. Energiforbrug Ovne” er de årlige driftsomkostninger beregnet til DKK 15.000,00
Den evalueringstekniske pris, som danner basis for evaluering og tildeling af point til varelinjen med produktet ”Combisteamer 2 x 20 1/1 Gn - Stor styring” og varelinjerne med serviceydelserne til produktet ”Combisteamer 2 x 20 1/1 Gn - Stor styring”, bliver da DKK 54.000,00 (25.000,00+2.000,00+10.000,00+2.000,00+15.000,00)
8.2 Evaluering af Sortimentsbredde
Underkriteriet ”Sortimentsbredde” evalueres på basis af antallet af tilbudte varelinjer pr. underproduktgruppe i det frivillige sortiment. I hver underproduktgruppe er det muligt at tilbyde et afgrænset antal varelinjer. De
maksimale antal varelinjer pr. underproduktgruppe, fremgår af bilag C Leverandørens tilbud, arket ”3. Tilbuds- liste frivilligt”.
Pointtildeling gennemføres på underproduktgruppeniveau, dvs. hver underproduktgruppe for sig. Efterføl- gende indgår de tildelte point for hver underproduktgruppe med underproduktgruppens samlede vægt i pointet for underkriteriet ”Sortimentsbredde”. Underproduktgruppernes vægte fremgår i bilag C Leverandørens tilbud, arket ”3. Tilbudsliste frivilligt”.
Beregning af point for antal varelinjer pr. underproduktgruppe foretages på følgende måde:
Antal tilbudte varelinjer i underproduktgruppen
Maksimalt antal varelinjer i underproduktgruppen
∗ 9 + 1
Fejlbehæftede varelinjer, der ikke reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, jf. punkt 9.2.3, indgår ikke i antallet af tilbudte varelinjer i underproduktgruppen.
De opnåede point for underkriterierne ”Pris” og ”Sortimentsbredde” indgår med de oplyste vægte til en samlet score. De tre tilbudsgivere pr. delaftale, der har opnået de tre højeste samlede scores, anses for at have afgivet de tre økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”.
Hver delaftale tildeles således til de tre tilbudsgivere, som har afgivet de tre økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, under forudsætning af at tilbuddene er antagelige og at tilbudsgiverne ikke skal udelukkes.
Den tilbudsgiver, der har opnået den højeste samlede score, placeres som Leverandør nummer 1 i rammeaf- talens kaskade, jf. bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt. Den tilbudsgiver, der har opnået den næst højeste samlede score, placeres som Leverandør nummer 2, og den tilbudsgiver, der har opnået den tredje højeste samlede score, placeres som Leverandør nummer 3.
Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktudkast, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.
Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår) som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktforholdet mel- lem leverandøren og kunderne eller mellem SKI og leverandøren.
I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvor- dan tilbud afgives.
Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning i, hvordan tilbud afgives, under punkt 9.4. Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.5.
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold
Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:
1. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.1.
2. Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.2.
3. Følgebrev, jf. punkt 9.2.5. Tilbud skal udformes på dansk.
Det samlede udbudsmaterialet omfatter tre bilag C Leverandørens tilbud, ét til hver delaftale. Tilbudsgiver skal derfor udfylde de respektive bilag C Leverandørens tilbud til de delaftaler, som tilbudsgiver vil afgive tilbud på. ESPD og følgebrev skal kun udfyldes i ét eksemplar uanset om tilbudsgiver afgiver tilbud på flere delaftaler.
I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes.
9.2.1 European Single Procurement Document (ESPD)
Tilbudsgiver skal udfylde og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS.
En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen, udfylder, underskriver og afleverer alene ét ESPD.
En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”, som kan være f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør) i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1, udfylder, underskriver og afleverer et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på – og med de relevante oplysninger, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Adgangen til ETHICS kan deles med de støttende virksomheder, der skal udfylde og underskrive et ESPD. Dette gøres på forsiden af udbuds- siden under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter bok- sen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support1 for yderligere teknisk vej- ledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD afleveres sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.3 om udfyldelse støtteerklæ- ringer for støttende virksomheder.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder, underskriver og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra de økonomiske aktører, der indgår i sammenslutningen. Dette gøres på forsiden af udbudssiden under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support2 kan kontaktens for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige økonomiske aktører, der indgår i en sammenslutning, udfylder ESPD i ETHICS, så alle de økonomiske aktørers ESPD afleveres samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 om sammenslutning af virk- somheder.
Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:
1 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx
2 Se forrige note.
Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene udfyldesog afleveres ESPD’et fortsat via ETHICS. Et udfyldt og afleveret ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængeligt for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.
9.2.1.1 Udfyldelse af ESPD
Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et:
Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Del III: Udelukkelsesgrunde.
• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.
• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.
• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.
Del IV: Udvælgelseskriterier.
• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.
o Under hhv. ”Samlet årsomsætning” og ”Finansielle nøgletal” anføres de i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysninger om omsætning og soliditetsgrad for det seneste disponible regnskabsår.
Del VI: Afsluttende erklæringer.
De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiveren ikke udfylde.
Tilbudsgiver, konsortiedeltagere og/eller støttende virksomheder skal underskrive deres respektive ESPD’er. Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette berigtige, jf. udbudslo- vens § 159, stk. 5.
9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud
Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive de produkter og priser, der tilbydes, og for så vidt angår delaftale 2 og 3 ligeledes de serviceydelser og priser, der tilbydes. I bilag C Leverandørens tilbud fremgår i arket ”1. Vejledning” en beskrivelse af, hvordan bilag C skal udfyldes, som tilbudsgiveren skal følge. I det følgende er vilkårene for afgivelse af priser nærmere beskrevet.
Alle priser skal inkludere afgifter og told samt alle omkostninger forbundet med levering til kunden, herunder transport- og leveringsomkostninger, jf. dog bilag E, punkt 3, og drift af rammeaftalen i øvrigt, herunder udgifter til administration, fakturering mv.
Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler af- rundes der til 2 decimaler, og det vil være den afrundede pris der indgår i evalueringen af tilbuddet og evt. efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne er angivet korrekt og er retvisende ned til 2. decimal, inklusive evt. afrunding.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser skal indeholde SKI’s andel, jf. rammeaftalens punkt 8.5. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 2,2 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser:
Hvor:
𝑃𝐿𝑒𝑣
0,978 = 𝑃𝑆𝐾𝐼
𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
𝑃𝑆𝐾𝐼 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under Rammeaftalen, jf. også nærmere i Rammeaftalens punkt 3.
Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt, tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. udbudslovens § 169.
Bemærk i øvrigt, at der som nærmere angivet i bilag C, ark.1, ark 5 og 6, skal oplyses energiforbrug i henhold til følgende standarder, eller tilsvarende:
- Methods for measuring of the energy use from equipment for commercial kitchens - Part 12: Ovens, DIN 18873-4 Methods for measuring of the energy use from equipment for commercial kitchens – part 4 Convection ovens og DIN 18873-7 Methods for measuring of the energy use from equipment for commercial kitchens – part 7 Multiple deck ovensDIN 18873-1 anvendes for “Combisteamere” og DIN 18873-4 anvendes for ”Konvektionsovne med dysedamp” og ”Konvektionsovne med varmluft”.
- EN 17032:2018 "Blast chillers and freezers cabinets for professional use - classification, requirements and test conditions" med tillægget EN 17032:2018/A1:2019
SKI forbeholder sig retten til, i overensstemmelse med udbudslovens §§ 47 og 48, at kræve dokumentation for de krævede oplysninger om energiforbrug.
9.2.3 Om vurderingen af konditionsmæssighed
Tilbudsgiver må ikke tilbyde det samme produkt på forskellige varelinjer.
For serviceydelserne i delaftale 2 og 3, jf. bilag C, gælder, at et varenummer gerne må angives på flere vare- linjer inden for samme underproduktgruppe, men ikke med forskellige priser. Hvis et varenummer angives på flere varelinjer, skal disse varelinjer således også tilbydes til den samme pris.
Tilbudsgiver skal tilbyde alle varelinjer omfattet af et obligatorisk sortiment. På delaftale 1 fremgår de obliga- toriske varelinjer i bilag C i arket ”2. Tilbudsliste obligatorisk”. På delaftale 2 og 3 fremgår de obligatoriske varelinjer i bilag C, i arkene ”2. Tilbudsliste obligatorisk” og ”4. Tilbudsliste Service”, og i arkene 5. og 6 skal der angives oplysninger om driftsomkostninger for nogle af varelinjerne i arket ”2. Tilbudsliste obligatorisk”. Tilbudsgiver må således ikke undlade at tilbyde en varelinje, der er omfattet af et obligatorisk sortiment.
Erfaringsmæssigt kan der ske fejl i tilbudsafgivelsen, derfor kan ordregiver acceptere, at et tilbud omfatter en vis mængde fejl.
For et tilbud på delaftale 1 gælder, at der maksimalt må være fejl i 55 varelinjer i det obligatorisk sortiment, jf. bilag C Leverandørens tilbud, arket ”2. Tilbudsliste obligatorisk”.
For et tilbud på delaftale 2 eller 3 gælder, at der maksimalt må være fejl i 10 varelinjer i det obligatorisk sorti- ment, jf. bilag C Leverandørens tilbud, arkene ”2. Tilbudsliste obligatorisk” og ”4. Tilbudsliste Service”.
For tilbud på delaftale 1, 2 eller 3 gælder, at fejl i en varelinje i et frivilligt sortiment ikke indgår i opgørelsen af det maksimalt tilladte antal fejl, jf. ovenfor.
Bemærk, at fejlbehæftede varelinjer ikke vil indgå i rammeaftalen, medmindre forholdet kan reddes med pro- ceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, jf. nedenfor, og SKI vælger aktivt at redde forholdet.
Nedenstående ikke-udtømmende liste over forhold kan føre til at der vurderes at være fejl i en eller flere vare- linjer:
• Samme produkt tilbydes på forskellige varelinjer.
• Samme varenummer angives på flere varelinjer, hvor dette ikke er tilladt.
• Flere varelinjer med samme varenummer, hvor dette er tilladt, er tilbudt til forskellige priser.
• Manglende pris eller andre oplysninger på en varelinje.
• Manglende oplysninger om driftsomkostninger.
• Varelinjen er udfyldt med oplysninger, der strider imod eller ikke opfylder varelinjens specifikationer, jf. bilag B og bilag C, eller øvrige krav i udbudsmaterialet.
Hvis et tilbud omfatter fejl i flere varelinjer end det maksimalt tilladte, jf. ovenfor, er tilbuddet ikke konditions- mæssigt, og tilbuddet vil blive afvist, medmindre forholdet kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, jf. nedenfor, og SKI vælger aktivt at redde forholdet.
Forhold, som SKI konkret vurderer, kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at redde, indgår ikke i opgørelsen af fejl. Det kan f.eks. være objektivt konstaterbare forhold, åbenlyse fejl, fejl i oplysninger af formel karakter som f.eks. varenumre, herunder syntaks, dubletter (hvor dette ikke er tilladt) eller dubletter (hvor dette er tilladt) med forskellige priser, eller andre forhold, der ikke påvirker eller ændrer tilbuddets overordnede karakter eller dets materielle indhold. Bemærk at SKI ikke er forpligtet til at redde eventuelle fejl i varelinjer, hvorfor tilbudsgiver bør sikre sig, at der ikke er fejl i varelinjerne.
9.2.4 Fejl, der kan føre til, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt
SKI har vurderet, at nedenstående ikke-udtømmende liste over forhold kan føre til at tilbuddet ikke er konditi- onsmæssigt, medmindre forholdet kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, jf. ovenfor:
• Tilbuddet opfylder ikke grundlæggende elementer.
• Tilbudsgivers besvarelse i bilag C er så mangelfuld, at tilbuddet ikke kan evalueres.
• Tilbudsgivers besvarelse opfylder ikke de i vejledningen til bilag C angivne anvisninger for udfyldelse af tilbudslisten.
• Tilbuddet omfatter forbehold overfor krav, vilkår eller betingelser i udbudsmaterialet.
Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved klik på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.
Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ud- budssystemet ETHICS eller nemID virksomhedssignatur.
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud
Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.1 og 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse af tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.1 og 9.2, kan findes i ETHICS under ”Tilbudsafgi- velse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.
Udbudssiden indeholder materiale for alle 3 delaftaler:
Materiale på udbudssiden | Udfyldes af tilbuds- giver ved tilbudsaf- givelse |
European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.1. (Fælles for alle tre delaftaler) | Ja |
Ét kontraktudkast pr. xxxxxxxxx, jf. punkt 2. (Med undtagelse af bilag C ligger kontraktudkast som zippet fil) | Nej |
Bilag C Leverandørens tilbud (Delaftale 1) | Ja |
Bilag C Leverandørens tilbud (Delaftale 2) | Ja |
Bilag C Leverandørens tilbud (Delaftale 3) | Ja |
Ja |
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem inden udarbejdelsen af tilbud.
Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.
For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.
Tilbud tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.
For nærmere oplysning om afgivelse af tilbud via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbekendtgø- relsen (punkt VI.3).
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger
Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår afgivelse af tilbud i ETHICS, jf. punkt 9, på vegne af sammenslutningen. Bemærk dog, at ESPD, jf. punkt 9.2.1, og eventuelt dokumentation, jf. punkt 7.3, skal udfyldes af hver af deltagerne i sammenslutningen.
Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.
SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse
Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud pr. delaftale. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.
Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gen- nemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.
SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje kon- kurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xx- elles-bud/.
Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes ikke at være konditionsmæssigt.
Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.
Er tilbuddet ikke konditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.
I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved at fremsætte skriftlige spørgsmål.
I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt, bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.
På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.
Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden i ETHICS. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.
Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.
Spørgsmål, der stilles senest 15 dage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 15 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.
Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.
Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være til at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.
Tilbudsgivere indbydes til informationsmøde, der finder sted tirsdag den 2. december 2021 kl. 11.00 - 12.00. Mødet afholdes via Teams.
Tilbudsgiverne bedes tilmelde sig mødet ved at sende en e-mail til SKI’s kontaktperson, som er angivet under punkt 1, senest den 26. november 2021. Tilmeldingen skal indeholde oplysning om, hvor mange der deltager i mødet samt oplysning om alle deltagernes navne, titler og mailadresser.
Tilbudsgiver kan tilmelde flere personer til mødet.
På mødet vil SKI orientere om udbudsforretningen samt gennemgå, hvorledes tilbudsafgivelse gennemføres elektronisk. På mødet vil der være lejlighed til at stille spørgsmål om udbuddet samt udbudsmaterialets for- melle og materielle dele. SKI vil svare på spørgsmål, i det omfang det er foreneligt med udbudsreglerne, og i det omfang SKI er i stand til at give et korrekt svar under mødet. SKI’s svar på mødet er dog kun vejledende og ikke bindende. Såfremt svar på et spørgsmål giver anledning til tvivl, herunder som følge af de udbudsretlige rammer, forbeholder SKI sig ret til efterfølgende at svare skriftligt på spørgsmålet. SKI forbeholder sig endvi- dere ret til efterfølgende skriftligt at korrigere i et svar, der er afgivet under mødet.
Der udarbejdes ikke referat af mødet. Præsentationsmaterialet vil dog efter mødet blive gjort tilgængeligt på ETHICS. Præsentationsmaterialet er ikke en del af udbudsmaterialet, det er således alene vejledende og ikke bindende.
Det er alene udbudsmaterialet – herunder spørgsmål/svar – i ETHICS, der er gældende. Det bemærkes, at det ikke er en forudsætning for at afgive tilbud, at man deltager i mødet.
Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud, der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.
SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.
Fremsendelse af tilbud på anden vis accepteres ikke, jf. også punkt 9.3.
SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke beslutninger der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.
SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.
Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."
Der gælder således snævre grænser for forhandling.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.
Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.
Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.
SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tid- ligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.
SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.
SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.
Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.
SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.
I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 kræver SKI, at en tilbudsgiver, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 7, herunder eventuelt ift. ESPD’er fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve dokumenta- tionen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 151, stk. 2.
Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.3, vil SKI bede om, at dokumen- tationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse, at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:
• Kan danske virksomheder kan fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter oplysninger fra politiets kriminalregister.
• Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis3.
(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brug- bar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.)
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen fremlægges:
• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste omsætning og soliditetsgrad fremgår.
16.3 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen
Hvis tilbudsgiver baserer sig på støttende virksomheder, skal der fremlægges dokumentation for, at der faktisk rådes over den økonomiske og finansielle formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos støttende virk- somheder.
Dokumentationen skal fremlægges i form af en støtteerklæring, som den støttende virksomhed afgiver overfor SKI. I den forbindelse har SKI udarbejdet en skabelon til en støtteerklæring, der indeholder de oplysninger og erklæringer, som støtteerklæringen skal omfatte. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsma- teriale på udbudssiden i ETHICS.
Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til at oprette et E-katalog til brug for SKI’s kunder. SKI forbeholder sig ret til ikke at underskrive rammeaftalen, før et E-katalog er etableret i overensstemmelse med retningslinjerne i særbilag 2.
For nærmere oplysning om processen omkring etablering af E-kataloget og indholdet heraf, kan der henvises til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leve- randøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.
SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.
Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud. Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:
• Foretag tilmelding i ETHICS
3 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx
• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1
• European Single Procurement Document (ESPD)
• Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.1
• Underskriv og upload til ETHICS
• Udfyld og underskriv ESPD’er for alle økonomiske aktører i en sammenslutning og for alle støttende virksomheder
• Bilag C Leverandørens tilbud (til den eller de delaftaler der afgives tilbud på, jf. punkt 9.2)
o Udfyld alle felter med de krævede oplysninger, jf. punkt 9.2.2
o Upload til ETHICS
• Eventuelt støtteerklæringer og dokumentation, jf. punkt 16.3 og 7.3
• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”
o Kontrollér, at der ikke fremgår dokumenter af følgebrevet, der ikke skal indgå i tilbuddet
o Signér elektronisk med ETHICS-signatur eller nemID virksomhedssignatur, jf. punkt 9.2.5
• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.
Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.