3.3. Såfremt Det Kgl. Bibliotek ønsker at forlænge kontrakten jf. pkt. 3.2., skal dette meddeles Forpagter skriftligt minimum 6 måneder inden kontraktens udløb.

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 3/19

▇.▇▇. 19/00061

3.4. I tilfælde af at kontrakten ønskes forlænget efter den initiale kontraktperiode jf. pkt. 3.2. evalueres samarbejdet og kontraktens elementer med henblik på even- tuelle tilpasninger.

3.5. Kontrakten kan opsiges af begge parter med 12 måneders varsel til ophør med udgangen af en måned.

4. Forpagtningens genstand – lokaler og udstyr

4.1. Forpagtningen vedrører drift af café, restaurant, kantine, catering og forplejning ved interne møder

4.2. Forpagter råder over de i Kontraktbilag A beskrevne og tegnede lokaler og area- ler – produktionskøkken, café, restaurant, kantine, kontorer og depoter. Det for- pagtede areal udgør et samlet bruttoareal på 476 m2.

4.3. Det fremgår af Kontraktbilag A, hvilke lokaler, der er forpagtet, og hvilke lokaler Forpagter har mulighed for at anvende.

4.4. Oplysninger om og nærmere bestemmelser vedr. ejerskab og vedligeholdelses- ansvar ift. udstyr: fastmonteret driftsinventar og løsøre, herunder møblering i form af borde og stole mv., fremgår af den foreløbige fortegnelse i Kontraktbilag B, samt i nærværende kontrakts pkt. 17.

4.5. Ved forpagtningsforholdets start foretager parterne i fællesskab en gennemgang af lokaler og udstyr: driftsmateriel, driftsinventar og møbler, som tilhører Det Kgl. Bibliotek, med udgangspunkt i Kontraktbilag B, således at det kan konstateres, om der er mangler eller fejl, som skal udbedres af Det Kgl. Bibliotek.

4.6. Kontraktbilag B tilpasses herefter endeligt med udgangspunkt i ovenfor nævnte gennemgang.

5. Forpagters ydelser og forpligtelser

5.1. Krav til madkvalitet, ydelser og forpligtelser for henholdsvis café, restaurant, kan- tine, catering og forplejning ved interne møder er specificeret i Kontraktbilag D kravsspecifikation.

5.2. Forpagter har eneret og pligt til servering og udskænkning af mad- og drikkeva- rer for Det Kgl. Biblioteks brugere inden for bibliotekets åbningstid i dag- og af- tentimerne mandag til lørdag. Det Kgl. Bibliotek kan ændre åbningstiderne.

5.3. Forpagter har eneret og pligt til at levere catering; mad, drikkevarer og tjeneste- ydelser m.v. til møder, arrangementer og konferencer i Diamanten, som Det Kgl. Biblioteks Kulturafdeling koordinerer for eksterne kunder. Det gælder møder og arrangementer både i og uden for normal åbningstid.

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 4/19

▇.▇▇. 19/00061

5.4. Forpagter har endvidere pligt, men ikke eneret, til at levere mad, drikkevarer og tjenesteydelser mv. til bibliotekets egne interne møder og arrangementer (udstil- lingsåbninger, jubilæer, mv.). Det gælder møder og arrangementer både i og uden for normal åbningstid.

6. Anvendelse i øvrigt

6.1. Såfremt Forpagter ønsker at drive anden relevant virksomhed fra det forpagtede end de aftalte ydelser til Bibliotekets eksterne og interne kunder, skal der indgås aftale herom med Det Kgl. Biblioteks administrationschef.

6.2. Forpagter kan efter aftale drive cateringvirksomhed ”ud af huset” til egne kunder. Dette forudsætter, at det ikke går ud over driften af forpagtningsydelser, der er indeholdt i nærværende kontrakt. Det Kgl. Bibliotek skal forudgående godkende en sådan aftale. Omsætningen er afgiftspligtig som beskrevet i pkt. 12, såfremt det forpagtedes faciliteter anvendes til madlavning, etc. Det Kgl. Bibliotek kan stoppe cateringvirksomheden, hvis det vurderes, at det går ud over de kontrakt- lige forpligtelser.

6.3. Forpagter skal udvise særlig interesse for Det Kgl. Bibliotek og aktivt understøtte udviklingen af Det Kgl. Biblioteks opgaver. Ændringer i bibliotekets opgaver eller fysiske rammer kan medføre ændringer i forpagtningsopgaven. Det kan eksem- pelvis være udvikling af et nyt café- eller spiseområde.

7. Samarbejde

7.1. Med henblik på at sikre indeværende kontrakts succes skal Forpagter og Det Kgl. Bibliotek indgå i et tillidsfuldt og effektivt samarbejde. Forpagter er forpligtet til at tage aktivt del i at være en integreret del af Det Kgl. Biblioteks samlede til- bud og oplevelser. Et godt samarbejde kræver en tæt dialog og videndeling samt respekt for hinandens succeskriterier.

7.2. Det forventes, at Forpagter viser særlig interesse for og bakker op om Det Kgl. Bibliotek brugere, tiltag, arrangementer, behov ved møder, mv.

7.3. Derudover forventes det, at Forpagter er kreativ og selv tager initiativer til at ud- vikle og opgradere tilbud, services, indretning, varesortiment og laver særlige til- bud eller andre oplevelser, der gør café, restaurant og kantine attraktiv. Ændrin- ger i forhold til indretning, varesortiment og prisniveau skal dog altid godkendes af Det Kgl. Bibliotek, inden de iværksættes.

7.4. Forpagter og Det Kgl. Bibliotek samarbejder som ligeværdige partnere om arran- gementer for Diamantens gæster. Det primære mål er, at gæsterne får et vellyk- ket arrangement og gode oplevelser. Begge parter er forpligtet til at optræde som arrangører såvel som leverandører med kvalitet og priser, som passer til målgruppen og det pågældende arrangement.

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 5/19

▇.▇▇. 19/00061

8. Mødeaktivitet

8.1. Der holdes løbende møder mellem Forpagter og Det Kgl. Bibliotek. Som ud- gangspunkt afholdes møder hver 3. måned mellem Forpagter og administrati- onschef, hvor drift, sortiment, markedsføring, økonomi, mv. drøftes.

8.2. Der afholdes løbende møder om arrangementer i forbindelse med planlæg- ning af månedsprogrammer og større events som Kulturnat, mv. Forpagter forventes at indgå aktivt i samarbejdet om at skabe en succesfuld oplevelse både gennem ydelser, services og personale, der kan varetage sådanne ar- rangementer.

8.3. Forpagter har et særligt ansvar for at opretholde tæt kontakt til Det Kgl. Biblio- teks Kulturafdeling. Forpagter deltager således i kontaktmøder efter behov med Kulturafdelingen dels for at planlægge og koordinere de konkrete arran- gementer, som Kulturafdelingen er vært for, dels for at drøfte visioner for de to forretninger og deres gensidige understøttelse

8.4. Kulturchefen har ansvaret for, at den nødvendige mødevirksomhed finder sted.

8.5. Forhold vedr. driften som eksempelvis renhold, vedligehold og sikring drøftes løbende mellem Forpagter og Det Kgl. Biblioteks tekniske afdelinger, herun- der Bygnings- og driftsafdelingen samt Sikringsafdelingen. Forpagter har initi- ativforpligtelsen. Se også pkt. 15-18 og 21-23.

8.6. Der er altid mulighed for at aftale yderligere mødeaktivitet på alle niveauer, såfremt der er behov herfor.

9. Markedsføring

9.1. For at tiltrække kunder og publikum har Det Kgl. Bibliotek og Forpagter en fælles interesse i at markedsføre de mange oplevelser i Diamanten – herun- der de kulinariske. Forpagter vælger sit eget udtryk og kommunikationsform – både hvad angår skriftligt og digitalt materiale, men det skal være i overens- stemmelse med Det Kgl. Biblioteks designprofil og brand. Ændring i design skal godkendes af Det Kgl. Bibliotek.

9.2. Forpagter har adgang Det Kgl. Biblioteks designmanual.

9.3. Navne på de forpagtede områder – café og restaurant – udvikles i samarbejde mellem Det Kgl. Bibliotek og Forpagter. Navnene skal både afspejle madkon- ceptet og stemme overens med bibliotekets profil og bygningens æstetik. Det Kgl. Bibliotek tager den endelige beslutning vedr. navngivningen. De nye navne træder i kraft pr. 1. oktober 2019 eller efter nærmere aftale.

9.4. Forpagter står for egen markedsføring af de forpagtede områder. Der er dog en række sammenhænge og platforme, hvor Det Kgl. Bibliotek også markeds- fører forpagtningen. Hertil samarbejder Forpagter med Det Kgl. Bibliotek om

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 6/19

▇.▇▇. 19/00061

fælles markedsføring af Diamanten som konference- og event-venue og i for- bindelse med arrangementer.

9.5. Forpagter og Det Kgl. Bibliotek samarbejder i form af fælles deltagelse og ko- ordinering af målrettede salgsaktiviteter (stande på relevante messer, kunde- events mv.). Det Kgl. Bibliotek er i 2019 medlem af DKBS, Meetingplace Co- penhagen og Kursuslex.

Udgifter til annoncering afholdes som udgangspunkt af Forpagter. I tilfælde af fælles markedsføring kan udgifter hertil afholdes helt eller delvist af Det Kgl. Bibliotek.

9.6. Udgifter til skiltning aftales konkret mellem parterne. Al skiltning skal godken- des af Det Kgl. Bibliotek. Alle øvrige udgifter til salgs- og markedsføringsmate- riale, herunder udgifter til menukort, brevpapir, mv. afholdes af Forpagter.

9.7. Forpagter er forpligtet til at vedligeholde og opdatere dén side på Det Kgl. Bib- lioteks hjemmeside, som omhandler, café, restaurant og catering, så den altid fremtræder aktuel. Det praktiske aftales nærmere med den ansvarlige for ▇▇.▇▇.

9.8. Forpagter er forpligtiget til at vedligeholde og opdatere dén side på Det Kgl. Biblioteks intranet, der omhandler den daglige menu til medarbejdere, medar- bejderrabatter, mv. Det praktiske aftales nærmere med den ansvarlige for Det Kgl. Biblioteks intranet.

9.9. Forpagter er forpligtiget til at samarbejde med Det Kgl. Bibliotek om markeds- føring af café, restaurant og madkoncept i øvrigt via Det Kgl. Biblioteks sociale medier.

9.10. Det Kgl. Bibliotek giver ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ lov til at anvende navnet på det forpagtede i forbindelse med markedsføring, herunder på de sociale medier, men alle ret- tigheder tilhører fortsat Det Kgl. Bibliotek.

9.11. Det Kgl. Bibliotek kan efter aftale oprette profiler på de sociale medier, som ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ har ret til at anvende til markedsføring i kontraktperioden. ▇▇▇▇▇▇▇▇- ▇▇▇▇▇ til profiler på sociale medier, som oprettes i det forpagtedes navn, tilhø- rer Det Kgl. Bibliotek.

10. Forpagters mulighed for egne arrangementer

10.1. Forpagter har mulighed for at afholde egne arrangementer i det forpagtede område og efter aftale i andre dele af biblioteket jf. bestemmelserne i Kon- traktbilag C.

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 7/19

▇.▇▇. 19/00061

11. Sikkerhedsstillelse

11.1. Som sikkerhed for samtlige Forpagters forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt, stiller Forpagter sædvanlig bankgaranti pålydende kr. 300.000.

11.2. Beløbet i henhold til bankgarantien skal på anfordring udbetales til Det Kgl. Bibliotek, uden at Det Kgl. Bibliotek forinden skal have godtgjort, at betaling ikke har kunnet opnås hos Forpagter.

11.3. Bankgarantien skal være stillet senest med nærværende kontrakts underskrift.

11.4. Sikkerheden skal opretholdes indtil 3 måneder efter aftaleforholdets ophør og nedskrives ikke i perioden.

11.5. Det Kgl. Bibliotek stiller ikke sikkerhed.

12. Forpagtningsafgift

12.1. Forpagter betaler en afgift til Det Kgl. Bibliotek som vederlag for de rettigheder som Forpagter er tillagt i henhold til nærværende kontrakt.

12.2. Forpagtningsafgiften er sammensat af dels en fast grundafgift samt en om- sætningsbaseret afgift.

Grundafgiften udgør 1.100.000 kr. årligt til dækning af husleje og driftsudgifter forbundet med de forpagtede arealer herunder udgifter til vand, varme, elektri- citet samt rengøring af fælles arealer (gulve, trapper, toiletter samt vinduespo- lering), vagt, telefoni og internet samt fælles medlemskab af markedsførings- platforme.

Dette beløb reguleres årligt med udviklingen i det relevante nettoprisindeks. Første prisregulering sker i januar 2021, hvorefter prisreguleringen foretages årligt i januar.

12.3. Ud over grundafgiften betaler Forpagter en omsætningsbaseret afgift. Den omsætningsbaserede afgift udgør følgende procentdel af omsætningen:

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 8/19

▇.▇▇. 19/00061

0 %

Op til 7 mio. kr.

[indsæt fra ansøgning] %

Fra 7 - 14 mio.

[indsæt fra ansøgning] %

Over 14 mio. kr.

Omsætningen er Forpagters totale fakturerede og leverede salg af varer og tjenesteydelser som opgjort i årsregnskabet ex. moms.

12.4. Forpagter skal ud over forpagtningsafgiften betale alle øvrige udgifter, der er forbundet med drift af forpagtningen. Til denne hovedregel er en række undta- gelser, som er beskrevet i pkt.16.1.4., 16.1.5 og 17.1.

12.5. Senest den 15. december hvert år skønner Forpagter og Det Kgl. Bibliotek i fællesskab, hvad næste års samlede omsætning og dermed forpagtningsafgift vil blive. På grundlag af dette skøn fastsættes et kvartalsvist à conto beløb svarende til ¼ af den samlede skønnede forpagtningsafgift.

12.6. Forpagtningsafgiftens à conto beløb faktureres kvartalsvis bagud senest d.

15. i den følgende måned.

12.7. Til brug for den endelige beregning af forpagtningsafgiften samt til brug for Det Kgl. Biblioteks regnskab og revision sender forpagters revisor Det Kgl. Bibliotek en årlig erklæring om årets omsætning og forpagtningsafgiftens be- regning

12.8. Revisorerklæringen skal være Det Kgl. Bibliotek i hænde 1. februar efter ka- lenderårets afslutning. Eventuel betaling eller tilbagebetaling af forpagtnings- afgift skal ske senest 14 dage efter, at opgørelsen foreligger.

12.9. Senest 30 dage efter udløbet af hvert kvartal tilstiller Forpagter Det Kgl. Biblio- tek en opgørelse over omsætningen og forpagtningsafgiften i det forløbne kvartal.

12.10. Det Kgl. Bibliotek og bibliotekets revisor skal på forlangende gives adgang til at kontrollere de af Forpagter oplyste omsætningstal.

13. Kantinetilskud

13.1. Med henvisning til Finansministeriets budgetvejledning fra 2016 giver Det Kgl. Bibliotek et årligt kantinetilskud til Forpagter på 500.000 kr. ex moms. Ni- veauet er fastsat på baggrund af kantinens omsætning i 2018. Såfremt der sker væsentlige ændringer i omsætningen i kantinen, kan Det Kgl. Bibliotek justere kantinetilskuddet både op og ned.

Tilskuddet går udelukkende til dækning af en del af de lønudgifter, som For- pagter afholder i forbindelse med bespisning af medarbejderne.

13.2. Én gang årligt pr. 1. januar, reguleres tilskuddet i overensstemmelse med ud- viklingen i det relevante indeks. Det Kgl. Bibliotek har ansvaret for at foretage reguleringen.

14. Bogføring regnskab og gensidig rapportering

14.1. Forpagter er forpligtet til at indrette sin bogføring således, at omsætningen til enhver tid og med en måneds varsel kan opgøres.

14.2. Omsætningen skal bogføres således, at Forpagter kan oplyse omsætningen fordelt på de forskellige delydelser.

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 9/19

▇.▇▇. 19/00061

Bilagsmateriale skal gemmes i overensstemmelse med gældende lovgivning.

14.3. Forpagter afleverer sit reviderede regnskab for det forpagtede for kalenderåret til Det Kgl. Bibliotek inden 1. juni det følgende år. Regnskabet skal være un- derskrevet af en registreret eller statsautoriseret revisor. Opstillingen af den løbende regnskabsrapportering skal godkendes af Det Kgl. Bibliotek.

14.4. Forpagter fremsender kvartalsvist regnskabsrapporter fordelt på de forskellige delydelser.

14.5. Rapporterne skal være Det Kgl. Bibliotek i hænde senest 10 dage efter kvar- talets afslutning. Økonomimøder mellem Forpagter og Det Kgl. Bibliotek afhol- des efter behov.

14.6. Det Kgl. Bibliotek og Rigsrevisionen skal på forlangende gives adgang til at kontrollere de omsætningstal, som Forpagter har opgivet.

15. Driftsmæssige rammer

15.1. Forpagtningen skal drives efter reglerne i den til enhver tid gældende lovgiv- ning om hotel- og restaurationsvirksomhed, samt de til enhver tid gældende regler om behandling mv. af fødevarer og hygiejne samt ordensbekendtgørel- sens forskrifter.

15.2. Forpagter er ansvarlig for, at såvel den daglige ledelse som det ansatte perso- nale er i besiddelse af de nødvendige kvalifikationer og uddannelsesmæssige baggrund på hygiejneområdet.

15.3. Forpagter har tillige pligt til at overholde de sædvanlige aftale- og samarbejds- forhold, som er gældende i de nedfældede overenskomster inden for bran- chens arbejdsmarked.

15.4. Fremstilling af mad må udelukkende ske i produktionskøkkenet. De øvrige arealer anvendes til anretning, bespisning, afrydning, opvask og opbevaring.

15.5. Efter anvisning er Forpagter forpligtet til at anrette og servere andre steder på Det Kgl. Bibliotek, Slotsholmen end de i kontrakten angivne steder.

16. Rengøring og renovation

16.1. Rengøring og vinduespolering

16.1.1. Forpagter har pligt til at sørge for rengøring af alle forpagtede lokaler, hvortil der ikke er publikumsadgang. Standarden for rengøringen skal opfylde de myndighedskrav, der er gældende for produktionsarealer.

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 10/19

▇.▇▇. 19/00061

16.1.2. Forpagter skal for egen regning sørge for, at det forpagtede rengøres grun- digt. Ved valg af rengøringsmidler skal Forpagter rådføre sig med bibliote- kets driftsafdeling.

16.1.3. Forpagter sørger ligeledes for, at café- og spiseområder fremstår pænt og indbydende ved jævnlig afrydning, aftørring af borde, almindelig oprydning mv.

16.1.4. Gulve og gangarealer samt forpagtede arealer, hvortil der er publikumsad- gang, rengøres af Det Kgl. Bibliotek.

16.1.5. Indendørs og udendørs vinduespolering udføres af Det Kgl. Bibliotek for Det Kgl. Biblioteks regning med samme hyppighed som i de øvrige dele af byg- ningen. Ønsker Forpagter ekstra polering, sker det for Forpagters regning.

16.2. Renovation

16.2.1. Forpagter indgår selv aftale med renovationsfirma. Forpagter betaler udgif- ter til renovation og har ansvar for bortskaffelse af affald.

16.2.2. Affald må indtil afhentning kun opbevares i de dertil indrettede rum og For- pagter har i øvrigt ansvar for at den udendørs passage ved køkkenet holdes ryddelig.

16.2.3. Såfremt samtlige affaldscontainere er fyldt før rutinemæssig tømning, skal Forpagter sørge for, at renovationsfirmaet straks rekvireres for ekstraordi- nær tømning.

17. Køb, vedligehold og fornyelse

17.1. Det Kgl. Biblioteks vedligeholdsforpligtelse og indkøb

17.1.1. Det Kgl. Bibliotek fastlægger rutiner for den løbende vedligeholdelse af det forpagtede udstyr jf. kontraktbilag B

17.1.2. Det Kgl. Bibliotek varetager og betaler den udvendige vedligeholdelse.

17.1.3. Det Kgl. Bibliotek varetager og betaler vedligeholdelse og udskiftning af de tekniske anlæg, som er omfattet af det forpagtede, herunder ventilationsan- læg og emfang. Biblioteket betaler ligeledes lovpligtigt eftersyn af køleanlæg og periodisk eftersyn af osmoseanlæg.

17.1.4. Det Kgl. Bibliotek varetager og betaler vedligeholdelse og udskiftning af alt driftsmateriel i det forpagtede jf. Kontraktbilag B.

17.1.5. Det Kgl. Bibliotek ejer og forestår reparationer og betaling af driftsinventar (herunder møbler) jf. Kontraktbilag B.

17.1.6. Det Kgl. Bibliotek foretager på Forpagters regning reparation og udskiftning af inventar, som har defekter, der skyldes mislighold fra Forpagters side.

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 11/19

▇.▇▇. 19/00061

17.1.7. Det Kgl. Bibliotek har pligt til at sikre, at arbejder, der sættes i gang som konsekvens af bestemmelserne i denne kontrakt, udføres hurtigst muligt. Dette skal ske, for at driften af det forpagtede påvirkes mindst muligt. Det Kgl. Bibliotek påtager sig ikke ansvar for Forpagters driftstab som følge af fejl, mangler eller efterfølgende reparationer på bygning, udstyr eller anlæg.

17.2. Forpagters vedligeholdsforpligtelse og indkøb

17.2.1. Forpagter er forpligtet til at vedligeholde det forpagtede, så det er i god stand og til alle tider fremstå pænt, ryddeligt og rent.

17.2.2. Forpagter forestår og betaler tilsvarende for den løbende vedligeholdelse og nødvendige udskiftning af det driftsmateriel og driftsinventar, som tilhører Forpagter, herunder løsøre som gryder, potter, pander køkkenknive og an- det løst køkkenudstyr.

17.2.3. Forpagter skal for egen regning indkøbe, vedligeholde og forny service i form af glas, porcelæn og bestik.

17.2.4. Forpagter er ansvarlig for indkøb, drift og vedligeholdelse af udendørs møb- lering. Terrassevarmere med gas tillades ikke.

17.2.5. Forpagter er ansvarlig for den daglige drift af osmoseanlæg, som i dag om- fatter jævnlig opfyldning af anlægget med salttabletter.

17.2.6. Der må kun benyttes håndværkere, som er godkendt eller adviseret af Det Kgl. Bibliotek.

17.2.7. Foranlediger Forpagter reparationer på vegne af Det Kgl. Bibliotek, skal disse udgifter forudgående godkendes af Det Kgl. Bibliotek, medmindre der forligger en serviceaftale. Udgifter, der afholdes uden forudgående godken- delse af Det Kgl. Bibliotek er Det Kgl. Bibliotek uvedkommende.

18. Årlig bygningsgennemgang

18.1. Der foretages en årlig bygningsgennemgang i det forpagtede område, hvor Forpagter og Det Kgl. Bibliotek deltager. Ved denne bygningsgennemgang lægges en skriftlig vedligeholdelsesplan vedrørende det forpagtede for det kommende år.

19. Løsøreforsikring

19.1. Forpagter har pligt til at tegne løsøreforsikring til fuld nyværdi mod brand, driftstab, vandskade, tyveri og hærværk. Forsikringen skal omfatte alt driftsin- ventar og driftsmateriel samt løsøre i det forpagtede, uanset om dette tilhører Forpagter eller Det Kgl. Bibliotek.

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 12/19

▇.▇▇. 19/00061

19.2. Driftstabserstatningen skal indrettes således, at også Det Kgl. Bibliotek er sik- ret under policen.

19.3. Hvis driften standses eller indskrænkes væsentligt som følge af en dæknings- berettiget skade, fastsættes forpagtningsafgiften i driftsstandsnings- eller driftsindskrænkningsperioden på grundlag af den tilsvarende periode året før.

19.4. Forpagter skal til enhver tid kunne fremvise dokumentation for, at de nævnte forsikringer er i kraft.

20. Krav om forandringer i forhold til Miljø-og/eller Fødevarekontrollen

20.1. Hvis Miljø- og/eller Fødevarekontrollen eller en anden offentlig myndighed stil- ler krav om forandringer af eller i det forpagtede, skal Det Kgl. Bibliotek sikre, at sådanne myndighedskrav bliver opfyldt.

20.2. Også ved myndighedskrav om ændret indretning eller indlægning af særlige installationer som betingelse for fortsat opretholdelse af driften, skal Det Kgl. Bibliotek sikre, at de bliver efterkommet.

20.3. Det Kgl. Bibliotek afholder udgifter, der er forbundet med at opfylde disse myndighedskrav for så vidt angår det driftsmateriel og driftsinventar, der ejes af Biblioteket, jf. pkt.17.1. tilsvarende afholder Forpagter disse udgifter i for- hold til driftsmateriel og driftsinventar, som ejes af Forpagter jf. 17.2.

21. Bygningsmæssige forandringer

21.1. Forpagter må ikke uden forudgående skriftlig tilladelse fra Det Kgl. Bibliotek foretage bygningsmæssige forandringer af det forpagtede.

21.2. Som vilkår for at give tilladelse til bygningsmæssige forandringer kan Det Kgl. Bibliotek stille krav om selv at lade arbejderne udføre på Forpagters regning, eller at forandringerne udføres af autoriserede håndværkere og i øvrigt i over- ensstemmelse med sædvanlige byggeforskrifter, offentlige krav mv.

21.3. Det Kgl. Bibliotek kan samtidig med godkendelse af en bygningsmæssig for- andring stille krav om, at det forpagtede reetableres ved Det Kgl. Biblioteks foranstaltning ved kontraktens ophør.

21.4. Kommer Forpagter til at beskadige dele af bygningen, installationer, driftsin- ventar eller andet, skal det omgående meldes til Kontrolcentralen (Det Kgl. Biblioteks Sikringsafdeling).

21.5. Indgreb i elektriske og mekaniske installationer må ikke finde sted, uden for- udgående aftale med Bygningsdriften. Har Forpagter behov for ekstra strøm- kapacitet, kontaktes Bygningsdriften, som kan etablere den fornødne strøm.

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 13/19

▇.▇▇. 19/00061

21.6. Forpagter ydes ingen godtgørelse for bygningsmæssige forbedringer, med- mindre aftale herom er truffet med Det Kgl. Bibliotek.

22. Sikringsforhold

22.1. Forpagter, dennes medarbejdere og leverandører skal til enhver tid efterleve Det Kgl. Biblioteks sikringsregler, brandinstruks og beredskabsplan. Det Kgl. Bibliotek er forpligtiget til at instruere Forpagter om reglerne og orientere For- pagter om regelændringer.

22.2. Forpagter skal sikre, at nye medarbejdere bliver introduceret til ”hverdags- praksis” i Diamanten, og at de bliver oplært i de procedurer, der gælder for åb- ning og lukning af det forpagtede.

22.3. Det forpagtede bliver underlagt alarmering efter nærmere aftale mellem For- pagter og Det Kgl. Biblioteks sikringschef.

22.4. Det Kgl. Bibliotek eller en repræsentant herfor har til enhver tid krav på at få adgang til det forpagtede. Det Kgl. Biblioteks vagter kan af sikringsmæssige årsager til enhver tid foretage runderinger i det forpagtede. Ligesom Det Kgl. Bibliotek har krav på oplysninger, som er nødvendige for at føre tilsyn med det forpagtedes forsvarlige drift.

23. Brandsikkerhed

23.1. Det Kgl. Biblioteks værdifulde samlinger er særligt sårbare over for brand. Derfor skal Forpagter være særlig opmærksom på brandsikkerhed.

23.2. Rygning og brug af åben ild i bygningerne er ikke tilladt. Overtrædelse medfø- rer bortvisning.

23.3. Branddøre må ikke uden forudgående aftale opkiles eller på anden måde for- hindres i at lukke.

23.4. Hele Det Kgl. Biblioteks bygningskompleks er dækket af automatisk brand- alarmeringsanlæg. Detektorerne er følsomme over for røg, støv, damp mv. Skal der udføres arbejde, der kan udløse disse alarmer, herunder omfattende rengøring med vand – skal Forpagter forinden orientere biblioteket/Kontrol- centralen, så detektorerne frakobles og der forhindres blinde alarmer. Undla- der Forpagter dette, vil denne hæfte for omkostningerne til udrykning.

24. Straffeattester

24.1. Forpagter og dennes personale skal til varetagelsen af denne kontrakt være i besiddelse af en ny og for Det Kgl. Bibliotek tilfredsstillende straffeattest (pri- vat straffeattest).

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 14/19

▇.▇▇. 19/00061

24.2. Straffeattester indhentes af Forpagter efter medarbejdernes forudgående ac- cept.

24.3. Minimum 14 dage inden arbejdet påbegyndes, skal Forpagter forelægge de indhentede straffeattester for biblioteket til godkendelse.

24.4. Ny straffeattest skal indhentes en gang årligt pr. 1. oktober.

24.5. Det Kgl. Bibliotek kan med behørigt varsel i hele kontraktperioden kræve at få forlagt straffeattester for alt personale, som varetager opgaver i henhold til denne kontrakt.

25. Tavshedspligt

25.1. Forpagter og dennes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Det Kgl. Biblioteks eller andres forhold, som de bli- ver bekendt med i forbindelse med opfyldelsen af denne kontrakt.

25.2. Tavshedspligten omfatter ikke offentligt tilgængelig information samt informa- tion, som Forpagter får overgivet fra tredjemand, som er i retmæssig besid- delse deraf, og som ikke er undergivet nogen fortrolighedsforpligtelse

26. Force Majeure

26.1. I tilfælde af force majeure - herunder lovlig strejke og/eller lockout, som forhin- drer Forpagters udførelse af arbejdet - bortfalder begge parternes forpligtelse i det omfang og så længe, force majeure situationen eksisterer. Der ydes ingen betaling for den periode, som force majeure-situationen varer.

26.2. Hvis en af parterne, ønsker at påberåbe sig force majeure, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart der konstateres force ma- jeure, og ved denne meddelelse orientere om det forventede omfang og varig- hed af force majeure.

26.3. Forpagter er ansvarlig for eventuelle ekstraomkostninger, som Det Kgl. Biblio- tek måtte blive påført i forbindelse med overenskomststridige strejker og lock- out, hvor ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ikke udfører arbejdet.

27. Tvister

27.1. Eventuelle uoverensstemmelser søges altid bilagt gennem den daglige kon- takt. Hvis dette viser sig ikke at lykkes, følges følgende procedure: Den sag, der er uenighed om, drøftes mellem Forpagter og Vicedirektør/Administrati- onschef på Det Kgl. Bibliotek eller dennes repræsentant. Hvis drøftelserne

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 15/19

▇.▇▇. 19/00061

ikke fører til enighed, søges konflikten løst ved uvildig mægling mellem par- terne. Se også pkt. 29.

28. Misligholdelse

28.1. Hvis en part misligholder sine forpligtelser i henhold til nærværende forpagt- nings- og leveringskontrakt og misligholdelsen ikke bringes til ophør efter samtale mellem parterne, har den part, som vil påberåbe sig misligholdelsen, pligt til at gøre dette ved at give skriftlig meddelelse til den anden part. I med- delelsen skal den misligholdende part pålægges at bringe misligholdelsen til ophør inden en frist på 8 hverdage regnet fra kravets modtagelse.

28.2. Fristen kan suspenderes, hvis misligholdelsen er af en sådan karakter, at en fuldstændig reetablering af de standarder, der kræves i nærværende kontrakt rimeligvis vil tage mere end 8 hverdage. I så fald suspenderes fristen fra det tidspunkt, hvor den misligholdende part har iværksat foranstaltningerne. Det er dog en forudsætning, at disse foranstaltninger søges gennemført hurtigst muligt.

28.3. Hvis den part, der har misligholdt kontrakten, undlader at efterleve et meddelt påkrav, som det er beskrevet i pkt. 28.1. og hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse, er den anden part berettiget til at ophæve denne kontrakt uden yderligere varsel. En ophævelse af nærværende kontrakt med denne begrun- delse kræver, at det i påkravet tilkendegives, at forholdet anses for en væ- sentlig misligholdelse.

28.4. Som væsentlig misligholdelse anser Det Kgl. Bibliotek blandt andet, at:

• Forpagter ikke betaler afgift i overensstemmelse med Forpagtnings og le- veringskontraktens bestemmelser,

• Forpagter ikke stiller den aftalte sikkerhed,

• Forpagter standser sine betalinger, kommer under konkurs eller skifterets- behandling eller der indledes forhandling om tvangsakkord,

• Forpagter mister de bevillinger, som er nødvendige for driften af det for- pagtede,

• Forpagter ikke holder det forpagtede brand-, tyveri- og vandskadeforsikret eller at der ikke holdes driftstabsforsikring jf. pkt. 19.1.

• Forpagter ikke efter skriftlig påtale fra Det Kgl. Bibliotek har bragt en mis- ligholdelse til ophør inden fristens udløb, jf. pkt. 28.1,

• At forpagter i væsentlig grad vanrøgter vedligeholdelsen og rengøringen af det forpagtede.

• Forpagter flere gange ikke kan levere til Det Kgl. Biblioteks arrangementer, eller at det leverede afviger væsentligt fra det aftalte

• Forpagter ikke overholder Det Kgl. Biblioteks sikkerhedsregler

• At forpagter ansætter medarbejdere uden en for biblioteket tilfredsstillende straffeattest.

Listen er ikke udtømmende

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 16/19

▇.▇▇. 19/00061

28.5. Som væsentlig misligholdelse anser Forpagter blandt andet, at:

• Det Kgl. Bibliotek misligholder sine forpligtelser i henhold til bestem- melse i pkt. 16 og 17.

• Det Kgl. Bibliotek ofte og gentagne gange misligholder nærværende for- pagtnings- og leveringskontrakt og undlader at efterleve påkrav efter pkt.

28.1 meddelt af Forpagter.

28.6. Såfremt en part misligholder sine forpligtelser i henhold til nærværende kon- trakt, er den anden part berettiget til at kræve erstatning i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler.

29. Værneting

29.1. Forpagtningsaftalen er underlagt dansk ret.

29.2. Såfremt tvister i henhold til pkt. 27 ikke har ført til et resultat inden for 20 ar- bejdsdage, står det hver af Parterne frit for at anlægge sag ved domstolene. Det Kgl. Biblioteks hjemting er værneting (Københavns Byret)

30. Ændringer i forpagtningsaftalen

30.1. De Kgl. Bibliotek kan med et rimeligt varsel pålægge Forpagter mindre æn- dringer i den indgåede forpagtningsaftale.

30.2. Er der tale om større ændringer, skal ændringerne altid drøftes mellem For- pagter og Det Kgl. Bibliotek.

30.3. Hvis en ændring medfører, at Forpagter skal bruge enten væsentligt flere eller færre ressourcer på at udføre forpagtningsopgaven, skal forpagtningsafgiften justeres i overensstemmelse hermed.

30.4. Kan parterne ikke opnå enighed om ændringens økonomiske konsekvenser, behandles tvisten i henhold til pkt. 27 og 29.

30.5. Alle ændringer indarbejdes i kontrakten i form af allonger, som udarbejdes af Det Kgl. Bibliotek og tiltrædes af Forpagter.

31. Afståelse

31.1. Forpagter kan ikke overdrage rettigheder eller forpligtelser i henhold til nær- værende kontrakt til tredjemand.

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 17/19

▇.▇▇. 19/00061

31.2. Enhver form for ejerskifte hos Forpagter fører således til opsigelse af nærvæ- rende kontrakt.

31.3. Forpagter er ikke berettiget til ved afståelse at forlange betaling eller på anden måde betinge sig vederlag for goodwill.

32. Ved kontraktens ophør

32.1. Ved forpagtningsforholdets ophør skal Forpagter aflevere det forpagtede i samme stand, som det blev modtaget i. Det vil sige, at lokalerne samt inventar og løsøre skal være i samme stand, som da forpagtningsforholdet blev påbe- gyndt uden anden forringelse end den, som tid og forsvarlig brug har medført. Dette gælder uanset hvilken grund, der er til ophøret.

32.2. Det Kgl. Bibliotek forbeholder sig ret til at erstatte og reparere eventuelt be- skadiget eller manglende inventar på den afgående Forpagters regning.

32.3. Ved forpagtningens ophør beholder hver part det driftsmateriel inventar og løsøre som parterne hver især er ejere af.

33. Virksomhedsoverdragelse

33.1. Forpagter skal i forbindelse med nærværende forpagtning og forpagtnings- kontrakt efterleve ”Bekendtgørelse af lov om lønmodtagers retsstilling ved virksomhedsoverdragelse” (LBK nr. 710 af 20/08/2002)” også kaldet virksom- hedsoverdragelsesloven.

33.2. Forpagter afholder alle omkostninger forbundet med overtagelse af medarbej- dere i medfør af ”Bekendtgørelse af lov om lønmodtagers retsstilling ved virk- somhedsoverdragelse” (LBK nr. 710 af 20/08/2002).

34. Næringsbrev og alkoholbevilling

34.1. Forpagter indsender ansøgning om næringsbrev og alkoholbevilling til myn- dighederne umiddelbart efter, at kontrakten er underskrevet. Forpagter afhol- der alle udgifter hertil, herunder også ved en eventuel forlængelse.

34.2. Hvis de nødvendige tilladelser ikke opnås, bortfalder nærværende kontrakt, uden at nogen af parterne kan gøre erstatningsansvar gældende over for den anden.

34.3. Forpagter erklærer dog, at Forpagter ikke er bekendt med forhold, som skulle forhindre, at Forpagter kan få næringsbrev og alkoholbevilling.

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 18/19

▇.▇▇. 19/00061

35. Underskrifter

Denne kontrakt med bilag er underskrevet i to eksemplarer, hvoraf hver part har modtaget et eksemplar.

Den Den

KONTRAKTUDKAST

april 2019 Side 19/19

▇.▇▇. 19/00061

Vicedirektør ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ Forpagters navn

Det Kgl. Bibliotek Virksomhed

Kontraktbilag A ‌

Det forpagtede areal

NB! Materialet tager udgangspunkt i den eksisterende funktionsopdeling i marts 2019.

Der opereres i tegningsmaterialet med tre typer af lokaler/ arealer markeret med far- vekoder, der hver især repræsenterer forskellige forpagters råderet og drifts ansvar.

1 (lysegrå): Det forpagtede areal - Lokaler som forpagter har råderet over

Dette er lokaler, der er indrettet eller bestemt til at forpagter kan drive sin virksomhed. Forpagter har til enhver tid det fulde ansvar for at arealerne fremstår pæne og rydde- lige i overensstemmelse med fødevaremyndighedernes retningslinjer og i overens- stemmelse med kontraktens pkt. 17.1.

Forpagter må alene anvende arealerne til at drive den af kontrakten omfattede virk- somhed, og driftsinventar må kun opstilles i områder, der er tiltænkt dette.

Det Kgl. Bibliotek kan ikke uden forpagters samtykke gøre brug af disse arealer, bort- set fra i force majeure situationer. Dog skal bibliotekets bygningsdrift og sikringsafde- ling, og disses leverandører, have adgang til arealerne i forbindelse med løsning af opgaver.

2 (mørkegrå): Lokaler og arealer som forpagter kan anvende

Dette er lokaler og arealer som forpagter kan anvende til at drive sin virksomhed, men af og til har Det Kgl. Bibliotek også adgang til at anvende disse lokaler og area- ler. Forpagter kan anvende lokalerne og arealerne uden anden forudgående aftale, men skal afgive dem, når biblioteket med et varsel på mindst 5 hverdage varsler an- den anvendelse.

Forpagter har samme forpligtelser i disse områder, som i de områder som forpagter har råderet over, så længe forpagter anvender områderne.

3 (blå): Områder, hvor forpagter har et driftsansvar

På tegningsmaterialet er markeret placeringen af et osmoseanlæg, som forpagter har ansvar for at drifte og holde tilsyn med.

BILAG A

KONTRAKT - FORPAGTER

april 2019 ▇.▇▇. 19/00061

BILAG A

Forpagter har råderet over restauranten.

1-A-2236

1-A-2237

1-A-2152

1-A-

1-A-2061

2062

1-A-1452

1-A-1453

1-A-1335

Forpagter har råderet over produktionskøkkenet.

Linnedrum

1-A-5561

1-A-5557

1-A-5560

1-A-6162

1-A-5257

1-A-5264

1-A-5253

1-A-5159

1-A-5160

Linnedrum

1-A-5163

1-A-4559

1-A-4263

1-A-4359 1-A-4360

1-A-4063

1-A-4059

1-A-3662

1-A-3559 1-A-3560

1-A-3059

1-A-3362

1-A-2360

1-A-3362

1-A-2359

1-A-2061

Forpagter har råderet over caféens salgsområde og depot. Områderne skal være aflåste uden for åbningstid.

Forpagter kan anvende publikumsområdet

tilknyttet cafeen.

1-A-6311

1-A-6206

Galleri Vest

1-A-6120

1-A-6121

1-A-6213

1-A-5522

1-A-5507 1-A-5508 1-A-5009

Depot

1-A-5520

til cafe

1-A-5207

1-A-4321

1-A-4004

1-A-4104

1-A-3417

Forpagter har råderet over depotet tilhørende cafeen.

Forpagter kan anvende entregalleriet.

1-A-6137

1-A-6338

1-A-6150

Galleri Øst

1-A-6143

1-A-6140

1-A-5537

1-A-5540

1-A-5545

1-A-5546

1-A-5547

1-A-5237

1-A-5240

1-A-5245

Forpagter har råderet over depotet. Forpagter har råderet over afrydningsarealet i forbindelse med serveringer i Atriet og andre steder uden for det forpagtede. Området skal efterlades i ryddet og rengjort stand.

1-A-6150

1-A-5561

1-A-5557

depot

1-A-5560

1-A-6162

1-A-5257

1-A-5264

1-A-5253

1-A-5159 1-A-5160

1-A-5163

1-A-4559

1-A-4263

1-A-4359 1-A-4360

1-A-4063

1-A-4059

Forpagter har råderet over det anviste depot. Der skal friholdes adgang til installationer i forbindelse med brandport.

Forpagter har råderet over depotet (1-B-2334), der må anvendes til oplag af drikkevarer, tørre råvarer og tørt materiel.

Forpagter kan anvende kantinens

lokaler udenfor kantinens åbningstid.

Forpagter kan anvende mødelokalerne, Store K og Lille K.

1-B-2002

1-B-3107

1-B-3214

1-B-2007

1-B-2309

1-B-2005

1-B-2209

1-B-1102

1-B-1107

Evt. Kaffelounge

1-B-1110

1-B-1114

Forpagter har råderet over kaffelounge, et område for selvbetjening af kaffe, te m.m.

Køkken kan anvendes af forpagter.

Kaffelounge

(Kaffelounge)

1-B-6346

1-B-6352

1-B-6355

1-B-6157

1-B-5561

1-B-5559

1-B-4400

1-B-6049

1-B-5546

1-B-5548

1-B-5557

1-B-5549

1-B-5237

1-B-4363

1-B-4460

Forpagter har råderet over det på denne tegning viste kontor. Lokalet må alene anvendes til administration.

Kopi rum og gang kan anvendes af forpagter.

Placering af osmoseanlæg hvor forpagter har driftsansvar.

5 meter 8 meter

brandvej

1 : 133,4m2

Forpagter kan anvende kajarealet (område 1,2 og 3) efter aftale med

2 : 18,9 m2

3 : 81,6 m2

Det Kgl. Bibliotek i perioden 1. april -

31. oktober.

10 20

30 40 50 meter

Kontraktbilag B.

Foreløbig liste over udstyr:

Driftsmateriel, driftsinventar og møbler, som Det Kgl. Bibliotek stiller til rådig- hed for forpagter

(Gennemgås endeligt af forpagter og Det Kgl. Bibliotek i fællesskab jf. kontraktens pkt. 4.5)

I forpagtningsperioden råder forpagter over nedenstående udstyr – ejet af Det Kgl. Bibliotek, som har vedligeholdelsesforpligtelsen. Denne omfatter – udover nødven- dige reparationer – også fornyelser og nyanskaffelser til erstatning for udslidt drifts- materiel, driftsinventar og møbler.

KONTRAKT BILAG B FORPAGTER

NR.	Sted:	▇▇▇▇▇▇	▇▇▇▇▇
1.	Kantinen
		Borde, PO- Inventar	42
		Stole- træ	84
		Disk, rustfrit stål, til brød	1
		Buffetdisk med køl, til salat m.m.	1
		Buffetdisk med varme + glashylder	1
		Køleskab, lavt, Vibocold	1
		Kølemontre, Tefcold	1
		Betalingsdisk, rustfrit stål	1
	Afrydningssektionen	Afrydningsstation med overhylde	2
		Mobile skraldespande	2
		Mobile afrydningsvogne	4
2.	Depot Kantine	Kølerum	1
		Fryseskab, Polaris	1
		Fryseskab, Gram	1
3.	Cafe Øieblikket
		Bardisk, med 4 køleskuffer	1
	Baglokale	Industrikøleskab, Gram	1
		Industrifryseskab, Zanussi	1
		Rullevogne	2
	Publikumsområde	▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ stole i sort ask + rød ask	99
		Små borde	52
		Høje rulle-skranker	4
4.	Atrium
		Runde cafeborde	30
		Buet disk på hjul, udtrækkelig.	2
5.	▇▇▇▇▇ ▇, Slotsholmen
		Højborde, glas og stål	3

april 2019 ▇.▇▇. 19/00061

		Borde, PO- Inventar	31
		Stole, lyst læder	60
		Stort cirkulært bord	1
		Fastmonteret bord-bænk med læder	6
		Fastmonteret barområde m/ køl	1
		Vinkøleskabe, Vibocold	2
		Vinkøleskabe, Vestfrost	2
6.	Kaffelounge
		Rulleborde, 3 plan	2
7.	Produktionskøkken, Slotsholmen
	Tjenergang	Fryseskab, Zanussi	1
		Store rullevogne	2
		Lille rullevogn	1
		Køleskab 700 l, Gram	1
	Kafferum	Ismaskine, Hoshizaki	1
		Kaffeanlæg, m. Bonamat vandkoger, 2x20l beholdere, 2 rulleborde til kopper	1
		Stikvogn til bakker	1
	Opvask	Opvasketunnel, Wexiödisk	1
		Glasopvasker, Electrolux	1
		Vask på stativ	1
		Afsætningsbord, m. hylde, rustfrit stål	1
	Køkken	Rullebord, rustfrit stål, 3 plan	9
		Stikvogn til plader/gastrobakker 1/1	10
		Stikvogn til plader/gastrobakker 2/1	2
		Blæstkøl, Gram	1
		Køkkenbord, rustfrit stål med indbyggede underskabe med køl (3 stk), varmeskabe (2 stk) og vask	1
		Ovn, Electrolux	1
		Ovn, Ambassade	1
		Kogebord, 8 Electrolux induktionszoner	1
		Kogebord, 4 Electrolux induktionszoner	1
		Ovn, Electrolux, Air-O-Steam	1
		Kipgryde, Classic Bistro	1
		Køkkenbord, m. indbygget køl (3 stk) og vask	1
		Køkkenbord m. indbygget køl (3 stk)	2
		Køleskab, Electrolux	1
	Konditori	Køkkenbord, m. indbygget køl (4 stk)	1
		Pålægsmaskine	1

FORPAGTER

april 2019 Side 2/2

▇.▇▇. 19/00061

		Indstiksvogn	1
	Kølerum	Indstiksvogn	3
	Depot	Fryseskab, Bauknecht	1
		Køleskab, Vibocold	1
		Fryseskab, dobbelt	1
9.	Afrydningsstation, Slotsholmen
		Afrydningsstationer med bord og overhylde	2
10.	Entrégalleri
		Høje borde, kvadratiske	5
		Runde borde	2
		Lave stole	10
11.	Teknikrum DKI
		Saltbeholder	1
		Saltanlæg (afsaltning)	1
		Osmoseanlæg	1
		Tryktank, dobbelt	1
		Centralkøl til køkken	1

FORPAGTER

april 2019 Side 3/3

▇.▇▇. 19/00061

Kontraktbilag C

Forpagters mulighed for at afholde egne ar- rangementer

Det Kgl. Bibliotek ønsker at medvirke til, at forpagter lykkes med at skabe en succes- fuld forretning i Diamanten.

Forpagter kan afholde egne arrangementer i de forpagtede lokaler, uden at Det Kgl. Biblioteks bookingafdeling skal inddrages ift. økonomi og afvikling. Betingelserne er, at det kun er ’egne’ faciliteter, der benyttes. Ind- og udgang til disse arrangementer kan alene finde sted gennem dørene ud mod havnefronten i restauranten.

Forpagters egne arrangementer kan ske, uden for Diamantens åbningstid (fx barne- dåb og konfirmationer om søndagen) eller inden for Diamantens åbningstid (fx pro- duktpræsentationer i restauranten). Det er en forudsætning, at disse arrangementer ikke hindrer servicering af Det Kgl. Biblioteks egne kunder eller går ud over Diaman- tens brugeres forplejningsmuligheder.

Alt efter ugedag og tidspunkt kan der være en merudgift til rengøring, vagt, mv. knyt- tet til disse egne arrangementer.

Ønsker forpagter i forbindelse med et eget arrangement at benytte atriut eller et an- det areal ud over det forpagtede - til servering, dans e.l., skal der indgås en ordinær udlejningsaftale med Det Kgl. Biblioteks bookingafdeling om dette areal.

Forpagter er forpligtiget til at sikre tilstrækkelig bemanding til egne arrangementer, så det ikke påvirker Det Kgl. Biblioteks øvrige drift. I særlige tilfælde kan forpagter holde åbent til senere end kl. 24. Det Kgl. Bibliotek skal forudgående godkende ethvert til- fælde.

Uanset hvilken form for eget arrangement, forpagter afholder, så skal bookingafdelin- gen altid orienteres, så det bl.a. kan videreformidles til Det Kgl. Biblioteks sikrings- og driftsafdelinger.

Det årlige omfang for forpagters egne arrangementer skal aftales med Det Kgl. Bibli- oteks administrationschef, der afgør, om der kan gives tilladelse til dette. Det er også administrationschefen, der afgør om der i enkeltstående tilfælde kan dispenseres for de rammer, der er udstukket i ovenstående omkring afholdelse af egne arrangemen- ter.

KONTRAKTBILAG C FORPAGTER

april 2019 ▇.▇▇. 19/00061

Kontraktbilag D Kravspecifikation

Dette bilag beskriver Det Kgl. Biblioteks krav til de ydelser, som Forpagter skal levere via forpagtningen.

Kravspecifikationen tager udgangspunkt i det forpagtedes indretning og opdeling i april 2019.

Overordnede rammer og krav

KONTRAKTBILAG D FORPAGTER

april 2019 ▇.▇▇. 19/00061

Åbningsdage

Den Sorte Diamant har daglige åbningstider mandag–fre- dag kl. 8.00-21.00 og lørdag kl. 9.00-19.00. I sommerpe- rioden (juli-august) lukker Den Sorte Diamant kl. 19.00. Søndag er Den Sorte Diamant lukket.

Den Sorte Diamant holder lukket på følgende dage: Nyt- årsdag, Skærtorsdag, Langfredag, Påskelørdag, Påske- dag og 2. Påskedag, Store Bededag, ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇- dag, Pinsedag og 2. Pinsedag, Grundlovsdag, 24., 25.,

26. og 31. december.

Hvis Forpagter ønsker at holde åbent om søndagen, vil det kunne ske mod Forpagters betaling af de ekstra ud- gifter, der er forbundet med at holde bygningen åben, herunder betaling af vagt, rengøring, mv.

Arrangementer ud over Den Sorte Diamant åbningstider skal altid koordineres med Det Kgl. Bibliotek bookingkon- tor.

Madkvalitet

Madens kvalitet og stil skal afspejle Det Kgl. Biblioteks brand med fokus på kvalitet og ordentlighed. Der skal til- bydes et mindre, men skarpere udvalg af høj kvalitet, hvor maden er veltillavet, tilsmagt, frisklavet og tilberedt på stedet.

Madkonceptet skal bygges på arbejdet med råvarer af høj kvalitet og være økologisk og bæredygtigt. Grøntsa- gerne og sæson skal være i centrum og der skal tages aktivt stilling til valg af producenter, anvendelse af kød, fisk og andre produkter, der tydeligt viser en forståelse for klimaproblematikken relateret til fødevareproduktion.

Kvaliteten skal afspejles i menuen, som skal være indby- dende og præsentabel.

Det skal for den daglige bruger være nemt at træffe det sunde valg både i forhold til måltider og udvalg af snacks i løbet af dagen.

Menuer skal desuden kunne tilpasses i forhold til aller- gier, halal mv.

Service/Forpagters personale

Forpagter har ansvar for, at personalet optræder kompe- tent, engageret og servicemindet over for alle brugere på Det Kgl. Bibliotek. Forpagter skal sikre, at serveringsper- sonalet har et overordnet kendskab til Det Kgl. Biblioteks virke og at de løbende er orienteret om husets aktuelle og væsentligste aktiviteter.

Køkkenchefen skal være faguddannet kok.

Den dagligt ansvarlige for catering og dermed korrespon- dance med Det Kgl. Biblioteks kunder skal være fagud- dannet eller have anden relevant baggrund. Vedkom- mende skal kunne dokumentere mindst 3 års erfaring in- den for området.

Personalet skal være ensartet og præsentabelt klædt.

Samarbejde

Forpagtningen er en vigtig og integreret del af Det Kgl. Biblioteks samlede udtryk og tilbud, og de fleste gæster betragter biblioteket og restaurant/café/catering som en helhed.

Netop derfor er hensigten, at Forpagter og bibliotek - både strategisk og driftsmæssigt – indgår i en tæt dialog og samarbejde. For at opnå den helhedsopfattelse, skal Forpagter være villig til at indgå aktivt i - og bidrage til en række fællesskaber:

Et partner-fællesskab: Forpagter og Det Kgl. Bibliotek er strategiske partnere, der understøtter og bakker op om hinandens forretninger. Forpagter tager initiativ til at ud- vikle sine tilbud til gavn for brugerne i Diamanten, og For- pagter indgår som partner i salgsarbejdet over for eks- terne kunder til arrangementer og events.

Et personale-fællesskab: I det daglige vil Forpagters personale blive betragtet som ”medarbejdere på Det Kgl. Bibliotek“, og det er derfor vigtigt, at personalet optræder

og agerer med samme høje serviceniveau som det øv-

FORPAGTER

Side 2/2

▇.▇▇. 19/00061

	rige personale. Det fælles mål er at skabe en god ople- velse for de besøgende - uanset om man er ansat i for- pagtningen eller på Det Kgl. Bibliotek. Et system-fællesskab: Forpagter og Det Kgl. Bibliotek deler oplysninger via en fælles arrangementskalender, så alle er opdateret omkring evt. ændringer. Et informations-fællesskab: Forpagter og Det Kgl. Bibli- otek deler systematisk og løbende informationer og vi- den, så der ikke opstår kommunikationsbrister og misfor- ståelser. Et sikkerheds- og drifts-fællesskab. Forpagter skal som en naturlig del af forpagtningen efterleve og imple- mentere Det Kgl. Biblioteks rammer og regler for sikrings- og driftsforhold. Personalet skal være vidende om sikker- heds- og driftsforhold, og skal i forhold til bibliotekets gæ- ster medvirke til at sikre, at diverse retningslinjer overhol- des.
Hygiejnekrav	Forpagtningen skal drives efter reglerne i lov om hotel- og restaurantvirksomhed, de til enhver tid gældende reg- ler om behandling mv. af fødevarer og hygiejne samt or- densbekendtgørelsens forskrifter. Forpagter er ansvarlig for, at såvel den daglige ledelse som det ansatte perso- nale er i besiddelse af de nødvendige kvalifikationer og uddannelsesmæssige baggrund på hygiejneområdet.
Oprydning	Forpagter er forpligtet til at holde alle café- og spiseområ- der ryddelige og rengjorte, så huset fremstår pænt og indbydende. Forpagter skal jævnligt afrydde og aftørre borde, stole, m.v., og sørge for jævnlig soignering af café og spiseom- råderne
Emballage og trans- port	Forpagter er forpligtet til at arbejde med bæredygtighed og påtage sig mest muligt miljøansvar i forbindelse med forpagtningen, herunder forholde sig til emballering, valg af transport, sortering af skrald, genanvendelse af plastik, mm.

FORPAGTER

Side 3/3

▇.▇▇. 19/00061

Formål	Forpagter skal drive caféen i Den Sorte Diamants atrium. Caféen er det første publikum møder, så den skal afspejle åbenhed og imødekommehed. Alle Diamantens brugere skal her have mulighed for hurtigt at købe og nyde dagens udvalg i caféen.
Målgruppe	Caféens primære gæster er turister, kulturgæster, familier og studerende. Som et åbent kulturhus er det vigtigt for bib- lioteket, at alle føler sig velkomne, uanset om de benytter sig af caféens tilbud. Det er vurderingen, at det har stor til- trækningskraft for turister, at de her kan opleve københav- nernes/de studerendes dagligdag. Konceptet skal kunne rumme, at Det Kgl. Biblioteks brugere af og til anvender cafeområdet uden at købe noget eller sid- der længe over en kop kaffe. Det skal accepteres, at en- kelte brugere medbringer egen forplejning i caféområdet. En særlig målgruppe er Diamantens kulturgæster. Caféen skal med højt tempo varetage før- og pausesalg af drikke- varer og snacks til publikum, der deltager i koncerter, fore- drag og lign. i Dronningesalen om nødvendigt med opstil- ling af yderligere en eller flere mobile salgs- og serverings- steder.
Åbningstider	Mandag–fredag, kl. 8.00-19.00, lørdag, kl. 9.00-19.00. ▇▇▇▇▇▇ skal herudover holde åbent ved arrangementer i Dronningesalen og ved det Kgl. Biblioteks særarrangemen- ter (f.eks. Kulturnatten).
Kapacitet	Caféen har i sin nuværende form plads til 90 siddende gæ- ster. Kajarealet kan i sommerperioden fra 1. april -31. oktober anvendes til caféområde, og Forpagter skal her opstille udendørs cafémøbler efter nærmere aftale med Det Kgl. Bibliotek.
Sortiment	Forpagter skal levere et kreativt og enkelt madkoncept i ca- féen. Konceptet skal understøtte det naturlige flow af gæ- ster med forskellige behov hen over dagen, samt et mindre udvalg af snacks og småretter, som enten kan spises i ca- feen eller tages med på vejen til de kunder, der ikke øn- sker/ikke har tid at spise i caféen.

Side 4/4

▇.▇▇. 19/00061

Sortimentet skal afspejle Det Kgl. Biblioteks profil.

Priser

I prisniveauet skal der tages højde for, at en stor del af hu- sets daglige brugere er studerende.

Forpagter har mulighed for at lave differentierede tilbud til de forskellige målgrupper – eksempelvis igennem loyalitets- programmer.

Forpagter forpligter sig til at have særlige priser for ansatte på Det Kgl. Bibliotek svarende til 20% rabat på udvalgte ca- févarer.

Forpagter forpligter sig til at tilbyde Diamantklubmedlemmer 10% rabat på hele cafésortimentet.

Samarbejde

Kulturafdelingen har ansvaret for løbende at holde caféen underrettet om kommende arrangementer og antal solgte billetter.

Restaurant

Side 5/5

▇.▇▇. 19/00061

Formål	Forpagter skal levere gode, enkle måltider og kompetent service til husets gæster.
Målgruppe	Restaurantens primære gæster er københavnere, turister og forbipasserende, firma-frokoster fra nærliggende virk- somheder, gæster til husets events, mødeaktiviteter, kultur- arrangementer og udstillinger.
Kapacitet	Restauranten har i sin nuværende form kapacitet til 80-120 gæster. Kajarealet kan i sommerperioden fra 1. april -31. oktober anvendes til serveringsområde, og Forpagter skal her op- stille udendørs møbler efter nærmere aftale med Det Kgl. Bibliotek.
Sortiment	Restauranten skal tilbyde et sortiment, der passer til husets gæster både i dag- og aftentimerne. Der skal være mulighed for at indtage frokost og middag i restauranten med drikkevarer til rimelige priser.

For forretningsfrokostgæster samt event-, møde- og kultur- gæster, der har en fast bagkant for sit måltid, skal restau- ranten kunne tilrettelægge menu og forplejning i overens- stemmelse med kundens ønsker og overholde tidsplanen for kundens program.

Åbningstider

Restauranten skal være åben til frokost og middag (samt evt. morgenmad afhængig af det samlede madkoncept i café og kantine).

Aftalte åbningstider kan ikke fraviges uden forudgående af- tale med administrationschefen.

Priser

Prisniveauet skal generelt signalere, at biblioteket er et åbent kulturhus, hvor gæsten kan komme ind fra gaden og beslutte sig for at blive og spise.

Kantine

FORPAGTER

Side 6/6

▇.▇▇. 19/00061

Formål

Forpagter skal drive kantine i Den Sorte Diamant.

Kantinen skal være velfungerende og attraktiv, da det er afgørende for medarbejdernes generelle trivsel og ar- bejdsmiljø.

Kantineløsningen skal indrettes med effektive serverings- arealer og betalingsløsninger for den bedst mulige afvik- ling af et godt frokostmåltid. Det dagligt spisende perso- nale skal opleve mindst mulig kø, så måltidet kan ske in- den for rammerne af deres frokostpause.

Målgruppe

Kantinen er forbeholdt bibliotekets ansatte og deres gæ- ster. Det Kgl. Bibliotek har ca. 300 ansatte med daglig gang i Diamanten. Ansatte på alle bibliotekets adresser skal have mulighed for at anvende kantinen på lige vilkår, når de besøger Den Sorte Diamant.

Kantinen betjener også naboerne i Krigsmuseet og Rigs- arkivet samt lejerne i nabobygningen Fisken (ca. 30 dag- lige gæster).

Det skal være muligt for medarbejdere at hente mad i kantinen.

	Kantinegæster har ret til at spise medbragt mad i kanti- nen.
Åbningstid	Medarbejderne skal kunne spise frokost i kantine man- dag-fredag i tidsrummet kl. 11.00-14.00. Medarbejderne skal endvidere have mulighed for mor- genforplejning enten i kantinen eller andet sted i huset. Ved større samlet fravær af medarbejdere i ferier og på helligdage kan særlige åbningstider eller lukning aftales med Det Kgl. Biblioteks administrationschef.
Kapacitet	Kantinekonceptet skal som minimum kunne rumme 90 siddende gæster.
Sortiment	Maden skal være spændende, indbydende, sund og vari- eret over ugen og dermed målrettes medarbejdere, der benytter kantinen på daglig basis (se afsnit vedr. mad- kvalitet ovenfor). Der tilbydes minimum en varm ret dagligt. Der informeres så vidt muligt om retternes ingredienser af hensyn til al- lergikere. Kantinen skal tilbyde kolde drikke: postevand, mineral- vand, juice, mv. Forpagter skal lave en ugeplan for frokosten, der skal gø- res tilgængelig på Det Kgl. Biblioteks intranet.
Priser	Priserne skal afspejle, at målgruppen er medarbejdere, der dagligt har behov for en måltidsløsning. Prisændringer i kantinen skal godkendes af Det Kgl. Bibli- oteks administrationschef.
Samarbejde	Det Kgl. Biblioteks har nedsat et kantinebrugerudvalg, bestående af medarbejderrepræsentanter. Forpagter skal indgå i dialog med udvalget om madens kvalitet, serve- ring, mv. Forpagter og kantinebrugerudvalg evaluerer lø- bende kantinekonceptet. Kantinebrugerudvalget mødes minimum 2 gange om året.

FORPAGTER

Side 7/7

▇.▇▇. 19/00061

Formål	Forpagter skal levere forplejning og serviceydelser til de eksterne kunder, der lejer sig ind i Det Kgl. Biblioteks møde- og konferencefaciliteter samt til de kulturarrange- menter, konferencer og events som Det Kgl. Bibliotek af- holder i Den Sorte Diamant.
Målgruppe	Lejere af bibliotekets møde- og konferencefaciliteter. Kunderne er både danske og udenlandske fra små og store virksomheder og organisationer. Det kan være er- hvervsmøder, konferencer og kulturelle arrangementer på op til ca. 400 deltagere.
Kapacitet	Det Kgl. Bibliotek råder over følgende lokaler til ekstern udlejning: • Mødelokale Blixen - op til 100 personer • Mødelokale Holberg - op til 26 personer • Mødelokale Saxo - op til 16 personer • Mødelokale Rifbjerg - op til 12 personer • Mødelokale ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ - op til 6 personer • Konference- og koncertsalen Dronningesalen - op til 408 personer i standardopstilling • Atriet - op til 400 personer med stående forplej- ning Catering serveres primært i disse lokaler. Frokost og af- tensmad serveres dog i restaurant eller atrium. Forpagter skal være fleksibel i forhold til at levere catering andre steder i huset ved særlige lejligheder f.eks. på Kirkeby- broen, i Oktogonen mv.
Opgaven	Forpagter er forpligtet til at levere mad, drikke og service- ydelser til møder, arrangementer og konferencer både i og uden for normal åbningstid. De eksterne kunder aftaler typisk forplejning direkte med Forpagter. Ydelserne omfatter: • At bistå kunden med relevant rådgivning • At varetage leje af borde, stole og lignende, hvis arrangementet gennemføres på steder hvor det ikke forefindes eller kan skaffes i rimeligt om- fang

Catering

FORPAGTER

Side 8/8

▇.▇▇. 19/00061

• At bestille blomster og andet tilbehør, såfremt kunden ønsker dette

• At forestå tilberedning, levering og servering af mad og drikkevarer

• At udføre opdækning og afrydning

• At bistå med andre opgaver, der hører naturligt med til arrangementets cateringdel

Det Kgl. Bibliotek forbeholder sig ret til at anvende anden leverandør til sådanne leveringer, såfremt Forpagter ikke kan levere ydelsen, og ydelsen skal anvendes uden for de forpagtede lokaler.

Større arrangementer og receptioner både internt og eks- ternt varsles i udgangspunktet senest 7 dage før afviklin- gen. I tilfælde af uforudsete arrangementer, der skal af- vikles indenfor 7 dage, forpligter Det Kgl. Bibliotek sig til at forhøre sig hos Forpagter, om Forpagter kan levere til det pågældende arrangement. Såfremt Forpagter ikke kan eller har mulighed for at efterkomme dette, er Det Kgl. Bibliotek berettiget til at anvende en anden leveran- dør.

Sortiment

Sortimentet skal leve op til samme kvalitetskrav som hu- sets øvrige tilbud og skal omfatte udvalg af morgenmads- produkter, pause snacks, salt/sødt, frokost, receptionsfor- plejning, aftensmad. Sortimentet udbydes bl.a. som hel- og halvdagspakker.

Forpagter er forpligtet til at sammensætte særlige me- nuer, hvis kunden ønsker dette.

Priser

Priserne skal være på niveau med tilsvarende catering- udbyderes priser.

Der forventes fleksibilitet ift. at tilpasse tilbud til forskellige kunder. Der kan forekomme arrangementer, hvor det vil være afgørende, at kunden kan medbringe egne vine, sponserede drikkevarer eller lignende. Her skal der laves aftale om proppenge/håndteringsgebyr

Ved enkelte arrangementer, hvor Det Kgl. Bibliotek er ar- rangør af eksempelvis udstillingsåbninger, forbeholder Det kgl. Bibliotek sig ret til at servere sponsorerede eller egne varer uden beregning af proppenge. Dette aftales nærmere ift. det specifikke arrangement.

FORPAGTER

Side 9/9

▇.▇▇. 19/00061

Samarbejde

Forpagter og Det Kgl. Bibliotek samarbejder som ligevær- dige partnere om arrangementer, hvor målet er at give gæsterne en god helhedsoplevelse.

Det Kgl. Biblioteks Kulturafdeling og bookingkontor har til opgave at tiltrække og koordinere afholdelsen af forskel- lige typer af arrangementer for virksomheder og organi- sationer. Det drejer sig bl.a. om møder, konferencer og events som receptioner, produktlanceringer, gallamid- dage m.v.

Forpagter skal have et tæt samarbejde med Det Kgl. Bib- lioteks Kulturafdeling og bookingkontor om afviklingen af de forskellige arrangementer og håndtering af eksterne kunder

Forpagter varetager typisk den direkte kontakt til kunden vedrørende forplejningen og ovenfor beskrevne service- ydelser i forbindelse med arrangementet. Eksterne cate- ringgæster bestiller og afregner direkte med Forpagter.

Forpagter indgår i et tæt samarbejde med bookingkonto- ret om:

- markedsføring, kommunikation og salg

- afgivelse af tilbud

- booking af lokaler

- koordinering med kunde

- koordinering med andre enheder hos Det Kgl. Bibliotek og med eksterne leverandører

- tilstedeværelse under afvikling

- logistik – opstilling, nedtagning, AV-udstyr

- opsyn før, under og efter arrangement

- udvikling af koncept for servering og gennemførelse af arrangementer

- udvikling af interiør

- uddannelse/intro til nye medarbejdere

Intern mødeforplejning mm.

FORPAGTER

Side 10/10 ▇.▇▇. 19/00061

Formål

Forpagter skal efter anmodning levere mad og drikkeva- rer til interne møder og arrangementer på Det Kgl. Biblio- tek. Ydelsen ligger i forlængelse af cateringdelen til eks-

	terne kunder, men gælder møder, seminarer, medarbej- derreceptioner, konferencer mv. hvor Det Kgl. Biblioteks medarbejdere er værter og primære deltagere. Arrangementerne varierer i indhold, størrelse og anled- ning.
Målgruppe	Medarbejdere på Det Kgl. Bibliotek og eksterne gæster, der er inviteret af institutionen til at deltage i f.eks. møder, konferencer, receptioner.
Kapacitet	Tilsvarende catering. Møder og arrangementer kan dog også foregå i Det Kgl. Biblioteks interne mødelokaler.
Opgaven	Forplejningen til interne møder i form af drikkevarer og mad. Bestilling sker ved rekvisition, som udfyldes med angivelse af mødets emne og arrangør, start- og sluttids- punkt, ønsker til levering, antal deltagere, ønskede varer mv. Der aftales et seneste tidspunkt for bestillingen. Endvidere skal Forpagter kunne levere forplejning ved større medarbejderarrangementer (f.eks. Det Kgl. Biblio- teks interne julefrokost) og til mindre receptioner i forbin- delse med interne jubilæer, fratrædelser og lignende. Betalingen for leveringen sker ved faktura udstedt til Det Kgl. Bibliotek inden for den regnskabsmåned, hvor mø- det/arrangementet har fundet sted.
Sortiment	Grundsortimentet svarer til udvalget i café/restaurant/ca- tering med et udvalg af varme og kolde drikke, morgen- brød, frokostanretninger/sandwiches, mv. Endvidere skal Forpagter kunne levere kreative løsninger f.eks. i forbindelse med receptioner og øvrige arrange- menter.
Priser	Forpagter er forpligtet til at fastholde et rimeligt prisniveau til interne arrangementer på Det Kgl. Bibliotek. Der afta- les nærmere vedr. rekvisitionspriser, men der tilbydes som minimum en fastkunderabat på 20% i forhold til For- pagters almindelige café- og cateringpriserne. Ved arrangementer hvor Det Kgl. Bibliotek er arrangør for egne medarbejdere, forbeholder Det kgl. Bibliotek sig ret

FORPAGTER

Side 11/11 ▇.▇▇. 19/00061

til at servere sponsorerede eller egne varer uden bereg- ning af proppenge. Dette aftales nærmere ift. det speci- fikke arrangement.

FORPAGTER

Side 12/12 ▇.▇▇. 19/00061

Forpagtningskontrakt vedrørende

Document Metadata

Document Metadata

Table of Contents