KONTRAKTBILAG 2 (til tilbudsafgivelse)

Shape1






KONTRAKTBILAG 2 (til tilbudsafgivelse)



Bilag 2. Kravspecifikation


BILAG 2: Kravspecifikation

INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER:

Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf.

Formål med bilag:

Formålet med bilag 2 er at fastsætte kravene til Systemet såvel generelt, teknisk og funktionelt.

Instruks vedrørende bilag:

Kravspecifikationen indeholder mindstekrav (MK) og konkurrencekrav (KK).


Tilbudsgiver bekræfter med sin tilbudsafgivelse at tilbudsgiver opfylder alle mindstekrav.


Mindstekrav skal dokumenteres at være opfyldt ved acceptprøven, med mindre andet fremgår af det enkelte mindstekrav.


Hvert konkurrencekrav indeholder beskrivelse af hvordan det enkelte krav skal besvares. Enten med videopræsentation eller anden angivelse. Det er muligt at supplere de enkelte videopræsentationer med yderligere bemærkninger. Hver videopræsentation skal afleveres som individuelle filer i et format der kan afspilles i Windows Mediaplayer.


De konkurrencekrav der vurderes med en videopræsentation må gerne bygge på demoversioner af det tilbudte udbudssystem.


Kravspecifikationen er opbygget og opdelt så de enkelte overafsnit tager udgangspunkt i forskellige systembrugeres perspektiv. Der er i den sammenhæng to systembrugere; Udbudskonsulenten og Tilbudsgiveren. Derudover er der indledningsvis nogle generelle mindstekrav der gælder på tværs af ovenstående inddeling i de to systembrugere.



Forbehold:

Der kan ikke tages forbehold for mindstekrav.




  1. Generelle mindstekrav (MK)

    1. BEK nr. 1572 af 30/11/2016 (MK)

Udbudssystemet skal til enhver tid overholde BEK nr. 1572 af 30/11/2016, Bekendtgørelse om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud og om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse samt eventuelle fremtidige ændringer af bekendtgørelsen.



    1. Tilbudsfrist(MK)

Man må ikke som udbudskonsulent kunne åbne tilbud før tilbudsfristen er udløbet, eller som tilbudsgiver indgive tilbud efter tilbudsfristen er udløbet.


    1. Sprog (MK)

Udbudssystemet skal være dansksproget og understøtte det danske karaktersæt æ, ø og å. Hermed forstås, at man i tekstfelterne i systemet skal kunne bruge bogstaverne - både store og små - æ, ø og å og at æ, ø og å skal kunne anvendes i navngivningen af filer der uploades i systemet.


    1. Browserunderstøttelse (MK)

Udbudssystemet skal være internetbaseret og må ikke forudsætte installationer lokalt hos kommuner eller tilbudsgivere. Udbudssystemet skal være kompatibelt med de to seneste versioner af de mest gængse internetbrowsere Google Chrome, Edge og Safari.


    1. Logning (MK)

Der skal ske logning af alle aktiviteter som ordregiver samt tilbudsgiver foretager på et givent udbud.


    1. Hjælpevideoer (MK)

Der skal være hjælpevideoer tilgængelige i systemet så udbudskonsulenten eller tilbudsgiveren kan se videoklip der gennemgår udbudssystemets funktioner. Hjælpevideoerne skal være opdelt så de afspejler systemets arbejdsgange og de skal være navngivet så de tydeligt angiver hvilke funktioner de indeholder hjælp til.


    1. Download af materiale som komprimeret fil (MK)

Alle data for hvert enkelt udbud eller høring skal til enhver tid kunne downloades som en komprimeret fil fx zip.


  1. Udbudskonsulenten

Følgende underafsnit beskriver mindstekrav og konkurrencekrav der relaterer sig til udbudskonsulentens brug af udbudssystemet.

    1. Brugeradministration (MK)

Mindst én person i hver kommune (administrator) skal have adgang til at se hvor mange brugere den pågældende kommune har oprettet i udbudssystemet, for hver bruger skal der fremgå navn, e-mailadresse og hvilke rettigheder brugeren har. Administrator har ansvaret/mulighed for at bestille oprettelse af nye brugere og for at afmelde brugere hos Leverandøren. Leverandøren skal umiddelbart efter modtagelse af en bestilling udføre bestillingen og senest inden for efterfølgende arbejdsdag. Det kan også være administrator/disse administratorer hos Xxxxxx, der selv opretter eller afmelder direkte i systemet. Ved bestilling eller oprettelse af ny brugeradgang, skal den nye bruger umiddelbart efter oprettelsen modtage adgangsoplysninger på e-mail.



    1. Deling blandt brugere i KomUdbud (MK)

Det skal være muligt for den der har oprettet udbuddet at bestille hos Leverandøren eller selv give andre brugere i egen kommune, i KomUdbud, eller hos eksterne rådgivere på et udbud adgang til udbudssystemet. Adgangen skal være begrænset til et eller flere konkrete udbud. Adgangen kan gives enten med et login som brugeren allerede har, eller med et særskilt login til det pågældende udbud. Denne adgang skal kunne gives med forskellige rettigheder, som minimum både ”læse” og ”læse og redigere” rettigheder. Som for alle andre brugere skal systemet logge disse tilknyttede brugeres aktiviteter i systemet.



    1. Bekendtgørelser (MK)

Systemet skal have fuld integration til TED, således at udbudskonsulenten kan afsende alle relevante bekendtgørelser, herunder følgende EU bekendtgørelser, jf. Udbudslovens kapitel 10:


01 Vejledende forhåndsmeddelelse

02 Udbudsbekendtgørelse

03 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

15 Bekendtgørelse om henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed

20 Bekendtgørelse om ændring

21 Sociale og andre specifikke tjenesteydelser – offentlige kontrakter


Udfyldelse af bekendtgørelserne skal kunne ske direkte i udbudssystemet, og de oplysninger, som "tovholder" på udbuddet indtaster i udbudssystemet, skal gå automatisk videre til TED, så snart udbudskonsulenten godkender bekendtgørelsen i systemet. Systemet skal validere, at alle obligatoriske felter er udfyldt inden afsendelse af bekendtgørelse. Bekendtgørelserne skal kunne afsendes hele døgnet alle årets dage.


Alle bekendtgørelser vedrørende samme udbud skal automatisk relatere sig til hinanden så de forbindes i TED. Fx skal en bekendtgørelse om indgået kontrakt relaterer sig til udbudsbekendtgørelsen.


For at sikre korrekt fremsendelse af bekendtgørelser fra udbudssystemet til TED skal tilbudsgiver være registreret som TED eSender på tidspunktet for tilbudsafgivelse. Tilbudsgiver skal på Ordregivers anmodning kunne fremvise dokumentation herfor.



    1. Oprettelse og gennemførelse af udbudsprocesser

Følgende udbudsprocedurer skal kunne gennemføres i Systemet: (MK)

  1. Offentligt udbud

  2. Begrænset udbud

  3. Udbud med forhandling

  4. Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse

  5. Konkurrencepræget dialog

For punkt 1-4 er der tilhørende konkurrencekrav jf. nedenfor.



      1. Offentligt udbud (KK)

Offentligt udbud


Vægtning: 20 %

Konkurrencekravet:

Leverandøren skal i en videopræsentation vise oprettelsen, ændring og færdiggørelsen af et offentligt udbud i det tilbudte udbudssystem.

Videopræsentationen bør indeholde følgende:

  1. tildeling af adgang til udbuddet for én udbudskonsulent ud over opretter selv,

  2. upload af 5 dokumenter, hvoraf et dem er min. 100 MB, herunder hvordan det er muligt at strukturere visningen af dokumenterne for tilbudsgiverne

  3. oprettelse af ESPD, herunder hvordan systemet validerer om de obligatoriske felter er udfyldt og hvordan dette synliggøres

  4. oprettelse og afsendelse af udbudsbekendtgørelse, herunder hvordan systemet validerer om de obligatoriske felter er udfyldt og hvordan dette synliggøres

  5. fastsættelse af tilbudsfrist og

  6. udfyldelse af evt. oplysninger der er obligatoriske i Systemet.

  7. En ændring i et uploadet dokument samt en ændring i tilbudsfristen, herunder visning af versionering af dokumentet og afsendelse af bekendtgørelse om ændring.

  8. oprettelse og afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt


Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund.

Vurdering af konkurrencekravet:

Jf. Udbudsbetingelsernes pkt. 12.1.2

Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation:


Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen:





      1. Begrænset udbud med delaftaler (KK)

Begrænset udbud med delaftaler


Vægtning: 20 %

Konkurrencekravet:

Leverandøren skal i en videopræsentation vise hvordan man som udbudskonsulent opretter et begrænset udbud med 3 delaftaler. Oprettelsen bør indeholde følgende:

  1. upload af tilbudslister så de gælder for alle 3 delaftaler,

  2. oprettelse af ESPD, herunder muligheden for at differentiere ESPD i forhold til delaftalerne, valg af hvilke frivillige og obligatoriske udelukkelsesgrunde, der skal indgå i ESPD

  3. oprettelse af udbudsbekendtgørelse,

  4. fastsættelse af tilbudsfrist og

  5. udfyldelse af evt. oplysninger der er obligatoriske i Systemet.


Derudover skal videopræsentationen vise hvordan udbudskonsulenten modtager, behandler og besvarer anmodninger om deltagelse når der er 3 delaftaler og 4 deltagere. Hver anmodning skal indeholde minimum ét dokument og oplysninger i henhold til ESPD. Deltager a skal have anmodet om deltagelse på alle 3 delaftaler og skal opfordres til at deltage på alle delaftaler. Deltager b skal have anmodet om deltagelse på alle delaftaler og skal opfordres til at deltage på delaftale 2 og 3. Deltager c skal have anmodet om deltagelse på delaftale 1 og 3 og skal opfordres til at deltage på delaftale 3. Deltager d skal have anmodet om deltagelse på delaftale 1 og 2 og skal opfordres til at deltage på delaftale 1.


Deltager

Anmoder om deltagelse på

Opfordres til at deltage på

A

1, 2, 3

1, 2, 3

B

1, 2, 3

2, 3

C

1, 3

3

D

1, 2

1

Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund.

Vurdering af konkurrencekravet:

Generelle kvalitetskriterier:

Jf. Udbudsbetingelsernes pkt. 12.1.2

Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation:


Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen:









      1. Udbud med forhandling (KK)

Udbud med forhandling


Vægtning: 10 %

Konkurrencekravet:

Leverandøren skal i en videopræsentation vise oprettelsen og gennemførelsen af et udbud med forhandling i det tilbudte udbudssystem.


Videopræsentationen bør indeholde følgende:


  1. oprettelse af udbuddet med udfyldelse af evt. oplysninger der er obligatoriske i Systemet.

  2. hvordan udbudssystemet håndtere flere forhandlingsrunder med

    1. begrænsninger af antallet af deltagere mellem runderne

    2. fastsættelse af ny tilbudsfrist efter en forhandlingsrunde

    3. upload af dokumenter, herunder hvordan dokumenter fra forrige runde overføres til nuværende runde

  3. hvordan man bevarer overblikket over flere forhandlingsfaser herunder de ændringer der sker i dokumenter undervejs.



Der skal være 5 deltagere der er blevet opfordret til at afgive tilbud. Der skal være 3 forhandlingsrunder og der skal kun være 4 deltagere tilbage i anden runde og 3 deltagere i den sidste runde.


Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund.

Vurdering af konkurrencekravet:

Generelle kvalitetskriterier:

Jf. Udbudsbetingelsernes pkt. 12.1.2

Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation:


Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen:




      1. Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse (KK)

Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse


Vægtning: 5 %

Konkurrencekravet:

Leverandøren skal i en videopræsentation vise overgangen fra et offentligt udbud der annulleres og overgår til et udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse.


Videopræsentationen bør indeholde følgende:

  1. hvordan det offentlige udbud annulleres, herunder hvordan dette sendes til XXX

  2. hvordan tidplanen ændres, herunder ny tilbudsfrist

  3. hvordan relevante data og dokumenter overføres fra det offentlige udbud til udbuddet med forhandling eller på anden måde tilgås


Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund.

Vurdering af konkurrencekravet:

Generelle kvalitetskriterier:

Jf. Udbudsbetingelsernes pkt. 12.1.2

Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation:


Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen:



2.5 Konkurrenceudsættelse uden bekendtgørelse (MK)

I udbudssystemet skal der kunne gennemføres konkurrenceudsættelser hvor det kun er leverandører, der opfordres til det, der kan deltage. Der afsendes ikke bekendtgørelse.



2.6 Indkøbsmetoder

Udbudssystemet skal kunne håndtere indkøbsmetoderne (MK):

  1. Miniudbud

  2. Dynamisk indkøbssystem

  3. E-auktion – kravet skal senest være opfyldt 1. april 2019. Såfremt kravet ikke er opfyldt ved acceptprøven skal der gennemføres en ny acceptprøve på E-auktion umiddelbart efter 1. april efter samme indhold som acceptprøven jf. Kontraktens pkt. 9.2.

For punkt 2 og 3 er der tilhørende konkurrencekrav jf. nedenfor.





2.6.1 Dynamisk indkøbssystem (KK)

Dynamisk indkøbssystem


Vægtning: 5 %

Konkurrencekravet:

Leverandøren skal i en videopræsentation vise hvordan, det tilbudte udbudssystem håndterer indkøbsmetoden Dynamisk indkøbssystem. Videopræsentationen bør som minimum indeholde en visning af hvordan der prækvalificeres løbende i det dynamiske indkøbssystems levetid, og hvordan der gennemføres konkrete indkøb. Der bør være visning af to konkrete indkøb på to forskellige kategorier i det samme dynamiske indkøbssystem. Fx et dynamisk indkøbssystem på legepladser hvor der laves et konkret indkøb på kategorien gynger og et på kategorien tarzanbaner.


Indeholder videopræsentationen ikke ovenstående vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund.

Vurdering af konkurrencekravet:

Generelle kvalitetskriterier:

Jf. Udbudsbetingelsernes pkt. 12.1.2

Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation:


Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen:



2.6.2 Elektroniske auktioner (KK)

Elektroniske auktioner


Vægtning: 5 %

Konkurrencekravet:

Leverandøren skal i en videopræsentation vise hvordan det tilbudte udbudssystem gennemfører en E-auktion. Videopræsentationen bør indeholde overgangen fra et offentligt udbud til en E-auktion og hvordan auktionen gennemføres.


Indeholder videopræsentationen ikke ovenstående vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund.

Vurdering af konkurrencekravet:

Generelle kvalitetskriterier:

Jf. Udbudsbetingelsernes pkt. 12.1.2

Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation:

Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen:



2.7 Ekstern høring (MK)

Det skal være muligt at gennemføre en høring hos leverandører og andre interessenter. Det skal være muligt for ordregiver at uploade dokumenter til høring og det skal være muligt for deltagere i høringen at give anonyme høringssvar. Høringssvar skal som minimum kunne gives ved upload af dokumenter. Det skal være muligt at henvise til høringen via et link til udbudssystemet.





2.8 ESPD (MK)

Udbudssystemet skal have en integreret ESPD-løsning. Med integreret menes at man skal kunne oprette ESPD direkte i udbudssystemet uden at tilgå Kommissionens online-tjeneste.



2.9 Spørgsmål og svar (MK)

Udbudssystemet skal indeholde mulighed for at potentielle tilbudsgivere og andre interesserede kan stille spørgsmål og det skal være muligt at sende svarene på spørgsmålene til alle der har vist og viser interesse for det pågældende udbud via funktioner i udbudssystemet. Den ansvarlige udbudskonsulent skal have en automatisk genereret mail fra systemet hver gang en tilbudsgiver eller interessent stiller spørgsmål. Tilsvarende skal tilbudsgivere og interessenter have en automatisk genereret mail fra systemet når der er besvaret spørgsmål.

2.10 Kommunikation (KK)

Spørgsmål og svar


Vægtning: 10%

Konkurrencekravet:

Leverandøren skal i en videopræsentation vise, hvilke muligheder der er for kommunikation mellem tilbudsgiver og udbudskonsulent.


Præsentationen bør som minimum indeholde:

  • Hvordan der navigeres mellem kommunikationen mellem udvalgt tilbudsgiver og kommunikation med alle, som er tilknyttet udbuddet

  • Hvordan man som udbudskonsulent i det tilbudte udbudssystem modtager, ser, behandler og besvarer spørgsmål undervejs i et udbud, samt hvorledes dette håndteres når der er flere delaftaler på et givent udbud.

  • Hvorvidt sikrer udbudssystemet, at tilbudsgivere også har adgang til/får spørgsmål/svar, der er udsendt før de har registreret sig i løsningen?

  • Er det muligt at indsætte en spørgefrist? Forhindrer spørgefristen, at tilbudsgivere kan stille flere spørgsmål efter fristens udløb?


Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund.

Vurdering af konkurrencekravet:

Generelle kvalitetskriterier:

Jf. Udbudsbetingelsernes pkt. 12.1.2

Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation:


Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen:





2.11 Ændringer i udbudsmateriale (MK)

Ordregiver skal kunne ændre i allerede offentliggjort udbudsmateriale og alle tilbudsgivere skal automatisk have en mail tilsendt om at der er sket en ændring. Overblik over ændringer skal sikres så tilbudsgiver til enhver tid kan se hvilke dokumenter der er gældende.





2.12 Annullering af offentliggjort udbud og enkelte delaftaler (MK)

Det skal være muligt i udbudssystemet at annullere et allerede offentliggjort udbud, og der skal være fuld integration til TED. Det skal ligeledes være muligt at skrive en begrundelse herfor og alle tilbudsgivere, der har vist interesse i udbuddet informeres via udbudssystemet herom. Derudover skal det også være muligt at annullere én eller flere delaftaler uden at annullere det samlede udbud.





2.13 Modtagelse af tilbud (MK)

Tilbudsgiver skal kunne uploade et ubegrænset antal filer i sit tilbud og tilbudsgiver skal have adgang til at rette og fremsende nyt tilbud frem til tilbudsfristens udløb. Udbudssystemet skal automatisk registrere tidspunkt for modtagelse af hvert enkelt tilbud. Det skal være muligt at få et samlet overblik over hvilke leverandører der inden for tilbudsfristen har afgivet tilbud og på hvilke delaftaler (hvis udbuddet har delaftaler). Det skal både være muligt at downloade en tilbudsgivers tilbud samlet eller filerne enkeltvis. Det skal være muligt at downloade samtlige tilbud i en ZIP fil.


2.14 Tildeling af kontrakt (MK)

Udbudssystemet skal ved tildeling af en kontrakt samtidigt underrette alle tilbudsgivere ved at der sendes en mail til pågældende tilbudsgiver. Det skal være muligt for ordregiver at skrive individuelle begrundelser samt muligt at kunne vedhæfte filer målrettet de enkelte tilbudsgivere ved selve underretningen.





  1. Tilbudsgiveren

Følgende underafsnit beskriver mindstekrav og konkurrencekrav der relaterer sig til tilbudsgiverens brug af udbudssystemet.



    1. Adgang til udbudssystemet (MK)

Tilbudsgivere må ikke afkræves betaling for at deltage i en udbudsproces. Det skal være omkostningsfrit for tilbudsgivere at oprette sig i og afgive tilbud i udbudssystemet og/eller deltage i en høringsproces. Udbudssystemet skal ligeledes kunne håndtere et ubegrænset antal tilbudsgivere på et givent udbud.



3.2 Sprog (MK)

Det skal være muligt for tilbudsgiver at skifte sproget i udbudssystemet til engelsk på tilbudsgivers side.





    1. Deltagelse i begrænset udbud med delaftaler (KK)

Deltagelse i begrænset udbud med delaftaler


Vægtning: 25 %

Konkurrencekravet:

Leverandøren skal i en videopræsentation vise hvordan man som tilbudsgiver opretter en anmodning om at deltage i et begrænset udbud med 3 delaftaler hvor tilbudsgiveren anmoder om deltagelse på 2 af de 3 delaftaler. Videopræsentationen bør også vise hvordan det ser ud efter at tilbudsgiveren er blevet prækvalificeret til at deltage på de 2 delaftaler og helt indtil kontrakter er tildelt på de 3 delaftaler. Oprettelsen bør som minimum indeholde følgende:

  1. Ved anmodning om deltagelse

    1. upload af 5 dokumenter på hver af de 2 delaftaler,

    2. besvarelse af ESPD, herunder udfyldelse af 8 referencer samt et finansielt nøgletal

  2. Efter prækvalifikation

    1. afsendelse af spørgsmål på begge delaftaler

    2. modtagelse af svar på egne og andre tilbudsgiveres spørgsmål

    3. besked om at der er ændret i dokumenterne fra ordregivers side

    4. besked om at det ene af de 2 delaftaler tilbudsgiveren deltager på er annulleret

    5. besked (i givet fald) på at den delaftale tilbudsgiveren ikke deltager på er annulleret

    6. afgivelse af et tilbud

    7. ændring af et afgivet tilbud før tilbudsfristens udløb


Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund.

Vurdering af konkurrencekravet:

Generelle kvalitetskriterier:

Jf. Udbudsbetingelsernes pkt. 12.1.2

Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation:


Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen:





Side 1 af 16


Document Metadata

Filed: June 29th, 2018