Contract

Dette udbud afholdes som udbud med forhandling efter reglerne i udbudslovens §§ 61 – 66. De virksomheder, der prækvalificeres efter udvælgelsesfasen i udbuddet, vil blive inviteret til at deltage i forhandlingsfasen, jf. pkt. 9., der starter med, at Tilbudsgiverne afleverer et indledende tilbud. Forhandlingsfasen kan gentages, således at der afleveres mere end et indledende tilbud, og der gennemføres flere forhandlingsrunder.

Efter forhandlingsfasens afslutning afgiver Tilbudsgiverne endelige tilbud, jf. pkt. 10..

Alle opstillede frister for udbudsforretningen i nærværende udbudsbetingelser er vejledende. Ordregiver forbeholder sig således ret til at ændre tidsfristerne, såfremt det bliver nødvendigt.

3.Baggrunden for udbuddet

Ordregiver har etableret et projekt (ASTA), der skal implementere et system til ansøgnings-og tilskudsadministration til afløsning for Ordregivers eksisterende løsninger på området. Projektets primære formål er at sikre et kvalitetsløft af tilskudsprocesserne, således at styrelsen får et moderne tilskudsadministrativt system, som understøtter arbejdsprocesser og arbejdsgange forvaltningsretligt korrekt og på en brugervenlig måde.

Ordregiver administrerer mange puljer med forskellige regler og arbejdsprocesser. Selve tilskudsadministrationen varetages både på Ordregivers egne vegne og på vegne af selvstændige udvalg, som Ordregiver bistår med sekretær- og administrationsopgaver.

Derfor er det et mål at vælge og implementere et system, der kan opsættes fleksibelt af Ordregiver, både med hensyn til datafelter og indhold, men også med hensyn til arbejdsprocesser og gennemløb.

Ordregiver efterspørger et ansøgnings- og tilskudsadministrativt system, der understøtter hele processen fra ansøgers udfyldelse af den aktuelle ansøgning, over behandling hos en sagsbehandler, udvalg eller ved objektiv beregning til udbetaling af tilskud eller udfærdigelse af tilladelser og afrapportering samt offentliggørelse af det endelige resultat. Herudover skal der kunne foretages rapportering på sagerne i alle faser af forløbet.

Der knyttes en vedligehold- og supportaftale til anskaffelsen, jf. kontraktbilag 5.

Nærmere information om systemet fremgår af bilag 3A til kontrakten.

4.Optioner

Kontrakten indeholder optioner, der skal indgå i tilbuddet:

Option 1: Konvertering af igangværende sager fra TAS – delmængde 1 af 3

Option 2: Konvertering af igangværende sager fra TAS – delmængde 2 af 3

Option 3: Konvertering af igangværende sager fra TAS – delmængde 3 af 3

Optionerne er nærmere beskrevet i bilag 3A afsnit 8.

Optioner kan af Ordregiver bestilles i rækkefølge, således at option 1 altid skal bestilles først, herefter kan option 2 bestilles og endelig option 3, såfremt Ordregiver ønsker dette. Option 3 kan således ikke bestilles uden af option 1 og 2 ligeledes er bestilt.

Tilbudsgiver skal i sin prissætning tage højde for ovenstående.

Optionerne må ikke prismæssigt bindes sammen.

Tilbudsgiver skal prissætte optioner i bilag 12.

Ved prissætning af optioner skal Tilbudsgiver være opmærksom på, at konvertering af historiske data er en del af den samlede leverance, jf. bilag 3A afsnit 7.2.

De nærmere bestemmelser vedrørende accept af optioner fremgår af bilag 1.

5.Varighed

Fra ibrugtagningstidspunktet er kontrakten forløbende med mulighed for opsigelse, jf. Kontraktens punkt 30.

6.Udbudsmaterialet

6.1Generelt

Udbudsmaterialet, der udgør grundlaget for gennemførelsen af processen, omfatter følgende dokumenter:

Udbudsbekendtgørelsen.
Nærværende udbudsbetingelser.
Bilag A-D til nærværende udbudsbetingelser:
- Bilag A: Skabelon til brev, som Tilbudsgiver kan benytte ved afgivelsen af tilbud i tilbudsfasen.
- Bilag B: ESPD til udfyldelse (XML-fil)
- Bilag C: 1. Underleverandørerklæring

2. Konsortieerklæring

Bilag D: Udbudstidsplan

Kontrakt mellem Ordregiver og den vindende Tilbudsgiver.
Kontraktens bilag 1-17, som indeholder detaljerede krav til de ydelser, der anskaffes.

: Tidsplan
: Kundens it-miljø
: Leverancebeskrivelse med Kravspecifikation og Løsnings be- skrivelse samt ændringsmuligheder (herunder optioner)
: Dokumentation
: Vedligeholdelse og support
: Servicemål
: Drift
: Databehandleraftale
: Ændringshåndtering og bestilling af videreudvikling
: Samarbejdsorganisation
: Kundens deltagelse
: Leverancevederlag og betalingsplan samt øvrige priser
: [Udgår]
: Prøver
: Licensbetingelser
: Ophørsydelser
: Spørgsmål og svar fra tilbudsproces

Udbudsmaterialet kan revideres i løbet af processen, jf. pkt. 9.4.2.

Udbudsmaterialet kan hentes på Ordregivers hjemmeside: xxxx://xxxx.xx/xx-xxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxx

6.2Mindstekrav og krav

Ordregiver har i udbudsmaterialet stillet visse mindstekrav til den udbudte ydelse. Sådanne mindstekrav vil ikke blive ændret i løbet af udbudsprocessen, og ved afgivelsen af det endelige tilbud skal alle mindstekrav opfyldes/overholdes.

Ordregivers øvrige krav (ikke mindstekrav) til den udbudte ydelse kan indgå i forhandlingerne, og Ordregiver kan foretage ændringer af sådanne krav i løbet af processen. Eventuelle forbehold over for sådanne krav i det endelige tilbud vil blive håndteret i overensstemmelse med evalueringskriterierne fastlagt i pkt.10.5.1.

7.Egnethedsvurdering og udvælgelse

Inden tilbuds- og forhandlingsfasen indledes, jf. nedenfor, skal de virksomheder, der ønsker at afgive tilbud, anmode om at blive prækvalificerede.

Det er alene prækvalificerede virksomheder, der får mulighed for at afgive tilbud i henhold til nærværende udbudsmateriale. Der udsendes underretningsbreve til samtlige virksomheder, der har anmodet om prækvalifikation. Til de virksomheder der prækvalificeres vil underretningen samtidig være en opfordring til at afgive tilbud.

Udbudsbekendtgørelsen sætter rammen for prækvalifikationen, men i det følgende er uddybet de betingelser, der gælder for egnethedsvurderingen.

For at blive prækvalificeret skal virksomheden udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) og indsende det til Ordregiver. Ordregiver har forberedt et ESPD, der er bilag B til udbudsbetingelserne.

Vejledning til udfyldelsen kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledninger på xxx.xxxxxxxxxx.xx

7.1Personlige forhold

Oplysninger om den økonomiske aktørs/Tilbudsgivers identitet samt generelle oplysninger om den økonomiske aktør, oplyses i ESPD del ll, Punkt A.
Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter, oplyses i ESPD del ll, Punkt B
Oplysninger om den økonomiske aktør baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde udvælgelseskriterierne, oplyses i ESPD del ll, Punkt C (Bemærk, at selvstændig ESPD’ er i givet fald skal udfyldes pr. aktør, ligesom der skal underskrives en underleverandørerklæring for hver virksomhed, som Tilbudsgiver baserer sig på, jf. bilag C (1))
Oplysninger om hvorvidt den økonomiske aktør anvender underleverandører, oplyses i ESPD del II, punkt D
Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135, stk. 1, oplyses i ESPD del III, punkt A.
Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af den obligatoriske udelukkelsesgrund vedrørende gæld til det offentlige i udbudslovens § 135, stk. 3 eller den frivillige udelukkelsesgrund vedrørende gæld til det offentlige i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 7, oplyses i ESPD del III, punkt B
Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af en af de frivillige udelukkelsesgrunde, som nationalt er gjort obligatoriske i udbudslovens § 136, oplyses i ESPD del III, punkt C.
Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund vedrørende konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling eller tvangsakkord i udbudslovens § 137. stk. 1, nr. 2, oplyses i ESPD del III, punkt C.

Såfremt en Tilbudsgiver er omfattet af én eller begge af de anvendte frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 stk. 1 nr. 2 og nr. 7 vil det betyde udelukkelse fra udbudsforretningen.

Følgende dokumentation for personlige forhold skal fremlægges, når Ordregiver anmoder herom:

Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at Tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1.

Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at Tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i udbudslovens § 135, stk. 3, og § 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, nævnte tilfælde.

Udsteder det pågældende land ikke de ovennævnte dokumenter eller certifikater, eller dækker disse ikke alle de i udbudslovens § 135, stk. 1 eller 3, og § 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det land, hvor ansøgeren eller Tilbudsgiveren er etableret.

En serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen anses som udgangspunkt for tilstrækkelig dokumentation for danske virksomheder. Det skal bemærkes, at serviceattester udstedt af Erhvervsstyrelsen før den 1. januar 2016 ikke er fyldestgørende i henhold til Udbudsloven.. Såfremt Tilbudsgiver har udenlandsk repræsentation i direktion/bestyrelse vil disse personer kun være dækket af serviceattester udstedt efter 30. januar 2017. Det skal bemærkes, at Ordregiver ikke vil acceptere serviceattester, der er ældre end 6 måneder. Tilbudsgiverne kan derfor være nødt til at indhente nye serviceattester for at dokumentere personlige forhold. Det skal forventes, at det tager ca. to uger at indhente serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.

7.2Krav til økonomisk og teknisk kapacitet

7.2.1Økonomisk kapacitet

Tilbudsgiver skal angive sin omsætning i det senest godkendte regnskabsår. Tallene oplyses i ESPD del IV, punkt B

Det er et mindstekrav til omsætningen, at den var på mindst DKK 15.000.000 i det senest godkendte regnskabsår.

Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som Tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning pr år.

Tilbudsgiver skal fremlægge sit resultat for senest godkendte regnskabsår. Dette oplyses i ESPD del IV, punkt B under ”Finansielle nøgletal”.

Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiveren har haft et positivt resultat i seneste regnskabsår.

Følgende uddybende dokumentation skal forelægges, såfremt Ordregiver anmoder herom:

Fremlæggelse af godkendt regnskab fra det seneste regnskabsår.

Tilbudsgiver kan i øvrigt godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Ordregiveren forlanger.

7.2.2Teknisk kapacitet

Referencer

Tilbudsgiver udarbejder en referenceliste over de 5 betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste 3 år. Referencelisten skal indeholde en beskrivelse af opgaven samt relevansen af denne, omsætningen for opgaven (cirkatal), tidspunktet for opgavens udførelse samt modtageren af opgaven. Referencer oplyses i ESPD del IV, Punkt C.

Referencer vil ikke blive anvendt som egnethedskrav, men vil blive anvendt såfremt Ordregiver modtager flere end 4 anmodninger om prækvalifikation, jf. nedenfor under punkt 7.3

Følgende uddybende dokumentation skal forelægges, såfremt Ordregiver anmoder herom:

Der vil ikke blive krævet yderligere dokumentation for referencer. Det skal dog bemærkes, at Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de af Tilbudsgiver angivne referencer med henblik på at få attesteret oplysningerne.

7.3Udvælgelse

Som angivet i udbudsbekendtgørelsen vil Ordregiver maksimalt prækvalificere 4 virksomheder til at afgive tilbud. Såfremt det er nødvendigt, vil udvælgelsen ske på baggrund af de bedste og mest relevante referencer, vurderet ud fra de referencer, som Tilbudsgiver har angivet i ESPD, jf. ESPD del IV, Punkt C, nr. 1b.

7.4Underleverandørerklæring

Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at udfylde den i bilag C (1) vedlagte underleverandørerklæring for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Derudover skal den eller de andre enheder, som Tilbudsgiver støtter sig på afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument. I modsat fald har Ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet.

Såfremt Tilbudsgiver vælger at danne et konsortium til kontraktens start, så skal deltagerne hæfte ubegrænset, direkte og solidarisk for kontraktens opfyldelse. Deltagerne skal desuden udpege en bemyndiget i forholdet til Ordregiver. Konsortier skal underskrive en særskilt konsortie-erklæring, jf. bilag C (2)

Eventuelle underleverandør/konsortie-erklæringer vil blive en del af kontraktens bilag 10 ved kontraktens indgåelse

8.Indledende orienteringsmøde

Ordregiver inviterer alle Tilbudsgivere til orienteringsmøde om udbuddet. Mødet vil blive afholdt på datoen og i tidsrummet angivet i bilag D, på følgende adresse:

Slots- og Kulturstyrelsen

H.C. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0

1553 København V

Henvendelse i receptionen

På mødet vil Ordregiver forklare baggrunden for udbuddet og den valgte udbudsproces. Ordregiver vil også give en mere generel orientering om udbudsmaterialets opbygning, samt hvordan Tilbudsgiverne skal forholde sig til udbudsmaterialet.

Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet bedes Tilbudsgiver senest 5 dage inden mødet meddele, hvorvidt Tilbudsgiver agter at deltage i orienteringsmødet med oplysning om forventet deltagerantal. Tilmelding sker til Xxxx Xxxxxx på xxx@xxxx.xx.

Ordregiver tager forbehold for at reducere antallet af repræsentanter pr. Tilbudsgiver.

Tilbudsgiver kan stille spørgsmål under orienteringsmødet. Såfremt spørgsmålet efter Ordregivers vurdering ikke egner sig til besvarelse på mødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at kræve nærmere overvejelser hos Ordregiver, kan Ordregiver dog henvise Tilbudsgiver til at stille spørgsmålet skriftligt.

Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som alle Tilbudsgivere efterfølgende vil få tilsendt.

9.Forhandlingsfasen

Forhandlingsfasen løber fra de udvalgte ansøgeres modtagelse af Ordregivers opfordring til at deltage i processen og frem til anmodning om endelige tilbud, jf. pkt. 10..

Forhandlingsfasen har som det væsentligste til formål at etablere en hensigtsmæssig ramme for dialog mellem Ordregiver og Tilbudsgiverne om de indledende tilbud og Ordregivers udbudsmateriale. Dialogen via forhandlingerne skal sikre, at de endelige tilbud bedst muligt opfylder Ordregivers behov, understøtte en effektiv og god konkurrence om ordren og hindre misforståelser og fejl.

Alle Tilbudsgivere vil blive indkaldt til den første forhandlingsrunde. En forhandlingsrunde kan bestå af flere møder, og alle Tilbudsgivere får tilbudt det samme antal forhandlingsmøder. Herefter vil der være mulighed for Tilbudsgivere til at fremsende et revideret tilbud. I denne fase udarbejder Ordregiver ændringer til udbudsmaterialet, såfremt dette skønnes nødvendigt, jf. punkt 9.4.2. I så fald skal Tilbudsgivernes basere deres reviderede tilbud på baggrund af det reviderede udbudsmateriale.

Såfremt det skønnes nødvendigt, vil der blive afholdt en forhandlingsrunde 2. I givet fald vil alle tilbudsgivere blive indbudt til forhandlingsrunden.

Processen fra runde 1 gentages i forhold til forhandlingsrunde 2. På baggrund af forhandlingsmøder vurderer Ordregiver, hvorvidt de reviderede tilbud, der kan afgives efter forhandlingsrunde 2, skal være endelige - eller hvorvidt der er behov for en forhandlingsrunde 3. Dette meddeles Tilbudsgiverne inden afgivelse af revideret tilbud.

Senest efter forhandlingsrunde 3 skal der indgives endelige tilbud, der kan således maksimalt blive tale om tre forhandlingsrunder.

Tilbudsgiverne opfordres til at deltage i forhandlingerne med eksperter og nøglepersoner, der har den fornødne ekspertise. Tilbudsgiverne skal ligeledes påregne, at forhandlingsfasen bliver et intensivt forløb.

9.1Det indledende tilbud

Tilbudsgiverne skal afgive indledende tilbud i overensstemmelse med de i pkt. 10.1 fastsatte retningslinjer, der således også gælder for de indledende tilbud med de modifikationer, der fremgår nedenfor.

Det indledende tilbud skal være et fuldt tilbud baseret på det udbudsmateriale, der er oplistet ovenfor i pkt. 6. Tilbudsgiverne bør tilstræbe, at alle mindstekrav er opfyldt, og prissætningen i tilbuddet bør være baseret på en fuld opfyldelse af samtlige mindstekrav. Manglende opfyldelse af mindstekrav (og andre grundlæggende elementer) fører dog ikke til ukonditionsmæssighed i de indledende tilbud.

Hvis ordregiver vælger at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud, jf. punkt 9.3, er det dog en forudsætning, at samtlige mindstekrav er opfyldt i tilbuddet.

Såfremt Tilbudsgiverne identificerer krav, kontraktbestemmelser eller lignende, som forekommer uhensigtsmæssige, herunder forhold, som vurderes at udgøre væsentlige risiko- eller omkostningsfaktorer, opfordres Tilbudsgiverne til at angive disse tydeligt i tilbuddet med rettelsesmarkering i det relevante bilag. Tilbudsgiverne bør i den forbindelse begrunde, hvorfor det/de pågældende forhold er identificeret som uhensigtsmæssige, ligesom Tilbudsgiverne bør foreslå alternativer hertil.

De identificerede forhold vil efter Ordregivers beslutning kunne danne grundlag for forhandlingerne.

Fristen for afgivelse af indledende tilbud er onsdag den 31. maj 2017 kl 12.00.

Indledende tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning, og sådanne Tilbudsgivere vil ikke have mulighed for at deltage i den videre proces.

Efter gennemgang af de indledende tilbud kan Ordregiver inden for rammerne af ligebehandlingsprincippet anmode Tilbudsgiverne om at indsende supplerende oplysninger mv., som vurderes nødvendige for en tilfredsstillende gennemførelse af forhandlingerne.

9.2Skriftlige spørgsmål i forhandlingsfasen

Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet og til indledende tilbud. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles pr. e-mail til følgende adresse: xxx@xxxx.xx.

Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest den dato, der er angivet i udbudstidsplanen bilag D. Hvis Ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil Ordregiver besvare sådanne spørgsmål senest 6 dage før tilbudsfristen, medmindre Ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt.

Ordregiver tilstræber løbende at besvare spørgsmål hurtigst muligt.

Tilbudsgivernes spørgsmål og Ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og derefter sendt til samtlige Tilbudsgivere pr. e-mail.

Såfremt der stilles spørgsmål til Ordregiver i fasen inden prækvalifikationen, så skal ovenstående adresse ligeledes anvendes. Spørgsmål og svar vil i denne fase, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside, hvor det er Tilbudsgivernes eget ansvar at holde sig opdateret. Efter underretning om prækvalifikation vil besvarelse på spørgsmål sendes til de prækvalificerede Tilbudsgivere, som angivet ovenfor.

Vedrørende skriftlige spørgsmål i forbindelse med afgivelse af endeligt tilbud, jf. nedenfor under punkt 10.3.

9.3Mulighed for at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud

Ordregiver forbeholder sig at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud, og Tilbudsgiverne kan derfor ikke påregne, at der gennemføres forhandlingsrunder, jf. pkt. 9.4. Tilbudsgiverne skal derfor sørge for, at tilbuddene er fuldstændige, og at prissætningen er sket på baggrund af det udbudsmateriale, der danner grundlag for tilbudsafgivelsen.

9.4Gennemførelse af forhandlingerne

Efter modtagelse af de indledende tilbud – og såfremt der ikke tildeles på baggrund af dette, jf. pkt. 9.3 - afholder Ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle Tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet, og alle Tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlinger med Ordregiver.

Ordregiver udsender en dagsorden til Tilbudsgiverne, inden de enkelte forhandlingsmøder, med de overordnede temaer, der ønskes drøftet.

9.4.1Referat og feedback

Ordregiver udarbejder efter hvert forhandlingsmøde et referat, der vil blive udsendt til den pågældende Tilbudsgiver. Referaterne vil ikke blive offentliggjort, og det enkelte referat vil derfor kun blive sendt til den pågældende Tilbudsgiver, der har deltaget i forhandlingsmødet. Er der på et forhandlingsmøde behandlet elementer af generel karakter, der har afstedkommet beslutninger, vil dette dog blive udsendt til alle Tilbudsgivere.

Tilbudsgiverne vil få mulighed for at kommentere og bekræfte oplysningerne i referatet. Referatet kan ikke tillægges nogen selvstændig retlig betydning for tilbudsafgivelsen, der alene skal ske på grundlag af det endelige udbudsmateriale.

Med henblik på at undgå et unødvendigt ressourceforbrug hos Tilbudsgiverne tilstræber Ordregiver gennem forhandlingsmøderne og referaterne at meddele Tilbudsgiver, hvis der er konstateret forbehold i de indledende tilbud overfor minimumskrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Manglende afgivelse af sådan meddelelse kan dog af Tilbudsgiver ikke tages som udtryk for, at forbehold af denne karakter ikke foreligger. Det er alene Tilbudsgivers ansvar at sikre, at det endelige tilbud overholder alle mindstekrav i udbudsmaterialet og ikke strider mod grundlæggende elementer.

Under forhandlingsmøderne vil Tilbudsgiverne få feedback på stærke og svage punkter i de indledende tilbud. Denne feedback gives med henblik på at sikre, at Tilbudsgiverne kan optimere deres tilbud i den videre proces.

9.4.2Revideret udbudsmateriale

Ordregiver kan foretage ændringer i udbudsmaterialet på baggrund af oplysninger og erfaringer opnået gennem forhandlingsfasen. Ordregiver kan bl.a. ændre i krav, tilføje nye krav og lade krav bortfalde, jf. pkt. 6.2.

Det reviderede udbudsmateriale vil danne grundlag for de endelige tilbud, jf. pkt. 10. (eller de efterfølgende indledende tilbud, såfremt forhandlingsprocessen gentages).

Alle Tilbudsgivere modtager det reviderede udbudsmateriale samtidig og får lige lang tid til at udarbejde de endelige tilbud.

9.4.3Fortrolighed

Ordregiver vil sørge for, at alle Tilbudsgivere behandles ens og har adgang til de samme oplysninger.

Ordregiver vil ikke uden konkret samtykke oplyse de øvrige Tilbudsgivere om konkrete løsningsforslag eller andre fortrolige oplysninger, som en Tilbudsgiver har givet.

Ordregiver forbeholder sig dog ret til at inddrage en Tilbudsgivers forslag til ændringer af udbudsmaterialet i forhandlingerne med de øvrige Tilbudsgivere. I forhandlingerne med de øvrige Tilbudsgivere vil ændringsforslagets præcise ordlyd ikke blive afsløret, og det vil heller ikke blive afsløret hvilken Tilbudsgiver, der har foreslået ændringen.

Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at indledende (og endelige) tilbud kan være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt i den offentlige forvaltning. Såfremt Ordregiver skulle modtage en anmodning om aktindsigt i en Tilbudsgivers dokumenter, vil Ordregiver foretage høring af den berørte Tilbudsgiver, der herefter får mulighed for at angive, om dokumenterne indeholder oplysninger, der af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt. Af praktiske årsager opfordres Tilbudsgiver til allerede i brevskabelonen i bilag A, tydeligt at anføre, såfremt Tilbudsgiver anser elementer i tilbuddet som fortrolige. Ordregiver vil dog uanset Tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

10.Endelige tilbud

Når forhandlingsfasen er afsluttet efter modtagelse af et eller flere indledende tilbud fra Tilbudsgiverne og udbudsmaterialet revideret, jf. pkt. 9.4.2, anmoder Ordregiver Tilbudsgiverne om at afgive endelige tilbud. Opfordringen vil indeholde tilbudsfristen for det endelige tilbud. Tilbud modtaget efter den angivne tilbudsfrist vil ikke blive taget i betragtning.

Det er hensigten, at Tilbudsgiverne i deres endelige tilbud – på grundlag af det endelige udbudsmateriale – søger at forbedre opfyldelsen af Ordregivers behov, herunder ved at implementere feedback modtaget under forhandlingerne. Det skal bemærkes, at endelige tilbud ikke kan forhandles.

10.1Generelt om det endelige tilbuds indhold

10.1.1Alternative tilbud

Tilbudsgiver har, som angivet i udbudsbekendtgørelsen, ikke adgang til at afgive alternativt tilbud.

10.1.2Forbehold

Ved afgivelsen af det endelige tilbud må Tilbudsgiver ikke tage forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet tilbud med sådanne forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige.

Ved et forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades.

Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet fremstår klart og utvetydigt, således at der ikke opstår tvivl om, hvorvidt der tages forbehold for udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i det endelige udbudsmateriale afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, jf. pkt. 10.3. Hvis Tilbudsgiver ved tilbudsafgivelsen tager forbehold over for udbudsmaterialet, skal Tilbudsgiver nøje beskrive indholdet og omfanget af sådanne forbehold. Ændringer i udbudsmaterialet skal tydeligt være angivet f.eks. ved track changes/rettelsesmarkering.

Forbehold, der ikke er forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer, vil blive vurderet af Ordregiver i henhold til de kvalitative underkriterier. Jf. punkt 10.5.

10.2Formkrav til tilbuddet

10.2.1Frist for afgivelse af endeligt tilbud

Frist for afgivelse af endeligt tilbud vil være angivet i Ordregivers opfordring til at afgive endeligt tilbud.

Tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning.

10.2.2Aflevering af tilbud

Tilbud skal sendes til følgende adresse:

Slots- og Kulturstyrelsen

H.C. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0

1553 København V

Att.: Xxxx Xxxxxx

Tilbuddet skal bestå af et originalt underskrevet tilbud. Herudover skal vedlægges 2 komplette kopier samt en USB nøgle med det fulde tilbudsmateriale.

Tilbuddet skal markeres ”Tilbud på tilskudsadministrationssystem – må ikke åbnes af posten”

I tilfælde af uoverensstemmelse mellem papirversion og elektronisk version vil papirversionen have forrang.

10.2.3Sprog

Tilbud skal afgives på dansk. Løsningsbeskrivelsen og udfyldt tekst i bilag skal være på dansk, mens eventuelle tekniske bilag kan være på svensk, norsk eller engelsk.

10.2.4Vedståelsesfrist

Tilbudsgiver skal vedstå sit endelige tilbud i 4 måneder fra tilbudsfristens udløb.

10.3Skriftlige spørgsmål i tilbudsfasen til endelige tilbud

Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles pr. e-mail til følgende adresse: xxx@xxxx.xx.

Tilbudsgivernes spørgsmål og Ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og derefter sendt til samtlige Tilbudsgivere skriftligt.

Ordregiver vil i opfordringen til at afgive endeligt tilbud angive en spørgsmålsfrist.

10.4Ordregivers vurdering af de endelige tilbud

10.4.1Åbning af tilbud

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.

10.4.2Formelle fejl og mangler ved tilbuddet

Efter tilbuddene er åbnet, vil Ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet.

Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbuddet er ufuldstændigt eller fejlbehæftet, eller hvis der mangler specifikke dokumenter.

Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder Ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af ovennævnte bestemmelse. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra Tilbudsgiverne.

10.4.3Vurdering af forbehold

Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav, vil Ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold, som medfører, at et tilbud skal afvises som ukonditionsmæssigt, jf. pkt. 10.1.2.

10.5Kriterier for vurdering af tilbud

Tildeling af Kontrakten vil ske til den Tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet på grundlag af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet.

10.5.1Vurderingsgrundlaget for tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet

Tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet indeholder følgende underkriterier med vægtning angivet i parentes:

Systemets kvalitet (35 %)

Pris (25 %)

Proces, driftskrav og vedligeholdelses-kvalitet (30 %)

Kontraktlige vilkår (10 %)

Underkriterierne "Systemets kvalitet”, ”Proces, driftskrav og vedligeholdelses-kvalitet” og ”kontraktlige vilkår” betegnes som de kvalitative underkriterier.

Underkriterierne belyses ved hjælp af de besvarelser, som Tilbudsgiverne har angivet i bilag i henhold til instrukserne i det enkelte bilag

10.5.2 Ad underkriteriet ”Systemets Kvalitet” (35 %)

Vurderingen inden for underkriteriet ”Systemets Kvalitet” foretages ud fra de besvarelser og den løsningsbeskrivelse, som Tilbudsgiver udarbejder i henhold til bilag 3. I forhold til den samlede vurdering af nærværende delkriterium vil det påvirke evalueringen i positiv retning i jo højere grad Ordregivers krav kan opfyldes med standardløsninger/programmel fremfor specialudviklede/kundespecifikke løsninger.

I hvilket omfang der etableres en effektiv, korrekt og fleksibel understøttelse af sagsbehandlernes håndtering af sager, dokumenter, filer og kommunikation i ASTA-løsningen, herunder en fuld integrationen til Ordregivers Navision løsning og andre opslag i eksterne systemer samt Systemets evne til at give sagsbehandleren overblik over arbejdsopgaver og fremdrift ud fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 5.3.8 og 5.3.11 til 5.3.28, vurderet ud fra Tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

Hvorledes det tilbudte understøtter ansøgernes muligheder for at ansøge, kommunikere, afrapportere og følge op på deres sager i ASTA-løsningen på effektiv, enkel og overskuelig vis, ud fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 5.3.2 til 5.3.7, vurderet ud fra Tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

Etablering af en effektiv og smidig understøttelse af udvalgsmedlemmers muligheder for at få overblik over, behandle, bedømme og kommunikere om deres sager, samt give overblik over historik for interessenter i ASTA-løsningen, ud fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 5.3.9, vurderet ud fra Tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

I hvilket omfang Ordregivers muligheder for at få overblik over behandlingstider og sammenstille alle data i Systemet sker på en fyldestgørende og effektiv måde og medvirker til at kunne genere rapporter, som kan belyse alle aspekter vedr. sagsbehandlingen i ASTA-løsningen, ud fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 5.3.29, vurderet ud fra Tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

Etablering af en effektiv og smidig understøttelse af administrators og opsætteres muligheder for at opsætte, administrerer og kontrollerer processerne for sager, puljer og økonomi i ASTA-løsningen, ud fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 5.3.1, 5.3.30 og 5.3.31, vurderet ud fra Tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

Hvorledes det tilbudte sikrer en korrekt og enkel understøttelse af objektive beregninger og beregninger til brug for sagsbehandleren ved dennes behandling af sagerne i ASTA-løsningen, ud fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 5.3.10, vurderet ud fra Tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

I hvilket omfang Tilbudsgiver sandsynliggør at kunne opfylde krav til levering af miljøer samt informationssikkerhed og brugerstyring i bilag 3A, afsnit 6, vurderet ud fra Tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

I hvilket omfang Tilbudsgiveren sandsynliggør at kunne bidrage til den succesfulde implementering af Systemet i Ordregiverens organisation via fyldestgørende uddannelse og effektiv migrering af historiske data ud fra kravene herom i bilag 3A, afsnit 7, vurderet ud fra Tilbudsgivers kravbesvarelse i bilag 3B.

I hvilket omfang Tilbudsgiveren kan etablere og beskrive en proces, der kan understøtte de stillede krav til optioner i bilag 3A, afsnit 8 samt sikre en fyldestgørende og effektiv konvertering. Vurderingen sker ud fra Tilbudsgiverens besvarelse i bilag 3B.

Det vurderes ligeledes i den samlede karakter for underkriteriet ”systemets kvalitet” i hvilket omfang og med hvilket indhold, at vilkårstekst, der ikke er markeret som mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst imødekommes, da denne vilkårstekst udtrykker Ordregivers forretningsmæssige ønsker til de egenskaber og den funktionalitet, det efterspurgte system bør have.

Delkriterierne ovenfor indgår i evalueringen af underkriteriet med lige stor vægt. Dog har delkriterie Error: Reference source not found dobbelt så stor vægt som de øvrige.

10.5.3Ad underkriteriet ”Pris” (25 %)

Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris” lægges vægt på den laveste samlede tilbudstekniske pris, opgjort og beregnet i overensstemmelse med vejledningen til bilag 12 og den i bilag 12A beregnede samlede tilbudstekniske pris.

Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen.

10.5.4 Ad underkriteriet ”Proces, driftskrav og vedligeholdelses-kvalitet” (30 %)

Ved vurderingen lægges der vægt på følgende delkriterier:

At Tilbudsgiver ved udfyldelse og besvarelse af de i bilag 1 Tidsplan anførte krav, præsenterer et realistisk og sammenhængende leveranceforløb, der sikrer en rettidig, struktureret, interessent-inddragende og fejlfri udførelse af Leverancen. Det vil vægte positivt, såfremt tidsplanen understøtter årshjulet i appendiks d til bilag 1. Herudover vil det være en fordel, såfremt hele udrulningen med godkendt ibrugtagningsprøve kan foregå omkring udgangen af 3. kvartal i 2018. I denne forbindelse vil det ligeledes blive vurderet positivt, såfremt kombinationen af Tilbudsgivers tilrettelæggelse af tidsplanen sammenholdt med de af Tilbudsgiver fastsatte frister for gennemførelse af optioner er fastlagt, så det er muligt at gennemføre optioner i det førstkommende årsskifte 2018/2019.
Endeligt vurderes det i hvilket omfang og med hvilket indhold, at vilkårstekst, der ikke er markeret som mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst imødekommes, da denne vilkårstekst udtrykker et etableringsforløb, der efter Ordregivers vurdering er bedst egnet til at sikre en rettidig, struktureret og fejlfri udførelse af aktiviteter og levering af kontraktens ydelser.

I hvilket omfang Tilbudsgivers beskrivelse i forhold til det i bilag 5 anførte vedr. supportorganisation, opdateringskrav og strategi tilbyder en samlet vedligeholdelsesordning, der er egnet til at understøtte en stabil driftsafvikling.
Det vurderes ligeledes i hvilket omfang med hvilket indhold, at vilkårstekst, der ikke er markeret som mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst imødekommes, da denne vilkårstekst udtrykker Ordregivers forretningsmæssige ønsker for den efterspurgte vedligeholdelse af Systemet.

I hvilket omfang Tilbudsgivers beskrivelse af værktøjer, metoder og processer til brug for interne test og afvikling af prøver, ud fra de i bilag 14 Prøver anførte krav, skaber sikkerhed for et stabilt og retvisende prøveforløb, der kan påvise, at ydelserne leveres i overensstemmelse med Kontraktens krav.
Det vurderes ligeledes i hvilket omfang og med hvilket indhold, at vilkårstekst, der ikke er markeret som mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst imødekommes. Dette fordi det i bilaget indsatte prøveforløb, af Ordregiver vurderes til at give et operationelt og smidigt prøveforløb, der kan sikre den effektive og kvalitetsbaserede etablering af systemet, som er vigtig for Ordregiver. Herudover tilgodeser forløbet tilvejebringelsen af den nødvendige dokumentation i forholdet til revision og tilsynsmyndigheder.

En velbegrundet plan for involvering af Ordregiver, ud fra de i bilag 11 anførte krav, der på relevant og hensigtsmæssig vis understøtter rettidig og struktureret levering af Tilbudgivers ydelser, sammenholdt med den i bilag 1 vedlagte detaljerede tids- og aktivitetsplan.
Det vurderes ligeledes i hvilket omfang og med hvilket indhold, at vilkårstekst, der ikke er markeret som mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst imødekommes, da denne vilkårstekst udtrykker Ordregivers ressourcemæssige muligheder i forhold til implementeringen af systemet. Heraf følger ligeledes, at det vil påvirke evalueringen negativt, såfremt Tilbudsgiver i sin plan forudsætter i en væsentlig højere ressourceindsats fra Ordregivers side.

I hvilket omfang Tilbudsgivers projektorganisation, ud fra de i bilag 10 anførte krav hertil, understøtter en struktureret og effektiv levering af Leverancen samt efterfølgende vedligeholdelse heraf, samt de i bilag 10 tilbudte nøglemedarbejderes kvalifikationer og erfaringer med såvel lignende systemer som Tilbudsgivers eget system (dokumenteret ved CV’er).
Det vurderes ligeledes i hvilket omfang og med hvilket indhold, at vilkårstekst, der ikke er markeret som mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst imødekommes, da denne vilkårstekst udtrykker Ordregivers forventninger til den organisering og de kvalifikationer, der er nødvendige for en succesfuld implementering og løbende anvendelse af Systemet.

Hvorvidt der i bilag 6 kan tilbydes mere attraktive tider for svar, reaktion samt tilgængelighed end angivet af Ordregiver. Det vurderes ligeledes i hvilket omfang og med hvilket indhold vilkårstekst, udover de tidsmæssige angivelser og eventuelle mindstekrav, kan imødekommes. Det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst imødekommes, da denne vilkårstekst udtrykker Ordregivers forretningsmæssige ønsker til vilkår for serviceniveau, rapportering og bodsudmåling med henblik på, at sikre den kvalitativt og økonomisk mest fordelagtige løbende opfyldelse af kontraktens mål.

I hvilket omfang Tilbudsgiverens krav i bilag 2, Appendiks B, til Kundens it-miljø, fremstår som velbegrundede og relevante for at sikre en stabil afvikling af Leverancen. Det vægter positivt, hvis omfanget og indholdet af krav fra Tilbudsgiver til Ordregivers hardware og programmel (omfattende operativsystemer og basissoftware) til brug for drift af Leverancen er begrænset, jf. Tilbudsgivers krav i bilag 2, Appendiks B, Leverandørens krav til Kundens it-miljø

Delkriterierne ovenfor indgår i evalueringen af underkriteriet med lige stor vægt.

10.5.5Ad underkriteriet ”Kontraktlige vilkår” (10 %)

Ved vurderingen lægges vægt på:

Hvorvidt og i hvilket omfang den i Kontrakten angivne vilkårstekst, der ikke er mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst, der ikke er markeret som mindstekrav imødekommes, idet kontraktens bestemmelser sikrer den for Ordregiver nødvendige garanti for leveringssikkerhed og sikring af dennes retsstilling.

I hvilket omfang og med hvilket indhold den i Databehandleraftalen, jf. bilag 8, angivne vilkårstekst, der ikke er mindstekrav, imødekommes, idet det vurderes positivt, såfremt den angivne vilkårstekst, der ikke er markeret som mindstekrav, opfyldes, idet databehandleraftalens bestemmelser sikrer Ordregiver den fornødne retstilling og sikkerhedsniveau i relation til behandlingen af personfølsomme data.

Delkriterierne ovenfor indgår i evalueringen af underkriteriet med lige stor vægt.

Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen.

10.6Evalueringsmetoden

Ved tilbudsevalueringen benyttes en model baseret på procentvise forskelle i tilbudspriser sammenvægtet med procentvise forskelle i point for kvalitet. I modellen sker omregningerne således i forhold til indholdet i tilbuddene med henholdsvis laveste pris og bedste kvalitet.

På baggrund af vurderingerne af delkriterierne, foretages der herefter en samlet vurdering for hvert af de kvalitative underkriterier, der således er udtryk for den samlede kvalitative evaluering for underkriteriet. Karaktergivningen for de kvalitative kriterier er absolut. Der gives point for hvert enkelt kvalitativt underkriterium på en skala fra 0 til 8, hvor 8 point gives for bedste kvalitet, og 0 point for den dårligste ud fra nedenstående støtteværktøj:

Opfyldelse af kriteriet	Point
Bedst mulige opfyldelse af kriteriet	8
Glimrende opfyldelse af kriteriet	7
God opfyldelse af kriteriet	6
Over middel opfyldelse af kriteriet	5
Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	4
Under middel opfyldelse af kriteriet	3
Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	2
Ringe tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	1
Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud)	0

Herefter omregnes pointforskellene i tilbuddene til procentvise forskelle i forhold til tilbuddet med bedste kvalitet.

De tilbudstekniske priser omregnes ligeledes til procentvise forskelle i forholdet til tilbuddet med den laveste pris.

De procentvise forskelle i priser ganges herefter med vægtningen for underkriteriet pris, som er 25 %, ligesom procentvise forskelle i Systemets kvalitet ganges med 35 %, Proces, driftskrav og vedligeholdelses-kvalitet med 30 % og kontraktlige vilkår med 10 %.

Tilbuddet med den laveste sammenvægtede procentforskel tildeles kontrakten.

Et generisk eksempel på tilbudsevaluering i henhold til modellen kunne være følgende:

Der er indkommet 5 konditionsmæssige tilbud. Disse tilbud gives point efter de kvalitative underkriterier, således:

	Tilbud A	Tilbud B	Tilbud C	Tilbud D	Tilbud E
Priser (kr.)	110.000	95.000	120.000	100.000	80.000
Kvalitet	4	5	8	7	6
Servicemål m.m.	5	4	8	7	2
Metode og proces	8	5	6	8	7
Kontraktlige vilkår	6	6	6	4	0

Tilbudspriserne omregnes herefter til procentvise forskelle i forhold til laveste pris (tilbud E), og kvalitetspoint omregnes til procentvise forskelle i forhold til tilbuddet med bedste kvalitet for hvert underkriterium, hvilket giver følgende billede:

	Tilbud A	Tilbud B	Tilbud C	Tilbud D	Tilbud E
Priser	37,50 %	18,75 %	50,00 %	25,0 %	0 %
Kvalitet	50,00 %	37,50 %	0 %	12,50 %	25,00 %
Servicemål m.m.	37,50 %	50,00 %	0 %	12,50 %	75,00 %
Metode og proces	0 %	37,50 %	25,00 %	0 %	12,50 %
Kontraktlige vilkår	0 %	0 %	0 %	33,33 %	100,00 %

De opgjorte procentvise forskelle ganges dernæst med de angivne vægtprocenter for hvert underkriterium, og vinderen af udbuddet er tilbuddet med den laveste sammenvægtede procentforskel:

	Vægt	Tilbud A	Tilbud B	Tilbud C	Tilbud D	Tilbud E
Priser	30 %	11,25 %	5,63 %	18,75 %	7,50 %	0 %
Kvalitet	40 %	20,00 %	15,00 %	0 %	5,00 %	10,00 %
Servicemål m.m.	10 %	3,75 %	5,00 %	0 %	1,25 %	7,50 %
Metode og proces	10 %	0 %	3,75 %	2,50 %	0 %	1,25 %
Kontraktlige vilkår	10 %	0 %	0 %	0 %	3,33 %	10,00 %
Sammenvægtet procentmæssige forskel		35,00 %	29,38 %	21,25 %	17,08 %	28,75 %

I eksemplet har tilbud D den laveste sammenvægtede procentforskel og vinder derfor udbuddet.

Hvis den angivne evalueringsmetode viser sig at være uanvendelig

Hvis den ovenfor beskrevne evalueringsmetoder viser sig at være uegnet, er udgangspunktet, at udbuddet skal aflyses og udbuddet må gå om, medmindre en ændring af evalueringsmetoden ikke har forvredet konkurrencen og ej heller har haft betydning for kredsen af økonomiske aktører.

10.7Tildeling af kontrakt

Når Ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de i pkt. 10.5 anførte kriterier, træffer Ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten.

Såfremt den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, ikke tidligere i processen har dokumenteret oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens § 151, stk. 2, vil denne Tilbudsgiver skulle dokumentere oplysningerne før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, jf. udbudslovens § 151, stk. 1.

Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige Tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. Underretningen af de Tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud, men som ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, navnet på den vindende Tilbudsgiver, samt hvornår standstill-perioden udløber. Endvidere vil underretningen indeholde en redegørelse for forløbet af forhandlingerne med Tilbudsgiverne.

Uanset at kontrakten tildeles en anden Tilbudsgiver, er en Tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 10.2.4.

Efter kontrakten er underskrevet, vil Ordregiver sende en bekendtgørelse om tildelingen til offentliggørelse på TED.

10.8Vederlag

Tilbudsgivers omkostninger ved udarbejdelse af tilbud er Ordregiver uvedkommende.

Side 1/24

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata