Vejledning
September 2018
Vejledning
Processen fra invitation til aftaleforhandling til aftaleindgåelse
Projekter som primo november 2018 har fået invitation til aftaleforhandlinger om en investering fra Innovationsfonden, skal senest den 1. februar 2019 indgå en investeringsaftale med Fonden om pro- jektets gennemførelse. Denne vejledning beskriver tidsplanen for aftaleforhandlingerne, investerings- aftalens opbygning og projektets kontaktpersoner. Projektets kontaktperson er konstitueret projekt- leder frem til Styregruppen udpeger en projektleder.
Innovationsfonden tildeler alle projekter en eller to Investment Managers (IM), der aktivt følger pro- jektet, såvel under aftaleforhandlingsfasen som i selve investeringsperioden. Er der spørgsmål til afta- leforhandlingsfasen og udarbejdelsen af investeringsaftalen med bilag, kontaktes projektets IM.
Indhold
2. Investeringsaftale med bilag 2
Bilag 2: Organisation og ledelse 4
Bilag 4: Forretningsorden for Styregruppen 4
3. Projektets nøglepersoner og deres roller 5
INNOVATIONSFONDEN / ØSTERGADE 26 A, 4. SAL / 1100 KØBENHAVN K
T: x00 0000 0000 / W: XXXXXXXXXXXXXXXXX.XX / E: XXXXXXX@XXXXXXXX.XX
CVR. NR.: 29 03 56 95
1. Tidsplan og deadlines
Projektdeltagerne og Innovationsfonden skal senest den 1. februar 2019 indgå en investeringsaftale om projektets gennemførelse (bemærk at deadline for færdig aftale til godkendelse er 15. januar 2019).
Kortere forløb og dermed tidligere opstart af projektets aktiviteter kan aftales med projektets Invest- ment Manager (IM) i Fonden.
Nedennævnte tidsplan følges med mindre et kortere forløb er aftalt:
Primo november 2018
• IM kontakter projektets kontaktperson og sender link til informationspakke indeholdende materi- ale til aftaleindgåelse. Kontaktperson videresender informationspakken til projektets deltagere. OBS: aftaleforhandlinger mellem projektpartnere bør, af hensyn til den korte deadline, påbegyn- des straks.
• Materiale til aftaleforhandlinger kan findes på fondens hjemmeside.
15. november 2018
• Workshop om aftaleforhandlingerne.
Primo december 2018
• Investment Manager følger op på fremdriften i aftaleforhandlingerne.
15. januar 2019
• Endelig frist for projektdeltagernes indsendelse af investeringsaftale og samtlige bilag, herunder samarbejdsaftale (bilag 5 til investeringsaftalen) til Innovationsfonden til endelig godkendelse. Når fonden har godkendt aftalen returneres denne til projektets kontaktperson, der har ansvar for pro- cedure for underskrivelse af aftalen.
• Investeringsaftale samt bilag sendes på mail til Investment Manager og xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx med angivelse af sagsnr. i emnefelt.
1. februar 2019
• Seneste dato for godkendt og underskrevet aftalekompleks. Herefter underskriver Innovationsfon- dens direktør aftalen.
1. maj 2019
• Frist for seneste opstart af projektet.
2. Investeringsaftale med bilag
Investeringsaftalen med bilag regulerer forholdet mellem Innovationsfonden og projektet. Til aftalen hører følgende fem bilag:
Investeringsaftale (standard skabelon) Bilag 1: Projektplan
Bilag 2: Organisation og ledelse Bilag 3: Budget
Bilag 4: Forretningsorden for Styregruppen (standard skabelon) Bilag 5: Samarbejdsaftale
Umiddelbart efter invitation til aftaleforhandlinger (primo november 2018) sender Innovationsfon- dens Investment Manager link til skabeloner og vejledninger til investeringsaftalen, til projektets kon- taktperson. Herefter har kontaktperson ansvar for proces vedr. færdiggørelse af aftalemateriale, her- under også samarbejdsaftale (bilag 5), som regulerer det indbyrdes forhold mellem deltagerne, her- under aftale om fordeling og udnyttelse af immaterielle rettigheder udviklet igennem projektforløbet.
Vejledning til udfyldelse af investeringskontrakt med bilag
At indgå en aftale med Innovationsfonden om investering består således af følgende:
• Færdiggørelse af investeringsaftalen
• Udarbejdelse (præcisering eller justering) af projektplan.
• Udarbejdelse af plan for projektets organisation og ledelse
• Udarbejdelse af budget
• Forretningsorden for Styregruppen
• Udarbejdelse af samarbejdsaftale mellem projektets deltagere
NB! Samtlige bilag skal godkendes af Innovationsfonden, inden aftalen kan skrives under.
Investeringsperioden kan ikke begynde, før aftalen er underskrevet af alle deltagere samt Innovati- onsfondens direktør. Investeringsperioden skal påbegyndes senest 1. maj 2019.
Beskrivelse af indhold af investeringsaftalens bilag
Bilag 1: Projektplan
Bilag 1 er såvel projektlederens som Styregruppens styringsredskab og indeholder en projektplan med beskrivelse af milepæle og succeskriterier.
’Projektplan med beskrivelse af milepæle og succeskriterier’ kan ofte med fordel tage udgangspunkt i den oprindelige ansøgning til Innovationsfonden, som justeres og gøres operationel som styrings- grundlag for projektledelsen, herunder styregruppen. Bilaget opdateres med eventuel udvikling i peri- oden siden indsendelse af ansøgningen og skal indeholde følgende oplysninger:
• Beskrivelse af projektets vision og værdiskabelse
• Projektets overordnede mål og succeskriterier
• En oversigt over projektets succeskriterier og overordnede milepæle for investeringsperioden. Mi- lepælenes indbyrdes relation illustreres.
• En oversigt over projektets arbejdspakker eller delprojekter. For hver af disse beskrives:
• Milepæle, herunder kritiske leveringer og potentielle flaskehalse
• Beskrivelse af evt. go-no go milepæle
• Arbejdsopgavernes indhold og risikoprofil
• Mål og forventede resultater
• Den enkelte deltagers rolle
• Ressourceforbrug pr. deltager i mandeår eller – måneder pr. part
• Løbende evaluering – de fleste projekter kan drage fordel af løbende evaluering, hvor deltagerne giver projektplan, succeskriterier, projektledelse og budget en kritisk revision for at sikre fortsat momentum og den rette balance mellem realisme og såvel kommercielle som forskningsmæssige ambitioner i projektet. Beskriv kritiske tidspunkter i projektforløb, hvor en evaluering er hensigts- mæssig, samt proces og mål herfor.
Bilag 2: Organisation og ledelse
I bilag 2 beskrives projektets organisation og ledelsesform, herunder konkret information om:
• Konstitueret projektleder (navn)
• Eventuelle arbejdsgrupper og arbejdsgruppeledere (navne)
• Medlemmer af styregruppen (navne)
• Administrator (navn)
• Eventuelle advisory boards (navne)
• Eventuel øvrig ledelse (navne)
Personsammenfald mellem styregruppemedlemmer og projektleder bør så vidt muligt undgås.
Det anerkendes at navngivning i vid udstrækning ikke er mulig før afholdt konstituerende styregrup- pemøde, men dokumentet er dynamisk og skal opdateres løbende af projektleder gennem projektet.
Bilag 3: Budget
Investeringsaftalens bilag 3 er projektets generelle budget, der anvendes til at regulere og sikre at be- villingsbudgettet lever op til gældende regler, samt parts- og persondata.
Der tages udgangspunkt i budgettet fra ansøgningen. Se ”Generelle vilkår for Grand Solutions” og budgetvejledningen for yderligere information om budgetreglerne.
Bilag 4: Forretningsorden for Styregruppen
Som bilag 4 til Investeringsaftalen vedlægges en forretningsorden for Styregruppen. En skabelon til bilag 4 er sendt til kontaktpersonen i forbindelse med ovennævnte informationspakke. Skabelonen kan justeres og tilrettes det konkrete samarbejde. Dog skal det sikres, at der er overensstemmelse med bestemmelserne i selve Investeringsaftalen. Afsnittet om Innovationsfondens repræsentanter må således ikke ændres eller udelades, ligesom styregruppens ansvarsområde og opgaver er gæl- dende og ikke kan fraviges.
Bilag 5: Samarbejdsaftale
Inden underskrivelse af investeringsaftalen skal projektdeltagerne indgå en samarbejdsaftale (bilag 5 til investeringsaftalen), der regulerer deres indbyrdes forhold, herunder fordeling og udnyttelse af im- materielle rettigheder udviklet i løbet af projektet.
Samarbejdsaftalen skal godkendes af Innovationsfonden, inden investeringsaftalen kan underskrives. Samarbejdsaftalen er ofte den mest tidskrævende del af investeringsaftalen at forhandle på plads.
Det anbefales, at deltagerne så hurtigt som muligt efter invitationen til aftaleforhandlingerne identifi- cerer relevante personer at inddrage i beslutningsprocessen (eventuelt juridiske rådgivere) og begyn- der forhandlingerne.
En vejledning til udformningen af samarbejdsaftalen indgår i den ovenfor nævnte informationspakke. Innovationsfonden xxxxxxxx desuden et inspirationsudkast, der er udarbejdet for at tilbyde projektdel- tagerne inspiration til brug for deres egen udarbejdelse af en samarbejdsaftale for det konkrete pro- jekt.
Deltagerne skal senest den 15. januar 2019 indsende et fælles oplæg til samarbejdsaftalen til endelig godkendelse i Fonden.
OBS: Investeringsaftale samt bilag sendes i PDF-format på mail til Investment Manager og xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx med angivelse af sagsnr. i emnefelt.
3. Projektets nøglepersoner og deres roller
Innovationsfonden ønsker gennem en tæt dialog med alle parter at bakke op om den enkelte investe- ring med en effektiv og målrettet organisering. Fondens aktive opfølgning skal øge sandsynligheden for, at projektets idé kan realiseres.
Innovationsfondens forventninger til styregruppen og projektlederen samt Fondens egen rolle i pro- jektet er beskrevet, dels i Bilag 4, dels i investeringsaftalens punkt 6 og 8. Fonden satser på ensartet styring af investeringerne, derfor stilles krav til anvendelse af Fondens skabeloner for rapporter, dags- ordner og referater.
Nedenfor følger en kort beskrivelse af projektets primære kontaktpersoner i aftaleforhandlingsforlø- bet.
Projektets kontaktperson (den konstituerede projektleder)
Projektlederen udpeges af projektets styregruppe. Indtil styregruppen har afholdt sit første møde, le- des projektet af projektets kontaktperson, som er Innovationsfondens kontakt under kontraktfor- handlingerne. Kontaktpersonen afløses ved styregruppens konstituerende møde af projektlederen.
Projektets administrator
Administrator udpeges af Styregruppen. Administrator modtager investeringsbeløbene fra Innovati- onsfonden. Administrator er ansvarlig for at overføre investeringsbeløbene til de enkelte Projektdelta- gere, og skal, i samarbejde med Projektlederen, udarbejder Projektets samlede regnskaber til Innova- tionsfonden.
Innovationsfonden anbefaler at evt. vidensinstitution påtager sig denne rolle.
Projektets kontaktperson i Innovationsfonden – Investment Manager
IM’en koordinerer i aftalefasen kontakt og forhandling af investeringsaftalen mellem projektet og In- novationsfonden. IM’en samarbejder med projektets kontaktperson, bl.a. i forbindelse med udform- ning af investeringsaftalen med bilag, og guider projektdeltagerne frem mod den endelige underskri- velse af aftalen.