EU-UDBUD 2013-169058

Udbuddet vedrører levering af materialer til tandregulering til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver).

”KomUdbud” er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.

Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder:

Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).

Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen.

Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale.

Kommuner	Deltager fra aftalestart den 01.04.2014
Aarhus	X
Esbjerg (Fanø)
Fredericia	X
Herning
Holstebro
Ikast-Brande	X
Kolding
Lemvig
Middelfart	X
Odense	X
Randers
Silkeborg
Svendborg
Sønderborg	X
Vejle

Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af xxx.xxxxxxxx.xx.

Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger, bilag 8.

Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E-handelssystemer.

1.2 Udbudsansvarlig

KomUdbud ved Fredericia Kommune og Aarhus Kommune er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.

Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud

Fredericia Kommune

Xxxxxxxxxxx 00

7000 Fredericia

Kontaktperson: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx

Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 2.5.

1.3 Udbuddets omfang

Opgaven indgås som én rammeaftale pr. delområde. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed pr. delområde for perioden 01.04.2014 til 31.03.2016. Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder.

Der er tale om følgende delområder:

Delaftale A – Passive selvligerende brackets og tubes til bonding Delaftale B – Alm. brackets og aktive selvligerende brackets og bonding Delaftale C – Buer i længde (i rør) og præformerede buer

Delaftale D – Bånd, attachements til bonding og tilbehør Delaftale E – Instrumenter

Delaftale F – Ortoteknik

Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos de valgte tilbudsgivere på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter.

Det samlede forbrug af produkter omfattet af alle delaftaler forventes på årsbasis at udgøre cirka 3.400.000,00 danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver.

Det anførte forbrug inden for de enkelte varelinjer er skønnede mængder udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1 - Tilbudsliste.

Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov.

Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets afsnit 3.

Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets afsnit 4 - Rammeaftale.

1.4 Indgåelse af rammeaftalen

I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i afsnit 4 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.

Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse.

Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med de(n) valgte tilbudsgiver(e) som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen.

2. Udbudsbetingelser

2.1 Udbudsform

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet).

2.2 Formkrav

Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 2 fysiske eksemplarer. Supplerende materiale som varekatalog skal dog kun fremsendes i ét eksemplar. Elektronisk form kan accepteres, men varekatalog og sikkerhedsdatablade, leverandørbrugsanvisninger, arbejdshygiejnisk anvisning skal i forbindelse med tilbudsafgivelse referere tydeligt til de tilbudte produkter med direkte henvisning til varenummer og varelinje.

Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar.

Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang.

Ved tilbudsafgivelsen skal bilag 1 - Tilbudsliste udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale.

Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv.

2.3 Sprog

Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på nationalsprog. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses sikkerhedsdatablade, leverandørbrugsanvisninger, arbejdshygiejnisk anvisning, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.

2.4 Ejendomsret

Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.

Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling.

2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx, pr. e-mail: xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx med emnet: "Spørgsmål – EU udbud 2013 – levering af materialer til tandregulering” senest den 15.01.2014.

Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på xxx.xxxxxxxx.xx senest d. 20.01.2014.

Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

Der vil blive afholdt spørgemøde i uge 3 på følgende adresse:

Fredericia Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx.

Bekræft venligst deltagelse til Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx på xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

2.6 Tilbudsfrist

Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud – levering af materialer til tandregulering” og ”Må kun åbnes af indkøbsafdelingen”. Forsendelsen skal være lukket.

Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 27.01.2014 kl. 12.00 på følgende adresse: KomUdbud

Fredericia Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00

7000 Fredericia

Att: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.

2.7 Åbning af de indkomne tilbud

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

2.8 Vedståelsesfrist for tilbud

Tilbuddet skal være gældende 6 måneder efter afgivelsen af tilbuddet.

Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen.

2.9 Vareprøver

Til brug for vurdering af tildelingskriteriet ”kvalitet” af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet stille vareprøver til rådighed, jf. afsnit 2.10.

Vareprøverne skal leveres samtidig med indlevering af tilbud på den i afsnit 2.6 nævnte adresse.

Der skal fremsendes/afleveres vareprøver af hvert tilbudt produkt, hvor dette er anført i bilag 10. Vareprøverne skal mærkes med varegruppe, varenr., og linjenr. så det stemmer overens med oplysningerne i tilbudslisten, jf. bilag 1. Mærkningen må så vidt muligt ikke indeholde firmanavn.

Der skal endvidere vedlægges sikkerhedsdatablade, leverandørbrugsanvisninger, arbejdshygiejniske anvisninger sammen med vareprøven. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte.

Efter afprøvning, vil det være muligt for tilbudsgiver at afhente fremsendte vareprøver, hovaf nogle emballager selvfølgelig kan/vil være brudt.

2.10 Afprøvning

Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder indtil tidspunktet for tildeling.

Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Vareprøverne skal leveres til den i afsnit 2.6 nævnte adresse.

Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning, men der vil ikke blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden. Efter afprøvning, skal tilbudsgiver afhente overskydende produkter efter nærmere anvisning på, tilbudsgivers egen regning.

2.11 Aftalegrundlag

Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen.

Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode.

2.12 Delaftaler

Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle udbudte delaftaler. Der kan ikke afgives bud på dele af den enkelte delaftale.

2.13 Alternative tilbud

Der kan ikke afgives alternative tilbud.

2.14 Konsortier

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver.

Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 7 - Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere.

De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse.

2.15 Ordregivers forbehold

I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftaler indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området.

Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag.

Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver.

2.16 Tilbudsgivers forbehold

Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.

Tilbudsgiver opfordres til at gennemgå udbudsmaterialet med omhu og til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet.

Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet.

Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav, jf. bilag 8, kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående.

Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

2.17 Aktindsigt

Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 5 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.

Det er dog ordregiver, der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt.

2.18 Ordregivers e-handelssystem

Punkterne vedr. e-handel er under afklaring. Dette gælder også, hvor e-handel er nævnt i det følgende materiale.

De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e- handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens [§ 15 E-handel].

2.19 Serviceattest

Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen.

Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.

Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet.

2.20 Udvælgelseskriterier

Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet.

Tilbudsgivers personlige forhold

Virksomhedsoplysninger, bilag 2 – Virksomhedsbeskrivelse skal udfyldes.

Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale.

Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen.

Økonomisk og finansiel formåen

Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10 millioner Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed.

I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens revisorpåtegnede årsregnskab for de seneste tre afsluttede regnskabsår.

I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.

Teknisk og/eller faglig formåen

Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, afhængig af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld bilag 4 - Referenceliste.

o Minimumskrav: 3 sammenlignelige referencer.

2.21 Tildelingskriterium

Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud pr. delområde, idet følgende underkriterier lægges til grund for tilbudsvurderingen (med angivelse af vægtning):

Underkriterier

Vægtning i procent

Pris

- Samlede pris pr. delområde, jf. bilag 1 - tilbudsliste.

55 %

Kvalitet

- Kvalitet vurderes ud fra kriterierne i bilag 10.

- Tandlægefagligt personale vil objektivt vurdere de i bilag 10 oplistede vareprøver.

45 %

3. Kravspecifikation

3.1. Aftalens omfang

Området er opdelt i delaftaler. Disse delaftaler udbydes enkeltvis, og nedenfor nævnes delaftalerne.

Delaftale D – Bånd, attachements til bonding og tilbehør Delaftale E – Instrumenter

Delaftale F – Ortoteknik

Der ønskes tilbud på et sortiment jf. tilbudslisten, af varer til de kommunale tandreguleringsklinikker. Klinikkerne i de enkelte kommuner arbejder efter forskellige arbejdsmetoder og principper. Derfor er der også forskel på hvilke materialer, der bruges på klinikkerne.

3.2. Tilbudslisten

Der ønskes tilbud i henhold til tilbudslisten. Tilbudslisten skal udfyldes elektronisk, og der må ikke ændres i tilbudslisten. Tilbuddet skal gives ud fra tilbudsgiverens listepris ekskl. moms. I tilbudslisten skal listeprisen og nettoprisen oplyses.

Tilbudsgiver skal byde på alle varelinjer i de enkelte delaftaler.

De varenumre, som anføres i tilbudslisten, skal være ens med de varenumre, der senere bruges i et fremtidigt E-handelskatalog.

Der er i tilbudslisten nogle linjer, som er nævnt flere gange, men hvor der ikke er omsætningstal på alle linjer, se eksempel:

Metal bracket twin, vertikalt slot med varieret torque og tip .018	500
a. Metal bracket twin, vertikalt slot med varieret torque og tip .018
b. Metal bracket twin, vertikalt slot med varieret torque og tip .018

De ovenstående ekstra varelinjer pr. varebeskrivelse er udarbejdet for at sikre et bredt sortiment.

Tilbudsgiver skal derfor tilbyde materialer på alle de 3 linjer. Det tillades dog, at der ikke bydes på 3 hovedlinjer og 7 a. og/eller b. linjer. Materialerne som tilbydes skal være forskellige varemærker, men kan være fra samme producent. Materialerne som tilbydes i de understående linjer må ikke være ens med de ovenstående. Der kan i tilbudslisten i de enkelte varelinjer være forskel på, om der skal bydes på 2 eller 3 linjer. Bemærk om linjen indeholder et angivelsesbogstav (a, b..).

Omsætningstallet (forbrug pr. år) skal forstås som samlet for de linjer, som hører sammen (hovedlinjen og a, b…)

Der oplyses, at omsætningstallene i tilbudslisten er på baggrund af indsamlet statistik fra år 2012. Omsætningstallene skal betragtes som bedste skøn, som ikke binder ordregiver.

Hvis ikke mængde fremgår af de enkelte varelinjer i tilbudslisten, skal tilbudsgiver afgive tilbud ud fra mindste mængde, dvs. leverandørens mindste pakningsstørrelse som angivet i deres katalog, men det skal anføres konkret, hvor andet ønskes ifølge tilbudslisten.

3.3. Øvrigt sortiment

Ved tilbudsafgivelsen kan tilbudsgiver vælge at tilbyde en rabatsats, der tilbydes for det øvrige sortiment indenfor den enkelte varegruppe. Hvis der tilbydes en sådan rabatsats, skal det anføres i bilag 11. Der gøres dog opmærksom på, at ordregiver ikke er forpligtet til at købe øvrigt sortiment hos den vindende leverandør, men i overvejelsen heraf vil indgå den rabatsats, som den vindende leverandør tilbyder.

3.4. Kvalitetsniveau

Materialerne som tilbudsgiver skal tilbyde i tilbudslisten skal have kvalitetsniveau 1.

Kvalitetsniveau 1 er materialer, som er den bedste kvalitet på markedet. Materialer som har en god finish og materialer som er gennemprøvet og testet.

Kvalitetsniveau 2 er materialer, som er ældre eller udgåede produkter samt nye materialer, som ikke er gennemtestet ved uvildigt institut. Desuden materialer som forlænger/vanskeliggør tandlægernes arbejdstid og patientens behandlingsforløb.

3.5. Service

Leverandøren skal stille gratis konsulentbistand til rådighed ved opstart af kontrakten og ved indkøring af nye materialer. Leverandøren skal have minimum 1 konsulent med en relevant tandfaglig uddannelse f.eks. tandlæge, tandplejer eller klinikassistent. Derudover skal det være mulighed for telefonisk – indenfor normal åbningstid (kl. 8.00-15.00) at kunne trække på ”produktspecialister”.

Konsulentbesøg aftales altid i forvejen med Tandplejens hovedklinik og ikke med de enkelte klinikenheder. Der må ikke stilles krav om køb af varer ved konsulentbesøg.

De enkelte kommuner skal have mulighed for at have direkte kontakt til samt afholde temamøder med producenten (konsulent) via den valgte leverandør.

3.6. Levering

Leveringstiden må maksimalt være 3 arbejdsdage. I forbindelse med akut behov og pludseligt opståede situationer skal der dog være mulighed for dag-til-dag levering for ordre afgivet inden for normal bestillingstidsrum efter nærmere direkte aftale.

Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestilleren på anvist sted. Tid og sted skal være afstemt med bestilleren. Varer skal afleveres på den af ordregiver anviste plads. Der kan ikke forventes hjælp fra leveringsstedets personale ved levering.

Forsendelsen skal leveres i henhold til gældende lovgivning vedr. arbejdsmiljø Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke.

Leverandøren skal oplyse hurtigst muligt, hvis der er forsinkelse i leverancen eller varen ikke kan leveres.

Hvis ikke leverandøren kan levere de bestilte varer, som indgår i leverandørens normale sortiment, indenfor leveringstiden, skal udbyder have mulighed for at skaffe varerne hjem fra en anden leverandør, men hvor den valgte leverandør betaler evt. prisdifference og leveringsomkostninger.

Der skal være mulighed for levering i anbrud uden ekstra beregning. Undtagelser herfra er klinisk sterile varer og medicinsk udstyr godkendt i salgsemballage.

Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen.

3.7. Miljø- og sikkerhedsmæssige krav til materialerne

Materialerne skal opfylde de nedennævnte krav:

Materialerne skal følge de til en hver tid gældende love, regler og standarder på området, bl.a.

EU’s direktiv nr. 93/42 EØF for medicinske udstyr. Materialer der kan CE mærkes, skal alle være CE mærkede

Faremærkninger, sikkerhedsblade, arbejdshygiejniske anvisninger og produktbeskrivelser skal medfølge materialerne og skal være på dansk.

Leverandøren forpligter sig til at holde Tandplejen i de enkelte kommuner ajour med ændringer af bekendtgørelser, retningslinjer, standarder m.v. indenfor området.

Leverandøren er løbende i kontraktperioden forpligtet til at videreudvikle deres sortiment, og være proaktive ved information om nye materialer.

Leverandøren skal overholde sin oplysningspligt og må ikke tilbageholde oplysninger om materialerne.

Leverandøren må ikke sælge materialer, som ikke lever op til gældende lovgivning.

De steder hvor der findes europæiske eller danske standarder, skal materialerne være testet i forhold til relevant harmoniseret standard af anerkendt uvildigt institut.

Materiale, der har begrænset holdbarhed, skal minimum have halvdelen af holdbarhedsperioden fra fremstillingsdato til udløbsdato tilbage, når det leveres til klinikken

Ved uoverensstemmelse om hvorvidt materialerne opfylder de opstillede krav, vil den afgørende vurdering ske ud fra udbyders tandlægefaglige vurdering.

Materialerne skal leveres i henhold til gældende lovgivning vedr. arbejdsmiljø

Nedenfor oplyses de enkelte varegrupper for hvert delområde. De nedennævnte krav er specielle krav til de enkelte varegrupper udover de ovenfor nævnte fælles krav.

Fælles:

Alle materialer skal være biokompatible.

Delaftale A:

Passive selvligerende brackets og tubes til bonding.

A.1 Passive selvligerende brackets

Tydelig markering på bracket for tand og placering. Skal ikke kunne gå op ved almindelig tyggefunktion.

Lette at åbne og skal kunne lukkes alene med fingrene (dvs. uden et specielt instrument).

Høj kvalitet i finishing og polering, uden skarpe kanter – afrundet

for god patientkomfort.

Metallegeringens kvalitet skal kunne modstå korrosion i mundhulen.

Skal have dimensionsfaste slot-mål således at både slot- størrelse

og torque svarer til de fra producenten angivne mål.

A2. Tubes til bonding

Skal have dimensionsfaste slot-mål således at både slotstørrelse og torque svarer til det fra producenten angivne mål.

Høj kvalitet i finishing og polering, uden skarpe kanter – afrundet

for god patientkomfort.

Delaftale B:

Alm. brackets og bonding materiale

B.1 Alm. Brackets og aktive selvligerende brackets

Tydelig markering for tand og placering.

Høj kvalitet i finishing og polering, uden skarpe kanter – afrundet for god patientkomfort.

Metallegeringens kvalitet skal kunne modstå korrosion i mundhulen.

Skal have dimensionsfaste slot-mål således, at både slotstørrelse

og torque svarer til det fra producenten angivne mål.

B2: Bonding

Der skal være god bindings- og trækstyrke. Dokumentation skal vedlægges.

Det skal være biokompatibelt i afbundet tilstand. Dokumentation for arbejds- og afbindingstid skal vedlægges. Bondingmateriale skal være universalt i den forstand, at det skal kunne bruges til alle typer af brackets.

Delaftale C:

Buer i længde og præformerede buer

C1. Buer i længder (i rør)

Alle buer skal være dimensionsfast produceret. Overfladen på buerne skal være glat og uden porøsiteter. Metallegeringerne skal være korrosionsresistente.

C2. Præformerede Buer

Alle buer skal være dimensionsfast producerede. Overfladen på buerne skal være glat og uden porøsiteter. Metallegeringerne skal være korrosionsresistente

Midtpunktet på buen skal være markeret tydeligt, så den kan ses efter montering under reflekterende lys.

Der skal være information om materiale, dimension og form på

emballagen.

For de superelastiske buer skal dokumentation af load-deflection kurver vedlægges.

Delaftale D:

Bånd, attachments til bonding og tilbehør

D1 og D2. Bånd og attachments

Skal kunne leveres i et bredt størrelsessortiment med min. 25 størrelser.

Optimal pasform af bånd. Individuelt højre og venstre vendte

bånd.

På bånd skal der være tydelig læsbar lasermarkering af størrelse og tand.

Skal have dimensionsfaste slot-mål således at både slotstørrelse og

torque svarer til det fra producenten angivne mål.

Høj kvalitet i finishing og polering, uden skarpe kanter – afrundet for god patientkomfort.

Dækplade på dobbelt- og trippelrør skal være aftagelig

(convertibel).

Bånd skal være retentionsfaste.

D.2 Attachments til bonding

Høj kvalitet i finishing og polering, uden skarpe kanter – afrundet for god patientkomfort.

Metallegeringens kvalitet skal kunne modstå korrosion i

mundhulen.

D.3. Tilbehør

Kædeelastik skal bevare kraften i min. 20 dage fra aktivering. Der skal vedlægges dokumentation af kraft i forhold til aktiveringsgrad af niti-coils springs (lukkede).

Der skal være røntgenkontrast i separationselastikker.

Der skal vedlægges dokumentation for ensartethed for form og kraft af såvel intraorale som ekstraorale elastikker.

Vedr. system til korrektion af klasse 2 afvigelser (nr. 96): Skal

kunne monteres entydigt uden at kunne rotere på bånd i OK uden brug af specialtænger monteres i loop på UK-bue.

Vedr. forankringsskruesæt (nr. 97): Skruehoved skal være både

bracket facon og knap facon med mulighed for indsættelse af hhv. buestykker, coilsprings og powerkæder.

Delaftale E: Instrumenter

E1. Instrumenter

Skal kunne tåle almindelig gængs rengøring inden for dental instrumenthåndtering

Instrumenter skal være ergonomiske Instrumenter skal være korrosionsresistente Cutter skal leveres med hårdtmetalskær

Delaftale F: Ortoteknik

F1. Ortoteknik

Akryl skal være klar og kompakt. Xxxxx skal være uden porøsiteter.

Ekspansionsskruer må ikke kunne dreje sig bagud ved normal brug.

Plastplader til varme/vacuum presning skal kunne anvendes til

Biostar.

4. Rammeaftale

Rammeaftale vedr. levering af materialer til tandregulering, ("Rammeaftalen") Delaftale X

§ 1 Parterne

Nærværende rammeaftale er indgået mellem

ORDREGIVER

Nedenstående medlemmer af KomUdbud:

Odense Kommune Ikast-Brande Kommune Århus Kommune Sønderborg Kommune Fredericia Kommune Middelfart Kommune

KONTRAKTHAVER

[Kontrakthavers navn]

[Adresse] [Postnr.] [By] [CVR]

§ 2 Rammeaftalens grundlag

Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. [201X/XX – XXXX]

Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af:

A. Rammeaftalen

B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar

C. Udbudsbekendtgørelse

D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå]

E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå].

§ 3 Rammeaftalens omfang

Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.

Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af

leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet.

I den udstrækning at indkøb af materialer til tandregulering er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) rammeaftale(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud.

§ 4 Rammeaftaleperiode

Rammeaftalen er gældende fra den 01.04.2014 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.03.2016.

§ 5 Optioner

Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse.

Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.

De enkelte deltagende medlemskommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker vilkårene for rammeaftalen.

§ 6 Kontakt mellem parterne

Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.

Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov.

På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse.

Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet.

Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk, se dog udbudsmaterialet punkt 2.3.

§ 7 Bestilling af varer

Varebestillinger skal kunne afgives via ordregivers e-handelssystem, pr. e-mail, telefon, telefax, ved besøg. Se bilag 8 - Kommunespecifikke bilag.

Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer – skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.

Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via Ordregivers e-handelssystemer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og

leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.

§ 8 Levering og leveringsbetingelser

Forsendelsen skal leveres i henhold til gældende lovgivning vedr. arbejdsmiljø. Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke.

Leverandøren skal oplyse hurtigst muligt, hvis der er forsinkelse i leverancen eller varen ikke kan leveres.

Der skal være mulighed for levering i anbrud uden ekstra beregning, gælder dog ikke ved klinisk sterile varer, og for CE mærket udstyr.

Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen.

§ 9 Følgeseddel

Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel.

Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN- lokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer.

§ 10 Returvarer

Xxxxxxx har ret til at fortryde og ændre fejlbestillinger. Dette skal ske hurtigst muligt i op til 8 dage fra leveringstidspunktet, for så vidt varerne er uskadte og i uåbnet emballage. Returnerede materialer krediteres uden fradrag senest 14 dage efter de er modtaget.

Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.

Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende.

§ 11 Fakturering

For alle danske virksomheder gælder i henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder, skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument.

Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.

Fakturaen skal indeholde:

Udstedelsesdato (fakturadato)

Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer

Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser

Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.

Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.

CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.

Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.

Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug.

Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog.

Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen.

Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier.

Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget.

Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.

§ 12 Priser

For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser.

Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om ”Ændring af produktsammensætning” introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter.

Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til en pris, udregnet efter samme kalkule. Tilbudsgiver skal kunne dokumentere dette, og er betinget af accept fra ordregiver.

Priser angives altid med to decimaler.

§ 13 Prisregulering

Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01.04.2015, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra 01.01.2014 til 01.01.2015. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.

Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen.

Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.

Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100.

Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes.

Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 60 dage før ikrafttræden.

Varsel om prisreguleringer skal sendes til Fredericia Kommune, Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx, att: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx. Sammen med varslet skal sendes et excel-ark, der udover de nye priser indeholder information om nye varer, udgåede varer og eventuelle erstatningsvarer.

Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx inden ændringens ikrafttræden, og kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt af ordregiver og gjort tilgængeligt i dennes e-handelssystem.

Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog - se § 15 om e-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr.

Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.

Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de afgivne priser i dette udbud skal tilbudsgiver sikre, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser.

Tilbuds- og kampagnepriser skal - medmindre andet er aftalt - uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Kontrakthaver opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter.

Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den.

§ 14 Betalingsbetingelser

30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf. § 11.

§ 15 E-handel

Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område, det vil sige at elektronisk ordreafgivelse via ordregivers e-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt krav for indgåelse af rammeaftalen.

I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver overfor den valgte tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. Herefter skal den valgte tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden.

E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af ordregiver definerede produkter. Med mindre andet er defineret af de enkelte medlemskommuner, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %.

De enkelte medlemskommuner kan vælge opdeling i flere e-kataloger.

§ 15.1 Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger

I udbudstidsplanen er der afsat halvanden måned fra tildeling af rammeaftalen til rammeaftalens ikrafttræden. Inden for denne periode skal e-katalog godkendes.

Senest 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb skal kontrakthaver:

Fremsende excel-ark til Fredericia Kommune indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos Fredericia Kommune.

Fremsende excel-ark til de enkelte medlemskommuner – eller efter aftale til Fredericia Kommune – indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Den enkelte medlemskommune kan, såfremt dette måtte ønskes, vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.

Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.

Fredericia Kommune og de enkelte medlemskommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel- arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark.

Når excel-arket er godkendt af Fredericia Kommune (eller af den enkelte medlemskommune ved øvrige varer), skal kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til medlemskommunernes forskellige e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte

excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af medlemskommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter medlemskommunens anvisninger.

Medmindre andet er særskilt aftalt med de enkelte medlemskommuner, skal katalogformatet være OIOUBL.

Udover varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel- ark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse herunder mærkenavn, mængdeangivelse pr. leveringsenhed, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0

§ 15.2 Procedure ved ændringer i E-kataloger

E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte medlemskommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra den enkelte medlemskommune.

Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra medlemskommunen.

Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer

– med mindre andet er aftalt – samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord.

Til de e-handelssystemer, som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af kontrakthaver i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.

§ 16 Bonus til ordregiver

Såfremt der er medlemskommuner, der anvender omsætningsrelateret bonusstruktur fremgår dette af de kommunespecifikke bilag.

§ 17 Bonusudbetaling til tredjemand

Omsætningen som følge af denne rammeaftale med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 18 Statistik

Kontrakthaver skal årligt udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen.

Der skal herudover på anmodning inden 30 dage leveres statistiskmateriale i Excel format indeholdende detaljerede oplysninger om varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.).

Statistikken skal kunne leveres for de enkelte medlemskommuner og for alle de deltagende medlemskommuner.

Statistikken skal på anmodning leveres for e-ordrer genereret i ordregivers e-handelsystem og andre bestillingsmetoder.

Kontrakthaver leverer på ordregivers anmodning statistik i Excel for samhandel ud over nærværende rammeaftale.

Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af aftalen, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere.

§ 19 Underleverandører

Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen.

§ 20 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer

Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra ordregiver.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.

§ 21 Tredjemandsrettigheder

Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.

Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.

Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.

§ 22 Forsinkelse

Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed.

Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf.

Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen.

Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve rammeaftalen helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.

§ 23 Mangler

Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler.

Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger.

Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter ordregivers valg.

Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning.

Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.

Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler.

Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.

§ 24 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring

Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale.

Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller kontrakthavers skadevoldende adfærd.

Kontrakthaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. udbudsmaterialets pkt.2.20. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning i kontraktperioden godtgøre forsikringens eksistens og omfang.

§ 25 Garanti og reklamation

I henhold til Købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år.

Hvor intet andet er andet er anført, gælder Købelovens reklamations og ansvarsregler.

§ 26 Konkurs m.v.

Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen.

Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.

§ 27 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure

I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.

Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende).

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:

Årsagen til force majeure situationen

Forventet varighed af force majeure situationen

Indsats fra kontrakthavers side for at genoptage leveringen.

Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.

§ 28 Ændring af produktsammensætning

Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet.

Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde substituerer tilbudte produkter udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i rammeaftalens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers institutioner mv. disse produkter.

Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.

§ 29 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen

Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.

Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.

Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed.

Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden part, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages.

Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem.

Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 30 Ændringer i rammeaftalen

Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter.

§ 31 Lovvalg og afgørelse af tvister

Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret.

Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.

Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds.

§ 32 Offentlige påbud

Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende rammeaftale såvel på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.

§ 33 Ekstraordinær opsigelse

Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for udbud, Konkurrence – og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at rammeaftalen helt eller delvis erklæres for ”uden virkning”, er ordregiver berettiget til med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige rammeaftalen for fremtiden.

Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes.

§ 34 Miljø

Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m.

På ordregivers forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for ordregiver, fremskaffe den dokumentation, ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 35 Etik og socialt ansvar

Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)

Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)

Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)

Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt

Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende

produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 36 Underskrift

Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.

Rammeaftalen underskrives af Fredericia Kommune. Hver enkelt medlemskommune, underskriver et særskilt underskriftsbilag der er vedlagt rammeaftalen som bilag 12 og forpligter sig derved som ordregiver på rammeaftalen.

Dato: Dato:

Ordregiver Kontrakthaver

Bilag 1 – Tilbudsliste

Tilbudslisten ligger særskilt som et regneark på KomUdbuds hjemmeside.

Bilag 2 – Virksomhedsbeskrivelse

Tilbudsgivers navn
Adresse
CVR
Bank
Revisor
Selskabsmodel og ejerforhold
Grundlagt
Virksomhedsform
Ejerkreds
Forsikringsselskab
Navn på tegningsberettigede
Kontaktperson i forbindelse med udbuddet Mail og telefonnummer
Det bekræftes, at tilbuddet vedstås indtil 6 måneder efter afgivelsen af tilbuddet.

Det bekræftes herved, at ovenstående oplysninger er korrekte:

Virksomhedens navn og adresse

Dato og underskrift

Bilag 3 – Tro og love erklæringer

Ubetalt, forfalden gæld til det offentlige

I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede virksomhed hermed på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.

Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt på tro og love, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.

Udelukkelse jf. Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, samt stk.2, litra a-c og e-f.

1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes enhver tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde:

a) medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens § 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens § 81, nr. 3 (eller deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA),

b) overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens § 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens § 299, nr. 2 (eller bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA),

c) overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens § 289 a (eller svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser), eller

d) overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens § 290 (eller hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge).

2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør:

a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning

b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning

c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed

e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land

f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land

Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde.

Virksomhedens navn og adresse

Dato og underskrift

Bilag 4 - Referenceliste

I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference.

Minimumskrav for deltagelse er: 3 sammenlignelige referencer. Ordregiver har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående

I feltet ”beskrivelse af leverancen” skal det angives hvilken varekategori der er tale om fordelt pr. reference.

Ydermere skal det i den sidste kolonne angives hvorvidt leverancen var en enkelt leverance eller en aftale med løbende leverancer.

Firmanavn:

Kontaktperson Navn og tlf. nr.

Omsætning

Beskrivelse af leverancen

Enkelt eller løbende

leverancer

År

2011

År

2012

År

2013

Bilag 5 – Aktindsigt

I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor.

Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.

Undtages:	Begrundelse:

Bemærk, det er i sidste ende ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en sag om aktindsigt.

Bilag 6 - Tidsplan
Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål	den 15.01.2014	kl. 12.00
Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål	den 20.01.2014
Sidste frist for modtagelse af tilbud	den 27.01.2014	kl. 12.00
Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg	uge 5/6
Stand still periode	10 dage
Forventet kontraktunderskrivelse	uge 8
Aftalens ikrafttræden	den 01.04.2014

Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt.

Bilag 7 – Konsortieerklæring

Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt

(Konsortiets navn)

og består af

(virksomhed 1) (virksomhed 2)

(virksomhed 3) (virksomhed 4)

Undertegnede konsortiedeltagere erklærer, at følgende virksomhed

(Navn)

I alle forhold mellem konsortiet og de deltagende medlemskommuner, som konsortiet forpligter sig over for, vil få fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Undertegnede konsortium-deltagere erklærer herved, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, såfremt konsortiet tildeles rammeaftalen.

Virksomhed 1
Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver:
Underskrift og dato:

Virksomhed 2
Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver:
Underskrift og dato:
Virksomhed 3
Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver :

Underskrift og dato:

Virksomhed 4
Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver:
Underskrift og dato:

Bilag 8 – Kommunespecifikke oplysninger

Odense Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen (indtil kontraktstart):

Navn: Xxxxxx Xxxxxx

Adresse: Xxxxxxxxx 0, xxxxxxx 000, 0000 Xxxxxx C

Mail: xxxxx@xxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Bonusstrukturer:

ingen

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale:

Samtlige afdelinger i Odense Kommune.

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid:

E-handelsansvarlig/Contract Manager

Navn: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

Mail: xxxx@xxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00

Faglig ansvarlig:

Navn: Xxxxxxx Xxxxxxx

Mail: xxx@xxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Sønderborg Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, Fællesstaben, Økonomi – Finans & Indkøb

Adresse: Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx Kommune

Mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00 00 00 00 (00 00 00 00)

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Bonusstrukturer: Ingen

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale:

Sønderborg Kommune har et befolkningstal på ca. 76.600 borgere. Sønderborg Kommune har ca. 315 afdelinger, institutioner m.m. som anvender kommunens indkøbsaftaler.

Tandklinikker i Sønderborg Kommune:

Tandklinikken Nordborg Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx

Telefon 0000 0000

Tandklinikken Gråsten Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx

Telefon 0000 0000

Tandklinikken Humlehøj Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxxx

Telefon 0000 0000

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej, vi anvender Prisme

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx

Mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Faglig ansvarlig:

Navn: Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 00000000

Aarhus Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:
Navn: Xxxxxxx Xxxx
Adresse: Xxxxxxxxxxxxx 0, xxx. 434, 8000 Aarhus C
Mail: xxxx@xxxxxx.xx
Telefonnummer: 0000 00 00

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

	Aarhus Kommunes indkøbspolitik - fokus på gevinst, effektivisering samt brugervenlighe Visionen for indkøb i Aarhus Kommune er: ”På indkøbsområdet er og skal Aarhus Kommune være en professionel samarbejdspartner, som ud fra en helhedsbetragtning sikrer størst mulige gevinster til gavn for kommunens borgere og byens udvikling.” Professionalisme, bæredygtighed og samhandel er den bærende ramme for den nye indkøbspolitik. Aarhus Kommunes indkøb af såvel varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver tager afsæt i en helhedsbetragtning og koncerntankegang. Med professionalisme for øje vil Aarhus Kommune med indkøb på tværs af kommunen skabe gevinst og effektivisering for kommunen som helhed. Samtidig foretager Aarhus Kommune ved sine indkøb en prioritering af såvel økonomiske betragtninger som bæredygtige hensyn eksempelvis i forhold til miljø, arbejdsmiljø samt sociale og etiske normer. Med fokus på behovet i kommunen, kommunikation og dialog samt et fortsat sigte på forbedring af indkøbsaftalernes brugervenlighed ønsker Aarhus Kommune at sikre, at kommunens institutioner og afdelinger køber ind i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Hensigten er, at det skal munde ud i en højere grad af aftaleoverholdelse i kommunen, både til fordel for kommunens aftaleleverandører og Aarhus Kommune. Med indkøbspolitikken ønsker Aarhus Kommune desuden at indgå i et tæt og forpligtende samarbejde med kommunens samhandelspartnere, der er attraktivt for begge parter. Grundlaget for samarbejdet er effektivisering, videndeling og nytænkning, hvor udfordringer løses i fællesskab.
	Miljøzoner Der er indført miljøzone i Aarhus Midtby. Miljøzoneordningen har som mål at begrænse partikelforureningen i tættere byområder, hvor mange mennesker færdes og hvor der tale om relativt snævre gaderum. Forurening med partikler indebærer en betydelig sundhedsrisiko. I miljøzonen er der krav om, at dieselkøretøjer over 3,5 tons – indregistrerede som lastbiler og busser - har påmonteret et partikelfilter - med mindre køretøjet opfylder EURO 4 motornormen. De nævnte køretøjer skal i miljøzonen være forsynet med et miljøzonemærke, som udstedes ved ordinære bilsyn. Udenlandske køretøjer er ikke omfattet af mærkningen, men skal opfylde de tekniske krav. Miljøstyrelsen kan i særlige tilfælde dispensere fra partikelfilterkravet. Yderligere oplysninger om miljøzonen kan findes på xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx

Bonusstrukturer:

Finansieringsbidrag

På det udbudte område Tandregulering kan Aarhus Kommune vælge at påføre et finansieringsbidrag som en andel af priserne på rammeaftalen.

Finansieringsbidragets størrelse vil blive fastsat efter afslutning af udbuddet som en procentsats af Leverandørens priser ekskl. moms. Priserne inkl. finansieringsbidraget fastsættes efterfølgende ved tillæg på procentsatsen på hver af leverandørens priser. Priserne inkl. finansieringsbidraget bliver således de priser, som leverandøren skal fakturere Aarhus Kommunes klinikker og afdelinger for ydelserne på rammeaftalen.

Det eventuelle finansieringsbidrag skal opgøres en gang årligt pr. 31. oktober på baggrund af den fakturerede omsætning, som leverandøren har haft til Aarhus Kommune på aftalen. Den samlede fakturerede omsætning skal opgøres eksklusiv moms og eventuelle afgifter.

Opgørelsen over den fakturerede omsætning og finansieringsbidraget skal være Aarhus Kommune i hænde senest den 10. november. Herefter udsteder Aarhus Kommune en faktura på finansieringsbidraget for perioden. Leverandørens betalingsfrist er 30 dage fra fakturadato.

Hvis den af Leverandøren fremsendte opgørelse først er Aarhus Kommune i hænde efter fristudløb, eller er behæftet med ikke uvæsentlige mangler eller udeladelser, er Aarhus Kommune berettiget til i stedet at beregne sin andel på grundlag af en af Aarhus Kommune skønnet omsætning for perioden, og udstede faktura herfor. Når Aarhus Kommune senere måtte have modtaget opgørelsen/korrigeret opgørelse, regulerer Aarhus Kommune snarest muligt herfor i efterfølgende beregninger af finansieringsbidraget.

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale:

Tandplejen i Aarhus

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxx X. Xxxxxxxx

Mail: xxx@xxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Faglig ansvarlig:

Navn: Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Mail: xxxxx@xxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Ikast-Brande Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxxx Xxxxxxx

Adresse: Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Ikast

Mail: xxxxx@xxxxx-xxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Evt. afvigelser tilgår senere, når det endelige udbudsmateriale foreligger

Bonusstrukturer: Ingen

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale:

Samtlige kommunale skoletandklinikker er omfattet af aftalen.

E-handelssystem:

Ikast-Brande Kommune anvender TrueTrade. Desuden henvises til det systemspecifikke bilag.

E-handel:

E-handelskatalog skal være oprettet og godkendt af Ikast-Brande Kommune inden kontraktstart. I modsat fald træder kontrakten ikke i kraft før e-katalog er på plads og godkendt.

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxxx Xxxx

Mail: xxxxx@xxxxx-xxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Faglig ansvarlig:

Navn: Xxxxx Xxxxxxxx

Mail: xxxxx@xxxxx-xxxxxx.xx

Telefonnummer: 00000 0000

Fredericia Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx

Adresse: Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx

Mail: xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: nej

Bonusstrukturer: nej

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale:

Den Kommunale Tandpleje

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej

E-handelsansvarlig:

Navn: Xxxx Xxxx

Mail: Xxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx

Telefonnummer: 0000 0000

Faglig ansvarlig:

Navn: Filialklinikleder Xxxxx Xxxxxxxxxx

Mail: xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Bilag 9 – E-handelssystemspecifikke bilag

Se vedhæftede bilag i pdf-format:

9.1. OPUS (Fredericia og Århus)

9.2. Prisme (Sønderborg, Middelfart)

9.3. True Trade (Ikast-Brande og Odense)

Bilag 10 – Vurderingskriterier i henhold til tildelingskriteriet ”kvalitet”

Se særskilt dokument i excel-format.

Bilag 11 – Tilbudt rabat på køb af øvrigt sortiment

Delaftale	Tilbudt rabat i % på køb af øvrigt sortiment
Delaftale A
Delaftale B
Delaftale C
Delaftale D
Delaftale E
Delaftale F

Bilag 12 – Kommunespecifikt underskriftsark

Kommune

[Kommunens navn]

Adresse

[Kommunens adresse og postnummer]

Hjemmeside

[Kommunens hjemmeside]

Tlf.:

[Telefonnummer]

Mail:

[Mail]

Aftaleansvarlig i Kommunen.

[Personens navn] [Adresse] [Personens telefon] [Personens e-mail]

E-handelsansvarlig i kommunen

[Personens navn] [Adresse] [Personens telefon] [Personens e-mail]

Kommunespecifikt bilag til rammekontrakt med KomUdbuds Udbudsfællesskab. Kontrakt er indgået efter afholdt offentligt EU-udbud i overensstemmelse med EU’s udbudsregler. Kontrakten beskriver kommunens forpligtelser og rettigheder i henhold til udbud annonceret i EU-tidende mærket Nr. [nummer] omfattende udbud af [udbuddets navn].

[Kommunens navn] indgår rammekontrakt med [leverandør] vedr. [udbuddets navn].

Aftalen er gældende fra den [dato] til den [dato] med option på forlængelse i op til [antal] mdr.

Kommunespecifikke kontraktvilkår:

Se kommunespecifikt bilag i udbudsmaterialets bilag 8.

Dato: [dato] Dato: [dato]

[kommunenavn] [leverandørnavn]

Document Metadata

Table of Contents

EU-UDBUD 2013-169058

Document Metadata