UDBUDSBETINGELSER
Indhold
1. Indledning 2
2. Udbuddets formål 2
3. Ordregivende myndighed 2
3.1. Afdeling og kontaktperson 2
4. Udbudsmateriale 3
5. Fortrolighed 4
6. Tidsplan 4
7. Spørgsmål 4
8. Betingelser for deltagelse / Udvælgelseskriterier 5
8.1. Personlige forhold 5
8.2. Økonomisk og finansiel kapacitet 6
8.3. Teknisk og/eller faglig kapacitet 6
9. Afgivelse af tilbud og sprogkrav 6
10. Aflevering af tilbud 7
11. Prisoplysning 8
12. Vedståelsesfrist 8
13. Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver 8
14. Forbehold og alternative tilbud 9
15. Aftalens karakter 9
16. Tildelingskriterium 9
17. Orientering om resultatet af udbudsforretningen 10
18. Vordingborg Kommunes forbehold 10
1. Indledning
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. EU´s udbudsdirektiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt lovbekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
Forventet kontraktstart er 5. februar 2016.
Valg af leverandør er ikke afsluttet, før kontrakt er underskrevet af begge parter.
Udbuddet er offentliggjort ved udbudsbekendtgørelse i Supplement til den Europæiske Unions Tidende nr.
201 / S 235-426504 1. december 2016. Udbuddet offentliggøres på xxx.xxxxxxxxxxx.xx (under Erhverv/Indkøb og udbud) samt den elektroniske udbudsplatform xxx.xxxxx.xx.
Vordingborg Kommune forbeholder sig ret til efter et sagligt skøn at forkaste alle indkomne tilbud og aflyse udbuddet.
2. Udbuddets formål
Formålet med udbuddet er, at skabe et digitalt webbaseret system til håndtering af fagrelaterede materiale på børne- og ungeområdet samt ligeledes en webbaseret moderne og brugervenlig dialogplatform, jf. i øvrigt dette udbuds bilag 2, pkt. 3 Opgavebeskrivelse.
3. Ordregivende myndighed
Ordregiver af dette udbud er:
Vordingborg Kommune Xxxxxxxxxxxxx 00
4760 Vordingborg
3.1. Afdeling og kontaktperson
Vordingborg Kommune
Afdeling for Økonomi og Personale Xxxxxxxxxxxxx 00
4760 Vordingborg
Kontaktperson:
Xxxxxxxxxxxx Xxx Xxxx Xxxxxx Telefon: (x00) 00 00 00 00
Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedrørende dette udbud:
”Udbud af Dialogportal for Vordingborg Kommune”
Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte.
Al kommunikation mellemtilbudsgivere og Vordingborg Kommune vedrørende dette udbud skal foregå på danske og være skriftlig.
4. Udbudsmateriale
Udbudsmaterialet består af disse udbudsbetingelser og følgende supplerende bilag:
Udbudsbilag 1: Tidsplan
Udbudsbilag 2: Kravspecifikation
Udbudsbilag 2 a: Beskrivelse af Vordingborg Kommunes metodiske tilgange på Børne- og ungeområdet
Udbudsbilag 2 b: Guide til anerkendende beskrivelse af 3- 4 årige børn Udbudsbilag 2 c: Statusudtalelse
Udbudsbilag 3: Etableringsbeskrivelse Udbudsbilag 4: Specifikation af driftsmiljøer Udbudsbilag 5: Priser og betalingsplan Udbudsbilag 6: Kundens deltagelse
Udbudsbilag 7: Drift, Vedligeholdelse og support Udbudsbilag 8: Prøver
Udbudsbilag 9: Dokumentation
Udbudsbilag 10: Udgår
Udbudsbilag 11: Servicemål
Udbudsbilag 12: Samarbejdsorganisation
Udbudsbilag 13: Ændringsprocedure
Udbudsbilag 14: Underleverandører Udbudsbilag 15: Tro- og loveerklæring Udkast til kontrakt
Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har indhentet det fulde udbudsmateriale i henhold til denne oversigt.
I udbudsmaterialet indgår eventuelle rettelsesblade samt eventuelle spørgsmål og svar, der bliver offentliggjort på xxx.xxxxxxxxxxx.xx (under Erhverv/Indkøb og udbud).
5. Fortrolighed
Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Vordingborg Kommunes fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Vordingborg Kommune til at videregive oplysninger til tredjemand.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt, jf. bestemmelserne i offentlighedsloven og forvaltningsloven og anden særlovgivning. Anmodes Vordingborg Kommune om aktindsigt, vil tilbudsgiver blive hørt, inden Vordingborg Kommune træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Vordingborg Kommune vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtiget til at give aktindsigt i det omfang det følger af lovgivningen.
6. Tidsplan
Følgende tidsfrister gælder for udbudsprocessen:
• 1. december 2016 Offentliggørelse af udbuddet
• 15. januar 2016, kl. 12.00 Tilbudsfrist
• 20. januar 2016 Forventet underretning om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag med begrundelse til tilbudsgivere.
• 21. januar 2016 Stand-still periode regnet fra datoen af ovennævnte meddelelse jf. § 3 i lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (med senere ændringer).
• 5. februar 2016 Forventet kontraktindgåelse.
Tidsplanen for den udbudte ydelse fremgår af udbudsbilag 1 – Tidsplan.
7. Spørgsmål
Vordingborg Kommune opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, hvis tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Hvis tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver særligt til at gøre Vordingborg Kommune opmærksom herpå, og Vordingborg Kommune vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, hvis det er muligt inden for de udbudsretlige rammer.
Vordingborg Kommune ser gerne, at spørgsmål opstilles i listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører
Spørgsmål sendes til Vordingborg Kommunes kontaktperson, jf. afsnit 3.1.
Spørgsmål, der er Vordingborg Kommune i hænde senest den 4. januar 2016, vil under alle omstændigheder blive besvaret.
Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen.
Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret.
Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse spørgsmål blive offentliggjort i anonymiseret form på xxx.xxxxxxxxxxx.xx (Erhverv/indkøb og udbud) senest den 6. januar 2016. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud på xxx.xxxxxxxxxxx.xx (Erhverv/Indkøb og udbud).
8. Betingelser for deltagelse / Udvælgelseskriterier
Tilbudsgiver skal fremsende nedenstående materiale i afsnit 8.1 – 8.3 i forbindelse med indsendelse af det øvrige tilbudsmateriale, tillige med de supplerende bilag som nævnt i udbudsbetingelsernes afsnit 4, Udbudsmateriale.
Tilbudsgivere, der ikke afgiver nedenstående oplysninger, risikerer ikke at komme i betragtning.
Opfylder en tilbudsgiver ikke det af Vordingborg kommune fastsatte mindstekrav, jf. Udbudsbilag 2 – Kravspecifikation pkt. 5, Krav nr. 1, og afsnit 8.3 nedenfor vil denne tilbudsgiver ikke komme i betragtning.
Ved sammenslutninger af virksomheder skal nedenstående dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men hvis flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Tilbud skal endvidere vedlægges en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagerne i konsortiet.
8.1. Personlige forhold
• Oplysninger om virksomhedens selskabsform m.v. (generel virksomhedsbeskrivelse).
• Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige (udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra e og f) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a-c. Erklæringen skal vedlægges som udbudsbilag 15 – Tro og loveerklæring.
Vordingborg kommune forbeholder sig ret til inden aftaleindgåelse fra den vindende tilbudsgiver, at forlange serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, der er højest 3 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i de i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f nævnte omstændigheder.
8.2. Økonomisk og finansiel kapacitet
Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger sandsynliggøre overfor Vordingborg kommune, at tilbudsgiver har den økonomiske og finansielle kapacitet til at løfte opgaven:
• Seneste 2 års reviderede og godkendte regnskaber.
• Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds finansielle status, skal der vedlægges en erklæring fra den pågældende virksomhed med beskrivelse af, hvorledes denne virksomhed stiller sine økonomiske ressourcer til rådighed, herunder om virksomheden hæfter solidarisk og ubegrænset.
Mindstekrav:
Det er et mindstekrav, at virksomhedens egenkapital i det seneste regnskabsår er heller har været positiv eller at, hvis egenkapitalen er negativ, der foreligger dokumentation for egenkapitalens reetablering, f.eks. i form af bindende tilsagn fra investorer om kapitaltilførsel.
8.3. Teknisk og/eller faglig kapacitet
Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger sandsynliggøre overfor Vordingborg kommune, at tilbudsgiver har den tekniske og faglige kapacitet til at løfte opgaven:
• Hvis virksomheden baserer sig på anden virksomheds teknisk og/eller faglige kapacitet, skal tilbuddet vedlægges dokumentation for virksomheden om, at virksomheden stiller ressourcer til rådighed.
Mindstekrav:
Det er et mindstekrav, at virksomheden kan opfylde det i udbudsbilag 2 Kravspecifikation, pkt. 3 stillede krav nr. 1.
9. Afgivelse af tilbud og sprogkrav
Tilbud skal affattes på dansk.
Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud henvises til afsnit 4, hvor det samlede udbudsmateriale fremgår. Vordingborg Kommune ser gerne, at disposition for tilbud følges ved afgivelse af tilbud.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på at alle udbuds- og kontraktbilag, der er beregnet til udfyldelse, skal medsendes tilbuddet. Manglende udfyldelse vil som udgangspunkt kunne medføre en forpligtelse for Vordingborg kommune til at afvise tilbuddet jf. afsnit 8.
Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver.
Alt fremsendt tilbudsmateriale betragtes som Vordingborg kommunes ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale, eventuelle omkostninger forbundet med dette er Vordingborg kommune uvedkommende.
10. Aflevering af tilbud
Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet:
• 1 underskrevet originaleksemplar i papirform.
Vordingborg Kommune ser gerne, at tilbuddet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer:
• 1 USB indeholdende det samlede tilbud. USB’en mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten ”Tilbud vedrørende udbud af Dialogportal”.
• 3 papir-eksemplar mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag jf. ovenfor.
• Bilagene som nævnt i afsnit 4, bedes vedlagt i det samme format som fremsendt/offentliggjort af Vordingborg Kommune på ovennævnte USB.
• Tilbudsgiveren har ansvaret for, at indhold på USB er korrekt og identisk med det skriftligt/elektronisk fremsendte. Er dette ikke tilfældet, vil det være papirversionen, der er gældende.
• USB må ikke være skrivebeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning heraf.
Tilbud bedes afleveret i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbuds-materiale (original, kopi samt USB m.m.) mærkes tydeligt med følgende tekst:
Tilbud vedrørende udbud af Dialogportal.
FORTROLIGT
Må ikke poståbnes
Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til:
Vordingborg Kommune
Afdeling for Økonomi og Personale Xxxxxxxxxxxxx 00
4760 Vordingborg Att.: Xxx Xxxx Xxxxxx
Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 15. januar 2016 kl. 12.00.
Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt.
Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud.
11. Prisoplysning
Tilbudspriser på de anførte ydelser ønskes opgivet på udbudsbilag 5 – Priser og betalingsplan.
12. Vedståelsesfrist
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed til og med 16. juli 2016.
13. Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver
Vordingborg Kommune anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at Vordingborg kommune er berettiget til - og kan være forpligtet til - at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbuddet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som det klare udgangspunkt ikke lovligt for Vordingborg kommune at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter, at tilbuddet er indleveret.
Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbuddet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at Vordingborg kommune har pligt til ikke at tage tilbuddet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har Vordingborg kommune ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbuddet i betragtning, dvs. at Vordingborg kommune ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbuddet i
betragtning, men at Vordingborg kommune heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbuddet i betragtning.
Særligt vedrørende tilbudsgivernes egnethed er det i afsnit 8 ovenfor anført, at det er en betingelse for deltagelse, at tilbudsgiver fremsender en række dokumenter og oplysninger. Fremsendes de udbedte dokumenter og oplysninger ikke, vil Vordingborg kommune være berettiget til og efter omstændighederne forpligtet til at afvise tilbudsgivers tilbud.
14. Forbehold og alternative tilbud
Der kan ikke tages forbehold over for mindstekrav. Mindstekrav er udtrykkeligt anført som mindstekrav, jf. afsnit 8 Vordingborg kommune betragter således udbudsmaterialets mindstekrav, som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet er grundlæggende elementer.
Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. afsnit 13 ovenfor. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at Vordingborg kommune kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, og at Vordingborg kommune er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for udbuddets grundlæggende elementer herunder mindstekrav. Hvis Vordingborg kommune efter udbudsreglerne har mulighed for og vælger at prissætte et forbehold, vil prissætningen indgå i evaluering af økonomi.
I det omfang nærværende udbudsmateriale fraviger tilbudsgivers almindelige forretningsbetingelser, vil det være udbudsvilkårene, som er gældende.
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
15. Aftalens karakter
Vordingborg kommune agter at indgå kontrakt med den leverandør, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som anført i afsnit 16.
16. Tildelingskriterium
Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende prioriterede og vægtede underkriterier:
Økonomi: 60 %
Referencer for
lignende opgaver: 15 % Implementeringstid: 15 % Brugervenligt design: 10 %
Tilbudsgiver skal indsende referencelister for tilsvarende leverancer til offentlige virksomheder og myndigheder inden for de seneste 3 år (eller hvis virksomheden har været etableret i mindre end 3 år for det antal år virksomheden har været etableret).
17. Orientering om resultatet af udbudsforretningen
Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver Vordingborg Kommune har til hensigt at indgå kontrakt med.
Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af tilbudsgiver i Udbudsbilag 1 angivne e-mailadresse. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk.
Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstill - perioden.
Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren/tilbudsgiverne. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom Vordingborg Kommune ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt.
18. Vordingborg Kommunes forbehold
Vordingborg kommune forbeholder sig ret til at annullere udbuddet og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, hvis der er en saglig grund hertil.