Udskriftsdato: 4. oktober 2024

Udskriftsdato: 4. oktober 2024

CIR1H nr 9299 af 05/05/2021 (Gældende)

Cirkulære om forretningsorden for Domstolsstyrelsens bestyrelse

Ministerium: Justitsministeriet

Journalnummer: Justitsmin., Domstolsstyrelsen, x.xx. 21/01018

Cirkulære om forretningsorden for Domstolsstyrelsens bestyrelse

§ 1. Denne forretningsorden er fastsat i henhold til § 7 i lov nr. 401 af 26. juni 1998 om Domstolsstyrel­ sen.

II. Konstitution og formandsvalg

§ 2. På første bestyrelsesmøde efter ordinær beskikkelse eller genbeskikkelse af medlemmer af besty­ relsen konstituerer bestyrelsen sig og vælger en formand og en næstformand.

Stk. 2. Bestyrelsen træffer ved simpel stemmeflerhed beslutning om, hvem der leder mødet, indtil formanden er valgt.

§ 3. Valg til posten som formand og næstformand afgøres ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stem­ melighed foretages omvalg. Er der fortsat stemmelighed efter omvalg, afgøres valget ved lodtrækning.

III. Bestyrelsens og direktørens virksomhed Bestyrelsens og direktørens opgaver‌

§ 4. Bestyrelsen er Domstolsstyrelsens øverste ledelse og har det overordnede ansvar for Domstolssty­

relsens virksomhed.

Stk. 2. Bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig og hensigtsmæssig drift af domstolene og skal tage de fornødne initiativer til sikring heraf.

Stk. 3. Bestyrelsen træffer beslutning i alle spørgsmål, som er af væsentlig betydning, herunder om:

1) Domstolsstyrelsens budgetforslag for kommende finansår. Forslaget fremsættes overfor justitsmini­ steren.

2) Den overordnede fordeling af bevillingerne inden for de rammer, der er fastsat på finansloven.

Stk. 4. Bestyrelsen fastsætter de generelle retningslinjer for Domstolsstyrelsens virksomhed og godken­ der Domstolsstyrelsens arbejdsprogrammer.

Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren.

§ 5. Den daglige ledelse af Domstolsstyrelsen varetages af direktøren, som skal følge de anvisninger og retningslinjer, som er givet af bestyrelsen.

Stk. 2. Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner, der efter Domstolsstyrelsens forhold er af usædvanlig karakter eller af stor betydning. Sådanne dispositioner kan direktøren kun foretage efter særlig bemyndigelse fra bestyrelsen, medmindre bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for Domstolsstyrelsens virksomhed. Bestyrelsen skal i så fald snarest muligt underrettes om den trufne disposition.

Repræsentation

§ 6. Formanden repræsenterer bestyrelsen.

IV. Bestyrelsesmøder m.v. Deltagelse‌

§ 7. Bestyrelsens møder er ikke offentlige.

Stk. 2. Der kan ikke gives møde i henhold til fuldmagt.

Stk. 3. Direktøren deltager i møderne og har ret til at udtale sig. Bestyrelsen kan dog beslutte, at direktøren undtagelsesvis ikke skal deltage i et bestyrelsesmøde eller under et punkt på dagsordenen.

Mødeterminer og dagsorden m.v.

§ 8. Bestyrelsen holder møde mindst 6 gange om året og i øvrigt, når formanden skønner det fornødent, eller det ønskes af et bestyrelsesmedlem eller direktøren.

§ 9. Formanden eller direktøren efter formandens bemyndigelse indkalder til bestyrelsesmøder.

Stk. 2. Mødeindkaldelse skal ske skriftligt og så vidt muligt med mindst 8 dages varsel.

Stk. 3. Mødeindkaldelser skal ledsages af en dagsorden, jf. § 10. Endvidere skal der så vidt muligt medsendes eventuelt bilagsmateriale til de enkelte dagsordenspunkter.

§ 10. Dagsordenen fastsættes af formanden i samråd med direktøren. Dagsordenen opdeles i sager til beslutning og andre sager. Beslutningssager skal så vidt muligt ledsages af en begrundet indstilling.

Stk. 2. Dagsordenen skal til hvert ordinært møde mindst indeholde følgende punkter:

1. Godkendelse af referat fra forrige møde.

2. Meddelelser fra formanden.

3. Meddelelser fra direktøren.

4. Meddelelser fra øvrige bestyrelsesmedlemmer.

5. Eventuelt.

Beslutningsdygtighed, afstemningsregler m.v.

§ 11. Møderne ledes af formanden. I formandens fravær ledes møderne af næstformanden. Er både formand og næstformand fraværende, ledes mødet af den, som de mødende vælger hertil.

Stk. 2. Bestyrelsens beslutninger træffes i møder, jf. dog § 15. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når behørig indkaldelse har fundet sted, og mindst 7 medlemmer er til stede.

Stk. 3. Er ikke mindst 7 medlemmer til stede, kan beslutning dog træffes, hvis beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for Domstolsstyrelsen. Den øvrige bestyrelse skal snarest underrettes om trufne beslutninger.

§ 12. Et medlem skal så vidt muligt give meddelelse til direktøren om hel eller delvis fravær.

§ 13. Beslutning på møder kan kun træffes om de emner, der er optaget på dagsordenen som sager til beslutning, medmindre den samlede bestyrelse i enighed beslutter andet.

§ 14. Bestyrelsen træffer beslutning ved simpel stemmeflerhed. Er der stemmelighed, er formandens stemme afgørende, jf. dog § 3. I formandens fravær er næstformandens stemme afgørende, jf. dog § 3. I formandens fravær er næstformandens stemme afgørende, jf. § 20.

§ 15. Direktøren kan efter aftale med formanden fremlægge en sag skriftligt for bestyrelsen uden for et bestyrelsesmøde. Et bestyrelsesmedlem kan dog forlange sagen behandlet på et bestyrelsesmøde, inden der træffes beslutning.

Referat

§ 16. Der skal fra hvert bestyrelsesmøde tages et referat.

Stk. 2. Referatet skal mindst indeholde oplysninger om:

1. tid og sted for mødet,

2. hvem der har deltaget i mødet, herunder hvem der har været referent,

3. dagsordenen for mødet,

4. de trufne beslutninger, og

5. tid og sted for førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.

Stk. 3. Er et bestyrelsesmedlem eller direktøren ikke enig i en truffen beslutning, kan den pågældende forlange sit standpunkt tilført referatet.

§ 17. Udkast til referat udsendes snarest muligt og senest i forbindelse med indkaldelse til næste ordinære møde.

§ 18. Indsigelser mod et referat skal fremsættes senest på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.

§ 19. Et godkendt referat underskrives af mødelederen for det møde, hvor godkendelsen finder sted, og referenten. Godkendelsen føres til referat. Under beskrivelsen af godkendelsen anføres desuden, om eventuelle medlemmer, der ikke var til stede under det møde, som referatet angår, har læst referatet.

V. Fravær, inhabilitet og tavshedspligt Forfald‌

§ 20. I tilfælde af formandens forfald varetager næstformanden formandens opgaver.

Stk. 2. Forventes formanden eller næstformanden at have forfald af længere varighed, beslutter besty­ relsen ved simpel stemmeflerhed, hvem der under fraværet skal varetage funktionen som formand eller næstformand.

§ 21. Har et medlem haft forfald på to på hinanden følgende møder og forventes forfaldet at udstrække sig over yderligere mindst et møde, indkaldes den pågældendes suppleant til bestyrelsesmøde.

Stk. 2. I andre tilfælde af længevarende fravær kan bestyrelsen beslutte at indkalde suppleanten.

Inhabilitet

§ 22. Et medlem af bestyrelsen og andre deltagere i et bestyrelsesmøde er forpligtet til forudgående at underrette den øvrige bestyrelse om inhabilitet eller om forhold, der har betydning for vurderingen af, om den pågældende kan anses for inhabil.

Stk. 2. Rejses spørgsmål om et bestyrelsesmedlems eller andre mødedeltageres inhabilitet, træffer de øvrige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer afgørelse om habiliteten.

Tavshedspligt

§ 23. Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt med hensyn til, hvad de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, når der er tale om oplysninger, som efter deres karakter er fortrolige.

Stk. 2. Hvert enkelt bestyrelsesmedlem drager omsorg for, at materiale, som den pågældende har modtaget i forbindelse med sin funktion i bestyrelsen, ikke kommer udenforstående i hænde. Ved et bestyrelsesmedlems fratræden tilbageleveres alt fortroligt materiale, som medlemmet er i besiddelse af, og som den pågældende har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem.

VI. Forretningsordenen

§ 24. Forretningsordenen underskrives af formanden, og alle medlemmer og suppleanter skal have udleveret et eksemplar heraf.

Stk. 2. Ændringer i forretningsordenen kan vedtages af bestyrelsen ved simpel stemmeflerhed.

§ 25. Cirkulære nr. 111 af 24. juni 1999 om forretningsorden for Domstolsstyrelsens bestyrelse ophæ­ ves.

Vedtaget på bestyrelsesmødet den 7. april 2021.

Domstolsstyrelsen, den 5. maj 2021

Xxxxx Xxxxxxx