Region Sønderjylland-Schleswig
Region Sønderjylland-Schleswig
Aftale / Vereinbarung
9. Juni 2017
Aftalen om det dansk-tyske samarbejde i Region Sønderjylland-Schleswig
Aftalen om oprettelse af Region Sønderjylland-Schleswig af 16.9.1997, med ændring af 10.10.2002, 15.11.2006, 29.4.2009 og 3.11.2011 mellem Stadt Flensburg, Kreis Nordfriesland, Kreis Schleswig-Flensburg på tysk side og Sønderjyllands Amt på dansk side omformuleres som følger.
Stadt Flensburg, Kreis Nordfriesland og Kreis Schleswig-Flensburg på tysk side og Region Syddanmark, Aabenraa Kommune, Haderslev Kommune, Sønderborg Kommune og Tønder Kommune - på dansk side - efterfølgende benævnt aftalens parter - indgår efter beslutning i de respektive politiske forsamlinger følgende aftale.
Præambel
Parterne danner en europæisk grænseregion, der udgør grundlaget for et intensivt og langsigtet samarbejde med det formål at styrke udviklingen i den fælles grænseregion samt styrke Regionen i europæisk sammenhæng og i forhold til omgrænsende regioner.
Med udgangspunkt i geografien Sønderjylland-Schleswig indgår partnerne således et langsigtet samarbejde på tværs af grænsen om fælles mål.
Samarbejdsaftalen er indgået med ligeberettigelse og respekt for hver sides særlige kulturelle egenart og selvstændighed som samarbejdsprincipper. Det europæiske Charter for Grænseregioner og grænseoverskridende Regioner som vedtaget af Europæiske Grænseregioners Arbejdsfællesskab den 15.09.2011 udgør idégrundlaget for samarbejdet og udviklingen i Region Sønderjylland- Schleswig.
Partnerne stræber henimod et samarbejde i den dansk-tyske grænseregion, der er båret af konstruktiv og tillidsfuld dialog, som hjælper med at opdage chancer og potentialer, udvikle og støtte op om projekter for derved at yde et bidrag til vækst, beskæftigelse og sameksistens i grænseregionen.
Det er målet at fremme samarbejdet mellem partnerne, fastholde de gode erfaringer og støtte innovationer.
§ 1 Navn - Beliggenhed – Kompetence
Region Sønderjylland-Schleswig omfatter det geografiske område, der afgrænses af Stadt Flensburg, Kreis Nordfriesland, Kreis Schleswig-Flensburg og Aabenraa Kommune, Haderslev Kommune, Sønderborg Kommune og Tønder Kommune og benævnes Region Sønderjylland-Schleswig. Region Sønderjylland-Schleswig har sæde dér, hvor aftalens parter har besluttet at placere organisationens sekretariat. Sekretariatet går under navnet Regionskontor & Infocenter.
Partnerne overdrager ikke myndighedskompetence til Region Sønderjylland- Schleswig, som alene er en betegnelse for samarbejdet, der ikke udgør nogen selvstændig juridisk person. I det omfang Region Sønderjylland-Schleswig bliver benævnt ”Region” eller ”Regionen”, må dette ikke forveksles med de danske myndigheder, der også har navnet region, i dette samarbejde repræsenteret ved Region Syddanmark.
§ 2 Formål
Overordnet har Region Sønderjylland-Schleswig til formål at fremme det grænsenære dansk-tyske politiske samarbejde, herunder vedrørende vilkårene på det grænseoverskridende arbejdsmarked, den grænseregionale udvikling og den kulturelle sammenhængskraft i Region Sønderjylland-Schleswig, som er præget af en sproglig og kulturel mangfoldighed mellem flertals- og mindretalsbefolkningerne. Målet med samarbejdet er
• Arbejdsmarked: Fremme af grænsependling / arbejdskraftens mobilitet.
• Kultur: Fremme af et sammenhængende kulturrum på tværs af grænsen.
• Politisk og administrativ dialog og samarbejde: Politisk netværksdannelse og dialog mellem de politiske aktører og myndigheder; udnyttelse af grænseregionalt udviklingspotentiale.
Andre emner kan tages op til politisk drøftelse og koordinering på partnernes eller bestyrelsens initiativ, mens evt. indsatser løftes af de interesserede partnere.
Det finansielle grundlag for alle aktiviteter og tiltag, som Region Sønderjylland- Schleswig gennemfører for at fremme de nævnte mål, dækkes af den til enhver tid gældende finansielle ramme, som skal overholdes.
Der udarbejdes en strategi for Region Sønderjylland-Schleswig, som fornyes med passende mellemrum. Strategien beskriver mål og indsatser nærmere.
Strategien behandles hos partnerne på politisk niveau. Strategien udmøntes i toårige handlingsplaner, der konkret beskriver, hvilke indsatser, der planlægges gennemført for at opnå målene. Disse handlingsplaner besluttes i bestyrelsen.
Til handlingsplanerne vil der knytte sig resultataftaler, hvor det tydeliggøres, hvilke resultater sekretariatet forventes at levere i perioden.
Resultataftalerne vil danne udgangspunkt for opfølgning og evaluering af arbejdet. Resultataftalerne tjener således alene som styringsredskab for partnerne i samarbejdet med henblik på at sikre, at Region Sønderjylland- Schleswig når de mål, som partnerne tilstræber.
På hvert andet bestyrelsesmøde gives en status for hvert indsatsområde.
I det grænseoverskridende samarbejde virker forskellige aktører på forskellige niveauer og områder.
Region Sønderjylland-Schleswigs arbejde koordineres med andre aktører med henblik på at undgå dobbeltstrukturer og Region Sønderjylland-Schleswig samarbejder med andre partnere, hvor det er relevant.
§ 3 Organisation
Samarbejdet består af følgende organer:
• Bestyrelsen
• Kulturudvalget
• Arbejdsmarkedsudvalget
• Udvalget for grænseregional udvikling
• Ad hoc-udvalg nedsat af bestyrelsen
• Forvaltningsgruppen
• Faggrupperne
• Sekretariatet
§ 4 Bestyrelsen
a) Bestyrelsen er organisationens øverste beslutningsorgan. Bestyrelsen er et fælles rådgivnings- og koordineringsorgan i grænseoverskridende anliggender og samtidig ansvarlig for alle anliggender vedrørende den operative drift.
b) Bestyrelsen består af følgende stemmeberettigede medlemmer:
• En repræsentant fra hver af aftalens partnere
• En repræsentant fra henholdsvis det danske og det tyske mindretal (Begrænsning: ved regnskabsmæssige beslutninger – se afsnit c – er stemmeret undtaget)
Som selvsuppleret medlem (uden stemmeret)
• En repræsentant for den slesvig-holstenske delstatsregering
For hvert medlem udpeges en personlig suppleant. Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et møde, underretter vedkommende sin suppleant og sekretariatet.
• Sekretariatets ledelse deltager i bestyrelsesmøderne (uden stemmeret)
c) Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 stemmeberettigede medlemmer er til stede. Bestyrelsen tager beslutninger ud fra flertalsprincippet. Generelt tilstræbes dog konsensus. Beslutninger omkring nye indsatsområder henholdsvis bortfald heraf kræver enstemmighed, ligeledes såfremt en beslutning vedrører en af de deltagende partners myndighedskompetencer, herunder anvendelse af midler. Formanden leder bestyrelsesmøderne.
d) Til bestyrelsens opgaver hører især:
• at beslutte udkast til Region Sønderjyllands-Schleswigs strategi, som efterfølgende godkendes hos de respektive partnere.
• at fastlægge toårige handlingsplaner for organisationens arbejde og løbende følge op på dem.
• at beslutte resultataftalen for Region Sønderjylland-Schleswig.
• at repræsentere Region Sønderjylland-Schleswig udadtil.
• at sikre kommunikation med og videregivelse af information til de politiske beslutningstagere og partnernes politiske organer.
• at vælge en formand og en næstformand for en toårig periode. Formanden og næstformanden repræsenteres i valgperioden skiftevis
af den tyske henholdsvis den danske part.
• at styre, rådgive og støtte sekretariatet, herunder særligt godkendelse og overvågning af den med alle relevante aktører afstemte handlingsplan samt den hertil forbundne resultataftale.
• at nedsætte udvalg jf. § 3.
• at vedtage forretningsordener og andre nødvendige retningslinjer for virksomheden i Region Sønderjylland-Schleswig, hvis der vurderes behov herfor.
• at godkende organisationens budget og regnskab inden for rammerne af denne aftale samt den finansiering, partnerne har tildelt Region Sønderjylland-Schleswig (disse regnskabsmæssige beslutninger tages kun af partnernes bestyrelsesmedlemmer, som har ansvar for finansiering og hæftelse). De ansvarlige politiske organers beslutningskompetence forbliver uberørt. Ved flerårige budgetperioder behandles en årlig statusrapport.
• at vedtage større samarbejdsprojekter og godkende budgetter for sådanne projekter, idet der dog skal være opmærksomhed på, at de midler som modtages fra partnerne ikke uden særskilt hjemmel kan anvendes til at understøtte konkrete projekter eller aktiviteter.
• at drøfte og godkende årsberetningen samt beretninger om gennemførte aktiviteter og gennemførte enkeltprojekter af større betydning.
• at træffe beslutning om ændring af sekretariatets beliggenhed.
e) Bestyrelsen repræsenteres ved anliggender af større betydning af formandskabet (formanden og næstformanden). Afgørelser om anliggender vedrørende den daglige ledelse afstemmes internt i formandskabet.
§ 5 Udvalg
a) Der nedsættes et kulturudvalg af permanent karakter til at varetage opgaverne inden for kultur, skole, sprog, børn, unge, sport og fritid. Udvalget påhviler især følgende opgaver:
• At fungere som uafhængig politisk styre- og bevillingsudvalg i forhold til aktuelle Interreg-projekter, hvor Region Sønderjylland-Schleswig har fået tillagt kompetence hertil;
• At fungere som uafhængig politisk styregruppe for Kulturaftale Sønderjylland-Schleswig;
• Støtte kendskab til nabosproget med det formål, at alle kan anvende deres eget sprog
• Informationsudveksling i forhold til relevante udviklinger indenfor udvalgets fagområde
• Initiator for projekter, som støtter det borgernære kulturmøde samt den sproglige mangfoldighed
Udvalget har alene den endelige beslutningskompetence til ovennævnte punkter.
• Diskussion og stillingstagen til kulturpolitiske problemstillinger af grænseoverskridende relevans;
• Regelmæssig faglig sparring med bestyrelsens formandskab.
Sekretariatet løser ikke kun administrative opgaver, men kan også iværksætte nye aktiviteter, projekter og initiativer.
Nye initiativer, aktiviteter og projekter, som får indvirkning på sekretariatets ressourcer, skal afstemmes med bestyrelsen.
Kulturudvalget har følgende sammensætning: med stemmeret:
• Formændene for kulturudvalgene fra partnerne Aabenraa,
Sønderborg, Haderslev, Tønder, Flensburg, Nordfriesland og Schleswig-Flensburg
• Yderligere et medlem fra hvert kulturudvalg fra førnævnte partnere
• En repræsentant fra Region Syddanmark og Land Schleswig-Holstein
• Et medlem fra henholdsvis hver det danske, det tyske og det frisiske mindretal
Beslutning omkring den endelige udnævnelse er forbeholdt partnerne. uden stemmeret:
• En forvaltningsmedarbejder fra hver af førnævnte partnere.
• Kulturkoordinatoren ved sekretariatet.
• Det danske Kulturministerium vil blive tilbudt en observatørpost.
Udvalget vælger selv formand og næstformand.
Hver partner udpeger en fælles suppleant for de to politiske repræsentanter, som de hver især har udnævnt til kulturudvalget.
b) Der nedsættes et arbejdsmarkedsudvalg af permanent karakter til at varetage opgaverne inden for grænseoverskridende arbejdsmarkedsspørgsmål, arbejdskraftens frie mobilitet, samarbejde på arbejdsmarkedsområdet og mobilitetsbarrierer. Udvalget påhviler især følgende opgaver:
• Gensidig udveksling af information vedrørende relevant udvikling på arbejdsmarkedsområdet;
• Diskussion og stillingstagen til arbejdsmarkedspolitiske problemstillinger af grænseoverskridende relevans;
• Drøftelse af initiativer til fremme af arbejdsmarkedet på tværs af grænsen;
• Regelmæssig faglig sparring med bestyrelsens formandskab.
Initiativer, aktiviteter og projekter, som får indvirkning på sekretariatets ressourcer, skal afstemmes med bestyrelsen.
Arbejdsmarkedsudvalget har følgende sammensætning: med stemmeret:
• Formændene for arbejdsmarkedsudvalgene fra partnerne Aabenraa,
Sønderborg, Haderslev, Tønder, Flensburg, Nordfriesland og Schleswig-Flensburg
• En repræsentant fra Region Syddanmark
• Det danske, det tyske og det frisiske mindretal tilbydes hver en plads i udvalget
Beslutning omkring den endelig udnævnelse er forbeholdt partnerne. uden stemmeret:
• En relevant forvaltningsmedarbejder fra hver af førnævnte partnere.
• Land Schleswig-Holstein får tilbudt plads i udvalget uden stemmeret Udvalget vælger selv formand og næstformand.
Udover de politiske repræsentanter bliver der udnævnt en personlig stedfortræder til hver repræsentant.
c) Til vedvarende løsning af opgaver indenfor udvikling i det grænsenære område, – her defineret som Region Sønderjylland-Schleswigs geografiske område-, bliver der indsat et udvalg. Dette udvalg har følgende opgaver:
• Gensidig informationsudveksling omkring relevante emner
• Diskussioner og stillingtagen til relevante problemstillinger i den grænseregionale udvikling
• Identificering og bearbejdelse af relevante initiativer og projekter
• Regelmæssig faglig udveksling med bestyrelsen
Initiativer, aktiviteter og projekter skal godkendes af bestyrelsen, såfremt disse gennemføres i Region Sønderjylland-Schleswigs navn eller påvirker sekretariatets ressourcer. Dobbeltstrukturer og indholdsmæssige overlapninger med andre aktører og initiativer skal undgås.
Udvalget sammensættes på følgende måde: Med stemmeret:
• En politisk repræsentant fra hver partner
• Det danske, tyske og frisiske mindretal tilbydes hver en plads i udvalget
Udover de politiske repræsentanter bliver der udnævnt en personlig stedfortræder til hver repræsentant.
Beslutninger om de faktiske udnævnelser ligger ved partnerne.
Uden stemmeret:
• Land Schleswig-Holstein får tilbudt en plads uden stemmeret
• En medarbejder fra hver af de enkelte partnere
Udvalget vælger selv formand og næstformand. Udvalget udarbejder selv en forretningsorden, som arbejder ud fra princippet om skift af indholdsmæssigt ejerskab. Det indholdsmæssige ejerskab ligger hos de kommunale partnerne, der bærer ansvaret i henhold til et halvårligt rotationsprincip.
Sekretariatet sikrer rammerne for mødegennemførelse.
d) Såfremt bestyrelsen ønsker at nedsætte yderligere udvalg, skal der laves en allonge til denne aftale.
§ 6 Ad hoc-udvalg
Til behandling af enkeltopgaver kan bestyrelsen nedsætte ad hoc-udvalg til varetagelse af en konkret opgave. Udvalget opløses igen, så snart arbejdsopgaven er løst. Denne arbejdsopgave pålægges af bestyrelsen. Dette gælder tilsvarende for udnævnelse af medlemmer til udvalgene. Udvalgenes størrelse og sammensætning afhænger af de opgaver, der skal behandles i det konkrete tilfælde. Udvalgene bør dog ikke have mere end 10 medlemmer.
§ 7 Sekretariat
Der oprettes et sekretariat for organisationen.
Det er aftalt, at Aabenraa Kommune fungerer som ansættende myndighed for sekretariatet, således at kommunen har alle rettigheder og pligter i henhold til personalet. De estimerede udgifter hertil dækkes via de budgetter, som partnerne har vedtaget. Krav, der udspringer af ansættelsesretslige forhold i øvrigt, kan ikke rejses mod de øvrige samarbejdspartnere og heller ikke indbyrdes mellem partnere i samarbejdet, såfremt forholdet alene skyldes Aabenraa Kommune. I modsat tilfælde fordeles udgifterne efter den almindelige fordelingsnøgle.
Hvis partnerne ønsker en ændring af den organisatoriske forankring af sekretariatet, udarbejdes der en separat aftale herom.
Sekretariatet er ansvarlig for den løbende administration i organisationen, herunder for at forberede, planlægge og efterbearbejde bestyrelses-, udvalgs- og faggruppemøder samt yderligere aktiviteter besluttet af bestyrelsen. Sekretariatet understøtter især den politiske netværksdannelse med fagviden gennem netværks-, samarbejds- og arbejdsgrupper.
Sekretariatets ledelse udarbejder en toårig handlingsplan samt dertilhørende resultataftale som afstemmes med forvaltningsgruppen og derpå forelægges bestyrelsen. Endvidere er det sekretariatets opgave at forestå regnskabet.
§ 8 Forvaltningsgruppe
Forvaltningsgruppen består af medarbejdere fra partnerforvaltningerne. Arbejdsorganet fungerer som bindeled mellem Region Sønderjylland-Schleswig og partnerne og er især, udover bestyrelsen, ansvarlig for kommunikation og
videregivelse af information til de politiske beslutningstagere ved partnerforvaltningerne. Den forbereder i samarbejde med sekretariatet især bestyrelsesmøderne (dagsorden og beslutningsindstillinger) samt yderligere aktiviteter besluttet af bestyrelsen.
§ 9 Økonomi
Samarbejdet Region Sønderjylland-Schleswigs udgifter afholdes - efter fradrag af tilskud fra anden side - med hver 50 % fra dansk og tysk side. Alle parter har fuld adgang til alle oplysninger om organisationens økonomi. På forlangende uddyber sekretariatet eller formanden budgettet overfor partnernes ansvarlige politiske organer.
§ 10 Ansvar
Pådragelse af erstatningsansvar mv. samt evt. ansvarsfordeling sker efter gældende ret i det land, hvor sekretariatet har sæde.
§ 11 Rettigheder og pligter
1. Hver side er underlagt den nationale lovgivning i eget land og respekterer de retslige forhold hos den anden part.
2. Idet organisationens sekretariat er placeret på dansk side, er det aftalt, at dansk ret skal være gældende i tilfælde af tvist, samt at der er værneting i den retskreds, hvori sekretariatets sæde er beliggende.
3. Aftalens parter informerer hinanden om tiltag og initiativer, der kan have grænseoverskridende betydning.
4. Parterne giver organisationer og sammenslutninger i Region Sønderjylland- Schleswig adgang til sekretariatets serviceydelser og viden inden for de ressourcemæssige rammer.
§ 12 Slutbestemmelser
1. Ændringer af nærværende aftale kan kun foretages skriftligt i enighed mellem aftalens parter.
2. Bestyrelsen skal hvert 5. år foretage en generel vurdering af de opnåede mål i forhold til aftalens formål og videreudviklingen af Region Sønderjylland- Schleswig og i den forbindelse overveje, om den vil anbefale en ændring af aftalen. Den vil i den forbindelse især også støtte sig til anbefalinger, som er udarbejdet i dialog med de forskellige aktører indenfor det grænseoverskridende samarbejde.
3. Aftalen er under hensyntagen til den langsigtede målsætning i præamblen indgået på ubestemt tid.
4. Aftalen opsiges, hvis den danske eller den tyske part meddeler at ville opsige den. Opsigelsesfristen er 12 måneder til udgangen af et år. Bestyrelsen er ansvarlig for afviklingen. Eventuelle omkostninger ved en opsigelse vil blive ligeligt fordelt partnerne imellem efter den anvendte fordelingsnøgle. Eventuelle erstatningskrav vil blive reguleret efter gældende lovgivning.
5. Nærværende aftale udfærdiges til underskrift på dansk og tysk i otte eksemplarer. De to affattelser har samme gyldighed.
6. (udgår i den danske version)
7. Den ændrede aftale træder i kraft den 01.01.2017 med forbehold for godkendelse hos de respektive partnere. Med ikrafttrædelsen af denne aftale udgår aftaleteksten fra 16.09.1997 sidst redigeret 03.11.2011 samt alle andre mulige tillægsaftaler.
Vereinbarung zur deutsch-dänischen Zusammenarbeit in der Region Sønderjylland–Schleswig
Die Vereinbarung zur Errichtung der Region Sønderjylland-Schleswig vom 16.09.1997, geändert am 10.10.2002, 15.11.2006, 29.04.2009 und 3.11.2011
zwischen der Stadt Flensburg, dem Kreis Nordfriesland, dem Kreis Schleswig- Flensburg - auf der deutschen Seite - sowie dem Amt Sønderjylland - auf dänischer Seite - wird wie folgt neu gefasst.
Die Stadt Flensburg, der Kreis Nordfriesland, der Kreis Schleswig-Flensburg - auf der deutschen Seite - und die Region Syddanmark, Aabenraa Kommune, Haderslev Kommune, Sønderborg Kommune und Tønder Kommune - auf der dänischen Seite - nachfolgend Vertragspartner genannt, treffen nach Beschlussfassung durch die jeweiligen Selbstverwaltungsorgane die folgende Vereinbarung.
Präambel
Die Partner bilden eine europäische Grenzregion, welche die Grundlage für eine intensive und langfristige Zusammenarbeit mit dem Zweck bildet, die Entwicklung in der gemeinsamen Grenzregion zu fördern sowie die Region Sønderjylland- Schleswig im europäischen Beziehungsrahmen und im Verhältnis zu den angrenzenden Regionen zu stärken.
Ausgehend von der geografischen Lage der Region Sønderjylland-Schleswig gehen die Partner eine langfristige grenzüberschreitende Kooperation zur Erreichung gemeinsamer Ziele ein.
Die Kooperationsvereinbarung basiert auf den Prinzipien der Gleichberechtigung und der Achtung der besonderen kulturellen Eigenart und Selbständigkeit jeder Seite. Die Europäische Charta der Grenzregionen und grenzübergreifenden Regionen, die von der Arbeitsgemeinschaft Europäischer Grenzregionen am 15. 09.2011 beschlossen wurde, bildet die gedankliche Grundlage für Zusammenarbeit und Entwicklung in der Region Sønderjylland-Schleswig.
Die Partner streben eine intensive, vom konstruktiven und vertrauensvollen Dialog getragene Zusammenarbeit in der deutsch-dänischen Grenzregion an, die hilft, Chancen und Potentiale zu erkennen, Projekte zu entwickeln und zu fördern
und so einen Beitrag zu Wachstum, Beschäftigung und Zusammenleben in der Grenzregion zu leisten.
Ziel ist es, die Zusammenarbeit unter den Partnern zu intensivieren, dabei Bewährtes zu erhalten und Innovationen zu fördern.
§ 1 Name - Sitz - Zuständigkeit
Region Sønderjylland-Schleswig umfasst das Gebiet der Stadt Flensburg, des Kreises Nordfriesland, des Kreises Schleswig-Flensburg und der Kommunen Aabenraa, Haderslev, Sønderborg und Tønder. Sie erhält die Bezeichnung Region Sønderjylland-Schleswig. Die Region Sønderjylland-Schleswig hat ihren Sitz dort, wo das Sekretariat der Organisation untergebracht wird. Das Sekretariat trägt den Namen Regionskontor & Infocenter.
Die Partner übertragen keine behördliche Zuständigkeit an die Region Sønderjylland-Schleswig. Diese bezeichnet allein die Zusammenarbeit und bildet keine selbständige juristische Person. Soweit die Region Sønderjylland-Schleswig als „Region“ oder „Die Region“ benannt wird, darf diese nicht mit dänischen Behörden – hier Region Syddanmark - die auch den Namen Region tragen, verwechselt werden.
§ 2 Zweck
Übergeordnet verfolgt die Region Sønderjylland-Schleswig den Zweck, die grenznahe deutsch-dänische Zusammenarbeit voranzutreiben. Insbesondere zählen hierzu die Bedingungen auf dem grenzüberschreitenden Arbeitsmarkt, die grenzregionale Entwicklung sowie der kulturelle Zusammenhang in der Region Sønderjylland-Schleswig, die von sprachlicher und kultureller Vielfältigkeit zwischen Mehrheits- und Minderheitsbevölkerung geprägt ist. Ziel der Zusammenarbeit ist
• Arbeitsmarkt: Förderung des Grenzpendelns / der Arbeitnehmerfreizügigkeit.
• Kultur: Förderung eines zusammenhängenden grenzüberschreitenden Kulturraums.
• Politischer und administrativer Dialog und Zusammenarbeit: Politische Netzwerkbildung und Dialog zwischen den grenznahen politischen Akteuren und Behörden; Nutzung der grenzregionalen Entwicklungspotentiale.
Auf Initiative der Partner bzw. des Vorstandes können weitere Themen behandelt und koordiniert werden, wobei eventuellen Maßnahmen von den interessierten Partnern getragen werden.
Die finanzielle Grundlage für alle Aktivitäten und Maßnahmen, die in der Region Sønderjylland-Schleswig unter den genannten Zielen durchgeführt werden, wird durch den derzeitigen finanziellen Rahmen gebildet, der einzuhalten ist.
Es wird eine Strategie für die Region Sønderjylland-Schleswig erarbeitet, die in angemessenen Abständen aktualisiert wird. Die Strategie beschreibt die Ziele und Handlungsschwerpunkte näher.
Die Strategie wird bei den Partnern auf politischer Ebene behandelt. Die Strategie wird in zweijährige Handlungspläne umgesetzt, die konkret beschreiben, welche Maßnahmen zur Zielerreichung durchgeführt werden. Diese Handlungspläne werden im Vorstand beschlossen.
An die Handlungspläne knüpfen sich Ergebnisvereinbarungen, in denen deutlich gemacht wird, welche Ziele vom Sekretariat im Berichtszeitraum erwartet werden.
Die Ergebnisvereinbarungen bilden den Ausgangspunkt für die Zielverfolgung und Evaluierung der Arbeit. Die Ergebnisvereinbarungen dienen somit als Steuerungswerkzeug für die Partner der Kooperation, um sicherzustellen, dass die Region Sønderjylland-Schleswig die von den Partnern angestrebten Ziele erreicht.
Auf jeder zweiten Vorstandssitzung wird ein Sachstand zu jedem Handlungsschwerpunkt gegeben.
In der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit sind unterschiedliche Akteure auf verschiedenen Ebenen und in verschiedenen Bereichen tätig.
Die Arbeit der Region Sønderjylland-Schleswig wird mit der Arbeit anderer Akteure koordiniert, um Doppelstrukturen zu vermeiden. Die Region Sønderjylland-Schleswig arbeitet mit anderen Partnern in relevanten Zusammenhängen zusammen.
§ 3 Organisation
Die Zusammenarbeit besteht aus folgenden Organen:
• dem Vorstand
• dem Kulturausschuss
• dem Arbeitsmarktausschuss
• dem Ausschuss für grenzregionale Entwicklung
• Ad-Hoc-Ausschüssen, vom Vorstand eingesetzt
• der Verwaltungsgruppe
• den Fachgruppen und
• dem Sekretariat
§ 4 Der Vorstand
a) Der Vorstand ist das oberste Beschlussorgan der Organisation. Er ist ein gemeinsames Beratungs- und Koordinierungsorgan bei grenzüberschreitenden Angelegenheiten und zugleich verantwortlich für alle Angelegenheiten des operativen Geschäfts.
b) Der Vorstand besteht aus folgenden stimmberechtigten Mitgliedern:
• Je ein Vertreter der Vereinbarungspartner
• Je ein Vertreter der dänischen und deutschen Minderheit (Einschränkung: Haushaltsbeschlüsse – siehe Absatz c – sind vom Stimmrecht ausgenommen)
Xxxxx als kooptiertes Mitglied (ohne Stimmrecht)
• Ein Vertreter der Landesregierung Schleswig-Holstein
Für jedes Mitglied wird ein persönlicher Stellvertreter namentlich benannt. Im Verhinderungsfall benachrichtigt das Mitglied seinen Stellvertreter und das Sekretariat.
• Die Leitung des Sekretariats nimmt an den Sitzungen des Vorstands teil (ohne Stimmrecht).
c) Der Vorstand ist bei Anwesenheit von mindestens 5 stimmberechtigten Mitgliedern beschlussfähig. Der Vorstand trifft Beschlüsse nach dem Mehrheitsprinzip. Grundsätzlich wird jedoch ein Konsens angestrebt. Entscheidungen zur Aufnahme neuer Handlungsschwerpunkte bzw. deren Wegfall erfordern Einstimmigkeit, ebenso falls die behördliche Zuständigkeit
eines teilnehmenden Partners berührt wird, hierunter fällt auch die Mittelverwendung. Der Vorsitzende leitet die Vorstandssitzungen.
d) Zu den Aufgaben des Vorstands gehören insbesondere:
• Entwurfsbeschluss zur Strategie der Region Sønderjylland-Schleswig, die danach von den jeweiligen Partnern zu genehmigen ist.
• Festlegung zweijähriger Handlungspläne für die Arbeit der Organisation sowie deren laufende Nachverfolgung.
• Beschluss einer Ergebnisvereinbarung für die Region Sønderjylland- Schleswig.
• Vertretung der Region Sønderjylland-Schleswig nach Außen.
• Sicherstellung der Kommunikation sowie der Informationsweitergabe an die politischen Entscheidungsträger und Gremien der Partner.
• Wahl eines Vorsitzenden und eines stellvertretenden Vorsitzenden für einen Zeitraum von zwei Jahren. Der Vorsitzende und der stellvertretende Vorsitzende werden abwechselnd im Turnus jeweils von der deutschen oder der dänischen Seite gestellt.
• Lenkung, Beratung sowie Unterstützung des Sekretariats, insbesondere Genehmigung und Überwachung der Einhaltung des mit allen relevanten Akteuren abgestimmten Handlungsplans sowie der damit verbundenen Ergebnisvereinbarungen.
• Einsetzen von Ausschüssen gem. § 3.
• Verabschiedung von Geschäftsordnungen und anderer erforderlicher Richtlinien für die Tätigkeit in der Region Sønderjylland-Schleswig, sofern Bedarf besteht.
• Verabschiedung von Haushalt und Rechnungslegung der Organisation im Rahmen dieser Vereinbarung sowie der Finanzierung, die die Partner der Region Sønderjylland-Schleswig zugeteilt haben (Diese Haushaltsbeschlüsse werden nur durch die Vorstandsmitglieder der Vereinbarungspartner mit Finanz- und Haftungsverantwortung gefasst). Die Beschlusshoheit der zuständigen Gremien bei den
Partnern bleibt unberührt. Bei mehrjährigen Haushaltszeiträumen wird ein jährlicher Zwischenbericht behandelt.
• Beschlussfassung hinsichtlich größerer Kooperationsprojekte und Billigung des Budgets für solche Projekte. Hierbei gilt es zu beachten, dass die von den Partnern erhaltenen Mittel nicht ohne besondere Grundlage für die Förderung konkreter Projekte oder Initiativen verwendet werden können.
• Beratung und Beschlussfassung über den Jahresbericht und Berichterstattung zu durchgeführten Tätigkeiten und einzelnen durchgeführten Projekten von größerer Bedeutung.
• Die Entscheidung über eine Änderung des Sitzes des Sekretariats.
e) Der Vorstand tritt bei Angelegenheiten von größerer Bedeutung durch seinen Vorsitz (Vorsitzender und stellvertretender Vorsitzender) auf. Entscheidungen über Angelegenheiten der laufenden Geschäftsführung stimmt der Vorsitz miteinander ab.
§ 5 Ausschüsse
a) Zur dauerhaften Wahrnehmung von Aufgaben in den Bereichen Kultur, Schule, Sprache, Kinder, Jugend, Sport und Freizeit wird ein Kulturausschuss eingesetzt. Diesem obliegen insbesondere folgende Aufgaben:
• Unabhängiger politischer Lenkungs- und Bewilligungsausschuss für die aktuellen Interreg-Projekte für die die Region Sønderjylland- Schleswig zuständig ist
• Unabhängiger politischer Lenkungsausschuss für die Kulturvereinbarung Sønderjylland-Schleswig
• Förderung der Kenntnis der Sprache auf der anderen Seite der Grenze mit dem Ziel, dass jeder seine eigene Sprache anwenden kann
• Informationsaustausch hinsichtlich relevanter Entwicklungen in den Fachbereichen des Ausschusses
• Initiator für Projekte, die die bürgernahe Kulturbegegnung und sprachliche Vielfalt fördern
Der Ausschuss hat die alleinige und endgültige Beschlusszuständigkeit zu den vormals genannten Punkten.
• Diskussionen und Stellungnahmen zu kulturpolitischen Fragestellungen von grenzüberschreitender Relevanz
• Regelmäßiger fachlicher Austausch mit dem Vorstandsvorsitz
Das Sekretariat führt nicht nur administrative Aufgaben aus, sondern kann auch neue Aktivitäten, Projekte und Initiativen aufgreifen
Neue Initiativen, Aktivitäten und Projekte, die sich auf die Ressourcen des Sekretariats auswirken, sind mit dem Vorstand abzustimmen.
Der Kulturausschuss setzt sich wie folgt zusammen: mit Stimmrecht:
• Vorsitzende der Kulturausschüsse der Partner Aabenraa, Sønderborg,
Haderslev, Tønder, Flensburg, Nordfriesland und Schleswig-Flensburg
• Je ein weiteres Mitglied aus den Kulturausschüssen der vorgenannten Partner
• Je ein Vertreter der Region Syddanmark und des Landes Schleswig- Holstein
• Je ein Mitglied der dänischen, deutschen und friesischen Minderheit
Die Entscheidung über die tatsächliche Benennung bleibt den Partnern vorbehalten.
ohne Stimmrecht:
• Je ein Verwaltungsmitarbeiter der vorgenannten Partner
• Kulturkoordinator des Sekretariates
• Dem dänischen Kulturministerium wird ein Beobachterposten angeboten
Der Ausschuss wählt selbst den Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden.
Die Partner benennen einen gemeinsamen Stellvertreter für die beiden in den Kulturausschuss entsandten politischen Vertreter.
b) Zur dauerhaften Wahrnehmung von Aufgaben in den Bereichen grenzüberschreitende Arbeitsmarktfragen, Arbeitnehmerfreizügigkeit, Zusammenarbeit im Arbeitsmarktbereich sowie Mobilitätsbarrieren wird ein Arbeitsmarktausschuss eingesetzt. Diesem obliegen insbesondere folgende Aufgaben:
• Gegenseitiger Informationsaustausch zu relevanten Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt
• Diskussionen und Stellungnahmen zu arbeitsmarktpolitischen Fragestellungen von grenzüberschreitender Relevanz
• Beratung zu Initiativen hinsichtlich der Förderung des grenzüberschreitenden Arbeitsmarkts
• Regelmäßiger fachlicher Austausch mit dem Vorstandsvorsitz
Initiativen, Aktivitäten und Projekte, die sich auf die Ressourcen des Sekretariats auswirken, sind mit dem Vorstand abzustimmen.
Der Arbeitsmarktausschuss setzt sich wie folgt zusammen: mit Stimmrecht:
• Vorsitzende der Arbeitsmarktausschüsse der Partner Aabenraa,
Sønderborg, Haderslev, Tønder, Flensburg, Nordfriesland und Schleswig-Flensburg
• Ein Vertreter der Region Syddanmark
• Der dänischen, deutschen und friesischen Minderheit wird je ein Sitz im Ausschuss angeboten
Die Entscheidung über die tatsächliche Benennung bleibt den Partnern vorbehalten.
ohne Stimmrecht:
• Je ein Mitarbeiter der zuständigen Verwaltung der Partner
• Dem Land Schleswig-Holstein wird ein Sitz ohne Stimmrecht angeboten
Der Ausschuss wählt selbst den Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden.
Ergänzend zu den politischen Vertretern wird jeweils ein persönlicher Stellvertreter benannt.
c) Zur dauerhaften Wahrnehmung von Aufgaben im Bereich der Entwicklung im grenznahen Bereich bezogen auf das geografische Gebiet der Region Sønderjylland-Schleswig wird ein Ausschuss eingesetzt. Diesem obliegen insbesondere folgende Aufgaben:
• Gegenseitiger Informationsaustausch zu relevanten Themen
• Diskussionen und Stellungnahmen zu relevanten Fragestellungen der grenzregionalen Entwicklung
• Identifikation und Behandlung von relevanten Initiativen und Projekten
• Regelmäßiger fachlicher Austausch mit dem Vorstandsvorsitz
Initiativen, Aktivitäten und Projekte sind vom Vorstand zu genehmigen, sofern diese im Namen der Region Sønderjylland-Schleswig durchgeführt werden sollen oder die Ressourcen des Sekretariats beeinflussen.
Doppeltstrukturen und inhaltliche Überlappungen mit anderen Akteuren und Initiativen sind zu vermeiden.
Der Ausschuss für grenzregionale Entwicklung setzt sich wie folgt zusammen:
mit Stimmrecht:
• Je ein politischer Vertreter der Partner
• Der dänischen, deutschen und friesischen Minderheit wird je ein Sitz im Ausschuss angeboten
Ergänzend zu den politischen Vertretern wird jeweils ein persönlicher Stellvertreter benannt.
Die Entscheidung über die tatsächliche Benennung bleibt den Partnern vorbehalten.
ohne Stimmrecht:
• Dem Land Schleswig-Holstein wird ein Sitz ohne Stimmrecht angeboten
• Je ein Mitarbeiter der zuständigen Verwaltung der Partner
Der Ausschuss wählt selbst den Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden. Der Ausschuss gibt sich selbst eine Geschäftsordnung, die dem Prinzip der wechselnden inhaltlichen Trägerschaft Rechnung trägt. Die inhaltliche Trägerschaft liegt hier bei den kommunalen Partnern, die im Rahmen eines rotierenden Verfahrens die Verantwortung tragen. Der Rahmen für die Sitzungsdurchführung wird durch das Sekretariat sichergestellt.
d) Xxxxxx der Vorstand die Einsetzung weiterer Ausschüsse wünscht, ist eine Anlage zu dieser Vereinbarung zu erstellen.
§ 6 Ad-Hoc-Ausschüsse
Zur Bearbeitung von Einzelaufgabenstellungen kann der Vorstand Ad-Hoc- Ausschüsse zur Bearbeitung einer konkreten Aufgabe einsetzen. Der Ausschuss löst sich wieder auf, sobald der Arbeitsauftrag erledigt ist. Der Arbeitsauftrag wird durch den Vorstand erteilt. Für die Benennung der Mitglieder dieser Ausschüsse gilt dies gleichermaßen. Die Größe und Zusammensetzung der Ausschüsse hängt von dem jeweils zu bearbeitenden Auftrag ab. Die Gruppenstärke soll 10 nicht übersteigen.
§ 7 Sekretariat
Es wird ein Sekretariat für die Organisation eingerichtet.
Es wurde vereinbart, dass die Kommune Aabenraa als Anstellungsträger des Sekretariats fungiert und somit alle Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit dem Personal bei der Kommune liegen. Die zu erwartenden Kosten hierfür werden durch die Haushalte gedeckt, die die Partner beschlossen haben.
Forderungen aus arbeitsrechtlichen Verhältnissen können weiterhin nicht gegen die übrigen Kooperationspartner erhoben werden und auch nicht zwischen den Partnern der Kooperation, sofern diese allein durch die Kommune Aabenraa zu verantworten sind. Im gegenteiligen Fall werden die Ausgaben nach dem üblichen Schlüssel verteilt.
Sollten die Partner eine Änderung der organisatorischen Verankerung des Sekretariats wünschen, ist eine gesonderte Vereinbarung zu erarbeiten.
Dem Sekretariat obliegt die laufende Verwaltung der Organisation einschließlich der Vorbereitung, der Planung und der Nachbereitung der Sitzungen des Vorstandes, der Ausschüsse und Fachgruppen sowie weiterer vom Vorstand beschlossener Aktivitäten. Das Sekretariat unterstützt insbesondere die politische Netzwerkbildung mit Fachwissen sowie durch die Netzwerk-, Kooperations- und Arbeitsgruppen.
Die Leitung des Sekretariates entwirft einen zweijährigen Handlungsplan sowie die zugehörige Ergebnisvereinbarung zur Vorlage an den Vorstand nach Abstimmung in der Verwaltungsgruppe. Weiterhin obliegt die Haushaltsführung dem Sekretariat.
§ 8 Verwaltungsgruppe
Die Verwaltungsgruppe besteht aus Mitarbeitern der Partnerverwaltungen. Als Arbeitsgremium fungiert Sie als Bindeglied zwischen der Region Sønderjylland- Schleswig und den Partnern. Neben dem Vorstand ist sie insbesondere für die Kommunikation sowie die Informationsweitergabe an die politischen Entscheidungsträger bei den Partnerverwaltungen verantwortlich. Sie bereitet in Zusammenarbeit mit dem Sekretariat insbesondere die Sitzungen des Vorstandes (Tagesordnung und Beschlussempfehlungen) sowie weitere vom Vorstand beschlossene Aktivitäten vor.
§ 9 Finanzen
Die Ausgaben der Kooperation Region Sønderjylland-Schleswig werden nach Abzug von Zuschüssen Dritter von der deutschen und der dänischen Seite je zur Hälfte getragen. Alle Seiten haben vollen Zugang zu allen Informationen über die Finanzen der Organisation. Auf Verlangen erläutert das Sekretariat bzw. der Vorsitzende den zuständigen Gremien der Partner den aktuellen Haushalt.
§ 10 Haftung
Eine Schadenersatzverpflichtung o.ä. sowie die Haftung wird nach dem Recht entschieden, das am Sitz des Sekretariats gilt.
§ 11 Rechte und Pflichten
1. Jede Seite unterliegt der nationalen Gesetzgebung in ihrem eigenen Lande und respektiert die rechtlichen Verhältnisse auf der anderen Seite.
2. Da das Sekretariat der Organisation auf dänischer Seite liegt, wurde vereinbart, dass im Falle eines Rechtsstreits dänisches Recht gelten soll und der Gerichtsstand im Gerichtsbezirk des Sekretariatssitzes liegt.
3. Die Partner der Vereinbarung unterrichten sich gegenseitig über Maßnahmen und Initiativen, die grenzüberschreitende Bedeutung haben können.
4. Die Partner gewähren den Organisationen und Verbänden in der Region Sønderjylland-Schleswig im Rahmen der zur Verfügung stehenden
Arbeitskapazität Zugang zum Dienstleistungs- und Informationsangebot des Sekretariats.
§ 12 Schlussbestimmungen
1. Änderungen dieser Vereinbarung können nur schriftlich unter Zustimmung aller Partner der Vereinbarung vorgenommen werden.
2. Der Vorstand muss in Fünfjahresabständen die Erreichung der Ziele dieser Vereinbarung und die Weiterentwicklung der Region Sønderjylland- Schleswig grundsätzlich beurteilen und hierbei prüfen, ob er den Partnern eine Änderung dieser Vereinbarung vorschlagen will. Dabei wird er insbesondere auch auf die Empfehlungen zurückgreifen, die im Dialog mit verschiedenen Akteuren der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit erarbeitet wurden.
3. Die Vereinbarung wird mit Rücksicht auf die langfristige Zielsetzung in der Präambel auf unbestimmte Zeit getroffen.
4. Die Vereinbarung wird gekündigt, wenn die deutsche oder die dänische Seite mitteilt, dass sie die Vereinbarung kündigen möchte. Die Kündigungsfrist beträgt 12 Monate zum Jahresende. Die Abwicklung obliegt dem Vorstand. Etwaige Kosten einer Beendigung werden zu gleichen Teilen gemäß Verteilungsschlüssel
unter den Partnern aufgeteilt. Etwaige Schadensersatzansprüche werden nach den geltenden Gesetzen reguliert.
5. Die vorliegende Vereinbarung wird zur Unterschrift auf Deutsch und Dänisch in acht Exemplaren ausgefertigt. Beide Fassungen gelten gleichermaßen.
6. Die Bezeichnungen in dieser Vereinbarung gelten für Frauen und Männer gleichermaßen.
7. Die veränderte Vereinbarung tritt am 01.01.2017 vorbehaltlich der Zustimmung durch die verantwortlichen Gremien der Partner in Kraft. Mit dem Inkrafttreten verliert die Vereinbarung vom 16.09.1997 in der Fassung vom 03.11.2011, sowie sämtliche ggf. bestehenden Nebenabreden zu dieser, ihre Wirksamkeit.