EU-UDBUD

Udbuddet vedrører levering af Beskæftigelsesmaterialer til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver).

”KomUdbud” er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.

Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder:

• Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse).

• Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).

• Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen.

Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale.

Kommuner	Deltager fra aftalestart	Deltager fra den:	Området skal e- handles – se pkt. 2.18
Aarhus	Deltager ikke	Deltager ikke	Deltager ikke
Esbjerg (Fanø)	x		x
Fredericia	x		x
Herning	x		x
Holstebro	x		x
Ikast-Brande	x		x
Kolding	x		x
Lemvig	x		x
Middelfart	x		x
Odense	x		x
Randers	x		x
Silkeborg	x		x
Svendborg	x		x
Sønderborg	x		x
Vejle	x		x

Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af xxx.xxxxxxxx.xx.

Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (bilag 8).

Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E-handelssystemer.

1.2 Udbudsansvarlig

KomUdbud ved Sønderborg Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.

Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud

Sønderborg Kommune

Torvet 8, 6300 Gråsten

Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 2.5.

1.3 Udbuddets omfang

Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed for perioden 02.06.2014 – 31.05.2018.

Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter.

Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre cirka 12,3 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver.

Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1, Tilbudsliste.

Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov.

Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3.

Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 Rammeaftale.

1.4 Tildeling af konkrete ordrer

Tildeling af kontrakter i rammeaftalens løbetid sker i henhold til rammeaftalens § 7 Tildeling af konkrete ordrer.

1.5 Indgåelse af rammeaftalen

I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel 4 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.

Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse.

Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen.

2. Udbudsbetingelser

2.1 Udbudsform

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet).

2.2 Formkrav

Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Supplerende materiale som varekataloger, skal også fremsendes i ét fysisk eksemplar.

Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar.

Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang.

Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten - Bilag 1 udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale.

Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv.

2.3 Sprog

Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.

2.4 Ejendomsret

Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.

Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling.

2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, pr. e-mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx, med emnet: "Spørgsmål – EU udbud 2014/S 033- 053251 – Beskæftigelsesmaterialer” senest den 24.03.2014.

Udbudsmateriale offentliggøres alene på ordregivers hjemmeside xxx.xxxxxxxx.xx. Eventuelle rettelser og tilføjelser til udbudsdokumenterne samt besvarelser af spørgsmål stillet til ordregiver vil tilsvarende alene blive offentliggjort på dette sted. Tilbudsgiverne skal selv downloade udbudsdokumenterne og løbende holde sig orienteret om dette udbud på ordregivers hjemmeside.

Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

Der vil ikke blive afholdt spørgemøde.

2.6 Tilbudsfrist

Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud – Beskæftigelsesmaterialer” og ”Må kun åbnes af indkøbsafdelingen”. Forsendelsen skal være lukket.

Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest fredag den 04.04.2014 kl. 12.00 på følgende adresse: KomUdbud

Sønderborg Kommune

Torvet 8, 6300 Gråsten

Att.: Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.

2.7 Åbning af de indkomne tilbud

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

2.8 Vedståelsesfrist for tilbud

Tilbuddet skal være gældende i 90 dage fra fristen for modtagelse af tilbud.

Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen.

2.9 Vareprøver

Til brug for vurdering af overholdelse mindstekrav af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet være forberedt på, at stille vareprøver til rådighed til ordregiver i den i afsnit 2.10 afgivne periode.

Vareprøverne skal leveres på et af ordregiver senere angivet tidspunkt på den i afsnit 2.6 nævnte adresse. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud.

Der skal kunne fremsendes/afleveres vareprøver af hvert tilbudt produkt mærket med udbuddets positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer.

Der skal efter anmodning vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte.

2.10 Afprøvning

Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder i perioden fra 04.04.2014, indtil tidspunktet for tildeling.

Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Vareprøverne skal leveres til den i afsnit 2.6 nævnte adresse.

Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning. Der vil ikke blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden. Eventuelle overskydende produkter skal afhentes af tilbudsgiver efter nærmere anvisning på tilbudsgivers egen regning.

Såfremt brugergruppen før eller under afprøvning af et produkt vurderer, at det ikke er fagligt forsvarligt at anvende, forbeholder ordregiver sig ret til ikke at iværksætte afprøvning eller at afbryde afprøvningen tidligere end aftalt.

2.11 Aftalegrundlag

Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen.

Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode.

2.12 Delaftaler

Rammeaftalen indeholder ikke delaftaler.

2.13 Alternative tilbud

Der kan ikke afgives alternative bud.

2.14 Konsortier

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver.

Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 7 - Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere.

De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse.

2.15 Ordregivers forbehold

I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale(r) indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og den valgte tilbudsgiver på området.

Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag.

Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver.

Tilbudslisten:

Det nævnte samlet køb/antal for de deltagende kommuner, må kun betragtes som retningsgivende, og er ikke bindende for udbyder.

Varer som ikke tilbydes jf. Bilag 1 – Tilbudsliste vil blive behandlet som et forbehold og prisfastsættes minimum til samme pris som den dyreste tilbudsgiver.

KomUdbud forbeholder sig ret til omregning af tilbudt pris for produkter, der ikke matcher ønsket emballage enhed/mængde præcis jf. Bilag 1 – Tilbudsliste. Denne omregning er automatisk udregnet i kolonnen T jf. Bilag 1 – Tilbudsliste.

Ønsket emballageenhed angiver den emballageenhed, som produktet ønskes tilbudt i. Såfremt produktet ikke fås i den ønskede emballageenhed, skal tilbud angives for den nærmest mulige enhed. Tilbudt emballageenhed bedes angivet for samtlige produkter.

Ordregiver forbeholder sig retten til, at fjerne varer som tilbydes under det øvrige sortiment (sortimentsbredde), såfremt ordregiver ikke mener, at varerne naturligt falder ind under varekategorien. Tilbudsgiver opfordres derfor til, at forholde sig kritisk til de varer, som tilbydes under det øvrige sortiment (sortimentsbredde).

2.16 Tilbudsgivers forbehold

Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 - Spørgsmål til udbudsmaterialet.

Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet.

Tilbudsgiver skal minimum kunne tilbyde 80 % af de i tilbudslisten omfattede varelinjer. Såfremt tilbudsgiver ikke tilbyder minimum 80 % af de i tilbudslisten omfattede varelinjer vil tilbuddet blive betragtet som ikke konditionsmæssigt.

Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. Bilag 8 – Kommunespecifikke oplysninger) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående.

Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

2.17 Aktindsigt

Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 5 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.

Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt.

2.18 Ordregivers e-handelssystem

Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område. Medlemskommunerne anvender forskellige e- handelssystemer. Se mere i de e-handelssystem-specifikke bilag, Bilag 4.

De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e- handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens § 16 E-handel.

Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan tilbudsgiver idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalen i kapitel 4, indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e- katalog til ordregivers e-handelssystem. Se hertil rammeaftalens § 27 Bod.

2.19 Serviceattest

Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen.

Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.

Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet.

2.20 Udvælgelseskriterier

Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet.

Tilbudsgivers personlige forhold

• Virksomhedsoplysninger – udfyld Bilag 2 - Virksomhedsbeskrivelse

• Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale.

• Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen.

Økonomisk og finansiel formåen

• Tilbudsgiver skal have en gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 5 millioner. Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed inden kontraktindgåelse.

• Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal minimum være på DKK 1.000.000,00.

• Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens soliditetsgrad i det senest afsluttede regnskabsår. Soliditetsgraden skal minimum være 10 %.

• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet, som ovenfor i form af hhv. egenkapital på minimum DKK 1.000.000,00 og soliditetsgrad på minimum 10 % for det senest afsluttede regnskabsår. Dokumentation for råderet over andre enheders økonomiske formåen skal vedlægges tilbuddet.

Teknisk og/eller faglig formåen

• Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner.

Alle ovennævnte oplysninger bekræftes / oplyses i Tilbudslisten, bilag 1, på ”Udvælgelseskriterium” – fanen.

2.21 Tildelingskriterium

Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud efter de nedenstående to underkriterier.

Underkriterier

Vægtning i procent

Pris (nettopriser ekskl. moms, men inkl. alle eventuelle afgifter herunder også miljøafgifter på de i Bilag 1 – Tilbudsliste anførte varer)

• Tilbudsgiver skal minimum kunne tilbyde 80 % af de i tilbudslisten omfattede varelinjer. Såfremt tilbudsgiver ikke tilbyder 80 % af de i tilbudslisten omfattede varelinjer vil tilbuddet blive betragtet som ikke konditionsmæssigt.

80 %

Sortimentsbredde

• Antallet af varer, tilbudsgiver tilbyder som et øvrigt sortiment, som ligger ud over de varer, som er oplistet i tilbudslisten, men som er naturligt beslægtede med de af ordregiver oplistede varegrupper.

20 %

Pris

Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. det nedenstående. De på tilbudslisten oplyste priser vil blive vurderet samlet.

• Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. eventuelle afgifter, herunder miljøafgifter.

• Tilbud skal afgives ved udfyldning af de grå felter på tilbudslisten (bilag 1). Tilbud ønskes afgivet med angivelse af listepris og oplysning om rabatsats på varegruppen. Rabatsatsen på varegruppen vil være gældende for alle varer som ligger inden under varegruppen.

Der skal afgives tilbud på mindst 80 % af de kravspecificerede produkter i Tilbudslisten. I de tilfælde hvor tilbudsgiver ikke afgiver bud på produkter angivet i tilbudslisten, vil dette blive betragtet som et forbehold og KomUdbud vil herefter forsøge at prissætte det til minimum samme pris som den dyreste tilbudsgiver.

Der foretages en omregning af prisen i de tilfælde tilbudsgiver tilbyder produkter med en anden mængde end den ønskede. Kolonnen ”ønsket emballageenhed” angiver den emballageenhed, som produktet ønskes tilbudt i. Såfremt produktet ikke fås i den ønskede emballageenhed, skal tilbud afgives for den nærmest mulige enhed. Tilbudt emballageenhed bedes angivet for samtlige produkter.

Tilbudsgiver skal erklære, at priserne på leveringstidspunktet aldrig vil ligge over tilbudsgivers markedspriser, som eksempelvis kan findes i tilbudsgivers katalog, hjemmeside eller lignende.

Tilbudsgiver skal redegøre for, såfremt der opereres med mere end én prisliste.

Tilbudsgiver skal erklære at tilbudt rabatsats pr. enhed for tilbudte varer også gælder for større eller mindre pakningsstørrelser end den efterspurgte.

Sortimentsbredde

Det er for ordregiver vigtigt, at kreativiteten og innovationen hos børn og ældres udvikles. Ordregiver ønsker derfor, at tilbudsgiver kan tilbyde et sortiment af varer som ligger ud over de i tilbudslisten oplistede varer, men som er beslægtede med varekategorierne. Ved beslægtet forstås, eksempelvis varer i form af andre fabrikater af et tilbudt produkt eller specialprodukter som naturligt kan indgå som et kreativt element indenfor varekategorien.

Det oplyste forbrug i tilbudslisten er hovedparten af det køb kommunerne har. Køb på det øvrige sortiment er kun en mindre del af kommunernes samlede forbrug (20 %). Tilbudsgiver har derfor mulighed for, at tilbyde varer som er beslægtede med de varekategorier som er oplistet i tilbudslisten. Tilbydes et øvrigt sortiment bliver det en del af kontrakten (kontraktvilkår).

Ved bedømmelsen af sortimentsbredde, vil der blive lagt vægt på antallet af varer, tilbudsgiver tilbyder som et øvrigt sortiment, som ligger ud over de varer, som er oplistet i tilbudslisten, men som er naturligt beslægtede med de af ordregiver oplistede varegrupper. Priserne vil ikke blive evalueret på det øvrige sortiment.

De øvrige tilbudte varer skal ses som en forlængelse af tilbudslisten, hvor der konkurreres på antallet af tilbudte varer. Antal varer tilbudsgiver tilbyder, vil blive vægtet ved evaluering af sortimentsbredde, som vægter 20 % af det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Tilbudsgiver skal tilbyde en rabatsats på tilbudte varer i ”Sortimentsbredde”, som er tilsvarende den rabatsats, som er givet i tilbudslisten. Det betyder, at alle varer som tilbudsgiver ønsker at tilbyde og dermed konkurrere på i Sortimentsbredde (eksempelvis i form af andre fabrikater af et tilbudt produkt eller specialprodukter), skal tilbydes til listepriser fratrukket den rabatsats tilbudsgiver har givet på den overordnede varekategori i tilbudslisten.

3. Kravspecifikation Kvalitet:

Det er forskelligt hvilke kvalitetskrav, der stilles til produkterne afhængig af anvendelsesområdet. Derfor efterspørges produkterne i forskellige kvalitetskategorier, jf. nedenfor. Kvalitetskategorien for det enkelte produkt er angivet på tilbudslisten (bilag 1).

Kvalitetskategorier:

Kvalitetskategori 1: Produkter der har et niveau, der kan betegnes som laveste kvalitet i forhold til markedet. Her vil der være tale om et ikke så holdbart produkt, men meget billigt der i visse tilfælde vil være ønskeligt af brugeren. KomUdbud ønsker ikke produkter tilhørende kvalitetskategori 1 tilbudt i tilbudslisten.

Kvalitetskategori 2: Produkter der har et niveau, der kan betegnes som middel standard. En solid kvalitet, som dækker de flestes behov og vurderes som værende af tilstrækkelig kvalitet for målgruppen. Produkterne skal f.eks. kunne anvendes til pædagogiske aktiviteter/kreativ brug på f.eks. 0-6 års området, fritidsområdet og ældreområdet i kommuner.

Kvalitetskategori 3: Produkter der har et niveau, der kan betegnes som top. Produkterne henvender sig til dem, der stiller høje krav til funktionaliteten (f.eks. kunstnerkvalitet). Produkterne skal f.eks. kunne anvendes i undervisningsøjemed til bl.a. farvelære. Eksempelvis skal akrylfarver være blandbare og have en god dækkeevne. Denne kvalitet anses som højeste kvalitet på markedet.

Ved leverandørens tvivl om, hvorvidt et produkt lever op til den ønskede kvalitet opfordres leverandøren til, at søge usikkerheden fjernet ved, at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Den kvalitet som efterspørges, er de gængse varer som efterspørges af kommuner dvs. markedsstandarden for offentlige kunder. Ved gængs forstås, at funktionaliteten efterspørges af og leveres til sammenlignelige kunder i Danmark samt, at varernes funktionalitet er tilstede i et bredt udvalg af de i Danmark markedsførte ydelser og tilhørende produkter i en tilsvarende ydelses og produktlinje.

Eventuelle øvrige specifikke krav til produkternes kvalitet fremgår af tilbudslisten (bilag 1).

Generelle miljøkrav:

- Produkterne skal leve op til gældende lovgivning, herunder reglerne for CE-mærkning.

- Produkterne må ikke være faremærkede. Produkterne må ikke indeholde tungmetaller, pvc og phthalater, parfume- og duftstoffer, azofarvestoffer, som kan afspalte aromatiske aminer, stoffer, der anses for at være kræftfremkaldende, reproduktionsskadende og/eller hormonlignende eller mistænkes for at være det, allergifremkaldende stoffer, derunder konserveringsmidler, organiske opløsningsmidler (nervesystemskadende stoffer). For tuscher kan der dog godt accepteres et mindre indhold, da opløsningsmidlet er indkapslet i et plasthylster, og tuscher ikke skal betragtes som farlige produkter.

- Produkterne må ikke indeholde stoffer optaget på Miljøstyrelsens liste over uønskede stoffer.

- Der skal foreligge en dansksproget 16-punkts leverandørbrugsanvisning udarbejdet i overensstemmelse med reglerne herfor.

- Produkterne skal være forsynet med en dansksproget etiket.

De nedenfor angivne specifikke krav går forud for de ovenfor angivne generelle krav.

Specifikke miljøkrav:

Tørfarver, farveblyanter og blyanter:

Alle tilbudte produkter skal opfylde kriterierne for gruppe A i mærkningsordningen udarbejdet af Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialer (FFFH) eller tilsvarende.

Vådfarver, lak og lim:

Alle tilbudte produkter skal opfylde kriterierne for gruppe A i mærkningsordningen udarbejdet af Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialer (FFFH) eller tilsvarende.

Fingerfarve:

Alle tilbudte produkter skal opfylde kriterierne for gruppe A i mærkningsordningen udarbejdet af Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialer (FFFH) eller tilsvarende.

Sminkefarve:

Alle tilbudte produkter skal opfylde kriterierne for gruppe A i mærkningsordningen udarbejdet af Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialer (FFFH) eller tilsvarende.

Modellervoks, støbemasse, ler, gips, og gibsgaze:

Alle tilbudte produkter skal opfylde kriterierne for gruppe A i mærkningsordningen udarbejdet af Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialer (FFFH) eller tilsvarende.

Kriterierne for mærkningsordningen fremgår Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialers hjemmeside xxx.xxxx.xx samt i pdf filerne på XxxXxxxx.xx.

På tilbudslisten (bilag 1) bedes for de relevante produktgrupper angivet, hvorvidt produktet er henholdsvis A-mærket henholdsvis lever op til kriterierne for en A-mærkning.

Tuscher:

Foruden de generelle miljøkrav gælder følgende for de tilbudte produkter:

• De skal være på vandbasis

• De skal være med ventilationshætte, således at det er muligt at trække vejret ved slugning

• Spidsen må ikke kunne trykkes ind

Emballage:

- Leverandøren er forpligtet til at emballere varen på en sådan måde, at der både tages miljøhensyn og sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber. Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering forbeholder køber sig ret til uden omkostning at returnere varen.

- Produkterne skal leveres i brugervenlige pakninger.

- Såfremt produktet har en begrænset holdbarhed, skal dette fremgå af emballagen. Der skal altid leveres produkter med højest mulige holdbarhed.

- Papemballage skal være fremstillet af genbrugsmaterialer. Der må ikke anvendes PVC, aluminium eller andre miljøskadelige plasttyper i nogen form for emballage. I øvrigt skal der ikke anvendes unødvendig meget emballage ved produkternes pakning og distribution.

Garanti:

Tilbudsgiver garanterer, at de leverede produkter nøje er i overensstemmelse med de tilbudte, og er uden fejl og mangler samt lever op til gældende standarder.

Konsulentbistand:

- Der skal tilbydes konsulentbistand og rådgivning. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Konsulenten skal overholde kommunernes indkøbspolitik.

- Markedsføringsmateriale må kun uddeles hos decentrale enheder efter aftale med indkøbsafdelingen.

- Leverandøren er forpligtet til loyalt at sikre, at de enkelte kommuners køb af produkter, der ikke er omfattet af tilbudslisten, minimeres mest muligt, og er derfor forpligtet til at instruere konsulenter og sælgere i, at de ikke må reklamere med produkter, som ikke er omfattet af tilbudslisten overfor de enkelte institutioner i forbindelse med eventuelle salgs- og konsulentbesøg.

- Tilbudsgiver skal som en del af leverancen tilbyde konsulent og sælgerbesøg. Tid og sted for de enkelte konsulent- og sælgerbesøg aftales direkte mellem institution og kontrakthaver. Leverandør skal endvidere tilbyde gennemførelse af workshops og idéshops.

Innovation og kreativitet

Leverandøren skal være villig til løbende at tilpasse sortimentet i varelisten i samarbejde med kunden og kundens institutioner, således at dette modsvarer det aktuelle behov.

Opfyldelse af krav:

Tilbuddet skal vedlægges produktinformation om alle de tilbudte produkter indeholdende varenummer, produktnavn og billede, f.eks. i form af et produktkatalog. Det er også tilladt kun at vedlægge informationen digitalt.

Det er tilbudsgivers ansvar at tilbyde produkter der lever op til KomUdbuds kravspecificering. I forbindelse med vurderingen af de indkomne tilbud forbeholder KomUdbud sig retten til, at afprøve

udvalgte produkter samt, at bede om yderligere dokumentation for, at sikre produkternes konditionsmæssighed er overholdt.

De øvrige tilbudte varer (sortimentsbredde) skal til enhver tid overholde de generelle miljøkrav. De øvrige tilbudte varer må gerne fravige de specifikke miljøkrav, herunder FFFH kriterierne. Der må tilbydes alle kvalitetskategorier i det øvrige sortiment.

3.1 Erklæring om opfyldelse af mindstekrav

Tilbudsgiver skal i tilbuddet erklære, at alle de ovenfor opstillede mindstekrav er opfyldte for alle de tilbudte produkter. Hvis de ovenfor stillede mindstekrav ikke er opfyldte for de tilbudte produkter eller tilbudsgiver opgiver ukorrekte oplysninger, betragtes tilbuddet som ukonditionsmæssigt.

4. Rammeaftale

Rammeaftale vedr. levering af Beskæftigelsesmaterialer ("Rammeaftalen")

§ 1 Parterne

Nærværende rammeaftale er indgået mellem

ORDREGIVER

Nedenstående medlemmer af KomUdbud:

Kommuner	Deltager fra aftalestart	Deltager fra den:
Esbjerg (Fanø)	x
Fredericia	x
Herning	x
Holstebro	x
Ikast-Brande	x
Kolding	x
Lemvig	x
Middelfart	x
Odense	x
Randers	x
Silkeborg	x
Svendborg	x
Sønderborg	x
Vejle	x

KONTRAKTHAVER

[Kontrakthavers navn]

[Adresse] [Postnr.] [By] [CVR]

§ 2 Rammeaftalens grundlag

Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. 2014/S 033- 053251

Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af:

A. Rammeaftalen

B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar

C. Udbudsbekendtgørelse

D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af Februar 2014

E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå].

§ 3 Rammeaftalens omfang

Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.

Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet.

I den udstrækning at indkøb af Beskæftigelsesmaterialer er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) rammeaftale(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud.

§ 4 Rammeaftaleperiode

Rammeaftalen er gældende fra den 02.06.2014 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.05.2018.

§ 5 Optioner

Der er ingen optioner på rammeaftalen. Se rammeaftalens løbetid i § 4 Rammeaftaleperiode.

§ 6 Kontakt mellem parterne

Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.

Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov.

På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse.

Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet.

Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk.

§ 7 Tildeling af konkrete ordrer

Det er den enkelte Medlemskommune, der afgiver konkrete ordrer (bestillinger) på leveringer i henhold til udbudsmaterialet i kontraktperioden. Køb af varer på den indgåede rammeaftale foretages af den enkelte institution/afdeling efter behov.

§ 8 Bestilling af varer

Varebestillinger skal kunne afgives via ordregivers e-handelssystem, pr. e-mail, digital bestillingsformular, telefon, telefax, rekvisition, ved besøg eller ved brevbestilling.

Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer – skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.

Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via Ordregivers e-handelssystemer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.

§ 9 Levering og leveringsbetingelser

Levering skal ske indenfor 1-3 dage. Minimum 2 ugentlige leveringer.

Ordrer under 200 kr. må tillægges et fast fragtgebyr på 75 kr. Ordrer over 200 kr. er uden gebyr og fragtgebyr. Der må ikke faktureres nogle andre former for gebyr herunder eksempelvis afgifter, miljøtillæg eller lignende.

Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen.

§ 10 Følgeseddel

Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel.

Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN- lokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn.

§ 11 Returvarer

Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.

Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.

Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende.

§ 12 Fakturering

I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement- OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument.

Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.

Fakturaen skal indeholde:

• Udstedelsesdato (fakturadato)

• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)

• Leverandørens CVR/SE-nummer

• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse

• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser

• Pris pr. enhed eksklusiv moms

• Rekvirent hos ordregiver

• Rekvisitionsnummer

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.

Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.

CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.

Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.

Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug.

Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog.

Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen.

Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier.

Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget.

Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.

§ 13 Priser

For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser.

Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om ”Ændring af produktsammensætning” introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter.

Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet skal disse omgående tilbydes til udbyder ud fra samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for kontrakthavers tilbud. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til udbyder.

Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris.

Priser angives altid med to decimaler.

§ 14 Prisregulering

Prisregulering gælder for det udbudte sortiment og evt. tilføjede varer ud over det udbudte sortiment. Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 02.06.2015,

og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindex de seneste 12 måneder før beregningen. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Der kan herefter fremadrettet reguleres ud fra det sidste anvendte nettoprisindeks. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen.

Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.

Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100.

Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes.

Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 60 dage før ikrafttræden.

Varsel om prisreguleringer skal sendes til xxxx@Xxxxxxxxxx.xx eller Sønderborg Kommune, Indkøbsafdelingen, Rådhustorvet 10, 6400 Sønderborg.

Sammen med varslet skal sendes et excel-ark, der udover de nye priser indeholder information om nye varer, udgåede varer og eventuelle erstatningsvarer.

Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til xxxx@Xxxxxxxxxx.xx inden ændringens ikrafttræden, og kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt af ordregiver og gjort tilgængeligt i dennes e-handelssystem.

Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog - se § 16 om e-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr.

Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.

Tilbuds- og kampagnepriser skal - medmindre andet er aftalt - uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Kontrakthaver opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter.

Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den.

§ 15 Betalingsbetingelser

30 dage netto fra modtagelse af korrekt faktura jf. § 12

§ 16 E-handel

Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område, det vil sige at elektronisk ordreafgivelse via ordregivers e-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt krav for indgåelse af rammeaftalen.

I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver overfor den valgte tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. Herefter skal den valgte tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden.

E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af ordregiver definerede produkter. Med mindre andet er defineret af de enkelte medlemskommuner, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %.

De enkelte medlemskommuner kan vælge opdeling i flere e-kataloger.

§ 16.1 Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger

I udbudstidsplanen er der afsat ca. 1,5 måneder fra tildeling af rammeaftalen til rammeaftalens ikrafttræden. Inden for denne periode skal e-katalog godkendes. Godkendt e-katalog er en forudsætning for aftalens ikrafttrædelse. Indtil godkendt e-katalog foreligger, forbeholder kommunerne retten til at foretage dækningskøb til anden side.

Senest 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb skal kontrakthaver:

• Fremsende excel-ark til Sønderborg Kommune indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos Sønderborg Kommune.

• Fremsende excel-ark til de enkelte medlemskommuner – eller efter aftale til Sønderborg Kommune – indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Den enkelte medlemskommune kan, såfremt dette måtte ønskes, vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.

Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.

Sønderborg Kommune og de enkelte medlemskommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel- arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark.

Når excel-arket er godkendt af Sønderborg Kommune (eller af den enkelte medlemskommune ved øvrige varer), skal kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til medlemskommunernes forskellige e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af medlemskommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter medlemskommunens anvisninger.

Medmindre andet er særskilt aftalt med de enkelte medlemskommuner, skal katalogformatet være OIOUBL.

Udover varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel- ark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse herunder mærkenavn og indhold – kg og stk. pr. leveringsenhed/mål/materialer, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC- koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0

§ 16.2 Procedure ved ændringer i E-kataloger

E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte medlemskommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra den enkelte medlemskommune.

Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra medlemskommunen.

Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer

– med mindre andet er aftalt – samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord.

Til de e-handelssystemer, som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af kontrakthaver i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.

§ 17 Bonus til ordregiver

Såfremt der er medlemskommuner, der anvender omsætningsrelateret bonusstruktur fremgår dette af de kommunespecifikke bilag.

§ 18 Bonusudbetaling til tredjemand

Omsætningen som følge af denne rammeaftale med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 19 Statistik

Kontrakthaver skal årligt udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen.

Der skal herudover på anmodning inden 21 dage leveres statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.). Statistikken skal kunne leveres for de enkelte medlemskommuner og for alle de deltagende medlemskommuner.

Statistikken skal på forlangende kunne sondre mellem konventionelle ydelser og miljøcertificerede ydelser. Materialet skal kunne påvise om ordregiver opnår de miljømål som medlemskommunen har tilsluttet sig.

Statistikken skal på anmodning leveres for e-ordrer genereret i ordregivers e-handelsystem og andre bestillingsmetoder.

Kontrakthaver leverer på ordregivers anmodning statistik i Excel format for samhandel ud over nærværende rammeaftale.

Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af aftalen, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere.

§ 20 Underleverandører

Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen.

§ 21 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer

Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra ordregiver.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.

§ 22 Tredjemandsrettigheder

Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.

Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.

Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.

§ 23 Forsinkelse

Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed.

Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf.

Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen.

Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve rammeaftalen helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.

§ 24 Mangler

Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler.

Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger.

Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter ordregivers valg.

Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning.

Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.

Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler.

Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.

§ 25 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring

Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale.

Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller kontrakthavers skadevoldende adfærd.

Kontrakthaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. udbudsmaterialets pkt. 2.20. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.

§ 26 Garanti og reklamation

I henhold til Købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år.

Hvor intet andet er andet er anført, gælder Købelovens reklamations og ansvarsregler.

Ved enhver mangel ved produktet yder kontrakthaver [Indsæt den garanti kontrakthaver giver/tilbyder ordregiver i Tilbuddet] års garanti.

§ 27 Bod

Såfremt der ved rammeaftalens ikrafttræden ikke foreligger et godkendt e-katalog, jf. §§ 16 og 16.1, skal kontrakthaver betale en bod på kr. 1000 pr. kalenderdag pr. berørt medlemskommune, indtil godkendt katalog foreligger. Dette gælder ikke, såfremt ordregiver er årsag til problemet.

§ 28 Konkurs m.v.

Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen.

Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.

§ 29 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure

I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.

Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende).

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:

• Årsagen til force majeure situationen

• Forventet varighed af force majeure situationen

• Indsats fra kontrakthavers side for at genoptage leveringen.

Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.

§ 30 Ændring af produktsammensætning

Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet.

Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde substituerer tilbudte produkter udvider sit sortiment med nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i rammeaftalens nettosortiment, skal disse efter aftale med ordregiver, omgående tilbydes til udbyder ud fra samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for kontrakthavers tilbud. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til udbyder.

Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.

§ 31 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen

Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.

Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.

Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed.

Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden part, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages.

Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem.

Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 32 Ændringer i rammeaftalen

Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter.

§ 33 Lovvalg og afgørelse af tvister

Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret.

Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.

Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds.

§ 34 Offentlige påbud

Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende rammeaftale såvel på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.

§ 35 Ekstraordinær opsigelse

Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for udbud, Konkurrence – og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den

konsekvens, at rammeaftalen helt eller delvis erklæres for ”uden virkning”, er ordregiver berettiget til med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige rammeaftalen for fremtiden.

Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes.

§ 36 Miljø

Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m.

På ordregivers forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for ordregiver, fremskaffe den dokumentation, ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 37 Etik og socialt ansvar

Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:

• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)

• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)

• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)

• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt

• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 38 Underskrift

Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.

Rammeaftalen underskrives af Sønderborg Kommune. Hver enkelt medlemskommune, underskriver et særskilt underskriftsbilag der er vedlagt rammeaftalen som bilag 8 og forpligter sig derved som ordregiver på rammeaftalen.

Dato: Dato:

Ordregiver Kontrakthaver

Bilag 1 – Tilbudsliste

Tilbudslisten ligger særskilt som Excel regneark: Tilbudsliste - Bilag 1

Bilag 2 – Virksomhedsbeskrivelse

Tilbudsgivers navn
Adresse
CVR
Bank
Revisor
Selskabsmodel og ejerforhold
Grundlagt
Virksomhedsform
Ejerkreds
Forsikringsselskab
Navn på tegningsberettigede
Kontaktperson i forbindelse med udbuddet Mail og telefonnummer
Det bekræftes, at tilbuddet vedstås indtil 90 dage efter fristen for modtagelse af tilbud.

Virksomhedens navn og adresse

Dato og underskrift

Bilag 3 – Tro og love erklæringer Ubetalt, forfalden gæld til det offentlige

I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede virksomhed hermed på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.

Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt på tro og love, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.

Udelukkelse jf. Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, samt stk.2, litra a-c og e-f.

1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes enhver tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde:

a) medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens § 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens § 81, nr. 3 (eller deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA),

b) overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens § 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens § 299, nr. 2 (eller bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA),

c) overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens § 289 a (eller svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser), eller

d) overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens § 290 (eller hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge).

2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør:

a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning

b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning

c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed

e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land

f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land

Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde.

Virksomhedens navn og adresse

Dato og underskrift

Bilag 4 – E-handelssystemspecifikke bilag

Se de 4 Pdf filer:

Systemspecifikt – Opus Systemspecifikt – Prisme Systemspecifikt – Rakat Systemspecifikt – TrueTrade

Bilag 5 – Aktindsigt

I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor.

Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.

Undtages:	Begrundelse:

Bemærk, det er i sidste ende ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en sag om aktindsigt.

Bilag 6 - Tidsplan
Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål	den 24.03.2014	kl. 12.00
Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål	den 28.03.2014
Sidste frist for modtagelse af tilbud	den 04.04.2014	kl. 12.00
Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg	uge 15
Stand still periode	10 dage
Forventet kontraktunderskrivelse	uge 17
Aftalens ikrafttræden	den 02-06-2014

Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt.

Bilag 7 – Konsortieerklæring

Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt

(Konsortiets navn)

og består af

(virksomhed 1) (virksomhed 2)

(virksomhed 3) (virksomhed 4)

Undertegnede konsortiedeltagere erklærer, at følgende virksomhed

(Navn)

I alle forhold mellem konsortiet og de deltagende medlemskommuner, som konsortiet forpligter sig over for, vil få fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Undertegnede konsortium-deltagere erklærer herved, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, såfremt konsortiet tildeles rammeaftalen.

Virksomhed 1
Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver:
Underskrift og dato:

Virksomhed 2
Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver:
Underskrift og dato:
Virksomhed 3

Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver :
Underskrift og dato:

Virksomhed 4
Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver:
Underskrift og dato:

Bilag 8 – Kommunespecifikke oplysninger

Svendborg Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx

Adresse: Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx

Mail: xxxxx.xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Bonusstrukturer: Nej

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner under Svendborg Kommune er omfattet af nærværende aftale.

E-handelssystem: Truetrade

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxx Xxxxxx

Mail: Xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Faglig ansvarlig:

Navn:

Mail:

Telefonnummer:

Herning Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxxxxxx Xxxx

Adresse: Xxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx

Mail: xxxxx@xxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Bonusstrukturer: Nej

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner under

Herning Kommune er omfattet af nærværende aftale.

E-handelssystem: Truetrade

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxx Xxxx Xxxxxxxx

Mail: xxxxx@xxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Faglig ansvarlig:

Navn:

Mail:

Telefonnummer:

Middelfart Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxx Xxxxxxxxx

Adresse: Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx

Mail: xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Bonusstrukturer: Nej – der skal altid faktureres til laveste nettopris

iInstitutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner under Middelfart Kommune er omfattet af nærværende aftale.

E-handelssystem: Prisme – E-kataloget skal indeholde de ”udbudsmæssige oprindelseskoder”

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx

Mail: xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Faglig ansvarlig:

Navn: Xxxx Xxxxxxxxx

Mail: xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Esbjerg Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxxxx Xxxxxxxxx

Adresse: Udbud & Indkøb, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx

Mail: xxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Bonusstrukturer: Nej

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner under Esbjerg Kommune er omfattet af nærværende aftale.

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Esbjerg Kommune forventer at gå i udbud med

e-handelssystemet engang i 2014.

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx

Mail: xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Faglig ansvarlig:

Navn: Xxxxxx Xxxxxxxxx

Mail: xxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Holstebro Kommune - Beskæftigelsesmaterialer

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxxxx Xxxxxxxx

Adresse: Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx

Mail: xx@xxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Ingen

Bonusstrukturer: Der anvendes omsætningsbonus på 2 %

Bonus

For Holstebro Kommune er følgende gældende:

Ved aftaleindgåelse med Holstebro Kommune pålægges priserne 2 % som pr. 1. februar hvert år, udbetales til Indkøbskontoret. Bonus udbetales af den totale omsætning med den valgte leverandør.

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner i

Holstebro Kommune

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: E-handelssystemet forventes ikke udskiftet i

aftaleperioden

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Mail: xxx@xxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00000000

Ikast-Brande Kommune - Beskæftigelsesmaterialer

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxxxx Xxxx

Adresse: Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Ikast

Mail: xxxxx@xxxxx-xxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Ingen

Bonusstrukturer: Der anvendes ikke bonusstruktur i Ikast-Brande Kommune

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner i Ikast-Brande Kommune

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: E-handelssystemet forventes ikke udskiftet i

aftaleperioden

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxxx Xxxx

Mail: xxxxx@xxxxx-xxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Faglig ansvarlig:

Navn: Xxxxxx Xxxx

Mail: xxxxx@xxxxx-xxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Kolding Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxx Xxxxx

Adresse: Xxxxxxxx 0

Mail: xxxx@xxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Bonusstrukturer:

Nej

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger i Kolding Kommune. De selvejede kan vælge, at være omfattet af aftalen.

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid:

Nej

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx

Mail: xxxx@xxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Faglig ansvarlig:

Navn:

Mail:

Telefonnummer:

Lemvig Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxx Xxxxxx Xxxx

Adresse: Økonomi og HR, Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx

Mail: xxxx.xxxxxx.xxxx@xxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Ingen.

Bonusstrukturer: Lemvig Kommunes aftalepriser pålægges 2 %, således at der hvert år udbetales 2 % af den totale omsætning på aftalen til Lemvig Kommunes Indkøbskontor ved overførsel til kommunens bankkonto. Omsætningsstatistik/bonusberegning fremsendes samtidig pr. mail til den aftaleansvarlige.

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner, inkl.

selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen.

E-handelssystem: P.t. intet E-handelssystem.

E-handelsansvarlig:

Navn:

Mail:

Telefonnummer:

Faglig ansvarlig:

Navn: Xxxx Xxxxxx Xxxx

Mail: xxxx.xxxxxx.xxxx@xxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Randers Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx (Maj-xxxx Xxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx indtil 01.05.2014)

Adresse: Xxxxxxxxxxx, 0000 Xxxxxxx

Mail: xxx@xxxxxxx.xx ( xxxxxxxx@xxxxxxx.xx )

Telefonnummer: 0000 0000

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Mærkning i e-kataloger på varelinjeniveau: OIO UBL formatet indeholder et felt til mærkning af aftaletype på varelinjeniveau. Der eksisterer 4 mærke muligheder; (obl)igatorisk, (friv)illig, (kamp)agne og (tilb)udsliste.

Leverandøren skal kunne påføre alle disse mærkninger på varelinjeniveau i det fremsendte e-kataloget til Randers Kommune.

Bonusstrukturer: Nej

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner under

Randers Kommune er omfattet af nærværende aftale.

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx (Maj-xxxx Xxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx indtil 01.05.2014)

Mail: xxx@xxxxxxx.xx ( xxxxxxxx@xxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Faglig ansvarlig:

Navn: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx (Maj-xxxx Xxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx indtil 01.05.2014)

Mail: xxx@xxxxxxx.xx ( xxxxxxxx@xxxxxxx.xx )

Telefonnummer: 0000 0000

Silkeborg Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxxxx Xxxxxxxx

Adresse: Xxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx

Mail: xxx@xxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Leverandøren skal kunne påføre alle disse mærkninger på varelinjeniveau i det fremsendte e-kataloget til Silkeborg Kommune.

Bonusstrukturer: Nej

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner under

Silkeborg Kommune er omfattet af nærværende aftale.

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxx Xxxxxxx

Mail: xx@xxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Faglig ansvarlig:

Navn: Xxxxxx Xxxxxxxx

Mail: xxx@xxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Sønderborg Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, Fællesstaben, Økonomi – Finans & Indkøb

Adresse: Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx Kommune

Mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00 (00 00 00 00)

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Der skal fremsendes to e-handelskataloger. Et katalog med tilbudslistevarer og et katalog med øvrige varer.

Bonusstrukturer: Ingen

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale:

Sønderborg Kommune har et befolkningstal på ca. 76.600 borgere. Sønderborg Kommune har ca. 315 afdelinger, institutioner m.m. som anvender kommunens indkøbsaftaler.

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej, vi anvender Prisme

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx

Mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Faglig ansvarlig:

Navn:

Mail:

Telefonnummer:

Vejle Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxxx Xxxxxx

Adresse: Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx

Mail: xxxxx@xxxxx.xx

Telefonnummer: 00000000

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: -

Bonusstrukturer:

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Selvejende institutioner, kommunale selskaber mv. som modtager driftstilskud fra Vejle Kommune, kan også anvende rammekontrakterne.

Der er ca. 350 institutioner, afdelinger mv. i Vejle Kommune. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger med relevante EAN-lokationsnumre findes på kommunens hjemmeside.

Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside xxx.xxxxx.xx .

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Vejle Kommune anvender i dag Rakat. I løbet af foråret 2014, vil det blive opgraderet til den nyeste version af Rakat.

Det vedlagte systemspecifikke bilag til Rakat, kan blive genstand for revision i den forbindelse

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxxxx Xxxxx

Mail: xxxxx@xxxxx.xx

Telefonnummer: 00000000

Odense Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen/Contract Manager

Navn: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

Adresse: Xxxxxxxxx 0, xxxxxxx 000, 0000 Xxxxxx C

Mail: xxxx@xxxxxx.xx

Telefonnummer: Direkte tlf. 00 00 00 00 Mobil 00 00 00 00

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Bonusstrukturer: Odense Kommune anvender ikke ordninger med bonus/gebyrer på det udbudte område.

Og accepterer ikke gebyrer i forbindelse med elektronisk fakturering.

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Odense Kommune har ca. 650 institutioner mv. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. kan evt. udleveres i forbindelse med en eventuel aftaleindgåelse.

Aftalen omfatter ud over kommunens egne institutioner som udgangspunkt også selvejende institutioner med kommunale tilskud i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster.

Øvrige afdelinger og selskaber der kan benytte aftalen på option:

• Odense Renovationsselskab A/S

• VandCenter Syd A/S

• Fjernvarme Fyn A/S

• Odense Havn

• Udvikling Fyn

Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside xxx.xxxxxx.xx

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid:

Nej, Odense Kommune benytter sig af True Link.

E-handels ansvarlig:

Navn: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

Adresse: Xxxxxxxxx 0, xxxxxxx 000, 0000 Xxxxxx C

Mail: xxxx@xxxxxx.xx

Telefonnummer: Direkte tlf. 00 00 00 00 Mobil 00 00 00 00

Faglig ansvarlig/implementering af aftalen:

Navn: Udbudskonsulent Xxxxxx Xxxxxx

Mail: xxxxx@xxxxxx.xx

Telefonnummer: 00000000

Fredericia Kommune - Beskæftigelsesmaterialer

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx

Adresse: Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxxx 00, xxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxxx

Mail: Xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

• Fysiske kataloger må kun fremsendes efter aftale med Team udbud og indkøb

• Der skal fremsendes to e-handelskataloger. Et katalog med tilbudslistevarer og et katalog med øvrige varer.

Bonusstrukturer: Der anvendes ikke bonusstruktur i Fredericia Kommune

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner i Fredericia

Kommune

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Fredericia Kommune anvendes i dag KMD OPUS e- handel. E-handelssystemet forventes ikke udskiftet inden for nær fremtid.

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxx Xxxx

Mail: xxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Faglig ansvarlig:

Navn: Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx

Mail: Xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Document Metadata

Table of Contents

Free Standard Templates

EU-UDBUD

Document Metadata