EU-UDBUD
EU-UDBUD
[Udbudsbekendtgørelsens nummer]
Varer Offentligt udbud
På levering af Storkøkkenudstyr
til 12-By-Gruppens Indkøbscentral
12-By-Gruppens Indkøbscentral 26.05.2011
Indholdsfortegnelse
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet 4
1.2 Udbyders fremtidige rammeaftaler 4
1.3 Organisering af udbudsopgaven og den efterfølgende samhandel 5
1.5 Tildeling af konkrete ordrer 6
2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet 7
2.7 Åbning af de indkomne tilbud 8
2.8 Vedståelsesfrist for tilbud 8
2.14 Tilbudsgivers forbehold 9
2.15 Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø 9
§ 3 Rammekontraktens omfang 22
§ 5 Tildeling af konkrete ordrer 22
§ 7.1 E-handel godkendelsesprocedure 23
§ 8 Levering og leveringsbetingelser 24
§ 13 Ændring af produktsammensætning 26
§ 20 Etik og socialt ansvar 28
§ 21 Kontakt mellem parterne 29
§ 23 Garanti og reklamation 29
§ 25 Kommunespecifikke forhold 30
§ 26 Erstatning og forsikring 30
§ 27 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure 30
§ 29 Misligholdelsesbeføjelser 31
§ 31 Lovvalg og afgørelse af tvister 31
§ 32 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten 32
§ 33 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer 32
Bilag
Bilag 2 - Tilbudsgivers tro- & love erklæring 35
Bilag 5 - Eventuelle forbehold 40
Bilag 6 - 12-By-Gruppens Indkøbscentral 41
Bilag 7 - Kommunespecifikke krav og oplysninger 42
Bilag 8 - Kommunespecifikt underskriftsbilag til kontrakt 64
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet
Udbuddet vedrører levering af Storkøkkenudstyr til de kommuner, som er medlem af 12-By- Gruppens Indkøbscentral (herefter benævnt Udbyder), i det omfang der er beskrevet nedenfor.
”12-By-Gruppens Indkøbscentral” er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte kommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af Indkøbscentralens medlemmer.
Udbud udformes således, at Indkøbscentralens medlemmer har følgende muligheder:
• Medlemskommunen kan deltage fra aftalens start (forpligtende deltagelse).
• Medlemskommunen kan deltage i aftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).
• Medlemskommunen kan deltage uforpligtende. Dvs. en stående ret til at benytte rammeaftalen på et hvilket som helst tidspunkt i aftaleperioden. Dette skal i givet fald meddeles leverandøren med et rimeligt varsel - som min. 3 måneder.
• Medlemskommunen kan undlade at deltage i aftalen.
Samtlige aftaler, som 12-By-Gruppens Indkøbscentralen indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de kommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af 12-By-Gruppens Indkøbscentral er ikke forpligtet i forhold hertil.
Medlemmerne af 12-By-Gruppens Indkøbscentral fremgår af bilag 6. Følgende af Indkøbscentralens medlemmer deltager forpligtende i nærværende udbud fra den generelle aftalestart pr. 14.11.2011:
- Fredericia Kommune
- Herning Kommune
- Ikast-Brande Kommune
- Middelfart Kommune
- Odense Kommune
- Randers Kommune
- Sønderborg Kommune
- Vejle Kommune
- Kolding Kommune
- Aarhus Kommune
Derudover kan de nedenfor anførte medlemmer af 12-By-Gruppens Indkøbscentral (inkl. samarbejdskommuner), vælge at tilslutte sig den indgåede rammeaftale på et hvilket som helst tidspunkt i aftaleperioden.
- Esbjerg Kommune (inkl. Fanø Kommune)
- Holstebro Kommune (inkl. Lemvig Kommune)
- Silkeborg Kommune
Hvilke institutioner og afdelinger hos Udbyder, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos Udbyder pt. fremgår af de kommunespecifikke bilag (bilag 7).
1.2 Udbyders fremtidige rammeaftaler
Rammeaftale forudsættes indgået med én virksomhed pr. delområde i form af nedenstående aftaletype:
Obligatorisk rammeaftale med én leverandør: Samhandelsaftale mellem én leverandør og 12-By- Gruppens Indkøbscentral på et eller flere delområder. De medlemskommuner fra 12-By-Gruppens Indkøbscentral, som jf. afsnit 1.1 deltager forpligtende i udbuddet, er forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede aftale.
En rammeaftale med en leverandør kan omfatte et eller flere delområder, jf. udbudsmaterialets afsnit 1.4 vedr. delområder.
Obligatorisk rammeaftale med én leverandør | |
Delområde 1 | Isenkram |
Delområde 2 | Maskiner, professionelle |
Delområde 3 | Opvaskemaskiner, professionelle |
Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før rammekontrakt og underskriftsbilag (bilag 8) er underskrevet af begge parter. Der henvises i øvrigt til bilag 4, Tidsplan. Rammekontrakt underskrives af koordinatoren for udbuddet, mens underskriftsbilaget underskrives af hver af de deltagende kommuner.
1.3 Organisering af udbudsopgaven og den efterfølgende samhandel
Udbuddet gennemføres i en tværkommunal arbejdsgruppe med Vejle Kommune som koordinator og kontaktperson.
Tildeling af kontrakt sker på vegne af de deltagende kommuner, og alle deltagende kommuner er omfattet kontrakten (se kapitel 5 Rammekontrakt), jf. dog kommunespecifikke bilag, bilag 7.
Det skal bemærkes, at efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med de(n) valgte kontrakthaver(e) som individuelle juridiske parter, og forhold knyttet til implementering og brug af aftalen i den enkelte kommune vil ligeledes være forankret her.
Det gælder således også, at spørgsmål om eventuel misligholdelse som udgangspunkt håndteres i forhold til den enkelte kommune (se § 28 vedr. misligholdelse i kapitel 5). Med mindre der er tale om en generel problemstilling, har dette således ikke betydning for de øvrige deltagende kommuners kontraktlige forhold med aftaleleverandøren.
Udbuddet omfatter Storkøkkenudstyr defineret som: Alt til servering og spisning dog ikke engangsservice. Alt til tilberedning af fødevarer. Alt til opbevaring af fødevarer. Alt til brug i et industrikøkken. Se nærmere under hvert delområde.
Delområde 1 Porcelæn, glas, bestik, plasticservice, serveringsartikler, køkkenartikler, rullematerialer og reoler (Serveringsartikler dækker over fade, tagtøj, skåle m.v. Køkkenartikler dækker over gryder, pander, grydeskeer, piskeris, kokkeknive m.v. Rullematerialer og reoler dækker over inventar)
Delområde 2 Koge-, bage-, stegeudstyr, køkkenmaskiner, køle/frys (kun skabe), inkl. tilbehør til det enkelte udstyr
Delområde 3 Professionelle opvaskemaskiner (semi og industri) inkl. tilbehør
Undtaget fra udbuddet er husholdningskøkkenudstyr/maskiner og andre hårde hvidevarer end de i udbuddet nævnte, da de er dækket af andre aftaler hos Udbyder.
Køb af varer på de(n) indgåede rammeaftale(r) foretages som udgangspunkt af den enkelte institution/afdeling.
Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka 27 mio. danske kr. ekskl. moms (anslået) for de kommuner, som deltager forpligtende i udbuddet. Da områderne ikke har været udbudt før i alle kommunerne er der alene tale om et estimat, som ikke er bindende for Udbyder.
Beløbet fordeler sig således mellem de deltagende kommuner:
Fredericia | Herning | Ikast- Brande | Middelfart | Odense | Randers | Sønderborg | Vejle | Kolding | Aarhus | |
Delomr. 1 | 1.600.000 | 140.000 | 100.000 | 800.000 | 1.800.000 | 600.000 | 650.000 | 1.050.000 | 350.000 | 3.600.000 |
Delomr. 2 | 100.000 | 60.000 | 50.000 | 200.000 | 2.400.000 | 800.000 | 800.000 | 1.350.000 | 450.000 | 4.300.000 |
Delomr. 3 | 0 | 220.000 | 100.000 | 100.000 | 900.000 | 300.000 | 200.000 | 600.000 | 200.000 | 3.400.000 |
Kontraktperiode samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 Rammekontrakt.
Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. Udbyder lægger vægt på, at der tages hensyn til miljøforhold ved køb af storkøkkenudstyr. Da ny forskning peger på, at nano og antibakteriel behandling er sundhedsskadeligt, vil udbyder således ved fremtidige udbud have fokus på disse områder.
Det vil ved fremtidige udbud også blive overvejet, om de tilbudte produkter skal leve op til miljømærkekrav f.eks. til ”Svanen”.
1.5 Tildeling af konkrete ordrer
Tildeling af ordrer indenfor alle Delområderne vil ske til den valgte leverandør løbende efter behov. Der vil ikke blive gennemført miniudbud.
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2011/S 111-183094.
Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i ét eksemplar. Prislister/varekataloger skal ligeledes fremsendes skriftligt i ét eksemplar.
Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i ét eksemplar på USB stik. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. Tilbudslisten må ikke sendes i PDF-format, kun i Excel.
Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen i kapitel 3 følges. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsdispositionen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger.
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Såfremt Udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk, tysk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Xxxxx Xxxxxx, pr. e-mail: xxxxx@xxxxx.xx, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud – Storkøkkenudstyr” senest den 01.07.2011 kl. 08.00.
Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.
Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive tilsendt alle, som har fået udleveret udbudsmaterialet.
Derudover afholdes der spørgemøde den 23.06.2011. Spørgemødet afholdes hos Vejle Kommune, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx, xxxxxxxxxx 0, xx. 10.30. Det anbefales at møde op, så eventuelle spørgsmål og uklarheder til udbudsmaterialet kan belyses.
Meddelelse om deltagelse sendes til Xxxxx Xxxxxx på e-mail, senest den 20.06.2011.
Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud – EU udbud – Storkøkkenudstyr” og ”Må kun åbnes af Indkøbskontoret.” Forsendelsen skal være lukket.
Tilbuddet skal være Udbyder i hænde senest den 09.08.2011 kl. 12.00 på følgende adresse: Vejle Kommune
Konkurrenceudsættelse, lokale 2221
Xxxxxxxxx 0
7100 Vejle
Att.: Xxxxx Xxxxxx
Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
2.7 Åbning af de indkomne tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
2.8 Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra tilbudsfrist, dvs. til den 08.02.2012.
Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte rammekontrakt. Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af rammekontrakten.
Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg hos Udbyder i den udbudte kontraktperiode.
Der kan afgives tilbud på et, flere eller alle udbudte delområder, jf. udbudsmaterialets afsnit 1.2.
Der kan ikke afgives alternative bud.
Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e).
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.16, Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet.
De anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode. Det er første gang Storkøkkenudstyr (i nogle af 12-by-kommunerne) udbydes, derfor har der været begrænset tilgang til data for køb pr. kommune. De estimerede beløb er derfor behæftet med en vis grad af usikkerhed.
Den estimerede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsernes fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger.
I den udstrækning at indkøb af Storkøkkenudstyr er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder Udbyder sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) kontrakt(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud.
I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har Udbyder undersøgt, om der i Udbyders afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt der indgås obligatorisk(e) aftale(r), vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Udbyder og de(n) valgte leverandør(er) på området.
Selvejende institutioner vil som udgangspunkt ikke være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag (se Kommunespecifikke bilag).
Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos Udbyder.
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder Rammekontrakten og Kravspecifikationen, vil medføre, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet.
Hvis andet ikke er anført, er eventuelle faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, kun gældende i det omfang de ikke strider mod nærværende udbudsmateriale. Såfremt tilbudsgiver opretholder eventuelle faglige forbehold som ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet, skal dette angives eksplicit i tilbuddet. Det understreges, at opretholdelse af faglige forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, kan medføre, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet jf. ovenstående.
Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. bilag 7) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at Udbyder har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, i det omfang det skønnes muligt.
Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.
2.15 Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø
Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de på bilag 2 oplistede statslige tjenester.
Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning.
Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet.
Økonomisk og finansiel kapacitet:
• Udfyldt og underskrevet Tro- og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), oplysninger vedr. skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø samt udelukkelsesforhold. Fortrykt formular findes som bilag 2.
• Revisorpåtegnede årsregnskaber for de sidste tre afsluttede regnskabsår. Hvis ikke muligt skal bankerklæring/referencebrev vedlægges (se næste punkt).
• For nyetablerede tilbudsgivere, der ikke kan opfylde ovenstående kriterium vedr. årsregnskaber. Vedlæg referencebrev/bankerklæring1 fra tilbudsgivers bank eller revisor (max. 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen). Minimum indeholdende oplysning om egenkapital og omsætning indenfor det angivne område.
Teknisk kapacitet:
• Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leverancer/kontrakter, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Hvis man afgiver tilbud til flere delområder skal der laves en referenceliste for hvert af delområderne (Bilag 3). Xxxxxxx forbeholder sig retten til at kontakte de angivne referencer og se bort fra det fremsendte tilbud, såfremt tilbudsgiver ikke har været i stand til at løse en tilsvarende opgave tilfredsstillende.
• Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, herunder selskabsform, organisation, ejerforhold mv. Herunder specifikt om konsulent/sælger-staben, bl.a. hvordan den er organiseret og antallet.
Alle ovenstående punkters beskaffenhed vil indgå i egnethedsvurderingen.
Rammeaftale vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver de/det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud pr. delområde, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen:
Delkriterium | Vægtning i procent |
Pris, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Prisen for det enkelte produkt - Fragtgebyr | 60 % |
Sortiment, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Bredde af sortiment | 40 % |
1 Oplysninger vedr. udelukkelsesforhold skal ikke oplyses her, da de hører ind under Tro- og love erklæringen.
Pris:
Ved bedømmelsen af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. det nedenstående.
Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Der accepteres ikke tillæg eller gebyrer af nogen art ud over fragtgebyr (se nedenfor).
Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudslisten (bilag 1). Tilbud skal afgives i form af nettopriser, ekskl. moms. Det skal angives, hvilke rabatsatser der ligger til grund for de tilbudte nettopriser med udgangspunkt i tilbudsgivers offentlige tilgængelige priser. Den tilbudte rabatsats skal være ens for alle produkter i samme gruppe.
Tilbudslisten skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet.
Delområde 1: Der må afviges med +/- 5 % på de mål der angives på en varelinje – undtaget er de tilfælde hvor der er beskrevet et interval, der skal den tilbudte vare ligge indenfor intervallet.
Delområde 2 og 3: Der må afviges med +/- 10 % på de mål der angives på en varelinje – undtaget er de tilfælde hvor der er beskrevet et interval, der skal den tilbudte vare ligge indenfor intervallet.
Der skal være mulighed for at få leveret i anbrud. Dog ikke mindre end den mindste pakkestørrelse, f.eks.: ”overkop, 15 cl” i 6 stk. pakke.
I den udstrækning, at de deltagende kommuners indkøbskontorer opererer med krav om bonus/gebyrer – se bilag 7 – skal dette ikke medregnes i de tilbudte priser. I stedet påføres dette som tillæg for de pågældende kommuner i forbindelse med selve kontraktindgåelsen.
Samme forhold gør sig gældende i den udstrækning, at de deltagende kommuner anvender et e- handelssystem med omsætningsrelateret gebyr til tredjepart. Er dette tilfældet – se bilag 7 – skal denne omkostning således ikke medregnes i de tilbudte priser, men i stedet håndteres som et tillæg i forhold til pågældende kommune i forbindelse med kontraktindgåelsen.
Der skal min. afgives tilbud på 80 % af varelinjerne på tilbudslisten pr. delområde.
På de varelinjer (max. 20 % af varelinjerne) der ikke afgives tilbud på, vil den højeste pris afgivet i dette udbud (fra andre tilbudsgivere), blive sat ind for at kunne vurdere tilbuddene. I de evt. tilfælde, hvor ingen af tilbudsgiverne har afgivet tilbud på en varelinje, vil denne ikke blive medregnet i vurderingen.
Det forventes, at tilbudsgiver kan afgive erklæring om, at priserne på leveringstidspunktet til enhver tid vil ligge under tilbudsgivers prisliste.
Gældende prisliste/katalog skal vedlægges tilbuddet i ét eksemplar.
Tilbudslisten indeholder hovedparten af de produkter der efterspørges. Der vil i aftaleperioden forekomme efterspørgsel af beslægtede produkter indenfor de udbudte områder end de på Tilbudslisten anførte produkter. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvilken fast rabatsats der tilbydes på øvrige produkter (reservedele, tilbehør og øvrigt sortiment) indenfor beslægtede varer/samme varegruppe. Priser på det øvrige produkter skal ligeledes afgives ud fra tilbudsgivers offentlige tilgængelige priser. Pris og varenummer på øvrige produkter skal vedlægges tilbuddet i Excel2. Rabatsatserne på de øvrige produkter vil ikke indgå i tilbudsvurderingen.
2 Tilbudsgiver skal sende prisliste på øvrigt sortiment. Prislisten skal sendes i Excel-regneark. Varenummer og pris skal fremgå af regnearket.
De angivne tilbudte prisvilkår vurderes som en samlet helhed på baggrund af Udbyders skønnede omsætningsfordeling, jf. bilag 1.
Priserne skal afgives under den forudsætning, at tilbudsgiver kan opkræve et fragtgebyr for ordrer under 500 kr. ekskl. moms.
Beløbet på det eventuelle fragtgebyr skal angives i tilbudslisten og skal være et fast gebyr (f.eks. ikke vægtafhængig) i hele aftaleperioden. Fragtgebyret kan ikke reguleres.
Det er tilbudsgivers ansvar, at alle de tilbudte produkter lever op til de beskrevne krav i tilbudslisten samt kravspecifikationen. Xxxxxxx forbeholder sig dog retten til at anmode om yderligere dokumentation for at sikre, at udbuddets krav er opfyldt. Såfremt de tilbudte produkter ikke opfylder udbudsmaterialets krav, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt og tilbuddet vil således blive afvist. Dog kun såfremt det betyder at der bliver afgivet tilbud på under 80 % af varelinjerne.
Sortimentsbredde:
Der ønskes tilbud på et bredt sortiment af storkøkkenudstyr som skal kunne dække 12-By- Gruppens løbende behov indenfor området. Der lægges vægt på at Tilbudsgiver har et bredt sortiment af forskellige mærker samt et bredt udvalg af forskellige produkter også inden for det enkelte mærke samt tilbehør.
Tilbudsgiver skal uddybende (dvs. med angivelse af mærker, antal mv. for hvert delområde der afgives tilbud på) beskrive (bilag 1):
- Sortimentsbredde på baggrund af ovenstående beskrivelse (samt kravspecifikationen).
- Xxxxx xxxxxxxxxx i sortimentet indenfor det tilbudte område.
- Tilbudsgivers fokus på nye innovative produkter, indenfor beslægtede varer.
Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud.
Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet.
Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.16 opstillede udvælgelseskriterier og de i afsnit 2.17 anførte tildelingskriterier.
Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 3.
Afsnit | Indhold |
1 | Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås i 6 måneder fra tilbudsfrist, dvs. indtil den 08.02.2012. |
2 | Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. |
3 | Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker (bilag 5). Der henvises i øvrigt til afsnit 2.14 vedrørende retsvirkningerne af forbehold. |
4 | Udvælgelseskriterier (ved sammenslutning af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne gives for hver deltager i konsortiet): - Udfyldt og underskrevet Tro- og love erklæring - Revisorpåtegnede årsregnskaber - For nyetablerede tilbudsgivere referencebrev/bankerklæring |
5 | Delkriterium Pris: Ved bedømmelsen af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. det nedenstående. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Der accepteres ikke tillæg eller gebyrer af nogen art ud over fragtgebyr (se nedenfor). Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudslisten (bilag 1). Tilbud skal afgives i form af nettopriser, ekskl. moms. Det skal angives, hvilke rabatsatser der ligger til grund for de tilbudte nettopriser med udgangspunkt i tilbudsgivers offentlige tilgængelige priser. Den tilbudte rabatsats skal være ens for alle produkter i samme gruppe. Delområde 1: Der må afviges med +/- 5 % på de mål der angives på en varelinje – undtaget er de tilfælde hvor der er beskrevet et interval, der skal den tilbudte vare ligge indenfor intervallet. Delområde 2 og 3: Der må afviges med +/- 10 % på de mål der angives på en varelinje – undtaget er de tilfælde hvor der er beskrevet et interval, der skal den tilbudte vare ligge indenfor intervallet. Der skal være mulighed for at få leveret i anbrud. Dog ikke mindre end den mindste pakkestørrelse, f.eks.: ”overkop, 15 cl” i 6 stk. pakke. I den udstrækning, at de deltagende kommuners indkøbskontorer opererer med krav om bonus/gebyrer – se bilag 7 – skal dette ikke medregnes i de tilbudte priser. I stedet påføres dette som tillæg for de pågældende kommuner i forbindelse med selve kontraktindgåelsen. Samme forhold gør sig gældende i den udstrækning, at de deltagende |
kommuner anvender et e-handelssystem med omsætningsrelateret gebyr til tredjepart. Er dette tilfældet – se bilag 7 – skal denne omkostning således ikke medregnes i de tilbudte priser, men i stedet håndteres som et tillæg i forhold til pågældende kommune i forbindelse med kontraktindgåelsen. Der skal min. afgives tilbud på 80 % af varelinjerne på tilbudslisten pr. delområde. Det forventes, at tilbudsgiver kan afgive erklæring om, at priserne på leveringstidspunktet til enhver tid vil ligge under tilbudsgivers prisliste. Gældende prisliste/katalog skal vedlægges tilbuddet i ét eksemplar. Tilbudslisten indeholder hovedparten af de produkter der efterspørges. Der vil i aftaleperioden forekomme efterspørgsel af beslægtede produkter indenfor de udbudte områder end de på Tilbudslisten anførte produkter. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvilken fast rabatsats der tilbydes på øvrige produkter (reservedele, tilbehør og øvrigt sortiment) indenfor beslægtede varer/samme varegruppe. Priser på det øvrige produkter skal ligeledes afgives ud fra tilbudsgivers offentlige tilgængelige priser. Pris og varenummer på øvrige produkter skal vedlægges tilbuddet i Excel3. Rabatsatserne på de øvrige produkter vil ikke indgå i tilbudsvurderingen. De angivne tilbudte prisvilkår vurderes som en samlet helhed på baggrund af Udbyders skønnede omsætningsfordeling, jf. bilag 1. Priserne skal afgives under den forudsætning, at tilbudsgiver kan opkræve et fragtgebyr for ordrer under 500 kr. ekskl. moms. Beløbet på det eventuelle fragtgebyr skal angives i tilbudslisten og skal være et fast gebyr (f.eks. ikke vægtafhængig) i hele aftaleperioden. Fragtgebyret kan ikke reguleres. Det er tilbudsgivers ansvar, at alle de tilbudte produkter lever op til de beskrevne krav i tilbudslisten samt kravspecifikationen. Xxxxxxx forbeholder sig dog retten til at anmode om yderligere dokumentation for at sikre, at udbuddets krav er opfyldt. Såfremt de tilbudte produkter ikke opfylder udbudsmaterialets krav, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt og tilbuddet vil således blive afvist. Dog kun såfremt det betyder at der bliver afgivet tilbud på under 80 % af varelinjerne. | |
6 | Delkriterium Sortiment: Der ønskes tilbud på et bredt sortiment af storkøkkenudstyr som skal kunne dække 12-By- Gruppens løbende behov indenfor området. Der lægges vægt på at Tilbudsgiver har et bredt sortiment af forskellige mærker samt et bredt udvalg af forskellige produkter også inden for det enkelte mærke samt tilbehør. Tilbudsgiver vil altså blive vurderet på både bredden og dybden af sortimentet. Tilbudsgiver skal uddybende (dvs. med angivelse af mærker, antal mv. for hvert delområde der afgives tilbud på) beskrive: - Sortimentsbredde på baggrund af ovenstående beskrivelse (samt kravspecifikationen). - Antal varelinjer i sortimentet indenfor det tilbudte område. - Tilbudsgivers fokus på nye innovative produkter, indenfor beslægtede varer. |
7 | Jf. Kravspecifikation, Generelt, skal der vedlægges dækkende beskrivelse af særlige egenskaber med hensyn til holdbarhed, robusthed og slidstyrke indenfor de forskellige mærker/serier der tilbydes. |
3 Tilbudsgiver skal sende prisliste på øvrigt sortiment. Prislisten skal sendes i Excel-regneark. Varenummer og pris skal fremgå af regnearket.
Kravspecifikation for alle delområder omfattet af udbuddet. El-sparekrav
Samtlige elektroniske produkter skal til enhver tid overholde gældende udgave af Center for Energibesparelsers Indkøbsvejledning og Storkøkkenvejledning.4
Vejledninger, manualer og brugsanvisninger
Alle vejledninger, manualer og brugsanvisninger skal være udformet på dansk og engelsk.
Emballering
Emballering skal være gennemført på en for produktet forsvarlig måde. Ved montering skal montøren tage emballagen med retur.
Lovgivning og kvalitet
Samtlige produkter skal være i overensstemmelse med (dvs. fremstillet, afprøvet og godkendt) gældende forordninger, direktiver, love, bekendtgørelser, standarder og andre myndighedskrav i kontraktperioden.
Generelt
- Der skal tilbydes et bredt sortiment af produkter, som henvender sig til henholdsvis store og små køkkener, med små køkkener menes der køkkener i daginstitutioner, leve-bo miljøer m.m.
- Det skal være muligt at købe reservedele i produktets levetid.
- Konsulent bistand skal ydes uden beregning.
- Der skal være mulighed for telefonisk konsulentbistand på hverdage fra min. kl. 8.00-16.00. endvidere skal der være internetportal med data/beskrivelse af samtlige varer.
- Der må ikke være krav om indgåelse af serviceaftaler eller lignende i forbindelse med køb.
- Der skal ydes min. 2 års garanti på alle maskiner og hvidevarer.
- Ved levering af ny maskine/hvidevare, skal tilbudsgiver tage det gamle med retur, med mindre institutionen ønsker at beholde produktet. Endvidere fjernes alt emballage. Dette er uden omkostning for institutionen.
- Vedr. porcelæn skal der være suppleringsgaranti i aftaleperioden.
- Ved forespørgsel, skal tilbudsgiver kunne oplyse om produktet indeholder antibakterielle midler, herunder nanosølv
- Tilbudsgiver bedes vedlægge dækkende beskrivelse af særlige egenskaber med hensyn til holdbarhed, robusthed og slidstyrke indenfor de forskellige mærker/serier der tilbydes.
- De priser der tilbydes på tilbudslisten skal være inklusive alle evt. skruer, installationskit eller andre dele der er nødvendige for at den enkelte vare kan fungere/sættes op mv.
Der må ikke være særlige krav, bl.a. vedr. garanti, der gør sig gældende ved brug af f.eks. afkalknings-, afspændings-, og opvaske-midler. ”12-by-gruppens Indkøbscentral” har en anden aftale der er gældende på nævnte produkter.
Kravspecifikation – Produkt
Porcelæn
- Hvis ikke andet beskrevet skal der tilbydes hvidt porcelæn.
4 xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx
Kvaliteten Vitro:
- Må ikke indeholde bly eller cadmium
- Skal være hårdt brændt min. 1400 grader
- Skal kunne tåle opvask i industrimaskine
- Kan tåle mikroovn
- Kantskårsgaranti i aftalens løbetid
- Kopper skal være udstyret med afløbsrender
- Skal være stabelbar
- Store serier med mange forskellige dele
- Mulighed for tilkøb af påtrykning af logo
Kvaliteten Feldspet:
- Må ikke indeholde bly eller cadmium
- Skal kunne tåle opvask i industrimaskine
- Kan tåle mikroovn
- Kopper skal være udstyret med afløbsrender
- Skal være stabelbar
- Store serier med mange forskellige dele
Glasartikler:
- Drikkeglas der er stabelbare
- Hærdet vand/øl-glas
- Skåle skal være hærdet glas
- Suppleringsgaranti i aftalens løbetid
- Skal kunne tåle opvask i industrimaskine
- Store serier med mange forskellige dele
Køkkenartikler: Bestik, tagtøj, opøsere, røreredskaber, knive, skærebrætter, bageartikler, termokander mv.
- Hvis rustfri stål skal det være 18/8 eller 18/10
- Bestik og tagtøj i rustfri stål skal være 18/10, højglanspoleret, uden mønster, alle varelinierne i gruppen skal være fra samme serie
- Metalflader skal have poleret overflade
- Overflade behandling skal sikre minimalt angreb af galvaniske spændinger
- Modstandsdygtigt overfor rustdannelser
- Skal kunne tåle opvask i industrimaskine (ikke termokander)
- Formbestandigt
- Skærebrætter (forskellige materialer, størrelser og farver)
- Termokander: god isoleringsevne og rengøringsvenlig
- Suppleringsgaranti i aftaleperioden
- Store serier med mange forskellige dele
Pander, potter og gryder
- Hvis rustfri stål indgår i produktet skal det være 18/8 eller 18/10
- Håndtag skal være påsvejsede
- Kan tåle opvask i industrimaskine
- Kan anvendes på el, gas og induktion
- Bredt udvalg
- Der skal kunne købes låg til alle gryder
Derudover skal der kunne leveres modeller med følgende muligheder:
- Forskellige overfladebehandlinger herunder slip-let
Plast- og serveringsartikler, opbevaringsbeholdere og kantiner
- Hårdt plast skal være melamin eller polycarbon/polycarbonat
- Hvis rustfrit stål indgår i produktet skal det være 18/8 eller 18/10
- Skal kunne tåle opvask i industrimaskine
- Kantiner skal være i GN-mål
- Opbevaringsbeholdere skal kunne tåle nedfrysning
Vægt
- Digitalt display
- Modeller med interval ned til 1 gram
- Modeller med tilkobling til strøm og modeller med batteri
Termometre
- Egnet til egenkontrol
- Overflade og indstikstermometre
Rullende materiel: Rulleborde, afrydningsvogne, stikvogne, løftevogne, reoler mv.
- Stødfast lakering
- Drejbare hjul
- Rengøringsvenligt udformet
- Der skal kunne leveres hjul med og uden bremser til samtlige modeller (supplering)
Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder
- Indrettet efter GN-mål
- Borde med kant
- Håndtag
- Fuld udformning i rustfri stål
- Kombination af forskellige materialer
- Højde justering med håndbetjening og fodpedal, samt elektronisk betjening
- Løftevogne med løfte/sænke funktion
- Hjul hvor alle metaldele er i rustfrit stål
- Hjul med lukkede lejer, som kan modstå vand ved rengøring
Inventar:
- Reol-system, modulopbygget, skal kunne samles uden brug af værktøj, stel udført i eloxeret aluminium, hylderne udført i aluminium skal kunne tages af og vaskes i opvaskemaskine, min. vægt pr. hylde 150 kg (ved standard størrelse)
- Overhylde skal være i rustfri stål
Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder:
- Plasthylder til reol-system
Køle og fryseskabe
- Alle flader skal være udformet i slagfaste materialer
- Vendbare selvlukkende døre
- Justerbare ben
- Flytbare hylder
- Rengøringsvenlig inderside
- Udvendigt termometer, med temperatur alarm
- Dansk betjenings/informations panel
- Automatisk afrimning
- Energi og miljørigtig konstruktion af isolering
Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder:
- Tilkobling af lås
- Fodpedal
- Rustfrit stål indvendig og udvendig.
- Rustfrit stål-hylder
- Indrettet efter GN-mål og modeller med standard mål, forskellige størrelser
- Tilvalg af glasdør
- Montering af hjul
- Tilkobling af ekstern kompressor for relevante modeller
Ovne
- Lågen skal kunne åbnes sideværts og i to trin
- Udstyret med indvendigt lys
- Rengøringsvenlig udformning
- Ovndør med dobbelt glas
- Jævn varmefordeling på ydersiden max. 35 grader
- Programmer med varmluft, varmluft med hastighedsjustering, kogning, stegning, raskning m.m.
- Indrettet efter GN – mål
- Godkendt til brug med det valgte driftsmiddel el - gas - vand – afløb
- Grad-indstilling fra 35 grader til mindst 250 grader for standard modeller
Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder:
- Justerbar arbejdshøjde
- Lys og lyd indikator
- Indbygget stegetermometer med udvendig aflæsning
- Grad-indstilling op til 300 grader
- Tilkobling af håndbruser
- Tilkobling af udsugning på ovn
- Automatisk rengøringssystem
- Rengøringssystemet skal kunne bruge rengøringsmidler fra flere forskellige producenter
- Udvendig og indvendige sider af rustfrit stål
- højre/venstre hængt dør
- Bruges med vogn-system for GN
- Computerstyring (f.eks. til egenkontrolprogrammer)
- Modeller både i lav og bredt design og i højt og smalt design
- Modeller med forskellig størrelse ovnrum
- For-programmering
Mikroovn til professionelt brug
- Rengøringsvenlig
- Mindst max. effekt på 1000 W
- Skal have optøningsfunktion
Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder:
- rustfrit stål udvendigt og indvendigt
Mikroovn til husholdningsbrug
- rengøringsvenlig
- effekt på 700-800 W
- med optøningsfunktion
Røremaskiner
- Gulv og bordmodel med kedel
- Trinløs hastighed
- Leveret med ris, spartel og dejkrog
- Kedel i rustfrit stål
- Let tilgængelig nødstop-knap
- Udstyret med sikkerhedsgitter/skærm
Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder:
- Stort tilbehørs program
- Forskellige kedelstørrelser
Kogebord
- Stel i rustfrit stål
Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder:
- Forskelligt antal kogeplader/blus/zoner
- Induktion, glaskeramisk og gas
- Modeller med rustfri underhylde
Skære- og skrællemaskiner
- Rengørings venlige, kan adskilles for rengøring
Pålægsmaskine
- Udformet i aluminium eller rustfrit stål
- Klingen skal være hårdtforcromet og hulslebet
- Skivetykkelse ca. 0-15 mm, skal kunne reguleres
- Skal være udstyret med gearmotor
Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder:
- Udstyret med vedligeholdelsesfri gearmotor
- Fuldautomatisk drift
- Plads til bakke under kniven,
- Med slibeapparat
Grøntskærer
- Automatisk start/stop-funktion
- Førerør skal medfølge
- Stort udvalg af skiver
Cutter/mixer
- Pulsfunktion
- Variabel hastighed
- Forskellige størrelser
- Sikkerhedsafbryder
Stavblender
- Udført i rustfrit stål
- Tilslutning med ledning
- Variabel hastighed
Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder:
- Udskiftelig blenderhoved
Hætteopvasker
- Hætte og maskine skal være isolerede
- Skal være i udformet i rustfrit stål
- Synligt display med tydelig angivelse af vaske- og skyllevands temperatur
- Sikkerhedsafbryder
- Maskinen kan monteres som gennemgangsmaskine og som hjørnemaskine
- Maskinen må ikke være bundet op på en bestemt type vaskemiddel/afspændingsmiddel
- Automatisk dosering af sæbe/afspændingsmiddel
- Tilslutning til varmt såvel som koldt vand
- Programvarighed på længste vask max. 5 min.
- Slutskyl på min. 85 grader
- Forskellige kurve-typer + andet tilbehør
- Min. 2 programtyper
- Inklusiv 3 forskellige bakker
Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder
- Flere vaskeprogrammer
- Automatisk hætteløft og luk
- Tilkobling af udsugning
- Med tilhørende saltfilter
- Hæve/sænke-funtion
- Integreret bord og vask med hæve/sænke-funktion
Underbords/modul opvaskemaskine
- Skal både kunne placeres under et bord og som fritstående model
- Indbygget afløbspumpe
- Indbygget blødtvandsfilter
- Leveres med doseringsanlæg
- Skal kunne klare min. 8 opvask pr. dag
- Min. 3 forskellige opvaskeprogrammer. Programmernes varighed må ikke overstige 30 min.
- Slutskyl ved 80 grader. Temperaturen skal holdes på 80 grader min. 1 minut
- Tilslutning til varmt såvel som koldt vand
- Der skal kunne tilkøbes forskellige kurve og tilbehør
- Kontrollampe for drift, salt- og afspændings-påfyldning
Derudover skal der tilbydes modeller med følgende muligheder:
- Friskvandsopvaskemaskine
- Tankopvaskemaskine
- Med indbygget system for afhjælpning af damp ved åbning
- Synligt display med tydelig angivelse af vask- og skyllevandstemperatur
- Børnesikring
- Modeller som kan rumme løse kurve fra 500x500 mm op til 530x530 mm
- Udvendige mål H/B/D: ca. 850/600/600 mm.
Nærværende rammekontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.
Rammekontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Rammekontrakten udfyldes af 12-By- Gruppens Indkøbscentral i tilfælde af en aftaleindgåelse.
Rammekontrakt vedr. levering af Storkøkkenudstyr
Nærværende rammeaftale er indgået mellem
Nedenstående medlemmer af 12-By-Gruppens Indkøbscentral, som forpligtende deltager i rammeaftalen:
- Fredericia Kommune
- Herning Kommune
- Ikast-Brande Kommune
- Middelfart Kommune
- Odense Kommune
- Randers Kommune
- Sønderborg Kommune
- Vejle Kommune
- Kolding Kommune
- Aarhus Kommune
(i det følgende kaldet Medlemskommunerne) og
[Firma] [Adresse] [Postnr.] [By]
(i det følgende kaldet Kontrakthaver).
Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr.2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet.
Kontrakten beskriver Medlemskommunernes og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:
A. Rammekontrakt og underskriftsbilag mellem Kontrakthaver og Medlemskommunerne
B. Udbudsmateriale med bilag fra 12-By-Gruppens Indkøbscentral af 06.2011
C. Eventuelt uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem parterne – herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer anført i referat fra afholdt afklarende møde
D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå].
Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. For alle delområderne gælder, at der kun indgås aftale med én leverandør.
Levering af Storkøkkenudstyr indenfor Delområde/erne x til Medlemskommunerne. Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som Medlemskommunerne løbende afgiver.
Kontrakten er gældende fra den 14.11.2011 og er uopsigelig for begge parter indtil den 13.11.2013, jf. dog § 28 vedr. misligholdelse og § 30 vedr. opsigelse af kontrakt.
Medlemskommunerne kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 4 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse.
Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.
§ 5 Tildeling af konkrete ordrer
Tildeling af ordrer vil ske til den valgte leverandør løbende efter behov. Der vil ikke blive gennemført miniudbud.
Som supplement til bestilling via kommunens e-handelssystem skal varebestilling indenfor leverandørens normale åbningstid kunne afgives, pr. e-mail, telefon, fax eller ved konsulentbesøg afhængig af den enkelte kommunes politik på området – se i øvrigt de kommunespecifikke bilag.
Det skal være muligt, at bestille i anbrud, dog ikke færre antal end i den mindste pakkestørrelse. Det skal for hver enkelt vare tydeligt fremgå af Tilbudsliste/e-katalog hvilket nettoindhold den mindste bestillingsenhed har.
Såfremt Medlemskommunerne ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af Medlemskommunernes e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer – skal Kontrakthaver med et varsel på to måneder kunne iværksætte dette.
Relevant personale hos Kontrakthaver skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at Medlemskommunernes institutioner mv. kun tilbydes varer, som er omfattet af kontrakten, medmindre andet er skriftligt aftalt med Indkøbskontoret.
Kontrakthaver er forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens prismæssigt fordelagtige varer. Kontrakthaver skal kunne redegøre herfor på anmodning fra Medlemskommunerne.
Medlemskommunerne er overgået til e-handel på det udbudte område. Elektronisk samhandel ved brug af Medlemskommunernes e-handelssystem – dvs. elektronisk ordreafgivelse, elektronisk ordrebekræftelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data – er således et ufravigeligt kontraktvilkår ved indgåelse af nærværende kontrakt.
I forbindelse med aftaleindgåelsen vil Medlemskommunerne overfor Kontrakthaver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger
vil tilgå Kontrakthaver i forbindelse hermed. Herefter skal Kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til Medlemskommunernes e-handelssystemer med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemerne senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden.
Et godkendt e-katalog5 i Medlemskommunernes e-handelssystemer er en forudsætning for aftalens ikrafttræden. E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af Medlemskommunerne definerede produkter. Med mindre andet er defineret af den enkelte kommune, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %.
Gentagende tilfælde af manglende overholdelse af bestemmelserne vedrørende e-handel betragtes som væsentlig misligholdelse, jf. § 28.
Medlemskommunerne anvender pt. forskellige e-handelssystemer, som beskrevet i de kommunespecifikke bilag.
§ 7.1 E-handel godkendelsesprocedure
Med mindre andet er anført i det kommunespecifikke bilag vil nedenstående tidsfrister for godkendelse af e-kataloger samt e-kataloger generelt være gældende.
I udbudstidsplanen er der i alt afsat 2 måneder fra tildeling af kontrakt til kontraktstart. Indenfor de 2 måneder skal e-katalog-upload og -godkendelse foregå.
Senest 10 arbejdsdage efter tildeling af kontrakt (dvs. 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb) skal Kontrakthaver:
• fremsende excel-ark indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn og pris til tovholderkommunen. Excel arket skal danne grundlag for e-kataloget.
• fremsende excel-ark til den enkelte medlemskommune indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Den enkelte medlemskommune kan, såfremt dette måtte ønskes, vælge at få indlæst øvrige varer i særskilt e-katalog.
Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.
Tovholderkommunen og de enkelte kommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå Excel-arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal Kontrakthaver fremsende rettet Excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede Excel-ark.
Når Excel-arket er godkendt af tovholderkommunen (eller af den enkelte kommune ved øvrige varer), skal Kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til kommunernes forskellige e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte Excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog vil kataloget blive afvist af kommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter kommunens anvisninger.
Medmindre andet er særskilt aftalt med den enkelte kommune eller fremgår af det kommunespecifikke bilag, skal katalogformatet være OIOUBL.
Udover varenummer, dækkende varenavn og pris som i det godkendte Excel-ark, skal e-kataloget
- med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse
5 Et godkendt e-katalog er fremsendt jf. kravene, samt bearbejdet og godkendt af Udbyder.
(herunder f.eks. mærkenavn, indhold - eks. kg. og stk. - pr. leveringsenhed, evt. krav til opbevaring, mål og materialer, m.v.), varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau. Der henvises til følgende vejledning i brug af UNSPSC-klassifikation: xxx.xxx.xx/xxxxxxxx0/Xxxxxxxxxxxxx/XX0_XX.xxx.
E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte kommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra kommunen.
Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra kommunen.
Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer - med mindre andet er aftalt - samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord og der skal fremsendes information pr. mail til de kommuner, der ønsker det.
Ændringer i priser og/eller sortiment i kontraktperioden kan tidligst træde i kraft, når Kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til Medlemskommunerne, og e-kataloget er godkendt og gjort tilgængeligt i Medlemskommunernes e-handelssystem. Der henvises i øvrigt til § 12, Prisregulering.
Kontrakthaver skal sikre, at e-kataloget altid er opdateret såvel prismæssigt som sortimentsmæssigt.
§ 8 Levering og leveringsbetingelser
Varerne leveres frit på den aftalte leveringsadresse. Ordrer under en samlet værdi på 500 kr. ekskl. moms kan dog påføres et fragtgebyr.
Fragtgebyret er kr. x
Levering sker løbende efter ordre fra det enkelte forbrugssted.
Bestillinger afgivet inden kl. 16.00 på hverdage skal leveres indenfor de 2 efterfølgende hverdage, med mindre særlige forhold gør sig gældende.
I forbindelse med akutte behov og pludseligt opståede situationer skal der dog være mulighed for dag-til-dag levering efter nærmere direkte aftale med forbrugsstedet.
Der må ikke uden forudgående aftale leveres andre varer end de bestilte.
Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel.
Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN- lokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer.
Ved fejlbestillinger har Medlemskommunerne 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for Medlemskommunens regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.
Ved returnering af produkter skal Kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota til bestiller. Ved eventuelle fejlleverancer skal returnering af varen ske uden omkostninger for kunden.
For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Priserne kan reguleres i henhold til § 12, Prisregulering.
Den tilbudte rabatsats skal være ens for alle produkter i samme gruppe. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvilken fast rabatsats der tilbydes på øvrige produkter (reservedele, tilbehør og øvrigt sortiment) indenfor beslægtede varer/samme varegruppe6. Priser på de øvrige produkter skal ligeledes afgives ud fra tilbudsgivers offentlige tilgængelige priser. Pris (bruttopris), varenavn og varenummer på øvrige varer skal vedlægges tilbuddet på USB-nøgle eller CD-r i Excel7.
Dette vil ikke blive vægtet i udbuddet.
Såfremt Kontrakthaver introducerer erstatningsprodukter (jf. § 13, Ændring af produktsammensætning)/nye produkter gælder de samme priser/rabatter som beskrevet i afsnit 2.17.)
Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i Kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i § 12 vedr. prisregulering.
Tilbuds- og kampagnepriser skal uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-
/kampagneperioden. Det er Kontrakthavers ansvar at opdatere e-katalog, både når kampagnen starter og når den slutter.
Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Medlemskommunerne til gode.
Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet, skal disse omgående tilbydes til Medlemskommunerne ud fra de samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for Kontrakthavers tilbud. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til Medlemskommunerne. Eventuelle udgifter forbundet med udarbejdelse og fremsendelse af erklæringen er Medlemskommunerne uvedkommende.
Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der kun ske dokumenterede prisreguleringer én gang årligt i opadgående retning. Dette gælder også for det øvrige sortiment. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 14.11.2012, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Nettoprisindekset fra juli 2011 til juli 20128. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.
Beslægtede varer (øvrigt sortiment) indenfor samme delområde følger samme prisregulering. Øvrige varer kan således også kun reguleres 1 gang årligt.
Fragtgebyret er fast i hele aftaleperioden.
Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt Kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.
6 Tilbudsgiver skal give ens/samme rabatsats på alle varer indenfor samme produktgruppe. Den tilbudte rabatsats skal således være gældende for varer både på Tilbudslisten og varer indenfor øvrigt sortiment indenfor den enkelte produktgruppe.
7 Tilbudsgiver skal sende prisliste på øvrigt sortiment. Prislisten skal sendes i Excel. Varenummer og pris skal fremgå af regnearket.
8 xxxx://xxx.xx/Xxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxx_0000.xxxx
Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Medlemskommunerne senest 60 dage før ikrafttræden.
Varsel om prisreguleringer skal sendes til Vejle Kommune, att.: Xxxxx Xxxxxx, xxxxx@xxxxx.xx.
Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste samt et Excel regneark med nye priser fremsendes pr. e-mail til Xxxxx Xxxxxx, xxxxx@xxxxx.xx senest 5 hverdage efter tovholderkommunens accept af prisændringerne. Prisændringers ikrafttræden er desuden betinget af, at Kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til Medlemskommunerne, og at e- kataloget er godkendt og gjort tilgængeligt i Medlemskommunernes e-handelssystemer. Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første Excel-ark og upload af det første e-katalog - se § 7 om e-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt/korrekt e-katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr.
§ 13 Ændring af produktsammensætning
Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Kontrakthaver pligtig til omgående at informere Medlemskommunerne herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet.
Såfremt Kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment og overholder Kravspecifikationen, skal Kontrakthaver efter aftale med Medlemskommunerne tilbyde Medlemskommunernes institutioner mv. disse produkter.
Medlemskommunerne medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser.
Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv.
Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger:
• EAN-lokationsnummer på den enhed hos Medlemskommunen, som skal modtage
fakturaen
• Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer
• Rekvirent
• Varebetegnelse og kvantum
• Fakturabeløb
• Kontrakthavers CVR-nummer.
Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal elektroniske fakturaer udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Til fakturering kan anbefales at anvende mulighederne med NemHandel – yderligere oplysninger findes på: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/XXXX/XxxXxxxxx_Xxxxxxxxxxxxxx og xxx.xxxx-xxxxxx.xx.
Medlemskommunerne er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.
Specifikt for fakturering af bestillinger foretaget i Medlemskommunernes e-handelssystem:
For at sikre en fuldstændig overensstemmelse mellem e-ordre og e-faktura med henblik på, at der kan ske en automatisk bogføring, skal Kontrakthaver efterkomme følgende punkter:
• CVR/SE-nummer: Det CVR/SE-nummer, som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i Kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten.
• Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Dvs. der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.
• Ordrenummer: Udbyders e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum mv.
• Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af Kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.).
• Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
• Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af Kontrakthavers e-katalog.
• Entydige varelinjer: Kontrakthaver må ikke indsætte ekstra varelinjer med ekstra oplysninger, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter, idet de vil fremkalde en afvigelse i fakturamatchet.
• Bestillingsenhed: afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed som fremgår af kontrakten og kontrakthavers e-katalog.
Der henvises i øvrigt til afsnit 7 vedr. e-handel og de kommunespecifikke bilag.
Medlemskommunernes betalingsbetingelse er løbende måned + 30 dage fra dato for modtagelse af korrekt elektronisk faktura, med mindre andet fremgår af de kommunespecifikke bilag.
Afsendelse af betalingen fra Medlemskommunerne på forfaldsdag betragtes som rettidig betaling.
Xxxxxx den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag.
I det omfang, der via lovgivning eller lignende er fastsat andre betalingsfrister, anvendes disse.
Omsætning som følge af denne kontrakt med Medlemskommunerne må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Desuden kan Medlemskommunerne i givet fald kræve det udbetalte beløb returneret fra Kontrakthaver i kombination med en bod på 2 % af den samlede 12-By kontraktsum. Det samlede krav kan modregnes fuldt ud i enhver fordring mod Kontrakthaver.
De anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode.
Den estimerede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsernes fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af
leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger.
I den udstrækning at indkøb af Storkøkkenudstyr er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder Udbyder sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) kontrakt(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud.
I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har Udbyder undersøgt, om der i Udbyders afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt der indgås obligatorisk(e) aftale(r), vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Udbyder og de(n) valgte leverandør(er) på området.
Selvejende institutioner vil som udgangspunkt ikke være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag.
Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos Udbyder.
Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden.
Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i § 31 vedr. afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål.
Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.
Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. samt de miljømæssige krav der er defineret i Kravspecifikationen afsnit 4. Se i øvrigt de kommunespecifikke bilag.
På forlangende skal Kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Medlemskommunerne kan foretage en miljøvurdering af produktet.
Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er Medlemskommunerne uvedkommende.
Udbyder lægger vægt på, at der tages hensyn til miljøforhold ved køb af storkøkkenudstyr. Da ny forskning peger på, at nano og antibakteriel behandling er sundhedsskadeligt, vil udbyder således ved fremtidige udbud have fokus på disse områder.
Det vil ved fremtidige udbud også blive overvejet, om de tilbudte produkter skal leve op til miljømærkekrav f.eks. til ”Svanen”.
Medlemskommunerne forudsætter, at Kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at Kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt Medlemskommunerne bliver bekendt med, at Kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder kontraktens krav til produktet.
Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er Medlemskommunerne uvedkommende.
Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten.
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten.
Sælgerbesøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra sælgers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov.
På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Kontrakthaver og Medlemskommunerne. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden.
Kontrakthaver skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget, dvs. antal og kr. på varelinjeniveau (varenr, varenavn og varebeskrivelse), fordelt på varegrupper og bestiller (EAN-lokationsnummer). Dette både pr. kommune men også samlet for de medlemmer af 12-by-gruppens Indkøbscentral der er med på aftalen.
Statistik skal fremsendes elektronisk i Excel.
Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens reklamations- og ansvarsregler om forbrugerkøb.
I henhold til købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år.
Konstaterer Medlemskommunerne mangler ved varen, kan denne kræve, at Kontrakthaver afhjælper manglen enten ved reparation eller omlevering inden for rimelig tid – medmindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for Kontrakthaver. Undlader Kontrakthaver på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen, er Medlemskommunerne berettiget til at lade manglen afhjælpe for Kontrakthavers regning.
Kontrakthaver yder min. 2 års garanti på produkter købt under delområde 2 og 3 i nærværende kontrakt. Det er kontrakthaver der er garantiansvarlig. Der må ikke stilles krav om serviceabonnement.
Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt.
Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen.
§ 25 Kommunespecifikke forhold
Se bilag 7.
Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter.
Kontrakthaver er forpligtet til at tegne professionel produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på 10 mio. danske kr. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige
100.000 danske kr. pr. skade. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen.
Kontrakthaver skal senest 10 kalenderdage efter indgåelsen af nærværende kontrakt, forelægge dokumentation for tegnet produktansvarsforsikring i henhold til ovenstående.
Medlemskommunerne er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft.
§ 27 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure
I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede.
Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende).
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
- Årsagen til force majeure situationen
- Forventet varighed af force majeure situationen
- Indsats fra Kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen.
Er force majeure isoleret til Kontrakthavers virksomhed, eller områder Kontrakthaver bærer risikoen for, kan Medlemskommunerne kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.
Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.
Foreligger der misligholdelse, skal Kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele Medlemskommunerne dette samt underrette Medlemskommunerne om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden.
Dersom Kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse:
• Manglende overholdelse af bestemmelserne om bonus, gebyrer mv. (jf. § 16).
• Manglende overholdes af bestemmelserne vedr. priser og prisregulering.
• Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar (jf. § 20).
• Overtrædelse af offentlige påbud (jf. § 18).
• Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt.
• Overtrædelse af Kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse (jf.
§ 32).
• Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer (jf. § 33).
• Gentagende tilfælde af manglende overholdelse af bestemmelserne vedrørende e-handel.
• Gentagende manglende overholdelse af bestemmelserne om fakturering.
Såfremt Kontrakthaver gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, forbeholder Xxxxxxx sig ret til at kræve en bod på 2 % af den samlede 12-By kontraktsum.
Såfremt de fastsatte tidsfrister med hensyn regnearks- og katalog-behandling samt kataloggodkendelse overskrides, jf. § 7.1, skal Kontrakthaver på forlangende betale en bod på kr.
1.000 pr. kalenderdag pr. berørt kommune, hvor fristerne ikke er overholdt, indtil der er leveret et e-katalog, som kan godkendes af Medlemskommunerne. Bodsbestemmelserne gælder ikke såfremt det er Medlemskommunen, som er årsag til problemet.
Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.
§ 29 Misligholdelsesbeføjelser
Medlemskommunerne kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover.
Væsentlig misligholdelse berettiger Medlemskommunerne til at ophæve kontrakten uden varsel.
I øvrigt er Kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.
Såfremt en administrativ myndighed, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa-Kommissionen, eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med tildelingen af kontrakten med den konsekvens, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres, er Medlemskommunerne berettiget til med 2 måneders varsel at opsige kontrakten for fremtiden. Medlemskommunernes ret til at opsige Kontrakten gælder selvom afgørelsen/dommen ankes.
§ 31 Lovvalg og afgørelse af tvister
Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret.
Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammekontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til
mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.
Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Medlemskommunens retskreds.
§ 32 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten
Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.
Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.
Ved kontraktens indgåelse skal der, såfremt én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse.
Rammekontrakten vil blive gjort tilgængelig for Medlemskommunernes medarbejdere i Kommunens indkøbssystem(er).
Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb.
§ 33 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer
Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med Medlemskommunerne.
Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som Kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag.
Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.
Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Medlemskommunerne og Kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter.
Prisændringer i henhold til § 12 betragtes ikke som en kontraktændring.
Nærværende kontrakt er betinget af, at Medlemskommunerne kan godkende forsikringsbetingelserne for den af Kontrakthaver tegnede professionelle produktansvarsforsikring.
Aftalens ikrafttræden er endvidere betinget af, at Kontrakthaver har afleveret et godkendt e-katalog til Medlemskommunernes e-handelssystem.
Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Kontrakten underskrives af Vejle Kommune nedenfor på vegne af 12-By-Gruppens Indkøbscentral. De medlemskommuner som deltager forpligtende i rammeaftalen, underskriver hver et underskriftsbilag der er vedlagt kontrakten som bilag 8.
[By], den [dd.mm.åååå]
Vejle Kommune | Kontrakthaver |
Se Excel-bilag.
Bilag 2 - Tilbudsgivers tro- & love erklæring
1. Gæld til det offentlige
Ifølge Lov nr. 1093 af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. I forbindelse med afgivelse af tilbud på/indgåelse af aftalen:
…….erklærer undertegnede tilbudsgiver
1. | Virksomhedens navn: | |
2. | Adresse: | |
3. | Postnummer, by: | |
4. | CVR-nr. |
…….på tro og love at | Sæt kryds | |||
5. | Virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige | |||
6. | Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under 50.000 kr. | |||
7. | Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. 50.000 kr. Denne gæld specificeres i Felt 8 & 9 | |||
8. | Kreditor nr. 1 | |||
a. | Gæld til (navn og adresse på kreditor) | |||
b. | Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): | Kr. | ||
c. | Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? | |||
d. | Overholdes denne afviklingsordning? | |||
9. | Kreditor nr. 2 | |||
a. | Gæld til (navn og adresse på kreditor) | |||
b. | Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): | Kr. | ||
c. | Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? | |||
d. | Overholdes denne afviklingsordning? | |||
Tilbudsgiver erklærer sig indforstået med, at Vejle Kommune indhenter oplysninger om rigtigheden af de afgivne oplysninger i det fælleskommunale debitorsystem og det centrale fordringsregister. Undertegnede er bekendt med, at afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger om virksomhedens gældsforhold til det offentlige kan straffes med bøde efter § 3, stk. 1, medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivning.
Undertegnede giver samtidig samtykke til, at Vejle Kommune, i forbindelse med udbudsforretning, undersøger om der er ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Tilbud kan ikke accepteres, såfremt denne erklæring ikke er afgivet af tilbudsgiver.
2. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø
Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de oplistede statslige tjenester.
Navn: Adresse: By: Telefon: Fax: E-mail: Internetadr.: | Told- og Skattestyrelsen Xxxxxxxxxxx 000 0000 Xxxxxxxxx X, XX + 45 72 37 90 00 + 45 72 37 90 01 xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxx.xx | Miljøstyrelsen Xxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxx X, XX + 45 32 66 01 00 + 45 32 66 04 79 xxx@xxx.xx xxx.xxx.xx | Arbejdstilsynet Xxxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxx X, XX + 45 70 12 12 88 + 45 70 12 12 89 xx@xx.xx xxx.xx.xx |
Tilbudsgiver angiver ved at underskrive denne erklæring, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, dvs. at tilbudsgiver tilkendegiver, at virksomheden overholder de danske love og regler på disse områder.
Hvis tilbudsgiver ikke underskriver erklæringen, er tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning.
3. Udelukkelsesforhold
I henhold til Direktiv 2004/18/EF - artikel 45, stk. 1-2 opstilles følgende kriterier for kvalitativ udvælgelse.
Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde:
a) deltagelse i en kriminel organisation.
b) bestikkelse.
c) svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser.
d) hvidvaskning af penge.
Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør:
a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning.
b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning.
c) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed.
d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret.
e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land.
f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land.
g) som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel.
4. Underskrift på tro- og love erklæring
Undertegnede erklærer herved:
▪ at have udfyldt ovenstående tro- og loveerklæring korrekt.
▪ at der i virksomheden er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt.
▪ ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier jf. direktiv 2004/18/EF art. 45, stk. 1 og 2.
Undertegnede erklærer, at ovennævnte oplysninger er korrekte. | |
Dato | Underskrift |
Såfremt virksomheden har ubetalt forfalden gæld over 100.000 kr., kan tilbud ikke accepteres, medmindre tilbudsgiveren, i forbindelse med afgivelse af tilbud, stiller sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kr.
Uanset gældens størrelse kan en tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i en udbudsforretning under henvisning til, at vedkommende har ubetalt forfalden gæld til det offentlige.
Udfyldes af Vejle Kommune. | Ja | Nej | ||||
11. | Rigtigheden af de afgivne oplysninger kan bekræftes | |||||
12. | Hvis rigtigheden af de afgivne oplysninger ikke kan bekræftes, begrundes dette med: | |||||
(Evt. supplerende bemærkninger kan påføres) | ||||||
13. | Vejle den: | Udfyldt af: | ||||
Firma:
Delområde:
Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leverancer/kontrakter der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner.
Hvis der afgives tilbud på begge delområde skal der laves en referenceliste for begge delområder.
Firmanavn/ Kommune | Kontaktperson og tlf. nr. | Omsætning | Beskrivelse | ||
År 2010 | År 2009 | År 2008 | |||
Afsendelse af bekendtgørelse til EU-tidende | den 08.06.2011 | |
Spørgemøde | den 23.06.2011 | |
Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål | den 01.07.2011 | kl. 08.00 |
Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål | den 18.07.2010 | |
Sidste frist for modtagelse af tilbud | den 09.08.2011 | kl. 12.00 |
Forventet tilbudsvurdering/beslutning om leverandørvalg | uge 32-34 |
Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske efter følgende procedure:
1. Udvælgelseskriterier: I første omfang foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i udbudsmaterialets afsnit 2.16 Udvælgelseskriterier.
2. Mindstekrav: I anden omgang foretages en vurdering af tilbuddenes konditionsmæssighed, herunder eventuelle forbehold, i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling.
3. Tildeling af rammeaftale: I tredje omgang foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilke(n) tilbudsgiver(e) der skal have tildelt rammeaftalen. Tildelingen vil ske på baggrund af det angivne tildelingskriterium i udbudsmaterialets afsnit 2.17 Tildelingskriterium.
Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jf. Bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 om samtidig underretning af samtlige ansøgere, tilbudsgivere mv. Der vil endvidere ske offentliggørelse i ”Den Europæiske Unions Tidende” i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter.
Det præciseres, at i henhold til lov nr. 492 af 12. maj 2010 må Udbyder tidligst underskrive kontrakten 11 kalenderdage efter, at kommunen har afsendt underretning til alle Tilbudsgivere om valg af leverandør(er). Det forventes, at der kan indgås aftale i uge 36 eller umiddelbart efter.
Aftalens ikrafttræden den 14.11.2011
Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt.
Bilag 5 - Eventuelle forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkelig beskrives med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet øver indflydelse økonomisk.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kravspecifikation og kontrakt, kan medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet.
Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, er kun gældende i det omfang de ikke strider mod nærværende udbudsmateriale, med mindre andet eksplicit er angivet.
Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet jf. afsnit 2.5, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Bilag 6 - 12-By-Gruppens Indkøbscentral
12-By Gruppens Indkøbscentral er et indkøbssamarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. 12-By Gruppens Indkøbscentral udbyder rammeaftaler på varer og tjenesteydelser på vegne af medlemskommunerne.
I udbudsmaterialets afsnit 1.1 fremgår det, hvilke kommuner der på forhånd har forpligtet sig til at anvende de(n) rammeaftale(r) som indgås på baggrund af nærværende udbud. De øvrige medlemskommuner af 12-By Gruppens Indkøbscentral er ikke forpligtet i forhold hertil.
Inden for aftalens forudsætninger kan de øvrige medlemskommuner af 12-By Gruppens Indkøbscentral dog - på et hvilket som helst tidspunkt af aftaleperioden – vælge at tilslutte sig den indgåede rammeaftale.
Følgende kommuner er medlemmer af 12-By Gruppens Indkøbscentral (i parentes benævnt samarbejdskommuner, som på lige vilkår med medlemskommunerne kan gøre brug af Indkøbscentralens indkøbsaftaler):
Kommune | Indbyggerantal pr. 1. januar 2010 |
Esbjerg Kommune (Fanø Kommune) | 118.333 (3.219) |
Fredericia Kommune | 49.849 |
Herning Kommune | 85.548 |
Holstebro Kommune (Lemvig Kommune) | 78.846 (inkl. Lemvig) |
Ikast-Brande Kommune | 40.312 |
Kolding Kommune | 89.071 |
Middelfart Kommune | 37.661 |
Odense Kommune | 188.777 |
Randers Kommune | 94.750 |
Silkeborg Kommune | 88.481 |
Svendborg Kommune | 58.998 |
Sønderborg Kommune | 76.439 |
Vejle Kommune | 106.383 |
Århus Kommune | 306.650 |
Bilag 7 - Kommunespecifikke krav og oplysninger
Randers Kommune:
1. Kontaktoplysninger
Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøber for det udbudte område i Randers Kommune er: Navn: Xxxxxx X Xxxxxxx
Adresse: Laksetorvet Tlf.: 0000 0000
E-mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx
2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil
Se udbudsmaterialet.
3. E-handel
Randers Kommune bruger KMD Opus E-indkøb som indkøbssystem og bruger samtidig efterfølgende automatisk fakturamatch. Det forventes, at KMD Opus E-indkøb skal bruges som bestillingsmetode på den fremtidige kontrakt. Se øvrigt udbudsmaterialet.
Randers Kommune anvender pt. ikke OIOUBL, men vil komme til det i fremtiden.
E-kataloget skal indeholde en sammenligningspris (stk. pris), hvis prisen er angivet i colli str.
3. Organisation og situationsbeskrivelse
4. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet
Løn og øvrige arbejdsvilkår for personale beskæftiget i Danmark må ikke være mindre gunstige end de, der gælder ifølge danske kollektive overenskomster for arbejde af den omhandlede art.
En række selvejende institutioner er omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag. Liste med institutionsnavne, kan udleveres ved kontraktindgåelse.
5. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer
Ikke relevant
6. Øvrige supplerende oplysninger og ønsker
Samtlige institutioner under Randers Kommune vil blive omfattet af aftalen.
Randers Kommune modtager ikke fakturaer fra læs-ind bureauer på den eller de omfattede aftale(r). Hvis leverandøren ikke selv har mulighed for at afsende elektroniske fakturaer kan leverandøren anvende mulighederne med NemHandel – yderligere oplysninger findes på: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/XXXX/XxxXxxxxx_Xxxxxxxxxxxxxx og xxx.xxxx-xxxxxx.xx .
I feltet for vare/ydelses-beskrivelse skal varen/ydelsen beskrives således, at varen/ydelsen let kan identificeres i forhold til den varegruppe/tjenesteydelse som varen/tjenesten naturligt hører under.
Sønderborg Kommune:
1. Kontaktoplysninger
Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøber for det udbudte område i Sønderborg Kommune er:
Navn: Indkøbskoordinator Xxxxxx Xxxxxxxx
Adresse: Indkøbskontoret, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx
Tlf.: 0000 0000
2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil
Se udbudsmaterialet
3. Organisation og situationsbeskrivelse
Der kan hentes yderligere information om kommunens organisering på kommunens hjemmeside xxx.xxxxxxxxxx.xx
4. E-handelsløsning.
Sønderborg Kommune anvender Fujitsus Økonomi og E-handelssystem Prisme, Tilbudsgiver må forvente udgifter til integration til dette system. For yderligere oplysninger henvises til Fujitsus hjemmeside xxx.Xxxxxxx.xx
5. Øvrige supplerende oplysninger/ønsker Miljø:
Sønderborg Kommune er tiltrådt en partnerskabsaftale om grønne indkøb. Vi vil med dette partnerskab fremme det konkrete arbejde med offentlige grønne indkøb. Vi har forpligtet os til at have en grøn indkøbspolitik og til at nå konkrete miljømæssige mål på udvalgte områder.
Der kan læses mere om partnerskabet på miljøstyrelsens hjemmeside under følgende link: xxxx://xxx.xxx.xx/Xxxxxxxxxx_xx_xxxxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxx_xxx_xxxxxxxxxx_x ektor/Partnerskab_offentlige_groenne_indkoeb.htm
Sønderborg Kommune - Project Zero
Sønderborg Kommune føler at de bør tage et ansvar for at inddrage miljøhensyn ved offentlige indkøb. Ved at efterspørge miljøvenlige varer og serviceydelser kan kommunen mindske miljøbelastningen og vise et godt eksempel.
Sønderborg Kommune har derfor en vision og den hedder Project Zero. Der kan læses mere om Project Zero under følgende link:
Fredericia Kommune:
1. Kontaktoplysninger
Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøber for det udbudte område i Fredericia Kommune er: Navn: Xxxxxx Xxxx Xxxxxx
Adresse: Xxxxxxxxxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx
Tlf.: 0000 0000
E-mail: xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil
Se udbudsmateriale.
3. Organisation og situationsbeskrivelse
Fredericia Kommune er placeret i Trekantområdet. Befolkningstallet er ca. 50.000. Organisationsopdelingen er følgende:
Borgerservice
Plan og miljø m.v. - myndighedsopgaver
Arbejds- markeds- området
Økonomi- styring
Det tekniske driftomåde
?
Personale og uddannelse
Intern service og drift
Direktion
Ældre og handicap- området
Kultur og fritid
Byråds- og direktions- sekretariat
IT
Familieområdet
Skoler
Dag- og fritidstilbud
Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside xxx.xxxxxxxxxx.xx.
4. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet
Ingen afvigelser.
5. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer
Fredericia Kommune anvender ingen ordninger med bonus/gebyrer på det udbudte område.
6. Øvrige supplerende oplysninger og ønsker E-fakturaer
Ved fremsendelse af e-fakturaer skal feltet xxx.xx udfyldes med bestillerens 4 initialer.
E-handel
Fredericia Kommune anvender e-handelssystemet TrueTrade katalog. Dette e-handelssystem er baseret på 2 kataloger: Katalog og Prisbog.
Katalog:
Et bruttokatalog, som indeholder alle leverandørens aktuelle varer, med tilhørende billeder, informationer m.m. Herfra trækkes alle informationer om de enkelte produkter over i Prisbogen. Der kan således anvendes det samme bruttokatalog til flere aftaleområder, og også til andre kunder, som anvender samme system.
Kataloget skal indlæses én gang når aftalen oprettes, og det vil ikke være synligt for kommunerne.
Bruttokataloget skal indeholde en række obligatoriske informationer, blandt andet:
- varenummer
- varenavn
- varebeskrivelse
- vejledende udsalgspris
- pakningsstørrelse
- billede via URL
- UNSPC kode
- etc.
Prisbog:
Prisbogen er kunde- og aftalespecifik, og indeholder kun de produkter, der er omfattet af aftalen.
Prisbogen indeholder kun ganske få informationer udover varenummer og nettopris, idet resten af informationerne trækkes fra kataloget. Såfremt der er ændringer til et varenummer, ændres det i Katalog, for derved vil det slå igennem til alle prisbøgerne.
Katalog og prisbog kan leveres i OIOUBL eller som komma-separeret fil. Se de detaljerede specifikationer xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/x-xxxxxxx
Odense Kommune:
1. Kontaktoplysninger
Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøber for det udbudte område i Odense Kommune er: Navn: Indkøbskonsulent Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx
Adresse: Udbud og Indkøb, Rådhuset, Flakhaven 2 - værelse 211, 5000 Odense C Tlf.: 0000 0000
2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil
Odense Kommunes forventede årsforbrug af storkøkkenudstyr:
• Odense Kommune har et årligt volumen på:
o Delområde 1: kr. 1 800 000 p.a.
o Delområde 2: kr. 2 400 000 p.a.
o Delområde 3: kr. 900 000 p.a.
Der må accepteres større eller mindre leverancer i aftaleperioden på de enkelte delområder med baggrund i ændring af behov samt tiltag henholdsvis afgang af leveringssteder i forbindelse med tilgang / afgang og oprettelse / nedlæggelse af institutioner eller afdelinger. Desuden kan der forekomme bortfald af opgaver i forbindelse med udliciteringer mv. og overdragelse af kommunale opgaver til private virksomheder o. lign.
Odense Kommune deltager forpligtende på aftalen med aftalestart pr.14.11.2011.
3. Organisationsbeskrivelse
Odense Kommune er med et befolkningstal på 190.147 borgere landets 4. største kommune. Odense Kommune har 5 forvaltninger som har følgende ansvarsfordeling:
• Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen varetager opgaver indenfor det sociale område for personer over 18 år.
• By- og Kulturforvaltningen varetager opgaver inden for kultur, miljøområdet, vej- og vedligeholdelse, kommunens ejendomme og naturområder, byplanlægningsområdet, den byggetekniske forvaltning samt den kollektive trafik.
• Ældre- og Handicapforvaltningen varetager en række forskellige opgaver i forhold til
pensionister og handicappede i Odense Kommune.
• Børn- og Ungeforvaltningen varetager Odense Kommunes opgaver indenfor børn- og ungeområdet, herunder skolerne, daginstitutionerne, klub og tandpleje. Endvidere en række specialindsatser overfor børn og unge - herunder pædagogisk/psykologisk rådgivning.
• Borgmesterforvaltningen varetager under Borgmesterens ledelse fællesfunktioner inden for
økonomi, erhvervsforhold, personaleforhold, juridiske forhold samt IT- og organisation samt beredskabsforvaltningen.
Odense Kommune har ca. 650 institutioner mv. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. kan evt. udleveres i forbindelse med en eventuel aftaleindgåelse.
Aftalen omfatter ud over kommunens egne institutioner som udgangspunkt også selvejende institu- tioner med kommunale tilskud i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster.
Øvrige afdelinger og selskaber der kan benytte aftalen på option:
• Odense Renovationsselskab A/S
• VandCenter Syd as
• Fjernvarme Fyn A/S
Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside xxx.xxxxxx.xx.
4. miljøvision:
Odense Kommunes vision er at være Danmarks mest bæredygtige storby, der går foran og viser vejen for andre kommuner på fire centrale områder.
Visionen om at blive Danmarks mest bæredygtige storby skal gennemføres med fokus på en række indsatsområder indenfor Miljøpolitikkens fire strategier:
• Den bæredygtige by
• Klimaby i europæisk særklasse
• Danmarks grønneste storby
• Byen med bæredygtighed for børn og unge
Miljøpolitikken er vedtaget af Odense Kommunes Byråd den 27. august 2008. Hele Miljøpolitikken kan læses på xxx.xxxxxx.xx.
Odense Kommune er medlem af Partnerskabet for Offentlige Grønne Indkøb, hvorfor Odense Kommune forpligtiger sig til at aftage produkter, der opfylder partnerskabets fastsatte miljøkrav. Miljøkravene kan ses på hjemmesiden for Partnerskabet for Offentlige Grønne Indkøb xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
5. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet
Betalingsbetingelserne er 30 dage netto fra modtagelse af korrekt e-faktura.
Odense Kommune ønsker at kunne regulere/tilpasse/justere det øvrige sortiment efter behov og med gensyn til øvrige udbudsområder.
6. E-handel
Kommunen anvender indkøbssystemet Truelink. Specifikke krav til elektronisk samhandel – herunder indhold af elektroniske kataloger – fremgår af Odense Kommunes hjemmeside under Udbud og Indkøb. xxx.xxxxxx.xx/x-xxxxxx
7. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer
Odense Kommune anvender ikke ordninger med bonus/gebyrer på det udbudte område. Og accepterer ikke gebyrer i forbindelse med elektronisk fakturering.
8. Øvrige supplerende oplysninger/ønsker
I efteråret 2004 vedtog Byrådet en ny indkøbspolitik for Odense Kommune. Med den nye indkøbspolitik ønsker Odense Kommune at indgå i et tæt og forpligtende samarbejde med aftaleleverandørerne til gavn for begge parter.
Indholdet af Odense Kommunes indkøbspolitik forefindes på xxx.xxxxxx.xx
9. Miljøzone
Odense Kommune indførte i 2010 miljøzoner, hvilket betyder at tilbudsgiver skal være opmærksom på at opfylde en række specifikke krav i forbindelse hermed. Faktaark om Miljøzoner kan ses på xxx.xxxxxx.xx
Middelfart Kommune:
1. Kontaktoplysninger
Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøber for det udbudte område i Middelfart Kommune er: Navn: Xxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx
Adresse: Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx
Tlf.: 0000 0000
E-mail: xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil
Middelfart Kommune har ikke tidligere haft indkøbsaftale på området og omsætningstallene er derfor behæftet med en vis usikkerhed.
3. Organisation og situationsbeskrivelse Middelfart Kommune har ca. 37.000 indbygger. Kommune består af:
• 29 daginstitutioner
• 13 folkeskoler
• 3 special skoler
• 8 ældre institutioner
• 19 handicap- og psykiatriinstituioner
4. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet
Ingen afvigelser
5. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer
Middelfart kommune anvender ikke bonus eller gebyrer, der skal således altid faktureres til laveste nettopris
6. Øvrige supplerende oplysninger og ønsker
Middelfart Kommune anvender Prisme fra Fujitsu.
Ikast-Brande Kommune:
1. Kontaktoplysninger
Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøber for det udbudte område i Ikast-Brande Kommune er:
Navn: Xxxxx Xxxx
Adresse: Ikast-Brande Kommune, Indkøbskontoret, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx Tlf: 0000 0000
2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil
Se udbudsmaterialet.
3. E-handel
Ikast-Brande Kommune benytter KMD WebBestilling.
For leverandører koster det ca. kr. 5.700,00 at levere elektroniske kataloger til KMD. Beløbet er et engangsbeløb, herefter kan der ubegrænset leveres kataloger.
Ikast-Brande Kommune vil i samarbejde med Kontrakthaver definere, hvilke produkter der skal indgå i e-kataloget/-erne til kommunen. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå Kontrakthaver i forbindelse hermed. Herefter skal Kontrakthaver udarbejde e-katalog(er) til kommunens e-handelssystem med de aftalte produkter samt mindste bestillingsenhed, nettoindhold, varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. Såfremt Ikast-Brande Kommune ønsker øvrige produkter indlæst i e-kataloget, skal produkter omfattet af tilbudslisten markeres med et A foran varenavnet.
Billeder skal fremsendes særskilt på CD-ROM til KMD, jf. nærmere vejledning, som vil følge.
Et godkendt e-katalog i kommunens e-handelssystem er en forudsætning for aftalens ikrafttræden. Indtil Kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e-katalog til kommunens e-handelssystem, forbeholder Ikast-Brande Kommune sig ret til at foretage dækningskøb til anden side. Ved dækningskøb er prisdifferencen for dækningskøb, i forhold til den mellem Kontrakthaver og Udbyder aftalte pris, for Kontrakthavers regning.
Bemærk at e-kataloger, som er fremme hos KMD før kl. 18, først kan ses af Ikast-Brande Kommune dagen efter. Er e-kataloget hos KMD efter kl. 18, kommer det først frem til Ikast-Brande Kommune 2 dage efter afsendelsen fra Kontrakthaver.
Kontrakthaver skal desuden være opmærksom på at der kan være behandlingstid hos kontrakthavers eventuelle e-katalogformidler, hvilket kan forsinke e-kataloget yderligere.
Det skal påregnes, at Ikast-Brande Kommune skal have 10 arbejdsdage til at gennemgå og godkende kataloget. Se øvrige tidsfrister under E-handel godkendelsesprocedure i kontrakten.
KMD WebBestilling understøtter p.t. ikke katalogformatet OIOUBL.
Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via kommunens e-handelssystem, hvor der er afvigelse mellem fakturaadresse og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nummer på fakturaadresse og leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere e- handelsbestillinger, hvor der kun er EAN nummer på fakturaadressen, dvs. leveringsadressen har ikke et specifikt EAN nummer.
4. Organisation og situationsbeskrivelse
Ikast-Brande Kommune består af ca. 40.000 indbyggere og er sammenlagt af de tidligere Brande, Ikast og Nørre-Snede kommuner.
Der er ca. 90 institutioner, herunder skoler/ungdomsskoler, daginstitutioner/SFO'er samt plejehjem/aktivitetscentre foruden rådhusets afdelinger. Leverandøren må dog forvente, at antallet af leveringsadresser kan variere i antal.
En samlet oversigt over kommunens institutioner, afdelinger m.fl. med relevante EAN- lokationsnumre fremgår af Ikast-Brande Kommunes hjemmeside.
De selvejende institutioner m.fl., som modtager driftstilskud på mere end 50 % er også underlagt denne indkøbsaftale.
Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside xxx.xxxxx-xxxxxx.xx
5. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet
Betalingsbetingelsen er løbende måned + 30 dage fra modtagelse af korrekt elektronisk faktura.
6. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer
Ikast-Brande Kommune anvender ikke ordninger med bonus/gebyrer på det udbudte område.
7. Øvrige supplerende oplysninger og ønsker
I foråret 2007 vedtog Byrådet en ny indkøbspolitik for Ikast-Brande Kommune. I forbindelse med implementering af indkøbspolitikken har der i første omgang været fokus på at øge anvendelsen af kommunens indkøbsaftaler og herunder indføre e-handel. Da kommunens e-handelssystem udelukkende indeholder elektroniske vare- og priskataloger fra aftaleleverandører, virker e-handel kanaliserende i forhold til brug af kommunens indkøbsaftaler.
Ikast-Brande Kommune har fokus på de afledte omkostninger ved den daglige samhandel – såvel internt i kommunen som eksternt hos leverandørerne. Med indførelsen af e-handel ønsker kommunen således at effektivisere de interne arbejdsgange knyttet til disponeringsprocessen (fra bestilling af varer/tjenesteydelser til modtagelse af faktura og betaling), ligesom dette skaber forudsætning for, at aftaleleverandørerne kan effektivisere sine arbejdsgange i forbindelse med ordremodtagelsen.
Ikast-Brande Kommune er endvidere opmærksom på leverandørernes omkostninger forbundet med håndtering og distribution af varer. Som en integreret del af implementeringen af indkøbspolitikken, arbejdes der således også med at få kommunens institutioner til at tilrettelægge og planlægge deres indkøb, så bestillinger samles mest muligt, og omfanget af små ordrer minimeres.
Aarhus Kommune:
1. Kontaktoplysninger
Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøbskonsulent for det udbudte område i Aarhus Kommune er: Navn: Xxxx Xxxxxxxxx
Adresse: Borgmesterens Afdeling, Indkøb, Rådhuset vær. 116 Tlf.: 0000 0000
2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil
Potentielle leveringsadresser findes i kommunens institutionsfortegnelse, som findes på Aarhus Kommunes hjemmeside:
xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxxxx/xxx-xxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx
3. Organisation og situationsbeskrivelse
Der kan hentes yderligere information om kommunens organisering på kommunens hjemmeside Århus Kommune er en magistratsstyret kommune, hvilket betyder, at kommunen har 5 økonomisk selvstyrende magistratsafdelinger samt Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingerne har pr. 1. januar 2006 følgende ansvarsfordeling:
• Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse varetager opgaver inden for områderne familie og beskæftigelse samt sociale forhold.
• Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø varetager opgaver inden for miljøområdet, vej- og kloakvedligeholdelse, kommunens ejendomme og naturområder, beredskabsforvaltningen, byplanlægningsområdet, den byggetekniske forvaltning, affald og varme samt vand og spildevand.
• Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg varetager sundheds- og ældreomsorgen, herunder lokalcentrene.
• Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice varetager opgaver inden for borgerservice, fritids- og kulturforvaltningen, bibliotekerne samt Musikhuset Århus.
• Magistratsafdelingen for Børn og Unge varetager opgaver inden for børn- og ungeområdet, herunder skolerne, daginstitutionerne samt klub- og legepladsområdet.
• Borgmesterens Afdeling varetager under Borgmesterens ledelse fællesfunktioner inden for økonomi, erhvervsforhold, personaleforhold, juridiske forhold samt IT og organisation.
Der er ca. 900 institutioner, afdelinger mv. i Århus Kommune. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. samt relevante EAN-lokationsnumre udleveres i forbindelse med aftaleindgåelse.
Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.
4. E-handel
Aarhus Kommune kræver, at der er mulighed for e-handel på delaftale 1, Isenkram: Elektronisk samhandel ved brug af kommunens e-handelssystem - dvs. elektronisk ordreafgivelse, elektronisk ordrebekræftelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data, er således et ufravigeligt aftalevilkår ved indgåelse af en samhandelsaftale (jf. bilag med tilhørende underbilag).
I forbindelse med aftaleindgåelsen vil kommunen i samarbejde med den udvalgte leverandør definere hvilke produkter der skal indgå i e-kataloget til kommunen. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå Leverandøren i forbindelse hermed. Herefter skal Leverandøren udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til kommunens e-handelssystem med
de aftalte produkter samt billeder af og informationer om disse i øvrigt, således at dette er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. Et godkendt e- katalog i kommunens e-handelssystem er en forudsætning for aftalens ikrafttræden på delaftale 1. Indtil
Ændringer i priser og/eller sortiment i kontraktperioden kan tidligst træde i kraft, når Leverandøren har fremsendt et opdateret e-katalog til Aarhus Kommune, og e-kataloget er godkendt og gjort tilgængeligt i Kommunens e-handelssystem.
Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det fællesoffentlige format OIOUBL. For så vidt angår ordrer afgivet via kommunens e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.
E-handel i Aarhus Kommune:
I det efterfølgende beskrives:
• Hvordan e-handel fungerer i Aarhus Kommune
• Hvilke krav Aarhus Kommune stiller til deres e-handels leverandører Dokumentet beskriver IKKE:
• Spørgsmål af teknisk karakter – her henvises i stedet til KMDs vejledning, på adressen: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/x.xxx?xxx0000000&xxx0000
For at du, som leverandør, kan blive oprettet i e-handelssystemet, skal følgende oplyses til Aarhus Kommune:
• CVR nummer, er leverandørens kreditornummer i Aarhus kommunes økonomisystem. Husk at meddele Aarhus Kommune, såfremt der ændres CVR nummer til fakturaforsendelse.
• Kontaktperson hos leverandøren i forbindelse med kataloger, fakturaudstedelse samt ordremodtagelse.
• E-mail-adresse, hvor ordren modtages.
• E-mail-format, hvor ordren fra e-handelssystemet modtages. Der er to muligheder:
o I XML-format9: Hvis ordren modtages i XML-format, modtages ordren elektronisk
direkte uden behov for manuel efterbehandling.
o I en PDF-fil: Hvis ordren fra e-handelssystemet modtages i en PDF-fil, skal ordren efterfølgende indtastes manuelt.
o Det er muligt at ændre e-mail-formatet på et senere tidspunkt.
• Systemnavn, det afsendernavn, som kataloget sendes ind under.
o Oplyses af Aarhus Kommune
Eller aftales med KMD, eller en af deres samarbejdspartnere (Comcare, SKI, Gatetrade eller Logica)
KMD Opus
I Aarhus Kommune benytter vi økonomistyringssystemet KMD Opus, der er baseret på en SAP platform. En af løsningerne indenfor dette system, er Opus e-handel.
Ved anvendelse af e-handel ønsker kommunen således at effektivisere de interne arbejdsgange knyttet til indkøbssprocessen (fra bestilling af varer/ydelser til modtagelse af faktura og betaling), ligesom dette skaber forudsætning for, at aftaleleverandørerne kan effektivisere deres arbejdsgange i forbindelse med ordremodtagelsen.
Aarhus Kommune er meget opmærksom på leverandørernes omkostninger forbundet med håndtering og distribution af varer. Som en integreret del af implementeringen af indkøbspolitikken, arbejdes der således også med at få kommunens institutioner til at tilrettelægge og planlægge deres indkøb, så bestillinger samles mest muligt, og omfanget af små ordrer minimeres. For at
9 Nogle økonomisystemer kan automatisk behandle ordrer i xml-formatet, og til andre systemer kan der tilkøbes moduler til dette formål. Kontakt din It-udbyder for at høre om du har mulighed for at modtage xml-filer i jeres system.
kunne få de forskellige systemer til at spille optimalt sammen, kræver det en ekstra indsats i opstartsfasen. Derfor har vi fra Aarhus Kommunes side valgt at udarbejde dette dokument, som en lille hjælp/intro til at sikre os alle, at samarbejdet omkring e-handel bliver så let som muligt.
Dette dokument skal dog ikke ses som en vejledning til det mere tekniske aspekt af e-handel, eller hvordan man laver sine e-handels kataloger. Til dette formål henviser vi til KDMs vejledning: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/x.xxx?xxx0000000&xxx0000
For at opnå en fælles forståelse af hvordan e-handel foregår i samarbejde med Aarhus Kommune, viser vi en grovskitse af selve forløbet:
På de følgende sider vil der være en kort gennemgang af de forskellige trin. Disponenten (kunden) logger på Opus e-handel og udvælger det relevante katalogsæt
Katalogsæt er en samling af kataloger som Aarhus Kommune har valgt at gruppere i forhold til en målgruppe. Eksempelvis er alle kataloger vedrørende kontor og kontorpapir samlet i et katalogsæt. Det er Aarhus Kommune, der sørger for at tilknytte leverandørens katalog til det relevante katalogsæt.
Disponenten finder frem til den/de varer der ønskes og bestiller dem
Det vigtige for dig som leverandør i denne sammenhæng er at disponenten vælger varerne ud fra kataloger. Så hvis du ønsker at sælge dine varer, skal du sikre dig at du har lavet et godt katalog. Hvad er så et ”godt katalog”? Her ses et eksempel på, hvordan et katalog ser ud for disponenten i Opus e-handel:
Figur 1: Eksempel på katalog
I kataloget er følgende oplysninger synlige for disponenten:
• Varenummer
• Varenavn10
• Bestillingsenhed samt pris pr. bestillingsenhed
• Antal bestilte enheder
• Sammenligningspris
Når en vare markeres kan man desuden se et billede af den valgte vare, en varebeskrivelse og diverse andre oplysninger:
10 Det er vigtigt at varenavnet er sigende, og kan bruges til at adskille varerne fra hinanden
Figur 2: Eksempel på varedetaljer
Det er ud fra disse oplysninger at disponenten skal vælge, hvorvidt de ønsker at købe en given vare. Derfor er det vigtigt at kataloget og varebeskrivelserne bliver så fyldestgørende som overhovedet muligt.
• Det skal understreges at det er yderst vigtigt at det indsendte katalog indeholder billeder. Fremgangsmåde til indsendelse af billeder kan ses i KMDs vejledning under; ”ofte stillede spørgsmål”.
For en nærmere beskrivelse af hvorledes katalogerne dannes, henvises til KMDs vejledning: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/x.xxx?xxx0000000&xxx0000
• Det skal bemærkes at Aarhus Kommune har valgt at gøre nogle flere felter obligatoriske end det er i KMDs vejledning. – se Excel filen: ”Katalogopsætning i Aarhus Kommune”. Grunden til at flere felter er obligatoriske i Aarhus, end i KMDs standardopsætning, skyldes ønsket om større brugervenlighed.
Leverandør modtager bestilling og sender varer
Når varen er bestilt i systemet vil du, som leverandør, modtage en e-mail med indkøbsordren.
• Formatet på denne e-mail er bestemt af de oplysninger du har givet Aarhus Kommune, se listen over nødvendige oplysninger på side 2.
• Aarhus Kommune opfordrer på det kraftigste til at man, hvis man har muligheden for det, vælger den løsning hvor ordren modtages i xml-formatet11. Dette gør vi fordi xml-formatet giver mulighed for at automatiserer bestillingsprocessen, og derved undgå manuel behandling af ordren, med eventuelle fejl til følge.
Leverandøren afsender elektronisk faktura
Som nævnt på side 2, er hele idéen med at indføre elektronisk handel, at undgå den manuelle behandling. Til dette formål er det vigtigt at fakturaen bliver sendt i det rette format, med de korrekte oplysninger, idet enhver afvigelse imellem ordre og faktura vil medfører manuel behandling.
• Information om formatkrav kan findes på Aarhus Kommunes hjemmeside: xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.
11 Nogle økonomisystemer kan automatisk behandle ordrer i xml-formatet, og til andre systemer kan der tilkøbes moduler til dette formål. Kontakt din It-udbyder for at høre om du har mulighed for at modtage xml-filer i jeres system.
• For flere informationer ang. elektroniske fakturaer se også xxx.xxxxxxxxx.xx Disponenten modtager varer og godkender faktura
For at fakturaen kan godkendes i systemet skal varen være varemodtaget i systemet, af disponenten.
Hvis fakturaen ellers er som den skal være, bliver den automatisk godkendt/bogført i systemet og sendt til betaling. Hvis fakturaen derimod ikke lever op til de kontraktbestemte krav, vil den gå videre til manuel behandling. Dette er ikke kun tidskrævende og ærgerligt for kommunen, men det kan også medføre at betalingen bliver forsinket.
Leverandør modtager betalingen
Betalingsfristen er i henhold til din aftale med Aarhus Kommune. Standard betalingsbetingelserne er 30 dage.
Link-samling
• xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/x.xxx?xxx0000000&xxx0000
KMDs side til e-indkøbs leverandører til det offentlige. Denne side indeholder alle de tekniske informationer, der er nødvendige for at indgå et e-indkøbs samarbejde med Aarhus kommune
IT og Telestyrelsens side med information om elektroniske fakturaer i Danmark. Her er informationer om og adgang til NemHandels-fakturablanketten og NemHandels- programmet.
• xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx
En samling af informationer om e-fakturaer i Aarhus Kommune
5. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet
6. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer
7. Øvrige supplerende oplysninger og ønsker
Århus Byråd har den 27. maj 2009 vedtaget en miljøzone i Århus Midtby. Miljøzoneordningen træder i kraft pr. 1. september 2010.
Målet er en reduktion af partikelforureningen
Miljøzoneordningen har som mål at begrænse partikelforureningen i tættere byområder, hvor mange mennesker færdes og hvor der tale om relativt snævre gaderum. Forurening med partikler indebærer en betydelig sundhedsrisiko.
Krav om partikelfilter på ældre køretøjer
Ved ordningens ikrafttræden vil der i miljøzonen være krav om, at dieselkøretøjer over 3,5 tons – indregistrerede som lastbiler og busser - har påmonteret et partikelfilter - med mindre køretøjet opfylder EURO 4 motornormen. De nævnte køretøjer skal i en miljøzone være forsynet med et miljøzonemærke, som udstedes ved ordinære bilsyn. Udenlandske køretøjer er ikke omfattet af mærkningen, men skal opfylde de tekniske krav. Miljøstyrelsen kan i særlige tilfælde dispensere fra partikelfilterkravet.
Yderligere oplysninger om miljøzonen kan findes på xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx.
Kolding Kommune:
1. Kontaktoplysninger
Kontaktperson og aftaleansvarlig i Kolding Kommune er:
Navn: Indkøbs- og udbudschef Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Adresse: Indkøb og Udbud, Xxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx
Dir. tlf.: 0000 0000
Kontaktperson i forbindelse med udbud på storkøkkenudstyr er cheføkonoma Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx – xxxx@xxxxxxx.xx, tlf. 0000 0000.
2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil
Det samlede totale forbrug af div. storkøkkenudstyr skønnes årligt at udgøre ca. 1 mill. Dkr.
3. E-handel
Kolding Kommune overgår pr. 1. oktober 2011 til Fujitsus indkøbssystem. Kommende kontrakthavere skal derfor tilslutte sig Bizisland.
Beskrivelse af Licitio Bizisland
Bizisland er en virtuel konverterings ø, som kan modtage dit elektroniske varekatalog og sende det videre til kommunernes e-handelssystemer.
Når der én gang er indlæst katalog via Bizisland, kan der sendes til mange forskellige kommuner. Bizisland kan konvertere varekataloget i det format, som den enkelte kommune ønsker.
Leverandøren slipper således for at levere varekataloger til flere kommuner og skulle tage stilling til en forskellige formater. Leverandøren skal blot ramme ét format, så sørger Bizisland for resten.
Kort fortalt er det lige meget, om kommunen anvender systemerne Rakat, Gatetrade, KMD, Fujitsu, SKI osv. - Bizisland konverterer til det ønskede format i hvert enkelt tilfælde.
Leverandøren sender en mail til xxxxxxxx@xxxxxxx.xx med ønske om at bliver underrettet om resultatet af indlæsningen + til hvilken e-mailadresse denne meddelelse skal sendes.
Derudover rekvireres der et password hos Bizisland support, som muliggør et check i loggen hos Bizisland på xxx.xxxxxxxxx.xx – om kataloget er OK.
Omkostninger for indlæsning af kataloger
Udgift for grundmodul til Bizisland er 575 kr. pr. måned. Udgift for varekatalogmodul til Bizisland er 107 kr. pr. måned
Udgift for antal kommuner der ønskes at sende kataloger til er:
1-19 Kundeporte / kommuner = 86 kr. pr. stk.
Flere end 19 kundeporte giver adgang til en kraftig rabatteret pris. Kontakt venligst salgsafdelingen hos UdbudsVagten A/S.
Eksempel
Hvis man f.eks. ønsker at sende 1 varekatalog til 1 kommune bliver regnestykket følgende:
575 kr. i grundmodul + 107 kr. i varekatalogmodul + 1 kundeport á 86 kr. I alt 786,00 kr. pr. måned. (Dokumentafgift pr. katalog, ordre mm. udgør 0,25 kr. pr. stk.)
Den månedlige udgift på de 786,00 kr. dækker adgang til software & support, specifikationer til filformatet, gode log funktionaliteter, som f.eks. kan vise status på, om kunden har modtaget
varekataloget. Adgang til Push & Pull, hele UBL pakken er inkluderet. Derudover stilles en masse generel hjælp til rådighed, som der ikke betales ekstra for.
Få mere information og køb af produktet Licitio Bizisland: UdbudsVagten A/S
Salgsafdelingen Telefon: 00 00 00 00
Tekniske spørgsmål: xxxxxxx@xxxxxxx.xx
4. Organisation
Kolding Kommune er den 10. største kommune i Danmark, centralt placeret i Trekantområdet. Kommunens areal er på ca. 605 km og befolkningstallet er ca. 89.000.
Kommunen er opdelt i 5 forvaltninger:
• Centralforvaltningen.
• By- og Udviklingsforvaltningen.
• Børne- og Uddannelsesforvaltningen.
• Social- og Beskæftigelsesforvaltningen.
• Seniorforvaltningen.
Yderligere informationer og detaljer om organisering m.v. kan ses på Kolding Kommunes hjemmeside xxx.xxxxxxx.xx.
5. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet
6. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer
Kolding Kommune anvender ikke ordninger med bonus/gebyrer på det udbudte område.
7. Aftaleperiode
Kolding Kommune deltager fra aftalestart.
8. Øvrige supplerende oplysninger/ønsker
Herning Kommune:
1. Kontaktoplysninger
Kontaktperson og aftaleansvarlig i Herning Kommune er:
Navn: Xxxxxxx Xxxxxx
Adresse: Xxxxxxxx, Xxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx
Dir. tlf.: 0000 0000
2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil
Se udbudsmaterialet.
3. Organisation og situationsbeskrivelse
Herning Kommune består af ca. 85.000 indbyggere og er sammenlagt med Trehøje -, Aulum- Haderup og Aaskov kommuner.
Kommunens Rådhusadministrationen er placeret på 5 forskellige adresser, heraf 3 i Herning By og 2 i henholdsvis Aulum og Kibæk.
Der er ca. 180 institutioner, herunder skoler/ungdomsskoler, daginstitutioner/vuggestuer samt plejehjem/aktivitetscentre foruden rådhusets afdelinger. Da der leveres til det enkelte forbrugssted, må der således påregnes op til ca. 180 mulige leveringsadresser – herunder bl.a. 37 skoler/ungdomsskoler. Ungdomsskolerne i Herning Kommune er slået sammen til én ungdomsskole - med 10 afdelinger fordelt på 3 områder: Nemlig Nord, Midt og Syd, samt ca. 90 daginstitutioner. Herudover er Herning Kommune blevet udvidet med ca. 42 amtsinstitutioner.
Leverandøren må dog forvente, at antallet af leveringsadresser kan variere i antal. En samlet oversigt over kommunens institutioner, afdelinger m.fl. med relevante EAN-lokationsnumre fremgår af Herning Kommunes hjemmeside. De selvejende institutioner m.fl., som modtager driftstilskud på mere end 50 % er underlagt denne indkøbsaftale.
Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside xxx.xxxxxxx.xx
4. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet Herning Kommune er medlem af Partnerskaber for Grønne Indkøb, Green Cities xxxx://xxx.xxxxx0000.xx/ og er klima kommune.
5. E-handel
Til e-handel benytter Herning Kommune TrueTrade katalogsystemet. Systemet er baseret på 2 kataloger: Henholdsvis Katalog og Prisbog.
Katalog
Et bruttokatalog, som indeholder alle leverandørens aktuelle varer, med tilhørende billeder, informationer m.m. Herfra trækkes alle informationer om de enkelte produkter over i prisbogen. Der kan således anvendes det samme bruttokatalog til flere aftaleområder, og også til andre kunder, som anvender samme system.
Kataloget skal indlæses én gang når aftalen oprettes, og det vil ikke være synligt for kommunerne. Bruttokataloget skal indeholde en række obligatoriske informationer, blandt andet:
• leverandøren varenummer
• evt. leverandøren udvidet varenummer
• varenavn
• varebeskrivelse
• vejledende pris inkl. Afgifter med 2 decimaler
• vejledende pris eksl. Afgifter med 2 decimaler
• pakningsstørrelse (f.eks. 12 - hvis salgsenheden er én blyantæske med 12 stk.)
• enhedsbetegnelse på salgsenheden (kasse, æske, karton, stk., pakke eller lignende) (her skal der ikke stå 1 kasse á to poser, men kun enheden)
• billede via URL
• UNSPSC kode på commodity niveau
• Etc.
Prisbog
Prisbogen er kunde- og aftalespecifik, og indeholder kun de produkter, der er omfattet af aftalen.
Prisbogen indeholder kun ganske få informationer udover varenummer og nettopris, idet resten af informationerne trækkes fra kataloget. Såfremt der er ændringer til et varenummer, ændres det i Katalog, for derved vil det slå igennem til alle prisbøgerne.
Katalog og prisbog kan leveres i OIOUBL eller som komma-separeret fil.
Se de detaljerede specifikationer på xxx.xxxxxxxx.xx/x-xxxxxxx eller fremsend spørgsmål til: Xxxxxxxx Xxxx mail: xxxxx@xxxxxxx.xx
Det i § 7 omtalte excel-ark – skal umiddelbart efter godkendelse af tovholderkommunen, udvides med pris med to decimaler pr. salgsenhed henholdsvis med og uden afgifter, salgsenhederne skal oplyses jf. IT og Telestyrelsens enhedsliste, desuden skal evt. variant ID påføres.
Det udvidede excel-ark skal tilsendes den aftaleansvarlige i Herning Kommune.
6. Bestilling af varer
Se i øvrigt hovedkontrakt.
7. Levering af varer bestilt via TrueTrade:
Leverandøren skal kunne håndtere bestillinger via kommunens e-handelssystem, hvor der er afvigelse mellem fakturaadresse og leveringsadresse.
For at sikre korrekt levering, er leverandøren forpligtet til, enten at afløfte samtlige felter vedr. leveringsadressen inkl. mark att., alternativt skal levering styres via den på ordren oplyste unikke leverings ID, dette kan være EAN-nr. eller andet for kommunen unikt ID.
8. Prisregulering
Varsel om prisreguleringer skal fremsendes jf. hovedkontrakten.
9. Fakturering
Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOXML og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Pr. 1/5 2011 dog jf. bekendtgørelsen om elektroniske regninger til offentlige myndigheder – fra 1. april 2010, hvor fakturaer og kreditnotaer fremsendes i OIOUBL format og via Nemhandel infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-BilSim-1.0.
Specifikt for fakturering af bestillinger foretaget i udbyders e-handelssystem:
Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes under forretningsprofilen Procurement-OrdAdv-BilSim- 1.0.
Mængde:
Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Enhederne skal være genkendelige i forhold til katalogets bestillingsenhed. Bestilles varen f.eks. i en bestillingsenhed kasser med 10 stk., og prisenheden på fakturaen er i pakker á 5 stk., så skal der i prisenheden anføres pakningsstørrelsen, så prisen kan kontrolleres på laveste enhedsniveau.
Varenummer:
De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten og som fremgår af Leverandørs e-katalog. Har leverandøren valg udvidet vareID i kataloget, så skal fakturaen også have dette udvidet vareID.
Entydige varelinjer:
Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer med ekstra oplysninger, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag jf. kontrakten, skal disse specificeres i særligt indhold jf.
OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af ordren.
10. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer
Herning Kommune benytter ikke bonus og gebyrer.
11. Aftaleperiode.
Herning Kommune deltager på alle delområder fra aftalernes start.
12. Øvrige supplerende oplysninger/ønsker
Herning Kommune forbeholder sig retten til at foretage sortimentstilpasninger i hele aftaleperioden, herunder en minimering af antal varenumre som benyttes.
Vejle Kommune:
1. Kontaktoplysninger
Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøber for det udbudte område i Vejle Kommune er:
Navn: Xxxxx Xxxxxx
Adresse: Konkurrenceudsættelse
Xxxxxxxxx 0
7100 Vejle
Tlf.: 0000 0000
2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil
Vejle Kommunes forventede forbrug fremgår af udbudsmaterialets afsnit 1.4.
Selvejende institutioner, kommunale selskaber mv. som modtager driftstilskud fra Vejle Kommune, kan også anvende rammekontrakterne.
3. Organisation og situationsbeskrivelse
Vejle Kommune er den sjette største kommune i Danmark, centralt placeret i Trekantområdet. Vejle er kommunens hovedby, der også er regionscenter for Region Syddanmark. Kommunens areal er på ca. 105.000 ha. og befolkningstallet er ca. 106.000. Organisationsopdelingen er pr. 1. april 2011 følgende:
• Teknik og Miljø, varetager opgaver indenfor Kommuneplan & Udvikling, Planområdet, Økolariet, Industrimiljø, Byggeri, Landbrug & Vand, Vej Park & Natur, Anlægsprojekter by og land, Kommunale ejendomme samt Affald/genbrug.
• Velfærdsforvaltningen varetager opgaver indenfor Senior, Sundhed, Arbejdsmarked samt Voksenområdet.
• Børn og Ungeforvaltningen varetager opgaver indenfor Skole, Familie, Tværs, samt Dagtilbud.
• Økonomi og Personale, varetager opgave indenfor Budget og Finans, Digitalisering og Analyse, HR, Konkurrenceudsættelse, Borgerservice, Administrativ Service, Koncernservice samt Stadsarkiv.
• Erhverv og Kultur, varetager opgaver indenfor Citybranding & Markedsføring, VisitVejle, Erhverv & Iværksætteri, Kultur og Udvikling herunder Idrætssekretariatet samt Decentrale Kulturinstitutioner.
• Kommunaldirektørens Stab varetager opgaver indenfor Direktionssekretariat, Juridisk kontor, Kommunikation og Spinderihallerne.
Der er ca. 350 institutioner, afdelinger mv. i Vejle Kommune. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger med relevante EAN-lokationsnumre findes på kommunens hjemmeside.
Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside xxx.xxxxx.xx.
4. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet
Vejle Kommune modtager ikke fakturaer fra læs-ind bureauer på den eller de omfattede aftale(r). Hvis leverandøren ikke selv har mulighed for at afsende elektroniske fakturaer kan leverandøren anvende mulighederne med NemHandel – yderligere oplysninger findes på:
xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/XXXX/XxxXxxxxx_Xxxxxxxxxxxxxx og xxx.xxxx-xxxxxx.xx .
I feltet for vare/ydelses-beskrivelse skal varen/ydelsen beskrives således, at varen/ydelsen let kan identificeres i forhold til den varegruppe/tjenesteydelse som varen/tjenesten naturligt hører under.
5. E-handel
Vejle Kommune anvender Comcares e-handelsstystem Rakat.
Det er, medmindre andet er aftalt, et krav, at Vejle kommunes E-kataloger indeholder:
- Billeder på samtlige vare-linjer.
- Unspsc-koder på samtlige vare-linjer.
- Udelukkende varer, der indgår i udbudsmaterialets tilbudsliste.
Omkostninger forbundet med oprettelse og afsendelse af kataloger til Comcares RAKAT kan findes på:
6. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer
Vejle Kommune anvender ikke ordninger med bonus/gebyrer på det udbudte område.
7. Øvrige supplerende oplysninger og ønsker
Vejle Kommune ønsker at indgå i et tæt og forpligtende samarbejde med aftaleleverandørerne til gavn for begge parter.
Vejle Kommune er endvidere meget opmærksom på leverandørernes omkostninger forbundet med håndtering og distribution af varer. Som en integreret del af implementeringen af indkøbsoptimeringspolitikken, arbejdes der således også med at få kommunens institutioner til at tilrettelægge og planlægge deres indkøb, så bestillinger samles mest muligt, og omfanget af små ordrer minimeres.
Såfremt der er forudsætninger knyttet til svaret, eller leverandøren har forslag til andre tiltag der kunne nedbringe omkostningerne til gavn for begge parter, ønskes dette ligeledes oplyst i muligt omfang.
Bilag 8 - Kommunespecifikt underskriftsbilag til kontrakt
XXX Kommune | |
Adresse: | |
Web: | |
Tlf.: | Mail: |
Aftaleansvarlig i kommunen. | Evt. kontaktperson. |
Kommunespecifikt underskriftsbilag til rammekontrakt mellem 12-By-Gruppens Indkøbscentral og [navn på leverandøren] på baggrund af EU udbud på levering af Storkøkkenudstyr, annonceret i EU-tidende (20XX/S XX-XXXXXX). XXX Kommune indgår rammekontrakt med [navn på leverandøren] på levering af Storkøkkenudstyr, delområde x i henhold til rammekontrakten: (Indsæt evt. en kort beskrivelse af omfanget, fx hvis kommunen kun er med på udvalgte delområder.) Aftalen er gældende fra 14.11.2011 til 13.11.2013. Udbyder har en optionsmulighed og kan forlænge aftalen i op til 2 x 12 måneder, jf. kontrakt § 4. | |
Kommunespecifikke kontraktvilkår: Se kommunespecifikke bilag, jf. udbudsmaterialets bilag 7. | |
[By], den [dd.mm.åååå]
[Navn] Kommune | Kontrakthaver |
Herved kvitteres for rettidig modtagelse af tilbud på
(vare /tjenesteydelsessart)
(dato /klokkeslæt)
(udbyder / underskrift)