Bilag 4 – Kontraktudkast
Bilag 4 – Kontraktudkast
§ 1 Parterne
Norddjurs Kommune
Torvet 3
8500 Grenaa
(i det følgende beskrevet som kommunen)
og
Adresse
Postnummer og by
(i det følgende beskrevet som kontrakthaver)
§ 2 Kontraktgrundlag – kontrakttype
Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med reglerne om offentlige udbud i henhold til udbudslovens §193, stk. 1, nr. 3 i (L nr. 1564 af 15/12/2015), som vedrører indkøb under tærskelværdien uden klar grænseoverskridende interesse.
Kontrakten beskriver kommunens og kontrakthavers forpligtelser og rettigheder således, at kontrakten samt det af kommunen udarbejdede udbudsmateriale med bilag, kontrakthavers tilbud samt spørgsmål og svar til udbudsmaterialet udgør det samlede kontraktgrundlag i prioriteret rækkefølge.
Kontraktgrundlaget består derfor af:
Udbudsmateriale med bilag fra kommunen.
Spørgsmål og svar i forbindelse med udbuddet
Eventuelt uddybende materiale.
Kontrakt mellem kontrakthaver og kommunen.
Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå].
Hvis der er uoverensstemmelser mellem to dokumenter i kontraktgrundlaget, går førstnævnte dokument forud for et senere nævnt dokument i kontraktgrundlaget.
Kontrakthavers almindelige forretningsbetingelser finder, som hovedregel, ikke anvendelse i denne kontrakt, men gælder dog for de områder, der ikke er omfattet af det samlede udbudsmateriale.
§ 3 Kontraktens omfang
Kontrakten omfatter levering af kapitalforvaltning til kommunen jævnfør udbudsmateriale. I tilfælde af nationale politiske beslutninger og / eller beslutninger hos tilsynsmyndigheder, som får store økonomiske konsekvenser for indeværende kontrakt i aftaleperioden, kan aftalegrundlaget genforhandles.
§ 4 Kontraktperiode, forlængelse og opsigelse
Kontraktperioden er fra den 1. januar 2023 til den 31. december 2026 med mulighed for forlængelse af kontrakten i op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Ønsker kommunen at forlænge aftalen, skal dette meddeles tilbudsgiver 6 måneder før udløb af kontrakten. Kontrakten kan i det tilfælde forlænges med enten 12 eller 24 måneder regnet fra aftalens oprindelige udløbsdato. Begge parter har en mulighed for at opsige kontrakten med løbende måned plus 9 måneder.
Hvis udbuddet indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Klagenævnet eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren aftalen, erklærer aftalen ”for uden virkning”, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny konkurrenceudsættelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe aftalen til ophør, kan aftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 3 måneders varsel. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen.
§ 5 Priser og vilkår i øvrigt
Priser og vilkår fremgår af udbudsmaterialet og kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå.
Grundlæggende elementer i tilbuddet kan ikke ændres.
Såvel supplerende ydelser, som ændringer af eksisterende ydelser, er omfattet af de generelle udbudsbetingelser i kontrakten, medmindre andet særskilt aftales mellem parterne. Kontrakthaver kan ikke opkræve gebyrer medmindre kontrakthaver særskilt har opgivet det i tilbuddet.
§ 6 Bonus
Omsætning som følge af denne kontrakt må ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, gebyrer, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.
Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve aftalen.
§ 7 Service og kvalitet
Kontrakthaver forpligter sig til at leve op til den i kontrakten med bilag og tilbuddet beskrevne kvalitet og service i ydelserne rettet mod kommunen, samt løbende at udvikle dette.
§ 8 Kommunikation
Kontrakthaver forpligter sig til at leve op til den i tilbuddet beskrevne kommunikation mellem parterne.
§ 9 Kontrakthavers adgang til modregning
Kontrakthaver kan ikke foretage modregning i forfaldne eller ikke forfaldne tilgodehavender hos kommunen uden særskilt aftale.
§ 10 Offentlige påbud
Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud, som naturligt henhører under dette arbejdsområde såvel på aftaletidspunktet som i kontraktperioden. Overtrædelse af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse jævnfør § 13.
§ 11 Overdragelse af forpligtigelser om serviceydelser
Kontrakthavers forpligtelser om serviceydelser i henhold til denne kontrakt kan ikke, uden forudgående skriftlig aftale med kommunen, overlades til udførelse af anden / andre leverandører. Overtrædelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse jævnfør § 13.
§ 12 Ordregivers overdragelse af rettigheder
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne aftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler, i tilfælde af strukturændringer i den offentlige sektor, eksempelvis ved kommunesammenlægning.
§ 13 Misligholdelse
Enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtelser i forhold til kontrakten udgør misligholdelse af kontrakten.
Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele kommunen dette, og kontrakthaver skal ved samme lejlighed underrette kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad kontrakthaver vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden.
Kommunen kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover.
Kommunen kan fastsætte en rimelig frist, inden for hvilken kontrakthaver skal opfylde sine forpligtelser i henhold til denne kontrakt. Undlader kontrakthaver herefter at opfylde sine forpligtelser, inden for den af kommunen fastsatte frist, er det at betragte som en væsentlig misligholdelse jævnfør nedenfor.
Ordregiver kan ophæve aftalen helt eller delvist, hvis kontrakthaver i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter aftalen eller underliggende aftaler.
Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af aftalen:
Kontrakthaver ydelser ikke overholder kvalitetskravene i denne aftale trods én skriftlig reklamation fra kommunen.
Kontrakthaver ikke foretager den nødvendige afhjælpning eller omlevering, på trods af én skriftlig reklamation fra kommunen.
Enhver forsinkelse
Kontrakthaver dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om kontrakthavers almindelige hæderlighed så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen.
Der indtræder rekonstruktion, konkurs, insolvens, likvidation eller i øvrigt væsentligt forringede forhold. Såfremt boet har ret til at indtræde i aftalen i medfør til konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.
Kontrakthaver overtræder de i udbudsbetingelsernes punkt 5 nævnte udelukkelsesgrunde, og leverandøren ikke indenfor en passende frist kan dokumentere sin pålidelighed, jf. udbudslovens § 138.
Kontrakthavers ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører.
Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare.
Manglende overholdelse af bestemmelsen om etik jf. § 19.
Manglende overholdelse af tavshedsbestemmelsen, jf. § 24.
Ovenstående punkter er ikke udtømmende.
I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt Kommunen, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er Kommunen berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Evt. merudgifter i forbindelse med dækningskøb kan modregnes i enhver fordring mod kontrakthaver.
Der foreligger altid en mangel ved kontrakthavers ydelse, såfremt ydelsen ikke opfylder denne aftale med tilhørende bilag, eller ydelsen ikke er som Kommunen med føje kunne forvente.
Kontrakthaver har på kommunens anmodning pligt til at afhjælpe påpegede mangler snarest. Såfremt afhjælpning ikke er mulig, eller kontrakthaver forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne gange, kan kommunen vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til kontrakthaver. Det forholdsmæssige afslag fastsættes under hensyn til manglens omfang og karakter, men kan ikke overstige betalingen for leverancen.
Kontrakthaver er erstatningsansvarlig overfor kommunen efter dansk rets almindelige regler om erstatning for tab, som kontrakthaver måtte påføre kommunen ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser.
Hvis kontrakthaver, i kontraktperioden, overtræder de i udbudsbetingelsernes punkt 5 nævnte udelukkelsesgrunde, så kan kommunen vælge at betragte indeværende aftale som misligholdt.
§ 14 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure
I tilfælde af force majeure, som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede.
Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af aftalen er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockout. For så vidt angår strejker og lockout er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i vides muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part meddelelse herom skriftligt, senest 5 hverdage efter at force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen.
Force majeure ved forsinkelse kan højes gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.
Hvis opfyldelse af aftalen helt eller på væsentlige punkter har være umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dag eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan kommunen vælge at ophæve aftalen.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt aftalen ophæves på grund af force majeure.
§ 15 Erstatning
Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler.
Kontrakthaver er pligtig til at holde kommunen skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af mangler ved leverancen eller kontrakthavers skadevoldende adfærd.
§ 16 Forsikring
Kontrakthaver skal i hele kontraktperioden have en gyldig almindelig erhvervsansvarsforsikring. Dermed menes ikke en ansvarsforsikring der dækker finansiel rådgivning, men blot den almindelige erhvervsansvarsforsikring der dækker det erstatningsansvar, som tilbudsgiver kan ifalde for skade tilføjet personer eller ting under udøvelse af virksomheden.
Kontrakthaver skal på kommunens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
§ 17 Hæftelse for tab
Såfremt kommunen lider tab som følge af kommunens brug af kontrakthavers serviceydelser hæfter kontrakthaver for det pågældende tab og er forpligtiget til at refundere kommunen dette tab. Denne paragraf gælder ikke tab opstået som følge af fejl eller misbrug fra kommunen eller kommunens ansattes side.
§ 18 Rapportering om hvidvask og lignende kritiske forhold
I denne paragraf er en ”underleverandør” udelukkende defineret som en finansiel samarbejdspartner, hvor kontrakthaver jævnfør lovgivningen (samt tilhørende bekendtgørelser) er forpligtiget til at gennemføre en ”due-diligence” af samarbejdspartneren og, hvor kontrakthaver desuden i den due-diligence er forpligtiget til at skulle inddrage, og vurdere, underleverandørens procedurer til forhindring af hvidvask.
Såfremt kontrakthaver, eller et koncernforbundet selskab, modtager dom for eller accepterer bødeforlæg for overtrædelser af hvidvasklovgivningen (straffeloven, hvidvaskloven eller lov om finansiel virksomhed) er kontrakthaver forpligtiget til at meddele dette til kommunen inden for rimelig tid, og gerne hurtigst muligt. Dette gælder også, hvis kontrakthaver er vidende om tilsvarende forhold hos kontrakthavers underleverandører.
Kontrakthaver er herudover forpligtet til, i de aftalte opfølgningsmøder, at rapportere til kommunen om andre lignende kritiske forhold vedrørende kontrakthaver selv, hvor kontrakthaver burde indse, at kommunen som samarbejdspartner har en interesse i at blive oplyst om disse forhold.
Dette gælder ikke alene, men også, begrundede formodninger om risiko for, at kontrakthaver selv, et koncernforbundet selskab eller kontrakthavers underleverandører er, eller har været, involveret i hvidvask, modtaget sigtelser/tiltaler om hvidvask eller andre væsentlige reaktioner fra tilsyn eller øvrige offentlige myndigheder med videre.
På kommunens anmodning er kontrakthaver forpligtet til, hurtigst muligt, at afgive uddybende og/eller supplerende redegørelser for forhold som vedrører ovenstående. Den supplerende og/eller uddybende redegørelse skal indeholde en beskrivelse af, hvordan kontrakthavers organisation har håndteret det, eller de pågældende, forhold, herunder hvilke tiltag der konkret er iværksat.
Kommunen respekterer, at kontrakthavers orienteringer / redegørelser afgives under iagttagelse af de forskellige tavshedsbestemmelser som kontrakthaver er underlagt.
Hvis kommunen vurderer, at kontrakthaver ikke har levet op til sine forpligtigelser om at afgive den nødvendige information, vil det give anledning til kommunens revurdering af det fortsatte samarbejde med kontrakthaver.
Den løbende rapportering til kommunen forventes blot at afspejle den udvikling der til enhver tid måtte være at rapportere om. Dette kan f.eks. blot være mundtligt og finde sted på de møder der alligevel afholdes vedrørende samarbejdet mellem kommunen og kontrakthaver.
§ 19 Etisk ansvar
Kommunen forudsætter, at kontrakthaver overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til følgende grundlæggende ILO-konventioner:
Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt kommunen bliver bekendt med, at kontrakthaver ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde aftalen med en tilsvarende tjenesteydelse, som opfylder aftalens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed, er kommunen uvedkommende.
§ 20 Tredjemandsrettigheder
Kontrakthaver indestår for, at kontraktshavers ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.
Rejser tredjemand krav mod kommunen med påstand om retskrænkelse af tredjemandsrettigheder, skal kommunen give kontrakthaver skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen vedrørende retskrænkelser af tredjemandsrettigheder og samtlige hermed forbundne omkostninger.
Kontrakthaver er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.
Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af aftalen i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for kommunen, er kommunen efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve aftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, kommunen lider som følge af denne ophævelse.
§ 21 Tvist
Aftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG finder ikke anvendelse på aftalen.
Uoverensstemmelser om aftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.
§ 22 Ændringer i lov
Sker der i kontraktperioden ændringer af gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, regler/påbud og regulativer m.v., der på væsentlige områder ændrer kravene til kontrakthavers indsats, kan der optages forhandling herom mellem parterne.
Tilsvarende er gældende, såfremt kommunen af strukturmæssige årsager ændrer den udbudte opgave/ydelse væsentligt, og dette ikke er i strid med udbudsreglerne.
§ 23 Ændringer
Enhver ændring eller tilføjelse til aftalen skal aftales skriftligt mellem Kommunen og Kontrakthaver og skal vedhæftes denne aftale som tillægs. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.
Kommunen kan, i det omfang det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kræve, at der foretages ændringer i aftalens omfang.
Kommunens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Kontrakthaver skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori eventuelle krav om forandringer i aftalen med hensyn til pris, tid og sikkerhed som følge af ændringen beskrives.
En ændring af aftalen er først gældende fra det tidspunkt, hvor der er indgået skriftligt tillæg til aftalen, Kontrakthaver har således ikke krav på merbetaling, medmindre der er indgået skriftligt tillæg til aftalen herom.
Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i den udbudte ydelse, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre ydelsen som påkrævet.
§ 24 Tavshedspligt
Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.
Ved kontraktens indgåelse skal det aftales, såfremt en af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, at der udarbejdes en fælles pressemeddelelse.
Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne inden udsendelsen foretages.
Kontrakthaver kontrakthavers ansatte, samt eventuelle underleverandør samt deres personale, er forpligtet til at bevare absolut tavshed med hensyn til ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med kontrakten. Det gælder også efter kontraktens udløb.
Særligt med hensyn til personoplysninger gælder herudover, at kontrakthaver er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning, herunder at foretage logning, sletning og destruktion af data og gennemføre interne procedurer, så der til enhver tid sikres fortrolighed om personoplysninger i overensstemmelse med Persondataloven. Kommunen kan i den forbindelse pålægge kontrakthaver at underskrive en databehandleraftale.
Kontrakthaver må bruge kommunen som almindelig reference, men må ikke uden kommunens forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om aftalen eller offentliggøre aftalens indhold. Kontakthaver må ikke anvende kommunen i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.
Ovenstående betingelser gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningsloven eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.
§ 25 Bistand ved kontraktophør
Kontrakthaver kan ved kontraktens ophør ikke beregne nogen former for omkostninger over for kommunen.
Kontrakthaver påtager sig ikke Kommunens eksterne omkostninger ved et fremtidigt skifte af samarbejdspartner, hvis skiftet skyldes normale årsager som f.eks. udløb af kontraktperioden.
Kontrakthaver er i forbindelse med kontraktens ophør, uanset ophørsgrund, forpligtet til vederlagsfrit at overdrage kommunen eller en af kommunen udpeget tredjemand alt nødvendigt materiale, oplysninger mv., der er nødvendige, for at kommunen eller tredjemand kan overtage udførelsen af de ydelser, der er omfattet af kontrakten, herunder stille de fornødne oplysninger til rådighed i forbindelse med et genudbud.
Underskrift
Dato:
|
|
Dato: |
|
|
|
Norddjurs Kommune |
|