Udbud af Konfirmandsystem

Udbud af Konfirmandsystem

Udbudsbetingelser for Folkekirkens It’s udbud af et it- system til understøttelse af bestilling, levering

og administration af udstyr til Kirkenettet

Udbuddet er offentliggjort den 29. februar 2020 på xxx.xxxxx.xx under betegnelsen:

Folkekirkens It

Dato. 29. Februar 2020

Aktnr. 92815

”Xxxxxxxx og vedligeholdelse af et bestillingssystem”

Ordregiver er Kirkeministeriet v/Folkekirkens It (CVR-nr. 2720 6808), der er den enhed i Kirkeministeriet, som varetager drift og udvikling af Kirkeministeriets og folkekirkens fælles it-løsninger.

Opgavebeskrivelse

Opgaven omfatter udvikling, levering og vedligeholdelse af et bestillingssystem, dvs. et it-system til understøttelse af bestilling, levering og administration af udstyr til Kirkenettet.

Folkekirkens It leverer it-udstyr og datalinjer til folkekirkens institutioner (1.700 menighedsråd, 107 provstier, 10 stiftsadministrationer, 4 uddannelsesinstitution- er) samt Kirkeministeriet.

Institutionerne bestiller udstyr m.m. på en bestillingsside. Bestillingssystemet, som i forhold til brugerne kan sammenlignes med en web-shop, skal kunne håndtere processen fra bestilling, til levering og fakturering og for pc’ers vedkommende tillige udskiftning efter 36-48 mdr. fra seneste levering.

Helt overordnet er det et krav, at det nye bestillingssystem med hensyn til sin funktionalitet erstatter det nuværende bestillingssystem og de arbejdsgange, som knytter sig hertil. Det er en målsætning med et nye system, at der sker en teknologisk modernisering og i den forbindelse kan nuværende arbejdsgange tilpasses eller ændres.

Leverancen omfatter ikke driften af systemet, som Folkekirkens It selv varetager.

Fristen for afgivelse af tilbud er tirsdag den 17. marts 2020 kl. 16:00 Udbudsmaterialet

Det samlede udbudsmateriale består af

1. Udbudsbetingelserne (dette dokument);

2. Udkast til kontrakt om levering og vedligeholdelse af et bestillingssystem (it-system til understøttelse af bestilling, levering og administration af udstyr til Kirkenettet) med tilhørende bilag;

3. Beskrivelse af arbejdsgange og funktioner i det nuværende bestillingssystem;

4. Beskrivelse af det fremadrettede bestillingsflow;

5. Skærmbilleder fra det nuværende bestillingssystem.

Wordfiler af (2) ”Udkast til kontrakt om levering og vedligeholdelse af et bestillingssystem (it-system til understøttelse af bestilling, levering og administration af udstyr til Kirkenettet) med tilhørende bilag” kan hentes på adressen: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx

Aktnr. 92815

Side 2

Sprog

Sproget i nærværende udbudsforretning er dansk. Dette indebærer, at udbudsmaterialet er udarbejdet på dansk, at drøftelserne på forhandlingsmøderne samt i udviklings- og vedligeholdelsesperioden skal foregå på dansk. Tilsvarende skal tilbud afgives på dansk, dog således at teknisk dokumentation - men ikke evt. brugervejledninger - kan være på engelsk.

Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk og vil blive besvaret på dansk.

Alternative tilbud

Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud.

Fortrolighed

Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning.

Tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng.

Aktindsigt

Ordregiver er underlagt de forvaltningsretlige regler, herunder reglerne om aktindsigt i offentligheds- og forvaltningsloven.

Der gøres opmærksom på, at Tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet der af Tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter, jf.

Udbudslovens § 5.

Ordregiver er ikke bundet af Tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i Ordregivers vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt.

Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiverne kan inden afgivelse af tilbud stille spørgsmål til udbudsmaterialet og anmode om en uddybende beskrivelse af konkrete punkter i materialet.

Spørgsmålene skal være skriftlige, på dansk og skal afgives pr. e-mail til it- xxxxxxxx@xx.xx med ”Tilbud bestillingssystem” i emnefeltet.

Svarene offentliggøres løbende i anonymiseret form på xxx.xxxxxxxxxxx.xx samtidig med at spørgeren adviseres om, at svaret er lagt ud.

Spørgsmål, som er modtaget senest onsdag den 11. marts kl. 12:00, kan påregnes besvaret senest fredag den 13. marts 2020.

Tilbud

Interesserede tilbudsgivere bedes afgive deres tilbud indeholdende følgende dokumenter:

1) En kort beskrivelse af Tilbudsgiver og dennes organisation og evt. resultat for seneste regnskabsår i form af det aflagte regnskab. Og herunder kontaktoplysninger:

- navn på kontaktperson

- stilling

- adresse

- tlf. nr.

- e-mailadresse

2) En løsningsbeskrivelse som redegør for hvordan tilbudsgiver agter at løse opgaven, herunder med hvilke værktøjer tilbudsgiver vil udvikle løsningen;

3) En kort beskrivelse af indtil 3 referencer, hvor tilbudsgiver har løst lignende opgaver med tilsvarende metoder og værktøjer, som tilbudsgiver agter at anvende til udvikling af bestillingssystemet;

4) En opsummering af tilbudsgivers pris for udvikling og levering af det system, som er beskrevet i kravspecifikationen jf. bilag 2 til kontrakt om levering og vedligeholdelse af et bestillingssystem;

5) Af Tilbudsgiver udfyldte bilag 1-14 i det vedhæftede udkast til kontrakt med bilag;

6) Tilbudsgivers erklæring om, at kunne levere

a) det omhandlede system inklusive al den funktionalitet, som fremgår af beskrivelserne (3-5 jf. ovenfor) samt en udtømmende oplistning af funktionalitet, som tilbudsgiver ikke ser sig i stand til at levere

b) systemet ifølge den i bilag 1 indeholdte hovedtidsplan;

7) Tilbudsgivers udtømmende oplistning af forbehold til kontrakten og de vedhæftede bilag 1-14, idet der gøres opmærksom på, at bilag 9, 13 og 14 indeholder mindstekrav, som skal opfyldes;

8) Erklæring om vedståelse: Det endelige tilbud skal være bindende i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver er bundet af sit endelige tilbud, indtil Ordregiver har indgået Kontrakten, dog senest ved vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit endelige tilbud. Ved forsinkelser i tidsplanen kan Ordregiver indhente samtykke fra tilbudsgivere til forlængelse af vedståelsesfristen.

Aktnr. 92815

Side 3

Tilbud skal være SAMLET i ÉN pdf-fil og være ordregiver i hænde pr. e- mail på adressen:

xx-xxxxxxxx@xx.xx med ”Tilbud bestillingssystem” i emnefeltet

senest tirsdag den 17. marts 2020 kl. 16:00

Aktnr. 92815

Side 4

Udvælgelseskriterier

Ordregiver lægger i sin udvælgelse vægt på, at Tilbudsgiver gennem sine referencer kan dokumentere, at have erfaring med XXX.XXX framework samt udvikling af responsive løsninger fx. baseret på bootstrap, som angivet i bilag 2.

Tildelingskriterier

Tildeling af Kontrakten vil ske til den Tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet på grundlag af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet indeholder følgende underkriterier med vægtning angivet i parentes:

 Pris (50 %)

 Systemets kvalitet (50 %)

Ad underkriteriet ”Pris” (50 %)

Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris” lægges vægt på den laveste samlede tilbudstekniske pris, opgjort og beregnet som:

- summen af beløbene som opgjort i bilag 3, tabel 1.3, Den samlede kontraktsum

tillagt:

- det samlede beløb for 3 års vedligeholdelse, som opgjort i bilag 7, tabel 2.3 Vedligeholdelsesbeskrivelse.

Ad underkriteriet ”Systemets kvalitet” (50 %)

Ved vurderingen lægges der vægt på følgende delkriterier:

- hvordan og med hvilke værktøjer Tilbudsgiver agter at løse opgaven (jf. punkt 2 under afsnittet Tilbud).

- at Tilbudsgiver kan dokumentere sin erfaring med de i bilag 2 nævnte frameworks og driftsplatform, som af Ordregiver vurderes på baggrund af indtil 3 oplyste referencer (jf. punkt 3 under afsnittet Tilbud). Nævnes flere referencer end 3 vurderes de 3 førstnævnte;

- at det af Tilbudsgivers besvarelse fremgår, at alle kravene jf. bilag 2 kan opfyldes;

- en velbegrundet involvering af Kunden, ud fra de i bilag 6, Kundens deltagelse anførte krav, der på relevant og hensigtsmæssig vis understøtter rettidig og struktureret levering af Leverandørens ydelser;

- at Tilbudsgiver vil være i stand til at levere Systemet i henhold til den i bilag 1 anførte hovedtidsplan (jf. punkt 6a under afsnittet Tilbud).

- at det af Tilbudsgivers besvarelse fremgår, at Tilbudsgiver har få eller ingen forbehold til kontrakten og de tilhørende bilag (jf. punkt 6b under afsnittet Tilbud).

Behandling af tilbud m.v.

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til Tilbudsgiveren.

Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Kontrakten er underskrevet, og Ordregiver forbeholder sig ret til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen.

Uanset om Kontrakten tildeles en anden Tilbudsgiver, er Tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil Ordregiver har indgået kontrakt, dog ikke længere end vedståelsesfristen.

Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med denne udbudsforretning er Ordregiver uvedkommende.

Aktnr. 92815

Side 5