Ledelsessekretariatet

Ledelsessekretariatet

3. november 2015

Kontraktbilag E – Tilknyttede ydelser

Indholdsfortegnelse

1 Besvarelse af bilag 1

2 Implementering og samarbejdsorganisation 2

2.1 Implementeringsplan 2

2.2 Ordregivers medvirken 2

2.3 Prøver 3

3 Uddannelse 4

4 Service, drift, vedligehold og videreudvikling 5

4.1 Service 5

4.2 Driftsplan 5

4.3 Vedligeholdelsesplan og samarbejde 6

1. Besvarelse af bilag

Tilbudsgiver udfylder nærværende bilag, afsnit 2 - 4, med en beskrivelse af de tilknyttede ydelser. Besvarelsen skal på fyldestgørende vis illustrere og dokumentere den implementering og efterfølgende driftsleverance, Ordregiver vil opnå ved indgåelse af kontrakten.

Tilbudsgiver skal således udfylde felterne markeret med [besvarelse] og kun disse. Ordregiver vurderer alene de hertil knyttede besvarelser samt bilag, som den enkelte besvarelse specifikt henviser til. Generelle henvisninger eller bilag vil således ikke blive inddraget for så vidt angår evaluering af underkriteriet.

Såfremt der er tilknyttet mindstekrav til besvarelserne, vil dette fremgå af den indledende vejledning jf. nedenstående.

Tilbudsgiver skal generelt sikre, at besvarelsen indfrier mindstekravene i Kontraktbilag B - Kravspecifikation.

2. Implementering og samarbejdsorganisation

Tilbudsgiver bedes herunder beskrive den samlede tilbudte implementering og samarbejdsorganisation for implementering og opstart. Det forventes at beskrivelsen som minimum indeholder følgende:

1. Introduktion til løsningen – fælles informationsmøde

2. Deltagelse i diverse projektgrupper mv.

3. Projektledelse

4. Migrering

5. Integration til andre systemer

6. Opsætning og konfigurering

7. Testplanlægning

8. Test af migrering

9. Test af integrationer og snitflader

10. Uddannelse

11. On-sitebistand ved driftsstart

12. Opfølgning – ibrugtagning af løsningen

1. Implementeringsplan

Tilbudsgiver bedes i detaljer beskrive den tilbudte implementeringsplan med klare mål og delmål samt konkrete beskrivelser af de enkelte faser. I implementeringsplanen skal (mindstekrav) følgende forhold indarbejdes:

Detaljeret tidsplan for installation af løsningen skal indeholde:

1. Afklaringsfase

2. Frist for Ordregivers udtræden

3. Undervisning af Ordregivers personale

4. Installationsdag

5. Overtagelsesdag d. 1. april 2016 (senest d. 1. maj 2016)

6. Driftsprøve bestået

7. Driftsstart

2. Ordregivers medvirken

Tilbudsgiver skal beskrive, hvilke roller fra Ordregiver der vil blive inddraget i implementeringen og i hvilket omfang samt hvornår i tidsplanen. Det bemærkes i den forbindelse, at Ordregiver har tilknyttet projektleder med overordnet ansvar for implementeringen, der dermed vil være primær samarbejdspart.

3. Prøver

Tilbudsgiver skal udarbejde udkast til prøveplaner for henholdsvis overtagelses- og driftsprøve for løsningen indeholdende procedure, indhold og godkendelseskriterier.

Besvarelse ”Implementering og samarbejdsorganisation”

Den gode besvarelse sammenfatter ovenstående 2.1, 2.2 og 2,3 og illustrerer et klart, målrettet og skræddersyet implementeringsforløb for løsningen hos Ordregiver. Tilsvarende illustreres en hensigtsmæssig inddragelse af Ordregiver.

I forhold til sidste frist for overtagelsesdag 1. april 2016, er dette ikke en ultimativ frist. Såfremt tilbudsgiver byder ind med en implementeringsplan, som medvirker til en senere overtagelsesdag end 1. april 2016, vil dette imidlertid bevirke, at de hermed forbundne datoer (implementering og kontrakt mv.), vil blive konsekvenstilpasset, således at fx kontraktens bodsbestemmelser kan bringes i korrekt anvendelse i så fald, at tilbudsgiveren ikke opfylder sine forpligtelser. Bemærk i denne forbindelse, at seneste mulige overtagelsesdag er 1. maj 2016. Tilbydes overtagelse efter denne dato, vil dette være ensbetydende med, at Tilbudsgivers tilbud vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt.

Ordregiver gør opmærksom på, at migreringsbehov og muligheder for migrering afdækkes og aftales endeligt med den vindende tilbudsgiver i afklaringsfasen. I så fald at ordregiver ønsker migrering af data og test af migrering, vil vederlaget til den vindende tilbudsgiver blive beregnet på baggrund af anvendt tidsforbrug og de i Kontraktbilag C – Tilbudsliste oplyste timepriser.

Den gode besvarelse, der sandsynliggør en implementering 1. april 2016 med velbeskrevet varetagelse af de krævede og ønskede aktiviteter, vil Ordregiver vurdere positivt, hvorimod Ordregiver vil vurdere en tilsvarende implementeringsplan med en sen overtagelsesdato mindre positivt.

[Besvarelse indføres her]

3. Uddannelse

Tilbudsgiver bedes beskrive den tilbudte uddannelse, herunder hvordan uddannelsen vil blive gennemført i forhold til forskellige roller, og hvorledes tilbudsgiver vil sikre, at Ordregiver kan ibrugtage og efterfølgende drifte løsningen med henblik på at opnå det optimale udbytte. Endvidere bedes tilbudsgiver beskrive, hvilke undervisningsmaterialer der vil blive gjort tilgængelige, eksempelvis i form af fysiske materialer og e-learning.

Uddannelse i systemet skal tilbydes Ordregivers systemadministratorer. Der forventes uddannet 5 systemadministratorer.

Det er Ordregivers forventning selv at forestå nødvendig og relevant intern uddannelse. Dette i forbindelse med ibrugtagning af løsningen samt den løbende relevante uddannelse, som vurderes nødvendig for at eksisterende såvel som nye brugere har færdighederne til at anvende løsningen. Tilbudsgiver skal understøtte denne interne uddannelse – initialt samt henover tid, hvor der kan foreslås konkrete værktøjer, planlægning og tiltag, hvor der tages hensyn til Ordregivers ressourceanvendelse.

Indholdet af uddannelsen skal omfatte alle væsentlige aspekter af løsningen, herunder simpel og avanceret brug, forvaltning og intern drift af løsningen.

Uddannelsen skal afholdes på en af Ordregiver anvist lokation. På Ordregivers anmodning kan uddannelsen blive afholdt i tilbudsgivers undervisningslokaler.

Besvarelse ”uddannelse”

Den gode besvarelse illustrerer et gennemtænkt uddannelsesforløb med differentierede undervisningsmuligheder såvel i henseende til rollernes behov som i omfanget og indholdet af undervisningen. Besvarelsen indeholder, hvorledes Ordregiver anbefales at gennemføre uddannelse af sine medarbejdere – på kort og lang sigt. Det ønskes beskrevet, hvorledes Ordregiver gennemfører den interne uddannelse med henblik på implementering af løsningen samt fastholder og udvikler værdien af løsningen henover tid. Fx når nye medarbejdere skal uddannes, og eksisterende brugeres skal oplæres i ny funktionalitet eller til at varetage funktioner på et højere rettighedsniveau. Der efterspørges besvarelse indeholdende såvel uddannelsesplan samt de tilbudte og foreslåede værktøjer, der anbefales til opnåelse af førnævnte, og som stilles til rådighed for Ordregiver.

[Besvarelse indføres her]

4. Service, drift, vedligehold og videreudvikling

1. Service

Tilbudsgiver bedes beskrive det tilbudte ”service level agreement”-niveau (SLA), herunder hvilke muligheder Ordregiver har for at få teknisk bistand. Besvarelsen skal redegøre for omfanget af bistand, hvilket indebærer en beskrivelse af tilgængeligt tidsrum, kontaktmetoder, omfanget af problemløsning og eventuelle begrænsninger. Beskrivelsen skal (mindstekrav) indeholde følgende:

Hotline service som kan kontaktes alle hverdage (undtagen lørdag) i tidsrummet mellem kl. 8.30-16. Hotline service besvarer korte præcise spørgsmål vedrørende forvaltning, anvendelse og drift af løsningen, foretager simpel problemdiagnosticering og yder generel vejledning vedrørende løsningen som helhed. Henvendelser til hotline service kan foretages af UCC’s systemadministratorer og IT-afdeling (2. level support). Der vil ikke være behov for direkte brugerkontakt til hotline service (1. level support).

Besvarelse ”Service”

Den gode besvarelse sikrer Ordregiver hurtig og effektiv bistand/service i størst muligt tidsrum, herunder en bredt dækkende problemløsningsbistand med færrest mulige begrænsninger.

[Besvarelse indføres her]

2. Driftsplan

Tilbudsgiver bedes endvidere i detaljer beskrive den medfølgende driftsplan, herunder beskrivelse af, hvordan Ordregiver opnår bedst mulig driftseffektivitet.

Beskrivelsen skal (mindstekrav) indeholde følgende:

1. Forudsætninger for opnåelse af målsætning om en driftseffektivitet på minimum 98 % på alle hverdage i tidsrummet 8.30-16.

2. En klar beskrivelse af, hvorledes Ordregiver kan måle driftseffektiviteten (med angivelse af formel og definitioner) per kvartal. Det er således et krav, at Ordregiver kan registrere og dokumentere driftseffektiviteten. Det er således forventningen, at Ordregiver får adgang til at identificere, hvad der måtte udløse en eventuel lang svartid.

3. Løsningen skal som udgangspunkt levere svartider under 5 sekunder, både i forhold til rekvirering af interne og eksterne forespørgsler. I tabellen nedenfor kan Tilbudsgiver angive relevante centrale forespørgsler/transaktioner for den tilbudte løsning og den forventede svartid på den enkelte forespørgsel /transaktion. I besvarelsen bedes anført hvilke forudsætninger, der skal være til stede, for at den maksimalt anførte svartid overholdes.

Nr.	Forespørgsler/transaktioner	Maximum svartider i sekunder
1
2
3
4
6
7
8

Besvarelse ”Driftsplan”

Den gode besvarelse illustrerer og beskriver en stabil løsning med korte svartider og højst mulig driftseffektivitet.

[Besvarelse indføres her]

3. Vedligeholdelsesplan og samarbejde

Endelig skal Tilbudsgiver i detaljer beskrive den tilbudte vedligeholdelsesplan og samarbejdsorganisation. Beskrivelsen skal (mindstekrav) indeholde følgende:

1. Hvordan vedligeholdelsesarbejder planlægges og udføres, så de er til mindst gene for Ordregiver.

2. En detaljeret beskrivelse af den tilbudte vedligeholdelse af henholdsvis:

   1. Løsningen, herunder levering af nye versioner og releases.

   2. Dokumentation, herunder tilbudte undervisningsmaterialer, installationsvejledninger o.lign.

3. En beskrivelse af Tilbudsgivers forslag til samarbejdsorganisation

Besvarelse ”Vedligeholdelsesplan og samarbejde”

Den gode besvarelse illustrerer og beskriver, hvordan Ordregiver opnår en til alle tider vedligeholdt leverance med hurtig og effektiv mangelafhjælpning, herunder en beskrivelse af den samarbejdsorganisation, der skal sikre dette.

[Besvarelse indføres her]