Partnerskabsaftale melem drift og administration i Rudersdal Kommune
Partnerskabsaftale melem drift og administration i Rudersdal Kommune
Teknik og Miljø’s opgaver i kommunerne rækker efterhånden meget bredt fra administration og vedligehold af veje og parker til miljø og natur, og hvad der i øvrigt er knyttet til området af f.eks. forsyning, kirkegårde, vedligehold af kommunale bygninger, rengøring, m.v.
Af teknisk chef Xxxxx Xxxxxxxxxx, xxxx@xxxxxxxxx.xx
Det har afstedkommet en mangfoldighed af organisationsformer og sammenhænge, som er begrundet i, at organisationen altid har passet opgaven, eller at ledelse og opgaver lige passede til hinanden, eller at der er tænkt nyt i forbindelse med sammenlægninger og behov for fælles kultur, arbejdsforhold m.v.
Ny organisation ba- seret på fællesskab og
-kultur
I Rudersdal Kommune valgte vi i en ny orga- nisation at satse på ar- bejdsfællesskab og -kul- tur først uden at lave væsentligt om på sam- arbejdsformen mellem drift og administration. Rudersdal Kommune er sammensat af de tid- ligere Birkerød Kom-
mune og Søllerød Kommune, på tværs af amtsgrænse, og med vidt forskellige kulturer.
2007 blev brugt til at samle og udvikle det bedste fra de 2 organisationer. Vi fandt dog hurtigt ud af, at samspillet mellem drift og administration betyder rigtig meget for effektivitet, målrettethed og medarbejder- nes tilfredshed med arbejdet. Driften kører gerne alene med suveræne beslutninger om vedligeholdelsesstandarder og prioriteringer, mens administrationen står til kritik og be- svarelse af borgmesterbreve m.v.
Vi besluttede derfor tidligt, at det var
16 TRAFIK & VEJE • 2009 MAJ
nødvendigt med udvikling af samarbejdet i et partnerskab, som styrer beslutnings- processerne og sikrer, at indgåede aftaler og forventninger/prioriteringer af kvalitet og kvantitet holdes, uden at økonomien løber løbsk.
Partnerskabsmodellen
Partnerskabsmodellen blev udviklet i
2007 og har nu fungeret godt et år på god vis, dog stadig med udfordringer til samar- bejdet.
Partnerskabet er fastlagt i 2 forholdsvis enkle dokumenter, en partnerskabsaftale gældende for 4 år, og en årsaftale som for- nyes hvert år inden 1. januar.
Partnerskabsaftalen på 14 sider indeholder i korte træk:
• Fælles målsætninger for samarbejdet og
kommunen, samt drifts- og administrativ organisation
• Organisering af partnerskabet med sty-
regruppe, partnerskabsgruppe og organi- sationernes forpligtelser i forhold til hin-
anden og kommunen som virksomhed
• Indhold af årsaftale og krav om årsrapport for partnerskabets mål og resultater
• Økonomi og spillereg- ler for disponeringer, til- lægsbevillinger, mere- og mindreforbrug, brug af evt. overskudskapacitet m.m.
• Udbudsplan, hvor alle drif- tens opgaver i løbet af en 4-årig periode skal udbudsprøves, både for at skærpe effektiviteten og for at sikre, at vi ikke udfører opgaver i det offentlige, som
private virksomheder kunne gøre billigere
• Effektiviseringskrav på 5% i partner- skabsperioden
• Kvalitetsbeskrivelser og styring
• Samarbejdet til sikring af fælles arbejds- planlægning, videndeling og faglig spar- ring, konfliktløsning, møderækker og em- ner, der som minimum skal behandles.
Partnerskabsaftalen er godkendt af politi- kerne.
Årsaftalen
Årsaftalen er på 13 sider og fornyes hvert år. Den indeholder for hvert fagområde, veje, parker, kirkegårde m.v. i korte træk følgende:
• De økonomiske rammer opdelt i de øko-
nomiske rammer, som driften har ansva- ret for, administrationens økonomiske ramme og en fælles økonomisk ramme til opnåelse af særlige resultatmål og udvik- lingsopgaver. Indenfor disse rammer ad- ministreres efter kvalitetskrav, kvalitative mål og almindelig basisdrift. Der måles ikke på de enkelte kontosæt.
• De faste opgaver, som enten er beskrevet
med kvalitetsstandarder i selvstændige do- kumenter (park-området) eller i bilag til årsaftalen.
• Opgaver, der skal udbudsprøves det på-
gældende år. Prisafprøvningerne er tilret- telagt efter, at vi kan nå at få alle opga- ver grundigt beskrevet og opmålt inden udbud, så såvel bydende som egen orga- nisation har en fair chance for at give et kvalificeret bud.
• Resultatmål og konkrete opgaver, som omfatter særlige fokusområder, vi i fælles- skab har prioriteret økonomiske midler til på hvert fagområde.
• Udviklingsopgaver, der både kan være ud-
vikling administrativ, organisatorisk, me- todeudvikling eller udvikling af en park eller et bymiljø m.v.
Årsaftalen godkendes af Teknik og Miljøud- valget før årets start.
Faste kontrakter
For alle kommunale bygningers udearealer har vi administrativt indgået faste kontrak- ter om vedligeholdelsesstandard og ydelser med brugerne, i forhold til kvalitetsstandard på det grønne område. Arbejdet udføres af driften, der i partnerskab med administrati- onen har fastlagt enhedspriser og resursebe- hov. Dermed har vi fået afstemt brugernes forventninger med økonomi og kvalitet.
Ro i organisationen
Partnerskabsmodellen har givet ro i organi-
sationen som helhed, selv om der fortsat er knaster, der skal files af i forhold til, hvem der bestemmer kvalitet, frekvens m.v.
Utrygheden kan i væsentlighed begræn- ses til de årlige prisafprøvninger, hvor der fra driftens side er meget bevidsthed og vilje til at vinde arbejdet. Det lykkedes også de fleste gange, men vi oplever bud, der ligger tæt på hinanden. Vi har i samarbejde med vores centrale økonomiafdeling arbejdet grundigt på at fastlægge de rigtige time- og maskinpriser m.v., så vi er sikre på, at de kan stå for en eventuel prøvning i Klagenævnet for Udbud.
Afslutningsvis er det en spændende og udviklende proces at få et partnerskab op at stå og balancere en model, hvor der ad- ministrativt er ønske om at styre opgaverne tæt, mod en driftsorganisation, der ønsker at køre mest mulig selv, og en økonomisk rammestyring, med frihed til at disponere inden for hovedkonti.
⏹
TRAFIK & VEJE • 2009 MAJ 17