Databehandleraftale
Databehandleraftale
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Brugervirksomheden under hvis adgang til Life Peaks’ Applikation til udstedelse og administration af gavekort mv. nærværende Bestemmelser er godkendt
herefter ”den dataansvarlige” og
Life Peaks ApS CVR 36968729
Hovedgaden 53
8220 Brabrand Danmark
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at over- holde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
1. Indhold
2. Præambel 3
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
4. Databehandleren handler efter instruks 4
5. Fortrolighed 4
6. Behandlingssikkerhed 4
7. Anvendelse af underdatabehandlere 5
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
9. Bistand til den dataansvarlige 7
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
11. Sletning og returnering af oplysninger 8
12. Revision, herunder inspektion 9
13. Parternes aftale om andre forhold 9
14. Ikrafttræden og ophør 9
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 10
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Underdatabehandlere 12
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 14
Side 2 af 17
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne fo- retager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af Life Peaks’ Applikation til udstedelse og administration af gavekort mv. behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Databehandleraftalen er en forudsætning for, at Life Peaks’ Applikation til udstedelse og ad- ministration af gavekort mv. kan anvendes i overensstemmelse med gældende databeskyt- telsesretlige regler. Databehandleraftalen kan derfor ikke opsiges uafhængigt af aftalen om brug af Life Peaks’ Applikation til udstedelse og administration af gavekort mv.
5. Nærværende databehandleraftaler erstatter alle databehandleraftaler, der tidligere er ind- gået mellem parterne.
6. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
7. Der hører tre bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmel- serne.
8. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registre- rede og varighed af behandlingen.
9. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdata- behandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt bru- gen af.
10. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behand- ling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehand- leren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
11. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
12. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
Side 3 af 17
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i over- ensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyt- telsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestem- melser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af per- sonoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herun- der elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter xxxxxx- xxxxxx mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataan- svarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågæl- dende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varie- rende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gen- nemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelses- niveau, der passer til disse risici.
Side 4 af 17
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighe- der som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Af- hængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysnin- ger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikker- hed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennem- føre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nød- vendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisa- toriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarli- ges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordnin- gens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdata- behandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabe- handlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle plan- lagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 21 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod så- danne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
Side 5 af 17
Side 6 af 17
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af spe- cifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nati- onale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyt- telsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesfor- ordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den data- ansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvar- lige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underda- tabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandle- ren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver data- behandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehand- lerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databe- skyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den data- ansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den da- taansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i hen- hold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige sam- fundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhand- let i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttel- sesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med op- fyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbin- delse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplys- ninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automa- tisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestem- melse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondata- sikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysi- ske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den regi- strerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplys- ninger (en konsekvensanalyse)
Side 7 af 17
Side 8 af 17
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Da- tatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databe- skyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvor- med databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være ble- vet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsyns- myndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge ar- tikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, ka- tegorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foran- staltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i for- bindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den data- ansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysnin- gerne.
Uanset at den kommercielle aftale opsiges, vil databehandleraftalen forblive i kraft indtil op- lysninger om allerede udstedte gavekort/billetter kan slette, jf. beskrivelsen i bilag C, punkt C.4.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den data- ansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foreta- ges af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandle- ren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivnin- gen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentan- ter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske facili- teter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke di- rekte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grund- læggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for den dataansvarliges elektroniske godkendelse af Bestemmelserne i Life Peaks’ Applikation til udstedelse og administration af gavekort mv.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigts- mæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplys- ninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestem- melser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, af- tales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og per- sonoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.
5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige Navn [NAVN]
Stilling [STILLING]
Telefonnummer [TELEFONNUMMER] E-mail [E-MAIL]
Underskrift
Aftalen anses for underskrevet af den dataansvarlige ved elektronisk godkendelse i Life Peaks’ Applikation til udstedelse og administration af gavekort mv.
Side 10 af 17
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontakt- personer.
Kontaktperson hos Life Peaks er:
Navn Xxxxx Xxxxxxxxx
Stilling Direktør
Telefonnummer 00000000
Kontaktperson hos den dataansvarlige er den i Life Peaks’ Applikation til udstedelse og admi- nistration af gavekort mv.til enhver tid oplyste kontaktperson.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige
Databehandleren stiller en teknisk Applikation til rådighed for den dataansvarlige, gennem hvilken den dataansvarlige kan udstede gavekort og billetter til events. Applikationen indeholder endvidere et ad- ministrationsmodul, hvor den dataansvarlige kan tilgå oplysninger om udstedte gavekort mv., herun- der oplysninger om gavekortenes udløbsdato samt hvorvidt de enkelte gavekort er helt eller delvist brugt.
I tilknytning til Applikationen varetager databehandleren endvidere produktion og forsendelse af fysi- ske gavekort, som er solgt via Applikationen.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Drift af teknisk Applikation samt levering af print- og forsendelse af gavekort.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
• Navn
• E-mail adresse
• Telefonnummer
• Fysisk adresse (hvis køberen ønsker fremsendelse af fysisk gavekort)
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Købere af ydelser (gavekort eller billetter) via den Applikation, databehandleren stiller til rådighed
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbe- gyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Behandlingen fortsætter indtil aftalen mellem dataansvarlig og databehandler opsiges eller af anden årsag bortfalder og alle oplysninger, som databehandleren har opbevaret på den dataansvarliges vegne er endeligt slettet.
Side 11 af 17
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdata- behandlere
Side 12 af 17
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHAND- LING |
Amazon Web Services | 000 Xxxxx Xxxxxx Xxxxx, Xxxxxxx, XX 00000-0000 | Hosting Underdatabehandler (Cloud Infrastructure Hosting) for Wildbit LLC | |
Digital Ocean | 000 0xx Xxxxxx Xxx Xxxx, XX XXX | Underdatabehandler (Cloud Infrastructure Hosting) for Wildbit LLC | |
Equinix Metal (Tidl. Packet) | 00 Xxxxx Xx, Xxxxx 0 Xxx Xxxx, XX 00000 XXX | Underdatabehandler (Cloud Infrastructure Hosting) for Wildbit LLC | |
HelpScout | 000 Xxxx Xxxx Xxxxx, 0xx Xxxxx; Xxxxxx, XX 00000 | Underdatabehandler (kundeservice) for Wildbit LLC | |
Indicom ApS | 26403197 | Brynet 4 Bramdrupdam 6000 Kolding | Systemudvikling og - vedligeholdelse, her- under fejlsøgning |
Link Mobility A/S | 30077520 | SOHO Flæsketorvet 68, 1. 1711 København V | Fremsendelse af gave- kort pr. SMS |
Relatel A/S | 40075291 | Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx X | Telefonsupport |
Server Central | 111 X. Xxxxxxx Xxxxx- vard, #1600 Chicago, IL 60604 | Underdatabehandler (Infrastructure host- ing) for Wildbit LLC | |
Wildbit LLC | 0000 Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxx 000 X Xxxxxxxxxxxx, XX 00000 XXX | Servicen “Postmark” til håndtering af kvit- teringer. |
En oversigt over Amazons underdatabehandlere fremgår her: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx/xxx-xxxxxxxxxx/
Side 13 af 17
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underda- tabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataan- svarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivi- tet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behand- lingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Varslingsperioden for godkendelse af nye databehandlere og underdatabehandlere fremgår af be- stemmelse 7.3.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at data- behandleren udfører følgende:
Databehandleren skal varetage drift af den tekniske Applikation samt levering af tilknyttede ydelser (print og forsendelse).
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle at behandlingen alene få og almindelige oplysninger om de enkelte registrerede.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
• Den tekniske løsning indeholder funktionalitet til udtræk af oplysninger om enkelte registre- rede i forbindelse med indsigtsanmodninger.
• Det er som udgangspunkt ikke muligt at ændre eller slette oplysninger i systemet, da disse udgør
o dokumentation for kunders krav mod udstedere af gavekort
o dokumentation for udsteders omsætning
Skulle der undtagelsesvis opstå behov for ændring (berigtigelse) eller sletning af oplysninger ud over sletning i overensstemmelse med de vedtagne slettefrister, vil databehandleren bistå med dette efter anmodning fra den dataansvarlige.
• Underretning om eventuelle sikkerhedsbrister vil tilgå de berørte dataansvarlige via den mail-
adresse, der af den dataansvarlige er oplyst som kontaktinformation.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Oplysninger om udstedte gavekort opbevares i 12 måneder fra den dato hvor gavekortet er udløbet.
Oplysninger om billetter til events opbevares i 36 måneder fra den dato, det relevante event er afvik- let.
Herefter slettes alle oplysninger om pågældende gavekort/billet.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmin- dre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elek- tronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
Side 14 af 17
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Behandlingen finder sted på den dataansvarliges adresse i henhold til CVR-registret samt hos de i bilag B anførte databehandlere og underdatabehandlere. Derudover har medarbejdere hos databehandle- ren mulighed for at tilgå systemer og data via fjernadgang kontrolleret af databehandleren.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Den dataansvarlige bemyndiger og instruerer hermed databehandleren til at overføre personoplysnin- ger til de tredjelande, hvor databehandlerens underdatabehandlere er baseret, jf. bilag B.
Den dataansvarlige giver samtidig databehandleren fuldmagt til på sine vegne at indgå aftale med re- levante underdatabehandlere om overførsel af personoplysninger til tredjelande, baseret på EU-Kom- missionens standardkontrakter.
I forhold til kravet om at træffe supplerende foranstaltninger for at sikre, at den registrerede i alt væ- sentligt har samme beskyttelse, når data eksporteres til tredjelande, som hvis data var forblevet inden for EU, har databehandleren foranstaltet
• at data er krypteret med en kryptering, der generelt anses for ”stærk”
• at krypteringsnøglen opbevares sikkert inden for EU, og
• at krypteringsalgoritme, nøglelængde og andre faktorer ændres, såfremt den teknologiske udvikling tilsiger, at dette er nødvendigt for, at krypteringen til stadighed kan anses for ”stærk”.
Dette er efter databehandlerens opfattelse tilstrækkeligt til at sikre de registrerede den påkrævede beskyttelse.
I henhold til databeskyttelsesforordningen påhviler der den dataansvarlige et selvstændigt ansvar for at vurdere behovet for yderligere supplerende foranstaltninger til sikring af, at overførslen til pågæl- dende tredjelande lovligt kan finde sted. Life Peaks lægger derfor til grund, at den dataansvarlige har foretaget en sådan vurdering og i påkommende fald har truffet sådanne yderligere foranstaltninger, således at instruksen om overførsel til tredjelande dermed er lovlig.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af per- sonoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren stiller inden for 30 kalenderdage efter anmodning fra den dataansvarlige oplysninger til rådighed, som sætter den dataansvarlige i stand til at påse, at databehandleren har overholdt sine forpligtelser efter denne aftale.
Dette materiale omfatter – med mindre andet er særskilt aftalt mellem parterne:
• Bekræftelse af at alle medarbejdere hos databehandleren er underlagt tavshedspligt
• Beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, der er iværksat af databehandleren i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, idet det – henset til omfanget og karakteren af personoplysninger om de enkelte registrerede – lægges til grund, at risikoen for de registre- redes rettigheder og frihedsrettigheder som følge af en kompromittering af personoplysnin- gernes fortrolighed, tilgængelighed eller integritet er ”lav”.
• Bekræftelse af at databehandleren i de seneste 12 måneder har underrettet den dataansvar-
lige om alle udskiftninger og tilføjelser af databehandlere og underdatabehandlere
Side 15 af 17
• Kopi af de dele af databehandlerens databehandleraftaler med underdatabehandlere, som er nødvendig for at den dataansvarlige kan påse, at databehandleren har overholdt sine for- pligtelser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 28 stk. 4.
• Bekræftelse af, at databehandleren har underrettet den dataansvarlige i overensstemmelse
med denne aftales bestemmelse 10.
o Bekræftelse af, at alle oplysninger, der i henhold til slettefristerne angivet i punkt
C.4 ovenfor skulle være slettet, er rettidigt slettet.
Side 16 af 17
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren indhenter en gang årligt en revisionserklæring fra sine underdatabehandlere. Som udgangspunkt indhentes revisionserklæringer for første led af underdatabehandlere, og kun hvor kon- krete omstændigheder vurderes at medføre behov herfor, indhentes materiale vedrørende underda- tabehandleres underdatabehandlere.
Databehandleren gennemgår det indhentede materiale og træffer de foranstaltninger, som materialet måtte give anledning til, henset til karakteren af den behandling, den enkelte underdatabehandler varetager for databehandleren.
Side 17 af 17