Hjørring Kommune
Kontrakt
Fritvalgsleverandør Madservice
Hjørring Kommune
Indholdsfortegnelse
2.3. Ydelser som indgår i aftalen 7
2.4. Ophør af madleverancen/skift af leverandør 8
2.6. Principper for samarbejdet 8
2.6.1. Samarbejdet med borgeren 8
2.6.2. Samarbejdet med Hjørring Kommune 9
2.6.3. Samarbejdet mellem kontaktpersoner 9
2.7. Ændringer i kontrakten 11
2.7.2. Ændringer, opdateringer mv. af serviceniveau 11
2.8. Behandling af personhenførbare oplysninger 12
2.8.1. Dataansvarlig i forhold til leverandørkontrakten 12
2.8.2. Kommunens behandling af data i egen besiddelse – leverandørdata, opbevaring i journalsystem m.v Fejl! Bogmærke er ikke defineret.
2.8.3. Sikker elektronisk kommunikation 12
2.9. Uanmeldt tilsyn – kvalitetskontrol 12
3. Forvaltningsretlige bestemmelser 13
4. Generelt om leverandørens forpligtigelser 14
4.2. Referencer og markedsføring 14
4.7. Arbejdsmiljøpolitik og personalepolitik 15
5.2. Pris for ydelsen og prisregulering 17
5.6. Fakturaoplysninger og afregning 18
6. Juridiske forpligtigelser 19
6.1. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer 19
7. Leverandørens misligholdelse 19
7.5. Ophævelse af kontrakten 21
7.5.1. Væsentlig misligholdelse 21
9. Erstatning og forsikring 22
12. Ikrafttrædelse, ophør og overdragelse ved leverandørskifte 24
12.2. Ved kontraktens ophør 24
Nærværende kontrakt vedrører levering af madservice, hvor leverandøren er at anse som fritvalgsleverandør. Formålet med kontrakten er at fastlægge parternes rettigheder og forpligtelser, i forbindelse med leverandørens varetagelse af opgaven.
1. Indledende bestemmelser
Kontraktens parter er Hjørring Kommune
− Adresse: Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0
− Postnummer og by: 9850 Hjørring
− Xxx.xx: 29 18 93 82
Herefter betegnet Hjørring Kommune, som indgår nærværende aftale med: Firma
− Adresse:
− Postnummer og by:
− Xxx.xx:
Herefter benævnt leverandøren
Hjørring Kommunes kontaktperson hos leverandøren er
- Navn:
- Kontaktpersonens mail:
- Kontaktpersonens mobilnummer:
Leverandørens kontaktperson hos Hjørring Kommune er
- Navn:
- Kontaktpersonens mail:
- Kontaktpersonens mobilnummer:
Aftalen består af nærværende kontrakt inklusive bilag:
✓ Kontraktbilag 1: Godkendelsesanmodning inkl. mindstekrav
✓ Kontraktbilag A: Tro- og love-erklæring
✓ Kontraktbilag B: Bekræftelse på opfyldelse af økonomisk og finansiel formåen
✓ Kontraktbilag C: Referenceliste, opgørelse af uddannelsesniveau
✓ Kontraktbilag D: Erhvervs- og produktansvarsforsikring
✓ Kontraktbilag E: Anfordringsgaranti
Kontraktens vilkår går forud for angivelsen i bilagene, og bilagene er angivet i prioriteret rækkefølge.
2. Opgavens udførelse
Leverandøren påtager sig at være fritvalgsleverandør af madservice til de af Hjørring Kommunes borgere, der er tilmeldt madserviceordningen. Hjørring Kommunes madserviceordning er en fritvalgsordning, hvorfor leverandøren er forpligtiget til at levere mad til de af Hjørring Kommunes borgere, der vælger den pågældende virksomhed som leverandør.
Hjørring Kommunes borgere tilmelder sig madserviceordningen via kommunens digitale selvbetjeningsløsning, igennem hvilken borgerne også selv vælger, hvilken leverandør de ønsker. Opgaven skal udføres i overensstemmelse med nærværende aftale. Opgaven, herunder kravene til leverandøren og opgaveløsningen, er udspecificeret i kontrakten, og i den, af leverandøren, udfyldte godkendelsesanmodning. Den udfyldte godkendelsesanmodning er vedlagt som kontraktbilag A.
Det er leverandørens pligt at give personalet kendskab til og sørge for at de overholder alle de af kontrakten omfattede krav, under hele aftalens løbetid.
I medfør af fritvalgsordningen, jf. servicelovens § 91, kan borgere frit vælge leverandør af madservice. De af Hjørring Kommunes borgere, der er tilmeldt madservice, er derfor ikke forpligtet til at anvende leverandøren, hvorfor leverandøren, og evt. underleverandører, heller ikke er garanteret en minimumsomsætning i medfør af nærværende aftale.
2.3. Ydelser som indgår i aftalen
Leverandøren er godkendt til levering af nedenstående ydelser, jf. godkendelsesanmodning pkt. 2:
Måltider * | Ja | Nej | Varm | Kølemad |
- Normalkost til ældre – hovedmåltid (hovedret + forret og/eller dessert) - Specialkost (fx vegetarkost, religiøse hensyn) – hovedmåltid (hovedret + forret og/eller dessert) - Diætkost (hovedmåltid – hovedret + forret og/eller dessert) o Kost til småtspisende (ca. 50 % fedtindhold) o Kost med modificeret konsistens (blød, gratin eller cremet) o Energireduceret diæt o Fedtreduceret diæt o Lægeordineret kost (fx glutenfri diæt, laktosereduceret, diabeteskost, allergikost o.l.) - Gæstemenuer | X X X X X | |||
Råvarer – hvordan er de anvendte råvarer produceret? | Ja | Nej | ||
- Konventionelt producerede råvarer | ||||
- Økologisk producerede råvarer – angiv % o 100 % økologisk o 60 % økologisk o 30 % økologisk | ||||
Øvrige måltider/tilkøb – Så fremt borgeren ønsker det, skal nedenstående også kunne produceres med hensyntagen til specialkost eller diæter. | Ja | Nej | ||
- Morgenmad - Madpakker - Smørrebrød - Supper - Grød - Dagens kage - Energiberigede produkter (f.eks. proteinis, proteindrik, proteinbarer o.l.) | ||||
Leveringstidspunkt Gælder for levering af varm mad | ||||
Kl. 11.00 – 13.00 | Kl. 16.30 – 18.30 | |||
Varmholdt mad leveres | ||||
Leverancen af måltiderne, skal ske til borgeres hjem, og enten min. én gang om ugen (kølemad), eller hver dag (varmholdt mad). Borgeren skal også have mulighed for at få den varme mad leveret til alternative adresser når borgeren opholder sig der, jf. det af Hjørring Kommune fastsatte serviceniveau for madservice og kvalitetstandarden for madservice, hvilket aftales indbyrdes mellem den enkelte borger og leverandøren.
2.4. Ophør af madleverancen/skift af leverandør
De af Hjørring Kommunes borgere, der er tilmeldt madserviceordningen, og som har valgt den pågældende leverandør, har ret til at skifte leverandør eller opsige madserviceaftalen med minimum én uges varsel.
Ved borgers fraflytning fra kommunen, bortgang eller andre lignende situationer kan leverancen af måltiderne også ophøre, umiddelbart efter Hjørring Kommune er blevet bekendt med dette.
Som anvist i ovenstående skema, har leverandøren mulighed for at tilbyde borgerne tilkøbsydelser. Virksomhedens ønske om at tilbyde borgeren dette, og i så fald hvilke tilkøbsydelser de vil tilbyde borgeren, er ligeledes angivet i ovenstående skema.
Informationer om leverandørens tilkøbsydelser skal tydeligt fremgå af leverandørens skriftlige informationsmateriale, hvori det også skal fremgå, at dette er ydelser, som Hjørring Kommune ikke betaler for, men er en udgift borgeren selv afholder – derfor skal priserne på tilkøbsydelserne også tydeligt fremgå af informationsmaterialet.
Tilkøbsydelser, som aftales mellem leverandøren og borgeren, er kommunen uvedkommende og uden økonomiske og administrative forpligtelser for kommunen. Afregning for tilkøbsydelser er ligeledes et anliggende mellem leverandør og de enkelte borgere. Alle aftaler skal indgås med respekt for vilkårene i Lov om forbrugeraftaler1.
2.6. Principper for samarbejdet
2.6.1. Samarbejdet med borgeren
Samarbejdet mellem leverandøren og borgeren skal være baseret på tillid og dialog. Det er derfor, at leverandøren og leverandørens medarbejdere optræder venligt, imødekommende og med situationsfornemmelse i kontakten med borgerne. For at sikre et godt samarbejde mellem borgeren og leverandør skal det skriftlige informationsmateriale udleveres til de borgere, der vælger leverandøren, efter indgåelsen af et samarbejde imellem virksomheden og borgeren.
Desuden skal dette informationsmateriale ligge tilgængeligt på leverandørens hjemmeside, og kunne udleveres i papirform på borgernes/pårørendes og kommunens, foranledning.
Det er ligeledes vigtigt, at chaufføren forsøger at kontakte borgeren, hvis vedkommende ikke åbner døren, når måltiderne leveres. Hvis det ikke lykkedes at komme i kontakt med borgeren, skal chaufføren kontakte Hjørring Kommunes Sygepleje på døgnnumret 7233 6400.
1 LOV nr. 1457 af 17/12/2013
Ligeledes skal chaufføren ringe 112 omgående, hvis vedkommende finder borgeren død, bevidstløs, alvorligt syg, e.l., ved ankomst til borgerens bolig. Efter 112 er kontaktet, skal chaufføren underrette Hjørring Kommunes Sygepleje på ovenstående døgnnummer, der overtager ansvaret, når de når frem. Om nødvendigt bliver chaufføren hos borgeren, indtil hjælpen når frem.
Det er også vigtigt, at leverandøren er fleksibel i forbindelse med madleverancen, og ændringer i samme. Derfor skal leverandøren dagligt orientere sig om eventuelle ændringer i borgernes bestillinger i Hjørring Kommunes selvbetjeningsløsning for madservice. Leverandøren skal også acceptere, at borgerens madleverance aflyses midlertidigt, f.eks. i forbindelse med sygehusindlæggelser, ferie eller midlertidige ophold udenfor hjemmet.
I tilfælde af sygehusindlæggelser, vil leverandøren få besked, når borgeren udskrives fra sygehuset, og madleverancen skal genoptages når borgeren ønsker det (samme dag, eller dagen efter udskrivelse). Denne besked vil blive modtaget, enten via Hjørring Kommunes selvbetjeningsløsning for madservice, eller pr. telefon.
Ved midlertidige ændringer af madleverancen, f.eks. hvis borgeren ikke er hjemme den pågældende dag, eller hvis borgeren skal indlægges, kan borgeren afbestille leverancen vederlagsfrit, såfremt leverancen aflyses senest på dagen for leveringen, kl. 09.00. Hvis madleverancen er aflyst senere end det angivne tidspunkt, kan leverandøren opkræve betaling for den pågældende levering.
2.6.2. Samarbejdet med Hjørring Kommune
Samarbejdet mellem leverandøren og Hjørring Kommune er baseret på tillid.
Tillid mellem parterne skabes med udgangspunkt i en konstruktiv og udviklende dialog.
Herved menes, at parterne løbende løser opståede usikkerheder, problematikker, samt konflikter, sideløbende med, at der sikres en kontinuitet i opgaveløsningen. Hensigten er at håndtere usikkerhed og konflikt, førend det påvirker kvaliteten af ydelsen.
Hjørring Kommune forventer, at leverandøren til enhver tid er:
✓ Løsningsorienteret
✓ Fleksibel
✓ Omstillingsparat
2.6.3. Samarbejdet mellem kontaktpersoner
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager kontakten i relation til aftalen, jf. pkt. 1.2. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra leverandørens side lægges op til en positiv dialog med Hjørring Kommunes medarbejdere.
Det forudsættes, at kontaktpersonen har indgående kendskab til aftalens vilkår og forventninger til denne.
Hjørring Kommune underrettes omgående, såfremt der sker udskiftning af kontaktperson. Hjørring Kommune underretter leverandøren omgående, såfremt der sker udskiftning af leverandørens kontaktperson hos Hjørring Kommune.
Hjørring Kommune har et dialogbaseret samarbejde med de godkendte leverandører. Derfor indebærer samarbejdet med Hjørring Kommune også en række obligatoriske møder imellem leverandøren og repræsentanter fra Hjørring Kommune. Disse møder skal sikre et velfungerende samarbejde mellem parterne og give leverandøren de bedst mulige forudsætninger for at levere så høj en kvalitet som muligt.
Inden indgåelsen af en aftale mellem leverandøren og Hjørring Kommune, vil der blive afholdt et godkendelsesmøde, hvorefter der vil, forudsat at den ansøgende virksomhed bliver godkendt som fritvalgsleverandør af madservice i Hjørring Kommune, blive afholdt ét årligt dialogmøde med den enkelte leverandør. Deltagelsen i begge møder er en forudsætning for indgåelsen og opretholdelsen af aftalen mellem leverandøren og Hjørring Kommune.
Inden den endelige underskrivelse af kontrakten, afholdes der et godkendelsesmøde, hvor leverandøren og repræsentanter fra Hjørring Kommune deltager. På dette møde vil de konkrete rammer for samarbejdet blive diskuteret, herunder præcisering og forventningsafstemning i forhold til det konkrete indhold i aftalen.
Dette møde finder sted på Hjørring Kommunes foranledning, og på kommunens matrikel.
Der vil blive ført referat af mødet, som efterfølgende godkendes af leverandøren. Referatet vil indgå som en del af kontrakten, og skal ses i sammenhæng med pkt. 7. af denne kontrakt, vedr. leverandørens misligholdelse.
Leverandøren skal deltage i ét årligt dialogmøde.
På dette møde vil det foreløbige samarbejde mellem leverandøren og Hjørring Kommune blive evalueret, de nyeste tilsynsrapporter vil blive gennemgået og det forgangene års borgerklager vil blive gennemgået. Ydermere vil resultatet af den nyeste brugertilfredshedsundersøgelse blive diskuteret på mødet. Det vil endvidere blive drøftet, hvorvidt leverandøren fortsat lever op til kontraktkravene. I det omfang, det er relevant, vil nye kvalitetsstandarder, lovkrav o.l. også blive diskuteret på disse møder.
De årlige dialogmøder vil blive afholdt på Hjørring Kommunes matrikel og foranledning.
Eventuelle ændringer i kontrakten, i kontraktperioden, vil blive foretaget med behørig respekt for dansk lovgivning. Ændringer i kontrakten kan kun foretages skriftligt, og skal for at være gældende foreligge underskrevet af begge parter. Eventuelle ændringer vil indgå som et integreret bilag til kontrakten.
Som følge af nye lovkrav eller ændret offentlig regulering er Hjørring Kommune berettiget til at kræve ændringer i ydelserne efter kontrakten ved tillæg til beskrivelsen af ydelserne. Tilsvarende er Hjørring Kommune berettiget til at kræve ændringer i ydelserne som følge af ændring i målgruppernes behov.
Hvis de krævede ændringer indebærer væsentligt forøgede omkostninger for leverandøren i forhold til, hvad der må påregnes ved levering af ydelserne, som de foreliggende, kan der efter godkendelse af Hjørring Kommune ske forholdsmæssig ændring af leverandørens pris. Såfremt de krævede ændringer medfører væsentligt reducerede omkostninger for leverandøren, kan Hjørring Kommune kræve forholdsmæssig nedsættelse af leverandørens pris. Ved ændringer er leverandøren forpligtet til at orientere Hjørring Kommune om ændringens eventuelle konsekvenser for leverandørens pris. Dette skal ske, før ændringerne kan godkendes.
Ændringerne skal gennemføres i overensstemmelse med eventuelle frister i den pågældende lov eller offentlige regulering.
2.7.2. Ændringer, opdateringer mv. af serviceniveau
Kommunen opdaterer som udgangspunkt det kommunalt fastsatte serviceniveau, beskrevet i kvalitetsstandarden for madservice én gang årligt. Dog kan ændringer af lovgivning og beslutninger i kommunalbestyrelsen medføre hyppigere ændringer.
Kommunen vil orientere leverandørerne om sådanne ændringer. Ændringerne i kvalitetsstandarden og eventuelle konsekvenser for kravene til kommunens fritvalgsleverandører af madservice, vil, som udgangspunkt, blive diskuteret på de årlige dialogmøder. Dog kan der indkaldes til ekstraordinære møder med leverandøren, hvis det vurderes at være nødvendigt, f.eks. ved hurtig ikrafttrædelse af nye regler vedtaget af kommunalbestyrelsen.
Leverandøren skal implementere ændringer i kravene med de tidsfrister, som fastsættes af kommunalbestyrelsen, eller som følger af lovgivning.
2.8. Behandling af personhenførbare oplysninger
Leverandørens behandling af personoplysninger skal ske i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler, herunder databeskyttelsesforordningen2 og national vedtaget lovgivning i form af databeskyttelsesloven3.
2.8.1.Dataansvarlig i forhold til leverandørkontrakten
Leverandøren er selvstændig dataansvarlig. Dette indebærer, at leverandøren er forpligtet til at etablere de nødvendige rammer og procedurer, herunder egenkontrolprocedurer, til sikring af personhenførbare data, der behandles som led i leverandørkontrakten.
I henhold til databeskyttelsesforordningen skal den dataansvarlige være i stand til at påvise, at behandlingen af persondata er i overensstemmelse med denne forordning. Det betyder, at den dataansvarlige både skal efterleve forordningens forskrifter og være i stand til at påvise, at dette er tilfældet, hvis Datatilsynet efterspørger det. Dette opfyldes ved, at leverandøren gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre og for at være i stand til at påvise, at behandling af data er i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.
Leverandøren er, i overensstemmelse med bestemmelserne i databeskyttelsesloven, forpligtet til at meddele en person, der fremsætter begæring herom, hvilke oplysninger der er registreret om vedkommende, samt hvad de skal bruges til.
Hjørring Kommune har – i det omfang materialet knytter sig til kontrakten – til enhver tid ret til at kræve indsigt i alle leverandørens data, herunder journaloplysninger og anden dokumentation, hvad enten det er skriftligt eller elektronisk lagret.
2.8.2. Kommunens behandling af data i egen besiddelse – leverandørdata, opbevaring i journalsystem m.v.
Hjørring Kommune er som dataansvarlig ansvarlig for behandling af data i kommunens besiddelse, herunder data modtaget fra leverandøren. Dette opfyldes ved, at kommunen gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre og for at være i stand til at påvise, at behandling af data er i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.
2.8.3.Sikker elektronisk kommunikation
Al kommunikation med Hjørring Kommune skal ske via sikker-digital-post (xxx.xxxx.xx), mens al kommunikation med borgerne skal ske telefonisk.
2.9. Uanmeldt tilsyn – kvalitetskontrol
Ved kommunens uanmeldte tilsyn, vil der blive taget udgangspunkt i alle de opstillede krav i kontraktbilaget godkendelsesanmodning inkl. mindstekrav og de af kontrakten omfattede krav. I
2 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (GDPR.
3 Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (Databeskyttelsesloven).
en tilsynssituation, er det et krav, at leverandøren deltager aktivt i tilsynene, og stiller personale til rådighed, til interviews, gennemgang af opskrifter/næringsberegninger, stikprøver m.v.
3. Forvaltningsretlige bestemmelser
Leverandøren skal overholde Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
Leverandøren skal til enhver tid sikre, at opgaven udføres i overensstemmelse med kravene i den til enhver tid gældende lovgivning om offentlig forvaltning, herunder forvaltningsloven4, offentlighedsloven5 og straffeloven6.
Leverandøren indestår for, at alt arbejde der udføres i henhold til nærværende aftale, udføres i overensstemmelse med god skik i branchen.
Leverandøren, dennes medarbejdere og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed, med hensyn til oplysninger vedrørende Hjørring Kommune, eller andres forhold, som de får kendskab til, i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Dette skal i øvrigt ske i overensstemmelse med sundhedsloven, forvaltningsloven og straffeloven.
Tavshedspligten gælder også efter, at kontrakten er ophørt, uanset årsagen hertil.
Alle leverandørens ansatte og eventuelle underleverandørers ansatte skal underskrive og efterleve en tavshedserklæring. Af tavshedserklæringen skal det fremgå, at medarbejderne har tavshedspligt, jf. forvaltningslovens 27 og straffelovens §§ 152-152 f.
Forpligtelsen til at underskrive tavshedserklæring gælder såvel medarbejdere hos leverandøren som hos eventuelle underleverandører, der i forbindelse med deres opgaveløsning bliver bekendt med fortrolige oplysninger.
Leverandøren har ansvaret for, at alle ansatte og eventuelle underleverandører lever op til disse krav. Tavshedspligten er livslang og ophører ikke ved kontraktperiodens ophør. Leverandørerne skal på Hjørring Kommunes forlangende fremvise tavshedserklæringer underskrevet af personalet. Hvis dette ikke kan fremlægges, anses dette som misligholdelse af kontrakten, jf. pkt. 7.5.1.
4 Lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014
5 Lovbekendtgørelse nr. 606 af 12. juni 2013
6 Lovbekendtgørelse nr. 1156 af 20. september 2018
Leverandørens chauffører skal til enhver tid kunne fremvise en ren straffeattest. Det er leverandørens ansvar, at sikre chauffører lever op til dette krav. Hjørring Kommune kan til enhver tid anmode om at se samtlige, eller enkelte, chaufførers straffeattester.
4. Generelt om leverandørens forpligtigelser
Aftalen eller deraf flydende fordringer kan ikke under nogen form overdrages, sælges eller belånes uden Hjørring Kommunes skriftlige tilladelse, i hvert enkelt tilfælde.
Hjørring Kommune har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser, efter aftale, til en anden offentlig myndighed, eller til en institution/virksomhed, der ejes eller kontrolleres af det offentlige, eller i væsentlig grad drives for offentlige midler.
4.2. Referencer og markedsføring
Leverandøren må ikke, uden skriftligt samtykke fra Hjørring Kommune, medtage Hjørring Kommune på sin referenceliste, eller anvende Hjørring Kommunes navn og logo i markedsføringsøjemed. Hjørring Kommune kan forlange, at Hjørring Kommunes logo indgår i markedsføringsmaterialet målrettet borgere tilmeldt madserviceordningen.
Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgerne. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller må ikke låne penge af eller til borgerne.
Leverandøren er i hele kontraktperioden forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervs – og ansvarsforsikring. Hjørring Kommune er berettiget til, på ethvert tidspunkt under aftalens løbetid, at forlange dokumentation for forsikringens gyldighed, jf. ansøgningsbetingelser pkt. 3.1.4.
Leverandøren er erstatningspligtig for al skade, som leverandøren eller leverandørens ansatte måtte forvolde.
Leverandøren garanterer, at der stilles kvalificerede og tilstrækkelige ressourcer til rådighed, således at leverancerne kan foregå uforstyrret af fravær i forbindelse med fx ferie, kursus, sygdom, og personaleafgang mv.
Hjørring Kommune ønsker at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen, samt fremme udvikling og anvendelse af mindre belastende produkter og tjenesteydelser til gavn for miljøet.
Leverandøren forpligter sig derfor til at tilstræbe miljørigtig adfærd i forbindelse med udførelsen af madserviceopgaverne, f.eks. ved at undgå tomgangskørsel og at gøre brug af energibesparende materiel.
4.7. Arbejdsmiljøpolitik og personalepolitik
Hjørring Kommune ønsker aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel kommunens egne afdelinger, som hos leverandøren af varer og tjenesteydelser. Derfor er leverandøren forpligtet til at udarbejde og efterleve en arbejdsmiljøpolitik og en personalepolitik.
Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende aftale, opfylder de til enhver tid gældende miljøregler, love, bekendtgørelser, EU-direktiver m.v.
Leverandøren skal i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten respektere og overholde nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, det vil sige overholdelse af:
• FN’s konvention om menneskerettigheder
• FN’s Handicapkonvention
• ILO’s deklaration om arbejdstagerrettigheder
• Rio-deklarationen om miljø og udvikling
• FN’s konvention mod korruption
• Den Europæiske Menneskerettighedskonvention
Dette indebærer bl.a., at hverken leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører må benytte sig af konventionsstridig børne- og voksenarbejdskraft. Hjørring Kommune forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor ved Hjørring Kommunes eventuelle begrundede mistanke om overtrædelse heraf.
Der aftales følgende sociale forpligtelser mellem Hjørring Kommune og leverandør:
• Leverandøren forpligtiger sig til at leve op til den mellem Kommunernes Landsforening og KTO indgåede rammeaftale om socialt kapitel.
• Der stilles herunder krav om at leverandøren er forpligtiget til at arbejdsfastholde og ansætte personer på særlige vilkår.
Det drejer som følgende områder:
• Fleksjob
• Arbejdsprøvning
• Skånejob
• Jobtræning i aktivperioden
• Andre social- og arbejdsmarkedsordninger
Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art, i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder for hele det danske område.
Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår.
Hjørring Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til den forpligtigelse, som arbejdsklausulen fastsætter. Hjørring Kommune kan kræve, at leverandøren – efter skriftligt påkrav herom – inden for 10 arbejdsdage fremskaffer relevant dokumentation såsom løn- og timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Hjørring Kommune kan til brug for sin vurdering af, om leverandøren eller underleverandører har overholdt klausulen søge rådgivning hos relevante arbejdsgiver- og/eller arbejdstagerorganisationer.
Hvis leverandøren ikke overholder sine forpligtigelser i medfør af arbejdsklausulen, kan Hjørring Kommune tilbageholde og modregne vederlag med henblik på at sikre arbejdstagerne løn- og ansættelsesvilkår. Beløbet som tilbageholdes og modregnes fra leverandøren kan tillige omfatte rimelige omkostninger til opgørelse, efterprøvelse og udbetaling af kompensation til arbejdstagerne. Såfremt leverandøren eller underleverandøren er part i en overenskomst svarende til forpligtigelsen som nævnt ovenover, og ved udførsel af nærværende kontrakt ikke overholder sine forpligtigelser i henhold til pågældende overenskomst, kan tilbageholdt vederlag
endvidere anvendes til at tilgodese krav for overtrædelse af overenskomst fastslået ved fagretlig kendelse eller forlig.
5. Betaling
Betaling for madservice er et anliggende mellem Hjørring kommune og den enkelte leverandør. Leverandøren er ansvarlig for styringen af ydelserne, ligesom leverandøren er ansvarlig for registrering af bestillinger og afbestillinger. Hjørring Kommune er forpligtiget til at føre tilsyn med, at der er overensstemmelse mellem opkrævning og levering.
5.2. Pris for ydelsen og prisregulering
Hvert år i forbindelse med budgetvedtagelsen, udarbejdes der nye takster for madservice7, som vil blive offentliggjort på Hjørring kommunes hjemmeside.
Hjørring kommune vil hvert år, når taksterne er godkendt, skriftligt orientere de godkendte leverandører.
Ved regnskabsafslutningen udarbejdes regnskab over de faktiske udgifter til madservice.
Hvis det, i forbindelse med regnskabet, viser sig, at prisen er steget i forhold til den budgetterede takst, vil der ske en efterregulering til leverandørerne. Såfremt regnskabet viser et fald i taksterne, vil der ikke ske en efterregulering til leverandørerne.
De fastsatte enhedspriser er beregnet med udgangspunkt i det forventede forbrug. Priserne indeholder alle relevante omkostninger. Priserne er opgjort eksklusive moms.
Leverandøren afregnes månedsvis bagud på baggrund af antal faktisk leverede hoved- og biretter efter fremsendelse af specifikation for leverede hoved-og biretter til borgere, som er tilmeldt kommunens madserviceordning. Rettidig betaling er senest 30 dage efter udstedelse af korrekt faktura, hvis fakturaens ydelser kan godkendes.
Leverandøren skal gebyrfrit fremsende faktura elektronisk til Hjørring Kommunes EAN- lokationsnumre. Fakturering skal ske i henhold til LBK nr. 798 af 28/06/2007 Bekendtgørelse af lov om offentlige betalinger m.v. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 Bekendtgørelse om
7 2019 takster: Cirkulæreskrivelse om regulering af maksimal egenbetaling for madservice pr. 1. januar 2019 efter serviceloven - CIS nr. 9938 af 08/11/2018
information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIOUBL.
Leverandøren fremsender ved hver måneds afslutning en faktura for den forgangne måned. Betalingsbetingelser er netto 30 dage fra modtagelse af korrekt elektronisk faktura.
5.6. Fakturaoplysninger og afregning
Fyldestgørende fakturaer for alle kontonumre skal, for at kunne anvises til betaling, indeholde følgende:
✓ Myndighed Ældre Hjørring Kommune Springvandspladsen 5 9800 Hjørring
✓ CVR nr. 29 18 93 82
✓ EAN nr. 57 98 00 35 90 585
✓ Fakturadato (udstedelsesdato)
✓ Fakturanummer
✓ Betalingsbetingelser
✓ Betalingsdato
✓ Borgers navn
✓ Xxx.xx.
✓ Ydelsens art/titel
✓ Pris pr. ydelse, eksklusive moms
Såfremt oplysningerne på fakturaen, i henhold til det ovennævnte, er mangelfulde, eller fakturaen ikke er fremsendt elektronisk, forbeholder Hjørring Kommune sig retten til at tilbageholde betaling, indtil fyldestgørende faktura er modtaget korrekt.
Hjørring Kommune betaler ikke gebyrer af nogen art, medmindre dette følger eksplicit af kontrakten eller ufravigelig lovgivning
Anfordringsgarantien skal kunne frigives på kommunens anmodning, uden rettergang eller voldgift og dækker kommunens risiko, såfremt leverandøren af én eller anden årsag ikke kan levere den/de aftalte ydelser til borgerne.
Realiserer kommunen sikkerhedsstillelsen, orienterer kommunen leverandøren og sikkerhedsstilleren skriftligt om baggrunden for, at garantien er gjort gældende, samt om størrelsen af det hævede beløb.
Den første aftale med leverandøren er gældende for 1 år, jfr. Ansøgningsbetingelser pkt. 1.4. Hvis aftalen forlænges for en periode på 4 år, bortfalder garantien i denne periode, idet kommunen i stedet har ret til modregning i leverandørens tilgodehavende hos kommunen.
Dette tilgodehavende vil som gennemsnit være kommunens betaling for 1 måneds ydelser leveret af den pågældende leverandør, idet leverandøren fakturerer månedligt, hvorefter kommunen har 30 dages frist med betalingen jf. pkt. 5.6 i kontrakten
6. Juridiske forpligtigelser
6.1. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer
Leverandøren kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til tredjemand, medmindre Hjørring Kommune skriftligt har godkendt en eventuel overdragelse.
7. Leverandørens misligholdelse
Dansk rets almindelige regler i forbindelse med leverandørers misligholdelse gælder, medmindre andet følger af kontrakten.
Såfremt leverandøren ikke leverer ydelsen rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder uanset om det er hele leverancen, der er forsinket, eller blot en del heraf. Det gælder dog ikke, hvis forsinkelsen skyldes force majeure.
Hjørring Kommune skal afgive skriftlig reklamation inden rimelig tid efter, at Hjørring Kommune har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende i henhold til pkt. 7.
Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse i forhold til levering af ydelsen, skal leverandøren straks give meddelelse til borgerne, med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen, samt forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin aftales derefter med borgeren, hvorefter Hjørring Kommune kontaktes.
Hjørring Kommune anser enhver forsinkelse for væsentlig.
Hvis leverandøren ikke leverer til aftalt tid, er Hjørring Kommune berettiget til efter eget valg at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset overskridelsens varighed.
Hæves ordren helt eller delvist, er Hjørring Kommune berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Xxxxxxx foreligger, når leverandøren ikke har opfyldt sine forpligtelser i henhold til denne kontrakt, og de leverede ydelser i øvrigt ikke er, som Hjørring Kommune kunne have en berettiget forventning om.
Hjørring Kommune skal afgive skriftlig reklamation inden rimelig tid efter, at Hjørring Kommune har konstateret, at det leverede, er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende i henhold til pkt. 7 af denne kontrakt.
Leverandøren skal foretage omlevering, såfremt den leverede ydelse lider af en eller flere mangler, medmindre ordren hæves. Sådan omlevering skal foretages senest 1 time efter, at borgeren har underrettet leverandøren om fejlen.
Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med omlevering.
Undlader leverandøren, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine forpligtelser til at foretage omlevering gentagne gange, er Hjørring Kommune berettiget til efter eget valg at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren og foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Hjørring Kommune kan helt eller delvist hæve ordren i følgende tilfælde:
✓ Manglende overholdelse af mindstekrav
✓ Såfremt leverandøren ikke påbegynder omlevering i henhold til kontraktens pkt. 7.3.2.
✓ Såfremt omlevering ikke giver det ønskede resultat. Leverandøren har således kun 1 afhjælpningsforsøg. Evt. afhjælpning skal være afsluttet inden rimelig tid.
✓ Såfremt der inden for 24 timer fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. I bedømmelsen af væsentlighed indgår ydelsens beskaffenhed, manglens karakter, risikoen for gentagelse, manglens betydning for Hjørring Kommune samt omstændighederne i øvrigt. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge omlevering, jf. pkt. 7.3.2., såfremt Hjørring Kommune accepterer dette.
✓ Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af kontrakten.
Hæves ordren helt eller delvist, er Hjørring Kommune berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Hjørring Kommune kan, i en periode, efter en konstateret misligholdelse gennemføre skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides, og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere.
7.5.1. Væsentlig misligholdelse
Kontrakten kan af Hjørring Kommune ophæves ved væsentlig misligholdelse.
Følgende, ikke-udtømmende, forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Hjørring Kommune til helt eller delvist at hæve kontrakten med virkning for fremtiden.
✓ Ved gentagne forsinkelser af leverancer i henhold til kontrakten, som Hjørring Kommune har reklameret over, kan Hjørring Kommune give leverandøren meddelelse om, at hvis der indtræder forsinkelse igen, vil kontrakten blive ophævet helt eller delvist.
✓ Hvis Hjørring Kommune gentagne gange oplever mangelfulde ydelser, og Hjørring Kommune har reklameret herover, eller hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage omlevering, når Hjørring Kommune har reklameret over mangelfuld ydelse. Hjørring Kommune skal dog forinden ophævelse af kontrakten kan ske, have meddelt leverandøren, at ophævelse vil ske, hvis der igen leveres en mangelfuld ydelse, eller hvis leverandøren igen undlader at omlevere trods reklamation.
✓ Hvis leverandøren erklæres konkurs, træder i betalingsstandsning, åbner for forhandling af tvangsakkord eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde kontrakten. Ophævelse af kontrakten kan dog alene ske i det omfang dette ikke strider mod gældende lovgivning på området.
✓ Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
✓ Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller hvis leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed.
✓ Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til kravene i kontrakten.
✓ Gentagen manglende overholdelse af punktet vedrørende samarbejde.
✓ Hvis det viser sig, at leverandøren, herunder i forbindelse med ansøgningen, har afgivet urigtige eller mangelfulde oplysninger, der har eller har haft væsentlig betydning for Hjørring Kommune vurderinger.
✓ Hvis leverandøren trods skriftlig advarsel gentagne gange misligholder sine øvrige forpligtelser i henhold til kontrakten i et omfang, som er væsentligt eller byrdefuldt for Hjørring Kommune.
✓ Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.
✓ Indtræden af andre omstændigheder, der bringer kontraktens opfyldelse i alvorlig fare.
Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.
8. Force majeure
Ingen kontraktpart er erstatningsansvarlig for forhold, som ligger uden for kontraktpartens kontrol, og som kontraktparten ikke ved aftalens indgåelse burde have taget i betragtning.
Force majeure kan højst gøres gældende, så længe som force majeure-situationen varer. Som force majeure regnes ikke strejke og lockout, opremsningen er ikke udtømmende.
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
✓ Årsagen til force majeure situationen
✓ Forventet varighed af force majeure situationen
✓ Indsats fra leverandørens side for at kunne genoptage aktiviteten.
Betalinger knyttet til leveringer, der forsinkes eller ikke leveres på grund af force majeure, udskydes eller bortfalder tilsvarende.
9. Erstatning og forsikring
Parterne er erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger af kontrakten.
Såfremt leverandøren eller dennes medarbejdere under udførelse af sine forpligtelser i henhold til aftalen ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller gods, er alene leverandøren eller eventuelt dennes medarbejdere ansvarlig for sådanne skader.
Såfremt skadelidte rejser krav mod kommunen i anledning af skader af enhver art, skal leverandøren friholde kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger, renter mv., som et sådant krav måtte medføre.
Leverandøren er i hele kontraktperioden, forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervsansvarsforsikring. Leverandøren skal på Hjørring Kommunes anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. Leverandørens udgifter til forsikring er Hjørring Kommune uvedkommende.
10. Underleverandører
Det er tilladt den godkendte leverandør at anvende underleverandører. Der stilles samme betingelser til en underleverandør som til den godkendte virksomhed.
Den godkendte virksomhed er i alle forhold ansvarlig overfor kommunen uanset, om opgaven udføres af underleverandører eller af hovedleverandøren selv.
Såfremt hovedleverandøren efter aftalens indgåelse ønsker at benytte underleverandører, skal dette meddeles skriftligt til kommunen. Kommunen er herefter berettiget til at betragte en sådan ændring som en ansøgning om en ny godkendelse. I givet fald underretter kommunen skriftligt hovedleverandøren herom og iværksætter godkendelsesproceduren.
Leverandøren er til opfyldelsen af Kontrakten berettiget til at anvende underleverandører, som er oplyst ved indgåelsen af Kontrakten, men ansvaret for korrekt opfyldelse af leverancen påhviler Leverandøren fuldt ud. Hvis Leverandøren i kontraktperioden ønsker at anvende underleverandører eller udskifte underleverandører, skal Hjørring Kommune give samtykke hertil. Hjørring Kommune kan ikke nægte at give samtykke uden saglig grund.
Leverandøren er forpligtet til at sikre, at eventuelle underleverandører i kontraktperioden, inkl. eventuelle forlængelser, har tegnet sædvanlig erhvervsansvarsforsikring.
Leverandøren skal på Hjørring Kommunes anmodning straks oplyse navn og kontaktoplysninger på og juridisk repræsentant for de underleverandører, der benyttes i forbindelse med udførelsen af Kontrakten. Det gælder desuden underleverandører længere nede i underleverandørkæden.
11. Tvister
Hvis parterne ikke kan opnå enighed om opståede spørgsmål, eller hvis leverandøren finder, at Hjørring Kommunes anmeldelse af misligholdelse efter drøftelse fortsat er uretmæssig, vurderer parterne behovet for mægling.
I det omfang begge parter anser mægling for formålstjenlig, besluttes vilkårene for mægling og udpegning af mægler.
Hver part bærer sine omkostninger til mægling. Vederlag og øvrige omkostninger til mægler deles ligeligt mellem parterne.
Hvis der ikke opnås enighed om mægling, eller hvis mægling ikke løser tvisten, afgøres tvisten ved danske domstole ved Hjørring Kommunes værneting.
12. Ikrafttrædelse, ophør og overdragelse ved leverandørskifte
Aftalen træder i kraft på datoen for begge parters underskrift.
I aftaleperioden kan begge parter til enhver tid opsige aftalen med 3 måneders varsel til ophør med udgangen af en kalendermåned.
I aftaleperioden har leverandøren en opsigelsesfrist på 90 dage regnet fra den 1. i en måned. Kommunen vil hvert kvartal gennemføre fornyede optagerunder.
Leverandøren er ved ophør forpligtet til uden ugrundet ophold at tilbagelevere alt modtaget dokumentationsmateriale i forbindelse med kontrakten, herunder alle optegnelser, journaler, arkiver mv. og andet udleveret materiale, information og data, uanset om dette forefindes i papirform eller elektronisk. Tilbageleveringen er vederlagsfri for Hjørring Kommune og omfatter alle data, der ikke klart er markeret som leverandørens ejendom, eller som ikke kan dokumenteres at tilhøre leverandøren alene.
Når kontrakten er ophørt og fortrolige oplysninger og materiale er overdraget til Hjørring Kommune, er leverandøren forpligtet til at destruere alle informationer og materiale, hermed tænkes på driftsdata, persondata m.v.
13.Underskrifter
Denne aftale underskrives i to (2) identiske eksemplarer, hvoraf hver part modtager ét. For Hjørring Kommune: For leverandøren:
Dato: Dato: